Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Đức Mỹ

Phần I: Tổng quan về công ty TNHH §øc Mü 1.1. Lịch sử h×nh thành và ph¸t triển của c«ng ty C«ng ty TNHH §øc Mü –Tªn giao dÞch quèc tÕ lµ §øc Mü Company Limited, tªn viÕt t¾t lµ §øc Mü Co.LTD. C«ng ty cã trô së t¹i : Sè 192/19 Th¸i ThÞnh, Ph­êng L¸ng H¹, QuËn §èng §a, Thµnh phè Hµ Néi. Sè ®iÖn tho¹i : 0435571169/ 0435571154 Fax : 5375758 M· sè thuÕ: 0100368736 Tr­íc ®©y trong nÒn kinh tÕ ho¸ tËp trung c¸c c«ng ty Nhµ n­íc quyÕt ®Þnh mäi ho¹t ®éng trong nÒn kinh tÕ n­íc ta. C¸c mèi quan hÖ giao dÞch kinh tÕ chØ ®­îc phÐp giíi h¹n gi÷a c¸c c«ng ty Nhµ n­íc chÝnh ®iÒu ®ã ®· lµm h¹n chÕ nÒn kinh tÕ cña Nhµ n­íc ta v× vËy sau n¨m 1989 nÒn kinh tÕ ®Êt n­íc chuyÓn sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng cã sù qu¶n lý cña Nhµ n­íc, Nhµ n­íc cho phÐp ra ®êi nhiÒu lo¹i h×nh doanh nghiÖp míi bªn c¹nh c¸c c«ng ty xÝ nghiÖp Nhµ n­íc trong phæ biÕn vÉn lµ nh÷ng c«ng ty TNHH. C«ng ty TNHH §øc Mü ®­îc thµnh lËp tõ ngµy 15/4/2003 víi sù gãp vèn cña 17 thµnh viªn. Gi¸m ®èc: NguyÔn Quang HiÓn Phã gi¸m ®èc : NguyÔn Trung Dòng KÕ to¸n tr­ëng : Tr­¬ng ThÞ H­¬ng C«ng ty TNHH §øc Mü ®­îc thµnh lËp dùa trªn luËt doanh nghiÖp ,cã t­ c¸ch ph¸p nh©n, cã quyÒn vµ nghÜa vô d©n sù theo luËt ®Þnh,tù chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ toµn bé ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh trong sè vèn do c«ng ty qu¶n lý, cã con dÊu riªng,cã tµi s¶n vµ c¸c quü tËp trung, ®­îc më tµi kho¶n t¹i ng©n hµng theo quy ®Þnh cña nhµ n­íc. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của c«ng ty TNHH §øc Mü. 1.2.1. Đặc điểm về lĩnh vực sản xuất kinh doanh Mục tiêu hoạt động của công ty là huy động và sử dụng tối đa các nguồn lực sẵn có, hợp tác, liên kết, liên doanh để phát triển sản xuất kinh doanh nhằm tối đa hoá lợi nhuận, tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động, kh«ng ngõng n©ng cao lợi ích cho các cổ đông, t¨ng tÝch luü, ph¸t triÓn s¶n xuÊt kinh doanh lµm trßn nghÜa vô ®èi víi Nhµ n­íc, tạo công ăn việc làm ổn định vµ n©ng cao thu nhËp cho ng­êi lao ®éng trong c«ng ty. Với mục tiêu như trên, lĩnh vực kinh doanh của Công ty bao gồm: Sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu làm thuốc dược phẩm, hoá phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm, vật tư và máy móc thiết bị sản xuất dược phẩm và y tế. Tư vấn dịch vụ khoa học, chuyển giao công nghê trong lĩnh vực y dược. 1.2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 1.2.2.1. Khái quát về quy trình công nghệ Sản phẩm của công ty được sản xuất trên dây chuyền công nghệ khép kín với điều kiện kỹ thuật vệ sinh tối đa, quá trình sản xuất phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về mặt kỹ thuật từ khâu pha chế đến khâu đóng gói, trình bày sản phẩm. Các phân xưởng sản xuất đều được trang bị hệ thống làm lạnh trung tâm, máy đóng ống hàn tự động, máy bao film, máy đóng thuốc cốm bột và rất nhiều máy móc phục vụ sản xuất khác. Các phòng kiểm nghiệm được trang bị các máy chất lượng tốt nhất, hiện đại cho phép phát hiện các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn kiểm soát chặt chẽ nâng cao chất lượng thuốc. Mỗi một sản phẩm khác nhau có một quy trình công nghệ sản xuất khác nhau, tuy nhiên xét về mặt thứ tự công việc thì đều trải qua các giai đoạn sau: Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Nguyên liệu sau khi xuất kho phải được kiểm tra chất lượng theo các tiêu chuẩn quy định. Sau đó chúng được phân loại, xử lý sơ bộ như nghiền, xay, rây, lọc… sau đó được đưa vào công đoạn pha chế. Giai đoạn sản xuất: Nguyên liệu từ giai đoạn 1 chuyển sang được pha chế theo tỷ lệ quy định. Sau khi pha chế xong, bán thành phẩm của giai đoạn này được đưa đi kiểm tra lại để đáp ứng các yêu cầu về tỷ lệ, thành phần theo đúng quy định cần thiết. Giai đoạn hoàn thiện nhập kho sản phẩm: Sau giai đoạn kiểm tra bán thành phẩm ở giai đoạn trước được chuyển sang dập viên, đóng gói, ép vỉ theo từng loại. Trong giai đoạn này, tất cả các sản phẩm được kiểm tra về mặt lý hoá sinh như độ tan, độ bóng, độ xơ…đối với các sản phẩm thuốc tiêm. Công đoạn cuối cùng là trình bày sản phẩm như đóng hộp, ép vỉ, dán nhãn… 1.2.2.2. Quy trình công nghệ sản xuất của từng sản phẩm Mỗi phân xưởng có chức năng nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm thuốc khác nhau do vậy đặc điểm quy trình công nghệ của từng sản phẩn cũng khác nhau. Dựa vào đặc điểm của từng sản phẩm mà có mỗi phân xưởng có một quy trình công nghệ sản xuất cho phù hợp. Quy trình sản xuất các loại sản phẩm của công ty được trình bày trên các sơ đồ 1.1, 1.2, 1.3: Sơ đồ1.1: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc Viên Nguyên liệu Pha chế Dập viên Đóng chai Trình bày Bao bì Tẩy rửa Hấp sấy Nhập kho Kiểm tra Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc Tiêm §ãng chai Hàn ống Trình bày Hấp sấy Ống tiêm Tẩy rửa Soi Ống tiêm Tẩy rửa Nhập kho thành phẩm Kiểm tra In ống Sơ đồ 1.3: Quy trình công nghệ sản xuất bột tiêm Nhập kho thành phẩm In ống Đóng ống Hàn ống Trình bày Hấp sấy Ống tiêm Tẩy rửa Soi Nguyên liệu Kiểm tra Pha chÕ 1.2.2.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty TNHH §øc Mü Hiện nay công ty có 4 phân xưởng, trong đó có 3 phân xưởng sản xuất chính (phân xưởng tiêm, phân xưởng bột tiêm, phân xưởng viên ) và 1 phân xưởng sản xuất phụ (phân xưởng cơ điện). Trong mỗi phân xưởng lại chia thành các tổ sản xuất, mỗi phân xưởng có nhiệm vụ sản xuất riêng biệt. * Phân xưởng thuốc tiêm chuyên sản xuất các loại thuốc tiêm như: long não, Canxiclorua, vitamin B1, B12, B6,…Phân xưởng này gồm 5 tổ sản xuất: Tổ pha chế: Pha chế các loại nguyên liệu để sản xuất ra các loại sản phẩm. Tổ đóng ống: Đóng các loại nguyên liệu sau khi pha chế. Tổ hàn ống: Các ống sau khi được đóng thuốc sẽ được hàn kín. Tổ trình bày: Bao gói, dán nhãn thuốc và trình bày sản phẩm. Tổ kiểm nghiệm: Kiểm tra chất lượng thuốc tiêm. * Phân xưởng thuốc viên: Có nhiệm vụ sản xuất các loại thuốc viên Ampicilin, Cloxit, Penicilin, Vitamin B1…Phân xưởng này gồm các tổ sản xuất sau: Tổ pha chế: Lựa chọn các loại nguyên liệu cần thiết sau đó pha chế. Tổ dập viên: Bột ở quá trình pha chế sẽ được chuyển sang tổ dập viên để tiến hàng dập viên theo khuôn mẫu các viên thuốc. Tổ trình bày: Đóng gói bao bì, dán nhãn thuốc. Tổ kiểm nghiệm: Kiểm tra chất lượng thuốc trước khi tiến hành nhập kho thành phẩm và đưa đi tiêu thụ. * Phân xưởng bột tiêm: Có tổ chức sản xuất đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ như phân xưởng thuốc tiêm. Ngoài ra công ty còn có một phân xưởng sản xuất phụ là phân xưởng cơ điện, có nhiệm vụ phục vụ điện nước cho các phân xưởng sản xuất chính. Trong phân xưởng cơ điện có các tổ: tổ nồi hơi, tổ khí nén, tổ trạm bơm, tổ kiến thiết cơ bản, tổ nghiên cứu, tổ nước cất…Sau khi đã cung cấp đủ nhu cầu trong công ty, sản phẩm lao vụ của phân xưởng sản xuất phụ có thể bán ra ngoài. Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức sản xuất của Công ty §øc Mü Ban gi¸m ®èc Ph©n x­ëng tiªm Ph©n x­ëng viªn Ph©n x­ëng bét Tổ pha chế Tổ pha chế Tổ pha chế Tổ đóng ống Tổ dập viên Tổ đóng ống Tổ hàn ống Tổ kiểm nghiệm Tổ hàn ống Tổ in ống Tổ trình bày Tổ in ống Tổ soi ống Tổ soi ống Tổ trình bày Tổ trình bày 1.2.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây B¶ng 1.5: C¸c chØ tiªu tµi chÝnh c¬ b¶n. STT Chỉ tiêu 31/12/2008 Từ 01/08/2007 đến 31/12/2007 1 Cơ cấu Tài sản 1.1  - Tài sản ngắn hạn/ Tổng tài sản ( %) 37,24% 37,68% 1.2  - Tài sản dài hạn/Tổng tài sản(%) 62,76% 62,32% 2 Cơ cấu nguồn vốn 2.1  - Nợ phải trả/Tổng nguồn vốn (%) 88,45% 87,43% 2.2  - Nguồn vốn chủ sở hữu/Tổng nguồn vốn (%) 11,55% 12,57% 3 Khả năng thanh toán 3.1  - Khả năng thanh toán nợ đến hạn ( Tài sản ngắn hạn/Nợ ngắn hạn) ( lần)                          0,78                        0,84 3.2  - Khả năng thanh toán nhanh ( Tiền hiện có/Nợ ngắn hạn) ( lần)                          0,04                        0,12 4 Tỷ suất lợi nhuận (%) 4.1  - Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/ Tổng tài sản (%) 0,69% 0,49% 4.2  - Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/Doanh thu thuần (%) 1,09% 2,38% 4.3  - Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/Nguồn vốn chủ sở hữu(%) 5,94% 3,87% B¶ng 1.6: KÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh: (kú ho¹t ®éng 01/01/2008 ®Õn 31/12/2008). STT CHỈ TIÊU 31/12/2008 01/08/2007 đến 31/12/2007 1  Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 282.583.063.865 83.768.231.456 2 Các khoản giảm trừ doanh thu 1.325.211.853 3  Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ 281.257.852.012 83.768.231.456 4  Gía vốn bán hàng 231.156.933.814 66.464.110.904 5  Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ 50.100.918.198 17.304.120.552 6  Doanh thu hoạt động tài chính 1.877.766.369 226.657.918 7 Chi phí tài chính 12.184.388.153 2.593.380.705 8 Trong đó: Chi phí lãi vay 10.125.887.590 2.396.117.503 9  Chi phí bán hàng 16.777.145.842 4.660.634.497 10 Chi phí quản lý doanh nghiệp 19.431.343.980 7.376.946.580 11  Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 3.585.806.592 2.899.816.688 12  Thu nhập khác 235.084.416 93.887.627 13 Chi phí khác 20.695.268 223.435.752 14  Lợi nhuận khác 214.389.148 (129.548.125) 15  Tổng lợi nhuận trước thuế 3.800.195.740 2.770.268.563 16 Chi phí thuế TNDN hiện hành 660.512.583 775.675.198 17  Chi phí thuế TNDN hoãn lại 66.450.729 18 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 3.073.232.428 1.994.593.365 19 Lãi cơ bản trên cổ phiếu                           627                         407 20 Các khoản giảm trừ vào lợi nhuận sau thuế               16.795.927 21 Lợi nhuận của hợp đồng hợp tác sản xuất thuốc 274 832.000.000 22  Lợi nhuận sau thuế ( bao gồm cả lãi chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện) chưa phân phối 2.224.436.501 1.994.593.365 23 Lãi chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện 265.802.914 24  Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối các quỹ 1.958.633.587 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH §øc Mü 1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Hội đồng thành viên 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban của công ty + Héi ®ång thµnh viªn: gåm c¸c thµnh viªn, lµ c¬ quan quyÕt ®Þnh cao nhÊt cña c«ng ty. + Ban kiÓm so¸t: có quyền hạn và trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê, lập báo cáo tài chính… + Gi¸m ®èc: Lµ ng­êi quyÕt ®Þnh môc tiªu, ®Þnh h­íng ph¸t triÓn cña toµn bé c«ng ty, quyÕt ®Þnh thµnh lËp c¸c bé phËn trùc thuéc, bæ nhiÖm c¸c tr­ëng phã bé phËn, qu¶n lý gi¸m s¸t, ®iÒu hµnh c¸c ho¹t ®éng th«ng qua c¸c trî lý, phßng ban. + C¸c phßng ban chøc n¨ng: chÞu sù ph©n c«ng vµ thùc hiÖn nhiÖm vô do ban gi¸m ®èc chØ ®¹o. - Phßng qu¶n trÞ nh©n sù - Phßng Marketing - Phßng kÕ to¸n - Phßng kiÓm tra chÊt l­îng - Phßng c¬ ®iÖn Phần II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH §øc Mü. 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 2.1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ë trªn phï hîp víi ®iÒu kiÖn vµ tr×nh ®é qu¶n lý. C«ng ty §øc Mü ¸p dông h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c- bé m¸y kÕ to¸n tËp trung, hÇu hÕt mäi c«ng viÖc kÕ to¸n ®­îc thùc hiÖn ë phßng kÕ to¸n trung t©m, tõ kh©u thu thËp kiÓm tra chøng tõ, ghi sæ ®Õn kh©u tæng hîp, lËp b¸o c¸o kÕ to¸n, tõ kÕ to¸n chi tiÕt ®Õn kÕ to¸n tæng hîp. ë phßng kÕ to¸n mäi nh©n viªn kÕ to¸n ®Òu ®Æt d­íi sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña kÕ to¸n tr­ëng. Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc tæ chøc bè trÝ 10 nh©n viªn cã tr×nh ®é ®¹i häc, n¾m v÷ng nghiÖp vô chuyªn m«n. S¬ ®å 2.1 : Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n. KÕ to¸n tr­ëng Kế toán nguyên vật liệu Kế toán chi phí KÕ to¸n tiÒn l­¬ng Kế toán tiêu thụ KÕ to¸n x©y dùng c¬ b¶n KÕ to¸n c«ng nî KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh KÕ to¸n tiÒn mÆt Thñ quü lập chứng từ 3 kÕ to¸n viªn viÕt ho¸ ®¬n vµ kiÓm tra khuyÕn m·i 2.1.2 Chức năng các bộ phận trong bộ máy kế toán tại c«ng ty TNHH §øc Mü. Trong phòng có sự phân công công tác cho từng kế toán viên, mỗi người thường đảm nhiệm từ hai công việc trở lên phù hợp với năng lực của từng người tránh tình trạng một người phải gánh quá nhiều việc hay chồng chéo. Cụ thể: Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm về toàn bộ số liệu của doanh nghiệp về các lĩnh vực như tài sản, nguồn vốn, doanh thu, lợi nhuận… nói chung là các khoản mục trên báo cáo tài chính - Kế toán trưởng có vai trò quan trọng trong bộ máy kế toán của c«ng ty nói riêng và trong tổ chức quản lý công ty nói chung vì kế toán trưởng có những nhiệm vụ nhất định: Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán một cách hợp lý và hiệu quả Thông báo theo yêu cầu của giám đốc về tình hình tài chính của doanh nghiệp đồng thời chịu trách nhiệm về những số liệu mà mình đưa ra Đóng góp ý kiến của mình cho giám đốc về các vấn đề liêu quan đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Theo dõi, kiểm tra thường xuyên công việc của các kế toán phần hành Kế toán nguyên vật liệu:- Theo dõi việc nhập - xuất - tồn của nguyên vật liệu. Kế toán chi phí: Tính toán từng loại chi phí cấu thành nên thành phẩm từ đó tính ra giá thành của sản phẩm và có cơ sở để xác định giá bán cho chúng. Lập các báo cáo nội bộ liên quan đến chi phí sản xuất theo yêu cầu của giám đốc doanh nghiệp Lập các bảng kê số 4,5,6 và vào nhật kí chứng từ số 7 Kế toán tiêu thụ: Theo dõi tình hình biến động của các chỉ tiêu liên quan đến việc bán hàng như: doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp, các chi phí liên quan đến bán hàng Lập các báo cáo cần thiết liên quan tới việc bán hàng theo yêu cầu của quản lý doanh nghiệp Tiến hành lập bảng kê 8, 10, 11 và vào nhật kí chứng từ số 8 Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp của doanh nghiệp đồng thời theo dõi tình hình công nợ của doanh nghiệp Đôn đốc việc thu hồi công nợ của doanh nghiệp Lập các báo cáo liên quan theo yêu cầu của quản lý doanh nghiệp chẳng hạn như các báo cáo về nợ quá hạn, nợ khó đòi… Lập các bảng kê số 3, 11, sổ chi tiêt số 2 để vào nhật kí chứng từ số 5 Kế toán tiền mặt: - Theo dõi biến động về tiền mặt , TGNH của công ty.- Tiến hành lập bảng kê 1, 2, vào NKCT số 1, 2, 3, 10 Kế toán tiền lương: - C¨n cø vµo b¶ng duyÖt quü l­¬ng cña c¸c ph©n x­ëng vµ c¸c phßng ban trong c«ng ty, kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp tËp hîp b¶ng l­¬ng, thùc hiÖn ph©n bæ, tÝnh to¸n l­¬ng vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty. Kế toán tài sản cố định: - Giấy đề nghị mua, bánTSCĐ; Hợp đồng mua TSCĐ, bán TSCĐ; Hoá đơn GTGT mua, bán TSCĐ; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản kiểm kê TSCĐ Thñ quü: - Thñ quü: Lµ ng­êi thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô, thu, chi ph¸t sinh trong ngµy, c¨n cø theo chøng tõ hîp lÖ, ghi sæ quü vµ lËp b¸o c¸o quü hµng ngµy. 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại c«ng ty TNHH §øc Mü. 2.2.1 Chính sách kế toán chung. Chế độ kế toán áp dụng: Áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ_BTC của Bộ tài chính ngày 20/3/2006. Kỳ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch Phương pháp tính VAT: Tính VAT theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền tháng. Hình thức kế toán áp dụng: ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng. Phương pháp tính giá NVL xuất kho: Áp dụng phương pháp giá đơn vị bình quân. 2.2.2 Áp dụng chế độ kế toán. 2.2.2.1 Hệ thống chứng từ sử dụng tại c«ng ty TNHH §øc Mü C«ng ty TNHH §øc Mü vận dụng chế độ chứng từ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính. Áp dụng theo quyết định này hệ chống chứng từ kế toán của doanh nghiệp bao gồm các loại chứng từ trong các lĩnh vực: Lao động tiền lương gồm các chứng từ như: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán BHXH, Hợp đồng giao khoán, Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, Bảng trích nộp các khoản theo lương, Bảng phân bổ tiền lương. Hàng tồn kho gồm các chứng từ như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, hàng hóa, bảng kê mua hàng,.. Bán hàng gồm các chứng từ như: Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn bán lẻ Tiền mÆt gồm các chứng từ như: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Bảng kiểm kê quỹ, Biên lai thu tiền, Biên lai nộp tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Biên bản kiểm kê quỹ. Tài sản cố định gồm các chứng từ như: Giấy đề nghị mua, bán TSCĐ; Hợp đồng mua TSCĐ, bán TSCĐ; Hoá đơn GTGT mua, bán TSCĐ; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản kiểm kê TSCĐ Tại c«ng ty TNHH §øc Mü các chứng từ được tập hợp 1 năm một lần và được luân chuyển theo 4 bước: S¬ ®å 2.2 : Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán lập chứng từ ghi sổ kế toán kiểm tra chứng từ lưu trữ bảo quản chứng từ Lập chứng từ: tại c«ng ty TNHH §øc Mü, chứng từ được lập khi có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan tới hoạt động của công ty và chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ phát sinh. Kiểm tra chứng từ: trước khi được dùng để ghi sổ các chứng từ kế toán sẽ được kiểm tra về các mặt như: nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh, số liệu kế toán được phản ánh trên chứng từ và kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ như chữ kí của những người có liên quan trên chứng tử kế toán. Ghi sổ: sau khi kiểm tra chứng từ kế toán tiến hành việc phán loại sắp xếp các chứng từ và ghi vào sổ liên quan tới các chứng từ đó. Bảo quản và lưu trữ chứng từ: doanh nghiệp bảo quản chứng từ kế toán trong phòng hồ sơ của công ty trong các tủ đựng chứng từ. Công ty lưu trữ chứng từ ít nhất là 5 năm kể từ ngày lập chứng từ. 2.2.2.2 Hệ thống tài khoản sử dụng tại c«ng ty TNHH §øc Mü Hoạt động dưới sự điều tiết của luật doanh nghiệp Việt Nam, luật kế toán Việt Nam, chuẩn mực kế toán của các doanh nghiệp Việt Nam, hệ thống tài khoản áp dụng trong c«ng ty TNHH §øc Mü phần lớn thuộc hệ thống tài khoản kế toán ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính. Tuân thủ theo quyết định trên, hệ thống tài khoản của công ty bao gồm các tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2 Ngoài các tài khoản chung được quy định trong chế độ kế toán Việt Nam doanh nghiệp có chi tiết một số tài khoản theo mục đích sử dụng riêng chẳng hạn: Tài khoản 112: theo dõi theo từng ngân hàng. VD: 112.1.A - TGNH ngân hàng VietcomBank  112.1.B - TGNH ngân hàng BIDV Tài khoản 621: theo dõi cho từng phân xưởng. VD: TK 621-XVP: chi phí NVL trực tiếp phân xưởng penicilin viên TK 621- XKS: chi phí NVL trực tiếp phân xưởng kháng sinh tiêm TK 621- XTT: chi phí NVL trực tiếp phân xưởng tiêm TK 621- XTV: chi phí NVL trực tiếp phân xưởng viên nonbeta Tài khoản 622, 627: theo dõi theo từng phân xưởng. Một số tài khoản không sử dụng như 611, 623, 631. 2.2.2.3 Hệ thống sổ sử dụng tại c«ng ty TNHH §øc Mü. Căn cứ vào đặc điểm loại hình sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý , trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên kế toán và các trang thiết bị phòng kế toán; cùng với cơ sở nhận biết nội dung, đặc điểm, trình tự và phương pháp ghi chép của mỗi hình thức sổ kế toán, Công ty đã áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ để tổ chức hệ thống sổ kế toán. Theo hình thức kế toán này các sổ sách mà công ty sủ dụng là: sổ Cái các tài khoản, bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ và các sổ chi tiết đều theo đúng mẫu của Bộ Tài chính và theo trình tự ghi sổ chung. Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ tổ chức ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày, lấy các số liệu kế toán trên các các chứng từ kế toán đã được kiểm tra ghi vào các bảng kê, sổ chi tiết, nhật kí chứng từ liên quan Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết để ghi vào nhật kí chứng từ và lấy số liệu từ các nhật kí chứng từ để ghi vào sổ cái. Đối chiếu số liệu ở sổ cái với các bảng tổng hợp chi tiết sau đó từ sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết lên báo cáo tài chính. 2.2.2.4 Hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo nội bộ sử dụng tại công ty. Công ty đang áp dụng hệ thống báo cáo kế toán theo quyết định 15/2006- QĐ/BTC của bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20/03/2006. Các loại báo cáo bắt buộc phải lập: * Bảng cân đối kế toán * Báo cáo kết quả kinh doanh * Báo cáo lưu chuyển tiền tệ * Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài hệ thống báo cáo trên, Công ty còn lập thêm một số báo cáo khác theo yêu cầu quản lý của ban giám đốc như: * Báo cáo giá thành sản phẩm * Báo cáo chi tiết kết quả kinh doanh * Báo cáo chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp * Báo cáo chi tiết với người mua, người bán * Báo cáo chi tiết TSCĐ, hàng tồn kho, nguồn vốn... 2.3 Đặc điểm một số phần hành chủ yếu tại c«ng ty TNHH §øc Mü. 2.3.1 Kế toán chi phí sản xuất . 2.3.1.1. §Æc ®iÓm kÕ to¸n chi phÝ. * Chi phí sản xuất: là biểu hiện bằng tiền của tất cả hao phí mà doanh nghiệp ph¶i tiªu dïng trong mét kú ®Ó thùc hiÖn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, tiªu thô s¶n phÈm.Thực chất chi phí là sự dịch chuyển vèn- chuyÓn dÞch c¸c yÕu tè s¶n xuÊt vµo c¸c ®èi t­îng tÝnh gi¸( s¶n phÈm, lao vô, dÞch vô). CÇn chó ý ph©n biÖt gi÷a chi phÝ vµ chi tiªu. Chi tiªu lµ sù gi¶m ®i ®¬n thuÇn c¸c lo¹i vËt t­, tµi s¶n, tiÒn vèn cña doanh nghiÖp, bÊt kÓ nã ®­îc dïng vµo môc ®Ých g×. Chi tiªu lµ c¬ së ph¸t sinh cña chi phÝ, kh«ng cã chi tiªu th× kh«ng cã chi phÝ * Phân loại chi phí sản xuất: Chi phí sản xuất có rât nhiều loại, nhiÒu kho¶n, kh¸c nhau c¶ vÒ néi dung, tÝnh chÊt, c«ng dông, vai trß, vÞ trÝ… trong qu¸ tr×nh kinh doanh. §Ó thuËn lîi cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n, cÇn ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i chi phÝ. Ph©n lo¹i chi phÝ s¶n xuÊt lµ viÖc s¾p xÕp chi phÝ s¶n xuÊt vµo tõng lo¹i, tõng nhãm kh¸c nhau theo nh÷ng ®Æc tr­ng nhÊt ®Þnh. Cã mét sè c¸ch ph©n lo¹i chi phÝ chñ yÕu ®­îc sö dông phæ biÕn trong h¹ch to¸n chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm trªn gãc ®é kÕ to¸n tµi chÝnh lµ : ph©n theo yÕu tè chi phÝ, ph©n theo kho¶n môc chi phÝ trong gi¸ thµnh s¶n phÈm. Trong c«ng ty TNHH §øc Mü chi phí sản xuất được phân loại theo khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm. Phân loại theo cách này chi phí sản xuất gồm: chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: ph¶n ¸nh toµn bé chi phÝ vÒ nguyªn, vËt liÖu chÝnh, phô, nhiªn liÖu… tham gia trùc tiÕp vµo viÖc s¶n xuÊt, chÕ t¹o s¶n phÈm hay thùc hiÖn lao vô dÞch vô. + Chi phí nhân công trực tiếp: gåm tiÒn l­¬ng, phô cÊp l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch cho c¸c quü b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ, kinh phÝ c«ng ®oµn theo tû lÖ víi tiÒn l­¬ng ph¸t sinh. + Chi phí sản xuất chung : bao gåm toµn bé nh÷ng chi phÝ ph¸t sinh trong ph¹m vi ph©n x­ëng s¶n xuÊt(trõ chi phÝ vËt liÖu vµ nh©n c«ng trùc tiÕp ) 2.3.1.2. Tài khoản kế toán 2.3.1.2.1. Tµi kho¶n 621 Tµi kho¶n 621 ®­îc më chi tiÕt cho tõng lo¹i s¶n phÈm. Néi dung kÕt cÊu TK621: - Bªn nî : Gi¸ trÞ nguyªn, vËt liÖu xuÊt dïng trùc tiÕp cho chÕ t¹o s¶n phÈm - Bªn cã : - Gi¸ trÞ vËt liÖu kh«ng dïng hÕt tr¶ l¹i kho - KÕt chuyÓn chi phÝ NVLTT vµo TK154 ®Ó tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm - Sè d­ : TK621 cuèi kú kh«ng cã sè d­. TK154 TK1331 TK152 TK621 TK 152 TK 111,112, 331 NVL xuÊt dïng trùc tiÕp ®Ó s¶n xuÊt NVL kh«ng dïng hÕt tr¶ l¹i nhËp kho hko kho KÕt chuyÓn CPNVLTT ®Ó dïng tÝnh gi¸ thµnh SP Gi¸ trÞ NVL mua ngoµi dïng trùc tiÕp sx ThuÕ VAT ®­îc khÊu trõ cña VL mua ngoµi S¬ ®å 2.4 : S¬ ®å h¹ch to¸n tæng hîp chi phÝ NVL trùc tiÕp 2.3.1.2.2. Tµi kho¶n 622 Tµi kho¶n 622: dïng ®Ó theo dâi chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp. Néi dung kÕt cÊu TK622: - Bªn nî : Chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp s¶n xuÊt s¶n phÈm - Bªn cã : KÕt chuyÓn CPNCTT vµo TK154 ®Ó tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. - Sè d­ : TK622 cuèi kú kh«ng cã sè d­. TK154 TK622 TK 334 TK 338 TiÒn l­¬ng vµ phô cÊp ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n trùc tiÕp K/chuyÓn CP nh©n c«ng TT C¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng ®­îc tÝnh vµo chi phÝ TrÝch tr­íc tiÒn l­¬ng cu¶ c«ng nh©n sx vµo chi phÝ TK 335 S¬ ®å 2.5 : S¬ ®å h¹ch to¸n tæng hîp chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp 2.3.1.2.3. Tµi kho¶n 627 Néi dung kÕt cÊu TK 627: - Bªn nî: Chi phÝ SXC thùc tÕ ph¸t sinh trong kú. - Bªn cã: KÕt chuyÓn chi phÝ SXC vµo TK 154 ®Ó tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm vµ lao vô dÞch vô. TK 627 cuèi kú kh«ng cã sè d­. TK 627 ®­îc chi tiÕt thµnh 6 TK cÊp 2: + TK 6271: Chi phÝ nh©n viªn ph©n x­ëng + TK 6272: Chi phÝ vËt liÖu xuÊt dïng chung cho ph©n x­ëng + TK 6273: Chi phÝ c«ng cô dông cô xuÊt dïng cho ph©n x­ëng + TK 6274: Chi phÝ khÊu hao TSC§ t¹i ph©n x­ëng +TK 6277: Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi phôc vô cho ho¹t ®éng SXKD cña ph©n x­ëng + TK 6278: Chi phÝ kh¸c b»ng tiÒn cña ph©n x­ëng. TK 627 cuèi kú ph¶i tiÕn hµnh ph©n bæ cho tõng lo¹i s¶n phÈm. S¬ ®å 2.6 : S¬ ®å h¹ch to¸n tæng hîp chi phÝ s¶n xuÊt chung TK 338,334 TK 627 TK111, 112,152 TK 152 TK153 TK 214 TK 331 TK111,112 TËp hîp cp nh©n viªn px TËp hîp CPVL C¸c kho¶n ghi gi¶m CPSX K/ chuyÓn (ph©n bæ) CPSX vµo ®èi t­îng tÝnh gi¸ thµnh Chi phÝ khÊu hao TSC§ TËp hîp CP CCDC CP dÞch vô mua ngoµi CP kh¸c b»ng tiÒn TK 154(chi tiÕt..) TK 111, 112, 152 2.3.1.2.4. Tµi kho¶n 154 Néi dung kÕt cÊu TK 154: - Bªn nî: TËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt trong kú (CPNVLTT, CPNCTT, CPSXC) - Bªn cã: - C¸c kho¶n chi phÝ ®­îc gi¶m nh­ lµ phÕ liÖu thu håi hoÆc s¶n phÈm háng ngoµi ®Þnh møc - Gi¸ thµnh thùc tÕ cña s¶n phÈm hoµn thµnh ®· nhËp kho - Sè d­: (Bªn nî) Ph¶n ¸nh chi phÝ thùc tÕ cña s¶n phÈm cßn dë dang ch­a hoµn thµnh. S¬ ®å 2.7 : S¬ ®å tæng hîp kÕ to¸n chi phÝ s¶n xuÊt Tiªu thô D­: xx x x TK 621 TK 154(chi tiÕt...) TK 152,111 TK 622 TK627 TK 157 K/chuyÓn CPNVLTT K/chuyÓn CPNCTT C¸c kho¶n ghi gi¶m CPSX Tæng gi¸ thµnh sx thùc tÕ cña sp hoµn thµnh K/chuyÓn CPSXC TK 155 TK 632 NhËp kho Göi b¸n 2.3.1.3. HÖ thèng chøng tõ sö dông PhÇn hµnh kÕ to¸n chi phÝ sö dông nhiÒu lo¹i chøng tõ nh­ phiÕu nhËp, xuÊt kho, b¶ng chÊm c«ng, b¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng vµ b¶o hiÓm x· héi, b¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô, ho¸ ®¬n mua hµng ho¸ dÞch vô, b¶ng tÝnh vµ ph©n bæ khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh... B¶ng 2.8. Phiếu xuất kho PHIẾU XUẤT KHO Số 304 Ngày 23/ 07/ 2008 Họ và tên người nhận hàng: §ç ThÕ D©n - PX sản xuất thuèc tiªm Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: Anh B×nh STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đ/kg) Thành tiền 1 Penicilin kg 50 50.000 2.500.000 2 Xelugcoexz kg 100 1.500 150.000 3 Mectozer lít 10 13.000 130.000 4 Zoekylic lít 3 11.000 33.000 5 Acxnotuger lít 5 10.000 50.000 Cộng 2.863.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): hai triệu tám trăm hai mươi ba nghìn đồng. Phụ trách bộ phận Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho sử dụng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.3.1.4. HÖ thèng sæ sö dông Doanh nghiÖp sö dông h×nh thøc nhËt kÝ chøng tõ . Quá trình ghi sổ của hình thức này được thể hiện qua sơ đồ sau: S¬ ®å 2.9: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật kí chứng từ trong phần hành kế toán chi phÝ Các bảng phân bổ 1,2,3,4 và các chứng từ gốc khác Bảng kê 4 Bảng kê số 5,6 Thẻ tính giá thành Nhật kí chứng từ số 7 Sổ cái TK 621,622,627,154 Báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán khác Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Các sổ tổng hợp trong phần hành kế toán sản xuất áp dụng hình thức nhật kí chứng từ bao gồm : bảng kê số 4, 5,6; nhật kí chứng từ số 7; sổ cái tài khoản: 621,622,627,154; bảng tính giá thành. 2.3.2. KÕ to¸n b¸n hµng 2.3.2.1. §Æc ®iÓm kÕ to¸n b¸n hµng Tiªu thô thµnh phÈm lµ giai ®o¹n tiÕp theo cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. §Ó thùc hiÖn gi¸ trÞ s¶n phÈm, hµng ho¸ doanh nghiÖp ph¶i chuyÓn giao hµng ho¸ s¶n phÈm cho kh¸ch hµng, ®­îc kh¸ch hµng tr¶ tiÒn hoÆc chÊp nhËn thanh to¸n, qu¸ tr×nh nµy ®­îc gäi lµ qu¸ tr×nh tiªu thô. C¸c nghiÖp vô cÇn ®­îc h¹ch to¸n lµ xuÊt thµnh phÈm ®Ó b¸n vµ thanh to¸n víi ng­êi mua, tÝnh c¸c kho¶n doanh thu b¸n hµng, c¸c kho¶n chiÕt khÊu th­¬ng m¹i, gi¶m gi¸ hµng b¸n, hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i vµ thuÕ GTGT. Doanh thu b¸n hàng chỉ được ghi nhận khi thoả m·n c¸c điều kiện sau: - Doanh nghiÖp chuyển giao phần lớn lợi Ých và rủi ro gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm. - Doanh nghiÖp kh«ng nắm giữ quyền sở hữu và quản lý đối với sản phẩm. - Doanh nghiÖp sẽ thu được hoặc đ· thu lợi Ých kinh tế từ kh¸ch hàng th«ng qua việc b¸n hàng - Doanh thu được x¸c đinh tương đối chắc chắn. - Chi phÝ liªn quan tới việc tiªu thụ sản phẩm cã thể ghi nhận được. 2.3.2.2. Tµi kho¶n sö dông Kế to¸n b¸n hàng sử dụng kh«ng nhiều tài khoản, chủ yếu bao gồm c¸c tµi khoản sau: TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Nó phản ánh doanh thu thu được trong kì của doanh nghiệp từ hoạt động bán hàng.Bên nợ phản ánh: Các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh Kết chuyển doanh thu bán hàng để xác định kết quả kinh doanh Bên có: phản ánh doanh thu bán hàng thu được trong kì của doanh nghiệp Tài khoản này không có số dư cuối kì TK 512: doanh thu bán hàng nội bộ. Tài khoản này phản ánh doanh thu của sản phẩm tiêu thụ trong nội bộ. Kết cấu của tài khoản này giống tài khoản 511 và cũng không có số dư cuối kì TK 521: chiết khấu thương mại TK 531: hàng bán bị trả lại TK 532: giảm giá hàng bán Các TK nói trên được dùng để phản ánh các khoản giảm giá hàng bán với kết cấu như sau: Bên nợ: phản ánh các khoản giảm trừ doan thu phát sinh Bên có: kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu để xác định doanh thu thuần Các tài khoản này không có số dư cuối kì TK 632: giá vốn hàng bán Dùng để phản ánh giá vốn của tất cả sản phẩm đã được tiêu thụ trong kì với kết cấu như sau: Bên nợ: tập hợp giá vốn của sản phẩm bán ra Bên có: kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định lợi nhuận 2.3.2.3. Chøng tõ sö dông Chứng từ sử dụng chủ yếu trong phần hành kế toán bán hàng là hoá đơn bán hàng. Ngoài ra doanh nghiệp cũng sử dụng, biên lai thu tiền, phiếu nhập, phiếu xuất. 2.3.2.4. HÖ thèng sæ sö dông Doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ nhật kí chứng từ để hạch toán. Quy trình ghi sổ trong phần hành kế toán bán hàng được biểu hiện qua sơ đồ sau: S¬ ®å 2.12: Trình tự ghi sổ trong phần hành kế toán bán hàng phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán sổ, thẻ kế toán chi tiết sổ chi tiết 632,511 bảng kê 8,9,10 sổ tổng hợp chi tiết TK 623,511 nhật kí chứng từ số 8 sổ cái các TK : 632,511,155,157,512,521,531,532,… Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán khác Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Sổ tổng hợp gồm có: bảng kê 8,9,10; nhật ._.