Thực trạng tổ chức hạch toán Kế toán tại Công ty Cổ phần dịch vụ viễn thông & di động HTI

và di động HTI……………………………………………………..16 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán………………………………………...16 Đặc điểm vận dụng các chế độ, chính sách kế toán………………………17 Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu…………………….20 Quy trình lập báo cáo tài chính…………………………………………...58 Phần 3. Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại công ty………………...63 Những ưu điểm…………………………………………………………...63 Những tồn tại và nguyên nhân…………………………………………....64 Kiến nghị………………………………………………………….............66 Kết luận…………………………………………………………………………72 Danh mục tài liệu tham khảo………………………………………………….73 Phụ lục…………………………………………………………………………..74 DANH MỤC VIẾT TẮT CP : Cổ Phần TS: Tài sản TK: Tài khoản QĐ: Quyết định DN: Doanh nghiệp BTC: Bộ tài chính NVL: Nguyên vật liệu CĐKT: Chế độ kế toán GTGT: Giá trị gia tăng CTGS: Chứng từ ghi sổ VNĐ: Việt Nam Đồng TSCĐ: Tài sản cố định NTGS: Ngày tháng ghi sổ CPBH: Chi phí bán hàng TGNH: Tiền gửi Ngân hàng CCDC: Công cụ dụng cụ BCTC: Báo cáo tài chính SXKD: Sản xuất kinh doanh CPNVLTT: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Sơ đồ 01: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty Sơ đồ 02: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Sơ đồ 03: Quy trình hạch toán theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ tại công ty Sơ đồ 04: Quy trình tổ chức và luân chuyển chứng từ TSCĐ Sơ đồ 05: Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ TSCĐ Sơ đồ 06: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL, CCDC Sơ đồ 07: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL, CCDC Sơ đồ 08: Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song Sơ đồ 09: Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ NVL, CCDC Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ tiền mặt. Sơ đồ 11: Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ TGNH. Sơ đồ 12: Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ thanh toán. Sơ đồ 13: Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ lương và các khoản trích theo lương. Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm. Sơ đồ 15: Quy trình lập BCTC Bảng 01: Bảng quỹ tiền lương công ty Bảng 02: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2006 và 2007 Bảng 03. Phiếu nhập kho Bảng 04. Phiếu xuất kho Bảng 05. Phản ánh nghiệp vụ mua NVL nhập kho vào CTGS Bảng 06. Phản ánh nghiệp vụ xuất kho NVL vào CTGS Bảng 07. Phản ánh việc nhập, xuất NVL vào Bảng tổng hợp chi tiết Bảng 08. Phản ánh nghiệp vụ tăng giảm NVL vào sổ cái TK NVL Bảng 09: Phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào sổ quỹ. Bảng 10: Phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào chứng từ ghi sổ. Bảng 11: Phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào sổ cái TK 111 Bảng 12: Phiếu chi tiền mặt. Bảng 13: Phản ảnh phiếu chi vào sổ quỹ Bảng 14: Lập chứng từ ghi sổ chi tiền mặt Bảng 15: Bảng kê nộp séc Bảng 16: Mẫu sao kê tài khoản chi tiết Bảng 17: Phản ảnh nghiệp vụ tăng tiền gửi VNĐ vào sổ tiền gửi ngân hàng Bảng 18: Chứng từ ghi sổ Nợ TK112 Bảng 19:Phản ảnh nghiệp vụ tăng tiền gửi vào sổ cái TK112 Bảng 20: Lệnh chi Bảng 21: Phản ánh nghiệp vụ làm giảm tiền gửi VNĐ vào sổ chi tiết tiền gửi Bảng 22: Chứng từ ghi sổ Có TK112 Bảng 23: Mẫu sổ chi tiết chi phí SXKD Bảng 24. Phản ánh nghiệp vụ phân bổ CP NVL vào Chứng từ ghi sổ Bảng 25. Phản ánh CPBH vào Chứng từ ghi sổ Bảng 26. Sổ chi tiết TK NVLTT Bảng 27. Sổ chi tiết TK CPBH Bảng 28. Bảng tổng hợp chi tiết Bảng 29. Phản ánh CPNVL TT vào sổ cái TK CPNVLTT Bảng 30. Phản ánh CPBH vào sổ cái TK CPBH Bảng 31. Giấy đề nghị tạm ứng LỜI MỞ ĐẦU Những năm gần đây, với những tăng trưởng ấn tượng và bứt phá ngoạn mục, viễn thông Việt Nam trở thành một trong những ngành kinh tế đầu tàu, thu hút sự quan tâm đặc biệt của các nhà đầu tư nước ngoài. Khi Việt Nam trở thành thành viên chính thức của WTO, các doanh nghiệp (DN) viễn thông cũng như các DN cung cấp dịch vụ viễn thông Việt Nam phải đối mặt với nhiều thách thức. Trước tình hình đó để tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp phải có những phương pháp quản lý có hiệu quả tình hình sản xuất kinh doanh. Và công tác kế toán với nhiệm vụ cơ bản là cung cấp thông tin về kinh tế tài chính cho những người ra quyết định; là công cụ có hiệu quả trong việc cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các tài liệu về cung ứng, dự trữ và sử dụng tài sản từng loại trong quan hệ với nguồn hình thành từng loại tài sản đó, góp phần bảo vệ tài sản; giám sát tình hình kinh doanh của công ty, góp phần nâng cao hiệu quả tình hình kinh doanh, hiệu quả nguồn vốn; theo dõi tình hình huy động và sử dụng, giám sát tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế, các nghĩa vụ với Nhà nước, với các đơn vị bạn. Bởi những lý do đó mà công tác kế toán có vai trò quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, cũng chính vì vậy mà công tác kế toán được đặt lên hàng đầu trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Xuất phát từ nhận thức quan trọng của công tác hạch toán và quản lý cùng với thời gian kiến tập tại công ty em đã được các anh chị ở công ty và thày giáo PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quang tận tình giúp đỡ, em đã có thể hiểu sâu sắc về công ty nói chung, công tác kế toán nói riêng. Những kiến thức tích lũy trong quá trình kiến tập em xin được trình bày trong báo cáo kiến tập này. Nội dung báo cáo gồm 3 phần: Phần 1. Tổng quan về Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và di động HTI. Phần 2. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty. Phần 3. Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại công ty. Phần 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VÀ VIỄN THÔNG HTI 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và di động HTI là công ty cổ phần được thành lập năm 2007 cùng với sự góp vốn của năm thành viên trong hội đồng quản trị không có vốn của nhà nước. Với phương châm kinh doanh: “Sự hài lòng của khách hàng là niềm vui của công ty”. Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG VÀ DI ĐỘNG HTI Tên giao dịch: HTI TELECOMMUNICATION AND MOBILE SERVICES JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: HTI MOBILE.,JSC Theo giấy đăng ký kinh doanh số 0103015861 ngày 14 tháng 2 năm 2007 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngành nghề kinh doanh của công ty là: Sản xuất, lắp ráp các thiết bị điện, điện tử, viễn thông, công nghệ thông tin; Kinh doanh, phân phối linh kiện, thiết bị điện, điện tử, viễn thông, công nghệ thông tin, thiết bị văn phòng, các loại máy móc công nghiệp và thiết bị công nghệ cao; Tư vấn, lắp đặt và mua bán thiết bị điện, tự động hóa, viễn thông, cơ điện lạnh, phòng cháy chữa cháy và kỹ thuật bảo vệ, quan sát; Tư vấn, lắp đặt và mua bán các trang thiết bị và phần mềm bảo mật mạng lưới viễn thông và công nghệ thông tin; Tư vấn, đào tạo và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện, điện tử, công nghệ thông tin, viễn thông, điều khiển, tự động hóa; Mua bán và phân phối các loại thiết bị di động, bao gồm; điện thoại di động, bộ đàm, máy chụp ảnh, máy quay phim, máy tính, máy nghe nhạc; Sản xuất phần mềm tin học; Cung cấp dịch vụ thiết lập, khai thác cơ sở dữ liệu, dịch vụ lưu trữ và xử lý dữ liệu; Tư vấn xây dựng, cung cấp các dịch vụ nội dung và các dịch vụ giá trị gia tăng; Dịch vụ truyền thông đa phương tiện; Dịch vụ thông tin giải trí với truyền hình; Dịch vụ bình chọn giải trí trên các phương tiện thông tin đại chúng; Quảng cáo và các dịch vụ liên quan đến quảng cáo; Tổ chức các sứ kiện; Kinh doanh các khu vui chơi giải trí ( không bao gồm kinh doanh phòng hát karaoke, vũ trường, quán bar), dịch vụ và sản phẩm phục vụ vui chơi giải trí, các sản phẩm quà tặng; Kinh doanh siêu thị; Kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách (bao gồm cả khách du lịch) bằng xe ô tô; Dịch vụ lắp đặt, thay thế, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các máy móc thiết bị công ty kinh doanh; In và các dịch vụ liên quan đến in theo quy định của pháp luật hiện hành; Xây dựng các công trình viễn thông, công nghệ thông tin, công trình hạ tầng cơ sở; Trụ sở của công ty tại số 116, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, TP Hà Nội. Vốn điều lệ: 3.000.000.000 VND Chịu trách nhiệm trước pháp luật: Tổng giám đốc: Đoàn Ngọc Phương. Thành viên: Liên hiệp sản xuất công nghệ cao viễn thông tin học; Đại diện: Trần Thị Bạch Tuyết. Công ty cổ phần công nghệ cao H.I.T; Đại diện Trương Thế Phương. Đoàn Ngọc Phương. Trần Thị Nguyệt. Nguyễn Văn Lợi. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Trước khi chuyển đổi doanh nghiệp sang loại hình công ty cổ phần vào ngày 14 tháng 2 năm 2007 theo giấy đăng ký kinh doanh số 0103015861 ngày của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội công ty thuộc loại hình công ty TNHH. Từ khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp cho tới nay doanh nghiệp đã có những thay đổi đáng kể. Cụ thể như sau: Năng lực tài chính: Nguồn tài chính của công ty chủ yếu là nguồn vốn góp của các thành viên và vốn vay từ ngân hàng. Vốn cho kinh doanh hiện nay thường được huy động bằng cách bổ sung thêm vốn góp, nhưng chủ yếu là vốn huy động từ nguồn vay ngắn hạn ngân hàng. Tình hình lao động: Do là một công ty cổ phần có quy mô nhỏ nên số lao động của công ty hiện tại chỉ có khoảng 45 lao động trong đó bao gồm cả giám đốc. Lao động công ty chủ yếu là cử nhân kinh tế và kỹ sư với mức lương bình quân là 2.300.000VND/tháng. Chỉ tiêu Năm 2005 2006 2007 Tổng quỹ tiền lương (đồng) 324.000.000 600.000.000 1.104.000.000 Lao động bình quân (người) 15 25 40 Thu nhập bình quân (đồng/tháng) 1.800.000 2.000.000 2.300.000 Bảng 01: Bảng quỹ tiền lương công ty Ta thấy mức lương bình quân của lao động tại công ty có xu hướng tăng qua các năm. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH: CHỈ TIÊU MÃ SỐ NĂM 2006 2007 1. Doanh thu thuần 11 4.986.650.320 5.895.786.535 2. Giá vốn hàng bán 12 3.865.742.545 4.203.354.420 3. Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ 13 1.120.907.775 1.692.432.115 4. Chi phí quản lý kinh doanh 14 207.600.601 297.256.618 5. Chi phí tài chính 15 64.630.504 40.959.827 6. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (20 = 13- 14- 15) 20 848.676.670 902.215.670 7. Thu nhập khác 21 19.552.941 319.931.645 8. Chi phí khác 22 9. Tổng lợi nhuận kế toán (30 = 20+21-22) 30 868.229.611 1.674.147.285 10. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 60 243.104.291 468.761.240 11. Lợi nhuận sau thuế (70 = 30 – 60) 70 625.125.320 1.205.386.045 Bảng 02: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2006 và 2007 Căn cứ vào Báo cáo kết quả kinh doanh ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong vòng hai năm gần đây khá tốt: lợi nhuận trước thuế của công ty năm 2007 tăng 806 triệu so với năm 2006, tương ứng tốc độ tăng 92,8%. Mức thuế thu nhập doanh nghiệp đóng góp vào ngân sách khá cao (năm 2006 khoảng 243 triệu, năm 2007 là 469 triệu), mức thuế đóng góp và lợi nhuận năm 2007 tăng khá lớn (lợi nhuận sau thuế tăng khoảng 580 triệu). 1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Hoat động chính của công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và di động HTI là cung cấp dịch vụ. Công ty nhập các thiết bị dưới dạng vật tư cùng công nghệ tiên tiến của các hãng nước ngoài cho các dự án mạng viễn thông quốc gia. Do vậy quy trình sản xuất chủ yếu được thể hiện qua các sản phẩm dịch vụ đặc trưng của công ty. Dịch vụ lắp ráp các linh kiện điện tử: Đây là loại hình mang lại nhiều lợi ích cho công ty cả về mặt kinh tế và kỹ thuật. Đứng trên góc độ kinh tế, nếu như nhập khẩu dưới dạng CKD ( nhập đồng bộ cả khối đã lắp ráp hoàn chỉnh) thì giá sẽ cao hơn nhiều so với nhập khẩu SKD ( nhập linh kiện dưới dạng tháo rời) và khi sử dụng sẽ không khai thác được hết tính năng dẫn đến lãng phí. Khi công ty tiến hành nhập SKD sau đó mới lắp ráp hoàn chỉnh đã khiến cho giá thiết bị nhập khẩu và giá dịch vụ kỹ thuật giảm, ngoài ra việc lắp ráp này giúp công ty chủ động trong bảo hành, bảo dưỡng, giúp đội ngũ nhân viên kỹ thuật có kỹ năng và hiểu biết chuyên sâu. Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật: Dịch vụ này mang lại một nguồn thu lớn. Dịch vụ bảo dưỡng, bảo trì: Đây là một hoạt động dịch vụ vô cùng quan trọng, nó đem tới sự an tâm của khách hàng khi mua hàng của công ty. Do chỉ hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên quy trình hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và di động bao gồm cả mua hàng và tiêu thụ hàng hoá. Quá trình lưu chuyển hàng hóa phần lớn được thể hiện ở hình thức cung cấp hàng cho các công trình và cung cấp hàng cho các đại lý. Hàng hoá sau khi nhập về, mua về được lưu trữ tại kho, sau đó được đưa tới các điểm tiêu thụ. Thị trường đầu ra của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và di động tập trung ở trong nước. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Chủ trương của công ty là tổ chức mô hình theo nguyên tắc gọn nhẹ và có hiệu quả. Các phòng ban của công ty được kiện toàn tổ chức, bố trí lại với những cán bộ chủ chốt, có trình độ chuyên môn đảm đương tốt nhiệm vụ được giao. Đội ngũ cán bộ kĩ thuật, chuyên viên, công nhân luôn được đào tạo, nâng cao trình độ, sắp xếp theo năng lực để họ có những điều kiện áp dụng tư duy, sáng tạo trong công việc, phát huy toàn bộ sức mạnh tổng hợp của công ty để hoàn thành tốt nhiệm vụ. Là một công ty cổ phần, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình quản lý một cấp. Có thể khái quát bộ máy tổ chức của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và di động HTI theo sơ đồ sau: Ban giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng kĩ thuật và công nghệ Trung tâm dịch vụ khách hàng Sơ đồ 01: Tổ chức bộ máy quản lý Ban giám đốc gồm: Tổng giám đốc công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, là người đại diện pháp lý, chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật về quản lý và điều hành của công ty trong phạm vi quyền hành và nghĩa vụ điều lệ của công ty, các văn bản quy định khác và quy định của pháp luật. Tổng giám đốc là người quản lý và điều hành cao nhất, trực tiếp điều hành sản xuất tới từng phòng ban bao gồm phụ trách chung và phụ trách công việc tổ chức, lao động, tiền lương, kế toán thống kê. Ngoài Tổng giám đốc còn có thể ủy quyền cho Phó tổng giám đốc khi gặp những công việc đột xuất. Phòng tài chính kế toán: Là phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc và có trách nhiệm phản ánh, theo dõi tình hình tài sản , sự biến dộng của tài sản trong quan hệ với nguồn vốn. Đồng thời cung cấp chính sách kịp thời thông tin, tình hình tài chính phục vụ công tác ra quyết định của Giám đốc và các nhà quản lý. Tham mưu cho giám đốc công ty về kế hoạch thu chi tài chính, cập nhật chức từ sổ sách chi tiêu văn phòng. Cụ thể: Đứng đầu phòng tài chính kế toán là kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng kế toán, hướng dẫn hạch toán và kiểm tra tính toán ghi chép sổ sách kế toán Thu tiền của khách hàng trả, chi tiền trả cho nhà cung cấp, thanh toán các khoản chi phí của công ty, lập phiếu xuất kho, phiếu thu, chi. Kiểm tra chứng từ tài chính, hoá đơn đầu vào, đầu ra đảm bảo đúng quy định của luật hiện hành. Quản lý công nợ phải thu của khách hàng, phối hợp, đôn đốc các bộ phận kinh doanh, đại lý thu hồi công nợ theo hợp đồng đã ký. Quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp, nhà thầu phụ. Giao dịch với ngân hàng, làm hồ sơ vay theo dõi việc thực hiện hợp đồng vay, làm bảo lãnh ngân hàng khi có yên cầu của phòng kinh doanh, dự án. Quản lý theo dõi hàng tồn kho, kiểm kê kho theo định kỳ Giao dịch với các cơ quan tài chính, thuế đảm bảo việc thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo quy định hiện hành. Quản lý, theo dõi việc nộp thuế đầu đủ, đúng hạn theo quy định Quản lý chặt chẽ, chính xác và trong sạch về tài chính, kiểm soát các khoản chi của các bộ phận trong công ty, trách chi tiêu lãnh phí không cần thiết. Báo cáo tình hình tài chính của công ty cho các cổ đông theo quý và báo các theo yêu cầu quản lý. Đề xuất với ban giám đốc các phương pháp tài chính sao cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao hơn. Phòng kinh doanh: Đứng đầu là trưởng phòng có chức năng và nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm thúc đẩy việc bán hàng, phát triền thị trường, mở rộng thị trường, mở rộng các đại lý bán hàng cho công ty, nhận hàng từ kho của công ty, giao hàng cho khách hàng, thu hồi tiền hàng và theo dõi công nợ của các khách hàng, đại lý. Thường xuyên gặp gỡ khách hàng và các đại lý, để xem xét nhu cầu của khách hàng, đại lý và các ý kiến đóng góp của các đại lý. Trong trường hợp cần thiết sẽ bán hàng tại cửa hàng cùng các đại lý. Giới thiệu và thưyết phục khách hàng về chất lượng sản phẩm, quy mô nhà sản xuất, dịch vụ và các chính sách hỗ trợ của công ty (nếu có) Duy trì quan hệ tốt với các đại lý, thuyết phục các đại lý giới thiệu sản phẩm của công ty cho khách hàng, coi các đại lý như một bộ phận của công ty. Đảm bảo cung cấp hàng hoá đúng chủng loại và đủ theo đúng yêu cầu của đại lý, khách hàng trong thời gian nhanh nhất. Đảm bảo hàng mẫu luôn sạch sẽ rõ ràng và được treo ở vị trí để mọi khách hàng có thể nhìn thấy rõ nhất. Tất cả mọi yêu cầu của khách hàng phải giải quyết nhanh nhất và đảm bảo chất lượng cao nhất. Báo cáo mọi thông tin về thị trường cũng như ý kiến của khách hàng về công ty để giải quyết. Tham gia các hội chợ, triển lãm của công ty. Xây dựng các mối quan hệ tốt với khách hàng. Phối hợp với các bộ phận trong công ty để giải quyết công việc đạt hiệu quả cao nhất. Đề xuất công ty các phương án và giải pháp để thúc đẩy việc kinh doanh có hiệu quả cao nhất Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ: Quản lý nhân sự, tổ chức bộ máy quản lý. Điều hòa hoạt động của các phòng ban, lên kế hoạch về nhân sự của công ty và quản trị công tác hành chính hàng ngày; Quy hoạch việc đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho cán bộ công nhân viên… Phòng kỹ thuật và công nghệ: Có trách nhiệm tham mưu cho ban giám đốc về các vấn đề kĩ thuật cho Công ty: Lập kế hoạch giao hàng cho các dự án đảm bảo tiến độ, đúng đủ chủng loại theo hợp đồng … Lập kế hoạch tổ chức dự án và bố trí lực lượng cán bộ kỹ thuật phù hợp với nhu cầu. Đưa ra các biện pháp thực hiện dự án, xác định các loại vật chất cần thiết đối với từng dự án. Kiểm tra giám sát việc thực hiện dự án. Phối hợp với bộ phận kế toán để thu hồi công nợ của các dự án. Phối hợp với các bộ phận trong công ty để giải quyết và thực hiện các dự án đạt hiệu quả cao nhất. lập kế hoạch giao hàng cho các dự án đảm bảo tiến độ, đúng đủ chủng loại theo hợp đồng … Trung tâm dịch vụ khách hàng: Đây là một bộ phận quan trọng của Công ty. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: Nơi giói thiệu sản phẩm của Công ty cũng nhu các loại sản phẩm Công ty mới nhập. Cung cấp sản phẩm trực tiếp cho khách hàng. Trực tiếp tư vấn các vấn đề mà khách hàng quan tâm: các vấn đề về kỹ thuật cũng như tư vấn về cách thức sử dụng… Phần 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.1. Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp - Kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán quỹ Phó kế toán trưởng ( kiêm Kế toán ngân hàng và chi tiết) Sơ đồ 02. Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung để phù hơp với có cấu quản lý gọn nhẹ, khoa học và hiệu quả. Phòng kế toán tài chính của công ty gồm 5 người trong đó có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 3 nhân viên. Kế toán trưởng: là người giúp tổng giám đốc tổ chức bộ máy kế toán trong công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc công ty. Kế toán trưởng là người phụ trách chung, có trách nhiệm tổ chức thực hiện chỉ đạo thống nhất công tác kế toán thống kê tài chính trong công ty. Phó kế toán trưởng ( kiêm Kế toán ngân hàng và chi tiết): có nhiệm vụ trực tiếp giải quyết công việc khi kế toán trưởng đi công tác. Thực hiện thanh toán nội bộ cho cán bộ cho cán bộ công nhân viên trong công ty, các chứng từ hóa đơn chi tiêu hành chính, tiền mặt và chuyển khoản… Kế toán tổng hợp – Kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi, tính khấu hao TSCĐ cho toàn bộ TSCĐ hiện công ty đang nắm giữ và sử dụng. Lập báo cáo cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để lập báo cáo tài chính, cân đối tài khoản định kỳ, báo cáo về các sự vụ kế toán. Kế toán thanh toán với khách hàng về tiêu thụ sản phẩm: có nhiệm vụ thực hiện các thủ tục thanh toán với khách hàng về tiêu thụ sản phẩm. Tổng hợp doanh thu tính thuế với cơ quan nhà nước hàng tháng… Kế toán vật tư kiêm kế toán quỹ: Chịu trách nhiệm thu chi tiền quỹ của công ty và mọi chức trách thủ quỹ; quản lý quỹ, ghi chép đối chiếu các nghiệp vụ nhập – xuất – tồn quỹ vật tư hàng hóa, làm thẻ vật tư, thường xuyên đối chiếu với kho để khớp số dư. 2.2. Đặc điểm vận dụng các chế độ, chính sách kế toán Kỳ kế toán: kỳ kế toán năm của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Tuy nhiên do doanh nghiệp chính thức chuyển đổi sang công ty cổ phần từ ngày 14/02/2007, nên kỳ ké toán đầu tiên của công ty cổ phần bắt đầu từ thời điểm tại ngày 14/02/2007 đến ngày 31/12/2007. Đơn vị tiền tệ được sử dụng để lập chứng từ, ghi sổ kế toán là đồng Việt Nam. Chuyển đổi các đồng tiền khác sang tiền Việt Nam đồng tại thời điểm phát sinh theo tỷ giá Ngân hàng nhà nước công bố. Phương pháp kế toán áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, hàng tồn kho của công ty được ghi sổ theo giá gốc, giá trị hàng tồn kho trong kỳ và tồn kho cuối kỳ được xác điịnh theo phương pháp giá đích danh. Công ty ghi nhận Tài sản cố định theo giá gốc, khấu hao Tài sản cố định được trích theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu hao Tài sản cố định thực hiện theo hướng dẫn tại Quyết định số 206/2003TC-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao Tài sản cố định của Bộ Tài Chính. Đối với công ty, doanh thu được hạch toán phụ thuộc vào loại hình dịch vụ. Cổ tức lợi nhuận được chia ghi nhận cổ tức hoặc được quyền nhận lợi nhuận từ việc góp vốn. Chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty đều được lập chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Các chứng từ gốc là cơ sở để kế toán phần hành tiến hành ghi sổ chi tiết, chứng từ ghi sổ, sổ cái. Kế toán tổng hợp sau khi nhận được số liệu của kế toán phần hành mở tài khoản chữ T, lập bảng cân đối tài khoản và lên bảng cân đối kế toán. Hết năm, sau khi các chứng từ kế toán được kiểm toán thì được chuyển vào kho lưu trữ. Thời gian lưu trữ tùy thuộc vào mức độ quan trọng của các chứng từ kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (Theo QĐ 15/2006/QĐ BTC 20/03/2006). Cách tổ chức hệ thống tài khoản dựa trên các nghiệp vụ phát sinh và nhu cầu quản lý của công ty. Do là một doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ nên công ty chỉ sử dụng các tài khoản có trong hệ thống các tài khoản kế toán ban hành. Phần lớn các tài khoản sử dụng là tài khoản cấp một. Chỉ có một số tài khoản liên quan đến thuế (như TK3333, TK3334, TK3331...) và tài khoản tiền (TK1121,1122), công ty dùng tài khoản cấp hai để theo dõi chi tiết. Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Quy trình hạch toán theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ tại công ty có thể khái quát thành sơ đồ 1.3: Các chứng từ gốc sau khi được phân loại sẽ được phản ánh lên các Chứng từ - Ghi sổ. Công ty thường chỉ có các Chứng từ - Ghi sổ: Nợ TK111, Có TK111, Nợ TK112, Có TK112. Từ các Chứng từ - Ghi sổ, kế toán phản ánh lên các sổ cái TK, từ đó lập Bảng cân đối tài khoản. Căn cứ vào Bảng cân đối tài khoản lập các Báo cáo kế toán. Chứng từ gốc Chứng từ - Ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng kê Sơ đồ 03: Quy trình hạch toán theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ tại công ty Từ chứng từ gốc, kế toán viên có nhiệm vụ vào các sổ chi tiết như thẻ kho, sổ kho, sổ chi tiết vật liệu hàng hoá, sổ chi tiết doanh thu bán hàng... Từ đó lên các Bảng kê chi tiết dùng đối chiếu với kế toán tổng hợp. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Nhằm trình bày một cách tổng quát, hệ thống và toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn, công nợ, tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã sử dụng các báo cáo tài chính sau: Bảng cân đối kế toán - mẫu số B01/DNN Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DNN Thuyết minh Báo cáo Tài chính - Mẫu số B09-DNN Bảng cân đối tài khoản - Mẫu số F01-DNN Công tác kế toán của công ty nói chung đã cung cấp tương đối đầy đủ, chính xác các thông tin về mọi mặt của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đặc biệt là về vốn bằng tiền và các khoản thanh toán, góp phần quan trọng vào việc quản lý vốn, phát huy hết tiềm năng lưu chuyển của vốn trong kinh doanh. 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu 2.3.1. Kế toán tài sản cố định Đặc điểm: TSCĐ trong công ty chủ yếu là cơ sở vật chất và chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị tài sản. Nó đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. TSCĐ rất đa dạng và phong phú, thuộc nhiều chủng loại để phù hợp với yêu cầu của từng công việc khác nhau: đối với khối quản lý chủ yếu là máy điều hòa nhiệt độ, hệ thống máy vi tính, máy in, máy photocopy… Đối với khối sản xuất , cung cấp dịch vụ chủ yếu là các tài sản phục vụ cho công việc. Để thuận tiện cho việc tính khấu hao, phân bổ chi phí, hình thành nguồn vốn khấu hao để đầu tư, TSCĐ hiện có của công ty được phân loại theo theo công dụng kinh tế. Với cách phân loại này TSCĐ của công ty được quản lý và sử dung một cách khoa học, tổ chức hạch toán được chặt chẽ, từ đó thúc đẩy việc sử dụng TSCĐ một cách hiệu quả nhất. TSCĐ của công ty được đánh giá theo nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. TSCĐ được ghi sổ theo nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế. Nguyên tắc đánh giá nguyên giá TSCĐ: Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị hao mòn. Tài khoản sử dụng: TK 211: TSCĐ hữu hình, TK 212: TSCĐ thuê tài chính, TK 213: TSCĐ vô hình… Chứng từ sử dụng: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá giá trị TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ… Quy trình tổ chức và luân chuyển chứng từ TSCĐ: Nghiệp vụ TSCĐ Bảo quản, lưu trữ Chủ sở hữu Hội đồng giao nhận, thanh lý Kế toán TSCĐ Quyết định tăng giảm TSCĐ Giao nhận TSCĐ và lập biên bản Lập, hủy thẻ TSCĐ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Sơ đồ 04: Quy trình tổ chức và luân chuyển chứng từ TSCĐ Hạch toán trên sổ kế toán: + Sổ chi tiết: Sổ chi tiết cho từng loại vật liệu. + Sổ tổng hợp: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 211, 212, 213. + Quy trình hạch toán sổ tổng hợp được thể hiện qua sơ đồ: Thẻ kho, sổ chi tiết TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết TK 211 Bảng tổng hợp tăng giảm TSCĐ Chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 211 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Hóa đơn, biên bản Sổ quỹ Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ Sơ đồ 05. Đối với những công trình lớn, cán bộ trong công ty không thể sửa chữa được, bộ phận quản lý phải lập biên bản bàn giao cho bôn phận sửa chữa. Khi TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành bàn giao, đơn vị phải lập các chứng từ sau: Hợp đồng sửa chữa, biên bản nghệm thu khối lượng sửa chữa lớn đã hoàn thành, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn đã hoàn thành, lập báo cáo quyết toán số chi phí sửa chữa lớn hoàn thành và trình duyệt quyết toán theo quy định của công ty. Cách hạch toán của công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và di động HTI không trích trước chi phí sửa chữa lớn mà dựa vào chi phí phát sinh thực tế và chi phí đó phải được sự phê duyệt của Tổng giám đốc công ty. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Đặc điểm: Để hạch toán tình hình NVL trong kỳ công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Giá NVL nhập trong kỳ là giá mua không có thuế GTGT, giá xuất NVL là giá thực tế đích danh Là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành dịch vụ chuyên về điện tử viễn thông, công ty luôn cần các loại NVL phục vụ cho việc chế tạo và lắp ráp như ổ cứng, vật tư thi công, khung giá… NVL chủ yếu cần dung cho việc chế tạo và lắp ráp bao gồm: IC các loại, Đi ốt các loại, Đi ốt các loại, Bán dẫn các loại, Tụ điện các loại, Điện trở các loại, Cuộn cảm biến các loại và các vật liệu khác như dây điện, nam châm…. Công cụ dụng cụ chủ yếu là két sắt, đồng hồ, máy tính, điện thoại bàn, máy khoan, mỏ hàn, ổn áp…. Tài khoản sử dụng: TK 152: NVL, TK 153: Công cụ dụng cụ Chứng từ sử dụng: Biên bản kiểm kê vật tư, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT… Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL, CCDC: Người có nhu cầu hàng Người bán hàng Kế toán trưởng Bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán hàng tồn kho Bảo quản, lưu trữ Lập chứng từ xin xuất Duyệt lệnh xuất Lập phiếu xuất kho Xuất kho Ghi sổ Sơ đồ 06: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL, CCDC Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL, CCDC: Nghiệp vụ nhập vật tư Người giao hàng Ban kiểm nhận Bộ phận cung ứng Cán bộ cung ứng Kế toán hàng tồn kho Bảo quản, lưu trữ Đề nghị nhập kho Lập biên bản kiểm nghiệm Lập phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Kiểm nhận hàng Sơ đồ 07: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL, CCDC Hạch toán trên sổ kế toán: +Sổ chi tiết: Sổ chi tiết cho từng loại vật liệu. +Sổ tổng hợp: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 152, 153. +Quy trình hạch toán sổ chi tiết công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán NVL: Phiếu nhập Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Phiếu xuất Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Sổ kế toán tổng hợp Sơ đồ 08: Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song +Quy trình hạch toán sổ tổng hợp được thể hiện qua sơ đồ: Thẻ kho, sổ chi tiết VL, CCDC Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Bảng tổng hợp phiếu xuất nhập kho Chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 152, 153 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Phiếu xuất kho, nhập kho Sổ quỹ Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ Sơ đồ 09. NVL và CCDC của Công ty được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo đó tình hình nhập- xuất- tồn kho vật tư được theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên và liên tục trên các sổ sách kế toán. Ví dụ: Trong tháng 5 năm 2007 Công ty có các nghiệp vụ liên quan tới NVL như sau: Ngày 2/5 Công ty mua nhập kho 100 IC74LS00, đã trả bằng tiền mặt với đơn giá là 220.000VNĐ( đã bao gồm VAT 10%) Ngày 15/5 xuất kho ._.50 tụ điện 104 cho phòng kỹ thuật phục vụ lắp ráp với đơn giá 165.000VND. Công ty CP dịch vụ Mẫu số: 01- VT viễn thông và di động HTI Ban hành theo QĐ số 15/ 2006/ QĐ- BTC ngày 20/ 3/ 2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 2 tháng 5 năm 2007 Số: 25 - Họ và tên người giao: Vũ Mạnh Hùng. - Theo hợp đồng số 3 ngày 25 tháng 4 năm 2007 của trưởng phòng kinh doanh và Công ty Việt An. - Nhập tại kho:chính; địa điểm: số 116, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, TP Hà Nội. STT Tên vật liệu ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 100 IC74LS00 Cái 100 100 200.000 20.000.000 Cộng Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: 3 Ngày 2 tháng 5 năm 2007 Người lập Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Bảng 03. Phiếu nhập kho Công ty CP dịch vụ Mẫu số: 02- VT viễn thông và di động HTI Ban hành theo QĐ số 15/ 2006/ QĐ- BTC ngày 20/ 3/ 2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15 tháng 5 năm 2007 Số: 20 - Họ và tên người nhận hàng: Trần Quốc Việt. Địa chỉ( Bộ phận): Phòng kỹ thuật - Lý do xuất kho: Lắp ráp - Xuất tại kho: chính. Địa điểm: số 116, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, TP Hà Nội. STT Tên vật liệu ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền YC Thực xuất 1 Tụ điện 104 Chiếc 50 50 165.000 8.250.000 Cộng Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Tám triệu, hai trăm, năm mươi ngàn đồng chắn. Số chứng từ gốc kèm theo: 3 Ngày 15 tháng 5 năm 2007 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Bảng 04. Phiếu xuất kho Kế toán vật tư căn cứ vào phiếu xuất kho, nhập kho tiến hành lập Chứng từ ghi sổ, Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu: Cty CP dịch vụ viễn thông và di động HTI Mẫu số: S02a- DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 15 Ngày 31 tháng 5 năm 2007 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua nhập kho 100 IC74LS00 152 111 20.000.000 Cộng 20.000.000 Kèm theo: 3 chứng từ gốc Bảng 05. Phản ánh nghiệp vụ mua NVL nhập kho vào CTGS Cty CP dịch vụ viễn thông và di động HTI Mẫu số: S02a- DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 16 Ngày 31 tháng 5 năm 2007 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất kho 50 tụ điện 104 cho phòng KT 621 152 8.250.000 Cộng 8.250.000 Kèm theo: 3 chứng từ gốc Bảng 06. Phản ánh nghiệp vụ xuất kho NVL vào CTGS Công ty CP dịch vụ Mẫu số S11- DN viễn thông và di động HTI Ban hành theo QĐ số 15/ 2006/ QĐ- BTC ngày 20/ 3/ 2006 của Bộ trưởng BTC BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản: 152 Tháng 5 năm 2007 STT Tên vật liệu Số tiền Tồn ĐK Nhập TK Xuất TK Tồn CK 1 2 … IC74LS00 Tụ điện 104 … 100.000.000 16.500.000 … 20.000.000 … 8.250.000 … 120.000.000 8.250.000 … Cộng 366.360.580 21.296.400 85.843.920 301.813.060 Ngày 31 tháng 5 năm 2007 Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Bảng 07. Phản ánh việc nhập, xuất NVL vào Bảng tổng hợp chi tiết Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ, kế toán vào sổ cái TK 152. Sổ cái này sẽ được đối chiếu với số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu: Cty CP dịch vụ viễn thông và di động HTI Mẫu số:S02c1- DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI TK152 Tài khoản: NVL NT GS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 3 50.127.420 31/5 15 31/5 Mua nhập kho 100 IC74LS00 111 20.000.000 31/5 16 31/5 Xuất kho 50 tụ 104 cho phòng KT 621 8.250.000 … … … Cộng phát sinh trong kỳ 960.125.840 1.030.127.910 Số dư cuối kỳ 280.125.350 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 08. Phản ánh nghiệp vụ tăng giảm NVL vào sổ cái TK NVL 2.3.3. Kế toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và di động HTI hiện tại gồm có tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển công ty không sử dụng. Do các khách hàng đa số là trong nước nên các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến tiền Vệt Nam đồng. Tuy nhiên NVL cũng như hàng hóa chủ yếu do công ty nhập khẩu bằng hình thức thanh toán L/C dưới dạng ký quỹ ngân hàng cũng thường xuyên được sử dụng. Do có hoạt động nhập khẩu nên công ty sử dụng tài khoản 1122 để theo dõi chi tiết tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ. Hạch toán tiền mặt tại công ty Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt được khái quát trong sơ đồ sau: Sổ quỹ tiền mặt Báo cáo quỹ Bảng tổng hợp phiếu thu, chi Chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 111 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ Phiếu thu, phiếu chi, Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ tiền mặt Mọi khoản thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của công ty được giám đốc giao cho thủ quỹ đảm nhiệm.Thủ quỹ chịu mọi trách nhiệm tới việc quản lý tiền mặt tại quỹ. Công ty đã tuân thủ đúng yêu cầu trong việc quản lý quỹ như thủ quỹ không được trực tiếp mua bán cũng như không kiêm làm kế toán. Các khoản nhập và xuất quỹ đều được phản ảnh trên phiếu thu và phiếu chi. Căn cứ vào hai loại phiếu này, hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ và tính ra số tồn cuối ngày. Tài khoản sử dụng để hạch toán nghiệp vụ kế toán tiền mặt: TK 111: Tiền mặt Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thu tiền + Tiền mặt tại quỹ của công ty chủ yếu tăng do phát sinh các nghiệp vụ sau: Thu tiền bán hàng, khách hàng trả nợ, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ. Các nghiệp vụ thu tiền làm tăng lượng tiền mặt tại quỹ sẽ được phản ảnh trên phiếu thu (Mẫu số 01-TT). + Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay, căn cứ vào hóa đơn bán hàng kế toán viên lập phiếu thu, thủ quỹ sẽ căn cứ vào đó để thu tiền. Đối với khách hàng mua lẻ không lấy hóa đơn thì phiếu thu được lập vào cuối ngày căn cứ vào bảng kê bán hàng của nhân viên bán hàng. + Trường hợp khách hàng trả nợ, phiếu thu sẽ do kế toán viên lập căn cứ vào sổ công nợ và số thực trả. + Khi rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, kế toán viên căn cứ vào giấy lĩnh tiền mặt của ngân hàng và số thực nhập để viết phiếu thu. Căn cứ vào các chứng từ gốc là Hóa đơn bán hàng, giấy lĩnh tiền mặt từ ngân hàng, hoặc đề nghị thanh toán nợ của khách hàng, Ví dụ: Trong tháng 5 năm 2007 công ty có một số nghiệp vụ thu tiền mặt như sau: - Ngày 1/5 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 20.000.000 VNĐ - Ngày 12/5 thu tiền bán hàng cho Trường tiểu học Kim Liên 10.450.000 VNĐ Công ty CP dịch vụ viễn thông và di động HTI Mẫu S08-SKT/DNN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ QUỸ TIỀN MẶT NTGS SHCT Diễn giải Số tiền Thu Chi Thu Chi Tồn 1 2 3 4 5 6 7 Số dư đầu kỳ 15.954.000 1/5 T17 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ TM 20.000.000 12/5 T18 Thu tiền bán hàng trường Tiểu học KL 10.450.000 … … … … Cộng phát sinh 2.589.882.575 2.395.026.075 Cộng cuối kỳ 210.810.500 Sổ này có …. trang, đánh số từ trang 01 đến trang …. Ngày mở sổ: 14/2/2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên) Bảng 09: Phản ảnh nghiệp vụ thu tiền vào sổ quỹ Sau khi ghi sổ quỹ, liên 3 được chuyển tới Kế toán trưởng để vào sổ tổng hợp. Riêng với trường hợp nhận tiền mặt từ ngân hàng chỉ cần lập 2 liên. Do công ty áp dụng phương pháp chứng từ ghi sổ, nghĩa là chứng từ ghi sổ là chứng từ dùng để vào sổ nên các phiếu thu và phiếu chi không cần định khoản. Kế toán sẽ định khoản trực tiếp trên chứng từ ghi sổ. + Tổ chức Hạch toán tổng hợp thu tiền mặt: Cuối tháng, kế toán trưởng tổng hợp tất cả các phiếu thu, lập thành bảng kê thu tiền mặt, từ đó lập chứng từ ghi sổ cho TK111 như sau Cty CP dịch vụ viễn thông và di động HTI Mẫu số: S02a- DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 24 Ngày 31 tháng 5 năm 2007 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ TM 111 112 20.000.000 Thu tiền bán hàng Trường tiểu học KL VAT 10% 111 111 511 3331 9.500.000 950.000 Cộng 30.450.000 Kèm theo: 04 chứng từ gốc Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Bảng 10: Phản ảnh nghiệp vụ thu tiền vào chứng từ ghi sổ Với mỗi nghiệp vụ thu tiền kế toán lập một CTGS Sau khi lập xong tất cả các chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghi sổ thu tiền mặt, kế toán vào sổ kế toán tiền mặt và các sổ cái liên quan: Cty CP dịch vụ viễn thông và di động HTI Mẫu số:S02c1- DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI TK111 Tài khoản: Tiền mặt NT GS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 15.954.000 31/5 24 31/5 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ TM Thu tiền bán hàng tháng cho trường TH Kim Liên VAT 10% 112 511 3331 20.000.000 9.500.000 950.000 … … … Cộng phát sinh trong kỳ 2.589.882.575 2.395.026.075 Số dư cuối tháng 210.810.500 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 11: Phản ảnh nghiệp vụ thu tiền vào sổ cái TK111 Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ chi tiền + Quỹ tiền mặt của công ty giảm do phát sinh các nghiệp vụ sau: Thanh toán tiền mua hàng hóa bằng tiền, thanh toán tiền lương cho nhân viên, trả nợ người bán bằng tiền mặt, nộp thuế, gửi tiền mặt vào ngân hàng, chi mua tiền văn phòng phẩm, thanh toán dịch vụ mua ngoài: tiền điện, điện thoại, nước… + Phương pháp lập và luân chuyển phiếu chi: Mọi khoản tiền xuất quỹ được phản ảnh trên phiếu chi tiền mặt. Phiếu chi được lập 3 liên, đặt giấy than viết một lần. Sau khi lập người lập phải ký trực tiếp trên từng liên, sau đó chuyển sang giám đốc để ký duyệt. Nếu khoản chi được giám đốc thông qua, phiếu chi sẽ tiếp tục được chuyển tới kế toán trưởng. Chỉ khi kế toán trưởng đồng ý và ký vào phiếu chi, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Liên 1 của phiếu chi lưu tại quyển, liên 2 giao người nhận tiền còn liên 3 giao thủ quỹ để vào sổ quỹ. Sau khi vào xong sổ quỹ, liên 3 được chuyển về cho kế toán để tiến hành các công việc kế toán tổng hợp tiền mặt. Cách lập phiếu chi được minh họa trong ví dụ sau: Ngày 6/5 thanh toán tiền điện thoại tháng 4/2007 là 560.000 VNĐ Đơn vị:…… Địa chỉ:……. PHIẾU CHI Ngày 6 tháng 5 năm 2007 Mẫu số: 02-TT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Quyển số: 01 Số: 26 NỢ:…….. CÓ:…….. Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn An Địa chỉ: Bưu Điện Thành phố Hà Nội Lý do chi: Thanh toán tiền điện tháng 4/07 Số tiền: 560.000 VNĐ (viết bằng chữ): Năm trăm sáu mươi ngàn đồng. Kèm theo: 1 Chứng từ gốc: Hóa đơn tiền điện tháng 4/7 Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) Năm trăm sáu mươi ngàn đồng. Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): Số tiền quy đổi: Bảng 12: Phiếu chi tiền mặt + Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ chi tiền mặt: Cuối ngày hoặc ngay sau khi lập xong phiếu chi, thủ quỹ dựa trên các phiếu chi phát sinh trong ngày vào sổ quỹ và tính ra số tồn quỹ. Phương pháp vào sổ quỹ được thể hiện trong một số nghiệp vụ sau: Phiếu chi số 25: ngày 6/5 Xuất quỹ 92.000.000 trả lương cho nhân viên Phiếu chi số 26: Ngày 6/5 Thanh toán tiền điện thoại tháng 4 cho Bưu điện thành phố Hà Nội 512.000 VNĐ Từ các phiếu chi, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ như sau: Cty CP dịch vụ viễn thông và di động HTI Mẫu S07-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ QUỸ TIỀN MẶT Ngày Tháng GS Số phiếu Diễn giải Số tiền Thu Chi Thu Chi Tồn 1 2 3 4 5 6 7 Số dư đầu kỳ 15.954.000 6/5 C25 Trả lương NV 92.000.000 6/5 C26 Thanh toán tiền điện thoại tháng 4 cho Bưu điện TP Hà Nội 512.000 10/5 C29 Trả tiền nước tháng 4 432.000 … … … … Cộng phát sinh 2.589.882.575 2.395.026.075 Cộng cuối kỳ 210.810.500 Sổ này có …. trang, đánh số từ trang 01 đến trang …. Ngày mở sổ: 14/ 2/ 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên) Bảng 13: Phản ảnh phiếu chi vào sổ quỹ + Hạch toán tổng hợp chi tiền mặt: Cuối tháng, kế toán trưởng tổng hợp tất cả các phiếu chi, lập thành bảng kê chi tiền mặt, từ đó lập chứng từ ghi sổ cho TK111 như sau: Cty CP dịch vụ viễn thông và di động HTI Mẫu số: S02a- DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 29 Ngày 31 tháng 5 năm 2006 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Trả lương cho nhân viên 334 111 92.000.000 Thanh toán tiền điện thoại tháng 4 điện thoại tháng 4 cho Bưu điện TP Hà Nội 642 111 512.000 Trả tiền nước tháng 4 tháng 4 627 111 432.000 Cộng 92.944.000 Kèm theo: 3 chứng từ gốc Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Bảng 14: Lập chứng từ ghi sổ chi tiền mặt Với mỗi nghiệp vụ chi tiền kế toán lập một GTGS Từ chứng từ ghi sổ, kế toán vào vào chứng từ ghi sổ chi tiền và thu tiền, kế toán lên sổ cái TK111 giống như trường hợp thu tiền, Chỉ khác cách định khoản là Có TK111 đối ứng với Nợ các tài khoản liên quan. Số liệu trên sổ quỹ và sổ cái TK111 cuối tháng phải khớp nhau, nếu không kế toán và thủ quỹ phải tìm nguyên nhân để điều chỉnh. Hạch toán tiền đang chuyển Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền đang chuyển hầu như không có. Đó là do công ty hầu hết thanh toán trực tiệp trao tay. Nếu thanh toán qua ngân hàng thì sẽ được báo có ngay ngày hôm sau nên kế toán công ty không sử dụng TK113 để giảm khối lượng công việc kế toán phải làm mà vẫn đảm bảo được tính trung thực, hợp lý của thông tin kế toán. Thực trạng hạch toán tiền gửi ngân hàng tại công ty Đặc điểm hạch toán tiền gửi ngân hàng tại công ty Do khách hàng chính của công ty là các nhà thầu nên phần lớn là thanh toán bằng chuyển khoản hoặc séc. Công ty cũng thanh toán tiền mua hàng hóa thông qua chuyển khoản là chủ yếu nên lượng giao dịch qua ngân hàng khá lớn và thường xuyên. Hiện tại công ty có một tài khoản tiền gửi Đồng và một tài khoản tiền vay Việt Nam Đồng tại ngân Đông Á, chi nhánh Kim Liên. Việc ghi sổ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được căn cứ vào các bảng sao kê tài khoản chi tiết của ngân hàng. Công ty có hoạt động nhập khẩu nên có phát sinh tiền gửi bằng ngoại tệ. Hình thức thanh toán khi nhập khẩu là L/C. Do không phát sinh thường xuyên nên chỉ mở tài khoản tiền gửi bằng ngoại tệ khi phát sinh hoạt động. Thực trạng hạch toán tiền gửi ngân hàng Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng được khái quát trong sơ đồ: Sổ quỹ TGNH Báo cáo TGNH Bảng tổng hợp giấy báo Nợ , báo Có Chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 112 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ Giấy báo Nợ, báo Có Sơ đồ 11: Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng Các nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng phát sinh được ngân hàng ghi nhận và thông báo cho công ty bằng các bảng sao kê chi tiết. Căn cứ vào các bảng sao kê này, công ty mới phản ảnh vào sổ chi tiết tiền gửi. Cuối tháng tất cả các nghiệp vụ làm tăng tiền gửi ngân hàng được tập hợp vào một chứng từ ghi sổ Nợ TK112, còn các nghiệp vụ làm giảm tiền gửi được tập hợp vào chứng từ ghi sổ Có TK112. Từ các chứng từ ghi sổ này, kế toán vào sổ cái TK112, từ đó lên các báo cáo kế toán và báo cáo quản trị. Tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty tăng do ủy nhiệm chi của khách hàng thanh toán tiền hàng cho công ty, khách hàng thanh toán bằng sec, và do nộp tiền vào tài khoản. Khi có ủy nhiệm chi hoặc lệnh chuyển có của khách hàng, ngân hàng Đông Á sẽ báo có TK tiền gửi. Đối với trường hợp nhận thanh toán bằng séc, Khi nhận được séc, kế toán lập bảng kê nộp séc theo mẫu của ngân hàng công thương như sau: NGÂN HÀNG ĐÔNG Á BẢNG KÊ NỘP SÉC Ngày/ / / Liên 1 Chứng từ hạch toán Tên người thụ hưởng: Công ty CP dịch vụ viễn thông và di động HTI. Số hiệu TK: 102010000087128 Tại: Ngân hàng Đông Á - CN Kim Liên Tài khoản có Credit A/c Số TT Số séc Tên người phát hành séc Số TK người phát hành séc Tên đơn vị thanh toán Số tiền Số tờ séc: Tổng số tiền: Tổng số tiền bằng chữ: Người lập bảng kê (Ký, họ tên) Đơn vị thanh toán Ngày/ / / Dấu Chữ ký Đơn vị nhận séc Ngày/ / / Dấu Ký, họ tên Bảng 15: Bảng kê nộp séc Trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát séc, công ty phải đem séc ra ngân hàng nộp. Khi nộp séc, ngân hàng sẽ báo có vào tài khoản tiền gửi công ty vào ngày nộp. Căn cứ vào sổ phụ ngân hàng (bảng sao kê tài khoản chi tiết) kế toán ghi vào sổ tiền gửi ngân hàng. Mẫu sao kê tài khoản chi tiết: NGÂN HÀNG ĐÔNG Á SAO KÊ TÀI KHOẢN CHI TIẾT STATEMENT OF ACCOUNT Từ ngày/ from date 2/5/07 đến ngày/to date 2/5/07 Số tài khoản: 102010000087128 Tiền tệ: VNĐ Tên TK: CT May tinh Tran Anh Số dư đầu kỳ: 111.868.752 Số dư cuối: 130.574.502 Ngày phát sinh Số chứng từ Nội dung giao dịch Doanh số phát sinh Nợ/Debit Có/Credit 2/5 1260/7 ghi có vào CA/SA 9.371.250 Cộng 18.705.750 Giao dịch viên Kiểm soát viên Bảng 16: Mẫu sao kê tài khoản chi tiết Tài khoản sử dụng: TK1111: Tiền mặt VNĐ, TK1121: Tiền gửi ngân hàng VNĐ, TK1122: Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ. Thực trạng Hạch toán các nghiệp vụ làm tăng tiền gửi ngân hàng Tiền gửi ngân hàng công ty tăng do phát sinh các nghiệp vụ sau: Người mua thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản hoặc séc, nộp tiền vào tài khoản, ngân hàng cho vay, chuyển tiền vào tài khoản, lãi tiền gửi, vay ngân hàng để mở LC Đặc điểm các nghiệp vụ làm tăng tiền gửi và cách định khoản: + Khi người mua thành toán bằng chuyển khoản, chỉ cần người mua lập ủy nhiệm chi hoặc lệnh chuyển có của ngân hàng bên thanh toán, ngân hàng công thương sẽ tự động ghi có vào tài khoản tiền gửi của công ty. Nếu khách hàng thanh toán bằng séc thì công ty sẽ tự lập bảng kê nộp séc và nộp ngân hàng. Khi nhận được séc và bảng kê nộp séc ngân hàng sẽ chuyển tiền vào tài khoản công ty vào ngay trong ngày. Khoản tiền này sẽ được phản ảnh chính thức trên bảng sao kê tài khoản chi tiết hay còn gọi là sổ phụ của ngân hàng. Sau khi nhận được Sổ phụ ngân hàng của tài khoản tiền Việt Nam Đồng báo có tài khoản tiền gửi, kế toán vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Ví dụ: Trong tháng 5 công ty phát sinh các nghiệp vụ sau: Ngày 2/5: Số chứng từ 1260/7 Siêu thị Bibo Mart trả tiền mua hàng máy tính tháng 4/07 cho hoá đơn số 0001260 số tiền 9.371.250đ Ngày 2/5: số chứng từ 8124/7 Ghi có TK tiền gửi do Công ty Bánh kẹo Hà Nội thanh toán tiền hàng theo hoá đơn 1256 số tiền 9.334.500đ Căn cứ vào các chứng từ, kế toán viên vào sổ chi tiết tiền gửi như sau: Cty CP dịch vụ viễn thông và di động HTI Mẫu số: S08- DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Nơi mở tài khoản giao dịch: Ngân hàng Đông Á – Kim Liên Số hiệu tài khoản : 102010000087128 Loại tiền gửi: VNĐ Chứng từ Diễn giải Số tiền SH Ngày tháng Gửi vào Rút ra Còn lại Số dư đầu kỳ 320.840.195 1260/7 2/5 Siêu thị Bibo Mart trả tiền mua hàng máy tính háng 4/07 cho hoá đơn số 0001260 9.371.250 8124/7 2/5 Công ty Bánh kẹo HN thanh toán tiền hàng theo hoá đơn 1256 9.334.500 … … … … Cộng số phát sinh 3.625.835.605 3.586.490.168 Dư cuối kỳ 360.185.632 Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang … Ngày mở sổ Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 17: Phản ảnh nghiệp vụ tăng tiền gửi VNĐ vào sổ tiền gửi ngân hàng + Trường hợp nộp tiền vào tài khoản thì người đi nộp phải viết hai liên giấy nộp tiền, đặt giấy than viết một lần. Đối với giấy nộp tiền không yêu cầu phải có chữ ký của giám đốc, nhưng do yêu cầu quản lý của công ty thì phải có chữ ký xét duyệt của giám đốc, thủ quỹ mới chi tiền. Liên 1 của giấy nộp tiền được lưu tại ngân hàng, liên hai do người nộp giữ và giao lại cho phòng kế toán công ty. Liên này sẽ là căn cứ ghi nhận khoản chi là đúng mục đích. Dựa vào giấy nộp tiền kế toán vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. + Tiền gửi ngân hàng tăng do đi vay được căn cứ vào hợp đồng tín dụng vào giấy nhận nợ, ngân hàng sẽ ghi có vào tài khoản tiền gửi của công ty. Căn cứ vào giấy báo có, kế toán ghi vào sổ chi tiết tiền gửi. + Hàng tháng, công ty nhận được phiếu báo lãi tiền gửi của ngân hàng kèm bảng sao kê.Dựa vào phiếu báo lãi tiền gửi và bản sao kê, kế toán ghi tăng tiền gửi vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. + Trường hợp vay ngân hàng để mở L/C, căn cứ vào hợp đồng tín dụng nhận nợ và giấy báo có của ngân hàng.Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng ghi nhận khoản vay để mở L/C, kế toán mở sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ. Công ty thường nhập khẩu từ Trung Quốc, Ấn Độ…nhưng đều thanh toán bằng tiền đô la Mĩ (USD). Do đó công ty chỉ theo dõi tiền gửi ngân hàng bằng tiền USD trên sổ chi tiết. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng: Sau khi ghi sổ chi tiết tiền gửi, kế toán phần hành chuyển sổ phụ cho kế toán trưởng để tiến hành công tác kế toán tổng hợp. Cuối tháng, kế toán trưởng tổng hợp tất cả các sổ phụ ngân hàng, những nghiệp vụ ghi có tài khoản tiền gửi được tập hợp vào 1 chứng từ ghi sổ Nợ TK112: Cty CP dịch vụ viễn thông và di động HTI Mẫu số: S02a- DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 35 Ngày 31 tháng 5 năm 2007 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Siêu thị Bibo Mart trả tiền mua hàng máy tính tháng 4/07 cho hoá đơn số 0001260 112 131 9.371.250 Công ty Bánh kẹo Hà Nội thanh toán tiền hàng theo hóa đơn số 1256 112 131 9.334.500 Cộng 18.705.750 Kèm theo: 7 chứng từ gốc Bảng 18: Chứng từ ghi sổ Nợ TK112 Từ chứng từ ghi sổ, kế toán lên sổ cái TK112: Cty CP dịch vụ viễn thông và di động HTI Mẫu số: S02c1- DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI TK112 Tài khoản: Tiền gửi ngân hàng NT GS CTGS Diễn giải SHTK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 320.840.195 31/5 35 31/5 Siêu thị Bibo Mart trả tiền mua hàng máy tính tháng 4/07 cho hoá đơn số 0001260 Công ty Bánh kẹo Hà Nội thanh toán tiền hàng theo hóa đơn số 1256 131 131 9.371.250 9.334.500 … … … Cộng phát sinh 3.625.835.605 3.586.490.168 Số dư cuối kỳ 360.185.632 Bảng 19:Phản ảnh nghiệp vụ tăng tiền gửi vào sổ cái TK112 Thực trạng Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm tiền gửi ngân hàng Các khoản ghi nợ tài khoản tiền gửi trên sổ phụ ngân hàng sẽ làm giảm giá trị tiền gửi của công ty. Các khoản làm giảm tiền gửi chủ yếu là do các loại nghiệp vụ sau phát sinh tại công ty: Thanh toán tiền nợ người bán, trả tiền dịch vụ Internet, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, trả nợ tiền vay ngắn hạn ngân hàng bằng chuyển khoản, phí dịch vụ của ngân hàng, phiếu báo lãi tiền vay ngân hàng, thanh toán hàng mua nhập khẩu Đặc điểm các nghiệp vụ làm giảm tiền gửi ngân hàng và phương pháp định khoản: + Đối với trường hợp thanh toán tiền mua hàng bằng chuyển khoản, kế toán căn cứ vào thời hạn thanh toán và quyết định của giám đốc, viết lệnh chi. Ví dụ: ngày 12/5 công ty thanh toán bằng chuyển khoản cho công ty máy tính Trần Anh 42.717.927đ, kế toán sẽ lập lệnh chi theo mẫu sau: NGÂN HÀNG ĐÔNG Á LỆNH CHI Ngày/Date: 12/5/2007 Liên/Copy 2 Số/No: 31 Số tiền bằng số:/Amount in figures 42.717.927 VNĐ Tên đơn vị trả tiền/Payer: Công ty CP dịch vụ viễn thông và di động HTI. Tài khoản nợ/Debit AC: 102010000087128 Tại ngân hàng/with bank: Đông Á – Kim Liên Số tiền bằng chữ/Amount in words: Bốn hai triệu bẩy trăm mười bảy nghìn chín trăm hai bảy đồng. Tên đơn vị nhận tiền/Payer: Công ty máy tính Trần Anh Tài khoản có/Credit A/C: 102010000028055 Tại ngân hàng/ with bank: Sở giao dịch 1-Ngân hàng Đông Á Nội dung/Remarks: Thanh toán tiền mua micr oshield Ngày hạch toán/Accounting date: Đơn vị trả tiền/Payer Giao dịch viên Kiểm soát viên Kế toán Chủ tài khoản Bảng 20: Lệnh chi Sau khi lập xong lệnh chi, kế toán trình giám đốc duyệt, sau đó xin kế toán trưởng duyệt. Chỉ khi có đầy đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng, đóng dấu thì lệnh thì mới là căn cứ để ngân hàng chuyển khoản, ghi giảm tài khoản tiền gửi. Lệnh chi được lập thành 2 liên, liên 1 do ngân hàng giữ, liên 2 sau khi nộp cho ngân hàng sẽ được đính kèm với sổ phụ. Khi kế toán lấy sổ phụ báo nợ mới chính thức ghi giảm tiền gửi trong tài khoản. Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ làm giảm tiền gửi VNĐ: Có thể minh hoạ cách hạch toán trong một số nghiệp vụ tháng 5 như sau: - Ngày 1/5: chứng từ số 127/1 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 20.000.000 VNĐ - Ngày 1/5: chứng từ số 1321/23 ghi nợ tài khoản tiền gửi 138.984 đ được dùng để trả tiền cước internet Khi nhận được giấy báo nợ, kế toán sẽ ghi sổ tài khoản tiền gửi như sau: Cty CP dịch vụ viễn thông và di động HTI Mẫu số: S08- DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Nơi mở tài khoản giao dịch: Ngân hàng Đông Á – Kim Liên Số hiệu tài khoản : 102010000087128 Loại tiền gửi: VNĐ Chứng từ Diễn giải Số tiền Số hiệu Ngày tháng Gửi vào Rút ra Còn lại Số dư đầu kỳ 320.840.195 127/1 1/5 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 20.000.000 1321/23 1/5 Trả tiền cước internet 138.984 … … … … Cộng số phát sinh 3.625.835.605 3.586.490.168 Dư cuối kỳ 360.185.632 Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang … Ngày mở sổ: 14/ 2/ 2007…………….. Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 5 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 21: Phản ánh nghiệp vụ làm giảm tiền gửi VNĐ vào sổ chi tiết tiền gửi Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ làm giảm tiền gửi ngoại tệ: Khi nhận được giấy báo nợ tài khoản tiền gửi ngoại tệ, kế toán ghi vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ. Hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ giảm tiền gửi ngân hàng: Ghi sổ chi tiết xong, sổ phụ được chuyển tới kế toán trưởng. Cuối tháng, kế toán trưởng tập hợp tất cả các sổ phụ trong tháng, những khoản ghi nợ tài khoản tiền gửi được tập hợp vào chứng từ ghi nợ TK112, còn những khoản ghi có tài khoản tiền gửi sẽ được tập hợp vào 1 chứng từ ghi sổ ghi Có TK112 như sau: Công ty CP dịch vụ viễn thông và di động HTI Mẫu số: S02a- DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 42 Ngày 31 tháng 5 năm 2007 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi Chú Nợ Có Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 111 112 20.000.000 Thanh toán tiền cước internet 642 133 112 112 126.349 12.635 Cộng 20.138.984 Kèm theo: 3 chứng từ gốc Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Bảng 22: Chứng từ ghi sổ Có TK112 Riêng với nghiệp vụ rút tiền gửi nhập quỹ tiền mặt không được tập hợp vào chứng từ ghi Có TK 112 vì đã được tập hợp trong chứng từ ghi sổ ghi Nợ TK111. Từ chứng từ ghi sổ chi tiền gửi ngân hàng kế toán lên sổ cái TK 112, cách vào sổ tương tự như trường hợp tăng tiền gửi, chỉ khác ở cách định khoản là Có TK112 đối ứng với Nợ các tài khoản liên quan. 2.3.4. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: Tài khoản sử dụng: TK 131: Phải thu khách hàng, TK 331: Phải trả người bán Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, phiếu chi tiền mặt, phiếu chuyển khoản ngân hàng, giấy báo có , báo nợ, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế. Hạch toán trên sổ kế toán: + Sổ chi tiết được lập riêng cho từng khách hàng và nhà cung cấp, phản ánh tình hình thanh toán trong trường hợp công ty chấp nhận phương thức thanh toán chậm. Các điều kiện thanh toán chậm được phản ánh đầy đủ trong hóa đơn GTGT, hợp đồng. Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán thanh toán thực hiện phản ánh vào các bảng kê tổng hợp tình hình thanh toán. Trong bảng kê này kế toán thanh toán sẽ phản ánh nội dung các nghiệp vụ thanh toán, số tiền và những định khoản cần thiết. Sau đó kế toán sẽ ký vào bảng kê tổng hợp và căn cứ vào đây để phản ánh vào sổ chi tiết. Do đặc thù của mình công ty chỉ mở sổ chi tiết theo từng quý. Dựa vào bảng kê tổng hợp, kế toán thanh toán sẽ phản ánh số dư đầu kỳ, số đã thanh toán trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng nhà cung cấp hoặc từng khách hàng. Trong trường hợp thanh toán đồng ngoại tệ công ty quy đổi ra đồng Việt Nam theo giá thực tế. Cuối tháng kế toán thanh toán và kế toán trưởng sẽ ký sổ chi tiết. Ngoài ra kế toán thanh toán sẽ lập bảng tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp hoặc khách hàng. Bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng để so sánh, đối chiếu với sổ cái. + Sổ tổng hợp bao gồm: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 131, 331. Hạch toán trên sổ kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau: Sổ chi tiết thanh toán Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp hóa đơn, hợp đồng Chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 131, 331 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ Hóa đơn, hợp đồng Sỏ đồ 12 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước: Do công ty mới chuyển đổi thành công ty cổ phần vì vậy công ty chua phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp còn thuế GTGT sau khi đã trừ GTGT đàu ra và đầu vào, phần chênh lệch mang nộp nhà nước. + Các tài khoản sử dụng: TK 3331: Thuế GTGT phải nộp, TK 3333: Thuế XNK, TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân, TK 3338: Các loại thuế khác, TK 3339: Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác + Chứng từ sử dụng: Bảng ._.