Thực trạng tổ chức hạch toán Kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư & Xây dựng HUD3

MỤC LỤC Danh mục các từ viết tắt 3 Lời mở đầu.. 4 Phần I. Những đặc điểm kinh tế-kỹ thuật của Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3 6 I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 6 II. Đặc điểm tổ chức họat động sản xuất kinh doanh của Công ty 7 III. Đặc điểm bộ máy quản lý của Công ty 10 Phần II. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3 13 I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 13 II.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty HUD3 17 1. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty 17 2. Hệ thống chứng từ kế toán 18 3. Hệ thống tài khoản kế toán 19 4. Hệ thống sổ kế toán 21 5. Hệ thống báo cáo kế toán 23 III. Đặc điểm kế toán các phần hành chủ yếu tại Công ty 27 1. Kế toán TSCĐ tại Công ty 27 2. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty 31 3.Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 38 4.Kế toán xác định và phân phối kết quả kinh doanh 40 IV.Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty 41 1.Đặc điểm và phân lọai lao động tại công ty………………………..41 2. Kế toán số lượng, thời gian và kết quả lao động 42 3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD3 46 V. Đánh giá tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD3 và một số ý kiến đề xuất 65 1. Đánh giá tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty 65 2. Đánh giá kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD3 66 3. Một số ý kiến đề xuất 68 Kết luận 72 Tài liệu tham khảo 73 Danh mục các từ viết tắt BHXH: Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế KPCĐ : Kinh phí công đoàn UBND : Ủy ban nhân dân TSCĐ : Tài sản cố định BCĐKT : Bảng cân đối kế toán BCKQKD : Báo cáo kết quả kinh doanh BCLCTT : Báo cáo lưu chuyển tiền tệ TMBCTC : Thuyết minh báo cáo tài chính NVL : Nguyên vật liệu CPSX : Chi phí sản xuất Lời mở đầu Trong những năm gần đây, hoạt động sản xuất kinh doanh trong ngành xây dựng cơ bản ở nước ta phát triển mạnh mẽ, đóng góp một phần vào sự phát triển chung của đất nước. Việc đầu tư vào các công trình xây dựng hạ tầng cơ sở, chung cư nhà ở cao tầng, các dự án sản xuất kinh doanh, các khu công nghiệp, các công trình kỹ thuật… được xúc tiến theo chính sách phát triển kinh tế chung của Nhà nước trên phạm vi cả nước. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, doanh nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh đều đặt mục tiêu lợi nhuận lên trên đồng thời là động lực phát triển của doanh nghiệp. Vì thế việc tiết kiệm chi phí trong sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp đề cập đến như một tiêu chí kinh doanh: vừa đạt được lợi nhuận cao đồng thời chi phí bỏ ra thấp. Để đạt được điều đó trước hết công ty phải làm tốt công tác hạch toán kế toán trong đó có công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế là thu nhập chính của người lao động đồng thơì đây còn là những yếu tố chi phí sản xuất quan trọng, là một bộ phận cấu thành nên giá thành sản phẩm dịch vụ. Trong đó chi phí tiền lương là một trong những yếu tố đóng vai trò then chốt trong vấn đề thúc đẩy tăng năng suất lao động, tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Không ngừng nâng cao tiền lương thực tế, nâng cao mức sống cho người lao động là một đông lực quan trọng giúp tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. Nhận thức được vấn đề đó, Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3 đã và đang vận dụng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương một cách hợp lý để đạt được những mục tiêu và lợi nhuận mong muốn. Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3, em đã có dược một thời gian tìm hiểu về công tác kế toán trong thực tế, so sánh với lý thuyết đã học và hoàn thành bản báo cáo thực tập này với mong muốn tìm hiểu về công tác hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3. Báo cáo gồm hai phần: Phần I. Những đặc điểm kinh tế-kỹ thuật của Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3 Phần II. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3 Bản báo cáo này được hoàn thành, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn chu đáo tận tình của thầy giáo-Thạc sĩ Trần Văn Thuận cùng sự chỉ bảo, hướng dẫn của các bác, các anh, chị phòng Tài chính - kế toán Công ty HUD3. Tuy nhiên do còn hạn chế về thời gian và trình độ chuyên môn nên bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận được sự gớp ý của các thầy, cô để em bổ sung thêm kinh nghiệm cũng như kiến thức cho quá trình học tập nghiên cưú sau này. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUD3 I.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3 là doanh nghiệp thành viên Tổng Công ty Đầu tư phát triển Nhà và đô thị-Bộ Xây dựng đây là doanh nghiệp nhà nước chuyên xây dựng và đầu tư các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thủy lợi, công trình văn hóa, lập và quản lý các dự án đầu tư phát triển khu đô thị, khu công nghiệp, kinh doanh nhà, trang trí nội thất... Trụ sở chính của Công ty tại số 123-đường Tô Hiệu-thị xã Hà Đông-Tỉnh Hà Tây, Công ty còn có một chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh. Tiền thân của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3 là Công ty Xây dựng dân dụng trực thuộc UBND thị xã Hà Đông, được thành lập năm 1978, có nhiệm vụ thi công các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp, phát triển cơ sở hạ tầng trên địa bàn tỉnh Hà Tây. Ngày 1/7/1995, theo quyết định số 327/QĐUB của UBND tỉnh Hà Tây phát triển thành Công ty Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Đông trực thuộc Sở Xây dựng Hà Tây. Ngày 18/08/2000, theo quyết định số 1151/QĐ-BXD của Bộ trưởng Bộ Xây dựng tiếp nhận Công ty Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Đông làm doanh nghiệp thành viên của Tổng Công ty Đầu tư phát triến Nhà và Đô thị -Bộ Xây dựng, với tên là Công ty Xây dựng đầu tư phát triển Đô thị số 3; tên giao dịch quốc tế là Construction Investment and Urban Development Company No3 (gọi tắt là HUD3). Ngày 22/7/2004, theo quyết định số 1182/QĐ-BXD của Bộ trưởng Bộ Xây dựng về việc chuyển đổi Công ty Đầu tư phát triển Đô thị số 3 thành Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3 (gọi tắt là Công ty HUD3). Theo Quyết định này thì lĩnh vực hoạt động của Công ty đã được mở rộng, gồm: + Chuyên xây dựng và đầu tư các công trình dân dụng và công nghiệp, giao thông thủy lợi, bưu chính viễn thông, trạm biến áp, hạ tầng đô thị, khu công nghiệp. + Lập và quản lý các dự án đầu tư xây dựng và phát triến đô thị, khu công nghiệp, đầu tư kinh doanh và phát triển nhà. + Trang trí nội, ngoại thất các công trình xây dựng. + Sản xuất kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng, xuất nhập khẩu vật tư thiết bị công nghệ xây dựng. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị hoặc UBND tỉnh Hà Tây giao cho. II.Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Với chức năng xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp nên hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mang đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản. Do đó nó có sự khác biệt lớn so với những ngành sản xuất vật chất khác ở chỗ: Chu kỳ sản xuất dài, sản phẩm có đặc trưng riêng (đơn chiếc) sản phẩm hàng hóa không mang ra thị trường tiêu thụ mà hầu hết đã có người đặt hàng trước khi xây dựng, nơi sản xuất đồng thời là nơi tiêu thụ; sản phẩm mang tính đơn chiếc, mỗi công trình được xây dựng theo một thiết kế riêng, có giá trị dự toán riêng và tại một thời điểm xác định. Hiện nay, nền kinh tế của nước ta chuyển sang cơ chế thị trường do đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải có sự cạnh tranh gay gắt. Để bắt kịp với xu thế thời đại, công ty đã có sự chuyển đổi phù hợp với cơ chế mới cả về tổ chức quản lý cũng như tổ chức thi công xây dựng. Với ưu thế chung của ngành xây dựng và đặc thù riêng của Công ty là xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp nên công ty đã bằng mọi khả năng sẵn có cùng với sự học hỏi các đơn vị bạn trong và ngoài Tổng công ty Đầu tư phát triển Nhà và đô thị và các ban ngành trong Bộ xây dựng. Do đó, công ty luôn đứng vững và đi lên một cách thành đạt. Một số chỉ tiêu kết quả kinh doanh sau đây phản ánh phần nào hiệu quả kinh doanh và sự phát triển của Công ty. kết quả thực hiện các chỉ tiêu Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 1. Tổng doanh thu thuần (VNĐ) 2. Tổng chi phí (VNĐ) 3. Tỷ suất chi phí (%) 4. Tổng lợi nhuận trước thuế (VNĐ) 5. Tỷ suất lợi nhuận (%) 6. Thuế thu nhập doanh nghiệp (VNĐ) 7. Số lao động (người) 8. Thu nhập bình quân (VNĐ)/tháng 34.227.812.622 33.904.281.382 99,055 323.531.240 0.945 80.882.566 624 1.036.833 66.391.705.883 65.766.608.288 99,058 625.097.595 0,942 262.489.180 1.322 1.164.824 Qua số liệu trên ta thấy mặc dù công ty đã có sự phát triển vượt bậc về sản lượng và doanh thu, thu nhập bình quân đầu người ngày một tăng cao, năm 2005 tăng gần 200 % so với năm 2004. Nhưng tỷ suất lợi nhuận tăng không đều, thậm chí năm 2005 giảm so với năm 2004, thực tế cho thấy hiệu quả kinh tế tăng chưa cao, thiếu sự bền vững. Bên cạnh sự tác động của đặc điểm sản phẩm xây dựng thì việc tổ chức quản lý hạch toán các yếu tố đầu vào, đầu ra còn chịu ảnh hưởng của quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh, hầu hết các công trình đều phải tuân theo một quy trình sản xuất như sau: Ký hợp đồng với chủ đầu tư (Bên A) Tổ chức thi công Nghiệm thu kỹ thuật và thi công công trình với bên A Bàn giao và thanh quyết toán công trình Đấu thầu Việc nắm chắc quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty sẽ giúp cho việc tổ chức, quản lý và hạch toán các yếu tố chi phí hợp lý, tiết kiệm, chống lãng phí thất thoát, theo dõi từng bước quá trình tập hợp chi phí sản xuất đến giai đoạn cuối cùng. Từ đó góp phần làm giảm giá thành một cách đáng kể, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Là một doanh nghiệp nhà nước, Công ty Xây dựng Đầu tư phát triển Đô thị số 3 có tư cách pháp nhân hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng. Công ty có nghĩa vụ và trách nhiệm trước cơ quan chủ quản cũng như các bên liên quan về toàn bộ hoạt động của mình. Với tư cách pháp nhân của mình, công ty có thể đứng ra vay vốn, nhận thầu xây dựng, ký kết các hợp đồng kinh tế phát sinh giữa Công ty với các đơn vị đấu thầu. Bên cạnh đó Công ty cũng được Tổng công ty giao việc cho, khi Tổng công ty có công trình giao cho Công ty thì giữa Tổng công ty và Công ty phải có hợp đồng giao nhận và hợp đồng kinh tế, nhưng chủ yếu vẫn là do Công ty tự giao dịch để ký kết hợp đồng. Trên cơ sở các hợp đồng kinh tế này, Công ty tiến hành giao khoán cho các đội thi công cấp dưới. Để các công trình có sự thi công nhịp nhàng đúng tiến độ thì mỗi công trình đều phải bố trí công nhân thành các tổ đội cho phù hợp với từng nhiệm vụ công việc và khả năng cuả các tổ đội đó cũng như của người lao động. Mỗi công trình được thi công được bố trí từ các đội trưởng và nhân viên kỹ thuật tuỳ thuộc vào đặc điểm và khối lượng công việc. III. Đặc điểm bộ máy quản lý của Công ty Bộ máy quản trị của công ty được tổ chức theo mô hình tham mưu trực tuyến chức năng, nghĩa là các phòng ban trong Công ty tham mưu trực tuyến cho ban giám đốc theo từng chức năng nhiệm vụ của mình, cùng ban giám đốc xây dựng chiến lược, đề ra các quyết định quản lý đúng đắn phù hợp với tình hình thực tế cuả Công ty. Công ty đã xây dựng được bộ máy bộ máy quản lý khá hoàn thiện gồm: * Chủ tịch hội đồng quản trị: là người đứng đầu trong bộ máy Công ty, chịu trách nhiệm điều hành chung toàn bộ bộ máy quản lý của Công ty; là đại diện pháp nhân của Công ty trước pháp luật. Quyết định việc thực hiện các hướng phát triển, đầu tư của Công ty thông qua Đại hội đồng cổ đông. * Ban giám đốc gồm: Giám đốc và Phó giám đốc. - Giám đốc là người trực tiếp quản lý và ký kết các hợp đồng kinh tế, là người giữ vai trò chỉ đạo chung, đồng thời là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Tổng công ty về mọi họat động sản xuất kinh doanh của Công ty đi đôi với đại diện cho quyền lợi của toàn cán bộ công nhân viên chức trong đơn vị. - Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, điều hành Công ty theo sự phân công và ủy quyền của giám đốc . Phó giám đốc có trách nhiệm trước giám đốc về công việc sản xuất kinh doanh của Công ty; về kỹ thuật, tiến độ xây dựng các công trình do Công ty chịu trách nhiệm thi công; về trang thiết bị, máy móc phục vụ cho công trình thi công. *Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu cho ban giám đốc trong quản lý điều hành công việc. Đứng đầu các phòng ban chuyên môn có các trưởng phòng. Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức, quản lý, đôn đốc các nhân viên trong phòng hoàn thành công việc, đồng thời có nhiệm vụ rà soát các báo cáo định kỳ về tình hình công việc trong phòng trước khi đưa lên cho lãnh đạo Công ty ký duyệt. Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty HUD3 Chủ tịch HĐQT Ban giám đốc Phòng kinh tế kế hoạch Phòng tổ chức hành chính Phòng phát triển dự án Phòng tài chính kế toán Đội xây lắp số 1 Đội xây lắp số 2 Đội xây lắp số 11 Đội xây lắp số 15 Phßng kü thuËt thi c«ng Mối quan hệ quản lý chủ đạo Mối quan hệ phối hợp công tác và hỗ trợ nghiệp vụ Mối quan hệ phối hợp công tác và chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ Mối quan hệ phối hợp công tác và phối hợp hoạt động -Phòng kỹ thuật thi công: Là bộ phận tham mưu cho ban giám đốc về quản lý kỹ thuật của các công trình thi công, có trách nhiệm kiểm tra về tiến độ, chất lượng công trình, chất lượng sản phẩm, công tác an toàn và bảo hộ lao động. -Phòng Kinh tế - Kế hoạch: Là bộ phận tham mưu giúp Giám đốc các lĩnh vực xây dựng và theo dõi kế hoạch sản xuất kinh doanh; kế hoạch đầu tư của công ty; Quản lý đầu tư xây dựng cơ bản; quản lý theo dõi công tác ký, thực hiện hợp đồng và thanh lý hợp đồng trong toàn Công ty. -Phòng Tài chính - Kế toán: Là bộ phận tham mưu cho Giám đốc về quản lý và chỉ đạo công tác tài chính kế toán, thống kê tham mưu cho Giám đốc về quản lý và chỉ đạo công tác tài chính kế toán, thống kê theo chế độ hiện hành của nhà nước của Tổng công ty. -Phòng Tổ chức hành chính: Là bộ phận tham mưu cho Giám đốc nắm vững cơ cấu lao động trong Công ty, quản lý chặt chẽ số lượng lao động theo quy định của Bộ luật lao động. -Phòng phát triển dự án: Là phòng tham mưu cho Giám đốc triển khai các hoạt động kinh doanh, tìm kiếm công việc nhằm mục đích sinh lời cho công ty. -Các đội xây lắp: Có đủ bộ máy quản lý gồm: Đội trưởng, đội phó, kỹ sư, kỹ thuật viên, kế toán, an toàn viên, giám sát thi công, công nhân kỹ thuật và bảo vệ công trường… Đội trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi mặt của đội PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUD3 I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng HUD3 được đặt tại phòng Tài chính-Kế toán, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty. Dựa trên đặc điểm về phạm vi tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty và chế độ kế toán hiện hành bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung dưới sự điều hành của kế toán trưởng. Theo hình thức này, các bộ phận trực thuộc, các đội xây lắp không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ và ghi chép hạch toán giản đơn các nhiệm vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi đội xây lắp, định kỳ chuyển về phòng kế toán tập trung kiểm tra và ghi sổ kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ tổ chức hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác thu thập, xử lý các thông tin kế toán ban đầu,chế độ hạch toán và quản lý tài chính theo đúng quy định hiện hành của Bộ Tài chính, phân tích đánh giá tình hình các kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh, lập các báo cáo tài chính, cung cấp các thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác về tình hình tài chính của Công ty để từ đó đề ra các biện pháp, quyết định phù hợp với đường lối phát triển của Công ty. Đồng thời đây còn là bộ phận tham mưu cho giám đốc về quản lý và chỉ đạo công tác tài chính kế toán theo chế độ hiện hành của Nhà nước và của Tổng công ty. Cụ thể: Về lĩnh vực tài chính, phòng tài chính-kế toán có nhiệm vụ: + Tham mưu giúp ban giám đốc thực hiện quyền sử dụng đất đai và các tài nguyên khác do nhà nước giao; giúp ban giám đốc bảo đảm điều tiết vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. +Tìm kiếm, huy động mọi nguồn vốn; kiểm soát việc sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. +Tiến hành phân tích tình hình tài chính nhằm hoạch định chiến lược và lựa chọn phương án tối ưu về mặt tài chính của công ty. Về lĩnh vực kế toán, phòng Tài chính-kế toán có nhiệm vụ: +Tổ chức thực hiện công tác tài chính-kế toán theo đúng quy định của Nhà nước, ghi chép đầy đủ chứng từ, cập nhật hệ thống sổ sách kế toán, phản ánh trung thực khách quan các hoạt động của công ty. +Lập báo cáo tài chính theo quy định hiện hành, thường xuyên báo cáo với ban giám đốc tình hình tài chính của Công ty. +Kết hợp với các phòng ban trong Công ty nhằm nắm vững tiến độ thi công các công trình, tình hình khấu hao máy móc thiết bị thi công; trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho người lao động theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty. Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán chi phí sản xuất, giá thành Kế toán thanh toán, TSCĐ, NVL, tiền lương. KÕ to¸n 15 ®éi x©y l¾p *Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: - Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên về những vấn đề liên quan đến tài chính của Công ty; theo dõi, quản lý, tổ chức, điều hành hoạt động của bộ máy kế toán trong Công ty (gồm có phòng Tài chính – Kế toán khối cơ quan và hệ thống các đội xây lắp). Ngoài ra, kế toán trưởng còn có nhiệm vụ: + Kết hợp với các phòng ban lập kế hoạch về tài chính, sản xuất, tín dụng. + Theo dõi tíến độ thi công và quá trình thực hiện các hợp đồng kinh tế để cấp phát và thu hồi vốn kịp thời. + Chịu trách nhiệm chính trong việc lập báo cáo tài chính theo chế độ hiện hành. - Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ: + Tập hợp chứng từ kế toán, theo dõi các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước, lập báo cáo quản trị hàng tháng của toàn công ty. + Lập báo cáo tài chính, các báo biểu liên quan theo yêu cầu quản lý của Tổng công ty và ban giám đốc công ty. - Kế toán chi phí sản xuất, giá thành có nhiệm vụ: + Kế toán các khoản đầu tư vốn cho các đội xây lắp, thu nhận chứng từ có liên quan đến việc thanh quyết toán công trình. + Lập dự toán chi phí và tính giá thành theo từng hạng mục hay giai đoạn của hạng mục công trình. + Kế toán chi phí theo từng khoản mục chi phí, từng hạng mục công trình, từng công trình cụ thể. Qua đó thường xuyên so sánh, kiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí, xem xét nguyên nhân vượt hụt dự toán và đánh giá hiệu quả kinh doanh. + Kiểm tra đối chiếu sổ cái, sổ chi tiết các hoạt động liên quan tới đầu tư vốn với kế toán các đội xây lắp, với kế toán tổng hợp theo định kỳ. - Kế toán thanh toán, TSCĐ, NVL, tiền lương có nhiệm vụ: + Theo dõi tình hình biến động nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu. + Xác định, phân loại TSCĐ một cách khoa học, hợp lý. Theo dõi chặt chẽ tình hình biến động tăng, giảm,tính và trích khấu hao TSCĐ theo quý. + Hàng tháng lập bảng kê tổng hợp, sổ chi tiết đối chiếu với sổ sách kế toán của thủ quỹ, sổ của Ngân hàng để theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay, tiền ký quỹ bảo lãnh tại ngân hàng; các khoản công nợ với khách hàng, với nhà cung cấp và các khoản phải trả, phải nộp khác. Khi phát sinh nghiệp vụ kế toán phải ghi chi tiết theo từng đối tượng. +Lập và thanh toán tiền lương, các khoản trích theo lương phải trả cho người lao động trong Công ty. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công ty, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để nhập, xuất hoặc ghi sổ quỹ. Ngoài ra, thủ quỹ còn có nhiệm vụ: + Kế toán các khoản phải thu của người lao động trong Công ty như: BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản phải thu khác như tiền điện, tiền nước… + Theo dõi các hợp đồng, báo cáo sản lượng,cấp phát văn phòng phẩm, theo dõi chi tiết công cụ dụng cụ, lập bảng phân bổ giá trị công cụ dụng cụ theo định kỳ. + Lưu trữ, quản lý hồ sơ, chứng từ kế toán đang lưu trữ tại phòng Tài chính-kế toán. II.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty HUD3 Với phạm vi hoạt động rộng lớn và nhiều đội xây lắp(15 đội) nên hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán ‘‘Nhật ký chung’’và phương pháp kê khai thường xuyên đối với kế toán hàng tồn kho. Với đặc điểm tổ chức sản xuất và kinh doanh của Công ty,công tác hạch toán kế toán giữ vai trò quan trọng và thực hiện đầy đủ chức năng kế toán của mình là phản ánh quá trình hình thành và vận động của tài sản từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, sau đó vào sổ tổng hợp đến lập hệ thống báo cáo tài chính. 1. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty HUD3 - Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngsỳ 25/10/2000, bổ sung và sửa đổi theo thông tư số 23/TT-BTC ngày 30/3/2005 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Đồng thời căn cứ vào đặc điểm hoạt động và tổ chức bộ máy quản lý nên Công ty đã lựa chọn mô hình kế toán tập trung theo phương pháp kê khai thường xuyên và thực hiện ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. - Niên độ kế toán của Công ty HUD3: Bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12 hàng năm. - Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ VND trong ghi chép kế toán và không dùng đơn vị ngoại tệ. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá: Công ty khoán gọn giá vốn cho các chủ công trình nên việc tổ chức mua sắm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ sản xuất không qua nhập kho ở công ty mà được hạch toán bởi các kế toán của đội xây lắp. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. 2. Hệ thống chứng từ kế toán Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ kế toán trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành: -Loại 1: Lao động tiền lương. Bao gồm: +Bảng chấm công +Bảng thanh toán tiền lương. +Bảng thanh toán tiền thưởng. +Bảng thanh toán BHXH. +Phiếu nghỉ lương. +Phiếu xác nhận lao vụ,dịch vụ,sản phẩm hoàn thành. +Biên bản điều tra tại nạn lao động. -Loại 2: Hàng tồn kho.Bao gồm: +Phiếu nhập kho. +Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. +Phiếu xuất vật tư theo hạn mức. +Phiếu báo vật tư sản phẩm hàng hóa. +Thẻ kho. -Loại 3: Bán hàng. Bao gồm: +Hóa đơn bán hàng. +Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. +Hóa đơn kiêm vận chuyển nội bộ. +Hóa đơn GTGT. +Hóa đơn dịch vụ. +Hóa đơn khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành. +Hóa đơn cho thuê nhà. +Phiếu mua hàng. +Bảng thanh toán hàng gửi đại lý. +Thẻ quầy hàng. -Loại 4: Tiền tệ. Bao gồm: +Phiếu thu +Phiếu chi +Giấy thanh toán tiền tạm ứng +Biên lai thu tiền +Biên bản kiểm kê quỹ. - Loại 5: TSCĐ. Bao gồm: +Biên bản giao nhận TSCĐ. +Biên bản đánh giá lại TSCĐ. +Thẻ TSCĐ. +Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. 3. Hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận cấu thành trong chế độ kế toán doanh nghiệp. Công ty HUD3 đã áp dụng hệ thống tài khoản dựa theo chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp ban hành kèm theo Quyết định số1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, cùng với các văn bản quy định bổ sung, sửa đổi. Hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm: *Loại 1: Tài sản lưu động. Bao gồm : 111-TIền mặt; 112-TIền gửi ngân hàng; 113-TIền đang chuyển; 121-Đầu tư chứng khoán ngắn hạn; 131-Phải thu khách hàng; 133-Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ; 136-phải thu nội bộ; 141-Tạm ứng; 142; 152-Nguyên liệu, vật liệu (có 6 tài khoản cấp 2 là: 1521-NVL chính, 1522-vật liệu phụ, 1523-Nhiên liệu, 1524-Phụ tùng thay thế, 1526-Thiết bị xây dựng cơ bản, 1527-Vật liệu khác); 154-Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (có 4 tiểu khoản là: 1541-Sản phẩm xây lắp, 1542-Sản phẩm khác, 15430-Dịch vụ, 1544-Chi phí bảo hành xây lắp)… *Loại 2: Tài sản cố định. Bao gồm: TK 211- Tài sản cố định hữu hình (có 5 tài khoản cấp 2: 2112-Nhà cửa, vật, kiến trúc; 2113-Máy móc, thiết bị; 2114-Phương tiện vận tải, truyền dẫn; 2115-Thiết bị, dụng cụ quản lý; 2117-Dàn giáo, cốp pha; 2118-TSCĐ khác); 212-TSCĐ thuê tài chính; 213-TSCĐ vô hình; 214-Hao mòn TSCĐ; 221-Đầu tư chứng khoán dài hạn; 228-Đầu tư dài hạn khác… *Loại 3: Nợ phải trả. Bao gồm: TK 311-Vay ngắn hạn; 315-Nợ dài hạn đến hạn trả (có 2 tiểu khoản: 3152-Nợ dài hạn trả ngân hàng, 3152-Nợ dài hạn đến hạn trả đối tượng khác); 331-Phải trả người bán (có 2 tiểu khoản là: 3311-Phải trả cho đối tượng khác, 3312-Phải trả cho bên nhận thầu, nhận thầu phụ); 334-Phải trả công nhân viên (có 2 tiểu khoản là: 3341-Phải trả công nhân viên, 3342-Phải trả cho lao động thuê ngoài); 335-Chi phí phải trả (có 2 tiểu khoản là: 3351- Trích trước chi phí phải trả, 3352-Chi phí phải trả); 336-Phải trả nội bộ (có 2 tiểu khoản là: 3362-Phải trả về khối lượng xây lắp nhận khoán nội bộ, 3368-Phải trả nội bộ khác); 337-Thanh toán theo tiến độ hợp đồng xây dựng; 338-Phải trả, phải nộp khác (có 6 tiiểu khoản là: 3382-KPCĐ, 3383-BHXH, 3384-BHYT, 3385-Phải trả về cổ phần hóa, 3388-Phải trả, phải nộp khác, 3389-Cổ tức phải trả)… *Loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu. Bao gồm: TK 411-Nguồn vốn chủ sở hữu; 414-Quỹ đầu tư phát triển; 415-Quỹ dự phòng tài chính; 431-Quỹ khen thưởng phúc lợi; 441-Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản; 451-Qũy quản ký của cấp trên; 461-Nguồn kinh phí sự nghiệp… *Loại 5: Doanh thu. Bao gồm: TK 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (có các tiểu khoản sau: 5111-Doanh thu bán hàng hóa, 5112-Doanh thu bán các thành phẩm, sản phẩm xây lắp, 5113-Doanh thu cung cấp dịch vụ, 5114-Donh thu trợ cấp, trợ giá); 512-Doanh thu nội bộ; 515-Doanh thu hoạt dộng tài chính… *Loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh. Bao gồm: TK 621-Chi phí NVL trực tiếp; 622-Chi phí nhân công trực tiếp; 623-Chi phí sử dụng máy thi công (có các tiểu khoản sau: 6231-Chi phí nhân công, 6232-Chi phí vật liệu, 6233-Chi phí dụng cụ sản xuất, 6234-Chi phí khoán xây lắp, 6237-Chi phí khấu haô máy thi công, 6238-Chi phí bằng tiền khác); 627-Chi phí sản xuất chung; 632-Giá vốn hàng bán; 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp. *Loại 7: Thu nhập khác. Sử dụng TK 711. *Loại 8: chi phí khác. Sử dụng TK 811. *Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh. Sử dụng TK 911. *Loại10: Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Bao gồm: TK 001-Tài sản thuê ngoài; 008-Dự toán kinh phí… 4. Hệ thống sổ kế toán *Sổ kế toán tổng hợp: - Nhật ký chung: Mở cho mọi đối tượng có liên quan đến mọi nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian. - Bảng tổng hợp chi tiết: Tổng hợp số liệu của tất cả các tài khoản trên sổ kế toán chi tiết. - Bảng cân đối số phát sinh : Được lập cho tất cả các tài khoản *Sổ kế toán chi tiết: -Sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết NVL, sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán; sổ chi tiết doanh thu, giá vốn; sổ chi tiết tiền vay.. -Bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, bảng phân bổ khấu hao… Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung do đó trình tự ghi sổ tuân theo đúng quy định về trình tự ghi sổ theo hình thức này. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung (kế toán nhập dữ liệu vào máy tính). Sau đó số liệu được phần mềm xử lý ghi trên sổ Nhật ký chung và Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với quá trình ghi Nhật ký chung thì kế toán cũng căn cứ vào chứng từ để ghi vào các sổ chi tiết tương ứng. Sơ dồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán tại HUD3 Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Là một đơn vị sản xuất có quy mô lớn với nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên để đảm bảo các thông tin kế toán được phản ánh nhanh chóng, khoa học, hợp lý và chính xác, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán máy vào công tác hạch toán kế toán. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm “CAD 2000 9.6”, bộ phận máy tính được sử dụng để cập nhật số liệu lên sổ Nhật ký chung và Sổ cái, Sổ chi tiết các tài khoản, từ đó lập các bảng tổng hợp, các Báo cáo tài chính….. Quy trình sử dụng kế toán máy tại Công ty được khái quát như sau: Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ, hạch toán kế toán tại Công ty HUD3 NghiÖp vô ph¸t sinh Xö lý nghiÖp vô NhËp chøng tõ vµ in chøng tõ Lªn c¸c lo¹i sæ s¸ch, b¸o c¸o: NhËt ký chung Sæ c¸i, sæ chi tiÕt B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o thuÕ ... Kho¸ sæ chuyÓn sè d­ sang kú sau 5. Hệ thống báo cáo kế toán Lập BCTC là một công việc quan trọng với mỗi DN. BCTC trình bày một cách tổng quát, toàn diện thực trạng TS, NV, công nợ, tình hình kinh doanh và kết quả hoạt động của công ty trong mỗi kỳ kế toán. Công việc này được giao cho kế toán tổng hợp xác định kết quả kinh doanh lập vào cuối mỗi tháng, quý, năm. Với các số liệu tập hợp được cùng với báo cáo kinh doanh của kỳ trước, kế toán tổng hợp lập ra 4 bản báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính : + Bảng cân đối kế toán ( B01/DN): Là BCTC tổng hợp phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị TS hiện có của công ty tại một thời điểm nhất định. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B02/DN): Là BCTC tổng hợp phản ánh tổng quát tình hình, kết quả của các hoạt động kinh doanh và tình hình thực hiện nghĩa vụđối với Nhà nước về thuế và các khoản nộp khác. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Phản ánh việc hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong báo cáo của Công ty. + Thuyết minh báo cáo tài chính (B09/DN): Là bộ phận hợp thành hệ thống BCTC của Công ty. Được lập để giải trình và bổ sung thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh, tinh hình tài chính của Công ty trong kỳ báo cáo mà các báo cáo khác không thể trình bày rõ ràng chi tiết. Đây là báo cáo mà Công ty phải gửi vào cuối quý cho các cơ quan quản lý cấp trên. Bốn loại BCTC trên sau khi lập được kế toán trưởng kiểm tra xem xét. Sau đó được trình lên Ban giám đốc thông qua thì mới gửi lên cơ quan thuế và các cơ quan có thẩm quyền. B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n n¨m 2004-2005 ChØ tiªu N¨m 2004 (VN§) N¨m 2005 (VN§) Tµi s¶n A.TSL§ & §TNH 9.943.142.832 92.708.693.847 I.TiÒn 4.254.813.560 1.174.940.264 1. TiÒn mÆt t._.