Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Bảo vệ thực vật 1 Trung ương

mặt với rất nhiều khó khăn do nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng và sự cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường. Chính vì vậy, các doanh nghiệp sản xuất với vai trò là nơi trực tiếp tạo ra sản phẩm phải luôn phấn đấu tìm mọi biện pháp để tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm, cải tiến mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó thực hiện đầy đủ kịp thời nghĩa vụ đối với Nhà Nước, cải thiện đời sống cho người lao động và doanh nghiệp có lợi nhuận cao để tích luỹ, mở rộng sản xuất. Để đạt được mục đích trên các doanh nghiệp phải sử dụng tổng hoà nhiều biện pháp khác nhau, quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ khi bỏ vốn đến khi thu về. Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng của quá trình sản xuất, là yếu tố chủ yếu cấu thành nên sản phẩm. Bởi vậy, có thể khẳng định rằng chất lượng của sản phẩm phụ thuộc vào chất lượng chủng loại nguyên vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm đó. Mặt khác, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất nên chỉ cần một biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng làm tác động đến quá trình sản xuất, từ đó ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp. Do vậy, vấn đề đặt ra là làm thế nào để sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu nhằm giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo chất lượng. Tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng là công cụ quan trọng giúp cho việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả. Thông qua sự biến động về nguyên vật liệu, kế toán cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết, giúp cho quản trị doanh nghiệp phân tích và đề ra các biện pháp quản lý nguyên vật liệu đúng đắn, đáp ứng kịp thời nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương, qua tìm hiểu thực tế và nhận thức tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu với hiệu quả sản xuất em đã chọn đề tài: “Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương” cho chuyên đề tốt nghiệp. Ngoài lời mở đầu và kết lusận, chuyên đề bao gồm ba chương: Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương. Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương. Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương. Do thời gian tìm hiểu và trình độ có hạn nên bài viết này không thể tránh được những thiếu sót, em kính mong nhận được sự chỉ bảo và ý kiến đóng góp của thầy cô để bài viết đạt được hiệu quả thực tiễn cao nhất. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO VỆ THỰC VẬT 1- TW 1.1. Giới thiệu về công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương Tên doanh ngiệp: Công ty bảo vệ thực vật 1 trung ương Tên giao dịch đối ngoại: Central Plant Protec Tion Joint-Stock Company No.1 Tên cơ quan chủ quản: Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội. Trụ sở giao dịch: 145- Hồ Đắc Di- Quận Đống Đa- Thành phố Hà Nội. Điện thoại: 84.4.8572765. Fax: 84.4.8572751. Địa chỉ E_ mail: psc1@ psc1.com Webbsite: http:// www.psc1.com Đăng ký kinh doanh số: 0103012757 ngày 05/06/2006. * Ngành nghề kinh doanh: - Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính: Sản xuất và mua bán hoá chất, phân bón hoá học, phân bón lá, phân bón hữu cơ sinh học, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc diệt chuột, ruồi, muỗi, kiến, gián, thuốc kích thích tăng trưởng cây trồng. - Kinh doanh tư liệu sản xuất gồm: Dụng cụ phun, rải thuốc bảo vệ thực vật, máy móc nông cụ phục vụ sản xuất nông, lâm nghiệp, trang thiết bị phục vụ cho nuôi trồng, đánh bắt thuỷ hải sản. - Sản xuất và mua bán thuốc khử trùng cho nuôi trồng thuỷ sản, thuốc khử trùng và làm dịch vụ khử trùng cho hàng hoá xuất nhập khẩu và kho tàng. 1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần bảo vệ thực vật 1-TW 1.2.1. Lịch sử hình thành Xuất phát từ nhu cầu vật tư, thuốc bảo vệ thực vật tăng mạnh do sự phát triển của ngành nông nghiệp nước ta cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, và trong khi tình hình sâu bệnh phá hoại mùa màng ngày càng cao thì thị trường thuốc bảo vệ thực vật và vật tư nông nghiệp trong nước lại kém phát triển và khan hiếm. Đứng trước thực trạng đó năm 1983, Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm nay là bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn đã ra quyết định giao cho cục bảo vệ thực vật quản lý và cung ứng vật tư, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc trừ sâu bệnh cho vật nuôi, cây trồng nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế của nền nông nghiệp nước ta lúc bấy giờ. - Đến năm 1987, khi cơ chế tập trung quan liêu bao cấp trong nông nghiệp dần bị tư nhân hoá theo chỉ thị 100 của trung ương Đảng, đã thay đổi việc cung ứng thuốc bảo vệ thực vật và vật tư nông nghiệp để phù hợp với tình hình mới. - Ngày 13/5/1985, Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ra quyết định Số 43/NN/TCCB/QĐ tách bộ phận cung ứng thuốc bảo vệ thực vật trực thuộc cục bảo vệ thực vật để thành lập Công ty vật tư bảo vệ thực vật 1- trung ương (tên giao dịch là Pestide Supply Company No.1- PSC1) với tổng số vốn kinh doanh ban đầu là 63 tỷ đồng, trụ sở đặt tại 145- Hồ Đắc Di. - Năm 1993, Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn ra quyết định số 08/NN/TCCB/QĐ ngày 06/01/1993 chuyển Công ty tư nhân PSC1 thành một doanh nghiệp nhà nước với giấy phép kinh doanh số 105835 ngày 06/02/1993. Công ty có trách nhiệm bán buôn, bán lẻ tư liệu sản xuất, hàng tiêu dùng, vật tư nông nghiệp và công nghiệp hoá chất, phân bón. - Trong điều kiện sức ép cạnh tranh trong ngành sản xuất và cung ứng thuốc bảo vệ thực vật ngày càng cao Công ty đã gặp rất nhiều khó khăn. Để đưa Công ty thoát khỏi tình trạng đó, năm 2004 Nhà Nước có quyết định tiến hành cổ phần hoá công ty. Và đến ngày 05/06/2006 công ty chuyển thành Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương. Giấy phép kinh doanh số 0103012757 ngày 05/06/2006 do phòng đăng ký kinh doanh sở khoa học đầu tư thành phố Hà Nội cấp, với vốn điều lệ dự kiến là 35 tỷ đồng. 1.2.2. Một số thành tích đã đạt được Từ khi ra đời cho đến nay, công ty PSC1 đã góp phần vào quá trình đổi thay của nền nông nghiệp nước ta, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá sản phẩm. Nhiều sản phẩm nông nghiệp của nước ta đứng vị trí cao và có uy tín trên thị trường nông sản thế giới. Hơn 20 năm qua, công ty PSC1 đã dần trưởng thành và lớn mạnh không ngừng, luôn hoàn thành các nhiệm vụ mà bộ giao cho và là một trong những công ty hàng đầu của bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Có được thành tích như vậy là do công ty có truyền thống đoàn kết thống nhất từ trên xuống dưới. Lãnh đạo công ty luôn quan tâm sâu sát tới đời sống, nguyện vọng của người lao động. Mặt khác, công ty luôn chú trọng đầu tư đổi mới dây truyền công nghệ, sắm máy móc thiết bị hiện đại, chú trọng tới công tác đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên về cả trình độ chuyên môn và phẩm chất người lao động chân chính. Ngược lại công nhân luôn có ý thức lao động cần cù, sáng tạo, hưởng ứng nhiệt tình các chủ trương, phong trào của công ty…tất cả vì sự nghiệp phát triển của công ty ngày càng vững mạnh. Bên cạnh đó, trong quá trình tồn tại và phát triển của mình, công ty cũng có những bước thăng trầm và gặp không ít khó khăn. Đó là sự cạnh tranh gay gắt của các công ty cùng ngành và khi Việt Nam gia nhập WTO thì sức ép cạnh tranh càng tăng với sự tràn vào của sản phẩm thuốc bảo vệ thực vật ngoại nhập. Mặt khác, trong giai đoạn 2003- 2004, trước khi cổ phần hoá công ty hoạt động kém hiệu quả, kết quả kinh doanh lỗ mấy năm liền do còn ỷ lại vào sự bảo trợ của nhà nước. Đứng trước tình hình đó, bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn ra quyết định cổ phần hoá doanh nghiệp, từ doanh nghiệp Nhà Nước trở thành một công ty cổ phần. Đây là một quyết định đúng đắn và kịp thời, giúp cải tổ toàn bộ hoạt động và tổ chức của công ty. Với sự cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân viên, dưới sự lãnh đạo của Nhà Nước tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã có những bước tiến rõ rệt, mang lại hiệu quả tích cực. Để thấy rõ xu hướng phát triển của công ty, ta xem một số chỉ tiêu kinh tế tài chính của công ty trong 3 năm 2006, 2007, 2008 qua bảng sau (biểu 1.01) MỘT SỐ CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY Giai đoạn 2006 – 2007 – 2008 Đơn vị tính: VN Đ STT Năm Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1 1- Tài sản ngắn hạn 95.144.301.702 102.565.966.641 127.997.681.061 - Tiền và các khoản TĐT 6.062.782.435 6062782435 9.221.623.407 - Các khoản phải thu NH 40.772.845.614 45239062582 54.490.223.750 - Hàng tồn kho 46.106.706.318 48882463201 62.755.633.614 - Tài sản ngắn hạn khác 2.171.967.335 2381658423 1.530.200.290 2 2- Tài sản dài hạn 16.139.055.898 16171723444 16.581.057.844 - Tài sản cố định hữu hình 15.661.929.047 15986019348 16.268.910.854 + Nguyên giá 31.412.412.380 32091965821 33.679.162.596 + Hao mòn (15.750.483.333) (16105946473) (17.414.900.302) - Tài sản dài hạn khác 312.146.990 185704096 312.477.126.851 3 1- Nợ phải trả 73.234.032.136 70121269711 92.903.157.551 4 2- Vốn chủ sở hữu 38.019.325.464 48616420374 51.675.581.354 5 Tổng DTBH và CCDV 145.361.176.318 179.806.379.979 448.596.484.101 6 Tổng LN kinh doanh 1.142.974.770 8.156.615.382 7.823.684.146 7 Tổng LN trước thuế 2.186.412.522 9.065.618.634 14.623.541.089 8 Thuế nộp ngân sách 612.195.506 2.538.373.217 4.094.591.504 Trong quá trình cổ phần hoá, công ty đã tiến hành một số giải pháp đồng bộ như đổi mới cơ chế điều hành quản lý công ty, tăng cường quản lý tài chính, kiểm soát chặt chẽ chi phí, thu hẹp bớt một số lĩnh vực hoạt động không hiệu quả…Mục tiêu của công ty sau khi cổ phần hoá là duy trì tăng trưởng ổn định và đạt doanh thu ở mức hợp lý, hiệu quả. Dự kiến trong hai năm đầu sau khi cổ phần hoá, tốc độ tăng trưởng doanh thu bình quân đạt 10% trên năm. Mục tiêu trong những năm tiếp theo là tăng thị phần, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, tăng nhanh về doanh thu và lợi nhuận. Bảng dự kiến đầu tư của công ty trong 3 năm đầu sau cổ phần hoá ĐVT: triệu đồng Chỉ tiêu dự kiến Năm thứ nhất Năm thứ hai Năm thứ ba Vốn điều lệ 35.000 35.000 35.000 Tổng doanh thu 120.000 126.000 132.300 Tổng chi phí 112.800 118.440 124.362 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế 6% 6% 5,4% Tổng lao động bình quân 122 122 122 Tổng quỹ lương 2.400 2.520 2.646 Lương bình quân 1.639.344 1.721.311 1.807.377 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty 1.3.1. Đặc điểm hoạt động bộ máy quản lý của công ty Cùng với sự thay đổi của cơ chế quản lý và yêu cầu thị trường, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty đã có nhiều thay đổi về số lượng nhân viên, cơ cấu quản lý cũng như phạm vi quản lý. Trong nhiều năm qua bộ máy của công ty không ngừng hoàn thiện đặc biệt là sau khi tiến hành cổ phần hoá cho đến nay công ty đã có được bộ máy quản láy tương đối hoàn thiện, gọn nhẹ và đạt hiệu quả cao trong quản lý. Đứng đầu là giám đốc công ty, phụ trách quản lý chung và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về mọi hoạt động của công ty. Một phó giám đốc phụ trách quản lý hành chính. Các phòng ban chức năng giúp giám đốc theo dõi lĩnh vực chuyên môn được phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả công việc được giao. Giữa các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động, đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành một cách nhịp nhàng, cân đối và có hiệu quả. Tổ chức bộ máy của công ty được chia thành hai khối: * Khối quản lý bao gồm: - Ban giám đốc. - Các phòng chức năng: + Phòng tổ chức hành chính +Phòng tài chính kế toán +Phòng kinh doanh + Phòng công nghệ và sản xuất sản phẩm + Ban nghiên cứu và phát triển sản phẩm * Khối các đơn vị trực thuộc, gồm các chi nhánh và cửa hàng, xưởng sản xuất thực thuộc chi nhánh phân bố tại các địa bàn trọng điểm: 1. Chi nhánh Hưng Yên 2. Chi nhánh Hải Phòng. Xưởng Hải Phòng 3.Chi nhánh Thanh Hoá 4. Chi nhánh Hà Tĩnh 5. Chi nhánh Đà Nẵng Xưởng Đà Nẵng 6. Chi nhánh Bình Định 7. Chi nhánh Đắc Lắc 8. Chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh 9. Cửa hàng Quảng Ngãi 10. Cửa hàng Huế * Hoạt động của các chi nhánh: Mỗi chi nhánh là một cơ sở sản xuất thu nhỏ, bộ máy quản lý chi nhánh gồm: - Giám đốc chi nhánh: Chịu trách nhiệm chỉ đạo chung hoạt động của chi nhánh. - Phó giám đốc: Giúp giám đốc quản lý hoạt động của chi nhánh. - Phòng kế hoạch: Nhập xuất thuốc bảo vệ thực vật các loại tại kho, cảng. - Phòng thị trường: Thống kê sản phẩm, tổ chức tiêu thụ sản phẩm với các hình thức bán buôn bán lẻ sản phẩm. - Phòng kế toán: Gồm một kế toán trưởng theo dõi thu chi tài chính, vật tư, tài sản của chi nhánh, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh về văn phòng cuối mỗi kỳ sau khi lập báo cáo tài chính. Chỉ có chi nhánh Hải Phòng là hoạt động theo phương thức hạch toán phụ thuộc vào báo sổ còn các chi nhánh khác đều hoạt động độc lập, cuối kỳ kế toán giữa niên độ, sau khi lập báo cáo tài chính, các chi nhánh này sẽ gửi lên văn phòng công ty để lập báo cáo tài chính hợp nhất. * Nhiệm vụ của các chi nhánh: - Thực hiện chế độ tự chủ về sản xuất kinh doanh trong phạm vi pháp luật cho phép, dưới sự lãnh đạo của bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. - Chuyên cung ứng các loại thuốc bảo vệ thực vật: thuốc trừ sâu, trừ cỏ dại, bình bơm, phun thuốc điều hoà sinh trưởng cây trồng, phân bón lá… - Sản xuất gia công sang chai, đóng gói thuốc trừ sâu, trừ bệnh. - Bảo quản, quản lý thuốc, dự trữ quốc gia. 1.3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban giám đốc Ban kiểm soát Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng công nghệ và sx sp Phòng nghiên cứu & phát triển SP Chi nhánh Đà Nẵng Chi nhánh Bình Định nhnhsj Chi nhánh Hà tĩnh Chi nhánh Thanh Hoá Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Hưng Yên Chi nhánh TP HCM Chi nhánh Đắc Lắc Chi nhánh Đà Nẵng Xưởng Đà Nẵng Xưởng Hải Phòng Xưởng TP HCM Cửa hàng Quảng Ngãi Cửa hàng Huế MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ BỘ MÁY CỦA CÔNG TY Ghi chú: :Quan hệ điều hành trực tiếp :Quan hệ hỗ trợ, giám sát * Chức năng,nhiệm vụ của từng phòng ban: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của công ty theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty. Đại hội đồng cổ đông là cơ quan thông qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn trong việc phát triển công ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ: Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, ngoại trừ các vấn đề thuộc quyền hạn của Đại hội đồng cổ đông quyết định. Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên có thể được bầu lại tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông tiếp theo. BAN KIỂM SOÁT: Ban kiểm soát là tổ chức thay mặt cổ đông để giám sát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty. Ban kiểm soát gồm 3 thành viên với nhiệm kỳ 5 năm do Đại hội cổ đông bầu ra. GIÁM ĐỐC CÔNG TY: Hội đồng quản trị có quyền bổ nhiệm và bãi nhiệm giám đốc. Giám đốc điều hành các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. PHÓ GIÁM ĐỐC CÔNG TY: Giúp giám đốc công ty tổ chức quản lý, điều hành hoạt động của công ty theo sự phân công của giám đốc công ty. CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG: - Phòng tổ chức hành chính: + Quản lý và xây dựng đề án sắp xếp tổ chức bộ máy nhân sự. + Thành lập, sát nhập, giải thể, thay đổi, bổ sung nhiệm vụ đối với các đơn vị trực thuộc. + Xây dựng kế hoạch, quản lý và tổ chức thực hiện tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực, kế hoạch luân chuyển cán bộ trong toàn công ty. + Quản lý, tổ chức thực hiện và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện các chế độ chính sách, lao động tiền lương theo quy định của công ty và pháp luật hiện hành. + Xây dựng các nội quy, quy chế, quy định liên quan chức năng nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức bộ máy nhân sự cảu công ty và hướng dẫn các đơn vị trong công ty thực hiện. + Quản lý và thực hiện việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển miễn nhiệm cán bộ, công nhân viên chức trong toàn công ty. + Kiểm tra giám sát việc thực hiện quy chế phân cấp quản lý cán bộ, điều động và sử dụng cán bộ của các đơn vị trực thuộc. + Sắp xếp, bố trí chương trình làm việc, phương tiện phục vụ công tác cho lãnh đạo công ty và cho các đoàn công tác của công ty. + Thực hiện nhiệm vụ quản trị hành chính, quản lý cơ sở vật chất, đất đai, nhà xưởng, trang thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty. + Tiếp nhận và luân chuyển các thông tin, ban hành các văn bản đối nội, đối ngoại của lãnh đạo công ty. - Phòng tài chính kế toán: + Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các hoạt đọng tài chính, kế toán của các đơn vị trực thuộc công ty theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước. + Lập phương án kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn trên cơ sở nguồn vốn hiện có của công ty và khả năng huy đọng vốn từ bên ngoài. + Phân tích các hoạt động tài chính hàng năm của công ty, xây dựng kế hoạch tài chính và chiến lược sản xuất kinh doanh phù hợp. + Xây dựng các chính sách về tài chính, giá cả, hạch toán kế toán, định mức chi tiêu trong các hoạt động của công ty. + Phân bổ và điều tiết nguồn vốn trong các đơn vị trực thuộc. Quản lý và tổ chức thực hiện việc thu hồi, xử lý công nợ tại các đơn vị trực thuộc, quản lý nguồn vốn nhằm đảm bảo cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và việc đầu tư của công ty có hiệu quả. + Quản lý tài sản chung của toàn công ty. + Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán hiện hành và các chế độ kế toán. + Xây dựng các quy chế, quy định về lĩnh vực tài chính kế toán. + Quản lý và lưu giữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực quản lý của pháp luật. - Phòng kinh doanh: + Xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của công ty. + Tìm hiểu nguồn nhập khẩu, xuất khẩu hàng hoá, các sản phẩm do công ty sản xuất, cung ứng và tổ chức thực hiện. + Xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm, ổn định và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm trong nước. + Xây dựng chính sách tiêu thụ sản phẩm bao gồm: giá bán, chế độ khuyến mãi, thưởng, chăm sóc khách hàng… + Xây dựng định mức hàng hoá tồn kho cuối vụ bao gồm cả nguyên vật liệu, dung môi, phụ gia, thành phẩm cho toàn công ty và cho từng đơn vị bán hàng thuộc công ty. Kiểm tra việc thực hiện định mức tại các đơn vị trong công ty. + Quản lý theo dõi, cân đối, điều tiết nguyên liệu, hàng hoá đảm bảo đúng định mức tồn kho và không để thừa thiếu hàng hoá. + Nghiên cứu thị trường thu thập tổng hợp các thông tin từ các đơn vị cơ sở và khách hàng về chất lượng hàng hoá, kích thước bao bì, chai, giá cả, chính sách tiêu thụ hàng hoá, những ưu thế và khuyết điểm về các sản phẩm của công ty, đề xuất các biện pháp xử lý. - Phòng phát triển sản phẩm: + Hoạch định và triển khai thực hiện chiến lược phát triển sản phẩm, hỗ trợ quá trình tiêu thụ sản phẩm. + Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình hội thảo, quảng bá, tiếp thị các sản phẩm của công ty. + Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện cung cấp vật tư phục vụ sản xuất, phục vụ công tác tuyên truyền quảng cáo của công ty. + Quản lý và tổ chức thực hiện việc khảo nghiệm đánh giá hiệu quả kinh tế kỹ thuật các sản phẩm của công ty trên đồng ruộng. + Thiết kế tạo mẫu chai, gói, bao bì, nhãn mác cho các loại sản phẩm thoả mãn với yêu cầu của khách hàng. + Thu thập thông tin thị trường về tình hình dịch hại, cơ cấu giống cây trồng, yêu cầu của khách hàng về chất lượng kiểu dáng, mẫu mã, giá cả, chính sách tiêu thụ sản phẩm của công ty. - Phòng công nghệ và sản xuất: + Xây dựng và quản lý tiêu chuẩn chất lượng, quy trình sản xuất cho từng chủng loại sản phẩm. + Xây dựng định mức kỹ thuật trong sản xuất chế biến, sang chai đóng gói nhỏ. + Nghiên cứu thử nghiệm trong phòng thí nghiệm để tìm ra dung môi, phụ gia mới và công thức phối trộn tốt nhằm cải tiến nâng cao chất lượng, hiệu quả của sản phẩm sẵn có. Xây dựng quy trình công nghệ để sản xuất sản phẩm mới. + Chỉ đạo và điều hành công tác sản xuất chế biến, sang chai, đóng gói nhỏ sản phẩm hàng hoá tại các xưởng sản xuất trực thuộc công ty. + Phối hợp với phòng kinh doanh và các đơn vị liên quan giải quyết các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm của công ty. - Các chi nhánh và đơn vị trực thuộc: + Xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của đơn vị. + Quản lý, tổ chức thực hiện công tác sản xuất, kinh doanh theo kế hoạch định mức công ty giao. + Tổ chức thực hiện tuyên truyền quảng cáo, tiêu thụ sản phẩm và theo dõi, chăm sóc khách hàng theo quy định của công ty. + Quản lý và tổ chức thực hiện công tác giao nhận, bảo quản hàng hoá, vật tư, tiền vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh tại đơn vị. + Quản lý và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất , trang thiết bị, phương tiện vận chuyển được công ty giao cho đơn vị quản lý, sử dụng. + Tuân thủ các nội quy, quy định của công ty và theo pháp luật hiện hành. 1.4. Đặc điểm tổ chức hệ thống sản xuất, quy trình công nghệ sản phẩm 1.4.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty PSC.1 là một công ty chuyên sản xuất các loại thuốc bảo vệ thực vật phục vụ cho sản xuất nông nghiệp. Hầu hết nguyên vật liệu được dùng để sản xuất ra sản phẩm đều phải nhập từ nước ngoài, chủ yếu là từ Nhật Bản, Thụy Sĩ… còn bao bì đóng gói như chai, lọ, nút nhãn… được nhập từ các cơ sở trong nước. Do đặc tính của ngành bảo vệ thực vật nói chung và công ty nói riêng, sản phẩm sản xuất ra có nhiều loại, chúng phải trải qua nhiều khâu gia công chế biến liên tiếp theo một trình tự nhất định mới trở thành thành phẩm. Từ nguyên vật liệu ban đầu và một số phụ gia khác, qua quá trình gia công chế biến sẽ cho ra thành phẩm. Thành phẩm sẽ được đóng gói và kiểm tra KCS nếu đủ quy cách, chất lượng sẽ được đóng hộp rồi nhập kho, rồi sau đó được bán ra thị trường. Sản phẩm thuốc bảo vệ thực vật có tính độc hại cao. Để đảm bảo an toàn cho người sử dụng, công ty đã không ngừng nghiên cứu và cải tiến sản phẩm nhằm giảm mức độc hại của sản phẩm đối với con người nhưng vẫn đảm bảo khả năng diệt trừ sâu bệnh có hiệu quả. Năm 1995, công ty đã nghiên cứu thành công thuốc trừ sâu Ofatox 400EC thay cho loại thuốc Wfatox. Sản phẩm mới này có các tính năng vượt trội hơn các sản phẩm cùng loại khác như diệt trừ sâu bệnh hiệu quả hơn, ít gây nguy hiểm cho con người… Với sản phẩm Ofatox, công ty đã được Nhà Nước cấp bằng sáng chế từ năm 1995 đến nay, Ofatox đã trở thành sản phẩm chủ yếu của công ty. * Quy trình sản xuất thuốc Ofatox 400EC diễn ra như sau B1: Sau khi trộn hai hỗn hợp là Fenitrothion và Trichlorfon lại với nhau, cho thêm 1/2 lượng dung môi Xylen và Methanol theo định mức vào trong thùng khuấy. B2: Mang khuấy đều bằng mô tơ điện. B3: Thêm lượng chất hoạt động bề mặt vào tiếp tục khuấy đều theo thời gian quy định là 20-25 phút/ mẻ. B4: Cho ra phi, thuốc thành phẩm chứa trong phi kim loại có dung tích 200l( loại 200kg). Khâu sang chai: Thuốc Ofatox 400EC thành phẩm được đóng chai nhỏ có dung tích 100ml, 480ml. Công việc đóng chai được tiến hành: + Đóng thuốc vào chai bằng máy tự động. + Xiết nút: đóng nút nhôm bằng máy. + Dán nhãn, kiểm tra chất lượng. Vào hộp carton, dán băng keo, phiếu KCS. Sản phẩm xuất xưởng phải được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng một lần nữa mới được nhập kho. * Sơ đồ qui trình sản xuất thuốc BVTV. Sơ đồ 1.01: Nguyên liệu đầu vào Pha chế Sản phẩm ban đầu Kiểm tra chất lượng Đóng gói bao bì 1.4.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty Công ty PSC.1 là đơn vị sản xuất và cung ứng thuốc bảo vệ thực vật, thông qua việc nhập nguyên liệu, phụ gia và thuốc trừ sâu thành phẩm công ty đã tổ chức gia công, chế biến các loại thuốc trừ sâu bệnh theo đúng danh mục thuốc do bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn quy định. Thuốc bảo vệ thực vật là mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty. Đây là loại vật tư quan trọng dùng cho sản xuất nông nghiệp. Quá trình sản xuất nông nghiệp chịu ảnh hưởng rất lớn bởi điều kiện tự nhiên( thời tiết, khí hậu) và biện pháp canh tác do tiến hành trong không gian rộng lớn ngoài trời, đối tượng sản xuất lại trùng với chu kỳ sinh học của cây trồng, do đó mang tính thời vụ sâu sắc. Quá trình sản xuất và tiêu thụ thuốc bảo vệ thực vật vì thế cũng mang tính thời vụ. Nhu cầu về thuốc trừ sâu bệnh rất đa dạng và phong phú do việc thường xuyên thay đổi các loại thuốc bảo vệ thực vật để giảm nồng độ độc hại và tránh tốc độ tăng tính kháng thuốc của sâu bệnh. Sản phẩm chính của công ty gồm hai loại là loại có phụ gia và loại không có phụ gia. Với sản phẩm có phụ gia, nguyên vật liệu sau khi được nhập về được pha trộn với phụ gia rồi mới được đóng chai, gói để bán. Với sản phẩm không có phụ gia thì mua thành phẩm về chỉ sang chai, đóng gói theo tiêu chuẩn rồi tiêu thụ. Quá trình sản xuất của công ty được thực hiện ở các xưởng, hiện nay còn 3 xưởng là xưởng Hải Phòng thuộc chi nhánh Hải Phòng, xưởng Đà Nẵng thuộc chi nhánh Đà Nẵng và xưởng Thành Phố Hồ Chí Minh thuộc chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh, trong đó chỉ có chi nhánh Hải Phòng là hạch toán phụ thuộc ở xưởng Hải Phòng, quá trình sản xuất được chia ra làm 3 tổ: tổ gia công, tổ đóng bột, tổ đóng gói. Sản phẩm sản xuất ra được phân phối cho các chi nhánh, các cửa hàng của công ty để bán ra ngoài. Thị trường của công ty rất rộng, bởi công ty có hệ thống bán buôn bán lẻ rộng khắp từ Bắc vào Nam. Hiện nay, sau khi cổ phần hoá và thay đổi bộ máy phương thức quản lý sản xuất kinh doanh, uy tín của công ty ngày càng nâng lên, mục tiêu của công ty là nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá sản phẩm để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và mở rộng thị trường. 1.5. Tổ chức công tác kế toán 1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty Phòng kế toán của công ty PSC.1 đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc, các nhân viên kế toán chịu sự điều hành trực tiếp của kế toán trưởng. Việc tổ chức công tác kế toán trong công ty nhìn chung là hợp lý bộ máy kế toán gọn nhẹ. Trên cơ sở báo cáo của các đơn vị trực thuộc gửi về, công ty sẽ lập ra báo cáo tổng hợp chung cho toàn công ty, nhờ có hình thức tổ chức kế toán này mà đã giúp cho công ty thuận lợi trong việc quản lý và điều hành kinh doanh của công ty cũng như các đơn vị trực thuộc. Để hoàn thành, đáp ứng được yêu cầu về hoạt động kinh doanh của mình thì bộ phận kế toán có sơ đồ như sau: Sơ đồ 1.02: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán Công nợ Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán HTK, Tính GTSP Kế toán NH,TSCĐ Kế toán doanh thu,theo dõi thuế Kế toán trưởng các chi nhánh Kế toán thành phần Kế toán thành phần Kế toán thành phần Kế toán thành phần Kế toán cửa hàng SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY PSC.1 * Ghi chú: Quan hệ lãnh đạo và báo cáo. Quan hệ phối hợp công tác chuyên môn. 1.5.2. Bộ máy kế toán của công ty Mô hình tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán của văn phòng công ty gồm 8 người( 1 kế toán trưởng và 7 nhân viên). * Nhiệm vụ cụ thể: - Kế toán trưởng: Là người tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty. Kế toán trưởng là người giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn, kiểm tra báo cáo tài chính, cân đối tài chính, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả. Kế toán trưởng cùng với các phòng khác sẽ xác định mức giá cả tiêu thụ, giá thành sản phẩm, ký kết các hợp đồng. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu phát sinh trong kỳ, ghi sổ nhật ký chung, theo dõi báo cáo do các chi nhánh gửi về, thực hiện công tác kế toán cuối kỳ, giữ sổ cái tổng hợpcho tất cả các phần hành. Cuối tháng, quý, năm kế toán tổng hợp có nhiệm vụ ghi sổ cái, lập bảng cân đối thu chi tài chính và lập báo cáo tài chính. - Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi kịp thời các nghiệp vụ mua bán hàng có liên quan đến tài khoản 131, chi tiết cho từng đối tượng, từng khoản nợ, tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn và nợ khó đòi. - Kế toán hàng tồn kho và tính giá thành sản phẩm: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, trung thực số lượng, chất lượng, giá trị thực tế hàng tồn kho( nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hoá nhập xuất kho). Thông qua kê khai thường xuyên, kế toán hàng tồn kho và tính giá thành sản phẩm phải phát hiện kịp thời sản phẩm, hàng hoá thừa, thiếu, ứ đọng, hàng kém chất lượng để công ty kịp thời xử lý, hạn chế thiệt hại. - Kế toán thanh toán: Phụ trách về tiền lương, các khoản tạm ứng, các khoản phải thu, phải trả và các chi phí khác. - Kế toán TGNH, theo dõi TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với các tổ chức cá nhân, cung cấp vật tư cho các chi nhánh, theo dõi tình hình biến động trong kỳ của tiền gửi, đối chiếu số dư TGNH, theo dõi TSCĐ, trích khấu hao, tăng giảm TSCĐ. - Kế toán doanh thu, theo dõi thuế: Căn cứ phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng của công ty hàng tháng, quý, năm, kê khai thuế, tính các khoản thuế phải nộp cho ngân sách nhà nước hàng tháng, quý, năm. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt của công ty, tiến hành thu chi tiền mặt trên cơ sở các chứng từ thu, chi, cân đối số dư tiền mặt tồn đọng tại quỹ , tiến hành lập báo cáo quý. - Kế toán các chi nhánh: Mở sổ kế toán theo dõi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của hoạt động sản xuất kinh doanh tại chi nhánh từ khâu nhập hàng, nguyên vật liệu, đến khâu gia công chế biến và tiêu thụ thành phẩm, thu chi tiền hàng tháng, quý lập báo cáo tài chính gửi về phòng kế toán trung tâm - Kế toán cửa hàng: Mở sổ kế toán theo dõi xuất nhập hàng hoá, thành phẩm, đem bán cho các đại lý và thu tiền bán hàng nộp cho chi nhánh.Hàng tháng, quý lập báo cáo tài chính gửi về cho chi nhánh. * Giữa chi nhánh Hải Phòng và văn phòng công ty không nối mạng mà cuối tháng , kế toán chi nhánh sẽ tổng hợp số liệu và gửi toàn bộ chứng từ gốc lên phòng tài vụ của văn phòng công ty theo đường bưu điện. Ở chi nhánh Hải Phòng chỉ một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ th._.eo dõi, hạch toán toàn bộ hoạt động kinh tế phát sinh tại chi nhánh từ khâu nhập hàng, nguyên vật liệu đến gia công chế biến và tiêu thụ thành phẩm, thu chi tiền …hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ để tổng hợp số liệu cuối kỳ gửi lên phòng kế toán trung tâm. Đến cuối tháng khi nhận được các chứng từ gốc phát sinh liên quan đến hoạt động kinh tế ở chi nhánh Hải Phòng, kế toán trung tâm sẽ hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các chứng từ gốc. 1.5.3. Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán Chế độ kế toán áp dụng tại công ty theo quyết định số 15/206/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 của bộ trưởng bộ tài chính. Cụ thể như sau: + Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến hết 31/12 của năm dương lịch. + Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ. + Phương pháp tính VAT: theo phương pháp khấu trừ. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. + Phương pháp tính giá trị NVL, hàng hoá, thành phẩm xuất kho: bình quân cả kỳ dự trữ. + Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng. Với đặc điểm sản xuất kinh doanh trên quy mô lớn, khối lượng sản phẩm sản xuất ra đa dạng, quy trình sản xuất giản đơn, đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ cao, nên doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với phần mềm kế toán xây dựng theo nguyên tắc của hình thức kế toán “nhật ký chung”. Hệ thống danh mục sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán tương đối đầy đủ. Đặc điểm sử dụng sổ “nhật ký chung” để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế theo quan hệ đối ứng tài khoản. * Sơ đồ hình thức sổ kế toán áp dụng tại đơn vị Sơ đồ 1.03: SƠ ĐỒ HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN B ẢO VỆ THỰC VẬT 1 TRUNG ƯƠNG 2.1. Khái quát chung về nguyên vật liệu tại Công ty PSC.1 2.1.1. Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó có thể nói NVL là yếu tố cơ bản cấu thành nên thực thể sản phẩm, là trung tâm của quá trình sản xuất. 2.1.2. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty PSC.1 Tại công ty PSC.1, NVL được đánh giá theo giá thực tế. Do nguồn cung cấp NVL cho công ty khá phong phú và ổn định nên giá NVL ít biến động. Như vậy, đánh giá NVL theo giá thực tế giúp cho kế toán có thể theo dõi một cách đầy đủ các chi phí cấu thành nên giá trị NVL mua vào, giá trị NVL tiêu dùng cho sản xuất, phản ánh đúng giá cả NVL trên thị trường, đồng thời có thể hạch toán chính xác chi phí NVL trong quá trình sản xuất. 2.1.2.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho NVL của công ty được nhập theo 2 nguồn là do mua ngoài và do công ty tự chế. NVL có thể được mua trong nước (các loại nhãn mác, bao bì, phụ gia…) hoặc nhập khẩu từ Nhật Bản, Thụy Sĩ, Trung Quốc… NVL gia công tự chế là các loại vỏ chai đã rửa sạch dùng để đựng thuốc. Chính vì vậy tuỳ theo từng nguồn nhập mà việc tính giá thành thực tế nhập kho của NVL cũng theo đó mà khác nhau. * Tính giá thực tế nhập kho của nguyên vật liệu do mua ngoài: - Với nguyên vật liệu mua trong nước: Khi mua NVL sẽ có hoá đơn GTGT, giá thực tế nhập kho của NVL chính là giá mua ghi trên hoá đơn GTGT (không có thuế giá trị gia tăng). Ví dụ: “ Phiếu nhập kho” ngày 01/08/2008 có ghi: Nhập mua của Việt Quang Phát 28.640 kg Xylen. Theo hoá đơn GTGT số 04/2008 ngày 18/08/2008: - Số lượng Xylen: 28.640 kg - Đơn giá : 26 190 đ/kg - Trị giá mua : 750 081 600đ - Thuế GTGT (5%): 37 504 080đ - Tổng giá thanh toán : 787 585 680đ Vậy giá thực tế nhập kho của lượng Xylen đó là : 750 081 600đ. - Còn với NVL nhập khẩu thì giá trị thực tế nhập kho là giá thanh toán bao gồm cả thuế nhập khẩu và thuế GTGT của NVL nhập khẩu. Riêng với chi phí vận chuyển và chi phí bốc dỡ thì chi phí đó chính là tiền xăng dầu, trả lương cho công nhân, lái xe của công ty, nếu là thuê vận chuyển bốc dỡ thì công ty trả ngay tiền đi thuê. Tất cả các chi phí này đều không được tính vào giá thực tế nhập kho của NVL mà tính thẳng vào chi phí sản xuất chung. Chính vì vậy chúng không có mặt trong giá trị thực tế nhập kho của NVL. Tuy nhiên, điều này không phản ánh được chính xác chi phí liên quan đến NVL dùng cho sản xuất của công ty. * Tính giá thực tế nhập kho của NVL do công ty tự gia công chế biến: Đối với công ty PSC.1 NVL do công ty tự gia công chế biến là các loại vỏ chai đã được rửa sạch. Trong trường hợp này giá trị NVL nhập kho ở công ty được tính bằng giá trị thực tế của vỏ chai và chi phí của nhân công làm nhiệm vụ rửa chai. 2.1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho Sau khi nhập kho, tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất kinh doanh mà NVL sẽ được xuất ra để hục vụ cho quá trình sản xuất. Do NVL ở công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, tại các thời điểm khác nhau, với giá mua khác nhau nên khi xuất dùng NVL, kế toán thực hiện tính giá vốn thực tế cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp bình quân gia quyền cố định. Giá xuất kho của NVL được tính vào cuối tháng. Theo phương pháp này, giá thực tế xuất kho được tính như sau: Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân Trong đó: Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế NVL tồn đầu tháng + Trị giá thực tế NVL nhập trong tháng Số lượng NVL tồn đầu tháng + Số lượng NVL nhập trong tháng Sử dụng phương pháp này phù hợp với lập trình trong kế toán máy, giúp cho việc tính giá NVL xuất kho một cách đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, do giá trị NVL xuất kho được xác định trên cơ sở bình quân giá trị của NVL tồn đầu tháng và toàn bộ NVL nhập trong tháng nên chỉ đến cuối tháng kế toán mới tính được giá trị NVL xuất kho. Vì vậy, trong tháng khi xuất NVL để sản xuất và sử dụng cho các nhu cầu khác, kế toán chỉ có thể theo dõi được về mặt số lượng, đến cuối tháng khi khoá sổ máy sẽ tự tính giá xuất theo chứng từ đã lập sẵn. Ví dụ: Theo sổ chi tiết Vật tư, công cụ, dụng cụ - Kbim 30 WP 10g tháng 8/2008, ta có số liệu như sau: - Kbim 30 WP 10g tồn đầu tháng: 54 329.000g; thành tiền 54 788 024đ - Kbim 30 WP 10g nhập trong tháng: 357 700g; thành tiền 389 469 774đ - Kbim 30 WP 10g xuất trong tháng: 30 000.000g Cuối tháng 8/2008, theo phần mềm kế toán đã được cài đặt trước, kế toán thực hiện như sau: Màn hình desktop, kế toán kích hoạt vào biểu tượng của chương trình, giao diện chương trình phần mềm kế toán xuất hiện => chọn “Tính giá xuất” => chọn “Tiếp tục” => xuất hiện bảng gồm 2 ô: ở ô “Thời gian tính giá” đánh tháng “8”, ở ô “Tài khoản” đánh “156”, rồi ấn “Tiếp tục” => chọn mã “TB_KA_10”, ấn “chấp nhận” máy sẽ tự động tính ra đơn giá của Kbim 30 WP 10g xuất kho như sau: Đơn giá thực tế Kbim 30WP 10g = 54788024 + 389469744 = 1078.219đ/g 54329.000 + 357700.000 Trị giá Kbim 30 WP 10g xuất kho tháng 8/2008 = 30 000.000 x 1078.219 = 32346570đ Với mỗi lần xuất kho trị giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ được tính trên cơ sở lượng xuất kho và đơn giá xuất kho. * Ở công ty PSC.1 công cụ, dụng cụ là những vật rẻ tiền được mua ở bên ngoài nhập kho để phục vụ cho các phân xưởng, việc tính giá nhập kho và xuất kho giống như nguyên vật liệu. 2.1.3. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty PSC.1 Công ty PSC.1 là một doanh nghiệp có khối lượng NVL lớn, bao gồm nhiều chủng loại khác nhau với tính chất lý hoá khác nhau, có công dụng, nội dung kinh tế khác nhau nên việc phân loại NVL là hết sức cần thiết cho công tác quản lý, hạch toán kế toán được chính xác, khoa học và thuận tiện. Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò NVL trong quá trình sản xuất, NVL trong công ty PSC.1 được chia thành như sau: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như là các loại hoá chất chủ yếu để sản xuất thuốc BVTV như BPMC 98%, Edifenphos 94%, Fenitrothion 96%.... - Vật liệu phụ: Tuy không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nhưng vật liệu phụ có tác dụng làm tăng chất lượng, hoàn chỉnh sản phẩm và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường như các loại phụ gia (A.Tano, B.Tano…), các loại dung môi (Xylen, Methanol…), các vật liệu làm bao bì ( vỏ chai, nút, nhãn…)…. - Nhiên liệu: là các loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc thiết bị sản xuất và xe cộ của công ty như xăng A83, xăng A92, dầu nhớt, dầu diezen… loại vật liệu này không được dự trữ mà đưa ngay vào sử dụng. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng được sử dụng để thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị như bu lông, ốc vít, que hàn, mũi khoan… và những phụ tùng khác đi kèm dây chuyền sản xuất. - Phế liệu: Phế liệu ở công ty chủ yếu là các loại cặn ở quá trình pha chế thuốc. Các loại cặn này sẽ được lập biên bản xử lý loại bỏ vì không thể tận dụng tiếp. Cùng với việc phân loại nguyên vật liệu, công ty PSC.1 còn xây dựng danh điểm NVL tức là việc quy định cho mỗi thứ NVL một ký hiệu riêng, một mã số riêng. Ví dụ như: Fenỉtothion 96% NL_FENI Methanol NL_MET A.Tano NL_TANOA Tại công ty PSC.1, trong điều kiện trang bị hệ thống máy vi tính một cách đồng bộ thì việc lập danh điểm NVL sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán NVL nói riêng và cho công tác quản lý NVL nói chung giữa các bộ phận một cách thống nhất và khoa học. 2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty PSC.1 2.2.1. Hệ thống chứng từ và sổ kế toán sử dụng Để góp phần quản lý NVL một cách hợp lý và chặt chẽ công ty phải thực hiện tổ chức kế toán chi tiết NVL. Đặc biệt NVL của công ty có rất nhiều loại, thứ, nhóm, ngoài ra khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất của NVL trong tháng là tương đối nhiều vì vậy việc tổ chức kế toán chi tiết NVL ở công ty là hoạt động vô cùng quan trọng và không thể thiếu được. Hiện nay, phương pháp kế toán chi tiết NVL đang được Công ty áp dụng là phương pháp ghi thẻ song song. Về thủ tục, chứng từ và cách luân chuyển chứng từ về bản chất cũng giống như khi thực hiện kế toán thủ công. Tuy nhiên với sự trợ giúp của việc áp dụng phần mềm kế toán, quá trình kế toán chi tiết NVL ở Công ty có thể tóm tắt thành sơ đồ sau (sơ đồ 2.01) Sơ đồ: Phương pháp ghi thẻ song song theo kế toán máy. - Báo cáo N-X-T - Báo cáo tổng hợp …. Kho dữ liệu tổng hợp Sổ, thẻ chi tiết NVL Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Thẻ kho Phòng kế toán và thủ Máy tự động xử lý kho thực hiện Hệ thống chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác để hỗ trợ cho công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Sổ kế toán sử dụng: Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư, CCDC, báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với người bán, bảng tổng hợp TK 331, sổ nhật ký chung, sổ cái TK 152, TK 156. Sơ đồ (sơ đồ 2.02): Sơ đồ luân chuyển chứng từ. HĐGTGT (hoá đơn bán hàng), phiếu kiểm nghiệm Chứng từ thanh toán (phiếu ghi, giấy báo nợ…) Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ theo dõi chi tiết nguyên vật liệu Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản 152, tài khoản 156 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Bảng tổng hợp tài khoản 331 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng…) để viết phiếu nhập kho. Từ phiếu nhập kho, xuất kho để vào thẻ kho và sổ theo dõi chi tiết NVL. Sổ theo dõi chi tiết dùng để đối chiếu với thẻ kho. Từ hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy và máy sẽ tự động nhập các nghiệp vụ phát sinh đó vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 152, TK 156 và các sổ liên quan khác. Từ sổ chi tiết vật tư, CCDC, cuối tháng lên báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL. Báo cáo này dùng để đối chiếu với sổ cái TK 152, TK 156. 2.2.2. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu ở công ty PSC.1 Do NVL ở công ty được nhập chủ yếu từ hai nguồn khác nhau là mua ngoài và tự gia công chế biến nên thủ tục nhập kho đối với hai nguồn này có những đặc điểm khác nhau. Ngoài ra khi NVL xuất kho cho sản xuất không dùng hết hoặc có sự điều chuyển NVL từ kho Ngọc Hồi về công ty thì số NVL này cũng được nhập kho. Tuy nhiên việc nhập kho này có thủ tục khác với nhập kho do mua ngoài và tự gia công chế biến. Cụ thể như sau: Khi có nhu cầu nhập NVL, bộ phận cung ứng của phòng cung tiêu sẽ tiến hành ký hợp đồng với người bán hoặc cử cán bộ cung tiêu đi mua. Bên cung cấp sẽ viết hoá đơn cho nhân viên thu mua. NVL khi về đến công ty, trước khi nhập kho sẽ được tiến hành kiểm tra chất lượng, quy cách, phẩm chất, số lượng thực nhập đúng tiêu chuẩn. Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Phiếu kiểm nghiệm”. Nếu phát hiện sai sót, thiếu hụt sẽ báo cho bên cung cấp biết để cùng giải quyết. Chỉ những vật tư đúng quy cách, phẩm chất, mẫu mã quy định mới tiến hành nhập kho NVL. Khi đó, phòng cung tiêu sẽ căn cứ hoá đơn của người bán, phiếu kiểm nghiệm và số lượng thực nhập để viết “Phiếu nhập kho”. “Phiếu nhập kho” sẽ được chia thành 4 liên: Liên 1: Lưu ở sổ gốc của phòng cung tiêu. Liên 2: Thủ kho giữ làm căn cứ để ghi thẻ kho. Liên 3: Hàng ngày kế toán sang phòng cung tiêu lấy liên này về để tiến hành ghi sổ. Liên 4: Người mang hàng về sẽ giữ liên này để làm cơ sở thanh toán. NVL sau khi hoàn thành thủ tục nhập kho sẽ được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định đảm bảo tính khoa học, hợp lý cho việc bảo quản NVL và thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra tình hình nhập NVL. a. Thủ tục nhập kho đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến * Đối với các loại vỏ chai đã được rửa sạch: Trước khi tiến hành nhập kho, thủ kho phải xác định số lượng vỏ chai đó rồi viết phiếu kiểm nghiệm. Sau đó, người phụ trách của phân xưởng chế biến NVL sẽ đưa phiếu kiểm nghiệm đến phòng cung tiêu để lập phiếu nhập kho. phiếu này chỉ ghi số lượng mà không ghi giá trị của số vỏ chai đó. Công việc tính giá thực tế nhập kho của lượng NVL này sẽ do phòng kế toán đảm nhiệm. Phiếu nhập kho trong trường hợp này được phòng cung tiêu lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu ở sổ gốc của phòng cung tiêu. Liên 2: Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho. Liên 3: Hàng ngày kế toán sang phòng cung tiêu lấy liên này về để thực hiện hạch toán trên sổ sách. b. Thủ tục nhập kho đối với NVL đã xuất cho sản xuất nhưng không dùng hết Trong trường hợp này, đến cuối tháng người phụ trách sản xuất sẽ đem số NVL không dùng đến nhập lại kho. Thủ tục nhập kho đối với NVL trong trường hợp này cũng tương tự như nhập kho NVL tự gia công chế biến. * Kế toán nhập NVL được tiến hành như sau Ở Công ty PSC. 1, NVL nhập kho hầu hết đều qua hình thức mua ngoài dưới nhiều phương thức khác nhau. Ngoài ra còn có trường hợp nhập kho NVL tự gia công chế biến, nhập lại từ sản xuất. (1) Đối với NVL mua ngoài nhập kho, dù công ty có trả tiền ngay hoặc chưa trả tiền…thì kế toán cũng đều tiến hành nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 152, 156 Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 331 Sau đó tuỳ theo phương thức thanh toán mà kế toán ghi nợ tài khoản liên quan. Ví dụ: Ngày 01/08/2008, Công ty nhập 28.640kg Xylen của Việt Quang Phát theo hoá đơn GTGT số 04/2008 (biểu 2.01). Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt là 787 585 680đ. Kế toán tiến hành nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 152: 750 081 680 Nợ TK 133: 37 504 080 Có TK 331 (C.ty: Việt Quang Phát): 787 585 680 Sau đó, kế toán mới nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 331 (C.ty: Việt Quang Phát): 787 585 680 Có TK 1111 : 787 585 680. (2) Đối với phụ tùng thay thế có giá trị nhỏ (que hàn, bulông, đai ốc….) khi nhập kho căn cứ các chứng từ nhập, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 153 Có TK 331 Đối với nhập phụ tùng thay thế có giá trị lớn, phân bổ từ 2 lần trở lên, kế toán công ty sẽ nhập dữ liệu theo định khoản như sau: Nợ TK 142 Có TK 331 Sau đó phân bổ vào đối tượng chịu chi phí này: Nợ TK 627 Có TK 142 - Số tiền phân bổ mỗi kỳ (3) Đối với nhiên liệu khi mua về, Công ty không nhập kho mà đưa xuống nơi sử dụng luôn. Chính vì vậy việc theo dõi nhiên liệu không thông qua TK 152 mà đưa thẳng vào chi phí sản xuất chung – TK 627 (Nghiệp vụ này sẽ được trình bày ở phần kế toán tổng hợp xuất vật liệu ). (4) Đối với trường hợp nhập lại NVL từ sản xuất, căn cứ phiếu báo vật tư nhập lại từ nơi sản xuất do các tổ trưởng sản xuất lập vào cuối tháng, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản. Nợ TK 152, 156 Có TK 621 2.2.3. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu tại công ty PSC.1 Hàng ngày, các tổ trưởng sản xuất sẽ nhận “Phiếu giao việc” của bộ phận thống kê thuộc phòng cung tiêu. Tổ trưởng sản xuất sẽ đưa phiếu này sang bộ phận cung ứng vật tư để viết “Phiếu xuất kho”. Phiếu này chỉ ghi lượng xuất chứ không ghi giá trị NVL vì việc tính giá thực tế xuất kho NVL được kế toán thực hiện vào cuối tháng trên máy. Phiếu này được ghi làm 3 liên: Liên 1: Lưu lại sổ gốc của phòng cung tiêu. Liên 2: Tổ trưởng sản xuất giao liên này cho thủ kho giữ để lĩnh vật tư. Sau đó thủ kho giữ lại liên này để ghi sổ kho. Liên 3: Kế toán sang lấy ở phòng cung tiêu để tiến hành ghi sổ. Sau khi nhận NVL cho một ngày sản xuất nếu có phát sinh thêm nhu cầu mới về NVL tổ trưởng tổ sản xuất sẽ viết giấy “Giấy đề nghị cung cấp vật tư” và gửi lên phó giám đốc sản xuất. Nếu phó giám đốc sản xuất đồng ý cho lĩnh và ký duyệt, tổ trưởng sản xuất đưa giấy này sang phòng cung tiêu để viết “Phiếu xuất kho”. Thủ tục cũng giống như xuất NVL hàng ngày cho sản xuất. Trường hợp xuất NVL cho sản xuất ở Ngọc Hồi. Hàng ngày, thủ kho tại Ngọc Hồi tiến hành xuất NVL theo kế hoạch sản xuất đưa xuống và ghi vào sổ có sự ký nhận của người nhận. Sau đó, định kỳ một tuần hai lần, người viết phiếu sẽ xuống Ngọc Hồi để lập “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”, hoá đơn này cũng được lập làm 3 liên. Liên 1: Lưu ở sổ gốc của phòng cung tiêu. Liên 2: Thủ kho tại Ngọc Hồi giữ. Liên 3: Báo cáo viên tại Ngọc Hồi giữ để lập “Bảng kê chứng từ xuất vật liệu” tại Ngọc Hồi. Cuối tháng, bảng kê này được gửi về phòng kế toán của công ty để tiến hành hạch toán nguyên vật liệu. * Trong công tác kế toán tổng hợp xuất NVL, NVL được xuất dùng chủ yếu cho hai mục đích là sản xuất và tự gia công chế biến. Tuy nhiên lại có loại NVL tham gia gián tiếp vào quá trình sản xuất và giúp cho quá trình sản xuất vận hành đến khâu cuối cùng một cách tốt nhất. Chính vì vậy, tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng loại NVL và mục đích xuất dùng, kế toán tổng hợp xuất NVL được tiến hành như sau: (1). Khi xuất NVL (nguyên liệu, phụ gia, chai, nút…) dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 621 (chi tiết cho từng bộ phận) Có TK 152, 156 (chi tiết cho từng loại NVL) Ví dụ: Căn cứ bảng kê xuất NVL tại kho NVL - Văn phòng trong tháng 8 có nghiệp vụ xuất 5 256.891kg Methanol, đơn giá 13 842.29đ/kg. Kế toán xác định trị giá Methanol xuất kho là: 5 256.89 x 13 842.29 = 72 767 405đ và lập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 621 (px sản xuất TTS): 72 767 405 Có TK 156 (NL_MET): 72 767 405 (2). Khi xuất kho nguyên liệu dùng cho quản lý sản xuất chung ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng hoặc dùng cho quản lý công ty, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 152, 156 (chi tiết đến từng loại NVL) (3). Khi xuất phụ tùng thay thế, căn cứ vào từng loại phụ tùng: - Nếu là loại có giá trị nhỏ, phân bổ một lần thì kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 627 (dùng cho sản xuất chung) Nợ TK 642 (dùng cho quản lý công ty) Có TK 153 (chi tiết loại phụ tùng thay thế) - Nếu là loại có giá trị lớn, phân bổ từ hai lần trở lên thì kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 627 (dùng cho sản xuất chung) Nợ TK 642 (dùng cho quản lý công ty) Có TK 142: Số tiền phân bổ mỗi lần. Ở đây, Công ty không theo dõi phụ tùng thay thế trên TK 152. Điều này sẽ gây khó khăn trong việc quản lý, theo dõi phụ tùng thay thế tại công ty. (4). Trong quá trình sản xuất chai có thể xẩy ra hiện tượng vỡ chai. Nếu vỡ chai trong định mức thì coi nó như một lượng hao hụt nằm ngay trong chi phí NVL chi tiết. Nếu có hiện tượng vỡ chai ngoài định mức, tuỳ theo quyết định xử lý kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 111: Nếu thu bằng tiền mặt Nợ TK 334: Nếu trừ vào lương công nhân viên Nợ TK 138: Nếu chờ xử lý Có TK 621 Tuy nhiên trường hợp này ít xảy ra. Điển hình như tại tháng 8 lượng chai vỡ không bị vượt quá định mức vì vậy không phát sinh nghiệp vụ (4) trong quá trình hạch toán. (5). Đối với nhiên liệu, khi mua về Công ty không nhập kho mà xuất thẳng tới nơi sử dụng luôn, khi đó kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 627 Có TK 111 Ở đây, nhiên liệu là một loại NVL cũng không được theo dõi trên tài khoản 152. 2.2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty PSC.1 NVL tham gia vào quá trình sản xuất của Công ty rất đa dạng và phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên liên tục. Do đó để hạch toán một cách hiệu quả kế toán phải sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách sao cho hợp lý để có thể quản lý việc nhập xuất một cách chi tiết. Để giám sát và phản ánh kịp thời, đầy đủ về sự biến động của NVL, từ đó làm cơ sở ghi sổ kế toán, kế toán sử dụng chứng từ sau: Hoá đơn GTGT, phiếu kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… sổ sách được sử dụng để hạch toán chi tiết là: Thẻ kho, sổ chi tiết nhập vật tư, sổ chi tiết xuất vật tư… Hạch toán chi tiết NVL ở Công ty PSC.1 được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này giúp cho việc hạch toán NVL tại kho và phòng kế toán có sự phối hợp chặt chẽ, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng đáp ứng yêu cầu quản lý. Trình tự hạch toán chi tiết NVL ở công ty PSC.1 như sau: * Tại kho: Việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện trên “Thẻ kho”, thủ kho theo dõi, ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ NVL chỉ đơn thuần theo chỉ tiêu số lượng, mỗi tờ “Thẻ kho” được mở riêng cho một thứ NVL. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập - xuất - tồn đã được kiểm tra, phân loại thủ kho tiến hành ghi vào “Thẻ kho” theo đúng số thực nhập, thực xuất của từng thứ NVL, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho theo thứ tự thời gian. Cuối ngày, thủ kho phải cộng số luỹ kế và rút lượng tồn hàng ngày. Ví dụ: Ngày 01/08/2008 thủ kho nhận được hàng và “Hoá đơn GTGT” của việc mua Xylen của Việt Quang Phát như sau: (Biểu 2.01). HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT- 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG MK/2006B Liên 2: Giao khách hàng Ngày 01 tháng 8 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Việt Quang Phát Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Mã số thuế: Họ và tên người mua hàng: A. Cường Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1-Trung ương. Địa chỉ: 145 Hồ Đắc Di – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản + TM Mã số thuế: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 1 Xylen kg 28 640 26 190 750 081 600 Cộng tiền hàng: 750 081 600 Thuế suất GTGT: 05% Tiền thuế GTGT 37 504 080 Tổng cộng tiền thanh toán 787 585 680 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm tám bảy triệu năm trăm tám năm nghìn sáu trăm tám mươi đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Sau đó ban KCS của công ty PSC.1 sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm và thủ kho kiểm tra số lượng hàng đúng với “Hoá đơn GTGT” của người bán do người mua mang về để kiểm nghiệm và tiến hành viết “Phiếu kiểm nghiệm” như sau (biểu 2.02): BỘ NN VÀ PTNT CÔNG TY CỔ PHẦN BVTV 1TW VĂN PHÒNG Mẫu số: 03- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC) Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày 01 tháng 8 năm 2008 Tên sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Số lượng kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm Ý kiến ban kiểm nghiệm : Xylen : NL_XY : kg : 28 640 : 28 640 : Số lượng đủ, đúng quy cách, phẩm chất. : Đồng ý cho nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban ( Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Người mang hàng về sẽ đem phiếu này và “Hoá đơn GTGT” đến phòng cung tiêu để được viết “Phiếu nhập kho”, trên “Phiếu nhập kho” luôn ghi giá thực tế nhập kho là giá không bao gồm thuế GTGT. Sau đó, đem “Phiếu nhập kho” đưa cho thủ kho để thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. biểu 2.03: CÔNG TY CỔ PHẦN BVTV 1TW VĂN PHÒNG Mẫu số 01-VT (QĐ số 1141- TC/CĐKT của Bộ Tài Chính) PHIẾU NHẬP KHO Số: 152 Ngày 01 tháng 8 năm 2008 Tên người nhập: Trần Việt Cường Theo HĐ GTGT số 04/2008 – Công ty Việt Quang Phát Nhập vào kho: Vũ Tiên Phong STT Tên hàng ĐVT Số lượng Số lô Ghi chú 1 Xylen kg 28 640 Người nhập Thủ kho Người viết phiếu Thủ trưởng đơn vị Vũ Tiên Phong Kim Phương NVL sau khi hoàn thành thủ tục nhập kho sẽ được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định đảm bảo tính khoa học, hợp lý cho việc bảo quản NVL và thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra tình hình nhập NVL. Hàng ngày, các tổ trưởng sản xuất sẽ nhận “Phiếu giao việc” của bộ phận thống kê thuộc phòng cung tiêu. Tổ trưởng sản xuất sẽ đưa phiếu này sang bộ phận cung ứng vật tư để viết “Phiếu xuất kho”. Phiếu này chỉ ghi lượng xuất chứ không ghi giá trị NVL vì việc tính giá thực tế xuất kho NVL được kế toán thực hiện vào cuối tháng trên máy. Ví dụ: Ngày 30/8/2008 tổ trưởng tổ sản xuất nhận được “Phiếu giao việc” như sau biểu 2.04: PHIẾU GIAO VIỆC Ngày 30 tháng 8 năm 2008 Số 29/8 Giao cho: Đặng Nhật Duệ STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Trichlorfon 90% NL_TRI Kg 1600.000 2 Fenitrothion 96% NL_FENI Kg 1487.600 3 A. Tano NL_TANOA Kg 734.400 4 Methanol NL_MET Kg 1728.000 5 Xylen NL_XYL kg 1664.400 Người lập phiếu Người nhận phiếu Thủ trưởng đơn vị Tổ trưởng sản xuất sẽ đưa phiếu này cho bộ phận cung ứng vật tư để viết “Phiếu xuất kho”. Sau đó tổ trưởng sản xuất mang “Phiếu xuất kho” xuống kho để nhận NVL về sản xuất. biểu 2.05: CÔNG TY CP BVTV 1TW CHI NHÁNH HẢI PHÒNG Mẫu số 02-VT Theo QĐ: 1141 – TC/QĐ/CĐKT PHIẾU XUẤT KHO Ngày 30 tháng 8 năm 2008 Số XNL_T8 Nợ TK 621 Có TK 156 Họ tên người nhận hàng: Đặng Nhật Duệ Lý do xuất : Sản xuất TTS Ofatox 400 EC Xuất tại kho : Công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Trichlorfon 90% NL_TRI Kg 1600.000 2 Fenitrothion 96% NL_FENI Kg 1487.600 3 A. Tano NL_TANOA Kg 734.400 4 Methanol NL_MET Kg 1728.000 5 Xylen NL_XYL kg 1664.400 Cộng Cộng thành tiền: Xuất ngày 30 tháng 8 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau đây là chích dẫn thẻ kho theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất “Tango 800WG” tháng 8 năm 2008. (biểu 2.06) Đơn vị: …. Tên kho: … TH Ẻ KHO KV ISO 9001 M ẫu s ố: Ban hành theo QĐ s ố: Ngày lập thẻ: 01/8/2008 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Tango 800WG Mã số: TTS_TANG STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký, xác nhận của KToán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ: 364,1 1 NM- 10366 04/8/08 Nhập mua 200kg FILRONIL 80% WG của Việt Thắng. 04/8/08 200 564,1 2 NM- 10422 08/8/08 Nhập mua 200kg FILRONIL 80% WG của Việt Thắng 08/8/08 200 764,1 3 NM- 10450 12/08/08 Nhập mua 200kg FILRONIL 80% WG của Việt Thắng 12/8/08 200 964,1 4 NM- 106 14/8/08 Nhập mua 2.000 kg Tango 800WG của Dalian. 14/8/08 2000 2964,1 5 XTP- T08 31/8/08 Xuất thành phẩm để sang chai đóng gói T08/2008 31/8/08 2150,8 813,3 Tổng cộng 2600 2150,8 813,3 Cuối tháng thủ kho cộng số lượng nhập (2600,000), số lượng xuất (2150,800) và tồn cuối tháng (813,300) Ngoài “Thẻ kho”, thủ kho còn có sổ nhật ký để ghi số lượng NVL thực nhập, thực xuất. Mặt khác, sổ nhật ký này còn để ghi chép tất cả tình hình liên quan đến NVL ở kho như: hao hụt hoá chất, vỡ chai …Sổ này không chỉ theo dõi đối với từng loại NVL mà còn theo dõi từng thứ, nhóm NVL. Tuy nhiên, sổ này không có mẫu cụ thể mà do thủ kho tự ghi để có thể theo dõi chi tiết hơn về NVL. Căn cứ vào các phiếu nhập kho, sau khi nhập số liệu vào máy sẽ tự động kết chuyển số liệu vào “Sổ chi tiết nhập vật tư”. Với NVL chính thì có sổ chi tiết nhập vật tư của NVL chính, còn với NVL phụ thì có sổ chi tiết nhập vật tư của NVL phụ. Trong sổ chi tiết nhập vật tư mỗi chứng từ sẽ được thể hiện trên một dòng với đầy đủ dữ liệu: Ngày, chứng từ, TK có, mã, tên vật tư, số lượng, đơn giá, tiền… Việc lập “Sổ chi tiết nhập vật tư” giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu của kế toán dễ dàng hơn, cung cấp số liệu về số lượng, tiền của từng loại NVL trong tháng. Công ty sử dụng “Sổ chi tiết nhập vật tư” - TK 152 để theo dõi tình hình nhập các loại vật tư như nhãn, chai, thùng… (Biểu số 2.07). SỔ CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ Từ ngày 01/8/2008 đến 31/8/2008 Tài khoản 152- Nguyên vật liệu Số Ngày Tên vật tư Mã ĐVT TK có Lượng Đơn giá Tiền HĐ404 01/8/08 Màng túi Ferim10g MT_FE10 Cái 3311 10 000 153,6 1 526 000 … … … … HĐ473 05/8/08 Túi Fujione 400WP100g TU_FU100 Cái 3311 220 000 386,9 85 117 500 HĐ2148 06/8/08 Thùng Pet 480ml TH_PET480 Cái 3311 7 500 746,2 5 596 500 … … … … HĐ89867 29/8/08 Nhãn Ofatox 100ml NH_OFA711 Cái 3311 50 000 49 2 425 000 HĐ89867 29/8/08 Nhãn Ofatox 480ml NH_OFA713 Cái 3311 30 000 120 3 600 000 Cộng … “Sổ chi tiết nhập vật tư”- TK 156 được dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập các loại Nguyên liệu và hàng hoá. (Biểu số 2.08) SỔ CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ Từ ngày 01/8/2008 đến 31/8/2008 Tài khoản: 156- Hàng hoá Số Ngày Tên vật tư Mã ĐVT TK có Lượng Đơn giá Tiền NM-10366 04/8/08 FILPRONIL 80% WG NL_TTS Thùng 3311 200.000 1 600 000 320 000 000 NM-10422 08/8/08 FILPRONIL 80% WG NL_TTS Thùng 3311 200.000 1 600 000 320 000 000 NM-10450 12/8/08 FILPRONIL 80% WG NL_TTS Th._.