Thực trạng tổ chức hạch toán Kế toán của Công ty Cơ khí ô tô 3/2

h, kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản nhằm đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả nhất các yếu tố chi phí để đạt được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh đồng thời phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế, từ đó đưa ra các kế hoạch, dự án và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, quyết định nên sản xuất sản phẩm gì? bằng nguyên vật liệu nào? Mua ở đâu và xác định hiệu quả kinh tế của từng thời kỳ. Vì vây các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình hạch toán một cách khoa học, hợp lý là vô cùng quan trọng. Cũng giống như các doanh nghiệp khác để hoà nhập vào nền kinh tế thị trường, Công ty Cơ khí ô tô 3-2 luôn chú trọng công tác hạch toán kế toán coi đó là một công cụ quản lý không thể thiếu được trong quản lý sản xuất, kinh doanh của mình. Trong một thời gian ngắn tìm hiểu tại Công ty Cơ khí ô tô 3-2, được sự giúp đỡ của cô Hiền ở phòng Nhân chính, sự chỉ bảo tận tình của các cô chú, các chị ở phòng Kế toán của công ty và dưới sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của thầy Nguyễn Quốc Trung, em đã hoàn thành Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp . PHẦN I: MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CƠ KHÍ Ô TÔ 3-2 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cơ khí ô tô 3-2, là doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng công ty Cơ khí Giao thông Vận tải, được thành lập theo quyết định số 1046 QĐ/TCCB-LĐ ngày 27/5/1993 của bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải. Đăng ký kinh doanh số 108902 do Trọng tài kinh tế Hà Nội cấp ngày 26/6/1993. Công ty có trụ sở chính tại số 18 đường Giải Phóng, Hà Nội . Từ buổi sơ khai công ty chỉ là một bộ phận sửa chữa của đoàn xe 12 thuộc Cục chuyên gia. Nhiệm vụ chủ yếu là tiểu tu, bảo dưỡng các loại xe du lịch của Đoàn và của Trung ương mỗi năm không quá 200 đầu xe, mỗi tháng chỉ có 8-12 xe. Số thiết bị quá là ít ỏi và cũ kỹ, vèn vẹn được 10 chiếc, lực lượng lao động không quá 210 người, số cán bộ kỹ thuật chỉ có 3 người với 3 phân xưởng, nhiều bộ phận còn chắp vá, luộm thuộm, các phòng ban nghiệp vụ chỉ có 1-2 người theo dõi, chức năng không rõ ràng, nhà cửa lụp sụp, tổng diện tích không bằng 1 phân xưởng hiện nay. Sản xuất theo chế độ cung cấp, không có hạch toán kinh tế, sửa chữa thì nhỏ lẻ, không có quy trình định mức. Ngày 9/03/1964 nhà máy ô tô 3-2 được thành lập và là tiền thân của công ty cơ khí ô tô 3-2 ngày nay. Gần 30 năm xây dựng và trưởng thành nhà máy đã trải qua bao gian khổ để xây dựng cơ sở vật chất, kĩ thuật tạo nền móng vững chắc cho sự ra đời và phát triển của công ty cơ khí ô tô 3-2. Hơn 10 năm qua, mặc dù đã trải qua những bước thăng chầm nhưng với sự lỗ lực của của tập thể cán bộ công nhân viên của công ty, sự lãnh đạo đúng đắn kịp thời của ban lãnh đạo cùng với sự hỗ trợ của các ban nghành, đoàn thể các cơ quan quản lý nhà nước và Bộ Giao thông Vận tải đặc biệt là sự quan tâm và chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Tổng công ty Cơ khí Giao thông Vận tải đã đưa công ty từng bước lớn mạnh và phát triển. u Thời kỳ đầu mới thành lập(1993 – 1998) Trong giai đoạn này ngành cơ khí cả nước nói chung và đặc biệt đối với ngành cơ khí giao thông vận tải nói riêng đang lâm vào tình trạng khủng hoảng chầm trọng với rất nhiều những khó khăn chồng chất. Đó là : Vấn đề về vốn: vốn cho đầu tư mới, đầu tư chiều sâu cho sự đổi mới là rất ít và hầu như không có và điều này có ảnh hưởng rất lớn tới việc tổ chức lại, sắp xếp lại và đầu tư công nghệ mới theo cơ chế thị trường. Vấn đề về việc làm: phần lớn công nhân không có việc làm nhất là khâu cơ khí. Đây là khâu có thể tạo nhiều việc làm cho cán bộ công nhân viên của công ty lại đang lâm vào tình trạng khủng hoảng , gặp nhiều khó khăn . Do vậy việc chỉ đạo sản xuất kinh doanh ở tầm chiến lược bị hạn chế rất nhiều và rất khó khăn. Thêm vào đó năm 1995 nhà nước lại ra quy định tăng thuế nhập khẩu đồng thời lại chủ chương cho phép nhập xe cũ do vậy chương trình nhập xe Trung Quốc để đóng xe tải nhỏ, xe khách nhỏ rẻ không thể thực hiện được. Về năng lực: Chưa đáp ứng được nhu cầu của cơ chế thị trường. Bộ máy quản lý còn cồng kềnh, quen quản lý thời bao cấp thiếu năng động và kém hiệu quả. Cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ nghiệp vụ và đội ngũ công nhân kỹ thuật, qua nhiều năm chưa được đào tạo lại. Vì vậy, trình độ kỹ thuật, trình độ quản lý của công ty chưa đáp ứng được yêu cầu của nền sản xuất mới. Phạm vi hoạt động trong lĩnh vực SXKD, còn bị giới hạn trong phạm vi giấy phép hành nghề, nên chưa khai thác và phát huy được khả năng kinh doanh, đặc biệt là lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, nên mức doanh số Công ty đạt được hàng năm đều thấp, chưa tương xứng với tiềm năng và điều kiện của mình. Với tất cả những khó khăn được nêu ở trên đã dẫn đến các chỉ tiêu tài chính và sản lượng mà Công ty đạt được là rất thấp. Ở đây em chỉ xin đưa ra số liệu về các chỉ tiêu trên của năm 1998 – năm được coi là khởi sắc nhất của Công ty trong giai đoạn này để qua đó có thể thấy được những khó khăn mà Công ty đã phải trải qua. Kết quả cụ thể: I. Các khoản nộp ngân sách: - Thuế doanh thu : 56.000.000 đ - Thuế lợi tức : 2.000.000 đ - Thuế vốn : 6.000.000 đ II. Các chỉ tiêu về sản lượng: - Giá trị tổng sản lượng : 3.710.000000đ - Giá trị hàng hoá thực hiện : 2.810.340.000đ - Giá trị thành phẩm : 2.810340.000đ III. Sản phẩm: - Sửa chữa xe các loại : 54 xe - Đóng mới thùng xe ô tô : 31 xe - Sản xuất cột điện : 88 tấn - Sản xuất công nghiệp khác : 890.340.000đ IV. Lao động và thu nhập : -Tổng lao động trong danh sách: 227 người - Lao động thường xuyên : 160 người - Thu nhập bình quân người lao động : 487000đ uTừ 1999 đến nay. Nhìn nhận chung năm 1999 đánh dấu bước chuyển mình của Công ty Cơ khí ô tô 3-2. Năm 1999 thực sự là năm khởi sắc của Công ty sau gần 10 năm khủng hoảng do không theo kịp sự chuyển biến của cơ chế thị trường để đi vào một thời kỳ mới thời kỳ phát triển toàn diện. Với phương châm tự thay đổi mình, lấy chất lượng, giá cả làm đầu và giữ uy tín với khách hàng, Công ty đã thực hiện một loạt các chính sách, biện pháp nhằm đổi mới công ty. Các biện pháp chủ yếu mà công ty đã thực hiện trong giai đoạn này là: 1.Biện pháp về thị trường: Với nhận thức mọi hoạt động của Công ty đều phụ thuộc vào nhu cầu của thị trường, nên công ty chủ trương phải gắn kết khả năng tiềm tàng của Công ty với nhu cầu đòi hỏi cấp thiết của thì trường bằng cách tăng cường công tác tiếp thị để tìm các nguồn công việc mà xã hội đang có nhu cầu, đáp ứng đầy đủ công ăn, việc làm cho người lao động. Ngay từ đầu 2001 khi Chính phủ ban hành Quyết định 890 về việc đảm bảo ATGT, cấm các xe khách quá thời gian sử dụng 15 năm không được lưu hành Công ty đã biết tiếp cận các đơn vị và cá nhân chuyên doanh về vận tải hành khách do đó công ty đã thu được nhiều đơn đặt hàng để đóng xe mới. Năm 2001 Nhà nước cũng áp dụng chính sách thuế: khuyến khích việc tăng tỷ lệ nội địa hoá hàng xe máy. Doanh nghiệp đã biết chớp lấy thời cơ này để ký các hợp đồng về sản xuất và tiêu thụ khung và phụ kiên xe máy . Công tác tiếp thị cũng được Công ty thực hiện tương đối tốt, nhờ đó đưa các khách hàng quen biết, chuyên sửa xe trước đây tiếp tục trở lại công ty nhờ đó mà nghề sửa chữa xe truyền thống của công ty tiếp tục được phát huy. 2.Biện pháp về vốn. Để giải quyết khó khăn về vốn Công ty đã có các giải pháp sau: - Thống kê, xem xét các thiết bị cũ mà Công ty đã nhập từ lâu, hiện đã hư hỏng hoặc lạc hậu về công nghệ đề nghị cho cấp trên giải quyết thanh lý để bán và thu hồi vốn. - Thu hồi nợ của khách hàng, đối với các khoản nợ khó đòi Công ty đề nghị cấp trên can thiệp giải quyết. - Tận dụng mặt bằng nhà xưởng, khu vực chưa có nhu cầu tạm thời cho thuê để tăng nguồn thu cho Công ty. 3. Biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm: Mục tiêu của Công ty là cung cấp cho thị trường số lượng lớn các xe đóng mới, xe ca, khung và phụ kiện xe máy. Các loại sản phẩm này phải không ngừng nâng cao về kỹ thuật, mỹ thuật và an toàn để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Để thực hiện được mục tiêu trên phương châm của công ty là thực hiên tốt chế độ 3 kiểm, Cán bộ kỹ thuật phải kiểm tra chặt chẽ ở từng khâu để chấn chỉnh kịp thời các sai sót trong sản xuất, chỉ nghiệm thu các sản phẩm đảm bảo chất lượng kiên quyết loại bỏ các sản phẩm hỏng. 4.Biện pháp về công nghệ: Để nâng cao sản lượng đóng xe ca, Công ty đã thực hiện chuyên môn hoá cao, đồng thời đưa các chi tiết như khung mui, cánh cửa, khung ghế.v.v… được sản xuất bằng các thiết bị và gá lắp chuyên dùng, từng bước thực hiện cơ khí hoá khâu gò. Trong lĩnh vực sản xuất phụ tùng xe máy Công ty đã đẩy mạnh việc sản xuất các gá lắp chuyên dùng, khai thác tận dụng triện để năng lực các thiết bị ép,đột dập, các thiết bị hàn hiện đại mà Công ty đã đầu tư đồng thời đưa các công nghệ mới, công nghệ tiên tiến áp dụng để có điều kiện nâng cao năng suất và cải thiện điều kiện làm việc. Bằng tất cả những cố gắng nói trên Công ty đã từng bước khẳng định được mình và tìm được chỗ đứng trên thị trường, tăng nhanh nguồn vốn, doanh thu, mở rộng mặt bằng sản xuất, mua sắm thiết bị hiện đại để thành lập thêm dây chuyền sản xuất mới, bổ sung nguồn lực cho công ty. Đặc biệt năm 2002 Công ty đã xây dựng thành công hệ thống quả lý chất lượng ISO 9001:2000 và được đưa vào áp dụng có hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của Công ty. Về thu nhập và đời sống của công nhân viên chức đã không ngừng được cải thiện. Các chỉ tiêu về nộp ngân sách, đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, nộp kinh phí cấp trên đều được Công ty thực hiện một cách nghiêm túc, đúng kỳ hạn và đúng chế độ Nhà nước đã quy định. Sự phát triển của Công ty trong thời gian qua được thể hiên cụ thể qua bảng số liệu sau: Bảng 01:Quy mô và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. CHỈ TIÊU Đơn vị 1999 2000 2001 2002 2003 1. Tổng GTSL hàng hoá sản xuất 1000 3668555,892 10895611 35558917 74044000 75000000 2. Tổng doanh thu thuần 1000đ 4437000 11027232 34787403 67180000 90.000.000 3. Lợi nhuận 1000đ 10.000 52.000 410.000 1600.000 3200.000 4. Thu nhập bình quân 1 người/tháng 1000đ 513 810 1200 1400 1500 5.Nguồn vốn CSH 1000đ 476190,476 5200000 6612903,226 8.228.631,682 10310225,726 6. Hệ số doanh lợi / VCSH 0,021 0,01 0,0788 0,194 0,31 7.Tỉ suất lợi nhuận/doanh thu % 0,225 0,472 1,179 2,37 3,556 Theo biểu trên ta thấy rõ tổng giá trị sản lượng hàng hoá sản xuất của doanh nghiệp tăng một cách nhanh tróng và vượt trội: năm 2003 chỉ tiêu này tăng hơn 20 lần so với năm 1999. Lợi nhuận năm 2003 tăng 320 lần so với năm 1999, doanh thu thuần tăng hơn 18 lần, thu nhập bình quân đầu người tăng gần 3 lần. Tất cả những điều trên khẳng định công ty đã không ngừng sản xuất sản phẩm, đẩy mạnh công tác tiêu thụ, sản phẩm của công ty có được chỗ đứng mạnh mẽ trên thị trường… do đó mà nâng cao các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh và đồng thời nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động. Tỉ suất lợi nhuân trên doanh thu và hệ số doanh lợi của NVCSH cũng không tăng lên và tăng rất nhanh điều này thể hiện hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp có xu hướng ngày càng tốt hơn.Tuy nhiên có một điều cần lưu ý là hệ số doanh lợi trên vốn chủ sở hữu năm 2000 giảm so với năm 1999, nguyên nhân là do trong năm này doanh nghiệp đầu tư theo chiều sâu: đầu tư cho việc xây dựng, cải tạo mặt bằng, nhà xưởng của công ty và công việc này chủ yếu được đầu tư bằng nguồn vốn CSH do đó mặc dù lãi tăng hơn 5 lần so với năm 1999 nhưng VCSH lại tăng hơn 10 lần làm cho hệ số doanh lợi của vốn CSH giảm. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty. Chức năng, nhiêm vụ của công ty được quy định ở Điều 2 trong điều lệ về tổ chức và hoạt động của Công ty Cơ khí ô tô 3-2. Ban hành kèm theo Quyết định số 64 QĐ/HĐQT ngày 19/06/1998 của Hội đồng quản trị Tổng Công ty Cơ khí giao thông vận tải . Điều 2: Công ty có nhiệm vụ Sản xuất kinh doanh chuyên ngành cơ khí Giao thông Vận tải theo quy hoạch, kế hoạch phát triển của Tổng Công ty Cơ khí Giao thông Vận tải và theo yêu cầu của thị trường bao gồm: 1. Lập dự án, khảo sát nghiên cứu, thiết kế, chế tạo, sản xuất và tiêu thụ các sản phẩm : - Sửa chữa các loại xe ôtô du lịch, xe công tác, xe ca thi công công trình với mọi cấp sửa chữa - Tân trang đóng mới các loại xe ô tô du lịch, xe công tác, xe ca, xe tải nhẹ, xe gắn máy các loại, xe vận tải thi công công trình - Sản xuất phục hồi phụ tùng ô tô, xe gắn máy, phụ tùng xe, máy thi công công trình - Hợp đồng sản xuất, gia công các mặt hàng cơ khí, các mặt hàng kết cấu thép, phục vụ ngành và các ngành kinh tế khác. 2. Kinh doanh mua bán ô tô, xe gắn máy, phụ tùng ô tô, các phụ kiện, các loại hàng hóa phục vụ yêu cầu của nghành và thị trường. 1.3. Hoạt động kinh doanh của công ty. uNgành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty gồm: - Đóng mới các loại thùng xe, lắp cẩu, lắp hệ thống nâng hạ cho xe ô tô. - Đóng mới các loại xe khách từ 8 đến 60 chỗ ngồi. - Sản xuất các loại phụ tùng ô tô và xe máy. - Gia công các loại mặt hàng cơ khí chính xác. - Sản xuất các loại cấu kiện thép. - Bảo dưỡng, sửa chữa, cải tạo các loại xe ô tô - Kinh doanh các loại phụ tùng ô tô, xe máy, các phương tiện giao thông. - Sản xuất, kinh doanh tư liệu sản xuất và hàng tiêu dùng. - Kinh doanh và đại lý xăng dầu, nhiên liệu. u Thị trường kinh doanh của công ty. Trong những năm vừa qua mặc dù công ty đã đẩy mạnh công tác tiếp thị để tìm kiếm các nguồn công việc mà xã hội đang có nhu cầu, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. Tuy nhiên kết quả đạt được còn han chế. Khách hàng chủ yếu của công ty là các đơn vị cá nhân chuyên doanh về vận tải hành khách thuộc các tỉnh như Thái Bình, Nam định, Hải phòng, Hoà bình… Chủ yếu tập trung tại các tỉnh miền bắc, chưa hoặc rất ít chủ yếu là khách lẻ ở các tỉnh miền trung, hẩu như không có ở các tỉnh miền nam.Nhưng riêng đối với sản phẩm khung xe máy, sau khi công ty nghiên cứu và chế thử thành công và được Cục đăng kiểm Việt Nam cấp chứng chỉ chất lượng, nó đã trở thành một sản phẩm thế mạnh của công ty và chiếm ưu thế trên thị trường trong nước, góp phần quan trọng trong việc nâng cao tỉ lệ nội địa hoá hàng xe máy, nâng cao giá trị sản lượng cho công ty. uTình hình kinh doanh một số mặt hàng chủ yếu của công ty. Đối với các mặt hàng xe máy như chân chống, dàn để chân các loại xe Ware, Dream, Spacy…, khung xe máy sản xuất đến đâu tiêu thụ gọn đến đấy. Về phương diện kinh doanh ngành hàng ô tô, Công ty đã tiến hành mua sắt xi, sau đó đóng thùng lắp cẩu hoặc đóng thành xe khách để bán trực tiếp cho khách hàng thực hiện phương châm “ mua tận gốc, bán tân ngọn”, góp phần nâng cao doanh số và nâng cao hiệu quả kinh tế. Trong giai đoạn hiện nay công ty cũng đã bước sang mảng kinh doanh vật tư, phụ tùng, sắt thép nhưng giá trị còn thấp. Như vậy công tác kinh doanh và công tác tiếp thị của công ty mặc dù có tiến bộ nhưng kết quả đạt được còn rất hạn chế. Công ty cần tập trung đầu tư, đẩy mạnh lĩnh vực hoạt động này hơn nữa mới có thể đáp ứng được yêu cầu của thị trường và yêu cầu nâng cao giá trị sản lượng của Công ty trong những năm tới. 1.4. Tổ chức bộ máy quản lý. Tổ chức bộ máy quản lý trong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần thiết và không thể thiếu được. Nó đảm bảo sự giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để phát huy và nâng cao vai trò của bộ máy quản lý,công ty đã tổ chức lại cơ cấu lao động, tổ chức lại các phòng ban, xí nghiệp phân xưởng cho phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. Cơ cấu bộ máy của Công ty Cơ khí ô tô 3-2 gọn nhẹ, linh hoạt, có phân cấp rõ ràng đã tạo điều kiện cho Ban giám đốc công ty điều hành hiệu quả và khai thác tối đa tiềm năng của cả hệ thống điều đó được thể hiện qua sơ đồ số 1. điều lệ về tổ chức và hoạt động của Công ty Cơ khí ô tô 3-2 thì bộ máy quản lý gồm có 1 giám đốc, 2 phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Mô hình quản lý của Công ty dựa theo mô hình trực tuyến - chức năng. Theo điều lệ về tổ chức và hoạt động của Công ty Cơ khí ô tô 3-2 u Giám đốc công ty do HĐQT Tổng Công ty Cơ khí Giao thông Vận tải bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc. Là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT, tổng giám đốc và pháp luật về điều hành hoạt động của công ty. Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong Công ty.Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc và các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ để tham mưu giúp giám đốc trong quản lý và điều hành công việc. Giám đốc Sơ đồ 01: Phó giám đốc PT.SX Phó giám đốc PT .KT P. KHSX Ban bảo vệ p. kinh doanh p. kế toán Phòng NC P.KT-KCS Ban dự án PX. CK3 PX.CK2 PX. CK1 PX. Ô tô 2 PX. Ô tô 1 u Phó giám đốc: Là người giúp việc của giám đốc trong quản lý và điều hành công ty. Công ty có 2 phó giám đốc: Phó giám đốc phụ trách kĩ thuật và phó giám đốc phụ trách sản xuất. - Phó giám đốc phụ trách kĩ thuật : phụ trách mặt kĩ thuật, chất lượng của sản phẩm do công ty tạo ra và quản lý các phòng ban sau: + Ban dự án + Phòng kĩ thuật KCS. - Phó giám đốc phụ trách sản xuất: Phụ trách mảng sản xuất của công ty và quản lý các phòng và các phân xưởng sau: + Phòng kế hoạch sản xuất. +Phân xưởng ô tô 1 + Phân xưởng ô tô 2 +Phân xưởng cơ khí 1 + Phân xưởng cơ khí 2 + Phân xưởng cơ khí 3 uCác phòng ban chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của giám đốc: +Phòng nhân chính + Phòng kế toán + Phòng kinh doanh + Ban bảo vệ Để phục vụ cho yêu cầu quản lý sản xuất, kinh doanh công ty đã quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau: 1.4.1. Phòng kế toán a. Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc về quản lý các mặt công tác kế toán – tài chính, về sử dụng nguồn vốn và khai thác khả năng vốn của công ty để đạt hiệu quả cao nhất. Tham mưu cho giám đốc về biện pháp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trích nộp đối với nhà nước . luôn luôn chủ động chăm lo bằng mọi biện pháp để có đủ vốn phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh của công ty. Ngoài ra chức năng quan trọng của phòng kế toán là quản lý, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, quản lý chặt chẽ chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính trong toàn công ty. Phòng kế toán đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của trưởng phòng kế toán. b. Nhiệm vụ: Phòng kế toán có các nhiệm vụ sau: 1. Lập kế hoạch tài chính hàng năm bảo vệ kế hoạch trước cấp trên và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đã được duyệt. 2. Lập sổ sách ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời, liên tục só liệu về tài sản tiền vốn, tính toán giá thành, giá bán sản phẩm, tính lỗ lãi, tính toán các khoản thanh toán với ngân sách nhà nước. Triển khai thực hiện thanh toán các khoản nghĩa vụ của công ty với nhà nước, thanh toán với Ngân hàng khẩn trương đúng chế độ. 3. Chủ động thu hồi vốn, vay vốn khi cần thiết cho sản xuất, sử dụng vốn hợp lý và có hiệu quả cao nhất. 4. Thực hiện nghiêm túc việc thanh toán cho các đơn vị trong công ty khi các thủ tục đã đầy đủ theo quy định của công ty . 5. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ kế toán, lập sổ sách ghi chép số liệu cho các đơn vị phòng ban phân xưởng, trung tâm giao dịch, trung tâm dịch vụ tổng hợp, thủ kho… để đảm bảo các đơn vị ghi chép đầy đủ số liệu ban đầu theo đúng biểu mẫu quy định của nhà nước và yêu cầu của nhà máy. 6. Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách về tài chính, về hạch toán, về quản lý kinh tế, phát hiện những sai phạm nhằm ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí tài sản tiền vốn, lợi dụng tham ô. 7. Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ theo định kỳ 6 tháng một lần để kịp thời chấn chỉnh các sai sót ở các đơn vị. Qua kiểm tra nêu phát hiện đơn vị có biểu hiện làm sai chế độ chính sách và quy định của công ty thì phải báo cáo giám đốc sử lý. 8. Chủ động phối hợp với các phòng nghiệp vụ tổ chức: - Hạch toán kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế hàng năm - Quyết toán sản xuất kinh doanh hàng năm - Kiểm kê tài sản hàng năm 9. Hướng dẫn thủ tục thanh toán, hỗ trợ tích cực về tạm ứng và thanh toán kịp thời cho các đơn vị sản xuất theo đúng quy chế khoán đã ban hành. 10. Tham gia ý kiến phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ cho các phòng nghiệp vụ trong việc: - Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch sản phẩm đảm bảo tính thống nhất và tính khả thi. - Tham gia giải quyết những ách tắc trong sản xuất kinh doanh. - Cung cấp số liệu có liên quan cho các báo cáo nghiệp vụ của các phòng 11. Tổ chức bảo quản sổ sách chứng từ, tài liệu kế toán theo đúng quy định của nhà nước không được để hư hỏng thất lạc. 12. Giữ gìn bí mật tài liệu, sổ sách tài chính- sổ sách chứng từ- không được cung cấp cho bất kỳ người nào khi chưa có ý kiến của giám đốc. 13. Xây dựng các nội quy quy chế quản lý thuộc lĩnh vực nhiện vụ của phòng được giao, đề suất sửa đổi chỉnh lý kịp thời phù hợp với từng kỳ snar xuất kinh doanh của công ty và chế độ chính sách của nhà nước. 1.4.2. Phòng nhân chính a. Chức năng Phòng nhân chính có các chức năng sau: 1. Lập các phương án về tổ chức sản xuất phù hợp với từng giai đoạn và sử dụng lao động, cân đối lao động phục vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh. 2. Tham mưu về tổ chức bộ máy quản lý sản xuất, đào tạo sắp xếp và sử dụng cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, cán bộ kinh tế và các nhân viên hiện có. 3. Tham mưu về thực hiện các chế độ chính sách xã hội đối với CBCNVC. 4. Tham mưu xây dựng và ban hành kịp thời các quy chế trên mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh phù hợp với từng thời kỳ và phù hợp với chế độ chính sách của nhà nước. 5. Tham mưu và quản lý chặt chẽ tài sản cố định là đất đai nhà xưởng, nhà ở tập thể của công ty, sử dụng điện nước, điện thoại, vệ sinh công nghiệp môi trường. 6. Quản lý tiền lương tiền thưởng, quản lý lao động kỷ luật lao động hàng ngày, hàng tháng. b. Nhiệm vụ Được cụ thể hoá thành 16 nhiệm vụ chủ yếu: 1. Căn cứ kế hoạch SXKD hàng năm, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của công ty để đề xuất việc đào tạo bồi dưỡng đội ngũ CNVC, tuyển lao động đáp ứng cho yêu cầu sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của nhà máy. Phối hợp với các phòng nghiệp vụ khác xây dựng kế hoạch lao động tiền lương, phòng hộ lao động trình giám đốc và cấp trên duyệt và triển khai thực hiện. 2. Quản lý lao động hàng ngày, kiểm tra theo định kỳ lao động toàn công ty lập biên bản kiến nghị Giám đốc việc xử lý các hiện tượng vi phạm kỷ luật lao động ở các đơn vị. 3. Soạn thảo các nội quy, quy chế trình duyệt, ban hành, đề xuất sửa đổi chỉnh lý kịp thời cho phù hợp với từng thời kỳ SXKD của công ty và phù hợp với chính sách của nhà nước hiện hành. 4. Theo dõi kiểm tra thường xuyên việc thực hiện nội quy, quy chế đã được ban hành đề xuất các hình thức khen thưởng kỷ luật tổ chức họp hội đồng khen thưởng kỷ luật. 5. Thực hiện đúng chế độ chính sách đối với CNVC giải quyết kịp thời các chế độ đối với CNVC. 6. Tổ chức phổ biến chế độ chính sách của nhà nước tới CBCN một cách kịp thời và đầy đủ. 7. Thực hiện thủ tục về xét duyệt, đề bạt cán bộ. 8. Làm quyết định bố trí CBCNVC khi được giám đốc ký duyệt. 9. Lập kế hoạch trang bị phòng hộ lao động, cải thiện điều kiện làm việc cho CNVC, trình duyệt và triển khai thực hiện. 10. Phối hợp với các phòng nghiệp vụ, các đội sản xuất tổ chức phổ biến và thực hiện chế độ nâng bậc lương cho CBCNV hàng năm. 11. Lập sổ sách theo dõi lao động tiền lương, an toàn lao động, theo dõi tài sản cố định đất đai nhà xưởng nhà ở, cấp thoát nước, điện thoại, xe công tác. 12. Tham mưu đề suất và làm các hợp đồng cho thuê mặt bằng, bến bãi thuộc nhiệm vụ phòng quản lý, theo dõi đôn đốc các đơn vị thuê thanh toán kịp thời. 13. Chăm lo công tác vệ sinh phòng dịch chăm sóc sức khoẻ và định kỳ tổ chức khám sức khoẻ cho CBCNVC. 1.4.3. Phòng kinh doanh Là một phòng mới ra đời và còn non trẻ nhưng phòng kinh doanh đã thể hiện được vai trò của mình: Tạo thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty sản xuất. Giới thiệu và quản cáo sản phẩm. lập kế hoạch lưu chuyển hàng hoá tiêu thụ, quản lý kho thành phẩm thực hiện bản lý sản phẩm… 1.4.4. Phòng kế hoạch sản xuất Lập các kế hoạch sản xuất ngắn hạn và dài hạn của công ty. kế hoạch sản xuất từng loại sản phẩm trong năm, điều tiết sản xuất theo kế hoạch. Đồng thời khai thác thị trường, tìm kiếm việc làm, ký kết các hợp đồng sản xuất và cung ứng vật tư, lao động… 1.4.5. Phòng kỹ thuật- KCS a. Chức năng. 1. Phòng kỹ thuật- KCS tham mưu cho giám đốc trong công tác xây dựng các tiêu chuẩn kỹ thuật của các sản phẩm, các chỉ tiêu kiểm tra kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, năng suất lao động tiết kiệm vật tư, hạ giá thành, hợp lý hoá sản xuất, cải tiến kỹ thuật và quản lý chặt chẽ các chỉ tiêu đã được ban hành. 2. Tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật, quản lý chất lượng sản phẩm, duy trì và từng bước nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng, để đủ sức cạnh tranh với các thành phần kinh tế khác về cả ba mặt thời gian, chất lượng và giá thành. 3. Chủ động chăm lo đổi mới công nghệ, đổi mới mặt hàng, đổi mới tổ chức sản xuất, chăm lo đến công tác quản lý kỹ thuật, chất lượng, quản lý máy móc thiết bị và an toàn lao động. b.Nhiệm vụ Phòng kỹ thuật- KCS có những nhiệm vụ sau: 1. Xây dựng các tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm quy trình công nghệ, quy trình nghiệm thu chất lượng sản phẩm của công ty, quản lý theo dõi, hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các quy trình quy phạm kỹ thuật, quy trình nghiệm thu đã ban hành. 2. Nghiên cứu đề xuất cải tiến tổ chức sản xuất, bố trí trang thiết bị theo dây truyền sản xuất cho phù hợp với yêu cầu SXKD của công ty một cách hợp lý nhất và có hiệu quả nhất. 3. Nghiên cứu thiết kế sản phẩm mới, chỉ đạo chế thử để hoàn thiện thiết kế, lập hồ sơ đầy đủ, chuẩn bị nội dung cho tổ chức hội nghị nghiệm thu các sản phẩm mới của công ty. Chuyển giao toàn bộ hồ sơ thiết kế, biên bản nghiệm thu cho phòng nhân chính lưu giữ. 4. Bám sát sản xuất để xây dựng các chỉ tiêu định mức lao động, định mức vật tư cho các loại sản phẩm. 5. Xây dựng chương trình nghiên cứu tiến bộ kỹ thuật trình duyệt cấp trên và xin kinh phí thực hiện. 6.Kiểm tra chất lượng sản phẩm theo quy định kiểm tra chất lượng của công ty đã ban hành. Lập biên bản các sản phẩm hỏng xác định nguyên nhân và đề xuất các biện pháp trình giám đốc hoặc phó giám đốc sử lý. Xác định chất lượng sản phẩm xuất xưởng, cùng với các đơn vị sản xuất sửa chữa chịu trách nhiệm trước nhất về chất lượng sản phẩm đã xuất xưởng. 7. Lập sổ theo dõi máy móc thiết bị đảm bảo chính xác về số lượng, chất lượng, chủng loại và hiện trạng để có cơ sở xây dựng kế hoạch sửa chữa lớn, bảo dưỡng định kỳ thiết bị phục vụ sản xuất. Đề xuất và làm các thủ tục thanh lý máy móc thiết bị khi đã được hội đồng thanh lý thống nhất. Theo dõi hướng dẫn lắp đặt vận hành thiết bị mới. 8. Lập sổ theo dõi kỹ thuật các bình chịu áp lực, thiết bị nâng hạ, định kỳ kết hợp với phòng nhân chính tổ chức mời đăng kiểm kiểm tra cấp chứng nhận sử dụng an toàn. 9. Quản lý trạm hạ thế, chăm lo việc cung cấp nguồn điện quan hệ chặt chẽ với ngành điện hỗ trợ sử lý sửa chữa kịp thời các sự cố nguồn điện phục vụ sản xuất. 10. Theo dõi nghiên cứu xác minh các sáng kiến cải tiến kỹ thuật để đề nghị Giám đốc và hội đồng thi đua khen thưởng. 11. Tham gia là thành viên hội đồng kiểm kê máy móc thiết bị, dụng cụ sản xuất dụng cụ đo lường, thanh lý thiết bị hàng năm. 12. Cung cấp số liệu về định mức lao động, vật tư của các sản phẩm cho các phòng nghiệp vụ khác khi cần thiết. 13. Bảo quản hồ sơ tài liệu kỹ thuật, nghiệm thu hồ sơ, lý lịch thiết bị theo đúng quy định của nhà nước và yêu cầu quản lý của công ty, không được để mất mát, hư hỏng. 1.4.6. Ban dự án Đây là ban mới được thành lập dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật. Ban này ra đời với mục đích xây dựng các dự án cho việc xây dựng cơ sở vật chất, mở rộng quy mô hoạt động cho công ty như: dự án về xây dựng thêm các cơ sở,di dời bộ phận trực tiếp sản xuất của công ty( các phân xưởng) ra ngoại thành … 1.4.7. Ban bảo vệ Có chức năng bảo vệ sản xuất, phòng chống cháy nổ, phòng chống tệ nạn xã hội, làm công tác tự vệ, công tác quốc phòng; bảo vệ tài sản của công ty và của khách hàng đến quan hệ công tác. Phòng bảo vệ có chức năng duy trì việc mang mặc và chấp hành giờ giấc lao động của công nhân. 1.5. Đặc điểm bộ máy sản xuất. Với mục đích để nâng cao khả năng chuyên môn hóa trong sản xuất sản phẩm nhờ đó mà nâng cao được năng suất và chất lượng của sản phẩm công ty đã tổ chức sản xuất theo 5 phân xưởng : - Phân xưởng cơ khí I: Sản xuất các chi tiết ống, đồ gá, khuôn cối -Phân xưởng cơ khí II: hàn đóng thành phẩm các loại khung xe máy - Phân xưởng cơ khí III: Sản xuất ốp sườn, bình xăng, sản xuất các chi tiết khung - Phân xưởng Ô tô I: Bảo dưỡng sản xuất xe ô tô - phân xưởng Ô tô II: Đóng mới xe ca. ` Vì sản phẩm của công ty có nhiều loại khác nhau do đó quy trình sản xuất của các sản phẩm là khác nhau. Mỗi phân xưởng sẽ chuyên sản xuất một hoặc một vài sản phẩm, ở đây em chỉ xin đưa ra quy trình sản xuất một loại sản phẩm tiêu biểu nhất của công ty là quy trình đóng mới xe ca 32 chỗ của phân xưởng Ô tô II(sơ đồ số 2) Sơ đồ 2: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ loại sp: Xe ca 32 chỗ Lắp các thiết bị nội thất: ghế, điều hòa , bóc trần nghiệm thu (phòng kt-kcs) Phòng kinh doanh(bán, giao cho khách hàng) Đóng vỏ: dóng khung xương, bọc vỏ, sơn.. Hoàn thiện máy gầm sắt xi, máy gầm( mua hoặc nhập khẩu) PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CƠ KHÍ Ô TÔ 3-2 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán . Tổ chức hoạt động của phòng kế toán theo quy định 55-05 ban hành lần 01 ngày ban hành 30/04/02 quy định chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên của phòng kế toán. Sơ đồ 03: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Trưởng phòng kế toán Thủ quỹ Kế toán thanh toán với công nhân viên chức Kế toán vật liệu,tài sản cố định và công cụ, dụng cụ Kế toán thanh toán- chi phí sản xuất- tiêu thụ 2.1.1.Trưởng phòng kế toán. 1.1. Chức năng: quản lý và điều hành công việc của phòng kế toán để hoàn thành các chức năng, nhiệm vụ của phòng, tham mưu với lãnh đạo công ty trong lĩnh vực tài chính đồng thời kiêm luon công việc của kế toán tổng hợp. 1.2. Nhiệm vụ: Tổ chức điều hành công việc ._.