Thực trạng, giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may X19 - Công ty 247- Quân chủng phòng không - không quân

ng quan trọng. Một trong những công cụ giúp công tác tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh mang lại hiệu quả cao là hạch toán kế toán nói chung, hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nói riêng. Trải qua thời gian học tập nghiên cứu lý luận tại trường ĐH KTQD cộng với quá trình đi sâu vào tình hình thực tế về công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm xí nghiệp may X19, em đã chọn đề tài: "Thực trạng, giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may X19 - Công ty 247- Quân chủng phòng không - không quân" làm chuyên đề kế toán trưởng của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm 2 phần chính: Phần I: Thực trạng tổ chức hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may X19 - Công ty 247 - Quân chủng phòng không - không quân. Phần II: Giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may X19 - Công ty 247- Quân chủng phòng không - không quân. Do thời gian và kiến thức còn có hạn nên chuyên đề không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em rất mong nhận được sự góp ý từ thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I Thực Trạng tổ chức hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may X19 - công ty 247 - quân chủng phòng không - không quân I. Khái quát chung về xí nghiệp may X19 1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của xí nghiệp Theo quyết định của Quân chủng phòng không - không quân, ngày 01/ 04 /1983. Xí nghiệp may X19 được thành lập dưới hình thức là một trạm may đo quân phục phục vụ nội bộ trong Quân chủng phòng không. Cùng với sự chyển đổi nền kinh tế nước ta từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Ngày 27/7/1993, xí nghiệp được Bộ Quốc phòng sắp xếp lại theo Nghị định 388 của chính phủ trở thành một doanh nghiệp nhà nước có TK và con dấu riêng: Xí nghiệp may X19 - Công ty 247- Quân chủng phòng không- không quân. (Vì tên xí nghiệp tương đối dài nên để tiện theo dõi em xin gọi tắt là xí nghiệp may X19). Để tiến hành sản xuất kinh doanh, xí nghiệp có một số lượng vốn nhất định bao gồm vốn cố định và vốn lưu động, các vốn chuyên dùng khác. Tình hình tài chính của xí nghiệp trong 3 năm gần đây có thể khái quát qua biểu sau: Biểu số 01: Cơ cấu tài sản Đơn vị: Triệu đồng chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Tài sản cố định 13.500 11.448 15.228 Tài sản lưu động 12.339 17.041 23.858 Tổng tài sản 25.839 28.489 39.086 Qua biểu ta có thể thấy tổng tài sản của xí nghiệp không ngừng tăng lên qua các năm. Trong khi đó tài sản lưu động của xí nghiệp năm sau đều cao hơn năm trước. Điều đó, chứng tỏ quy mô sản xuất kinh doanh của xí nghiệp ngày càng được mở rộng, đồng vốn được sử dụng có hiệu quả. Do có uy tín cao trên thị trường nên ngày càng có nhiều bạn hàng đến với xí nghiệp trong đó có những bạn hàng lớn và thường xuyên như: Bộ công an, Viện kiểm sát, Hải quan, Kiểm lâm.... Sản phẩm của xí nghiệp rất đa dạng với mẫu mã đẹp, chất lượng cao, giá cả hợp lý và phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng. Với mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, xí nghiệp đã mở rộng thị trường ra bên ngoài. Theo công văn số 1121058/GB ngày 21/07/1997 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp về đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu, xí nhiệp đã chủ động tìm kiếm các bạn hàng quốc tế. Tính đến nay, xí nghiệp đã xuất khẩu hơn 2.000.000 sản phẩm sang thị trường lớn như Châu Âu, Châu Mỹ.... Kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp một số năm gần đây được thể hiện qua biểu sau : Biểu số 02: Kết quả sản xuất kinh doanh Đơn vị :1000đ STT Các chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1 Tổng Doanh thu 29.076.587 30.990.127 32.798.270 2 Doanh thu hàng XK - 8.237.043 8.879.373 3 Nộp ngân sách 1.586.615 1.306.431 1.633.611 4 Lợi nhuận 1.105.573 922.199 1.119.267 5 Thu nhập bình quân của CBCNV 775 749 838 Qua biểu thấy: Tổng doanh thu của xí nghiệp tăng đều qua các năm.Trong đó, doanh thu hàng xuất khẩu cũng tăng qua 2 năm thực hiện xuất khẩu (năm 2002 chiếm 26,5% tổng doanh thu tăng lên 27,1% vào năm 2003). 2. Đặc điểm qui trình công nghệ, tổ chức sản xuất và cơ cấu quản lý của xí nghiệp may X19. 2.1. Đặc điểm về qui trình công nghệ. Có thể khái quát quy trình công nghệ của xí nghiệp may X19 qua sơ đồ sau: Sơ đồ 01: Quy trình công nghệ của xí nghiệp may X19 Khách hàng Nguyên liệu Kho nguyên liệu Kho sản phẩm Phân xưởng cắt Bộ phận KCS May và hoàn thiện sản phẩm Bộ phận Vắt sổ Quy trình này được bắt đầu từ việc ký kết hợp đồng với khách hàng. Căn cứ vào hợp đồng cụ thể, tuỳ theo các loại hàng được đặt may, xí nghiệp sẽ quyết định xem loại NVL nào phù hợp, NVL chính là các loại vải được xí nghiệp mua về nhập kho và một số ít trường hợp là do khách hàng mang đến. Căn cứ vào định mức NVL cho sản phẩm, vải sẽ được xuất kho đưa xuống phân xưởng cắt theo phiếu xuất kho. Phân xưởng cắt làm nhiệm vụ cắt theo số đo của từng người, đánh số ký hiệu theo phiếu đặt may; bán thành phẩm được chuyển cho bộ phận vắt sổ, sau đó chuyển cho các phân xưởng may tùy theo yêu cầu cụ thể từng loại sản phẩm. Tại các phân xưởng mỗi công nhân có trách nhiệm hoàn thiện bán thành phẩm và được giao căn cứ vào trình độ tay nghề và cùng với sự giám sát của nhân viên kỹ thuật tại phân xưởng. Trước khi nhập kho, thành phẩm phải được hoàn thiện ở công đoạn cuối cùng: Thùa khuyết, đính khuy, là phẳng sau đó qua nhân viên KCS kiểm tra. Sau khi sản phẩm hoàn thành nhập kho, tùy theo hợp đồng ký kết, xí nghiệp có thể giao tận nơi cho khách hàng hoặc giao cho khách ngay tại kho. Như vậy, quy trình sản xuất của xí nghiệp liên tục, trải qua nhiều giai đoạn kế tiếp nhau, sản phẩm của giai đoạn này là nguyên liệu của giai đoạn tiếp theo, sản phẩm được chia nhỏ cho nhiều người và cuối cùng ghép nối nguyên liệu khác nhau (chủ yếu là vải) hoặc một loại vải có thể may được nhiều mặt hàng khác nhau. Sản phẩm của xí nghiệp thường là sản phẩm đơn chiếc vì được may đo cho từng người theo số đo cụ thể. Do đó, đòi hỏi phải có sự theo dõi và kết hợp chặt chẽ giữa các khâu của qui trình sản xuất. 2.2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất Đối tượng chế biến của xí nghiệp may X19 là vải: Vải được cắt và may đo thành các chủng loại mặt hàng khác nhau. Xí nghiệp thực hiện công nghệ may theo 2 giai đoạn là cắt may và hoàn thiện sản phẩm. Khi vải được xuất kho xuống phân xưởng cắt theo phiếu xuất kho (ghi vào cuối ngày trên phòng kế toán), phân xưởng cắt làm nhiệm vụ thực hiện công nghệ cắt - đóng gói đơn chiếc bán thành phẩm, đánh số thứ tự theo từng đơn đặt hàng. Sau đó bán thành phẩm được chuyển đến 3 phân xưởng: Phân xưởng may I, phân xưởng may II và phân xưởng may cao cấp. Tại các phân xưởng này, mỗi công nhân phải hoàn thiện sản phẩm hoàn chỉnh. Cũng tại mỗi phân xưởng đó đều có nhân viên KCS kiểm tra chất lượng sản phẩm do phân xưởng sản xuất. Cuối ngày, thành phẩm được xuất xuống kho thành phẩm. Sơ đồ 02: Sơ đồ tổ chức sản xuất của xí nghiệp may X19 Phân xưởng mayII NVL Phân xưởng Cắt Phân xưởng May I Phân xưởng may cao cấp Kho thành phẩm Xuất trả khách hàng Phiếu xuất kho Ghi Vào cuối ngày Cắt, đóng gói, đánh số theo đơn đặt hàng Nhân viên KCS kiểm tra, đóng gói thành phẩm May hoàn thiện sản phẩm Xí nghiệp gồm có 3 phân xưởng may, 1 phân xưởng cắt và 1 kho thành phẩm. Phân xưởng cắt nhận kế hoạch và cắt theo phiếu may đo cho từng người, thực hiện công nghệ cắt thành bán thành phẩm chuyển giao cho các phân xưởng may. Phân xưởng cắt: Do đặc thù công ty may đo cắt theo đơn chiếc nên phân xưởng cắt có nhiều công nhân. Phân xưởng Có 95 người 01 quản đốc, 01 nhân viên thống kê, còn lại là công nhân cắt. Quản đốc: Quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất của phân xưởng, quản lý về quân số, ngày giờ làm việc và quản lý cả khả năng hoàn thành sản phẩm mà công nhân thực hiện được, nắm bắt trình độ tay nghề của từng công nhân. Thống kê phân xưởng: Nhận phiếu đo từ phòng kế hoạch giao cho công nhân ở phân xưởng. Sau khi hoàn thành bán thành phẩm mang xuống giao cho các phân xưởng may để hoàn thành. Trong quá trình nhận kế hoạch đến khi giao, mọi số liệu phải được ghi chép đầy đủ và trùng khớp. Công nhân: Được giao vải để hoàn thành bán thành phẩm của mình. - Phân xưởng may I: Nhận bán thành phẩm từ phân xưởng cắt, công nhân tiến hành may xong bán thành phẩm. Sau đó, thành phẩm được chuyển xuống kho sản phẩm. Phân xưởng có: 01 quản đốc có nhiệm vụ như quản đốc phân xưởng Cắt; 01 nhân viên thống kê: Nhận bán thành phẩm từ phân xưởng cắt giao trực tiếp cho công nhân, mọi số liệu phải được ghi chép đầy đủ và trùng khớp với thống kê phân xưởng cắt; 04 nhân viên kỹ thuật: Hướng dẫn công nhân may sau đó kiểm tra sản phẩm của công nhân khi hoàn thành; 255 công nhân trực tiếp: Hoàn thành nốt bán thành phẩm theo trình độ tay nghề. Hiện nay, theo phân công phân xưởng chủ yếu làm hàng xuất khẩu. - Phân xưởng may II: Có nhiệm vụ như phân xưởng may I. Phân xưởng có: 01 quản đốc; 04 nhân viên kỹ thuật; 190 công nhân trực tiếp: Hoàn thành nốt bán thành phẩm theo trình độ tay nghề. Trong đó, một nửa số công nhân làm hàng xuất khẩu, một nửa làm may đo. - Phân xưởng may cao cấp: Có nhiệm vụ giống như phân xưởng may I và may II nhưng phân xưởng may cao cấp chỉ hoàn thành những sản phẩm cao cấp hay những đơn đặt hàng đặc biệt như: Quần áo comple, áo măng tô, áo đông len hai lớp...Phân xưởng có 280 công nhân. - Kho sản phẩm: Có nhiệm vụ đóng gói, dán nhãn mác lên bao bì sản phẩm để cung cấp sản phẩm ra ngoài thị trường hoặc giao cho khách hàng. Kho có 01 thủ kho có chức năng quản lý kho thành phẩm cả về thành phẩm nhập kho và toàn bộ nhân viên của kho; 01 nhân viên thống kê: Nhận thành phẩm từ 3 phân xưởng may vào buổi chiều trong ngày, cuối giờ phải báo cáo cho lãnh đạo xí nghiệp biết về số lượng thành phẩm đã nhận xem có trùng khớp với 3 phân xưởng may hay không; 30 nhân viên kho: Đóng gói phân theo từng đơn vị đặt hàng sau đó chuyển giao cho khách hoặc cửa hàng. 2.3. Đặc điểm bộ máy quản lý. Xí nghiệp may X19 là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập thuộc Công ty 247 - Bộ Quốc phòng, bộ máy quản lý được tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, giám đốc công ty trực tiếp điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp, các phòng, ban, phân xưởng. Là một doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân, được tổ chức theo cấp quản lý và trực thuộc Quân chủng phòng không - không quân, bộ máy quản lý của xí nghiệp may X19 được tổ chức như sau: Sơ đồ 03: Mô hình bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh tại xí nghiệp may X19 Phó giám đốc Kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phòng Kế toán Phòng kỹ thuật Phòng KDXNK Phòng Chính trị Cửa hàng Kho sản phẩm PX May cao cấp PX May II PX May I PX Cắt Giám đốc Phòng Kế hoạch  Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: - Giám đốc Công ty: Được UBND thành phố Hà Nội và Bộ Quốc phòng - Quân chủng Phòng không ra quyết định bổ nhiệm, là đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu trách nhiệm chính về quản lý Nhà nước, quản lý kinh tế, sản xuất kinh doanh đối với Công ty theo chế độ một thủ trưởng giám đốc công ty còn là người chịu trách nhiệm và quản lý toàn bộ tài chính của công ty. Đồng thời cũng tham gia xem xét, kiểm tra, ký kết những chứng từ, sổ sách kế toán như hoá đơn bán hàng, sổ cái tài khoản. . . - Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: Chỉ đạo các công việc liên quan đến việc sản xuất, hướng dẫn công nghệ, phạm vi qui trình kỹ thuật, quản lý máy móc thiết bị. Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật cũng có trách nhiệm trong việc quản lý tài chính phục vụ cho kỹ thuật của công ty. Đồng thời, cũng tham gia ký kết nhiều hợp đồng mua bán, thanh lý máy móc, thiết bị v.v.. . - Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Tham gia các hoạt động kinh doanh thương mại của xí nghiệp, tiến hành các hoạt động chào hàng nhằm thu hút nhiều bạn hàng tiêu thụ sản phẩm. - Phòng Kinh doanh - xuất nhập khẩu: Có 1 trưởng phòng và 9 nhân viên chức năng chính là khai thác mua vật tư nguyên liệu, nghiên cứu tìm hiểu thị trường, ký kết các HĐKT, quảng cáo, tổ chức tiêu thụ sản phẩm, làm thủ tục hải quan khi xuất nhập khẩu hàng hoá, tham gia các hoạt động kinh doanh, thương mại của xí nghiệp, chịu trách nhiệm khai thác và mở rộng thị trường trong và ngoài nước, giao dịch với khách hàng, thực hiện việc tiếp thị, quảng cáo, tiến hành các hoạt động chào hàng nhằm thu hút nhiều bạn hàng tiêu thụ sản phẩm, đẩy mạnh các hoạt động bán hàng với hiệu quả cao nhất. - Phòng kỹ thuật: Có 1 trưởng phòng và 9 nhân viên chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác kỹ thuật, quản lý tiêu hao nguyên phụ liệu, định mức lao động, chất lượng từng loại sản phẩm; Tổ chức thiết kế, chế mẫu các loại sản phẩm theo ý tưởng khách hàng kết hợp với Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu đưa ra nhiều mẫu hàng đáp ứng được yêu cầu của người tiêu dùng; nghiên cứu cải tiến qui trình công nghệ để bảo đảm sản xuất đạt năng xuất cao; phối hợp với các bộ phận để giải quyết những khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm. - Phòng kế hoạch: Có 1 trưởng phòng và 8 nhân viên xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, đôn đốc và giám sát việc thực hiện kế hoạch ở các phòng, phân xưởng sản xuất. Cân đối vật tư cho sản xuất, giải quyết mọi vướng mắc về vật tư trong cả quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp; nắm và tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch báo cáo giám đốc và các cấp có thẩm quyền. - Phòng chính trị: Có 1 trưởng phòng và 5 nhân viên. Tiến hành giáo dục chính trị, tư tưởng trong xí nghiệp theo chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước; ban hành soạn thảo các qui định về mọi hoạt động có liên quan tới Đảng, công tác chính trị đoàn thể như: công đoàn, đoàn viên, thanh niên... góp phần làm cho xí nghiệp phát triển về mọi mặt; cùng các cấp lãnh đạo bồi dưỡng, đào tạo và tuyển chọn cán bộ để bố trí vào các cương vị lãnh đạo, động viên khen thưởng kịp thời những gương việc tốt. - Phòng kế toán: Có 1 trưởng phòng và 5 nhân viên. Chịu trách nhiệm quản lý và đưa vào sử dụng có hiệu quả nhất các loại vốn và quỹ xí nghiệp, thực hiện bảo toàn vốn; hướng dẫn các bộ phận của xí nghiệp mở các loại sổ sách và thực hiện chế độ thống kê, kế toán theo đúng Pháp lệnh kế toán thống kê. Tổ chức ghi chép hạch toán theo từng khoản mục, kiểm tra, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp; theo dõi đôn đốc việc thực hiện hoạt động kinh tế đã ký, các đơn đặt hàng đã được xác nhận. Thanh toán thu hồi công nợ đúng hạn, chủ trì việc khiếu nại của khách hàng. - Cửa hàng: Có nhiệm vụ giao dịch với khách hàng, xuất trả hàng và tiếp nhận đơn đặt hàng cho xí nghiệp. 3. Tình hình chung về tổ chức công tác hạch toán của xí nghiệp may X19. 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán Hiện nay, bộ máy kế toán tại xí nghiệp may X19 được tổ chức hình thức kế toán tập trung và tiến hành công tác kế toán theo hình thức nhật ký chung, phương pháp kế toán hàng tồn kho mà xí nghiệp áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, kỳ hạch toán của xí nghiệp là 1 tháng, sử dụng phương pháp khấu hao tuyến tính, đối tượng tính giá thành là sản phẩm hoàn thành, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. *Tại mỗi phân xưởng: Xí nghiệp đều bố trí các nhân viên thống kê, thông kê có nhiệm vụ theo dõi từ khâu nhập nguyên liệu, vật liệu đến khâu sản xuất và trả hàng cho khách hàng. Các nhân viên thống kê: - Thủ kho: theo dõi và báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn. Nguyên liệu, vật liệu của xí nghiệp. - Thống kê phân xưởng cắt: theo dõi chủng loại, số lượng nguyên liệu, vật liệu, đưa vào cắt bán thành phẩm theo từng ngày. Hàng ngày thống kê giao bán thành phẩm xuống ba phân xưởng may và theo dõi năng xuất lao động của từng công nhân phân xưởng cắt trong ngày. -Thống kê phân xưởng may: Tại mỗi phân xưởng may đều có 01 thống kê theo dõi tính năng xuất lao động của từng công nhân phân xưởng may trong ngày. Hàng ngày, nhận bán thành phẩm từ phân xưởng cắt giao cho từng công nhân rồi cuối ngày giao thành phẩm xuống kho thành phẩm. - Thống kê kho thành phẩm và cửa hàng: Theo dõi toàn bộ số lượng, chủng loại sản phẩm, mặt hàng đã sản xuất ra trong kỳ và nhập kho thành phẩm còn tồn lại trong kỳ hạch toán. *Tại phòng kế toán: Phòng kế toán gồm có 01 trưởng phòng và 5 nhân viên. + Trưởng phòng kế toán (Kiêm kế toán trưởng): Chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của xí nghiệp, điều hành công việc chung của phòng kế toán, xác định kết quả kinh doanh của xí nghiệp và lập báo cáo tài chính theo từng kỳ hạch toán. + Kế toán tổng hợp (Kiêm kế toán thanh toán): Chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả các số liệu do kế toán viên cung cấp, theo dõi các khoản công nợ của xí nghiệp... + Kế toán NLVL - CCDC (Kiêm kế toán tiền lương): Thực hiện tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Ngoài ra, kế toán trong kỳ hạch toán, tính toán phân bổ NLVL - CCDC xuất ra trong kỳ. + Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm (Kiêm kế toán thành phẩm và tiêu thụ): Có nhiệm vụ xây dựng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kết chuyển chi phí sản xuất vào giá thành sản phẩm, kết chuyển chi phí sản xuất vào giá thành sản phẩm. Ngoài ra, kế toán còn theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm và hạch toán tiêu thụ thành phẩm + Thủ quỹ: Quản lý các khoản vốn bằng tiền của xí nghiệp, phản ánh số hiện có tình hình tăng giảm vốn bằng tiền của xí nghiệp và tiến hành phát lương cho cán bộ công nhân viên xí nghiệp. Sơ đồ 04: Bộ máy kế toán tại xí nghiệp may X19 Trưởng phòng kế toán (Kế toán trưởng) Kế toán tổng hợp - Kế toán thanh toán Kế toán NLVL, CCDC - kế toán tiền lương Kế toán tập hợp CPSX, tính giá thành SP - TP và tiêu thụ thành phẩm Thủ quỹ Nhân viên thống kê PX và thủ kho Nhân viên thống kê kho TP và cửa hàng 3.2. Hình thức ghi sổ kế toán. Khi có các chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi vào sổ kế toán. Nghiệp vụ kế toán phát sinh nào liên quan đến các khoản thu- chi của xí nghiệp kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký đặc biệt. Những nghiệp vụ kế toán phát sinh khác, kế toán tiến hành ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. Sau đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung. Trên cơ sở nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi vào sổ cái tài khoản rồi từ đó tiến hành lập các bảng phân bổ, bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính. Sơ đồ 05: Trình tự ghi sổ kế toán Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra II. tình hình Thực tế tổ chức công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp may x19 1. Hạch toán thành phẩm 1.1. Đặc điểm thành phẩm và các quy định về quản lý thành phẩm *Đặc điểm thành phẩm: - Sản phẩm của xí nghiệp là quần áo, trang phục đông hè được may đo theo đơn đặt hàng là chủ yếu. Thành phẩm chỉ được giao cho khách sau khi hoàn thành ở bước công nghệ cuối cùng. - Sản phẩm của xí nghiệp rất đa dạng, được chia thành nhiều loại tùy theo từng ngành và từng đơn đặt hàng. Vì vậy, xí nghiệp luôn có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. - Sản phẩm của xí nghiệp là sản phẩm đơn chiếc vì được đo, cắt, may cho từng người theo từng số đo nhưng việc tiêu thụ lại theo từng lô hàng, trong một số ít trường hợp lại tiêu thụ đơn chiếc (Khách hàng đặt may lẻ). - Thành phẩm của xí nghiệp khi sản xuất xong không nhập kho mà chỉ tạm thời đưa vào kho để quản lý trong thời gian chờ khách hàng đến lấy hoặc chờ giao cho khách. Vì vậy, việc hạch toán thành phẩm và quản lý thành phẩm ở xí nghiệp tương đối đơn giản. * Các qui định về quản lý thành phẩm: - Sản phẩm của xí nghiệp được đưa vào kho hoặc giao ngay cho khách khi hoàn thành ở bước công nghệ cuối cùng. - Sản phẩm của xí nghiệp luôn được KCS kiểm tra chặt chẽ, chất lượng sản phẩm luôn đảm bảo và ngày càng được nâng cao. - Phòng Kế hoạch kinh doanh chịu trách nhiệm giám sát tình hình nhập - xuất - tồn kho, dự trữ thành phẩm về mặt hiện vật. 1.2. Hạch toán chi tiết thành phẩm Việc hạch toán chi tiết thành phẩm về hình thức được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song, nhưng thực tế do xí nghiệp không tiến hành nhập kho thành phẩm nên việc hạch toán hết sức đơn giản. - ở kho: Hàng ngày khi nhập xuất kho thành phẩm thủ kho ghi chép vào một quyển sổ theo chỉ tiêu số lượng. Đồng thời, nhân viên theo dõi thành phẩm ở phòng kế hoạch - kinh doanh cũng phản ánh tương tự trên sổ kho. - ở Phòng kế toán: Căn cứ vào báo cáo tồn kho cuối tháng trước và tình hình nhập - xuất trong tháng, tính toán tổng số lượng Xuất - Nhập - Tồn và đối chiếu với số liệu trên sổ kho, lập bảng kê Xuất - Nhập - Tồn thành phẩm. Biểu số 03: Bảng kê xuất - nhập- tồn thành phẩm Tháng 2 năm 2004 Kho: Đ/c Nga STT Tên sản phẩm, hàng hóa ĐVT Số liệu thống kê Số liệu kế toán TĐK Phát sinh TCK TĐK Phát sinh TCK N X N X 1 áo hè lễ phục chiếc 851 120 400 571 851 120 400 571 2 áo len TT " 452 712 555 609 452 712 555 609 ... .... .... .... ... .... ..... .... .... .... ..... 141 Mũ mềm kaki xanh chiếc 53 0 49 04 53 0 49 04 142 Mũ kêpi picô AN " 63 0 60 03 63 0 60 03 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 1.3. Hạch toán tổng hợp thành phẩm. Để hạch toán thành phẩm, xí nghiệp không sử dụng TK 155 - Thành phẩm mà tiến hành hạch toán trực tiếp trên các tài khoản khác liên quan: TK 154 - Chi phí SXKD dở dang TK 632 - GVBH. * Đối với thành phẩm do xí nghiệp tự sản xuất ra: - Xí nghiệp có qui trình sản xuất đơn giản, khép kín, có nhiều loại sản phẩm khác nhau và không có sản phẩm làm dở dang nên xí nghiệp đã áp dụng hình thức tính giá thành giản đơn. Giá thành của sản phẩm sản xuất ra chính là tổng chi phí thực tế phát sinh để sản xuất ra số sản phẩm đó. Để thuận tiện cho việc xác định giá vốn hàng bán, xí nghiệp đã qui đổi tất cả sản phẩm sản xuất ra về một loại sản phẩm gọi là sản phẩm qui chuẩn: áo chiết gấu theo bảng qui đổi Trong tháng 2/2004, xí nghiệp đã sản xuất được 110.241 sản phẩm qui đổi và có bảng tính giá thành như sau:  Biểu số 04: Bảng tính giá thành sản phẩm SL: 110.241 ĐV: đồng TT Khoản mục Sản phẩm đầu tháng Chi phí sản xuất trong tháng Sản phẩm cuối tháng Tổnggiá thành 1 Nguyên vật liệu trực tiếp - 747.938.856 - 747.938.856 2 Nhân công trực tiếp - 596.587.771 - 596.587.771 3 Chi phí sản xuất chung - 145.473.373 - 145.473.373 Cộng - 1.490.000.000đ - 1.490.000.000đ * Đối với số thành phẩm xí nghiệp thuê ngoài gia công: Khi nhập kho, xí nghiệp phản ánh trị giá thành phẩm nhập kho theo bút toán sau: Nợ TK 154 Có TK 331 * Đối với hàng hóa mua ngoài: Căn cứ vào các phiếu nhập kho hàng mua ngoài, kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 156 Có TK 331 Cuối tháng, căn cứ vào sổ nhật ký mua hàng để phản ánh vào sổ cái tài khoản 156. Sau khi xác định được giá thành của toàn bộ số hàng sản xuất trong tháng cùng với giá vốn của số hàng gia công và mua ngoài đã tiêu thụ, đồng thời căn cứ vào các hóa đơn bán hàng tập hợp được trong tháng kế toán sẽ xác định được giá vốn của số hàng tiêu thụ và phản ánh vào nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 632 1.101.962.708đ Có TK 154 1.101.962.708đ Căn cứ vào Nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản: TK 154, TK 632  Biểu số 05: Sổ cái Tên TK: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Số hiệu: TK 154 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Tháng 2/2004 233.597.849 28/2 X X Chi phí thuê ngoài sản xuất 02 331 43.012.200 X X Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu TT 03 621 747.938.856 X X Kết chuyển chi phí nhân công TT 03 622 596.587.771 X X Kết chuyển chi phí sản xuất chung 03 627 145.473.373 X X Kết chuyển GVBH 04 632 1.101.962.708 Cộng số phát sinh 1.533.012.200 1.101.962.708 DCK 664.647.341 Ngày..28. tháng..2.. năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị  Biểu số 06: Sổ cái Tên TK: Giá vốn hàng bán Số hiệu: TK 632 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK ĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 28/2 20 5/2 Giá vốn hàng bị trả lại 04 154 8.946.000 28/2 X X Trị giá thực tế TP, hàng hóa tiêu thụ 04 154 156 1.101.962.708 288.037.292 X X Kết chuyển giá vốn hàng bán 04 911 1.381.054.000 Cộng PS 1.390.000.000 1.390.000.000 Ngày..28.. tháng.2... năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm 2.1. Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm và các yêu cầu quản lý *Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm: Xuất phát từ phạm vi hoạt động, qui mô sản xuất và đặc điểm thành phẩm, quá trình tiêu thụ của xí nghiệp có những đặc điểm sau: - ở xí nghiệp, hình thức bán hàng chủ yếu là bán hàng trực tiếp thu tiền thanh toán sau một thời gian nhất định theo thoả thuận. - Thành phẩm của xí nghiệp được tiêu thụ chủ yếu ở thị trường miền Bắc theo các HĐKT ký kết. Việc bán hàng phát sinh ngay tại xí nghiệp. - Khi xuất giao thành phẩm cho khách, kế toán viết hóa đơn giá trị gia tăng đồng thời tổ chức giao hàng ngay tại kho của xí nghiệp và sau một thời gian nhất định khách hàng mới thanh toán hoặc cũng có thể khách hàng thanh toán ngay tiền hàng. - Trong một số trường hợp xí nghiệp tổ chức giao hàng tận nơi cho khách căn cứ vào hợp đồng. - Khách hàng của xí nghiệp là những khách hàng quen, có quan hệ lâu dài với xí nghiệp: Viện kiểm sát, quản lý thị trường, kiểm lâm... Nếu giá trị hợp đồng lớn thì khách hàng sẽ ứng trước tiền hàng. - Ngoài ra, xí nghiệp còn tổ chức vận chuyển thành phẩm vào tiêu thụ ở phía Nam thông qua chi nhánh và bán lẻ cho khách hàng thông qua cửa hàng tại xí nghiệp. - Để khuyến khích khách mua hàng, xí nghiệp có chế độ trích thưởng cho khách, mức trích căn cứ vào giá trị hợp đồng và phần chi phí này được hạch toán vào chi phí bán hàng. - Sản phẩm của xí nghiệp được kiểm tra chất lượng kỹ trước khi giao cho khách hàng nên trường hợp hàng bị trả lại rất ít khi xảy ra, chỉ phát sinh do sai số, viết phiếu đo không chính xác... - Các phương thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt, ngân phiếu, séc... - Kết quả SXKD của doanh nghiệp được xác định hàng tháng. *Các yêu cầu quản lý: Từ những đặc điểm trên, công tác quản lý quá trình tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh phải đáp ứng những yêu cầu sau: - Quá trình tiêu thụ được quản lý chặt chẽ từ khi ký kết hợp đồng tiêu thụ, giao hàng cho khách, thanh toán tiền hàng và xác định các khoản phải nộp cho nhà nước, sau đó xác định kết quả kinh doanh. - Thường xuyên kiểm tra các hợp đồng tiêu thụ cũng như việc thực hiện các chế độ chính sách có liên quan đến tiêu thụ thành phẩm. - Để thúc đẩy tiêu thụ thành phẩm, xí nghiệp còn đề ra những chính sách hỗ trợ tiêu thụ như: Nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành... Việc tìm kiếm khách hàng được xí nghiệp quan tâm đặc biệt. 2.2. Hạch toán doanh thu bán hàng. Theo chế độ kế toán qui định, xí nghiệp may X19 sử dụng Phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT làm chứng từ gốc, làm căn cứ để hạch toán doanh thu. Để phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, kế toán sử dụng tài khoản 511, 131. - Trường hợp khách hàng thanh toán ngay sau khi nhận được hàng thì hóa đơn được chuyển đến Phòng kế toán, thủ quĩ tiến hành thu tiền của khách, ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền” vào tờ hóa đơn. Đây là căn cứ để kế toán ghi vào sổ nhật ký thu tiền. - Trường hợp khách hàng mua chịu thì căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán phản ánh vào sổ nhật ký bán hàng và sổ chi tiết thanh toán với người mua. * Sổ nhật ký bán hàng: Được mở theo từng tháng đối với những khách hàng trả tiền chậm. Cuối tháng, căn cứ vào “Sổ nhật ký bán hàng”, kế toán lập “Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra” để làm căn cứ xác định số thuế GTGT phải nộp. * Sổ nhật ký thu tiền: Được mở theo từng tháng, dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của xí nghiệp trong đó có nghiệp vụ khách hàng trả tiền ngay sau khi nhận hàng hoặc trong trường hợp khách hàng trả chậm. Căn cứ để ghi nhật ký thu tiền là các phiếu thu và được ghi hàng ngày khi có nghiệp liên quan phát sinh theo từng cột. * Sổ chi tiết thanh toán với người mua: Do đặc điểm thành phẩm của xí nghiệp là quân phục, đồng phục phục vụ cho các đơn vị. Mặt khác, sản phẩm của xí nghiệp có thể cùng lúc đáp ứng nhu cầu cho một đối tượng khách hàng ở các tỉnh khác nhau.Ví dụ: Một loại hàng là áo len VKS thì có thể cung cấp cho khách hàng là VKS Yên Bái, VKS Hải Dương...Nên để thuận tiện trong việc theo dõi quan hệ thanh toán với khách hàng, xí nghiệp mở sổ chi tiết thanh toán với người mua (Sổ chi tiết TK 131). Sổ này được mở cho cả năm chi tiết cho từng loại khách hàng, mỗi tháng được theo dõi trên một hoặc một số trang sổ. * Sổ nhật ký chung: Xí nghiệp sử dụng sổ nhật ký đặc biệt và sổ chi tiết để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày liên quan đến quá trình tiêu thụ thành phẩm, nên đến cuối tháng chỉ cần căn cứ vào dòng tổng cộng trên “Sổ nhật ký bán hàng” phản ánh vào sổ cái TK 511 và căn cứ vào “Sổ chi tiết thanh toán với người mua” phản ánh vào sổ cái TK 131. Vì xí nghiệp tiêu thụ thành phẩm do xí nghiệp tự sản xuất ra là chủ yếu, trị giá hàng hóa mua về bán không nhiều nên xí nghiệp không mở các tài khoản cấp 2: Doanh thu bán thành phẩm và doanh thu bán hàng hóa mà phản ánh gộp cả hai loại doanh thu này. Cuối tháng sau khi tập hợp chi phí phát sinh trong tháng cùng với trị giá hàng hóa mua về để bán, kế toán xác định giá vốn hàng bán và phản ánh vào nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 632 1.390.000.000 Có TK 154 1.101.962.708 Có TK 156 288.037.292 * Sổ cái: Sổ cái được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong cả niên độ kế toán. Mỗi tài khoản được mở trên một số trang liên tiếp và được theo dõi trong từng tháng. Để phản ánh công tác hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán xí nghiệp mở sổ cái tài khoản: TK 511, TK 131. Biểu số 07: Sổ cái Tên TK: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số hiệu: TK 511 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có._.