Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Xăng dầu Quân đội

ng cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo các Doanh nghiệp đưa ra những quyết định về sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Vai trò của quan trọng của kế toán trong mỗi doanh nghiệp là không thể phủ nhận. Mặt khác là sinh viên chuyên ngành Kiểm toán em nhận thấy để làm tốt được công việc Kiểm toán cần hiểu rõ về bản chất của công tác kế toán trong thực tế. Báo cáo kiến tập của em tìm hiểu về công tác kế toán tại Công ty Xăng dầu Quân đội, kết cấu bao gồm 3 phần: Chương 1: Tổng quan về Công ty Xăng dầu Quân đội. Chương 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Xăng dầu Quân đội. Chương 3: Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại Công ty Xăng dầu Quân đội. Với sự giúp đỡ tận tình của các anh, chị Phòng Kế toán tài chính Công ty Xăng dầu Quân đội và của Cô giáo PGS, TS Nguyễn Minh Phương cũng như các Thầy, Cô giáo trong Bộ môn Kế toán đã tạo điều kiện giúp em tìm hiểu, nghiên cứu và hoàn thành Báo cáo kiến tập này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng với khả năng có hạn, thời gian tiếp xúc với thực tế chưa nhiều nên bài luận văn của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy, Cô giáo, các anh chị Phòng Kế toán tài chính và tất cả các bạn đọc quan tâm đến đề tài này để nhận thức của em về vấn đề này ngày càng hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty XD Quân đội: - Tên công ty: Công ty Xăng Dầu Quân Đội. - Tên giao dịch quốc tế: MIL PETRO COMPANY. - Tên viết tắt: MIPECO. Trụ sở giao dịch: 125 – Nguyễn Phong Sắc – Cầu Giấy – Hà Nội. Công ty khí tài xăng dầu 165 (tiền thân là xí nghiệp khí tài xăng dầu 165) được thành lập theo quyết định số 582/QĐ - QP ngày 6/8/1993 của BQP và quyết định đổi tên số 569/QĐ - QP ngày 22/4/1996. Khi mới thành lập trụ sở giao dịch của Công ty được đặt tại thị trấn Bần - Huyện Mỹ Văn - Tỉnh Hải Hưng. Tháng 4/1997, Công ty khí tài xăng dầu 165 đã chuyển trụ sở về 259 - Đường Giải Phóng - Phương Mai - Quận Đống Đa - Hà nội. Tháng 5/1999, Công ty khí tài xăng dầu 165 đổi tên thành Công ty xăng dầu Quân đội theo quyết định số 645/1999/QĐ - QP ngày 12/5/1999 của Bộ quốc phòng. Tháng 3/2005 nhà điều hành công ty đã được đưa vào sử dụng tại số 125 Đường Nguyễn Phong Sắc, Cầu Giấy, Hà Nội Công ty xăng dầu Quân đội là một doanh nghiệp công ích nhà nước, một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, sản xuất kinh doanh theo pháp luật, có tài khoản riêng tại Ngân hàng thương mại cổ phần Quân đội và Ngân hàng Ngoại thương Việt nam. Công ty được phép sử dụng con dấu riêng, được phép phân cấp quản lý cán bộ và áp dụng các hình thức kế toán tài chính theo chế độ chính sách hiện hành. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty xăng dầu Quân đội. Công ty là một doanh nghiệp hạch toán độc lập và với chức năng đặc thù của ngành nghề kinh doanh nên phải thực hiện nghiêm túc chế độ hạch toán kinh tế nhằm sử dụng hợp lý các nguồn lực, lao động, vật tư, tài sản nhằm phục vụ mục đích đảm bảo hiệu quả kinh tế cao, đồng thời khai thác có hiệu quả các nguồn vốn, tạo ra nguồn đảm bảo tự trang trải về tài chính để việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao, đáp ứng yêu cầu phục vụ cho phát triển kinh tế, đảm bảo cho Quốc phòng và an ninh Quốc gia. 1.2.1. Sản phẩm: Công ty xăng dầu Quân đội hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, sửa chữa, nhập khẩu trực tiếp xăng dầu và khí tài xăng dầu, cụ thể là: - Xuất nhập khẩu trực tiếp xăng, dầu, mỡ phục vụ Quốc phòng và kinh tế. - Xuất nhập khẩu khí tài xăng dầu (máy móc, thiết bị, dụng cụ phụ tùng vật tư ngành xăng dầu). - Sản xuất, sửa chữa các sản phẩm của ngành xăng dầu, xây lắp các kho bể chứa xăng dầu (kết cấu thép), sản xuất kinh doanh các mặt hàng cơ khí. - Xây dựng hoàn chỉnh các công trình xăng dầu, trạm cấp phát, cửa hàng bán lẻ xăng dầu với hệ thống công nghệ hoàn chỉnh. - Sản xuất sản phẩm công nghiệp chuyên ngành giao thông vận tải. Hiện nay Công ty xăng dầu Quân đội tập trung sản xuất kinh doanh vào ba lĩnh vực sau: + Xây dựng hoàn chỉnh các công trình xăng dầu trong và ngoài quân đội. + Bảo đảm xăng dầu cho quân đội và kinh doanh xăng dầu, mỡ + Sản xuất bồn bể chứa nhiên liệu, van bơm, các trang thiết bị chuyên ngành xăng dầu và lắp đặt xe xi téc chở xăng dầu. Đây là mặt hàng truyền thống Công ty cung cấp hầu hết các nhu cầu cho toàn ngành xăng dầu Quân đội. 1.2.2. Thị trường: Thị trường kinh doanh của Công ty được phân chia thành2 nhóm cơ bản: * Nhóm I: Sản phẩm Quốc phòng: Đây là nhóm sản phẩm Công ty có nhiệm vụ nhập về, sản xuất rồi cung ứng cho toàn quân. Các sản phẩm này được nhập dựa vào các chỉ tiêu do Bộ Quốc phòng và Tổng cục Hậu cần đưa ra, bao gồm: - Tổng nguồn khí tài: Là những vật tư trang thiết bị, máy móc thuộc ngành xăng dầu, mặt hàng này thường được Công ty mua về trong nước hoặc nhập khẩu. - Xăng dầu: Là nhiên liệu lỏng, dễ bay hơi, dễ cháy, có nhiều màu sắc khác nhau, nhiều chủng loại, nhóm hàng này Công ty nhập toàn bộ rồi phân phối cho toàn quân theo chỉ tiêu đã định. - Sản xuất tại xưởng (các trang thiết bị cho ngành xăng dầu) là mặt hàng truyền thống của Công ty. Tiến hành mua các nguyên liệu sắt thép, dây dẫn, vòi trục, và cấu thành lên các sản phẩm cho ngành xăng dầu. Các nguyên vật liệu này là những đầu vào của quá trình sản xuất. - Xây dựng kho bể, trạm xăng dầu: Là hoạt động xây dựng lắp ghép công trình như các kho xăng dầu của Bộ tư lệnh Thiết giáp, Học viện Chính trị... theo kế hoạch cấp trên, Công ty nhập các cột tra, van các loại, các sản phẩm bể chứa được sản xuất tại xưởng tất cả phục cụ cho công tác xây dựng kho bể, trạm xăng. Nhóm các sản phẩm cho Quốc phòng của Công ty được cấp vốn ngân sách để tự tìm nguồn hàng hoặc là Công ty nhận các sản phẩm này từ trên bộ cấp rò từ đó Công ty cung ứng theo kế hoạch. * Nhóm II: Sản phẩm kinh tế: Cũng bao gồm xăng dầu, sản xuất tại xưởng, xây dựng trạm xăng dầu, kho bể. Tuy có sự khác biệt hơn nhóm sản phẩm Quốc phòng đó là nhóm sản phẩm này phục vụ ra thị trường bằng các hợp đồng kinh tế, dựa theo nhu cầu và sự biến động của thị trường từ đó Công ty có kế hoạch nhập nguyên vật liệu cụ thể. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: Bộ máy quản lý của Công ty xăng dầu Quân đội được tổ chức theo chế độ một thủ trưởng, người đứng đầu Công ty là Giám đốc, giúp việc tham mưu cho Giám đốc là Phó giám đốc kinh doanh, Phó giám đốc kỹ thuật và Phó giám đốc chính trị. Tiếp đến là các bộ phận phòng ban chức năng: - Phòng kế hoạch tổng hợp. - Phòng kinh doanh XNK. - Phòng kế toán tài chính. - Phòng kỹ thuật. - Phòng chính trị. - Phòng hành chính hậu cần. - Xí nghiệp 651. - Xí nghiệp 652. - Xí nghiệp 653. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Xăng Dầu Quân Đội Giám đốc P.giám đốc chính trị P. giám đốc kỹ thuật Phòngkinh doanh XNK P. kế hoạch tổng hợp Phòng kỹ thuật Phòng chính trị Phòng hành chính quản trị P. tài chính kế toán Chi nhánh phía Nam Xí nghiệp XD công trình 652 Xí nghiệp cơ khí 651 Các xưởng sản xuất Các trạm xăng dầu các cửa hàng Các đội xây dựng Xí nghiệp 653 Các tiểu đội vận tải P. giám đốc Kinh doanh a. Bộ máy quản lý cơ quan Công ty: Gồm 44 người. Ban giám đốc gồm bốn người có nhiệm vụ ban hành các quyết định và điều hành chung mọi hoạt động kinh doanh và sản xuất của Công ty, chịu trách nhiệm trước Bộ Quốc phòng về mọi hoạt động của Công ty. Trực tiếp phụ trách việc kinh doanh, tổ chức cán bộ, quyết định phân phối thu nhập, mức đầu tư, qui mô đầu tư, đó là: - Giám đốc. - Phó giám đốc kinh doanh. - Phó giám đốc kỹ thuật. - Phó giám đốc chính trị, bí thư Đảng uỷ. b. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban * Phòng kế hoạch tổng hợp: - Là cơ quan tham mưu, kế hoạch của Công ty giúp cho Công ty về các lĩnh vực kế hoạch, sản xuất kinh doanh, chế độ chính sách cho người lao động. - Chủ trì lập kế hoạch sản xuất tổng hợp toàn Công ty, bao gồm kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn... Lập kế hoạch chi tiết bổ xung, bố trí nhân lực cho từng đơn vị chức năng. * Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: - Tham mưu giúp giám đốc Công ty xác định phương hướng, mục tiêu kinh doanh trong lình vực nhập khẩu xăng dầu, khí tài xăng dầu, phương án tiêu thụ xăng dầu, khí tài xăng dầu.Tìm đối tác xuất nhập khẩu xăng dầu, khí tài xăng dầu, tìm hiểu giá cả Xăng dầu trong từng thời điểm.... - Tạo nguồn xăng dầu nội địa bảo đảm nguồn xăng dầu cho toàn công ty, mở rộng thị trường kinh doanh xăng dầu, khí tài xăng dầu, thị trường vận tải xăng dầu. * Phòng kỹ thuật nghiệp vụ: -Là cơ quan tham mưu cho giám đốc công ty về các mặt công tác nghiên cứu , quản lý khoa học kỹ thuật, công nghệ sản xuất, chất lượng sản phẩm, nghiên cứu mẫu chế thử sản phẩm mới, quản lý, sửa chữa máy móc thiệt bị, phương tiện vận tải.... - Lập các kế hoạch nghiên cứu kế hoạch kỹ thuật, kế hoạch đầu tư chiều sâu, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật công nghệ mới, kế hoạch nghiên cứu mẫu chế thử sản phẩm mới dài hạn hàng năm của công ty. * Phòng tài chính kế toán - Là cơ quan tham mưu cho Giám đốc công ty về công tác kế toán tài chính, đảm bảo phản ánh kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty. - Thực hiện chế độ ghi chép, phân tích, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, liên tục và có hệ thống số liệu kê toán về tình hình luân chuyển, sử dụng vốn, tài sản cũng như kết quả hoạt động SXKD của công ty. - Tổ chức theo dõi công tác hạch toán chi phí sản xuất sản phẩm, định kỳ tổng hợp báo cáo chi phí sản xuất và giá thành thực tế sản phẩm. Tham mưu cho giám đốc công ty các biện pháp nhằm giảm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm. - Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ hạch toán, quản lý tài chính ở các đơn vị thành viên một cách thường xuyên vàcó nề nếp theo đúng các nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành. * Phòng hành chính quản trị: - Tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm, điều hành sinh hoạt thông tin, quan tâm đời sống cán bộ, công nhân viên toàn Công ty. Văn thư đánh máy, quản lý hồ sơ tài liệu đúng qui định. * Phòng chính trị: - Phổ biến đầy đủ chỉ thị, nghị quyết, hướng dẫn của Đảng, Nhà nước và Quân đội. Tổ chức các đợt hoạt động chính trị, nghị quyết, giáo dục tư tưởng đạo đức cách mạng cho cán bộ, công nhân viên toàn Công ty c. Chức năng nhiệm vụ các Xí nghiệp thành viên: * Xí nghiệp cơ khí 651 : - Một Giám đốc, 1 Phó giám đốc, 4 ban (Kế hoạch tổng hợp, Kỹ thuật, Tài chính kế toán, Hành chính quản trị) và 2 phân xưởng (phân xưởng cơ khí và phân xưởng gò hàn). Xí nghiệp 651 có nhiệm vụ sản xuất, sửa chữa, lắp đặt các công việc về cơ khí cũng như chuyên ngành xăng dầu. * Xí nghiệp xây dựng công trình 652: - Chịu trách nhiệm xây dựng các công trình chuyên ngành xăng dầu, xí nghiệp chịu sự chỉ đạo của 1 Giám đốc, 1 Phó giám đốc, 3 ban (Kế hoạch tổng hợp, Kỹ thuật, Tài chính kế toán) với 3 đội xây dựng. * Xí nghiệp xăng dầu 653: - Có 1 Giám đốc, 1 Phó giám đốc, 3 ban (Kế hoạch tổng hợp, Kỹ thuật, Tài chính kế toán) đội xe vận tải xăng dầu các trạm, cửa hàng bán lẻ xăng dầu. Nhiệm vụ của Xí nghiệp là đảm bảo xăng dầu choQuân đội, kinh doanh xăng dầu và khí tài xăng dầu, vận tải xăng dầu cho Quốc phòng và kinh tế. 1.3. Tình hình tài chính của Công ty Công ty xăng dầu Quân đội là 1 doanh nghiệp vừa thực hiện nhiệm vụ đảm bảo xăng dầu cho Tổng cục hậu cần, cung ứng xăng dầu cho các đơn vị thành phần kinh tế, vừa thực hiện chức năng xăng dầu thương mại, vừa tiến hành hoạt động sản xuất, xây lắp. 1.4. Xu hướng phát triển của công ty trong những năm tới Công ty Xăng dầu Quân đội có thị trường kinh doanh khá rộng rãi, sản phẩm kinh doanh đa dạng, công ty luôn muốn mở rộng kinh doanh và đầu tư vào các lĩnh vực có sẵn. Trong những năm tới công ty sẽ mở rộng kinh doanh vào nhóm sản phẩm kinh tế, một mặt phục vụ nhu cầu ngày càng gia tăng của thị trường mặt khác cũng vừa gia tăng doanh thu cho công ty. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI 2.1 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty xăng dầu Quân đội 2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Do đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty có các XN phụ thuộc, tại tỉnh, thành phố khác nhau nên Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Các xí nghiệp là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, công tác hạch toán kế toán của các xí nghiệp là hạch toán báo sổ. Các xí nghiệp này có nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận các chứng từ thông qua các thông tri, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của từng XN đó. Cuối tháng các XN này sẽ lập báo cáo nộp về Phòng kế toán của Công ty. Phòng kế toán của Công ty thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh có tính chất chung toàn Công ty, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Công ty. * Phòng kế toán gồm 11 người: - Trưởng phòng kế toán: chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác tài chính kế toán Công ty, trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo điều hành về tài chính, tổ chức và hướng dẫn các chế độ chính sách của nhà nước về công tác kế toán, lập kế hoạch tài chính của Công ty và giao kế hoạch tài chính cho các xí nghiệp trực thuộc. -Trợ lý : có nhiệm vụ trực tiếp giúp trưởng phòng kiểm tra, giám sát, lập kế hoạch các công tác tài chính của Công ty - Kế toán ngân hàng: theo dõi các khoản thu chi của Công ty phát sinh thông qua ngân hàng - Kế toán tiền mặt và tiền lương: chịu trách nhiệm theo dõi về tiền mặt cũng như tính toán phân chia lương, thưởng và các khoản thu nhập khác, trích và trả BHYT, BHXH cho cán bộ CNV toàn Công ty. - Kế toán tổng hợp: phản ánh chung tình hình tăng giảm và hiện có của các loại vốn, quỹ, tình hình tiêu thụ sản phẩm, kết quả kinh doanh, ghi chép sổ cái, lập bảng tổng kết tài sản giúp kế toán trưởng hạch toán kinh tế nội bộ, phân tích tình hình kế toán Công ty, tổ chức bảo quản lưu giữ hồ sơ, tài liệu kế toán. - Kế toán bán hàng: Kế toán bán hàng của công ty XDQĐ bao gồm 4 người có nhiệm vụ lập hoá đơn bán hàng, theo dõi chi tiết việc tiêu thụ hàng hoá cũng như tình hình thanh toán đến từng khách hàng và từng mặt hàng cụ thể. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty xăng dầu Quân đội Trưởng phòng kế toán Trợ lý Kế toán tổng hợp Kế toán Ngân hàng Kế toán TM, TL Ban KT XN 651 Ban KT XN 652 Ban KT XN 653 Kế toán bán hàng 2.1.2. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty -Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ. - Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán: Hệ thống sổ kế toán của Công ty xăng dầu Quân đội vận dụng: - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết hàng hoá. - Sổ chi tiết theo dõi TSCĐ. - Sổ chi tiết theo dõi công nợ với người mua, người bán. 2.1.3 ứng dụng tin học vào kế toán tại công ty. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán ASIA Accounting của công ty phần mềm kế toán ASIA- Là công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực phát triển các sản phẩm và triển khai ứng dụng trong lĩnh vực phần mềm kế toán. Đây là phần mềm do công ty đặt hàng và mới được xây dựng và đưa vào sử dụng từ năm 2004 nên thừa hưởng đầy đủ những gì mà môi trường Windows hỗ trợ. Được thiết kế cho hệ thống đa người dùng và có tính bảo mật cao, cho phép phân quyền sử dụng chi tiết đến các khối chức năng công việc của từng nhân viên. ASIA SOFT được thiết kế theo hệ thống mở cho phép người sử dụng lựa chọn, khai báo tham số phù hợp điều kiện đặc thù của từng doanh nghiệp, hệ thống sổ sách báo cáo kế toán phong phú, đa dạng. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ thuộc phần hành nào thì được phản ánh vào phần hành đó và được bảo quản, lưu trữ. Máy tính sẽ tự động xử lý thông tin và lên các loại sổ sách như các sổ chi chi tiết, sổ cái… Cuối kỳ máy tính sẽ lập các bảng biểu kế toán và các báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ trên máy vi tính được thể hiện qua sơ đồ sau: Các chứng từ gốc Xử lý chứng từ Nhập dữ liệu: +. Chứng từ đã được xử lý + Bút toán kết chuyển, điều chỉnh + Các tiêu thức phân bổ Máy thực hiện: + Lên sổ +Lập:bảng biểu, BCTC In các thông tin theo yêu cầu Việc áp dụng phần mềm kế toán đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, giảm nhẹ bớt những phần việc đơn giản. Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy nên các đối tượng liên quan như các loại hàng hoá, các khách hàng của công ty, các loại chứng từ, tài khoản sử dụng, hệ thống sổ và báo cáo cần được tổ chức xây dựng, mã hoá, khai báo một cách khoa học, rõ ràng. Việc xây dựng các danh mục được thực hiện vào thời điểm công ty bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán, và trong quá trình kinh doanh các danh mục sẽ được mở rộng thêm cho phù hợp với quy mô kinh doanh của công ty. Danh mục hàng hoá: Do hàng hoá của công ty là xăng dầu các loại nên phải được quản lý riêng từng loại. Mỗi loại sẽ được mã hoá bằng kí hiệu riêng Mỗi hàng hoá được phân biệt bằng một dãy số 3 chữ số bắt đầu từ số 001. Cụ thể: - Xăng A90 được mã hoá là 003. - Xăng A92 được mã hoá là 002. - Dầu DO được mã hoá là 001. Danh mục tài khoản: Công ty xăng dầu Quân đội là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác nhau: kinh doanh xăng dầu, khí tài xăng dầu; sản xuất cơ khí; kinh doanh vận tải; xây dựng. Nên hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng tại Công ty rất rộng, Công ty đã sử dụng những tài khoản theo quy định. Ngoài ra do đặc thù hàng hoá kinh doanh là xăng dầu các loại nên công ty có mở thêm các tài khoản chi tiết nhằm phù hợp với đặc điểm của công ty. Việc xây dựng danh mục tài khoản được thực hiện ngay khi cài đặt phần mềm kế toán và do người lập trình thực hiện. Việc mở rộng thêm danh mục tài khoản có thể thực hiện ngay trong khi đang làm việc trên một phần hành nào đó, hoặc chỉ đơn thuần thực hiên mở thêm tài khoản. Từ màn hình Tổng hợp xuất hiện “danh mục và tham số” chọn “Danh mục tài khoản” sẽ hiện ra màn hình giao diện Danh mục tài khoản, muốn mở thêm một tài khoản cấp 1, ta để chuột và một tài khoản cấp một nào đó đã có sẵn rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+I và nhập mã số tài khoản, tên tài khoản. Muốn mở chi tiết cho một tài khoản cấp 1, cấp 2 thì để vệt sáng ở tài dòng tài khoản đó và nhấn tổ hợp phím Ctrl+I rồi nhập mã số và tên tài khoản. Danh mục khách hàng: Trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty có quan hệ với rất nhiều khách hàng gồm khách hàng mua trực tiếp, khách hàng đại lý, tổng đại lý và nhóm khách hàng là các trạm xăng dầu trực thuộc. Việc xây dựng danh mục khách hàng ban đầu bắt đầu từ màn hình Hệ thống chọn mục Bán hàng, khi đó xuất hiện một dãy Danh mục và tham số, chọn danh mục khách hàng để mở danh mục khách hàng, tại giao diện danh mục khách hàng ta nhập các thông tin về khách hàng. Mã khách hàng sẽ mở chi tiết đến 7 chữ số (Ví dụ: khách hàng là Công ty TNHH Dầu Nhờn Vĩnh Đạt được mã hoá là : 1310178) Hệ thống sổ và báo cáo liên quan: Thực hiện đúng quy định về hệ thống mẫu biểu kế toán do Bộ tài chính quy định. Hệ thống mẫu sổ và báo cáo được lập bởi người cài đặt phần mềm, khi có thay đổi gì thì công ty sẽ liên hệ với nhà cung cấp phần mềm để chỉnh sửa chứ kế toán không tự thay đổi. Mặc dù công ty đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ nhưng trên phần mềm kế toán công việc kế toán thực tế có rất nhiều khác biệt so với phương pháp này. Trình tự ghi sổ kế toán bán hàng như sau: Hóa đơn GTGT Báo cáo số phát sinh TK Sổ cái TK Mẫu sổ chi tiết mà phần mềm áp dụng có một số sổ có sự thay đổi so với mẫu đã quy định. Đối với sổ chi tiết TK131,136,... Ngoài những cột mà sổ có theo quy định thì trong phần mềm có sử dụng có thêm 2 cột ở phần sau là cột “Mã vụ việc” và “ Mã chứng từ” Ngày lập Mã Ctừ Số CTừ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Mã VV Mã CTừ Còn những sổ chi tiết khác và sổ cái mà công ty áp dụng đều tuân thủ theo quy định mẫu sổ của Bộ Tài Chính và một thuận lợi mà phần mềm tạo ra là khi cần xem hoặc in thì các sổ chi tiết và sổ cái sẽ hoàn toàn giống với mẫu quy định. Công ty sử dụng hình thức mã hoá thông qua danh mục các chứng từ ghi sổ thể hiện qua màn hình sau: 2.1.4.Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. Công ty áp dụng hệ thống báo cáo định kỳ: Tháng, quý, năm với hệ thống báo cáo tổng hợp do Bộ Tài Chính ban hành, bao gồm: - Báo cáo kết quả kinh doanh. - Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. -Thuyết minh báo cáo Tài chính. 2.2. Tìm hiểu chi tiết về các phần hành kế toán chủ yếu của công ty Xăng dầu quân đội 2.2.1. Kế toán bán hàng thu tiền 2.2.1.1. Các phương thức bán hàng của công ty: Để đáp ứng yêu cầu kinh doanh của công ty trong tình hình mới, góp phần đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá, công ty XDQĐ đã áp dụng các hình thức bán hàng và tinh toán linh hoạt đơn giản, phù hợp. Hiện nay công ty đang thực hiện có hiệu quả 3 cách bán hàng chủ yếu là: - Bán trực tiếp qua kho. - Bán hàng thông qua các trạm xăng dầu trực thuộc của công ty. - Bán hàng thông qua hệ thống đại lý, tổng đại lý. Với hai hình hình thức thanh toán : - Bán hàng thu tiền ngay. - Bán hàng thu tiền chậm. a. Bán trực tiếp qua kho. Đối với phương thức này khách hàng sẽ báo về phòng kinh doanh của công ty để kí hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Phòng kinh doanh sẽ viết phiếu xuất và công ty tiến hành xuất kho giao trực tiếp cho người mua căn cứ vào hợp đồng đã kí kết. Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là hoá đơn GTGT được lập tại công ty. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu ở sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 gửi cho phòng kế toán để làm căn cứ hạch toán.Nếu khách hàng có nhu cầu thuê phương tiện vận tải của công ty chi phí vận chuyển sẽ được quy định rõ trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng từ trước. b. Bán hàng thông qua hệ thống đại lý, tổng đại lý. Theo phương thức này căn cứ vào hợp đồngđã ký kết, công ty sẽ xuất hàng từ kho chuyển đến các đại lí của mình.Phương thức bán hàng này được thực hiện theo hình thức mua đứt bán đoạn. Hàng hoá được vận chuyển từ các kho của công ty đến địa điểm đại lý nhận hàng thông qua các phiếu xuất kho do phòng kinh doanh lập và gửi đến phòng kế toán, dựa vào phiếu xuất kho kế toán bán hàng lập hoá đơn GTGT. Công ty thường sử dụng phuơng tiện vận tải tự có để chuyển hàng cho các đại lý nhưng có trường hợp công ty phải thuê ngoài. Chi phí vận chuyển được quy định trước trong hợp đồng. Số lượng hàng thực nhập chính là căn cứ tính doanh thu bán hàng qua đại lý. Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho đại lí, 1 liên lưu ở sổ gốc và 1 liên dùng để hạch toán. Phòng kinh doanh của công ty có một sổ theo dõi tình hình các tổng đại lý, đại lý từng thời kì. Mức giá mà các tổng đại lý, đại lý muốn bán là do công ty quy định. Đại lý, tổng đại lí sẽ được hưởng những quyền lợi về mức chiết khấu nhiều hay ít tuỳ vào từng điều kiện cụ thể như vận chuyển xa hay gần, hàng mua là xăng hay dầu,… nhằm mục đích khuyến khích đại lý tiêu thụ hàng hoá. Do bán qua đại lý được thực hiện trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã kí kết và việc bán hàng thông qua hệ thống đại lý được coi như là đại lý đã chấp nhận thanh toán về số hàng đã được ghi trong hợp đồng, do đó mà kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết, hoá đơn GTGT sẽ phản ánh luôn khoản phải thu với đại lý và ghi nhận luôn doanh thu bán hàng.Vì vậy khi xuất hàng bán cho đại lý, kế toán bán hàng không sử dụng TK157- Hàng gửi đi bán mà hạch toán thẳng vào TK131- Phải thu của khách hàng. c.Bán hàng thông qua các trạm xăng dầu trực thuộc của công ty. Để đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá, công ty XDQĐ còn tiến hành xây dựng hệ thống bán hàng thông qua các trạm xăng dầu của công ty. Các trạm này vừa đảm nhiệm vai trò bán buôn( đối với các trạm lớn) vừa tiến hành bán lẻ cho khách hàng theo giá do nhà nước quy định. Các trạm cũng được hưởng quyền lợi chiết khấu như các đại lý, tổng đại lý. 2.2.1.2 Chứng từ kế toán. Khi khách hàng nhận được kế hoạch bán hàng của công ty, nếu khách hàng chấp nhận thanh toán thì họ có thể nộp tiền mặt tại phòng kế toán hoặc thanh toán qua ngân hàng, ngân hàng gửi fax đến công ty, kế toán tiền mặt viết phiếu thu. Khi giai đoạn trên được hoàn tất, căn cứ vào các điều khoản đã được ký kết trong hợp đồng kinh doanh, phòng kinh doanh viết phiếu xuất kho. Kế toán tiêu thụ lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT xác nhận số lượng, tiền hàng, tiền thuế, phí XD và tổng số tiền thanh toán của hàng xuất kho. Kế toán lưu lại một liên, còn một liên khách hàng đưa đến kho để làm thủ tục nhập hàng, một liên lưu ở phòng kinh doanh. Lúc này sau khi kiểm tra hoá đơn, thủ kho xuất hàng cho khách hàng, giữ lại một liên để ghi sổ kho. Đồng thời thủ kho lập biên bản giao nhận hàng hoá. Sau đó nếu khách hàng có nhu cầu công ty sẽ vận chuyển hàng đến cho khách hàng, khách hàng giữ một liên (Liên đỏ). Khách hàng ký nhận vào liên còn lại và gửi liên 3 cùng sổ kê khai thuế GTGT được khấu trừ lại cho thủ kho, thủ kho chuyển đến phòng kế toán để ghi sổ kế toán. 2.2.1.3 Kế toán hàng hoá. Công ty XDQD quản lý hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song. Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song bằng sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhập - Xuất – Tồn Sổ kế toán tổng hợp Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho vào sổ kế toán theo dõi về số lượng rồi chuyển chứng từ lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán khi nhận được hoá đơn bán hàng do thủ kho chuyển đến, kế toán mua hàng vào phiếu nhập hàng hoá, còn kế toán bán hàng vào hoá đơn xuất hàng hoá trên máy và tiến hành định khoản, máy sẽ tự động vào các sổ liên quan như: sổ chi tiết tài khoản, bảng kê thuế GTGT,…. Hàng hoá của công ty mua về nhập kho hay xuất bán đều được ghi chép, phản ánh trên cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp đều hạch toán theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá bán hàng hoá của công ty do nhà nước quy định. Việc quản lý hàng hoá ở công ty được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để đảm bảo yêu cầu quản lý, định kỳ hàng tháng phòng kinh doanh phải kiểm tra hàng hoá trong kho. Thủ kho hoặc một nhân viên được phân công theo dõi nhiệt độ, độ ẩm không khí trong kho. Nếu thấy có những hiện tượng bất thường xảy ra không đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật, thủ kho phải kịp thời báo với phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật ở công ty để tìm biện pháp xử lý. Hàng tháng công ty tiến hành lập báo cáo Nhập, Xuất, Tồn hàng hoá. Để theo dõi tình hình biến động của từng loại hàng hoá, kế toán sử dụng sổ chi tiết TK1561, sổ chi tiết TK1562. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết TK1561 kế toán tổng hợp sẽ tiến hành lên báo cáo bán hàng và lập sổ cái TK1561 và sổ cái TK1562. 2.2.1.4 Kế toán giá vốn hàng bán. Kế toán giá vốn hàng bán sử dụng các tài khoản sau: + TK156-Hàng hoá. TK1561-Xăng dầu nhập khẩu. TK1562- Xăng dầu kinh doanh. TK1563- Xăng dầu đổi hạt. + TK632- Giá vốn hàng bán. TK6321- Giá vốn xăng dầu kinh tế. TK63211- Giá vốn xăng dầu nhập khẩu. TK63212- Giá vốn xăng dầu kinh doanh. TK63213- Giá vốn xăng dầu đổi hạt. *. Xác định trị giá vốn hàng xuất bán. Công ty XDQĐ hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hàng hoá của công ty bao gồm xăng dầu các loại được nhập từ hai nguồn: trong nước và nước ngoài. Khi nhập kho hàng hoá kế toán ghi theo trị giá vốn thực tế của hàng nhập kho. Điều đó có nghĩa là kế toán gộp cả giá mua và chi phí mua của hàng nhập kho, như vậy chi phí mua phát sinh trong quá trình mua hàng công ty không hạch toán riêng mà để đến cuối tháng tiến hành phân bổ cho hàng bán ra. Để xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho, kế toán sử dụng phương pháp bình quân gia quyền. Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho của công ty chủ yếu là chi phí vận chuyển. Chi phí này hàng tháng được trích trước dựa vào kế hoạch bán hàng hàng ngày, hàng tháng do công ty lập. Chi phí này phụ thuộc vào lượng hàng kế hoạch bán ra và đơn giá vận chuyển đã quy định trong hợp đồng với khách hàng. Khi có các nghiệp vụ phát sinh kế toán tiêu thụ chỉ nhập các số liệu cần thiết còn số liệu về giá vốn đến cuối quý sau khi tính được giá thành hàng hoá nhập kho thì kế toán tiêu thụ sẽ vào giao diện tính giá trung bình trên máy để máy tự động tính giá vốn. Hiện nay ở công ty việc xác định giá vốn của từng loại thành phẩm xuất bán được xác định theo công thức tính đơn giá bình gia quyền đã được cài đặt sẵn trong phần mềm ASIA SOFT. Sau khi thực hiện xong thì giá vốn sẽ được máy tự động kết chuyển vào hoá đơn bán hàng trong máy đã nhập mà chưa có giá vốn và các sổ liên quan. Kế toán theo dõi giá vốn của hàng bán trên sổ chi tiết TK6321 và lên các sổ cái TK6321. 2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu. 2.4.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng. Doanh thu bán hàng ở các doanh nghiệp khác nhau thì được sử dụng khác nhau. Để phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán sử dụng những tài khoản chủ yếu sau: + TK511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK5111- Doanh thu xăng dầu. TK51111- Doanh thu xăng dầu nhập khẩu TK51112- Doanh thu xăng dầu kinh doanh TK51113- Doanh thu xăng dầu đổi hạt. TK5112- Doanh thu sản xuất cơ khí TK5113- Doanh thu xây dựng công trình TK5114- Doanh thu bán lẻ xăng dầu TK5115- Doanh thu vận chuyển xăng dầu TK5116- Doanh thu kinh doanh khí tài. + TK512- Doanh thu nội bộ TK5121- Doanh thu xăng dầu nội bộ TK51211- Doanh thu xăng dầu nhập khẩu. TK52112- Doanh thu xăng dầu kinh doanh. TK52113- Doanh thu xăng dầu nội hạt. TK5122- Doanh thu bán sản phẩm nội bộ TK5123- Doanh thu dịch vụ nội bộ. + TK131- Phải thu của khách hàng. +. TK33311- Thuế GTGT đầu ra + TK531- Hàng bán bị trả lại. Mặt hàng kinh doanh của công ty bao gồm xăng dầu các loại trong đó Xăng chịu thuế NK là 5%, cả hai mặt hàng xăng và dầu đều chịu mức thuế suất GTGT 10%. Khi bán xăng công ty phải nộp thuế GTGT với mức thuế suất 10%. Doanh thu bán hàng là toàn bộ trị giá hàng bán trong kỳ mà không bao gồm thuế GTGT. Hàng tháng công ty căn cứ vào giá nhập kho, phí xăng dầu( Xăng:500đ/._.l, dầu:300đ/l) và mức giá trần nhà nước quy định để tính trị giá hàng bán. Nếu khách hàng, đại lý, tổng đại lý thuê phương tiện vận tải của chính công ty để vận chuyển xăng dầu thì giá xuất kho bao gồm cả chi phí vận chuyển và mức chiết khấu họ được hưởng là ít hơn (Thường mức chiết khấu là Xăng: 220đ/lít, Dầu DO:180đ/lít), còn nếu tự khách hàng hoặc đại lý, tổng đại lý vận chuyển thì công ty bán đúng giá và mức chiết khấu họ được hưởng là cao hơn (Mức chiết khấu của Xăng: 410đ/lít, Dầu DO: 380đ/lít). Đối với các trạm trực thuộc khi nhập xăng dầu của công ty thì công ty đảm nhận vai trò vận chuyển đến tận các trạm đúng giá và các trạm bán đúng giá công ty quy định, các trạm cũng được hưởng chiết khấu theo thoả thuận (Thường mức chiết khấu là 240đ/lít Xăng và 170đ/lít Dầu). Ví dụ: Đối với doanh nghiệp TNHH Vĩnh Đạt trong tháng 12/2007 được hưởng mức chiết khấu như sau: Tên sản phẩm Đơn vị tính Chiết khấu Xăng A92 Lít thực tế 240 Đ/lít Xăng A90 Lít thực tế 240 Đ/lít Dầu DO 0,5S Lít thực tế 170 Đ/ Lít Giá trên bao gồm cả thuế GTGT + lệ phí xăng dầu. - Phương thức giao nhận: Trên phương tiện bên bán tại kho bên mua. - Phương thức thanh toán: Thanh toán như điều khoản đã ghi trong hợp đồng đã kí kết. Mức chiết khấu mà khách hàng được hưởng không đưa vào TK521- Chiết khấu thương mại mà kế toán tính luôn khi viết hoá đơn bán hàng và trừ thẳng vào doanh thu hàng bán ra đối với khách hàng đó. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán tiêu thụ tiến hành nhập dữ liệu hoá đơn GTGT vào hoá đơn bán hàng trong máy . Ví dụ: Theo hợp đồng số 121/XDQĐ/Đ12007 ngày 17/08/2007 trong ngày 31/12 Công ty TNHH Dầu nhờn Vĩnh Đạt mua hàng của công ty XDQĐ với số lượng đặt hàng là 45.865.000 lít Dầu DO 0,5% theo phương thức thanh toán, phương thức vận chuyển là chuyển khoản Dầu DO 0.5%. Thực tế công ty XDQĐ bán cho công ty TNHH Dầu Nhờn Vĩnh Đạt số lượng thực xuất 45.980.000 lít DO 0.5%. Khi nhận được phiếu xuất kho từ phòng kinh doanh chuyển đến, kế toán bán hàng tiến hành kiểm tra, tiến hành nhập liệu vào máy theo trình tự sau: Từ màn hình ban đầu kích vào danh mục “ Bán hàng” Sau đó chọn mục “ Hoá đơn bán hàng thực tế” sẽ xuất hiện hoá đơn bán hàng thực tế, kế toán tiến hành khai báo đầy đủ các mục cần thiết. Để di chuyển từ mục này đến mục khác kế toán bán hàng dùng phím Enter. Với 3 phương thức bán hàng khác nhau, kế toán cũng sử dụng các tài khoản, các sổ khác nhau để phản ánh doanh thu bán hàng. Do công ty áp dụng chế độ kế toán máy nên khi kế toán bán hàng viết hoá đơn bán hàng thì đồng thời máy cũng sẽ tự động kết chuyển vào các sổ chi tiết liên quan. Đối với phương thức bán hàng trực tiếp qua kho hoặc bán hàng qua đại lý, tổng đại lý sẽ vào sổ chi tiết TK 5111- Doanh thu xăng dầu theo từng hoá đơn, sổ chi tiết TK 111 (Nếu khách hàng thanh toán ngay), Sổ chi tiết TK 112 (Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng), TK 131- Phải thu của khách hàng (Nếu khách hàng đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa thanh toán ngay), Sổ nhật ký bán hàng cho khách hàng. Đối với các trạm trực thuộc công ty: vào sổ chi tiết TK 5121- Doanh thu xăng dầu nội bộ, sổ chi tiết TK 51211, sổ chi tiết TK 51212, sổ chi tiết TK 1365 - phải thu nội bộ - Trạm xăng dầu, sổ chi tiết TK136501 , sổ chi tiết TK 111, sổ chi tiết TK112,…. Từ số liệu của sổ chi tiết doanh thu, cuối tháng kế toán khai báo để máy tự động kết chuyển sang TK911 để xác định kết quả, phản ánh lên sổ cái TK5111, sổ cái TK5121, sổ cái TK511, sổ cái TK512, sổ cái TK136501, sổ cái TK1365. Muốn mở các sổ chi tiết của các tài khoản kế toán tiến hành các thao tác sau: 1.Từ màn hình ban đầu chọn mục “ Tổng hợp” trong dãy các “ Phân hệ”. 2. Xuất hiện màn hình tổng hợp chọn tiếp mục “ Sổ kế toán CTGS” ở dãy “ Báo cáo”. 3. Chọn mục “sổ chi tiết của một tài khoản” sẽ xuất hiện giao diện sau: 4. Điền các thông tin vào màn hình nhập liệu. 5. Ấn nút “ Nhận” sẽ hiện lên sổ chi tiết của tài khoản mà kế toán quan tâm. Muốn mở sổ cái của các tài khoản kế toán tiến hành các thao tác sau: 1.Từ màn hình ban đầu chọn mục “ Tổng hợp” trong dãy các “ Phân hệ”. 2. Xuất hiện màn hình tổng hợp chọn tiếp mục “ Sổ kế toán CTGS” ở dãy “ Báo cáo”. 3. Chọn mục “ Sổ cái của một tài khoản” sẽ xuất hiện giao diện sau: 4. Điền các thông tin vào màn hình nhập liệu. 5. Ấn nút “ Nhận” sẽ hiện lên sổ cái của tài khoản mà kế toán quan tâm. 2.2.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Khi khách hàng trả lại hàng do lỗi của công ty đã vi phạm các điều khoản đã kí kết trong hợp đồng kinh tế, kế toán sẽ khai báo và phản ánh vào màn hình nhập liệu tương ứng, kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK531- Doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK333(33311)- Thuế GTGT tương ứng. Có TK111,112, 131 ….( Tổng số tiền thanh toán) Trong tháng 12/2007 không có trường hợp nào hàng bán bị trả lại. 2.2.2.3 . Kế toán tình hình thanh toán với người mua. Để phản ánh các khoản phải thu khách hàng công ty sử dụng: TK131- Phải thu của khách hàng trong đó được mở chi tiết đến từng đối tượng khách hàng. Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng mà bán chịu thì kế toán tiêu thụ thường căn cứ vào hoá đơn GTGT để tiến hành nhập số liệu vào máy. Theo hoá đơn số 84995 ngày 01/07/2007 về việc bán hàng cho công ty TNHH dầu nhờn Vĩnh Đạt thì kế toán tiêu thụ sẽ nhập dữ liệu vào máy (màn hình giao diện đã trình bày ở phần Doanh thu bán hàng). Còn khi khách hàng thanh toán tiền hàng thi kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để tiến hành nhập số liệu vào máy. Hàng ngày, hàng tháng kế toán bán hàng theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng thông qua Sổ nhật ký bán hàng, sổ chi tiết công nợ khách hàng. Nếu khách hàng để cho số dư Nợ quá cao kế toán bán hàng có nhiệm vụ đòi nợ khách hàng của mình để số vốn của công ty không bị chiếm dụng quá lâu. Đối với các khách hàng trả tiền ngay cho công ty khi nhận được hàng, trên cơ sở hoá đơn bán hàng và số tiền khách hàng trả kế toán tiền mặt lập phiếu thu. Phiếu thu được lập làm 3 liên và chuyển cho kế toán trưởng ký. Sau đó 1 liên được chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ tiền mặt. Khi đã nhận đủ tiền, thủ quỹ và khách hàng ký tên vào phiếu thu. Một liên lưu lại nơi lập phiếu, một liên giao lại cho người nộp tiền, thủ quỹ giữ một liên để ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ. Từ các phiếu thu tiền mặt, hàng ngày kế toán ghi vào sổ chi tiết phát sinh TK5111 và sổ quỹ tiền mặt. Ví dụ: Đối với doanh nghiệp Dầu Nhờn Vĩnh Đạt hàng ngày từ màn hình ban đầu kế toán bán hàng chọn mục “ Bán hàng” ở “ Các phân hệ”, sau đó chọn tiếp phần “ Báo cáo bán hàng” để xem sổ Nhật ký bán hàng, máy sẽ hiện lên màn hình nhập liệu: Từ ngày : 01/12/2007 Đến ngày : 31/12/2007 Tài khoản Nợ: 1310178 Tài khoản Có: 51111 Nếu muốn theo dõi công nợ của doanh nghiệp Vĩnh Đạt kế toán bán hàng chon mục “ Bán hàng” ở “ Các phân hệ” từ màn hình ban đầu sau đó chọn tiếp phần “ Báo cáo công nợ phải thu” từ đó chọn mục “ Sổ chi tiết công nợ khách hàng”.Máy sẽ hiện lên màn hình nhập liệu giống như màn hình của Sổ nhật lý bán hàng. Các thao tác thực hiện thực hiện: Tài khoản: 131 Mã khách: 1310178 Từ ngày : 01/12/2007 Đến ngày : 31/12/2007 Mẫu báo cáo: VNĐ Sau đó ấn nút “ Nhận” sẽ hiện lên “ Sổ chi tiết công nợ” của doanh nghiệp Vĩnh Đạt. Sổ chi tiết công nợ khách hàng. Sổ cái TK131. 2.2.3 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.2.3.1 Kế toán chi phí bán hàng. Tại công ty XDQD Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ tập hợp vào bên nợ TK641- Chi phí bán hàng theo các nội dung: TK6411-Chi phí nhân viên tiếp thị. TK6412- Chi phí sửa chữa . TK6413-Chi phí vận chuyển hàng bán TK6414- Chi phí khấu hao TSCĐ. TK6415- CHi phí thuê kho. TK6416- Chi phí hao hụt. TK6417- Chi phí trang bị công cụ dụng cụ. TK6418- Chi phí bằng tiền khác. Hàng ngày căn cứ vào giấy báo Nợ, phiếu chi, giấy tạm ứng, hoá đơn,... kế toán tiến hàng kiểm tra, phân loại và tiến hành nhập thông tin vào máy, chi tiết cho từng đối tượng theo định khoản: Nợ TK641 Có TK liên quan (111, 112, 141,…) Sổ chi tiết TK 641 được sử dụng để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh theo từng nội dung chi phí đã được phân loại ở doanh nghiệp, theo từng mặt hàng (mặt hàng Xăng dầu các loại). Số cộng phát sinh trên TK chi tiết là dữ liệu để máy tính kết chuyển số liệu sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh của từng mặt hàng. 2.2.3.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Để phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh tại công ty, kế toán sử dụng TK642- Chi phí quản lý doanh nghiệp theo các nội dung sau: TK6421- Chi phí nhân viên quản lý TK6422- Chi phí vật liệu quản lý TK6424- Chi phí khấu hao TSCĐ TK6423-Chi phí đồ dùng văn phòng TK6425- Chi phí xây dựng, sửa chữa. TK6426- Chi phí dự phòng TK7427- Chi phí dịch vụ mua ngoài TK7428- Chi phí bằng tiền khác. Cũng giống như hạch toán chi phí bán hàng, hàng ngày khi có các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến CPQLDN kế toán căn cứ vào các chứngtừ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp tiến hành nhập số liệu vào máy chi tiết cho từng đối tượng theo định khoản: Nợ TK 642 Có TK liên quan (111, 112, 131,…) Trong tháng 12/2007 không có phòng ban nào sử dụng điện thoại với số tiền vượt quá mức quy định Cuối kỳ máy xác định và kết chuyển CPQLDN theo công thức: Số kết chuyển = Tổng CPQLDN phát sinh trong kỳ – Các khoản giảm trừ CPQLDN Cuối tháng kế toán tổng hợp sẽ đưa ra yêu cầu các bút toán điều chỉnh, kết chuyển, máy sẽ tự động kết chuyển sang bên Nợ TK 911 và lên sổ cái TK 642. 2.2.4. Kế toán xác định kết quả bán hàng. Bên cạnh việc phản ánh một cách chính xác khoản doanh thu bán hàng và các chi phí liên quan đến chi phí bán hàng, phòng kế toán công ty còn rất chú trọng đến việc xác định và phản ánh đúng kết quả bán hàng. Điều này giúp cho việc lập chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh được tiến hành thuận tiện, đồng thời đưa lại cho nhà quản lý một cách nhìn tổng quát, sâu sắc về tình hình hoạt động của công ty mình trong một khoảng thời gian nhất định. Cuối kỳ báo cáo khi muốn xác định kết quả bán hàng, kế toán bán hàng đưa ra các yêu cầu (Báo cáo chi tiết hay báo cáo tổng hợp) và nhập khoảng thời gian lấy báo cáo, máy sẽ tự động kết chuyển thu nhập, chi phí vào TK 911 từ các sổ Cái, sổ tổng hợp số phát sinh. Xác định kết quả bán hàng: Phần này chỉ thực hiện được khi trên máy đã hoàn thành : Tập hợp doanh thu và chi phí chi tiết cho từng đối tượng. Phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng đối tượng. Ví dụ: Để xác định kết quả bán hàng trong tháng 12/2007 kế toán tổng hợp nhập khoảng thời gian từ ngày 1/12/2007 đến ngày 31/12/2007, khai báo các yêu cầu cần thiết máy sẽ tự động kết chuyển và lên sổ cái TK 911- Xác định kết quả kinh doanh. 2.3. Quá trình lập các báo cáo tài chính tại công ty xăng dầu quân đội Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kì của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính là phương tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính doanh nghiệp cho những người quan tâm như các nhà đầu tư, các cổ đông, nhà quản lý, các cơ quan nhà nước,...Báo cáo tài chính là hệ thống được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Báo cáo tài chính có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý doanh nghiệp cũng như đối với các bên có liên quan: Báo cáo tài chính là những báo cáo được trình bày tổng quát về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu, công nợ, nguồn hình thành tài sản, tình hình tài chính cũng như kết quả kinh doanh trong kì của doanh nghiệp. Những thông tin kể trên tạo điều kiện cho việc kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy động nguồn vốn vào sản xuất của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính cung cấp các chỉ tiêu, các số liệu đáng tin cậy cho việc phân tích, nghiên cứu, tính toán các chỉ tiêu, phát hiện những khả năng tiềm tàng và là căn cứ quan trọng để đưa ra các quyết định về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hay đầu tư vào doanh nghiệp của chủ sở hữu hay các nhà đầu tư, các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Là căn cứ quan trọng để xây dựng các kế hoạch kinh tế – kĩ thuật, tài chính của doanh nghiệp, là những căn cứ khoa học để đề ra các biện pháp tăng cường quản trị doanh nghiệp, không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nguyên tắc lập và trình bày báo cáo tài chính: Khi lập và trình bày báo cáo tài chính cần tuân thủ các nguyên tắc sau. Nguyên tắc “Hoạt động liên tục”: Nguyên tắc này cho biết doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, trừ khi doanh nghiệp có ý định cũng như buộc phải hoạt động, hoặc phải thu hẹp đáng kể qui mô hoạt động của mình. Nguyên tắc “Cơ sở kế toán dồn tích”: Nguyên tắc này đòi hỏi các báo cáo tài chính phải được lập theo cơ sở kế toán dồn tích, ngoại trừ các thông tin liên quan đến các luồng tiền, có nghĩa là các giao dịch và sự kiện được ghi nhận vào thời điểm phát sinh không căn cứ vào thời điểm thực thu, thực chi tiền và được ghi nhận vào sổ kế toán và báo cáo tài chính của các kì kế toán liên quan. Nguyên tắc “Nhất quán”: Nguyên tắc nhất quán yêu cầu việc trình bày và phân loại các khoản mục trong báo cáo tài chính phải nhất quán từ niên độ này sang niên độ khác, trừ khi có sự thay đổi đáng kể về bản chất các hoạt động của doanh nghiệp hoặc khi xem xét lại việc trình bày báo cáo tài chính cho thấy rằng cần phải thay đổi để có thể trình bày một cách hợp lý hơn các giao dịch và các sự kiện, hoặc một chuẩn mực kế toán khác yêu cầu có sự thay đổi trong việc trình bày. Nguyên tắc nhất quán cũng cho phép doanh nghiệp có thể trình bày báo cáo tài chính theo một cách khác khi mua sắm hoặc thanh lý lớn các tài sản, hoặc khi xem xét lại cách trình bày báo cáo tài chính. Việc thay đổi cách trình bày báo có tài chính chỉ được thực hiện khi cấu trúc trình bày mới sẽ được duy trì lâu dài trong tương lai hoặc lợi ích của cách trình bày mới được xác định rõ ràng. Khi có thay đổi thì doanh nghiệp phải phân loại các thông tin mang tính so sánh sao cho đảm bảo tính so sánh được của chỉ tiêu và phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính. Nguyên tắc “Trọng yếu”: Trọng yếu là nguyên tắc cho thấy một thông tin được coi là trọng yếu nếu không trình bày hoặc trình bày thiếu chính xác thì có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Nguyên tắc trọng yếu đòi hỏi từng khoản mục trọng yếu phải được trình bày riêng biệt trong báo cáo tài chính. Nguyên tắc trọng yếu không bắt buộc doanh nghiệp phải tuân thủ các qui định về trình bày báo cáo tài chính của các chuẩn mực kế toán cụ thể nếu các thông tin đó không trọng yếu. Nguyên tắc “Bù trừ”: Nguyên tắc chỉ rõ các khoản mục tài sản và nợ phải trả trình bày trên báo cáo tài chính không được bù trừ, trừ khi một chuẩn mực kế toán khác quy định hoặc cho phép bù trừ. Nguyên tắc “So sánh”: Nguyên tắc này đòi hỏi các thông tin phản ánh trong báo cáo tài chính kì này phải đảm bảo so sánh được với thông tin phản ánh trong báo cáo tài chính của kì trước. Khi thay đổi cách trình bày hoặc cách phân loại các khoản mục trong báo cáo tài chính, phải phân loại các số liệu so sánh (trừ khi việc này không thể thực hiện được) nhằm đảm bảo khả năng so sánh với kì hiện tại và phải trình bày tính chất, số liệu và lí do việc phân loại lại. Nếu không thể thực hiện được việc phân loại lại các số liệu tương ứng mang tính so sánh thì doanh nghiệp cần phải nêu rõ lí do và tính chất của những thay đổi nếu việc phân loại lại các số liệu được thực hiện. Theo chế độ quy định tất cả các doanh nghiệp có tư cách pháp nhân đầy đủ đều phải lập và gửi báo cáo tài chính theo đúng các quy định tại chế độ này. Trong nền kinh tế thị trường, ngoài việc nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan chức năng, doanh nghiệp phải công bố công khai báo cáo tài chính cho các đối tượng quan tâm bên ngoài. Theo chế độ kế toán Việt Nam, báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Bản thuyết minh báo cáo tài chính. 2.3.1. Bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính chủ yếu phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản và nguồn hình thành tài sản ở một thời điểm nhất định, thời điểm này thường là vào ngày cuối cùng của kì hạch toán. Bảng cân đối kế toán là tài liệu quan trọng phản ánh tổng quát năng lực tài chính, tình hình phân bổ và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như triển vọng kinh tế tài chính trong tương lai. Bảng cân đối kế toán được kết cấu dưới dạng bảng cân đối số dư các tài khoản kế toán và sắp xếp trật tự các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý. Bảng cân đối kế toán được chia làm 2 phần (có thể kết cấu theo kiểu hai bên hoặc một bên) là phần “Tài sản” và phần “Nguồn vốn”. Phần “Tài sản” phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp đến cuối kì hạch toán đang tồn tại dưới các hình thái và trong tất cả các giai đoạn, các khâu của quá trình kinh doanh. Các chỉ tiêu phản ánh trong phần tài sản được sắp xếp theo nội dung kinh tế của các loại tài sản của doanh nghiệp trong quá trình tái sản xuất. Phần “Tài sản” được chia thành 2 loại: tài sản ngắn hạn (tiền, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu ngắn hạn, hàng tồn kho,...) và tài sản dài hạn (các khoản phải thu dài hạn, tài sản cố định, bất động sản đầu tư,...) Phần “Nguồn vốn” phản ánh nguồn hình thành các loại tài sản của doanh nghiệp đến cuối kì hạch toán. Các chỉ tiêu của phần nguồn vốn được sắp xếp theo từng nguồn hình thành tài sản của đơn vị (nguồn vốn chủ sở hữu, nguồn vốn nợ). Tỉ lệ và kết cấu của từng nguồn vốn trong tổng số nguồn vốn hiện có phản ánh tính chất hoạt động, thực trạng tài chính của doanh nghiệp. Phần “Nguồn vốn” được chia thành 2 loại: nợ phải trả (nợ ngắn hạn, nợ dài hạn,...) và vốn chủ sở hữu (lợi nhuận để lại, nguồn vốn chủ sở hữu, các quỹ của doanh nghiệp,...) Nguồn số liệu để lập Bảng cân đối kế toán bao gồm: . Bảng cân đối kế toán ngày cuối niên độ kế toán trước. . Số dư của các tài khoản loại 1, loại 2, loại 3 và loại 4 trên các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp của kì lập Bảng cân đối kế toán. . Số dư của của các tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán (loại 0). Phương pháp lập Bảng cân đối kế toán: . Cột “Số đầu năm”: được lấy từ cột số liệu “Số cuối năm” của Bảng cân đối kế toán cuối niên độ kế toán trước để ghi vào các chỉ tiêu tương ứng. . Cột “Số cuối kì”: căn cứ vào số dư của các tài khoản cấp 1 và cấp 2 trên các sổ kế toán có liên quan đã khoá sổ ở thời điểm lập Bảng cân đối kế toán để ghi: số dư Nợ của tài khoản ghi vào các chỉ tiêu ứng ở phần “Tài sản”, số dư Có của các tài khoản ghi vào các chỉ tiêu tương ứng ở phần “Nguồn vốn”. Tuy nhiên có các trường hợp ngoại lệ: các tài khoản liên quan đến dự phòng như tài khoản 129, 139, 229,... hay tài khoản hao mòn luỹ kế tuy có số dư Có nhưng vẫn phản ánh ở các chỉ tiêu tương ứng ở phần “Tài sản” bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn hoặc ghi đỏ. Các tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”, TK 331 “Phải trả người bán” phải căn cứ vào các số dư của các tài khoản chi tiết, tổng hợp lại để ghi vào các chỉ tiêu tương ứng. Các chi tiết dư Nợ tổng hợp lại để ghi vào các chỉ tiêu tương ứng phần Tài sản, các chi tiết dư Có tổng hợp lại để ghi vào chỉ tiêu tương ứng phần Nguồn vốn, không được bù trừ lẫn nhau. Các tài khoản 412 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”, 413 “Chênh lệch tỷ giá” và tài khoản 421 “Lợi nhuận chưa phân phối” có thể có số dư ở bên Nợ hoặc bên Có nhưng luôn được ghi ở phần Nguồn vốn, nếu dư Có ghi bình thường, nếu dư Nợ ghi đỏ. Tài khoản 419 “Cổ phiếu quĩ” có số dư bên Nợ cũng được ghi bên nguồn vốn và ghi âm. Chỉ tiêu “Các khoản phải thu khác” được tính bằng cách tổng cộng số dư bên Nợ của các tài khoản 1388, 333, 334,... và chỉ tiêu “Các khoản phải trả, phải nộp khác” được tính bằng cách tổng cộng số dư bên Có của các tài khoản thanh toán có liên quan như 338 (trừ 3381, 3387). Đối với bảng cân đối của toàn doanh nghiệp (bao gồm nhiều đơn vị trực thuộc có bảng cân đối kế toán riêng như Tổng công ty, Liên hiệp xí nghiệp,...) khi cần lập cần tiến hành bù trừ một số chỉ tiêu sau: Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc: lấy phần dư bên Nợ tài khoản 1361 trên sổ cái của đơn vị chính trừ đi phần dư Có tài khoản 411 trên sổ cái của đơn vị trực thuộc (chi tiết vốn cấp trên cấp). Tức là chỉ tiêu này sẽ được bù trừ với chỉ tiêu “Nguồn vốn kinh doanh” trên bảng cân đối kế toán của đơn vị trực thuộc (phần do cấp trên cấp). Phải trả (hoặc phải thu) các đơn vị nội bộ: lấy số dư Có tài khoản 336 trừ đi dư Nợ tài khoản 1368 trên bảng cân đối kế toán của đơn vị chính và các đơn vị trực thuộc. Kết quả chúng sẽ bù trừ cho nhau. Nguồn vốn kinh doanh: lấy số dư Có của tài khoản 411 của đơn vị chính cộng số dư tài khoản 411 của các đơn vị trực thuộc (trừ vốn do cấp trên cấp). Các chỉ tiêu khác còn lại được tính bằng cách cộng số học tương ứng số liệu trên tất cả các Bảng cân đối kế toán cả đơn vị chính và đơn vị trực thuộc. Đối với Bảng cân đối kế toán riêng của từng đơn vị (chính trực thuộc) thì không phải bù trừ. Các chỉ tiêu ngoài Bảng cân đối kế toán: các chỉ tiêu ngoài Bảng cân đối kế toán phản ánh những tài sản không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng đang thuộc quyền quản lý hoặc sử dụng của doanh nghiệp hoặc một số chỉ tiêu bổ sung không thể phản ánh trong bảng cân đối kế toán. Do các tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán có đặc điểm là ghi đơn, có số dư Nợ nên căn cứ trực tiếp vào số dư Nợ cuối kì trên sổ cái để ghi trực tiếp vào các chỉ tiêu tương ứng. . Ngoài ra trên Bảng cân đối kế toán, các khoản mục tài sản và nợ phải trả phải được trình bày riêng biệt thành ngắn hạn và dài hạn, tuỳ theo thời hạn của chu kì kinh doanh bình thường của doanh nghiệp. Ví dụ: Công ty xăng dầu Quân đội Địa chỉ: hà nội báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2007 BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN tại ngày 31 tháng 12 năm 2007 Đơn vị tính: VND Tài sản Mã số Thuyết minh Số cuối năm Số đầu năm A - Tài sản ngắn hạn 100 8,284,142,578 1,147,495,408 I. Tiền và các khoản tương đương tiền 110 V.1 439,236,069 67,440,628 1. Tiền 111 439,236,069 67,440,628 2. Các khoản tương đương tiền 112 - - II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 120 807,148,225 - 1. Đầu tư ngắn hạn 121 V.2 807,148,225 - 2. Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 129 - - III. Các khoản phải thu ngắn hạn 130 4,709,838,355 898,409,029 1. Phải thu khách hàng 131 V.3 4,010,290,797 898,409,029 2. Trả trước cho người bán 132 V.4 699,547,558 - 3. Phải thu nội bộ ngắn hạn 133 - - 4. Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng 134 - - 5. Các khoản phải thu khác 135 - - 6. Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi 139 - - IV. Hàng tồn kho 140 932,594,791 58,142,979 1. Hàng tồn kho 141 V.5 932,594,791 58,142,979 2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 149 - - V. Tài sản ngắn hạn khác 150 1,395,325,138 123,502,772 1. Chi phí trả trước ngắn hạn 151 - - 2. Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 152 278,525,231 - 3. Thuế và các khoản khác phải thu Nhà nước 154 V.6 21,338,700 - 4. Tài sản ngắn hạn khác 158 V.7 1,095,461,207 123,502,772 B - Tài sản dài hạn 200 10,997,504,518 584,711,524 I. Các khoản phải thu dài hạn 210 - - 1. Phải thu dài hạn của khách hàng 211 - - 2. Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 212 - - 3. Phải thu dài hạn nội bộ 213 - - 4. Phải thu dài hạn khác 218 - - 5. Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi 219 - - II. Tài sản cố định 220 6,560,146,279 523,435,618 1. Tài sản cố định hữu hình 221 V.8 1,459,019,330 523,435,618 Nguyên giá 222 1,639,310,836 562,645,816 Giá trị hao mòn lũy kế 223 (180,291,506) (39,210,198) 2. Tài sản cố định thuê tài chính 224 - - Nguyên giá 225 - - Giá trị hao mòn lũy kế 226 - - 3. Tài sản cố định vô hình 227 - - Nguyên giá 228 - - Giá trị hao mòn lũy kế 229 - - 4. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 230 V.9 5,101,126,949 - III. Bất động sản đầu tư 240 - - Nguyên giá 241 - - Giá trị hao mòn lũy kế 242 - - IV. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 250 4,250,000,000 - 1. Đầu tư vào công ty con 251 - - 2. Đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh 252 - - 3. Đầu tư dài hạn khác 258 V.10 4,250,000,000 - 4. Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn 259 - - V. Tài sản dài hạn khác 260 187,358,239 61,275,906 1. Chi phí trả trước dài hạn 261 V.11 187,358,239 61,275,906 2. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 262 - - 3. Tài sản dài hạn khác 268 - - Tổng cộng tài sản 270 19,281,647,096 1,732,206,932 A - Nợ phải trả 300 5,332,012,397 595,069,847 I. Nợ ngắn hạn 310 2,841,679,834 595,069,847 1. Vay và nợ ngắn hạn 311 - - 2. Phải trả người bán 312 V.12 653,337,995 - 3. Người mua trả tiền trước 313 V.13 684,684,490 - 4. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 314 V.14 222,918,331 51,486,236 5. Phải trả người lao động 315 - - 6. Chi phí phải trả 316 - - 7. Phải trả nội bộ 317 - - 8. Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng 318 - - 9. Các khoản phải trả, phải nộp ngắn hạn khác 319 V.15 1,280,739,018 543,583,611 10. Dự phòng phải trả ngắn hạn 320 - - II. Nợ dài hạn 330 2,490,332,563 - 1. Phải trả dài hạn người bán 331 - - 2. Phải trả dài hạn nội bộ 332 - - 3. Phải trả dài hạn khác 333 - - 4. Vay và nợ dài hạn 334 V.16 2,490,332,563 - 5. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 335 - - 6. Dự phòng trợ cấp mất việc làm 336 - - 7. Dự phòng phải trả dài hạn 337 - - B - NGUồN VốN CHủ Sở HữU 400 13,949,634,699 1,137,137,085 I. Vốn chủ sở hữu 410 V.17 13,969,504,281 1,130,000,000 1. Vốn đầu tư của chủ sở hữu 411 13,350,000,000 1,130,000,000 3. Vốn khác của chủ sở hữu 413 - - 5. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 415 - - 6. Chênh lệch tỷ giá hối đoái 416 - - 7. Quỹ đầu tư phát triển 417 - - 8. Quỹ dự phòng tài chính 418 - - 9. Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 419 - - 10. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 420 619,504,281 - 11. Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 421 - - II. Nguồn kinh phí và quỹ khác 430 (19,869,582) 7,137,085 1. Quỹ khen thưởng, phúc lợi 431 V.18 (19,869,582) 7,137,085 2. Nguồn kinh phí 432 - - 3. Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định 433 - - Tổng cộng nguồn vốn 440 19,281,647,096 1,732,206,932 CÁC CHỈ TIÊU NGOÀI BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN CHỈ TIÊU Thuyết minh Số cuối năm Số đầu năm 1. Tài sản thuê ngoài - - 2. Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công - - 3. Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược - - 4. Nợ khó đòi đã xử lý - - 5. Ngoại tệ các loại: - Dollar Mỹ (USD) - - Euro (EUR) - - Dollar Singapore (SGD) - - Yên Nhật (¥) - - Dollar úc (AUD) - - Bảng Anh (£) - - Dollar Canada (CAD) - - … - - 6. Dự toán chi sự nghiệp, dự án - - Lập, ngày 30 tháng 03 năm 2008 Kế toán trưởng Giám đốc 2.3.2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. . Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một báo cáo kế toán tài chính phản ánh tổng hợp doanh thu, chi phí và kết quả của các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp sau mỗi kỳ hoạt động kinh doanh. . Cơ sở số liệu, nội dung và phương pháp lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập dựa trên nguồn số liệu sau: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh kỳ trước, sổ kế toán kỳ này các tài khoản từ loại 5 đến loại 9. . Phương pháp lập: Cột 1 “Chỉ tiêu”: phản ánh các chỉ tiêu của báo cáo. Cột 2 “Mã số”: phản ánh mã số của các chỉ tiêu trong bảng. Cột 3 “Thuyết minh”: phản ánh chỉ tiêu trên Bản thuyết minh báo cáo tài chính. Cột 5 “Năm trước”: số liệu để ghi vào cột 5 của báo cáo này được căn cứ vào số liệu ghi ở của báo cáo năm trước theo từng chỉ tiêu tương ứng. Cột 4 “Năm nay”: phản ánh trị số của các chỉ tiêu trong kỳ báo cáo. Nội dung và phương pháp lập như sau: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (mã số 01): Phản ánh tổng số doanh thu bán hàng hóa, thành phẩm, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ trong năm báo cáo của doanh nghiệp. Số liệu phản ánh vào chỉ tiêu này là luỹ kế số phát sinh bên Có TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” và TK 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ” Các khoản giảm trừ (mã số 02): Phản ánh tổng hợp các khoản giảm trừ vào tổng doanh thu trong năm, bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại và thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp phải nộp tương ứng với số doanh thu được xác định trong kì báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số luỹ kế phát sinh bên Nợ TK 511, 512 đối ứng với bên Có Tk 521, 531, 532, 3331, 3332, 3333. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (mã số 10): Chỉ tiêu này phản ánh số doanh thu bán hàng hoá, thành phẩm, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ đã trừ các khoản giảm trừ (mã số 02) Mã số 10 = mã số 01 – mã số 02. Giá vốn hàng bán (mã số 11): Chỉ tiêu này phản ánh tổng giá vốn hàng hóa, bất động sản đầu tư, giá thành sản xuất của thành phẩm đã bán, chi phí trực tiếp của khối lượng dịch vụ hoàn thành đã cung cấp, chi phí khác được tính vào giá vốn hoặc ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số luỹ kế số phát sinh Có TK 632 “Giá vốn hàng bán” trong kỳ báo cáo đối ứng với bên Nợ TK 911. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã số 20): Chỉ tiêu này phản ánh số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng hóa, thành phẩm, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ với giá vốn hàng bán trong kỳ báo cáo: Mã số 20 = mã số 10 – mã số 11. Doanh thu hoạt động tài chính (Mã số 21): Chỉ tiêu này phản ánh tổng dố doanh thu hoạt động tài chính thuần (Tổng số doanh thu trừ thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) phát sinh trong kỳ báo cáo của doanh._.ạn khác 21 (7,337,707,836) (562,645,816) 2. Tiền thu từ thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và các tài sản dài hạn khác 22 - - 3. Tiền chi cho vay, mua các công cụ nợ của đơn vị khác 23 - - 4. Tiền thu hồi cho vay, bán lại các công cụ nợ của đơn vị khác 24 - - 5. Tiền chi đầu tư, góp vốn vào đơn vị khác 25 - - 6. Tiền thu hồi đầu tư, góp vốn vào đơn vị khác 26 - - 7. Tiền thu lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận được chia 27 129,797,677 859,594 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư 30 (7,207,910,159) (561,786,222) III. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính 1. Tiền thu nhận góp vốn của chủ sở hữu 31 12,220,000,000 950,000,000 2. Tiền chi trả góp vốn cho các chủ sở hữu 3. Tiền vay ngắn hạn, dài hạn nhận được 33 2,414,838,942 - 4. Tiền chi trả nợ gốc vay 34 - - 5. Tiền chi trả nợ thuê tài chính 35 - - Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính 40 14,634,838,942 950,000,000 Lưu chuyển tiền thuần trong năm 50 371,795,441 26,203,880 Tiền và tương đương tiền đầu năm 60 V.1 67,440,628 41,236,748 ảnh hưởng của thay đổi tỷ giá hối đoái quy đổi ngoại tệ 61 - - Tiền và tương đương tiền cuối năm 70 V.1 439,236,069 67,440,628 Lập, ngày 30 tháng 03 năm 2008 Kế toán trưởng Giám đốc 2.3.4. Bản thuyết minh báo cáo tài chính: Thuyết minh báo cáo tài chính là một báo cáo tài chính tổng quát nhằm mục đích giải trình và bổ sung, thuyết minh những thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kì báo cáo mà chưa được trình bày đầy đủ chi tiết hết trong các báo cáo tài chính khác. Căn cứ chủ yếu để lập bản thuyết minh báo cáo tài chính là: Các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết kì báo cáo. Bảng cân đối kế toán kì báo cáo. Báo cáo kết quả hoạt kinh doanh kì báo cáo. Bản thuyết minh báo cáo tài chính năm trước. Tình hình thực tế của doanh nghiệp và các tài liệu khác có liên quan. Yêu cầu khi lập bản thuyết minh báo cáo tài chính cần phải tuân thủ các quy định sau: . Đưa ra các thông tin về cơ sở lập các báo cáo tài chính và các chính sách kế toán cụ thể được chọn và áp dụng đối với các giao dịch và các sự kiện quan trọng. . Trình bày các thông tin theo các quy định của các chuẩn mực kế toán mà chưa được trình bày trong các báo cáo tài chính khác. . Cung cấp thông tin bổ sung chưa được tình bày trong báo cáo tài chính khác nhưng lại cần thiết cho việc trình bày trung thực và hợp lý. . Phần trình bày bằng lời văn phải ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. Phần trình bày bằng số liệu phảI đảm bảo thống nhất với số liệu trên các báo cáo tài chính khác. Mỗi khoản mục trong Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ cần được đánh dấu dẫn tới các thông tin liên quan trong bản thuyết minh báo cáo tài chính. Ví dụ: BẢN THUYẾT MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Năm 2007 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP Hình thức sở hữu vốn : Nhà nước. 2. Lĩnh vực kinh doanh : Sản xuất, kinh doanh, sữa chữa, nhập khẩu trực tiếp xăng dầu và khí tài xăng dầu. Ngành nghề kinh doanh : - Xuất nhập khẩu trực tiếp xăng, dầu, mỡ phục vụ Quốc phòng và kinh tế. - Xuất nhập khẩu khí tài xăng dầu (máy móc, thiết bị, dụng cụ phụ tùng vật tư ngành xăng dầu). - Sản xuất, sửa chữa các sản phẩm của ngành xăng dầu, xây lắp các kho bể chứa xăng dầu ( kết cấu thép ), sản xuất kinh doanh các mặt hàng cơ khí. - Xây dựng hoàn chỉnh các công trình xăng dầu, trạm cấp phát, cửa hàng bán lẻ xăng dầu với hệ thống công nghệ hoàn chỉnh. - Sản xuất sản phẩm công nghiệp chuyên ngành giao thông vận tải. Hiện nay Công ty xăng dầu Quân đội tập trung sản xuất kinh doanh vào ba lĩnh vực sau: + Xây dựng hoàn chỉnh các công trình xăng dầu trong và ngoài quân đội. + Bảo đảm xăng dầu cho quân đội và kinh doanh xăng dầu, mỡ + Sản xuất bồn bể chứa nhiên liệu, van bơm, các trang thiết bị chuyên ngành xăng dầu và lắp đặt xe xi téc chở xăng dầu. Đây là mặt hàng truyền thống Công ty cung cấp hầu hết các nhu cầu cho toàn ngành xăng dầu Quân đội. II. NĂM TÀI CHÍNH, ĐƠN VỊ TIỀN TỆ SỬ DỤNG TRONG KẾ TOÁN Năm tài chính Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam (VND). III. CHUẨN MỰC VÀ CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN ÁP DỤNG Chế độ kế toán áp dụng Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam. Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán Ban Giám đốc đảm bảo đã tuân thủ đầy đủ yêu cầu của các Chuẩn mực kế toán và Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam hiện hành trong việc lập Báo cáo tài chính. Hình thức kế toán áp dụng Công ty sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. IV. CÁC CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG Cơ sở lập Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính được trình bày theo nguyên tắc giá gốc. Hàng tồn kho Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp giá bình quân gia quyền và được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Các khoản phải thu thương mại và phải thu khác Các khoản phải thu thương mại và các khoản phải thu khác được ghi nhận theo hóa đơn, chứng từ. Tài sản cố định hữu hình Tài sản cố định được thể hiện theo nguyên giá trừ hao mòn lũy kế. Nguyên giá tài sản cố định bao gồm toàn bộ các chi phí mà Công ty phải bỏ ra để có được tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Các chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu chỉ được ghi tăng nguyên giá tài sản cố định nếu các chi phí này chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai do sử dụng tài sản đó. Các chi phí không thỏa mãn điều kiện trên được ghi nhận là chi phí trong kỳ. Khi tài sản cố định được bán hay thanh lý, nguyên giá và khấu hao lũy kế được xóa sổ và bất kỳ khoản lãi lỗ nào phát sinh do việc thanh lý đều được tính vào thu nhập hay chi phí trong kỳ. Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính phù hợp với hướng dẫn tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Số năm khấu hao của các loại tài sản cố định như sau: Số năm Nhà cửa vật kiến trúc 10 Máy móc, thiết bị 3-5 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 6 Thiết bị, dụng cụ quản lý 3 Chi phí đi vay Chi phí đi vay được ghi nhận vào chi phí trong kỳ. Trường hợp chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang cần có một thời gian đủ dài (trên 12 tháng) để có thể đưa vào sử dụng theo mục đích định trước hoặc bán thì chi phí đi vay này được vốn hóa. Đối với các khoản vốn vay chung trong đó có sử dụng cho mục đích đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang thì chi phí đi vay vốn hóa được xác định theo tỷ lệ vốn hóa đối với chi phí lũy kế bình quân gia quyền phát sinh cho việc đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sản xuất tài sản đó. Tỷ lệ vốn hóa được tính theo tỷ lệ lãi suất bình quân gia quyền của các khoản vay chưa trả trong kỳ, ngoại trừ các khoản vay riêng biệt phục vụ cho mục đích hình thành một tài sản cụ thể  Đầu tư tài chính Các khoản đầu tư vào chứng khoán, công ty liên kết được ghi nhận theo giá gốc. Chi phí trả trước dài hạn Chi phí trước hoạt động Chi phí trước hoạt động bao gồm các chi phí đào tạo, quảng cáo và khuyến mãi trước khi Công ty chính thức hoạt động sản xuất kinh doanh. Các chi phí này được phân bổ vào chi phí trong kỳ theo phương pháp đường thẳng trong vòng 02 năm kể từ khi Công ty bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh. Công cụ, dụng cụ Các công cụ, dụng cụ đã đưa vào sử dụng được phân bổ vào chi phí trong kỳ theo phương pháp đường thẳng với thời gian phân bổ không quá 3 năm. Nguồn vốn kinh doanh Nguồn vốn kinh doanh của Công ty được chia thành 2 phần: Nhóm sản phẩm cho Quốc phòng của Công ty được cấp vốn ngân sách.. Nhóm sản phẩm kinh tế do Công ty tự chủ về vốn. Thuế thu nhập doanh nghiệp Công ty có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp với thuế suất 28% trên thu nhập chịu thuế. Thuế thu nhập hiện hành là khoản thuế được tính dựa trên thu nhập chịu thuế trong kỳ với thuế suất áp dụng tại ngày cuối kỳ. Thu nhập chịu thuế chênh lệch so với lợi nhuận kế toán do điều chỉnh các khoản chênh lệch tạm thời giữa thuế và kế toán cũng như điều chỉnh các khoản thu nhập và chi phí không phải chịu thuế hay không được khấu trừ. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu, giá vốn Khi bán hàng hóa, thành phẩm doanh thu được ghi nhận khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với việc sở hữu hàng hóa đó được chuyển giao cho người mua và không còn tồn tại yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền, chi phí kèm theo hoặc khả năng hàng bán bị trả lại. Khi cung cấp dịch vụ, doanh thu được ghi nhận khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng hoá, sản phẩm, công trình xây dựng đã hoàn thành được chuyển giao. Giá vốn được ghi nhận phù hợp với doanh thu. Bên liên quan Các bên được coi là liên quan nếu một bên có khả năng kiểm soát hoặc có ảnh hưởng đáng kể đối với bên kia trong việc ra quyết định các chính sách tài chính và hoạt động. Giao dịch với các bên có liên quan trong năm được trình bày ở thuyết minh số VII.1. THÔNG TIN BỔ SUNG CHO CÁC KHOẢN MỤC TRÌNH BÀY TRONG BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Tiền và các khoản tương đương tiền Số cuối năm Số đầu năm Tiền mặt 34.681.344 63.309.072 Tiền gửi ngân hàng 404.554.725 4.131.556 Cộng 439.236.069 67.440.628 Đầu tư ngắn hạn Số cuối năm Số đầu năm Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 548.739.200 - Cổ phiếu (*) 548.739.200 Đầu tư ngắn hạn khác 258.409.025 - Tiền gửi tiết kiệm 36 tháng 258.409.025 - Cộng 807.148.225 - (*) Trong đó: Số lượng Giá trị ghi sổ Cổ phiếu A 200 51.003.200 Cổ phiếu B 2.000 497.736.000 Cộng 548.739.200 Phải thu khách hàng Số cuối năm Số đầu năm Bộ quốc phòng 2.242.729 - Bộ tư lệnh Thiết giáp 895.848.200 - Công ty TNHH Dầu nhờn Vĩnh Đạt 605.888.300 - Công ty CP Thanh Mai 678.335.200 - Công ty TNHH Kinh doanh xăng dầu Thạch Nam 1.399.399.292 41.861.877 CN Công ty CP HML 346.232.150 - Công ty CP HAPHCO - 402.224.900 Công ty TNHH FSA 32.627.066 454.322.252 Phải thu khách hàng khác 49.717.860 - Cộng 4.010.290.797 898.409.029 Trả trước cho người bán Số cuối năm Số đầu năm Công ty TNHH An Lành 105.600.000 Công ty TNHH Thương mại Him Lam 105.600.000 Công ty CP Thương mại dịch vụ Hoàng Minh 115.200.000 Công ty TNHH Xây dựng Trung Nam 158.400.000 Công ty CP RETRA 48.000.000 Công ty Xây dựng số 5 132.000.000 Công ty CP Khang Gia 33.000.000 Các nhà cung cấp khác 1.747.558 Cộng 699.547.558 - Hàng tồn kho Số cuối năm Số đầu năm Nguyên liệu, vật liệu 932.594.791 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang - 58.142.979 Cộng 932.594.791 58.142.979 Thuế và các khoản khác phải thu Nhà nước Số cuối năm Số đầu năm Thuế giá trị gia tăng đầu ra nộp thừa 21.338.700 Cộng 21.338.700 - Tài sản ngắn hạn khác Số cuối năm Số đầu năm Tạm ứng 1.095.461.207 - Các khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn - 123.502.772 Cộng 1.095.461.207 123.502.772 Tăng, giảm tài sản cố định hữu hình Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc và thiết bị Phương tiện vận tải, truyền dẫn Thiết bị, dụng cụ quản lý Cộng Nguyên giá Số đầu năm 499.604.545 63.041.271 562.645.816 Tăng trong năm Mua sắm mới 62.618.182 104.123.476 166.741.658 Đầu tư XDCB hoàn thành 909.923.362 909.923.362 Giảm trong năm Số cuối năm 909.923.362 62.618.182 499.604.545 167.164.747 1.639.310.836 Giá trị hao mòn Số đầu năm 34.694.760 4.515.438 39.210.198 Tăng trong năm Khấu hao trong năm 9.830.303 99.920.909 31.330.096 141.081.308 Giảm trong năm Số cuối năm - 9.830.303 134.615.669 35.845.534 180.291.506 Giá trị còn lại Số đầu năm - - 464.909.785 58.525.833 523.435.618 Số cuối năm 909.923.362 52.787.879 364.988.876 131.319.213 1.459.019.330 Chi phí xây dựng cơ bản dở dang Số đầu năm Chi phí phát sinh trong năm Kết chuyển vào TSCĐ trong năm Số cuối năm Xây dựng các trạm xăng dầu, kho bể 5.101.126.949 5.101.126.949 Công trình nhà xưởng Hà Tây 909.923.362 909.923.362 - Cộng - 6.011.050.311 909.923.362 5.101.126.949 Đầu tư dài hạn khác Đầu tư dài hạn khác Theo giấy phép Thực góp tại 31/12/2007 Tỷ lệ CP sở hữu Giá trị CP sở hữu Công ty Cổ phần X 7% 7.000.000.000 3.000.000.000 Công ty Cổ phần Y 5% 1.250.000.000 1.250.000.000 Cộng 4.250.000.000 Chi phí trả trước dài hạn Số đầu năm Tăng trong năm Kết chuyển vào chi phí SXKD trong năm Số cuối năm Chi phí trước hoạt động 61.275.906 - 61.275.906 - Chi phí công cụ dụng cụ - 208.439.784 21.081.545 187.358.239 Cộng 61.275.906 208.439.784 82.357.451 187.358.239 Phải trả người bán Số cuối năm Số đầu năm Công ty CP Vĩnh Nguyên 49.290.495 Công ty CP xăng dầu Nguyên Hưng 98.999.900 Công ty CP Thăng Long 205.134.600 Công ty CP Hải Đăng 630.000 Công ty Petrolia 299.283.000 Cộng 653.337.995 - Người mua trả tiền trước Số cuối năm Số đầu năm Công ty TNHH PETRO 684.684.490 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Số đầu năm Số phải nộp trong năm Số đã nộp trong năm Số cuối năm Thuế GTGT hàng bán nội địa 30.783.855 - 52.344.252 (21.560.397) Thuế GTGT hàng nhập khẩu - 219.530.000 219.530.000 - Thuế xuất, nhập khẩu - 191.489.000 191.489.000 - Thuế thu nhập doanh nghiệp 20.702.381 240.918.331 38.702.381 222.918.331 Các loại thuế khác 3.000.000 3.000.000 Cộng 51.486.236 654.937.331 505.065.633 201.357.934 Thuế GTGT hàng bán nội địa nộp thừa được trình bày ở chỉ tiêu Thuế và các khoản khác phải thu Nhà nước (xem thuyết minh số V.06) Thuế giá trị gia tăng Công ty nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ với thuế suất 10%. Thuế xuất, nhập khẩu Công ty kê khai và nộp theo thông báo của Hải quan. Thuế thu nhập doanh nghiệp Xem thuyết minh số IV.09. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp trong năm được dự tính như sau: Năm nay Năm trước Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 860.422.612 112.374.694 Các khoản điều chỉnh tăng, giảm lợi nhuận kế toán để xác định lợi nhuận chịu thuế thu nhập doanh nghiệp: Các khoản điều chỉnh tăng Các khoản điều chỉnh giảm Tổng thu nhập chịu thuế 860.422.612 112.374.694 Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp 28% 28% Thuế thu nhập doanh nghiệp dự tính phải nộp 240.918.331 31.464.914 Điều chỉnh chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp của các năm trước Tổng chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành 240.918.331 31.464.914 Thuế thu nhập doanh nghiệp Công ty kê khai và nộp theo quy định Các khoản phải trả, phải nộp ngắn hạn khác Số cuối năm Số đầu năm Chi phí vật liệu, nhân công chưa thanh toán 1.280.739.018 543.583.611 Cộng 1.280.739.018 543.583.611 Vay và nợ dài hạn Số cuối năm Số đầu năm Vay dài hạn ngân hàng 2.490.332.563 - Ngân hàng TMCP Quân đội 2.490.332.563 - Chi tiết số phát sinh về các khoản vay dài hạn Số đầu năm - Số tiền vay phát sinh trong năm 2.490.332.563 Số cuối năm 2.490.332.563 Vốn chủ sở hữu Bảng đối chiếu biến động vốn chủ sở hữu Vốn đầu tư của chủ sở hữu Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối Cộng Số đầu năm trước 180.000.000 4.720.916 184.720.916 Cổ đông góp vốn 950.000.000 950.000.000 Trong đó góp bằng tiền 950.000.000 - Lợi nhuận trong năm trước 80.909.780 80.909.780 Trích lập các quỹ trong năm trước (10.137.085) (10.137.085) Chia cổ tức năm trước (75.493.611) (75.493.611) Số dư cuối năm trước 1.130.000.000 - 1.130.000.000 Số dư đầu năm nay 1.130.000.000 - 1.130.000.000 Cổ đông góp vốn 12.220.000.000 12.220.000.000 Trong đó góp bằng tiền 12.220.000.000 12.220.000.000 Lợi nhuận trong năm nay 619.504.281 619.504.281 Số dư cuối năm nay 13.350.000.000 619.504.281 13.969.504.281 Quỹ khen thưởng, phúc lợi Số đầu năm 7.137.085 Chi quỹ trong năm (27.006.667) Số cuối năm (19.869.582) THÔNG TIN BỔ SUNG CHO CÁC KHOẢN MỤC TRÌNH BÀY TRONG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Doanh thu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Năm nay Năm trước Doanh thu bán hàng hóa 2.092.733.499 445.670.000 Doanh thu hoạt động xây lắp 4.459.538.619 1.068.211.578 Cộng 6.552.272.118 1.513.881.578 Giá vốn hàng bán Năm nay Năm trước Giá vốn của hàng hóa đã cung cấp 1.777.293.720 415.091.200 Giá vốn của hợp đồng xây dựng 3.175.173.509 600.540.648 Cộng 4.952.467.229 1.015.631.848 Doanh thu hoạt động tài chính Năm nay Năm trước Lãi tiền gửi 129.797.677 859.594 Lãi chênh lệch tỷ giá đã thực hiện 1.611.370 - Cộng 131.409.047 859.594 Chi phí quản lý doanh nghiệp Năm nay Năm trước Chi phí nhân viên quản lý 347.078.567 216.000.000 Chi phí vật liệu quản lý 597.143 22.032.690 Chi phí đồ dùng văn phòng 80.005.878 - Chi phí khấu hao TSCĐ 141.382.400 39.210.198 Phân bổ chi phí trước hoạt động 61.275.906 66.846.391 Thuế phí lệ phí 13.305.856 - Chi phí dịch vụ mua ngoài 85.503.719 13.702.757 Chi phí bằng tiền khác 140.491.855 28.942.594 Cộng 869.641.324 386.734.630 NHỮNG THÔNG TIN KHÁC Chi phí lãi vay Chi tiết phân bổ chi phí lãi vay phát sinh trong năm như sau: Năm nay Chi phí lãi vay được vốn hóa 48.701.232 Tỷ lệ vốn hóa 100 % Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát thực trạng tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm nay Năm trước Cơ cấu tài sản và cơ cấu nguồn vốn Cơ cấu tài sản Tài sản ngắn hạn/Tổng số tài sản % 42,96 66,24 Tài sản dài hạn/Tổng số tài sản % 57,04 33,76 Cơ cấu nguồn vốn Nợ phải trả/Tổng nguồn vốn % 27,65 34,35 Nguồn vốn chủ sở hữu/Tổng nguồn vốn % 72,35 65,65 Khả năng thanh toán Khả năng thanh toán hiện hành Lần 3,62 2,91 Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn Lần 2,92 1,93 Khả năng thanh toán nhanh Lần 0,25 0,11 Tỷ suất sinh lời Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu thuần % 12,87 7,42 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu thuần % 9,27 5,34 Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên tổng tài sản % 4,46 6,49 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên tổng tài sản % 3,21 4,67 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu % 4,43 7,16 Lập, ngày 30 tháng 3 năm 2008 Kế toán trưởng Giám đốc CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI VÀ NHẬN XÉT Sau hơn 40 năm xây dựng và phát triển công ty XDQĐ đang ngày càng trưởng thành và đạt được những thành tựu đáng ghi nhận. Đặc biệt đối với nhiệm vụ SXKD trong suốt 10 năm liên tục gần đây năm nào công ty cũng hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch được giao, bảo đảm đầy đủ và kịp thời cho các nhiệm vụ quân sự mà Bộ Quốc Phòng và Tổng Cục Hậu Cần giao. Đồng thời không những mở rộng SXKD, tăng doanh thu, nộp NSNN, nâng cao thu nhập người lao động năm sau cao hơn năm trước, bước đầu khẳng định được vị thế là một doanh nghiệp Quốc Phòng làm tốt cả hai nhiệm vụ Quốc Phòng và kinh tế. Có được kết quả trên là do công ty đã luôn cố gắng thích ứng linh hoạt với những thay đổi của nền kinh tế thị trường. Là một doanh nghiệp đa ngành nghề lại kinh doanh chủ yếu là mặt hàng xăng, dầu, hơn nưa nhu cầu tiêu dùng xăng dầu của người dân ngày càng cao, trong khi đó giá cả xăng dầu thế giới luôn có sự biến động từng ngày, từng giờ nhưng công ty đã biết thích ứng với tình hình đó và luôn cố gắng trả lời câu hỏi SXKD mặt hàng gì? Khách hàng là ai? Chất lượng sản phẩm, giá cả như thế nào?... để từ đó tạo được “ đầu ra” tốt nhất. Hiện nay công ty đang xây dựng một mạng lưới phân phối mạnh về khả năng bán hàng và tài chính ngày càng được củng cố vững mạnh. Đây là những thuận lợi, những ưu thế để trong thời gian tới công ty tiếp tục mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cao hơn. Những thành tựu đạt được trong công tác kế toán tại Công ty Xăng dầu Quân đội Công ty XDQD là doanh nghiệp vừa hoạt động trên lĩnh vực sản xuất, vừa hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh thương mại. Đến nay công ty đã có 3 phân xưởng sản xuất khí tài xăng dầu, 1 chi nhánh ở TPHCM, 1 chi nhánh ở TP Đà Nẵng với hơn 160 đại lý và 242 trạm xăng dầu trên 33 tỉnh thành trong cả nước và 15 trạm do công ty trực tiếp quản lý. Vì vậy hiện công ty đang áp dụng hình thức tổ chức vừa tập trung vừa phân tán là phù hợp. Mặt khác với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng với tinh thần trách nhiệm cao, năng động và đang sử dụng phần mềm kế toán phù hợp nên công tác kế toán ngày càng đơn giản hơn, đạt hiệu quả cao hơn. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Công ty đang sử dụng chứng từ ban đầu đúng như mẫu biểu do BTC quy định như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, HĐGTGT…. Các chứng từ đều được ghi đầy đủ chính xác các nghiệp vụ phát sinh theo đúng thời gian, có chữ ký đầy đủ của các bộ phận có liên quan và đúng với chế độ. Giữa các phòng ban, các bộ phận có sự kết hợp chặt chẽ trong việc hoàn chỉnh chứng từ, nhờ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi từng bộ phận liên quan. Bên cạnh việc kiểm tra chứng từ thường xuyên, kế toán không ngừng hợp lý hoá các thủ tục và xử lý chứng từ. Khi áp dụng luật thuế GTGT, thuế NK công tác quản lý chứng từ thuế GTGT đầu vào, thuế NK, thuế GTGT đầu ra được chia thành hai mảng rõ ràng thuận tiện cho công tác kê khai thuế và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước theo định kỳ được chính xác, đầy đủ. Về tài khoản sử dụng: Các tài khoản mà công ty hiện nay đang sử dụng là phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Cho đến nay việc áp dụng vẫn được triển khai tốt và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, đáp ứng được nhu cầu của kế toán tổng hợp cũng như kế toán chi tiết. Các TK131,TK 632,TK 641,TK 642, TK 511… được hạch toán chi tiết cho từng khách hàng, từng mặt hàng, từng trạm trực thuộc… Có thể nói việc tổ chức hệ thống tài khoản ở công ty là tôt và phù hợp với đặc điểm tình hình công ty hiện nay, song yêu cầu mở tài khoản chi tiết cho từng loại hàng hoá để phản ánh chính xác doanh thu, chi phí, kết quả của từng loại hàng là rất quan trọng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị của công ty. Đối với việc tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán: Công ty đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, hình thức này là khá đơn giản về quy trình hạch toán và công tác kế toán được phân đều trong tháng thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra. Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán nên trong ghi chép, xử lý số liệu chính xác hơn, nhanh chóng hơn, khắc phục được nhược điểm của hình thức ghi sổ này là giảm được khối lượng ghi chép chung, giảm mức độ nhầm lẫn trong ghi chép,… Công ty Xăng dầu Quân đội áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên, liên tục và chính xác lượng hàng hoá Xuất – Nhập – Tồn trong kỳ, tạo ra sự quản lý và bảo quản tốt hàng hoá về cả số lượng lẫn giá trị.Trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán áp dụng phương pháp ghi thẻ song song là phù hợp. Nhìn chung công tác kế toán của công ty hiện nay đang được tổ chức linh hoạt, phù hợp và đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty. Một số hạn chế trong công tác kế toán tại Công ty dầu Quân đội: Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán ở công ty vẫn còn một số nhược điểm cần được khắc phục. Một là: Hiện nay tuy công ty có dành cho khách hàng những khoản chiết khấu nhất định để khuyến khích tiêu thụ hàng hoá nhưng khoản chiết khấu này khi hạch toán lại không được tách riêng vào TK531- Chiết khấu hàng bán mà lại tính trừ luôn cho khách hàng vào giá vốn hàng xuất bán. Điều này sẽ làm mất sự chính xác của việc tính toán giá vốn hàng xuất bán, hơn nữa còn ảnh hưởng đến việc xác định kết quả bán hàng. Hai là: Hiện nay công tác thu hồi nợ vẫn chưa thực sự hiệu quả, phần vốn bị chiếm dụng còn khá lớn. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại Công ty Xăng dầu Quân đội: Ngày nay kế toán không chỉ là công việc ghi chép tính toán đơn thuần về tài sản và sự vận động của tài sản mà nó còn là một bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin, là công cụ quản lý thiết yếu. Dựa trên những thông tin trung thực, chính xác mà nhà quản trị mới có thể đưa ra được những quyết định kinh doanh hữu hiệu nhất. Như vậy về mặt sử dụng thông tin, kế toán là một công cụ không thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế. Muốn hoàn thiện công tác kế toán nói chung cần phải tuân theo các yêu cầu sau: Phải tuân thủ đầy đủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành: Hoạt động trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp một mặt tạo sự chủ động cho mình trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác vẫn chịu sự quản lý, điều hành và kiểm soát của nhà nước bằng pháp luật và các biện pháp hành chính, bằng các công cụ quản lý kinh tế. Chính vì vậy, các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán phải dựa trên chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán hiện hành, có như vậy kế toán mới thực sự là công cụ quản lý không chỉ trong phạm vi doanh nghiệp mà của cả Nhà nước đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân.Việc tuân thủ chế độ kế toán phải thể hiện từ việc tuân thủ tài khoản sử dụng, phương pháp và trình tự kế toán đến việc sử dụng hệ thống sổ sách và lập báo cáo. Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp: Hiện nay nền kinh tế nước ta là nền kinh tế nhiều thành phần, mỗi ngành nghề, mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như nhu cầu quản lý riêng. Chính vì vậy mà các chính sách, quy định do nhà nước ban hành chỉ mang tính định hướng, hướng dẫn cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp phải biết vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với đặc điểm và tình hình thực tế của doanh nghiệp mình. Việc vận dụng phù hợp cũng cần phải bảo đảm sự thống nhất về phương pháp đánh giá, về việc sử dụng chứng từ, tài khoản cũng như hệ thống sổ sách báo cáo. Phải đáp ứng việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác: Đây là yêu cầu không thể thiếu được trong tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng bởi nếu đáp ứng được yêu cầu này sẽ giúp cho nhà quản lý ra đựơc quyết định nhanh chóng, kịp thời để từ đó có được kết quả tối ưu. Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả: Mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận. Để đạt được mục đích đó cùng vơi việc không ngừng tăng doanh thu, tăng lợi nhuận các doanh nghiệp cần phải có các biện pháp để hạ thấp chi phí, giảm thiểu những chi phí phát sinh không cần thiết. Đây cũng là một yêu cầu tất yếu và cấp bách đặt ra hiện nay đối với các doanh nghiệp trong điều kiện nền kinh tế thị trường. Đối với công tác kế toán nói riêng tại Công ty Xăng dầu Quân đội tuy là khá hoàn thiện nhưng vẫn còn một số điểm cần khắc phục. Ví dụ như: Thứ nhất: Trong thời gian tới tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty sẽ càng tăng cao, vì vậy công ty nên tách khoản chiết khấu cho khách hàng khỏi giá bán và chuyển sang sử dụng TK521- Chiết khấu thương mại. Thứ hai: Cần kiểm tra sát sao hơn nữa tình hình thanh toán của khách hàng để có biện pháp tốt trong công tác thu hồi nợ đúng kỳ hạn và thu đủ. Mặc dù trong thanh toán chậm khách hàng phải có thế chấp và cầm cố tài sản nhưng trích lập Nợ phải thu khó đòi là cần thiết và việc trích lập phải tuân theo đúng quy định. KẾT LUẬN Được sự giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo và các anh chị Phòng kế toán tài chính Công ty Xăng dầu Quân đội, em đã có điều kiện được nắm bắt, thâm nhập thực tế Công ty, củng cố, hoàn thiện những lý luận tiếp thu từ nhà trường và từ đó có được những kinh nghiệm thực tế trong công tác kế toán, giúp ích cho chuyên ngành Kiểm toán. Tuy nhiên do trình độ hiểu biết và chuyên môn của bản thân cũng như thời gian thực tế bị hạn chế nên bài luận văn của em không thể giải quyết triệt để những vấn đề liên quan và cũng không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy, Cô giáo, các anh chị Phòng Kế toán tài chính và tất cả các bạn đọc quan tâm đến vấn đề nghiên cứu trong bài viết này. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của Cô giáo hướng dẫn – PGS, TS Nguyễn Minh Phương, các Thầy, Cô giáo trong Bộ môn Kế toán Doanh nghiệp cùng các anh chị Phòng Kế toán tài chính Công ty Xăng dầu Quân đội. Hà Nội, tháng 7 năm 2008 Sinh viên Hoàng Lan Hương. DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kế toán tài chính Doanh nghiệp (Chủ biên PGS, TS Đặng Thị Loan). Hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam. Một số Tạp chí, sách báo liên quan Tài chính Kế toán. Một số tài liệu tại Công ty Xăng dầu Quân đội. MỤC LỤC Nhận xét của đơn vị thực tập Nhận xét về Báo cáo kiến tập kế toán của sinh viên : Hoàng Lan Hương. Lớp: Kiểm toán 47B - Đại học Kinh tế Quốc dân. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày .... tháng 7 năm 2008. Người nhận xét ._.