Thực trạng tổ chức hạch toán Kế toán tại Công ty TNHH Máy xây dựng & Thương mại Việt Nhật

i sản cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn của doanh nghiệp. Vì những lý do đó mà công tác kế toán được đặt lên hàng đầu trong bộ máy quản lý của các đơn vị cũng như các tập đoàn kinh tể. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay cùng với xu thế chung của thời đại quốc tế hoá, hợp tác hoá, Việt Nan đã chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO đánh dấu bước phát triển mới đồng thời cũng mở ra những thách thức mới. Để tồn tại và phát triển thịnh vượng trong môi trường cạnh tranh tự do, mạnh mẽ và sôi động ấy đòi hỏi hơn nữa những phương pháp quản lý hữu hiệu. Bởi vậy mà công tác kế toán được các nhà quản lý cấp cao quan tâm đúng mức và ngày càng được xem trọng. Đối với sinh viên khoa kế toán- kiểm toán, việc tìm hiểu về bộ máy kế toán và vận hành của bộ máy kế toán trong từng đơn vị cụ thể là rất cần thiết ngay cả khi còn đang ngồi trên ghế giảng đường. Đó cũng chính là lý do đồng thời là mục đích của kỳ kiến tập này. Công ty TNHH Máy xây dựng và Thương mại Việt Nhật là một đơn vị mới thành lập nên quy mô vẫn còn khiêm tốn, bộ máy kế toán đang trong giai đoạn hoàn thiện. Vì vậy mà sẽ có những hạn chế nhất định nhưng mặt khác nó tạo điều kiện cho phép có cơ hội được tìm hiểu kỹ càng. Những kiến thức và hiểu biết tích lũy được trong thời gian kiến tập, em xin được trình bày trong báo cáo kiến tập dưới đây. Nội dung báo cáo gồm 3 phần: Phần 1: Tổng quan về đơn vị kiến tập- Công ty TNHH Máy xây dựng và Thương mại Việt Nhật. Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Máy xây dựng và Thương mại Việt Nhật. Phần 3: Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Máy xây dựng và Thương mại Việt Nhật. PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ KIẾN TẬP, VIỆT NHẬT CMT. 1. Khái quát về lịch sử hình thành, phát triển và lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Việt Nhật CMT. 1.1. Khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của Việt Nhật CMT. Công ty TNHH Máy xây dựng và Thương mại Việt Nhật thuộc hình thức Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 12 tháng 6 năm 1999. Thành lập và đăng ký lần đầu vào ngày 04-04-2003 với tên giao dịch Việt Nhật Contruction Machines And Trading Company Limited. Tên viết tắt là Việt Nhật CMT CO.,LTD. Trụ sở chính tại số 28, ngõ 270/1, đường Hoàng Hoa Thám, phường Thụy Khuê, quận Tây Hồ, Hà Nội. Điện thoại & Fax: 048470811. Website: www.vietnhat-machines.com. Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Công ty có điều lệ tổ chức và điều lệ hoạt động, có quyền độc lập trong việc bố trí, sử dụng tài sản, vốn quỹ của mình. Các thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của Công ty trong phạm vi số vốn cam kết góp vào Công ty nhưng không có quyền riêng đối với tài sản của Công ty kể cả tài sản do thành viên đó đóng góp. Công ty không phát hành cổ phiếu. Thời hạn hoạt động của công ty là 99 năm. Ban đầu thành lập vốn điều lệ của công ty là 5 tỷ đồng theo giá thời đó bao gồm 4 thành viên - Ông Trần Hướng Nam với vốn góp 1.000.000.000 đồng bằng tiền mặt chiếm 20% vốn điều lệ. - Ông Dương Văn Thi với vốn góp 500.000.000 đồng bằng tiền mặt chiếm 10% vốn điều lệ. - Ông Trần Đăng Thọ với vốn góp 1.000.000.000 đồng bằng tiền mặt chiếm 20% vốn điều lệ. - Bà Nguyễn Thị Hà với vốn góp 2.500.000.000 đồng bằng tiền mặt chiếm 50% vốn điều lệ. Trong quá trình 5 năm hoạt động công ty đã có rất nhiều thay đổi về thành viên và tỷ lệ vốn góp. Đến ngày 05-12-2007 công ty đăng ký kinh doanh lần thứ 7 với vốn điều lệ lên tới 10.000.000.000 đồng chỉ gồm 2 thành viên: - Ông Trần Hướng Nam với vốn góp 1.000.000.000 đồng chiếm 10% tỷ lệ vốn góp. - Ông Hà Sỹ Hải với vốn gốp 9.000.000.000 đồng chiếm 90% tỷ lệ vốn góp. 1.2. Khái quát về lĩnh vực hoạt động của Việt Nhật CMT. Ngay từ lần đầu đăng ký kinh doanh, Việt Nhật CMT đã xác định hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực: - Buôn bán máy móc, thiết bị, phụ tùng, vật tư phục vụ các ngành giao thông vận tải, xây dựng, công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghịêp, kiểm định đo lường. - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi. - Cho thuê thiết bị thi công, xây dựng, thiết bị nâng hạ nền móng hầm lò. - Chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực xây dựng, công nghiệp. - Buôn bán hàng thủ công mỹ nghệ. - In và các dịch vụ liên quan đến in ( theo quyết định của pháp luật hiện hành). - Vận tải hàng hoá. - Đại lý mua, đại lý bán và ký gửi hàng hoá. Cùng với sự thay đổi về thành viên và tỷ lệ vốn góp, trong quá trình hoạt động 5 năm qua, công ty không ngừng mở rộng lĩnh vực kinh doanh, mạnh dạn đầu tư xâm nhập vào các lĩnh vực mới: - Sản xuất, buôn bán, khai thác và chế biến than. - Sản xuất và buôn bán vật liệu xây dựng. - Mua bán xe ô tô, phụ tùng, phụ kiện. các bộ phận phụ trợ khác của xe ô tô và máy móc, thíêt bị phục vụ sửa chữa xe ô tô. - Kinh doanh dịch vụ gia công, sửa chữa, lắp đặt, bảo hành, bảo trì các loại máy móc công ty kinh doanh. - Đầu tư và xây dựng các công trình năng lượng. - Mua bán máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất năng lượng và các phụ tùng thay thế. 2. Khái quát về mục tiêu và hoạt động sản xuất kinh doanh của Việt Nhật CMT. 2.1. Mục tiêu Mục tiêu của Việt Nhật CMT là phát triển hệ thống phân phối các sản phẩm có chất lượng cao và đảm bảo lợi ích tối đa cho người sử dụng, qua đó góp phần nâng cao chất lượng và tiến độ thực hiện các công trình và giảm khối lượng làm việc của công nhân nhằm đẩy mạnh hơn nữa quá trình hội nhập nền kinh tế quốc tế, đặc biệt là trong lĩnh vực máy móc thiết bị xây dựng và máy công nghiệp. 2.2. Khái quát về hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngay từ khi mới thành lập và bắt đầu đi vào hoạt động năm 2003 với tôn chỉ thành công của các bạn là uy tín của công ty, Việt Nhật CMT đã khẳng định được vị thế và uy tín của mình trong lĩnh vực máy xây dựng và ngày một tiến những bước vững chắc vào thị trường xây dựng và ngày một tiến những bước vững chắc vào thị trường xây dựng Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập sôi động và đầy cạnh tranh với khu vực và quốc tế. Hoạt động và cung cấp dịch vụ toàn diện trên các lĩnh vực: Máy xây dựng và công trình đã qua sử dụng, máy mới, thiết bị, phụ tùng công nghiệp, dịch vụ sữa chữa và thuỷ điện… Việt Nhật CMT đã tạo dựng được hình ảnh và thương hiệu của mình với khách hàng trong và ngoài nước. Đối tác của Việt Nhật CMT là các nhà cung cấp hàng đầu thế giới trong lĩnh vực máy xây dựng và phụ tùng công nghiệp nhiều nhất là các nhà cung cấp Nhật Bản như Sumitomo, Komatsu, Isuzu, Hitachi, Kobelco, Kawasaki. Ngoài ra còn rất nhiều nhà cung cấp khác như Caterpillar, KMP (Mỹ), ITM (Italia), Tongmyung, CF (Hàn Quốc)… Thị trường trong nước của Việt Nhật CMT tập trung vào các bạn hàng lớn là các Tập đoàn, các tống công ty và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, khai khoáng, giao thông vận tải, thuỷ điện,… Nhân sự là một trong những thế mạnh và nguồn nội lực mà Vịêt Nhật CMT quan tâm đến để đẩy mạnh việc phát triển công ty theo hướng chuyên môn hoá từng bộ phận và tối ưu hoá các khâu trong quá trình làm việc. Bên cạnh khối văn phòng quy tụ một đội ngũ nhân viên trình độ cao, đội ngũ sữa chữa đã được đào tạo và cấp chứng chỉ của Sumitomo cũng là một niềm tự hào lớn của Việt Nhật CMT. Là một trong số các đơn vị đã được tặng thưởng bằng khen của UBND thành phố Hà Nội về hoạt động xuất nhập khẩu năm 2005, Việt Nhật CMT luôn chứng tỏ vị thế dẫn đầu của mình trong xu thế hội nhập và quốc tế hoá ngày càng mạnh mẽ của nền kinh tế Việt Nam. Với phương châm tạo lập uy tín trên nền tảng chất lượng dịch vụ và sự hài lòng khách hàng, Việt Nhật CMT luôn cố gắng tự hoàn thiện sản phẩm, đội ngũ nhân lực, văn hoá doanh nghiệp nhằm mang tới sự thịnh vượng và phát triển chung cho tất cả các đối tác trong và ngoài nước. Kế hoạch mở rộng mang lưới các trung tâm bảo hành cũng đang đựoc tiến hành từng bước trước hết tập trung ở các tỉnh phía bắc như Quảng Ninh, Lào Cai, Yên Bái…. Trong khi đó, công ty vẫn tíêp tục nâng cao chất lượng dịch vụ và trình độ kỹ thuật của nhân viên tại trung tâm bảo hành Gia Lâm, Hà Nội. Thuỷ điện tuy không phải là một mảng mới của Việt Nhật nhưng gần đây số lượng những dự án thuỷ điện mà Việt Nhật CMT tham gia đã tăng lên đáng kể. Hiện tại Việt Nhật CMT đang góp mặt trong 3 dự án thuỷ điện lớn bao gồm: Thuỷ điện Sông Ông, Thuỷ điện Bắc Bình và Thuỷ điện Ngòi Hút. Trong thời gian tới, Việt Nhật CMT sẽ tiếp tục tìm kiếm những cơ hội hợp tác trong các dự án thuỷ điện khác để không ngừng hoàn thiện khả năng và tích luỹ kinh nghiêm trong lĩnh vực công nghệ cao này. Việc khai thác nhiều hơn nữa mảng kinh doanh này cho thấy sự nhanh nhạy và sự quan tâm đến các lợi ích cộng đồng mà công ty luôn phấn đấu vươn tới. Không chỉ đặt vấn đề kinh doanh lên hàng đầu, Việt Nhật CMT cũng luôn nhận thức rõ ràng vai trò xã hội của mình và đã có những đóng góp nhất định cho sự phát triển chung của đất nước. Hoạt động của Việt Nhật CMT gồm cả việc nhập khẩu máy mới, thiết bị mới phục vụ khách hàng trong nước và xuất khẩu máy cũ, thiết bị cũ sang các thị trường còn non trẻ nhưng chủ yếu vẫn là hoạt động nhập khẩu. Gần đây vì nhiều lý do bao hàm cả sự chuyên môn hoá lĩnh vực hoạt động và những nguyên nhân về phía thị trường tiêu thụ, công ty đã bỏ hẳn mảng xuất khẩu máy cũ, thiết bị cũ. Đến năm 2007 trong doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ không còn khoản mục doanh thu hàng xuất khẩu. Tuy mới hoạt động được 5 năm nhưng Việt Nhật CMT đã khẳng định được vị thế của mình trong đó phải kể đến một trong những thành công lớn nhất của Việt Nhật CMT là trở thành nhà cung cấp độc quyền tại Việt Nam, các sản phẩm máy xúc đào thuỷ lực của Sumitomo- một trong những tập đoàn nổi tiếng nhất của Nhật Bản trong lĩnh vực xây dựng và máy móc thiết bị. Thực tế cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng được cải thiện, lợi nhuận của công ty cũng không ngừng tăng lên đặc biệt là 3 năm trở lại đây. Số liệu kế toán từ báo cáo kết quả kinh doanh trong 3 năm 2005, 2006, 2007 cho thấy lợi nhuận trước thuế cũng như sau thuế của công ty có tốc độ tăng trung bình là hơn 2 lần. Điều đó chứng tỏ công ty đang trên đà phát triển thịnh vượng. Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1. Tổng DT 95.556.322.299 70.799.040.608 126.289.991.065 2. LNTT 221.067.420 441.512.738 1.068.496.801 3. LNST 159.168.542 317.889.171 769.317.697 4. Tỷ suất LNST/DT 0,17 0.44 0,61 3. Khái quát về đặc điểm tổ chức quản lý của Việt Nhật CMT. 3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý tại Việt Nhật CMT. 3.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban. Giám đốc: là người trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Giám đốc tổ chức điều hành hoạt động của công ty theo quyết đinh của Hội đồng thành viên công ty và theo luật hiện hành. Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc thực hiện theo luật doanh nghiệp và Điều lệ của công ty. Phó Giám đốc Kinh doanh: trực tiếp điều hành 7 phòng bao gồm 26 nhân viên và chịu trách nhiệm chính trong hoạt động thương mại, mua bán, xuất nhập khẩu của công ty đồng thời là người cố vấn cho Giám đốc trong việc lập kế hoạch kinh doanh ngắn hạn cũng như chiến lược phát triển dài hạn của công ty. Phó Giám đốc có quyền và nhiệm vụ giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Các phòng ban chịu sự quản lý của Phó Giám đốc Kinh doanh là: - Phòng Kế toán: gồm 5 nhân viên. Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng. Phòng Kế toán có nhiệm vụ chính là phản ánh, ghi chép, tổng hợp các hoạt động mua bán, xuất nhập khẩu, cung cấp dịch vụ của đơn vị với mục đích cung cấp thông tin về tình hình tài sản cũng như tình hình sử dụng nguồn vốn và quá trình lưu chuyển tiền tệ của công ty trong từng thời kì phục vụ việc lập báo cáo tài chính cho các đối tượng có liên quan cũng như yêu cầu quản trị. - Phòng Hành chính nhân sự: gồm 2 nhân viên tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức các hoạt động của công ty; bố trí sắp xếp cán bộ, công nhân viên hợp lý và có hiệu quả; chịu trách nhiệm về công tác quản lý và lưu giữ hồ sơ công nhân viên. - Phòng Sumitomo: gồm 2 nhân viên chịu trách nhiệm về hoạt động mua bán, xuất nhập khẩu máy xây dựng Sumitomo của công ty Sumitomo- đối tác lớn nhất của Việt Nhật CMT. - Phòng Xuất nhập: khẩu gồm 3 nhân viên chịu trách nhiệm về hoạt động mua bán, xuất nhập khẩu máy và thiết bị xây dựng, công nghiệp, lâm-nông nghiệp, thuỷ lợi… của các nhà cung cấp khác. - Phòng Parts: gồm 6 nhân viên nhiệm vụ chính là mua bán, xuất nhập khẩu các phụ tùng sửa chữa, thay thế của máy xây dựng, công nghiệp, lâm-nông nghiệp, thuỷ lợi… - Phòng Thuỷ điện: gồm 6 nhân viên hoạt động trong lĩnh vực thuỷ điện nhằm tìm kiếm cơ hội kinh doanh, hợp tác trong các dự án thuỷ điện không ngừng hoàn thiện khả năng và tích luỹ kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ cao này. - Phòng Kinh doanh 1: gồm 4 nhân viên chịu trách nhiệm về việc lập và thực hiện kế hoạch kinh doanh; định mức hàng hoá; giao dịch với các đối tác và bạn hàng. Phó Giám đốc Kỹ thuật: trực tiếp điều hành 6 phòng gồm 11 nhân viên. Phó Giám đốc Kỹ thuật chịu trách nhiệm chính về số lượng cũng như chất lượng,tình trạng, thông số kỹ thuật của máy móc, thiết bị trong các đơn hàng của công ty. Các phòng ban chịu sự quản lý của Phó Giám đốc Kỹ thuật là: - Đội xe: gồm 1 nhân viên đảm nhiệm chức năng đưa đón cán bộ, công nhân viên của công ty. - Bảo vệ: gồm 1 nhân viên đảm nhiệm chức năng bảo vệ, giám sát tài sản chung của công ty. - Bộ phận Kho: gồm 1 nhân viên có nhiệm vụ chính là theo dõi, kiểm kê số lượng thiết bị, máy nhập xuất. - Đội giao nhận: gồm 3 nhân viên chuyên bốc vác hàng vào kho của công ty cũng như chuyển hàng từ kho lên xe vận chuyển cho khách hàng. - Service team: gồm 2 nhân viên có chức năng bảo dưỡng hàng mua về cũng như bảo hành hàng bán. - Phòng Kinh doanh 2: gồm 3 nhân viên hỗ trợ phòng Kinh doanh 1 trong các chức năng chung đồng thời đảm nhiệm chức năng tìm kiếm cơ hội kinh doanh, nhà cung cấp, bạn hàng mới. PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI VIỆT NHẬT CMT. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở Việt Nhật CMT. 1.1. Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của bộ máy kế toán. Kế toán như định nghĩa căn bản ngắn gọn về nó là nghệ thuật ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm phản ánh thông tin kinh tế tài chính chủ yếu của đơn vị. Vì thế mà ở mỗi doanh nghiệp, bộ máy kế toán được thành lập và đi vào hoạt động cũgn bởi chức năng và nhiệm vụ trên, trỏ thành bộ phận không thể thiếu trong bộ máy tổ chức và quản lý của đơn vị. Nó thực hiện thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho các đối tượng liên quan phục vụ cho việc ra quyết định. Cụ thể là: - Tổ chức hạch toán kế toán, ghi sổ, phản ánh đầy đủ chính xác tình hình biến động tài sản với nguồn vốn cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. - Lập và trình bày các báo cáo tài chính theo quy định của chế độ hiện hành khi cần thiết hoặc khi được yêu cầu. - Tổ chức công tác phân tích tài chính, đề xuất những biện pháp kịp thời tham mưu hỗ trợ ban giám đốc phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý. - Thực hiện công tác xử lý và bảo quản hệ thống sổ sách chứng từ của đơn vị theo quy định của chế độ hiện hành. - Tổ chức phổ biến kịp thời các chế độ, thể lệ, các quy định kế toán tài chính mới được ban hành. - Hướng dẫn, bồi dưỡng nâng cao kinh nghiệm, trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán. 1.2. Mô hình bộ máy kế toán và chức năng của từng bộ phận. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung để phù hợp với cơ cấu quản lý hiệu quả. Toàn bộ phòng kế toán có 6 thành viên gồm một kế toán trưởng và 5 nhân viên. - Kế toán trưởng: là người giúp việc, tham mưu và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty về việc tổ chức bộ máy kế toán, quyết định sa thải, tiếp nhận nhân sự trong phòng kế toán và các chính sách liên quan đến kế toán tài chính được áp dụng tại công ty, thường xuyên đôn đốc, giám sát các nhân viên trong việc thực hiện các chức năng chung của phòng kế toán cũng như những nhiệm vụ được giao. Ngoài ra, kế toán trưởng còn có nhiệm vụ cung cấp, báo cáo mọi số liệu và tình hình tài chính chính xác kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý nhất là việc ra quyết định. - Kế toán quỹ: theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ các loại tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí đá quý,… và các khoản liên quan tới tạm ứng, thanh toán tạm ứng của đơn vị. - Kế toán kho: có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn hàng hoá của công ty về mặt số lượng cũng như giá trị làm căn cứ kiểm kê, quản lý hàng hoá và tính giá vốn hàng bán. - Kế toán thuế: chịu trách nhiệm theo dõi và ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến nghĩa vụ của công ty với nhà nước, tổng hợp tính thuế với cơ quan nhà nước hàng tháng, hàng quý. Đồng thời thực hiện theo dõi chi tiết việc thực hiên các nghĩa vụ về thuế. - Kế toán thanh toán- Kế toán ngân hàng: chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ kinh tế liên quan tới thanh toán qua ngân hàng như phải thu khách hàng, khách hành ứng trước, phải trả nhà cung cấp, ứng trước người bán, vay, trả nợ vay ngân hàng, các hoá đơn thu chi khác liên quan tới chuyển khoản đông thời kiểm tra tính chính xác của Giấy báo Có, Giấy báo Nợ các Ngân hàng. Vì là công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực nhập khẩu nên tỷ giá ngoại tệ là một trong những vấn đề được quan tâm hàng ngày, hàng giờ. Vì vậy mà kế toán thanh toán- kế toán ngân hàng còn phải thường xuyên theo dõi và nắm bắt thông tin về tỷ giá giao dịch các ngân hàng phục vụ cho việc ra quyết định các vấn đề liên quan tới ngoại tệ. - Kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm về các mảng còn lại trừ các phần đã nêu. Kế toán trưởng Kế toán quỹ Kế toán thuế Kế toán tổng hợp Kế toán kho Kế toán TT Kế toán NH Sơ đồ 02: Bộ máy kế toán 2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại Việt Nhật CMT. 2.1. Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng. - Chuẩn mực kế toán tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam. - Chế độ kế toán áp dụng theo quyết định số 48/2006/QĐ ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. * Hệ thống tài khoản áp dụng theo chế độ 48. * Hệ thống chứng từ kế toán theo hướng dẫn và quy định của chế độ 48. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty đều được lập chứng từ theo hướng dẫn và theo quy định hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. Các chứng từ là cơ sở để kế toán phần hành tiến hành ghi sổ. Chứng từ kế toán được bảo quản và lưu trữ theo quy định. Thời gian lưu trữ tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng nội dung kinh tế phát sinh lập chứng từ đó. * Hệ thống sổ kế toán. Công ty ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung. - Sổ Nhật kí đặc biệt. - Sổ Cái. - Các sổ, thẻ chi tiết. Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là hàng ngày tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, tuỳ vào điều kiện cụ thể từng doanh nghiệp mà có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt, theo trình tự phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán ) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào các sổ Cái có liên quan theo từng nghiệp vụ phát sinh. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập Báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán tại đơn vị được khái quát theo sơ đồ sau: Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký chung BCTC Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ NK đặc biệt Sơ đồ 03: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung của Việt Nhật CMT. Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: * Hệ thống Báo cáo tài chính Nhằm trình bày một cách tổng quát, hệ thống và toàn diện nhất tình hình về tài sản, nguồn vốn, công nợ cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã sử dụng các báo cáo tài chính sau: Báo cáo kết quả kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Bảng cân đối kế toán. Thuyết minh báo cáo tài chính. 2.2. Kỳ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng. - Kỳ kế toán ( năm tài chính ) bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch tương ứng. Năm tài chính đầu tiên bắt đầu từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh cho đến ngày 31/12 năm đó. - Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam (VNĐ). 2.3. Nguyên tắc kế toán áp dụng 2.3.1. Nguyên tắc ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền. - Tiền và các khoản tương đương tiền được ghi theo giá gốc( giá thực tế tại thời điểm phát sinh). - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng hoặc liên quan tới ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế của Ngân hàng giao dịch tại thời điểm phát sinh. Chênh lệch tỷ giá trong kỳ được ghi nhận vào Doanh thu tài chính ( Có TK 515) hoặc Chi phí tài chính ( Nợ TK 635 ). Cuối kỳ tổng hợp xác định chênh lệch tỷ giá và hạch toán vào bên Có hoặc Nợ của TK Chênh lệch tỷ giá 413. 2.3.2. Nguyên tắc ghi nhận Hàng tồn kho. - Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc, giá trị Hàng tồn kho nhập được ghi nhận theo giá thực tế phát sinh, tính giá Hàng tồn kho xuất theo phương pháp nhập trước- xuất trước. - Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp Kê khai thường xuyên. - Dự phòng giảm giá Hàng tồn kho được lập theo quy định và hạch toán vào các TK có liên quan. 2.3.3. Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao Tài sản cố định( TSCĐ). - TSCĐ bao gồm TSCĐ hữu hình, vô hình và thuê tài chính được ghi nhận theo giá gốc( chuẩn mực số 03). - Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng( Theo quyết định 206 năm 2003 của Bộ Tài chính). 2.3.4. Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao bất động sản đầu tư. 2.3.5. Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư tài chính. - Các khoản đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, vốn góp vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát. - Các khoản đầu tư chứng khoán ngắn hạn. - Các khoản đầu tư tài chính dài hạn và ngắn hạn khác. 2.3.6. Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí đi vay. - Chi phí đi vay được ghi nhận chính xác, đầy đủ bắt đầu từ khi phát sinh nghiệp vụ vay. - Tỷ lệ vốn hóa được sử dụng để xác định chi phí đi vay được vốn hoá trong kỳ. 2.3.7. Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí khác. - Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định, chi phí mua sắm công cụ dụng cụ, các chi phí trả trước khác được ghi nhận dựa vào chế độ và nội dung cụ thể của từng nghiệp vụ. - Phương pháp phân bổ các loại chi phí kể trên theo nguyên tắc đường thẳng. 2.3.8. Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả Chi phí phải trả được ghi nhận căn cứ vào nội dung cụ thể của từng nghiệp vụ theo các hợp đồng ký kết, dự kiến chi phí có thể phát sinh liên quan đến các hợp đồng. 2.3.9. Nguyên tắc ghi nhận các khoản dự phòng các khoản phải trả. 2.3.10. Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu. - Vốn đầu tư của chủ sở hữu, thặng dư vốn cổ phần, vốn khác của chủ sở hữu được ghi nhận theo số thực góp. - Lợi nhuận chưa phân phối được ghi nhận theo lợi nhuận thực tế phát sinh cuối năm tài chính. - Chênh lệch đánh giá lại tài sản và chênh lệch tỷ giá được hạch toán và ghi nhận theo quy định số thực tế phát sinh trong kỳ. 2.3.11. Nguyên tắc ghi nhận Doanh thu. - Doanh thu bán hàng tuân thủ loại 10 chuẩn mực số 14. - Doanh thu cung cấp dịch vụ tuân thủ loại 16 chuẩn mực số 14. - Doanh thu hoạt động tài chính tuân thủ loại 24 chuẩn mực số 14. - Doanh thu hợp đồng xây dựng tuân thủ các quy định có liên quan. 2.3.12. Nguyên tắc ghi nhận Chi phí. - Chi phí tài chính được ghi nhận theo nguyên tắc chi phí thực tế phát sinh trong kì theo phương pháp trực tiếp kể cả đánh giá lại. - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và hoãn lại được ghi nhận theo chuẩn mực số 18. 2.3.14. Nguyên tắc lập dự phòng rủi ro hối đoái. 2.3.15. Các nguyên tắc kế toán khác. 3. Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại Việt Nhật CMT. 3.1. Hạch toán ngoại tệ, vốn bằng tiền. 3.1.1. Đặc điểm và nguyên tắc hạch toán ngoại tệ, vốn bằng tiền. - Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam. - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ gồm đôla Mỹ và yên Nhật sẽ được quy đổi ra VNĐ theo các nguyên tắc sau: * Đối với DT, chi phí, tài sản hình thành có gốc ngoại tệ thì sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ. * Đối với ngoại tệ mua bằng tiền VNĐ thì tỷ giá hối đoái nhập quỹ là giá mua thực tế. * Đối với ngoại tệ thu được do bán hàng hoặc thu các khoản nợ thì tỷ giá hối đoái nhập vào là tỷ giá bình quân liên ngân hàng do ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh. * Khi nhận các khoản vay, phải thu, phải trả bằng ngoại tệ thì tỷ giá hối đoái là tỷ giá đã dùng để ghi nhận nợ( nếu thời điểm dùng để ghi nhận nợ và thời điểm thanh toán trong cùng một năm tài chính) hoặc tỷ giá thực tế cuối năm trước nếu thời điểm ghi nhận nợ và trả nợ ở hai năm khác nhau. * Đối vói ngoại tệ tại quỹ hoặc ở ngân hàng xuất ra thì tỷ giá hối đoái được xác định là tỷ giá thực tế của ngoại tệ nhập vào theo phương pháp nhập trước- xuất trước. - Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được hạch toán vào DT Tài chính hoặc Chi phí Tài chính. Cuối kỳ tổng hợp hạch toán chênh lệch vào TK Chênh lệch tỷ giá 413. - Cuối năm tài chính phải tiến hành đánh giá lại các khoản mục tiền tệ, phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá ở thời điểm cuối năm tài chính do Ngân hàng nhà nước công bố để xác định lãi lỗ tỷ giá. 3.1.2.TK sử dụng. - TK 111 chi tiết TK 111(1), TK 111(2). - TK 112 chi tiết TK 112(1), TK 112(2). TK 111(1), TK 112(2) được chi tiết cho đôla Mỹ và yên Nhật. - Các TK khác có liên quan: TK 156, 131, 331, 334, 311, 511, 711, 141, 515, 635, 413 … 3.1.3. Chứng từ sử dụng. - Phiếu thu, phiếu chi. - Giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng. - Giấy uỷ nhiệm chi, phiếu chuyển khoản. - Giấy ghi nhận nợ. - Hoá đơn GTGT, các hợp đồng kinh tế, …. 3.1.4. Các nghiệp vụ chủ yếu. - Mua ngoại tệ bằng tiền VN: * Căn cứ vào lượng ngoại tệ mua vào kế toán quỹ ghi vào bên Nợ TK 007 (Chi tiết cho từng ngoại tệ). * Dựa vào giá mua thực tế, kế toán quỹ định khoản: Nợ TK 1112, 1122: Chi tiết cho từng ngoại tệ. Có TK 1111,1121. - Bán ngoại tệ thu bằng tiền VN: * Căn cứ số ngoại tệ đem bán, kế toán quỹ ghi vào bên Có TK 007( Chi tiết cho từng ngoại tệ). * Dựa vào giá bán thực tế và giá xuất quỹ, kế toán quỹ định khoản: Nợ TK 1111.1121: Giá bán thực tế. Có TK 1112.1122 ( Chi tiết): Giá xuất quỹ. Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch giá bán và giá xuất quỹ. - Bán chịu cho khách hàng ghi giá bằng ngoại tệ: * Tại thời điểm ghi nhận doanh thu và khách hàng chấp nhận nợ, kế toán ghi: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331 * Tại thời điểm khách hàng trả nợ, một mặt kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 007( Chi tiết cho từng ngoại tệ) mặt khác dựa vào tỷ giá thực tế lúc khách hàng ghi nhận nợ hoặc tỷ giá thực tế cuối năm tài chính trước và tỷ giá hiện hành, kế toán ghi: Nợ TK 1112, 1122( Chi tiết): Theo tỷ giá hiện hành Có TK 131: Theo tỷ giá nhận nợ hoặc cuối năm tài chính trước. Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá. - Vay tiền ngân hàng bằng ngoại tệ thì lượng ngoại tệ vay kế toán ghi đơn vào TK 007( Chi tiết) đồng thời dựa vào tỷ giá thực tế hiện hành, kế toán tiến hành ghi sổ: Nợ TK 1112, 1122( Chi tiết): Tỷ giá hiện hành Có TK 311, 341: Tỷ giá hiện hành. - Trường hợp vay bằng ngoại tệ nhưng thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản, kế toán dựa vào tỷ giá hiện hành và tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ hoặc cuối năm tài chính trước định khoản: Nợ TK 331: Tỷ giá nợ hoặc cuối năm tài chính trước Có TK 311, 341: Tý giá hiện hành. Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá. ( Trường hợp này kế toán không ghi vào TK 007). - Khi chi ngoại tệ để thanh toán các khoản tiền vay bằng ngoại tệ, căn cứ vào lượng ngoại tệ chi ra, kế toán ghi đơn vào bên Có TK 007( Chi tiết) đồng thời định khoản: Nợ TK 311, 341, 315: Theo tỷ giá nhận tiền vay Có TK 1112, 1122( Chi tiết): Theo tỷ giá xuất quỹ. Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá. - Khi nhập khẩu hàng theo phương thức trực tiếp, trả trước tiền hàng cho người bán kế toán ghi đơn bên Có TK 007( Chi tiết) đồng thời kế toán định khoản: Nợ TK 331: Tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán. Có TK 1122( Chi tiết): Theo tỷ giá xuất quỹ Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá. - Khi nhập khẩu hàng trực tiếp theo phương thức trả chậm đến thời hạn thanh toán một mặt kế toán ghi đơn bên Có TK 007( Chi tiết) mặt khác định khoản: Nợ TK 331: Tỷ giá lúc ghi nhận nợ thanh toán Có TK 1122( Chi tiết): Tỷ giá thực tế xuất quỹ. Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá. - Cuối năm tài chính phải tiến hành đánh giá lại các khoản mục tiền tệ, phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá ở thời điểm cuối năm tài chính do Ngân hàng nhà nước công bố để xác định lãi lỗ tỷ giá. Nếu phát sinh lãi tỷ giá định khoản: Nợ TK 331,…. Có TK 413. Nếu phát sinh lỗ tỷ giá, kế toán định khoản: Nợ TK 413. Có TK 131,…. - Đối với tiền VN: * Khi dùng tiền VN kế toán định khoản: Nợ TK 334, 338, 331, 315, 156,…. Có TK 1111, 1121. * Khi thu tiền VN kế toán định khoản: Nợ TK 1111, 1121 Có TK 511, 3331, 131, 1381,….. 3.1.5. Quy trình hạch toán có thể khái quát theo sơ đồ sau: PT, PC, GBNợ, GBCó,… Sổ quỹ TM, TGNH. Sổ Nhật ký chung BCTC SC 111 SC 112 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo quỹ. Báo cáo TGNH. NK T- C tiền Sơ đồ 04: Trình tự hạch toán vốn bằng tiền. 3.2. Hạch toán Hàng tồn kho. Đặc điểm, nguyên tắc hạch toán Hàng tồn kho của công ty gồm: Hàng hoá trong kho, hàng mua đang đi đường, hàng trên đường chuyển giao cho khách hàng (máy móc, thiết bị, phụ tùng…). Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá nhập là giá gốc thực tế phát sinh. Giá xuất tính theo phương pháp nhập trước- xuất trước. TK sử dụng. TK 156, 151, 157. Các TK khác có liên quan. Hệ thống chứng từ sử dụng. Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Hợp đồng mua bá._.