Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần chế tạo máy - TKV

ngân hàng KQKD : Kết quả kinh doanh VT : Vật tư XDCB : Xây dựng cơ bản BCTC : Báo cáo tài chính CNV : Công nhân viên VNĐ : Việt Nam đồng NN : Nhà nước DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Bảng 1.01: Bảng các chỉ tiêu phản ánh tốc độ tăng trưởng của công ty 6 Bảng 2.01: Một số tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3 22 Bảng 2.02: Phiếu nhập kho 38 Bảng 2.03: Phiếu xuất kho 40 Bảng 2.04: Thẻ kho 43 Bảng 2.05 : Bảng kê nhập xuất NVL 45 Bảng 2.06: Sổ chi tiết NVL 45 Bảng 2.07: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu 47 Bảng 2.08: Bảng kê số 3 50 Bảng 2.09: Nhật ký chứng từ số 7 52 Bảng 2.10: Sổ cái TK 152 53 Sơ đồ 1.01: Quy trình sản xuất kinh doanh 7 Sơ đồ1.02: Quy trình sản xuất sản phẩm cơ khí 8 Sơ đồ1.03: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 9 Sơ đồ 2.01: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 14 Sơ đồ 2.02 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký - chứng từ 23 Sơ đồ 2.03: Quy trình luân chuyển phiếu thu 28 Sơ đồ 2.04: Quy trình luân chuyển phiếu chi 28 Sơ đồ 2.05: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt 29 Sơ đồ 2.06: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tổng hợp thu chi tiền mặt 30 Sơ đồ 2.07: Quy trình luân chuyển Giấy báo có 32 Sơ đồ 2.08: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TGNH 33 Sơ đồ 2.09: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán TGNH 33 Sơ đồ 2.10: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tăng giảm TGNH 34 Sơ đồ 2.11: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho 37 Sơ đồ 2.12: Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho 39 Sơ đồ 2.13: Quy trình ghi sổ theo phương pháp thẻ song song 41 Sơ đồ 2.14: Sơ dồ trình tự ghi sổ kế toán NVL 48 Sơ đồ 2.16: Minh hoạ hạch toán tiền lương và thanh toán với NLĐ 57 Sơ đồ 2.17: Hạch toán các khoản trích theo lương 59 Sơ đồ2.18: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 60 Sơ đồ 2.19: Quy trình luân chuyển chứng từ tăng TSCĐ 61 Sơ đồ 2.20: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TSCĐ 62 Sơ đồ 2.21: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ 63 Sơ đồ 2.22: Quy trình luân chuyển chứng từ KHTSCĐ 64 Sơ đồ 2.23: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ 66 Sơ đồ 2.24: Trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp chi phí SXKD 71 Sơ đồ 2.25: Sơ đồ minh hoạ kế toán tổng hợp chi phí SXKD 72 Sơ đồ 2.26: Sơ đồ trình tự ghi sổ tiêu thụ và xác định KQKD 74 LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường thời kỳ mở cửa và hội nhập, kế toán với chức năng của mình càng trở nên đặc biệt quan trọng trong việc phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh; xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý tài chính của từng tổ chức doanh nghiệp và của nhà nước. Đồng thời đây còn là công cụ hữu hiệu nhất giúp các nhà quản lý tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh một cách phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất. Để tồn tại và phát triển theo các quy luật khắt khe của nền kinh tế, các doanh nghiệp phải thật sự năng động về mọi mặt, phải biết tận dụng các biện pháp kinh tế một cách linh hoạt và khéo léo. Trong đó việc tổ chức công tác kế toán phù hợp, khoa học và hiệu quả là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay. Một bộ máy kế toán làm việc hiệu quả sẽ đảm bảo phản ánh đầy đủ kịp thời các thông tin từ đó tham mưu cho các cấp quản lý trong việc đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh và có những quyết định đúng đắn kịp thời. Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cơ khí chế tạo máy cũng không nằm ngoài quy luật này. Là một sinh viên chuyên ngành Kiểm toán, sau một quá trình học tập và theo yêu cầu của chương trình đào tạo tại trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, em đã tham gia tìm hiểu thực tế công tác kế toán tài chính tại Công Ty Cổ phần Chế Tạo Máy-TKV. Đợt kiến tập này đã cho phép em có cơ hội làm quen và tiếp cận thực tế với các quy trình tổ chức, các tác nghiệp cụ thể của công tác kế toán, tài chính tại doanh nghiệp – đó sẽ là những kiến thức và kinh nghiệm thực tế quý báu giúp em trong quá trình tham gia công tác sau khi tốt nghiệp. Trên cơ sở tiếp xúc thực tế, cùng với kiến thức đã được đào tạo tại Nhà trường và sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Quốc Trung, em đã hoàn thành bài báo cáo kiến tập này. Về mặt kết cấu, ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung của báo cáo được chia thành ba chương chính: Chương 1: Tổng quan về Công ty cổ phần chế tạo máy-TKV Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần chế tạo máy - TKV Chương 3: Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần chế tạo máy – TKV Do thời gian kiến tập có hạn, công tác tổ chức kế toán phức tạp nên báo cáo không tránh khỏi những khiếm khuyết thiếu sót, kính mong thầy giáo cùng các cán bộ, nhân viên trong công ty đóng góp ý kiến thêm cho em để báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, tháng 7 năm 2010 Sinh viên thực hiện Trần Thanh Hảo Chương 1TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO MÁY- TKV 1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO MÁY – TKV Tên giao dịch quốc tế: Vinacomin - Machinery Joint Stock Company ĐKKD số : 2203001328 Nơi cấp: Sở Kế hoạch & Đầu tư Quảng Ninh Ngày cấp: 31/03/2008 Địa chỉ : số 486, đường Trần Phú, Thị xã Cẩm Phả, tỉnh Quảng Ninh Điện thoại: (84 – 033) 862.319 Fax: (84 – 033) 862.034 Email: ccmec_qn@hn.vnn.vn Website: Mã số thuế: 5700495999 Tài khoản VND số: + 052.01.01.0000717 Tại: Ngân hàng thương mại cổ phần hàng hải Cẩm Phả. + 102010000223645 Tại: Ngân hàng công thương thị xã Cẩm Phả Vốn điều lệ hiện tại: 40,85 tỷ đồng trong đó vốn Nhà nước: 16,74 tỷ đồng Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Công Hoan Chức vụ: Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc. Tiền thân của Công ty Chế tạo máy – TKV là Nhà máy Cơ khí Trung tâm Cẩm Phả, được thành lập theo Quyết định 16/VP/QĐ/TC ngày 23/07/1968 của Bộ Trưởng Bộ Công nghiệp nặng, trực thuộc Tổng công ty mỏ. Nhà máy mới thành lập gồm có Ban giám đốc, 13 phòng ban và 8 phân xưởng sản xuất đặt tại trụ sở Km4 phường Cẩm Thuỷ, thị xã Cẩm Phả, tỉnh Quảng Ninh. Đến ngày 01/12/1995, Bộ Công nghiệp quyết định thành lập lại Công ty cơ khí Trung tâm Cẩm Phả, trực thuộc Tổng Công ty Cơ khí năng lượng và mỏ theo quyết định số 234/QĐ-TCCB, với vốn kinh doanh 56.163 triệu đồng Ngày 23/05/2001, Công ty Cơ khí Trung tâm Cẩm Phả được chuyển về làm đơn vị thành viên của Tổng Công ty Than Việt Nam. Ngày 12/5/2004, Công ty chính thức chuyển thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Chế tạo máy - TKV với vốn điều lệ 26.419,18 triệu đồng. Quyết định số 2226/QĐ-HĐQT ngày 19/09/2007 của Hội đồng quản trị Tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam về việc Phê duyệt phương án cổ phần hóa và chuyển Công ty TNHH một thành viên chế tạo máy-TKV thành công ty cổ phần chế tạo máy – TKV (gọi tắt là VMC). Đến ngày 17/02/2008, Đại hội đồng cổ đông lần thứ nhất chính thức thành lập Công ty cổ phần chế tạo máy- TKV. Từ ngày thành lập đến nay, công ty luôn nỗ lực hết mình để cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, khẳng định tên tuổi và uy tín trong và ngoài nước. Nhờ những đóng góp đó, công ty đã được trao tặng nhiều giải thưởng cao quý như: Đơn vị thi đua xuất sắc nhất nhóm ngành cơ khí năm 1984 Đơn vị thi đua khá nhất xây dựng đường dây 500Kv bắc-nam Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ năm1994 Huân chương lao động hạng ba giai đoạn 1996-2000 Đơn vị xuất sắc trong phong trào thi đua do Bộ công nghiệp trao tặng năm 2005 Huân chương lao động hạng nhì do Chủ tịch nước Nguyễn Minh Triết trao tặng năm 2006 Giải thưởng đơn vị nhất nhóm ngành cơ khí trong hội thi chọn thợ giỏi cấp tập đoàn các công ty do Tập đoàn than-khoáng sản Việt Nam trao tặng năm 2007 và 2009. Đơn vị xuất sắc trong phong trào thi đua năm 2008 do Bộ công thương trao tặng … 1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH CỦA CÔNG TY. Công ty cổ phần chế tạo máy – TKV (VMC) thuộc Tập đoàn công nghiệp than- khoáng sản Việt Nam, có một tiềm năng lớn trong lĩnh vực chế tạo các thiết bị cơ khí của Việt Nam. Ngành nghề kinh doanh của VMC chủ yếu là: Chế tạo, sửa chữa máy móc thiết bị và phụ tùng cho ngành khai thác khoáng sản năng lượng và các ngành khác Sản xuất kinh doanh các sản phẩm đúc, cán kéo thép, kết cấu kim loại, sản xuất kinh doanh khí Ôxy, khí Nitơ Chế tạo các ống thép, các thiết bị chịu lực cao Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị phụ tùng hàng hóa phục vụ cho sản xuất và đời sống Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng và ống bê tông chịu áp lực cao Xây dựng và lắp đặt các công trình công nghiệp, dân dụng Chế biến và tiêu thụ than sinh hoạt Dịch vụ kiểm tra, kiểm định mối hàn áp lực, thiết bị thủy lực Vận tải thủy và các ngành nghề khác được pháp luật cho phép Công ty được trang bị các thiết bị dây chuyền sản xuất công nghệ hiện đại để đáp ứng cho việc sửa chữa và chế tạo 32.000 tấn sản phẩm/năm, nhằm phục vụ cho ngành khai thác than và các ngành kinh tế khác. Các đơn vị thành viên trong Công ty đã tạo thành một dây chuyền công nghệ khép kín từ khâu đúc, rèn dập, gia công cơ khí, nhiệt luyện lắp ráp đến sửa chữa thiết bị. Hơn 10 năm qua, khi đất nước mở cửa, nền kinh tế thị trường hòa nhập với quốc tế, công ty đã thành công trong việc hợp tác với nhiều hãng cơ khí lớn của nhiều nước trên thế giới như: Pháp, Nhật, Nga, Ấn Độ, Úc, Canada, Hàn Quốc, Trung Quốc… sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm sử dụng trong các lĩnh vực kinh tế: chế tạo phụ tùng thiết bị cung cấp cho ngành xi măng, nhà máy cán thép, nhà máy đường, chế tạo các loại đường ống áp lực, kết cấu thép, chế tạo và lắp ráp khung máy phát điện cho nhà máy thủy điện và nhiệt điện, chế tạo các loại thiết bị cho các ngành khai thác mỏ,… Thị trường chính là khu vực Đông Nam Á và nội địa. Bảng 1.01. Bảng các chỉ tiêu phản ánh tốc độ tăng trưởng của công ty Chỉ tiêu ĐVT Năm2007 Năm2008 Năm 2009 I. Kết quả kinh doanh 1. Doanh thu Tr.đ 617.941 772.777,17 669.006,47 2. Chi phí Tr.đ 613.038,33 767.270,5 661.647,8 3. Lợi nhuận trước thuế Tr.đ 4.902,67 5.506,67 7.358,67 4. Nộp NSNN (thuế TNDN+ các khoản phải nộp khác) Tr.đ 1.859 4.177,02 15.993,97 5. Lợi nhuận sau thuế Tr.đ 3.677 4.130 5.519 6. Lợi nhuận/cổ phiếu đ 867 900 1.351 II. Một số chỉ tiêu tài chính 1. Tổng tài sản Tr.đ 389.976 476.915,5 406.283,3 2. Tài sản ngắn hạn Tr.đ 291.772 376.591,7 289.344,6 3. Tài sản dài hạn Tr.đ 98.204 100.323,8 116.938,7 4. Nguồn vốn chủ sở hữu Tr.đ 43.678 44.398,6 48.825,1 5. Nợ phải trả Tr.đ 346.298 432.516,9 357.458,2 III. Các chỉ tiêu khác 1. Số lượng lao động BQ trong danh sách Người 1.313 1.160 1.215 2. Tổng quỹ lương Tr.đ 32.432,8 67.086,7 76.118,9 3. Thu nhập bình quân 1000đ/ng/th 2.800 4.819 5.220 Nhận xét : Qua bảng số liệu kết quả hoạt động của công ty trong những năm gần đây, ta có thể thấy hầu hết các chỉ tiêu của Công ty đều tăng. Điều này thể hiện được sự nỗ lực và những cố gắng của Công ty khắc phục khó khăn trong cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu.Bên cạnh đó thu nhập bình quân của nhân viên trong công ty đều tăng. Nguyên nhân do lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh tăng, điều này góp phần nâng cao thu nhập của cán bộ công nhân viên trong công ty và giúp họ có thêm tinh thần cũng như động lực hăng say làm việc. Đồng thời Công ty còn đóng góp được vào ngân sách nhà nước một số tiền đáng kể theo mức lợi nhuận thu được. Các số liệu trên chứng tỏ Công ty vẫn đang trên đà phát triển và kinh doanh có lãi. 1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 1.3.1. Đặc điểm tổ chức hệ thống sản xuất: Sơ đồ 1.01: Quy trình sản xuất kinh doanh Phòng SXKD: lập kế hoạch sản xuất, phân bổ kế hoạch xây dựng hợp đồng Đơn đặt hàng Kế hoạch bán hàng Giám đốc xét duyệt Ký hợp đồng Bàn giao cho khách hàng, thanh lý hợp đồng Các phòng ban và PX:Chuẩn bị nguồn lực: vật tư, máy móc,nhân công, vốn, kỹ thuật… Kiểm định chất lượng sản phẩm, dịch vụ PX: sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ Hàng năm phòng SXKD phải xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn cho Công ty, tìm hiểu về thị hiếu của người tiêu dùng, tìm kiếm đối tác, giao dịch và ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng. Sau đó trình kế hoạch để giám đốc xét duyệt.Trên cơ sở hợp đồng và kế hoạch, phòng SXKD tổ chức phối hợp các phòng ban: vật tư, cấp phát, kỹ thuật, cơ điện…chuẩn bị các nguồn lực: NVL, máy móc thiết bị, nhân công, vốn, kỹ thuật… để tiến hành sản xuất đồng thời theo dõi, điều độ việc thực hiện kế hoạch. Sản phẩm sau khi được kiểm định về mặt quy cách, phẩm chất sẽ được nhập vào các kho của công ty hoặc giao thẳng cho khách hàng. Sau khi đã thực hiện xong các điều khoản ký kết trong hợp đồng hai bên tiến hành quá trình thanh lý hợp đồng. 1.3.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Công ty cổ phần chế tạo máy-TKV tổ chức sản xuất kinh doanh với sản phẩm chính là sản phẩm cơ khí. Quy trình sản xuất cơ khí: Tạo phôi – Gia công cơ khí – Lắp ráp – Sản phẩm được minh họa cụ thể qua sơ đồ: Sơ đồ1.02: Quy trình sản xuất sản phẩm cơ khí Chế tạo phôi Đúc (PX đúc) Chế tạo phôi Rèn (PX gia công áp lực) Chế tạo phôi Gò hàn ( PX kết cấu 1;2) Chế tạo gia công cắt gọt (PX Cơ khí 1; CK2; CK3) Lắp ráp sản phẩm (PX máy mỏ 1; 2) Nhập kho thành phẩm (Hàng hóa) Vật tư, phụ tùng mua ngoài 1.4. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY: 1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc PGĐ sản xuất PGĐ đầu tư xây dựng Phòng tổ chức lao động Phòng kỹ thuật sản xuất Phòng cơ năng Phòng vật tư, quản lý cấp phát Phòng KCS Phòng SXKD, thị trường Phòng an toàn Phòng đầu tư xây dựng PGĐ kỹ thuật Phòng bảo vệ, thanh tra KT Phòng hành chính Phòng kế toán TC Các phân xưởng sản xuất Phòng y tế Nhà ăn công nghiệp Sơ đồ 1.03: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: 1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong bộ máy quản lý : Việc quản lý và điều hành công ty được thực hiện dựa trên 4 nguyên tắc sau: Nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ, và tôn trọng pháp luật. Cơ quan quyết định cao nhất là Đại hội đồng cổ đông. Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị để quản trị công ty giữa hai kỳ đại hội, bầu ra Ban kiểm soát để kiểm tra mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty Quản lý điều hành hoạt động của công ty là giám đốc công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm. Dựa trên những nguyên tắc đó chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban trong công ty được xác định như sau: Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, quyết định các vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển dài hạn của công ty. Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Hội đồng quản trị: là cơ quan thực hiện các quyết định của đại hội đồng cổ đông, hoạt động tuân thủ các quy định của pháp luật và điều lệ của công ty. Đứng đầu Hội đồng quản trị là Chủ tịch hội đồng quản trị, thay mặt Hội đồng quản trị điều hành công ty là Giám đốc Ban kiểm soát: là cơ quan giám sát hoạt động của hội đồng quản trị và báo cáo lại tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Số lượng, trách nhiệm của ban kiểm soát được quy định tại Luật doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Giám đốc: là người do hội đồng quản trị bầu ra, thay mặt công ty chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao, về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Các phó giám đốc: trực tiếp điều hành các khối phòng ban thực hiện nhiệm vụ được giám đốc phân công. Phó giám đốc kỹ thuật: là người chịu trách nhiệm giám đốc vể mặt kỹ thuật và chất lượng các sản phẩm. Phó giám đốc sản xuất: là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về chỉ đạo và tiến hành các phương án sản xuất kinh doanh. Phó giám đốc đầu tư xây dựng: là người thay mặt giám đốc quyết định các vấn đề về đầu tư mua sắm thiết bị, xây dựng công trình nhà xưởng… Phòng kỹ thuật sản xuất: quản lý, hỗ trợ các PX về mặt kỹ thuật, công nghệ sản xuất sản phẩm. Phòng KCS: quản lý chất lượng sản phẩm bao gồm: kiểm tra vật tư, kiểm tra việc thực hiện quy trình chế tạo sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm. Phòng SXKD, thị trường: lập kế hoạch ngắn, trung dài hạn,kế hoạch tác nghiệp, tiếp thị thị trường trong ngành than.Điều khiển sản xuất, hạch toán chi phí, quản lý kho thành phẩm và giao hàng. Nghiên cứu, khai thác thị trường, kiến tạo hợp đồng. Phòng vật tư, quản lý cấp phát: Mua vật tư, phụ tùng cho sản xuất. Quản lý kho vật tư, tiếp nhận, bảo quản vật tư, cấp phát vật tư cho sản xuất. Các phân xưởng bao gồm: -PX Đúc: chức năng chế tạo phôi theo công nghệ đúc cho công ty. -PX Gia công áp lực: chế tạo phôi theo công nghệ rèn, dập. -PX Kết cấu 1; 2: chế tạo sản phẩm theo công nghệ kết cấu hàn -PX Kết cấu xây lắp: chế tạo các sản phẩm cấu kiện bê tong, xây lắp công trình. Sửa chữa, bảo dưỡng các công trình kiến trúc của công ty. - PX Cơ khí 1; 2: chế tạo sản phẩm theo công nghệ gia công cắt gọt kim loại. - PX Cơ khí 3: chế tạo sản phẩm theo công nghệ gia công cắt gọt kim loại, chế tạo đồ gá, dụng cụ cắt gọt cho các PX. - PX Máy mỏ 1; 2: sửa chữa thiết bị khai thác mỏ bao gồm thiết bị xe gạt, máy xúc thủy lực, máy khoan, máy xúc điện. - PX Năng lượng: sản xuất ôxy-nitơ, quản lý vận hành, sửa chữa hệ thống điện; khí nén và hơi nước - PX Cơ điện : sửa chữa máy móc thiết bị trong công ty - PX Vận tải: vận chuyển, nâng tải hàng hóa. Phòng an toàn: Quản lý công tác an toàn vệ sinh lao động. Phòng y tế: quản lý việc chăm sóc sức khỏe người lao động, tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm. Giải quyết sơ cứu tai nạn lao động trong công ty, chuyển nạn nhân đi tuyến trên. Phòng đầu tư xây dựng: quản lý các vấn đề về đầu tư trang thiết bị thuộc tài sản cố định, quản lý các dự án đầu tư phát triển công ty. Phòng cơ năng: quản lý về mặt kỹ thuật vận hành sử dụng và sửa chữa máy móc thiết bị thuộc tài sản cố định của công ty Phòng tổ chức cán bộ lao động: quản lý lao động, tiền lương trong công ty, lập kế hoạch cân đối lao động tiền lương, lập và theo dõi định mức lao động, thanh quyết toán tiền lương hàng tháng cho các đơn vị trong công ty. Theo dõi và qiải quyết thanh quyết toán chế độ người lao động: ốm đau, thai sản, làm ca 3, bồi dưỡng độc hại, các chế độ bảo hiểm cho người lao động… Phòng Tài chính kế toán: quản lý, phản ánh trung thực kịp thời tình hình tài chính, tổ chức hạch toán kế toán, lập báo cáo, phân tích tình hình tài chính, tham mưu cho giám đốc về tài chính, lập kế hoạch cân đối tài chính Phòng hành chính: làm công tác văn thư, tổ chức hội nghị, tiếp đón khách, tổng hợp báo cáo, lập báo cáo, thường trực công tác thi đua, khen thưởng. Phòng bảo vệ, thanh tra kiểm tra : chịu trách nhiệm về an ninh trật tự , bảo vệ an toàn tài sản của công ty. Kiểm tra giám sát hoạt động đồng thời đôn đốc nhắc nhở của các bộ phận hoàn thành nhiệm vụ. Chương 2:THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO MÁY - TKV 2.1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY: Quy định chung: Phòng kế toán tài chính là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức, quản lý của công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, về nghiệp vụ do kế toán trưởng tổ chức thực hiện. Hoạt động của phòng tuân theo nguyên tắc, chế độ quy định tại các văn bản pháp quy hiện hành; những quy chế, quy định của Tập đoàn than-khoáng sản Việt Nam và giám đốc công ty. Chức năng: là phản ánh trung thực, chính xác đầy đủ mọi thông tin về hoạt động SXKD và giám đốc toàn bộ hoạt động quản lý tài chính trong DN. Nhiệm vụ: thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán; kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản và nguồn vốn, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán; phân tích thông tin số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật Dựa trên đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý, Công ty xây dựng bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung. Đội ngũ kế toán công ty trẻ, năng động và giỏi về chuyên môn nghiệp vụ. Phòng kế toán của công ty gồm 14 người. Đứng đầu là kế toán trưởng, tiếp đó là các kế toán viên phụ trách các phần hành kế toán riêng biệt. Giữa các phần hành kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, so sánh đối chiếu để đảm bảo cho các thông tin được ghi chép chính xác kịp thời, mỗi phần hành kế toán đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng kế toán. Cách tổ chức này vừa đảm bảo sự chuyên môn hóa giữa các phần hành đồng thời thuận tiện trong quá trình đối chiếu soát xét giữa phòng kế toán và phòng kiểm soát. 2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Sơ đồ 2.01: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Phó phòng phụ trách tổng hợp, quản trị chi phí Phó phòng phụ trách thu hồi công nợ, kế toán thuế, chi nhánh Nhân viên kế toán TH vật tư, kho vật liệu phụ, nhiên liệu Nhân viên kế toán tiền mặt, bán hàng và thanh toán với người mua Nhân viên kế toán TH chi phí, theo dõi công nợ cấp trên, đơn vị nội bộ Nhân viên kế toán ngân hàng, lương, BHXH và các khoản phải trả khác Nhân viên kế toán kho, phụ tùng, NVL chính, thiết bị. Nhân viên kế toán đầu tư XDCB, TSCĐ, nguồn vốn Nhân viên kế toán kho, thành phẩm, bán Tp, tiêu thụ Nhân viên kế toán giá thành, hạch toán nội bộ phân xưởng Nhân viên kế toán thanh toán tạm ứng, thủ quỹ Nhân viên kế toán thanh toán với người bán, kho công nghệ, cơ năng Nhân viên kế toán kho, đại lý vòng bi, thống kê. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận trong bộ máy kế toán: Cơ cấu tổ chức gồm: - Ban lãnh đạo phòng - Tổ tổng hợp - Tổ tài chính Được phân công cụ thể như sau: *Ban lãnh đạo: 03 người Kế toán trưởng: - Là người đứng đầu bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban Giám Đốc và trước các cơ quan chức năng có liên quan về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty. - Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá công việc do các kế toán viên thực hiện. - Báo cáo kịp thời về tình hình kinh doanh trong từng thời kỳ với Ban Giám Đốc. - Phân tích có hệ thống báo cáo có liên quan đến việc thực hiện các kế hoạch tài chính, tín dụng, giá thành, chấp hành kỷ luật tài chính và thanh toán, kết quả hoạt động SXKD của công ty. Trên cơ sở đề xuất những biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất bằng cách khắc phục thiếu sót, ngăn ngừa những chi phí không hợp lý, phòng ngừa tổn thất nhằm hạ giá thành sản phẩm, tăng tốc độ vòng quay vốn lưu động. Phó phòng KTTC thứ nhất: - Kế toán tổng hợp: Ghi chép, phản ánh tổng hợp toàn bộ tình hình vốn và tài sản, tình hình hoạt động SXKD của công ty. - Lập báo cáo tài chính tháng, quý, năm, báo cáo kiểm kê chính xác, kịp thời đầy đủ đúng các mẫu biểu quy định của Nhà nước và cấp trên. - Phụ trách quản trị nội bộ, giải quyết công việc khi Trưởng phòng đi vắng. Phó phòng KTTC thứ hai: - Phụ trách bán hàng và thu hồi công nợ. - Kế toán thuế : Căn cứ vào chế độ quy định, hàng tháng tính ra số thuế phải nộp các loại, gửi báo cáo cho cơ quan thuế; Theo dõi, phản ánh tình hình thực hiện nghĩa vụ với NSNN. - Theo dõi tài khoản phải thu khác (TK138) - Phụ trách kế toán chi nhánh công ty tại Hà Nội * Tổ tổng hợp: 05 người Tổ trưởng: - Quản lý tổ và bố trí công việc khi có người đi vắng. - Kế toán tổng hợp giá thành (theo dõi các TK: 154, 627, 642, 641) - Lập các NKCT tổng hợp và nhật ký đơn cho 13PX, bảng kê số 4 và lập báo cáo chi tiết theo mẫu quy định. - Theo dõi nhà ăn công nhân - Kế toán công đoàn - Quyết toán tiền lương các đơn vị - Quyết toán chi phí cho các phân xưởng và tập hợp phân tích chi phí cho các dự án có giá trị lớn. - Theo dõi và quản lý sổ cổ đông. Nhân viên 1: - Kế toán TSCĐ, đầu tư, theo dõi công nợ với khách hàng về các dự án đầu tư (TK 211, 214, 241, 331) + Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, nhượng bán, thanh lý và trích khấu hao ‎TSCĐ. Đồng thời định kỳ hàng ngày, cuối tháng căn cứ vào các chứng từ về TSCĐ tiến hành lập các sổ chi tiết, sổ cái TSCĐ và số khấu hao TSCĐ. + Theo dõi, phản ánh tình hình đầu tư các dự án thuộc nguồn vốn đầu tư XDCB. Lập quyết toán hạng mục công trình, dự án đầu tư hoàn thành theo quy định. + Ghi chép phản ánh chính xác tình hình tăng giảm từng loại nguồn vốn, nguồn quỹ hiện có của công ty. - Kế toán chi phí trả trước ngắn, dài hạn (TK 142, 242, 335) - Kế toán tổng hợp vật tư (TK152, 153) - Lập các NKCT, bảng kê, bảng phân bổ và các báo cáo chi tiết theo các TK quy định - Quyết toán chi phí cửa hàng ĐLVB - Theo dõi kho hàng hóa (TK156) - Theo dõi thống kê, lập báo cáo nhanh Nhân viên 2: - Kế toán kho thành phẩm, bán thành phẩm, kho cơ năng. - Theo dõi doanh thu và lập các bảng kê, báo cáo chi tiết tiêu thụ. - Theo dõi hàng hóa ra cổng chưa hoàn chỉnh thủ tục - Theo dõi các khoản thu nhập, chi phí khác ( TK 515, 711, 635, 811) Nhân viên 3: kế toán theo dõi các kho vật liệu phụ, nhiên liệu, CCDC Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác số lượng, giá trị từng loại nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho, tồn kho và luân chuyển qua từng bước trong quá trình sản xuất. Thường xuyên theo dõi quản lý kho tàng để phát hiện kịp thời những mất mát, hao hụt vật tư phụ tùng, tìm nguyên nhân quy trách nhiệm và biện pháp xử lý. Nhân viên 4: - Kế toán theo dõi các kho vật liệu chính, kho phụ tùng, thiết bị XDCB - Văn thư của phòng * Tổ tài chính: 05 người. Tổ trưởng: - Quản lý và bố trí công việc khi có người đi vắng - Kế toán tiền gửi, tiền vay ngân hàng (TK112, 144, 221,341, 315) - Kế toán các TK vãng lai với tập đoàn, chi nhánh (TK 136,336) - Kế toán BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, các khoản phải trả khác (TK338) - Kế toán theo dõi kinh phí Đảng công ty. - Lập các NKCT, báo cáo liên quan đến các TK theo dõi. Nhân viên 1: - Kế toán tiền mặt, bán hàng và thanh toán với người mua (TK111, 131) - Lập các NKCT liên quan đến các TK theo dõi, báo cáo biểu số B18 - Theo dõi và quản lý sổ cổ đông Nhân viên 2: kế toán phải trả người bán (TK331) gồm cả của hàng đại lý vòng bi; lập NKCT số 05 Nhân viên 3: Kế toán tổng hợp chi phí, theo dõi công nợ cấp trên, đơn vị nội bộ. Nhân viên 4: - Thủ quỹ : Có trách nhiệm giữ TM, quản lý số tiền trong quỹ tại công ty, theo dõi cập nhật chính xác số tiền hiện có trong quỹ;nhập quỹ, xuất quỹ TM theo phiếu thu, phiếu chi, giấy tạm ứng, tiến hành đối chiếu thường xuyên sổ quỹ với các sổ sách có liên quan; báo cáo thường xuyên số tiền tồn quỹ cho Kế toán trưởng, cung cấp số liệu cho phòng tài chính kế toán để có thể nắm bắt kịp thời tình hình thanh toán của Công ty - Kế toán thanh toán nợ tạm ứng, kế toán tiền lương - Lập các NKCT và các báo cáo chi tiết theo quy định (TK141, 351) 2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY: 2.2.1. Đặc điểm chung về vận dụng chế độ kế toán: - Chế độ kế toán áp dụng: Công ty Cổ phần Chế tạo máy-TKV hiện đang áp dụng chế độ kế toán trong Tập đoàn Công nghiệp than- khoáng sản Việt Nam theo QĐ số 2917/QĐ-HĐQT ngày 27/12/2006. - Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán: Báo cáo tài chính được lập theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006, áp dụng các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư ban hành kèm theo hướng dẫn việc thực hiện các chuẩn mực đó. - Hình thức kế toán: Nhật ký chứng từ. - Chữ viết sử dụng trong kế toán là: Tiếng Việt - Đơn vị tiền tệ được sử dụng là: Việt Nam Đồng (VND). Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển đổi sang Việt Nam Đồng theo tỷ giao dịch của thị trường liên Ngân hàng. - Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra VND - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Tính theo giá gốc. Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. Kho mà có giá gốc lớn hơn giá thị trường thực hiện theo quy định chuẩn mực kế toán số 2 hàng tồn kho - Phương pháp ghi nhận TSCĐ: TSCĐ hữu hình, vô hình được ghi nhận theo nguyên giá hoặc giá trị được đánh giá lại theo quy định của chính phủ. Nguyên giá được xác định bằng giá mua hoặc giá quyết toán công trình, các loại thuế (không bao gồm thuế được hoàn lại) và các chi phí khác liên quan đến việc tăng tài sản đưa vào trạng thái sẵn sàng sử dụng Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng, tỷ lệ khấu hao hằng năm phù hợp với hướng dẫn tại quyết định số: 206/2003/QĐ/BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính. Thời gian khấu hao của 1 tài sản hàng năm được thay đổi. - Nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí đi vay và các khoản chi phí khác: các chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang được tính vào giá trị tài sản đó (được vốn hóa). Tỷ lệ vốn hóa được sử dụng để xác định chi phí đi vay được vốn hóa trong kỳ: được xác định theo tỷ lệ lãi suất bình quân gia quyền của các khoản vay chưa trả trong kỳ. - Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: hàng hóa, dịch vụ đã chuyển giao cho khách hàng đã phát hành hóa đơn và được khách hàng chấp nhận thanh toán không phân biệt đã trả tiền hay chưa. Doanh thu hoạt động tài chính: tuân thủ chuẩn mực kế toán 14. Doanh thu hợp đồng xây dựng: tuân thủ chuẩn mực 15. - Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. - Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế TNDN hiện hành, chi phí thuế TNDN hoãn lại. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Hiện nay công ty áp dụng những quy định về chứng từ tại Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20/06/2003. Theo quyết định này công ty đã đăng ky sử dụng hầu hết các chừng từ do Bộ Tài Chính phát hành và thực hiện đúng chế độ kế toán về chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đảm bảo việc cung cấp các thông tin cho Ban lãnh đạo công ty. Cụ thể những chứng từ sử dụng tại đơn vị bao gồm: Chứng từ lao động, tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Giấy đi đường, Bảng thanh t._.oán tiền làm thêm giờ, Hợp đồng giao khoán, Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ; Biên bán kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ; Bảng kê mua hàng ; Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ… Chứng từ bán hàng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường… Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu tiền, Biên bản kiểm kê quỹ, Bảng kê chi tiền… Chứng từ tiền gửi ngân hàng: Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, bảng sao kê ngân hàng. Chứng từ tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ… Tại công ty, kế toán tiến hành ghi chép các chứng từ ban đầu một cách kịp thời đầy đủ đảm bảo thực hiện các khâu tiếp theo một cách thuận tiện. Các chứng từ như phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương của đơn vị, hóa đơn GTGT... được lập từ các bộ phận liên quan trong toàn Công ty khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi nhận được các chứng từ có liên quan kế toán Công ty tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Chứng từ là cơ sở để kế toán cập nhật số liệu, lên các sổ, báo cáo tài chính... Khâu tổ chức hạch toán đáp ứng được yêu cầu kinh tế và pháp lý. Các chứng từ bắt buộc đều được sử dụng theo đúng mẫu Bộ Tài chính, việc lập và ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán kịp thời đầy đủ và chính xác, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Xuất phát từ đặc điểm sản xuất, kinh doanh của công ty và dựa trên Chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính Ngày 20/03/2006 Công ty đã lựa chọn và đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản theo quy định. Tuy nhiên có một số tài khoản công ty không sử dụng đến như: Công ty hạch toán tổng hợp HTK theo phương pháp KKTX nên không sử dụng TK 611, 631. Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện tốt công tác hạch toán, Công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 để theo dõi. Ví dụ, các tài khoản 111, 112, 113 được chi tiết như sau: Bảng 2.01: Một số tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3 Số hiệu TK Tên tài khoản 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam 11211 TGNH VNĐ NH TMCP Hàng hải Cẩm Phả 11212 TGNH VNĐ NH Công thương Cẩm Phả 11213 TGNH VNĐ NH Ngoại thương Cẩm Phả ……. ………………….. 1122 Ngoại tệ 11221 Ngoại tệ NH TMCP Hàng hải Cẩm Phả 11222 Ngoại tệ NH Công thương Cẩm Phả ……. ………………….. 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 113 Tiền đang chuyển 1131 Tiền đang chuyển Việt Nam Đồng 1132 Tiền đang chuyển ngoại tệ 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Do đặc điểm về ngành nghề kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ kế toán, trang thiết bị vật chất, Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ. Sơ đồ 2.02 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký - chứng từ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hiện nay công ty đang sử dụng các loại sổ sau: Nhật ký chứng từ: là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh các nghiêp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo bên Có của các tài khoản. Các NKCT có thể mở cho một tài khoản hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. NKCT phải mở từng tháng, hết mỗi tháng phải khóa sổ NKCT cũ, lập NKCT mới cho tháng sau. Sổ cái: Là sổ tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản. Mỗi tài khoản dược mở trên một trang hoặc một số trang liên tiếp và sử dụng cho cả năm. Chỉ mở cho bên Nợ TK đối ứng với bên có tài khoản khác. Sổ cái được mở chi tiết cho các tài khoản: 111, 112, 131, 133,136, 138, 141,142, 144, 152,153, 156, 211, 214, 241, 221, 311,315, 341, 331, 333,336, 338, 511, 515,627, 632,635, 641, 642, 711, 811, 911. Sổ (thẻ) kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán càn thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ chi tiết phải khớp đúng với Sổ cái. Để tiện cho việc theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, công ty sổ và thẻ kế toán chi tiết sau: Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Thẻ kho Sổ tài sản cố định Sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán). Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Thẻ tính giá thành SP, DV Sổ chi tiết tiền vay Sổ chi tiết GVHB, bán hàng Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh *Trình tự ghi sổ kế toán: (1). Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. (2). Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính 2.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán: Hiện nay, định kỳ và cuối niên độ kế toán công ty lập các báo cáo kế toán theo mẫu quy định tại Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006 bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doamh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài ra công ty còn lập các Báo cáo khác theo quy định của Tập đoàn than- khoáng sản Việt Nam: Báo cáo chi tiết doanh thu chi phí, lãi lỗ Báo cáo kiểm kê TSCĐ, bất động sản đầu tư Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước Báo cáo tăng giảm nguồn vốn kinh odanh … Định kỳ bộ phận kế toán quản trị lập các báo cáo quản trị bao gồm : - Báo cáo về vốn bằng tiền: tiền mặt tại quỹ theo từng loại tiền, tiền gửi theo từng TK ngân hàng theo từng loại tiền (VNĐ, ngoại tệ các loại) - Báo cáo về công nợ : Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, phân loại theo kỳ hạn thanh toán (trong hạn thanh toán, quá hạn thanh toán.v.v…) - Báo cáo tổng hợp chi phí : báo cáo chi phí theo từng nội dung kinh tế, báo cáo chi phí theo từng PX. - Báo cáo tổng hợp kết quả hạch toán nội bộ. - Báo cáo kiểm kê sản phẩm dở dang. - … 2.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU: 2.3.1. Kế toán tiền mặt: 2.3.1.1. Đặc điểm về quản lý quỹ tiền mặt tại công ty: Công ty quy định tiền mặt được giữ tại quỹ theo một hạn mức nhất định, chủ yếu là để chi dùng cho những nhu cầu thường xuyên của công ty. Phòng kế toán của công ty có một kế toán tiền mặt theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt tại công ty và một thủ quỹ trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt. Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ thu chi quỹ tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ hạch toán vào Sổ chi tiết tài khoản 111- tiền mặt và thủ quỹ vào Sổ quỹ tiền mặt sổ này được viết bằng tay.Cuối ngày, kế toán tiền mặt và thủ quỹ tiến hành đối chiếu Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ quỹ tiền mặt nhằm tránh sai sót và nhầm lẫn. Công ty tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối năm tài chính. Thành phần Ban kiểm kê bao gồm : Kế toán trưởng, Kế toán tiền mặt, Thủ quỹ. Nếu có chênh lệch xảy ra Ban kiểm kê tiến hành làm rõ nguyên nhân ngay,đồng thời tiến hành điều chỉnh xử lý. Thường là do lỗi ghi chép của kế toán và thủ quỹ do đó chênh lệch quỹ tiền mặt phát hiện được sau kiểm kê sẽ được sửa chữa bằng bút toán đỏ hoặc bút toán bổ sung.. 2.3.1.2.Kế toán quỹ tiền mặt: *Tổ chức chứng từ: Phiếu thu (MS 01 – TT): Việc thu tiền vào quỹ phải có lệnh thu, giấy đề nghị nộp tiền (hoặc các văn bản, quyết định… có giá trị tương đương). Khi có nghiệp vụ thu tiền xảy ra trên cơ sở lệnh thu, Phiếu thu do kế toán tiền mặt lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt. Phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ, làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu “Đã thu tiền”. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.Quy trình luân chuyển phiếu thu được tóm tắt theo như sau: Người nộp tiền: Đề nghị nộp tiền Kế toán tiền mặt: lập phiếu thu Sơ đồ 2.03: Quy trình luân chuyển phiếu thu: GĐ, Kế toán trưởng: Ký phiếu thu Thủ quỹ: Thu tiền KT tiền mặt: Lưu trữ KT tiền mặt: Ghi sổ Phiếu chi: (MS 02- TT) Khi chi tiền từ quỹ tập trung của đơn vị phải có lệnh chi (Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng…) có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng. Trên cơ sở đó kế toán tiền mặt lập phiếu chi. Phiếu chi được chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để hạch toán, ghi sổ và kẹp chứng từ. Quy trình : Sơ đồ 2.04: Quy trình luân chuyển phiếu chi: Giám đốc: Duyệt chi Đề nghị chi tiền GĐ,KT trưởng: Ký phiếu chi KT tiền mặt: Viết phiếu chi KT tiền mặt: Ghi sổ và Kẹp chứng từ Thủ quỹ: Xuất quỹ *Tài khoản sử dụng: Tài khoản chính được sử dụng là tài khoản 111 “Tiền mặt”. tài khoản này có số dư bên nợ, trong kỳ khi có nghiệp vụ làm tăng quỹ tiền mặt kế toán tiền mặt ghi vào bên nợ TK 111, giảm tiền mặt ghi vào bên có. ` Ngoài ra, công ty sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 112, 131, 133, 152, 153, 211, 241, 311, 331, 411, 511, 711... * Quy trình hạch toán tổng hợp tiền mặt; Sơ đồ 2.05: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt: Sổ quỹ Phiếu thu, Phiếu chi... Nhật ký chứng từ số1 Sổ chi tiết quỹ tiền mặt Bảng kê 1 Sổ Cái TK111 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.06: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tổng hợp thu chi tiền mặt Tk 112 Tk 111 Tk 151,152,153,156 Rút TGNH nhập quỹ Mua vật tư, hàng hoá Tk 511,512 Tk 112 Thu tiền bán hàng Nộp tiền mặt vào NH Tk 515 Tk 331 Thu từ HĐ tài chính Trả nợ hoặc ứng trước tiền cho người bán TK 711 Tk 133 Thu khác Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Tk 131 TK 211,213,217,241 Khách hàng trả nợ Mua TSCĐ, BĐS hoặc hoặc ứng trước thanh toán CPXDCB Tk 411,441 Tk 311,315,333,334,338 Nhận vốn CSH Trả nợ vay ,nợ NN,CNV và các khoản nợ khác Tk 333(1 ) Tk 411,441 Thu VAT cho NN khi Trả vốn CSH bán HH,cung cấp DV 2.3.2. Kế toán TGNH: 2.3.2.1. Đặc điểm về quản lý TGNH của công ty: TGNH của công ty bao gồm các loại sau: Việt Nam Đồng, Ngoại tệ (chủ yếu là USD), vàng bạc, kim khí quý đá quý. Tài khoản TGNH của công ty hiện nay được nhiều ngân hàng khác nhau. Cuối ngày kế toán đối chiếu giữa sổ sách và chứng từ của ngân hàng nhằm tránh sai sót, nếu có chênh lệch xảy ra tiến hành kiểm tra tìm nguyên nhân. Nếu xác định được nguyên nhân kế toán thực hiện bút toán bổ sung hoặc bút toán đỏ. Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì số thừa thiếu sẽ được treo trên TK 1381 hoặc 3381. 2.3.2.2.Kế toán TGNH: * Tổ chức chứng từ: Uỷ nhiệm thu: có chữ ký của giám đốc (hoặc người được uỷ nhiệm) và kế toán trưởng Giấy báo có của ngân hàng: Giấy báo có do ngân hàng lập và là căn cứ để kế toán ngân hàng ghi sổ. Bảng sao kê của ngân hàng: Vào cuối mỗi ngày, ngân hàng gửi Bảng sao kê ngân hàng trên đó ghi rõ số tồn đầu kỳ, những nghiệp vụ tăng giảm trong ngày, và số tồn cuối ngày. Đây là căn cứ để kế toán đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số liệu của ngân hàng. Khi nhận được Giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiến hành hạch toán và ghi sổ kế toán. Giấy báo có sau đó được kế toán tiến hành kẹp chứng từ. Vào cuối ngày khi nhận được Bảng sao kê ngân hàng, kế toán tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và số liệu của ngân hàng. Quy trình luân chuyển và ghi sổ tóm tắt như sau: Giấy báo có Sơ đồ 2.07: Quy trình luân chuyển Giấy báo có: Kế toán TGNH Ngân hàng Bảng sao kê ngân hàng Uỷ nhiệm chi: Trên cơ sở lệnh chi và các văn bản chứng từ có giá trị tương đương, kế toán TGNH lập uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi được lập ít nhất là 2 liên (tuỳ theo yêu cầu của từng ngân hàng và tuỳ theo nội dung nghiệp vụ). Liên 1 dùng để ghi sổ, kẹp chứng từ. Liên 2 giao ngân hàng. Giấy báo Nợ: Giấy báo Nợ do ngân hàng lập và là căn cứ để kế toán ghi sổ. Bảng sao kê ngân hàng Để được phép chi tiền từ TK TGNH, kế toán TGNH phải nhận được đầy đủ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chi tiền đó (ví dụ: Dùng TGNH thanh toán tiền mua vật tư thì phải có bộ chứng từ bao gồm: Hợp đồng, Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho…). Khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ, kế toán TGNH lập Uỷ nhiệm chi có chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng chuyển cho ngân hàng. Khi nhận được Uỷ nhiệm chi, ngân hàng chi tiền và gửi Giấy báo nợ, bảng sao kê ngân hàng, Uỷ nhiệm chi đã có chữ ký của ngân hàng về cho công ty. Kế toán TGNH tiến hành ghi sổ đối chiếu và kẹp chứng từ. Quy trình luân chuyển như sau: Sơ đồ 2.08: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TGNH: Lệnh chi và các chứng từ liên quan Giám đốc, KT trưởng: Ký duyệt Ngân hàng:Chuyển tiền; gửi giấy báo nợ, bảng sao kê NH; uỷ nhiêm chi Kế toán TGNH:Ghi sổ,đối chiếu, kẹp chứng từ Kế toán TGNH:Lập uỷ nhiệm chi * Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tăng TGNH công ty sử dụng TK 112 là chính. TK này được mở chi tiết cho từng loại tiền và chi tiết cho từng ngân hàng. TK 112 có số dư bên nợ. Trong kỳ, khi có nghiệp vụ tăng TGNH, kế toán TGNH hạch toán vào bên nợ, giảm ghi vào bên có TK này. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số TK liên quan: *Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 2.09: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán TGNH Giấy báo Nợ, giấy báo Có, bảng sao kê NH NKCT số2 Sổ chi tiếtTGNH Bảng kê 2 Sổ Cái TK112 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.10: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tăng giảm TGNH (TK 11211- TGNH VNĐ NHTMCP hàng hải Cẩm Phả, Tháng 3/2010) TK 11211 dđk: 21.952.754 TK 131 TK 642 15.163.374.300 10.194.570 TK 111 TK 133 6.000.000 1.019.410 TK 515 TK 112 454.200.180 TK 341 869.495.750 TK 311 10.188.951.290 510.187 TK 152 102.767.009 TK 331 1.896.489.070 TK 211 1.663.373.107 dck: 5.382.860 2.3.3. Kế toán nguyên vật liệu: 2.3.3.1. Đặc điểm, phân loại và công tác quản lý NVL tại Công ty: Đặc điểm NVL: Do là một doanh nghiệp chế tạo máy có quy mô tương đối lớn nên NVL, vật tư của công ty ngoài những đặc điểm chung còn có những đặc điểm riêng biệt: NVL, vật tư của công ty phong phú về chủng loại, đa dạng về quy cách. NVL thường có khối lượng lớn, chẳng hạn sắt thép lên đến hàng nghìn tấn Chi phí NVL lớn, chiếm tỷ trọng cao trong giá thành sản phẩm NVL, CCDC được quản lý tại kho vật tư về mặt hiện vật. Phân loại NVL: NVL tại công ty rất phong phú và đa dạng. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ NVL và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán, NVL được phân loại dựa trên vai trò tác dụng của vật liệu đối với hoạt động SXKD của công ty. Theo đặc trưng này NVL được phân ra các loại sau đây: Vật liệu chính: Vật liệu cấu thành chủ yếu hình thái vật chất của sản phẩm. Thuộc loại này có rất nhiều chủng loại vật tư như: sắt thép các loại (sắt hợp kim, sắt kết cấu…), bộ hơi, vít, dây cuaroa, ống sắt… Vật liệu phụ: sử dụng kết hợp với NVLC để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Thuộc loại này có: sơn, ôxy,ga, que hàn, thuốc hàn, khí các bô níc, đất cát (cát làm sạch)… Nhiên liệu, các loại vật tư, phụ tùng khác:... Tính giá NVL: Áp dụng chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho công ty tính giá NVL theo giá thực tế.Giá thực tế của NVL nhập kho phụ thuộc vào nguồn nhập. Tại công ty hầu hết NVL nhập kho là từ mua ngoài, giá NVL nhập kho được tính theo công thức sau: Giá NVL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn + Chi phí thu mua – CK thương mại, giảm giá hàng bán+ Các khoản thuế không được khấu trừ NVL gia công chế biến xong nhập kho: Giá thực tế = Giá xuất + chi phí gia công chế biến + chi phí vận chuyển, bốc dỡ... Giá NVL xuất kho được tính theo phương pháp giá bình quân gia quyền, theo công thức sau: Giá VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Giá NVL xuất kho = Lượng VL xuất kho * Lượng VL tồn đkỳ + nhập trong kỳ 2.3.3.2. Kế toán NVL: *Tổ chức chứng từ: Phiếu nhập kho: Do cán bộ phòng vật tư lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) đặt giấy than viết một lần, trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 dùng luân chuyển và ghi sổ kế toán, liên 3 (nếu có) người giao hàng giữ. Bảng kê phiếu nhập: Dựa trên phiếu nhập kho, cuối tháng kế toán vật tư tổng hợp các phiếu nhập kho trong tháng theo thứ tự thời gian và nhóm vật tư để tiện theo dõi và đối chiếu. Biên bản giao nhận vật tư: Do phòng quản lý cấp phát vật tư lập khi bàn giao vật tư cho đơn vị sử dụng. Bộ phận SXKD nghiên cứu lập kế hoạch về nhu cầu thu mua, sử dụng vật tư lập phiếu đề nghị nhập vật tư, và hợp đồng mua hàng trình giám đốc ký duyệt. Phòng vật tư trực tiếp mua vật tư nhập kho. Dựa vào hoá đơn và các chứng từ mua hàng liên quan phòng quản lý vật tư lập phiếu nhập kho và ghi vào các cột: tên, chủng loại, quy cách, số lượng nhập. Nhập kho xong, thủ kho ghi vào cột thực nhập và thẻ kho. Cuối cùng, phiếu nhập kho được chuyển cho kế toán vật tư ghi vào cột đơn giá, thành tiền và ghi sổ, kẹp chứng từ. Quy trình như sau: Sơ đồ 2.11: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho: Phòng QLVT: mua hàng lập phiếu nhập kho Bộ phận SXKD: nghiên cứu nhu cầu thu mua, sử dụng vật tư Giám đốc: Ký hợp đồng mua hàng tư Kế toán vật tư: Ghi sổ, kẹp chứng từ Thủ kho: Nhập kho, ghi thẻ kho Bảng 2.02: Phiếu nhập kho CÔNG TY CP CHẾ TẠO MÁY TKV Mẫu số: 01-VT Ban hành theo Quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày20-3-2006 Của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO NỢ: 1523 Số: 67/P CÓ: 331 Ngày 15 tháng 3 năm 2010 Họ tên người giao hàng: Phạm Văn Bộ Theo: hóa đơn số …0164850…ngày ..31..tháng ..3.. năm..2010 Đơn vị bán hàng: Công ty vận tải và xếp dỡ - XN vật tư vận tải Cẩm Phả. Nhập tại kho: phụ tùng (hợp đồng số 988 ngày 14/3/10) Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Xuất x xứ Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Lốp ô tô 900-20/16PR Bộ 04 04 3.204.545 12.818.180 2 Lốp ô tô 1000-20/20PR Bộ 12 12 3.751.818 45.021.816 3 Lốp ô tô 1100-20/20PR Bộ 14 14 4.330.000 60.620.000 4 Lốp ô tô 1200-20/20PR Bộ 08 08 4.780.910 38.247.280 Cộng 156.707.276 Tổng cộng: Một trăm năm mươi sáu triệu bảy trăm không bảy nghìn hai trăm bảy mươi sáu đồng chẵn. Ngày 15 tháng 3 năm 2010 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Phòng QLCP vật tư (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) Phiếu xuất kho: Do cán bộ phòng vật tư lập thành 3 liên đặt giấy than viết một lần, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 dùng luân chuyển và ghi sổ kế toán, liên 3 người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. Bảng kê phiếu xuất: Dựa trên các phiếu xuất kho phát sinh trong tháng, kế toán vật tư lập bảng kê phiếu xuất có trong tháng theo thứ tự thời gian và nhóm vật tư để tiện theo dõi, đối chiếu. Biên bản thanh lý vật tư: Do cán bộ phòng quản lý vật tư lập trong trường hợp thanh lý nhượng bán NVL (thừa, phế liệu thu hồi) Khi các PX có nhu cầu xuất vật tư, phòng SXKD lập biên bản đề nghị xuất vật tư gửi phòng kỹ thuật và phòng QLCP vật tư ký duyệt lệnh xuất, sau khi được duyệt, cán bộ vật tư lập phiếu xuất kho, ghi vào cột tên, quy cách, chủng loại, khối lượng, rồi chuyển cho thủ kho xuất kho và ghi vào cột thực xuất. Cuối cùng chuyển phiếu xuất về phòng kế toán, kế toán ghi vào cột đơn giá, thành tiền, ghi sổ kế toán và kẹp chứng từ. Đối với trường hợp thanh lý NVL không sử dụng đến, các đơn vị gửi đề nghi thanh lý về phòng quản lý vật tư. Công ty thành lập Hội đồng thanh lý bao gồm: cán bộ phòng vật tư, thủ kho và cán bộ phòng kế toán. Hội đồng thanh lý tiến hành kiểm kê, kiểm nghiệm NVL nếu đủ điều kiện thanh lý thì lập Biên bản thanh lý gửi giám đốc ra quyết định thanh lý và tiến hành thanh lý. P.QLCP Vật tư & P. kỹ thuật: xét duyệt Sơ đồ 2.12: Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho: Đề nghị xuất hàng P.Vật tư: Lập phiếu xuất P.QLCP và P.kỹ thuật: Ký phiếu Thủ kho: Xuất kho KT Vật tư: Ghi sổ, bảo quản chứng từ Bảng 2.03: Phiếu xuất kho CÔNG TY CP CHẾ TẠO MÁY TKV Mẫu số: 02-VT Ban hành theo Quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày20-3-2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU XUẤT KHO NỢ: 627 Số: 65/P CÓ: 152 Ngày 27 tháng 3 năm 2010 Đơn vị: PX Máy mỏ 1 Họ tên người nhận hàng: Lê Thùy Lý do xuất kho: Sửa chữa máy xúc định kỳ số 13/ Đồng Nai Xuất tại kho: vật tư Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Được duyệt Thực xuất 1 Lốp ô tô 900-20/16PR Bộ 02 02 02 3.204.590 6.409.180 2 Lốp ô tô 1100-20/20PR Bộ 05 05 05 4.330.000 21.650.000 3 Lốp ô tô 1200-20/20PR Bộ 01 01 01 4.787.280 4.787.280 Cộng 32.846.460 Tổng cộng: Ba mươi hai triệu tám trăm bốn mươi sáu nghìn bốn trăm sáu mươi đồng chẵn. Ngày 27 tháng 3 năm 2010 Người lập Người nhận Thủ kho Đơn vị Phòng kỹ thuật Phòng QLCP hàng sử dụng quản lý vật tư (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) *Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng tài khoản chính là TK 152 để hạch toán NVL. TK 153 để hạch toán CCDC. Các TK này có số dư bên nợ, khi có nghiệp vụ nhập kho kế toán ghi vào bên Nợ, xuất kho ghi vào bên có TK này. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số TK liên quan khác như: TK 331 “Phải trả nhà cung cấp”; TK 311 “ Vay ngắn hạn” TK 111 “ Tiền mặt”, TK 112 “ tiền gửi ngân hàng” TK 133 “ Thuế GTGT được khấu trừ” TK 621 “chi phí NVL trực tiếp”; TK 627 “Chi phí sản xuất chung” TK 641 “ CPBH”, TK 642 “CPQLDN” TK 154 “ Chi phí SXKD dở dang”… * Hạch toán chi tiết NVL: Hiện nay công ty hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này dược tiến hành như sau: Sơ đồ 2.13: Quy trình ghi sổ theo phương pháp thẻ song song Sổ kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu nhập kho Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp chi tiết NVL Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Ở Kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại NVL, CCDC được ghi trên một thẻ kho, sau đó thủ kho sắp xếp thẻ kho theo nhóm loại NVL để dễ sử dụng, kiểm tra đối chiếu. Hàng ngày, sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập, xuất vật tư thủ kho ghi số lượng thực nhập, xuất vào phiếu nhập và xuất kho. Căn cứ vào chứng từ đó thủ kho ghi vào thẻ kho theo số lượng nhập, xuất của từng loại vật tư, dựa vào đó tính ra và ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho các phiếu nhập, xuất được sắp xếp và gửi lên phòng kế toán của công ty. Bảng 2.04: Thẻ kho ĐƠN VỊ: CÔNG TY CP CHẾ TẠO MÁY TKV Mẫu số: 06-VT TÊN KHO: Phụ tùng Ban hành theo QĐ số: 186-TC/CĐKT Ngày 14 tháng 3 năm 1995 Của Bộ Tài Chính THẺ KHO Ngày lập thẻ : 01/03/2010 Tờ số:………………….. - Tên vật tư, sản phẩm: Xăm lốp - Nhãn hiệu, quy cách: 1100-20 - Đơn vị tính: Bộ - Mã số: 1164 Số TT CHỨNG TỪ DIỄN GIÁI Ngày nhập, xuất SỐ LƯỢNG Giá trị tồn kho Ký xác nhận của Kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 5 1 Tồn đầu kỳ 3 11.191.500 2 312 10/3 Xuất 3 0 0 3 345 15/3 Nhập 14 14 60.620.000 4 346 27/3 Xuất 5 9 38.970.000 Cộng PS 14 8 Tồn cuối kỳ 9 38.970.000 Ngày 31 tháng 3 năm 2010 Thủ kho (đã ký) Kế toán trưởng(đã ký) Giám đốc(đã ký) - Ở Phòng kế toán: sau khi nhận được chứng từ gốc (Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho), kế toán vật tư kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền. Sau đó tiến hành tổng hợp vào “Bảng kê nhập, xuất NVL” rồi hạch toán lên “sổ kế toán chi tiết vật tư” Cuối mỗi tháng, kế toán vật tư lập “Bảng tống hợp chi tiết nhập xuất tồn” kho của từng loại vật tư và đối chiếu với thủ kho về số lượng nhập xuất tồn. Bảng 2.05 : Bảng kê nhập xuất NVL CÔNG TY CP CHẾ TẠO MÁY TKV Phòng KTTC BẢNG KÊ NHẬP XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 3 năm 2010 Kho 1523- Phụ tùng. Nhóm: Xăm lốp. DĐ TÊN HÀNG ĐVT Dư đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Dư cuối kỳ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Đ1 Lốp ôtô 1100-20/20 Bộ 3 11.191.500 3 11.191.500 0 Lốp ôtô 1200-20/20 Bộ 5 20.500.000 5 20.500.000 0 Đ2 Lốp ôtô 900-20/10 Bộ 4 12.818.180 2 6.409.180 2 6.409.180 Lốp ôtô 1000-20/20 Bộ 6 21.598.078 12 45.021.816 18 66.619.894 Lốp ôtô 1100-20/20 Bộ 14 60.620.000 5 21.650.000 9 38.970.000 Lốp ôtô 1200-20/20 Bộ 8 38.247.280 1 4.787.280 7 33.460.000 Cộng 14 52.790.078 38 156.707.276 16 64.537.960 36 144.959.394 Bảng 2.06: Sổ chi tiết NVL CÔNG TY CP CHẾ TẠO MÁY TKV Phòng KTTC SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Năm 2010 Tài khoản: 1523. Tên kho: Phụ tùng Tên quy cách nguyên vật liệu: Xăm lốp Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số dư đầu T3/2010  14 52.790.078 312 10/3 Xuất SXSP:Lốp ôtô 1100-20/20  621 3.730.500 3  11.191.500  11  41.598.578  345 15/3 Nhập:Lốp ôtô 1100-20/20   331 4.330.000  14 60.620.000 25 102.218.578  ……… Cộng tháng  38  156.707.276   16 64.537.960 Số dư cuối T3/2010 36  144.959394 Bảng 2.07: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản : 1523 Tháng 3 năm N KHO PHỤ TÙNG STT Tên nhóm Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ I Nhóm phụ tùng ô tô 62.008.078 999.942.892 907.773.576 154.177.394 Ben la 540 8.858.000 Xăm lốp ôtô 52.790.078 156.707.276 64.537.960 144.959.394 Băng tải 360.000 360.000 II Phụ tùng khai thác 1.737.144.966 554.370 5.157.000 1.732.542.336 III Nhóm máy khác 3.912.457.633 513.214.000 887.397.146 3.538.274.487 Cộng 5.711.610.677 1.513.711.262 1.800.327.722 5.424.994.217 *Hach toán tổng hợp NVL: Hiện nay, công ty hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên để thuận tiện cho kế toán theo dõi tình hình biến động của NVL nhanh chóng, chính xác.Sau khi nhận được các chứng từ liên quan đến NVL , kế toán vật tư hạch toán theo quy trình như sau: Sơ đồ 2.14: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL Chứng từ vật tư NKCT số 7 và các NKCT liên quan Sổ chi tiết NVL Bảng kê 3 Bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn NVL Sổ Cái TK152,153 Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra -Hạch toán NVL tăng trong kỳ: + Mua bằng tiền mặt vào NKCT số 1(ghi có TK 111) + Mua bằng TGNH vào NKCT số 2 (ghi có TK 112) + Mua bằng tiền vay vào NKCT số 4 (ghi có TK 311) + Mua chưa trả tiền vào sổ chi tiết người bán. Cuối kỳ vào NKCT số 5 (ghi có TK 331) + Mua bằng tiền tạm ứng vào NKCT số 10 (ghi có TK 141) +... Sử dụng bảng kê 3 để tính giá thành thực tế NVL, CCDC nhập kho -Hạch toán NVL giảm trong kỳ: sử dụng NKCT số 7 Sơ đồ 2.15: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tổng hợp NVL Tk 112,111, 311,331... Tk 152 Tk 621,627,641,642… Giá mua và chi phí mua giá trị NVL, xuất kho Tk133 Tk 154 VAT gía trị NVL xuất gia công Đầu vào chế biển Tk 154 Tk 221,222,223,228 Xuất NVL để góp vốn đầu tư Nhập kho NVL tự chế Hoặc gia công Tk 338,711 Tk138,632 Trị giá NVL thừa khi Trị giá NVL thiếu khi Kiểm kê kiểm kê Bảng 2.08: Bảng kê số 3 BẢNG KÊ SỐ 3 Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 3 năm 2010 STT Ghi Có TK Ghi nợ TK 152 Ghi nợ TK 153 HT TT HT TT I Số dư đầu tháng 80.361.231.788 82.576.259.742 1.297.387.078 1.440.880.850 II Phát sinh trong kỳ 36.616.393.620 38.885.762.436 307.472.567 604.647.497 1 Từ nhật ký chứng từ số 1 (ghi có TK 111) 58.701.400 62.418.491 14.600.000 14.600.000 2 Từ nhật ký chứng từ số 2 (ghi có TK 112) - - 21.967.000 21.967.000 3 Từ nhật ký chứng từ số 10 ( ghi có TK 138) - - - - 4 Từ nhật ký chứng từ số 10 ( ghi có TK 141) 125.992.276 125.992.276 - - 5 Từ nhật ký chứng từ số 10 ( ghi có TK 136) 27.089.000 27.089.000 - - 6 Từ nhật ký chứng từ số 7 (ghi có TK 152) - - - - 7 Từ nhật ký chứng từ số 7 (ghi có TK 153) - - - - 8 Từ nhật ký chứng từ số 7 (ghi có TK 154) 3.227.585.503 3.468.217.228 143.755.567 440.930.497 9 Từ nhật ký chứng từ số 9 (ghi có TK211) - - - - 10 Từ nhật ký chứng từ số 5 (ghi có TK 331) 23.902.289.071 23.927.309.071 127.150.000 127.150.000 11 Từ nhật ký chứng từ số 10 (ghi có TK 336) - - - - 12 Từ nhật ký chứng từ số 10 (ghi có TK 338) 8.429.949.900 8.429.949.900 - - 13 Từ nhật ký chứng từ._.