Thực trạng tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty may 19/5

năm 2005-2006 của công ty may 19-5 Bộ Công an. Tạp san “ Quá trình hình thành và phát triển của công ty may 19-5 ”. Các báo cáo quản trị của các năm gần đây của công ty. Các chứng từ, sổ sách kế toán của công ty. Webside : Webketoan.com Webside : Kiemtoan.com.vn MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 1.1 : Một số chỉ tiêu của Công ty. 5 Sơ đồ 1.1 : Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm may. 7 Sơ đồ 1.2 : Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm giày. 8 Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty. 12 Sơ đồ 2.1 : Tổ chức bộ máy kế toán Công ty May 19-5. 16 Sơ đồ 2.2 : Cấu trúc chương trình kế toán máy tại Công ty May 19-5. 20 Sơ đồ 2.3 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. 22 Sơ đồ 2.4: Qui trình ghi sổ kế toán TSCĐ tại Công ty May 19-5 27 Sơ đồ 2.5: Qui trình ghi sổ kế toán NVL tại Công ty May 19-5. 30 Sơ đồ 2.5: Qui trình ghi sổ kế toán tiền lương tại Công ty May 19-5 33 Sơ đồ 2.6: Qui trình ghi sổ kế toán CPSX và tính giá thành tại Công ty May 19-5. 35 Sơ đồ 2.7: Hạch toán giá vốn thành phẩm. 36 Sơ đồ 2.8. Kế toán xác định KQKD 37 Sơ đồ 3.1.Bao thanh toán trong nước. 44 Sơ đồ 3.2. Bao thanh toán xuất nhập khẩu. 45 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, chế độ kế toán không ngừng đổi mới. Điều này đòi hỏi những người làm công tác kế toán phải không ngừng học hỏi, trau dồi thêm kiến thức. Là một Công ty có truyền thống trong ngành sản xuất quân trang quân dụng phục vụ cho lực lượng Công an nhân dân, Công ty May 19-5 luôn tự hào có một bộ máy kế toán làm việc hiệu quả. Bằng chứng là qua các cuộc kiểm toán, bộ máy kế toán của Công ty luôn được đánh giá hiệu quả và trung thực. Được thực tập ở Công ty May 19-5 Bộ Công an là một vinh hạnh đối với em. Đây là cơ hội tốt để em có thể kiểm tra những kiến thức đã được dạy trên trường. Qua quá trình thực tập tổng hợp, được sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban Giám đốc cũng như các cô các bác trong Phòng Kế toán của Công ty, em đã phần nào hiểu được tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Mặc dù đã cố gắng nhưng do thời gian thực tập có hạn và do trình độ nhận thức còn hạn chế nên bản báo cáo này không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được những ý kiến chỉ bảo của thầy giáo Th.s Trần Văn Thuận và các thành viên trong Phòng Kế toán Công ty May 19-5 Bộ Công an để báo cáo của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY MAY 19-5 1.1.QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY MAY 19-5. Công ty may 19-5 được thành lập vào những năm 1988-1989. Đó là thời kì đất nước ta vừa chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của Nhà nước. Lực lượng Công an nhân dân nói riêng cũng như các lực lượng vũ trang khác nói chung không ngừng lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng. Do đó nhu cầu về quân trang quân phục cho Ngành cũng đã trở thành một vấn đề cấp thiết. Trước tình hình đó, Bộ Công an đã nghiên cứu đề xuất và được Chính phủ phê duyệt chấp nhận sự ra đời của một số đơn vị chuyên sản suất quân trang quân phục. Và Công ty May 19-5 Bộ Công an cũng ra đời từ đó. Mục đích trước hết của Công ty là sản xuất phục vụ cho Ngành sau đó nếu dư thừa sẽ xuất khẩu để trang trải một phần kinh phí. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty May 19-5 Bộ Công an có thể tóm tắt qua các giai đoạn sau : - Giai đoạn 1 : Năm 1988 Bộ Nội vụ ( Nay là Bộ Công an ) ký quyết định thành lập Xí nghiệp May 19-5 và Xí nghiệp sản xuất quân trang ( Tiền thân của Xí nghiệp 2 ) do Tổng cục Hậu cần quản lý. Do quy mô lúc mới thành lập còn nhỏ nên thời gian đầu 2 xí nghiệp chỉ đáp ứng được 1 phần nhu cầu của Ngành. Về sau, được sự quan tâm chỉ đạo của Bộ Công an, lãnh đạo Tổng cục Hậu cần, và được bổ sung thêm vốn, máy móc thiết bị nên 2 xí nghiệp đã từng bước phát triển, quy mô được mở rộng. Đội ngũ cán bộ quản lý và công nhân được đào tạo nên tay nghề không ngừng được nâng cao. Tỷ trọng may mặc phục vụ cho Ngành cũng vì thế mà không ngừng tăng lên - Giai đoạn 2 : Do yêu cầu sắp xếp lại tổ chức, hợp lý hóa cán bộ trong các doanh nghiệp Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp trong ngành Công an nói riêng, thực hiện Nghị định số 338/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng ( nay là Chính phủ ), Xí nghiệp May 19-5 và Xí nghiệp sản xuất trang phục đã được thành lập theo Quyết định số 302/QĐ-BNV ( H11) và 310/QĐ-BNV ( H11) ngày 9-7-1993 và chuyển thành hai doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập. - Giai đoạn 3 : Nhận thấy việc cần thiết phải có một doanh nghiệp thống nhất trong việc đảm bảo quân trang quân phục cho lực lượng Công an nhân dân, ngày 26-10-1996 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ( nay là Bộ Công an ) đã kí quyết định số 727/QĐ-BNV ( H11 ) hợp nhất xí nghiệp May 19-5 và xí nghiệp sản xuất quân trang thành Công ty May 19-5 Bộ Công an. Như vậy đây là giai đoạn có tính bước ngoặt trong sự phát triển của Công ty. Từ đây việc sản xuất quân trang quân phục cho Ngành đã có một doanh nghiệp thống nhất đảm nhiệm . - Giai đoạn 4 : Tuy đã thống nhất được các doanh nghiệp trong Ngành nhưng do nhiều hạn chế về quy mô cũng như cơ sở vật chất nên Công ty May 19-5 vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu về quân trang quân phục của Ngành. Để khắc phục tình trạng trên, ngày 23-11-1999, Bộ trưởng Bộ Công an đã kí Quyết định số 736/1999-QĐ-BCA ( X13 ) về việc chuyển đổi Công ty May 19-5 từ doanh nghiệp Nhà nước chuyển thành doanh nghiệp hoạt động công ích. Vào năm 2000, quy mô của Công ty đã được mở rộng khi sáp nhập thêm xí nghiệp Phương Nam ( xí nghiệp 3 ). Đây cũng là một xí nghiệp lớn với quy mô tương đương 2 xí nghiệp ngoài miền Bắc. Kể từ đây quy mô sản xuất của Công ty được đưa lên một tầm cao mới, năng lực của cán bộ nhân viên và của công nhân ngày càng được nâng cao, đời sống của người lao động được cải thiện rõ rệt. Hiện nay, Xí nghiệp 4 đang được đầu tư xây dựng ở thành phố Đà Nẵng. Khi hoàn thành thì đây sẽ là Xí nghiệp chuyên sản xuất quân trang quân phục phục vụ cho các chiến sĩ Công an ở miền Trung . Tên hiện nay của Công ty : Công ty may 19-5 Bộ Công an . Tên giao dịch : Garment Company No 19-5 . Trụ sở chính : Thanh Xuân Bắc-Thanh Xuân-Hà Nội . Giám đốc Công ty : Đại tá : Phạm Hồng Phượng . Mã số thuế của Công ty là : 01001110126. Có giấy phép kinh doanh số 111512, cấp ngày 23-12-1996 do Sở Kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Bảng 1.1 : Một số chỉ tiêu của Công ty. STT Chỉ tiêu Đvt Năm 2005 Năm 2006 1 Tổng doanh thu VNĐ 55.236.152.236 59.315.964.734 2 Giá vốn hàng bán VNĐ 50.236.157.456 53.515.181.153 3 Tổng lợi nhuận trước thuế VNĐ 1.563.258.489 1.850.389.441 4 Thuế thu nhập doanh nghiệp VNĐ 205.156.213 242.024.041 5 Tổng lợi nhuận sau thuế VNĐ 1.358.012.276 1.608.365.400 6 Số lượng lao động người 1374 1400 7 Tiền lương/1 lđ/tháng VNĐ 1.000.000 1.500.000 Nhìn vào các chỉ tiêu trên ta có thể được sự phát triển toàn diện của Công ty cả về doanh thu, lợi nhuận sau thuế lẫn số lượng lao động và thu nhập bình quân của 1 lao động 1 tháng. Có được sự phát triển như trên là nhờ có sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo Bộ Công an cũng như sự nỗ lực của tất cả cán bộ công nhân toàn Công ty. 1.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT- KINH DOANH Ở CÔNG TY MAY 19-5. 1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của Công ty. * Chức năng : Công ty May 19-5 Bộ Công an là DNNN trực thuộcTổng cục Hậu cần - Bộ Công an có các chức năng chính sau đây : - Sản xuất, gia công quân trang quân dụng như : quần áo, giầy, mũ, phù hiệu, balô, áo mưa...... - Sản xuất, gia công quần áo cho phạm nhân, hàng may mặc, tham gia thị trường phục vụ dân sinh và tham gia xuất khẩu khi được Bộ giao hạn ngạch. Do hoạt động sản xuất của Công ty mang tính chính trị nên không mang tính cạnh tranh như các doanh nghiệp hiện nay * Nhiệm vụ : - Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, ngoài ra còn phải có lãi để bổ sung và phát triển vốn của Công ty. - Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ Pháp luật của Nhà nước về hoạt động kinh doanh. 1.2.2.Ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty. 1.2.2.1. Đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh. Công ty May 19-5 là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động công ích với chức năng sản xuất, gia công các sản phẩm quân trang của Ngành Công an theo quy trình công nghệ khép kín từ khâu nhập nguyên liệu đến khi sản xuất ra sản phẩm. Sản phẩm của Công ty gồm nhiều loại : - Sản phẩm gia công: Quần áo thu đông, quần áo xuân hè, quần áo phạm nhân… - Sản phẩm sản xuất toàn bộ như: Mũ kêpi, mũ cứng, cấp hiệu, màn tuyn, ba lô, kalavat … Sản phẩm của Công ty tương đối lớn về số lượng và phong phú về mẫu mã, chủng loại. 1.2.2.2. Đặc điểm qui trình công nghệ. Sơ đồ 1.1 : Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm may. Nhập kho thành phẩm Nguyên vật liệu: vải - Trải vải - Đặt mẫu - Cắt - Đánh số -May cổ -May tay -May máy - ........ - Thùa đính - Là Hoàn thiện đóng gói sản phẩm Sơ đồ 1.2 : Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm giày. May mũ giày Phết keo gò mũ Pha cắt da Gò hông Gò hậu Mài giễu giày Định hình lạnh Sấp ép đế mũi Dán đế giày với mũi giày Sấy hút chân không Mài hút bụi Khâu hút Thành phẩm Đánh xi hoàn thiện Đóng đinh gót giầy Hiện nay, tổ chức sản xuất của Công ty bao gồm 3 xí nghiệp thành viên đang hoạt động và 1 xí nghiệp đang xây dựng ở Đà Nẵng . Đứng đầu các xí nghiệp là ban điều hành gồm : Giám đốc và 3 phó Giám đốc, bộ phận Kế toán và bộ phận Kế hoạch vật tư, phòng Kĩ thuật và Văn phòng của Công ty, sau cùng mới là các phân xưởng. Các xí nghiệp thành viên của Công ty gồm có : - Xí nghiệp 1 : Xí nghiệp Chiến Thắng. Địa chỉ : Thanh Xuân Bắc - Thanh Xuân - Hà Nội Tổng số cán bộ công nhân viên 559 người. Xí nghiệp có nhiệm vụ sản xuất hàng may mặc phục vụ Ngành và xuất khẩu theo quy định. Xí nghiệp 1 gồm có 3 phân xưởng : + Phân xưởng cắt + Phân xưởng may 1 và 2 + Phân xưởng hoàn thành. - Xí nghiệp 2 : Xí nghiệp Hoàn Cầu. Địa chỉ : 282 Nguyễn Huy Tưởng - Thanh Xuân - Hà Nội Tổng số cán bộ công nhân viên 310 người. Xí nghiệp có nhiệm vụ sản xuất giầy da , dây lưng da..., các sản phẩm về mũ (mũ cát bi, mũ cứng ) và kết hợp sản xuất trên dây chuyền sản xuất mũ để sản xuất khuy, cảnh tùng, sao cấp hàm....theo kế hoạch của Công ty. Xí nghiệp 2 gồm 3 phân xưởng : + Phân xưởng may . + Phân xưởng giày . + Phân xưởng mũ . - Xí nghiệp 3 : Xí nghiệp Phương Nam Địa chỉ Quận Thủ Đức - Thành Phố Hồ Chí Minh Tổng số cán bộ công nhân viên 505 người . Xí nghiệp có nhiệm vụ sản xuất hàng may mặc cho cán bộ Công an các tỉnh phía Nam. Xí nghiệp 3 gồm 4 phân xưởng : + Phân xưởng may . + Phân xưởng giày . + Phân xưởng mộc . + Phân xưởng cơ khí . - Xí nghiệp 4 : Đặt tại Đà Nẵng , đang trong quá trình xây dựng. Khi hoàn thành sẽ phục vụ quân trang quân phục cho các chiến sĩ Công an Miền Trung. 1.2.2.3. Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Ngoài nhiệm vụ sản xuất để phục vụ Ngành, Công ty còn tham gia kinh doanh ở trong nước và xuất khẩu . Thị trường xuất khẩu chính của Công ty là thị trường EU. Các sản phẩm của Công ty có chất lượng cao và mẫu mã đẹp nên được khách hàng đánh giá cao. Phương thức thanh toán chủ yếu được Công ty sử dụng là thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản. 1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY MAY 19-5. Công ty May 19-5 tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. Đứng đầu là Ban Giám đốc Công ty bao gồm : Giám đốc và 3 phó Giám đốc. Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý, chịu trách nhiệm trước pháp luật , trước Bộ Công an và trước kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Phó giám đốc 1 : Phụ trách hoạt động sản xuất của doanh nghiệp Phó giám đốc 2 : Phụ trách kỹ thuật . Phó giám đốc 3 : Phụ trách tài chính và tình hình đầu tư của Công ty Tổng số cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý tại Công ty là 26 người. Ngoài ban Giám đốc Công ty , còn lại được chia làm 4 phòng ban : + Phòng Tổ chức ( văn phòng Công ty ) : Có nhiệm vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ , lao động , tiền lương , BHXH.... + Phòng Tài chính kế toán : Có trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác kế toán và quản lý tài chính của Công ty theo quy định của Nhà nước . + Phòng Kế hoạch vật tư : Có nhiệm vụ điều hành kế hoạch sản xuất kinh doanh tại các xí nghiệp , dự toán giá thành sản phẩm , quản lý về vật tư của Công ty. + Phòng Kỹ thuật : Có nhiệm vụ nghiên cứu thiết kế mẫu, xây dựng và thường xuyên kiểm tra định mức thời gian sản xuất sản phẩm , định mức tiêu hao nguyên vật liệu..... Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty. Các phân xưởng Phòng Tổ chức Phòng Kế hoạch vật tư Phòng Kỹ thuật Phòng Tài chính - Kế toán Ban giám đốc Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ cung cấp số liệu : PHẦN 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HTKT TẠI CÔNG TY MAY 19-5 2.1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY MAY 19-5. Bộ máy kế toán của Công ty May 19-5 Bộ Công an áp dụng theo hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân phần. Theo hình thức này Phòng kế toán của Công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở văn phòng Công ty và quyết toán tài chính với các xí nghiệp thành viên của Công ty. Ở mỗi xí nghiệp thành viên đều có bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán ở mỗi xí nghiệp có nhiệm vụ hạch toán đầy đủ, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các xí nghiệp. Định kỳ hàng tháng quý lập báo cáo tài chính về Công ty để Phòng Tài chính kế toán Công ty tập hợp làm báo cáo tổng hợp. Kế toán xí nghiệp chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ của xí nghiệp mình theo đúng chế độ Tài chính kế toán. Phòng Tài chính kế toán của Công ty theo dõi tổng hợp về tài sản cố định, vốn, BHXH, BHYT, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành và tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các xí nghiệp. Bộ máy kế toán của Công ty gồm 7 người, cơ cấu như sau : - Kế toán trưởng : Là người đứng đầu bộ máy kế toán kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp, tổ chức kiểm tra việc ghi chép ban đầu. Kế toán trưởng là người trực tiếp chịu trách nhiệm công tác quản lý hạch toán của phòng với Giám đốc Công ty. Kế toán trưởng còn kiêm phụ trách một số tài khoản như TK 711, 811 , 911, 421... - Kế toán tiền gửi Ngân hàng công nợ , bảo hiểm : Có nhiệm vụ theo dõi công nợ với người bán, tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng, bảo hiểm. Kế toán tiền gửi ngân hàng kiêm kế toán thuế và công nợ phụ trách theo dõi một số tài khoản như TK 331, 338 , 112… - Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ và tài sản : Có nhiệm vụ phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ, tình hình đầu tư tài sản cố định, tình hình trích và phân bổ khấu hao TSCĐ đồng thời có nhiệm vụ hạch toán tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ, vật liệu. Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ và tài sản phụ trách các tài khoản như TK 211, 214, 152, 153… - Kế toán thành phẩm kiêm nguồn vốn, thanh toán với các xí nghiệp: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập kho, tiêu thụ thành phẩm đồng thời lập báo cáo tài chính ứng với một số tài khoản như TK 155, 511......... - Kế toán tổng họp: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình các nghiệp vụ từ các phần hành kế toán khác để lập các báo cáo tài chính . - Kế toán thanh toán nội bộ, thanh toán lương : Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán lương và các khoản trích theo lương , đồng thời theo dõi tình hình thanh toán nội bộ. Kế toán thanh toán nội bộ và thanh toán lương có nhiệm vụ theo dõi các tài khản 136, 336, 334, 138, 141. - Thủ quỹ: Phụ trách các nghiệp vụ thu chi, các khoản tiền được duyệt theo quyết định của Ban giám đốc, Kế toán trưởng. Nhìn chung thì bộ máy kế toán của Công ty tương đối gọn nhẹ và khá chặt chẽ. Mỗi bộ phận đều có chức năng quyền hạn riêng của mình và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi của mình . Sơ đồ 2.1 : Tổ chức bộ máy kế toán Công ty May 19-5. Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng, công nợ , bảo hiểm Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định Kế toán thành phẩm, nguồn vốn, thanh toán Kế toán tiền lương và thanh toán nội bộ Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Bộ máy kế toán các xí nghiệp Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ cung cấp số liệu : 2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY MAY 19-5. 2.2.1. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty. Chế độ kế toán áp dụng : Chế độ kế toán Công ty đang áp dụng hiện nay là theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của BTC. Niên độ kế toán : Bắt đầu tính từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm. Kỳ kế toán : Quý. Phương pháp tính thuế GTGT: Đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : VNĐ. Phương pháp kế toán tài sản cố định : + Nguyên giá tài sản cố định được đánh giá theo giá thực tế. + Phương pháp tính khấu hao được đơn vị áp dụng : tính khấu hao theo đường thẳng. Phương pháp kế toán hàng tồn kho : + Nguyên tắc đánh giá theo giá trị nhập. + Sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên để xác định giá trị hàng tồn kho. + Sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng xuất kho. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ. Công ty thực hiện chế độ chứng từ theo nguyên tắc : Mọi số liệu ghi trong sổ kế toán bắt buộc phải chứng minh bằng các chứng từ kế toán hợp pháp và hợp lệ. Do đó, Công ty đã sử dụng các chứng từ theo đúng quy định của chế độ kế toán, cụ thể là : + Đối với kế toán ngân hàng, công nợ, bảo hiểm: giấy báo có, giấy báo nợ, séc…. + Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định : phiếu xuất kho, phiếu nhập kho nguyên vật liệu, thẻ kho… + Kế toán thành phẩm, nguồn vốn, thanh toán : hóa đơn thanh toán với người mua, người bán… + Kế toán tiền lương và thanh toán nội bộ : bảng chấm công, bảng lương… + Thủ quỹ : phiếu thu, phiếu chi tiền mặt… Quá trình luân chuyển chứng từ : Hằng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán lập các chứng từ hợp lệ. Phiếu thu được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp, liên 3 giao cho thủ quỹ thu tiền và ghi sổ. Phiếu chi được lập thành 2 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho thủ quỹ chi tiền. Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ gốc đã được kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt làm căn cứ thu chi. Phiếu nhập kho, xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 kèm hóa đơn bán hàng để làm căn cứ thanh toán, liên 3 giao cho thủ kho kiểm hàng và ghi vào sổ kho. Hóa đơn thuế GTGT cũng được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho phòng kinh doanh, liên 3 giao cho thủ kho. Định kì, phòng kế toán, thủ kho và phòng kinh doanh đối chiếu số liệu hàng nhập xuất trong kỳ. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán . Công ty sử dụng các tài khoản kế toán sau : * Tài khoản loại 1 gồm có : TK 111, 112, 121, 128, 129, 131, 133, 136, 138, 139,141,142,144,151,152,153,154,155,156,157,159,161. * Tài khoản loại 2 gồm có : TK 211,212,213,214,221,229,241,242. * Tài khoản loại 3 gồm có : TK 311,315,331,333,334,336,338,341,342. * Tài khoản loại 4 gồm có : TK 411,413,415,421,451,461,466. * Tài khoản loại 5 gồm có : TK 511,512,515,521,531,532. * Tài khoản loại 6 gồm có : TK 611,621,622,627,631,632,635,641,642. * Tài khoản loại 7 gồm có : TK 711. * Tài khoản loại 8 gồm có : TK 811. * Tài khoản loại 9 gồm có : TK 911. * Các tài khoản ngoài bảng : TK 004,007,009. 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán . Công ty áp dụng hình thức kế toán máy và phần mềm kế toán được Công ty sử dụng là phần mềm ACCESS. Trong phần mềm này có các chương trình sau: + Hệ thống kế toán. + Quản lý vật tư. + Quản lý tài sản. + Kế toán năm cũ. + Sửa chữa dữ liệu. + Sao lưu dữ liệu. Mỗi chương trình đều có mật khẩu riêng vì vậy trước khi thực hiện chương trình ta phải vào mật khẩu trước. Sơ đồ 2.2 : Cấu trúc chương trình kế toán máy tại Công ty May 19-5. Hệ thống kế toán Quản lý vật tư Program Hệ thống quản trị Quản lý tài sản Kế toán năm cũ Sữa chữa dữ liệu Sao lưu phục hồi Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý ,hiện nay Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song . Đơn vị hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ nên có các sổ kế toán : + Sổ quỹ . + Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ . + Sổ cái . + Sổ thẻ kế toán chi tiết . + Bảng tổng hợp chi tiết . + Chứng từ ghi sổ . + Bảng cân đối phát sinh . Sổ kế toán chi tiết : được mở cho tất cả tài khoản cấp 1 cần ghi chép chi tiết, nhằm cung cấp thông tin kế toán cụ thể phục vụ yêu cầu quản lý tài chính nội bộ Công ty. Cụ thể là các sổ: + Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng : TK 111,112. + Sổ theo dõi tiền lương, BHXH,BHYT,KPCĐ : TK 334,338. + Sổ theo kế toán chi tiết các tài khoản hàng tồn kho : TK 152,155. + Sổ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, hao mòn : TK 153,211,214. + Sổ kế toán theo dõi các khoản chi phí sản xuất: TK 154,621,622, 627. + Sổ kế toán theo dõi chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn : TK 142, 242. Sơ đồ 2.3 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Bản kê chứng từ gốc Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ đăng kí CT-GS Bản tổng hợp số liệu chi tiết Bảng cân đối số PS các TK BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra đối chiếu số liệu : 2.2.5. Tổ chức vận dụng hế thống báo cáo kế toán . Hiện nay, Công ty đang sử dụng các loại báo cáo sau đây : + Bảng cân đối kế toán - Mẫu B01- DN . + Báo cáo kết quả kinh doanh - Mẫu B02- DN . + Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu B03 - DN . + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu B03 - DN. Công ty lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp. Công ty thực hiện lập báo cáo hằng năm theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Nơi nhận báo cáo : sau khi được lập và kiểm tra, các báo cáo trên sẽ được gửi đến : Cục thuế Hà Nội, Bộ Công an, ngân hàng nơi Công ty mở tài khoản giao dịch. Ngoài các báo cáo tài chính trên, Công ty còn có các báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo Công ty ra quyết định kinh doanh. Chúng gồm có : + Báo cáo hàng tồn kho. + Báo cáo tăng giảm doanh thu lợi nhuận . + Báo cáo tình hình công nợ . + Báo cáo tình hình các khoản thu . + Báo cáo khả năng thanh toán. Báo cáo quản trị được lập tùy theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty nên không cố định kỳ lập báo cáo. Bộ phận chịu trách nhiệm lập báo cáo quản trị là Phòng kế hoạch và Phòng kế toán . 2.3. ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN 1 SỐ PHẦN HÀNH CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY MAY 19-5. 2.3.1. Kế toán TSCĐ. 2.3.1.1. Đặc điểm TSCĐ tại Công ty. Là một đơn vị sản xuất lớn nên Tài sản cố định của Công ty có số lượng lớn và giá trị cao. Do đó kế toán của Công ty phải theo dõi một cách đầy đủ và chính xác tình hình tài sản của Công ty .Có thể khái quát Tài sản cố định của Công ty như sau : Tài sản cố định hữu hình : TK sử dụng : TK 211 Tài sản cố định của Công ty gồm : - Loại 1: Nhà xưởng và công trình xây dựng .Gồm : + Văn phòng Công ty. + Nhà xưởng ,nhà ăn cho công nhân, nhà kho… - Loại 2 : Máy móc thiết bị .Gồm : + Hệ thống máy khâu ,máy cắt ,máy vắt sổ ,máy thuỳ khuyết…phục vụ cho sản xuất. + Máy điều hoà ,máy in ,máy photo…phục vụ cho văn phòng Công ty. - Loại 3 : Phương tiện vận tải, truyền dẫn. + Xe ô tô các loại + Điện thoại ,máy FAX ,máy vi tính…. Tài sản vô hình : Tài khoản sử dụng : TK 213 Bao gồm : quyền sử dụng đất, bản quyền sản phẩm, thương hiệu ,và một số Tài sản vô hình khác . 2.3.1.2. Tính giá Tài sản cố định. Tính giá TSCĐ là xác định giá trị TSCĐ. Nguyên tắc tính giá TSCĐ của Công ty là phản ánh đúng số tiền Công ty bỏ ra để có được TSCĐ đó.Trong việc ghi chép và phản ánh TSCĐ ở sổ kế toán và trên báo cáo kế toán của phòng kế toán Công ty phản ánh cả nguyên giá TSCĐ và giá trị hiện còn lại của TSCĐ. Đánh giá theo nguyên giá : Nguyên giá TSCĐ = Giá mua trên hoá đơn + Chi phí vận chuyển lắp đặt + Thuế nhập khẩu (nếu có ). Đánh giá theo giá trị còn lại : Giá trị còn lại TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ + Giá trị hao mòn TSCĐ. Việc tính giá TSCĐ của Công ty giúp kế toán phản ánh được vốn mua sắm TSCĐ ở Công ty đồng thời qua đó đánh giá khái quát được quy mô đầu tư, trình độ trang bị kỹ thuật của Công ty. Phản ánh nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ giúp kế toán làm căn cứ trích khấu hao TSCĐ của Công ty. 2.3.1.3. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ. Công ty May 19-5 tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Công thức tính như sau : - Mức khấu hao TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao. Nguyên giá TSCĐ - Mức khấu hao 1 năm = Thời gian sử dụng  Mức khấu hao 1 năm - Mức khấu hao 1 quý = 4 Số khấu hao Số khấu hao Số khấu hao Số khấu hao phải trích = đã trích + phải trích - giảm trong trong kỳ kỳ trước tăng trong kỳ kỳ 2.3.1.4. Chứng từ và luân chuyển chứng từ. Chứng từ hạch toán là các hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, biên bản bàn giao tài sản, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ… Quá trình luân chuyển chứng từ: Khi mua (bán) TSCĐ, Kế toán vật liệu,công cụ dụng cụ kiêm TSCĐ sẽ nhận hóa đơn GTGT từ đơn vị bán (trong trường hợp mua) hoặc lập hóa đơn GTGT (trong trường hợp bán). Trong hóa đơn có ghi rõ : giá bán chưa thuế, thuế suất GTGT, tiền thuế, tổng giá thanh toán. Sau khi có đủ chữ kí trong hóa đơn, kế toán sẽ lập phiếu chi (nếu mua) hoặc phiếu thu (nếu bán). Phiếu thu được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp, liên 3 giao cho thủ quỹ thu tiền và ghi sổ. Phiếu chi được lập thành 2 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho thủ quỹ chi tiền. Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ gốc đã được Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt làm căn cứ thu chi. 2.3.1.5. Phương pháp kế toán. - Phản ánh giá trị tài sản tăng : Nợ TK 211 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331… - Phản ánh giá trị tài sản giảm : Nợ TK 214 Nợ TK 111,112,131… Có TK 333 Có TK 211 Sơ đồ 2.4: Qui trình ghi sổ kế toán TSCĐ tại Công ty May 19-5 Chứng từ gốc về TSCĐ Bảng tính và phân bổ KHTSCĐ Chứng từ ghi sổ Sổ theo dõi TSCĐ Sổ cái các TK liên quan Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra đối chiếu số liệu : 2.3.2. Kế toán NVL. 2.3.2.1. Đặc điểm NVL tại Công ty. NVL trong Công ty gồm : vải may quần áo, vải màn, vải may ba lô, da boxcal sản xuất giày…do Công ty trực tiếp kí hợp đồng mua và xuất cho các xí nghiệp theo nhu cầu vật liệu cho từng kế hoạch sản xuất. NVL của Công ty được chia làm 2 loại : - NVL chính: là đối tượng chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm, bao gồm: vải, khuy, chỉ các loại… - NVL phụ : có vai trò nhất định làm tăng chất lượng sản phẩm. Bao gồm: phấn may, giấy gói hàng… Vật liệu nhập được tính theo giá gốc ( giá thực tế ). Vật liệu xuất kho đưa vào sản xuất thì đơn giá không bao gồm VAT. Công ty hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên và hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp mà cả thủ kho và kế toán cùng mở thẻ theo dõi : • Ở kho, thủ kho hàng ngày phải căn cứ vào phiếu nhập ,phiếu xuất để ghi rõ số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan ( mỗi thẻ được mở theo từng danh điểm vật liệu ). Sau khi vào thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ nhập xuất cho kế toán .Thủ kho thường xuyên đối chiếu số tồn kho trên các thẻ kho với số tồn kho của từng loại vật liệu trên sổ chi tiết vật liệu (thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng ). • Ở phòng kế toán, kế toán viết phiếu nhập ,phiếu xuất vật tư theo đúng chế độ qui định. Căn cứ vào chứng từ hợp lệ mà thủ kho chuyển tới, kế toán ghi vào sổ chi tiết vật tư theo dõi cả số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán phải tính ra số lượng nhập - xuất - tồn, trên sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu, đối chiếu với thủ kho đồng thời lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn . 2.3.2.2. Chứng từ và luân chuyển chứng từ. Các chứng từ, sổ sách được Công ty sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu gồm có : phiếu nhập kho, xuất kho, các biên bản kiểm nghiệm,hóa đơn mua hàng, phiếu thu, chi, giấy báo nợ, có của ngân hàng..... Quá trình luân chuyển chứng từ: Khi mua NVL, Kế toán vật liệu,công NVL sẽ nhận hóa đơn GTGT từ đơn vị bán. Trong hóa đơn có ghi rõ : giá bán chưa thuế, thuế suất GTGT, tiền thuế, tổng giá thanh toán. Sau khi có đủ chữ kí trong hóa đơn, kế toán sẽ lập phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho thủ quỹ chi tiền. Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ gốc đã được kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt làm căn cứ chi. Phiếu nhập kho, xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 kèm hóa đơn bán hàng để làm căn cứ thanh toán, liên 3 giao cho thủ kho kiểm hàng và ghi vào sổ kho. 2.3.2.3. Kế toán NVL. Hạch toán tăng NVL : - Khi NVL và hóa đơn cùng về, kế toán ghi Nợ TK 152 : trị giá NVL nhập kho ( giá chưa thuế ). Nợ TK 133 : thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 111,112,331 : tổng giá thanh toán. - Chi phí vận chuyển thì hạch toán như sau : Nợ TK 152 : chi phí vận chuyển chưa thuế . Nợ TK 133 : thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 111,112,331 : tổng chi phí . Hạch toán giảm NVL: kế toán định khoản như sau : Nợ TK 621 : trị giá NVL xuất dùng cho sx sản phẩm . Nợ TK 627 : trị giá NVL xuất dùng cho quản lý phân xưởng. Nợ TK 641 : trị giá NVL xuất dùng cho bộ phận bán hàng . Nợ TK 642 : trị giá NVL xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp . Có TK 152 : tổng giá trị NVL xuất dùng . Sơ đồ 2.5: Qui trình ghi sổ kế toán NVL tại Công ty May 19-5. Thẻ kho Phiếu nhập-xuất kho Sổ chi tiết NVL Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn Sổ cái các TK có liên quan Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra đối chiếu số liệu : 2.3.3. Kế toán tiền lương. 2.3.3.1. Phương pháp tính lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. Hiện nay Công ty có 1410 lao động .Xét về mặt chức năng thì số lao động trong Công ty được chia thành : + Số lao động thuộc chức năng quản lý hành chính, lãnh đạo Công ty . + Số lao động thuộc chức năng trực tiếp sản xuất. Số lao động trực tiếp sản xuất bao gồm : Công nhân viên sản xuất khinh doanh cơ bản và công nhân viên thuộc các hoạt động khác ( Gồm cả số hợp đồng dài hạn và ngắn hạn ). + Số lao động gián tiếp là những lao động phục vụ cho lao động sản xuất chính hay chỉ ._.