Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thoát nước số 2 - Công ty TNHH Nhà nước 1 thành viên Thoát Nước Hà Nội (nhật ký chứng từ)

hành phố. Hiện nay với điều kiện thời tiết thất thường, ngày càng nhiều các công trình xây dựng không có quy hoạch, cấp phép, ý thức bảo vệ môi trường của người dân chưa cao làm cho nhiệm vụ của xí nghiệp thêm nặng nề hơn. Xuất phát từ lý do trên, trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp thoát nước số 2-Công ty TNHH NN Một Thành Viên Thoát Nước Hà Nội, Bằng phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu và những hoạt động thực tế tại xí nghiệp đã giúp em hoàn thành bản báo cáo này. Báo cáo gồm 4 chương: Chương I: Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh ở xí nghiệp 2-Công Ty TNHH NN Một Thành Viên Thoát Nước Hà Nội có ảnh hưởng đến hạch toán nguyên vật liệu. Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thoát nước số 2-Công ty TNHH NN Một Thành Viên Thoát Nước Hà Nội Chương III: Các giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thoát nước số 2-Công ty TNHH NN Một Thành Viên Thoát Nước Hà Nội Trong quá trình thực tập nghiên cứu em được sự quan tâm hướng dẫn tận tình của PGS.TS Nghiêm Văn Lợi, được sự giúp đỡ tận tình của toàn bộ nhân viên phòng Kế Toán của XN Thoát nước số 2 thuộc Công ty TNHH NN một thành viên Thoát nước Hà nội đã tạo điều kiện cho em hoàn thiện báo cáo thực tập tổng hợp. Em xin chân thành cảm ơn và mong nhận được sự góp ý để nâng cao chất lượng của báo cáo. Chương I: Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh ở xí nghiệp 2-Công Ty TNHH NN Một Thành Viên Thoát Nước Hà Nội có ảnh hưởng đến hạch toán nguyên vật liệu 1. Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh tại xí nghiệp 2-Công Ty TNHH NN Một Thành Viên Thoát Nước Hà Nội 1.1 Công ty TNHH NN một thành viên Thoát nước Hà nội * Tên giao dịch: HANOI SEWERAGE AND DRAINAGE COMPANY * Địa chỉ: 95 Vân Hồ 3- Đại Cồ Việt- Hai Bà Trưng- Hà Nội Công ty là một doanh nghiệp hoạt động công ích Nhà nước chịu sự quản lý trực tiếp của Sở Giao Thông Công Chính Hà nội, được thành lập theo quyết định số 189/QĐ- TCCQ ngày 22/12/1973 của ủy ban Nhân dân thành phố Hà Nội và được chuyển đổi từ XN Thoát nước Hà nội theo Quyết định số 980/ QĐ- TCCB ngày 30/5/1991 của ủy ban nhân dân thành phố Hà nội, Quyết định số 52/1998-QĐUB ngày 07/10/1998 của UBND Thành phố Hà nội và việc chuyển công ty Thoát nước Hà nội sang Doanh nghiệp Nhà nước hoạt động công ích. Công ty Thoát nước là một doanh nghiệp Nhà Nước tổ chức bộ máy quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh theo quy mô vừa tập trung, vừa phân phối, có nhiều đơn vị trực thuộc cụ thể theo gồm: XN Thoát nước số1, XN Thoát nước số 2, XN Thoát nước số 3, XN Thoát nước số 4, XN Thoát nước số 5, XN Thoát nước số 6, Xí nghiệp cơ giới xây lắp, Xí nghiệp bơm Yên sở, Xí nghiệp Khảo sát thiết kế, XN xử lý nước thải. Hiện tại Công ty Thoát nước Hà nội sử dụng hình thức quản lý theo 2 cấp đó là cấp công ty và cấp xí nghiệp. - Cấp quản lý công ty: bao gốm ban giám đốc và các phòng ban chức năng khác Bộ máy công ty bao gồm: + Một tổng giám đốc + 2 Phó tổng giám đốc + 4 phòng ban chức năng + 10 XN trực thuộc - Cấp quản lý XN: Bao gồm giám đốc, các phó giám đốc XN, các phòng chức năng, các tổ sản xuất 1.2 Giới thiệu Xí nghiệp thoát nước số 2 * Tên đầy đủ: Chi nhánh Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội * Tên giao dịch: SEWERAGE AND DRAINAGE ENTERPRISE No2 * Địa chỉ trụ sở XN : 107 Đường Láng- Đống Đa- Hà nội Xí nghiệp được thành lập theo quyết định số 2855/QĐ- GTCC ngày 28 tháng 11 năm 1998 của Sở Giao thông công chính Hà nội về việc tổ chức bộ máy Công ty Thoát nước Hà nội, Quyết định số 95/ TNHN ngày 3/2/2006 của Chủ tịch công ty TNHH NN một thành viên Thoát nước Hà nội về việc chuyển đổi XN Thoát nước số 2 thuộc Công ty TNHH NN một thành viên Thoát nước Hà nội. XN Thoát nước số 2 là đơn vị trực thuộc công ty TNHH Nhà nước một thành viên Thoát nước Hà nội hạch toán phụ thuộc có con dấu, được mở tài khoản tiền VNĐ tại kho bạc Nhà nước và các ngân hàng trong nước theo quy định của pháp luật, được đăng ký và hoạt động theo luật doanh nghiệp của Nhà nước quy định. * Nguyên tắc hoạt động: Thực hiện hạch toán kinh tế báo sổ, tự chịu trách nhiệm vầ kết quả sản xuất kinh doanh, đảm bảo có lãi để tái sản xuất mở rộng nhằm bảo toàn và phát triển vốn được giao, giải quyết đúng đắn lợi ích cá nhân của người lao động, đơn vị và nhà nước thoe kết quả đạt được trong khuôn khổ qui định của công ty. Thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng trong quản lý, điều hành SXKD trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể của cán bộ Công nhân viên trong đơn vị Quá trình hình thành của Công ty Thoát nước Hà nội cũng như XN Thoát nước số 2 từ đó đến nay hơn 30 năm, thời gian & lịch sử của ngành giao thông công chính Hà nội, khoảng thời gian càng ít so với lịch sử xây dựng và phát triển của thủ đô. Để đáp ứng yêu cầu phục vụ dân sinh- Công ty Thoát nước Hà nội đã chỉ đạo các XN không ngừng phát triển về quy mô tổ chức con người, bộ máy cơ sở vật chất nói chung. Để không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, với tinh thần phấn đấu vượt khó, làm việc hết mình, cán bộ công nhân viên đã vượt qua trở ngại hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Hơn 30 năm, Công ty Thoát nước Hà nội đã hoàn thành cải tạo hàng chục km ống cũ, xây mới trên 60 km cống ngầm các loại, hầu hết 4 con sông: sông Kim ngưu, sông Sét, sông Lừ, sông Tô Lịch và nhiều mương hở và ven nội đã được cải tạo và đào sâu, mở rộng nhằm nắn dòng giúp cho thoát nước Hà nội thuận tiện hơn, trong đó phải kể đến thành tích đáng kể của XN Thoát nước số 2. Hiện nay với quy mô thành phố Hà nội gấp 1,5 lần so với trước, với việc quy hoạch xây dựng các công trình chưa đồng bộ làm cho hoạt động của Công ty Thoát nước Hà nội cũng như XN Thoát nước số 2 trở nên nặng nề hơn đòi hỏi sự cố gắng và phấn đầu hơn nữa của đội ngũ cán bộ công nhân viên. 2. Lĩnh vực kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của XN Thoát nước số 2: XN Thoát nước số 2 là đơn vị thực hiện công tác duy tu, duy trì hệ thống thoát nước chống ngập úng cục bộ, xử lý ô nhiễm nhằm mục đích phục vụ lợi ích công cộng của Thành phố trong lĩnh vực thoát nước đô thị, đồng thời phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ khác để tăng thu nhập cải thiện đời sống người lao động, góp phần phát triển kinh tế của thành phố, của công ty. 2.1 Lĩnh vực kinh doanh _Quản lý, duy trì, vận hành, bảo vệ hệ thống thoát nước đô thị. _Quản lý thu gom phế thải thoát nước, làm dịch vụ thoát nước và vệ sinh môi trường. _Thi công các công trình đô thị cấp thoát nước hè đường, xây dựng dân dụng. _Tư vấn thiết kế xây dựng, giám sát thi công các công trình thoát nước hè đường, xây dựng dân dụng. _Trồng, quản lý cây xanh, thảm cỏ do công ty giao _Đầu tư khai thác dịch vụ vui chơi, giải trí, đại lý xăng dầu, kho bãi, trông giữ các phương tiện giao thông trên đất của Xí nghiệp được công ty giao quản lý 2.2 Phạm vi hoạt động XN Thoát nước số 2 hoạt động trên phạm vi địa bàn được giao quản lý theo các quyết định của Tổng Giám đốc công ty. Hiện XN đang được giao quản lý bao gồm các quận Quận Thanh Xuân, quận Cầu Giấy, một phần huyện Thanh Liêm, Huyện Thanh Trì. Với hệ thống mương gồm 25 tuyến với tổng chiều dài 31,9 km.Với hệ thống cống gồm 116 km, số ga thu 2072,số ga thăm 2300, quản lý, duy trì hồ Nghĩa Tân, quản lý, vận hành trạm bơm Đồng Bông I, Xuân Đỉnh. Xí nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ trên các địa bàn khác trong cả nước. Địa bàn quản lý của xí nghiệp rộng, phân tán nên khó khăn trong việc quản lý. Do đó xí nghiệp cần có những quy định chặt chẽ, quan tâm, sâu sát trong hoạt động kiểm tra của các tổ đội sản xuất để đảm bảo những kế hoạch, chỉ tiêu đề ra. 2.3 Một số quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ xây dựng, lắp đặt hệ thống thoát nước Xác định tuyến, cao độ theo đúng thiết kế Đào đất Nghiệm thu cao độ hố đào Đổ lớp lót cát đen Đầm chặt đáy móng tuyến ga, cống theo yêu cầu Lắp đặt tuyến cống xây hố ga Chít mối nối cống Nghiệm thu tuyến cống, ga Lấp cát đen, đàm chặt Đổ bê tông hoặc trải nhựa mặt đường Nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng Đặt biển báo giao thông Mở nắp hố ga Lắp và kiểm tra vòi phun Đậy nắp ga, thu vòi ,biển Nghiệm thu quá trình thau rửa Vận hành máy hút bùn thau rửa Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ hút bùn, thau rửa hệ thống ga cống thoát nước bằng xe phun áp lực chuyên dụng Trên đây là hai trong các quy trình công nghệ đang được áp dụng tại Xí nghiệp. Nhìn chung các quy trình công nghệ đã được cải tiến, sử dụng từ năm 2001 và được chia thành các bước công việc tỉ mỉ, thuận lợi cho việc thực hiện công việc của người lao động. Với việc sử dụng các công nghệ hiện đại sẽ kết hợp được nhiều bước công việc, sử dụng ít lao động hơn đòi hỏi cơ cấu tổ chức cần có những thay đổi sao cho phù hợp. 3. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của XN Thoát nước số 2 Sơ đồ 1.4 :Sơ đồ tổ chức XN Thoát nước số 2 Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật Giám đốc Phó giám đốc 1 Công đoàn Phòng Kế toán Phòng Tổ chức – Hành chính Khối Quản lý quy tắc Phó giám đốc 2 Khối Mương Khối Nhặt rác Khối Cống Tổ Sửa chữa – Xây lắp Tổ Bơm Khối Lái xe – Vận chuyển Sơ đồ bộ máy tổ chức xí nghiệp theo cơ cấu trực tuyến- chức năng, chế độ thủ trưởng được thực hiện và có sự tham gia của các phòng ban chức năng trong việc điều hành và ra quyết định .Xí nghiệp có nhiều phòng ban thuận lợi cho các hoạt động được chuyên môn hóa. Tuy nhiên trình độ chuyên môn của các cán bộ quản lý chưa phù hợp, chưa đáp ứng được nhu cầu công việc. 4. Kết quả kinh doanh của Công Ty TNHH Nhà Nước Một Thành Viên Thoát Nước Hà Nội: ĐVT: đồng Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Doanh Thu 123.561.308.224 138.775.260.414 198.197.412.403 401.608.914.102 LãI Gộp 9.342.608.000 9.981.566.500 16.813.571.449 79.234.281.795 LãI Ròng 1.582.004.943 1.722.391.568 10.557.254.857 53.912.048.939 5. Đặc điểm công tác kế toán: 5.1 Hình thức kế toán Hiện nay Công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và sử dụng hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ ,kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán với tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký – Chứng từ tại Công Ty TNHH NN Một Thành Viên Thoát Nước Hà Nội: Chứng từ gốc Sổ chi tiết Sổ quỹ Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết số liệu Sổ cái Báo cáo kế toán Sơ đồ 2.1: Quá trình luân chuyển Nhật ký – Chứng từ Ghi Chú Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Đối chiếu kiểm tra - Sổ cáI: Mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết từng tháng trong đó bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Sổ cáI được ghi số phát sinh bên nợ của tài khoản đối ứng với bên có của tài khoản có liên quan, còn số phát sinh bên có của tài khoản chi ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ Nhật ký- chứng từ liên quan. Bảng kê: được dùng cho một số đối tượng cần bổ sung chi tiết như bảng kê, nợ TK 111, 112, bảng kê chi phí phân xưởng… trên cơ sở đó ghi vào Nhật ký- chứng từ liên quan. Bảng phân bổ: sử dụng với những chi phí phát sinh thường xuyên, có liên quan đến nhiều đối tượng cần phân bổ ( tiền lương, vật tư, khấu hao…). Dựa vào bảng phân bổ chuyển các bảng kê vào Nhật ký- chứng từ liên quan. Tổ chức bộ máy kế toán: Phụ trách kế toán Thủ quỹ + Kế toán vật liệu Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán Kế toán thuế Phụ trách kế toán: Hoàng Thị Mai Liên- là người trực tiếp thông báo, cung cấp thông tin cho gia đình, chịu trách nhiệm chung về thông tin của phòng kế toán. Kế toán tiền lương: Đỗ Thu Hiền- có nhiệm vụ thanh toán số lương phải trả trên cơ sở tiền lương cơ bản và tiền lương thực tế, các khoản trích theo lươngvới tỷ lệ phần trăm theo quy định hiện hành. Kế toán vật liệu+ thủ quỹ: Nguyễn Kiều Hương- Phản ánh tình hình Nhập-Xuất-Tồn vật liệu. Thu chi tiền mặt theo các chứng thu, chi trước khi nhập, xuất tiền mặt khỏi quỹ và xác định số tồn, tình hình thu chi tiền mặt. Kế toán thanh toán: Nguyễn Thị Thanh Nhàn-Theo dõi sổ chi tiết tiền mặt, đối chiếu với thủ quỹ từng phiếu chi, phiếu thu, xác định số dư cuối tháng Kế toán thuế: Lê Ngọc Thuý- theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ của công ty vói Nhà nước về các khoản thuế GTGT, thuế TTĐB, phí, lệ phí… Chế độ kế toán áp dụng tại XN2 Công ty áp dụng theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính Công ty không phát hành mẫu hóa đơn riêng vì có ít nghiệp vụ kinh tế đặc thù. Trình tự luân chuyển chứng từ tuân thủ 4 khâu theo quy định chung: thứ nhất: lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ tùy theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng Chứng từ thích hợp. Thứ hai: kiểm tra chứng từ tức là khi nhận chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ. Thứ ba: sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán. Thứ tư: lưu trữ chứng từ và hủy chứng từ. Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp.Vì vậy sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán chứng từ được chuyển vào lưu trữ, bảo đảm an toàn, khi hết hạn được đem đi huỷ. Vận dụng tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán cấp 1 được áp dụng thống nhất theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC gồm 10 loại trong đó: TK loại 1, 2 là TK phản ánh tài sản. TK loại 3,4 là TK phản ánh Nguồn vốn. Tk loại 5 và loại 7 mang kết cấu TK phản ánh Nguồn vốn. TK loại 6 và loại 8 là TK mang kết cấu phản ánh Tài sản. TK loại 9 có duy nhất TK 911 là TK xác định kết quả và cuối cùng là TK loại 0 là nhóm TK ngoài Bảng cân đối kế toán. Hệ thống TK cấp 2 được thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, trên cơ sở TK cấp 1 và các chỉ tiêu quản lý mục đích để quản lý và hạch toán cho thuận tiện. Hệ thống TK cấp 3 của Công ty được thiết kế rất linh hoạt, đó là đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty.Tk cấp 3 ra đời trên cơ sở TK cấp 2. Tình hình sử dụng máy tính trong kế toán tại XN2 Xí Nghiệp sử dụng phần mềm kế toán Cyber Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thoát nước số 2-Công ty TNHH NN Một Thành Viên Thoát Nước Hà Nội Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu trong xí nghiệp: Phân loại nguyên vật liệu: Để quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Tại xí nghiệp cũng tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu ở kho. Nguyên vật liệu chính như: sắt, thép, đá các loại sỏi, cát, gạch, gỗ, ống gang, ống nhựa, van... Vật liệu phụ: Tuy không trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng nó cũng chiếm vị trí quan trọng là “Trợ lý đắc lực” cho nguyên vật liệu chính như: đà, giáo, ván, khuôn, tê, cút, măng sông,.. Nhiên liệu như: Xi măng, dầu, mỡ các loại Phụ tùng thay thế: Là loại dùng để thay thế máy móc như xăm, lốp Phế liệu thu hồi: Gồm các loại thừa của thép, tôn, gỗ, gạch vỡ, vỏ bao xi măng... Kế toán nguyên vật liệu phải đáp ứng yêu cầu sau: Vật liệu thi công công trình nào phải tính cho công trình đó trên cơ sở chứng từ gốc theo giá thực tế của vật liệu và theo số thực tế sử dụng. Cuối kỳ hạch toán sau khi hoàn thành hạng mục công trình phải kiểm tra số còn lại tại nơi sản xuất để ghi giảm trừ chi phí vật liệu đã tính cho từng đối tượng hạch toán chi phí. Thông qua kết quả hạch toán chi phí vật liệu tiêu hao thực tế theo từng nơi phát sinh cho từng đối tượng chịu chi phí. Thường xuyên kiểm tra đối chiếu với định mức dự toán để phát hiện kịp thời những lãng phí, mất mát hoặc khả năng tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm xây dựng. Ngoài ra, do điều kiện sản xuất thực tế không cho phép tính trực tiếp chi phí vật liệu cho từng đối tượng thì áp dụng phương pháp phân bổ theo khối lượng sản phẩm như bêtông hoặc m2, m3 sản phẩm xây dựng hoàn thành... Kết quả việc tính toán trực tiếp hoặc phân bổ chi phí về chi phí vật liệu vào các đối tượng hạch toán được phản ánh trên bảng “Phân bổ vật liệu”. Do địa bàn hoạt động rộng, phân tán vì vậy đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trách nhiệm trong việc tập hợp số liệu. 2.2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu trong xí nghiệp Xí nghiệp tiến hành ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hiện nay do việc thu mua vật liệu không khó khăn nên xí nghiệp thường chỉ dự trữ một phần tối thiểu vật liệu trong thi công. Vì vậy xí nghiệp đã sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu. Việc đánh giá theo giá thực tế giúp cho hạch toán chính xác, giảm được khối lượng ghi sổ sách. Thông qua giá thực tế của nguyên vật liệu để biết được chi phí thực tế trong quá trình sản xuất, phản ánh đầy đủ trong giá thành sản phẩm, xác định được đúng đắn chi phí đầu vào, biết được tình hình mức tiêu hao vật liệu. Giá thực tế của vật liệu nhập kho: Là giá ghi trên hoá đơn của người bán, không bao gồm thuế GTGT, thuế GTGT được hạch toán vào TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (giá ghi trên hoá đơn của người bán bao gồm cả chi phí vận chuyển) Giá thực tế nguyên liệu nhập kho = Giá mua theo hoá đơn + Chi phí thu mua - Các khoản chiết khấu thương mại giảm giá mua hàng được hưởng Ví dụ: Xí nghiệp xây lắp cấp thoát nước số 101 đã mua tại công ty TNHH Cúc Phương số 353 đường Trường Chinh - Hà Nội với tổng giá thanh toán là 6.930.000 đồng. Trong đó thuế VAT 5% là 3.30.000 đồng. (Xem biểu 1) Vì doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = 6.930.000 - 330.000 = 6.600.000 Giá thực tế vật liệu xuất kho: Xí nghiệp áp dụng theo phương pháp thực tế đích danh. Theo phương pháp này đòi hỏi xí nghiệp phải quản lý theo dõi vật liệu theo từng lô hàng. Khi xuất vật liệu thuộc lô hàng nào khi căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính giá thực tế xuất kho. Phương này có độ chính xác tin cậy cao, nhưng muốn thực hiện phương pháp này đòi hỏi vật liệu tồn kho, nhập kho phải chặt chẽ có kế hoạch. Trong tháng khi xuất kho vật liệu phải theo dõi cả về số lượng và giá trị. Do đó trên phiếu kho cũng ghi đầy đủ các chỉ tiêu số lượng, đơn giá, thành tiền. Biểu1: HOÁ ĐƠN ( GTGT) Mẫu số 01 – GTKT- 3LL Liên 2 ( giao khách hàng) DQ/ 01- B Ngày 05 tháng 12 năm 2009 N0 : 055100 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Cúc Phương Địa chỉ: 353 đường Trường Chinh – Hà Nội Số TK: Điện thoại: 04-8532541 Mã số: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Số TK: Đơn vị: XN2- Thoát Nước Hà Nội Mã số: 01.0010.5976 Địa chỉ: 107 Đường Láng- Đống Đa- Hà nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Đơn vị: đồng Số TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =1 x2 1 ống gang D100 m 55 120.000 6.600.000 Cộng tiền hàng 6.600.000 Thuế suất GTGT: 5% tiền thuế GTGT 330.000 Tổng số tiền thanh toán: 6.930.000 Tổng cộng số tiền bằng chữ: Sáu triệu chín trăm ba mươi nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thoát nước số 2-Công ty TNHH NN Một Thành Viên Thoát Nước Hà Nội: Kế toán nhập kho Nguyên vật liệu: Một trong những yêu cầu cơ bản đối với người quản lý vật tư đòi hỏi phải theo dõi phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo từng thứ, chủng loại vật liệu về số lượng, chất lượng và giá trị Kế toán chi tiết thực hiện theo phương pháp ghi thẻ “song song”. Theo phương pháp này nhiệm vụ từng bộ phận kế toán như sau: Tại kho: Căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho thủ kho mở thẻ kho theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu chỉ về mặt số lượng, định kỳ (nửa tháng một lần), sau khi đã ghi chép vào thẻ kho đầy đủ, thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất cho kế toán vật liệu. Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu sẽ tiến hành ghi chép vào các sổ, thẻ chi tiết hàng ngày, lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và làm báo cáo tài chính. Do đặc điểm ngành nghề xây dựng cơ bản nên vật liệu phát sinh chi phí ở nhiều địa điểm khác nhau vì vậy việc nhập xuất diễn ra ngay từ công trình. Mặt khác, tất cả vật liệu mua ngoài chủ yếu là số lượng, chất lượng, quy cách đã có trong dự toán công trình. Vì vậy khi xí nghiệp có nhu cầu về vật tư nào đó cần làm hợp đồng giao nhận thầu xây lắp với bên bán về sản lượng, quy cách, phẩm chất. Vật liệu thu mua phải được đảm bảo thời gian sử dụng và chất lượng sử dụng. Căn cứ vào hợp đồng nhận thầu đã ký kết, dự toán kinh phí để phục vụ thi công công trình. Từ đó có thể căn cứ để quyết toán công trình. Đơn cử bảng tóm tắt nội dung hợp đồng nhận thầu công trình cấp nước Hạ Đình như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà nội, ngày 20 tháng 09 năm 2009 HỢP ĐỒNG KINH TẾ VỀ GIAO NHẬN THẦU XÂY LẮP Gói thầu: Xây lắp công trình cấp nước Hạ Đình 1.Đại diện chủ đầu tư (Bên A) Tên đơn vị: Ban quản lý công trình công nghiệp và dân dụng Địa chỉ: Hạ đình – Thanh Xuân – Hà Nội 2.Đại diện nhà thầu (Bên B) Tên đơn vị: nhánh Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội Địa chỉ: 107 Đường Láng- Đống Đa- Hà nội A.Nội dung hợp đồng 1.Bên A đồng ý giao và bên B đồng ý nhận thầu Gói thầu: xây lắp công trình cấp nước Hạ Đình Địa điểm xây dựng: Hạ Đình – Thanh Xuân – Hà Nội 2.Tiến độ thi công: Khởi công ngày 25 tháng 09 năm 2009 Hoàn thành ngày 10 tháng 01 năm 2010 Tổng thời gian : 105 ngày 3. Yêu cầu kỹ thuật và chất lượng công trình Thi công theo đúng đồ án, thiết kế được duyệt, đảm bảo chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật theo đúng quy định của nhà nước. Thực hiện quản lý chất lượng theo quyết định số 17/ 2001/ GĐ - BXD của Bộ Xây Dựng ban hành ngày 02/ 08/ 2001. 4.Quy trình về nghiệm thu và bàn giao công trình. Trong quá trình thi công hai bên A - B tổ chức nghiệm thu khối lượng hoàn thành theo điểm dừng kỹ thuật được hai bên xác nhận trên cơ sở hồ sơ thiết kế được duyệt, tiến độ thi công đã thống nhất, các tiêu chuẩn quy phạm hiện hành và được lập thành phụ lục kèm theo hợp đồng kinh tế này để làm cơ sở thanh toán khối lượng xây dựng và thanh toán sau này. 5. Quy định bảo hành công trình Thời gian bảo hành 12 tháng kể từ ngày bàn giao công trình, giá thị bảo hành bằng 5% giá trị quyết toán công trình được duyệt. B.Giá trị hợp đồng Giá trị bên B được hưởng (Theo dự toán) (Một tỷ một trăm mười tám triệu ba trăm linh sáu ngàn một trăm ba bảy đồng chẵn). Đại diện bên A Đại diện bên B Giám đốc Giám đốc BẢNG TỔNG HỢP KINH PHÍ DỰ TOÁN Gói thầu: Xây lắp công trình cấp nước Hạ Đình (Đơn vị: đồng) I. Chi phí trực tiếp 1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 750.050.000,00 2. Chi phí nhân công 296.529.350,00 3. Chi phí máy thi công 1.009.529.350,00 II. Chi phí sản xuất chung 55.524.114,25 Cộng sau chi phí sản xuất chung 1.065.053.464,00 III. Thu nhập chịu thuế tính trước(5%) 53.252.673,21 Cộng sau thuế 1.118.306.137,00 Phòng kế hoạch dự toán dựa vào dự toán các phương tiện thi công công trình cùng tiến độ thi công để lập nên kế hoạch cung ứng vật tư, đồng thời giao nhiệm vụ sản xuất thi công để tính toán lượng vật tư cần phục vụ cho việc thi công. Khi có nhu cầu thi công thì các đội hoặc các tổ lập tờ yêu cầu cung ứng vật tư, có xác nhận của đội trưởng công trình và kỹ thuật viên gửi lên phòng kế hoạch dự toán. Phòng kế hoạch xem xét xác nhận sau đó chuyển sang phòng kế toán xin tạm ứng tiền để mua vật tư. Sau khi hoàn thành các thủ tục xem xét xác nhận của kỹ thuật viên, kế toán trưởng và giám đốc viết phiếu cho tạm ứng tiền, cung ứng vật tư công trình phục vụ sản xuất thi công. Thủ tục nhập kho được tiến hành tùy thuộc vào từng hình thức thanh toán cụ thể. Căn cứ vào hoá đơn số 055100 tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản nghiệm thu vật tư. Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư bộ phận thu mua lập phiếu nhập kho vật liệu. Phiếu nhập kho được chia làm 2 liên: 1 liên lưu tại phòng vật tư,1 liên giao cho thủ kho vào thẻ sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết (sổ nhập vật liệu, các sổ nhật ký đặc biệt). Thông thường mỗi loại vật liệu sẽ được lập một phiếu nhập kho, nhưng cũng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều vật liệu. Ở đây sau khi vật liệu được kiểm nghiệm phòng vật tư lập phiếu nhập kho. (Xem biểu 2) Biểu 2: Đơn vị: Xí nghiệp thoát nước số 2 PHIẾU NHẬP KHO số 162: Mẫu số C11H Ngày 05 tháng 12 năm 2009 QĐ 999 TC/ QĐ/ CĐKT 2/ 11/ 96 của BTC Nợ:.............................. Có:............................... Họ và tên giao hàng: Nguyễn Văn Hùng Theo số hoá đơn : 055100 của công ty TNHH Cúc Phương Nhập tại kho : Kho tại công trình Đơn vị : đồng Số TT Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư , sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 ống gang D100 m 55 55 120.000 6.600.000 Cộng 6.600.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn. Thủtrưởng Kế toán Phụ trách Người giao Thủ kho trưởng cung tiêu hàng Căn cứ vào số lượng nhập kho và giá đơn vị để tính ra số tiền thanh toán cho người bán (bao gồm các khoản khác như: vận chuyển, bốc dỡ ...). Các loại thuế nếu có, tuỳ theo yêu cầu của người bán mà thủ quỹ thanh toán theo các hình thức khác nhau và vào sổ chi tiết, các nhật ký tương ứng. Trong trường hợp doanh nghiệp thanh toán theo hình thức tiền gửi ngân hàng thủ quỹ sẽ uỷ nhiệm chi gửi ngân hàng nơi xí nghiệp đã mở tài khoản. Sau khi nhận được giấy báo nợ ngân hàng gửi về thủ quỹ tiến hành vào sổ Nhật ký chung rồi giao chứng từ có liên quan cho kế toán vật liệu để vào sổ chi tiết nguyên vật liệu trong kỳ. Trường hợp thanh toán bằng tạm ứng thì thủ tục được tiến hành như sau: Trước hết phòng vật tư sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng gửi cho kế toán nguyên vật liệu. Khi nhận được giấy đề nghị, kế toán vật liệu viết phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ để xuất tiền. Sau khi mua được hàng kế toán vật liệu căn cứ vào hoá đơn tính số tiền chi mua vật liệu đã tạm ứng, nếu thừa thì thu lại, thiếu thì bổ xung thêm. Thủ tục nhập lại kho cần đổi chủng loại hoặc do sử dụng không hết nhập lại kho: Thông thường đối với trường hợp này trước hết phải căn cứ vào “Biên bản kiểm kê vật tư” hoặc “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” do đội lập ra và trình lên phòng vật tư, nếu được sự đồng ý của bộ phận cung ứng vật tư thì viết phiếu nhập kho. Nhưng ở Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội không sử dụng “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” hay “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” mà chỉ căn cứ vào “Báo cáo tình hình sử dụng vật tư trong kỳ” và viết phiếu nhập kho cho những nguyên vật liệu thường hoặc không sử dụng đến. Phiếu nhập kho được viết thành hai liên một liên lưu tại phòng vật tư, một liên giao xuống kho. Thủ tục nhập phế liệu thu hồi. Xí nghiệp không làm thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau những công trình xây dựng phế liệu được lấy ra từ các đội xây dựng nhập thẳng vào kho phế liệu, không qua một hình thức cân đong đo đếm nào. Nghĩa là ở xí nghiệp không có giấy tờ sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi. 2.3.2.2 Thủ tục xuất kho vật tư: Hiện tại xí nghiệp có 9 tổ đội, mỗi tổ đội trong một thời gian nhất định có nhu cầu về mỗi loại vật liệu khác nhau nên đặc điểm nguyên vật liệu của xí nghiệp đã đa dạng lại càng phức tạp hơn với kế toán thực hiện hạch toán xuất kho vật liệu. Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho theo hạn mức (nếu có) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT nếu có) Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng vật tư nhập. Thủ kho chỉ xuất vật liệu khi có đủ chữ ký của các thành phần có liên quan như: Phụ trách vật tư, người giao, thủ kho và người lập phiếu. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Một liên lưu tại Phòng vật tư Một liên do thủ kho giữ để làm căn cứ xuất vật liệu và ghi vào thẻ kho. Một liên giao cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nguyên vật liệu của Xí nghiệp được quản lý theo kho, ở từng kho căn cứ vào mục đích sử dụng và đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu xuất ra mà hạch toán vào từng tài khoản: Xuất xi măng, sắt, thép để trực tiếp xây dựng đưa vào tài khoản 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Còn những loại nguyên vật liệu phụ như : đay cuốn ống, măng xông, thì đưa vào tài khoản 627- chi phí sản xuất chung. Phiếu xuất kho được lập cho từng lần xuất theo nhu cầu của từng tổ, đội được ghi theo giá thực tế. (Xem biểu 3) Biểu3: Đơn vị: Xí nghiệp thoát nước số 2 PHIẾU XUẤT KHO Số 173- mẫu số 02 – VT Công trình: Cấp nước Hạ Đình QĐ1141 TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 6/ 12 / 2009 1/ 11/ 1995 của BTC Nợ:............................. Có:............................. Họ và tên người nhận: Trần Nam Khánh Lý do xuất kho: Phục vụ thi công công trình cấp nước Hạ Đình Xuất tại kho: Kho công trình Đơn vị: đồng Số TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư , sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 ống gang D100 m 110 110 120.000 13.200.000 Cộng 13.200.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Mười ba triệu hai trăm nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng Kế toán Phụ trách bộ Phụ trách Người nhận Thủ kho đơn vị trưởng phận sử dụng cung tiêu 2.3.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: 2.3.3.1 Kế toán chi tiết nhập vật liệu. Tại kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho hợp lệ do phòng vật tư chuyển xuống, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho được ghi theo từng loại nguyên vật liệu cho cả quý. Mỗi loại nguyên vật liệu được ghi vào một tờ thẻ hoặc một số thẻ liên tiếp, cuối tháng tính ra số vật liệu tồn kho để tiện theo dõi và quản lý. Tại phòng kế toán: Khi nhận được phiếu nhập kho kế toán vật liệu cũng tiến hành ghi thẻ kho, sau đó tiến hành ghi chép phản ánh vào các sổ chi tiết, ở đây căn cứ vào phiếu nhập kho số 162, ._.