Thực trạng công tác tổ chức hạch toán Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cao Su Sao Vàng

không hoàn lại của Đảng và Chính phủ Trung Quốc. Năm 1992, với những thành tích đã đạt được trong suốt hơn 30 năm hoạt động, theo quyết định số 645/QĐ-CNNg, ngày 27/8/1992 của Bộ Công Nghiệp Nặng đổi tên nhà máy thành công ty CSSV. Ngày 15/5/1993 Công ty được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số108462 và chính thức đi vào hoạt động như một doanh nghiệp nhà nước. Công ty CSSV chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng cao su và các chế phẩm từ cao su. Với những nỗ lực và kết quả đạt được Công ty CSSV đã được Đảng và Nhà Nước tặng nhiều phần thưởng cao quí, nhiều bằng khen và cờ của cơ quan cấp trên về những đóng góp xuất sắc trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, đặc biệt công ty đã được chính phủ trao tặng huân trương “Lao động hạng nhất” về thành tích xuất sắc trong 10 năm đổi mới. Vừa qua công ty đã chính thức được cấp chứng chỉ ISO 9002 của tập đoàn BVQI Vương Quốc Anh * Về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty : Công ty CSSV có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng cao su phục vụ nhu cầu cao su của trong và ngoài nước. Các sản phẩm cao su của công ty bao gồm: Thành phẩm, bán thành phẩm...Với đề tài này em chỉ xem xét sản phẩm là thành phẩm. Ngày nay khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường, công ty CSSV được tự chủ trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán độc lập, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty mình, chỉ báo cáo với tổng công ty về kết quả hoạt động kinh doanh hàng qúy. 2. Đặc điểm bộ máy quản lý kinh doanh * Mô hình cơ cấu tổ chức hoạt động quản lý kinh doanh của công ty theo mô hình cơ cấu trực tuyến - chức năng. Lệnh của giám đốc sẽ được truyền đạt theo hệ thống trực tuyến. Đứng đầu công ty là Ban giám đốc công ty, bao gồm Giám đốc và 5 phó giám đốc phụ trách chuyên môn với nghiệp vụ quản lý vĩ mô. Tiếp theo là các phòng ban chức năng, và phía dưới là các xí nghiệp thành viên với nhiệm vụ sản xuât các sản phẩm theo kế hoạch của Ban giám đốc. (Xem sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý trang bên) Để quản lý việc tiêu thụ có nhiều bộ phận cùng phối hợp tham gia, song để hạch toán thì phòng kế toán tài chính đảm nhận, cụ thể là bộ phận kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Vì vậy, công tác tiêu thụ đảm bảo chặt chẽ và hiệu qủa. 3. Đặc điểm bộ máy kế toán và công tác tổ chức hạch toán kế toán 3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán được tổ chức thành các bộ phận theo chức năng cung cấp thông tin của từng phần hành kế toán. Như vậy, phương thức tổ chức bộ máy kế toán là theo phương thức cơ cấu chức năng. Phòng kế toán có 17 người đảm nhiệm các phần hành toán Bao gồm:Kế toán TSCĐ, kế toán thu chi tiền mặt, kế toán TGNH, kế toán xây dựng cơ bản, kế toán nguyên vật liệu, kế toán tập hợp và tính giá thành, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. (Xem sơ đồ trang bên) Với cơ cấu tổ chức như trên bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, ghi chép đầy đủ kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở tất cả các phần hành kế toán nói chung và phần hành kế toán tiêu thụ nói riêng, cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác giúp người quản lý ra quyết định đúng đắn. 3.2. Đặc điểm công tác tổ chức hạch toán kế toán của Công ty: a. Chế độ kế toán áp dụng. Công ty CSSV áp dụng hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp theo quy định của Bộ tài chính như sau: - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 năm dương lịch. - Kỳ kế toán: Theo quý - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: Đồng Việt Nam - Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: theo tỷ giá hiện hành do Ngân hàng Việt Nam công bố. - Phương pháp kế toán tài sản cố định: Nguyên tắc đánh giá: Theo nguyên giá và giá trị hao mòn. Phương pháp khấu hao áp dụng: Phương pháp tính khấu hao được áp dụng là phương pháp khấu hao theo đường thẳng, theo bảng khấu hao đã được cục quản lý vốn và tài sản Nhà Nước thành phố Hà Nội phê duyệt. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Phương pháp giá thực tế thành phẩm nhập kho kết hợp với phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp hạch toán giá trị hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. b. Hệ thống sổ kế toán sử dụng. Căn cứ vào chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành, căn cứ vào quy mô đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý cũng như trình độ kế toán của Công ty và các điều kiện thiết bị vốn có, bắt đầu từ ngày 1/1/1996 Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký- Chứng Từ. Tương ứng với hình thức sổ kế toán trên, hệ thống sổ kế toán sử dụng tại Công ty bao gồm: - Sổ Nhật ký chứng từ: ở công ty hiện nay sử dụng các sổ NK-CT như: NKCT số 1, NKCT số 2, NKCT số 7…Tuy nhiên, đối với phần hành kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm, công ty không sử dụng NK-CT 8. - Sổ cái: Công ty mở sổ cái cho tất cả các tài khoản sử dụng: Sổ cái 511, 155, 632, 641, 642… - Bảng kê: Được sử dụng cho mọi đối tượng cần bổ xung chi tiết như: Bảng kê ghi Nợ TK 111, 112, Bảng kê chi phí theo phân xưởng… Từ bảng kê số liệu cuối tháng được ghi vào Nhật ký chứng từ có liên quan. - Bảng phân bổ: Sử dụng với những khoản chi phí phát sinh thường xuyên, có liên quan đến nhiều đối tượng cần phải phân bổ (tiền lương, vật liệu,khấu hao..) Các chứng từ gốc trước hết tập trung vào Bảng phân bổ, cuối tháng dựa vào bảng phân bổ chuyển vào các Bảng kê và Nhật ký chứng từ liên quan. - Sổ chi tiết: Dùng để theo dõi các đối tượng hạch toán cần hạch toán chi tiết: Sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ chi tiết tiêu thụ… Trình tự ghi sổ tại công ty CSSV được khái quát theo sơ đồ sau: (xem trang sau) c.Về tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng hầu hết tất cả các khoản trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp trừ các tài khoản 611,631,451,157,159. B. Công tác Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty cao su sao vàng I.Kế toán thành phẩm 1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý thành phẩm. Thành phẩm của công ty được sản xuất và tiêu dùng đa dạng về chủng loại. Số lượng mỗi chủng loại lớn, có trên 1000 loại sản phẩm khác nhau. Trong đó các sản phẩm chủ yếu bao gồm: lốp xe đạp, lốp xe máy, săm xe đạp, xe máy, ô tô. Ngoài ra còn có các loại: băng tải công nghiệp, joăng cao su, dây curoa, ủng bảo hiểm lao động, lốp máy bay nhưng số lượng sản xuất không nhiều. Trong đó lốp ô tô chiếm tỉ trọng lớn về doanh thu (khoảng 60%) Sản phẩm của công ty CSSV chủ yếu là thành phẩm, một số ít là bán thành phẩm vì hầu hết chúng đều được hoàn thành ở giai đoạn cuối cùng của quy trình công nghệ, được kiểm nghiệm đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật. Với đề tài này, em chỉ xét sản phẩm là thành phẩm. Do công ty có nhiều loại sản phẩm chủ yếu và thứ yếu, để thuận tiện cho công việc hạch toán, quản lý thành phẩm, thành phẩm của công ty được chia ra nhiều làm nhiều loại, trong mỗi loại chia làm nhiều nhóm, trong từng nhóm được chia thành từng thứ. Ví dụ loại thành phẩm lốp xe đạp có các nhóm 650,660,680... trong nhóm 650 có các thứ thành phẩm 650 đen, 650 đỏ... Thành phẩm của công ty được quản lý và hạch toán chặt chẽ, đầy đủ về số lượng, chất lượng và giá trị để tránh mọi tổn thất. Thành phẩm được quản lý vừa ở kho công ty vừa ở kho xí nghiệp. Công tác quản lý chất lượng được giao xuống từng phòng: Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ chủ yếu về cơ khí kỹ thuật, lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch sản xuất hàng năm; Phòng kỹ thuật cao su có nhiệm vụ sản xuất các loại cao su; Phòng KCS chịu trách nhiệm về toàn bộ chất lượng, kiểm tra chất lượng; Phòng tiếp thị bán hàng của công ty nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm, xem xét việc tiêu thụ sản phẩm, quản lý chặt chẽ việc nhập, xuất, tồn kho thành phẩm trên cả hai chỉ tiêu số lượng và chất lượng, đảm bảo số lượng sản phẩm sản xuất ra đủ cho tiêu thụ và dự trữ, tránh tình trạng ứ đọng vốn, hàng tồn đọng lâu trong kho. Phòng Kế toán – tài chính (bộ phận Kế toán tiêu thụ): Ghi chép và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, giám đốc, kiểm tra tình hình thực hiện công tác, nhiệm vụ kế toán thành phẩm. 2. Phương pháp tính giá thành phẩm. Thành phẩm nhập, xuất, tồn kho được xác định theo giá thành thực tế. Công việc này được thực hiện hàng tháng vào cuối mỗi tháng, theo từng xí nghiệp và cho từng loại sản phẩm. tập hợp chi phí và tính giá thành tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung của tổng số sản phẩm sản xuất trong kỳ để tính ra tổng giá thành sản xuất thực tế và giá thành sản xuất thực tế đơn vị của từng sản phẩm ở từng xí nghiệp. Căn cứ vào giá thành đơn vị do bộ phận kế toán giá thành chuyển sang, Kế toán tiêu thụ lấy làm căn cứ xác định giá thành sản phẩm nhập kho. Từ đó xác định giá thành thực tế thành phẩm xuất kho. * Giá thành thực tế thành phẩm xuất kho được xác định như sau: Thành phẩm xuất kho trong tháng nào thì được ghi theo giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm nhập kho trong tháng đó (tháng xuất), kể cả đối với những thành phẩm tồn kho từ những tháng trước, tháng này được tiêu thụ. Tuy nhiên cuối năm tính lại giá thành thành phẩm xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Riêng tháng 12, giá thành thực tế thành phẩm xuất kho được xác định bằng cách: chênh lệch giữa giá thành thực tế thành phẩm xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền và giá thành thực tế thành phẩm xuất kho của 11 tháng trước được tính cho tháng 12. Giá thành thực tế thành phẩm (i) xuất kho trong tháng = Số lượng thành phẩm (i) xuất kho trong tháng x Giá thành thực tế thành phẩm (i) nhập kho trong tháng Ví dụ : Số lượng TP lốp XM 250-174 PRHR1 xuất trong tháng 5 là:20.267 chiếc; giá thành thực tế nhập kho trong tháng 5 là: 39.132,18 đồng. Giá thành thực tế TP lốp XM 250-174 PRHR1 xuất kho trong tháng 5: 20.267 x 39.132,18 = 793.091.892 đ Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ Giá thực tế TP tồn đầu năm Giá thực tế TP nhập trong năm Số lượng TP tồn đầu năm Số lượng TP nhập trong năm + + Ví dụ: Giá thực tế TP lốp XM 250-174 PRHR1 tồn đầu năm là:555.069.144 đ, giá thực tế nhập trong năm là: 116.370.985.900 đ. Số lượng lốp XM 250-174 PRHR1 tồn đầu năm: 20.456 chiếc, nhập trong năm: 2.893.552 chiếc. 555.069.144 Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ 116.370.958.900 20.456 2.893.552 + + = 40.125,5 đ. Phần chênh lệch của tháng 5: 20.267 x ( 40.125,5 – 39.132,18 ) = 20.131.616,41 đ này sẽ được tính cho giá thực tế hàng xuất trong tháng 12. Để đảm bảo yêu cầu quản lý thành phẩm ở công ty một cách chẽ, khoa học, vừa theo dõi vừa phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng loại thành phẩm về cả số lượng lẫn giá trị, xác định được trách nhiệm của từng người trong từng khâu quản lý. Công tác kế toán thành phẩm tại công ty CSSV được tổ chức như sau: Kế toán chi tiết thành phẩm do bộ phận kho và phòng tiếp thị bán hàng đảm nhận. Phòng kế toán chỉ thực hiện hạch toán tổng hợp thành phẩm, sau đó đối chiếu với phòng tiếp thị bán hàng. 3. Kế toán chi tiết thành phẩm tại công ty: Việc hạch toán chi tiết thành phẩm được thực hiện đồng thời ở kho và phòng tiếp thị bán hàng theo phương pháp thẻ song song (ở phòng kế toán chỉ thực hiện hạch toán tổng hợp). - Các chứng từ được sử dụng tại công ty trong hạch toán thành phẩm bao gồm: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ... *Tại kho: - Khi nhập kho thành phẩm : + Các sản phẩm sau khi hoàn thành ở các bước công nghệ cuối cùng (khâu lưu hoá) sẽ được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng, nếu đạt tiêu chuẩn quy định thì được đóng dấu xác nhận và được nhập kho thành phẩm. Hàng ngày, các xí nghiệp trực tiếp sản xuất có sản phẩm nhập kho sẽ làm thủ tục nhập kho. Khi nhập thành phẩm vào kho công ty, thủ kho xí nghiệp viết “Phiếu nhập kho”, người nhập mang thành phẩm và phiếu nhập lên kho công ty. Thủ kho công ty có trách nhiệm đối chiếu giữa số liệu ghi trên phiếu nhập kho và số lượng hàng thực nhập. Sau đó thủ kho và người nhập ký xác nhận vào phiếu nhập kho. “Phiếu nhập kho” chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng, gồm 2 liên: Liên 1: lưu gốc tại quyển Phiếu nhập kho ở kho công ty. Là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho. Liên 2: gửi lên phòng tiếp thị-bán hàng để ghi “Thẻ kho” và lập “Bảng kê thành phẩm nhập kho” theo từng xí nghiệp. Ví dụ: Ngày 02 / 5/ 2002, tiến hành nhập kho thành phẩm của xí nghiệp 1. Phiếu nhập kho được viết như sau: Biểu 1: Phiếu nhập kho thành phẩm (Ngày 02 tháng 5 năm 2002) MS: 023 Số: 152 Họ tên người giao hàng: Xí nghiệp 1 Nhập tại kho : Thành phẩm công ty STT Tên, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng thực nhập 1 Lốp XM 250-174 PRHR1 13 Chiếc 4000 Cộng 4000 Ngưòi giao hàng Thủ kho công ty + Công tác hạch toán: Để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, tại kho thủ kho dùng thẻ kho ( xem biểu 5 ). Thẻ kho được mở hàng tháng và cho từng loại thành phẩm. Cách ghi “Thẻ kho” như sau: Số tồn đầu tháng: Căn cứ vào số tồn cuối tháng trước chuyển sang số tồn đầu tháng này. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho (liên). Thủ kho kiểm tra tính hợp lý rồi tiến hành nhập kho. Đến cuối ngày thủ kho ghi vào phần nhập kho trên thẻ kho và căn cứ vào số xuất trong ngày để tính ra số tồn cuối ngày, đến cuối tháng tính ra tồn kho cuối tháng. - Khi xuất kho thành phẩm: Người có nhu cầu về thành phẩm sẽ viết giấy đề nghị xuất hàng. Trên giấy đề nghị xuất hàng nêu rõ yêu cầu về loại thành phẩm, số lượng. Giám đốc công ty hoặc trưởng phòng tiếp thị bán hàng căn cứ vào yêu cầu của khách hàng sẽ ra Lệnh xuất kho. Nhân viên phòng tiếp thị bán hàng căn cứ vào đó lập “Phiếu xuất kho” để chuyển cho thủ kho xuất kho thành phẩm. Trên “Phiếu xuất kho” ghi rõ số lượng hàng xuất và đơn giá bán của thành phẩm bán. “Phiếu xuất kho” được viết làm 2 liên: Liên 1: Lưu ở phòng tiếp thị bán hàng làm căn cứ ghi thẻ kho. Liên 1: Chuyển sang phòng kế toán làm căn cứ viết “Hoá đơn GTGT”. Biểu 2: Phiếu xuất kho thành phẩm (Ngày 03 tháng 5 năm 2002) MS : 064 Số : 139 Thuế GTGT : 10% Họ tên người nhận: Công ty cao su Minh Thành Địa chỉ : Thanh Xuân Xuất tại kho : Kho thành phẩm Ghi chú : HĐ số 11478 STT Tên hàng và quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 … LốpXM 250-174 PRHR1 … Chiếc … 2000 … 41.000 … 82.000.000 …. Cộng 2000 82.000.000 Tiền thuế GTGT: 8.200.000 Tổng tiền thanh toán: 90.200.000 Người nhận hàng Người viết phiếu T/L Thủ trưởng đơn vị Trường hợp xuất kho hàng hoá đi tiêu thụ, liên 2 của “phiếu xuất kho” được khách hàng mang tới phòng kế toán làm thủ tục thanh toán: +Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ lập “phiếu thu” làm 3 liên: Liên 1 lưu tại quyển; liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho thủ qũy để thực hiện việc thu tiền sau đó chuyển cho kế toán tiêu thụ, kế toán kết hợp với “phiếu xuất kho” để ghi hoá đơn GTGT. +Nếu khách hàng thanh toán chậm, căn cứ vào phiếu xuất kho cùng với hợp đồng mua bán hàng hoá giữa khách hàng và công ty để lập hoá đơn GTGT. “Hoá đơn GTGT” được viết thành 3 liên. Liên 1: lưu tại phòng kế toán. Liên 2: khách hàng giữ làm căn cứ ghi sổ của đơn vị mình. Liên 3: giao cho thủ kho để xuất hàng và ghi vào “Thẻ kho”. Trên Hoá đơn GTGT ghi rõ số lượng, đơn giá, số tiền, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán và có đầy đủ chữ ký của: người mua hàng, người viết hoá đơn, kế toán trưởng và thủ trưởng và thủ trưởng đơn vị. Khách hàng cầm hoá đơn (liên 2) xuống kho để nhận hàng, thủ kho đối chiếu hoá đơn, xuất kho, ghi Thẻ kho (phần xuất). Sau đó chuyển cho kế toán tiêu thụ để đối chiếu, kiểm tra, phân loại hoá đơn, ghi vào “ bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra” (xem biểu 6). Biểu3 : Hoá đơn gtgt Liên 1: Lưu (Ngày 03 tháng 5 năm 2002) N0: 11478 - Đơn vị bán hàng : Công ty Cao Su Sao Vàng - Địa chỉ : 221- Nguyễn Trãi - Tài khoản số : 0100100625 - Họ tên người mua : Giang Minh Sơn - Đơn vị : Công ty cao su Minh Thành - Địa chỉ : Thanh Xuân Mã số thuế: 01003862693 - Phiếu thu: Séc số: Phiếu xuất số: 139 STT Tên hàng và quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Lốp XM 250-174 PRHR1 ....................................... Chiếc ...... 2000 ............ 41.000 ........... 82.000.000 ................. Cộng 2000 82.000.000 Cộng tiền hàng: 82.000.000 Thuế GTGT( 10%): 8.200.000 Tổng tiền thanh toán: 90.200.000 (Bằng chữ:...chín triệu,hai trăm nghìn đồng chẵn). Người mua hàng Người viết hoá đơn Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ghi rõ họ tên) Với lượng thành phẩm di chuyển từ kho này sang kho khác trong nội bộ công ty như xuất thành phẩm cho chi nhánh cao su Thái Bình, cho nhà máy Pin-Cao su Xuân Hoà hoặc hàng đưa đi triển lãm khi chưa được khách hàng chấp nhận, kế toán chỉ viết Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” mà không theo dõi trên sổ. Khi sổ hàng này được khách hàng chấp nhận, kế toán mới lập “Hoá đơn GTGT” (mẫu trên) và tiến hành ghi sổ. Phần hàng còn lại được mang về nhập kho. Biểu 4: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Ngày 6 tháng 5 năm 2002) Căn cứ lệnh điều động số 157 ngày 6 tháng 5 năm 2002 của phòng Tiếp thị bán hàng- công ty Cao Su Sao Vàng về việc xuất kho thành phẩm. Họ tên người vận chuyển : Trần Anh Tuấn. Xuất tại kho : Thành phẩm. Nhập tại kho : Nhà máy pin Xuân Hoà. Số TT Tên, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Lốp xe đạp 650 đỏ 01 Chiếc 50 50 15840 792000 Cộng 792000 Viết bằng chữ: Bảy trăm chín mươi hai ngàn đồng. PT bộ phận sử dụng (ký, họ tên) PT cung tiêu (ký, họ tên) Người nhận (ký, họ tên) Với trình tự luân chuyển chứng từ nhập, xuất thành phẩm và cách ghi Thẻ kho như trên, mẫu của thẻ kho như sau: Biểu 5: Thẻ kho thành phẩm Tháng 5 /2002 (Từ ngày 01/5/2002 đến 31/5 năm 2002) Tên vật tư, hàng hoá: Lốp XM 250-174 PRHR1 Tồn đầu tháng : 14.614 Số chứng từ Tên, địa chỉ khách hàng ĐVT Số lượng Ngày N X HĐ N X T 02/5 03/5 10/5 … 152 155 ..... 139 11478 XN 1 Công ty Minh Thành Dung Cty Thiên An ....... Chiếc Nt Nt ... 4.000 2.000 ..... 2.000 …. 18.614 16.614 18.614 … Cộng 16.767 20.267 11.114 Số dư cuối kỳ: 11.114 *Tại phòng kế hoạch: Cùng với kho, phòng Tiếp thị bán hàng cũng mở Sổ chi tiết thành phẩm có mẫu giống với thẻ kho của thủ kho lập chỉ khác ở chỗ phòng kế hoạch lập và theo dõi trên máy vi tính. Hàng ngày khi nhận được “Phiếu nhập kho” do thủ kho mang đến nhân viên giữ thẻ kho ghi vào phần nhập của “Thẻ kho”. Đồng thời, phòng tiếp thị bán hàng còn lập “Bảng kê thành phẩm nhập kho” cho từng xí nghiệp, theo dõi số lượng thành phẩm nhập kho trong ngày và tổng cộng cả tháng. Biểu 6: Bảng kê thành phẩm nhập kho (trích) Xí nghiệp cao su số 1 (Tháng 5 năm 2002) Đvt: chiếc Tên thành phẩm Số lượng nhập kho trong ngày Cộng N1 N2 … N10 ... N29 N30 1. Lốp XM 250-174 PRHR1 4.000 2.000 .... ... 16.767 2.SămXM 225/250-17 TR 4A 18.000 ... .... 30.000 42.257 3. Lốp XM 226 2M ... 2.571 3.200 ... 4.010 4.810 ....... .... .... ... .... .... ... .... .... Cuối tháng, phòng tiếp thị bán hàng đối chiếu với thủ kho số lượng nhập, xuất, tồn trên thẻ kho. 4. Kế toán tổng hợp Thành phẩm tại công ty. Để theo dõi chi tiết, tỉ mỉ tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm về mặt hiện vật (số lượng). Kho và phòng tiếp thị bán hàng có nhiệm vụ thực hiện công việc này. Tuy nhiên, để phản ánh tổng quát tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm về mặt giá trị thì công việc này do phòng Kế Toán thực hiện. Như vậy phòng kế toán thực hiện hạch toán tổng hợp thành phẩm. * Để theo dõi, Kế toán dùng tài khoản 155 “ Thành phẩm”. *Nội dung và quy trình hạch toán tổng hợp từ các chứng từ đến sổ sách tại phòng kế toán như sau: Hàng ngày, từ các “Hoá đơn GTGT” (liên 1) kế toán phân loại hoá đơn theo từng thành phẩm và ghi vào “ Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra” theo thứ tự phát sinh của chứng từ. Biểu 7: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra (Tháng 5 năm 2002) Mã số : 01001254 Seri : 4B Tên cơ sở kinh doanh : Công ty Cao Su Sao Vàng Địa chỉ : 231 Nguyễn Trãi, Quận Thanh Xuân, Hà Nội Tên sản phẩm Số lượng Doanh số chưa thuế Thuế GTGT 1.Lốp XM 250-174 PRHR 1 2.Săm XM 225/250-17 TR 4A 3.Lốp XĐ 650 đỏ 4.Lốp ô tô 900 – 20 … 20.267 50.407 203.058 1847 … 854.096.996 725.752.950 3.220.818.094 2.104.623.400 … 85.409.699,6 72.575.295 322.081.809,4 210.462.340 …. Cộng 9.859.385.661 985.938.566,1 Cuối mỗi tháng, căn cứ vào “Bảng kê thành phẩm nhập kho”, “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra” kết hợp với “bảng tính giá thành thực tế”( mẫu và nội dung bảng này sẽ được đề cập trong phần kế toán giá vốn hàng bán) của từng loại thành phẩm do bộ phận giá thành cung cấp, bảng này tính giá thực tế thành phẩm nhập kho từ sản xuất, kế toán lập “Bảng Nhập- Xuất- Tồn kho thành phẩm”.Trên bảng này thành phẩm được theo dõi trên cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị Cách ghi sổ này như sau: -Phần tồn đầu tháng: Căn cứ vào “bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn thành phẩm” tháng trước, kế toán tính ra số tồn cuối tháng trước và chuyển ghi vào phần tồn đầu tháng của bảng kê này cho cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá thành thực tế theo công thức sau : Tồn cuối tháng = Tồn đầu tháng + Nhập trong tháng - Xuất trong tháng và được tính riêng biệt cho từng loại thành phẩm. -Phần nhập trong tháng: Căn cứ vào “bảng kê thành phẩm nhập kho”, phần cộng số lượng của từng loại thành phẩm để ghi vào cột số lượng trong phần nhập. Đồng thời căn cứ vào ‘bảng tính giá thành thực tế” do bộ phận giá thành cung cấp, ghi vào hai cột: giá thành đơn vị và tổng giá thành thực tếcủa từng loại thành phẩm. -Phần xuất trong tháng: Căn cứ vào “bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra”, từ cột số lượng ghi vào cột số lượng của bảng kê. Từ “bảng tính giá thành thực tế” vào cột giá thành đơn vị, từ đó xác định tổng giá trị thực tế hàng xuất trong kỳ. - Cuối tháng, máy tự động tính ra số tồn cuối kỳ. Biểu 8:Bảng nhập-xuất-tồn kho thành phẩm ( xem trang sau) Sau khi lên “Bảng nhập- xuất- tồn kho thành phẩm”, kế toán tiến hành đối chiếu nhập- xuất- tồn với “Thẻ kho” của phòng tiếp thị bán hàng. Ta có thể khái quát quy trình luân chuyển chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm theo sơ đồ sau: Biểu 9: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho thành phẩm (1)Thành phẩm sau khi qua bộ phận KCS được đóng gói và nhập kho xí nghiệp. (2) Thủ kho xí nghiệp làm thủ tục nhập thành phẩm vào kho công ty. “Phiếu nhập kho” do thủ kho xí nghiệp viết thành 2 liên (3a) 1 liên thủ kho công ty giữ để ghi “Thẻ kho”. (3b) 1 liên giao cho phòng tiếp thị bán hàng ghi “Thẻ kho” và lập “Bảng kê thành phẩm nhập kho’ hàng ngày theo từng xí nghiệp. (4) Cuối tháng, kế toán thành phẩm lấy “Bảng kê thành phẩm nhập kho” về để ghi chép. Thành phẩm Phòng TT-BH -BH Kế toán Kho xí nghiệp Thủ kho xí nghiệp Kho công ty Thủ kho công ty (1) (2) (3b) (3a) Thẻ kho Phiếu nhập kho Thẻ kho, Bảng kê thành phẩm nhập kho Bảng N-X-T kho Tp (4) Biểu 10: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho thành phẩm. Phòng TT - BH - Kế toán tiêu thụ Khách hàng 1.Giấy đề nghị 2.Phiếu xuất kho 3.Phiếu thu Thủ quỹ Thủ kho KT tiền mặt Phiếu thu Phiếu xuất kho, Thẻ kho Hoá đơn GTGT,bảng kê HĐXKTP Thẻ kho (1) (2a) (2b) (3) (4) (1) Phòng tiếp thị bán hàng đánh “Phiếu xuất kho” làm 2 liên: 1liên lưu, 1 liên giao cho khách hàng làm thủ tục thanh toán. (2a,b): Kế toán tiền mặt viết “Phiếu thu”( nếu khách hàng thanh toán ngay) khách hàng cầm phiếu này nộp tiền cho thủ quỹ. (3): Khách hàng mang “Phiếu xuất kho” và “Phiếu thu” cho kế toán tiêu thụ, kế toán tiêu thụ viết “Hoá đơn GTGT” làm 3 liên: 1 liên lưu để ghi vào “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra”, 2 liên giao cho khách hàng. (4): Khách hàng giữ 1 liên, 1 liên thủ kho giữ ghi “Thẻ kho” sau đó giao hàng cho khách rồi chuyển cho kế toán tiêu thụ. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu lên sổ cái cho tài khoản 155 như sau: +Từ “Bảng tính giá thành thực tế” của thành phẩm nhập kho trong tháng do bộ phận giá thành chuyển sang, lấy cột tổng cộng ghi vào cột Có TK 154 và Nợ TK 155. +Từ “Bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại” ( biểu 19, phần các khoản giảm trừ doanh thu), lấy cột tổng cộng ghi vào cột Có TK 632 và Nợ TK 155. +Phần cộng có TK 155: Số liệu được lấy từ cột tổng giá thành (phần xuất trong kỳ) của bảng “Nhập-Xuất-Tồn kho thành phẩm” theo quan hệ đối ứng: Nợ TK 632, Có TK 155. Biểu 11: Sổ cái tài khoản 155 Năm 2002 Số dư đầu kỳ: Nợ: 216.856.284.071 Có: Ghi có các TK Cộng T1 … T5 …. T12 154 632 10.000.038.471 218.000.000 Cộng Nợ 10.218.038.471 Cộng Có 9.664.798.708 Dư Nợ Dư Có 5.828.989.763 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng * Phương pháp hạch toán tổng hợp Nhập, xuất, tồn thành phẩm được khái quát theo sơ đồ dưới đây: Biểu 12 (Xem trang sau) Nhìn vào sơ đồ ta thấy : Tại công ty Cao Su Sao Vàng chỉ có duy nhất một phương thức tiêu thụ: đó là tiêu thụ trực tiếp. Không xảy ra các nghiệp vụ liên quan đến xuất thành phẩm, góp vốn tham gia liên doanh, đánh giá lại thành phẩm vào cuối kỳ. II.Kế toán tiêu thụ thành phẩm. 1.Đặc điểm công tác tiêu thụ thành phẩm tại công ty cao su sao vàng Xác định được rằng: Sản phẩm sản xuất ra có tiêu thụ được hay không đều quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Qua tiêu thụ sẽ đánh giá được uy tín cũng như chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Trong công tác tiêu thụ, công ty Cao Su Sao Vàng có những đặc điểm nổi bật sau: -Về thị trường tiêu thụ: Thị trường trong nước khá rộng lớn gồm 5 chi nhánh và 200 đại lý tiêu thụ trên phạm vi toàn quốc tế; chiếm khoảng 60 % thị phần toàn quốc. Song thị trường trọng điểm vẫn là Miền Bắc, hiện nay công ty đang mở rộng thị trường của mình ở miền Trung và Nam Bộ. Đối với thị trường nước ngoài: Từ trước những năm 1998, sản phẩm của công ty có xuất khẩu sang một số nước: Cuba, Anbani, Mông cổ.... Nhưng đầu những năm 1990 khi Liên bang Xô Viết tan rã thì việc xuất khẩu không còn tiếp tục nữa. Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu là trong nước. -Về phương thức tiêu thụ: Hiện nay để tổ chức tiêu thụ sản phẩm, công ty có nhiều hình thức như: bán trực tiếp cho khách hàng, bán qua các đại lý, qua chi nhánh. + Tiêu thụ theo hình thức hàng gửi bán: Là phương thức mà sản phẩm, hàng hoá xuất kho được coi là tiêu thụ ngay, hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của người bán. + Tiêu thụ theo hình thức bán hàng qua chi nhánh, đại lý ( ký gửi) : Là phương thức mà khách hàng nào muốn làm đại lý cho công ty thì ký hợp đồng. Mặc dù về mặt hình thức là tổ chức các đại lý tiêu thụ sản phẩm, nhưng về mặt kế toán thì không có phương thức giá bán đại lý, tất cả các đại lý hay chi nhánh đều được coi như khách hàng. Tóm lại, về bản chất kế toán thì hiện nay công ty CSSV chỉ có một phương thức tiêu thụ duy nhất là tiêu thụ trực tiếp. -Về thời điểm ghi nhận doanh thu và giá vốn: ở công ty mọi trường hàng xuất khỏi kho đều được coi là tiêu thụ và kế toán ghi nhận doanh thu. Vì vậy, đối với đại lý, chi nhánh hay cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm khi chưa tiêu thụ được sản phẩm nhưng công ty đã xuất hàng gửi cho đại lý, chi nhánh thì kế toán vẫn viết Hoá đơn GTGT và ghi nhận doanh thu và phản ánh giá vốn. -Về chính sách giá cả: Tại công ty Cao Su Sao Vàng, giá bán được xác định dựa trên giá thành thực tế của thành phẩm và sự biến động của thị trường. ở mỗi thời điểm khác nhau, chính sách giá bán ở công ty khác nhau. Chính sách giá bán ở các khu vực khác nhau: Miền Bắc từ Hà Tĩnh trở ra một loại giá và giá thường cao nhất; miền Trung từ Quảng Bình đến Phú Yên một loại giá và Sài Gòn – Miền Nam một loại giá. -Về giảm giá hàng bán: Thường chỉ áp dụng đối với lốp xe đạp, áp dụng ngay trên hoá đơn và giảm giá 20% giá quy định, thường thì việc này rất hiếm khi xảy ra. -Đối với hàng hoá bị trả lại: Cuối năm chi nhánh, đại lý hay cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm của công ty tiêu thụ không hết, sẽ tiến hành nhập lại kho số hàng tồn. Và hàng này được xem như là hàng bán bị trả lại. -Về khối lượng sản phẩm sản xuất bán: Việc sản xuất sản phẩm của công ty hiện nay dựa trên các hợp đồng kinh tế ký kết và trên cơ sở đã nghiên cứu thị trường nên hầu như sản phẩm xuất ra đều được tiêu thụ thậm chí ở một số mặt hàng còn không đáp ứng đủ nhu cầu cho khách. Hiện nay công ty đang cố gắng đẩy nhanh khối lượng thành phẩm sản xuất để đáp ứng nhu cầu cho khách hàng. -Về quy cách sản phẩm xuất bán: khi sản phẩm được sản xuất song, bộ phận KCS kiểm tra về quy cách, chất lượng sản phẩm, loại ra các sản phẩm không đủ quy cách, số còn lại nhập kho. Thủ kho phải hoàn toàn chịu trách nhiệm bảo quản thành phẩm trong kho, tránh trường hợp thành phẩm bảo quản trong kho bị hư hỏng, bảo đảm hàng đến tận tay khách hàng theo đúng chất lượng yêu cầu. Trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh của các công ty trong và ngoài nước đòi hỏi công ty Cao Su Sao Vàng phải có biện pháp tổ chức tiêu thụ sao cho thuận tiện và có hiệu quả, nghĩa là được thị trường chấp nhận cả về phương diện giá cả, chất lượng và mẫu mã. 2. Kế toán giá vốn thành phẩm tiêu thụ. Như đã biết, công ty Cao Su Sao Vàng có số lượng thành phẩm phong phú, đa dạng về chủng loại. Vì vậy việc xác định được giá thành thực tế của từng sản phẩm xuất kho là rất phức tạp. Với cách xác định giá thành thực tế thành phẩm xuất kho đã được trình bày ở phần kế toán thành phẩm thì giá vốn của sản phẩm xuất kho chính là giá thành thực tế thành phẩm xuất kho. Việc xác định giá vốn của sản phẩm xuất kho được tiến hành vào cuối tháng. Trong tháng, kế toán chỉ theo dõi được thành phẩm xuất bán về mặt hiện vật. Giá vốn TP(i) xuất kho trong tháng Số lượng TP(i) xuất kho trong tháng Giá thành đơn vị thực tế TP(i) nhập kho trong tháng X *Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán” và tài khoản 155. Kế toán không sử dụng tk157 vì công ty chỉ có phương thức tiêu thụ trực tiếp. *Các sổ sách được sử dụng như : +Thẻ kho và Bảng Nhập-Xuất-Tồn thành phẩm ( tương tự bảng kê 8): mẫu và chức năng của 2 sổ này đã được trình bày trong phần kế toán thành phẩm. +Sổ chi tiế._.