Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty Xây dựng điện & Dịch vụ phát triển nông thôn

tiêu dùng toàn bộ, tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của nó được chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới. 2. Vai trò của vật tư kỹ thuật Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu là nhân tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, quyết định trực tiếp đến chất lượng sản phẩm do chúng có đặc điểm chỉ dùng một lần và giá trị chuyển hết sang giá trị thành phẩm. Nguyên vật liệu bao gồm cả nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ đều ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình sản xuất, nếu xét về mặt vật chất thì nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm. Do đó cũng có thể nói, đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu cho sản xuất còn là một biện pháp quan trọng để nâng cao chất lượng sản phẩm. Nếu xét về mặt giá trị thì tỷ trọng của yếu tố nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Xét về mặt tài chính ta còn thấy vốn bỏ ra mua nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ lệ lớn trong vốn lưu động của doanh nghiệp( khoảng từ 40%-60% trong tổng số vốn lưu động). Nếu xét về chi phí quản lý thì quản lý nguyên vật liệu cần một lượng chi phí tương đối lớn trong tổng chi phí quản lý. Đứng trên góc độ này ta có thể rút ra kết luận: nguyên vật liệu không những giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất mà nó còn giữ vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý giá thành và tài chính trong các doanh nghiệp. 3. Phân loại vật tư kỹ thuật Vật tư sử dụng trong mỗi doanh nghiệp thường rất đa dạng về chủng loại và mỗi loại lại có những tính năng tác dụng riêng. Chính vì vậy, để đảm bảo cho việc quản lý, sử dụng vật tư có hiệu quả chúng ta phải tiến hành phân loại vật tư. a. Căn cứ vào nhóm vật tư thuộc đối tượng lao động: vật tư được chia thành: - Nguyên vật liệu chính: là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất như bông, sợi, quặng, gỗ... - Vật liệu phụ: là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất như thuốc nhuộm, sơn, dầu, chỉ khâu… - Nhiên liệu: là những thứ tạo nhiệt năng như than, củi, xăng dầu…Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhưng do vai trò quan trọng của nhiên liệu đối với nền kinh tế quốc dân và do yêu cầu kỹ thuật về bảo quản sử dụng, về đặc tính sinh lý hóa hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ khác nên nhiên liệu được tách riêng thành một loại. - Bán thành phẩm: là sản phẩm đã được hoàn thiện ở một số giai đoạn nhất định theo tiêu chuẩn nhưng chưa được hoàn thiện ở giai đoạn sản xuất cuối cùng. - Phụ tùng thay thế: là các phụ tùng, chi tiết được sử dụng thay thế, sửa chữa các máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải của doanh nghiệp. b. Căn cứ vào tính chất của việc sử dụng toàn bộ vật tư kỹ thuật chia thành vật tư công dụng và vật tư chuyên ngành. Vật tư công dụng: là vật liệu phổ biến cho các ngành như sắt, thép, len... Vật tư chuyên ngành: là những loại vật liệu dùng riêng cho từng ngành, từng doanh nghiệp như hóa chất, điện, than... 4. Nhiệm vụ của công tác vật tư kỹ thuật Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, trực tiếp cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất bị gián đoạn hoặc không thể tiến hành được. Chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, đến hiệu quả của việc sử dụng vốn. Vấn đề đặt ra với yếu tố này là phải thực hiện các nhiệm vụ sau trong công tác quản lý vật tư: - Phải đảm bảo việc cung ứng vật tư kĩ thuật đúng tiến độ, số lượng , chủng loại, quy cách và đúng yêu cầu cho sản xuất. - Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển vật tư cả về giá trị và hiện vật.tính toán đúng đắn giá trị vốnthực tế của vật tư, nhập, xuất kho,nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho việc lập báo cấotì chính và quản lý doanh nghiệp. - Giám sát chặt chẽ việc sủ dụng vật tư . - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư , kế hoạch sử dụng vật tư, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất, tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khấc phục kịp thời. - Chấp hành tốt chế đọ quản lý vật tư và triệt để thực hành tiết kiệm vật tư ảnh hưởnglớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp,ảnh hưởng đến việc giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận. - Phát hiện, ngăn chặn, đề xuất các biện pháp xử lý tình trạng thừa, thiếu, ứ đọng kém chất lượng của vật tư . - Phân tích tình hình thu mua, bảo quả và sử dụng vật tư nhằm hạ giá thành sản phẩm. - Phân tích bảo vận chuyển, tình hình xuất dùng vật tư . Tham gia kiểm kê và đánh giá vật tư theo chế độ quy định, lập báo cáo về vật tư phục vụ cho công tác quản lý. 5. Yêu cầu của công tác tổ chức quản lý vật tư kĩ thuật Để đúng vững trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt thì các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ các chi phí quản lý của mình nhằm tối thiểu hóagiá thành sản xuất. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải đặt nhiệm vụ hàng đầu là tiết kiệm chi phí sản xuất, cụ thể là các chi phí liên quan đến nguyên vật liệu.Sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý, hiệu quả là việc làm cần thiết ở tất cả các khâu, thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng… Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư , sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm. Phải phục vụ đắc lực cho sản xuất, tổ chức cung ứng vật tư kĩ thuật cho sản xuất, phải đảm bảo về số lượng, chát lượng, chủng loại nhu cầu quy cách phẩm chất của vật tư đúng thời hạn góp phần hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Phải chủ động đảm bảo vật tư cho sản xuất nhằm khai thác triệt để mọi khả năng vật tư có sẵn, tích cực sử dụng vật tư thay thế, những vật tư khan hiếm hoặc phải nhập khẩu. Đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất đồng thời phải đảm bảo hiệu quả kinh tế của sản xuất và thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế. II. Nội dung của công tác quản lý vật tư kĩ thuật. 1. Xây dựng định mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật 1.1. Khái niệm và ý nghĩa của định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật. a. Khái niệm. Mức tiêu dùng vật tư là lượng vật tư tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành tốt công việc nào đó trong điều kiện tổ chức và kĩ thuật nhất định. b. Cơ cấu của định mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật. Mức tiêu dùng được xác định cho từng loại nguyên vật liệu chính,vật liệu phụ, động lực.Trong đó quan trọng và phức tạp hơn cả là xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính. Do vậy khi xây dựngmức tiêu dùng nguyên vật liệu chính cần nghiên cứu cơ cấu của mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Cơ cấu đó bao gồm: - Mức tiêu dùng thuần túy có ích: là phần hao phí cần thiết cho việc sản xuất sản phẩm. - Mức phế liệu sinh ra do tính chất công nghệ chia làm hai phần: phế liệu còn sử dụng được và phế liệu bỏ đi. + Phế liệu còn sử dụng được chia thành hai loại: loại được dùng để sản xuất ra chính sản phẩm đó( phế liệu dùng lại) và loại để sản xuất ra sản phẩm khác. + Phế liệu bỏ đi: là những phế liệu không sử dụng lại được. Lượng vật tư hao tổn trong quá trình quản lý: là phần hao phí cần thiết cho việc sản xuất sản phẩm. Để tính mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính người ta căn cứ vào công thức sau: H = H1 + H2 Trong đó: H1 : là lượng nguyên vật liệu tiêu dùng thuần túy có ích H2 là mức phế liệu nguyên vật liệu sinh ra do có tính chất công nghệ H là mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính Nghiên cứu cơ cấu tiêu dùng nguyên vật liệu chính nhằm hạn chế mức tổn thất của chúng trong quá trình sản xuất sản phẩm. c. ý nghĩa Định mức tiêu dùng vật tư là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hòa, cân đối lượng vật tư cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó xác định đúng đắn các mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật tư. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là căn cứ trực tiếp để tiến hành kế hoạch cung ứng và sử dụng vật tư tạo tiền đề cho việc thực hiện chế độ hạch toán trong doanh nghiệp. Định mức tiêu dùng vật tư là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát vật tư hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất về nơi làm việc, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục. Định mức tiêu dùng vật tư là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, là cơ sở để tính toán giá thành chính xác, đồng thời là cơ sở để tính toán nhu cầu về vốn lưu động và huy động các nguồn vốn một cách hợp lý. Định mức tiêu dùng vật tư là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra. Định mức tiêu dùng vật tư là thước đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học, kỹ thuật và ứng dụng kỹ thuật mới, công nghệ mới vào sản xuất. Ngoài ra, định mức tiêu dùng vật tư còn là cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong trào thi đua hợp lý hóa sản xuất và cải tiến kỹ thuật trong các doanh nghiệp. Ngoài những ý nghĩa quan trọng nêu trên còn một điều quan trọng nữa đối với cán bộ công nhân viên chức trong doanh nghiệp là phải nhận thức được rằng: định mức tiêu dùng vật tư là một chỉ tiêu động, nó đòi hỏi phải thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện theo sự tiến bộ của kỹ thuật, sự đổi mới và hoàn thiện của các mặt quản lý, sự đổi mới công tác tổ chức sản xuất và trình độ lành nghề của công nhân không ngừng được nâng cao. Nếu không nhận thức được vấn đề này thì ngược lại là sự cản trở và kìm hãm sản xuất. 1.2. Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật tư Các phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật tư bao gồm: a. Phương pháp thống kê kinh nghiệm. Là phương pháp xây dựng định mức từ những số liệu thống kê về mức tiêu dùng vật tư của những thời kỳ trước. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ vận dụng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Song nó có nhược điểm là chưa thật sự khoa học chính xác đôi khi chứa đựng các yếu tố lạc hậu của kỳ trước. Trong thực tế, phương pháp này thường áp dụng ở những doanh nghiệp mặt hàng sản xuất không ổn định. b. Phương pháp thực nghiệm Là phương pháp được tiến hành trong phòng thí nghiệm hoặc tại hiện trường. Sau đó tiến hành nghiên cứu các điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi các kết quả đã tính toán hoặc tiến hành sản xuất thử trong một thời gian. Phương pháp này có ưu điểm là chính xác, khoa học hơn. Tuy nhiên có nhược điểm là chưa tiến hành phân tích toàn diện các nhân tố ảnh hưởng đến mức trong chừng mực nhất định, phương pháp này còn phụ thuộc vào các điều kiện thí nghiệm chưa phù hợp với điều kiện sản xuất. Phương pháp này áp dụng cho các xí nghiệp hóa chất, luyện kim, thực phẩm... II. Phương pháp phân tích Là phương pháp khoa học nhất có đầy đủ căn cứ kỹ thuật do đó được coi là phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Thực chất của phương pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế và kỹ thuật với việc phân tích toàn diện các điều kiện sản xuất, các nhân tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao nguyên vật liệu, quản lý tiên tiến và kết hợp với các biện pháp hoàn thiện tổ chức sản xuất. Về nội dung tiến hành, phương pháp phân tích được tiến hành qua ba bước: - Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến mức, trong đó đặc biệt chú ý tới các tài liệu về thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm, đặc tính kinh tế, kỹ thuật của nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm, chất lượng máy móc, thiết bị, trình độ kỹ thuật của công nhân và các số liệu thống kê về tình hình thực hiện mức của kỳ báo cáo. - Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh hưởng tới nó để tìm giải pháp xóa bỏ mọi lãng phí, khắc phục các khuyết tật về công nghệ, cải tiến thiết kế sản phẩm để tiết kiệm mức tiêu dùng nguyên vật liệu. - Bước 3: Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu của mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch. 1. Xác định nhu cầu nguyên vật liệu Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục thường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng lượng, thiết bị máy móc... đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Đấy là một vấn đề bắt buộc nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được. Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lượng...mới tồn tại được. Vì vậy, đảm bảo nguyên vật liệu, năng lượng...cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội. Đảm bảo lượng nguyên vật liệu cần dùng, dự trữ và cần mua có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng Lượng nguyên vật liệu cần dùng là lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất ra một khối lượng sản phẩm theo kế hoạch một cách hợp lý và tiết kiệm nhất. Lượng nguyên vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về hiện vật và giá trị, đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải tính đến nhu cầu vật liệu để chế thử sản phẩm mới, tư trang, tự chế, sửa chữa máy móc thiết bị. Lượng nguyên vật liệu cần dùng không thể tính chung chung mà phải tính cho từng loại nguyên vật liệu theo chủng loại, quy cách, cỡ, loại của nó sau đó tổng hợp lại cho toàn xí nghiệp. Tính toán nguyên vật liệu dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của mỗi loại sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm mới và sửa chữa trong kỳ kế hoạch. 2.1. Tính lượng nguyên vật liệu cần dùng( Vcd) Vcd = Trong đó: Vcd lượng nguyên vật liệu cần dùng Si số lượng sản phẩm loại i kỳ kế hoạch Dvi định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm loại i Pi số lượng phế phẩm cho phép của loại sản phẩm i kỳ kế hoạch Pdi lượng phế liệu dùng lại của loại sản phẩm i Kpi tỷ lệ phế phẩm cho phép loại sản phẩm i kỳ kế hoạch Kdi tỷ lệ phế liệu dùng lại loại sản phẩm i kỳ kế hoạch 2.2. Tính lượng nhiên liệu cần dùng Để xác định lượng nhiên liệu thực tế mà doanh nghiệp sử dụng cần phải xác định hệ số tính đổi( K) K = Trong đó: N nhiệt lượng của loại nhiên liệu mà doanh nghiệp sử dụng - Tính lượng nhiên liệu cần dùng cho quá trình công nghệ, áp dụng công thức. NLcd = Trong đó: NLcd lượng nhiên liệu cần dùng cho quá trình công nghệ Dm định mức tiêu dùng nhiên liệu i cho một sản phẩm Si sản lượng sản phẩm loại i Ki hệ số tính đổi loại nhiên liệu i Lượng nhiên liệu cần dùng để chạy máy áp dụng công thức: NLcd = Trong đó: NLcd nhiên liệu (xăng, dầu) cần dùng Cs công suất của máy móc thiết bị làm việc trong năm kế hoạch Dm định mức sử dụng xăng (dầu) cho một đơn vị công suất trong một giờ Ghd số giờ hoạt động của máy Sm số máy hoạt động trong năm Hn hệ số sử dụng nhiên liệu có ích Lượng nhiên liệu cần dùng để sản xuất hơi nước được tính theo công thức NLcd = Trong đó: NLcd lượng nhiên liệu( than) cần dùng ( tấn) Sh sản lượng hơi nước doanh nghiệp cần sản xuất( m3) N1 nhiệt hàm của hơi nước quá nhiệt (Kcal) N2 nhiệt hàm của hơi nước ban đầu( Kcal) Hdn hệ số sử dụng nhiệt có hiệu quả của lò hơi 2.3. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ Trong điều kiện cơ chế thị trường, dự trữ sản xuất là một đòi hỏi khách quan. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu qủa kinh tế cao cần phải có một lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý. Lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý vừa đảm bảo sự lien tục cho quá trình sản xuất vừa tránh ứ đọng vốn ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả sử dụng vốn. Dự trữ nguyên vật liệu hợp lý cũng có nghĩa là tiết kiệm chi phí quản lý nguyên vật liệu như chi phí về nhà kho, bến bãi, chi phí phát sinh do chất lượng nguyên vật liệu giảm, do giá thị trường giảm. Nếu lượng dự trữ quá lớn sẽ gây ra tình trạng ứ đọng vốn, tăng thêm chi phí bảo quản. Đó lại là những yếu tố trực tiếp làm tăng chi phí sản xuất và đẩy giá bán hàng lên cao, làm các doanh nghiệp gặp khó khăn trong tiêu thụ sản phẩm. Ngược lại, nếu lượng dự trữ quá ít, sẽ có thể dẫn đến nguy cơ làm gián đoạn sản xuất, chậm trễ thời hạn đưa sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trường và làm cho doanh nghiệp mất khách hàng. Lượng nguyên vật liệu dự trữ là lượng hàng tồn kho hợp lý được quy định trong kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, bình thường. Căn cứ vào công dụng, tính chất của nguyên vật liệu , nguyên vật liệu dự trữ được chia làm ba loại: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm và dự trữ theo mùa. a.Tính lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên. Lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên là bộ phận dự trữ chủ yếu của doanh nghiệp, nó đảm bảo cho sản xuất tiến hành liên tục giữa hai đợt cung ứng tiếp nhau. Trong điều kiện sản xuất ổn định thì lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên của mỗi loại nguyên vật liệu nào đó biến đổi từ tối đa (đầu kì cung ứng ) đến tối thiểu (cuối kỳ cung ứng) lượng nguyên vật liệu dự trữ tối đa được tính theo công thức sau: Vdtx = Vnd + tdtx Trong đó: Vdtx lưọng vật liệu dự trữ thưòng xuyên lớn nhất Vnd lượng vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm Tdtx số ngày dự trữ thường xuyên b. Tính lượng nguyên vật liệu dự trữ bảo hiểm Là lượng nguyên vật liệu dự trữ ngoài lượng dự trữ thường xuyên nhằm khắc phục trường hợp thiếu nguyên vật liệu do những nguyên nhân nào đó gây nên, để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường liên tục. Lượng vật liệu dự trữ bảo hiểm được tính theo công thức: Vdbh = Vnd + tdbh Trong đó: Vdbh lượng vật liệu dự trữ bảo hiểm Vnd số lượng vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm tdbh số ngày dự trữ bảo hiểm III. Tính lượng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa (thời vụ) Một số doanh nghiệp dựa vào nguyên vật liệu do nông nghiệp cung ứng như xí nghiệp đường, thuốc lá... thì cần phải dự trữ theo mùa. Nguyên vật liệu dự trữ theo mùa được tính theo công thức: Vdtm = Vnd + tdtm Trong đó: Vdtm lượng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa Vnd số lượng vật liệu cần dùng bình quan một ngày đêm tdtm số ngày dự trữ theo mùa 1. Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua Trong sản xuất kinh doanh, việc xác định lượng nguyên vật liệu cần mua vào nhiều hay ít ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất sản phẩm cũng như tình hình sử dụng vốn trong doanh nghiệp. Như vậy việc xác định chính xác lượng nguyên vật liệu cần mua giúp cho việc xây dựng kế hoạch vốn lưu động được hợp lý hơn do chi phí về mua sắm nguyên vật liệu chiếm phần đa trong vốn lưu động. Trước hết để có đánh giá hợp lý thường tiến hành kiểm tra kế hoạch cung ứng vật tư trong doanh nghiệp có phù hợp với nhu cầu sản xuất hay không. Nhu cầu mua nguyên vật liệu phụ thuộc vào khả năng sản xuất, sự dồi dào về nguyên vật liệu trên thị trường cung ứng, khoảng cách từ nguồn cung ứng đến doanh nghiệp Lượng nguyên vật liệu cần mua trong năm phụ thuộc vào các yếu tố sau: Lượng nguyên vật liệu cần dùng Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ Lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ Công thức xác định nguyên vật liệu cần mua sắm như sau Vc = Vcd + ( Vd2 - Vd1 ) Trong đó: Vc lượng nguyên vật liệu cần mua Vcd lượng nguyên vật liệu cần dùng Vd1 lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ Vd2 lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ 2. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu Sau khi xác định được lượng nguyên vật liệu cần dùng, cần dự trữ và cần mua trong năm, chúng ta phải xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu nghĩa là xác định số lượng, chủng loại, chất lượng, thời điểm mua của mỗi lần xác định số lần mua trong năm. 2.1. Nuyên tắc và những căn cứ để xây dựng kế hoạch Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu có vị trí rất quan trọng trong qúa trình sản xuất và kinh doanh. Do đó, khi xây dựng phải xuất phát từ các nguyên tắc sau: Không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ Luôn luôn phải đảm bảo lượng dự trữ về số lượng, chất lượng và quy cách Góp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn Khi tính toán phải tính riêng cho từng loại, mỗi loại tính riêng cho từng thứ Xuất phát từ các nguyên tắc trên, khi xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu phải dựa vào căn cứ sau: Kế hoạch sản xuất nội bộ Hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm Các họp đồng mua bán vật tư và giao nộp sản phẩm cho khách hàng Mức độ thuận tiện và khó khăn của thị trường mua, bán vật tư Các chỉ tiêu của kế hoạch mua nguyên vật liệu trong năm Phương tiện vận chuyển và phương thức thanh toán Hệ thống kho tàng hiện có của đơn vị 2.2. Nội dung của kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu Mua nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất là một công việc vô cùng phức tạp. Trong điều kiện vốn có hạn phải mua nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và ở nhiều thị trường khác nhau. Các vấn đề đặt ra trong điều kiện: sản xuất tiến hành liên tục và đạt hiệu quả cao. Do đó, về mặt nội dung, kế hoạch mua sắm phải phản ánh rõ vấn đề sau: Xác định chính xác từng loại nguyên vật liệu cần mua: lượng nguyên vật liệu mua vào nhằm phục vụ cho yêu cầu sản xuất và dự trữ bảo đảm quá trình sản xuất tiến hành bình thường. Rõ ràng việc mua nguyên vật liệu quá nhiều hoặc quá ít đều gây nên bất lợi trong kinh doanh của doanh nghiệp. + Nếu lượng mua về quá nhiều so với nhu cầu sử dụng và do vậy lượng dự trữ của doanh nghiệp quá lớn , sẽ gây lên tình trạng ứ đọng vốn. Mặt khác, điều đó còn làm cho chi phí của doanh nghiệp tăng lên, do doanh nghiệp phải bỏ thêm chi phí phục vụ cho việc bảo quản các loại nguyên vật liệu , cho kho bãi của doanh nghiệp. + Trong việc đáp ứng yêu cầu về số lượng, doanh nghiệp phải xác định: với lượng nguyên vật liệu cần mua nhất định, doanh nghiệp nên mua làm nhiều lần hay mua một lần. Rõ ràng là việc mua làm nhiều lần theo tiến độ sử dụng có lợi hơn mua một lần vì điều đó không gây lên tình trạng ứ đọng vốn và nguyên vật liệu , không tạo nên nhu cầu lớn đột biến về vốn lưu động. Việc xác định lượng mguyên vật liệu cần mua mỗi lần và số lần mua tương ứng cần đảm bảo sao cho chi phí mua một đơn vị khối lượng nguyên vật liệu là nhỏ nhất. - Xác định đúng chủng loại và quy cách các loại nguyên vật liệu cần dùng: có nghĩa là phải đảm bảo sự đồng bộ tất cả các loại nguyên vật liệu cần mua. Nguyên vật liệu gồm nguuyên vật liệu chính và vật liệu phụ, nếu ta chỉ mua nguyên vật liệu chính mà không có vật liệu phụ thì không thể tiến hành được quá trình sản xuất hoặc không thể sản xuất đưộc một sản phẩm hoàn chỉnh. Vì vậy việc xác định đúng chủng loại cần mua là rất cần thiết. -Đúng chất lượng: có nghĩa là chất lượng phải phù hợp với yêu cầu chế tạo để có được sản phẩm phù hợp với đòi hỏi của khách hàng trên thị trường. -Xác định rõ thời điểm mua: Trên thực tế, chúng ta thấy rằng việc mua sớm quá hoặc muộn quá đều bất lợi. + Nếu mua sớm hơn thời điểm mong muốn dường như người quản lý cảm thấy yên tâm hơn vì cái mình cần đã có sẵn. Song điều đó lại gây nên những bất lợi về kinh tế: ứ đọng vốn lưu động, tăng chi phí bảo quản nguyên vật liệu + Ngược lại, nếu mua chậm hơn thời điểm mong muốn sẽ dẫn đến mất cơ hội kinh doanh, làm cho quá trình sản xuất sẽ chậm hơn. Vì vậy khi thực hiện việc mua hàng chúng ta phải chọn đúng thời điểm. Khi kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu được xác định hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp không bị ứ đọng vốn, đảm bảo dự trữ hợp lý về sốlượng, đúng chất lượng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, đồng thời khi đáp ứng được các yêu cầu trên sẽ giúp cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp sẽ diễn ra liên tục, bình thường, không bị ngừng trệ trong sản xuất. 2.3 Phương pháp xây dựng kế hoạch mua sắm Với nội dung kế hoạch mua sắm đã trình bày ở trên, việc tính toán các chỉ tiêu kế hoạch được thực hiện theo hai phương pháp: - Đối với các loại nguyên vật liệu đã có định mức tiêu hao thì tính trực tiếp: lấy số lượng sản phẩm nhân với định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm đó. - Đối với những loại nguyên vật liệu chưa xây dựng được định mức tiêu hao thì dùng phương pháp tính gián tiếp: lấy mức tiêu hao kỳ trước làm gốc nhân với tỷ lệ tăng sản lượng của kỳ cần mua sắm. 3. Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu 3.1. Tổ chức thu mua nguyên vật liệu 3.1.1. Tìm kiếm nhà cung cấp Đối với mỗi doanh nghiệp, hạ giá thành sản phẩm luôn là một biện pháp tốt nhất, tìm kiếm được một nhà cung cấp tin cậy có thể cung ứng lượng vật tư có chất lượng cao, giá cả phải chăng sẽ giúp cho công ty giảm được chi phí về nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh . Thực tế trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp, họ ở những địa điểm khác nhau, nhưng đều có khả năng bảo đảmlượng nguyên vật liệu doanh nghiệp cần mua với chất lượng theo yêu cầu và theo cùng một mặt bằng giá. Trong tình huống này, doanh nghiệp cần phải có sự cân nhắc là mua của nhiều người hay tập trung mua của một người. Mỗi một trong số các sự lựa chọn ấy có thể có lợi và có thể bất lợi, tùy tính chất của loại nguyên vật liệu, lượng nguyên vật liệu cần mua, doanh nghiệp cần có sự lựa chọn thích hợp. Các doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhiều nhà cung cấp điều này không những tránh được độc quyền trong việc cung cấp nguyên vật liệu mà còn làm cho các nhà cung ứng phải cạnh tranh để bán nguyên vật liệu, tìm ra những điều kiện mua thuận lợi nhất. Có khả năng bảo đảm an toàn, phòng ngừa sự trục trặc từ nhà cung cấp gây gián đoạn trong cung ứng, đồng thời còn mở rộng các mối quan hệ kinh tế xã hội. Như vậy doanh nghiệp sẽ mua được với giá ưu đãi hơn. Nhưng lại khó khăn cho việc theo dõi tiến độ, phức tạp về thanh toán và có thể làm tăng chi phí. Ngược lại các doanh nghiệp có thể chỉ tìm một nhà cung cấp điều này thuận lợi về sự tập trung của luồng tiền tệ đi ra từ doanh nghiệp, có khả năng giảm cước phí vận tải nhờ người cung cấp gần, tận dụng phương tiện vận tải, dễ theo dõi tiến độ thực hiện. Và được sử dụng ưu đãi về giá nếu mua với khối lượng lớn. Nhưng khó đảm bảo an toàn có thể xảy ra tình trạng phụ thuộc. Mời nhà cung cấp tin cậy chào hàng và đánh giá từng đơn đặt hàng một cách toàn diện. Sau đó phân tích và so sánh các đơn chào hàng để lựa chọn chính xác nhà cung cấp mà mình cần tìm. 3.1.2. Ký hợp đồng Ký hợp đồng là một công việc quan trọng trong công tác mua sắm nguyên vật liệu. Hợp đồng phải được ký kết theo đúng quy định của pháp luật Cả hai bên đều cố gắng cụ thể hóa các điều khoản, điều kiện, yêu cầu, nội dung liên quan đến hợp đồng phải rõ ràng, chính xác về số lượng, chất lượng vật tư, quy cách, phẩm chất, chủng loại, giá cả, danh mục đặt hàng, phương thức vận chuyển giao nhận, thanh toán những ràng buộc thực hiện hợp đồng. Hợp đồng sau khi ký là một văn bản mang tính chất pháp lý để quy định trách nhiệm khi có phát sinh tranh chấp do vậy cần ký kết hợp đồng phải thận trọng, phải có những người có trình độ xem xét và quyết định ký. 3.2. Tổ chức vận chuyển và tiếp nhận nguyên vật liệu Sau khi ký hợp đồng mua nguyên vật liệu, công tác mua và vận chuyển về kho của doanh nghiệp do phòng vật tư đảm nhận. Giám đốc hoặc các phân xưởng có thể ký kết hợp đồng với phòng vật tư về việc mua và vận chuyển nguyên vật liệu. Phương tiện vận chuyển dù ở doanh nghiệp hay đi thuê đều phải khoán chi phí vận chuyển và phải cân đo đong đếm, kiểm tra về số lượng, chất lượng trước khi nhập kho. Việc vận chuyển nguyên vật liệu ảnh hưởng lớn đến chi phí, chi phí nguyên vật liệu tính vào giá thành sản phẩm. Nếu vận chuyển tốt vật liệu đưa vào sản xuất sẽ đảm bảo về chất lượng không để hiện tượng hao hụt quá mức xảy ra ảnh hưởng đến lao động xã hội và chi phí vật liệu của đơn vị. Tiếp nhận nguyên vật liệu là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển với bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ doanh nghiệp, nó còn là cơ sở để hạch toán chính xác. Chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu tổ chức tiếp nhận tốt sẽ giúp cho thủ kho lắm chắc được số lượng, chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu, hạn chế nhầm lẫn tham ô, thất thoát. Tổ chức tiếp nhận phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ sau: - Tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại và chất lượng nguyên vật liệu theo đúng quy định trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển và thời gian giao hàng. - Đảm bảo chuyển nhanh chóng nguyên vật liệu từ điểm tiếp nhận vào kho tránh hư hỏng mất mát. - Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ đó khi tiếp nhận phải thực hiện đầy đủ các thủ tục sau: - Khi tiếp nhận phải có đủ các giấy tờ hợp lệ. - Tất cả các loại nguyên vật liệu phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại. Sau khi kiểm tra phải có biên bản xác nhận, khi tiếp nhận thủ kho phải ghi rõ số thực nhận theo đúng chủng loại, kích cỡ, chất lượng từng loại vật tư cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và bộ phận ký vào sổ giao chứng từ. 4. Tổ chức quản lý kho 4.1. Khái niệm và phân loại kho 4.1.1. Khái niệm Để đảm bảo toàn vẹn về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu ngăn chặn mất mát, hư hỏng cần phải tập trung dự trữ nguyên vật liệu trước khi đi vào sản xuất. Nơi tập trung dự trữ đó là kho. Kho không chỉ là nơi dự trữ bảo quản nguyên vật liệu mà còn là nơi dự trữ thiết bị máy móc trước khi sản xuất, tập trung thành phẩm trước khi tiêu thụ. Chính vì vậy trong doanh nghiệp có nhiều loại kho khác nhau để phù hợp với từng đối tượng dự trữ. 4.1.2. Phân loại kho - Nếu căn cứ vào công dụng của kho chia thành: + Kho nguyên vật liệu chính + Kho nguyên vật liệu phụ + Kho nhiên liệu + Kho nửa thành phẩm + Kho công cụ dụng cụ + Kho máy móc thiết bị, phụ tùng + Kho phế liệu - Nếu căn cứ vào địa điểm và phương pháp bảo quản chia thành: + Kho ngoài trời + Kho trong nhà + Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể có các kho đi thuê để dự trữ, tập trung vật liệu máy móc… đối với các kho đi thuê này cần phải ký hợp đồng với người cho thuê về các mặt như giá cả, về việc trông coi, bảo quản... cần quan tâm đến chất lượng nhà kho sao cho không gây ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu. - Căn cứ vào tính chất các loại vật tư người ta chia thành: + Kho chuyên ngành + Kho không chuyên ngành 5. Nhiệm vụ và nội dung quản lý kho 5.1. Nhiệm vụ quản lý kho Người làm công._.