Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ hàng không SAPA

cách tốt hơn. Thông qua đợt kiến tập, sinh viên phải tự tìm hiểu các nghiệp vụ mà người các bộ kinh tế phải đảm nhận tại doanh. Hơn nữa còn giúp sinh viên rèn luyện đức tính nghề nghiệp của người cán bộ quản lý sản xuất kinh doanh như: cần cù sáng tạo, linh hoạt và ý thức kỹ luật…nhằm giúp cho công việc sau này. Thật là may mắn cho em khi được kiến tập tại công ty “trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không SAPA”. Với nhận thức hiểu biết và kiến thức được học trong quá trình học tập và rèn luyện tại trường cũng như trong thời gian kiến tập tại công ty “trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không SAPA”, em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, các chú, anh chị và nhất là của chị Nguyễn Thị Phương – phòng kế toán và cô giáo Lê Kim Ngọc – giảng viên đã hướng dẫn em hoàn thành bản báo cáo kiến tập này. Nội dung báo cáo kiến tập của em gồm 3 phần: - Phần I: Tổng quan về công ty “TNHH thương mại và dịch vụ hàng không SAPA” - Phần II: thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty “TNHH thương mại và dịch vụ hàng không SAPA” - Phần III: Nhận xét, đánh giá về công ty“TNHH thương mại và dịch vụ hàng không SAPA” Do thời gian có hạn cộng với kinh nghiệm thực tế còn ít ỏi nên báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự chỉ bảo và đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo cùng các anh chị trong phòng kế toán của công ty giúp em hoàn thành báo cáo kiến tập một cách tốt nhất. Em xin gửi lời cảm ơn trân trọng nhất tới các thầy cô giáo hướng dẫn cùng giám đốc và cán bộ phòng kế toán của công ty “trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không SAPA”. CHƯƠNG 1TỔNG QUAN VỀ CÔNG TYTNHH TM&DV HÀNG KHÔNG SAPA 1.1. Quá trình hình thành và phát triển 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển: Trong những năm 2000-2001, Việt Nam đang nỗ lực xây dựng nền kinh tế thị trường theo cơ chế mở cửa.do vậy các công ty tư nhân, các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài được thành lập ngày càng đa dạng và phong phú tạo điều kiên cho kinh doanh xuất nhập khẩu phát triển. Bên cạnh đó là nhu cầu đi lại bằng đường hàng không ngày một tăng lên đòi hỏi phải có một hệ thống các dịch vụ hàng không phát triển Do vậy ngày 20-11-2001 “công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không SAPA’’ được thành lập với mã số đăng ký kinh doanh là 0102003684.CTTNHH-quận Hoàn Kiếm thành phố Hà Nội. + Loại hình công ty:công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên + Vốn điều lệ của Công ty: 3 tỷ + Tên giao dịch đối ngoại : “công ty trách nhiệm hữu hạn TM và dịch vụ hàng không SAPA” + Trụ sở chính : 36C1 Lý Nam Đế-quận Hoàn Kiếm-thành phố Hà Nội + Điện thoai :04 747432 + Mail : SaPahanoi@gmail.com 1.1.2. loại hình kinh doanh Với số vốn điều lệ là 3 tỷ, trong những năm đầu tiên công ty tập trung vào đại lý vé máy bay và đã đem lại những thành công nhất định trong quá trình kinh doanh như lợi nhuận, xây dựng được nhiều bạn hàng tốt. Từ năm 2005. Qúa trình công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước ngày càng sâu sắc về mọi mặt đòi hỏi ngành xây dựng phát triển tương xứng và toàn diện.do vậy, công ty quyết định mở rộng loại hình kinh doanh đó là kinh doanh máy xây dựng. Công ty nhập máy từ Nhật và sau đó bán cho các công ty xây dựng công trình thủy lợi, loại máy kinh doanh chủ yếu là máy lu, máy ủi … Song song với hai loại hình kinh doanh trên. Công ty cũng tiến hành nhận một số hợp đồng xây dựng thủy điện, thủy lợi với chức năng san đất, đắp đập…vì vậy mà máy xây dựng khi nhập về không những để bán mà còn dùng để sử dụng trong các công trình. Các công trình mà công ty đã và đang hoàn thành như công trình thủy điện Ba Hạ _ Phú Yên, công trình An Khánh,công trình An Khê-kanak.công trình thủy lợi hồ Cửa Đạt. Bên cạnh đó, năm 2007 để thêm thuận lợi cho công ty trong lĩnh vực xây dựng công ty mở thêm loại hình dịch vụ nổ mìn tại các công trình. Chính loại hình này giúp cho công ty chủ động trong việc thi công, công ty sẽ không phải thuê dịch vụ này nữa và cũng tạo điều kiện để cho công ty có thể ký kết được nhiều hợp đồng khác vì công ty có thể song song thực hiện được cả hai nhiệm vụ. Trong lịch sử phát triển gần 8 năm của mình, công ty đã trải qua nhiều thử thách, gặp nhiều khó khăn nhưng cũng đạt được không ít thành công, từ đó công ty đã trưởng thành hơn cả về quy mô và chất lượng. Hiện nay, trong thời kỳ Việt Nam đang tích cực gia nhập vào thị trường thế giới, đặc biệt là hội nhập WTO, Công ty cần phải chủ động phát triển hơn nữa để khẳng định mình trên thị trường trong nước và vươn ra thế giới. 1.1.3. Tình hình kinh doanh trong 4 năm gần đây: Với số vốn điều lệ là 3 tỷ đồng. Tài sản cố định: 0.9 tỷ đồng Tài sản lưu động: 2.1 tỷ đồng Bảng 1.1 Tổng hợp báo cáo kết qủa kinh doanh của 4 năm từ năm 2004 đến năm 2007 (đơn vị :1000 đồng) Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 14.398.955 13.853.018 4.322.584 12.604.308 2.Các khoản giảm trừ doanh thu 3.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 14.398.955 13.853.018 4.322.584 12.604.308 4.Giá vốn hàng bán 13.125.630 11.836.664 1.558.172 10.321.322 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.273.325 2.016.354 2.764.412 2.282.986 6.Doanh thu hoạt động tài chính 5.006 7.983 7.Chi phí tài chính 345.041 497.782 751.563 1.008.322 8.Chi phí quản lý doanh nghiệp 803.802 1.492.022 1.937.059 1.143.696 9.Chi phí bán hàng 10.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 124.481 26.548 80.794 138.950 11.Thu nhập khác 2.924 6.066 45.454 127.272 12.Chi phí khác 117.866 246.943 13.Lợi nhuận khác 2.924 6.066 (72.412) (119.670) 14.Lổng lợi nhuận kế toán trước thuế 127.405 32.615 8.382 19.279 15.Thuế thu nhập doanh nghiệp 35.673 9.132 2.347 5.398 16.Lợi nhuận sau thuế 91.732 23.483 6.035 13.881 Biểu 1.2: Biểu đồ so sánh lợi nhuận đạt được qua 4 năm: Qua bảng Bảng tổng hợp báo cáo kết qủa kinh doanh của 4 năm từ năm 2004 đến năm 2007, ta thấy tình hình kinh doanh của công ty không được khả quan cho lắm.lợi nhuận liên tục giảm trong 3 năm liên tiếp.từ năm 2004 sang năm 2005. lợi nhuận giảm một cách rõ rệt từ 91,732 triệu xuống còn 23,483 triệu. giảm 68,249 triệu ( 74,4 %) và đến năm 2006 chỉ còn 6,035 triệu, giảm 17,448 triệu so với năm 2005 ( 74,3 %). tuy năm 2007, lợi nhuận của công ty có tăng lên 7,846 triệu so với năm 2006 nhưng đó là sự tăng không đáng kể. từ đó cho thấy nhưng khó khăn của công ty đang gặp phải là rất lớn, nó do rất nhiều nguyên nhân nhưng nguyên nhân chính là do sự cạnh tranh rất gay gắt của nền kinh tế thị trường khi Việt Nam ra nhập WTO Biểu 1.3: Bảng phân tích doanh thu trong năm 2007: (Đơn vị :1000 đồng) STT NỘI DUNG SỐ TIỀN 1 Mua bán máy xây dựng 6.266.665 2 Thi công công trình 4.407.342 3 Hoa hồng đại lý vé máy bay 1.674.750 4 Dịch vụ nổ mìn 255.551 5 Tổng 12.604.308 Từ bảng phân tích trên ta thấy cơ cấu doanh thu của công ty chủ yếu là doanh thu về mua bán máy xây dựng 6,266665 tỷ chiếm 49.77 % trong tổng doanh thu năm 2007. sau đó là doanh thu về thi công công trình 4,407342 tỷ chiếm 34,99% trong tổng số doanh thu năm. Như vậy, ban đầu công ty chỉ đơn thuần là đại lý vé máy bay thì cho đến nay công ty đã có nhiều loại hình kinh doanh, nhưng do sự cạnh tranh quá mạnh của thị trường nên đã làm cho lợi nhuận giảm dần, tuy nhiên đó chỉ là tạm thời, việc chuyển hướng cơ bản cách loại hình kinh doanh sẽ tại cho công ty nhưng cơ hội mới về lợi nhuận cũng như về vị trí của mình trên thị trường. đây có thể là suy nghĩ sáng tạo của công ty, bởi lẻ quá trình công nghiệp hóa ở nước ta đang diễn ra mạnh mẽ.quá trình hội nhập WTO nên sự cạnh tranh trên thị trường diễn ra sâu sắc, do vậy viêc mở rộng loại hình kinh doanh như một vấn đề tất yếu. và từ đó công ty không thể không chấp nhận rủi ro. có thể trong những năm đầu doanh số mang lại còn thấp nhưng trong tưong lai nếu có sự điều hành tốt của ban quản lý thì hiệu quả của nó sẽ rất cao và quan trọng hơn là nó tạo ra cho công ty những yêu thế so với các đối thủ cạnh tranh. tuy nhiên nhìn nhận lại quá trình phát triển của công ty ta không thể không nhận ra rằng công ty còn găp một số khó khăn trong quản lý. nguyên nhân có thể là công ty chưa có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả, công tác kế hoạch, các thủ tục kiểm soát còn chưa được xem trọng. đồng thời do sự chủ quan của công ty nên chưa thực hiện được những chiến dịch Marketing cần thiết để thúc đẩy tiêu thụ như quảng cáo trên mạng.công ty có thể mở một trang web để giới thiệu về những mặt hàng mà mình cung cấp từ đó sẽ tạo ra những bạn hàng mới. Hiên tại công ty đã tạo ra một số bạn hàng lâu năm như: Xí nghiệp xây dựng thủy lợi 14 Công ty soukitrading co.LTD Doanh nghiệp tư nhân xăng dầu trịnh thái Việt nam Airilines Công ty cổ phần đầu tư thương mại thép mới Xí nghiệp kinh doanh vật tư thiết bị và xây lắp Ngân hàng Á Châu Xí nghiệp xây dựng công trình_CTCP cơ điện và thủy lợi 2 CTCP đầu tư và xây dựng bạch đằng 8 Hà Nội 1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động tại Công ty 1.2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và quy trình công nghệ Công ty nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không SAPA với chức năng kinh doanh máy xây dựng Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại - Bao gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng - Hàng hóa trong kinh doanh thương mại của công ty là máy xây dựng - Công ty kinh doanh máy xây dựng theo 2 phương thức: Phương thức bán trực tiếp không qua kho và Phương thức bán qua kho bãi Phương thức mua bán máy tại công ty Công ty mua và bán máy xây dựng theo hai phương thức: - Phương thức mua và bán trực tiếp cho khách hàng không qua kho.( nghiệp vụ này ít phát sinh) Theo phương thức mua và bán hàng này, công ty thường tiến hành xem xét giá cả và chất lượng của máy mua với giá và chất lượng dịch vụ của khách hàng đưa ra. Khi khách hàng đồng ý mua hàng theo những tiêu chí về thời gian, chất lượng và giá cả mà công ty đưa ra, hai bên ký hợp đồng mua bán với những thỏa thuận mà hai bên đưa ra. Sau đó, Công ty tiến hành nhập khẩu máy hoặc nhận hàng từ nhà cung cấp trong nước, sau khi khách hàng chấp nhận , máy sẽ chuyển thẳng tới cho khách hàng mà không qua kho của công ty, đồng thời công ty đề nghị khách hàng thanh toán tiền hàng. Theo phương thức mua bán hàng này công ty đã làm giảm đi rất nhiều chi phí lưu kho lưu bãi, chi phí đi đường của máy, không có hàng tồn kho làm tăng vốn lưu động cho công ty bởi vì máy xây dựng là những tài sản có giá trị cao - Phương thức máy được đưa về kho sau đó mới bán cho khách hàng. Theo phương thức này máy được nhập về kho bãi, và trở thành tài sản cố định của công ty, công ty sẽ sử dụng nó để thi công các công trình.hoặc Khi có đơn đặt hàng mua của khách hàng. Công ty tiến hành thanh lý tài sản cố định. Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không SAPA với chức năng là xây dựng công trình Đặc điểm của hoạt động kinh doanh xây dựng công trình tại công ty - Công trình thủy điện Ba Hạ - Phú Yên : chức năng chính là san lấp và đắp đập - Công trình An Khánh : chức năng chính là thi công bãi đỗ xe khu massage , khu du lịch sinh thái cao cấp…. - Công trình thuy điện Ankhe_Kanak : chức năng chính là san lấp và đắp đập Hiện tại công ty đang thi cồn 3 công trường là ở Tây Nguyên, Hà Tĩnh, công trình thủy lợi tại hồ Cửa Đạt Thanh Hoá. Với tổng số máy thi công là 30 cái, vật tư nhiên liệu được tập kết tại kho bãi của công trường. Hệ thống kho bãi đều được xây dựng theo tiêu chuẩn chất lượng cao phù hợp với điều kiện bảo quản, vận chuyển các loại máy va vật tư nhiên liệu Quá trình xây dựng công trình: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không SAPA là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng. Do vậy những sản phẩm mà công ty sản xuất kinh doanh thường là các công trình thuộc phạm vi chuyên môn của công ty đã hợp đồng,những sản phẩm này mang tính đơn chiếc, có kích thước, chi phí cao, thời gian sử dụng lâu dài……Xuất phát từ những đặc điểm đó nên quá trình sản xuất các loại sản phẩm chủ yếu của công ty nói riêng và các công ty xây dựng nói chung đều mang đặc điểm là sản xuất liên tục phức tạp qua nhiều giai đoạn khác nhau. Tuy nhiên hầu hết các công trình đều tuân theo quy trình như sau: Đào móng gia cố nền thi công nghiệm thu bàn giao Công ty nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không SAPA với chức năng là đại lý vé máy bay của Việt Nam Airilines Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại đại lý vé máy bay - Hàng hóa khi nhận là vé máy bay của VietNam Airlines.khi nhận vé, công ty phải đặt cọc một khoản tiền. - Bán đúng giá theo quy định của hãng và được hưởng hoa hồng từ dịch vụ bán vé tuy nhiên do đại lý chuyên cung cấp vé may bay nên dịch vụ này không chịu thuế giá trị gia tăng nên không phải kê khai ,nộp thuế giá trị gia tăng của hàng bán đại lý và hoa hồng được hưởng - Sau khi bán vé,đại lý phán ánh số tiền thu, tính hoa hồng được hưởng và thanh toán tiền cho hãng Hiện tại công ty có 1 đại lý, số nhân viên trong phòng bán vé là 12. số vé trung bình hàng ngày công ty nhận và bán được từ việt nam erilines là 150 vé, tùy thuộc vào từng thời điểm và mùa vụ. Công ty nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không SAPA với chức năng thực hiện dịch vụ nổ mìn Do loại hình kinh doanh dịch vụ này công ty mới mở rộng nên còn đang gặp nhiều khó khăn và bỡ ngỡ,do vậy, nó chiếm tỷ trọng thấp trong tông doanh thu của công ty,tuy nhiên công ty cũng đã tìm được một số bạn hàng và ký kết được một số hợp đồng có giá trị lớn làm tăng doanh thu của công ty 1.2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý: Trong nền kinh tế thị trường đầy thách thức cạnh tranh và cũng không ít cơ hội như hiện nay, việc tổ chức một bộ máy quản lý linh hoạt nhằm ứng phó với mọi trường hợp là yếu tố vô cùng quan trọng. Nhận thức được vị trí và vai trò quan trọng của tổ chức quản lý. công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không SAPA đã sắp xếp những cán bộ có trình độ, năng lực, phẩm chất đạo đức, sức khoẻ và nhiệt tình gắn bó với doanh nghiệp vào những vị trí, chức vụ then chốt. Từ đó đảm bảo tính linh hoạt, gọn nhẹ của các cấp quản lý sao cho phù hợp với tình hình thực tế và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Xuất phát từ nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh của công ty,bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo chế độ quản lý một thủ trưởng và tổ chức quản lý theo chức năng phòng ban \ Sơ đồ 1.5: Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty Kế toán thanh toán Kế Toán TSCĐ Kế toán vật tư nhiên liệu Kế toán tiêu thụ và xác định kết qủa kinh doanh Quản lý kho bãi Quản lý vật tư Quản lý công trường Kế toán tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng Kế toán lương & các khoản trích theo lương Giám đốc Phòng hành chính Phòng kỹ thuật Phòng kế toán Phòng kế hoạch Phòng quản lý vật tư Với việc cơ cấu tổ chức theo chức năng quản lý thì nhiệm vụ của từng bộ phận được trình bày như sau: 1. Giám đốc: - Chức năng : là một đại diện pháp nhân có quyền điều hành cao nhất trong mọi hoạt động của công ty theo quyết định tại “điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty” . - Nhiệm vụ + Điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty và nghị quyết của công ty một cách có hiệu quả để bảo tồn và phát triển vốn cùng nguồn lực. + Chỉ đạo trực tiếp các phòng ban trong công ty. Chủ động xây dựng các dự án đầu tư, mở rộng sản xuất cùng các dự án liên doanh liên kết. + Duyệt hệ thống nội quy, quy chế hệ thống định mức kinh tế khoa học phù hợp với quy định của Nhà Nước và điều lệ công ty.. + Chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, đảm bảo cung cấp mọi nguồn lực gồm: con người, thiết bị, thời gian,năng xuất để thực hiện các mục tiêu đề ra. 2. Phòng kế toán: Gồm 4 thành viên. - Chức năng: + Phản ánh chính xác, kịp thời các nghiệp vụkinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, lên hệ thống tài khoản, sổ sách,báo cáo kế toán theo pháp lệnh kế toán của nhà nước Việt Nam xã hội chủ nghĩa. + Giám sát việc hoạt động trong kinh doanh thông qua dòng chảy của các dòng tiển trên cơ sở các nghị định, thông tư của chính phủ hiện hành. - Nhiệm vụ. + Lập chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như phiếu thu,phiếu chi, nhập xuất. + Kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở pháp luật. + Hạch toán kê toán theo pháp lệnh kế toán Việt Nam thông qua hệ thống tài khoản kế toán và sổ sách, báo biểu hiện hành. + Phân tích tình hình kinh tế, tổng hợp từ đó tham mưu cho lãnh đạo công tycó quyết định chuẩn mực trong điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả trong lĩnh vực tài chính. + Hướng dẫn cho các thành viên trong công ty có liên quan việc thực hiện chính sách quản lý tài chính hiện hành. + Đáp ứng kịp thời vốn cho sản xuất kinh doanh đảm bảo có hiệu quả và sử dụng vốn có hơp lý nhất. 3. Phòng hành chính: gồm 2 thành viên - Nhiệm vụ: Sắp xếp theo dõi bộ máy tổ chức lao động và thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động, lưu trữ, quản lý hồ sơ, văn thư, .... Tổ chức và thực hiện các kế hoạch quản lý chất lượng đào tạo, phân bổ lao động, tuyển nhân viên, xây dựng quản lý tiền lương 4.Phòng quản lý vật tư: gồm 2 thành viên - Nhiệm vụ: + phản ánh chính xác và kịp thời tình hình vật tư đã dùng hàng ngày xem xét tinh hình hiện có tại kho và lập kế hoạch trình giám đốc + giám sát, theo dõi hệ thống kho bãi về chất lượng quy mô. + kiểm tra hàng ngày số lượng,loại máy làm việc,số giờ làm việc của từng máy,cuối ngày kiểm tra số máy tại kho bãi + hàng ngày thực hiện viêc giám sát công trình.xem chất lượng làm việc của các công nhân và công suất làm việc của máy móc để từ đó định hướng thời gian hoàn thành công việc 5. Phòng kế hoạch: gồm 1 thành viên -Chức năng: Tham mưu giúp việc cho giám đốc trong việc thực hiện lập kế hoạch trong các dự án xây dựng công trình và cả quá trình kinh doanh của công ty - nhiệm vụ: + Lập hợp đồng, lập kế hoạch trong các dự án xây dựng công trình cũng như mọi dự án sản xuất kinh doanh của công ty. + Tổ chức thực hiện nghĩa vụ nhập xuất và bảo quản hàng hóa vật tư, thiết bị, nhiên liêu, vật liệu. + Xây dựng và thực hiện các kế hoạch kinh doanh của công ty. 6.phòng kỹ thuật: - Chức năng: + Tổ chức và thực hiện công tác kỹ thuật của từng công trình, dự án hạng mục một cách chính xác, đồng bộ ,đảm bảo đúng tiến độ thi công + Giúp việc tham mưu cho giám đốc về hàng hóa (máy xây dựng),nguyên vật liệu và chỉ đạo công tác chuyên môn sữa chữa các loại máy đang hoạt đọng gặp sự cố. Mỗi phòng ban có một vị trí, chức năng riêng nhưng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau, đều chụi sự chỉ đạo trực tiếp của gián đốc và tất cả đều vì mục tiêu cuối cùng là sự sốn còn và phát triển của công ty trong cơ chế thị trường . Nhìn chung,bộ máy sản xuất của công ty khá gọn nhẹ, linh hoạt. mỗi cá nhân,mỗi bộ phận đảm nhiệm những nhiệm vụ cụ thể trong mối liên hệ với bộ phận chức năng khác, đồng thời cũng có điều kiện phát huy tính chủ động linh hoạt của mình. CHƯƠNG 2THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠICÔNG TY TNHH TM&DV HÀNG KHÔNG SAPA 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: - Hình thức tổ chức kế toán: Công ty trách nhiệm hữu hạn và dịch vụ hàng không SAPA là công ty kinh doanh ở nhiều lĩnh vực kinh doanh, nên công ty yêu cầu về quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở từng khâu, từng bộ phận kế toán. Từ đó, Công ty đã tổ chức công tác hạch toán kế toán một cách độc lập, phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của công ty trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành. Công ty trách nhiệm hữu hạn và dịch vụ hàng không SaPa, thực hiện hình thức tổ chức kế toán tập trung. Theo hình thức công tác kế toán này, toàn đơn vị chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm tại công ty. Phòng kế toán trung tâm đặt tại trụ sở chính của công ty, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn đơn vị, phòng kế toán trung tâm bố trí nhân viên hạch toán tại các công trường và phòng vé làm nhiệm vụ thống kê ban đầu để định kỳ ngắn chuyển chứng từ lên phòng kế toán trung tâm. Trong điều kiện cần thiết, phòng kế toán trung tâm có thể giao cho các nhân viên hạch toán thực hiện một số phần hành công việc khác như ghi chép các chỉ tiêu cần thống kê, ghi chép một số nghiệp vụ cụ thể được giao hoặc ghi chép những phần hành kế toán chi tiết phát sinh ở các công trường và phòng vé, định kỳ lập báo cáo gửi về phòng kế toán trung tâm. Phòng kế toán trung tâm của Công ty trách gồm 4 nhân viên, và thực hiện những phần hành kế toán. Một kế toán viên có thể đảm nhận hai hoặc ba phần hành kế toán. Cuối niên độ kế toán phòng kế toán trung tâm hoàn thiện việc ghi chép sổ sách, …. Lập và nộp các báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước. Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty Phòng kế toán (kế toán trưởng) Kế toán tổng hợp Kế toán tiêu thụ và Kế toán tiêu thụ và xác định kết qủa kinh doanh Kế toán NVL xác định kết qủa kinh doanh Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Kế toán thanh toán Kế toán tiền mặt Tiền gửi ngân hàng Kế toán tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng Kế toán TSCD Kế toán TSCĐ Kế toán vật tư nhiên liệu Kế toán lương & các khoản trích theo lương Chức năng của từng bộ phận 1. Kế toán trưởng - Chức năng : + Tổ chức phân công trong phòng, thực hiện công tác kế toán trong công ty + Vận dụng đầy đủ và chính xác các chính sách tài chính hiện hành, pháp lệnh kế toán đang vận dụng. - Nhiệm vụ: + Bố trí điều hành các nhiệm vụ của phòng và chịu trách nhiệm trước giám đốc các công việc của phòng. + Nghiên cứu đề xuất hình thức hạch toán kế toán,lập chứng từ kế toán,hình thức sổ sách kê toán phù hợp với quy định của nhà nước và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty + Phân tích hoạt động kinh tế từ đó tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý kinh tế. + Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định,quy chế tài chính trong kinh doanh. + Nghiên cứu và dự thảo các văn bản quản lý tài chính của doanh nghiệp. + Phối hợp với các phòng ban liên quan thực hiện các nhiệm vụ được giao phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Kế toán tổng hợp + Theo dõi các tài khoản, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh của các phần hành kế toán vào sổ kế toán,thực hiện các thao tác tính toán hoàn thiện các báo cáo để báo cáo cho kế toán trưởng và giám đốc xem xét duyệt. + Kiểm tra số liệu các bộ phận kế toán và khóa sổ kế toán cuối kỳ. lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của công ty. 3. kế toán công nợ: + theo dõi tình hình công nợ của công ty.các khoản phải thu,phải trả của công ty, + phân tích khả năng thanh toán của công ty cũng như nguồn vốn mà công ty có thể huy động trong qúa trình kinh doanh . 4. Kế toán lương & các khoản trích theo lương: - Chức năng: + Theo dõi việc trích nộp, chi trả bảo hiểm xã hội của người lao động theo chế độ thu chi BHXH hiện hành. + Theo dõi tình hình nộp, hoàn thuế GTGT phát sinh trong quá trình kinh doanh và các khoản phải thanh toán với ngân sách khác . + Tính lương cho các bộ phận của công ty theo quy định hiện hành. - Nhiệm vụ: * Đối với BHXH: + Theo dõi thường xuyên sự biến động lao động, từ đó tính BHXH theo chế độ để phân bổ và trích nộp kịp thời cho cơ quan BHXH + Tính lương trên cơ sở định mức lao động theo quy chế của công ty như: lương khoán cho các bộ phận, lương cố định theo thời gian làm việc. + Tính và thanh toán các chế độ BHXH mà người lao động được hưởng theo chế độ hiện hành. * Đối với thuế + Kê khai thường xuyên kịp thời hóa đơn đầu vào, đầu ra một cách chính xác, theo thời gian phát sinh . + Lập các báo cáo thuế theo pháp lệnh thuế hiện hành . + Thường xuyên nộp và thanh toán với cơ quan thuế kịp thời . 5. Kế toán TSCĐ - Chức năng: + Quản lý theo dõi thường xuyên số lượng chủng loại TSCĐ tới từng bộ phận sử dụng trong toàn công ty. + Phản ánh kịp thời những biến động tăng giảm TSCĐ hoặc thiếu hụt từ đó trình lãnh đạo công ty có biện pháp xử lý kịp thời - Nhiệm vụ: + Lập sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo dõi tới từng loại TSCĐ, cho từng bộ phận sử dụng. + Lập hóa đơn nhập xuất nội bộ khi có sự biến động TSCĐ trong công ty + Lập hóa đơn nhập xuất ra ngoài công ty khi có sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty. + Phán ánh giá trị TSCĐ theo nguyên giá, giá trị hao mòn, phân bổ khấu hao cho từng đối tượng tính khấu hao thông qua hệ thống sổ sách, báo biểu đã được Bộ Tài Chính ban hành 6. Kế toán tiền mặt,Tiền gửi ngân hàng - Chức năng: + Quản lý và kiểm soát toàn bộ lượng tiền phát sinh tăng giảm trong quá trình hoạt động của công ty - Nhiệm vụ: + Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý các thủ tục khi thu hoặc chi. + Đáp ứng kịp thời tiền để phục vụ quá trình kinh doanh không bị thiếu vốn + Lập chứng từ thu chi ( tiền mặt ) sec, ủy nhiệm chi (tiền gửi ), giấy báo có, giấy báo nợ đối với ngân hàng từ đó làm cơ sở ghi sổ kế toán (chi tiết thu chi,..) + Lập kế hoạch đáp ứng vốn thường xuyên trên cơ sở kế hoạch trong kỳ trình lãnh đạo công ty phê duyệt. 7. Kế toán nguyên vật tư - chức năng Chịu trách nhiệm cung ứng vật tư nhiên liệu phục vụ yêu cầu của sản xuất, đồng thời theo dõi việc thực hiện các định mức tiêu hao nhiên liệu, nhập xuất tồn, quản lý điều động thiết bị thi công đáp ứng yêu cầu sản xuất. 8 . Kế toán tiêu thụ: theo dõi và xác định kết quả tiêu thụ, theo dõi công việc bán hàng và hạch toán lãi lỗ. - Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và mức độ hoàn thành công trình xây dựng để xác định kết quả kinh doanh trong tháng, năm tài chính theo các đối tượng, theo đúng chính sách - Giám đốc sự an toàn của máy móc, công trình đang xây dựng , giảm chi phí kinh doanh trên cơ sở kiểm tra chặt chẽ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp - Theo dõi kịp thời tình hình thanh toán tiền hàng với khách hàng và các khoản thuế phải nộp nhà nước phát sinh trong quá trình mua bán hàng - Phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định trong kỳ để tính trị giá vốn của hạng mục công trình một cách đúng đắn, xác định kêt quả kinh doanh một một cách chính sác và phù hợp 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại công ty Chế độ kế toán áp dụng tại công ty “TNHH TM và DV hàng không SaPa” Chế độ kế toán mà công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không SaPa đang áp dụng là chế độ kế toán toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 của bộ trưởng Bộ Tài Chính - Hình thức ghi sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ - Niên độ kế toán từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 - Loại tiền ghi sổ hiện tại:VND - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp đích danh - Phương pháp kê khai thuế và thuế GTGT: Theo phương pháp khâu trừ - Phương thức tiêu thụ theo kê khai thường xuyên 2.2.1. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ vào công ty TNHH TM & DV hàng không SAPA * Công ty trách nhiệm hữu hạn và dịch vụ hàng không SAPA đã áp dụng đầy đủ các quy định chung về chứng từ kế toán do Bộ Tài chính quy định và ban hành.Tất cả các chứng từ kế toán do công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào phòng kế toán công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Kế hoạch luân chuyển chứng từ kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không Sapa - Lập chứng từ hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài - Kế toán phần hành kiểm tra các chứng từ sau đó trình kế toán trưởng hoặc Giám đốc công ty ký duyệt; - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán tại phòng kế toán của công ty - Hủy chứng từ: sau khi hết hạn lưu trữ chứng từ,công ty được hủy chứng từ theo quy định của chế độ (ít nhất là 10 năm ) * Các chứng từ chủ yếu mà công ty sử dụng: Phiếu thu Phiếu chi Sổ phụ ngân hàng (bao gồm: Giấy báo nợ, báo có, phiếu thu dịch vụ chuyển khoản + phí kiểm + phí phát hành L/C ) Báo cáo tổng hợp công nợ đại lý ( bao gồm hoa hồng được hưởng, và công nợ đối với hãng) Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Phiếu nhập kho, Phiếu xuất Giấy thanh toán tiền tạm ứng Hoá đơn Giá trị gia tăng Biên bản bàn giao xe Hợp đồng giao khoán Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán, hợp đồng kinh tế Giấy đề nghị tạm ứng..... 2.2.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản vào công ty TNHH TM & DV hàng không SAPA Công ty TNHH TM& DV hàng không SAPA là một doanh nghiệp nhỏ nên Hệ thống tài khoản chỉ bao gồm các Tài khoản cấp 1, Tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán theo quy định trong chế độ kế toán của bộ tài chính. Do đặc điểm kinh doanh của công ty bao gồm nhiều loại hình như xây dựng công trình, đại lý vé máy bay, kinh doanh máy xây dựng, dịch vụ nổ mìn, do vậy, hệ thống tài khoản chủ yếu bao gồm: Tài khoản loại 1: TK 111, TK 112, TK 131, TK 133, TK 138, TK 141, TK 152, TK 153, TK 154, TK 155, TK 156, Tài khoản loại 2: TK 211, TK 214, Tài khoản loại 3: TK 311, TK 331, TK 333, TK 334,TK 335, TK 341 Tài khoản loại 4: TK 411, TK 415, TK 421, Tài khoản loại 5: TK 511, 515 Tài khoản loại 6: TK 632, TK 635,TK 621,TK 622,TK 623,TK627, TK641,TK642 Tài khoản loại 7, 8, 9: TK 711, TK 811, TK 911 Tài khoản ngoài bảng: TK 002, TK 007 ,TK 001 Theo yêu cầu quản lý của công ty, các tài khoản bậc 1 lại được chia thành các tài khoản bậc cao hơn: bậc 2, Phù hợp với đặc điểm và yêu cầu kinh doanh của Công ty.Ví dụ: TK 623: " Chi phí sử dụng máy thi công" TK623: " Chi phí sử dụng máy thi công" TK6231: " Chi phí nhân công " TK6232: " Chi phí vật liệu " TK6233: " Chi phí chi phí dụng cụ sản xuất " TK6234: " Chi phí khấu hao máy thi công " TK6237: " Chi phí dịch vụ mua ngoài " TK6238: " Chi phí bằng tiền khác " 2.2.3. Đặc điểm vận dụng hình thức ghi sổ vào công ty TNHH TM & DV hàng không SAPA: Công ty trách nhiệm hữu hạn và dịch vụ hàng không SAPA áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực ti._.