Thực trạng Kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần đầu tư & xây dựng HUD3

MỤC LỤC Lời mở đầu...................................................................................................3 Phần I. Những đặc điểm kinh tế-kỹ thuật của Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3.................................................................................4 I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty..................................4 II. Đặc điểm tổ chức họat động sản xuất kinh doanh của Công ty..........5 III. Đặc điểm bộ máy quản lý của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD3................................................................................................................6 Phần II. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần Đầu tư và xây dựng HUD3.................................................................................8 I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán........................................................8 II.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty HUD3....................11 III. Đặc điểm kế toán các phần hành chủ yếu tại Công ty....................15 1. Kế toán TSCĐ tại Công ty………………………………………16 2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ……………...20 3. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty………………………………………………………………………49 4.Kế toán xác định và phân phối kết quả kinh doanh………..........56 IV.Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty............................................................................................................52 1.Đặc điểm và phân lọai lao động tại công ty……………………..57 2. Kế toán số lượng, thời gian và kết quả lao động………………..58 3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD3……………………………………………..58 V. Đánh giá tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD3 và một số ý kiến đề xuất......................................................59 Kết luận.........................................................................................................65 Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trường khi các Doanh Nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh thì lợi nhuận vừa là mục tiêu, vừa là động lực. Doanh nghiệp muốn đảm bảo có lợi nhuận và phát triển, từ đó nâng cao lợi ích người lao động thì các doanh nghiệp cần tìm mọi cách để tiết kiệm chi phí. Trong đó chi phí tiền lương là một trong những yếu tố đóng vai trò then chốt trong vấn đề thúc đẩy tăng năng suất lao động, tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Nhận thức được vấn đề đó, Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD3 đã và đang vận dụng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương một cách hợp lý để đạt được những mục tiêu và lợi nhuận mong muốn. Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD3, với mong muốn tìm hiểu về công tác kế toán tiền lương, từ đó đưa ra những ý kiến đề xuất để có thể góp phần hoàn thiện công tác tiền lương tại công ty, em đã chọn đề tài : “Thực trạng kế toán tiền lương tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD3” Đề tài gồm hai phần: Phần I. Những đặc điểm kinh tế-kỹ thuật của Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3 Phần II. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần đầu tư và Xây dựng HUD3 Phần I: NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUD3 I.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng HUD3 là doanh nghiệp thành viên Tổng Công ty Đầu tư phát triển Nhà và đô thị-Bộ Xây dựng đây là doanh nghiệp Nhà nước chuyên xây dựng và đầu tư các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thủy lợi, công trình văn hóa, lập và quản lý các dự án đầu tư phát triển khu đô thị, khu công nghiệp, kinh doanh nhà, trang trí nội thất... Trụ sở chính của Công ty tại số 123-phố Tô Hiệu-thị xã Hà Đông-Tỉnh Hà Tây, Công ty còn có một chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh. Tiền thân của Công ty Cổ phần và đầu tư Xây dựng HUD3 là Công ty Xây dựng dân dụng trực thuộc UBND thị xã Hà Đông, được thành lập năm 1978, có nhiệm vụ thi công các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp, phát triển cơ sở hạ tầng trên địa bàn tỉnh Hà Tây. Ngày 1/7/1995, theo quyết định số 327/QDUB của UBND tỉnh Hà Tây phát triển thành Công ty Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Đông trực thuộc Sở Xây dựng Hà Tây. Ngày 18/08/2000, theo quyết định số 1151/QĐ-BXD của Bộ trưởng Bộ Xây dựng tiệp nhận Công ty Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Đông làm doanh nghiệp thành viên của Tổng Công ty Đầu tư phát triến Nhà và Đô thị -Bộ Xây dựng, với tên là Công ty Xây dựng đầu tư phát triển Đô thị số 3;tên giao dịch quốc tế là Construction Investment and Urban Development Company NO3(gọi tắt là HUD3) Ngày 22/7/2004, theo quyết định số 1182/QĐ-BXD của Bộ trưởng Bộ Xây dựng về việc chuyển đổi Công ty Đầu tư phát triển Đô thị số 3 thành Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD3(gọi tắt là Công ty HUD3). Theo Quyết định này thì lĩnh vực hoạt động của công ty đã được mở rộng, gồm: + Chuyên xây dựng và đầu tư các công trình dân dụng và công nghiệp, giao thông thủy lợi, bưu chính viễn thông, trạm biến áp, hạ tầng đô thị, khu công nghiệp. + Lập và quản lý các dự án đầu tư xây dựng và phát triến đô thị, khu công nghiệp, đầu tư kinh doanh và phát triển nhà. + Trang trí nội, ngoại thất các công trình xây dựng. + Sản xuất kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng, xuất nhập khẩu vật tư thiết bị công nghệ xây dựng. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị UBND tỉnh Hà Tây giao cho. II.Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Với chức năng xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp nên hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mang đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản. Do đó nó có sự khác biệt lớn so với những ngành sản xuất vật chất khác ở chỗ: Chu kỳ sản xuất dài, sản phẩm có đặc trưng riêng (đơn chiếc) sản phẩm hàng hóa không mang ra thị trường tiêu thụ mà hầu hết đã có người đặt hàng trước khi xây dựng, nơi sản xuất đồng thời là nơi tiêu thụ; sản phâm mang tính đơn chiếc, mỗi công trình được xây dựng theo một thiết kế riêng, có giá trị dự toán riêng và tại một thời điểm xác định. III. Đặc điểm bộ máy quản lý của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD3 Bộ máy quản trị của công ty được thực hiện theo mô hình tham mưu trực tuyến chức năng, nghĩa là các phòng ban trong công ty tham mưu trực tuyến cho ban giám đốc theo từng chức năng nhiệm vụ của mình, cùng ban giám đốc xây dựng chiến lược, đề ra các quyết định quản lý đúng đắn phù hợp với tình hình thực tế cuả công ty. Giám đốc là người trực tiếp quản lý, là đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật và là người giữ vai trò chủ đạo chung, đồng thời là người chịu trách nhiệm trước nhà nước và tổng công ty về họat động sản xuất kinh doanh của công ty đi đôi với đại diện cho quyền lợi của toàn cán bộ công nhân viên chức trong đơn vị. Giúp việc cho giám đốc có phó giám đốc điều hành công ty theo phân công và ủy quyền của giám đốc. Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp việc cho ban giám đốc trong quản lý điều hành công việc. Sơ đồ bộ máy quản lý công ty Ban giám đốc Phòng kinh tế kế hoạch kế hoạch Phòng tổ chức hành chính Phòng phát triển dự án Phòng tài chính kế toán Đội xây lắp số 1 Đội xây lắp số 2 Đội xây lắp số 11 Đội xây lắp số 15 Mối quan hệ quản lý chủ đạo Mối quan hệ phối hợp công tác và hỗ trợ nghiệp vụ Mối quan hệ phối hợp công tác và chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ Mối quan hệ phối hợp công tác và phối hợp hoạt động * Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban chức năng: -Phòng Kinh tế - Kế hoạch kỹ thuật: Là bộ phận tham mưu giúp Giám đốc các lĩnh vực xây dựng và theo dõi kế hoạch sản xuất kinh doanh; kế hoạch đầu tư của công ty; Quản lý đầu tư xây dựng cơ bản; quản lý kỹ thuật các công trình và quản lý theo dõi công tác hợp đồng kinh tế. -Phòng Tài chính – Kế toán: Là bộ phận tham mưu cho Giám đốc về quản lý và chỉ đạo công tác tài chính kế toán, thống kê tham mưu cho Giám đốc về quản lý và chỉ đạo công tác tài chính kế toán, thống kê theo chế độ hiện hành của nhà nước của Tổng công ty. -Phòng Tổ chức hành chính: Là bộ phận tham mưu cho Giám đốc nắm vững cơ cấu lao động trong Công ty, quản lý chặt chẽ số lượng lao động theo quy định của Bộ luật lao động. -Phòng phát triển dự án: Là phòng tham mưu cho Giám đốc triển khai các hoạt động kinh doanh, tìm kiếm công việc nhằm mục đích sinh lời cho công ty. -Các đội xây lắp: Có đủ bộ máy quản lý gồm: Đội trưởng, đội phó, kỹ sư, kỹ thuật viên, kế toán, an toàn viên, giám sát thi công, công nhân kỹ thuật và bảo vệ công trường… Đội trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi mặt của đội. Phần II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUD3 I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng HUD3 được đặt tại phòng Tài chính-Kế toán, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty. Dựa trên đặc điểm về phạm vi tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty và chế độ kế toán hiện hành bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung dưới sự điều hành của kế toán trưởng. Theo hình thức này, các bộ phận trực thuộc, các đội xây lắp không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ và ghi chép hạch toán giản đơn các nhiệm vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi đội xây lắp, định kỳ chuyển về phòng kế toán tập trung kiểm tra và ghi sổ kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ tổ chức hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác thu thập, xử lý các thông tin kế toán ban đầu,chế độ hạch toán và quản lý tài chính theo đúng quy định hiện hành của Bộ Tài chính, phân tích đánh giá tình hình các kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh, lập các báo cáo tài chính, cung cấp các thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác về tình hình tài chính của Công ty để từ đó đề ra các biện pháp, quyết định phù hợp với đường lối phát triển của Công ty. Đồng thời đây còn là bộ phận tham mưu cho giám đốc về quản lý và chỉ đạo công tác tài chính kế toán theo chế độ hiện hành của Nhà nước và của Tổng công ty. Cụ thể: Về lĩnh vực tài chính, phòng tài chính-kế toán có nhiệm vụ: + Tham mưu giúp ban giám đốc thực hiện quyền sử dụng đất đai và các tài nguyên khác do nhà nước giao; giúp ban giám đốc bảo đảm điều tiết vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. +Tìm kiếm, huy động mọi nguồn vốn; kiểm soát việc sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. +Tiến hành phân tích tình hình tài chính nhằm hoạch định chiến lược và lựa chọn phương án tối ưu về mặt tài chính của công ty. Về lĩnh vực kế toán, phòng Tài chính-kế toán có nhiệm vụ: +Tổ chức thực hiện công tác tài chính-kế toán theo đúng quy định của Nhà nước, ghi chép đầy đủ chứng từ, cập nhật hệ thống sổ sách kế toán, phản ánh trung thực khách quan các hoạt động của công ty. +Lập báo cáo tài chính theo quy định hiện hành, thường xuyên báo cáo với ban giám đốc tình hình tài chính của Công ty. +Kết hợp với các phòng ban trong Công ty nhằm nắm vững tiến độ thi công các công trình, tình hình khấu hao máy móc thiết bị thi công; trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho người lao động theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty. *Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty: Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán chi phí, giá thành Kế toán thanh toán, TSCĐ, NVL… Kế toán 15 đội xây lắp *Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: - Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên về những vấn đề liên quan đến tài chính của Công ty; theo dõi, quản lý, tổ chức, điều hành hoạt động của bộ máy kế toán trong Công ty (gồm có phòng Tài chính – Kế toán khối cơ quan và hệ thống các đội xây lắp). Ngoài ra, kế toán trưởng còn có nhiệm vụ: + Kết hợp với các phòng ban lập kế hoạch về tài chính, sản xuất, tín dụng. + Theo dõi tíến độ thi công và quá trình thực hiện các hợp đồng kinh tế để cấp phát và thu hồi vốn kịp thời. + Chịu trách nhiệm chính trong việc lập báo cáo tài chính theo chế độ hiện hành. - Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ: + Tập hợp chứng từ kế toán, theo dõi các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước, lập báo cáo quản trị hàng tháng của toàn công ty. + Lập báo cáo tài chính, các báo biểu liên quan theo yêu cầu quản lý của Tổng công ty và ban giám đốc công ty. - Kế toán chi phí sản xuất, giá thành có nhiệm vụ: + Kế toán các khoản đầu tư vốn cho các đội xây lắp, thu nhận chứng từ có liên quan đến việc thanh quyết toán công trình. + Lập dự toán chi phí và tính giá thành theo từng hạng mục hay giai đoạn của hạng mục công trình. + Kế toán chi phí theo từng khoản mục chi phí, từng hạng mục công trình,từng công trình cụ thể. Qua đó thường xuyên so sánh, kiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí, xem xét nguyên nhân vượt hụt dự toán và đánh giá hiệu quả kinh doanh. + Kiểm tra đối chiếu sổ cái, sổ chi tiết các hoạt động liên quan tới đầu tư vốn với kế toán các đội xây lắp, với kế toán tổng theo định kỳ. - Kế toán thanh toán, TSCĐ, NVL, tiền lương có nhiệm vụ: + Theo dõi tình hình biến động nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu. + Xác định, phân loại TSCĐ một cách khoa học, hợp lý. Theo dõi chặt chẽ tình hình biến động tăng, giảm,tính và trích khấu hao TSCĐ theo quý. + Hàng tháng lập bảng kê tổng hợp, sổ chi tiết đối chiếu với sổ sách kế toán của thủ quỹ, sổ của Ngân hàng để theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay, tiền ký quỹ bảo lãnh tại ngân hàng; các khoản công nợ với khách hàng, với nhà cung cấp và các khoản phải trả, phải nộp khác. Khi phát sinh nghiệp vụ kế toán phải ghi chi tiết theo từng đối tượng. +Lập và thanh toán tiền lương,các khoản trích theo lương phải trả cho người lao động trong Công ty. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công ty, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để nhập, xuất hoặc ghi sổ quỹ. Ngoài ra, thủ quỹ còn có nhiệm vụ: + Kế toán các khoản phải thu của người lao động trong Công ty như: BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản phải thu khác như tiền điện, tiền nước… + Theo dõi các hợp đồng, báo cáo sản lượng,cấp phát văn phòng phẩm, theo dõi chi tiết công cụ dụng cụ, lập bảng phân bổ giá trị công cụ dụng cụ theo định kỳ. + Lưu trữ, quản lý hồ sơ, chứng từ kế toán đang lưu trữ tại phòng Tài chính-kế toán. II.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty HUD3 Với phạm vi hoạt động rộng lớn và nhiều đội xây lắp(15 đội) nên hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán ‘‘Nhật ký chung’’và phương pháp kê khai thường xuyên đối với kế toán hàng tồn kho. Với đặc điểm tổ chức sản xuất và kinh doanh của Công ty,công tác hạch toán kế toán giữ vai trò quan trọng và thực hiện đầy đủ chức năng kế toán của mình là phản ánh quá trình hình thành và vận động của tài sản từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, sau đó vào sổ tổng hợp đến lập hệ thống báo cáo tài chính. 1. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty HUD3 -Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngsỳ 25/10/2000, đây là chế độ kế toán dành riêng cho hoạt động xây dựng cơ bản .Đồng thời căn cứ vào đặc điểm hoạt động và tổ chức bộ máy quản lý nên Công ty đã lựa chọn mô hình kế toán tập trung theo phương pháp kê khai thường xuyên và thực hiện ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. - Niên độ kế toán của Công ty HUD3: Bắt đầu từ ngày 1/1/N đến 31/12/N. - Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ VND trong ghi chép kế toán và không dùng đơn vị ngoại tệ. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá: Công ty khóan gọn giá vốn cho các chủ công trình nên việc tổ chức mua sắm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ sản xuất không qua nhập kho ở công ty mà được hạch toán bởi các kế toán của đội xây lắp. + Phương pháp hạch tóan hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. 2. Hệ thống chứng từ kế toán Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các hầu hết các chứng từ kế toán trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành: -Loại 1: Lao động tiền lương. Bao gồm: +Bảng chấm công +Bảng thanh toán tiền lương. +Bảng thanh toán tiền thưởng. +Bảng thanh toán BHXH. +Phiếu nghỉ lương. +Phiếu xác nhận lao vụ,dịch vụ,sản phẩm hoàn thành. +Biên bản điều tra tại nạn lao động. -Loại 2: Hàng tồn kho.Bao gồm: +Phiếu nhập kho. +Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. +Phiếu xuất vật tư theo hạn mức. +Phiếu báo vật tư sản phẩm hàng hóa. +Thẻ kho. -Loại 3: Bán hàng. Bao gồm: +Hóa đơn bán hàng. +Hóa dơn kiêm ohiếu xuất kho. +Hóa đơn kiêm vận chuyển nội bộ. +Hóa dơn GTGT. +Hóa đơn dịch vụ. +Hóa dơn khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành. +Hóa đơn cho thuê nhà. +Phiếu mua hàng. +Bảng thanh toán hàng gửi đại lý. +Thẻ quầy hàng. -Loại 4: Tiền tệ. Bao gồm: +Phiếu thu +Phiếu chi +Giấy thanh toán tiền tạm ứng +biên lai thu tiền +Biên lai kiểm kê quỹ. - Loại 5: TSCĐ. Bao gồm: +Biên bản giao nhận TSCĐ. +Biên bản đánh giá lại TSCĐ. +Thẻ TSCĐ. +Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. Hầu hết các loại chứng từ trên đã được công ty đăng ký sử dụng nhưng trên thực tế Công ty không sử dụng hết số chứng từ này. 3. Hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận cấu thành trong chế độ kế toán doanh nghiệp. Công ty HUD3 đã áp dụng hệ thống tài khoản dựa theo chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp ban hành kèm thao Quyết định số1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ trưởng Bộ tài chính, cùng với các văn bản quy định bổ sung, sửa đổi.Hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm: +TK 111, 112, 311… để tổ chức hạch toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngắn hạn ngân hàng. +TK 211, 112, 113, 214… để hạch toán tăng, giảm TSCĐ. +TK 152, 153 để hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. +TK 334, 338 để hạch toán lao động, tiền lương. +TK 621, 622, 623, 627, 154, 642, 142… để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành công trình. +TK 131, 331 … để hạch toán quá trình mua hàng, bán hàng. +TK 511, 632, 911… để hạch toán tiêu thụ sản phẩm. 4. Hệ thống sổ kế toán - Nhật ký chung: Mở cho mọi đối tượng có liên quan đến mọi nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian. - Sổ chi tiết: Mở cho các đối tượng đòi hỏi phải theo dõi chi tiết, cụ thể như sổ chi tiết các tài khoản : 131, 141, 154, 911, 635, 711, 811, 421. - Sổ các tài khoản: Mở cho các tài khoản : 131, 141, 154, 911, 635, 711, 811, 421. - Bảng tổng hợp chi tiết: Tổng hợp số liệu của tất cả các tài khoản trên sổ kế toán chi tiết. - Bảng cân đối số phát sinh : Được lập cho tất cả các tài khoản Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty HUD3 Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ cái tài khoản 5. Hệ thống báo cáo kế toán Lập BCTC là một công việc quan trọng với mỗi DN. BCTC trình bày một cách tổng quát, toàn diện thực trạng TS, NV, công nợ, tình hình kinh doanh và kết quả hoạt động của công ty trong mỗi kỳ kế toán. Công việc này được giao cho kế toán tổng hợp xác định kết quả kinh doanh lập vào cuối mỗi tháng, quý, năm. Với các số liệu tập hợp được cùng với báo cáo kinh doanh của kỳ trước, kế toán tổng hợp lập ra 4 bản báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính : + Bảng cân đối kế toán ( B01/DN): Là BCTC tổng hợp phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị TS hiện có mà nhân viên hình thành lên TS đó của công ty tại một thời điểm nhất định. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B02/DN): Là BCTC tổng hợp phản ánh tổng quát tình hình, kết quả của các hoạt động kinh doanhvà tình hình thực hiện nghĩa vụđối với Nhà nước về thuế và các khoản nộp khác. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Phản ánh việc hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong báo cáo của Công ty. + Thuyết minh báo cáo tài chính (B09/DN): Là bộ phận hợp thành hệ thống BCTC của Công ty. Được lập để giải trình và bổ sung thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh, tinh hình tài chính của Công ty trong kỳ báo cáo mà các báo cáo khác không thể trình bày rõ ràng chi tiết. Đây là báo cáo mà Công ty phải gửi vào cuối quý cho các cơ quan quản lý cấp trên. Bốn loại BCTC trên sau khi lập được kế toán trưởng kiểm tra xem xét. Sau đó được trình lên Ban giám đốc thông qua thì mới gửi lên cơ quan thuế và các cơ quan có thẩm quyền. III. Đặc điểm kế toán các phần hành chủ yếu tại Công ty. 1. Kế toán TSCĐ tại Công ty. 1.1. Phân loại TSCĐ Căn cứ vào đặc điểm chung của TSCĐ trong doanh nghiệp xây lắp và đặc điểm riêng của TSCĐ tại Công ty, Công ty tiến hành phân loại TSCĐ theo các tính chất sau: a.Phân loại TSCĐ theo Bảng cân đối kế toán, gồm: - TSCĐ hữu hình bao gồm: Nhà cửa, vật kiến trúc; Máy móc,thiết bị; phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn; Dàn giáo, cốp pha và các loại TSCĐ khác. - TSCĐ vô hình bao gồm: quyền sử dụng đất, quyền phát hành, bằng sáng chế, nhãn hiệu hàng hóa, phần mềm máy vi tính, giấy phép nhượng quyền…. b. Phân loại TSCĐ theo mục đích sử dụng, gồm TSCĐ dùng cho mục đích phúc lợi, sự nghiệp an ninh, quốc phòng; TSCĐ dùng cho đơn vị hành chính sự nghiệp… c. Phân loại TSCĐ theo quỳên sở hữu, gồm TSCĐ của Công ty và TSCĐ thuê ngoài, bảo quản hộ, cất giữ hộ Nhà nước. 1.2. Luân chuyển chứng từ và kế toán chi tiết TSCĐ. Đặc điểm cơ bản nhất của TSCĐ là tham gia nhiều vào chu kỳ sản xuất kinh doanh nên TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất. Khác với đối tượng lao động, TSCĐ giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. Do đó điều này có ảnh hưởng rất lớn đến việc tổ chức hạch toán TSCĐ từ khâu tính giá đến khâu hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. TSCĐ trong Công ty đều có bộ hồ sơ riêng gồm:‘‘Biên bản giao nhạn TSCĐ”, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các giấy tờ khác có liên quan. Ngoài ra, TSCĐ đều được phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi tài sản cố định và được phản ánh trong “Sổ tài sản cố định’’. Mỗi TSCĐ đều được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán: Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính, Công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ. Mọi trường hợp phát hiện thừa thiếu TSCĐ đều phải lập biên bản, tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý. Kế toán chi tiết TSCĐ sử dụng các loại chứng từ, sổ sách kế toán sau: Biên bản giao nhận TSCĐ, Hồ sơ TSCĐ, Sổ chi tiết TSCĐ. Sơ đồ luân chuyển chứng từ tăng và giảm TSCĐ KÕ to¸n TSC§ Chñ së h÷u Héi ®ång giao nhËn, thanh lý B¶o qu¶n l­u tr÷ NgiÖp vô TSC§ 1 2 3 QuyÕt ®Þnh t¨ng, gi¶m thanh lý LËp hoÆc huû thÎ TSC§ Giao nhËn tµi s¶n vµ lËp biªn b¶n S¬ ®å tæ chøc ghi sæ chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh Chøng tõ t¨ng, gi¶m TSC§ B¶ng tæng hîp t¨ng, gi¶m TSC§ Sæ chi tiÕt TSC§ (theo n¬i sö dông) ThÎ TSC§ Sæ chi tiÕt TSC§ (theo lo¹i TSC§) 1.3. Kế toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ. Định khoản là căn cứ để kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sổ cái các TK 211, 212, 213, 214. Cuối kỳ kế toán tổng hợp trên sổ cái và các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ và bảng cân đối số phát sinh. Từ các số liệu về TSCĐ sẽ được phản ánh trên các BCTC như chỉ tiêu, nguyên giá, hao mòn TSCĐ trên bảng cân đối kế toán, chỉ tiêu khấu hao trên BCKQKD… Trình tự hạch toán tổng hợp TSCĐ được khái quát như sau: Hạch toán tổng hợp TSCĐ tại HUD3 Chøng tõ t¨ng, gi¶m vµ khÊu hao TSC§ NhËt ký chung ThÎ TSC§ Sæ C¸i TK 211,212,213,214 Sæ chi tiÕt TSC§ B¶ng c©n ®èi SPS B¶ng tæng hîp chi tiÕt t¨ng, gi¶m TSC§ B¸o c¸o tµi chÝnh 1.4. Kế toán khấu hao TSCĐ Công ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng căn cứ theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC Mức trích khấu hao trung bình hàng năm của tài sản cố định = Nguyên gía của TSCĐ Thời gian sử dụng Mức trích khấu hao cho năm cuối cùng của thời gian sử dụng TSCĐ được xác định là hiệu số giữa nguyên giá TSCĐ và số khấu hao lũy kế đã thực hiện đến năm trước năm cuối cùng của tài sản cố định đó. 2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 2.1. Cách tính lương trả cho người lao động Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD3 trả lương cho người lao động dưới hình thức sau: - Đối với các phòng ban, các bộ phận phục vụ gián tiếp điều hành cho quá trình kinh doanh áp dụng hình thức trả lương theo thời gian Cuối tháng, kế toán căn cứ vào bảng chấm công của các phòng để tính lương cơ bản cho từng bộ phận Người có trách nhiệm phải theo dõi thời gian làm việc trong tháng thực tế và chấm công vào bảng công của từng người, số ngày làm thực tế, ngày nghỉ, ngừng việc, có lý do, nguyên nhân cụ thể dựa vào các quy định chung của Công ty. Trường hợp người lao động ốm đau, tai nạn...phải có chứng nhận của Bác sỹ, ghi tên lý do nghỉ, số ngày nghỉ, ghi vào bảng chấm công để tính trợ cấp BHXH. Cách tính ngày công cụ thể như sau: +Hàng ngày tổ trưởng của mỗi phòng ban nhóm, tổ đội . . . hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày tương ứng từ cột 1 đến cột 31 ở bảng chấm công Sau đó căn cứ vào lịch chấm công của từng người để tính ra số ngày công theo từng loại. Cuối cùng thì người được uỷ quyền chấm công lập ra bảng tổng hợp số lao động trong tháng đã làm việc của cả phòng ban và ký tên vào bảng rồi chuyển bảng cùng các chứng từ kèm theo về phòng tổ chức lao động để kiểm tra thủ tục để tính ra công, lương và BHXH. Kế toán tiền lương, BHXH, ký vào bảng thanh toán chuyển lên phòng giám đốc ký duyệt. Chuyển về phòng tài vụ đối chiếu lần cuối, viết phiếu chi thanh toán tiền lương. + Tính tiền lương theo thời gian được áp dụng theo quy định chung của chính sách nhà nước với mức lương tối thiểu nhân với số ngày thực tế của người lao động và chia cho 22 ngày. Lương cơ bản = 350.000 x Hệ số cấp bậc Lương thời gian được hưởng Lương cơ bản *Số ngày thực tế dược hưởng 22 ngày = Lương nghỉ lễ, phép = Lương cơ bản x Số ngày nghỉ 22 ngày + Những ngày nghỉ phép, lễ, nghỉ việc riêng .. và những ngày làm thêm giờ vào ngày lễ, ngày nghỉ cuối tuần theo quy định sẽ thanh toán tiền lương theo chế độ chung, không tính để thanh toán tiền lương theo năng suất: Phụ cấp trách nhiệm = 350.000 x Hệ số phụ cấp Tổng cộng = Lương thời gian + Lương nghỉ lễ, phép + Phụ cấp - Đối với bộ phận quản lý của công ty tiền lương và các khoản trích theo lương được hạnh toán như sau: Căn cứ vào bảng chấm công kế toán phải trả cho các phòng ban quản lý theo hình thức trả lương theo thời gian. Việc trả lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên được căn cứ vào bảng chấm công hàng ngày ở các phòng ban theo dõi tình hình đi làm trong tháng của cán bộ công nhân viên rồi mới tiến hành tính lương. Mức lương tối thiểu mà công ty trả cho cán bộ công nhân viên là 350.000đ/1tháng, trong đó có tháng có 31 ngày nên số ngày làm việc sẽ là 23 ngày. Đối với công nhân viên thuộc biên chế chính thức ở Công ty thì ngoài tiền lương nhận được họ còn được hưởng các khoản trợ cấp phúc lợi xã hội khác (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế). Bên cạnh phần đóng góp của công nhân viên thì Công ty cũng góp vào các quỹ phúc lợi này theo tỷ lệ quy định của Nhà Nước. Cụ thể như sau: . Quỹ Bảo hiểm xã hội được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương của Công ty trong đó 15% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 5% còn lại do người lao động trực tiếp đóng góp (khoản này kế toán trừ ngay vào thu nhập của Công ty). . Quỹ Bảo hiểm y tế được hình thành bằng cách tính 3% trên quỹ lương cơ bản trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% trừ vào lương của người lao động. Một năm hai lần (đầu tháng 1 và tháng 6), Công ty tạm trích tiền để mua thẻ bảo hiểm y tế cho công nhân viên, sau đó hàng tháng công ty trừ vào chi phí và lương của công nhân viên khi họ có nhu cầu y tế. . Kinh phí công đoàn được tính theo tỷ lệ 2% trên tổng tiền lương thực trả cho người lao động, khoản này được tính toàn bộ vào chi phí kinh doanh của công ty. Công ty nộp một phần quỹ này cho công đoàn tổng công ty còn lại công đoàn công ty được giữ lại chi tiêu. Ví dụ 1: Trường hợp đồng chí Đoàn Trung Thành – GĐ Công ty( trích từ bảng tiền lương tháng 4 năm 2006 của Phòng kế toán-Tài vụ) 2.2324.000 x 25 22 Lương cơ bản = 350.000 x 6,64 = 2.2324.000 Lương thời gian được hưởng = = 2.640.909 Phụ cấp trách nhiệm = 350.000 x 0.3 = 105.000 Tổng lương = 2.640.909 + 105.000 = 2.745.909 Ví dụ 2: Trường hợp của đồng chí Nguyễn Hoài Nam- Nhân viên phòng nhân sự (trích từ bảng tiền lương tháng 04 năm 2006 của Phòng kế toán-Tài vụ) Lương cơ bản = 350.000 x 2,18 = 763.000 Lương thời gian được hưởng = = 589.591 22 763.000 x 17 763.000 x 7 22 Lương nghỉ lễ, phép = = 242.773 Tổng lương = 589.591 + 242.773 = 832.364 - Đối với bộ phận gián tiếp của toàn Công ty cách tính lương cũng tương tự như trên. BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG VÀ PHỤ CẤP THÁNG 4 NĂM 2006 Khối bộ phận văn phòng TT Họ và tên Hệ số lương Lương cơ bản Lương thực tế theo công việc Lễ, phép Hệ số phụ cấp Tổng lương Các khoản phải trừ Tổng BHXH, BHYT Số còn được nhận Ký nhận Công Tiền Công Tiền BHYT 1% BHXH 5% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 Trần Đình Vọng 6,97 2.439.500 25 2.772.159 2.772.159 24.395 121.975 146.370 2.625.789 2 Đoàn Trung Thành 6,64 2.324.000 25 2.640.909 0,3 2.745.909 23.240 116.200 139.440 2.606.469 3 Đỗ Đức Chung 5,98 2.093.000 25 2.378.409 2.378.409 20.930 104.650 125.580 2.252.829 4 Đặng Tiến Tiếp 2,84 994.000 25 1.129.545 1.129.545 9.940 49.700 59.640 1.069.905 5 Hoàng Hải La 3,09 1.081.500 25 1.228.977 1.228.977 10.815 54.075 64.890 1.164.087 6 Lê Xuân Hải 3,09 1.081.500 25 1.228.977 1.228.977 10.815 54.075 64.890 1.164.087 7 Lê Thị Ngọc 2,65 927.500 25 1.053.977 1.053.977 9.275 46.375 55.650 998.327 8 Phạm Văn Sự 3,60 1.260.000 25 1.431.818 1.431.818 12.600 63.000 75.600 1.356.218 9 Nguyễn Bá Tú 3,05 1.067.500 25 1.213.068 1.213.068 10.675 53.375 64.050 1.149.018 10 Trần Thị Thuý 1,90 665.000 21 634.773 2 60.455 695.227 6.650 33.250 39.900 655.327 11 Nguyễn T.Bích Hồng ._.