Thực trạng & Giải pháp hoàn thiện Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty dệt Trí Nhân

ản lý kinh tế, tài chính đảm nhận việc tổ chức và cung cấp các thông tin có ích cho việc ra các quyết định quản lý kinh tế. Mục tiêu của tất cả các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh là lợi nhuận. Công ty dệt Trí Nhân cũng không nằm ngoài số đó. Muốn vậy công ty phải tiến hành tổ chức tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ yêu cầu đó việc hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nói chung cũng như hạch toán nguyên vật liệu nói riêng là vô cùng quan trọng tới sự phát triển của từng công ty.Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ thấp gía thành sản phẩm, góp phần làm tăng lợi nhuận. Bên cạch đó sự phát triển của kinh tế thị trường đòi hỏi kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải tôn trọng những nguyên tắc, những chuẩn mực của kế toán quốc tế nhưng cũng phải phù hợp với điều kiện của nước ta. Trong thời gian thực tập tại công ty Dệt Trí Nhân với sự giúp đỡ tân tình của ban giám đốc, của các cô, các chị trong phòng kế toán tại công ty và sự hướng dẫn của cô giáo:TS. Nguyễn Thị Lời, em đã chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt Trí Nhân”. Chương I: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty dệt Trí Nhân. I. Đặc điểm tình hình chung của công ty. 1.Qúa trình hình thành và phát triển công ty. Công ty dệt Trí Nhân được thành lập theo quyết định số 325-CP/UB ngày 26 tháng 4 năm1995 của UBND tỉnh Hà Tây, với số vốn điều lệ là 2,2 tỷ đồng. Lĩnh vực sản xuất kinh doanh là dệt may xuất khẩu. Trong đó mặt hàng chủ yếu của công ty là khăn mặt phục vụ nhu cầu trong nước cũng như xuất khẩu. Trụ sở chính của công ty là số 88 Trần Phú- Hà Đông- Hà Tây. Với đội ngũ lao đông ban đầu chỉ có 134 người, đa số lao động chưa có nhiều kinh nghiệm và công ty mới đi vào hoạt động nên gặp rất nhiều khó khăn. Vấn đề đặt ra với ban giám đốc công ty trước hết là bố trí cơ cấu quản lý sao cho đạt hiệu quả, đào tạo và sắp xếp lao động hợp lý, giải quyết thị trường đầu vào và đầu ra. Trải qua gần mười năm đi vào hoạt động, với sự quyết tâm, nỗ lực của ban giám đốc cũng như toàn thể lao động công ty, quy mô và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty từng bước phát triển. Đến nay đội ngũ lao động của công ty là 377. Trong đó 302 là lao động trực tiếp, 75 lao động gián tiếp. Trong đó, trình độ đại học là 10 người, trung cấp là 12 người còn lại là lao động phổ thông. Thu nhập bình quân của lao đông là 650 nghìn đồng( năm 2003). 2.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 2.1 Đặc điểm của ngành dệt may. Ngành dệt Việt Nam có truyền thống từ khá lâu, nhưng quy mô sản xuất nhỏ, lao động thủ công là chính do vậy chỉ đáp ứng phần nào nhu cầu của thị trường. Cùng với sự đổi mới đất nước, ngành dệt may nước ta cũng phát triển mạnh mẽ, ứng dụng nhanh các kỹ thuật công nghệ mới vừa kế thừa những nét đặc sắc của ngành dệt truyền thống và những thuận lợi về giá nhân công rẻ. Do vậy đáp ứng nhu cầu trong nước mà còn xuất khẩu. Tuy nhiên việc phát triển ngành dệt cũng gặp rất nhiều những khó khăn.Trước hết là nền công nghiệp nước ta không tự trang bị thiết bị máy móc cho ngành dệt, do đó phải mua thiết bị và công nghệ nước ngoài với một số vốn đầu tư lớn. Điều đó ảnh hưởng tới việc chủ động sản xuất cũng như nhu cầu đổi mới thiết bị và công nghệ trong lúc thị trường trong nước và thế giới luôn biến động về mẫu mã và không ngừng nâng cao chất lượng. Nguyên vật liệu phục vụ cho ngành Dệt như sợi, bông, hoá chất, thuốc nhuộm…trong nước chưa cung cấp đủ. Hàng năm chúng ta phải nhập một lượng khá lớn nguyên liệu phục vụ cho ngành Dệt, vì vậy dự án đầu tư cho các vùng nguyên liệu đạt chất lượng là một nội dung quan trọng, vừa chủ động nguồn cung cấp vừa hạ giá thành sản phẩm và giải quyết lao động trong nước. Trong điều kiện có sự cạnh tranh của thi trường thì vấn đề là làm thế nào để sản phẩm của công ty có thể cạnh tranh được, lựa chọn thị trường mục tiêu của mình. Không giống như các doanh nghiệp khác, sản phẩm của công ty chủ yếu là khăn mặt. 2.2 Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. *Thị trường trong nước. Sản phẩm muốn tiêu thụ được thì phải có thị trường, do đó công ty xác định chiến lược cho mình đó là thị trường trong nước có vị trí rất quan trọng, nó sẽ tạo tiền đề cho công ty mở rộng thị trường ra nước ngoài. Do đó từ khi bước vào hoạt động cũng như sau này công ty luôn đảm bảo sao cho sản phẩm của mình được người tiêu dùng chấp nhận.Với thị trường trong nước này,sản phẩm của công ty được phân phối tới các cửa hàng, và bán trực tiếp tới khách hàng tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty. *Thị trường nước ngoài. Là thị trường chủ yếu của công ty, chiếm 90% doanh số bán hàng năm của công ty.Tuy vậy công ty cũng gặp không ít những khó khăn đó là tìm bạn hàng cũng như không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, thay đổi mẫu mã cho phù hợp nhất là thị trường khó tính như Nhật Bản là thị trường chính của công ty. 2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. *Nhân tố bên trong. - Chất lượng sản phẩm: Chất lượng sản phẩm là một trong những yếu tố ảnh hưởng quan trọng đến việc tiêu thụ sản phẩm cũng như sự tồn tại và phát triển công ty, chính vì vậy công ty luôn có những biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đã được khách hàng chấp nhận. Để nâng cao chất lượng sản phẩm và đứng vững trên thị trường công ty đã thực hiện đổi mới thiết bị máy móc, không ngừng nâng cao trình độ của đội ngũ lao động trong công ty. - Gía cả: Trong điều kiện thị trường trong nước cũng như thị trường nước ngoài có nhiều đối thủ cạnh tranh thì đi đôi với chất lượng sản phẩm là vấn đề giá cả. Do vậy giá phải hợp với người tiêu dùng cũng như đảm bảo khả năng cạnh tranh với giá cả của các nước khác nhất là với những nước có tiềm lực mạnh về dệt may như Trung Quốc… - Công tác tổ chức tiêu thụ. - Nhân tố con người công ty. - Khả năng tài chính công ty. - Các nguồn lực về cơ sở vật chất kỹ thuật: Trang thiết bị công nghệ, nhà xưởng… * Nhân tố bên ngoài. - Khách hàng: Do đặc điểm sản phẩm của công ty nên đối tuợng khách hàng của công ty sẽ là cá nhân, các cửa hàng. Khách hàng của công ty bao gồm cả trong nước và ngoài nước. - Đối thủ cạnh tranh: Lĩnh vực dệt may của nước ta hiện nay khá phát triển, có rất nhiều các doanh nghiệp lớn như công ty dệt- may Hà Nội, công ty dệt Minh Khai, công ty dệt kim Đông Xuân…Không những cạnh tranh ở trong nước mà còn cạnh tranh ở thị trường nước ngoài. - Các nhà cung cấp: Các nhà cung cấp bảo đảm các yếu tố đầu vào của công ty và đây là yếu tố quyết định chất lượng sản phẩm, tiến độ sản xuất, ảnh hưởng tới tiêu thụ sản phẩm của công ty. Công ty cần quan hệ tốt với các nhà cung cấp, hạn chế sức ép từ phía họ, tạo nhiều khả năng lựa chọn cho mình. - Các nhân tố khác như kỹ thuật công nghệ, chính trị pháp luật… 2.4 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. * Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong vài năm gần đây: Đơn vị: 1.000 VN STT Năm Chỉ tiêu 2000 2001 2002 1 Doanh thu 24.191.250 34.285.398 36.702.300 2 Lợi nhuận 99.400 26.695 120.143 3 Nộp ngân sách 18.325 12.560 56.540 4 Thu nhập bình quân 600 620 650 Biểu 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dệt Trí Nhân.( Theo báo cáo của phòng kế toán). Qua bảng trên ta thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty liên tục tăng trưởng và phát triển: Doanh thu tăng không ngừng qua các năm. Năm 2001, doanh thu tăng so với năm 2000 là 10 tỷ đồng tức tăng 41,72%. Năm 2002 doanh thu tăng so với năm 2001 là 2,4 tỷ đồng tức tăng 7%. Có thể thấy ngay rằng doanh thu tại công ty liên tục tăng qua các năm nhưng tỷ lệ tăng không đều, tốc độ tăng giảm dần. Do vậy công ty phải tìm hiểu nguyên nhân và có những biện pháp kịp thời đảm bảo sự phát triển bền vững cho công ty. Tuy lợi nhuận và thuế nộp ngân sách năm 2001 có giảm nhưng sau đó tăng mạnh vào năm 2002. Cụ thể: So với năm 2000 lợi nhuận tại công ty năm 2001 giảm 72,7 triệu đồng tức giảm 73,1%, đến năm 2002 tăng 93,4 triệu đồng so với năm 2001 tức tăng 350%. Thu nhập của lao động trong công ty tăng đều tạo điều kiện dần nâng cao mức sống cho họ. Nhưng có thể thấy thu nhập của lao động còn thấp *Tình hình tài chính của công ty qua một số năm. Đơn vị: 1.000 VNĐ. Năm Chỉ tiêu 2000 2001 2002 Vốn lưu động 16.128.463 13.623.490 Vốn cố định 12.666.209 15.628.822 Tổng số vốn 20.130.680 28.794.672 29.252.312 Biểu 2: vốn kinh doanh của công ty dệt Trí Nhân( theo báo cáo của phòng kế toán). Qua bảng trên ta thấy nguồn vốn của công ty liên tục tăng qua các năm, đặc biệt tăng mạnh vào năm 2001. Trong đó, tỷ lệ vốn cố định trong công ty tăng từ 44% năm 2001 lên 53% năm 2002 do công ty đầu tư trang thiết bị sản xuất, xây dựng nhà xưởng. Biểu 3 Đơn vị: Công ty dệt Trí Nhân báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Chỉ tiêu Mã số 2001 2002 Tổng doanh thu 01 33.702.296.181 34.285.398.845 Doanh thu hàng xuất khẩu 02 24.764.180.221 23.674.501.148 Các khoản giảm trừ ( 03=05+06+07 ) 03 843.200 +Giảm giá 05 +Gía trị hàng bán bị trả lại 06 +Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu 07 1. Doanh thu thuần ( 01 – 03) 10 33.702.296.181 34.284.555.645 2. Gía vốn hàng bán 11 29.986.854.289 31.116.688.398 3.Lợi nhuận gộp ( 20 = 10 – 1 ) 20 3.715.441.892 3.167.687.247 4. Chi phí bán hàng 21 844.813.176 889.001.149 5.Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 1.378.481.495 806.406.533 6. LN thuần từ HĐKD(30= 20-(21+22)) 30 1.452.147.221 1472.459.565 -Thu nhập hoạt động tài chính 31 73.196.719 56.268.016 -Chi phí hoạt động tài chính 32 127.714.271 364.900.449 7. Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính 40 (54.517.552) (308.632.433) 8. Chi phí hoạt động khác 50 1.220.949.350 1.124.570.411 9.Tổng lợi nhuận trược thuế(60=30+40-50 60 176.680.319 39.256.721 10. Thuế thu nhập doanh nghiệp nộp 70 56.537.702 12.562.150 11.Lợi nhuận sau thuế (80 = 60 – 70 ) 80 120.142.617 26.694.571 3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động sản xuất tại công ty. 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Hoạt động theo mô hình trực tiếp tham mưu. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty đứng đầu là giám đốc với nhiệm vụ quản lý vĩ mô, tiếp theo là các phòng ban chức năng và các xưởng sản xuất. Ban giám đốc Phòng TC-KT Phòng KH- KD-VT Phòng KT-CL Xưởng sx Dệt may Sơ đồ 1:Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: *Ban giám đốc: Gồm có giám đốc và phó giám đốc. Giám đốc công ty là người lãnh đạo chung toàn bộ bộ máy quản lý và sản xuất tại công ty. Phó giám đốc: Có nhiêm vụ giúp giám đốc điều hành công ty theo sự uỷ quyền của giám đốc. *Phòng tài chính- kế toán: Có nhiệm vụ thông tin và kiểm tra tài sản của công ty với hai mặt của nó là tài sản và nguồn hình thành tài sản, cũng như nắm vững tình hình tài chính của công ty để biết được khả năng thanh toán của công ty… *Phòng kế hoạch- kinh doanh vật tư: Nhiệm vụ của phòng là xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn cho sản xuất, chỉ đạo việc thực hiện cho từng phân xưởng, tổ chức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất. Thực hiện theo dõi mua bán vật tư thiết bị cho sản xuất, bảo đảm cung ứng vật tư, quản lý kho và cấp phát vật tư cho sản xuất. Giới thiệu sản phẩm và tổ chức công tác tiêu thụ. *Phòng kỹ thuật chất lượng: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật chất lượng sản xuất sản phẩm, đồng thời xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật. Kiểm tra chất lượng sản phẩm, bán thành phẩm các công đoạn sản xuất và quản lý máy móc thiết bị sản xuất. *Xưởng sản xuất: Bao gồm 2 xưởng sản xuất. 3.2 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Hiện nay công ty dệt Trí Nhân sử dụng một quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm đó là sản phẩm khăn mặt. Xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty được tổ chức thành 2 phân xưởng.Trong quá trình sản xuất, mỗi phân xưởng có chức năng nhiệm vụ riêng nhưng vẫn đảm bảo sự phối hợp đồng bộ nhịp nhàng, cân đối giữa các phân xưởng với nhau. Chức năng, nhiệm vụ của các phân xưởng: Phân xưởng 1: Thực hiện các công đoạn : Mắc, hồ, dệt, tẩy, nhuộm. Chuẩn bị sợi, se sợi, mắc hồ sợi, đánh suốt. Dệt các loại khăn theo thiết kế và kiểm tra. Tẩy trắng các loại sợi, khăn và nhuộm sợi, khăn các màu. Nhập khăn cho phân xưởng hoàn thành. Phân xưởng 2: Thực hiện cộng đoạn tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Cắt, may, kiểm tra, phân loại khăn theo tiêu chuẩn. Sửa chữa nâng cao chất lượng sản phẩm, nhập kho thành phẩm. Qúa trình trên được khái quát theo sơ đồ sau: Sợi Mắc Hồ Dệt Tẩy Nhuộm May Khăn Sơ đồ 2: Trình tự sản xuất sản phẩm khăn của công ty. 4.Tổ chức công tác kế toán tại công ty. 4.1.Tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán trong công ty được tổ chức theo mô hình tập trung gồm nhiều bộ phận thực hiện các phần hành khác nhau và xử lý các hoạt động kinh tế phát sinh hàng ngày trong công ty. Toàn bộ công tác kế toán tài chính được thực hiện tại phòng kế toán- tài chính. Tại các phân xưởng không có tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên làm nhiệm vụ thu thập tài liệu, chuyển các chứng từ báo cáo về phòng kế toán để phòng thực hiện công tác kế toán toàn công ty. Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng, có trách nhiệm tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép, bảo quản hồ sơ tài liệu, kiểm tra tình hình bảo quản, giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư tièn vốn trong doanh nghiệp, lập các báo cáo tài chính, phân tích các chỉ tiêu tài chính giúp giám đốc trong việc lựa chọn các phương án, ra các quyết định sản xuất kinh doanh đúng đắn. Kế toán tổng hợp: là người chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả số liệu các kế toán viên cung cấp. Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ: Cung cấp các thông tin về số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Cung cấp thông tin về giá trị vật tư nhập- xuất- tồn để có kế hoạch quản lý vốn lưu động tại doanh nghiệp… Kế toán lao động, tiền lương, phụ cấp ,BHXH: Tổ chức phân công lao động theo các tiêu thức khác nhau nhằm theo dõi quản lý cơ cấu lao động tại doanh nghiệp. Bố trí và phân công lao động một cách hợp lý, xác định thời gian, số lượng kết quả lao động thông qua việc tổ chức hệ thống chứng từ, hệ thống sổ để theo dõi chi phí lao động, hình thức trả lương phù hợp với chế độ và phù hợp với doanh nghiệp. Kế toán thanh toán, tiền mặt: Theo dõi tình hình thanh toán công nợ với người bán và người mua, và tình hình nộp thuế của doanh nghiệp. Kế toán chi phí và giá thành: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng KT TT, TM KT CP,giá thành, tiêu thụ KT LĐ,TLBHXH KT NVL- CCDC KT tổng hợp Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty dệt Trí Nhân. Do có sự phân công, quy định phạm vi công việc phù hợp cho từng lao động trong bộ máy kế toán, do đó công tác kế toán tại công ty luôn tạo được sự đồng bộ, thống nhất, phối hợp chặt chẽ giữa các khâu, các bộ phận kế toán để cùng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 4.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty. Xuất phát từ điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh, kết hợp với việc tìm hiểu, nghiên cứu những ưu nhược điểm của hình thức tổ chức sổ kế toán, kế toán công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán theo kiểu nhật ký chứng từ. Hệ thống chứng từ kế toán đang áp dụng tại đơn vị là hệ thống chứng từ do bộ tài chính ban hành theo QĐ1141-TC/CĐKT. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1/N và kết thúc vào ngày 31/12/N. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán:VNĐ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty được lập hợp lệ, hợp pháp. Kế toán phần hành căn cứ trên các chứng từ gốc để vào sổ chi tiết, nhật ký chứng từ liên quan. Kế toán tổng hợp sau khi nhận được số liệu từ kế toán phần hành để tính toán số dư cho các tài khoản, ghi chép các sổ kế toán tổng hợp. Chứng từ N - X Bảng phân bổ 2 NKCT 1,2,4,10 Sổ chi tiết TK331 Bảng kê 4,5,6 NKCT 5 NKCT 7 Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Kiểm tra đối chiếu Sơ đồ 4 : Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ tại công ty. II. Tình hình thực tế công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty dệt Trí Nhân. 1. Đặc điểm về quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty. Nguyên vật liệu cho sản xuất tại công ty rất đa dạng và phong phú. Chính vì vậy việc phân loại nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng đảm bảo cho việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu tại công ty bao gồm: Sọi, hoá chất hồ, hoá chất tẩy, hoá chất nhuộm, vật tư may, than, dầu Sợi là vật liệu chủ yếu ở công đoạn dệt, công ty sử dụng nhiều loại sợi khác nhau tuỳ vào yêu cầu chất lượng sản phẩm. Mỗi loại sợi cấu thành sản phẩm có chất lượng khác nhau. Chỉ là loại vật liệu chủ yếu ở công đoạn may, số lượng chỉ dùng vào sản xuất kinh doanh tuy không nhiều nhưng nó lại có vai trò quyết định tạo ra sản phẩm. Nguyên liệu này có đặc điểm là dễ hút ẩm ngoài không khí nên trọng lượng của chúng dễ thay đổi theo điều kiện khí hậu và bảo quản. Do đặc điểm này, công ty tính toán chính xác độ hút ẩm của sợi khi nhập, xuất để làm cơ sở cho việc thanh toán và phân bổ chi phí nguyên vật liệu, tính giá thành sản phẩm. Vật liệu gián tiếp cho quá trình sản xuất bao gồm hoá chất, xăng dầu, thuốc nhuộm, vật tư may…được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu đều có đặc điểm riêng quyết định mức dự trữ và điều kiện bảo quản khác nhau. Ví dụ sợi để trong thời gian nhất định, nếu quá hạn sợi sẽ bị xuống cấp. Thuốc nhuộm và hoá chất chỉ có thể sử dụng trong một thời gian mới bảo đảm chất lượng… Nguyên vật liệu của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm 70 – 80 % tổng chi phí sản xuất. Cho nên chỉ cần một biến động nhỏ về vật liệu cũng làm gía thành của sản phẩm biến đổi. Do đó công ty phải đặc biệt qua tâm tới công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ cho tới khâu sử dụng. Ơ khâu thu mua: Nguyên vật liệu của công ty được mua về sau khi kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng quy cách mẫu mã sẽ được phép nhập kho. Lương nguyên vật liệu được xác định mua dựa trên kế hoạch và nhu cầu sản xuất do bộ phận cung ứng xây dựng. Ơ khâu dự trữ : Công ty xác định đựoc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu nhằm đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục. Về công tác hạch toán do một người đảm nhiệm. Việc hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu được thực hiện theo hình thức nhật ký chứng từ trên máy tính. Kế toán hàng ngày có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra chứng từ như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. Sau đó định khoản đối chiếu với sổ sách của thủ kho rồi nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại như hệ số giá, giá trị vật liệu xuất kho, tồn kho…Cuôi kỳ máy tính in ra số liệu, bảng biểu cần thiết như: Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu và các báo cáo khác theo yêu cầu của công tác hạch toán nguyên vật liệu. Bảng vật tư của công ty dệt Trí Nhân. Mã số Tên cấp Đơn vị tính Ghi chú 1 2 3 4 01 01 01 01 02 01 03 01 04 01 05 01 06 01 07 01 08 01 09 01 10 01 11 …. Sợi Sợi 20/1( 34/1 ) Sợi 20/2( 34/2 ) Sợi 21/1 Sợi 21/2 Sợi 16/1 Tơ bóng Polyster Sợi 15/1 Sợi 40/1 Sợi 37/1 90/3 tẩy trắng …. Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg 02 02 01 02 02 …. Hoá chất hồ Sicô 52 Silicát …. Kg Kg 03 03 01 03 02 03 03 03 04 ….. Hoá chất tẩy Xút nước Xút vẩy Ô xi già Ozaven …. Kg Kg Kg Kg 04 04 01 04 02 04 03 …. Hoá chất nhuộm Disper các màu Ryndye các màu Pink …. Kg Kg Kg 05 05 01 05 02 05 03 05 04 05 05 ….. Vật tư may Chỉ may các loại Nẹp nhựa các loại Thùng carton Mác khăn Giấy chống ẩm …. Cuộn Kg Thùng Chiếc Kg 06 …. Than Kg 07 Dầu diezel Lít 2. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty. Tính giá vật liệu là xác định giá trị vật liệu ghi sổ kế toán một cách thống nhất. Vật liệu tại công ty chủ yếu là mua ngoài từ nhiều nguồn khác nhau ở trong nước. Vật liệu tại công ty dệt Trí Nhân do phòng kế hoạch kinh doanh vật tư đảm nhiệm việc cung ứng, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng. Phòng sẽ căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuấtvà dự trữ để lập kế hoạch thhu mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua vật tư theo kế hoạch. Thông thường vật liệu mua về được giao tại kho công ty, chi phí vận chuyển bốc dỡ, hao hụt do bên bán chịu. Trong một số trường hợp công ty phải đến tận kho bên bán nhận hàng, lúc này căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên để thực hiện. Tuỳ theo yêu cầu của nhà cung cấp và thoả thuân giữa hai bên mà phương thức thanh toán là nhanh hay chậm. Để đáp ứng yêu cầu hạch toán hàng ngày và tăng cường kiểm tra kế toán đối với hoạt động thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty, việc tính giá nguyên vật liệu tại công ty được tiến hành: Với nguyên vật liệu nhập kho, giá nguyên vật liệu nhập kho bằng giá ghi trên hoá đơn và chi phí thu mua, trừ đi các khoản giảm giá bớt giá, mua hàng được hưởng. Gía thực Tế vật liệu = Gía mua chưa + Chi phí thu - Giảm giá, bớt giá Mua ngoài thuế mua hồi khấu Ví dụ: Ngày 20 tháng 12 năm 2003, công ty mua sợi 20/1 tại công ty dệt Vĩnh Phú, với khối lượng 500 kg, đơn giá chưa thuế 34.000 đ/ kg, thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển 260.000 đ. Gía mua chưa thuế: 17.000.000 Thuế GTGT được khấu trừ: 1.700.000 Tổng giá thanh toán: 18.700.000 Chi phí vận chuyển: 260.000 Gía thực tế: 17.260.000 Còn với vật liệu xuất kho, giá vật liệu được tính theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ: Gía thực tế vật liệu xuất trong kỳ = S L vật liệu ´ Đơn giá xuất kho Gía thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Gía đơn vị bình quân = Lượng thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Theo cách tính giá này trong kỳ kế toán chỉ theo dõi sự biến động nguyên vật liệu về mặt số lượng. Cuối kỳ tổng hợp giá thực tế nhập trong kỳ và xuất trong kỳ, kế toán sẽ tính giá thực tế vật liệu xuất kho. Ví dụ: Ngày 1 /12/2003 lượng sợi 20/1 tồn 50 kg, đơn giá 34.200 đ/ kg. Ngày 2/12/2003 nhập 350 kg đơn giá 35.000 đ/ kg Ngày 3/12/2003 xuất kho 380 kg Ngày 28/12/2003 nhập kho 200 kg đơn giá 35.200 đ/kg 50*34.200 + 350*35000 + 200*35.200 Gía đơn vị bình quân = 50 + 350 + 200 = 35.000 Gía thực tế vật liệu xuất kho = 380* 35.000 = 13.300.000 3. Các chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ. Chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Do đó, tổ chức chứng từ kế toán là công việc rất quan trọng trong công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu. Tại công ty, thủ tục nhập, xuất kho được thực hiện như sau: * Khi mua và nhập kho vật liệu. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu bao gồm các chứng từ: Hoá đơn GTGT. Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Phiếu nhập kho. Thẻ kho. Tuỳ theo yêu cầu, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho sản xuất và dự trữ của công ty, phòng kế hoạch kinh doanh vật tư thăm dò tìm kiếm thị trường nguyên vật liệu sao cho phù hợp nhất. Khi hàng về đối với các loại vật tư cần kiểm nghiệm, công ty sẽ thành lập ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng nguyên vật liệu mua về, kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư. Đơn vị: Công ty dệt Trí Nhân Bộ phận: Kho nhà máy 1 Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Ngày 02 tháng 12 năm 2003 Số: 38 Ban kiểm kê gồm:… Đã kiểm kê kho nguyên vật liệu gồm các mặt hàng sau: Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê S L TT S L TT Sợi 20/2 Sợi 21/1 Kg Kg 39.120 34.500 1.260 600 49.291.200 20.700.000 1.254 600 49.056.480 20.700.000 Cộng 69.991.200 69.756.480 ý kiến của ban kiểm nghiệm:… Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nếu hàng mua về đúng quy cách, chất lượng đạt yêu cầu theo hợp đồng mua hàng thì tiến hành lập phiếu nhập kho. Mỗi phiếu nhập kho được lập thành 3 liên và phải có đầy đủ chữ ký của người giao hàng và người nhận hàng, trong đó: Một liên lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc của phòng kế hoạch kinh doanh vật tư. Một liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán. Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán nguyên vật liệu định khoản và vào số liệu trong máy tính. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán, thủ kho và bộ phận cung ứng cùng tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho. Sau đó, thủ kho ghi sổ thực nhập vào cột thực nhập trên phiếu nhập kho. Đơn vị: Công ty dệt Trí Nhân Phiếu nhập kho Ngày 02 tháng 12 năm 2003 Số: 54 Nợ TK: Có TK: Họ tên người giao hàng: Theo chứng từ số: Nhập tại kho: Nhà máy 1 STT Tên vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơngiá TT TheoCT Thực 1. Sợi Ne 20/2 kg 1.260 1.254 39.120 49.056.480 Cộng: 49.056.480 Cộng thành tiền: Bốn chín triệu không trăm năm mươi sáu ngàn bốn trăm tám mươi đồng. Nhập, ngày 02 tháng 12 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Phụ trách kế toán Người giao hàng Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) * Khi xuất kho nguyên vật liệu: Đối với vật liệu xuất kho, chứng từ kế toán công ty là phiếu xuất kho. Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, đồng thời căn cứ vào tài liệu kỹ thuật về định mức hao phí của phòng kỹ thuật chuyển tới khi có phát sinh nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu thì các bộ phận sẽ lập phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch kinh doanh vật tư. Phòng kế hoạch kinh doanh lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để xuất kho vật liệu phục vụ sản xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Một liên lưu vào chứng từ gốc của phòng kế hoạch kinh doanh vật tư. Một liên giao cho người lĩnh vật tư mang xuống kho để lĩnh vật tư. Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán nguyên vật liệu. Ví dụ về nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu xuống xưởng cho sản xuất. Đơn vị: Công ty dệt Trí Nhân Phiếu xuất kho Ngày 03 tháng 12 năm 2003 Số: Nợ TK Có TK Họ tên người nhận hàng: Lý do xuất kho: Xuất tại kho: Nguyên liệu STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực tế 1. 2. 3. Sợi 20/1 Sợi 21/1 Sợi 20/2 Kg Kg Kg 380 200 320 Xuất, ngày 03 tháng 12 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Tại kho, thủ kho chỉ xuất nguyên vật liệu khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu xuất kho rồi ghi số lượng xuất kho vào phiếu.Thủ kho mở thẻ kho theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu về mặt số lượng dựa trên phiếu nhập phiếu xuất nguyên vật liệu, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng thẻ kho. Cuối tháng thủ kho cộng tổng số nhập xuất để tính ra số tồn trên từng thẻ kho và đối chiếu với kế toán chi tiết. Ví dụ: Thẻ kho lập theo dõi sợi Thẻ kho Tên vật tư: Sợi 20/1 công ty dệt Vĩnh Phú Đơn vị tính: kg Tháng 12 năm 2003 Chứng từ Trích yếu Ngày Số lượng Xác nhậnkt SH NT Nhập Xuất Tồn 2/12 3/12 28/12 Tồn ĐT Nhập Xuất Nhập 2/12 3/12 28/12 350 200 380 50 Tổng cộng 550 380 220 4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số lượng, chất lượng của từng loại, danh điểm vật tư theo từng kho. Vì vậy việc hạch toán nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau. Để sử dụng các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán, bảo đảm phù hợp giữa số liệu ghi tren thẻ kho và số liệu ghi trên sổ kế toán chi tiết, công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Để tiến hành ghi sổ , thủ kho và kế toán căn cứ vào chứng tư nhập xuất do phòng kế hoạch kinh doanh vật tư lập. Thẻ kho Sổ KT chi tiết C.Từ xuất C.Từ nhập BảngShợp NXT Sổ KT tổng hợp Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ. Kiểm tra đối chiếu. Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Tại kho: Trên cơ sở các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, xác định số lượng NVL thực tế nhập, xuất trên chứng từ rồi tính ra số tồn sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất để phản ánh vào thẻ kho. Thủ kho phản ánh tình hình nhập xuất tồn theo từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi chứng từ chỉ được ghi đúng một dòng trên thẻ kho. Số liệu trên thẻ kho được đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán về mặt số lượng. Định kỳ thủ kho tập hợp các chứng từ nhập xuất giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Tại phòng kế toán: Khi nhận được chứng từ nhập xuất, kế toán nguyên vật liệu kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của chứng từ, định khoản rồi nhập số liệu vào máy tính. Máy tính sẽ tính giá nguyên vật liệu theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng máy tính in ra các báo cáo cần thiết: Sổ chi tiết nguyên vật liệu. Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Biểu 5. Công ty dệt Trí Nhân Sổ chi tiết vật liệu Tài khoản: 1521 Tên kho: vật liệu Tên vật liệu: Sọi 21/1 Tháng 12 năm 2003 Ngày tháng Diễn giải Đơn giá (Nhập,xuất) Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT 1/12 3/12 3/12 9/12 12/12 13/12 15/12 21/12 29/12 Dư đầu kỳ Nhập Xuất Nhập Xuất Nhập Nhập Xuất Xuất 23.600 26.200 25.000 25.840 25.000 25.630 24.175 25.000 25.000 4.120 6.152 6.668 5.112 107.944.000 158.967.680 170.900.840 123.582.600 7.463 5.754 7.156 2.321 186.575.000 143.850.000 178.900.000 58.025.000 5.810 9.930 2.467 8.619 2.865 9.533 14.645 7.489 5.168 137.116.000 245.060.000 58.485.000 217.452.000 73.602.680 244.503.520 368.086.120 189.186.120 131.161.120 Cộng 22.052 561.395.120 22.694 567.350.000 5.168 131.161.120 Biểu 6. Công ty dệt Trí Nhân Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Tên vật tư: Sợi Tháng 12 năm 2003 Tên V._.