Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc

sản xuất kinh doanh TSCĐ: tài sản cố định TNDN: thu nhập doanh nghiệp TGNH: tiền gửi ngân hàng XDCB: xây dựng cơ bản DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 01: Sơ đồ quy trình kinh doanh Sơ đồ 02: Sơ đồ tổ chức quản lý Sơ đồ 03: Sơ đồ tổ chức nhân sự Phòng Tài chính- kế toán Sơ đồ 04: Quy trình hạch toán trên máy vi tính Sơ đồ 05: Quy trình luân chuyển phiếu thu Sơ đồ 06: Quy trình luân chuyển phiếu chi Sơ đồ 07: Trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt Sơ đồ 08: Quy trình luân chuyển giấy báo Có Sơ đồ 09: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm tiền gửi ngân hàng Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán TGNH Sơ đồ 11: Quy trình luân chuyển chứng từ tăng TSCĐ Sơ đồ 12: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TSCĐ Sơ đồ 13: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tăng, giảm TSCĐ Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ Sơ đồ 15: Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ Sơ đồ 16: Sơ đồ minh hoạ hạch toán hao mòn TSCĐ Sơ đồ 17: Trình tự ghi sổ kế toán hao mòn TSCĐ Sơ đồ 18: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho Sơ đồ 19: Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho Sơ đồ 20: Trình tự hạch toán chi tiết NVL Sơ đồ 21: Trình tự ghi sổ kế toán NVL Sơ đồ 22: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với nhà cung cấp Sơ đồ 23: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ tiền lương Sơ đồ 24: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán tiền lương Sơ đồ 25: Trình tự ghi sổ kế toán chi phí NVL trực tiếp Sơ đồ 26: Trình tự ghi sổ kế toán chi phí nhân công trực tiếp Sơ đồ 27: Trình tự ghi sổ kế toán chi phí SXC Sơ đồ 28:Trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp chi phí SXKD Sơ đồ 29: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ doanh thu Sơ đồ 30: Trình tự ghi sổ kế toán doanh thu DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 01: Bảng cân đối kế toán năm 2008 Bảng 02: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh năm 2008 Bảng 03: Tình hình tổng hợp TSCĐ hữu hình quý 4/2008 Bảng 04: Sổ cái TK 211 quý 4/2008 Bảng05: Bảng tính và phân bổ khấu hao tháng 12 năm 2008 Bảng 06: Sổ cái TK 214 Quý 4/2008 LỜI NÓI ĐẦU Kể từ khi chính thức khởi xướng công cuộc đổi mới từ năm 1986, nền kinh tế Việt Nam đã có nhiều thay đổi to lớn, trước hết là sự đổi mới về tư duy kinh tế, chuyển đổi từ cơ chế kinh tế kế hoạch hóa tập trung, bao cấp, sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đa dạng hóa và đa phương hóa các quan hệ kinh tế đối ngoại, thực hiện mở cửa, hội nhập quốc tế. Con đường đổi mới đó đã giúp Việt Nam giảm nhanh được tình trạng nghèo đói, bước đầu xây dựng nền kinh tế công nghiệp hóa, đạt được tốc độ tăng trưởng kinh tế cao và bền vững đi đôi với sự công bằng tương đối trong xã hội. Cùng với sự phát triển của đất nước, các doanh nghiệp Việt Nam cũng đã có sự tăng trưởng đáng kể về số lượng cũng như sự đa dạng về lĩnh vực hoạt động, về quy mô và mô hình tổ chức, về phương thức huy động và sở hữu vốn, ... Môi trường cạnh tranh mạnh mẽ của nền kinh tế như hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực sự năng động và linh hoạt trong kinh doanh. Để đạt được điều đó thì một trong các yếu tố không thể thiếu đối với các doanh nghiệp là phải có một bộ phận kế toán được tổ chức phù hợp, khoa học và hoạt động hiệu quả. Hạch toán kế toán là một trong những công cụ để quản lý kinh tế, tài chính, phản ánh và kiểm tra toàn diện tình hình sản xuất và thực hiện kế hoạch của Nhà nước đối với doanh nghiệp. Những số liệu do bộ phận kế toán mang lại phản ánh một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và có hệ thống là phương tiện để quản lý kinh tế, là nhân tố để thực hiện kế hoạch kinh doanh. Nhận thức được vai trò quan trọng của hạch toán kế toán, là một sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, nhằm củng cố kiến thức và có một cái nhìn thực tế, sâu sắc hơn, em đã tham gia chương trình kiến tập - tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty Cổ phần dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc. Trong thời gian hơn một tháng kiến tập, với sự giúp đỡ tận tình của Công ty nói chung và Phòng Tài chính - kế toán nói riêng cùng với nỗ lực của bản thân, em đã tiếp thu được rất nhiều kiến thức thực tế bổ ích và đã hoàn thành báo cáo kiến tập này dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo - Ths. Đoàn Thanh Nga. Về mặt kết cấu, báo cáo kiến tập của em trình bày 3 nội dung chính: Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc Chương 3: Đánh giá thực trạng kế toán tại Công ty Cổ phần dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc Do thời gian tiếp cận thực tế không nhiều cũng như hạn chế về trình độ năng lực của bản thân nên bài báo cáo của em không tránh khỏi những sai sót nhất định. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô giáo để báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. Hải Dương, tháng 7 năm 2009 Sinh viên thực hiên: Trần Thị Phương NỘI DUNG Chương 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ SỬA CHỮA NHIỆT ĐIỆN MIỀN BẮC 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Tên Công ty: Công ty Cổ phần dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc Tên giao dịch quốc tế: NORTH POWER SERVICE JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: NPS Địa chỉ tru sở chính: thị trấn Phả Lại, huyện Chí Linh, tỉnh Hải Dương Điện thoại: 0320.3582909 Fax: 03203.582905 Email: dvsuachuamienbac@hd.vnn.vn Chi nhánh: Chi nhánh Công ty Cổ phần dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc tại Uông Bí Địa chỉ chi nhánh: Khu tập thể Công ty nhiệt điện Uông Bí, phường Trưng Vương, thị xã Uông Bí, tỉnh Quảng Ninh Đăng ký lần đầu: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0403000636 ngày 12 tháng 01 năm 2007 do Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Hải Dương cấp. Đăng ký thay đổi lần thứ 2: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0403000636 ngày 05 tháng 02 năm 2008 do Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Hải Dương cấp. Vốn điều lệ: 50.000.000.000VNĐ (50 tỷ đồng) Công ty Cổ phần dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc tiền thân là Phân xưởng sửa chữa điện - kiểm nhiệt thuộc Công ty Cổ phần nhiệt điện Phả Lại với chức năng chính là sửa chữa thường xuyên, đại tu các thiết bị về điện và kiểm nhiệt cho Công ty. Trước đây, Công ty CP nhiệt điện Phả Lại nói riêng và hầu hết các nhà máy điện của Việt Nam nói chung đều phát triển theo hướng đơn chiếc, mỗi nhà máy sử dụng một loại công nghệ và có lực lượng sửa chữa riêng. Việc quản lý hoạt động, bảo trì, bảo dưỡng nhà máy điện vẫn theo kiểu “hỏng đâu thay đấy”. Nhiều nhà đầu tư sau khi đưa nhà máy vào vận hành dường như quá coi trọng tới sản lượng điện sản xuất mà xem nhẹ khâu bảo trì, bảo dưỡng hệ thống thiết bị máy móc. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả, hiệu suất hoạt động của nhà máy. Những năm gần đây, hàng loạt vấn đề liên quan đến hiệu suất, tuổi thọ, lợi nhuận của các nhà máy điện đã được đặt ra. Nhằm tăng cường năng lực cung cấp các dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng chuyên nghiệp, với quy mô lớn cho các nhà máy nhiệt điện khu vực phía Bắc, Tập đoàn Điện lực Việt Nam đã phê duyệt đề án và quyết định tách Phân xưởng sửa chữa điện - kiểm nhiệt ra khỏi Công ty Cổ phần nhiệt điện Phả Lại để thành lập công ty riêng là Công ty CP Dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc. Công ty CP dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc với tên viết tắt là NPS được thành lập theo quyết định số 18/ĐL/TCCB ngày 25/10/2006 của Bộ Điện lực, là đơn vị hạch toán độc lập và là thành viên của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN). Công ty có nguồn vốn góp từ các cổ đông sáng lập là: EVN 35% vốn, Công ty CP Nhiệt điện Phả Lại 15%, Công ty Nhiệt điện Uông Bí 10%, Công ty CP Nhiệt điện Hải Phòng 10%, Công ty CP Nhiệt điện Quảng Ninh 10%, Công ty CP Nhịêt điện Ninh Bình 5%, Công ty chế tạo thiết bị điện Đông Anh 5%, Công ty Cơ khí điện lực 5%, Công ty CP LILAMA 69-9 góp 5%. Đến nay, với đội ngũ 631 CBCNV từ Công ty CP Nhiệt điện Phả Lại chuyển sang, trong đó có trên 200 thợ lành nghề bậc cao và gần 100 kỹ sư với các chuyên ngành kỹ thuật khác nhau như thiết bị điện, hệ thống thiết bị tự động - điều khiển công nghệ cao, tua bin, máy phát, thiết bị nhiệt của lò hơi, chuẩn đoán, cảnh báo, khắc phục sự cố, gia công nhiều chi tiết phức tạp… NPS đã đảm nhận công tác bảo dưỡng, sửa chữa, thí nghiệm hiệu chỉnh các tổ máy nhiệt điện than có công suất lớn đến 110 MW, 300 MW. Trong chiến lược xây dựng và phát triển, NPS đã và đang tiến hành xây dựng nhà xưởng, nhà điều hành của Công ty tại trụ sở chính ở thị trấn Phả Lại, huyện Chí Linh, tỉnh Hải Dương để đáp ứng việc mở rộng quy mô hoạt động; xây dựng xí nghiệp thành viên tại Uông Bí để phục vụ cho tổ máy 300 MW của Nhà máy Uông Bí mở rộng. NPS đã từng bước tạo thế chủ động trong việc tiếp cận thị trường sửa chữa bảo dưỡng các nhà máy nhiệt điện phía Bắc, mở rộng thị trường dịch vụ sửa chữa sang các nhà máy điện của các công ty thuộc ngành Than và các đơn vị khác; không ngừng đẩy mạnh phát triển các ngành nghề kinh doanh như: Chế tạo phụ tùng thay thế, vận hành bảo dưỡng dây chuyền sản xuất phụ gia bê tông từ tro bay… Mục tiêu lớn nhất của NPS là trở thành đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa các công trình nhiệt điện phía Bắc, đảm bảo có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp cả trong và ngoài nước trong lĩnh vực bảo dưỡng nhà máy điện. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Công ty cổ phần dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc có chức năng đảm nhận sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên, sửa chữa lớn các thiết bị của các nhà máy nhiệt điện phía Bắc; chế tạo, phục hồi các thiết bị cơ, nhiệt, điện, cung cấp vật tư thiết bị, phụ tùng phục vụ các nhà máy điện; liên doanh liên kết với các đối tác trong và ngoài nước để mở rộng sản xuất, kinh doanh trên các lĩnh vực có lợi thế khác. 1.1.3. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây Bảng 01: BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Năm 2008 (Đơn vị: 1000đ) STT Nội dung Số dư đầu năm Số dư cuối năm I TÀI SẢN 80.749.002 91.125.226 A Tài sản ngắn hạn: 62.543.377 70.522.364 1 Tiền và các khoản tương đương tiền 18.849.124 23.126.232 2 Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 15.000.000 19.000.000 3 Các khoản phải thu ngắn hạn 26.328.232 25.325.684 4 Hàng tồn kho 1.981.955 2.626.455 5 Tài sản ngắn hạn khác 384.066 443.993 B Tài sản dài hạn: 18.205.625 20.602.862 1 Tài sản cố định 15.712.235 17.946.525 - TSCĐ hữu hình 15.670.680 17.873.200 - TSCĐ vô hình 41.555 73.325 2 Hao mòn TSCĐ (815.005) (937.642) 2 Tài sản dài hạn khác 3.308.395 3.593.979 II NGUỒN VỐN 80.749.002 91.125.226 A Nợ phải trả 25.724.184 28.820.425 1 Nợ ngắn hạn 25.558.684 28.184.465 2 Nợ dài hạn 165.500 635.960 B Vốn chủ sở hữu 55.024.818 62.304.801 1 Vốn chủ sở hữu 54.203.852 61.248.375 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu 50.000.000 50.000.000 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 4.203.852 11.248.375 2 Nguồn kinh phí và quỹ khác 820.966 1.056.426 - Quỹ khen thưởng phúc lợi 820.966 1.056.426 Bảng 02: BÁO CÁO KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH Năm 2007, 2008 (Đơn vị: 1000đ) Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 So sánh 2008/2007 Chênh lệch % 1. Doanh thu bán hàng và CCDV 39.519.382 80.423.250 40.903.868 103,5 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 3. Doanh thu thuần bán hàng,CCDV 39.519.382 80.423.250 40.903.868 103,5 4. Giá vốn hàng bán 28.822.619 64.455.512 35.632.893 123,63 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng, CCDV 10.696.763 15.967.738 5.270.975 49,28 6. Doanh thu hoạt động tài chính 610.761 1.105.247 494.486 80,96 7. Chi phí hoạt động tài chính 112.050 112.050 8. Chi phí bán hàng 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 5.476.846 8.180.270 2.703.424 49,36 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD 5.830.678 8.780.665 2.949.987 50,59 11. Thu nhập khác 17.023 19.826 2.803 16,47 12. Chi phí khác 9.018 9.571 553 6,13 13. Lợi nhuận khác 8.005 10.255 2.250 28,11 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 5.838.683 8.790.920 2.952.237 50,56 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 1.634.831 2.461.458 826.627 50,56 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 17. Lợi nhuận sau thuế TNDN 4.203.852 6.329.462 2.125.610 50,56 19. Lãi cơ bản trên mỗi cổ phiếu 1.397,82 1.402,46 4,64 0,33 20. Cổ tức trên mỗi cổ phiếu (%/năm) 8 12 4 50 Nhìn vào bảng trên có thể nhận thấy tuy mới thành lập nhưng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty khá hiệu quả và kết quả tăng trưởng qua từng năm. Năm 2008, trong điều kiện khó khăn chung của nền kinh tế trong nước và thế giới, nhưng doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty vẫn đạt mức 80.423.250.000đ, tăng so với năm 2007 là 40.903.868.000đ tương ứng với tỷ lệ tăng trưởng 103,5%. Cùng với sự tăng lên của doanh thu, giá vốn hàng bán năm 2008 cũng tăng so với năm 2007 là 35.632.893.000đ tương ứng với tỷ lệ tăng trưởng 123,63%. Cả doanh thu và giá vốn đều tăng trưởng cao là do năm2008, Công ty đã mở rộng quy mô hoạt động. Tỷ lệ tăng của giá vốn cao hơn so với tỷ lệ tăng của doanh thu. Điều này chỉ ra rằng công tác quản lý chi phí của Công ty chưa thật tốt,cần phải tổ chức công tác quản lý chi phí hiệu quả hơn để tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho Công ty. Tuy nhiên, nếu đánh giá chung, cả doanh thu và lợi nhuận đều tăng nhanh. Có thể khẳng định rằng: Công ty CP dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc đang mở rộng quy mô sản xuất và đang trên đà phát triển. 1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty 1.2.1. Ngành nghề kinh doanh Ngành nghề kinh doanh của Công ty bao gồm các lĩnh vực sau: - Sữa chữa, bảo dưỡng, thí nghiệm, hiệu chỉnh các thiết bị nhà máyđiện, thiết bị điện.. - Lắp đặt, chuyển giao công nghệ thiết bị nhiệt, thiết bị điện - Tư vấn lập dự án đầu tư xây dựng, quản lý dự án, giám sát thi công xây lắp các công trình của nhà máy điện - Mua bán vật tư thiết bị phục vụ cho sản xuất công nghiệp - Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng, phụ gia bê tông từ tro bay - Chế tạo phục hồi chi tiết, thiết bị vật tư, phụ tùng thay thế thuộc thiết bị nhà máy điện và thiết bị công nghiệp khác - Xây lắp công trình nguồn, lưới điện và các công trình công nghiệp khác - Cung ứng nhân lực và dịch vụ đào tạo, vận hành, sửa chữa, bảo dưỡng, thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị các nhà máy điện - Kinh doanh dịch vụ khách sạn, tour du lịch - Dịch vụ vận tải hàng hoá, nhiên liệu cho các nhà máy điện - Đầu tư các công trình nguồn điện, lưới điện và các công trình công nghiệp khác. 1.2.2. Quy trình kinh doanh của Công ty Sơ đồ 01: Sơ đồ quy trình kinh doanh Ký hợp đồng sửa chữa với bên A Lập phương án thi công và dự toán Lập phương án kỹ thuật Dự trù vật tư và thiết bị thay thế Thi công sửa chữa thiết bị Nghiệm thu, chạy thử Bàn giao thiết bị cho bên A 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty PHÓ TÔNG GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH SẢN XUẤT TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY PX. SỬA CHỮA CƠ NHIÊT. PX. SỬA CHỮA ĐIỆN&ĐIỀU KHIỂN P.TỔNG HỢP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ PX.CHẾ TẠO CƠ ĐIỆN PHÓ TÔNG GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KINH DOANH PX. XÂY DỰNG P.TÀI CHÍNH KT P. KẾ HOẠCH- VT P. KỸ THUẬT CÁC CHI NHÁNH TRỰC THUỘC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT Sơ đồ 02: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ SỬA CHỮA NHIỆT ĐIỆN MIỀN BẮC 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty 1.3.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của Đại hội đồng cổ đông Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, có nhiệm vụ thông qua định hướng phát triển của Công ty, quyết định các loại cổ phần và tổng số cổ phần, quyết định mức cổ tức hàng năm; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị; quyết định sủa đổi Điều lệ Công ty; thông qua báo cáo tài chính hàng năm và các quyền khác theo quy định. 1.3.2.2.Chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng quản trị Công ty Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, quyết định chiến lược và kế hoạch phát triển kinh doanh hàng năm của Công ty,quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. 1.3.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của Ban kiểm soát Công ty Ban kiểm soát có nhiệm vụ thay mặt Đại hội đồng Cổ đông giám sát, đánh giá công tác điều hành, quản lí của Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc theo đúng các qui định trong Điều lệ Công ty, các Nghị quyết, Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông; kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao. 1.3.2.4. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng giám đốc Công ty Tổng giám đốc công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, là người đại diện theo pháp luật của Công ty. Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty, tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và các phương án đầu tư của Công ty và chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. 1.3.2.5. Chức năng, nhiệm vụ của các Phó Tổng giám đốc - Phó Tổng Giám đốc phụ trách sản xuất giúp việc Tổng Giám đốc điều hành việc tổ chức sản xuất, cung cấp dịch vụ sửa chữa theo hợp đồng Công ty ký với khách hàng. - Phó Tổng Giám đốc phụ trách kinh doanh giúp việc Tổng Giám đốc trong công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư, nghiên cứu và mở rộng thị trường cung cấp dịch vụ 1.3.2.6. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tổng hợp Phòng Tổng hợp là đơn vị nghiệp vụ - phục vụ tổng hợp trong Công ty, có chức năng tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc Công ty và có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các công việc trong các lĩnh vực công tác như: - Công tác hành chính, quản trị, đối ngoại, y tế doanh nghiệp, quản lý xe ô tô hành chính và công tác phục vụ tổng hợp khác như: phục vụ bữa ăn ca công nghiệp, bồi dưỡng độc hại, vệ sinh khu nhà hành chính, chăm sóc vườn hoa cây cảnh, trông giữ xe đạp xe máy, quản lý và khai thác nhà khách cùng các công trình phúc lợi công cộng tại khu tập thể Đồi cao của Công ty, phục vụ công tác tuyên truyền, văn hoá văn nghệ, thể thao trong Công ty. - Công tác tổ chức sản xuất, cán bộ, lao động - tiền lương, tuyển dụng và đào tạo, thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động trong Công ty, thi đua - khen thưởng - kỷ luật. - Công tác bảo vệ an ninh chính trị nội bộ, an toàn trật tự trong Công ty và bảo vệ an toàn toàn vẹn tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty, thực hiện công tác quân sự địa phương, thanh tra - pháp chế của Công ty. 1.3.2.7. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Kế hoach vật tư Phòng Kế hoạch vật tư (KHVT) là phòng nghiệp vụ, có chức năng giúp Ban Tổng Giám đốc Công ty chỉ đạo xây dựng và thực hiện công tác kế hoạch sản xuất – kinh doanh; công tác mua bán, xuất nhập khẩu và quản lý vật tư, thiết bị, nhiên liệu…;công tác lập dự toán công trình; tổ chức thực hiện công tác đấu thầu; lập và trình duyệt các dự án đầu tư; thực hiện chế độ báo cáo thống kê công nghiệp để đáp ứng yêu cầu sản xuất – kinh doanh và các công tác khác của Công ty. 1.3.2.8. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Kỹ thuật Phòng Kỹ thuật là phòng kỹ thuật và nghiệp vụ, có chức năng giúp Ban Tổng Giám đốc Công ty chỉ đạo công tác quản lý kỹ thuật trong vận hành, sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị, công trình của Công ty và của các khách hàng theo hợp đồng đã được ký; thực hiện công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học kỹ thuật, đào tạo kỹ thuật; quản lý, thực hiện công tác kỹ thuật an toàn - Bảo hộ lao động và môi trường công nghiệp đảm bảo sản xuất an toàn hiệu quả; tham gia công tác khác của Công ty. 1.3.2.9. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tài chính - kế toán - Phòng Tài chính - kế toán Công ty là phòng nghiệp vụ có chức năng giúp Ban Tổng Giám đốc Công ty thực hiện công tác Tài chính - kế toán của doanh nghiệp nhằm quản lý các nguồn vốn của Công ty bao gồm phần vốn góp Nhà nước của Tổng Công ty Điện lực Việt Nam, vốn góp của các cổ đông cũng như các nguồn vốn khác, để thực hiện nhiệm vụ mục tiêu sản xuất - kinh doanh của Công ty trên cơ sở bảo toàn, phát triển vốn và có hiệu quả, đúng các quy định của Nhà nước. - Thực hiện chế độ hạch toán kế toán, Tài chính theo đúng các quy định về kế toán – tài chính do Nhà nước ban hành. 1.3.2.10. Chức năng, nhiệm vụ của Phân xưởng Sửa chữa cơ nhiệt Phân xưởng Sửa chữa cơ nhiệt là một đơn vị thuộc khối sản xuất của Công ty cổ phần Dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc. Chức năng của phân xưởng là sửa chữa và bảo dưỡng các thiết bị cơ nhiệt và các thiết bị phụ trợ trong dây chuyền sản xuất điện năng của các nhà máy nhiệt điện Phả Lại với các nhiệm vụ cụ thể như sau: - Sửa chữa và bảo dưỡng thường xuyên, khắc phục sự cố của các thiết bị cơ nhiệt và các thiết bị phụ trợ trong Công ty CP nhiệt điện Phả Lại (tua bin, lò và các thiết bị phụ trợ) theo hợp đồng. - Thực hiện công việc đại tu, trung tu các thiết bị tuabin, lò hơi và các thiết bị phụ trợ khác trong dây chuyền sản xuất 1 và dây chuyền sản xuất 2 của Công ty CP nhiệt điện Phả Lại theo theo các quyết định giao nhiệm vụ của Công ty. - Các công tác khác. 1.3.2.11. Chức năng, nhiệm vụ của Phân xưởng Sửa chữa điện và điều khiển Phân xưởng Sửa chữa điện và điều khiển là một đơn vị thuộc khối sản xuất của Công ty cổ phần Dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc. Chức năng của phân xưởng là sửa chữa và bảo dưỡng các thiết bị điện và tự động điều khiển trong dây chuyền sản xuất điện năng của Công ty cổ phần Nhiệt điện Phả Lại với các nhiệm vụ cụ thể như sau: - Sửa chữa và bảo dưỡng thường xuyên, khắc phục sự cố của các thiết bị điện và điều khiển trong của Công ty cổ phần Nhiệt điện Phả Lại theo hợp đồng. - Thực hiện công việc đại tu, trung tu các thiết bị điện và tự động điều khiển trong dây chuyền sản xuất 1 và dây chuyền sản xuất 2 của Công ty CP nhiệt điện Phả Lại theo theo các quyết định giao nhiệm vụ của Công ty. - Các công tác khác. 1.3.2.12. Chức năng, nhiệm vụ của Phân xưởng Chế tạo cơ điện Phân xưởng Chế tạo cơ điện là một đơn vị thuộc khối sản xuất của Công ty cổ phần Dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc, nhiệm vụ của phân xưởng là: - Gia công, phục hồi và chế tạo các chi tiết, thiết bị cơ khí phục vụ việc sửa chữa thường xuyên các thiết bị của Công ty cổ phần Nhiệt điện Phả Lại theo hợp đồng. - Gia công, chế tạo thiết bị , phụ tùng thay thế …trong việc trung tu, đại tu thiết bị của Công ty cổ phần Nhiệt điện Phả Lại theo quyết định giao nhiệm vụ của Công ty hay các hợp đồng gia công chế tạo với khách hàng. - Các công tác khác. 1.3.2.13. Chức năng, nhiệm vụ của Phân xưởng Xây dựng Phân xưởng Xây dựng là một đơn vị thuộc khối sản xuất của Công ty cổ phần Dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc. Nhiệm vụ của phân xưởng là: xây dựng và sửa chữa các công trình dân dụng và công trình công nghiệp, xây lò, bảo ôn thiết bị lò máy, thực hiện nhiệm vụ theo quyết định của Công ty trong việc sửa chữa và bảo dưỡng thường xuyên và đại tu, trung tu các thiết bị của Công ty CP Nhiệt điện Phả Lại, các công trình dân dụng và công nghiệp. 1.3.2.14. Chức năng, nhiệm vụ của các Chi nhánh hạch toán phụ thuộc Công ty Chức năng của các Chi nhánh hạch toán phụ thuộc NPS là bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên (24 giờ/ 24 giờ trong ngày) các thiết bị của dây chuyền sản xuất điện theo hợp đồng đã được NPS ký với các Công ty Nhiệt điện bao gồm các nhiệm vụ chính như sau: - Quản lý, tổ chức, sắp xếp nhân lực và sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị, công cụ dụng cụ được Công ty giao để phục vụ sản xuất kinh doanh. - Lập phương án thi công, các biện pháp an toàn trình Ban Tổng Giám đốc và chủ quản phê duyệt - Hàng tháng tổng hợp và báo cáo việc sử dụng và tiêu hao vật tư, nhiên liệu…, thực hiện việc thanh toán với Công ty với khách hàng, Lập kế hoạch nhu cầu sử dụng vật tư,thiết bị trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt hoặc thông báo cho khách hàng chuẩn bị cấp vật tư, thiết bị… - Thực hiện công tác nghiệm thu, bàn giao thiết bị sau khi bảo dưỡng với chủ sở hữu, phối hợp với Công ty thanh quyết toán hợp đồng. Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ SỬA CHỮA NHIỆT ĐIỆN MIỀN BẮC 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 2.1.1. Đặc điểm chung Công tác kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung để phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty. Theo mô hình này thì mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ chứng từ gốc ban đầu đều được thu thập tại các phòng ban và tập trung xử lý tại phòng Tài chính - kế toán của Công ty. Để phù hợp với yêu cầu của đặc điểm Công ty, các phòng ban và phân xưởng có bố trí cán bộ thống kê- kế toán phụ trách thu thập và báo cáo thanh quyết toán hàng tháng, quý vừa đảm bảo được hạch toán kinh tế nội bộ vừa kiểm soát được các công việc của cấp dưới. Phòng Tài chính - kế toán Công ty là phòng nghiệp vụ có chức năng giúp Ban Tổng Giám đốc Công ty thực hiện công tác Tài chính - kế toán của doanh nghiệp nhằm quản lý các nguồn vốn của Công ty bao gồm phần vốn góp Nhà nước của Tổng Công ty Điện lực Việt Nam, vốn góp của các cổ đông cũng như các nguồn vốn khác, để thực hiện nhiệm vụ mục tiêu sản xuất - kinh doanh của Công ty trên cơ sở bảo toàn, phát triển vốn và có hiệu quả, đúng các quy định của Nhà nước; thực hiện chế độ hạch toán kế toán, Tài chính theo đúng các quy định về kế toán – tài chính do Nhà nước ban hành. 2.1.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 03: Sơ đồ tổ chức nhân sự Phòng Tài chính - kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG HOẶC TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI CUNG CẤP KẾ TOÁN CÔNG CỤ DỤNG CỤ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU KẾ TOÍAN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH KẾ TOÁN TIỀN GỦI NGÂN HÀNG KẾ TOÁN TIỀN MẶT KẾ TOÁN TỔNG HỢP PHÓ TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN DOANH THU KẾ TOÁN BHXH, BHYT, KPCĐ KẾ TOÁN THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG NV. THEO DÕI CỔ ĐÔNG NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ CHỨNG KHOÁN THỦ QUỸ KẾ TOÁN SỬA CHỮA LỚN, SCTX TSCĐ KẾ TOÁN THUẾ 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ các chức danh công tác trong Phòng Tài chính -kế toán 2.1.3.1. Kế toán trưởng hoặc trưởng phòng Là viên chức lãnh đạo quản lý cao nhất trong đơn vị, do Hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm trên cơ sở đề nghị của Tổng giám đốc Công ty, có trách nhiệm tổ chức quản lý và điều hành thực hiện công tác kế toán trong Công ty, đảm bảo cho đơn vị hoàn thành các nhiệm vụ trong công tác tài chính kế toán của Công ty đúng các quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty về việc điều hành nhiệm vụ của đơn vị và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nghiệp vụ kế toán của Công ty. Thực hiện các quy định của pháp lụât về kế toán, tài chính trong Công ty; tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán; chịu trách nhiệm về lập các báo cáo tài chính. 2.1.3.2. Phó Phòng Tài chính - kế toán Là viên chức quản lý, do Hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm trên cơ sở đề nghị của Tổng giám đốc Công ty, có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng hoặc trưởng phòng, được trưởng phòng phân công điều hành một số lĩnh vực công việc của đơn vị, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, trước Tổng giám đốc và trước pháp luật về các lĩnh vực được phân công điều hành. Thực hiện các công việc do Kế toán trưởng hoặc trưởng phòng phân công, thay mặt Kế toán trưởng hoặc trưởng phòng quản lý hoạt động của Phòng Tài chính - kế toán. 2.1.3.3. Kế toán tổng hợp - Tổ chức kế toán tập hợp các chi phí sản xuất theo đúng đối tượng đã xác định và phương pháp kế toán thích hợp theo đúng quy định. - Thực hiện tính giá thành dịch vụ theo từng hợp đồng kinh tế cũng như giá thành các sản phẩm khác kịp thời, chính xác theo các yếu tố đã xác định. - Phân tích thực hiện định mức, dự toán chi phí sản xuất, kế hoạch giá thành, đề xuất các biện pháp hạ giá thành sản suất. - Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan đến công tác Tài chính - kế toán để tham gia thị trường trong nước cũng như quốc tế. - Đầu mỗi quý thực hiện tổng hợp và lập báo cáo tài chính quý theo quy định (xong trước 20 tháng đầu quý sau), sau đó gửi các cơ quan nhà nước và EVN và lập các báo cáo khác khi có yêu cầu. 2.1.3.4. Kế toán tiền mặt - Phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có, tình hình biến động và sử dụng tiền mặt, giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý tiền mặt. - Hàng ngày tiếp nhận chứng từ gốc gồm chứng từ thu tiền mặt và chứng từ chi tiền mặt và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của chứng từ. - Xử lý chứng từ (nếu cần): Tính toán số tiền phải thu chi. - Lập phiếu thu, phiếu chi trên máy tính trình ký Kế toán trưởng hoặc trưởng phòng (hoặc phó trưởng phòng); Chuyển phiếu thu, phiếu chi tới thủ quỹ. - Cuối mỗi ngày đối chiếu sổ sách kế toán chi tiết với thủ quỹ. - Ngày cuối cùng của mỗi tháng kiểm kê quỹ tiền mặt, lưu trữ chứng từ thu chi. 2.1.3.5. Kế toán tiền gửi ngân hàng - Phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời tình hình tiền gửi ngân hàng, chấp hành nghiêm chế độ quy định về quản lý tiền tệ và chế độ thanh toán. - Phản ánh chính xác tình hình biến động từng nguồn vốn (chủ sở hữu, vay, huy động khác), đề suất việc huy động và giám sát tình hình huy động sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả. - Hàng ngày tiếp nhận chứng từ chuyển tiền và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của chứng từ. - Lập uỷ nhiệm chi trình ký Kế toán trưởng và Chủ tài khoản; Chuyển uỷ nhiệm chi ra Ngân hàng thanh toán cho khách hàng. - Nhận giấy Báo nợ, Báo có từ ngân hàng; Nhập dữ liệu vào máy tính. - Tiếp nhận hợp đồng, hồ sơ đấu thầu, hồ sơ quyết toán công trình để làm thủ tục bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh công trình. - Cuối mỗi tháng đối chiếu với từng Ngân hàng; in sổ chi tiết; lưu trữ chứng từ. 2.1.3.6. Kế toán Tài sản cố định (TSCĐ) - Tổ chức việc phân loại Tài sản cố định (TSCĐ) theo chuẩn mực kế toán, phù hợp cho công tác quản lý; theo dõi ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác đầy đủ, kịp thời số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có. Tình hình tăng giảm, di chuyển tài sản cố định trong nội bộ Công ty, việc hình thành và thu hồi các khoản đầu tư dài hạn (chi phí và quyết toán vốn đầu tư XDCB). - Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn (khấu hao theo quy định) trong quá trình sử dụng, tình hình trích lập và._. sử dụng các khoản dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn. Tính toán phân bổ hoặc kết chuyển chính xác số khấu hao và các khoản dự phòng vào chi phí sản xuất - kinh doanh theo đúng các quy định của Nhà nước. - Hàng ngày tiếp nhận hồ sơ tăng giảm, hồ sơ di chuyển TSCĐ, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của hồ sơ và xử lý hồ sơ, nhập dữ liệu vào máy tính. - Cuối mỗi tháng, quý đối chiếu TSCĐ tăng giảm với các bộ phận liên quan và lập báo cáo tăng giảm TSCĐ; thực hiện tính khấu hao TSCĐ. - Cuối năm tham gia kiểm kê TSCĐ tại các bộ phận sử dụng và tại kho. 2.1.3.7. Kế toán nguyên nhiên vật liệu - Tổ chức phân loại đánh giá nguyên, nhiên - vật liệu chính và phụ phù hợp với yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và của Công ty. - Quản lý khối lượng, quy cách, tiêu chuẩn, chi phí mua sắm theo kế hoạch phù hợp với kế hoạch sản xuất - kinh doanh của Công ty. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất - kinh doanh. - Thực hiện phân tích để đánh giá tình hình kế hoạch mua sắm, tình hình sử dụng vật liệu.... trong quá trình sản xuất, trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định. - Vào mỗi ngày thứ 3 và thứ 6 hàng tuần xuống kho tiếp nhận và phân loại phiếu nhập, xuất kho; kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ; kiểm tra thẻ kho; ký nhận; nhập dữ liệu và hạch toán vào máy tính; - Cuối mỗi tháng thực hiện kiểm tra đối chiếu các chứng từ đã nhập vào máy tính; In sổ chi tiết tài khoản liên quan để lưu trữ; tham gia kiểm kê kho. 2.1.3.8. Kế toán công cụ dụng cụ - Tổ chức phân loại đánh giá công cụ, dụng cụ và quản lý khối lượng, quy cách, tiêu chuẩn, chi phí mua sắm phù hợp với kế hoạch sản xuất - kinh doanh của Công ty. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất - kinh doanh. - Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định. - Vào ngày thứ 3 và thứ 6 hàng tuần xuống kho tiếp nhận và phân loại phiếu nhập, xuất kho; kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của chứng từ; kiểm tra thẻ kho; ký nhận; - Vào sổ theo dõi phân bổ công cụ dụng cụ (đối với công công cụ dụng cụ phải phân bổ); - Nhập dữ liệu và hạch toán chứng từ vào máy tính; - Cuối mỗi tháng thực hiện kiểm tra đối chiếu các chứng từ đã nhập vào máy tính; In sổ chi tiết tài khoản liên quan để lưu trữ; tham gia kiểm kê kho và kiểm kê công cụ, dụng cụ tại các bộ phận sử dụng. 2.1.3.9. Kế toán thanh toán với nhà cung cấp - Tiếp nhận và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của hồ sơ chứng từ thanh toán; - Nhập dữ liệu và hạch toán chứng từ vào máy tính; - Cuối mỗi tháng đối chiếu sổ sách với hồ sơ chứng từ đã nhận trong tháng; In sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng, theo dõi những khoản công nợ tồn đọng đề xuất hướng xử lý với lãnh đạo; - Cuối mỗi năm thực hiện đối chiếu với người cung cấp, lập biên bản xác nhận công nợ. 2.1.3.10. Kế toán thanh toán tiền lương - Phối hợp với phòng Tổng hợp trong việc xây dựng kế hoạch Lao động - tiền lương hàng năm, xây dựng quy chế phân phối tiền lương và các khoản thu nhập khác. - Phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết quả lao động của Người lao động; Tính toán đúng đủ và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản thu nhập khác có liên quan theo quy định. Quản lý chặt chẽ việc chi quỹ lương theo quy chế. - Lập bảng phân bổ tiền lương; nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính; - Cuối mỗi quý đối chiếu sổ sách với các bộ phận liên quan; - Cuối năm kiểm tra đối chiếu việc phân bổ tiền lương; lập và tổng hợp bảng tính toán thuế thu nhập cá nhân toàn Công ty; lưu trữ hồ sơ. 2.1.3.11. Kế toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn - Tính toán phân bổ hợp lý, chính xác về tiền lương, trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho các đối tượng sử dụng có liên quan theo quy định. - Tiếp nhận chứng từ ốm đau, thai sản đã được duyệt của cơ quan Bảo hiểm (từ phòng Tổng hợp chuyển sang); lập bảng thanh toán BHXH cho người lao động; - Nhập dữ liệu vào máy tính; - Cuối quý tổng hợp lập bảng đối chiếu tiền BHXH, BHYT với phòng Tổng hợp; lập bảng đối chiếu KPCĐ với Công đoàn cấp trên; - Cuối năm đối chiếu số liệu đã phân bổ với các bộ phận liên quan. 2.1.3.12. Kế toán doanh thu - Tổ chức quản lý, theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời từng loại giá trị các dịch vụ sửa chữa đã được quyết toán với bên A. Phản ánh kịp thời doanh thu và kết quả, lợi nhuận của từng hoạt động sản xuất - kinh doanh. - Thực hiện việc phân phối lợi nhuận và trích lập các Quỹ DN theo Quy chế Tài chính của Nhà nước; thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của Công ty và người lao động trong công ty có liên quan đến tài chính với Nhà nước. - Cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các đơn vị có liên quan; định kỳ phân tích kinh tế đối với hoạt động bán hàng, thu nhập và phân phối kết quả của doanh nghiệp. - Tiếp nhận hồ sơ chứng từ thanh quyết toán các công trình, dịch vụ đã được duyệt; kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ. - Lập hoá đơn bán hàng; kê khai thuế GTGT đầu ra. - Nhập dữ liệu vào máy tính. - Cuối mỗi tháng, quý lập bảng đối chiếu công nợ với khách hàng (tiền dịch vụ sửa chữa, cung cấp thiết bị...) và đối chiếu các hồ sơ, chứng từ. - Lập báo cáo kết quả kinh doanh; chuyển báo cáo cho Kế toán tổng hợp. 2.1.3.13. Kế toán thuế - Tiếp nhận hồ sơ về thuế đầu vào thuế đầu ra từ các bộ phận liên quan; đối chiếu hồ sơ về thuế với dữ liệu trên máy tính. - Lập các báo cáo nộp Cục thuế Hải Dương: Các bảng kê thuế hàng hoá dịch vụ mua vào; Các bảng kê thuế hàng hoá dịch vụ bán ra; Tờ khai thuế GTGT; Tờ khai thuế thu nhập cá nhân; Báo cáo sử dụng hoá đơn. - Nhập dữ liệu vào máy tính. - Cuối mỗi quý lập tờ khai thuế tài nguyên (nếu có), các bản quyết toán thuế GTGT, Thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh, thu nộp ngân sách gửi Cục Thuế Hải Dương. - Lập báo cáo thu nộp ngân sách, chuyển báo cáo cho Kế toán tổng hợp. 2.1.3.14. Kế toán sửa chữa lớn - Tiếp nhận hồ sơ sửa chữa lớn (hợp đồng kinh tế,bản thanh quyết toán sửa chữa lớn); kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của hồ sơ; - Lập bản thanh quyết toán giá trị sửa chữa lớn; trình ký và phát hành; chuyển 1 bản thanh quyết toán giá trị SCL, phiếu giá và bản copy hoá đơn cho Kế toán tiền gửi ngân hàng; - Vào sổ theo dõi hợp đồng và nhập dữ liệu vào máy tính; - Cuối mỗi tháng đối chiếu sổ sách với hồ sơ sửa chữa lớn trong tháng; - Cuối mỗi quý lập báo cáo sửa chữa lớn; - Mỗi quý một lần tổ chức hội nghị thẩm tra phê duyệt quyết toán sửa chữa lớn. 2.1.3.15. Thủ quỹ - Hàng ngày tiếp nhận chứng từ thu, chi tiền mặt từ Kế toán tiền mặt; Kiểm tra phiếu thu, phiếu chi; thực hiện việc thu tiền, chi tiền; cập nhật chứng từ thu, chi vào báo cáo tình hình quỹ trong ngày; - Cuối mỗi ngày đối chiếu số phiếu thu, phiếu chi, kiểm tra số dư tồn quỹ tiền mặt với Kế toán tiền mặt; - Cuối mỗi tháng kiểm kê quỹ tiền mặt, phân loại chứng từ thu chi chuyển cho Kế toán tiền mặt lưu trữ. 2.1.3.16. Nhân viên làm đại lý nhận lệnh chứng khoán - Nhận kết quả giao dịch của phiên giao dịch hôm trước, vào sổ giao nhận kết quả giao dịch, nhập kết quả giao dịch (tiền mua, bán chứng khoán) cho từng khách hàng vào máy tính, trả kết quả giao dịch cho khách hàng; - Nhận lệnh giao dịch của khách hàng, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của lệnh, lập bảng kê lệnh, chuyển bảng kê lệnh về Công ty chứng khoán - Lập bảng thanh toán tiền mua bán chứng khoán và tiền hoa hồng. - Cuối năm thực hiện đối chiếu công nợ với Công ty chứng khoán; lưu trữ chứng từ. 2.1.3.17. Nhân viên theo dõi sổ cổ đông - Tổ chức hồ sơ, chứng từ quản lý và thực hiện trả cổ tức cho cổ đông. - Thực hiện các quyền khác của cổ đông và các công việc khác theo yêu cầu của Công ty và của cơ quan quản lý Nhà nước. 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ chính sách kế toán ở Công ty 2.2.1. Nguyên tắc kế toán chung áp dụng tại Công ty Công ty đang áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm Dương lịch. Công ty áp dụng kỳ kế toán là 1 quý. 1 niên độ kế toán gồm 4 kỳ kế toán. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi sổ kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ). Việc chuyển đổi các đồng tiền khác theo nguyên tắc tỷ giá thực tế. Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo trị giá hàng tồn kho thực tế. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính khấu hao Tài sản cố định: phương pháp khấu hao đường thẳng. 2.2.2. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ Chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty tuân theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ - CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty bao gồm 5 chỉ tiêu: Chỉ tiêu lao động tiền lương (Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội…) Chỉ tiêu hàng tồn kho (Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm kê vật tư…) Chỉ tiêu bán hàng (Hóa đơn bán hàng…) Chỉ tiêu tiền tệ (Phiếu thu, Phiếu chi, Bảng kiểm kê quỹ…) Chỉ tiêu TSCĐ (Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ…) Tất cả chứng từ kế toán do Công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều được tập trung vào Phòng Tài chính - kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán. - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc ký duyệt. - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán: - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán. - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan. - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. 2.2.3. Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản Hệ thống tài khoản hiện nay Công ty đang sử dụng về cơ bản là hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Ngoài ra, Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên không sử dụng các TK của phương pháp kiểm kê định kỳ (TK 611, TK 631). Tài khoản của Công ty được chi tiết cho từng đối tượng, mỗi đối tượng lại được chi tiết theo từng trường hợp cụ thể. 2.2.4. Tổ chức vận dụng hình thức sổ sách Do đặc điểm về ngành nghề kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ kế toán, trang thiết bị vật chất, Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Hiện nay công ty đang sử dụng các loại sổ sau: Sổ Nhật ký chung: Sổ này được ghi hàng ngày, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và phục vụ cho việc ghi Sổ cái. Sổ cái: Được mở cho từng quý dùng để ghi các nghiệp vụ phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản. Mỗi tài khoản dược mở trên một trang hoặc một số trang liên tiếp. Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán càn thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ chi tiết phải khớp đúng với Sổ cái. Với một số lượng thông tin lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mểm kế toán FASTACCOUNTING 2006. Phần mềm được thiết kế trên nguyên tắc hình thức Nhật ký chung, phần mềm được cung cấp bởi Công ty cổ phần phát triển phần mềm FAST. Kế toán viên sau khi tập hợp và phân loại chứng từ sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy, phần mềm sẽ tự động chạy vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ bằng máy như sau: Sơ đồ 04: Quy trình hạch toán trên máy vi tính: Chứng từ kế toán Sổ kế toán: - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp Phần mềm kế toán - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối kỳ: Đối chiếu, kiểm tra: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy định của phần mềm kế toán. Sau khi nhập dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và sổ Nhật ký chung, máy sẽ tự tổng hợp và ghi vào các Sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản liên quan. Cuối kỳ kế toán, kế toán thực hiện thao tác cộng sổ (khoá sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiên tự động và đảm bảo độ chính xác, trung thực theo thông tin đươc nhập trong kỳ. Phần mềm cũng cho phép xuất số liệu ra bảng tính Exel do đó rất thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu. Định kỳ kế toán tiến hành in các mẫu sổ ra giấy và thực hiện các thủ tục pháp lý quy định như đối với sổ ghi bằng tay, việc đính kèm các chứng từ vẫn được thực hiện theo luật định. Việc áp dụmg phần mềm kế toán giúp giảm nhẹ công việc kế toán, độ chính xác cao đáp ứng kịp thời yêu cầu quản trị. Mẫu sổ được thiết kế theo đúng quy định và tương đối đầy đủ các khoản mục để theo dõi theo yêu cầu của Công ty. 2.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Hiện nay, công ty áp dụng chế độ về báo cáo kế toán được ban hành kèm theo Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Cuối niên độ kế toán kế toán tiến hành khoá sổ và lập báo cáo kế toán. Công ty lập các báo cáo tài chính theo mẫu quy định của Bộ tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doamh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài ra, bất kỳ thời diểm nào theo yêu cầu của các cơ quan Nhà nước (ví dụ như: Cục Thống Kê,….) công ty có thể cung cấp các báo cáo khác nhằm phục vụ các công tác khác (ví dụ như công tác thống kê, dự báo….) như: Báo cáo về tình hình doanh thu trong một số năm Báo cáo về tổng số nộp ngân sách Báo cáo về tốc độ thanh quyết toán các công trình Báo cáo vế mức tăng trưởng cổ tức …….. 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu 2.3.1. Kế toán tiền mặt 2.3.1.1. Đặc điểm kế toán tiền mặt tại Công ty Tại Công ty CP dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc, tiền mặt được giữ tại quỹ theo một hạn mức nhất định chủ yếu chi dùng cho những nhu cầu thường xuyên của Công ty. Phòng Tài chính - kế toán có một kế toán tiền mặt theo dõi tình hình thu chi quỹ tiền mặt và một thủ quỹ trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt. Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ thu chi quỹ tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ hạch toán vào Sổ chi tiết TK 111- tiền mặt, sổ này được tự động ghi bằng phần mềm kế toán và thủ quỹ vào Sổ quỹ tiền mặt bằng tay.Cuối ngày, kế toán tiền mặt và thủ quỹ tiến hành đối chiếu Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ quỹ tiền mặt nhằm tránh sai sót và nhầm lẫn. Công ty tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối năm tài chính. Thành phần Ban kiểm kê bao gồm : Kế toán trưởng, Kế toán tiền mặt, Thủ quỹ. Nếu có chênh lệch xảy ra Ban kiểm kê tiến hành làm rõ nguyên nhân, chênh lệch quỹ tiền mặt phát hiện được sau kiểm kê sẽ được sửa chữa bằng bút toán đỏ hoặc bút toán bổ sung, nếu chưa tìm ra nguyên nhân thì sẽ được ghi vào các tài khoản chờ xử lý (TK 1381, TK 3381). 2.3.1.2. Nội dung kế toán tiền mặt Tổ chức chứng từ: - Phiếu thu (MS 01 – TT) - Phiếu chi (MS02 - TT) Sơ đồ 05: Quy trình luân chuyển phiếu thuNgười nộp tiền: Đề nghị nộp tiền KT tiền mặt: Lập phiếu thu Người nộp tiền: Đề nghị nộp tiền mặt: Lập phiếu thu Thủ quỹ: Thu tiền : KT tiền mặt: Lưu trữ Kế toán trưởng: Ký phiếu thu KT tiền mặt: Ghi sổ Sơ đồ 06: Quy trình luân chuyển phiếu chi: Đề nghị chi tiền KT trưởng: Duyệt chi KT trưởng: Ký phiếu chi KT tiền mặt: Viết phiếu chi KT tiền mặt: Ghi sổ KT tiền mặt: Kẹp chứng từ Thủ quỹ: Xuất quỹ Ngoài hai chứng từ chính ở trên, Công ty còn sử dụng một số chứng từ khác như: Biên lai thu tiền, Bảng kiểm kê quỹ… Tài khoản sử dụng: Tài khoản chính được sử dụng là TK 111 “Tiền mặt”: Bên Nợ: - Các khoản tiền mặt nhập quỹ - Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê Bên Có: - Các khoản tiền mặt xuất quỹ - Số tiền mặt thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt hiện còn tồn quỹ. Ngoài ra, công ty sử dụng các tài khoản liên quan khác như: - TK 1121 “Tiền gửi ngân hàng VNĐ”. - TK 1388 “Phải thu khác”. - TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” - TK 331 “Phải thu khách hàng” - TK 334 “Phải trả ngưòi lao động” - … Hạch toán quỹ tiền mặt: Hạch toán tăng quỹ tiền mặt: Do thực tế khối lượng thanh quyết toán tại Công ty là lớn nên mọi giao dịch thanh toán chủ yếu là qua các tài khoản ở ngân hàng, các nhgiệp vụ làm tăng quỹ tiền mặt chủ yếu là: - Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111 Có TK 112(1) - Thu hồi tạm ứng: Nợ TK 111 Có TK 141 Hạch toán giảm quỹ tiền mặt: Quỹ tiền mặt dùng để chi những nhu cầu thường xuyên của Công ty. - Khi chi mua văn phòng phẩm, tiếp khách, hội họp, trả tiền điện, điện thoại…và các khoản chi khác phục vụ nhu cầu các phòng ban công ty: Nợ TK 642 Nợ TK133 Có TK 111 - Khi chi tạm ứng cho CBCNV đi công tác, mua vật tư: Nợ TK 141 Có TK 111 - Chi trả lương và các khoản trích theo lương cho CBCNV công ty: Nợ TK 334 Nợ TK 338 Có TK 111 - Chi thanh toán bồi dưỡng, khen thưởng CBCNV công ty: Nợ TK 431 Có TK 111 - Trả lãi ngân hàng: Nợ Tk 635 Có TK 111 2.3.1.3. Trình tự ghi sổ Sơ đồ 07: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt: Chứng từ tiền mặt Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết TK 111 Sổ chi tiết các TK liên quan Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 111 Sổ cái các TK liên quan 2.3.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng 2.3.2.1. Đặc điểm kế toán tiền gửi ngân hàng Các giao dịch của Công ty chủ yếu là với đối tác trong nước nên TGNH của Công ty chỉ bao gồm Việt Nam Đồng. Tài khoản TGNH của Công ty được mở ở nhiều ngân hàng khác nhau để thuận lợi cho việc giao dịch thanh toán giữa công ty và khách hàng. Kế toán tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Khi nhận được các chứng từ ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có chênh lệch thì Công ty thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời. Nếu xác định được nguyên nhân kế toán thực hiện bút toán bổ sung hoặc bút toán đỏ Nếu cuối kỳ vẫn chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì số chênh lệch sẽ ghi vào các tài khoản chờ xử lý (TK 1381, TK 3381). 2.3.2.2. Nội dung kế toán tiền gửi ngân hàng Tổ chức chứng từ: - Uỷ nhiệm thu: có chữ ký của giám đốc (hoặc người được uỷ nhiệm) và kế toán trưởng. - Uỷ nhiệm chi: do kế toán TGNH lập trên cơ sở lệnh chi và các văn bản chứng từ có giá trị tương đương. Uỷ nhiệm chi được lập ít nhất là 2 liên. Liên 1 dùng để ghi sổ, kẹp chứng từ. Liên 2 giao ngân hàng. - Giấy báo có của ngân hàng: là chứng từ do ngân hàng lập và gửi về báo cho Công ty biết có khoản tiền được nhập vào tài khoản của Công ty. - Giấy báo nợ của ngân hàng: là chứng từ do ngân hàng lập và gửi về báo cho Công ty biết có khoản tiền được rút khỏi tài khoản của Công ty. - Bảng sao kê của ngân hàng: Vào cuối mỗi ngày, ngân hàng gửi Bảng sao kê ngân hàng trrên đó ghi rõ số tồn đầu kỳ, những nghiệp vụ tăng giảm trong ngày, và số tồn cuối ngày. Đây là căn cứ để kế toán đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số liệu của ngân hàng. Sơ đồ 08: Quy trình luân chuyển Giấy báo có: Kế toán TGNH Ngân hàng Bảng sao kê ngân hàng Giấy báo có Sơ đồ 09: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TGNH: Lệnh chi và các chứng từ liên quan Giám đốc, KT trưởng:Ký duyệt Ngân hàng:Chuyển tiền; gửi giấy báo nợ, bảng sao kê NH; uỷ nhiêm chi Kế toán TGNH: Ghi sổ; đối chiếu, kẹp chứng từ Kế toán TGNH:Lập uỷ nhiệm chi Tài khoản sử dụng: Để hạch toán TGNH, Công ty sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” được mở chi tiết cho từng loại tiền và cho từng ngân hàng. Kết cấu TK: Bên Nợ: - Các khoản tiền gửi vào NH hoặc thu qua NH - Chênh lệch tỷ giá hối đoái tăng khi điều chỉnh tỷ giá Bên Có: - Các khoản tiền rút ra từ NH - Chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm khi điều chỉnh tỷ giá Số dư bên Nợ: Số tiền hiện còn gửi tại NH. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số TK liên quan như: - TK 131 “Phải thu khách hàng” - TK 111”Tiền mặt” - TK 341 “Vay dài hạn” - TK 331 “phải trả nhà cung cấp” - TK 136 “Phải thu nội bộ” - … Hạch toán tiền gửi ngân hàng: Hạch toán tăng tiền gửi ngân hàng: TGNH tăng chủ yếu là do khách hàng thanh toán theo hợp đồng, hoặc trả nợ. - Khi chủ đầu tư thanh toán theo hợp đồng qua TK TGNH Nợ TK 112 (chi tiết NH) Có TK 131( chi tiết KH) - Khi ngân hàng trả lãi tiền gửi không kỳ hạn: Nợ TK 112 (chi tiết NH) Có TK 515(1) - Ngoài ra, khi chuyển tiền từ NH này sang NH khác: Nợ TK 112(chi tiết NH nhận tiền) Có TK 112(chi tiết NH chuyển tiền) Hạch toán giảm tiền gửi ngân hàng: Các nghiệp vụ giảm TGNH của Công ty như sau: - Khi thanh toán các khoản vay: Nợ TK 341, TK 311(chi tiết NH) Có TK 112(chi tiết NH) - Khi thanh toán phí chuyển tiền: Nợ TK 642(8) Nợ TK 133 Có TK 112(chi tiết NH) - Khi trả lãi tiền vay: Nợ TK 635(2) Có TK 112(chi tiết NH) - Thanh toán tiền cho nhà cung cấp: Nợ TK 331(chi tiết nhà cung cấp) Có TK 112(chi tiết NH) - Mua vật tư, TSCĐ: Nợ TK 151, 152, 153, 211, 213 Có TK 112 (chi tiết NH) 2.3.2.3. Trình tự ghi sổ Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán TGNH Sổ chi tiết TK 112 Sổ chi tiết TK liên quan Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 112 Sổ cái các TK liên quan Nhập dữ liệu vào máy Chứng từ TGNH Sổ tổng hợp chi tiết TK 112 2.3.3. Kế toán tài sản cố dịnh (có số liệu minh họa) 2.3.3.1. Đặc điểm quản lý, phân loại và đánh giá TSCĐ tại Công ty Đặc điểm quản lý: Để phát huy hết tiềm năng, tính chủ động và sáng tạo của các phân xưởng, Công ty đã giao một phần TSCĐ của Công ty cho các phân xưởng sử dụng vào mục đích SXKD. Khi tiếp nhận và sử dụng TSCĐ các đơn vị phải chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích, kế hoạch và thông số kỹ thuật, nếu có mất mát phải bồi thường theo quy định. Khi các phân xưởng, phòng ban trong Công ty có nhu cầu về mua sắm, sửa chữa, thanh lý TSCĐ phải làm biên bản gửi Tổng giám đốc Công ty và Phòng Kế hoạch - vật tư để Công ty lên kế hoạch xét duyệt và quyết định. Phân loại TSCĐ: TSCĐ của Công ty chủ yếu là TSCĐHH có giá trị lớn, chiếm tỷ trọng nhiều nhất là máy móc thiết bị phục vụ cho mục đích SXKD. Để thuận tiện cho công tác hạch toán và quản lý TSCĐ, Công ty thực hiện phân loại theo hình thái biểu hiện của TSCĐ. Theo tiêu thức này, TSCĐ của Công ty sẽ được phân loại thành TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. Trong đó, TSCĐ hữu hình lại được phân loại tiếp như sau: Bảng 03: BẢNG TỔNG HỢP TSCĐ HỮU HÌNH (trích) (Quý 4/2008- Đơn vị : VNĐ) STT Nhóm TSCĐ Năm khấu hao Nguyên giá Giá trị khấu hao lũy kế Giá trị còn lại I. Nhà cửa, vật kiến trúc 2.826.659.000 190.424.715 2.636.234.285 1 Nhà văn phòng công ty 20 2.195.500.000 105.223.652 874.546.736 2 Nhà kho xưởng 10 207.917.800 20.455.105 46.781.505 … … … … … … II. Máy móc, thiết bị 11.525.469.337 448.439.155 11.077.030.182 1 Máy mài tròn BIII-152 9 1.072.617.311 233.233.339 839.383.912 2 Máy uốn ống thủy lực 7 170.526.000 40.002.457 130.523.543 3 Máy tiện kim loại 10 1.252.453.000 75.225.158 1.177.227.842 … … … … … … III. Phương tiện vận tải 1.512.152.000 162.008.454 1.350.143.546 1 Ô tô Kpaz-34K 2 80.059.800 32.261.178 47.438.622 2 Ô tô KAMAZ 8 204.483.600 12.609.532 191.874.068 … … … … … IV. Thiết bị dụng cụ quản lý 872.296.663 108.116.545 764.180.118 1 Máy tính + Phô tô+ Máy in 9 315.568.950 28.134.243 287.434.707 2 Thiết bị âm thanh 7 100.760.420 15.265.679 85.494.74. … … … … … … V TSCĐ khác 1.209.948.000 28.653.139 1.181.294.861 Tổng TSCĐHH 17.946.525.000 937.642.008 17.008.882.992 Đánh giá TSCĐ Nguyên giá: Nguyên giá TSCĐ của công ty được xác định là giá thực tế của TSCĐ khi đưa vào sử dụng tại công ty tuỳ thuộc vào nguồn hình thành TSCĐ mà kế toán xác định nguyên giá tài sản. TSCĐ của công ty hình thành chủ yếu do mua sắm. Nguyên giá TSCĐ được xác định như sau: NG = Giá mua + Thuế, phí, lệ phí + Phí tổn trước khi sử dụng - Thuế được hoàn lại – CKTM, GGHM – Giá trị sản phẩm thu được khi chạy thử Ngoài ra, có một số ít tài sản là do công ty tự chế. Nguyên giá được xác định như sau: - Đối với TS công ty tự chế : NG = Giá quyết toán + Chi phí mới - Đối với TS thuê thầu bên ngoài: NG = Giá hoá đơn + Chi phí mới Hao mòn TSCĐ: Công ty sử dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng. Đối với mỗi một TS khi đưa vào sử dụng, Phòng Kế hoạch- vật tư lập hồ sơ, trong đó ghi rõ thời gian sử dụng ước tính của TS, dựa vào tài liệu này kế toán tiến hành trích khấu hao theo công thức sau: Mkh năm = Nguyên giá TSCĐ : Số năm sử dụng dự kiến Việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ ở Công ty được thực hiện theo nguyên tắc tròn ngày. Giá trị còn lại: Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá – Hao mòn lũy kế 2.3.3.2. Nội dung kế toán TSCĐ KẾ TOÁN TĂNG GIẢM TSCĐ Tổ chức chứng từ: Chứng từ tăng TSCĐ: - Biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01- TSCĐ) do mua ngoài, xây dựng cơ bản bàn giao. - Các chứng từ khác liên quan đến tăng TSCĐ: giấy đề nghị mua TSCĐ, hóa đơn mua hàng,… Chứng từ giảm TSCĐ: - Biên bản thanh lý TSCĐ (MS 02-TSCĐ): đây là chứng từ phản ánh nghiệp vụ giảm TSCĐ thông qua thanh lý, nhượng bán. - Các chứng từ khác liên quan đến giảm TSCĐ: Giấy đề nghị thanh lý, nhượng bán TSCĐ… Sơ đồ 11: Quy trình luân chuyển chứng từ tăng TSCĐ Đơn vị có nhu cầu: Giấy đề nghị mua TSCĐ Giám đốc, P.KHVT: Ký duyệt P.KHVT: Mua TSCĐ, lập hồ sơ gửi phòng kế toán Kế toán TSCĐ: Ghi sổ, kẹp chứng từ Sơ đồ 12: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TSCĐ Đơn vị có nhu cầu: Giấy đề nghị thanh lý TSCĐ Giám đốc, P.KHVT: Thành lập HĐ đánh giá TSCĐ Quyết định thanh lý nhượng bán Kế toán TSCĐ: Ghi sổ, kẹp chứng từ P.KHVT: Thanh lý nhượng bán P.KHVT:Lập hồ sơ thanh lý nhượng bán Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tình hình tăng, giảm TSCĐ, Công ty sử dụng 2 tài khoản chủ yếu là TK 211 “TSCĐ hữu hình” và TK 213 “TSCĐ vô hình”. Kết cấu của 2 TK này như sau: Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ tăng trong kỳ. Bên Có: Nguyên giá TSCĐ giảm trong kỳ. Số dư bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ hiện có của Công ty. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác như: - TK 111 “Tiền mặt” - TK 331 “Phải trả nhà cung cấp” - TK 1381 “TSCĐ thiếu chờ xử lý” - … Hạch toán tăng, giảm TSCĐ: Hạch toán tăng TSCĐ: TSCĐ của Công ty tăng chủ yếu là do mua sắm bên ngoài, ngoài ra còn một số TS đươc hình thành do đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu hoặc do Công ty tự chế. Khi công ty trực tiếp mua TSCĐ, trường hợp mua máy móc thiết bị thưòng trả chậm, nếu mua thiêt bị quản lý thường thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc TGNH: Nợ TK 211,213 Nợ TK 133 Có TK 331, 111, 112 Trường hợp tự chế hoặc xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao: Nợ TK 211,213 Có TK 241 Hạch toán giảm TSCĐ: Các nghiệp vụ chủ yếu làm giảm TSCĐ ở công ty là do thanh lý, nhượng bán các TSCĐ dã khấu hao hết và không còn giá trị sử dụng. Ngoài ra, khi tiến hành kiểm kê TSCĐ xảy ra trường hợp mất mát TSCĐ. Khi thanh lý nhượng bán TSCĐ, kế toán ghi giảm nguyên giá TSCĐ: Nợ TK 214 Nợ TK 811 Có TK 211,213 Khi kiểm kê phát hiện thiếu, kế toán ghi : Nợ TK 1381 Nợ TK 214 Có TK 211 Sơ đồ 13: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ: ( Quý IV / 2008) TK 211 Dđk: 16.925.263.100 TK 111 TK 214 47.830.000 71.398.343 TK 331 TK811 1.042.857.171 100.455.500 TK 241 102.428.572 SPS: 1.193.128.743 SPS: 171.853.843 Dck: 17.946.525.000 Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ Chứng từ TSCĐ Nhập dữ liệu vào maý Nhật ký chung Sổ chi tiết TSCĐ Sổ chi tiết các TK liên quan Sổ tổng hợp TSCĐ Sổ cái TK 211, 213 Sổ cái các TK liên quan Bảng 04: SỔ CÁI Quý IV năm 2008 Tên TK: TK 211 “TSCĐ hữu hình” (Đơn vị: VNĐ) NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải NK chung TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có Số dư đầu quý 16.925.263.100 08/10 HĐ23 08/10 Mua máy in Lazer HP 14 18 111 47.830.000 17/11 HĐ31 17/11 Mua máy mài tròn BII 21 13 331 1.042.857.171 12/12 BB121 12/12 Tiếp nhận nhà xưởng A2 hoàn thành bàn giao 25 17 241 102.428.572 25/12 BB128 25/12 Thanh lý oto Misubishi 26 04 214 811 71.398.343 100.455.500 Cộng số phát sinh quý 1.193.128.743 171.853.843 Số dư cuối quý 17.946.525.000 KẾ TOÁN HAO MÒN TSCĐ: Tổ chức chứng từ: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Khi phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, Phòng Kế hoạch- vật tư gửi lên Phòng Tài chính- kế toán hồ sơ liên quan đến TSCĐ đó, kế toán TSCĐ dựa vào đó để tiến hành trích hay thôi không trích khấu hao, hàng tháng tiến hành lập bảng tính và phân bổ khấu hao có chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc dùng làm căn cứ ghi sổ và kẹp chứng từ. Quy trình lập và luân chuyển Bảng tính và phân bổ khấu hao như sau: Sơ đồ 15: Quy trình luân chuyển chứng từ KHTSCĐ: KT TSCĐ : Ghi sổ, kẹp chứng từ Giám đốc, KT trưởng : Ký duyệt KT TSCĐ: Lập bảng tính và phân bổ KH TSCĐ Bảng 05: BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Tháng 12 năm 2008 (Đơn vị: VNĐ) STT Chỉ tiêu Thời gian sử dụng (năm) Toàn doanh nghiệp TK 627-chi phí SXC-pxSC CN TK 642- chi phí quản lý DN Nguyên giá Số khấu hao 1 Số KH trích tháng trước 18.015.521.672 6.332.595 4.653.155 1.679.440 2 Số KH TSCĐ tăng trong._.