Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần thương mại đầu tư phát triển miền núi Nghệ An

g kế toán giữ vai trò đặc biệt quan trọng, nó cung cấp các thông tin trong doanh nghiệp tới những người quan tâm cả trong cũng như ngoài doanh nghiệp. Cụ thể, đối với công ty, kế toán cung cấp các thông tin tài chính phục vụ cho việc quản lí, lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Nhà quản lí cần các thông tin kế toán để từ đó đưa ra những quyết định phù hợp với điều kiện hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh cao. Đối với cơ quan thuế, các thông tin kế toán là cơ sở xác định số thuế mà doanh nghiệp phải nộp. Với các cơ quan quản lí, thông tin kế toán từ các doanh nghiệp phục vụ cho việc phân tích tài chính, kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và xây dựng kế hoạch quản lí vĩ mô. Xuất phát từ đặc điểm trên đây đòi hỏi người học về kế toán không chỉ giỏi lí thuyết mà còn phải có kiến thức thực tế mới có thể làm tốt công tác này. Qua giai đoạn đầu kiến tập tại công ty thương mại đầu tư phát triển miền núi Nghệ An, được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của PGS.PTS Nguyễn Thị Đông cùng các anh chị trong phòng kế toán công ty, em đã nhận thức được phần nào về những kiến thức mình đã học. Đây sẽ là bài hoc quý báu đối với em khi ra trường. Đề án kiến tập gồm 3 phần lớn: Phần 1: Những đặc điểm kinh tế- kĩ thuật của công ty CP thương mại đầu tư phát triển miền núi Nghệ An Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty. Phần 3: Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại đơn công ty TMĐTPTMN Nghệ An Phần 1: Tổng quan về công ty CP thương mại đầu tư và phát triển miền núi Nghệ An 1.1Lịch sử hình thành và phát triển của công ty: Công ty cổ phần thương mại đầu tư phát triển miền núi Nghệ An hoạt động và phát triển đến nay đã được 15 năm. Tiền thân là Công Ty Thương Nghiệp Miền Núi được thành lập theo quyết định số 1486 ngày 25-08-1992 của UBND Tỉnh Nghệ An . Sau đó, đến năm 1996, từ Công Ty Thương Nghiệp Miền Núi Nghệ An chuyển đổi thành Công Ty Thương Mại Đầu Tư Phát Triển Mền Núi Nghệ An theo quyết định số 2115 ngày 18-04-1996. Ngày 29-12-2005 theo quyết định số 4877 của UBND Tỉnh Nghệ An quyết định chuyển Công Ty TMĐTPT Miền Núi thành Công Ty Cổ Phần TMĐTPT Miền Núi Nghệ An. Công ty CPTMĐTPTMN Nghệ An là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân hoạt động chủ yếu trong việc sản xuất kinh doanh và các dịch vụ thương mại nhằm mục đích đạt lợi nhuận tối đa, tăng cổ tức cho các cổ đông, phục vụ tốt các mặt hàng chính sách cho các đồng bào Miền Núi , thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà Nước, xây dựng công ty phát triển ngày một lớn mạnh. Hiện nay, công ty đang là một đơn vị kinh doanh vừa và nhỏ với tổng số cán bộ công nhân viên là 133 người có trình độ chuyên môn tốt, ban lãnh đạo công ty đa phần là có trình độ Đại học, có kinh nghiệm quản lý lâu năm và mang lại hiệu quả kinh tế cao. Đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty từng bước được cải thiện và công ty luôn thực hiện tốt nghĩa vụ của mình đối với ngân sách nhà nước. TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP Tên đầy đủ : CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN MIỀN NÚI NGHỆ AN. Chủ tịch hội đồng quản trị : Ông : Phan Hữu Nghĩa . Địa chỉ: Số11 - Đường Phan Bội Châu - Thành phố Vinh - Nghệ An. Cơ sở pháp lý của Doanh nghiệp : - Quyết định thành lập lại sau Cổ phần hoá : Số 4877.QĐ/UB ngày 29 tháng 12 năm 2005 của UBND tỉnh Nghệ An . - Đăng ký kinh doanh : 2703000957 ngày 18/07/2006 do sở kế hoạch đầu tư Tỉnh Nghệ An cấp giấy phép. - TK tiền gửi số : 102010000385369 .Tại Ngân Hàng Công Thương - N.A - Mã Số Thuế: 29003255191 - Vốn điều lệ : 51.517.000.000 ( VNĐ) Loại hình doanh nghiệp : Công ty Cổ phần 51% vốn Nhà nước và 49% vốn cổ đông là CBCNV Công ty đóng góp. Nhiệm vụ của Doanh nghiệp : Kinh doanh phục vụ các mặt hàng Chính sách như: Muối iốt, Dầu hỏa thắp sáng, Thu mua hàng nông sản, lâm sản cho nhân dân. Kinh doanh các mặt hàng, Bách hóa, lương thực, xăng dầu, chất đốt, phân bón… Xuất khẩu các mặt hàng: Lạc, Vừng, Bột sắn, Mủ cao su, Cafee , đồ thủ công mỹ nghệ… - Nhập khẩu các mặt hàng: Vật liệu xây dựng Sắt thép xi măng, Hàng điện tử điện lạnh… Bảng cơ cấu lao động trong công ty TT Số lượng lao động(người) Trình độ chuyên môn Tỉ lệ(%) 1 43 Đại học 32,33 2 28 Cao Đẳng 21,05 3 15 Trung cấp 11,28 4 47 Công nhân 35,34 Tình hình sản xuất kinh doanh trong những năm qua của công ty tương đối tốt. Công ty đã không ngừng phát triển và mở rộng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Do đó doanh thu của công ty ngày càng cao được thể hiện qua biểu sau : đơn vị:1000đ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Doanh thu 170.568.252 188.468.530 271.525.122 Lợi nhuận 760.146 801.325 983.864 Nộp Ngân sách 172.269 180.034 232.335 Thu nhập bình quân 1,622 1.768 1.952 Nguồn: chi cục thống kê tỉnh Nghệ An 1.2Đặc điểm kinh doanh và tổ chức kinh doanh của công ty: Với mục tiêu đảm bảo việc làm và thu nhập cho cán bộ công nhân viên, cung ứng hàng hóa kịp thời và đầy đủ cho khách hàng, phục vụ đồng bào miền núi, các diện chính sách, đồng thời thực hiện tốt nghĩa vụ đối với nhà nước cho nên công ty kinh doanh trên rất nhiều mặt hàng như hàng nông sản, vật liệu xây dựng, điện khí, điện máy…không ngừng mở rộng thị trường cả trong lẫn ngoài nước. Ngoài ra, các hợp đồng xuất khẩu nông sản, cao su… sang các nước như Trung Quốc, Lào, Thái Lan… cũng là một trong những hoạt động thường xuyên và tương đối quan trọng của công ty. Công ty có trụ sở chính, một xí nghiệp kinh doanh tổng hợp đặt tại Vinh và có 9 trung tâm thương mại trực thuộc công ty ở các huyện miền núi: Nghệ An: Tương Dương , Anh Sơn, Tân Kỳ , Kỳ Sơn , Thanh Chương , Quỳ Hợp , Quế Phong , Con Cuông , Yên Thành. Các đơn vị thành viên chịu trách nhiệm tiêu thụ, phân phối lượng hàng hóa đã được phân bổ, cuối kì lập báo cáo tài chính gửi về công ty để quyết toán. Trung tâm thương mại huyện Tân Kì Trung tâm thương mại huyện Kì Sơn Trung tâm thương mại huyện Tương Dương Hệ thống cửa hàng bán lẻ của công ty tại Vinh Trung tâm thương mại huyện Anh Sơn Trung tâm thương mại huyện Quỳ Hợp Trung tâm thương mại huyện Yên Thành Trung tâm thương mại huyện Quỳ Châu Trung tâm thương mại huyện Quế Phong Trung tâm thương mại huyện Thanh Chương Công ty mẹ tại Vinh Trung tâm thương mại huyện Con Cuông Sơ đồ 1.1: Tổ chức hệ thống kinh doanh: 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lí của công ty: Chức năng và nhiệm vụ của các ban phòng. Chủ tịch Hội đồng quản trị: Là người đứng đầu trong Công ty, Chịu trách nhiệm quản lý mọi mặt trong công ty. Chỉ đạo trực tiếp cho Giám đốc và Phó giám đốc. Kiểm tra công việc các phòng ban thông qua Giám đốc và Phó Giám đốc. Giám đốc Công ty: Là người trợ lý đắc lực cho Chủ tịch HĐQT, chịu trách nhiệm quản lý khi Chủ tịch HĐQT đi công tác. Chỉ đạo trực tiếp đến các Phòng ban thông qua Chủ tịch HĐQT. Giám đốc kiểm tra, đôn đốc công việc của các phòng ban. Báo cáo kịp thời kết quả làm việc cho Chủ tịch và trước HĐQT. Phó giám đốc Công ty: Là người chịu trách nhiệm quản lý phòng ban của Công ty. Tham mưu nguồn hàng cho Giám đốc và Chủ tịch HĐQT. Các Phòng ban trong Công ty: Phòng Tổ chức hành chính : Phòng có trách nhiệm tuyển dụng cán bộ cho Công ty. Tham mưu sắp xếp nhân sự của các phòng, ban. Bố trí nhân sự 1 cách hợp lý, tạo ra sự hợp thức hóa trong quá trình kinh doanh. Là nơi giải quyết mọi chế độ, nghĩa vụ, quyền lợi cho người lao động trong Công ty. Phòng kế hoạch - Chính sách: Với chức năng nhiệm vụ giao chỉ tiêu, kế hoạch hàng năm cho các đơn vị trực thuộc (các Huyện). Về mặt hàng chính sách của đồng bào dân tộc Miền núi. Chỉ tiêu hàng năm về bán lẻ thị trường và chỉ tiêu cấp phát cho người nghèo, các hộ chính sách vùng sâu, vùng xa.(Đây là chính sách của Đảng và Chính phủ cho đồng bào dân tộc miền núi). Hàng tháng phải kiểm tra quá trình thực hiện chỉ tiêu, báo cáo kịp thời cho Giám đốc điều hành. Thông qua Giám đốc để kịp thời tháo gỡ những bất cập trong quá trình thực hiện. Phòng Kế toán: Đây là phòng với chức năng và nhiệm vụ rất quan trọng. Trên cơ sở tham mưu cho Giám đốc và trực tiếp tham mưu cho Chủ tịch HĐQT còn trực tiếp quản lý và sử dụng nguồn vốn trong Công ty. -Cân đối nguồn vốn trong Công ty, kịp thời phản ảnh lên HĐQT. Phòng kinh doanh: Có trách nhiệm nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch, phương án kinh doanh để trình lên hội đồng quản trị. Là phòng mang lại hiệu quả rất lớn cho Công ty đặc biệt là về mặt hàng xuất nhập khẩu. Các trung tâm thương mại trực thuộc: Do đặc điểm về kinh tế- xã hội của mỗi huyện miền núi là không giống nhau thậm chí là khác biệt. Hơn nữa, vấn đề giao thông đi lại còn khó khăn cho nên công việc kinh doanh tại địa phương do các đơn vị thương mại đóng tại địa bàn trực tiếp tổ chức và thực hiện; công ty chỉ quản lí các đơn vị này trên các mặt hành chính và nhân sự. Ngoài ra, công ty còn chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc quá trình hoạt động của các đơn vị. Cuối kì, các đơn vị tự tổng hợp số liệu và lập báo cáo gửi về cho công ty để quyết toán. Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lí Chủ Tịch HĐQT Giám Đốc điều hành Phó Giám Đốc Phòng KHCS công ty Phòng kinh doanh Tổ chức hành chính Phòng Kế toán Các Huyện trực thuộc Ghi chú: Quản lí,chỉ đạo trực tiếp Giúp việc quản lí Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị kiến tập 2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Dựa trên quy định của nhà nước và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và đặc điểm riêng của mình công ty CPTMĐTPTMN tổ chức bộ máy kế toán của mình theo hình thức: phân tán. Công việc kế toán được phân công cho các bộ phận và đơn vị trực thuộc thực hiện một phần hoặc toàn bộ những nội dung phát sinh tại đơn vị mình. Phòng kế toán của doanh nghiệp chỉ thực hiện những công việc kế toán đối với những nội dung phát sinh liên quan đến toàn doanh nghiệp (hoặc những bộ phận chưa có điều kiện thực hiện công việc kế toán), kết hợp với các báo cáo do các đơn vị gửi lên để tổng hợp và lập ra các báo cáo chung cho toàn doanh nghiệp. Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán KT các đơn vị trực thuộc KT hàng hóa KT TSCĐ KT ngân sách KT thuế KT tiền lương KT quỹ, ngân hàng Kế toán trưởng Chức năng , nhiệm vụ của bộ máy kế toán : - Kế toán trưởng : Là người đứng đầu phòng kế toán chỉ đạo tập hợp nghiệp vụ phát sinh của công ty , kế toán trưởng còn có nhiệm vụ chi tiêu quỹ lương và quản lý tài chính chung trong công ty như thế nào cho thật hợp lý và đạt hiệu quả cao. - Kế toán quỹ , Ngân hàng : có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ thu - chi tiền của công ty. - Kế toán hàng hoá : Có nhiệm vụ theo dõi hàng hoá nhập về kho đã đầy đủ chưa và xuất đi tiêu thụ bao nhiêu cho thật đầy đủ và chính xác. - Kế toán thuế : hạch toán và kê khai các loại thuế của các mặt hàng như thuế GTGT , Thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế khác để nộp cho ngân sách nhà nước. - Kế toán ngân sách : Có nhiệm vụ trình bày phương án kinh doanh của công ty để trình lên Tỉnh nhằm thuyết phục Tỉnh giải ngân về cho công ty qua các phương án, dự án mà công ty đã trình bày. - Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ kê khai tài sản và quản lý tài sản của Công ty. - Kế toán các trung tâm trực thuộc : Có nhiệm vụ kê khai, hạch toán và tập hợp số liệu phát sinh trong kỳ và cuối quý gửi lên cho kế toán trưởng lập báo cáo tài chính. 2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán Vừa là một doanh nghiệp thương mại và dịch vụ tổng hợp, lại vừa đảm đương thêm nhiệm vụ phân phối hàng hóa cho các diện chính sách theo chỉ đạo của Đảng và nhà nước; cho nên, việc tổ chức hạch toán kế toán trong công ty cũng có những đặc trưng riêng. 2.2.1 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty: -Công ty hạch toán theo hình thức phân tán, hệ thống kế toán bao gồm hệ thống chứng từ, sổ kế toán, BCTC được thực hiện theo quyết định 48 QĐ-BTC năm 2006 của bộ Tài chính. -Chế độ kế toán áp dụng : doanh nghiệp vừa và nhỏ -Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: -Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo giá gốc -Phương pháp tính giá hàng tồn kho cuối kì: thực tế đích danh: Tồn cuối kì = Tồn đầu kì + Nhập trong kì - Xuất trong kì -Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên -Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : khấu hao theo đường thẳng theo Quyết định 206/2003/QĐ-BTC ban hành ngày 12/12/2003. -Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: ghi nhận vào chi phí tài chính trong năm. -Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: ước tính để ghi vào chi phí trong năm. -Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả: dự phòng phải trả được lập theo số chênh lệch giữa số phải trả năm nay và số đã trả năm trước -Nguyên tắc, phương pháp ghi nhận doanh thu : ghi nhận doanh thu theo CMKT. -Hình thức ghi sổ: “Nhật Ký-Sổ Cái " -Đơn vị tiền tệ : VND; Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ được ghi nhận theo tỉ giá thực tế tại thời điểm phát sinh. -Năm tài chính :Bắt đầu vào ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm; BCTC của công ty được lập theo quý. -Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ 2.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ chứng từ: Chứng từ kế toán là nguồn thông tin ban đầu được xem như nguồn nguyên liệu mà kế toán sử dụng để tạo lập nên những thông tin có tính tổng hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại công ty gồm: Lao động và tiền lương: chứng từ bao gồm Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương Phiếu ghi hưởng BHXH Bảng thanh toán tiền thưởng Hàng tồn kho: chứng từ bao gồm Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm kê vật tư, tài sản, hàng hóa Mua, bán hàng: chứng từ gồm Hóa đơn mua bán hàng Hóa đơn dịch vụ Hóa đơn giám định hàng xuất nhập khẩu Hóa đơn thu phí bảo hiểm Tiền tệ:gồm các chứng từ Phiếu thu Phiếu chi Giấy thanh toán tiền tạm ứng Bảng kiểm kê quỹ Phiếu mua hàng Hóa đơn điện, nước, các dịch vụ mua ngoài Tài sản cố định: gồm các chứng từ Biên bản bàn giao TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản thanh lí TSCĐ 2.2.3 Đặc điểm vận dụng chế độ tài khoản: - Công ty thương mại đầu tư và phát triển Miền núi Nghệ An áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 48 QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 - Không áp dụng các tài khoản: 113, 121,128, 129, 139, 144, 155, 158, 159, 161, 212,213, 217, 221, 222, 223, 228, 229, 241, 243, 244, 315, 337, 342, 344, 347, 351, 352, 414, 415, 419, 441, 461, 466, 511, 512, 611, 621, 622, 623, 631. Các tài khoản thường dùng được mở chi tiết bao gồm: - Tài khoản tiền gửi ngân hàng: TK112 gồm 2 tài khoản cấp 2 và 7 tài khoản cấp 3 Ví dụ: 1121: VNĐ; 11211 VNĐ gửi tại NH Công Thương; 11224 tiền gửi ngoại tệ tại ngân hàng Nông Nghiệp đầu tư và phát triển nông thôn Nghệ An. - Tài khoản phải thu khác TK 138: bao gồm 1 tài khoản cấp 2 và 7 tài khoản cấp 3 Ví dụ: 13881: phải thu nội bộ(thuế+bán hàng) 13388:phải thu khác - Tài khoản thuế đầu ra phải nộp TK 333: thuế và các khoản phải nộp nhà nước Tài khoản này có 4 tài khoản cấp 2 và 1 tài khoản cấp 3: Ví dụ: TK 3331: Thuế GTGT TK 33311: thuế GTGT hàng nhập khẩu trực tiếp TK 3334: thuế thu nhập doanh nghiệp TK 3337: thuế nhà đất, tiền thuê đất TK 3338: các loại thuế khác - TK 338: phải trả phải nộp khác Tài khoản này có 5 tài khoản cấp 2 và 3 tài khoản cấp 3: Ví dụ: TK 3381: TK 3382: kinh phí công đoàn TK 3383:BHXH TK 3387: doanh thu chưa thực hiện TK 3388: phải trả, phải nộp khác Tài khoản doanh thu: TK 511 bao gồm 3 tài khoản cấp 2 và 4 tài khoản cấp 3: Ví dụ : TK 5111: doanh thu bán hàng hóa; TK 5111: doanh thu hàng hóa xuất nhập khẩu, TK 5114: doanh thu trợ cấp, trợ giá. Tài khoản chi phí TK627: gồm 6 tài khoản cấp 2 và 8 tài khoản cấp 3 Ví dụ : TK 62711: chi phí lương nhân viên; TK 62773: chi phí điện thoại, internet Tài khoản 642: gồm 2 tài khoản cấp 2 và 13 tài khoản cấp 3 Ví dụ: TK 64214: chi phí khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng; TK 64223: chi phí đồ dùng văn phòng… Công ty sử dụng nhiều đến các tài khoản này vì lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu và phân phối hàng hóa chính sách. 2.2.4 Đặc điểm vận dụng chế độ sổ sách Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy bằng phần mềm Esoft với hình thức ghi sổ “Nhật kí- Sổ Cái”. Do đó, công ty sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Nhật kí-Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật kí - Sổ Cái là một quyển sổ tổng hợp duy nhất vừa dùng làm sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa dùng làm sổ cái để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ đó theo các tài khoản kế toán .Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế(theo tài khoản kế toán) trên cùng quyển sổ duy nhất là Nhật kí- Sổ Cái. Căn cứ ghi chép là các chứng từ kế toán hoặc các bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Sổ và thẻ kế toán chi tiết gồm: Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết tài sản cố định; Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa; Sổ kế toán chi tiết các loại vốn bằng tiền( quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển), các khoản vay ngắn và dài hạn. Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán: phải trả người bán, phải thu khách hàng, phải thu, phải trả khác… Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết chi phí sản xuất, bán hàng, quản lí doanh nghiệp; Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết chi phí đầu tư xây dựng cơ bản Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thuộc các tài khoản khác tùy theo yêu cầu phân tích, kiểm tra và lập báo biểu trong từng nghành, từng doanh nghiệp và tổ chức kinh tế. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và dùng làm căn cứ ghi sổ; trước hết kế toán xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để ghi vào Nhật kí- Sổ Cái:Mỗi khi nhận được chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhân viên giữ Nhật kí-Sổ cái phải kiểm tra các chứng từ về mọi mặt, căn cứ váo nội dung nghiệp vụ trên chứng từ xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có và ghi các nội dung cần thiết của chứng từ vào Nhật kí-Sổ cái. Cuối tháng, kế toán cộng số liệu của cột số phát sinh ở “Nhật kí” vào các phần Nợ, Có tương ứng của “Sổ Cái” để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu kì đến cuối kì. Căn cứ vào số dư đầu kì, số phát sinh trong kì, kế toán tính ra số dư cuối kì của từng tài khoản trên Nhật kí- Sổ Cái. Trong bước kiểm tra, đối chiếu kế toán so sánh “Số phát sinh trên Nhật kí”; “ Tổng số phát sinh Nợ của các tài khoản “ và “ Tổng số phát sinh Có của các tài khoản “ nếu phát hiện chênh lệch sẽ tiến hành điều chỉnh lại:Mỗi chứng từ gốc được ghi vào Nhật kí- Sổ cái trên cùng một dòng đồng thời ở cả hai phần: trước hết ghi vào cột ngày, tháng, số hiệu của chứng từ, diễn giải nội dung và số tiền của nghiệp vụ trong phần Nhật kí, sau đó ghi số tiền của nghiệp vụ vào cột ghi Nợ và cột ghi Có của các tài khoản có liên quan trong phần sổ Cái. Sau khi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng vào nhật kí- Sổ cái, nhân viên giữ sổ tiến hành khóa sổ, tìm ra ở phần Nhật kí tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản ở phần Sổ cái, đông thời tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu trên Nhật kí-Sổ cái bằng cách lấy tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả tài khoản trên sổ Cái đối chiếu với tổng số tiền ở phần Nhật kí; lấy tổng số dư Nợ đối chiếu với tổng số dư Có của tất cả các tài khoản trên sổ Cái. Nếu tổng số nói trên khớp nhau thì việc tính toán số phát sinh và số dư của các tài khoản trên Nhật kí-sổ Cái được coi là chính xác. Ngoài ra, để đảm bảo tính chính xác của các số liệu hạch toán trên từng tài khoản tổng hợp, trước khi lập báo biểu kế toán, nhân viên giữ Nhật kí-sổ Cái phải tiến hành đối chiếu số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái với số liệu kế toán của các bảng tổng hợp số liệu kế toán chi tiết cảu từng tài khoản tương ứng. Chứng từ gốc sau khi ghi Nhật kí-sổ Cái được chuyển ngay đến bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để ghi vào sổ hoặc để thẻ kế toán cảu từng tài khoản . Cuối tháng, nhân viên phụ trách các phần tiến hành kế toán chi tiết cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào các số liệu đó lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với Nhật kí- sổ Cái. Mọi sai sót đều phải được sửa chữa kịp thời theo đúng các phương pháp sửa chữa sai sót quy định trong chế độ về chứng từ và sổ sách kế toán.Nhật kí-sổ Cái và các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu và chỉnh lí số liệu được dùng để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. Ngoài ra, do đặc điểm của công ty là doanh nghiệp thương mại với quy mô vừa và nhỏ, ngoài ra còn thay mặt Nhà nước cung ứng một số mặt hàng chính sách nên trừ các nghiệp vụ liên quan đến quỹ tiền mặt ra, tính chất của các nghiệp vụ kế toán không thực sự nhiều và phức tạp. Vì thế, kế toán công ty lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán theo định kì 1 tuần một lần, riêng các khoản mục về Quỹ trong doanh nghiệp được lập 3-5 ngày/lần. Sơ đồ 2.2: Kế toán theo hình thức Nhật kí-Sổ cái NHẬT KÍ- SỔ CÁI Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ kế toán Sổ quỹ BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy Sổ kế toán Nhật kí-sổ Cái -Báo cáo tài chính -Báo cáo quản trị Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán máy(Esoft) Chứng từ kế toán Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 2.2.5 Đặc điểm vận dụng hệ thống báo cáo kế toán BCTC có nhiệm vụ cung cấp những thông tin kinh tế, tài chính để đánh giá tình hình tài chính và kết quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp trong kì hoạt động đã qua, giúp ban giám đốc doanh nghiệp kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. BCTC là căn cứ quan trọng cho việc phân tích, nghiên cứu, phát hiện những khả năng tiềm tàng và là căn cứ đưa ra các quyết định quản lí, điều hành hoạt động SXKD. Báo cáo kế toán mà công ty sử dụng gồm biểu mẫu báo cáo: Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01- DNN) Báo cáo kết quả hoạt động SXKD (mẫu số B02- DN) Các BCTC được lập vào cuối mỗi quý( cuối tháng 3, tháng 6, tháng 9, tháng 12 kể từ ngày bắt đầu niên độ kế toán) để phản ánh tình hình tài chính của công ty cho các cơ quan quản lí nhà nước theo quy định. Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, công ty gửi báo cáo tài chính hàng năm đến Cục thuế Nghệ An, cục thống kê Nghệ An và Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Nghệ An là nơi đăng kí kinh doanh. Cuối mỗi năm tài chính, công ty lập một bản báo cáo tài chính bao gồm bảng cân đối kế toán và bảng quyết toán tài chính để trình cho các thành viên hội đồng quản trị và ban giám đốc xem xét ít nhất 10 ngày trước phiên họp toàn thể hàng năm. Biểu 2.1: Bảng cân đối kế toán SỞ THƯƠNG MẠI NGHỆ AN Mẫu số B 01 - DNN Công ty CP TMDTPT Miền Núi (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Nghệ An ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Quý 1 Năm 2008 CHỈ TIÊU MÃ SỐ Thuyết minh SỐ CUỐI KÌ SỐ ĐẦU NĂM A. TÀI SẢN NGẮN HẠN 100=110+120+130+140+150 100 45.035.660.784 50.133.649.241 I.Tiền và các khoản tương đương tiền 110 (III.01) 48.074.281 1.958.344.416 II.Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 120 (III.05) 1. Đầu tư ngắn hạn 121 2. Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 129 III. Các khoản phải thu 130 28.181.748.148 20.664.962.281 1.Phải thu khách hàng 131 16.913.120.000 2.302.000.900 2. Trả trước cho người bán 132 3.514.903.665 11.408.544.533 3. Các khoản phải thu khác 138 7.753.724.483 11.408.544.533 4. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi 139 IV. Hàng tồn kho 140 (III.02) 15.357.354.121 25.103.697.050 1.Hàng tồn kho 141 15.357.354.121 25.103.697.050 2.Dự phòng giảm giá hàng tông kho 149 V. Tài sản ngắn hạn khác 150 1.448.484.234 2.406.645.449 1.Thuế GTGT được khấu trừ 151 854.517.539 2.284.782.607 2. Thuế và các khoản phải thu nhà nước 152 3. Tài sản ngắn hạn khác 158 593.966.695 121.862.779 B. TÀI SẢN DÀI HẠN (200=210+220+240+250+260) 200 1.375.906.399 1.383.393.225 1.Tài sản cố định 210 (III.03.04) 1.267.810.254 1.303.507.254 -Nguyên giá 211 1.807.862.413 1.807.862.413 -Giá trị hao mòn lũy kế 212 (504.052.159) (504.052.159) -Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 213 II. Bất động sản đầu tư 220 -Nguyên giá 221 -Giá trị hao mòn lũy kế 222 III. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 230 (III.05) 1.Đầu tư tài chính dài hạn 231 2.Dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán dài hạn 239 IV.Tài sản dài hạn khác 240 108.096.145 79.885.971 1.Phải thu dài hạn 241 108.096.145 79.885.971 2.Tài sản dài hạn khác 248 3.Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi 249 TỔNG CỘNG TÀI SẢN(250=100+200) 250 46.411.567.183 51.571.042.466 NGUỒN VỐN 251 A.NỢ PHẢI TRẢ(300=310+320) 300 44.704.722.741 49.905.309.579 I.Nợ ngắn hạn 310 44.243.347.391 49.703.934.229 1.Vay ngắn hạn 311 24.953.924.000 20.818.830.000 2. Phải trả người bán 312 2.144.437.581 6.529.929.020 3.Người mua ứng trước 313 12.143.138.920 19.166.517.547 4.Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 314 (III.06) 24.431.345 2.931.345 5.Phải trả người lao động 315 49.981.915 6.Chi phí phải trả 316 134.500.730 32.003.776 7.Các khoản phải trả ngắn hạn khác 318 4.842.914.815 3.103.704.626 8. Dự phòng phải trả ngắn hạn 319 II.Nợ dài hạn 320 461.375.350 201.375.350 1.Vay và nợ dài hạn 321 441.700.000 181.700.000 2.Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 322 19.635.350 19.675.350 3.phải trả, phải nộp dài hạn khác 328 4.Dự phòng phải trả dài hạn 329 B. VỐN CHỦ SỞ HỮU(400=410+420) 400 1.706.844.442 1.611.732.887 I.Vốn chủ sở hữu 410 (III.07) 1.604.860.229 1.567.794.338 1.Vốn đầu tư của chủ sở hữu 411 1.232.600.399 1.232.600.399 2.Thặng dư vốn cổ phần 412 3.Vốn khác của chủ sở hữu 413 170.000.000 4.Cổ phiếu quỹ 414 5.Chênh lệch tỉ giá hối đoái 415 6.Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu 416 1.581.074 70.022.893 7.Lợi nhuận chưa phân phối 417 200.678.756 265.171.046 II. Quỹ khen thưởng, phúc lợi 430 101.984.213 43.938.549 TỔNG NGUỒN VỐN 441 46.411.567.183 51.517.042.466 Người lập biểu Ngày 15 Tháng 4 Năm 2008 Kế toán trưởng Người đại diện theo P.luật Phan Hữu Nghĩa Lê Thị Ngọc Lan Nguyễn Thùy linh Biểu 2.2: Báo cáo kết quả kinh doanh BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH Quý 1 năm 2008 Chỉ tiêu Mã số TM Năm nay Năm trước 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 IV.08 71.760.958.168 2.Các khoản giảm trừ doanh thu 02 3.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 10 71.760.958.168 4.Giá vốn hàng bán 11 68.629.604.656 5.Lợi nhuận gộp từ hoạt động sản xuất kinh doanh (20=10-11) 20 3.131.353.512 6.Doanh thu hoạt động tài chính 21 2.069.182 7.Chi phí hoạt động tài chính 22 720.331.787 -Chi phí lãi vay 22a 720.331.787 9.Chi phí quản lí doanh nghiệp 24 2.280.877.396 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30=20+21-22-24) 30 132.213.511 11.Thu nhập khác 31 1.400.000 12. Chi phí khác 32 13. Lợi nhuận khác (40=31-32) 40 1.400.000 14. Tổng lợi nhuận trước thuế(50=30+40) 50 IV.09 15. Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 16. Lợi nhuận sau thuế 60 133.613.511 Ngày 15 Tháng 4 Năm 2008 Lê Thị Ngọc Lan Kế toán trưởng Nguyễn Thùy linh Người lập biểu Người đại diện theo P.luật Phan Hữu Nghĩa 2.3 Đặc điểm tổ chức kế toán một số phần hành chủ yếu: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên do đó việc hạch toán các nghiệp vụ mua và bán hàng hóa cũng có những đặc trưng riêng: Kế toán mua, bán hàng hóa: Trong các lĩnh vực hoạt động của Công ty CPTMĐTPTMN Nghệ An, ngoài nhiệm vụ phân phối hàng chính sách ra thì kinh doanh thương mại trong và ngoài nước là một trong những hoạt động chính và chủ yếu nhất của doanh nghiệp. Chứng từ trong nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa bao gồm: Hợp đồng Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho Biên bản giao nhận hàng kiêm giấy nhận nợ Kế toán giá vốn hàng hóa: Công ty có 2 nguồn hàng chính: Thứ nhất là các mặt hàng nông, lâm, thủy hải sản… như: Lạc, Vừng, Bột sắn, Mủ cao su, Cafee , đồ thủ công mỹ nghệ chuyên dùng cho xuất khẩu; thông thường các mặt hàng này được bán trên thị trường tự do nên người bán không có hóa đơn. Trong trường hợp này thì doanh nghiệp phải lập “Phiếu kê mua hàng” để làm căn cứ lập phiếu nhập kho, làm thủ tục thanh toán, đồng thời làm căn cứ để khấu trừ thuế. Thứ hai là nhập khẩu các mặt hàng:Vật liệu xây dựng, Sắt thép, xi măng, Hàng điện tử điện lạnh… Do đặc điểm thu mua của các nguồn hàng là khác nhau nên chúng ta cũng sử dụng các phương pháp kế toán riêng cho từng nghiệp vụ. Kế toán giá vốn hàng thu mua trong nước : Do công ty thu mua hàng trực tiếp tại thị trường tự do nên giá vốn hàng mua bao gồm: giá mua hàng hóa; thuế GTGT phải nộp; chi phí thu mua hàng hóa. Giá vốn hàng hóa trong trường hợp này được tính theo công thức: Thuế GTGT được khấu trừ Chi phí thu mua Giá mua hàng hóa Giá vốn hàng mua = + + Kế toán giá vốn hàng nhập khẩu: Do chi nhánh tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá vốn hàng nhập khẩu bao gồm: giá mua hàng nhập khẩu; thuế nhập khẩu; thuế TTĐB hàng nhập khẩu, chi phí mua hàng nhập khẩu. Giá vốn hàng nhập khẩu được tính theo công thức: Chi phí thu mua hàng NK + Thuế NK + Thuế NK + Giá mua hàng NK = Giá vốn hàng NK Trong đó + + = Giá trị hàng NK Thuế nhập khẩu Thuế suất Tỉ giá hối đoái + = Thuế TTĐB Giá trị hàng nhập khẩu Thuế nhập khẩu Số thuế GTGT được khấu trừ: Thuế GTGT hàng NK Thuế suất GTGT X Thuế TTĐB + Giá trị hàng nhập khẩu Error! Not a valid link.= Để hiểu rõ quá trình này, ta xét một ví dụ về thu mua và tiêu thụ hàng nhập khẩu: Ngày 11/02/2008 công ty kí kết hợp đồng số 02/08 TP-XX mua đồ điện máy với công ty BINJEN CHONGQIN CO.LTD với tổng trị giá hóa đơn theo giá CIF là 327 304 CNY. Công ty tính giá vốn theo phương pháp giá thực tế đích danh. Kế toán hạch toán nghiệp vụ xác định giá._.