Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Vật tư xây dựng Hà Nội

chức kinh tế Việt Nam đã và đang ngày phải chịu nhiều sự cạnh tranh gay gắt, khốc liệt từ trong nước và bên ngoài. Để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp không những phải biết tận dụng nắm bắt kịp thời các cơ hội bên ngoài đem lại mà còn phải không ngừng phát huy nội lực của doanh nghiệp. Với tư cách là công cụ quản lý, là nhân tố nội lực của doanh nghiệp, việc phát huy hiệu quả công tác kế toán có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo cung cấp kịp thời các thông tin hữu ích cho các quyết định quan trọng mang tính chất sống còn của doanh nghiệp. Kế toán vốn tiền mặt là một phần hành không thể thiếu của công tác kế toán trong doanh nghiệp. Trong ngắn hạn và dài hạn, việc nắm bắt và theo dõi tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, sự biến động của các buồng tiền có ý nghĩa rất quan trọng cho việc đánh giá, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn về kinh tế, kịp thời, góp phần tích cực vào việc tăng cường và nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế, tự chủ về tài chính và hoạt động kinh doanh có hiệu quả, có lãi. Trong thời gian thực tập Công ty Vật tư xây dựng Hà Nội, nhận thức được tâm quan trọng của công tác kế toán vốn tiền mặt đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cùng với kiến thức được trang bị ở trường và dưới sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn Đặng Văn Hùng và các cán bộ trong Công ty, tôi xin trình bày báo cáo thực tập với tên chuyên đề. "Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Vật tư xây dựng Hà Nội ". Nội dung chuyên đề được chia làm 3 phần: Phần I: Đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Công ty Vật tư xây dựng Hà Nội Phần II: Thực trạng công tác kế toán tại Công ty Vật tư xây dựng Hà Nội Phần III: Kết luận và kiến nghị Hoạt động tài chính. Với thời gian thực tập có hạn và số liệu thực tế chưa nhiều, đặc biệt là kinh nghiệm phân tích đánh giá của em chưa được sâu sắc. Vì vậy trong báo cáo không thể chánh khỏi những sai lầm thiếu sót, kính mong các thầy cô giáo và nhà trường góp ý sửa chữa để em hoàn thành công việc một cáhc tốt đẹp hơn. Nhận dịp này em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo Công ty Thương mại Dịch vụ Tràng Thi đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại Công ty. Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắ tới các cô chú, các anh chị trong cửa hàng Dịch vụ Đại La đã nhiệt tình giúp đỡ về mặt thực tiễn và cung cấp cho em những tài liệu quan trọng làm cơ sở cung cấp cho em những tài liệu quan trọng làm cơ sở nghiên cứu chuyên đề, giúp em hoàn thành báo cáo này. Phần I Đặc biểm tình hình chung của đơn vị I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Công ty Thương mại Dịch vụ Tràng Thi tiến thân là Công ty ngũ Kim được thành lập ngày 14 tháng 2 năm 1995 trên cơ sở đầu tiên là cửa hàng Ngũ Kim ở số 5 và số 7 Tràng Tiền. Tháng 12 năm 1957 được tách ra thành hai Công ty là Công ty Môtô xe máy và Công ty Kim Khí Hoá Chất. - Tháng 3 năm 1962 hai Công ty trên được nhập lại và lấy tên là Công ty Kim Khí Hoá Chát Hà Nội. - Tháng 8 năm 1988 Công ty Kim Khí Hoá Chất Hà Nội được tiếp nhận thêm hai Công ty là Công ty Kinh doanh tổng hợp và Công ty Gia Công Thu mua, lúc này được đổi tên là Công ty Kim Khí Điện Máy Hà Nội -Ngày 29 tháng 4 năm 1993 UBND Thành Phố Hà Nội có quyết định số 1787 QĐ - UB đổi tên Công ty Kim Khí Điện Máy Hà Nội thành Công ty Thương mại Dịch vụ Tràng Thi, và có trụ sở chính số 12 Tràng Thi Quận Hoàn Kiếm Hà Nội. II. Đặc điểm tổ chức sản xuất và cơ sở vật chất của Công ty Tính đến thời điểm 31 tháng 12 năm 2002 số vốn của cửa hàng Thương mại Dịch vụ Tràng Thi là: 8.850.000.000đ trong đó: + Vốn ngân sách cấp : 7.507.000.000đ + Vốn tự có : 1343.000.000đ - Về mạng lưới kinh doanh của Công ty đang quản lý sử dụng là 55 điểm, trong đó: + Kinh doanh thương mại là : 45 điểm + Hoạt động dịch vụ sửa chữa là: 10 điểm - Tổng số cán bộ công nhân viên đến nay là 585 người - Đặc điểm về cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Thương mại Dịch vụ Tràng Thi Công ty Thương mại Dịch vụ Tràng Thi là một doanh nghiệp Nhà nước có đủ tư cách pháp nhân hạch toán kinh tế độc lập, có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, tư chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh trong phạm vi số vốn Nhà nước đã giao. Hiện nay Công ty Thương mại Dịch vụ Tràng Thi có 11 đơn vị trực thuộc như sau: 1. Trung tâm Thương mại Dịch vụ số 5 + 7 Tràng Tiền 2. Trung tâm Thương mại Dịch vụ Tràng Thi 3. Cửa hàng Thương mại Cát Linh 4. Cửa hàng Thương mại Hàng Đào 5. Cửa hàng Thương mại Dịch vụ Cửa Nam 6. Cửa hàng Thương mại Dịch vụ Giảng Võ 7. Cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đồng Xuân 8. Cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La 9. Cửa hàng Thương mại Dịch vụ 24 Thuốc Bắc 10. Xí nghiệp sửa chữa Biện Lạnh 11. Xí nghiệp sửa chữa Mô tơ Xe Máy - Cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La là một đơn vị trược thuộc được Công ty thành lập ngày 1 tháng 7 năm 1995 do việc xác nhập giữa hai đơn vị là cửa hàng kim khí điện máy Chợ Mơ và cửa hàng Kim Khí điện máy Hoà Bình, sau đó được đổi tên là cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La (Theo quyết định 29 (QĐ - TCHC ngày 26 tháng 6 năm 1998). Cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La có vị trí nằm trên đại bàn quận Hai Bà Trưng Địa chỉ: Số 3 + 5 Đại La - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện thoại: 04.8631018, 04.6280427 Cửa hàng có các địa điểm kinh doanh như sau: 1. Quầy số 3 +5 Đại La 2. Quầy E6 Quỳnh Mai 3. Quầy Tân Mai 4. Quầy 316 Phố Huế 5. Quầy 301 Phố Huế 6. Kho 349 Minh Khai 7. Quầy Nguyễn Công Trứ 8. Quầy 102 Nguyễn Hữu Luân Nguồn vốn kinh doanh hiện có của cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La tính đến thời điểm 31 tháng 12 năm 2002 là: 347.324.475đ III. Đặc điểm tổ chưcvs quản lý của cửa hàng - Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La. Cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La là một đơn vị trực thuộc cửa hàng của Công ty Thương Mại Dịch vụ Tràng Thi. Cửa hàng gồm có 50 cán bộ công nhân viên và bao gồm 05 tổ công tác như sau: 1. Tổ kế toán cửa hàng 2. Tổ điện máy E6 Quỳnh Mai 3. Tổ Phụ tùng E6 Quỳnh Mai 4. Tổ Tân Mai + 301 Phố Huế 5. Tổ Bán buôn + bảo vệ - Chức năng nhiệm vụ của cửa hàng Cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La có chức năng kinh doanh hoạt động cụ thể như sau: + Bán buôn bán lẻ các hàng tiêu dùng tư liệu sản xuất vật tư, hoát chất, thiết bị phương tiện đi lại….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị trường. + Lâm đại lý cho các thành phần kinh tế trong và nước ngoài để mở rộng các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, cung cấp các lao vụ dịch vụ + Liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế để mở rộng hoạt động kinh doanh của đơn vị. + Dịch vụ mua bán sửa chữa bảo dưỡng xe mô tô, xe máy, thiết bị văn phòng. + Dịch vụ vận chuyển khách phục vụ thăm quan du lịch Sau đây là mô hình tổ chức của cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La. Trưởng cửa hàng Phó trưởng cửa hàng Tổ kế toán Tổ điện máy E6 Quỳnh Mai Tổ phục tùng E6 Quỳnh Mai Tổ tiền mặt + 301 Phố Huế Tổ kho bán buôn + bán lẻ Chức năng của từng phòng ban: - Đồng chí trưởng cửa hàng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty Thương mại Dịch vụ Trang Thi việc lãnh đạo toàn bộ hoạt động của cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La, trực tiếp chỉ đạo công tác tổ chức lao động tiền lương của đơn vị chỉ đạo xây dựng kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, công tác khai thác bán buôn và các hoạt động liên doanh liên kết cho thuê tài sản, công tác đối ngoại và công tác thi đua khen thưởng của đơn vị. - Đồng chí phó trưởng cửa hàng: Trách nhiệm của đồng chí phó trưởng cửa hàng là tham mưu giúp việc cho đồng chí trưởng cửa hàng, chịu trách nhiệm và báo cáo kế hoạch thực hiện trước trưởng đơn vị về các mặt công tác mà mình phụ trách. - Bộ phận kế toán: Tham mưu giúp việc cho ban phụ trách về công tác quản lý của đơn vị chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị lập báo cáo tài chính, báo cáo tài chính, báo cáo thống kê theo định kỳ, theo chế độ Nhà nước quy định. - Bộ phận bán buôn + bảo vệ Chịu trách nhiệm trước ban phụ trách về việc khai thác kinh doanh các mặt hàng bán buôn phụ tùng xe đạp, dụng cụ đồ dùng gia đình….Khai thác và quản lý doanh thu cho thuê mạng lưới tại kho 349 Minh Khai để nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị chịu trách nhiệm về mặt công tác tuần tra bảo vệ tại các điểm kinh doanh của đơn vị. - Bộ phận bán lẻ tại các tổ (điện máy Quỳnh Mai, phụ tùng Quỳnh Mai, Tân Mai, 301 Phố Huế) chịu trách nhiệm trước ban phụ trách về việc quản lý tài sản hàng hoá tại quầy, khai thác triệt để việc bán buôn bá lẻ các mặt hàng tiêu dùng phục vụ nhu cầu thị trường nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh có hiệu quả, hoàn thành kế hoạch giao khoán của đơn vị. IV. Công tác tổ chức kế toán tại Công ty. 1. Tổ chức công tác kế toán của đơn vị Hình thức hạch toán của đơn vị theo phương pháp nhật ký chứng từ. - Các hoạt động kinh tế, tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại, hệ thống hoá để ghi vào bên có của các tài khoản trên các sổ nhật ký chứng từ, cuối kỳ tổng hợp số liệu từ nhật ký - chứng từ để ghi vào sổ cái của các tài khoản. - Kết hợp ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống để ghi vào một loại sổ kế toán tổng hợp là các sổ nhật ký chứng từ. + Trình tự và phương pháp ghi sổ. - Hàng ngày các chứng từ gốc được ghi vào bảo kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ. - Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc được tập hợp và phân loại trong bảng phân bổ. Từ bảng phân bổ lấy số liệu để ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. - Cuối tháng (quý) khoá sổ cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên nhận ký chứng từ với sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan để ghi vào sổ cái. - Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ và thẻ kế toán chi tiết thì ghi trực tiếp vào số thẻ có liên quan, cuối tháng căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản rồi đối chiếu với sổ cái. - Số liệu ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết, dùng để lập báo cáo tài chính sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán nhật ký chứng từ ở cửa hàng. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký Chứng từ Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký Chứng từ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối ngày : Quan hệ đối chiếu 2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập chung theo hình thức này doanh nghiệp có bộ máy kế toán tập trung, các công việc kế toán của doanh nghiệp phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, định khoản kế toán, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán. Sau đây là bộ máy kế toán theo hình thức tập trung Kế toán theo dõi tổ Điện Máy E6 Quỳnh Mai Kế toán theo dõi quầy Tân Mai + 301 Phố Huế Kế toán theo dõi quỹ tiền mặt lao động tiền lương Thủ quỹ Kế toán theo dõi kho, tổ phụ tùng E6 Quỳnh Mai Kế toán trưởng Chức năng nhiệm vụ của từng đồng chí trong tổ kế toán. - Đồng chí kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước trưởng đơn vị phụ trách việc lập các nhật ký chứng từ, từ số 1 đến số 10 theo dõi kiểm tra và tổng hợp các báo cáo của bộ phận kế toán trực thuộc để lập báo cáo tài chính của đơn vị tham mưu giúp việc cho ban phụ trách trong việc quản lý toàn bộ tài sản, hàng hoá của đơn vị. - Các kế toán quầy. Chịu trách nhiệm theo dõi quản lý việc kinh doanh tại các quầy, lập các báo cáo chi tiết (các bảng kê chi tiết tài khoản 156, TK 511, TK 311) để nộp lên cho đồng chí kế toán trưởng theo định kỳ (tháng, quý, năm) - Đồng chí kế toán quỹ tiền mặt, lao động tiền lương chịu trách nhiệm theo dõi kế toán quỹ tiền mặt, viết phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất kế toán lao động tiền lương của đơn vị. - Đồng chí thủ quỹ. Chịu trách nhiệm quản lý tài sản bằng tiền mặt tại quỹ của đơn vị, lập các báo cáo quỹ và vào sổ quỹ hàng ngày theo các chế độ kế toán quy định. 3. Công tác KT vốn tồn tại cửa hàng Tồn tại quỹ là một bộ phận thuộc VLĐ của cửa hàng phản ánh khả năng thanh toán tức thời của cửa hàng đối với các khoán nợ NH phải trả. Hiện nay, tồn tại quỹ của cửa hàng chỉ gồm 1 loại tiền duy nhất là tiền Việt Nam đồng, do thủ quỹ bảo quản trong két và luôn được duy trì 1 lượng cần thiết để phục vụ các nhu cầu chi tiết hàng ngày cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cửa hàng. 3.1. Nhiệm vụ kế toán tiền mặt - Hàng ngày phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tồn Giám Đốc tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt thường xuyên đối chiếu tiền tồn quỹ thực với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời những sổ sách trong việc quản lý và use tồn 3.2. Nguyên tắc kế toán vốn tiền mặt - Hạch toán kế toán phải use đúng đơn vị "VNĐ" để phản ánh các loại vốn = tiền. - Việc hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các quy chế, quy định các chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ của Nhà nước - *****thanh toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ, vàng, bạc nếu có thể giá trị tại thời điểm tính toán để có được giá trị thực tế và chính xác. 3.3. Sổ sách, chứng từ kế toán vốn tiền mặt use. Hiện nay, chứng từ kế toán tiền mặt được use tại cửa hàng gồm: - Phiếu thu - Phiếu chi - Các chứng từ gốc có liên quan khác giấy đề nghị tạm ứng thanh toán tiền tạm ứng, HĐ kế toán, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng… Trên cơ sở các chứng từ trên, kế toán sẽ phản ánh vào các sổ kế toán có liên quan - Sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ theo dõi - Sổ chi tiết tiền mặt do kế toán theo dõi - Sổ nhật ký chứng từ do kế toán tổng hợp theo dõi - Sổ cái do kế toán tổng hợp theo dõi 3.4. Quá trình luân chuyển chứng từ kế toán vốn tiền mặt Hàng ngày, từ các chứng từ gốc, chứng từ ban đầu như hợp đồng kinh doanh, biên bản thanh lý, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề ghị thanh toán, hoá đơn VAT…tuỳ theo yêu cầu khoản thu chi bằng tiền mặt, nhân viên kế toán tiền mặt sẽ kiểm tra, lập phiếu thu, chi và lập định khoản trên phiếu thu, chi. Sau đó, phiếu thu, phiếu chi được đưa cho Giám Đốc, kế toán trưởng hay người được uỷ quyền ký và chuyển cho thủ quỹ kiếm tra ghi sổ quỹ và chi hay thu tiền. Cuối buổi, thủ quỹ tập hợp phiếu thu, phiếu chi và chứng từ gốc đính kèm chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ chi tiết tiền mặt và cuối cùng được chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ nhật ký chứng từ và chứng từ tiền mặt sau đó được đưa vào lưu trữ. Trình tự luân chuyển chứng từ tiền mặt tại cửa hàng kinh doanh và chế biến thực phẩm thắng lợi hiện nay được minh hoạ bởi sơ đồ trang bên. Biểu 4: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ tiền mặt Chứng từ gốc Phiếu thu chi Bảng kê thu chi Nhật ký chứng từ Sổ chi tiết tiền mặt Sổ quỹ tiền mặt Sổ cái Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Chương II Báo cáo thực tập kế toán Chuyên đề: thực trạng công tác kế toán vốn tiền mặt tại Công ty kinh doanh và chế biến thực phẩm thắng lợi I. Sự cần thiết phải đề cập đến Công tác kế toán vốn tiền mặt tại cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La. Việc theo dõi vốn bằng tiền mặt tại cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La là rất quan trọng trong công tác kế toán cũng như công tác quản lý cửa hàng trước hết, vốn tiền mặt là một bộ phận thuộc tài sản lưu động của cửa hàng được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ đồng Việt Nam. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền mặt vừa được sử dụng để thanh toán các khoản chi tiêu hàng ngày, các khoản mua sắm vật tư hàng hoá phục vụ kinh doanh và khoản nợ đến hạn trả của cửa hàng vừa là kết quả của việc bán hàng và thu hồi các khoản nợ. Do đó, vốn tiền mặt là loại vốn có tính thanh khoản và luôn chuyển cao phản ánh khả năng thanh toán tức thời của cửa hàng đồng thời là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp vì vậy trong việc sử dụng vốn tiền mặt cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước, đòi hỏi các nhà quản lý của cửa hàng phải có biện pháp quản lý và sử dụng như thế nào để có hiệu quả nhất như làm sao để kiểm soát, tính toán được lượng tồn quỹ tiền mặt hàng ngày đáp ứng được các nhu cầu chi tiêu trong ngày, cũng như thông qua phân tích tình hình thu chi trong ngày, cũng như thông qua phân tích tình hình thu chi các khoản mục để thấy rõ được sự biế động của luồng tiền và việc chi tiêu đã hợp lý hay chưa. Điều này phụ thuộc rất lớn vào trình độ quản lý và sử dụng chúng. Chính vì vậy, việc theo dõi, tổ chức công tác hạch toán vốn tiền mặt kinh doanh tại cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La là rất cần thiết, có vai trò quan trọng phát huy hiệu quả của công tác kế toán tài chính và giúp nhà quản lý có thể nắm bắt được các thông tin kinh tế đầy đủ, đúng đắn, chính xác và kịp thời về thực trạng và cơ cấu vốn tiền mặt, về các nguồn thu và sự chi tiêu chúng trong quá trình kinh doanh để đưa ra các quyết định đầu tư và kinh doanh có hiệu quả nhất. II. Thực trạng công tác kế toán vốn tiền mặt tại cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La. 1. Công tác quản lý vốn tiền mặt tại cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La Hiện tại, tiền mặt tại quỹ của cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại La chỉ bao gồm một loại tiền duy nhất là Việt Nam đồng không sử dụng tín phiếu, vàng bạc, đá quý, ngoại tệ do đó để theo dõi quản lý chặt chẽ hiệu quả quá trình hình thành chi tiền mặt của cửa hàng công tác quản lý vốn tiền mặt tuân thủ nguyên tắc sau: - Tiền mặt tại quỹ của cửa hàng được bảo quản trong kép sắt đủ điều kiện an toàn, chống mất cắp, chống cháy nổ. - Mọi nghiệp vụ thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ thực hiện và chịu trách nhiệm trước cửa hàng. - Các khoản thu chi đều phải có chứng từ hợp lệ - Định kỳ cuối tháng, quý, năm kế toán tiền mặt và thủ quỹ đều phải đối chiếu số dư thực tế tồn quỹ với sổ chi tồn quỹ trên sổ kế toán xem có khớp đúng hay không, nếu có chênh lệch phải tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh. - Cuối tháng, quý, năm phải tiến hành lập biên bản kiểm kê quỹ với sự có mặt của kế toán trưởng, kế toán tiền mặt và thủ quỹ. - Hàng tháng, phải lập kế hoạch tiền mặt gửi cho ngân hàng và thoả thuận để lại một lượng nhất định chi tiêu của cửa hàng. 2. Chứng từ sử dụng để hạch toán vốn tiền mặt Các chứng từ kế toán được sử dụng để hạch toán tiền mặt tại cửa hàng gồm có: - Phiếu thu - Phiếu chi - Các chứng từ gốc đi kèm phiếu thu chi giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hợp đồng kinh tế, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng… 2.1. Phiếu thu - Phiếu thu là một chứng từ kế toán dùng để xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, là căn cứ để thủ quỹ thu tiền và ghi sổ các tài khoản thu có liên quan. Phiếu thu phải được đóng thành quyển và khi ghi sổ phải có đầy đủ các tiêu đề chủ yếu sau: - Ngày tháng năm lập phiếu thu - Họ và tên người nộp tiền - Số phiếu, lý do nộp - Số tiền là bao nhiêu được ghi bằng chữ và số - Có đầy đủ chữ ký của người liên quan Trên cơ sở chứng từ gốc như hoá đơn bán hàng, giấy rút tiền gửi ngân hàng, biên lai thu tiền… kế toán tiền mặt lập phiếu thu gồm 03 liên (đặt giấy than viết 1 lần) ghi đầy đủ các nội dung trên và ký vào phiếu, và được chuyển đến cho kế toán trưởng duyệt, sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ, thủ quỹ đếm kiểm tiền trước khi ký thủ quỹ gửi lại 01 liên để ghi sổ, 01 liên giao cho người nộp tiền, 01 liên lưu lại nơi lập phiếu, và cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán tiền mặt để ghi sổ kế toán. Ví dụ minh hoạ: Trang bên Ngày 31/3/2004 Quầy văn phòng phẩm nộp tiền bán hàng trong ngày trị giá 16.838.150 căn cứ vào HDDHKT lập phiếu thu. Đơn vị………… Địa chỉ:……….. Telefax:………. Phiếu thu Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Quyển số………... Số 26/3 Nợ: 111 Có 131 Mẫu số 01 - TT QĐ số: 1141 - TC/ QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Họ và tên người nộp tiền: Trần Thị Kim Xuân Địa chỉ: Chợ Mơ - Hai Bà Trưng - Hà Nội Lý do nộp: Thu tiền bán hàng xà phòng các loại Số tiền: 16.838.150 (Viết băng chữ) Mười sáu triệu tám trăm ba mươi tám nghìn, một trăm mười năm đồng . Kèm theo………………Chứng từ gốc…………………………….. ………………………..Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)………. ………………………..HĐ 27871………………………………… Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá qúy)…………. + Số tiền quy đổi………………………………. 2.2. Phiếu thu Phiếu chi là một chứng từ kế toán dùng để xác định các khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ, là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ ghi sổ kế toán các tài khoản có liên quan Phiếu chi được đóng thành quyển, ghi sổ từng quyển trong cả năm giống như phiếu thu, phải ghi đầy đủ các nội dung lên phiếu chi khi chi tiền. - Ngày tháng năm lập phiếu - Số phiếu, lý do nộp - Số tiền là bao nhiêu được ghi thành chữ - Có đầy đủ chữ ký của người có liên quan Phiếu chi được lập thành 02 liên (đặt giấy than viết 01 lần) và chỉ sau khi có đủ chữ ký người lập phiếu, kế toán trưởng và giám đốc cửa hàng, thủ quỹ mới được xuất quỹ sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký và ghi rõ họ tên vào phiếu Liên 01 lưu lại nơi lập phiếu, Liên 02 được thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc vào sổ kế toán. Các chứng từ gốc dính kèm theo phiếu chi tại cửa hàng bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn mua hàng, hợp đồng kinh tế… Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ kế toán dùng làm căn cứ đề được xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng, tại cửa hàng, hình thức tạm ứng chủ yếu được áp dụng cán bộ công nhân viên ở phòng kế hoạch vật tư khi đo mua nguyên vật liệu, vật tư phục vụ sản xuất. Giấy đề nghị tạm ứg phải do người xin tạm ứng viết 01 liên, trong đó ghi rõ họ tên, số tiền xin tạm ứng, lý do xin tạm ứng được chuyển cho trưởng phòng hoặc cán bộ phụ trách ký duyệt, sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị Giám đốc duyệt chi căn cứ vào quyết định của Giám đốc hoặc kế toán trưởng, kế toán tiền mặt lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ. Ví dụ minh hoạ Đơn vị: TMDV Tràng Thi Địa chỉ: 12 Tràng thi Giấy đề nghị thanh toán Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Số:………... Nợ: ………. Có: …….… Tên tôi là: Vũ Thị Thanh Hoa Đơn vị công tác: Quầy đồ điện E6 Quỳnh Mai Địa chỉ: Đề nghị thanh toán số tiền: 218.400 (Viết băng chữ) Hai trăm mười tám nghìn bốn trăm đồng Lý do xin thanh toán: Mua hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán t.toán (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người thanh toán (Ký, họ tên) Đơn vị:Tràng Thi Địa chỉ:……….. Telefax:………. Phiếu thu Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Quyển số………... Số 90/3 Nợ: 111 Có 131 Mẫu số 02 - TT QĐ số: 1141 - TC/ QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Họ và tên người nhận tiền: Vũ Thị Thanh Địa chỉ: Quầy đồ điện E6 Quỳnh Mai Lý do chi: Chi trả tiền đồ điện các loại Số tiền: 218.400 (Viết băng chữ) Mai trăm mười tắm nghìn bốn trăm đồng Kèm theo: Giấy ĐNT…. Chứng từ gốc: HĐ 006 1197 & PNK 6/3 Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)………. ……………………………………..……………………………… Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá qúy)…………. + Số tiền quy đổi………………………………. 3. Hạch toán vốn tiền mặt tại KD &CBTP Thắng lợi Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ ở là TK 111”tiền mặt” hiện nay, tiền mặt tại quỹ của cửa hàng chỉ bao gồm một loại tiền duy nhất là Việt Nam đồng được theo dõi bằng tiểu khoản TK111 – Tiền mặt tại quỹ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK này bao gồm: Bên nợ: Khoản tiền mặt thực nhập quỹ Số thừa phát hiện khi kiểm kê Bên có: Các khoản tiền mặt còn tồn quỹ Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê Dư bên nợ: Các khoản tiền hiện còn tồn quỹ Cửa hàng thương mại dịch vụ Đại La là doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn, hàng ngày có nhiều nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc thu, chi tiền mặt tại cửa hàng phát sinh đòi hỏi công tác kế toán tiền mặt phải hạch toán ghi chép phản ánh vào sổ sách kịp thời chính xác. Hiện nay, các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt tại chủ yếu gồm: 3.1. Hạch toán các nghiệp vụ tăng tiền mặt tại quỹ. Nợ TK111 (111.1): Số tiền nhập quỹ Có TK 511: Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ Có TK112: Rút tiền từ ngân hàng Có TK 131, 136, 141: Thu hồi các khoản nợ phải thu Có TK 515: Thu tiền từ hoạt động tài chính Có TK 711: Thu tiền từ hoạt động khác Có TK 121, 128, 138, 144, 244 thu hồi các khoản Vốn đầu tư ngắn hạn, các khoản cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền 3.2. Hạch toán các nghiệp vụ giảm tiền mặt tại quỹ Nợ TK112 gửi tiền vào tài khoản tại ngân hàng Nợ TK 141 tạm ứng cho CNV Nợ TK 152, 153, 156 mua hàng hoá, vật tư nhập kho Nợ TK 211, 213 mua TSCĐ đưa vào sử dụng Nợi TK 241 xuất tiền cho ĐTXDCB tự làm Nợ TK 121, 221 Mua chứng khoán ngắn và dài hạn Nợ TK 144, 244 thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn và dài hạn Nợ TK 331, 333, 334 thanh toán với nhà cung cấp, nộp thuế và khoản khác cho ngân sách, thanh toán lương và các khoản cho CNV Nợ TK 641, 642, 627 thanh toán các chi phí bằng tiền cho văn phòng, các phân xưởng và bộ phận bán hàng Nợ TK133 thuế GTGT được khấu trừ …………………. Có TK 111 số tiền thực xuất quỹ 3. Sổ sách kế toán tiền mặt và trình tự ghi sổ, theo dõi, tổng hợp Cửa hàng đã áp dụng hình thức sổ NKCT nên các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến thu, chi tiền mặt được theo dõi, phản ánh vào các sổ kế toán sau: Sổ quỹ tiền mặt Sổ chi tiết tiền mặt Sổ cái tiền mặt 4.1. Sổ quỹ tiền mặt Sổ quỹ tiền mặt cho thủ quỹ lập dùng để theo dõi, ghi chép các khoản thu, chi tồn quỹ tiền mặt phát sinh hàng ngày tại cửa hàng. Ngoài ra nó còn có tác dụng như một báo cáo quỹ, nhờ đó mà ta biết được lý do thu, chi lương tiền tồn quỹ cuối ngày của một cách nhanh nhất Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ gốc đính kèm. Sổ quỹ tiền mặt của cửa hàng hiện nay được mở như sau: Cột : “Ngày tháng ghi sổ” ghi chép ngày tháng ghi sổ của phiếu thu, phiếu chi Cột “chứng từ (thu – chi) : Ghi số liệu phiếu thu, phiếu chi Cột “Diễn giải” ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Cột “Tồn quỹ” phản ánh lượng tiền thực tồn quỹ sau mỗi lần thu, chi tiền mặt Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước, tháng trước, năm trước chuyển sang Cuối trang sổ, ghi số chi tồn quỹ chuyển sang H Cột “chi” ghi số tiền chi ra khỏi quỹ àng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi do kế toán lập. Thủy quỹ tiến hành ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Cuối buổi, thủ quỹ tập hợp toàn bộ phiếu thu, chi phát sinh trong ngày chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ Trích mẫu sổ quỹ tiền mặt của cửa hàng trong thắng 03 năm 2003 Công ty TMDV Tràng Thi Báo cáo quĩ Cửa hàng TMDV Đại La Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Số dư đầu: 96.425.201 Chứng từ Diễn giải Tổng thu Tổng chi Ghi nợ TK 111- Ghi có TK Ghi nợ TK 111- Ghi có TK Thu Chi 511.1 3368.b Mai-Tiến bán hàng 2.801.920 2.547.200 254.720 Hồng- Tiến bán hàng 3.019.000 2.744.545 274.455 Hoa-Tiến bán hàng 596.200 542.000 54.200 Hà-Tiến bán hàng 1.926.650 1751.500 175.150 Hà-Tiến bán hàng 2.121.350 1.928.500 192.850 Thỏa-Tiến bán hàng 4.505.000 4.095.453 409.547 Thanh-Tiến bán hàng 3.600.000 3.272.727 327.273 Thanh-Tiến bán hàng 3.645.000 3.313.636 331.364 Châu -Tiến bán hàng 1.950.000 1.800.000 180.000 Châu -Tiến bán hàng 1.158.433 1.053.121 105.312 Châu -Tiến bán hàng 3.202.400 2.911.273 291.127 Châu -Tiến bán hàng 1.885.419 1.714.017 171.402 Thịnh-Tiến bán hàng 1.115.020 1.013.657 101.363 Thịnh-Tiến bán hàng 3.091.655 2.810.596 281.059 Thịnh-Tiến bán hàng 2.991.813 2.719.830 271.983 Lợi-Tiến bán hàng 7.469.660 6.790.600 679.060 Tổng 45.739.220 41.581.109 4158111 4.2. Sổ chi tiết tiền mặt Sổ chi tiết tiền mặt do kế toán tiền mặt theo dõi, dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền, chi tiền phát sinh hàng ngày tại cửa hàng. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán tiền mặt – (phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ gốc đính kèm) kế toán tiền mặt tiến hành kiểm tra tính đầy đủ, chính xác, hợp lệ của chứng từ và khản ánh ghi chép vào sổ chi tiết tiền mặt ở các cột phù hợp Sổ chi tiết tiền mặt của cửa hàng hiện nay được mở như sau Cột : “Ngày tháng ghi sổ” ghi chép ngày tháng ghi sổ của phiếu thu, phiếu chi Cột “chứng từ (thu – chi)” : Ghi số liệu phiếu thu, phiếu chi Cột “Diễn giải” ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Cột “Tài khoản đối ứng” ghi số hiệu tài khoản của các tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cột “Phát sinh (Nợ – Có)” Ghi số tiền phát sinh nợ hoặc có của nghiệp vụ kinh tế. Đầu trang sổ, ghi số cộng lũy kế và số dư trang trước, tháng trước, năm trước chuyển sang Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế, tính số dư để chuyển sang trang sau, tháng sau, năm sau Cuối tháng, cuối quý, kế toán tiền mặt tiến hành tổng hợp số liệu và khóa sổ chi tiết tiền mặt, sau đó lập bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu trên sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết được kiểm tra đối chiếu sổ quỹ tiền mặt, với số phát sinh Nợ, phát sinh có và số dư cuối tháng của tài khoản 111 – Tiền mặt trên sổ cái. Mọi sai sót nếu có phải được sửa chữa kịp thời theo đúng phương pháp sửa chữa quỹ định hiện hành. Trích mẫu sổ chi tiết tiền mặt – TK111 tháng 06 năm 2003 của cửa hàng TMDV Tràng Thi 4.3. Sổ cái tiền mặt Sổ cái tiền mặt là sổTK tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến thu, chi tiền mặt một tháng, quý, năm Căn cứ để ghi vào sổ cái tiền mặt là các số liệu đã ghi tiền sổ NK chung và được kế toán tổng hợp phản ánh định kỳ hai tuần 1 lần lên sổ cái. Cuối tháng, cuối quỹ, cuôí năm, kế toán tổng hợp tiến hành cộng số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết, sổ chi tiết tiền mặt được dùng để lập báo cáo tài chính. Hiện nay, mẫu sổ cái tiền mặt của cửa hàng được mở thống nhất, phù hợp với mẫu ._.