Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Xăng dầu Quân đội

LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay ở nước ta, các Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế cùng tồn tại, cạnh tranh với nhau bình đẳng trước pháp luật. Muốn tồn tại và phát triển các Doanh nghiệp buộc phải năng động và sáng tạo để tổ chức tốt hoạt động kinh doanh, nắm bắt qui luật cơ chế thị trường nhằm đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Vì vậy, để đứng vững trên thị trường thì mỗi Doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo các Doanh nghiệp đưa ra những quyết định về sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Vai trò quan trọng của kế toán trong mỗi doanh nghiệp là không thể phủ nhận. Mặt khác là sinh viên chuyên ngành Kiểm toán em nhận thấy để làm tốt được công việc Kiểm toán cần hiểu rõ về bản chất của công tác kế toán trong thực tế. Báo cáo kiến tập của em tìm hiểu về công tác kế toán tại Công ty Xăng dầu Quân đội, kết cấu bao gồm 3 phần: Phần 1: Tổng quan về Công ty Xăng dầu Quân đội. Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Xăng dầu Quân đội. Phần 3: Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại Công ty Xăng dầu Quân đội. Với sự giúp đỡ tận tình của các anh, chị Phòng Kế toán tài chính Công ty Xăng dầu Quân đội và của Cô giáo PGS, TS Nguyễn Minh Phương cũng như các Thầy, Cô giáo trong Bộ môn Kế toán đã tạo điều kiện giúp em tìm hiểu, nghiên cứu và hoàn thành Báo cáo kiến tập này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng với khả năng có hạn, thời gian tiếp xúc với thực tế chưa nhiều nên bài luận văn của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy, Cô giáo, các anh chị Phòng Kế toán tài chính và tất cả các bạn đọc quan tâm đến đề tài này để nhận thức của em về vấn đề này ngày càng hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty XD Quân đội: - Tên công ty: Công ty Xăng Dầu Quân Đội. - Tên giao dịch quốc tế: MIL PETRO COMPANY. - Tên viết tắt: MIPECO. Trụ sở giao dịch: 125 – Nguyễn Phong Sắc – Cầu Giấy – Hà Nội. Công ty khí tài xăng dầu 165 (tiền thân là xí nghiệp khí tài xăng dầu 165) được thành lập theo quyết định số 582/QĐ - QP ngày 6/8/1993 của BQP và quyết định đổi tên số 569/QĐ - QP ngày 22/4/1996. Khi mới thành lập trụ sở giao dịch của Công ty được đặt tại thị trấn Bần - Huyện Mỹ Văn - Tỉnh Hải Hưng. Tháng 4/1997, Công ty khí tài xăng dầu 165 đã chuyển trụ sở về 259 - Đường Giải Phóng - Phương Mai - Quận Đống Đa - Hà nội. Tháng 5/1999, Công ty khí tài xăng dầu 165 đổi tên thành Công ty xăng dầu Quân đội theo quyết định số 645/1999/QĐ - QP ngày 12/5/1999 của Bộ quốc phòng. Tháng 3/2005 nhà điều hành công ty đã được đưa vào sử dụng tại số 125 Đường Nguyễn Phong Sắc, Cầu Giấy, Hà Nội Công ty Xăng dầu Quân đội là một doanh nghiệp công ích nhà nước, một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, sản xuất kinh doanh theo pháp luật, có tài khoản riêng tại Ngân hàng thương mại cổ phần Quân đội và Ngân hàng Ngoại thương Việt nam. Công ty được phép sử dụng con dấu riêng, được phép phân cấp quản lý cán bộ và áp dụng các hình thức kế toán tài chính theo chế độ chính sách hiện hành. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty xăng dầu Quân đội. Công ty là một doanh nghiệp hạch toán độc lập và với chức năng đặc thù của ngành nghề kinh doanh nên phải thực hiện nghiêm túc chế độ hạch toán kinh tế nhằm sử dụng hợp lý các nguồn lực, lao động, vật tư, tài sản nhằm phục vụ mục đích đảm bảo hiệu quả kinh tế cao, đồng thời khai thác có hiệu quả các nguồn vốn, tạo ra nguồn đảm bảo tự trang trải về tài chính để việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao, đáp ứng yêu cầu phục vụ cho phát triển kinh tế, đảm bảo cho Quốc phòng và an ninh Quốc gia. 1.2.1. Sản phẩm: Công ty xăng dầu Quân đội hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, sửa chữa, nhập khẩu trực tiếp xăng dầu và khí tài xăng dầu, cụ thể là: - Xuất nhập khẩu trực tiếp xăng, dầu, mỡ phục vụ Quốc phòng và kinh tế. - Xuất nhập khẩu khí tài xăng dầu (máy móc, thiết bị, dụng cụ phụ tùng vật tư ngành xăng dầu). - Sản xuất, sửa chữa các sản phẩm của ngành xăng dầu, xây lắp các kho bể chứa xăng dầu (kết cấu thép), sản xuất kinh doanh các mặt hàng cơ khí. - Xây dựng hoàn chỉnh các công trình xăng dầu, trạm cấp phát, cửa hàng bán lẻ xăng dầu với hệ thống công nghệ hoàn chỉnh. - Sản xuất sản phẩm công nghiệp chuyên ngành giao thông vận tải. Hiện nay Công ty xăng dầu Quân đội tập trung sản xuất kinh doanh vào ba lĩnh vực sau: + Xây dựng hoàn chỉnh các công trình xăng dầu trong và ngoài quân đội. + Bảo đảm xăng dầu cho quân đội và kinh doanh xăng dầu, mỡ + Sản xuất bồn bể chứa nhiên liệu, van bơm, các trang thiết bị chuyên ngành xăng dầu và lắp đặt xe xi téc chở xăng dầu. Đây là mặt hàng truyền thống Công ty cung cấp hầu hết các nhu cầu cho toàn ngành xăng dầu Quân đội. 1.2.2. Thị trường: Thị trường kinh doanh của Công ty được phân chia thành 2 nhóm cơ bản: * Nhóm I: Sản phẩm Quốc phòng: Đây là nhóm sản phẩm Công ty có nhiệm vụ nhập về, sản xuất rồi cung ứng cho toàn quân. Các sản phẩm này được nhập dựa vào các chỉ tiêu do Bộ Quốc phòng và Tổng cục Hậu cần đưa ra, bao gồm: - Tổng nguồn khí tài: Là những vật tư trang thiết bị, máy móc thuộc ngành xăng dầu, mặt hàng này thường được Công ty mua về trong nước hoặc nhập khẩu. - Xăng dầu: Là nhiên liệu lỏng, dễ bay hơi, dễ cháy, có nhiều màu sắc khác nhau, nhiều chủng loại, nhóm hàng này Công ty nhập toàn bộ rồi phân phối cho toàn quân theo chỉ tiêu đã định. - Sản xuất tại xưởng (các trang thiết bị cho ngành xăng dầu) là mặt hàng truyền thống của Công ty. Tiến hành mua các nguyên liệu sắt thép, dây dẫn, vòi trục, và cấu thành lên các sản phẩm cho ngành xăng dầu. Các nguyên vật liệu này là những đầu vào của quá trình sản xuất. - Xây dựng kho bể, trạm xăng dầu: Là hoạt động xây dựng lắp ghép công trình như các kho xăng dầu của Bộ tư lệnh Thiết giáp, Học viện Chính trị... theo kế hoạch cấp trên, Công ty nhập các cột tra, van các loại, các sản phẩm bể chứa được sản xuất tại xưởng tất cả phục cụ cho công tác xây dựng kho bể, trạm xăng. Nhóm các sản phẩm cho Quốc phòng của Công ty được cấp vốn ngân sách để tự tìm nguồn hàng hoặc là Công ty nhận các sản phẩm này từ trên bộ cấp rò từ đó Công ty cung ứng theo kế hoạch. * Nhóm II: Sản phẩm kinh tế: Cũng bao gồm xăng dầu, sản xuất tại xưởng, xây dựng trạm xăng dầu, kho bể. Tuy có sự khác biệt hơn nhóm sản phẩm Quốc phòng đó là nhóm sản phẩm này phục vụ ra thị trường bằng các hợp đồng kinh tế, dựa theo nhu cầu và sự biến động của thị trường từ đó Công ty có kế hoạch nhập nguyên vật liệu cụ thể. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: Bộ máy quản lý của Công ty xăng dầu Quân đội được tổ chức theo chế độ một thủ trưởng, người đứng đầu Công ty là Giám đốc, giúp việc tham mưu cho Giám đốc là Phó giám đốc kinh doanh, Phó giám đốc kỹ thuật và Phó giám đốc chính trị. Tiếp đến là các bộ phận phòng ban chức năng: - Phòng kế hoạch tổng hợp. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. - Phòng kế toán tài chính. - Phòng kỹ thuật. - Phòng chính trị. - Phòng hành chính hậu cần. - Xí nghiệp 651. - Xí nghiệp 652. - Xí nghiệp 653. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Xăng Dầu Quân Đội Giám đốc P.giám đốc chính trị P. giám đốc kỹ thuật Phòngkinh doanh XNK P. kế hoạch tổng hợp Phòng kỹ thuật Phòng chính trị Phòng hành chính quản trị P. tài chính kế toán Chi nhánh phía Nam Xí nghiệp XD công trình 652 Xí nghiệp cơ khí 651 Các xưởng sản xuất Các trạm xăng dầu các cửa hàng Các đội xây dựng Xí nghiệp 653 Các tiểu đội vận tải P. giám đốc Kinh doanh a. Bộ máy quản lý cơ quan Công ty: Gồm 44 người. Ban giám đốc gồm bốn người có nhiệm vụ ban hành các quyết định và điều hành chung mọi hoạt động kinh doanh và sản xuất của Công ty, chịu trách nhiệm trước Bộ Quốc phòng về mọi hoạt động của Công ty. Trực tiếp phụ trách việc kinh doanh, tổ chức cán bộ, quyết định phân phối thu nhập, mức đầu tư, qui mô đầu tư, đó là: - Giám đốc. - Phó giám đốc kinh doanh. - Phó giám đốc kỹ thuật. - Phó giám đốc chính trị, Bí thư Đảng uỷ. b. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban * Phòng kế hoạch tổng hợp: - Là cơ quan tham mưu, kế hoạch của Công ty giúp cho Công ty về các lĩnh vực kế hoạch, sản xuất kinh doanh, chế độ chính sách cho người lao động. - Chủ trì lập kế hoạch sản xuất tổng hợp toàn Công ty, bao gồm kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn... Lập kế hoạch chi tiết bổ xung, bố trí nhân lực cho từng đơn vị chức năng. * Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: - Tham mưu giúp giám đốc Công ty xác định phương hướng, mục tiêu kinh doanh trong lình vực nhập khẩu xăng dầu, khí tài xăng dầu, phương án tiêu thụ xăng dầu, khí tài xăng dầu.Tìm đối tác xuất nhập khẩu xăng dầu, khí tài xăng dầu, tìm hiểu giá cả xăng dầu trong từng thời điểm.... - Tạo nguồn xăng dầu nội địa bảo đảm nguồn xăng dầu cho toàn công ty, mở rộng thị trường kinh doanh xăng dầu, khí tài xăng dầu, thị trường vận tải xăng dầu. * Phòng kỹ thuật nghiệp vụ: -Là cơ quan tham mưu cho giám đốc công ty về các mặt công tác nghiên cứu, quản lý khoa học kỹ thuật, công nghệ sản xuất, chất lượng sản phẩm, nghiên cứu mẫu chế thử sản phẩm mới, quản lý, sửa chữa máy móc thiệt bị, phương tiện vận tải.... - Lập các kế hoạch nghiên cứu kế hoạch kỹ thuật, kế hoạch đầu tư chiều sâu, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật công nghệ mới, kế hoạch nghiên cứu mẫu chế thử sản phẩm mới dài hạn hàng năm của công ty. * Phòng tài chính kế toán - Là cơ quan tham mưu cho Giám đốc công ty về công tác kế toán tài chính, đảm bảo phản ánh kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty. - Thực hiện chế độ ghi chép, phân tích, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, liên tục và có hệ thống số liệu kê toán về tình hình luân chuyển, sử dụng vốn, tài sản cũng như kết quả hoạt độ sản xuất kinh doanh của công ty. - Tổ chức theo dõi công tác hạch toán chi phí sản xuất sản phẩm, định kỳ tổng hợp báo cáo chi phí sản xuất và giá thành thực tế sản phẩm. Tham mưu cho giám đốc công ty các biện pháp nhằm giảm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm. - Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ hạch toán, quản lý tài chính ở các đơn vị thành viên một cách thường xuyên vàcó nề nếp theo đúng các nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành. * Phòng hành chính quản trị: - Tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm, điều hành sinh hoạt thông tin, quan tâm đời sống cán bộ, công nhân viên toàn Công ty. Văn thư đánh máy, quản lý hồ sơ tài liệu theo qui định. * Phòng chính trị: - Phổ biến đầy đủ chỉ thị, nghị quyết, hướng dẫn của Đảng, Nhà nước và Quân đội. Tổ chức các đợt hoạt động chính trị, nghị quyết, giáo dục tư tưởng đạo đức cách mạng cho cán bộ, công nhân viên toàn Công ty c. Chức năng nhiệm vụ các Xí nghiệp thành viên: * Xí nghiệp cơ khí 651 : - Một Giám đốc, 1 Phó giám đốc, 4 ban (Kế hoạch tổng hợp, Kỹ thuật, kế toán, Hành chính quản trị) và 2 phân xưởng (phân xưởng cơ khí và phân xưởng gò hàn). Xí nghiệp 651 có nhiệm vụ sản xuất, sửa chữa, lắp đặt các công việc về cơ khí cũng như chuyên ngành xăng dầu. * Xí nghiệp xây dựng công trình 652: - Chịu trách nhiệm xây dựng các công trình chuyên ngành xăng dầu, xí nghiệp chịu sự chỉ đạo của 1 Giám đốc, 1 Phó giám đốc, 3 ban (Kế hoạch tổng hợp, Kỹ thuật, kế toán) với 3 đội xây dựng. * Xí nghiệp xăng dầu 653: - Có 1 Giám đốc, 1 Phó giám đốc, 3 ban (Kế hoạch tổng hợp, Kỹ thuật, kế toán) đội xe vận tải xăng dầu các trạm, cửa hàng bán lẻ xăng dầu. Nhiệm vụ của Xí nghiệp là đảm bảo xăng dầu cho Quân đội, kinh doanh xăng dầu và khí tài xăng dầu, vận tải xăng dầu cho Quốc phòng và kinh tế. 1.3. Tình hình tài chính của Công ty Trong những năm qua cùng với xu thế đổi mới và phát triển kinh tế của đất nước công ty Xăng dầu Quân đội đã có những bước phát triển và tiến bộ một cách tích cực, từ cơ sở đó Công ty đã đạt được mức tăng trưởng ngày càng cao qua từng năm gia tăng doanh thu và lợi nhuận đảm bảo việc làm ổn định cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Chúng ta có thể xem xét tình hình tài chính của công ty qua một số chỉ tiêu sau đây: CHỈ TIÊU NĂM 2006 NĂM 2007 CHÊNH LỆCH +/- % 1. Doanh thu 1.514.741.172 6.683.981.165 5.169.239.993 341,26 2. Tổng chi phí 1.402.366.478 5.823.558.553 4.421.192.075 315,27 3. Lợi nhuận trước thuế 112.374.694 860.422.612 748.047.918 665,67 4. Thuế thu nhập phải nộp 31.464.914 240.918.331 209.453.417 665,67 5. Lợi nhuận sau thuế 80.909.780 619.504.281 538.594.501 665,67 6. Tổng tài sản 1.732.206.932 19.281.647.096 17.549.440.164 1013,1 7. Thu nhậpBQ/ Đầu người 1.862.000 2.310.000 268.000 14,39 8. LN trước thuế/Tổng TS 4,46% 6,49% 2,03 45,52 9. LN sau thuế /Tổng TS 3,21% 4,67% 1.46 45,48 Nguồn phòng kế toán Từ kết quả ở trên ta thấy: Về Doanh thu năm của công ty năm 2007 tăng so với năm 2006 là 5.169.239.993 đồng tương ứng 341,26%. Sự tăng lên của doanh thu là do sự chú trọng trong khâu mở rộng thị trường của Công ty từ chủ yếu phục vụ nhu cầu cho khu vực công tiến sang thị trường người tiêu dùng, một thị trường ngày càng có nhu cầu lớn trong tiêu thụ xăng dầu. Mặt khác Công ty ngày càng mở rộng đầu tư cho công việc kinh doanh, xây dựng các trạm xăng đáp ứng nhu cầu thị trường. Đây cũng là sự khuyến khích rất lớn cho toàn bộ cán bộ công nhân viên toàn công ty cũng như là hiệu quả của việc mở rộng sản xuất kinh doanh. Tổng chi phí của công ty bỏ ra năm 2007 là 4.421.192.075đồng tăng 315,27% so với năm 2006. Tuy tổng chi phí của công ty tăng lên nhưng tốc độ tăng lên của tổng chi phí thấp hơn của Doanh thu, điều này cho thấy công ty đã áp dụng các biện pháp tiết kiệm và cân đối chi phí... làm cho lợi nhuận trước thuế của Công ty tăng lên 748.047.918 đồng tăng so với năm 2006: 665,67%. Lãi tăng lên đồng nghĩa với thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp tăng lên 209.453.417 đồng so với năm 2006 tức tăng 665,67%. Đây là khoản đóng góp đáng kể cho ngân sách Nhà nước. Lợi nhuận sau thuế năm 2007 tăng so với năm 2006 là 538.594.501 đồng tương ứng tốc độ tăng là 665,67%, đây là tốc độ tăng đáng kể đối với công ty. Tổng Tài sản của Công ty năm 2007 là 19.281.647.096 đồng tăng 17.549.440.164 đồng so với năm 2006 là tương ứng với tốc độ tăng là 1013,1%. Cho thấy dấu hiệu của việc mở rộng kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên cần chú ý bởi vì tổng tài sản của công ty tăng với tốc độ hơn 10 lần nhưng lợi nhuận sau thuế chỉ tăng hơn 6 lần so với năm 2006, có thể hiểu là do việc mới mở rộng trong đầu tư nên công ty cần có nhiều thời gian hơn nữa để phát huy được năng lực sản xuất mới một cách triệt để hơn. Thu nhập bình quân/đầu người của công ty năm 2007 là 2.310.000 đồng, tăng so với năm 2006 là 268.000 đồng tương ứng 14,39%. Thu nhập bình quân tăng lên là tín hiệu đáng mừng của công ty, nó cho thấy công ty làm ăn ngày càng có hiệu quả, sự tăng lên của thu nhập sẽ khuyến khích công nhân làm việc cũng như khuyến khích đội ngũ cán bộ quản lý, tạo lòng tin cho toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty. Tỷ lệ Lợi nhuận/Tổng tài sản của công ty năm 2007 là 6,49% tăng so với năm 2006 là 2,03% tức 45,52%. So với tỷ lệ tăng lên của lãi sau thuế là 45,48% thì tỷ lệ này thấp hơn. Từ những kết quả trên ta nhận thấy trong năm 2007 công ty đã có những bước tiến vượt bậc so với năm 2006, tuy doanh thu tăng gấp hơn 3 lần so với năm 2006 nhưng lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế đều tăng hơn 6 lần. Có được thành công đó là sự cố gắng phấn đấu không mệt mỏi của toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty. Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát thực trạng tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty: Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm nay Năm trước Cơ cấu tài sản và cơ cấu nguồn vốn Cơ cấu tài sản Tài sản ngắn hạn/Tổng số tài sản % 42,96 66,24 Tài sản dài hạn/Tổng số tài sản % 57,04 33,76 Cơ cấu nguồn vốn Nợ phải trả/Tổng nguồn vốn % 27,65 34,35 Nguồn vốn chủ sở hữu/Tổng nguồn vốn % 72,35 65,65 Khả năng thanh toán Khả năng thanh toán hiện hành Lần 3,62 2,91 Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn Lần 2,92 1,93 Khả năng thanh toán nhanh Lần 0,25 0,11 Tỷ suất sinh lời Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu thuần % 12,87 7,42 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu thuần % 9,27 5,34 Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên tổng tài sản % 4,46 6,49 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên tổng tài sản % 3,21 4,67 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu % 4,43 7,16 1.4. Xu hướng phát triển của công ty trong những năm tới Công ty Xăng dầu Quân đội có thị trường kinh doanh khá rộng rãi, sản phẩm kinh doanh đa dạng. Trong những năm tới công ty sẽ mở rộng kinh doanh vào nhóm sản phẩm kinh tế, một mặt phục vụ nhu cầu ngày càng gia tăng của thị trường mặt khác cũng vừa gia tăng doanh thu cho công ty. Trong năm 2008, Công ty Xăng dầu Quân đội đang cố gắng nỗ lực hết mình để ngày càng mở rộng thị trường, nâng cao năng lực cạnh tranh từ đó tăng doanh thu cho Công ty, nâng cao thu nhập cho người lao động. Kế hoạch trong năm 2009 cũng đã được xây dựng phù hợp với tình hình của Công ty cũng như sự phát triển của thị trường. Có thể thấy qua những số liệu sau: TT CHỈ TIÊU Giá trị 1 Doanh thu 7.000.000.000 2 Chi phí 5.906.500.000 3 Lợi nhuận thực hiện sau thuế 650.000.000 4 Tỷ suất lợi nhuận / Doanh thu 9,3 % 5 Thu nhập bình quân ( Đồng/ Người /Tháng) 2.700.000 Nguồn : Phòng Kế toán Để đạt được những chỉ tiêu này trong những năm tiếp theo Công ty Xăng dầu Quân đội cần phải: Tiến hành đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty để có đội ngũ cán bộ lãnh đạo trẻ, năng động sáng tạo, đội ngũ công nhân viên lành nghề có kinh nghiệm, có khả năng thực hiện được các công việc phức tạp. Tiếp tục đầu tư chiều sâu đổi mới công nghệ, đầu tư mới một số trang thiết bị tài sản, thay thế những thiết bị cũ, gần đến thời hạn thanh lý, nâng cao năng lực trang thiết bị máy móc. Tiếp tục mở rộng thị trường, nâng cao năng lực cạnh tranh nhằm tìm kiếm thêm khách hàng từ đó gia tăng doanh thu một cách bền vững. Một số chỉ tiêu phát triển của công ty từ năm 2008 đến năm 2011. CHỈ TIÊU Đơn vị tính Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Doanh thu triệu đ 7.000 7.500 7.850 8.000 Lợi nhuận sau thuế triệu đ 650 682 691 700 TNBQ/ người/ tháng 1000 đ 2.700 2.800 2.860 2.920 Từ bảng trên ta thấy doanh thu dự kiến của công ty hàng năm đều tăng lên đáng kể, điều đó đem lại cho công ty thêm lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước. Thu nhập bình quân/ người/ tháng hàng năm đều tăng lên chứng tỏ công ty làm ăn ngày càng có hiệu quả, CBCNV công ty ngày càng tin tưởng vào công ty đây là một khuyến khích lớn đối với toàn bộ công nhân của công ty. Công ty nên duy trì và phát huy năng lực kinh doanh và sản xuất của mình hơn nữa để đảm bảo cho kế hoạch được thực hiện hiệu quả cũng như có thể vượt kế hoạch trong những năm tới. PHẦN 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI 2.1 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty xăng dầu Quân đội 2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Do đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty có các xí nghiệp phụ thuộc, tại tỉnh, thành phố khác nhau nên Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Các xí nghiệp là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, công tác hạch toán kế toán của các xí nghiệp là hạch toán báo sổ. Các xí nghiệp này có nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận các chứng từ thông qua các thông tri, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của từng xí nghiệp đó. Cuối tháng các xí nghiệp này sẽ lập báo cáo nộp về Phòng kế toán của Công ty. Phòng kế toán của Công ty thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh có tính chất chung toàn Công ty, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Công ty. * Phòng kế toán bao gồm: - Trưởng phòng kế toán: chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác tài chính kế toán Công ty, trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo điều hành về tài chính, tổ chức và hướng dẫn các chế độ chính sách của nhà nước về công tác kế toán, lập kế hoạch tài chính của Công ty và giao kế hoạch tài chính cho các xí nghiệp trực thuộc. - Trợ lý kế toán: có nhiệm vụ trực tiếp giúp trưởng phòng kiểm tra, giám sát, lập kế hoạch các công tác tài chính của Công ty - Kế toán ngân hàng: theo dõi các khoản thu chi của Công ty phát sinh thông qua ngân hàng - Kế toán tiền mặt và tiền lương: chịu trách nhiệm theo dõi về tiền mặt cũng như tính toán phân chia lương, thưởng và các khoản thu nhập khác, trích và trả BHYT, BHXH cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty. - Kế toán tổng hợp: phản ánh chung tình hình tăng giảm và hiện có của các loại vốn, quỹ, tình hình tiêu thụ sản phẩm, kết quả kinh doanh, ghi chép sổ cái, lập bảng tổng kết tài sản giúp kế toán trưởng hạch toán kinh tế nội bộ, phân tích tình hình kế toán Công ty, tổ chức bảo quản lưu giữ hồ sơ, tài liệu kế toán. - Kế toán bán hàng: Kế toán bán hàng của công ty Xăng dầu Quân đội bao gồm 4 người có nhiệm vụ lập hoá đơn bán hàng, theo dõi chi tiết việc tiêu thụ hàng hoá cũng như tình hình thanh toán đến từng khách hàng và từng mặt hàng cụ thể. - Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng của tài sản cố định trong phạm vi toàn công ty cũng như từng bộ phận sử dụng tài sản cố định, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc gìn giữ, bảo quản, bảo dưỡng tài sản cố định và kế hoạch đầu tư đổi mới tài sản cố định trong toàn công ty. Tính và phân bổ chính xác mức khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản cố định. Mở thẻ theo dõi đối với từng tài sản cố định và kiểm kê tài sản cố định khi có quyết định. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty xăng dầu Quân đội Trưởng phòng kế toán Trợ lý kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán Hàng tồn kho Kế toán tiền mặt, tiền lương Ban KT XN 651 Ban KT XN 652 Ban KT XN 653 Kế toán bán hàng Kế toán TSCĐ KT vật tư KT chi phí KT tổng hợp KT bán hàng KT NVL KT tổng hợp KT tổng hợp 2.1.2. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty -Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ. - Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán: Hệ thống sổ kế toán của Công ty xăng dầu Quân đội vận dụng: - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng kí Chứng từ ghi sổ - Sổ Cái - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết 2.1.3. Ứng dụng tin học vào kế toán tại công ty. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán ASIA Accounting của công ty phần mềm kế toán ASIA- Là công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực phát triển các sản phẩm và triển khai ứng dụng trong lĩnh vực phần mềm kế toán. Đây là phần mềm do công ty đặt hàng và mới được xây dựng và đưa vào sử dụng từ năm 2004 nên thừa hưởng đầy đủ những gì mà môi trường Windows hỗ trợ. Được thiết kế cho hệ thống đa người dùng và có tính bảo mật cao, cho phép phân quyền sử dụng chi tiết đến các khối chức năng công việc của từng nhân viên. ASIA SOFT được thiết kế theo hệ thống mở cho phép người sử dụng lựa chọn, khai báo tham số phù hợp điều kiện đặc thù của từng doanh nghiệp, hệ thống sổ sách báo cáo kế toán phong phú, đa dạng. 2.2. Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty Xăng dầu Quân đội: 2.2.1. Hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán mà công ty đang áp dụng là hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định 15 của Bộ Tài chính ngày 20-3-2006, gồm 5 chỉ tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương; + Chỉ tiêu hàng tồn kho; + Chỉ tiêu bán hàng; + Chỉ tiêu tiền tệ; + Chỉ tiêu TSCĐ. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán. - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. 2.2.2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Các chứng từ kế toán trong phần hành Tiền lương và các khoản trích theo lương bao gồm: Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền thưởng Bảng thanh toán tiền thuê ngoài Bảng kê trích nộp các khoản lương Bảng kê phân bổ tiền lương và BHXH Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau thai sản. Tài khoản sử dụng Công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu như sau: TK334- Phải trả người lao động, TK3382- Kinh phí công đoàn, TK3383-BHXH, TK3384- BHYT. Tổ chức ghi sổ tiền lương và các khoản trích theo lương: Căn cứ vào các chứng từ có liên quan như bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng kê trích nộp các khoản theo lương,... kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ sau đó được dùng làm căn cứ để ghi các Sổ Cái TK 334. Định kì phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ phát sinh trên sổ Đăng kí Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng phát sinh Nợ, Có và số dư của từng TK trên Sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên từng sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Ta có sơ đồ sau: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng kê trích nộp các khoản theo lương,... Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái 334 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH 2.2.3. Kế toán hàng tồn kho: Các chứng từ sử dụng Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Biên bản kiểm nghiệm vật tư công cụ sản phẩm hàng hoá Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Biên bản kiểm kê vật tư công cụ sản phẩm hàng hoá Bảng kê mua hàng Bảng bổ vật liệu công cụ dụng cụ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng các TK chủ yếu sau đây: TK155- thành phẩm, TK156- Hàng hóa, TK157- Hàng gửi bán Tổ chức ghi sổ Hàng tồn kho: Căn cứ vào các chứng từ có liên quan như bảng kê mua hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,... kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ sau đó làm căn cứ ghi các Sổ Cái các TK như TK155, TK156, TK157. Ta có sơ đồ như sau: Bảng kê mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,... Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Thẻ kho, sổ chi tiết VL,DC, SP, HH Sổ quỹ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái 155, 156, 157 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH 2.2.4. Kế toán bán hàng : Các chứng từ sử dụng Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi Thẻ quầy hàng Hoá đơn GTGT Hoá đơn bán hàng thông thường. Tài khoản sử dụng: TK632- Giá vốn hàng bán, TK156- Hàng hóa, TK511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK512- Doanh thu nội bộ, TK131- Phải thu khách hàng,... Tổ chức ghi sổ bán hàng: Căn cứ vào các chứng từ có liên quan như: bảng thanh toán hàng đại lí kí gửi, thẻ quầy hàng,... kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ sau đó được dùng làm căn cứ để ghi sổ Cái các TK511, TK512, TK131,... Định kì phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ phát sinh trên sổ Đăng kí Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng phát sinh Nợ, Có và số dư của từng TK trên Sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên từng sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Ta có sơ đồ sau: Thẻ quầy hàng, bảng thanh toán hàng đại lí kí gửi,... Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết bán hàng,.. Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái 511, 512,... Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH 2.2.5. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng: Các chứng từ sử dụng Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Biên lai thu tiền Bảng kê vàng bạc kim loại đá quý Bảng kê chi tiền, bảng kiểm kê quỹ Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng các TK111- Tiền mặt,TK112- Tiền gửi ngân hàng, TK113- Tiền đang chuyển,TK141- Tạm ứng. Tổ chức ghi sổ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng Căn cứ vào các chứng từ có liên quan như: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng kê chi tiền, giấy báo Có, giấy báo Nợ,... kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái TK 111, 112, 113, 141. Định kì phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ phát sinh trên sổ Đăng kí Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng phát sinh Nợ, Có và số dư của từng TK trên Sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên từng sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Ta có thể thấy qua sơ đồ sau: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng,bảng kê chi tiền,... Bảng tổng hợp kế toán các chứng từ cùng loại Sổ quĩ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng,... Sổ quĩ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ Cái 111, 112, 113, 141. Bảng tổng hợp chi tiết. Bảng cân đ._.