Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Thiết bị giáo dục 1

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC 1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Từ ngày 22/07/1962,Bộ giáo dục (cũ) đã thành lập xưởng học cụ.Sau đó đến ngày 30/12/1970 xưởng học cụ đổi tên thành Xí nghiệp đồ dùng dạy học Trung ương 1.Ngày 30/12/1988,Xí nghiệp đồ dùng dạy học Trung ương 1 được đổi tên thành Nhà máy thiết bị giáo dục Trung ương 1 và được đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất từ nguồn vốn tài trợ của Cộng Hòa Liên bang Đức.Nhà máy được trang bị hệ thống sản xuất liên hoàn,máy móc thiết bị hiện đại vào bậc nhất nước ta thời bấy giờ.Gồm: các loại máy móc cơ khí như tiện,phay,bào; máy móc cho nghề mộc như máy cưa, xẻ, lò sấy gỗ hiện đại; máy móc nhựa chuyên dùng…Nhà máy cũng được tranh bị đội ngũ thợ lành nghề đủ đáp ứng yêu cầu sản xuất học cụ ở miền Bắc. Từ khi Đảng ta có chủ trương phát triển nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường,thiết bị giáo dục được sản xuất trong nước đã gặp phải sự cạnh tranh manh mẽ của các thiết bị được nhập từ nước ngoài,đặc biệt từ Trung Quốc, với mẫu mã đẹp, giá cả thấp hơn. Đứng trước tình hình đó, ngày 09/07/1992, Bộ giáo dục và đào tạo đã quyết định hợp nhất Nhà máy thiết bị giáo dục Trung ương 1 với một số đơn vị nhỏ lẻ khác trong Bộ như: Trung tâm hỗ trợ phát triển khoa học và công nghệ, Xí nghiệp sứ mỹ nghệ, Trung tâm tin học, Trung tâm vi sinh của Bộ để thành lập Liên hiệp hỗ trợ phát triển khoa học và công nghệ với chức năng chủ yếu là sản xuất và cung ứng thiết bị giáo dục cho khu vực miền Bắc nước ta. Đến ngày 19/06/1996, Bộ giáo dục và đào tạo đã ra quyết định số 3411/QĐ và số 4197/QĐ về việc sáp nhập Liên hiệp hỗ trợ phát triển khoa học và công nghệ với Tổng công ty cơ sở vật chất và thiết bị trường học để thành lập Công ty thiết bị giáo dục 1 Công ty thiết bị giáo dục 1 là doanh nghiệp nhà nước hạch toán kinh doanh độc lập,tự chủ về tài chính,có tư cách pháp nhân đầy đủ, mở tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng, có con dấu riêng theo quy định của Doanh nghiệp Nhà Nước, và chịu sự quản lý của Bộ giáo dục và đào tạo, các Bộ ngành liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty. Đến ngày 15/08/2007 công ty được chuyển đổi thành công ty cổ phần Tên công ty: Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 Tên giao dịch nước ngoài: EDUCATION EQUIPMENT JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: EECO 1., JSC Trụ sở giao dịch: SỐ 18, NGÕ 30 ĐƯỜNG TẠ QUANG BỬU, PHƯỜNG BÁCH KHOA, QUẬN HAI BÀ TRƯNG Điện thoại: 04-8694758 Fax: 04-8683234 Số đăng ký kinh doanh: 0103018940 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm thị trường tiêu thụ của công ty 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ - Sản xuất và mua bán thiết bị dạy học, dạy nghề - Sản xuất và mua bán thiết bị nội thất học đường - Sản xuất và mua bán đồ chơi- thiết bị mầm non. - Sản xuất và mua bán thiết bị tin học, điện tử, viễn thông. - Sản xuất, mua bán và gia công, lắp ráp các sản phẩm điện, cơ khí. - Sản xuất, mua bán thiết bị văn phòng, thiết bị âm thanh, thiết bị y tế, thiết bị môi trường. - Sản xuất, mua bán các loại băng, đĩa, tranh ảnh phục vụ dạy học ,chế bản, tạo mẫu và in các sản phẩm được xuất bản, văn hóa phẩm và ấn phẩm được phép lưu hành dùng cho dạy học. - Sản xuất, mua bán phần mềm máy tính, phần mềm điều khiển. - Tư vấn, thiết kế chuyển giao công nghệ thiết bị khoa học,kỹ thuật, thiết bị y tế, thiết bị môi trường, thiết bị điện tử viễn thông và thiết bị giáo dục ( không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình). - Dịch vụ vận chuyển, lắp đặt, bảo hành, bảo trì, hướng dẫn sử dụng thiết bị dạy học,dạy nghế, thiết bị khoa học kỹ thuật, y tế, môi trường, điện, điện tử, điện lạnh, cơ khí. - Xuất nhập khẩu các loại mặt hàng công ty kinh doanh. - Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa. - Cho thuê nhà ở, cửa hàng, văn phòng làm việc, kho bãi. 1.2.2. Đặc điểm thị trường tiêu thụ sản phẩm Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 hiện nay là một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp thiết bị giáo dục. Trong những năm gần đây, Công ty liên tục nhận được bằng khen của Bộ Giáo Dục về kết quả đã đạt được trong việc cung ứng các thiết bị. Có thể nói, công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 đã đóng góp một phần không nhỏ trong quá trình phát triển sự nghiệp giáo dục nước nhà. Thông qua công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1, các thiết bị giáo dục như: sách giáo khoa,các dụng cụ trong phòng thí nghiệm, máy vi tính, các giáo cụ trực quan…đã được phân phối đến hầu hết các tỉnh, thành phố. Ngay cả các huyện vùng sâu, vùng xa cũng được cung cấp. Công ty cũng tiến hành các chương trình, dự án cung cấp thiết bị cho tất cả các cấp học, từ giáo dục mầm non, tiểu học cho đến các trường đại học, cao đẳng. Nhiều dự án và các chương trình hợp tác với các đối tác tại một số nước trong khu vực đã và đang được tiến hành với những nội dung đa dạng và quy mô khác nhau nhằm bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Để học hỏi kinh ngiệm và cập nhật những tiến bộ kỹ thuật mới, công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 thường tham gia các hội chợ chuyên ngành giáo dục nhằm nắm bắt cơ hội hợp tác với các doanh nghiệp nước ngoài. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 tổ chức bộ máy theo hình thức trực tuyến (Xem sơ đồ 1) Tổng giám đốc Phó giám đốc Các trung tâm Các xưởng sản xuất Trung tâm tin học Trung tâm C/G công nghệ Trung tâm đồ chơi Trung tâm nội thất Trung tâm chế nảm Xưởng cơ khí Xưởng thủy tinh Xưởng mộc Xưởng nhựa Xưởng mô hình sinh vật Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoach kinh doanh Phòng xuất nhập khẩu Phòng chỉ đạo Phòng hành chính kế toán Phòng tổng hợp Cửa hàng Cửa hàng Ban kiểm soát Sơ đồ 1: Cơ cấu bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty Hội đồng quản trị - Tổng giám đốc công ty: Là người lãnh đạo cao nhất trong công ty,chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị của công ty,trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty. Tổng giám đốc là người có quyền hành cao nhất trong công ty. Giúp việc cho tổng giám đốc là phó giám đốc và một kế toan trưởng. - Phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực được giám đốc phân công là phụ trách các phòng : + Phòng kế hoạch kinh doanh + Phòng tổ chức hành chính + Phòng chỉ đạo + Phòng tổng hợp Khi tổng giám đốc vắng mặt, Phó giám đốc sẽ giải quyết công việc theo sự ủy quyền của giám đốc. - Kế toán trưởng: Là người trực tiếp thực hiện pháp lệnh về kế toán thống kê và điều lệ kế toán của công ty,phòng kế toán do trực tiếp tổng giám đốc và kế toán trưởng phụ trách. Bộ máy quản lý và hoạch toán kinh doanh của công ty gồm có các phòng ban sau: * Phòng tổ chức hành chính: gồm có các bộ phận tổng hợp từ tổ chức-lao động- tiền lương và hành chính quản trị. Phòng có nhiệm vụ bố trí, sắp xếp lao động trong công ty về số lượng, trình độ tay nghề của từng phòng, ban, phân xưởng. Phòng cũng có nhiệm vụ tổ chức, thực thi các công việc hành chính khác như:tiếp khách, bố trí, sắp xếp phòng làm việc cũng như trang thiết bị văn phong khác, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong công ty.Là nơi tập hợp in ấn các tài liệu, lo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của công ty. * Phòng kế hoạch kinh doanh: Là xương sống của công ty, có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, tiếp thị và kinh doanh các mặt hàng thiết bị giáo dục và hàng khai thác ngoài.Cùng các bộ phận nghiệp vụ khác xây dựng định mức về số lượng, chất lượng sản phẩm cũng như chi phí bán hàng, tiếp thị…Đồng thời, phòng còn đảm nhận cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời về cân đối vật tư hàng hóa phục vụ quá trình kinh doanh của công ty. * Phòng xuất nhập khẩu: Công ty được phép xuất, nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng phục vụ giáo dục nên nhiệm vụ của phòng là làm các thủ tục nhập khẩu ủy thác cũng như xuất khẩu khi có yêu cầu. Cung cấp các thông tin chính xác khi ký kết hợp đồng thương mại với nước ngoài. * Phòng chỉ đạo: Có chức năng thực hiện nhiệm vụ tổ chức các khóa học, lớp học ngắn ngày tại công ty cũng như tại các địa phương hay các vùng sâu, vùng xa và kể cả nước bạn Lào để hướng dẫn sử dụng các thiết bị giáo dục từ tiểu học đến phổ thông trung học và cao đẳng nhằm phổ cập kiến thức, kỹ năng sử dụng thiết bị giảng dạy và học tập, phục vụ sự nghiệp giáo dục ở nước ta. Phòng cũng có nhiệm vụ tổ chức các hội thảo chuyên đề về thiết bị giáo dục của nước ta cũng như sự phối hợp với các tổ chức, các công ty về thiết bị giáo dục nước ngoài. * Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ tổ chức theo dõi và hoạch toán mọi hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong công ty theo đúng chế độ Nhà nước quy định. Huy động mọi nguồn vốn và sử dụng vốn vào mục đích kinh doanh, thúc đẩy sự phát triển của công ty và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước, cung cấp các thông tin về tài chính cho các phòng ban có liên quan. * Phòng tổng hợp: Có nhiệm vụ thu thập và tổng hợp, phân tích thông tin, xử lý thông tin chính xác và có hiệu quả theo yêu cầu của giám đốc, giúp giám đốc trong việc xây dựng đường lối chiến lược kinh doanh. Phòng cũng có nhiệm vụ tham gia đấu thầu các dự án về cung cấp thiết bị giáo dục trong ngành. 1.4. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty (*) Bộ máy trực tiếp sản xuất và kinh doanh của công ty gồm có các trung tâm và các xưởng: - Xưởng mô hình sinh vật: Sản xuất các loại mô hình sinh vật, mô hình về giải phẫu sinh lý người và động vật. - Xưởng nhựa: Sản xuất các loại thước kẻ, ê ke, bàn tính, các chi tiết bằng nhựa trong các loại thiết bị giáo dục theo yêu cầu của sản xuất. - Xưởng thủy tinh: Sản xuất các loại học cụ bằng thủy tinh như dụng cụ trong phòng thí nghiệm hóa, sinh theo đơn đặt hàng của công ty. - Xưởng cơ khí: Có nhiệm vụ gia công và sản xuất các loại thiết bị phòng thí nghiệm như: các mô hình các loại máy phát điện, các bộ lắp ghép kỹ thuật… - Xưởng mộc: Sản xuất các thiết bị, trang nội thất cho phòng học, phòng thí nghiệm như bàn ghế, bảng giá gỗ dùng cho thí nghiệm… Các xưởng sản xuất của công ty đều sản xuất theo đơn đặt hàng của công ty và là một đơn vị hạch toán phụ thuộc. - Trung tâm chế bản in: Có nhiệm vụ sản xuất các bộ học chữ cho học sinh tiểu học, các loại tranh ảnh phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập của ngành. - Trung tâm nội thất học đường: Chuyên sản xuất các loại đồ chơi,học cụ phục vụ cho lứa tuổi mẫu giáo bằng gỗ, nhựa, các loại tranh ảnh… - Trung tâm chuyển giao công nghệ: Có nhiệm vụ cung ứng lắp đặt các thiết bị thí nghiệm chuyên dùng cho các trường cao đẳng sư phạm. -Trung tâm tin học: Có nhiệm vụ cung ứng các thiết bị tin học cho ngành như: cung ứng và lắp đặt các phòng máy tính, phòng học ngữ âm. Cũng như các thiết bị khác như: máy photo, máy in cho các trường, các sở trong cả nước. Các trung tâm trên đều tự chủ về tài chính và hạch toán kinh doanh độc lập theo hình thức đơn vị hạch toán nội bộ của công ty Ngoài ra, công ty còn có hai cửa hàng do phòng kế hoạch kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu quản lý. Trước đây, hai cửa hàng này có nhiệm vụ bán và giới thiệu sản phẩm.Tuy nhiên, mấy năm gần đây thì cửa hàng này chỉ dùng cho thuê, việc bán sản phẩm chỉ thực hiện trực tiếp qua kho hoặc chuyển hàng theo hợp đồng. (*) Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của công ty Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 chuyên sản xuất và kinh doanh thiết bị giáo dục cho bậc học từ mầm non đến cao đẳng, đại học trong cả nước.Do đối tượng lớn và đa dạng phong phú về chủng loại và mẫu mã với nhiều sản phẩm và hàng hóa khác nhau và có nhiều bộ phận sản xuất riêng rẽ, mỗi một bộ phận là một mô hình khép kín nên không có quy trình công nghệ sản xuất chung cho toàn công ty.Mỗi phân xưởng, mỗi bộ phận sản xuất có một quy trình công nghệ riêng.Sau đây là một số quy trình công nghệ ở Trung tâm đồ chơi, Trung tâm chế bản in, Xưởng mộc H¹t nhùa vµ bét Sản phẩm thô Thành phẩm Gia nhiệt Và ép Cắt tỉa Đóng gói S¬ ®å 2 : Quy tr×nh s¶n xuÊt ®å ch¬i b»ng nhùa (trung t©m ®å ch¬i) Bản thảo Sản phẩm Thành phẩm Chế bản Điện tử Xếp, gập Ghim, xén Sơ đồ 3: Quy trình sản xuất truyện tranh ( Trung tâm chế bản và in) Gỗ thô Nguyên liệu Các chi tiết sản phẩm Thành phẩm Sấy Và ép Cưa,xẻ sơn Sơ đồ 4: Quy trình sản xuất và gia công gỗ ( Phân xưởng mộc) 1.5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 là doanh nghiệp có quy mô sản xuất khá lớn, được Nhà nước đầu tư vốn để sản xuất kinh doanh.Thêm vào đó, nó luôn có một lượng khách hàng truyền thống ổn định, rộng lớn đó là các Công ty sách và thiết bị trường học, các Sở giáo dục và đào tạo các tỉnh, thành phố…Mặt hàng mà công ty sản xuất, kinh doanh là các thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập.Trong khi xã hội ngày càng phát triển, việc đầu tư giáo dục ngày càng được chú trọng, vì vậy nhu cầu về mặt hàng này ngày càng tăng lên cả về số lượng và mẫu mã, chủng loại.Do đó thị trường của công ty ngày càng rộng mở…Đây là những thuận lợi lớn của công ty mà không có một công ty ngoài quốc doanh nào có được. Từ chỗ được sự bảo trợ hoàn toàn của Bộ giáo dục chuyển sang chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, Công ty cũng đã gặp rất nhiều khó khăn để làm quen với tình hình mới. Sự cạnh tranh mạnh mẽ của các thiết bị nhập khẩu từ nước ngoài và từ một số cơ sở sản xuất trong nước lại làm cho khó khăn của công ty thêm chồng chất. Nhận thức được những thuận lợi và khó khăn, Ban giám đốc công ty cùng với toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty đã nổ lực cố gắng để tận dụng những lợi thế vốn có, phát huy nội lực để vươn lên. Trong hơn mười năm qua, Công ty đã tạo được cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thuong trường, mở rộng được quy moo sản xuất kinh doanh, cung cấp một khối lượng lớn thiết bị cho ngành giáo dục, góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy nền giáo dục nước nhà phát triển, hoàn thành nghĩa vụ đóng góp vào Ngân sách Nhà nước. Với một thị trường tiêu thụ rộng lớn trên khắp toàn quốc, thực hiện nhiều chương trình, dự án cho Bộ giáo dục, công ty đã gặt hái được nhiều thành công đáng kể. Mặt khác việc thực hiện các chương trình hợp tác về giáo dục với nước bạn Lào bước đầu đã có những thành công mong muốn. Tỉ lệ lãi sau thuế trên doanh thu bán hàng không cao, nhưng nó vẫn tăng lên qua các năm, chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của công ty ngày càng được cải thiện. Một số số liệu về tình hình hoạt động của công ty trong những năm gần đây: Biểu 1: Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động trong 4 năm gần đây ChØ tiªu\N¨m 2004 2005 2006 2007 Tæng doanh thu b¸n hµng ho¸ (VN§) 75.743.928.349 88.281.274.626 178.192.056.780 184.189.128.091 L·i sau thuÕ (VN§) 335.283.653 533.502.928 2.471.283.150 3.136.367.628 Tæng sè nép Ng©n s¸ch(VN§) 1.484.085.259 1.540.576.747 2.965.167.392 3.224.709.562 Sè lao ®éng b×nh qu©n(ng­êi) 320 389 485 510 TN b×nh qu©n 1 ng­êi (VN§/th¸ng) 934.000 1.098.330 1.245.000 1.344.000 TØ lÖ l·i thuÇn/doanh thu 0.0044 0,006 0,014 0,016 Tæng tµi s¶n 29.449.316.000 31.472.230.000 38.741.027.000 132.284.998.403 Nguån vèn chñ sì h÷u 13.737.183.000 14.499.567.000 14.783.759.000 20.205.629.590 Từ nguồn số liệu trên ta thấy: quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tăng lên qua các năm, số lãi sau thuế cũng tăng lên, thu nhập bình quân của người lao động cũng được cải thiện. Đặc biệt do có cuộc cải cách giáo dục trên toàn quốc nên nhu cầu về thiết bị cũng tăng lên rất mạnh. Do đó doanh thu của công ty cũng có sự tăng lên đột biến. Cùng với sự tăng lên của quy mô sản xuất, số lượng lao động cũng tăng lên tương ứng.Và qua bảng trên ta thấy thu nhập bình quân của người lao động cũng tăng lên đều đặn. Đời sống của người lao động ngày càng tốt lên. Những điều đó chứng tỏ công ty đã có những chiến lược sản xuất và kinh doanh hiệu quả, biết tổ chức điều hành và sắp xếp các nguồn lực sẵn có và cả nguồn lực tận dụng của những nguồn bên ngoài. Đã đưa công ty lên làm ăn ngày càng có lãi. 1.6. Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1, tiền thân là một đơn vị trực thuộc Nhà nước,được Nhà nước bao cấp toàn bộ các điều kiện cơ sở vật chất. Từ ngày 15/08/2007 công ty chuyển đổi thành công ty cổ phần, mọi hoạt động của công ty đều phải thông qua Hội đồng cổ đông.Tất cả các khoản lỗ, lãi đều được chia đều cho tất cả các thành viên góp vốn. Chính vì thế, trong thời gian tới Công ty đã có nhiều phương hướng phát triển, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh - Sản xuất và cung ứng( kể cả nhập khẩu) đồ dung dạy học, các thiết bị nhà trường nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập trong nhà trường. - Tổ chức tiếp nhận, lưu thông, phân phối các loại thiết bị, vật tư chuyên dùng trong ngành theo chỉ tiêu kế hoạch của Bộ và Nhà nước giao, cũng như các hàng viện trợ của các tổ chức trong và ngoài nước. - Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng, triển khai công nghệ, đưa nhanh các tiến bộ khoa học kỹ thuật và sản xuất, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực thiết bị giáo dục. - Tổ chức thực hiện các dự án thuộc chương trình, mục tiêu của ngành, các dự án hợp tác đầu tư trong và ngoài nước. Tư vấn, tham mưu cho Bộ về kế hoạc đầu tư ngắn hạn, về trang thiết bị giáo dục phục vụ ngành và các chủ trương biện pháp thực hiện. PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC 1 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty Với mô hình tổ chức sản xuất, quản lý khá phức tạp như trên, để có thể theo dõi cập nhật thông tin kế toán đầy đủ, chính xác, kịp thời là một việc làm rất phức tạp, đòi hỏi phải có sự phân công nhiệm vụ cụ thể, phối hợp giữa các phần hành kế toán một cách nhịp nhàng, tỉ mỉ. Chính vì vậy, công tác kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung- phân tán, cụ thể: Tại phòng tài chính kế toán của công ty: Có nhiêm vụ thu thập, cập nhật thông tin kế toán phát sinh hàng ngày. Thông tin kế toán được phân theo 2 luồng chính: + Thông tin về các khoản thanh toán, vốn bằng tiền, và công nợ phát sinh bằng tiền về nhập xuất vật tư thành phẩm cả ở công ty và các xưởng + Thông tin về tiêu thụ thành phẩm hàng ngày Tùy theo nhiệm vụ cụ thể mà kế toán có nhiệm vụ thu thập và xử lý thông tin theo phần việc của mình Các trung tâm đều có bộ máy kế toán riêng, hạch toán đầy đủ chi phí, doanh thu và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Định kỳ và cuối năm kế toán các trung tâm lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của các trung tâm gửi về phòng tài chính- kế toán của công ty. Phòng tài chính- kế toán của công ty có nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc và theo dõi tình hình hạch toán kế toán của trung tâm để đảm bảo số liệu báo cáo chính xác, kịp thời và đầy đủ. Các xưởng không có kế toán riêng mà chỉ có một nhân viên kinh tế. Những nhân viên này có nhiệm vụ thu thập, phân loại, và xử lý chứng từ về vật tư, lao động và tiền lương, sản phẩm hoàn thành nhập kho. Trên cơ sở chứng từ đã phân loại, lập các phiếu tính giá thành phân xưởng và lập bảng kê kèm cá chứng từ gốc để định kỳ gửi về phòng tài chính- kế toán của công ty. Tại phòng tài chinh- kế toán của công ty, nhân viên kế toán được phân công sẽ thực hiện các phần hành kế toán cụ thể. KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP Kế toán các trung tâm Thủ quỹ Nhân viên kinh tế xưởng Kế toán vật tư và TSCĐ Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán CPSX và tính giá thành Kế toán hàng hóa, thành phẩm và tiêu thụ S¬ ®å 5: S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n *.Nhiệm vụ của các nhân viên phòng tài chính- kế toán của công ty Phòng tài chính- kế toán của công ty gồm 9 người. Nhiệm vụ của từng nhân viên như sau: - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và các cơ quan chức năng về công tác tài chính- kế toán của công ty. Đồng thời thực hiện chức năng kế toán công nợ kết hợp khi đi công tác các đơn vị, thực hiện kế toán thanh toán với ngân sách. - Kế toán tổng hợp: Thực hiện phần hành công tác kế toán tổng hợp của công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc công tác kế toán của các trung tâm, chịu trách nhiệm về số liệu Báo cáo kế toán cùng kế toán trưởng. Kế toán tổng hợp cũng kiêm kế toán lao động tiền lương. - Hai kế toán thức hiện phần hành kế toán hàng hóa của công ty. Theo dõi, đối chiếu tình hình nhập- xuất- tồn kho sản phẩm, thường xuyên và định kỳ đối chiếu với thủ kho. Đồng thời thực hiện kế toán bán hàng, theo dõi doanh thu của công ty và doanh thu của các trung tâm theo định kỳ hàng tháng, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp. - Một thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của công ty, tiến hành thu chi tiền mặt, cùng kế toán tiền mặt theo dõi các khoản thu- chi- tồn quỹ tiền mặt. - Hai kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi, hạch toán chi tiết các khoản thanh toán với khách hàng, các khoản vay ngân hàng, giao dịch với ngân hàng về các khoản bảo lãnh đấu thầu cũng như các khoản phát sinh thường xuyên khác, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp - Một kế toán giá thành: Theo dõi nhập kho thành phẩm của các xưởng sản xuất theo đơn đặt hàng của công ty, viết phiếu nhập kho chuyển cho kế toán kho. Đồng thời, thực hiện phần hành kế toán tài sản cố định, chịu trách nhiệm cung cấp thông tin kịp thời cho kế toán tổng hợp. - Một kế toán viên thực hiện công việc viết hóa đơn bán hàng kiêm theo dõi các khoản bán hàng thu tiền ngay ở cơ sở. Hàng ngày chuyển hóa đơn cho kế toán kho vào sổ và đối chiếu với thủ quỹ về khoản bán hàng thu tiền ngay. 2. 2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán của công ty 2.2.1. Các chính sách kế toán tại công ty Báo cáo tài chính của công ty được lập theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo quyết định 1141-TC/CĐCT ngày 01/11/1995, chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2002 và hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ báo cáo tài chính tại Thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002, thông tư 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 của Bộ tài chính và thông tư 23/2005/TT-BTC ngày 30/03/2005 của Bộ tài chính. Công ty đang sử dụng phần mềm Fast Accounting để ghi chép các nghiệp vụ, duy trì số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo tài chính. Các nhân viên kế toán đều được trang bị máy tính và các máy được kết nối với nhau. Một niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N. Công ty lựa chọn phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. 2.2.2. Các chứng từ kế toán trong công ty Có thể phân chia chứng từ kế toán sử dụng tại công ty làm hai loại: - Chứng từ của công ty: Là các chứng từ do Công ty lập để giải quyết quan hệ nội bộ trong công ty và cả những quan hệ kinh tế bên ngoài như: Phiếu xuất vật tư cho sản xuất, Bảng thanh toán lương, Phiếu nhập kho thành phẩm, Hóa đơn bán hàng… - Chứng từ ngoại lai: Là các chứng từ được lập ở các đơn vị khác và gửi tới công ty, như: Hóa đơn bán hàng (do nhà cung cấp lập), giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng… Luân chuyển chứng từ: Chứng từ phát sinh hàng ngày như Phiếu thu, Phiếu chi do kế toán thanh toán lập theo đề nghi thu, chi có ký duyệt của thủ trưởng và kế toán trưởng, lập thành 2 hoặc 3 liên: + Liên 1: lưu tại quyển + Liên 2(có phần chứng từ gốc) chuyển cho người nhận và nộp tiền ký, thủ quỹ vào sổ và lưu. Phiếu nhập kho có 2 loại. Một loại dùng để nhập kho thành phẩm do các bộ phận sản xuất của công ty sản xuất ra, còn một loại dùng để nhập kho hàng hóa do công ty mua về. - Phiếu nhập kho hàng hóa do phòng kế hoạch kinh doanh lập làm 3 liên. + Liên 1: lưu phòng kinh doanh + Liên 2: kèm theo hóa đơn đỏ của bên bán làm chứng từ thanh toán với phòng kế toán + Liên 3: do thủ kho lưu giữ làm căn cứ ghi thẻ kho - Phiếu nhập kho thành phẩm do các bộ phận sản xuất lập khi sản phẩm hoàn thành, nhập kho. Phiếu này được lập thành 3 liên + Liên 1: do bộ phận sản xuất giữ + Liên 2: gửi lên phòng kế toán + Liên 3: do thủ kho lưu giữ làm căn cứ ghi thẻ kho Hóa đơn bán hàng của công ty là hóa đơn GTGT 3 liên do cục thuế phat hành. Hóa đơn GTGT do phong kinh doanh lập theo đơn đặt hàng của khách hàng hoặc theo thỏa thuận của phòng kinh doanh với khách hàng. Gồm 3 liên: + Liên 1: lưu tại phòng kinh doanh + Liên 2: do người mua giữ + Liên 3: giao cho thủ kho xuất hàng, vào sổ. Cuối ngày chuyển cho phòng kế toán vào sổ và lưu giữ. Các chứng từ về nghiệp vụ thu chi tiền mặt và chuyển khoản phát sinh hàng ngày được kế toán thanh toán tập hợp, vào sổ sau đó chuyển chứng từ tiền mặt cho thủ quỹ vào sổ, lưu giữ, còn chứng từ ngân hàng do kế toán thanh toán giữ. Các chứng từ nhập, xuất vật tư và bảng kê tính giá thành vật tư, sản phẩm do các nhân viên phân xưởng gửi lên, được kế toán tính giá thành vào sổ và do kế toán giá thành lưu giữ. Các chứng từ phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh hàng ngày nhận được từ phòng kho chuyển lên sẽ do kế toán tiêu thụ vào sổ và lưu giữ. Định kỳ kế toán đối chiếu với thủ kho về số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho. Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ về tiền lương của bộ phận hành chính do kế toán tổng hợp tập hợp, lưu giữ. Còn lương ở bộ phận sản xuất do các phân xưởng tự hạch toán và lưu giữ sau đó báo cáo lên kế toán tổng hợp. 2.2.3. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán tại công ty Công ty đã bắt đầu từng bước áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC nhưng về cơ bản vẫn áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐCT. Tuy nhiên, công ty đã vận dụng chế độ kế toán phù hợp với loại hình kinh doanh của công ty. Đồng thời do chủng loại hàng hóa đa dạng, phong phú, Công ty lại có mối quan hệ với nhiều khách hàng, ngân hàng…nên khi sử dụng tài khoản hạch toán, Công ty đã chi tiết hóa thành nhiều tài khoản cấp 2, cấp 3 để thuận tiện cho việc quản lý đối tượng hạch toán. Cụ thể: TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được chi tiết ra: * TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa, sản phẩm. TK này lại được chi tiết thành: + TK 511100:Doanh thu bán hàng hóa không chịu thuế GTGT + TK 511105:Doanh thu bán hàng hóa chịu thuế 5% + TK 511110:Doanh thu bán hàng hóa chịu thuế 10% * TK 5112- Doanh thu cho thuê nhà,cửa hàng * TK 5113- Doanh thu ủy thác nhập khẩu * TK 5114- Doanh thu cho thuê dây chuyền * TK 5115- Doanh thu khác Bên cạnh đó, công ty không sử dụng tài khoản 1562 để theo dõi và phân bổ chi phí mua hàng như trong chế độ kế toán. Chúng ta sẽ thấy rõ hơn về việc vận dụng tài khoản kế toán trong khi phân tích quy trình tổ chức một số phần hành chủ yếu của công ty. 2.2.4. Hệ thống sổ kế toán của công ty Công ty chủ yếu sử dụng các loại sổ tổng hợp, sổ chi tiết sau: + Sổ tổng hợp, sổ chi tiết các tài khoản + Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tiền vay + Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán + Sổ chi tiết vật tư, thành phẩm, hàng hóa,bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn + Sổ tài sản cố định + Thẻ tính giá thành ( Các biểu sổ trình bày trong phần phụ lục) Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh cũng như trình độ và khả năng của đội ngũ kế toán, Công ty Cổ phần thiết bị giáo dục 1 áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào những chứng từ kế toán gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, phân loại, tổng hợp được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy trên màn hình nhập liệu của phần mềm kế toán Fast. Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh chương trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các Sổ cái, Sổ chi tiết và Chứng từ ghi sổ và báo cáo kế toán tương ứng…Cuối tháng ( hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ ( cộng sổ ) và lập Báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán trưởng có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm các sổ cái và các sổ chi tiết sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Sơ đồ tổ chức các phân hệ trong phần mềm kế toán FAST Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ kế toán - Sổ cái - Sổ chi tiết Báo cáo tài chính Phần mềm kế toán Fast Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Cổ phần thiết bị giáo dục 1 T Ổ N G H Ợ P Mua hàng và phải trả Hóa đơn bán hàng và chứng từ phải thu khác Vốn bằng tiền Phiếu thu, Phiếu chi, báo có, báo nợ Bán hàng và phải thu Phiếu nhập mua và chứng từ phải trả khác Hàng tồn kho Phiếu nhập, phiếu xuất, điều chuyển Chi phí và giá thành Bảng tính giá thành Tài sản cố định Thể tài sản cố định Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ Báo cáo mua hàng, sổ chi tiết công nợ Thẻ kho, xuất nhập tồn… Thẻ TSCĐ, bảng tính KH Các báo cáo tài chính Báo cáo thuế Sổ chi tiết TK Sổ cái TK Chứng từ ghi sổ Báo cáo chi phí và giá thành 2.2.5. Hệ thống báo cáo kế toán của công ty Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 tổ chức báo cáo theo đúng chế độ hiện hành. * Các báo cáo do Nhà nước quy định: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. (Mẫu các báo cáo trình bày trong phần phụ lục) * Công ty không sử dụng các báo cáo nội bộ như: Báo cáo quản trị, Các báo cáo bộ phận. Kỳ báo cáo thường là 1 năm. Định kỳ công ty phải gửi những báo cáo này đến Bộ giáo dục và đào tạo, Bộ tài chính, Cục thuế thành phố Hà Nội. Tổng cục thống kê, Ngân hàng công thương Đống Đa. 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán ở công ty 2.3.1. Kế toán thành phẩm Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 là doanh nghiệp sản xuất và cung ứng trang thiết bị dạy và học cho toàn bộ hệ thống các trường học trong cả nước. Do đó, thành phẩm của công ty thường có số lượng lớn và đa dạng về chủng loại. Mật độ nhập xuất thành phẩm của công ty cũng khá cao và thường với số lượng lớn, đặc biệt là những thành phẩm có giá trị nhỏ. Vì vậy, để có thể quản lý tốt thành phẩm đòi hỏi công ty phải có những biện pháp sắp xếp, phân loại một cách rõ ràng cả trong kho và trên sổ sách kế toán. Thủ kho có trách nhiệm bảo quản thành phẩm cả về mặt chất lượng cũng như số lượng từ khi thành phẩm được chứng nhận là nhập vào kho (nhờ phiếu nhập kho thành phẩm) và xuất khỏi kho (nhờ hóa đơn giá trị gia tăng). Do thành phẩm của công ty rất đa dạng và có số lượng nhập, xuất lớn nên việc quản lý thành phẩm tại kho rất dễ bị nhầm lẫn và sai sót. Để quản lý tốt thành phẩm trong kho thì thủ kho phải giám sát chặt chẽ quá trình nhập, xuất và phải ghi thẻ kho kịp thời. Thủ kho có trách nhiệm báo cáo số liệu về nhập- xuất- tồn thành ._.