Thực trạng đàm phán, ký kết & tổ chức thực hiện Hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty TECHà NộiOIMPORT

n quan đến hàng hoá và quyền sở hữu hàng hoá. Còn bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền hàng và tổ chức nhận hàng. *Một số đặc điểm của hợp đồng xuất nhập khẩu: - Chủ thể của hợp đồng xuất nhập khẩu là những cá nhân, những tổ chức nước ngoài có tư cách pháp nhân, có trụ sở của doanh nghiệp đóng ở các nước khác nhau. Các đại diện của các doanh nghiệp này có thể cùng quốc tịch và cũng có thể khác quốc tịch, thông thường là những người có quốc tịch khác nhau. - Luật điều chỉnh hợp đồng xuất nhập khẩu là luật của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu và những luật pháp trong điều ước quốc tế mà các bên thoả thuận hoặc cam kết thực hiện. - Ngôn ngữ trong hợp đồng xuất nhập khẩu có thể là ngôn ngữ của nước xuất khẩu, của nước nhập khẩu hoặc của nước thứ ba. Thông thường ngôn ngữ trong hợp đồng thương mại quốc tế là tiếng Anh. - Đồng tiền và phương tiện thanh toán: Thông thường là những đồng tiền mạnh có khả năng chuyển đổi toàn phần. Hiện nay chủ yếu dùng đồng dollaz Mỹ làm đồng tiền tính giá và thanh toán. - Phương thức thanh toán chủ yếu gồm: Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ, phương thức nhờ thu, phương thức chuyển tiền. Phương thức ghi sổ. 2. Tầm quan trọng của hợp đồng xuất nhập khẩu trong kinh doanh thương mại quốc tế: Hợp đồng mua bán ngoại thương có một vai trò hết sức quan trọng trong thương mại quốc tế, đối với quan hệ mua bán hàng hoá, sau khi các bên mua bán tiến hành giao dịch đàm phán có kết quả thì phải tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế. Như vậy hợp đồng mua bán ngoại thương sẽ ghi nhận những kết quả của việc giao dịch, đàm phán giữa các bên mua và bán trong đó nội dung của hợp đồng phải thể hiện đầy đủ quyền hạn và nghĩa vụ cụ thể của các bên tham gia ký kết. Mặt khác hợp đồng xuất nhập khẩu được thể hiện dưới hình thức văn bản và cũng là hình thức bắt buộc đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ở nước ta. Vì vậy, nó sẽ bảo đảm quyền lợi một cách tốt nhất cho các bên mua cũng như bên bán. Hơn nữa trong kinh doanh thương mại quốc tế lại có sự khác nhau về ngôn ngữ, chính trị, luật pháp, văn hoá, tôn giáo... do vậy hợp đồng dưới hình thức văn bản sẽ giúp cho các bên thống nhất được về mặt ngôn ngữ, tập quán, luật pháp... Ngoài ra kinh doanh thương mại quốc tế là một lĩnh vực kinh doanh phức tạp, chịu nhiều ảnh hưởng của các yếu tố kinh doanh trong và ngoài nước, ảnh hưởng của khả năng thực hiện, thiện trí của các bên tham gia ký kết mà có thể dẫn tới nhiều rủi ro, nhiều tranh chấp. Khi đó hợp đồng xuất nhập khẩu sẽ trở thành một bằng chứng quan trọng để tiến hành giải quyết các tranh chấp về mua bán xảy ra giữa các bên, đồng thời hợp đồng xuất nhập khẩu cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm tra thống kê việc thực hiện hợp đồng theo quy định chung của quản lý nhà nước. II. NGHIỆP VỤ ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU Khái niệm về đàm phán: Đàm phán là quá trình trao đổi ý kiến giữa các chủ thể của một xung đột, nhằm đi tới thống nhất về một quan niệm biện pháp và cách xử lý những bất đồng nào đó. 1.1.Đặc điểm của đàm phán: Đàm phán là quá trình tác động lẫn nhau giữa các chủ thể có lợi ích chung và lợi ích xung đột, nhằm tối đa hoá lợi ích chung và giảm thiểu sự xung đột về lợi ích giữa hai bên để đề ra được các giải pháp có thể chấp nhận cho các chủ thể đó. Nó vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật. 1.2. Các hình thức đàm phán: *Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: Là việc hai bên mua bán trực tiếp gặp gỡ nhau tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau rõ hơn để dễ dàng đi đến thống nhất những bất đồng. Hai bên gặp gỡ nhau trao đổi về mọi điều kiện giao dịch, về mọi vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán, là hình thức đàm phán đặc biệt quan trọng. Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín hoặc điện thoại đã kéo dài quá lâu mà không có kết quả. Nhiều khi đàm phán qua thư từ kéo dài nhiều tháng mới đi đến được việc ký kết hợp đồng. Trong khi đó đàm phán bằng gặp mặt trực tiếp chỉ 2-3 ngày là đã có kết quả. Hình thức đàm phán này thường được dùng khi hai bên có nhiều điều khoản phải giải thích cặn kẽ để thuyết phục nhau, khi đàm phán về những hợp đồng lớn, những hợp đồng có tính chất phức tạp. *Đàm phán qua điện thoại: Là việc sử dụng điện thoại để giao dịch. Ưu điểm của hình thức này là nhanh chóng giúp người đàm phán tiến hành đàm phán một cách khẩn trương đúng thời cơ cần thiết, kịp thời nhưng tốn kém thường phải hạn chế về thời gian. Do vậy, các bên không thể trao đổi chi tiết. Mặt khác giao dịch bằng điện thoại chỉ là hình thức giao dịch miệng nên không có căn cứ pháp lý như văn bản thư từ. Do vậy, chỉ dùng điện thoại trong những trường hợp thật cần thiết, khẩn cấp, sợ lỡ thời cơ. Khi sử dụng phương thức giao dịch này thì cần phải chuẩn bị chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cách chính xác. Sau khi trao đổi bằng điện thoại, cần có văn bản xác nhận nội dung đã đàm phán thoả thuận. Văn bản này có ý nghĩa pháp lý nếu đối tác xác nhận lại. *Đàm phán qua thư từ, điện tín: Là việc sử dụng thư, điện tín để giao dịch với khách hàng. Ưu điểm của hình thức này là đỡ tốn kém nhất, thường được sử dụng rộng rãi, có điều kiện để suy xét tính toán, tham khảo ý kiến của nhiều người khác, thậm chí cùng một lúc có thể giao dịch với nhiều nơi, gửi thư, gửi điện tín cho nhiều người. Nhưng nhược điểm của giao dịch bằng thư từ, điện tín là chậm, có thể cơ hội mua bán tốt sẽ bị lỡ. Việc sử dụng điện tín, fax khắc phục phần nào nhược điểm này. Thư từ, điện tín, fax là những văn bản có tính pháp lý về thương mại. Các bên quan tâm khai thác sơ hở, phát hiện chỗ yếu, chỗ mạnh để có đối sách có lợi cho mình. Có thể dùng cả khi khiếu nại hoặc dùng làm chứng cứ khi cần phải đưa ra xét xử trước pháp luật. Vì vậy, phải cẩn thận, chu đáo, không để đối phương lợi dụng sơ hở để khai thác. Ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu: Giai doạn đàm phán là bàn đạp để đi đến việc ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu. Nếu đàm phán có kết quả thì các bên tiến hành ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương. Nhưng trước khi ký kết hợp đồng thì chủ thể của hợp đồng cần phải nắm được nội dung và các điều khoản chủ yếu của hợp đồng, các loại hợp đồng xuất nhập khẩu, trình tự ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu để đạt được hiệu quả cao. 2.1.Nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán ngoại thương. *Nội dung của hợp đồng mua bán ngoại thương bao gồm: Phần mở đầu: gồm có - Tên và số hiệu của hợp đồng. - Ngày và nơi ký kết hợp đồng. - Tên và địa chỉ của các bên ký kết: Tên đơn vị, địa chỉ thư, tên điện tín, số điện thoại, số Fax, tên và chức vụ của người ký hợp đồng. - Cam kết ký hợp đồng. Các điều khoản của hợp đồng: Có hai loại điều khoản + Điều khoản chủ yếu: Là điều khoản nếu một bên trong hợp đồng không thực hiện thì bên kia có quyền huỷ hợp đồng và bắt phạt bên gây thiệt hại. Theo điều 50 luật thương mại Việt nam. Các điều khoản chủ yếu là: Tên hàng Chất lượng Giá cả Thời hạn giao hàng Địa điểm giao hàng Thanh toán + Điều khoản thứ yếu: Tức nếu một bên vi phạm hợp đồng thì bên kia không có quyền huỷ hợp đồng mà chỉ có quyền đòi hỏi bên kia thực hiện và bắt phạt. Gồm các điều khoản: Số lượng, bao bì ký mã hiệu, điều kiện bảo hành, bảo dưỡng, điều kiện bất khả kháng, điều kiện khiếu nại trọng tài. Phần ký kết: - Hợp đồng làm thành mấy bản, mỗi bên giữ mấy bản, có hiệu lực pháp lý như nhau. Hiệu lực của hợp đồng từ lúc nào. Bên bán, bên mua ký. Các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thương. Điều khoản về tên hàng (Commodity): Nêu tên hàng, đặc tính và chủng loại hàng là đối tượng của hợp đồng. Tên hàng thường gọi, tên khoa học, nơi sản xuất, hãng sản xuất (vd: Tủ lạnh Mitshubishi- Nhật), nhãn hiệu (vd: TV Hitachi- Nhật), công dụng của hàng (vd: Máy sấy tóc Fuji- Nhật). Có thể ghi số hạng mục của hàng in trong danh mục hàng thống nhất hoặc có thể ghi kết hợp một số điểm ở trên. Điều khoản về số lượng (Qualtity of Goods): Xác định bằng các đơn vị số lượng (number), trọng lượng (weight), khối lượng, chiều dài, diện tích (area)... Trọng lượng (weight) để tính các loại hàng như ngũ cốc, cao su, đường, than, quặng, kim loại... Khối lượng dùng để tính các mặt hàng như gỗ. Số lượng thường được tính bằng chiếc, cái đối với các mặt hàng máy móc, quần áo, thiết bị, đồng hồ... Nếu đóng trong bao thì tính bằng chai, hộp, kiện, hòm. Điều khoản về chất lượng (Quality of Goods): Chất lượng hàng ghi trong hợp đồng là tổng các đặc tính, các quy cách, tác dụng, công suất, hiệu suất... nói lên mặt "chất" của hàng, nghĩa là xác định các tính chất hữu ích bên trong và hình thái bên ngoài của hàng hoá, bao gồm các thuộc tính tự nhiên và ngoại hình của hàng đó. Trong hợp đồng mua bán, chất lượng là cơ sở để hai bên mua và bán đàm phán về giao nhận hàng và quyết định giá cả của hàng hoá. Nếu chất lượng không phù hợp với thoả thuận, bên mua có quyền đòi bồi thường thiệt hại sửa chữa, thay thế hàng đến mức có thể từ chối nhận hàng và huỷ bỏ hợp đồng. Điều khoản về bao bì đóng gói và ký mã hiệu (Packing and Marking): Trong điều khoản này các bên giao dịch thường phải đàm phán với nhau về những vấn đề yêu cầu chất lượng, giá cả của bao bì. + Phương pháp xác định số lượng bao bì: Thường dùng một trong hai phương pháp sau: - Quy định chất lượng bao bì phù hợp với phương thức vận tải nào đó. - Quy định cụ thể về bao bì + Phương pháp xác định giá cả bao bì: Bao gồm các phương pháp sau: - Giá cả bao bì tính vào giá cả của hàng hoá. - Giá cả bao bì do bên mua trả tiền riêng. - Giá cả bao bì tính như giá cả của hàng hoá. + Ký mã hiệu: Là những ký mã hiệu, hàng chữ hướng dẫn sự giao nhận, vận chuyển, bảo quản hàng hoá. Yêu cầu của ký mã hiệu là: - Được viết bằng sơn, mực không phai, không nhoè. - Phải dễ đọc, dễ thấy. - Có kích thước lớn hơn hoặc bằng 2cm. - Không làm ảnh hưởng đến phẩm chất của hàng hoá. - Phải dùng màu đen hay màu tím với hàng hoá thông thường, màu đỏ với hàng hoá nguy hiểm, màu cam với hàng hoá độc hại, bề mặt ký mã hiệu phải bào nhẵn. - Phải được viết theo thứ tự nhất định. - Ký mã hiệu phải được kẻ ít nhất trên hai mặt giáp nhau. Điều khoản về giao hàng (Shipment or Delivery): Là những điều kiện quy định chất lượng của người bán và người mua trong việc đưa hàng tới địa điểm giao hàng và từ địa điểm giao hàng tới đích đến quy định, chi phí các bên phải chịu và xác định thời điểm chuyển rủi ro và tổn thất về hàng hoá từ người bán sang người mua. Tức là điều khoản này xác định chi phí về vận tải từ người bán (người xuất khẩu) đến người mua (người nhập khẩu) và phân định rủi ro tổn thất giữa các bên. Trong đó nêu rõ: - Thời hạn giao hàng: Là thời hạn mà người bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. - Địa điểm giao hàng: Việc chọn lựa địa điểm giao hàng có liên quan chặt chẽ đến phương thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao hàng. - Phương thức giao hàng: Quy định việc giao nhận được tiến hành tại một nơi nào đó là giao nhận sơ bộ hoặc giao nhận cuối cùng. Điều khoản về giá cả (Price clause): Đây là điều khoản trung tâm của hợp đồng do vậy các bên mua bán đều tranh thủ đạt giá có lợi cho mình.Trong điều khoản này cần xác định: Đơn vị tiền tệ của giá cả, mức giá, phương pháp quy định giá, giảm giá, điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng. - Đồng tiền tính giá: Trong mua bán ngoại thương giá cả được đo lường bằng đồng tiền của nước người bán, của nước người mua hoặc của nước thứ ba. Thông thường là đồng có khả năng chuyển đổi mạnh như đồng đôla Mỹ (USA), đồng bảng Anh (GBP), đồng Demac Đức (DEM). - Phương pháp định giá: Giá cả có thể được xác định ngay trong lúc ký kết hợp đồng. Cũng có thể xác định trong thời gian hiệu lực của hợp đồng hay vào lúc thực hiện hợp đồng. Tùy theo cách xác định mà phân biệt thành các loại giá sau: Giá xác định ngay, giá quy định sau, giá có thể xét lại hoặc giá di động. - Xác định mức giá: Giá trong hợp đồng mua bán ngoại thương là giá quốc tế. - Giảm giá: Trong thực tế mua bán có rất nhiều loại giảm giá. + Xét về nguyên nhân giảm giá có: *Giảm giá do trả tiền sớm. *Giảm giá do mua với số lượng lớn. *Giảm giá thời vụ. *Giảm giá do hoàn lại hàng mà trước đó đã mua. + Nếu xét về cách tính toán có các loại giảm giá: *Giảm giá đơn. *Giảm giá kép. *Giảm giá luỹ tiến. *Giảm giá tặng thưởng. Điều khoản về thanh toán (Payment, Settlement): Thanh toán là vấn đề quan trọng trong mua bán ngoại thương nó liên quan trực tiếp đến quyền lợi cũng như mục đích của các bên tham gia vào hợp đồng. Trong điều khoản này cần quy định những vấn đề. *Đồng tiền thanh toán: Việc thanh toán tiền hàng có thể được thực hiện bằng đồng tiền của nước xuất khẩu, của nước nhập khẩu hay của nước thứ ba. Đôi khi trong hợp đồng còn cho người nhập khẩu có quyền thanh toán bằng các loại ngoại tệ khác tuỳ theo sự chọn lựa của mình. Đồng tiền trong thanh toán hàng hoá được gọi là đồng tiền thanh toán. Đồng tiền thanh toán có thể trùng hoặc không trùng với đồng tiền tính giá. *Thời hạn thanh toán: Có thể trả ngay, trả trước hoặc trả sau hoặc có thể kết hợp các loại hình đó với nhau trong một hợp đồng. *Phương thức thanh toán: Gồm các phương thức chủ yếu. - Phương thức nhờ thu. - Phương thức tín dụng chứng từ. - Phương thức chuyển tiền. - Phương thức ghi sổ... *Các chứng từ thanh toán: Bao gồm hoá đơn thương mại, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận số lượng và chất lượng, giấy chứng nhận kiểm dịch, phiếu đóng gói, chứng từ bảo hiểm. Điều khoản bảo hành (Warranty): Trong điều khoản này phải thể hiện được hai yếu tố: *Thời hạn bảo hành: Phải quy định rõ ràng. *Nội dung bảo hành: Nghĩa là việc người bán cam kết trong thời hạn bảo hành hàng hoá sẽ phải bảo đảm về chất lượng, đặc điểm kỹ thuật phù hợp với quy định của hàng hoá với điều kiện người mua phải thi hành nghiêm chỉnh sự hướng dẫn của người bán về sử dụng và bảo dưỡng. Nếu trong giai đoạn đó người mua phát hiện thấy khuyết tật của hàng hoá thì người bán phải sửa chữa miễn phí hoặc giao hàng thay thế. Điều khoản phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty): Trong điều khoản này đôi bên phải thoả thuận với nhau những biện pháp sẽ được thực hiện một khi hợp đồng không thực hiện được (toàn bộ hay một phần) do lỗi của một trong hai bên. Trong điều khoản cần nêu: *Các trường hợp bị phạt: - Phạt do chậm giao hàng. - Phạt do chậm thanh toán. - Phạt do giao hàng không phù hợp về số lượng hoặc chất lượng. *Mức độ phạt và bồi thường thiệt hại. Điều khoản về bảo hiểm (Insurance): Trong điều khoản này hai bên phải thoả thuận ai là người mua bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm cần mua. Thông thường điều kiện đó phụ thuộc vào các điều kiện cơ sở giao hàng (cần ghi rõ theo Incoterms 1991 hay theo Incoterms 2001). Điều khoản về bất khả kháng (Force majeure): Là những trường hợp xảy ra với lý do khách quan, nằm ngoài tầm kiểm soát của các bên tham gia hợp đồng. Do đó bên đương sự được miễn trách một phần hay toàn bộ về thực hiện nghĩa vụ của hợp đồng. Trong đó phải nêu được ba yếu tố: - Các sự kiện tạo nên bất khả kháng. - Thủ tục ghi nhận bất khả kháng. - Hệ quả của bất khả kháng. Điều khoản về khiếu nại (Claim): Là việc một bên yêu cầu bên kia phải giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra hoặc về sự vi phạm điều đã được cam kết giữa hai bên. Thông thường là những khiếu nại về việc: giao hàng không đúng số lượng, chất lượng như đã thoả thuận, về chứng từ hoặc về tiến độ giao hàng. Nội dung cơ bản của điều khoản khiếu nại gồm các vấn đề về thể thức khiếu nại, thời hạn khiếu nại, quyền hạn và nghĩa vụ của các bên, cách thức giải quyết khiếu nại. Điều khoản về trọng tài (Arbitration): Trong điều hoản này cần quy định rõ các nội dung sau: - Ai là người đứng ra phân xử (trọng tài nào?, thành lập ra sao? Tổ trọng tài hay toà án quốc gia) để giải quyết tranh chấp giữa các bên giao dịch khi những tranh chấp này không thể giải quyết bằng con đường thương lượng. - Địa điểm tiến hành trọng tài. - Trình tự tiến hành trọng tài. - Luật áp dụng để xét xử. - Chấp hành tài quyết. Điều khoản về hiệu lực của hợp đồng: Trong điều khoản này các bên có thể thoả thuận về việc hợp đồng có hiệu lực từ lúc: - Hợp đồng có hiệu lực từ lúc người bán nhận được thông báo từ ngân hàng của mình về việc L/C đã được mở hoặc khi đã trả tiền ứng trước. - Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký. - Hợp đồng có hiệu lực kể từ lúc cơ quan có quyền lực phê chuẩn. Phương pháp ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương: Ký kết hợp đồng là quá trình mà hai bên cùng xác nhận những điều khoản đã được thoả thuận thống nhất trong quá trình đàm phán. Song tuỳ theo từng điều kiện của hợp đồng kinh tế ngoại thương mà việc ký kết có thể được thực hiện bằng một trong các hình thức sau: - Hợp đồng một văn bản: Hai bên cùng ký kết vào một hợp đồng mua bán ngoại thương trong đó ghi rõ nội dung mua bán, mọi điều kiện giao dịch đã thoả thuận và có chữ ký của hai bên. - Hợp đồng gồm nhiều văn bản như những điện báo, thư từ giao dịch. Chẳng hạn, hợp đồng gồm hai văn bản như đơn chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua hoặc đơn đặt hàng của người mua và chấp nhận của người bán. Bên cạnh đó cũng cần có sự thoả thuận thống nhất với nhau tất cả mọi điều khoản trước khi ký kết. Bởi một khi đã ký kết rồi thì việc thay đổi một điều khoản nào đó sẽ rất khó khăn và bất lợi. Văn bản hợp đồng thường do một bên soạn thảo, do đó trước khi ký kết bên kia phải xem xét một cách kỹ lưỡng, cẩn thận đối chiếu với những điều khoản đã thoả thuận trong đàm phán. Ngoài ra trong hợp đồng cần được trình bày một cách sáng sủa, phản ánh đúng nội dung đã được thoả thuận, không để tình trạng mập mờ, dễ suy luận theo nhiều cách khác nhau không có lợi cho mình. Hợp đồng nên đề cập đến nhiều vấn đề, tránh tình trạng phải áp dụng tập quán để giải quyết những điểm hai bên không đề cập đến. Những điều khoản trong hợp đồng phải được xuất phát từ những đặc điểm của hàng hoá mua bán, từ những điều kiện của hoàn cảnh tự nhiên, xã hội và quan hệ giữa hai bên. Trong hợp đồng không có những điều khoản trái với luật lệ hiện hành của nước người bán hoặc nước người mua, người đứng ra ký kết phải là người đúng thẩm quyền. Ngôn từ để xây dựng nên hợp đồng là thứ ngôn ngữ mà cả hai bên cùng thông thạo. Hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với các đơn vị xuất nhập khẩu của ta trong quan hệ với các nước. Hình thức hợp đồng bằng văn bản là hình thức tốt nhất trong việc bảo vệ quyền lợi của hai bên. Nó xác định rõ ràng quyền lợi và nghĩa vụ của bên mua và bên bán, tránh được những hiểu lầm do không thống nhất về quan niệm. Ngoài ra hình thức văn bản còn tạo thuận lợi cho thống kê, theo dõi, kiểm tra việc ký kết và thực hiện hợp đồng. Thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu: Sau khi hợp đồng xuất nhập khẩu đã được ký kết, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu với tư cách là một bên ký kết phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc rất phức tạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời bảo đảm được quyền lợi quốc gia và bảo đảm uy tín kinh doanh của đơn vị. Nghĩa vụ cơ bản của bên bán là giao hàng, chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho người mua theo quy định của hợp đồng. Bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng theo quy định của hợp đồng. Do đó, các bên phải tranh thủ những điều kiện có lợi cho mình trước hết là tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh. *Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu. - Xin giấy phép xuất khẩu (sau khi có quota hoặc không cần quota). - Giục mở L/C và kiểm tra L/C. - Chuẩn bị hàng giao. - Thuê tàu (lưu cước, khoang, giữ chỗ). - Kiểm nghiệm, kiểm dịch hàng hoá. - Làm thủ tục hải quan. - Giao hàng (ở cảng, ở ga) cho người vận tải. - Mua bảo hiểm hàng hoá (nếu bán CIF). - Nhận tiền thanh toán - Giải quyết khiếu nại, trọng tài (nếu có). *Trình tự thực hiện hợp đồng nhập khẩu: - Xin giấy phép nhập khẩu (sau khi có quota hoặc không cần quota). - Mở L/C khi bên bán báo hàng sẵn sàng để giao. - Đôn đốc người bán giao hàng theo đúng hợp đồng. - Uỷ thác thuê tàu hoặc tự thuê tàu (nếu trong hợp đồng quy định). - Mua bảo hiểm hàng hoá (nếu trong hợp đồng quy định). - Làm thủ tục hải quan. - Giao nhận hàng với chủ tàu và cảng. - Kiểm tra số lượng, chất lượng. - Thanh toán hợp đồng. - Khiếu nại (nếu có). CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TECHNOIMPORT I.GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TECHNOIMPORT 1. Sự hình thành và phát triển của Công ty xuất nhập khẩu Thiết bị toàn bộ và kỹ thuật (Technoimport)- Bộ Thương Mại Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật, tiền thân là Tổng Công ty Nhập khẩu thiết bị toàn bộ và trao đổi kỹ thuật, thành lập ngày 28/01/1959 theo quyết định số 28/Bộ Ngoại Thương/QT/TCCB. Đây là doanh nghiệp Nhà nước đầu tiên được thành lập để hoạt động trong lĩnh vực tham mưu kinh tế đối ngoại và nhập khẩu các công trình thiết bị kỹ thuật cho mọi ngành của đất nước. Ngày 9/11/1989 Bộ Kinh tế Đối ngoại có quyết định số 739/KTĐN/TCCB đổi tên thành Tổng Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật. Cùng với nhà nước chuyển sang nền kinh tế thị trường, Công ty cũng bắt đầu hoạt động theo cơ chế mới từ năm 1989. Dù gặp nhiều khó khăn và còn bỡ ngỡ với cơ chế mới nhưng Công ty đã có những đổi mới và hoạt động ngày càng có hiệu quả. Các hoạt động của Công ty trở nên đa dạng hơn, phong phú hơn, phạm vi hoạt động được mở rộng trong cả nước và ở nhiều khu vực trên thế giới. Năm 1996 Tổng Công ty được thành lập lại theo quy định số 105 Bộ thương mại ngày 22/05/1996 trở thành Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật (tên giao dịch quốc tế Technoimport) với số vốn ban đầu là 18.851 triệu đồng và số vốn hiện nay là 31.000 triệu đồng hoạt động hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị trường với nhiều loại hình kinh doanh phong phú và đa dạng. Công ty tiếp tục phát huy thế mạnh truyền thống và kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu các công trình thiết bị toàn bộ và kỹ thuật, coi trọng công tác tư vấn đầu tư thương mại giúp các địa phương và các ngành trong việc hiện đại hoá đầu tư chiều sâu các công trình hiện có, tính toán hiệu quả đầu tư và nhập khẩu thiết bị toàn bộ cho các dự án mới, mở rộng và đa dạng nhiều mặt hàng xuất nhập khẩu để đáp ứng nhu cầu của thị trường, gắn kinh doanh với sản xuất để tạo thêm nguồn hàng xuất khẩu, tăng cường hợp tác liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế khác. 2.Chức năng và nhiệm vụ của Technoimport 2.1. Chức năng của Công ty: Công ty Technoimport là một doanh nghiệp thương mại đối ngoại nên chức năng chính là tổ chức lưu thông hàng hoá thông qua trao đổi mua bán giữa trong nước và nước ngoài. Cụ thể hơn là Công ty chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu nên có thể hiểu chức năng chính là tổ chức lưu thông hàng hoá thông qua trao đổi mua bán xuất nhập khẩu giữa bên Công ty và các đối tác trong và ngoài nước. 2.2.Nhiệm vụ của Công ty Technoimport: Nhiệm vụ chính của Công ty là nhập khẩu các thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻ nguyên vật liệu dưới sự uỷ thác của các ngành, các Bộ, các địa phương... Ngoài ra Công ty còn nhập khẩu tự doanh tức là nhập khẩu các loại hàng hoá phục vụ cho tiêu dùng dựa trên nhu cầu của thị trường và xuất khẩu uỷ thác một số sản phẩm nông nghiệp. 3. Cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của Công ty Technoimport 3.1. Cơ cấu tổ chức: Trụ sở chính của Công ty TECHNOIMPORT là trung tâm tư vấn đầu tư và thương mại ở16-18 Tràng Thi, Hà Nội. Ngoài ra, còn có các chi nhánh ở Việt Nam đặt tại Hải Phòng, Đà Nẵng, TP HCM cùng nhiều văn phòng đại diện ở nước ngoài. Đứng đầu là Tổng giám đốc với chức năng quản lý, điều hành phối hợp chung mọi hoạt động của Công ty. Dưới đó là 3 phó Tổng giám đốc làm nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý, điều hành những bộ phận này. Ngoài ra còn có các bộ phận: Tổ chức cán bộ, kế hoạch tài chính, phòng hành chính quản trị, trung tâm tư vấn đầu tư và thương mại, các phòng XNK tại Hà nội với các lĩnh vực kinh doanh khác nhau. (Xem sơ đồ Cơ cấu tổ chức của Technoimport- phần phụ lục). Cơ cấu tổ chức của TECHNOIMPORT là một chỉnh thể thống nhất, quan hệ mật thiết với nhau nhằm thực hiện các mục tiêu chung của Công ty. Các tổ chức trong Công ty liên kết, phối hợp chặt chẽ với nhau nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của từng đơn vị cũng như của toàn Công ty. 3.2. Cơ chế hoạt động: Để tồn tại thích nghi và phát triển trong nền kinh tế thị trường nhiều thành phần, TECHNOIMPORT cũng như nhiều doanh nghiệp khác đều ý thức được điều quan trong là phải thoả mãn nhu cầu khách hàng, duy trì thị phần và nâng cao lợi nhuận. Ban lãnh đạo TECHNOIMPORT đã quyết định trao quyền tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh cho các đơn vị của Công ty. Các đơn vị phải tự nghiên cứu thị trường, tìm bạn hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng, tổ chức thực hiện các khâu giao nhận vận chuyển, thủ tục hải quan, thanh toán. Trước khi ký hợp đồng, các đơn vị phải dự thảo hợp đồng và phương án sử dụng vốn và gửi sang phòng kế hoạch tài chính. Các hồ sơ phải được đệ trình lên tổng giám đốc phê duyệt và ký. Khi có chữ ký của Tổng giám đốc thì các đơn vị mới được phép rút vốn từ ngân hàng. Theo quy đinh 91/CP đối với HĐNK TBTB có giá trị từ 5-10 triệu USD phải được đệ trình để hội đồng thẩm định Nhà nước phê duyệt. Hợp đồng từ 10 triệu USD trở lên thì Thủ Tướng Chính phủ phê duyệt theo đề nghị của hội đồng thẩm định Nhà nước. Hợp đồng có giá trị lớn nhưng dưới 5 triệu USD phải được Bộ Thương mại, các cơ quan chủ quản và Bộ Tài Chính phê duyệt. 4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua Trong thời gian qua mặc dầu thị trường luôn có sự biến động hết sức phức tạp song nhìn chung hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn luôn đạt được những kết quả đáng khích lệ. Để đạt được những kết quả đó, trước hết phải nói rằng đó là cả một sự nỗ lực phấn đấu của toàn Công ty cũng như của mỗi cán bộ nhân viên trong Công ty mà cụ thể là: Công ty đã luôn bám sát theo dõi mọi diễn biến của thị trường, thực hiện các biện pháp thâm nhập và phát triển thị trường không ngừng duy trì và mở rộng thị trường truyền thống, thâm nhập vào các thị trường mới một cách có hiệu quả. Bên cạnh đó Công ty cũng chú trọng quan tâm tới công tác tiếp thị, khai thác các mặt hàng nhằm mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Qua (Bảng1- phần phụ lục) ta thấy tổng doanh thu của Công ty qua các năm là rất lớn, lớn nhất là vào năm 2001 với doanh thu thực hiện là 452,367 tỷ đồng và năm 1998 thấp nhất là 356,71 tỷ đồng. So sánh tổng doanh thu năm 2001/2000 ta thấy doanh thu tăng với số tiền là 22,624 tỷ đồng tương ứng là 103,5% so với năm 2000. Doanh thu thuần của Công ty tăng dần qua các năm: Năm 1998 là 354,526 tỷ đồng, năm 1999 là 407,186 tỷ đồng, năm 2000 là 426,993 tỷ đồng và năm 2001 là 441,856 tỷ đồng. Tổng kim nghạch XNK hàng hoá của Công ty trong một số năm được thể hiện qua (Bảng 2- phần phụ lục) cho thấy: Đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty trong khi tổng kim ngạch hàng năm trước đây luôn ở mức lớn hơn 120 triệu USD thì trong bốn năm gần đây chỉ đạt trên dưới 100 triệu USD. Đây vẫn có thể coi là một thành tích đáng kể của doanh nghiệp bởi doanh nghiệp không còn được độc quyền xuất nhập khẩu máy móc thiết bị toàn bộ như trước nữa. Sự giảm sút trong kim nghạch xuất nhập khẩu cũng như một số chỉ tiêu kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây có thể được lý giải bởi một số lý do khách quan: việc Nhà nước sửa đổi cơ chế chính sách xuất nhập khẩu tạo ra sự thiếu đồng bộ khiến một số khâu như thủ tục Hải quan, nộp thuế, vận tải... phức tạp và phiền hà gây tốn kém và suy sụp của rất nhiều nền kinh tế trong đó có rất nhiều nước là bạn hàng và là thị trường của Công ty. Cuộc khủng hoảng này gây nên rất nhiều sự tiêu cực đối với hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Technoimport nói riêng. Tỷ giá USD có biến động, biên độ giao động lớn (10%) đã tạo nên cơn sốt ngoại tệ dẫn đến có nhiều dự án trước đây được ngân hàng bảo lãnh nhưng sau đó bị từ chối, do đó mặc dầu Technoimport đã ký kết được hợp đồng để xuất nhập khẩu hàng hoá uỷ thác cho hàng chục công trình trị giá lớn cũng bị mất không. II. THỰC TRẠNG ĐÀM PHÁN KÝ KẾT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUÂT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TECHNOIMPORT 1. Đối với công tác đàm phán: Trước hết Công ty xác định thời gian và địa điểm đàm phán. Tuỳ từng loại hợp đồng mà Công ty xác định việc đàm phán tại Việt nam hay ở nước ngoài, thông thường thì Công ty thoả thuận đàm phán tại Việt nam. Tiếp theo đó là công tác tiếp đón, bố trí nơi ăn nghỉ cho bên đối tác và quan trọng nhất là công tác chuẩn bị nhân sự cho đoàn đàm phán. Thường thì đoàn đàm phán của Công ty bao gồm: Trưởng đoàn, cán bộ phiên dịch và các thành viên khác. Việc lựa chọn các thành viên cho đoàn đàm phán, trước hết Công ty căn cứ vào trình độ ngoại thương của họ đồng thời cũng căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá và thị trường giao dịch. Nếu mặt hàng có liên quan đến máy móc thiết bị kỹ thuật thì nhất thiết trong đoàn đàm phán phải có ít nhất một cán bộ kỹ thuật, sau đó mỗi thành viên sẽ được giao những nhiệm vụ nhất định như điều tra về thị trường, văn hoá, tôn giáo của phía bên kia. Các thông tin này Công ty thường thu thập chủ yếu từ báo chí, từ phòng Thương mại và Công nghiệp Việt nam, hoặc từ các văn phòng đại diện của Công ty ở nước ngoài nếu Công ty có văn phòng đại diện tại nước của bên đối tác tham gia đàm phán. Bước tiếp theo Công ty tiến hành dự trù kinh phí cho việc đàm phán. Để dự trù nguồn kinh phí này, Công ty thường dựa trên các chỉ tiêu như: Tính chất của cuộc đàm phán, số lượng các công việc phải đàm phán, khối lượng các thương vụ, đối tượng khách hàng. Bước cuối cùng Công ty tiến hành đặt ra các mục tiêu cho cuộc đàm phán như: Thu hồi lợi nhuận tốt nhất có thể được, tạo lập các mối quan hệ làm ăn mới. Công ty thường tiến hành các bước giao dịch chủ yếu sau: * Trong trường hợp Công ty là nhà xuất khẩu: Với tư cách là nhà xuất khẩu, khi giao dịch với các đối tác Công ty thường tiến hành các bước công việc sau: Chào hàng: Trong bước này Công ty tiến hành soạn thảo một bản chào hàng (bằng tiếng Anh) và gửi đến._.