Thực trạng kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Công Nghệ Mạng Nhỏ

LỜI NÓI ĐẦU Thực tập theo từ điển tiếng việt có nghĩa là: Tập làm trong thực tế để vận dụng và củng cố kiến thức lý thuyết, trau dồi thêm vể nghiệp vụ. Trong quá trình đi thực tập Sinh viên được mang kiến thức đã được học ở trường áp dụng vào thực tế, để tăng thêm kinh nghiệm cho bản thân bằng cách học hỏi kinh nghiệm của những người đi trước tại đơn vị thực tập. Trong thời gian thực tập Công ty TNHH Công Nghệ Mạng Nhỏ, em đã có điều kiện được tìm hiểu tổ chức bộ máy kế toán cũng như những phương pháp hạch toán của Công ty, đặc biệt là đi sâu vào nghiên cứu vấn đề kế toán tiền lương, và các khoản trích theo lương. Trong cơ chế thị trường với sự hoạt động của thị trường sức lao động còn gọi là thị trường lao động. Sức lao động trở thành hàng hoá loại hàng hoá đặc biệt. Giá cả sức lao động chính là tiền lương, tiền công. Đó là khoản tiền mà người chủ sức lao động phải chi trả cho người lao động sau quá trình làm việc. Tiền lương là một phạm trù kinh tế, là kết quả cuả sự phân phối của cải trong xã hội ở mức cao. Đối với người lao động tiền lương có một ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi nó là nguồn thu nhập chủ yếu giúp cho họ đảm bảo cuộc sống của bản thân và gia đình. Do đó tiền lương có thể là động lực thúc đẩy người lao động tăng năng suất lao động nếu họ được trả đúng theo sức lao động đóng góp, nhưng cũng có thể làm giảm năng suất khiến cho quá trình sản xuất chậm lại, không đạt hiệu quả nếu tiền lương được trả thấp hơn sức lao động của người lao động bỏ ra. Ở phạm vi toàn bộ nền kinh tế, tiền lương là cụ thể hơn của quá trình phân phối của cải vật chất do chính người lao động làm ra. Vì vậy việc xây dựng thang lương, bảng lương lựa chọn các hình thức trả lương hợp lý để sao tiền lương vừa là khoản thu nhập để người lao động đảm bảo nhu cầu vật chất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền lương thành động lực thúc đẩy người lao động Quá trình thực tập tại Công ty đã giúp em nắm bắt được những kiến thức nhất định về công tác kế toán, những kiến thức mà em đã được học ở trường mà chưa có điều kiện được áp dụng thực hành. Nội dung chuyên đề kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương gồm 3 phần: * Phần 1: Tổng quan về Công ty TNHH Công Nghệ Mạng Nhỏ * Phần 2: Thực trạng kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Công Nghệ Mạng Nhỏ. * Phần 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Công Nghệ Mạng Nhỏ. Trong quá trình thực tập, được sự hướng dẫn tận tình của THS. Đinh Thế Hùng, cùng sự nhiệt tình giúp đỡ của Ban Giám đốc Công ty cũng như Chị Phạm Thị Mai Trang trong phòng Kế Toán, cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tổng hợp tại Công ty. Tuy nhiên do trình độ còn hạn chế, kiến thức còn ít ỏi nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Do đó em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của THS. Đinh Thế Hùng cũng như của Ban Lãnh Đạo Công ty và đặc biệt là các Anh Chị Phòng Kế toán thuộc Công ty để chuyên đề thực tập của em được phong phú về lý luận và sát thực với thực tế của Công ty hơn. PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ MẠNG NHỎ 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Công Nghệ mạng Nhỏ 1.1.1 Giới Thiệu công ty Tên giao dịch: Công ty TNHH Công nghệ Mạng Nhỏ Tên tiếng Anh: Smallnet Technologies Trụ sở chính: 61/409 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội Trụ sở giao dịch: 414A3, KĐT Đầm Trấu, Bạch Đằng, HN Đăng ký kinh doanh số: 0102020893 Vốn điều lệ: 1.000.000.000 VND Vốn thực tế: 2.000.000.000 VND Nhân viên: 35 Người Điện thoại: 04 3 9843288 Fax : 04 39843287 Email: contatc@smallnet.com.vn Mã số thuế: 0101689101 Số tài khoản: 150020165372 NH NN&PT NT Chi nhánh HN Cùng với tiến trình hiện đại hoá và phát triển đất nước đã tạo ra nhiều cơ hội và môi trường phát triển kinh tế tốt cho các doanh nghiệp. Công ty TNHH Công Nghệ Mạng Nhỏ được thành lập năm 2001 dưới tên Đại Lâm Co.,LTD, sau được đổi tên thành Công ty TNHH Công Nghệ Mạng Nhỏ, kinh doanh các sản phẩm thiết bị phục vụ cho ngành Bưu chính viễn thông, Sản xuất và buôn bán phần mềm, Đào tạo tin học… Tuy là một Công ty mới thành lập nhưng đã có những bước đầu khẳng định được năng lực của mình. Là một công ty đa ngành, đa lĩnh vực trên thị trường, Công ty tìm kiếm nhiều cơ hội để phục vụ khách hàng và chìa khoá thành công của công ty là hiểu và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Với đội ngũ cán bộ trẻ có trình độ chuyên môn cao, được đào tạo theo các chương trình chuyên sâu, năng động, sáng tạo đã nhanh chóng phát triển thương hiệu, xây dựng ưu thế kinh doanh, mang đến cho khách hàng các sản phẩm chất lượng cao, cùng với phương châm phục vụ tận tình, nhanh chóng, thời gian bảo trì lâu dài cho sản phẩm đem lại cho khách hàng các giải pháp kinh tế - kỹ thuật hiệu quả nhất. Các sản phẩm do chúng tôi cung cấp đa dạng về mẫu mã, phong phú về chủng loại, được sản xuất trên dây truyền công nghệ hiện đại, đạt tiêu chuẩn quốc tế. Hiện nay, Công ty vẫn tiếp tục mở rộng các chủng loại thiết bị, dịch vụ cung ứng nhằm đáp ứng nhu cầu, xu hướng ngày càng phát triển của các ngành và nhu cầu ngày càng tăng của các khách hàng. Hiện tại và tương lai công ty đã và đang cố gắng thực sự là lựa chọn của khách hàng, đối tác và nhân viên. Với mục tiêu đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng và đặt lợi ích của khách hàng lên trên hết, công ty hi vọng sẽ làm hài lòng Quý Khách hàng. 1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Công Nghệ mạng Nhỏ 1.2.1 Các ngành nghệ kinh doanh chủ yếu Sản xuất và buôn bán phần mềm Đào tạo tin học Dịch vụ tư vấn và chuyển giao công nghệ trong các lĩnh vực điện, điện tử, điện lạnh, điện gia dụng, tin học, viễn thông (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình) Sản xuất, buôn bán, lắp đặt, cho thuê thiết bị điện gia dụng, điện lạnh, diện tử, tin học, viễn thông ( trừ sản cuất thiết bị thu phát sóng), máy xây dựng, máy móc thiết bị, đồ dùng cá nhân và gia đình, thiết bị văn phòng, thiết bị máy tính ngoại vi Buôn bán vật tư ngành in, hàng may mặc và nguyên phụ liệu phục vụ may mặc Kinh doanh bất động sản Dịch vụ nhà đất Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ( không bao gồm kinh doanh quán bar, karaoke, vũ trường) Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa 1.2.2 Khách hàng chính Công ty TNHH DK Engineering, Công ty TNHH Việt Quang, Tổ chức sức khỏe gia đình Quốc tế, Công ty TNHH Thời trang thể thao chuyên nghiệp, Công ty Kiên Cường… 1.2.3 Nhà cung cấp thiết bị Công ty CP TM $ DV Hoàng Lộc, Công ty TNHH Anh Ngọc, Công ty TNHH Phầm mềm Đông Nam á, Công ty TNHH Trực Tuyến 3C Dotcom… 1.2.4 Tình hình kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệ Mạng Nhỏ Công ty Công ty TNHH Công nghệ Mạng Nhỏ là Công ty kinh doanh thương mại, có quy mô vừa và nhỏ. Chức năng chủ yếu của Công ty TNHH Công nghệ Mạng Nhỏ sản xuất và buôn bán phần mềm, đào tạo tin học, dịch vụ tư vấn và chuyển giao công nghệ thông qua đó: Góp phần thúc đẩy kinh tế thị trường phát triển; Đảm bảo đời sống nhân viên; Tăng nguồn thu cho ngân sách Nhà nước. Tình hình kinh doanh của Công ty được đánh giá là tốt, điều đó thể hiện qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình sử dụng lao động dưới đây: Bảng 1.2.1 Bảng báo cáo Kết quả kinh doanh (năm 2007, 2008, và 6 tháng đầu năm 2009) STT Chỉ tiêu Mã Số năm 2007 Số năm 2008 6 tháng đầu năm 2009 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 442.347.793 892.950.906 690.245.209 2 Các khoản giảm trừ doanh thu 02 3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 - 02) 10 442.347.793 892.950.906 690.245.209 4 Giá vốn hàng bán 11 103.897.415 509.079.435 256.367.432 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10 - 11) 20 338.450.378 383.871.471 433.877.777 6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 449.900 654.800 229.400 7 Chi phí tài chính 22 Trong đó chi phí lãi vay 23 8 Chi phí quản lý kinh doanh 24 324.146.345 381.715.475 421.102.334 9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30 = 20 + 21 -22 - 24) 30 (3.246.067) 2.810.796 13.004.843 10 Thu nhập khác 31 11 Chi phí khác 32 12 Lợi nhuận khác ( 40 = 31 - 32) 40 13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30 + 40) 50 (3.246.067) 2.810.796 13.004.843 14 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 51 787.023 2 .210.823 15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp ( 60 = 50 - 51) 60 (3.246.067) 2.023.773 10.794.020 Bảng 1.2.2 Bảng tình hình sử dụng lao động (Năm 2007, năm 2008 và 06 tháng đầu năm 2009) Đơn vị tính: Người STT Phòng, bộ phận Số năm 2007 Số năm 2008 Số 06 tháng đầu năm 2009 1 Giám đốc 1 1 1 2 Kinh doanh 4 5 7 3 Kỹ thuật 3 4 8 4 Kế toán tài chính 1 3 4 5 Nhân viên thu mua 3 5 7 6 Nhân viên bàn hàng 2 3 4 7 Nhân viên bảo vệ 1 1 2 Tổng cộng 15 22 35 (Theo số liệu của phòng kế toán tài chính) Bảng 1.2.3 Một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu của Công ty (năm 2007 và năm 2008, 06 tháng đầu năm 2009) Chỉ tiêu ĐVT Năm 2007 Năm 2008 Sáu tháng đầu năm 2009 Doanh thu bán hàng Đồng 442.347.793 892.950.906 690.245.209 Lợi nhuận sau thuế Đồng (3.246.067) 2.023.773 10.794.020 Tổng tài sản Đồng 478.781.899 601.349.421 947.214.737 Tổng số lao động Người 15 22 35 Thu nhập bình quân Đồng 1.100.000 1.550.000 2.150.000 (Theo số liệu của phòng kế toán tài chính) Doanh thu bán hàng của 06 tháng đầu năm 2009 so với năm 2008 tăng 243.769.756 đồng là do năm 2009 thị trường tiêu thụ của Công ty được mở rộng hơn, mở rộng thị trường ngoại tỉnh, dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn, mở rộng thị trường bán lẻ hàng hoá Đến 06 tháng đầu năm 2009 Công ty đã có lợi nhuận cao hơn so với 2 năm trước. So với năm 2007, năm 2008 Công ty đã đạt lợi nhuận tăng lên tới 10.794.020 đồng, điều này là hoàn toàn hợp lý vì doanh số bán hàng của 06 tháng đầu năm 2009 cao hơn so với năm 2008 nên đem lại được lợi nhuận cho Công ty. Tài sản của Công ty 06 tháng đầu năm 2009 tăng hơn 646.540.026 đồng so với năm 2008 lần là vì Công ty đầu tư vào mua sắm tài sản cố định, đặc biệt trong 06 tháng đầu năm 2009 Công ty đã mua 1 chiếc ôtô Toyota – Vios nguyên giá là 309.850.328 đồng. Số lượng nhân viên 06 tháng đầu năm 2009 cũng tăng so với năm 2008 là 13 người, số nhân viên này Công ty tuyển thêm chủ yếu là nhân viên kinh doanh và kỹ thuật vì lý do thị trường tiêu thụ của Công ty được mở rộng tại siêu thị trường ngoại tỉnh. Bên cạnh đó ban lãnh đạo Công ty cũng đã không ngừng nâng cao đời sống cho anh chị em nhân viên bằng việc tăng lương, mức thu nhập bình quân 06 tháng đầu năm 2009 tăng 600.000 đồng so với năm 2008. Đây cũng là điều phù hợp bởi giá cả thị trường ngày một leo thang. 1.3 Đặc điểm về tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tại Công ty TNHH Công nghệ Mạng nhỏ Công tác quản lý là khâu quan trọng, cần thiết và không thể thiếu được để duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Công tác quản lý giúp giám sát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đặc điểm và nhu cầu của Công ty TNHH Công nghệ Mạng Nhỏ nên bộ máy tổ chức quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty gồm các phòng ban: Sơ đồ 1.3.1 Tổ chức bộ máy và quản lý của công ty Phòng kỹ thuật GIÁM ĐỐC Phòng thu mua Phòng kinh doanh Phòng kế toán tài vụ Kinh doanh ngoại tỉnh Kinh doanh thị trường HN Giám Đốc: Ông Nguyễn Huy Dương là người đại diện cho công ty, chịu trách nhiệm trước Pháp luật cùng những quy định của Nhà Nước. Giám đốc có quyền điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh tới từng phòng và ký duyệt những quyết định quan trọng trong công ty. Trưởng Phòng Kế Toán Tài Vụ kiêm kế toán tổng hợp Bà : Phạm Thị Mai Trang có trách nhiệm về toàn bộ mọi hoạt động của phòng kế toán dưới hình thái tiền tệ với chức năng giúp việc cho giám đốc. Trưởng Phòng Kinh doanh Ông: Nguyễn Việt Trung có nhiệm vụ thiết lập các kế hoạch về toàn bộ hoạt động kinh doanh hàng hoá thủ tục cho toàn bộ lô hàng, quản lý nhân viên kinh doanh cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Trưởng Phòng Thu mua: Tạ Minh Lý có nhiệm vụ lên kế hoạch đặt hàng các mặt hàng cần thiết phục vụ kinh doanh cũng như sử dụng cho công ty. Trưởng Phòng Kỹ thuật Ông: Trần Hải Đăng làm nhiệm vụ triển khai các dịch vụ và yêu cầu của khách hàng do phòng kinh doanh khai thác được. 1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy hạch toán kế toán tại công ty 1.4.1 Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán Tham mưu phương hướng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính, thực hiện các quyết định tài chính của công ty và tổ chức thực hiện công tác kế toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúng quy chế, chế độ, theo quy định hiện hành. Cách thức tổ chức bộ máy trong phòng kế toán. Nhiệm vụ cụ thể: Thu nhập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị. Đề xuất phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý tài chính hàng năm . Đề xuất thay đổi, bổ sung hoàn thiện chế độ tiêu chuẩn, định mức thu chi. Đề xuất dự toán chi thường xuyên hàng năm trên cơ sở nhiệm vụ cấp trên giao. Đề xuất phân bổ tài chính thường xuyên hàng năm. Thực hiện việc thu nộp thuế thu nhập cá nhân có thu nhập cao theo quy định. Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các quy định quản lý tài chính và chế độ tài chính. Thực hiện dự toán thu, chi hàng năm. Thực hiện các thủ tục giao dịch ngân hàng theo quy định với khi bạc nhà nước. Phát hành và luân chuyển chứng từ kế toán theo quy đinh. Thực hiện đầy đủ các công tác kế toàn tài chính theo quy định của Nhà nước. Lập và nộp báo cáo tài chính cho cơ quan thuế theo đúng thời hạn. Thực hiện tự kiểm tra tài chính và công khai tài chính theo chế độ quy định. 1.4.2 Cách thức tổ chức bộ máy trong phòng kế toán Sơ đồ 1.4.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy phòng kế toán Kế Toán Trưởng (kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán công nợ Kế toán bán hàng Thủ quỹ Kế toán thu mua Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận thành viên. - Kế toán trưởng Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm về toàn bộ mọi hoạt động của phòng kế toán với chức năng là người giúp việc cho Giám đốc. Tổ chức và chỉ đạo công tác kế toán, thống kê thông tin kế toán và hạch toán kế toán tại Công ty. Kế toán Trưởng có quyền phân công và chỉ đạo trực tiếp các thành viên kế toán trong Công ty. Ngoài nhiệm vụ là người lãnh đạo và quản lý phòng, kế toán trưởng còn tham gia trực tiếp vào công tác hạch toán, phân bổ trực tiếp chi phí kinh doanh và hướng dẫn các bộ phận kế toán có liên quan để lập và luân chuyển chi phí phù hợp với đối tượng hạch toán. - Kế toán thu mua Hàng ngày căn cứ vào chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh có liên quan, kiểm tra phản ánh vào sổ kế toán liên quan đến tiêu thụ hàng hóa, giá trị hàng hóa nhập - xuất - tồn, tham gia kiểm tra và đánh giá lại hàng hóa, cuối tháng lên bảng tổng hợp theo từng loại, từng nhóm hàng trong từng kho của Công ty và duyệt kế hoạch mua hàng cho phòng thu mua. - Kế toán bán hàng Hàng ngày làm nhiệm vụ xuất hàng theo yêu cầu của phòng kinh doanh, cuối ngày lên báo cáo số lượng hàng bán trong ngày gửi kế toán trưởng. - Kế toán công nợ Có nhiệm vụ theo dõi công nợ với các khách hàng của Công ty, phản ánh các khoản thanh toán của khách hàng với Công ty. Cuối tháng chốt công nợ với từng khách hàng và lên kế hoạch thu hồi công nợ, đồng thời lên kế hoạch gửi kế toán trưởng cùng với thủ quỹ thanh toán cho các nhà cung cấp. - Thủ quỹ Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt và giao dịch với ngân hàng theo lệnh của kế toán trưởng. 1.4.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại đơn vị Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán 1.4.3.1 Quy định chung ( chế độ kế toán áp dụng tại đơn vị): Chế độ kế toán đang áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Quyết định 48/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán: Công ty chấp hành đúng nguyên tắc các chuẩn mực và chế độ kế toán theo quyết định QĐ 48/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính. - Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng. 1.4.3.2 Các chính sách kế toán áp dụng. - Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền. Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: Theo tỷ giá của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thông Việt Nam và tỷ giá của thị trường tự do. 1.4.3.3 Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá mua thực tế. Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Theo giá đích danh. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. + Lập vào cuối kỳ kế toán năm. + Dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính theo từng sản phẩm tồn kho. 1.4.3.4 Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí khác: - Chi phí trả trước - Chi phí khác - Phương pháp phân bổ chi phí trả trước - Phương pháp và thời gian phân bổ lợi thế thương mại. 1.4.3.5 Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả 1.4.3.6 Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả 1.4.3.7 Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu: - Nguyên tắc ghi nhận vốn đầu tư của chủ sở hữu, thặng dư vốn cổ phần, vốn khác của chủ sở hữu. - Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch đánh giá lại tài sản - Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá - Nguyên tắc ghi nhận lợi nhuận chưa phân phối. 1.4.3.8 Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: - Doanh thu bán hàng; - Doanh thu cung cấp dịch vụ; - Doanh thu hoạt động tài chính; - Doanh thu hợp đồng xây dựng; 1.4.3.9 Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí tài chính. 1.4.3.10 Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại. 1.4.3.11 Các nghiệp vụ dự phòng rủi ro hối đoái. 1.4.3.12 Các nguyên tắc và phương pháp kế toán khác. Hình thức ghi sổ: Hình thức nhật ký chung của công ty bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: + Sổ nhật ký chung + Sổ cái + Các sổ, thẻ chi tiết Sơ đồ 1.4.1: Trình tự ghi sổ kế toán – Theo hình thưc kế toán Nhật Ký chung Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán Chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú Ghi Hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Các chứng từ kế toán được sử dụng tại công ty như sau: - Các chứng từ về tiền tệ gồm: + Phiếu thu: là căn cứ để thu quỹ thu tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 111- tiền mặt + Phiếu chi: Là căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 111- tiến mặt + Biên bản kiểm kê quỹ: Xác nhận số tiền tồn quỹ thực tế tại thời điểm kiểm kê. - Các chứng từ về tài sản cố định gồm: + Biên bản kiểm kê TSCĐ + Biên bản đánh giá TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ + Biên bản bàn giao TSCĐ + Hoá đơn VAT + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Các chứng từ về lao động tiền lương gồm: + Bảng thanh toán tiền lương: Là căn cứ để thanh toán tiền lương và phụ cấp cho người lao động và đồng thời là căn cứ để thống kê tiền lương và lao động trong công ty (mẫu 02 – LĐTL) + Bảng theo dõi chấm công: Theo dõi thời gian làm việc, nghỉ việc, nghỉ BHXH, BHYT, làm căn cứ để tính lương và đóng BHXH, BHYT theo quy định hiện hành của nhà nước cho cán bộ công nhân viên (mẫu 01 – LĐTL) + Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Là chứng từ về lao động tiền lương, dùng để xác nhận số ngày nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… của người lao động, làm căn cứ để trả BHXH theo quy định + Bảng thanh toán BHXH: Là bảng tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH trả lương cho người lao động, lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH ( mẫu 04 – LĐTL) + Bảng thanh toán tiền thưởng: Là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng người lao động làm cơ sở để tình thu nhập của mỗi người lao động. - Các chứng từ về bán hàng gồm: + Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT + Bảng kê hàng bán + Sổ chi tiết bán hàng - Các chứng từ về vật tư, hàng hoá bao gồm + Thẻ kho: Làm căn cứ vào phiế nhập kho, phiếu xuất kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi số lượng và thẻ kho. Mỗ loại vật tư được mở một thẻ kho riêng. + phiếu nhập kho: Là căn cứ để thủ kho nhập vật tư, hàng hoá, và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 152, 153, 155, 156 + Phiếu xuất kho: Là căn cứ để thủ kho xuất kho vật tư, hàng hoá, ghi thẻ kho và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 152, 153, 155, 156 Các phần hành kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong việc tổng hợp và chuyển số liệu cho nhau. Sau khi khớp số liệu trong các phần hành, kế toán tổng hợp mới tiếp nhận các số liệu này để lập báo cáo tài chính về hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. Các báo cáo tài chính bao gồm: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo mẫu B-02/DNN. Lưu chuyển tiền tệ theo mẫu B-03/DNN. Bản thuyết minh báo cáo tài chính theo mẫu B09-DNN. Bảng cân đối tài khoản theo mẫu F01_DNN. Bảng cân đối kế toán theo mẫu B-01/DNN. PHẦN 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ MẠNG NHỎ. 2.1 Đặc điểm về lao động của công ty TNHH Công Nghệ Mạng Nhỏ. Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp giữa sức lao động, công cụ lao động và đối tượng lao động. Con người là yếu tố quyết định trong quá trình kinh doanh do vậy để tiến hành kinh doanh có hiệu quả là một trong những vấn đề hết sức quan trọng đó chính là tổ chức quản lý, sử dụng tốt lao động. Công ty TNHH công Nghệ Mạng Nhỏ là một công ty chuyên về vi tính, phần mềm tin học, nên việc sắp xếp, bố trí lao động cho phù hợp với yêu cầu thực tế, phát huy hiệu quả, phát huy trách nhiệm của từng cá nhân được đặt lên hàng đầu. Hiện nay công ty có 35 nhân viên trong đó có: Bảng biểu 2.1.1: Trình độ học vấn của nhân viên Trình độ học vấn Số lượng lao động Đại học 15 Cao Đẳng 13 Trung cấp 5 Công nhân 2 Tổng số 35 Các nhân viên của Công ty đều có trình độ từ THPT trở lên, trong đó có 15 người tốt nghiệp đại học chiếm tỉ lệ 43%, 13 người tốt nghiệp cao đẳng chiếm tỉ lệ 37%, 5 người tốt nghiệp trung cấp chiếm tỉ lệ 14% và 2 người tốt nghiệp THPT chiếm tỉ lệ 6%. Với sự nỗ lực của Ban giám đốc và tập thể nhân viên, Công ty TNHH Công nghệ Mạng Nhỏ đã từng bước đi lên, vững bước trên thị trường, điều đó thể hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế mà Công ty đã đạt được Hàng năm công ty bố trí tạo điều kiện cho nhân viên được tham gia các lớp học để nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ học vấn, khuyến khích nhân viên học hỏi để trau dồi kinh nghiệm, về phục vụ cho sự phát triển của công ty. 2.2 Nguyên tắc trả lương và phương pháp tính lương tại công ty TNHH Công Nghệ Mạng Nhỏ. 2.2.1 Nguyên tắc trả lương tại công ty TNHH Công Nghệ Mạng Nhỏ Công ty áp dụng theo chính sách của nhà nước, và căn cứ vào hiệu quả của công việc, doanh thu của công ty mà có mức áp dụng sao cho phù hợp với nến kinh tế thị trường, đảm bảo đời sống của cán bộ CNV, kích thích đựơc người lao động làm việc. Hiện nay công ty đang áp dụng nguyên tắc trả lương là theo ngày công lao động, căn cứ trên hợp đồng lao động đã ký, và tính theo sản phẩm công việc hoàn thành. Hàng tháng hàng quý sẽ có thưởng cho những nhân viên có đóng góp lớn cho công ty. Như vậy sẽ đảm bảo công bằng và thúc đẩy nhân viên làm việc Hàng tháng công ty trả lương làm 02 đợt. Đợt 01 vào ngày 05 của tháng, đợt 02 vào ngày 25 của tháng. Trong quá trình làm việc nếu nhân viên có nhu cầu tạm ứng công ty cũng sẽ đáp ứng, và cuối tháng sẽ hoàn ứng lại khoản đó. 2.2.2 Các hình thức trả lương tại công ty TNHH Công Nghệ Mạng Nhỏ. Có hai hình thức trả lương cho người lao động là : Hình thức tiền lương theo thời gian và hình thức tiền lương theo sản phẩm Hình thức tiền lương theo thời gian : Áp dụng đối với lao động gián tiếp như cán bộ công nhân viên thuôc khối văn phòng, khối phòng ban bao gồm: Cán bộ lãnh đạo quản lý Cán bộ hành chính Cán bộ kỹ thuật Các trường hợp đi học, họp. Lương tháng = Mức lương chính*ngày làm việc*hệ số + phụ cấp–các khoản phải nộp 23 ngày Lương ngày = Lương tháng 23 ngày Lương giờ = Lương ngày 8 giờ Mức lương tối thiểu mà công ty áp dụng hiện nay là theo mưc lương tối thiểu chung của nhà nước: 650.000 đồng/ tháng. Hình thức trả lương như trên là trả lương thời gian đơn gian kết hợp với chế độ tiền lương (ý thức, trách nhiệm, chất lượng ) thì được gọi là lương thời gian có thưởng. Ngoài ra công ty còn áp dụng hình thức trả lương làm thêm ngoài giờ hành chính, Phương pháp tính lương như sau: + Ngoài giờ hành chính và ngày thứ 7 tính hệ số lương là: 1,5 + Ngày chủ nhật và ngày lễ, tính lương hệ số 2 Cách tính ngày công làm thêm như sau: thời gian 1≤ thời gian làm thêm ≤ 2 sẽ tính là 1/4 công. Lương làm thêm = ngày công làm thêm * hệ số lương * tiền lương ngày Để nhận được lương làm thêm, yêu cầu nhân viên sau khi đi làm thêm về phải có giấy xác nhận làm thêm theo mẫu quy định của công ty, và phải có xác nhận của khách hàng, xác nhận của giám đốc hoặc người quản lý. Cuối tháng kế toán tổng kết thời gian làm thêm và tính lương làm thêm cho nhân viên. Tiền lương thực lĩnh = Tổng lương – các khoản phải nộp Cách tính lương theo thời gian áp dụng cho các phòng ban, ngoài ra Công ty còn tính lương theo mức khoán doanh số (thu nhập) đối với những nhân viên kinh doanh của Công ty, tuy vậy mức lương này cũng không cố định mà luôn thay đổi tuỳ thuộc vào tình hình thị trường, và tuỳ thuộc vào kết quả kinh doanh mà nhân viên mang về cho công ty. Việc xác định tiền lương phải trả cho người lao động căn cứ vào hệ số mức lương cấp bậc, chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên, tiền phụ cấp độc hại, lương thu hút, phụ cấp xăng xe, phụ cấp đắt đỏ, và các thoả thuận khác. Ngoài ra, tuỳ theo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, nếu công ty đạt được mức doanh thu theo chỉ tiêu, kế hoạch đề ra thì các cán bộ, công nhân viên trong công ty sẽ được hưởng thêm một hệ số lương của công ty, có thể là 1,5 hoặc 2 tuỳ theo mức lợi nhuận đạt được. Ngoài chế độ tiền lương, công ty còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động kinh doanh nhằm khuyến khích người lao động có nhiều đóng góp hơn cho sự phát triển của công ty. Hàng quý công ty có xét thưởng theo doanh thu. Cuối năm ngoài tháng lương thứ 13 ra nếu công ty làm ăn kinh doanh tốt giám đốc có thể cân nhắc tháng lương thứ 14 cho nhân viên có đóng góp lớn. Một số chế độ khác khi tính lương. Ngoài tiền lương được trả hàng tháng, cán bộ công nhân viên trong công ty còn được hưởng phụ cấp và tiền thưởng cụ thể như: Tiền lễ tết: Được tính trả cho công nhân bằng tiền lương thực tế 1 ngày công. Thưởng: Thưởng được chia làm 2 loại; thưởng thường xuyên và thưởng không thường xuyên. Thưởng thường xuyên là thưởng do làm đạt mức doanh số khoán, thưởng không thường xuyên bao gồm thưởng nhân dịp lễ tế, thưởng thi đua Công ty xếp hạng để thưởng, tuy nhiên việc thưởng này Công ty chỉ thực hiện mang tính chất tượng trưng bởi lẽ Công ty xác định là doanh nghiệp tự hạch toán kinh doanh làm nhiều lương cao không cần phải trông chờ vào tiền lương đối với công nhân viên của Công ty. - Hình thức tiền lương theo sản phẩm: Tiền lương theo sản phẩm là cách thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng sản phẩm hoàn thành đạt tiêu chuẩn kế toán quy định và đơn giá lương sản phẩm áp dụng cho loại sản phẩm đó. Lương sản phẩm = Sản phẩm hoàn thành * Đơn giá lương sản phẩm Cách tính lương cho ông Nguyễn Huy Dương (trích từ bảng tiền lương tháng 09 năm 2009 của phòng tổ chức hành chính). đơn vị tính: 1.000 đồng Lương tháng = 1.000 * 23 * 2,5 + (750 + 460 + 200 + 120-214,8) = 3.788,2 23 Lương ngày = 3.788,2 = 164.704 23 Lương giờ = 164.704 = 20.588 8 Cách tính lương cho ông Trần Hải Đăng (trích từ bảng tiền lương tháng 09 năm 2009 của phòng tổ chức hành chính). Lương tháng = 1.000 * 23 * 2,0 + (600 + 460 + 100 + 100-195,6) = 3.064,4 23 Lương ngày = 3.064,4 = 133.234 23 Lương ngày = 133.234 = 16.654 8 2.3 Hạch toán các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Công Nghệ Mạng Nhỏ. 2.3.1 Cách tính trích BHXH, BHYT, QCĐ tại công ty TNHH Công Nghệ Mạng Nhỏ. Công ty áp dụng theo đúng quy định của nhà nước về luật BHXH, BHYT, cụ thể cách tính như sau: + Quỹ BHXH: Khái niệm: Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức. Nguồn hình thành quỹ: Quỹ BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương cơ bản của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. . Người sử dụng lao động phải nộp 15% trên tổng quỹ lương . Nộp 5% trên tổng quỹ lương thì do người lao động trực tiếp đóng góp (trừ vào thu nhập của họ). Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trường hợp bị ốm đau, tai nạn lao động, thai sản, được tính toán dựa trên cơ sở mức lương ngày của họ, thời gian nghỉ và tỷ lệ trợ cấp BHXH, khi người lao động được nghỉ hưởng BHXH kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và lập bảng thanh toán BHXH để làm cơ sở thanh toán với quỹ BHXH. Quỹ BHXH được quản lý tập trung ở tài khoản của người lao động. Các doanh nghiệp phải nộp BHXH trích được trong kỳ vào quỹ tập trung do quỹ BHXH quản lý. - Quỹ BHYT: Khái niệm: Quỹ BHYT là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám, chữa bệnh. Nguồn hình thành quỹ: Các doanh nghiệp thực hiện trích quỹ BHYT như sau: 3% Trên tổng số tiền lương cơ bản của người lao động, trong đó: [ 1% Do người lao động trực tiếp nộp (trừ vào thu nhập của họ), 2% Do doanh nghiệp chịu (Tính vào chi phí sản xuất- kinh doanh) ] Mục đích sử dụng quỹ: Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế, những người có tham gia nộp BHYT khi ốm đau bệnh tật đi khám chữa bệnh họ sẽ được thanh toán thông qua chế độ BHYT mà họ đã nộp. - Kinh phí công đoàn: Khái niệm: Là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Nguồn hình thành quỹ: KPCĐ được trích theo tỷ lệ: 2% Trên tổng số tiền lương cơ bản phải trả cho người lao động, và doanh nghiệp phải chịu toàn bộ (tính vào chi phí sản xuất- kinh doanh). Mục đích sử dụng quỹ: 50% KPCĐ thu được nộp lên công đoàn cấp trên, còn 50% để lại chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại đơn vị. - Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) đượ._.