Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Quảng Cáo & Thương Mại Thanh. Những giải pháp hoàn thiện

ay, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường, luôn gây được những tiếng vang lớn. Thông qua các sự kiện được tổ chức, doanh nghiệp có thể tạo sự chú ý hơn nữa của khách hàng, thuyết phục khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp mình, phát triển dịch vụ hay sản phẩm, làm tăng doanh số bán hàng của công ty, qua đó quảng bá thương hiệu của mình. Trên thực tế, để tổ chức thành công một sự kiện thì các doanh nghiệp thường thuê một công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện để giúp họ quản lý lĩnh vực này. Nhưng các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hoạt động theo một quy trình như thế nào, quy trình tổ chức sự kiện ở các doanh nghiệp thường phải trải qua những giai đoạn nào và làm thế nào để các công ty tổ chức sự kiện có thể thoả mãn tốt nhất các nhu cầu của thị trường về dịch vụ này? Đó là các vấn đề đang được các nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện và xã hội quan tâm. Để phân biệt được quy trình tổ chức sự kiện giữa các doanh nghiệp tổ chức và công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, tôi đã nhìn nhận và đánh giá thị trường tổ chức sự kiện cũng như hoạt động cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ở các công ty. Trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và phát triển hơn nữa các hoạt động cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ở công ty này như thế nào. Để giải quyết vấn đề này, tác giả đã xin liên hệ thực tập ở công ty TNHH Quảng cáo và Thương mại Thanh. Với đề tài: “Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Thanh. Những giải pháp hoàn thiện” gồm ba chương như sau: Chương I: Thị trường tổ chức sự kiện và hoạt động kinh doanh của công ty Chương II: Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty Chương III: Những giải pháp đề xuất và kiến nghị Tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Lưu Văn Nghiêm cùng các anh chị trong công ty, đặc biệt là TS Đặng Thanh Vân đã giúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề thực tập này. CHƯƠNG I THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 1.1 Thị trường tổ chức sự kiện 1.1.1 Khái quát chung Nhìn lại một năm sau khi vào WTO, kinh tế Việt Nam đã có những sự tăng trưởng mạnh mẽ đạt 8,5% - mức tăng cao nhất trong 10 năm qua với kim ngạch xuất khẩu đạt 48 tỷ USD, tăng 20,5% so với năm 2006. Trong thời gian này đã có hàng trăm doanh nghiệp ra đời. Các doanh nghiệp này đã bắt đầu nhận thức một cách tích cực về vai trò của việc làm thế nào có thể thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm hàng hóa và tạo dựng uy tín thương hiệu. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã sẵn sàng bỏ ra 15-20% doanh thu cho công tác xúc tiến, khuyến mãi, quảng cáo, tổ chức sự kiện... Nhìn vào thực tế ta có thể thấy, dù chi phí phát sóng cho một spot 30 giây xuất hiện trên truyền hình có thể xấp xỉ 30 triệu đồng hoặc các nhà sản xuất vẫn sẵn lòng chi cả tỷ đồng để làm ra một phim quảng cáo hiệu quả. Điều đó cho thấy rõ ràng là các doanh nghiệp luôn sẵn sàng đầu tư dưới bất kỳ hình thức nào mang lại hiệu quả lớn nhất, sao cho đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp hướng đến biết, hiểu và mua sản phẩm của mình. Từ đó, khách hàng sẽ nhớ đến thương hiệu mà họ đang sử dụng, cứ mỗi lần nhắc đến sản phẩm đó là họ liên tưởng ngay đến thương hiệu đó. Đạt được điều này chính là doanh nghiệp đã xây dựng và quảng bá thành công thương hiệu của mình. Theo kết quả khảo sát được thực hiện năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA cho thấy tổ chức sự kiện là một công cụ được sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường. Nếu chúng ta tính tổng số tiền bỏ vào ngành tổ chức sự kiện trong một năm trên toàn thế giới thì con số có thể lên đến 500 tỷ đô la. “Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọng. Nhờ sự hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ, các công ty sẽ có thể tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả nhất”, cô Pollynne Ibasco, Giám đốc điều hành công ty Venus Communications - một công ty dịch vụ truyền thông trọn gói chuyên về quan hệ công chúng và quảng bá thương hiệu, tổ chức event, cho biết. Thế nào là tổ chức sự kiện? Đó chính là việc “đánh bóng”cho sản phẩm và thương hiệu của một công ty thông qua các sự kiện. Ví dụ khi Nokia tung ra một sản phẩm điện thoại di động đời mới, công ty này sẽ tổ chức một sự kiện công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm năng cùng báo giới đến tham gia sự kiện quan trọng này. Thông qua sự kiện Nokia thông báo đến khách hàng và báo giới về sản phẩm mới và đồng thời (điều này quan trọng hơn) đánh bóng thương hiệu của Nokia, làm cho khách hàng nhớ và tiêu thụ sản phẩm mới này. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp... Hiện nay, trên thị trường có khoảng 1000.000 doanh nghiệp nói chung, mỗi doanh nghiệp đều bắt buộc phải có những chi tiêu về hoạt động tổ chức sự kiện. Trong số đó có khoảng 1000 doanh nghiệp làm về quảng cáo dưới các hình thức: Các doanh nghiệp tư vấn gồm: + Tư vấn về chiến lược quảng cáo: những doanh nghiệp này đa số là của nước ngoài + Tư vấn về thương hiệu: có các doanh nghiệp nước ngoài và một số công ty Việt Nam tham gia thị trường này Các doanh nghiệp thực hiện dịch vụ quảng cáo gồm: + Các nhà cung cấp bảng biển, in, các vật phẩm quảng cáo: các doanh nghiệp này đảm nhiệm từ khâu thiết kế đến cho đến khi ra sản phẩm cuối cùng + Các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm trọn gói có kèm tư vấn gồm: các doanh nghiệp tổ chức sự kiện, PR, media. Trong nền kinh tế nước ta hiện nay tồn tại nhiều thành phần kinh tế, với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Đối với một số ngành hàng như: sản xuất hàng tiêu dùng , cung cấp dịch vụ… thì quảng cáo, marketing và tổ chức sự kiện được các doanh nghiệp đặc biệt coi trọng và chú ý. Đây là những sản phẩm mà người tiêu dùng có xu hướng chọn lựa khi có sự tác động của quảng cáo và các hoạt động tuyên truyền khác. Qua quá trình tìm hiểu đặc trưng của thị trường tôi thấy rằng tổ chức sự kiện là một mảng rộng bao gồm nhiều yếu tố liên quan như thiết kế, in, ăn uống, du lịch, sản xuất, gia công, PR,…Các dich vụ tổ chức sự kiện có tính bao quát cao, qua đó thông qua một sự kiện được tổ chức ta có thể hiểu được phần nào các hoạt động của quảng cáo. 1.1.2 Quy mô nhu cầu Trong giai đoạn hiện nay thì hầu như toàn bộ các doanh nghiệp kinh doanh, các tổ chức, các cá nhân, các hộ gia đình,… đều có nhu cầu tổ chức sự kiện: tháng nào, ngày nào, năm nào cũng có những sự kiện trên các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình,…Họ biết rằng đây chính là dịp tốt để khuếch trương, quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp mình hay hình ảnh của một cá nhân nào đó hoặc truyền tải thông tin…Để tổ chức sự kiện, các chủ thể đã phải đầu tư một khoản không hề nhỏ tùy thuộc vào các yếu tố như địa điểm, số lượng khách mời, mục tiêu và ý nghĩa chương trình. Thường thì chi phí có thể dao động từ 10.000 đến 100.000 USD/sự kiện. Đối với những sự kiện thuộc loại “tầm cỡ” thì chi phí tổ chức có thể lên đến 200.000 USD, thậm chí tới cả nửa triệu USD như sự kiện mang tầm cỡ quốc gia như chương trình trao giải thương hiệu Việt, các cuộc thi hoa hậu.... Vấn đề chi phí tổ chức sự kiện thì hầu như không có ai muốn tiết lộ con số cụ thể cho việc thuê người để tự “đánh bóng” mình. Nhưng chỉ cần để ý tới quy mô và nội dung của những sự kiện được tổ chức thì có thể thấy đó là một số tiền không nhỏ. Theo như hiệp hội quảng cáo nhìn nhận thị trường và đánh giá đã đưa ra biểu đồ phân tích chi phí dành cho tổ chức sự kiện từ 2004 đến 2007 như sau: Biểu đồ 1: Chi phí tổ chức sự kiện từ 2005 đến 2007 Triệu đồng ( Nguồn: Hiệp hội quảng cáo) Trên biểu đồ dễ nhận thấy rằng chi phí dành cho tổ chức sự kiện tăng trưởng rất nhanh từ năm 2004 đến năm 2007 đồng nghĩa với nó là nhu cầu thị trường tăng trưởng ở mức cao Các doanh nghiệp tham gia tổ chức sự kiện bao gồm từ doanh nghiệp có quy mô lớn đến doanh nghiệp có quy mô nhỏ, từ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sản phẩm đến các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, từ doanh nghiệp nhà nước đến doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nước ngoài … Các doanh nghiệp tham gia tổ chức sự kiện với nhiều hình thức như lễ khởi công, lễ động thổ, lễ khai trương, lễ kỷ niệm, giới thiệu khách hàng về sản phẩm mới, dịch vụ mới…và mỗi loại sự kiện đều có những đặc trưng riêng. Đặc điểm của các sự kiện này là mang tính thời vụ, các sự kiện như khởi công, động thổ, khánh thành thường chỉ diễn ra một lần, còn các lễ kỷ niệm, giới thiệu khách hàng về sản phẩm mới…thì mang tính chu kỳ. Ví dụ như hãng rượu Jonny Worker thường tổ chức giới thiệu sản phẩm rượu của hãng cho khách hàng tại các khách sạn lớn vào những ngày cuối tháng. Đây sẽ là cơ hội tốt để hãng này giới thiệu các loại sản phẩm tới khách hàng của mình và cũng là cơ hội tốt để tổ chức đăng tin trên các phương tiện truyền thông. Các công ty, tổ chức của nhà nước hoặc các công ty lớn thường sau 10 năm, 20 năm, 25 năm… lại tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập. Đây sẽ là dịp để họ đánh giá và nhìn nhận lại một chặng đường hoạt động của mình và cũng là một dịp rất tốt để tổ chức khuếch trương thương hiệu như tổ chức họp báo, đăng tin trên báo chí, truyền hình…Điển hình như trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân tổ chức lễ kỷ niệm 45 năm ngày thành lập trường, thông tin này đã được đăng lên tip các tờ báo, các chương trình thời sự của Đài Truyền Hình Hà Nội(HTV) và các chương trình thời sự của Đài Truyền Hình Việt Nam(VTV). Không chỉ các doanh nghiệp mà cả các đoàn thể, các tổ chức chính phủ, phi chính phủ, các tổ chức công quyền,… cũng tham gia vào tổ chức sự kiện. Tiêu biểu là sự kiện 1000 năm Thăng Long, để chuẩn bị cho sự kiện này các đoàn thể, các tổ chức đã phối hợp chuẩn bị cho sự kiện này bằng việc khuếch trương thông qua các băng rôn treo ngoài đường phố, phóng sự trên truyền hình và treo đồng hồ điện tử đếm ngược thời gian ở trên bờ hồ Hoàn Kiếm,… Các sự kiện mà diễn ra thường xuyên nhất đó chính là những sự kiện của các cá nhân, các hộ gia đình bao gồm: đám tang, hiếu hỉ, các buổi sinh nhật, các dịp lễ tết hàng năm. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, thu nhập của người dân ngày càng cao nên họ thường có xu hướng đầu tư khoản lớn vào những sự kiện mà họ tổ chức. Đặc biệt cá nhân là người nổi tiếng như diễn viên hoặc ca sỹ, họ thường tổ chức những chương trình có quy mô, những liveshow hoặc những chương trình giao lưu để quảng bá hình ảnh của mình, thu hút sự chú ý của công chúng. 1.1.3. Đặc điểm nhu cầu Theo xu hướng hiện nay, các chủ thể luôn đánh giá rất cao về tổ chức sự kiện và sẵn sàng bỏ ra một số tiền rất lớn để tổ chức thành công một sự kiện. Dù sự kiện lớn hay nhỏ, phải chi tiền nhiều hay ít nhưng các chủ thể luôn tính đến việc là làm sao có thể tiết kiệm được chi phí tối đa. Để tiết kiệm chi phí, họ thường thuê một công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ở bên ngoài để giúp họ thực hiện và quản lý sự kiện mà họ tổ chức. Họ thuê các công ty bên ngoài bằng các hợp đồng theo thời vụ hoặc là các hợp đồng dài hạn như là 1 năm, 2 năm…thường đối với các công ty lớn. Và lý do mà các thường tiến đến thuê một dịch vụ hoàn chỉnh từ những công ty chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện đó là: - Các công ty tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm và rất chuyên nghiệp trong lĩnh vực này, khi hợp đồng được ký kết thì các chủ thể sẽ không phải quan tâm nhiều lắm đến sự kiện. Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ bảo đảm tính hiệu quả của sự kiện và điều này sẽ được ràng buộc thông qua hợp đồng ký kết giữa hai bên. - Khi các doanh nghiệp thuê một dịch vụ trọn gói thì chi phí cho tổ chức sự kiện sẽ giảm đi so với thuê mỗi nơi một dịch vụ. Giá cho gói của hai dịch vụ A và B (P(a+b)) bao giờ cũng thấp hơn giá của dịch vụ A (Pa) và dịch vụ B (Pb) nhỏ lẻ. Minh họa như sau: P(a+b)<Pa + Pb (Giáo trình marketing dịch vụ - PGS.TS Lưu Văn Nghiêm) - Trong giai đoạn hiện nay thì đối với các doanh nghiệp lớn họ thường thuê luôn một dịch vụ lớn tổng thể từ phía một công ty quảng cáo mà trong đó có bao gồm các kế hoạch marketing, kế hoạch quảng cáo, lập kế hoạch phối hợp hiệu quả của các phương tiện truyền thông, các dịch vụ PR…trong đó bao gồm cả dịch vụ tổ chức sự kiện. Điều này vừa đem lại một chi phí hợp lý và đặt sự kiện sẽ được tổ chức vào guồng máy chung của một kế hoạch quảng cáo và phát triển thương hiệu tổng thể cho doanh nghiệp. Đó là đặc điểm chung của các chủ thể khi tiến hành tổ chức sự kiện. Nhưng khi gắn với từng đoạn thị trường thì mỗi đoạn thị trường có những đặc điểm riêng biệt: - Đối với các gia đình: đối với các gia đình thu nhập cao thì việc đầu tư ngân sách cho bất kỳ sự kiện nào mà họ muốn tổ ch ức đ ều kh ông th ành v ấn đ ề. Điều mà họ muốn đó là thành công và hiệu quả sau sự khi sự kiện được tổ chức. Cho nên họ thường tổ chức quy mô lớn, thuê dịch vụ trọn gói và đòi hỏi dịch vụ chất lượng cao. Những gia đình có thu nhập thấp thì ngân sách là điều đầu tiên mà họ phải cân nhắc. Thường thì họ ít khi thuê dịch vụ trọn gói vì để tiết kiệm chi phí đến mức tối đa, họ tự làm một số công đoạn còn lại những công đoạn nào mà không có khả năng làm thì họ mới đi thuê. - Đối với các doanh nghiệp: Với những doanh nghiệp lớn, mỗi sự kiện họ tổ chức đều cần quy mô, gây được tiếng vang lớn. Các doanh nghiệp này luôn dành một khoản đầu tư cho các sự kiện mà họ tổ chức để quảng bá hình ảnh thương hiệu của mình. Họ thường đi thuê những doanh nghiệp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhằm bảo đảm sự trọn gói và chất lượng dịch vụ. Doanh thu của các doanh nghiệp này lớn nên họ thường tham gia vào những sự kiện mang tính xã hội vì như vậy dễ gây được chú ý của công chúng hơn. Điển hình là sự kiện Toyoto Việt Nam tổ chức chương trình hoà nhạc từ thiện vào đên 23 và 24/08/2006 tại nhà hát lớn Hà Hội. Toàn bộ số tiền bán vé của chương trình đã được trao tặng cho Hội trẻ em khuyết tật Hà Nội nhằm hỗ trợ cho buổi hòa nhạc từ thiện được biểu diễn bởi các nhạc công khiếm thị nhân dịp Ngày Quốc tế người Khuyết tật vào ngày 3/12/2006. Đây là một trong bốn hoạt động chính của Quỹ Toyoya Việt Nam. Ngày 01/05/2006, Viettel cũng phối hợp cùng Đài truyền hình Việt Nam (VTV1) tổ chức chương trình: “Vinh Quang Việt Nam” nhằm tôn vinh những người có công đối với sự phát triển của Đất Nước. Chương trình được diễn ra trước Dinh Thông Nhất và được truyền hình trực tiếp trên VTV1. Đây cũng là một trong rất nhiều chương trình mà Viettel đã tài trợ như: Hành trình tiếp lửa truyền thống 30/4/2005 “Vang Mãi Khúc Quân Hành”, giao lưu và ôn lại với những cựu chiến binh thành cổ năm xưa: “Một thời Hoa Lửa”... Viettel là công ty tiên phong trong việc gắn sự tăng trưởng của hoạt động kinh doanh và sự ủng hộ của các hoạt động từ thiện, xã hội với phương châm” Công nghệ vì con người”. Đó là đối với những doanh nghiệp lớn, còn đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, mục tiêu đa số trong các sự kiện họ tổ chức là để bán được sản phẩm, khuếch trương thương hiệu của mình. Những doanh nghiệp này chỉ là vừa và nhỏ cho nên họ rất cân nhắc ngân sách cho sự kiện được tổ chức. Do đó họ tìm kiếm những doanh nghiệp tổ chức sự kiện có mức chi phí thấp, đa số là những doanh nghiệp quảng cáo có kèm thêm lĩnh vực tổ chức sự kiện. - Đối với các tổ chức: Đ ể quảng bá cho hình ảnh của tổ chức với những cuộc hội thảo nghề nghiệp, trao đổi kinh nghiệm, tư vấn giáo dục. Những sự kiện này đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng chi tiết nên họ thuê những doanh nghiệp chuyên về tổ chức sự kiện. 1.1.4. Tốc độ tăng trưởng Nhìn lại cách đây khoảng 5 đến 10 năm, ta thấy tổ chức sự kiện chưa được coi trọng, mới chỉ đơn giản là thực hiện hoạt động của doanh nghiệp, là một chương trình nhỏ chứ chưa phải là sự kiện, chưa gắn với quảng bá thương hiệu.Tổ chức sự kiện chỉ chiếm 1% doanh thu và chi phí cho sự kiện chỉ là 50 đến 100 triệu cho mỗi sự kiện ở mức trung bình. Sô lượng các doanh nghiệp thì chỉ đếm trên đâầungón tay. Nhưng 5 năm trở lại đây, tổ chức sự kiện đã trở thành phổ biến được biểu hiện qua quy mô tổ chức vì thể không chỉ là các sự kiện lớn được các doanh nghiệp hàng đầu tổ chức mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng tham gia. Ở nước ta, thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện được hình thành từ ngày đổi mới và ngày càng sôi động, nhất là mấy năm gần đây. Đây là hình thức hoàn toàn mới, dễ được công chúng chấp nhận đặc biệt là người phương Đông do họ có nét đặc trưng là sống tình cảm. Ở Việt Nam, sinh hoạt văn hóa nhóm câu lạc bộ lại có từ rất sớm và với thời đại công nghiệp hiện đại, hình thức này là để cân bằng, mở ra một phong cách tập quán mới phù hợp với sự tiến triển. Đồng thời tạo ra một nếp văn hóa ngày càng thâm nhập sâu trong cộng đồng, trong cuộc sống kinh tế xã hội với từng hộ gia đình, cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp. Hiện nay và trong những năm tới hoạt động tổ chức sự kiện càng mở rộng và trở thành nếp sống văn hóa không thể thiếu được trong nhân dân ta. Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện đạt được mục tiêu cần thiết với nguồn lực cho phép thì không hề đơn giản. Kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện cũng rất khó khăn, phức tạp và gặp nhiều rủi ro. Mỗi cá nhân, mỗi tổ chức( gia đình, cơ quan đoàn thể, doanh nghiệp,..) đều có những sự kiện trong năm với mục đích cụ thể phải được tổ chức thực hiện. Do đó nhu cầu tổ chức sự kiện rất phong phú và đa dạng. Kinh tế văn hóa xã hội càng phát triển thì nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng lớn. Đây thực sự đã trở thành thị trường lớn và ngày càng phát triển ở nước ta đòi hỏi phải có sự thỏa mãn. Một ngành kinh doanh mới đã mở ra với nhiều hứa hẹn về sự kinh doanh thịnh vượng của doanh nghiệp và sự thành đạt của các nhà quản trị tài năng. Sự phát triển mạnh mẽ của ngành này trong những năm gần đây đang góp phần tạo nên bức tranh marketing tại Việt Nam đa dạng hơn, hoàn thiện hơn và cũng hứa hẹn sẽ sớm cho ra đời một ngân hàng ý tưởng về tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Ở các nước phát triển, dịch vụ PR – tổ chức sự kiện trở thành những thành tố không thể thiếu trong hoạt động doanh nghiệp. Nhìn sang Thái Lan, Singapore, Malaixia hay Hồng Kông thì hàng loạt các chiến dịch PR, quảng cáo đã được chính phủ các nước này thực hiện ở tầm quốc gia và đầy tính chuyên nghiệp, nhằm quảng bá về hình ảnh đất nước tới các nhà đầu tư và khách du lịch. Ở Việt Nam, 15 năm gần đây là minh chứng cho sự tăng trưởng vượt bậc của lĩnh vực Tổ chức sự kiện. Có lẽ chưa bao giờ công chúng lại sống trong một thế giới đầy ắp các sự kiện có bàn tay của PR. Số lượng các công ty PR và “bán PR” bùng nổ mạnh mẽ trong thời gian vừa qua. Thị trường PR – tổ chức sự kiện theo ước tính tăng trưởng trung bình 30% với hơn 20 công ty chuyên nghiệp và hơn 200 công ty quảng cáo khác mở rộng thêm dịch vụ này. Nếu chúng ta tính tổng số tiền bỏ vào ngành Tổ chức sự kiện trong 1 năm trên toàn thế giới thì con số có thể lên đến 500 tỷ đô la. Đã không còn những ngày mà có thể tổ chức sự kiện chỉ bằng việc thuê một nhóm nhỏ cung cấp thực phẩm. Có thể nhìn thấy rõ nhất đó là thời gian gần đây, tháng 12-2007 hàng loạt các sự kiện lớn diễn ra chỉ trong vòng một tháng bao gồm: - Sự kiện Triển lãm sản phẩm Trung Quốc sản xuất tại Việt Nam được tổ chức tại trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, Hà Nội. (8-12/12/2007) - Hội chỡ triển lãm “ Tôn vinh thành tích của cựu chiến binh lực lượng vũ trang trên mặt trận kinh tế xây dựng đất nước” tổ chức tại cung văn hóa hữu nghị Hà Nội (19-24/12/2007) - Hội chợ quốc tế thương hiệu nổi tiếng tại Việt Nam tổ chức tại trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, Hà Nội (26/11-07/12/2007) - Hội chợ thời trang Việt Nam năm 2007 tổ chức tại trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, Hà Nội (17-29/12/2007) - Triển lãm quốc tế công nghiệp điện – than và khai mỏ Electric, coal and mining 2007 tại cung văn hóa hữu nghị Hà Nội (5-7/12/2007) - Hội chợ triển lãm Doanh nghiệp Việt Nam hướng tới ngàn năm Thăng Long Hà Nội lần thứ 7 tổ chức tại trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, Hà Nội (1-4/12/2007) - Hội chợ quà tặng Noel – đêm hội hoá trang tại công viên Đống Đa (19-25/12/2007) - Lễ hội bia và nước giải khát tại trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, Hà Nội (1-6/12/2007) - Triển lãm sản phẩm mới công nghệ mới tại trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, Hà Nội (ngày 20-31/12/2007) - Ngày hội giới thiệu bia – rượu – nước giải khát công nghệ sản xuất xưa và nay Chỉ trong vòng một tháng mà có đến 11 sự kiện lớn đã diễn ra cho thấy là tổ chức sự kiện đã ngày càng nhiều với quy mô ngày càng lớn hơn, từ 1 tháng ta có thể ước tính được một năm thì sẽ không biết là bao nhiêu sự kiện được tổ chức từ nhỏ cho đến lớn cho thấy sự phát triển chóng mặt của thị trường này Ngày nay, nếu muốn tạo ấn tượng cho khách hàng tiềm năng thì việc thuê một công ty Tổ chức sự kiện là điều cần thiết. Tuy nhiên dù đã đạt được một bước phát triển khá tích cực, nhưng có lẽ còn nhiều điều phải làm để tăng cường nhận thức của giới doanh nghiệp về tầm quan trọng của hoạt động này. Với sự tham gia ngày càng nhiều hơn của các doanh nghiệp quốc doanh và các tổ chức phi chính phủ(NGOs), cũng như sự bùng phát được tiên lượng về đầu tư nước ngoài kéo theo hoạt động kinh doanh sôi động trong những năm gần đây, có thể nói “ngành công nghiệp PR – tổ chức sự kiện” sẽ còn nhiều cơ hội để phát triển trong thời gian tới đây. 1.1.5. Hoạt động cạnh tranh trên thị trường 1.1.5.1. Phân đoạn thị trường tổ chức sự kiện - Các sự kiện mang tính cá nhân, hộ gia đình: đám tang, đám cưới, sinh nhật,…Những sự kiện này mang tính thường xuyên, hầu như ngày nào, tháng nào, năm nào cũng có những sự kiện này diễn ra. Nhưng đa số nhu cầu mang tính cá nhân này hiện nay ít được các doanh nghiệp nhắm tới. Đây là đoạn thị trường mà các doanh nghiệp mới đang bắt đầu tập trung vào. Riêng đối với các cá nhân là người của công chúng (đây được coi là thị trường cao cấp) thì lại là mục tiêu mà các doanh nghiệp nhằm vào. - Các sự kiện nhỏ lẻ: Thường là của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Họ có thể tự đứng ra tổ chức và liên hệ các nhà cung cấp các sản phẩm cho mình. Nếu có thuê thì cũng chỉ thuê ở một số khâu nhất định nhằm giảm tối đa chi phí, với họ khâu nào họ có thể tự làm thì họ sẽ cố gắng làm còn lại họ sẽ đi thuê. - Các sự kiện có quy mô lớn: là những sự kiện của các doanh nghiệp lớn, có hai loại: + Sự kiện của chính các doanh nghiệp do các doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện. Trong quá trình thực hiện thường kết hợp với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp vì liên quan đến các cơ quan báo chí, truyền thông, truyền hình. Ví dụ như chương trình chắp cánh thương hiệu do công ty Trường Thành tổ chức kết hợp với các công ty quảng cáo khác để có sự hỗ trợ. Rõ ràng là cần có một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tạo ra sự kết nối nhiều chiều. + Sự kiện do các công ty tổ chức sự kiện và tổ chức xã hội thiết lập Ta có biểu đồ như sau: Biểu đồ 2: Số lượng của thị trường tổ chức sự kiện (Theo đánh giá sơ bộ của hiệp hội quảng cáo) Qua 2 biểu đồ ta thấy được với các sự kiện lớn số lượng thì ít( chỉ chiếm 10%) nhưng doanh số của mỗi sự kiện lại khá cao(chiếm khoảng 40% thị trường). Trong khi đó, các sự kiện của hộ gia đình, cá nhân thường nhỏ lẻ, hầu như chưa được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Do đó những sự kiện này có diễn ra thì chỉ ở quy mô nhỏ. Nhìn chung các doanh nghiệp khác nhau tùy vào tình hình kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp mình đề lựa chọn các đoạn thị trường cho phù hợp 1.1.5.2 Quan hệ cung cầu Trước đây, sự kiện được tổ chức được hiểu đơn giản như một cuộc mít tinh hay cuộc diễu hành ngoài phố với cờ hoa, băng rôn và khẩu hiệu... Nhưng hiện nay, nếu để ý đến các tin tức đăng tải ngày càng nhiều trên các kênh báo chí, người ta sẽ khó mà bỏ qua tin liên quan đến các công ty với những sự kiện, những buổi biểu diễn đường phố, diễu hành xe, triển lãm thương mại..., mà có lẽ điều có thể gây được sự chú ý của họ chính là cách tiếp cận độc đáo của những công ty này. Ông Michael Coson, Giám đốc điều hành tập đoàn Maison & Partners, nhà cung cấp và phân phối các sản phẩm và thương hiệu thời trang cao cấp, nhận xét: “Tôi từng tham dự rất nhiều event của các công ty, và có thể nói rằng chất lượng tổ chức sự kiện của các công ty ở Việt Nam hiện nay đã thay đổi một cách rõ rệt. Trước đây, trước khi tôi tham gia các sự kiện hay các buổi diễu hành, những gì tôi nhìn thấy là ở sự kiện là sự đơn điệu; nhưng giờ đây tôi đã thực sự thưởng thức, và cảm thấy rất thú vị như thể tôi là một phần của sự kiện đó”. Như vậy, các doanh nghiệp làm về tổ chức sự kiện thì ngày càng hướng tới chất lượng và sự chuyên nghiệp cao hơn. Còn những chủ thể có nhu cầu tổ chức sự kiện thì cũng hướng tới những dịch vụ trọn gói, chất lượng và có tính chuyên nghiệp. Điều này sẽ tạo ra sự cân đối giữa cung và cầu. Tuy nhiên, đoạn thị trường mà các sự kiện là của cá nhân, gia đình chưa được các doanh nghiệp nhằm vào nhiều dẫn đến ở đoạn thị trường này cầu thì nhiều mà cung vẫn còn ít tạo ra sự chênh lệch cung cầu. Theo các chuyên gia thì xu hướng mới nhất hiện nay là tổ chức các “event” có chủ đề. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho “event” và tạo nên sự khác biệt với tính sáng tạo cao, thiết kế đẹp. Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở ra lối đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm và thậm chí là thu hút cả một thế hệ khách hàng tiềm năng trong tương lai. Tại Việt Nam đang dần hình thành một nền công nghiệp PR đích thực với sự quan tâm ngày càng lớn của giới doanh nghiệp và sự ra đời của nhiều loại hình dịch vụ. Ngoài các công ty liên doanh, công ty nước ngoài, các doanh nghiệp tư nhân, các công ty nhà nước hoặc thậm chí các cơ quan quản lý bắt đầu quan tâm tới việc sử dụng các dịch vụ của công ty tổ chức sự kiện. Ngành tổ chức sự kiện đang rất phát triển tại Việt Nam, điều này mang lại nhiều cơ hội chọn lựa hơn cho những doanh nghiệp trong vai trò “thượng đế” tìm nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Tuy vậy, chỉ có một số công ty có bề dày kinh nghiệm và tạo được thương hiệu qua những sự kiện có tầm và để lại dấu ấn. Như chúng ta có thể thấy John Baily & Associates (Australia) là công ty PR nước ngoài đầu tiên đặt trụ sở tại Việt Nam (hiện đã đóng cửa). Nhưng chỉ đến khi Max Comunications, rồi đến Galaxy và Pubcom thì Việt Nam mới có những công ty PR chuyên nghiệp đầu tiên. Điều đó phù hợp với nhu cầu của thị trường khi các doanh nghiệp khách hàng ngày càng hướng tới việc thuê những công ty bên ngoài thực hiện những hoạt động PR – tổ chức sự kiện thay vì “tự biên tự diễn” như trước đây. Điển hình như Kinh Đô, Vinamilk…là những công ty rất năng động trong những hoạt động này, theo họ thì các hoạt động tổ chức sự kiện đã góp phần không nhỏ trong việc xây dựng thương hiệu của họ trên thị trường ngày càng cạnh tranh găy gắt. 1.1.5.3 Các thuộc tính cạnh tranh Một sự kiện luôn phải trải qua những “thủ tục” cơ bản sau: · Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects). · Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức. · Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận. · Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ. · Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)… · Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Đó là quy trình chung cho mỗi sự kiện được tổ chức. Trong mỗi quy trình đó đều có những yếu tố cơ bản cần quan tâm đó chính là giá cả, chất lượng dịch vụ cùng các dịch vụ kèm theo. Doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh hay không là phụ thuộc ở các yếu tố trên. Trong khi đó trên thị trường có rất nhiều các doanh nghiệp làm về tổ chức sự kiện với quy mô và cách tổ chức khác nhau. Và việc đưa ra giá cả phù hợp với chất lượng cùng những dịch vụ đi kèm là điều mà các doanh nghiệp luôn phải cân nhắc vì khi mà các chủ thể đã bỏ tiền ra, họ luôn mong muốn những giá trị mà họ nhận được tương xứng với những đồng tiền đó. Do đó các doanh nghiệp luôn phải lấy những tiêu chí đó làm lợi thế cạnh tranh cho mình Nhưng để thu hút được sự chú ý của đối tượng nhận tin thì các doanh nghiệp đã luôn sáng tạo những ý tưởng mới và sự thể hiện độc đáo, tạo ra nét riêng cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện của mình. Đặc biệt là hiện nay khi mà Việt Nam ra nhập WTO thì môi trường cạnh tranh của các doanh nghiệp sẽ là môi trường siêu cạnh tranh ở trạng thái khốc liệt nhất.. Nếu để ý đến các tin tức đăng tải ngày càng nhiều trên các kênh báo chí, người ta khó mà bỏ qua tin liên quan đến các công ty với những sự kiện, những buổi biểu diễn đường phố, diễu hành xe, triển lãm thương mại…nhưng có lẽ điều gây được chú ý của họ chính là cách tiếp cận độc đáo của những công ty này. Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sự kiện ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp ._.hoá. Ai cũng nói mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn thế nào. Tóm lại, phải hoàn hảo trong từng chi tiết nhỏ. Để tạo ra sự cạnh tranh, các công ty có xu hướng tổ chức các event có chủ đề. Các chủ đề này được thu nhập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó được chọn lại thành một bố cục tổng thể cho event và tạo nên sự khác biệt với tính sáng tạo cao, thiết kế đẹp. Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở ra lối đi riêng cho doanh nghiệp của mình trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm và thậm chí là thu hút cả một thế hệ khách hàng tiềm năng trong tương lai. Một điểm quan trọng mà các doanh nghiệp tổ chức sự kiện luôn lấy đó làm lợi thế cạnh tranh đó chính là ý tưởng cho sự kiện mình tổ chức. Đây là một điểm mới trong hoạt động của các công ty làm event hiện nay bởi họ phải vạch ra cho khách hàng của mình một hướng đi sáng tạo và chuyên nghiệp nhằm tiếp cận hơn với khách hàng và mang đến cho họ những trải nghiệm tích cực. Nói tóm lại năng lực cạnh tranh trên thị trường tổ chức sự kiện cho đến nay dựa vào 5 tiêu chí đó là: sáng tạo, dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp, khả năng giải quyết vấn đề, khả năng giao tiếp với khách hàng và hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khách hàng. 1.1.5.4 Hệ thống dịch vụ Dịch vụ tổ chức sự kiện thông thường được cung cấp theo hình thức trọn gói (package service). Ví dụ, khi một khách hàng cần tổ chức buổi ra mắt sản phẩm mới, công ty dịch vụ sẽ thực hiện hàng loạt công việc như: chọn thời gian và địa điểm tổ chức thích hợp; xin giấy phép; thiết kế, in ấn và gửi thiệp mời; thiết kế và trang trí toàn cảnh khu vực tổ chức; thuê đơn vị dàn dựng âm thanh, ánh sáng; chọn thực đơn và nước uống; thuê xe đưa rước (nếu địa điểm ở xa); cung cấp tiếp tân và người dẫn chương trình; thuê người mẫu, ca sĩ, ban nhạc cho chương trình giải trí và nhiều công tác tùy chọn khác theo yêu cầu của khách hàng. Đỗ Li Ly, một Việt kiều Úc hiện là Giám đốc điều hành Công ty Metan, cho biết công việc này mới nghe có vẻ đơn giản, nhưng bắt tay vào làm thì quả là không đơn giản chút nào. Cô giải thích: "Mỗi công đoạn đều cần phải bàn tính và cân nhắc kỹ, chẳng hạn phải chọn địa điểm sao cho phù hợp với tính chất chương trình, đối tượng khách mời, thời tiết và cả theo "gu" của khách hàng nữa! Ý tưởng thiết kế phải mới lạ, độc đáo, truyền đạt được thông điệp chính của chương trình. Thức ăn, nước uống nên theo "Tây" hay "ta", tiệc đứng hay ngồi. Người dẫn chương trình nên là nam hay nữ, hoạt náo dữ dội hay chửng chạc, lịch lãm. Ca sĩ phải hát hay hay chỉ cần... đẹp... tất cả những chuyện tưởng nhỏ như vậy cũng phải thực hiện một cách hoàn hảo". Thường thì các khách hàng của công ty không muốn tiết lộ thông tin về sự kiện sắp xảy ra sớm vì nhiều lý do khác nhau. Do vậy, công việc đến tay đơn vị tổ chức rất trễ, có khi chỉ vài ba ngày trước sự kiện. Trong lần tổ chức đón Cúp vàng thế giới FIFA đến Việt Nam vào tháng 1-2002 do hãng Coca Cola tài trợ, Metan, đơn vị trúng thầu, cho biết họ phải vật lộn với một lượng công việc khổng lồ chỉ trong vòng 10 ngày, gồm biên tập chương trình, lập kế hoạch triển khai, xin nhiều loại giấy phép khác nhau, chọn tuyến đường diễu hành, thuê địa điểm tổ chức giao lưu, chuẩn bị công tác hộ tống và bảo vệ, mời ca sĩ và nghệ sĩ nổi tiếng giao lưu... Trong hệ thống dịch vụ tổ chức sự kiện đó có một trong những nỗi lo lớn nhất của các đơn vị tổ chức sự kiện là địa điểm tổ chức. Hiện nay, có thể thấy thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội là hai nơi có số lượng events diễn ra nhiều nhất. Tuy nhiên, địa điểm tổ chức tại 2 thành phố này vẫn “vừa thừa, vừa thiếu”. Thừa vì nhà hàng, khách sạn, nhà thi đấu, câu lạc bộ, sân vận động... có rất nhiều, nhưng lại thiếu vì chưa phù hợp với yêu cầu chung của một event cần có.  Thông thường các events họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ ra mắt, lễ kỉ niệm... địa điểm được nhắc đến đầu tiên là các khách sạn cao cấp từ 4 đến 5 sao. Tuy nhiên, nếu số lượng khách mời tham dự tiệc lên đến 500 người thì chỉ có rất ít nơi có thể đáp ứng được như Equatorial, Sheraton và gần đây là Park Hyatt (Hồ Chí Minh), tại Hà Nội lại càng hiếm hoi hơn với Melia và Daewoo. Các khách sạn 5 sao nổi tiếng khác như New World, Legend, Caravelle, Sofitel, Omni... sức chứa chỉ từ 300 - 400 người. Với các địa điểm như sân vận động, câu lạc bộ, nhà thi đấu... phục vụ cho các events đại trà, chất lượng phục vụ thường không cao, đơn vị tổ chức sự kiện hầu như ít nhận được hợp tác từ các đơn vị cho thuê mặt bằng. Khi mật độ events ngày một nhiều, một số địa điểm còn tỏ ra “bất cần” và ở những nơi này thường không tồn tại tiêu chí kinh doanh chung “khách hàng là thượng đế”. Những trường hợp chất lượng kém như hệ thống máy lạnh, ánh sáng chập chờn, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo, và tệ hơn là không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình (nếu muốn phải trả thêm tiền thuê địa điểm từ ½ đến bằng giá chính thức)...Trên thực tế, việc kết hợp các hệ thống dịch vụ một cách hoàn hảo chính là sự thành công lớn của các doanh nghiệp. 1.1.5.5 Các doanh nghiệp cạnh tranh Năm 2004, trong số 15 công ty PR hàng đầu ở Việt Nam hoàn toàn không có bóng dáng của những công ty nước ngoài. Về độ tín nhiệm, hiện tại Max Communications đang là công ty đứng đầu danh sách (chiếm 58%), bỏ xa công ty thứ nhì là Venus (32%), Galaxy (29%), Đất Việt (25%) và Goldsun (21%). Tiếp theo mới đến các công ty khác như Cát Tiên Sa, VMC, AVC, Metan và Storm Eye. Đó là những doanh nghiệp lớn và có sự chuyên môn hóa cao. Hiện nay, thị trường tổ chức sự kiện cạnh tranh đã đến hồi quyết liệt. Ngày càng có nhiều công ty hoạt động và phát triển với tốc độ chóng mặt, từ vài doanh nghiệp trong những năm 1990, đến nay con số này đã lên tới 1.000. Mấy năm gần đây, có nhiều công ty cũng đã nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng thương hiệu – một hoạt động sống còn, một phần không thể thiếu được của mỗi doanh nghiệp trên bước đường hình thành và phát triển các hoạt động kinh doanh. Họat động tổ chức sự kiện được các doanh nghiệp quan tâm nhiều vì đa số các doanh nghiệp đều có những hoạt động cần nhiều đến tổ chức sự kiện. Nhiều công ty quảng cáo vì thế cũng đã kèm thêm cả dịch vụ tổ chức sự kiện. Cho nên cạnh tranh găy gắt là một điều không thể tránh khỏi. Sau đây là một số doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng cạnh tranh về lĩnh vực này: - Công ty Prowo Advertising – Making Consultant: Là một doanh nghiệp trẻ hoạt động với các chức năng: Tư vấn tiếp thị : thiết lập kinh phân phối và hệ thống kinh doanh. Lập kế hoạch marketing và quảng cáo. Tổ chức các sự kiện thương mại. Thiết kế quảng cáo - in ấn. Xây dựng và phát triển website doanh nghiệp. - Công ty TNHH xúc tiến thương mại và đầu tư BM & T + Quảng bá cho hoạt động marketing + Tăng doanh số bán hàng của công ty + Tạo sự chú ý hơn nữa của khách hàng + Tỏ lòng cảm ơn khách hàng, đối tác + Phát triển dịch vụ hoặc sản phẩm: thông qua sự góp ý trực tiếp của khách hàng + Thuyết phục những khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp của mình. Nhưng khó khăn của Doanh nghiệp đó là: Chưa có bộ phận chuyên phụ trách Event – PR – Branding. ∙. BM&T nhận cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện bao gồm: Hội nghị, hội thảo, hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, họp báo, lễ khởi công, động thổ, lễ khánh thành, khai trương, lễ tổng kết cuối năm + Các buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, ra mắt sản phẩm mớiF Wedding cưới hỏi, sinh nhật, mừng thọ,…Cụ thể: Chọn thời gian và địa điểm tổ chức thích hợp; xin giấy phép; thiết kế, in ấn và gửi thiệp mời; thiết kế và trang trí toàn cảnh khu vực tổ chức; thuê đơn vị dàn dựng âm thanh, ánh sáng; chọn thực đơn và nước uống; thuê xe đưa rước (nếu địa điểm ở xa); cung cấp tiếp tân và người dẫn chương trình; thuê người mẫu, ca sĩ, ban nhạc cho chương trình giải trí và nhiều công tác tùy chọn khác theo yêu cầu của khách hàng. Bằng kiến thức và sự trải nghiệm sâu sắc, bằng dịch vụ tuyệt hảo và một triết lý kinh doanh hướng về khách hàng, BM&T hy vọng sẽ đóng góp một phần nhỏ công sức vào sự thành đạt của khách hàng Công ty Quảng Cáo Á Việt được thành lập đầu năm 2007, là nơi quy tụ những người có tâm huyết với nghề trong ngành quảng cáo và là chuyên gia trong các lĩnh vực: Ø Tổ chức sự kiện Ø Truyền thông Ø Sản xuất POSM. Chương trình event thực hiện bao gồm: kỷ niệm thành lập công ty, lễ đón nhận chứng chỉ ISO, hội nghị khách hàng, giới thiệu sản phẩm mới, thực hiện khuyến mại của nhãn hàng, tiệc tất niên, hội thảo, họp báo… Mặc dù là doanh nghiệp mới thành lập nhưng đã có rất nhiều thành công trong lĩnh vực tổ chức sự kiện Công ty tổ chức sự kiện CAT: các lĩnh vực gồm + Tư vấn, tổ chức sự kiện gồm: lễ khánh thành, lễ động thổ, lễ giới thiệu sản phẩm, hội thảo + Gia công, dàn dựng gồm: bảng quảng cáo, vật phẩm quảng cáo, gian hàng hội chợ triển lãm + Quảng cáo, truyền thông: thiết kế mỹ thuật, dịch vụ truyền thông, xúc tiến thương mại 1.1.5.6. Dự đoán thị trường tổ chức sự kiện trong tương lai và các yếu tố chi phối a. Dự đoán thị trường tổ chức sự kiện trong tương lai Với sự phát triển của nền kinh tế hiện nay, hầu như bất kỳ một cá nhân, gia đình, tổ chức, các doanh nghiệp hàng ngày, hàng giờ đều có các sự kiện diễn ra. Việt Nam là nước đang có mức tăng trưởng đứng nhì thế giới, đời sống của người dân càng cao cho nên đối với từng sự kiện diễn ra họ đều đầu tư một khoản ngân sách thích hợp. Vì vậy nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng tăng cao không chỉ về số lượng mà còn cả quy mô và đòi hỏi dịch vụ chất lượng cao. Điều này có ảnh hưởng tích cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp đứng ra tổ chức sự kiện trên thị trường cũng ngày càng nhiều, nhiều công ty quảng cáo làm cả về lĩnh vực này. Để đáp ứng nhu cầu, các doanh nghiệp cũng từng ngày từng giờ nâng cao chất lượng, hướng tới sự chuyên nghiệp hóa. Do đó số lượng các doanh nghiệp tiến tới chuyên nghiệp hóa sẽ tăng mạnh trong những năm tới. Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là cả một quy trình nghiêm ngặt và thống nhất từ khâu lập kế hoạch, thực thi, tuyển dụng nhân viên, kêu gọi tài trợ, cho đến khâu kiểm soát chi phí đòi hỏi kỹ năng quản lý toàn diện. Công tác tổ chức sự kiện bắt đầu từ việc đưa ra ý tưởng về sự kiện và xây dựng kịch bản tổng thể dựa trên ý tưởng đã hình thành. Bước tiếp theo là chiến lược tổ chức sự kiện. Chiến lược xuyên suốt trong quá trình tổ chức bao gồm: lập kế hoạch, tuyển dụng và quản lý nhân sự, đặc biệt là đội ngũ tình nguyện viên, công tác marketing, kêu gọi và sử dụng nguồn tài trợ. Để đảm bảo một sự kiện được tổ chức thành công, cần phải tính đến công tác kiểm soát chi phí. Trước thời điểm quyết định ngày diễn ra sự kiện, không chỉ các công đoạn liên quan đến bề nổi như tổ chức sân khấu, âm thanh, ánh sáng cần được quan tâm mà công tác hậu cần cũng không thể bị coi nhẹ. Khâu cuối cùng sau khi sự kiện được tổ chức là công tác đánh giá kiểm tra và rút kinh nghiệm. Với xu hướng biến động như vậy, thị trường tổ chức sự kiện sẽ tăng mạnh trong 5 năm tới. Đồng thời, với sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay đã mới có sự xuất hiện hình thức tổ chức sự kiện mới và dự đoán hình thức này sẽ tăng mạnh trong những năm tới đó là tổ chức sự kiện trực tuyến. Đối với một số công ty Việt Nam, họp từ xa không có gì lạ vì họ cũng đã từng tiến hành hội họp qua Internet từ lâu, nhưng chủ yếu vẫn mang tính nội bộ hoặc ban giám đốc họp với đối tác nước ngoài. Hình thức hội thảo khoa học trực tuyến có sự tham gia của đại biểu từ nhiều nước vẫn chưa diễn ra ở Việt Nam. Khi được hỏi lý do tại sao, một số doanh nghiệp trả lời rằng về công nghệ, Việt Nam hoàn toàn có thể hội thảo trực tuyến ở quy mô lớn nhưng do doanh nghiệp chưa quen với hình thức này. Thật ra, hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến đã bắt đầu nhen nhóm từ lâu ở Việt Nam, cũng khoảng gần hai năm, phổ biến nhất là trên các diễn đàn, chỉ khác là quy mô còn rất nhỏ. Cách đây hơn một năm, một số diễn đàn của các bạn trẻ yêu thích công nghệ thông tin, thay vì mỗi tuần hay mỗi tháng phải tổ chức họp mặt ban quản trị rất tốn kém mà không khả thi do một số thành viên ở quá xa, các thành viên quyết định hẹn nhau họp mặt trên mạng. Cứ vào buổi tối theo thời gian đã định, ban quản trị vào chức năng conference của Yahoo để chat bàn công việc. Không chỉ họp mặt, một số diễn đàn còn tổ chức các buổi thảo luận trên mạng về công nghệ mới với số lượng người tham gia đôi khi chỉ có mười mấy người. Mục đích của các cuộc hội họp dạng này chỉ nhằm phục vụ cho diễn đàn, hoàn toàn không vì lợi nhuận. Trong tương lai, hình thức hội họp sơ khai này sẽ phát triển thành các cuộc hội thảo trực tuyến mang tính quốc tế. b. Các yếu tố chi phối - Về sự tăng trưởng kinh tế: Những năm trở lại đây, tổng sản phẩm nội địa (GDP) tăng trưởng khá cao và ổn định, khoảng trên 7% hằng năm. Cùng với kinh tế phát triển, thu nhập bình quân đầu người ngày càng tăng. Khi nền kinh tế tăng trưởng mạnh, thu nhập của người dân cao, đời sống vật chất được đảm bảo trong khi đó có nhiều sự kiện liên quan đến họ hàng ngày, hàng giờ, hàng tháng phải tổ chức với những mục đích nhất định. Mỗi sự kiện họ tổ chức đều muốn tốt đẹp và có tác động mạnh đến đối tượng nhận tin mà họ hướng tới. Cho nên họ sẵn sàng đầu tư trong lĩnh vực này. Như vậy với sự phát triển lạc quan của nền kinh tế đã, đang và sẽ ảnh hưởng tích cực đến thị trường tổ chức sự kiện. - Yếu tố chi phối từ phía luật pháp: Từ khi Việt Nam gia nhập AFTA và WTO thì các quy định của luật pháp càng khắt khe hơn đối với các doanh nghiệp. Điều này có tác động tích cực là giúp các doanh nghiệp cạnh tranh lành mạnh hơn. Tuy nhiên nhiều những quy định pháp lý còn chồng chéo, chưa rõ ràng cho nên nhiều lúc hay gây ra tranh chấp, đối đầu giữa các doanh nghiệp tổ chức sự kiện. - Yếu tố về thị trường: Trên thị trường hiện nay đang có sự biến động mạnh về giá cả, do đó tác động đến lợi nhuận của các doanh nghiệp. Đa số các doanh nghiệp theo đó cũng tăng giá cả. Việc tăng giá trên đã liên tục khiến các công ty thay đổi bảng giá. Điều này nhiều khi gây khó khăn cho các doanh nghiệp vì các khách hàng thường kêu ca, phàn nàn nhiều. Nhưng nếu không tăng giá thì lại ảnh hưởng đến lợi nhuận công ty. Do đó cần thời gian để khách hàng thích nghi dần với giá cả tăng cao. - Yếu tố hội nhập: Việt Nam gia nhập WTO hứa hẹn tăng trưởng mạnh hơn về khoa học công nghệ, sự giúp đỡ của các chuyên gia nước ngoài, tạo điều kiện cho các nhân sự nâng cao trình độ và sự chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. 1.2. Hoạt động kinh doanh của công ty 1.2.1 Các lĩnh vực hoạt động Thế mạnh của công ty Thanh's là các sản phẩm Thiết kế và Dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp. Điều này không đồng nghĩa với việc Thanh's là nhà sản xuất không suất sắc. Mọi thành viên của Thanh's đều hiểu, yêu quý và trân trọng sản phẩm của mình. Vì vậy, công ty luôn đem lại cho Các Quý Khách hàng những sản phẩm có Hiệu quả kinh tế - mỹ thuật cao nhất + Tư vấn xây dựng và Quản trị thương hiệu doanh nghiệp: Đây là lĩnh vực hoạt động được Ban Quản trị Doanh nghiệp đặc biệt chú trọng. Từ thời điểm năm 1996, khi những vấn đề liên quan đến hoạt động quảng cáo còn manh nha ở Việt Nam, những sáng lập viên Công ty Quảng cáo Thanh's đã tập trung tích luỹ, nghiên cứu, phân tích và xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động xây dựng Thương hiệu Doanh nghiệp. Với mong muốn hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp, đặc biệt các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp đã thực hiện các chương trình nghiên cứu, tổng kết và phản hồi thông tin 02 năm 1 lần, với sự tham gia nhiệt tình của gần 500 doanh nghiệp. Hiện nay, hoạt động Tư vấn của Thanh's tập trung vào hai mảng chính: Tư vấn, hỗ trợ hoạt động xây dựng và quản trị thương hiệu Dành cho các Doanh nghiệp vừa và nhỏ thông qua các chương trình nghiên cứu và phản hồi thông tin; các chương trình cung cấp miễn phí tư liệu tư vấn (đã chuyển tư liệu đến hơn 500 doanh nghiệp qua đường thư tín, cập nhật 06 tháng/ lần)... Cung cấp Bộ nhận diện thương hiệu Tiêu chuẩn và Tài liệu “Cook-book”. + Tổ chức Sự kiện: Tham gia tài trợ, tổ chức sự kiện… được xem là chìa khoá kết nối, thiết lập luồng thông tin nhiều chiều giữa các tổ chức, các Doanh nghiệp, Thương hiệu với công chúng và khách hàng mục tiêu. Hiểu rõ điều này, công ty quảng cáo Thanh’s luôn đặt tính Bản sắc và chất lượng thực hiện sự kiện là yếu tố Tiên quyết. + Thiết kế - In: Tôn chỉ trong hoạt động thiết kế của công ty là: Không chỉ đáp ứng yêu cầu của Khách hàng, mà còn khơi gợi và mở rộng mong muốn của Khách hàng ở mức tối ưu. Nhờ những lợi thế trong hoạt động tư vấn xây dựng thương hiệu, các nhà sáng tạo của công ty luôn nỗ lực xây dựng và khắc hoạ Bản sắc văn hoá kinh doanh và Hỉnh tượng thương hiệu Doanh nghiệp trong các sản phẩm Thiết kế của mình. + Thiết kế - thi công Showroom - Hội chợ - Nội Thất Sản xuất Bảng hiệu quảng cáo 1.2.2 Mô hình bộ máy tổ chức GĐ điều hành Phòng kế toán GĐ kinh doanh Ban tư vấn xây dựng thương hiệu Bộ phận tài chính – hành chính Bộ phận sản xuất Phòng thiết kế Phòng dịch vụ khách hàng Phòng tổ chức sự kiện Phòng marketing Ban vận động tài trợ sự kiện Xưởng in máy Xưởng in lưới Các nhà cung cấp 1.2.3 Nhiệm vụ các phòng ban 1.2.3.1 Phòng dịch vụ khách hàng - Nhiệm vụ chung: + Chủ động liên lạc và trao đổi công việc với các đối tượng khách hàng theo định hướng của công ty và theo kế hoạch do trưởng phòng dịch vụ khách hàng hoạch định + Chủ động quản lý hệ thống khách hàng. Ví dụ: khách hàng mục tiêu loại 1/loại 2/loại 3… + Chủ động xây dựng các chương trình hỗ trợ, phục vụ và cảm ơn khách hàng dựa trên kế hoạch định hướng. Trường hợp cần xây dựng chương trình tổng thể, phòng dịch vụ khách hàng cần có sự trao đổi cụ thể với giám đốc + Tuỳ từng trường hợp cụ thể có trách nhiệm cùng với các bộ phận khác thực hiện các công việc chung hoặc hỗ trợ công việc cho các bộ phận khác Công việc cụ thể + Với khách hàng cũ: Ø Trường hợp là nhân viên mới được giao nhiệm vụ quản lý khách hàng cũ, cần chủ động liên lạc với khách hàng, giới thiệu bản thân: tên/điện thoại liên lạc, xin thời gian thích hợp để đến và làm quen với khách hàng Ø Đối với nhân viên phòng dịch vụ khách hàng nói chung: cần tận dụng các mối quan hệ với khách hàng cũ để nghe các phản hồi về: ü Sản phẩm dịch vụ của Thanh’s ü Quan điểm của khách hàng về định hướng mục tiêu của Thanh’s ü Tìm hiểu nhu cầu thực sự của các “thân chủ” để hỗ trợ khách hàng trong khả năng hiện thời của Thanh’s ü Tìm hiểu thêm về ngành kinh doanh của khách hàng: các bạn hàng, đối thủ cạnh tranh của những vấn đề đang là cấp thiết của ngành hàng Ø Mọi thông tin liên quan đến khách hàng cần được thể hiện trong báo cáo tổng kết hoặc trong các báo cáo cá nhân gửi giám đốc Ø Thông tin mới trao đổi với khách hàng cũ: thư cảm ơn, thiệp chúc mừng, thư giới thiệu khách hàng mới, dự án mới của công ty Thanh’s + Với khách hàng mới: Ø Khách hàng mục tiêu: Thông tin về khách hàng mục tiêu được phòng marketing cập nhật theo từng quý hoặc từng mùa vụ cụ thể. Phòng dịch vụ khách hàng có trách nhiệm khai thác tốt lượng thoong in đó để mở rộng đối tượng khách hàng tiềm năng. Trong giai đoạn 2005-2006 ban giám đốc và phòng marketing vẫn tiếp tục tham gia hỗ trợ trực tiếp hoạt động này cung với phòng dịch vụ khách hàng Ø Khách hàng lẻ: thông tin về khách hàng lẻ có thể được cập nhật theo nhiều nguồn (qua truyền thông, quan hệ cá nhân), trao đổi những thông tin về công ty với khách hàng mới. + Đàm phán và ký hợp đồng + Sản phẩm thiết kế: khách hàng phải được xem market cuối cùng và phải ký xác nhận về nội dung trước khi sản xuất hàng loạt. Kể cả với các sản phẩm thường xuyên sản xuất cho khách hàng + Giao hàng: hàng chỉ được giao sau khi đã đóng gói, kiểm kê, dán tem theo tiêu chuẩn của công ty Thanh + Sau bán hàng: người nhận hàng có trách nhiệm trao đổi lại với khách hàng về chất lượng sản phẩm hàng hoá, thời hạn thanh toán, gửi thư cảm ơn khách hàng. + Dịch vụ chăm sóc khách hàng: dịch vụ sau bán hàng có thể được thực hiện bằng nhiều hình thức như thư chúc mừng khách hàng vào các dịp nhất định, thư và quà riêng cho từng cá nhân, cung cấp các thông tin hữu ích hỗ trợ khách hàng, các hình thức giảm giá, khuyến mại cho từng đối tượng,.. 1.2.3.2 Phòng marketing Là bộ phận nghiên cứu và phân tích thông tin: giúp công ty có những chính sách cụ thể, đúng thời điểm Tổng hợp, thu thập, phân tích các kết quả điều tra để đưa ra: các bảng tổng kết tình hình của khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đối thủ của khách hàng…Công việc thu thập và tổng kết thông tin được thực hiện theo các yêu cầu của phòng dịch vụ khách hàng hoặc do giám đốc chỉ định Lập các dự án với các khách hàng mới Lập kế hoạch thực hiện chào hàng theo các dự án để dần chiếm lĩnh các thị trường mục tiêu 1.2.3.3 Phòng thiết kế Có trách nhiệm thiết kế mọi yêu cầu hợp lý, đủ thông tin do người đề nghị thiết kế yêu cầu. Sản phẩm thiết kế phải đảm bảo các yêu cầu về thời gian, nội dung, chất lượng như đã được đề nghị Khi sản phẩm thiết kế đã hoàn thành, bộ phận thiết kế có trách nhiệm yêu cầu người đề nghị thiết kế xem lại bản thiết kế trên máy, hoặc bản in nhập trước khi chuyển giao cho khách hàng. Bộ phận thiết kế có trách nhiệm sửa đổi market theo yêu cầu của người đề nghị thiết kế sao cho bản market gửi cho khách hàng ở tình trạng tốt nhất có thể Khi đã nhận được yêu cầu hoàn thiện để đi in, bộ phận thiết kế có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các yêu cầu của phụ trách sản xuất sao cho công việc được tiến hành thuận lợi, đúng tiến độ và đạt chất lượng Với các sản phẩm in can, cắt chữ, in phun bạt..bộ phận thiết kế có trách nhiệm nhắc nhở người thiết kế và phụ trách sản xuất kiểm tra lại toàn bộ nội dung trước khi đưa vào sản xuất 1.2.3.4 Bộ phận sản xuất - Có trách nhiệm theo dõi quá trình sản xuất bắt đầu từ khi nhận được lệnh sản xuất do người nhận hàng hoặc người được uỷ quyền viết - Cùng với người nhận hàng và thiết kế kiểm tra lại các phần nội dung, lỗi chính tả…trước khi tiến hành sản xuất dựa trên market đã ký duyệt. Chịu trách nhiệm đối với các sai hỏng về phim: nhầm ảnh, thiếu nội dung, sai mẫu - Có trách nhiệm kiểm soát quá trình sản xuất đạt yêu cầu chất lượng và tiến độ như đề nghị sản xuất. Trong trường hợp thời gian giao hàng được đề nghị trong lệnh sản xuất không hợp lý, cần trao đổi ngay với người nhận hàng để giải quyết - Có trách nhiệm giao hàng đầy đủ, đúng hẹn cho khách hàng. Khi giao hàng có biên bản giao nhận, biên bản này được giao cho phòng kế toán quản lý làm chứng từ thanh toán - Có trách nhiệm thu thập thông tin về các nhà cung cấp vệ tinh, mẫu vật liệu, mẫu hàng hoá theo yêu cầu của người giám đốc và người nhận hàng - Tuỳ từng trường hợp cụ thể, có trách nhiệm cùng với các bộ phận khác thực hiện các công việc hoặc hỗ trợ công việc cho các bộ phận khác. 1.2.4 Các khách hàng chính của công ty 1.2.4.1 Các thân chủ Các khách hàng của công ty có ở hầu hết các ngành: - Trong ngành thực phẩm: Công ty thực phẩm Hà Nội - Ngành xây dựng: Công ty cổ phần sơn châu Á, công ty cổ phần đầu tư và phát triển đô thị Long Giang, công ty xây dựng Trường Giang, Công ty Mộc Đông Á - Ngành ngân hàng: ngân hàng Nam Á - Ngành dệt may: công ty Hafasco, công ty Thaloga - Ngành công nghiệp: Vimatcorp, Fujitsu, Faber - Ngành dịch vụ: công ty cổ phần Hà nội Golf Club, công ty du lịch Hà Nội 1.2.4.2 Các đối tác vàng - Công ty cổ phần Thủy Tạ - Công ty cổ phần Mặt Trời Vàng - Công ty TNHH Vạn An - Công ty liên doanh Ausnam - Công ty TNHH Weldtec 1.2.5 Về quảng cáo và tổ chức sự kiện 1.2.5.1 Doanh thu qua các năm: Đơn vị: triệu đồng 2004 2005 2006 2007 Tư vấn 100 230 200 In 310 420 500 430 Sự kiện 200 415 500 Bảng biển 200 300 500 400 Tổng doanh thu 510 1020 1730 1530 Chi phí thuần 250 700 1000 1000 Chi phí quản lý 110 200 400 420 Lợi nhuận 150 120 245 110 1.2.5.2 Phân tích biến động trong doanh thu và lợi nhuận Từ năm 2000 – 2003 doanh số của công ty thấp nhưng lợi nhuận lại tương đối ổn định. Có được như vậy là do vào thời điểm đó nguyên vật liệu giá vẫn còn rẻ nên lợi nhuận rất tốt. Hơn nữa công ty còn thực hiện được những chính sách ưu đãi đối với người lao động để khuyến khích họ ngày càng làm việc tốt hơn. Năm 2004 đến 2005: lợi nhuận là 120 triệu, so với giai đoạn trước thì giảm 30 triệu. Nguyên nhân của nó là do giai đoạn này công ty tập trung nhiều vào đào tạo đội ngũ nhân viên của công ty để nâng cao nghiệp vụ đồng thời tuyển thêm những nhân viên mới vào làm để mở rộng quy mô. Do đó đã làm tăng chi phí quản lý. Thêm vào đó là các quỹ của công ty: quỹ quảng cáo chiếm 30% lợi nhuận, quỹ phúc lợi chiếm 15%, quỹ thưởng chiếm 20%, quỹ phòng trừ rủi ro 5%, quỹ thoái đầu tư 10%, lợi nhuận được chia 20%. Năm 2005, công ty đã bắt đầu hoạt động thêm ở lĩnh vực tổ chức sự kiện với ưu thế là có xưởng in ấn và có đội ngũ tư vấn về xây dựng thương hiệu. Tuy nhiên mới bước chân vào thị trường này nên gặp nhiều khó khăn do đó doanh thu năm này cũng mới đạt được 200 triệu. Đến năm 2006, sau một năm hoạt động trong lĩnh vực này, các nhân viên trong công ty đã nỗ lực không ngừng làm việc và học hỏi kinh nghiệm, doanh thu năm này tăng gấp hai lần ngoài dự đoán của công ty. Hàng loạt các sự kiện của các công ty đã được công ty Thanh đứng ra tổ chức và đạt được sự thành công rực rỡ. Công ty đã có sự tín nhiệm của nhiều bạn hàng và nhiều đối tác Năm 2007, lợi nhuận cũng thấp vì nguồn nguyên liệu tăng giá. Trong khi công ty vẫn duy trì giá cố định cho khách hàng vì công ty đã cam kết không tăng giá hai năm cho các khách hàng truyền thống.Nhưng riêng về lĩnh vực tổ chức sự kiện, vẫn với tiến độ họat động mạnh của năm 2006, công ty tiếp tục duy trì và mở rộng hơn nữa về mức độ bao phủ. Vì nhiều bạn hàng sau khi đã thuê công ty tổ chức, họ thấy hài lòng và giới thiệu cho những người bạn của họ, nhờ đó mà công ty không chỉ có được khách hàng trung thành mà còn thêm nhiều khách hàng mới. 1.2.5.3 Những đánh giá, kết luận, nhận xét về hoạt động kinh doanh Với sự nỗ lực của tất cả các nhân viên trong công ty cùng với những chiến lược đã đưa ra mà công ty đã, đang và sẽ thực hiện, công ty đã đạt được những thành tựu: + Công ty đã xây dựng các nội dung về xây dựng chiến lược và thực hiện chiến lược với nhiều vấn đề lý luận và quan điểm khác nhau trong hoạt động xây dựng và quản trị thương hiệu. Phần xây dựng chiến lược bao gồm về xây dựng thương hiệu, thiết kế logo, sáng tạo slogan, xây dựng hình tượng thương hiệu, định vị thương hiệu, chiến lược phát triển thương hiệu và đánh giá thương hiệu – tất cả những nội dung này đều nhằm mục đích tạo nên một thương hiệu vững mạnh. Sau đó, phần thực hiện chiến lược đi sâu cụ thể vào các chiến lược trong marketing để xây dựng thương hiệu: gồm dự báo và lập kế hoạch, chiến lược sản phẩm, chiến lược giá, chiến lược phân phối, chiến lược xúc tiến bán, định vị thương hiệu và chiến lược về nhân sự và hướng vào phương châm:”bám rễ vào tâm lý khách hàng mục tiêu” + Đến nay công ty quảng cáo Thanh đã có được rất nhiều sự hỗ trợ và tín nhiệm từ bạn hàng: gồm rất nhiều các thân chủ trong nhiều ngành như:ngành thực phẩm, ngành xây dựng, ngành ngân hàng, ngành dệt may, ngành công nghiệp, ngành dịch vụ. + Công ty cũng có nhiều đối tác vàng là các công ty có tên tuổi đó là: công ty cổ phần Thủy Tạ, công ty cổ phần Mặt Trời Vàng, công ty TNHH Vạn An, công ty liên doanh Golf Hà Nội,… + Đặc biệt công ty đã tổ chức thành công nhiều sự kiện trong năm 2007 như giải bóng đá công an, các chương trình hoà nhạc đặc biệt và chương trình gây quỹ học bổng. Nhưng bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện công ty cũng gặp những phải những khó khăn và đó chính là điểm hạn chế của công ty: Công ty Thanh làm về lĩnh vực tư vấn thương hiệu và tổ chức sự kiện là mới mẻ nhưng lại không có các chuyên gia tư vấn nước ngoài nên không có sự chuyên nghiệp cao. Đặc biệt là về tổ chức sự kiện, nếu có được sự tư vấn của họ thì tổ chức sự kiện có được tính chuyên nghiệp cao hơn nữa đồng thời các nhân viên của công ty có thể học hỏi và tích lũy thêm được kinh nghiệm trong lĩnh vực này CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY 2.1 Khái quát về tổ chức sự kiện Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm... Tuy nhiên, hầu hết những người làm công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích mà khoản đầu tư đó mang lại. Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. - Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và hoạt động tiếp thị: Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó. - Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp: Xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. - Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng m._.