Thực trạng quy trình kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty dịch vụ tư vấn tài chính Kế toán kiểm toán (aasc)

vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình. Để đảm bảo liên tục quá trình tái sản xuất, trước hết phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức sản xuất mà con người bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao lao động. Tiền lương (tiền công) chính là phần thù lao lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng của công việc của họ. Về bản chất tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động. Mặt khác, tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác, tiền lương chính là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. Ngoài tiền lương, công nhân viên chức còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó có trợ cấp bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT). Quỹ bảo hiểm xã hộiđược hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20%, trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí kinh doanh; 5% còn lại là do người lao động đóng góp và được trừ vào lương tháng. Quỹ BHXH được chi tiêu trong trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất. Qũy này do cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý. Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cuả công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT theo quy định hiện hành là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của người lao động. Ngoài ra, để có nguồn chi phí lao động công đoàn, hàng tháng, doanh nghiệp còn phải trich theo một tỷ lệ quy định với tổng số quỹ tiền lương, tiền công và phụ cấp (Phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiêm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp lưu động, phụ cấp thâm niên, phụ cấp phục vụ quốc phòng an ninh) thực tế phải trả cho người lao động – kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí công đoàn (KPCĐ). 2. Vai trò của tiền lương và các khoản trích theo lương Chu trình tiền lương nhân viên đóng một vai trò quan trọng vì một số nguyên nhân sau đây: Thứ nhất, tiền lương và các khoản trích trên tiền lương là một khoản chi phí rất lớn trong hầu hết các doanh nghiệp cũng như các tổ chức. Thứ hai, Trong các cuộc kiểm toán mà trong đó tiền lương là một bộ phận đáng kể của hàng tồn kho, như ở các công ty sản xuất và chế biến và công ty xây dựng, việc phân loại không đúng đắn tài khoản tiền lương có thể ảnh hưởng đánh kể đến quá trình đánh giá tài sản của một số tài khoản như sản phẩm đang chế tạo, thành phẩm hoặc các công trình đanh xây dựng dở dang. Thí dụ, chi phí sản xuất chung phân bổ cho hàng tồn kho vào ngày lập bảng cân đối tài sản có thể bị báo cáo dư nếu tiền lương của nhân viên quản lý hành chính vô tình phân bổ vào chi phí sản xuât chung gián tiếp. Tương tự, quá trình đánh giá hàng tồn kho bị ảnh hưởng nếu chi phí lao động trực tiếp của các cá nhân nhân viên không phân bổ cho đúng công việc hoặc đúng quá trình sản xuất. Khi một số công việc được tính hoá đơn theo phương pháp công chi phí, thu nhập và giá trị của hàng tồn kho đều bị ảnh hưởng bởi việc phân bổ chi phí lao động không đúng công việc. Khi chi phí lao động là một yếu tố trọng yếu trong quá trình đánh giá hàng tồn kho thì phải có một sự chú trọng đặc biệt vào việc khảo sát các quá trình kiểm soát nội bộ cách phân loại đúng đắn các nghiệp vụ tiền lương. Tính chất nhất quán từ kỳ này qua kỳ khác, một tính chất cơ bản của cách phân loại, có thể được khảo sát bằng việc xem xét lại sơ đồ tài khoản và các thể thức thủ công. Điều cũng nên làm là đối chiếu các phiếu công việc hoặc bằng chứng khác của sự việc có làm việc của nhân viên trong một công việc hoặc quá trình sản xuất cá biệt với sổ sách kế toán mà có ảnh hưởng đến quá trình đánh giá hàng tồn kho. Thứ ba, tiền lương là một lĩnh vực có thể xảy ra các hình thức gian lận của nhân viên làm cho một lượng tiền lớn của công ty bị sử dụng kém hiệu quả hoặc bị thât thoát. Với những lý do trên nên kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên thường được kiểm toán viên chú trọng trong các cuộc kiểm toán tài chính. 3. Chức năng của tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian hoặc theo khối lượng công việc, lao vụ mà người lao động đã đóng góp cho doanh nghiệp. Tiền lương của một doanh nghiệp bao gồm lương nhân viên hành chính, lương hưởng theo giờ lao động/sản lượng công việc thực tế, các khoản thưởng, hoa hồng, các khoản phúc lợi và những khoản trích theo tiền lương theo quy định hiện hành của pháp luật hoặc theo sự thoả thuận của đôi bên. Các chức năng liên quan tới chu trình tiền lương và nhân viên gồm có việc tuyển dụng và thuê mướn nhân viên; phê duyệt về các mức lương, bấc lương và sự thay đổi trong mức lương và bậc lương; theo dõi và tính toán thời gian lao động, công việc/lao vụ hoàn thành của nhân viên; tính toán tiền lương và lập bảng thanh toán tiền lương; ghi chép sổ sách tiền lương; thanh toán tiền lương và đảm bảo số lượng chưa thanh toán - Thuê mướn và tuyển dung nhân viên: việc tuyển dụng và thuê mướn nhân viên được tiến hành bởi bộ phận nhân sự. Tất cả những trường hợp tuyển dung và thuê mướn đều được ghi chép trên một bản báo cáo phê duyệt bởi ban quản lý. Bảo báo cáo này cần phải chỉ rõ về phân công vị trí và trách nhiệm công viêc, mức lương khởi điểm, các khoản thương, các khoản phúc lợi và các khoản khấu trừ đã được phê chuân. Bản báo cáo này đươc lập thành hai bản, một bản dùng để vào sổ nhân sự và hồ sơ nhân viên và lưu ở phòng nhân sự. Một bản còn lại được gửi xuông phòng kế táon tiền lương để làm căn cứ tính lương. Việc phân chia tách bạch giữa chức năng nhân sự với chức năng thanh toán tiền lương là hết sức cần thiết nhằm kiểm soát rui ro của việc thanh toán cho những nhân viên khống. Bởi vì chỉ có phòng nhân sự mới có điều kiện để đưa thêm danh sách các nhân viên vào sổ nhân sự và chỉ co phòng kế toán tiền lương mới có điều kiện thanh toán tiền lương cho người lao động. Nên việc tách bạch trách nhiệm này sẽ hạn chế nhân viên của bộ phận nhân sự làm các hồ sơ nhân sự giả tạo, đồng thời các nhân viên bộ phận tiền lương chi có thê thanh toán cho những ai có tên trong danh sách của sổ nhân viên với các mức lương đã được ấn định cụ thể. Sự kết hợp của hai chức năng này lại làm một sẽ tạo điều kiện để gian lận và sai phạm nảy sinh. -Phê duyệt các thay đổi của mức lương, bậc lương, thưởng va các khoản phúc lợi: Những thay đổi mức lương, bậc lương va các khoản đi kèm thường xảy ra khi các nhân viên được thăng chức, thuyên chuyển công tác hoặc tăng bậc tay nghề v.v.Khi đó, các nhà quản đốc hoặc đốc cống sẽ đề xuất vơí ban quản tri về sự thay đổi mức lương hoặc bậc lương cho cấp dưới của họ. Tuy nhiên, tất cả các sự thay đổi đo đèu phải được ky duyệt bởi phòng nhân sự hoặc người có thẩm quyền trước khi ghi vào sổ nhân sự . Việc kiểm soát đối với những thay đổi này nhằm dảm bảotính chính xácvề các khoản thanh toán tiền lương. Bộ phận nhân sự cũng cần phải công bố những trường hợp đã mãn hạn hợp đồng hoặc bị đuổi việc hoặc thôi việc nhằm tránh tình trạng những nhân viên đã rời khỏi công ty rồi nhưng vẫn được tính lương. -Theo dõi, tính toán thời gian lao động và khối lượng công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành: Việc ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc và số lượng công việc/ lao vụ hoàn thành của người lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn trong quản lý lao động tiền lương. Đây chính là căn cứ tính lương, tính thưởng và các khoản trích trên tiền lương cho các nhân viên. Đối với các doanh nghiệp áp dụng chứng từ kế toán Việt Nam thì chứng từ ban đầu sử dụng để hạch toán thời gian lao động và khối lượng công việc/ lao vụ dịch vụ hoàn thành là Bảng chấm công (Mẫu số 02- LĐTL- Chế độ chứng từ kế toán) và phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành (mẫu số 06-LĐTL-Chế độ chứng từ kế toán). Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ khác có liên quan như thẻ thời gian, Giấy chứng nhận nghỉ ốm, thai sản, hoặc nghỉ phép.v.v… để làm căn cứ tính lương và các khoản theo lương. Thông thường, Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận (sản xuất, phòng, ban, tổ, nhóm .v.v…) và dùng cho một kỳ thanh toán (thường là một tháng). Mọi thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt người lao động đều được ghi chép hằng ngày vào Bảng chấm công. Người giám sát (đốc công, quản đốc, đội trưởng…) của bộ phận thực hiện công tác châm công cho nhân viên của mình căn cứ vào số nhân viên có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. Bảng chấm công phải để tại một địa điểm công khai để người lao động có thể giám sát thời gian lao động của mình. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành của đơn vị, cá nhân người lao động. Do người giao việc lập, phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, và người kiểm tra chât lượng sản phẩm hoặc lao vụ và người duyệt, Phiếu được chuyển cho kế toán để tính lương. Hợp đồng giao khoán là bản ký duyệt giữa người giao khoán và người nhận khoán về một lượng công việc cụ thể, thời gian làm việc, trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng. Chứng từ chính là cơ sở để thanh toán lương. Thẻ thời gian là hình thức được sử dụng phổ biến bởi doanh nghiệp ở các nước phát triển nhằm ghi nhận thời gian từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc mỗi ngày của nhân viên. Hình thức này cũng đã bắt đầu được vận dụng ở các doanh nghiệp liên doanh hoặc các công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam vào những năm gần đây. Tất cả các thẻ thời gian của các nhân viên đều được theo dõi giám sát bởi một nhân viên độc lập hoặc bằng một hệ thông thông tin tự động và phải báo cáo tình hình thẻ theo tuần. Để đo thời gian mà người lao động thực tế làm thì một số công ty đã dùng đồng hồ điện tử tự động đo bằng việc khi nhân viên đến làm việc khi đầu giờ phải đưa thẻ vào máy và khi kết thúc ra về thì rút thẻ. Tuy nhiên với hình thức này thì có thể gây ra tình trạng gian lận thời gian bằng cách một nhân viên nào đó đưa thẻ vào máy đo thới gian nhưng lại không thực tế làm việc tại cơ quan mà làm việc riêng của mình tại đâu đó, sau đó cuối giờ làm việc thì rút thẻ ra. Cho nên phải giám sát thật chặt chẽ thì mới kiểm soát được tình hình này. Thẻ thời gian phải được ký kết bởi người giám sát tại bộ phận hoạt động trước khi gửi đi phòng kế táon để tính lương. Tất cả các trường hợp ngừng sản xuất, ngừng việc đều phải có biên bản ngừng sản xuất, ngừng việc để phản ánh rõ tình hình về thời gian kéo dài, thiệt hại gây ra và những nguyên nhân làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại. Ngoài ra, các trường hợp ốm đau, thai sản hay tai nạn lao động đều cần phải có phiếu nghỉ ốm, phiếu nghỉ thai sản hoặc phiếu xác nhân tai nạn lao động và được chứng nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền để làm căn cứ ghi vào bảng chấm công theo ký hiệu riêng. Tính lương và lập bảng lương: Căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời gian lao động và kết quả công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành cũng như các chứng từ liên quan khác gửi từ bộ phận hoạt động khác tới bộ phận kế toán tiền lương, kế toán tiền lương phải kiểm tra tất cả các chứng từ trước khi tính tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ bằng việc lấy số thời gian lao động thực tế hoặc khối lượng công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành nhân với mức lương hoặc bậc lương hoặc đơn giá đã được phê duyệt bởi phòng nhân sự cho từng lao động, từng bộ phận. Các khoản trích theo lương hay các khoản khấu trừ như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, và thuế thu nhập.v.v… đều phải được tính dựa trên các quy định của pháp luật hiện hành hoặc thoả thuận giữa người sử dụng lao động hoặc người lao động. Sau khi tính toán xong thì kế toán phải lập thành các Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng ( Theo các mẫu số 02 và 03-LĐtiền lương- Chế độ chứng từ kế toán) để làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp và thưởng cho người lao động. Bên cạnh đó kế toán cũng phải lập Bảng khai các tài khoản phải nộp phải trả về các khoản phải trích theo lương. đông thời nó cũng chính là cơ sở để kiểm tra việc thanh toán lương cho người lao động và thanh toán các nghĩa vụ với các cơ quan chức năng. Trong quá trình lập các bảng thang toán tiền lương, tiền thưởng cho người lao động thì kế toán phải tiến hành phân loại các loại tiền lương, tiền thưởng phải trả cho từng nhóm người lao động theo bộ phận sử dụng lao động và chức năng của người lao động như lao động trực tiếp, lao động phục vụ quản lý ở bộ phận sản xuất, lao động phục vụ bán hàng, hay lao động phòng ban để làm căn cứ phân loại tiền lương, thưởng vào chi phí một cách hợp lý và đúng đắn. - Ghi chép sổ sách: Trên cơ sở các bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các chứng từ gốc đính kèm kế toán tiến hành vào sổ nhật ký tiền lương. Định kỳ, Sổ nhật ký tiền lương sẽ được kết chuyển sang Sổ cái. Đồng thời với việc vào sổ, kế toán tiền lương viết các phiếu chi hoặc séc chi kèm theo Bảng thanh toán tiền lương cho thủ quỹ sau khi đã được phê duyệt bởi người có thẩm quyền ( Kế toán trưởng, giám đốc tài chính…). - Thanh toán tiền lương và bảo đảm những khoản lương chưa thanh toán: khi thủ quỹ nhận được phiếu chi hoặc séc chi lương kèm theo bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng thi thủ quỹ phải kiểm tra đối chiếu tên và số tiền được nhận giữa phiếu chi hoặc séc chi lương với danh sách thanh toán trên bảng tiền lương, thưởng. Các phiếu chi hoặc séc chi phải được ký duyệt bởi người mà không trực tiếp tính toán tiền lương hay vào sổ sách kế toán tiến lương. Sau khi thủ quỹ đã kiểm tra xong phiếu chi hoặc séc chi lương thì tiến hành chi lương cho nhân viên và yêu cầu người nhân ký vào phiếu chi hoặc séc chi đồng thời thủ quỹ phải ký vào phiếu và đóng dấu “Đã chi tiền”. Các phiếu chi hoặc séc chi phải được đánh theo số thứ tự cho mỗi chu trình thanh toán. Đối với những phiếu chi hoặc sec chi lương chưa được thanh toán thì được cất trữ cẩn thận và bảo đảm đồng thời phải được ghi chép đầy đủ, chính xác trong sổ sách kế toán. Đối với các phiếu chi hoặc séc chi hỏng thì phải được cắt góc và lưu lại nhằm đảm bảo ngăn ngừa các phiếu chi hoặc sec chi giả mao. Sơ đồ 1.1 sẽ tóm tắt lại các chức năng của chu trình tiền lương và nhân viên để thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận hoạt động, bộ phận nhân sự và bộ phận kế toán tiền lương và bản chất của chu trình. Sơ đồ 1.1. Chu trình tiền lương và nhân viên. Bộ phận hoạt động: Chức năng là theo dõi thời gian, khối lưọng công việc lao vụ hoàn thành: Chấm công, theo dõi thời gian lao động Xác nhận công việc/lao vụ hoàn thành Duyệt thời gian nghỉ ốm, thai sản tai nạn lao động, ngừng sản xuất, ngừng việc Bộ phận nhân sự: Chức năng là tuyển dụng và thuê mướn tuyển chọn thuê mướn lập báo cáo tình hình nhân sự lập sổ nhân sự lập hồ sơ nhân sự Bộ phận kế toán tiền lương Tính lương, thưởng và lập bảng thanh toán lương, thưởng và các khoản phải trả phải nộp Ghi chép sổ sách kế toán Thanh toán lương thưởng và các khoản liên quan. 4. Nguyên tắc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương và các chế độ tiền lương 4.1 Nguyên tắc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tại các doanh nghiệp sản xuất, hạch toán chi phí về lao động là một bộ phận công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh, bởi vì cách trả thù lao lao động thường không thống nhất giữa các bộ phận, các đơn vị, các thời kỳ… Việc hạch toán chính xác chi phí về lao động có vị trí quan trọng, là cơ sở để xác định giá thành san phẩm và bán sản phẩm. Đồng thời, nó còn là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho Ngân sách, cho các cơ quan phúc lợi xã hội. Vì thế, để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, đòi hỏi hạch toán lao động và tiền lương phải quán triệt các nguyên tắc sau: Phân loại lao động hợp lý Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại. Phân loại lao động là việc sắp xếp lao động vào cac nhón khác nhau theo những đặc trưng nhất định. Về mặt quản lý và hạch toán, lao động thường được phân theo các tiêu thức sau: Phân theo thời gian lao động Theo thời gian lao động, toàn bộ lao động có thể chia thành lao động thường xuyên, trong danh sách (gồm cả số hợp đồng ngắn hạn và dài hạn) và lao động tạm thời, mang tính thời vụ. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch sử dụng, bồi dưỡng, tuyển dụng và huy động khi cần thiết. Đồng thời, xác định các khoản nghĩa vụ với người lao động và với nhà nước được chính xác. Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất Dựa theo mối quan hệ của lao động với quá trình sản xuất, có thể phân lao động của doanh nghiệp thành hai loại: Lao động trực tiếp sản xuất: lao động trực tiếp sản xuất chính là bộ phân công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ. Thuộc loại này bao gồm những người điều khiển thiết bị, máy móc để sản xuất sản phẩm (kể cả cán bộ kỹ thuật trực tiếp sử dụng), những người phục vụ quá trình sản xuất (vận chuyển, bốc dỡ nguyên vật liệu trong nội bộ; sơ chế nguyên, vật liệu trước khi đưa vào dây chuyền sản xuất…) Lao động gián tiếp sản xuất: Đây là bộ phận lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Thuộc bộ phận này bao gôm nhân viên kỹ thuật (trực tiếp làm công tác kỹ thuật hoặc tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất và kinh doanh như giám đốc, phó giám đốc kinh doanh; cán bộ phòng ban kế toán, thống kê, cung tiêu…), nhân viên quản lý hành chính (những người làm công tác tổ chức, nhân sự, văn thư, đánh máy, quản trị…). Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đánh giá được tính hợp lý của cơ cấu lao động. Từ đó, có biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc, tinh giản bộ máy gián tiếp. Phân theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh Theo cách này, toàn bộ lao động trong doanh nghiệp có thể chia thành ba loại: Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến: Bao gồm những lao động tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xưởng… Lao động thực hiện chức năng bán hàng: Là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ như nhân viên bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu thị trường… Lao động thực hiện chức năng quản lý: Là những lao động tham gia hoạt động quản trị kinh doanh và quản lý hành chín của các doanh nghiệp như các nhân viê quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính… Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động được kịp thời, chính xác, phân định được chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. b. Phân loại tiền lương một cách phù hợp Do tiền lương có nhiều loại với tính chất khác nhau, chi trả cho các đối tượng khác nhau nên cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp. Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại tiền lương như phân loại tiền lương theo cách thức trả lương (lương sản phẩm, lương thời gian), phân loại tiền lương theo đối tượng trả lương (lương gián tiếp, lương trực tiếp), phân loại theo chức năng tiền lương (lương sản xuất, lương bán hàng, lương quản lý)…Mỗi cách phân loại đều có một tác dụng nhất định trong quản lý. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác hạch toán nói riêng và quản lý nói chung, xét về mặt hiệu quả, tiền lương được chia làm hai loại là tiền lương chính và tiền lương phụ. Trong đó, tiền lương chính là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Ngược lại, tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng được chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết, ngừng sản xuất… Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán, phân bổ chi phí tiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lương. 4.2. Các chế độ tiền lương Việc tính lương và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Mục đích của chế độ tiền lương là nhăm quán triệt nguyên tắc phân phối the lao động. Trên thực tế, thường áp dụng các hình thức (chế độ) tiền lương theo thời gian, tiền lương theo sản phẩm và tiền lương khoán. a. tiền lương theo thời gian Thường áp dụng cho các lao động làm công tác văn phòng như hành chính quản trị, tổ chức lao động, thông kê, tài vụ- kế toán… Trả lương theo thời gina là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế. Tiền lương theo thời gian có thể chia ra: Tiền lương tháng: Tiền lương tháng là tiền lương trả cố định hàng thánh trên cơ sở hợp động lao động. Tiền lương tuần: Là tiền lương trả cho một tuần làm việc được xác định bằng cách lấy tiền lương tháng nhân với 12 tháng và chia cho 52 tuần. Tiền lương ngày: Là tiền lương tháng chi cho số ngày làm việc trong tháng. Tiền lương giờ: Là tiền lương trả cho một giờ làm việc và được xác định bằng cáhc lấy tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy định của luật lao động (8 giờ/ ngày). Do những hạn chế của hình thức trả lương theo thời gian (mang tính bình quân, chưa thực sự gắn với kết quả sản xuất) nên để khắc phục phần nào hạn chế đó, trả lương theo thời gian có thể được kết hợp với chế độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc. b. Tiền lương theo sản phẩm: Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra. Việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau như tra theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế, trả theo sản phẩm gián tiếp, trả theo sản phẩm có thưởng, theo sản phẩm luỹ tiến. c. Tiền lương khoán: Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng bao gồm thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiểm vật tư, thưởng phát minh, sáng kiến…). Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng được hưởng trong quá trình kinh doanh, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc qữy bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong các trường hợp ốm đau, thai sản… Các quỹ này được hình thành một phần do người lao động đóng góp, phần còn lạI được tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. 5. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 5.1. Thủ tục, chứng từ hạch toán Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền lương” cho từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng được lập tương tự. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, “Bảng thanh toán tiền lương và BHXH” sẽ được làm căn cứ để thanh toán tiền lương và BHXH cho người lao động. Thông thường, tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động được chia làm hai kỳ: Kỳ 1 tạm ứng và kỳ 2 sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ và thu nhập. Các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ. 5.2. Trích trước tiền lương phép cho công nhân trực tiếp sản xuất. Tại các doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ, để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm, kế toán thường áp dụng phương pháp trích trước chi phí nhân công trực tiếp sản xuất, đều đăn đưa vào giá thành sản phẩm, coi như một khoản chi phí phải trả. Cách tính như sau: = x Trong đó: = x 100 Cũng có thể trên cơ sở kinh nghiệm nhiều năm, doanh nghiệp tự xác định một tỷ lệ trích trước tiền lương phép kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất một cách hợp lý. 5.3. Tài khoản hạch toán Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng tài khoản sau: Tài khoản 334 “Phải trả công nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản thuộc về thu nhập của họ. Tài khoản 338 “Phải trả phải nộp khác” Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT; doanh thu nhận trước của khách hàng; các khoản khấu trừ lương theo quyết định của toà án; giá trị tài sản thừa chờ xử lý; các khoản vay mượn tạm thời; các khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn của phía đối tác; các khoản thu hộ, giữ hộ, các khoản vay mượn tạm thời… 5.4. Phương pháp hạch toán Hàng tháng, tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên (bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp khu vực…) và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK622 (Chi tiết đối tượng): Phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ. Nợ TK627(6271- Chi tiết cho từng phân xưởng): Phải trả nhân viên quản lý phân xưởng Nợ TK641(6411): Phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, lao vụ, dich vụ. Nợ TK642(6421): Phải trả cho bộ phận nhân công quản lý DN. Có TK334: Tổng số thù lao lao động phải trả. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định: Nợ các TK622, 627(6271), 641(6411), 642(6421): Phần tính vào chi phí kinh doanh theo tỷ lệ với tiền lương và các khoản phu cấp lương (19%). Nợ TK334: Phần trừ vào thu nhập của công nhân viên chức (6%). Có TK (3382, 3383, 3384): Tông số KPCĐ, BHYT, BHXH phải trích Số tiền ăn ca phải trả cho người lao động trong kỳ: Nợ TK622 (Chi tiết đối tượng): Phải tra cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK627(6271- Chi tiết phân xưởng): Phải trả cho nhân viên quản lý phân xưởng. Nợ TK641(6411): Phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Nợ TK642(6421): Phải trả cho bộ phân nhân công quản lý doanh nghiệp. Có TK 334: Tổng số thù lao lao động phải trả Số tiền thưởng phải trả cho công nhân viên từ quỹ khen thưởng (thưởng thi đua, thưởng cuối quý, cuối năm): Nợ TK431 (4311): Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng. Có TK334: Tổng số tiền thưởng phải trả cho công nhân viên. Số BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên trong kỳ (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động…): Nợ TK338 (3383) Có TK 334 Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên (theo quy định, sau khi đóng BHXH, BHYT, và thuế thu nhập cá nhân, tổng số các khoản khấu trừ không được vượt quá 30% số còn lại) Nợ TK334: Tổng số các khoản khấu trừ Có TK333(3338): Thuế thu nhập phải nộp Có TK141: Số tạm ứng trừ vào lương. Có TK138: Các khoản bồi thường vật chất thiệt hại… Thanh toán thù lao (tiền công, tiền lương…), bảo hiểm xã hội, tiền thưởng cho công nhân chức: - Nếu thanh toán bằng tiền: Nợ TK334: các khoản đã thanh toán. Có TK111: Thanh toán bằng tiền mặt Có TK112: Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng - Thanh toán bằng vật tư, hang hoá BT1) Ghi nhận giá vốn vật tư hàng hoá Nợ TK 632 Có TK liên quan (152, 153, 154, 155…). BT2) Ghi nhận giá thanh toán: Nợ TK334: Tổng giá thanh toán cả thuế Có TK512 Giá thanh toán không có thuê VAT Có TK333(3331): Thuế VAT đầu ra phải nộp Nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn: Nợ TK338(3382, 3383, 3384). Có Tk liên quan (111,112…). Chi tiêu KPCĐ để lại doanh nghiệp: Nợ TK338(3382). Có TK 111, 112. Cuối kỳ kế toán kết chuyển số tiền công nhân viên đi vắng chưa lĩnh: Nợ TK 334. Có TK 338(3388). Trường hợp số đã trả, đã nộp về KPCĐ, BHXH, BHYT lớn hơn số phải trả, phải nộp đươc cấp bù, ghi: Nợ TK 111,112: số tiền đươc cấp bù đã nhận. Có TK338: Số được cấp bù (3382, 3383). Đối với doanh nghiệp thời vụ, khi trích trước tiền lương phép của công nhân trực tiếp sản xuất ghi: Nợ TK622 (Chi tiết đối tượng) Có TK 334 Số tiền lương thực tế phải trả trong kỳ (nếu có): Nợ TK335. Có TK334. II. MỤC TIÊU KIỂM TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Mục tiêu chung 1.1. Mục tiêu kiểm toán chung Là một loại hình kiểm toán, kiểm toán tài chính cũng thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiển về đối tượng kiểm toán. Đối tượng kiểm toán nói chung và đối tượng kiểm toán tài chính nói riêng luôn chứa đựng nhiều mối quan hệ về kinh tế và pháp lý phong phú và đa dạng. Do đó nen chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến cần được xác định thật khoa học. Hơn nữa, trong kiểm toán tài chính, ý kiên hay kết luận kiểm toán không phải phục vụ cho bản thân người lập hay người xác minh mà phục vụ cho người quan tâm đến tính trung thực và hợp pháp của báo cáo tài chính. Do đó kết luận này phải dựa trên bằng chứng đầy đủ và có hiệu lức với chi phí kiểm toán ít nhất. Do vậy, việc xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán khoa học trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán sẽ giúp kiểm toán viên thực hiện đúng hướng v._.