Thực trạng công tác kế toán tại sản cố định hữu hình tại trung tâm thông tin di động khu vực I

doanh. TSCĐ được chia thành TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. Trong khuôn khổ của phần lý luận này chỉ đề cập đến TSCĐ hữu hình, và các thuật ngữ TSCĐ hay tài sản được nhắc đến đều ngầm định là nói đến TSCĐ hữu hình. Tài sản cố định hữu hình: Là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình. Theo chuẩn mực kế toán số 03 về TSCĐ hữu hình thì các tài sản được ghi nhận là TSCĐ hữu hình phải thỏa mãn đồng thời cả bốn tiêu chuẩn ghi nhận sau: Thứ nhất, chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. Thứ hai, nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy. Thứ ba, thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm. Thứ tư, có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành. b) Đặc điểm: TSCĐ hữu hình trước hết phải có hình thái vật chất cụ thể, đây là điểm cơ bản nhất giúp chúng ta phân biệt TSCĐ hữu hình với TSCĐ vô hình. TSCĐ hữu hình nói một cách khác là những tài sản được tạo thành từ những lượng vật chất nhất định mà chúng ta có thể cầm, nắm được hoặc cảm nhận được bằng các giác quan. TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, điều này giúp chúng ta có khả năng phân biệt TSCĐ hữu hình với hàng hóa. Chẳng hạn cùng là một thiết bị có đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ, đối với một doanh nghiệp thương mại kinh doanh loại thiết bị đó thì đó là hàng hóa còn đối với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, sử dụng thiết bị đó cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thì thiết bị đó lại được coi là TSCĐ. Theo tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình thứ ba thì TSCĐ hữu hình phải có thời gian sử dụng lớn hơn 1 năm, nói cách khác thì TSCĐ hữu hình phải tham gia vào nhiều hơn 1 chu kỳ sản xuất (nếu coi mỗi chu kỳ sản xuất tối đa là một năm), việc quy định như vậy sẽ giúp phân biệt tài sản cố định hữu hình với một số tài sản lưu động như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất). TSCĐ phải có đủ tiêu chuẩn về giá trị, theo quy định hiện hành thì TSCĐ nói chung và TSCĐ hữu hình nói riêng phải có giá trị lớn hơn hoặc bằng 5 triệu đồng, đây là điểm phân biệt giữa TSCĐ và một số công cụ dụng cụ (cũng tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng lại có giá trị nhỏ hơn 5 triệu đồng). 1.1.2. Vai trò của TSCĐ hữu hình trong sản xuất kinh doanh. TSCĐ nói chung và TSCĐ hữu hình nói riêng luôn luôn giữ một vai trò quyết định đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu sản xuất, nếu thiếu TSCĐ hữu hình thì hoạt động sản xuất không thể diễn ra được. Năng suất, chất lượng sản phẩm của một doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào các TSCĐ hữu hình được đầu tư, trang bị tại doanh nghiệp đó. Trên thế giới đã diễn ra hai cuộc cách mạng công nghiệp và thực chất mục đích là nhằm cải tiến các thiết bị, máy móc tại các phân xưởng sản xuất nhằm nâng cao năng suất lao động, cải tiến chất lượng sản phẩm và từ đó có được ưu thế cạnh tranh trên thị trường. TSCĐ trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh và trong các doanh nghiệp mà sản phẩm có hàm lượng chất xám cao luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, và điều đó cũng phần nào cho thấy mức độ quan trọng của TSCĐ. Nếu doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả các TSCĐ thì khả năng thành công là rất cao và ngược lại nếu các doanh nghiệp sử dụng không có hiệu quả TSCĐ thì việc phá sản hoặc giải thể doanh nghiệp cũng là điều rất dễ có thể xảy ra. 1.2. Yêu cầu quản lý, sử dụng TSCĐ hữu hình trong các doanh nghiệp. TSCĐ hữu hình là cơ sở vật chất kỹ thuật trong các doanh nghiệp, do đó cần được quản lý chặt chẽ nhằm phát huy được hiệu quả cao nhất trong quá trình sử dụng. Quản lý, sử dụng TSCĐ hữu hình cần phải thực hiện các yêu cầu sau: Phải nắm được toàn bộ TSCĐ hữu hình hiện có đang sử dụng ở doanh nghiệp cả về hiện vật và giá trị. Để thực hiện yêu cầu này doanh nghiệp phải tổ chức theo dõi TSCĐ hữu hình về mặt hiện vật và giá trị, có phương pháp xác định chính xác giá trị của tài sản. Việc xác định giá trị tài sản phải dựa trên những nguyên tắc đánh giá nhất định, từ đó cung cấp được các thông tin tổng quát về toàn bộ năng lực của TSCĐ phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế. Phải có tiêu thức phân loại hợp lý để có thể quản lý một cách chặt chẽ và cung cấp thông tin một cách chính xác về tình hình hiện có của TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp. Phải nắm chắc được tình hình sử dụng TSCĐ hữu hình tại các bộ phận của doanh nghiệp, cung cấp thông tin phục vụ cho việc phân tích, đánh giá tình hình sử dụng TSCĐ hữu hình và bảo đảm an toàn cho tài sản đó trong quá trình sử dụng. Để thực hiện yêu cầu này trước hết doanh nghiệp phải xây dựng được quy chế trách nhiệm vật chất đối với người bảo quản, sử dụng tài sản. Phải có phương pháp để theo dõi TSCĐ hữu hình hiện đang sử dụng ở từng bộ phận trong doanh nghiệp cả về hiện vật và giá trị. Khi thực hiện yêu cầu này, doanh nghiệp sẽ có các thông tin cụ thể chi tiết về TSCĐ hữu hình hiện đang ở các bộ phận sử dụng tài sản, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời để phát huy được năng lực TSCĐ hữu hình trong sản xuất kinh doanh. Phải xây dựng được phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình một cách khoa học, hợp lý áp dụng trong quá trình sử dụng TSCĐ hữu hình. Đây là một yêu cầu quan trọng vì việc áp dụng phương pháp khấu hao cho các TSCĐ hữu hình có liên quan tới việc đánh giá TSCĐ hữu hình trong quá trình sử dụng, liên quan tới quá trình phân bổ chi phí đã đầu tư ban đầu… vì vậy ngay khi đầu tư mua sắm, xây dựng TSCĐ hữu hình, doanh nghiệp phải xác định được thời gian sử dụng dự kiến của TSCĐ đó một cách hợp lý và lựa chọn được phương pháp khấu hao thích hợp. Mặt khác, trong quá trình sử dụng tài sản cũng cần phải phân tích, xem xét mức khấu hao đó có phù hợp với thực tế sử dụng và thực trạng tài sản hay không để có biện pháp điều chỉnh kịp thời phương pháp khấu hao cũng như mức khấu hao theo yêu cầu quản lý. TSCĐ hữu hình phải được quản lý từ khi đầu tư, xây dựng, mua sắm đến quá trình sử dụng tài sản và cả cho đến khi không còn sử dụng (hư hỏng, thanh lý, nhượng bán). Do chi phí để có một TSCĐ hữu hình thường rất lớn, trong quá trình sử dụng phải phân bổ chi phí đã đầu tư ban đầu, nếu xét thấy tài sản sử dụng không hiệu quả do không thích ứng với hoạt động của doanh nghiệp hoặc do lỗi thời thì doanh nghiệp cần có biện pháp xử lý như nhượng bán để thay thế tài sản khác, hoặc khi TSCĐ hữu hình bị hư hỏng và thanh lý phải xác định được giá trị thanh lý của tài sản, phần giá trị thanh lý sẽ giảm được phí tổn đã đầu tư vào TSCĐ của doanh nghiệp. Phải thường xuyên phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp. Việc phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng, cũng như lợi ích do TSCĐ đem lại cung cấp các thông tin để nhà quản lý nắm được việc sử dụng tài sản đó có hợp lý hay không, bố trí cơ cấu tài sản trong doanh nghiệp đã đảm bảo phát huy được năng lực tài sản hay chưa… từ đó có những biện pháp chỉ đạo trong khâu đầu tư, sử dụng để đem lại hiệu quả sử dụng cao nhất đối với TSCĐ hữu hình. 1.3. Vị trí, vai trò của kế toán TSCĐ hữu hình trong các doanh nghiệp. Kế toán TSCĐ nói chung và kế toán TSCĐ hữu hình nói riêng là một bộ phận cấu thành trong hệ thống kế toán. Kế toán TSCĐ cung cấp các thông tin về tình hình TSCĐ của doanh nghiệp. Trước đây khi chưa có khái niệm về TSCĐ vô hình thì kế toán TSCĐ đồng nhất với kế toán TSCĐ hữu hình. Với việc nhận thức được vai trò của TSCĐ vô hình đã dẫn đến việc phân chia TSCĐ thành TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình đồng thời kế toán TSCĐ bao gồm kế toán TSCĐ hữu hình và kế toán TSCĐ vô hình. Tuy nhiên trên thực tế hiện nay tại các doanh nghiệp thì công tác kế toán TSCĐ hữu hình là đa số còn các nghiệp vụ về TSCĐ vô hình chỉ chiếm một phần rất nhỏ (thậm chí không có như tại trung tâm thông tin di động khu vực I), điều đó cho thấy tầm quan trọng của kế toán TSCĐ hữu hình là rất đáng kể. Do đó thông tin về TSCĐ hữu hình do kế toán TSCĐ hữu hình cung cấp là một trong những dòng thông tin quan trọng để những người sử dụng thông tin có thể phân tích, đánh giá về cơ sở vật chất kỹ thuật đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Để thực hiện được các yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng, phát huy vai trò của kế toán, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ hữu hình, kế toán TSCĐ trong các doanh nghiệp có nhiệm vụ sau: Ghi chép, phản ánh, tổng hợp chính xác, kịp thời về số lượng, giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng của TSCĐ hữu hình trong toàn doanh nghiệp và theo từng địa điểm, từng bộ phận sử dụng. Tạo điều kiện để doanh nghiệp kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ hữu hình, có kế hoạch bố trí sử dụng và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ hữu hình. Ghi chép, phản ánh tình hình sử dụng theo từng thứ, từng loại và toàn bộ TSCĐ hữu hình ở từng bộ phận và trong toàn doanh nghiệp. Tính toán, xác định hiệu quả sử dụng TSCĐ hữu hình, cung cấp các số liệu làm căn cứ cho doanh nghiệp đề ra các biện pháp huy động, sử dụng triệt để và có hiệu quả các TSCĐ hữu hình và ra các quyết định đầu tư hợp lý. Tính toán phân bổ hợp lý số khấu hao TSCĐ hữu hình vào chi phí sản xuất kinh doanh phù hợp với lợi ích kinh tế do tài sản đem lại, phù hợp với đối tượng sử dụng TSCĐ. Xác định đúng đắn và kế toán kịp thời các khoản chi phí, thu nhập trong quá trình thanh lý, nhượng bán, sửa chữa TSCĐ hữu hình và những thiệt hại do quá trình đó gây ra. Lập báo cáo về TSCĐ nói chung và TSCĐ hữu hình nói riêng và tham gia phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản, sử dụng TSCĐ trong các doanh nghiệp. 2. Phân loại và đánh giá TSCĐ hữu hình. 2.1. Phân loại TSCĐ hữu hình. Để thuận lợi cho công tác quản lý và kế toán TSCĐ, TSCĐ hữu hình được sắp xếp vào từng loại, từng nhóm theo những đặc trưng nhất định. Do đó có nhiều cách phân loại TSCĐ hữu hình khác nhau tùy theo mục đích, yêu cầu của quản lý và kế toán. 2.1.1. Phân loại TSCĐ hữu hình theo công dụng. Theo công dụng thì TSCĐ hữu hình được chia ra các loại sau: - Nhà cửa, vật kiến trúc. - Máy móc, thiết bị. - Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn. - Thiết bị dụng cụ dùng cho quản lý. - Cây lâu năm, súc vật làm việc. - Tài sản cố định hữu hình khác. Cách phân loại này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý và sử dụng các TSCĐ hữu hình hiệu quả hơn, đồng thời việc trích và phân bổ khấu hao các TSCĐ hữu hình cũng chính xác hơn. 2.1.2. Phân loại TSCĐ hữu hình theo hình thức sở hữu. Theo cách phân loại này thì TSCĐ hữu hình được chia thành các loại sau: - TSCĐ hữu hình thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp: Là những TSCĐ doanh nghiệp đầu tư bằng vốn chủ sở hữu hoặc do nguồn vốn bên ngoài tài trợ. Doanh nghiệp có quyền sở hữu chính thức hoặc được Nhà nước uỷ quyền quản lý và sử dụng tài sản đó. Đối với những tài sản loại này, doanh nghiệp được quyền sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp; sử dụng phục vụ cho các hoạt động liên doanh, liên kết; thế chấp hoặc cầm cố; cho thuê; thanh lý, nhượng bán các tài sản đó. - TSCĐ hữu hình doanh nghiệp đi thuê: Là những TSCĐ doanh nghiệp thuê của đơn vị khác theo các hợp đồng thuê tài sản đã được ký kết. Hiện nay có hai loại hình thuê tài sản cố định là thuê hoạt động và thuê tài chính. Trong thời gian có hiệu lực của hợp đồng, doanh nghiệp được quyền sử dụng tài sản đó phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của mình. Với cách phân loại này cho phép doanh nghiệp nắm bắt được thời gian sử dụng các loại tài sản trong doanh nghiệp từ đó có kế hoạch sử dụng, thực hiện trích khấu hao và sử dụng nguồn vốn khấu hao một cách hợp lý. 2.1.3. Phân loại TSCĐ hữu hình theo mục đích sử dụng. Căn cứ vào mục đích sử dụng TSCĐ, TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp được chia làm những loại sau: - TSCĐ hữu hình dùng trong sản xuất kinh doanh: Bao gồm tất cả những TSCĐ hữu hình được dùng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ở các bộ phận trực tiếp sản xuất kinh doanh, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - TSCĐ hữu hình dùng cho mục đích phúc lợi, sự nghiệp, an ninh, quốc phòng: bao gồm các TSCĐ được sử dụng để phục vụ đời sống văn hóa tinh thần của người lao động trong doanh nghiệp như nhà ăn, câu lạc bộ… hoặc TSCĐ sử dụng phục vụ cho các hoạt động sự nghiệp, an ninh, quốc phòng của doanh nghiệp như các thiết bị chữa cháy, thiết bị an toàn, thiết bị báo động… - TSCĐ hữu hình bị hư hỏng chờ xử lý: Bao gồm những TSCĐ hữu hình của đơn vị bị hư hỏng chưa thanh lý hoặc những tài sản doanh nghiệp hiện có nhưng không có nhu cầu sử dụng, đang chờ quyết định điểu chuyển hoặc nhượng bán nhằm thu hồi lại vốn đầu tư. Việc phân loại theo tình hình sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý và phân tích đúng đắn tình hình, hiệu quả của việc sử dụng tài sản và từ đó có kế hoạch khai thác, sử dụng TSCĐ hữu hình một cách hữu hiệu nhất. 2.1.4 Phân loại TSCĐ hữu hình theo nguồn tài trợ. Theo cách phân loại này, TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp được chia thành các loại: - TSCĐ hữu hình được đầu tư bằng nguồn vốn chủ sở hữu: Là những TSCĐ hữu hình do doanh nghiệp sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu để mua sắm, xây dựng. Nguồn vốn để mua là từ nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, các quỹ của doanh nghiệp. - TSCĐ hữu hình được đầu tư mua sắm bằng nguồn ngân sách Nhà nước: Là những TSCĐ hữu hình được Nhà nước cấp ngân sách cho mua sắm và các TSCĐ được hình thành theo kiểu này chủ yếu là ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. - TSCĐ hữu hình được đầu tư bằng nguồn vốn đi vay: Là các tài sản doanh nghiệp có được từ tiền vốn của các đối tác bên ngoài cho doanh nghiệp vay, mượn để đầu tư mua sắm và doanh nghiệp phải có nghĩa vụ hoàn trả các khoản tiền tương đương theo các nghĩa vụ pháp lý cho các đối tác bên ngoài. Với cách phân loại trên cho phép doanh nghiệp đánh giá được một cách chính xác tình trạng cơ sở vật chất hiện có của mình trong mối quan hệ với tình hình tài chính của doanh nghiệp và cho phép doanh nghiệp trích và phân bổ khấu hao các TSCĐ hữu hình một cách hợp lý. 2.2. Đánh giá TSCĐ hữu hình. 2.2.1. Đánh giá TSCĐ hữu hình theo nguyên giá. Đánh giá TSCĐ hữu hình là việc xác định giá trị của tài sản đó để ghi sổ kế toán. Nguyên tắc chung xác định giá trị TSCĐ nói chung và TSCĐ hữu hình nói riêng là phải dựa trên nguyên tắc giá phí. Nguyên tắc này đòi hỏi phải tính đúng, tính đủ các chi phí doanh nghiệp đã bỏ ra để có được TSCĐ đó. Chi phí của một TSCĐ hữu hình bao gồm tất cả các phí tổn hợp lý, hợp lệ mà doanh nghiệp bỏ ra để có được tài sản đó và đưa tài sản đó vào vị trí sẵn sàng sử dụng. Từ nguyên tắc chỉ đạo trên, cách xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình như sau: a) TSCĐ hữu hình mua sắm. Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua sắm bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn: Trừ (-) các khoản được chiết khấu thương mại hoặc giảm giá. Cộng (+) các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại). Cộng (+) các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, như: Chi phí chuẩn bị mặt bằng; Chi phí vận chuyển, bốc dỡ; Chi phí lắp đặt, chạy thử; Các chi phí liên quan trực tiếp khác. b) TSCĐ hữu hình do bộ phận xây dựng cơ bản tự làm bàn giao. Nguyên giá TSCĐ hữu hình do bộ phận xây dựng cơ bản tự làm bàn giao là giá thực tế của công trình và: Cộng (+) chi phí lắp đặt, chạy thử và các khoản chi phí khác có liên quan. Cộng (+) thuế trước bạ (nếu có). c) TSCĐ hữu hình do bên nhận thầu bàn giao. Nguyên giá TSCĐ hữu hình do bên nhận thầu bàn giao là giá phải trả cho bên nhận thầu và: Cộng (+) các phí tổn mới trước khi dùng như lắp đặt, chạy thử… Cộng (+) thuế trước bạ (nếu có). Trừ (-) các khoản giảm giá. c) TSCĐ hữu hình được cấp, được điều chuyển đến. Nếu là đơn vị hạch toán độc lập: Nguyên giá bao gồm giá trị còn lại ghi sổ ở đơn vị cấp hoặc giá trị đánh giá thực tế của Hội đồng giao nhận và Cộng (+) các phí tổn mới trước khi dùng mà bên nhận phải chi ra như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử… Nếu là đơn vị hạch toán phụ thuộc: Nguyên giá, giá trị còn lại và số khấu hao lũy kế được ghi theo sổ của đơn vị cấp. Các phí tổn mới trước khi dùng được phản ánh trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh mà không tính vào nguyên giá TSCĐ đó. 2.2.2. Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại. a) Hao mòn và khấu hao TSCĐ hữu hình. Hao mòn là sự giảm dần giá trị của TSCĐ trong quá trình sử dụng hoặc do chịu tác động từ yếu tố thiên nhiên, môi trường hoặc sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật. Hao mòn TSCĐ hữu hình có hai dạng là: Hao mòn hữu hình: Là sự hao mòn vật lý trong quá trình sử dụng do bị cọ xát, bị ăn mòn, bị hư hỏng từng bộ phận. Hao mòn vô hình: Là sự giảm giá trị của TSCĐ do tiến bộ khoa học kỹ thuật đã sản xuất ra những TSCĐ cùng loại ưu việt hơn hoặc sản xuất ra những TSCĐ khác có khả năng thay thế cho TSCĐ hiện tại. Khấu hao TSCĐ hữu hình: Là sự phân bổ một cách hợp lý và khoa học nguyên giá TSCĐ hữu hình vào chi phí thông qua thời gian sử dụng TSCĐ hữu hình nhằm tái sản xuất TSCĐ đó khi nó bị hư hỏng. Giữa khấu hao và hao mòn TSCĐ hữu hình có sự không đồng nhất về nội dung kinh tế và ta không thể coi khấu hao là việc tính toán, xác định mức hao mòn để phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh vì: Nếu coi khấu hao TSCĐ hữu hình là việc tính toán xác định mức hao mòn của TSCĐ hữu hình, phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh thì TSCĐ hữu hình hao mòn bao nhiêu sẽ phân bổ vào chi phí bấy nhiêu. Nhưng hao mòn TSCĐ hữu hình mang tính khách quan, trên thực tế không thể đo lường một cách chính xác mức độ hao mòn của TSCĐ hữu hình, còn khấu hao là nhận thức chủ quan của con người, là quá trình tính toán, phân bổ giá trị của TSCĐ hữu hình vào chi phí sản xuất kinh doanh và doanh nghiệp hoàn toàn có thể xác định mức khấu hao hợp lý cho mỗi TSCĐ hữu hình. Nhu cầu của doanh nghiệp về TSCĐ hữu hình thực chất là nhu cầu về giá trị sử dụng mà tài sản đó sẽ cung cấp cho doanh nghiệp trong suốt khoảng thời gian sử dụng. Khi mua TSCĐ hữu hình, doanh nghiệp đã ứng trước chi phí tại thời điểm mua tài sản cho một khối lượng hàng hóa, dịch vụ sẽ nhận trong tương lai khi sử dụng tài sản đó. Do đó trong quá trình sử dụng cần phải tính toán, phân bổ các chi phí đã ứng trước vào chi phí sản xuất kinh doanh. Mặt khác theo nguyên tắc phù hợp với nội dung doanh thu của kỳ sản xuất kinh doanh phải phù hợp với các chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra để có được doanh thu, do đó khi sử dụng tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp phải phân bổ chi phí tài sản vào chi phí sản xuất kinh doanh một cách hợp lý, phù hợp với lợi ích do việc sử dụng tài sản đó đem lại. Từ phân tích trên ta thấy rằng việc phân bổ giá trị khấu hao của TSCĐ hữu hình không bị phụ thuộc vào mức độ hao mòn của tài sản đó và sẽ có nhiều phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình do mỗi doanh nghiệp có sự tính toán mức độ hợp lý trong việc phân bổ giá trị TSCĐ hữu hình khác nhau. b) Xác định giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình. Trong mọi trường hợp, TSCĐ nói chung và TSCĐ hữu hình nói riêng phải được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại. Do vậy việc ghi sổ phải đảm bảo phản ánh được cả 3 chỉ tiêu về TSCĐ hữu hình là nguyên giá, khấu hao lũy kế và giá trị còn lại của TSCĐ đó. Giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình được xác định bằng công thức: Giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình = Nguyên giá - Giá trị hao mòn lũy kế. Việc xác định giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình cho biết số chi phí chưa được phân bổ, từ đó doanh nghiệp có kế hoạch sử dụng tài sản và phân bổ chi phí cho các kỳ kinh doanh tiếp theo. Đồng thời việc xác định giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình cung cấp thông tin về giá trị TSCĐ hữu hình hiện có trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, phục vụ cho việc phân tích, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp tại những thời điểm nhất định. 2.2.3. Đánh giá lại giá trị TSCĐ hữu hình. Do có sự chênh lệch giữa mức độ hao mòn TSCĐ hữu hình và số khấu hao đã trích của tài sản đó hoặc do tiến hành nâng cấp TSCĐ hữu hình, định kỳ các doanh nghiệp thường tiến hành đánh giá lại nguyên giá của TSCĐ hữu hình (các thủ tục tiến hành phải theo quy định của Nhà nước) nhằm phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của các tài sản đó. Trong trường hợp TSCĐ hữu hình có sự nâng cấp hoặc bị tháo dỡ một số bộ phận thì: NG của TSCĐ hữu hình đánh giá lại = NG ban đầu + chi phí nâng cấp – giá trị bộ phận bị tháo dỡ. Và Giá trị thực tế của TSCĐ hữu hình sau đánh giá = NG của TSCĐ hữu hình đánh giá lại – giá trị hao mòn lũy kế. Trong trường hợp đánh giá lại giá trị TSCĐ hữu hình theo giá thị trường thì: NG của TSCĐ hữu hình đánh giá lại = NG ban đầu + (-) chênh lệch giá trị TSCĐ hữu hình do đánh giá lại 3. hạch toán kế toán TSCĐ hữu hình trong các doanh nghiệp. 3.1. Hạch toán ban đầu TSCĐ hữu hình. Là quá trình ghi lại thông tin ban đầu phát sinh liên quan đến đối tượng cần hạch toán theo đúng thời gian, địa điểm phát sinh của nghiệp vụ. Thông tin do hạch toán ban đầu cung cấp sẽ quyết định tính đúng đắn và chính xác của toàn bộ quá trình xử lý thông tin của kế toán sau này, do đó điều đầu tiên đối với kế toán là phải tổ chức tốt công tác hạch toán ban đầu bao gồm việc sử dụng các chứng từ, quy định các thông tin sẽ được ghi nhận trên chứng từ để phản ánh về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và quá trình kiểm tra, chuyển giao thông tin cho các bộ phận kế toán để xử lý. Trong hạch toán ban đầu đối với TSCĐ hữu hình các thông tin cần được cung cấp gồm: Thông tin về chi phí doanh nghiệp đã bỏ ra để có TSCĐ hữu hình. Điều này có thể chứng minh thông qua các chứng từ như hợp đồng kinh tế, giấy chứng nhận, giao kèo, hoá đơn hay các văn bản có liên quan. Thông tin về tình hình sử dụng tài sản trong các hoạt động sản xuất kinh doanh, căn cứ vào đó để phân bổ chi phí khấu hao và các chi phí sản xuất kinh doanh theo đúng đối tượng sử dụng tài sản. Thông tin về các chi phí sửa chữa, đầu tư, cải tạo nâng cấp, căn cứ vào đó sẽ tiến hành phân loại để xử lý vào chi phí kinh doanh hoặc xử lý tăng, giảm TSCĐ hữu hình trong quá trình sử dụng. Các chứng từ có thể sử dụng bao gồm: chứng từ giao nhận, chứng từ khấu hao, thanh lý, nhượng bán, đánh giá lại TSCĐ vô hình... Tuỳ từng trường hợp cần sử dụng các chứng từ cho phù hợp, đảm bảo mọi thông tin về TSCĐ hữu hình đã xử lý đều có bằng chứng hợp lệ, hợp pháp. 3.2. Hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình. Mục đích của hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình nhằm cung cấp được các thông tin một cách chi tiết, cụ thể về tình hình hiện có, tình hình quản lý, sử dụng TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp cho các nhà quản lý. Những thông tin đó vừa phải thể hiện trên góc độ toàn doanh nghiệp, đồng thời cụ thể chi tiết cho từng loại, từng thứ tài sản và từng bộ phận sử dụng tài sản cố định hữu hình. Do đó hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình phải cung cấp được các thông tin sau: Tổng số TSCĐ hữu hình hiện có trong doanh nghiệp về số lượng, chủng loại, tính năng kỹ thuật, công suất sử dụng, thời gian sử dụng. Tổng giá trị TSCĐ hữu hình hiện có cũng như giá trị của từng thứ, từng loại tài sản theo nguyên giá, giá trị còn lại. Số đã khấu hao của các TSCĐ hữu hình, phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình. Tình hình sử dụng TSCĐ phân theo mục đích sử dụng, theo hình thức sở hữu, theo loại hình hoạt động kinh doanh, theo từng bộ phận sử dụng tài sản. Trách nhiệm vật chất trong quá trình quản lý, sử dụng TSCĐ hữu hình. Để đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin trên đòi hỏi doanh nghiệp cần tổ chức hạch toán chi tiết một cách hợp lý. Việc hạch toán này có thể được thực hiện trên các nội dung như: Mở thẻ theo dõi chi tiết cho từng thứ tài sản hiện có, trên thẻ TSCĐ cung cấp các thông tin về hiện trạng của TSCĐ hữu hình phục vụ yêu cầu quản lý tài sản đó. Xây dựng danh mục TSCĐ nói chung và TSCĐ hữu hình nói riêng của doanh nghiệp và quy định số hiệu cho từng thứ tài sản nhằm thuận tiện cho công tác quản lý. Việc đánh số được thực hiện đảm bảo tính khoa học, hợp lý, thuận tiện cho quá trình kiểm tra, đối chiếu và thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Mở sổ theo dõi toàn bộ TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp, đồng thời mở sổ theo dõi cho từng bộ phận sử dụng tài sản. Trên sổ phải cung cấp được các thông tin về tình hình sử dụng TSCĐ hữu hình đó thể hiện qua các chỉ tiêu như loại tài sản, thứ tài sản được sử dụng, nguyên giá và tình hình trích khấu hao, tình hình tăng, giảm tài sản. Định kỳ doanh nghiệp cần lập các báo cáo về tình hình sử dụng TSCĐ hữu hình trong hoạt động sản xuất kinh doanh, trên báo cáo ngoài các thông tin do kế toán cung cấp cần có các thông tin bổ xung như các tác động có ảnh hưởng đến giá trị tài sản, tình hình trích khấu hao và tình hình sử dụng tài sản. Đồng thời kết hợp phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ hữu hình trong kỳ, từ đó có quyết định hợp lý trong quá trình sử dụng cũng như đầu tư, đổi mới TSCĐ hữu hình. 3.3. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ hữu hình. 3.3.1. Các tài khoản sử dụng. Theo chế độ hiện hành, việc hạch toán TSCĐ hữu hình được theo dõi trên tài khoản 211 ‘ Tài sản cố định hữu hình’. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng, giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp theo nguyên giá. Tài khoản 211 được chi tiết thành các tiểu khoản: 2112 – Nhà cửa, vật kiến trúc. 2113 – Máy móc, thiết bị. 2114 – Phương tiện vận tải, truyền dẫn. 2115 – Thiết bị, dụng cụ quản lý. 2116 – Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm. 2118 – Tài sản cố định khác. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như các tài khoản 2141, 111, 112, 331… 3.3.2. Phương pháp hạch toán Sơ đồ số 1: Hạch toán tình hình tăng, giảm TSCĐ hữu hình. TK 211- TSCĐ hữu hình TSCĐ mua ngoài đưa vào sử dụng ngay TK133 Thuế GTGT đầu vào (nếu có ) TK111, 112, 331 TSCĐ tăng do đầu tư XDCB hoàn thành TK241 TSCĐ mua trả chậm, trả góp TK133 Thuế GTGT đầu vào (nếu có ) TK331 TK242 Lãi trả chậm phải trả TSCĐ tăng do được biếu tặng, tài trợ TK711 TSCĐ tăng do phát hiện thừa trong khi kiểm kê TK338 TK214 Khấu hao lũy kế TK811 TK214 Giá trị còn lại của TSCĐ Thanh lý, nhượng bán bán Giá trị hao mòn của TSCĐ Thanh lý, nhượng bán bán TK222 TK214 Giá trị còn lại của TSCĐ Góp vốn liên doanh Giá trị hao mòn của TSCĐ Góp vốn liên doanh TK412 Đánh giá nhỏ hơn GTCL Đánh giá lớn hơn GTCL TK138 TK214 Giá trị còn lại của TSCĐ phát hiện thiếu Giá trị hao mòn của TSCĐ phát hiện thiếu 3.4. Hạch toán khấu hao TSCĐ hữu hình. 3.4.1. Các phương pháp tính khấu hao TSCĐ hữu hình. Theo chế độ kế toán hiện hành, các doanh nghiệp được phép áp dụng 3 phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, tuy nhiên phương pháp khấu hao do doanh nghiệp xác định để áp dụng cho từng TSCĐ phải nhất quán, trừ khi có sự thay đổi cách thức sử dụng tài sản đó. a) Phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Mức khấu hao Phải trích Bình quân năm Nguyên giá Tài sản cố định Bình quân Giá trị thanh lý Tài sản cố định ước tính Tỷ lệ Khấu hao Bình quân năm x Theo phương pháp này thì mức khấu hao của TSCĐ hữu hình được tính theo công thức: Và Mức khấu hao Mức khấu hao bình quân năm phải trích = -------------------------------------- bình quân tháng 12 Theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng thì số khấu hao hàng năm không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản, do đó doanh nghiệp không thể thu hồi vốn nhanh được. Phương pháp này thích ứng đối với những TSCĐ ít bị ảnh hưởng bởi hao mòn vô hình. b) Phương pháp khấu hao theo số lượng sản phẩm. Theo phương pháp này thì mức khấu hao phải trích hàng tháng được tính theo công thức: Mức khấu hao bình quân trên một đơn vị sản lượng x Sản lượng hoàn thành trong tháng Mức khấu hao phải trích trong tháng Trong đó: Mức khấu hao bình quân trên một đơn vị sản lượng Tổng số khấu hao phải trích trong thời gian sử dụng dụng Sản lượng tính theo công suất thiết kế Phương pháp này thích ứng đối với những TSCĐ tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất ra sản phẩm và nó khắc phục được yếu tố hao mòn vô hình đối với TSCĐ, tuy nhiên nếu doanh nghiệp muốn thu hồi được vốn nhanh thì phải tăng ca, tăng năng suất lao động để làm ra nhiều sản phẩm. c) Phương pháp khấu hao theo số năm sử dụng ước tính. Theo phương pháp này thì mức khấu hao của TSCĐ hữu hình được tính như sau: Mức khấu hao năm thứ i = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao năm thứ i n x (n + 1) Trong đó: Tỷ lệ khấu hao năm thứ i = Theo phương pháp này thì số khấu hao hàng năm giảm dần trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản, do vậy phương pháp này thích hợp đối với những TSCĐ hữu hình chịu ảnh hưởng lớn bởi hao mòn vô hình. 3.4.2. Tài khoản sử dụng. Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm khấu hao TSCĐ hữu hình kế toán sử dụng tài khoản 2141 ‘Hao mòn TSCĐ hữu hình’. Bên cạnh đó, kế toán còn sử dụng tài khoản 009 ‘Nguồn vốn khấu hao cơ bản’ để theo dõi sự hình thành và quá trình sử dụng số vốn khấu hao cho cả TSCĐ vô hình và TSCĐ hữu hình. 3.4.3. Phương pháp hạch toán. Sơ đồ số 2: Kế toán khấu hao TSCĐ hữu hình. TK2141 TK627, 641, 642 Trích khấu hao TSCĐ Vào chi phí SXKD TK211 TK811 Giá trị khấu hao lũy kế GTCL của TSCĐ Thanh lý, nhượng bán 3.5. Hạch toán sửa chữa và nâng cấp TSCĐ hữu hình. 3.5.1. Các tài khoản sử dụng. Công việc sửa chữa TSCĐ hữu hình được chia thành sửa chữa thường xuyên _ đó là việc sửa chữa thường xuyên mang tính định kỳ, chi phí sửa chữa ít và kết toán thực hiện luôn việc phân bổ chi phí trực tiếp mà không cần thông qua tài khoản trung gian để tập hợp chi phí. Để tập hợp chi phí sửa chữa lớn, nâng cấp TSCĐ hữu hình, kế toán sử dụng tài khoản 241_2413 ‘Sửa chữa lớn TSCĐ’. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như TK142, TK335, TK621, TK622, TK627… 3.5.2. Phương pháp hạch toán. Sơ đồ số 3: hạch toán tổng quát sửa chữa, nâng cấp TSCĐ hữu hình TK2413 TK627, 641, 642 Ngoài KH TK111, 112, 152, 334 TK331 Tự làm Thuế GTGT Thuê ngoài Chi phí sửa chữa thường xuyên Tập hợp chi phí sửa chữa lớn Kết chuyển chi phí sửa chữa TK133 TK1421 Phân bổ dần Trong KH TK335 Trích trước Nâng cấp TK211 Chi phí sửa chữa thường xuyên 4. Các._. hình thức sổ kế toán . Hiện nay theo quy định của Bộ Tài chính thì các doanh nghiệp được phép áp dụng một trong 4 hình thức sổ, đó là các hình thức -Nhật ký sổ cái. -Nhật ký chung. -Nhật ký chứng từ. -Chứng từ ghi sổ. Do khuôn khổ của luận văn có hạn. Sau đây tôi xin được phép tập trung vào hình thức sổ ‘Chứng từ ghi sổ’. Sơ đồ số 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Thẻ TSCĐ Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ lập cho các NV tăng, giảm… TSCĐ. Sổ kế toán chi tiết Sổ cái các TK 211, 214… Bảng cân đối số phát sinh Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày căn cứ vào thẻ TSCĐ hoặc Bảng tổng hợp các chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để vào sổ Cái các TK 211, 214... Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để vào sổ Cái cho các tài khoản 211, 214…. Căn cứ vào sổ cái kế toán tiến hành lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính. 5. Đặc điểm kế toán TSCĐ hữu hình tại một số nước trên thế giới. Để có thể đánh giá đúng đắn và từ đó đề ra những giải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ hữu hình đòi hỏi phải có quan điểm xem xét toàn diện, phải biết tiếp thu kinh nghiệm trong tổ chức quản lý và kế toán TSCĐ hữu hình của những nước có nền kinh tế phát triển, đặc biệt là các nước có hệ thống kế toán mang tính phổ biến đã được nhiều quốc gia tham khảo để xây dựng hệ thống kế toán. Sau đây chúng ta sẽ chỉ ra những khác biệt vẫn còn tồn tại trong công tác kế toán TSCĐ hữu hình theo chế độ kế toán Mỹ và Pháp so với mô hình kế toán TSCĐ hữu hình của Việt Nam. 5.1. Đặc điểm kế toán TSCĐ hữu hình theo chế độ kế toán Mỹ. Kế toán TSCĐ hữu hình theo chế độ kế toán Mỹ so với Việt Nam có những đặc điểm khác biệt cơ bản sau: Thứ nhất, TSCĐ hữu hình là những tài sản vật chất được sử dụng trong quá trình SXKD và có thời gian sử dụng lâu dài hơn một kỳ kế toán. Kế toán Mỹ không đề cập đến tiêu chuẩn giá trị của tài sản, do đó những TSCĐ ở những doanh nghiệp khác nhau sẽ có sự khác nhau bởi quy định về giá trị của tài sản sẽ do từng doanh nghiệp xác định. Thứ hai, về nguyên giá TSCĐ cũng được xác định theo nguyên tắc giá phí, tuy nhiên không đề cập đến những khoản chi phí nào mà chỉ quy định là các chi phí bình thường và hợp lý, cần thiết để đưa tài sản đó vào vị trí sẵn sàng sử dụng. Thứ ba, việc khấu hao đối với các TSCĐ hữu hình sẽ được ghi vào tài khoản ‘khấu hao tích lũy’, đối với các TSCĐ vô hình sẽ được ghi thẳng vào tài khoản tài sản vô hình để giảm giá trị tài sản đó. Thứ tư, sửa chữa lớn TSCĐ hữu hình là công việc sửa chữa vừa nhằm giữ cho TSCĐ có trạng thái tốt, vừa kéo dài thời gian hữu dụng của tài sản lớn hơn thời gian ước tính ban đầu, vì vậy chi phí sửa chữa lớn sau khi hoàn thành sẽ được ghi giảm số khấu hao lũy kế trên tài khoản ‘khấu hao tích lũy’ của tài sản được sửa chữa. Với quan điểm đó thì nguyên giá của TSCĐ được sửa chữa sẽ không tăng nhưng giá trị tài sản cần khấu hao trong thời gian còn lại sẽ tăng một lượng đúng bằng chi phí sửa chữa. Thứ năm, phương pháp khấu hao TSCĐ không quy định thống nhất, mà cho phép các doanh nghiệp lựa chọn các phương pháp khấu hao khác nhau để phân bổ chi phí khấu hao phù hợp với cách thức sử dụng tài sản và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Thứ sáu, việc sử dụng tài khoản để ghi nhận tình hình hoạt động kinh doanh nói chung, tình hình TSCĐ nói riêng không quy định cụ thể về số hiệu tài khoản. Để theo dõi tình hình tài sản, doanh nghiệp quy định các tài khoản được mở cụ thể cho từng nhóm tài sản theo chức năng. 5.2. Đặc điểm kế toán TSCĐ hữu hình theo chế độ kế toán Pháp. Kế toán TSCĐ hữu hình theo chế độ kế toán Pháp so với kế toán Việt Nam có một số khác biệt sau: Thứ nhất, theo quy định thì TSCĐ bao gồm TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình và TSCĐ tài chính. Việc phân loại này căn cứ vào tính ổn định và thời gian tham gia của từng loại TSCĐ vào quá trình sản xuất. Thứ hai, nguyên giá ban đầu TSCĐ hữu hình về cơ bản dựa trên nguyên tắc giá phí, tuy nhiên các chi phí như thuế di chuyển tài sản, thù lao hay hoa hồng và chi phí chứng thu không được tính vào giá trị tài sản, các chi phí này được ghi trực tiếp vào chi phí hoặc có thể phân bổ cho nhiều niên độ kế toán. Thứ ba, khi kết toán tài khoản có thể phát sinh trường hợp giá trị hiện tại lớn hơn giá trị nhập của tài sản thì khoản chênh lệch này không được hạch toán, ngược lại trường hợp giá trị hiện tại nhỏ hơn giá trị còn lại của tài sản thì doanh nghiệp phải lập khấu hao ngoại lệ, tính lại số khấu hao phải trích. Thứ tư, khi TSCĐ hữu hình bị giảm giá, khoản giảm giá dự tính sẽ được lập dự phòng và được ghi nhận trên tài khoản ‘Dự phòng giảm giá TSCĐ’. Thứ năm, doanh nghiệp được phép áp dụng nhiều phương pháp khấu hao tùy theo từng đối tượng TSCĐ và tình hình sử dụng những TSCĐ đó. Trong trường hợp đặc biệt, TSCĐ được áp dụng phương pháp khấu hao ngoại lệ theo quy định đã được cơ quan thuế chấp nhận. Thứ sáu, khi nhượng bán TSCĐ thì chỉ ghi nhận số lãi vào tài khoản ‘lợi tức’ mà không ghi nhận số lỗ phát sinh, giá trị còn lại của TSCĐ được ghi vào chi phí thể hiện trên tài khoản ‘chi phí đặc biệt’. Đối với trường hợp trao đổi TSCĐ thì giá trị TSCĐ nhận về được ghi theo giá thị trường của tài sản. Qua việc xem xét kinh nghiệm về kế toán TSCĐ hữu hình theo chế độ kế toán Mỹ và Pháp có thể thấy về cơ bản hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam đã có nhiều điểm phù hợp với hệ thống kế toán của các nước. Những điểm khác biệt trong kế toán đã trình bày cần được xem xét, nghiên cứu trong quá trình hoàn thiện kế toán TSCĐ, nhằm phản ánh một cách trung thực, chính xác và kịp thời hơn đối với các hiện tượng liên quan đến TSCĐ hữu hình. Phần II: Thực trạng công tác kế toán TSCĐ hữu hình tại trung tâm thông tin di động khu vực I. 1. Khái quát chung về trung tâm. 1.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại trung tâm 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của trung tâm : Công ty thông tin di động (Tên giao dịch quốc tế là Vietnam Mobile Telecom Services Company, viết tắt là VMS), có trụ sở chính tại 811A đường Giải phóng, quận Hai Bà Trưng, TP Hà Nội. Công ty được thành lập vào ngày 16/04/1993 theo quyết định số 321/QĐ -TCCBLĐ của Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu Điện. Quyết định này nêu rõ VMS là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, trực thuộc Tổng Công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam (VNPT) với số vốn pháp định ban đầu là: 8.126.000.000 đ Bước ngoặt lớn trong quá trình phát triển của Công ty thông tin di động VMS được đánh dấu bằng hợp đồng hợp tác kinh doanh BBC (Business Co-operation Contract ) với tập đoàn Comvik của Thụy Điển ngày 19/5/1995 do ủy ban Nhà nước về hợp tác đầu tư (SCCI) nay là Bộ kế hoạch và đầu tư (MPI) cấp giấy phép số 1242/GP với thời hạn hợp đồng là 10 năm. Với hợp đồng hợp tác kinh doanh BCC và là doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập đã tạo điều kiện thuận lợi cho VMS mở rộng vùng phủ sóng và khai thác dịch vụ di động. Công ty có 3 trung tâm trực tiếp vận hành và khai thác mạng thông tin di động thuộc 3 miền khác nhau trên toàn quốc, các trung tâm thông tin di động khu vực là nơi trực tiếp sản xuất kinh doanh từ khâu tìm kiếm khách hàng đến bán máy, cung cấp dịch vụ thu cước, sửa chữa và bảo hành máy cho khách và điều này được thể hiện rõ trong quy định thành lập của trung tâm. - Trung tâm thông tin di động KVI có tên giao dịch quốc tế VIETNAM MOBILE TELECOM SERVICES CENTRE I: Trụ sở đặt tại 811A đường Giải phóng, Hà nội chịu trách nhiệm khai thác kinh doanh mạng lưới thông tin di động tại khu vực phía bắc. - Trung tâm thông tin di động KVII có tên giao dịch quốc tế VIETNAM MOBILE TELECOM SERVICES CENTRE II - trụ sở đặt tại 10.B1 Lê thánh Tông - Quận 1 - Thành phố Hồ Chí Minh. - Trung tâm thông tin di động KVIII có tên giao dịch quốc tế VIETNAM MOBILE TELECOM SERVICES CENTRE III có trụ sở tại 32 Trần Phú - TP Đà Nẵng. Trung tâm Thông tin di động KVI là một đơn vị thành viên trực thuộc Công ty Thông tin di động được thành lập theo quyết định số 154/QĐTC ngày 22/06/1994. Trung tâm thông tin di động khu vực I là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc được phê chuẩn tại quyết định số 253/QĐ-TCCB/ HĐQT ngày 28/09/1996 của Hội đồng quản trị Tổng Công ty bưu chính viễn thông Việt Nam, được giám đốc Công ty giao nhiệm vụ tổ chức, quản lý, vận hành khai thác và kinh doanh hệ thống thông tin di động, đảm bảo thông tin thông suốt và phát huy hiệu quả hoạt động của mạng lưới, đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin di động của Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế - xã hội và nhân dân trong khu vực. 1.1.2. Các lĩnh vực kinh doanh của trung tâm: Một nét đặc thù của sản phẩm viễn thông khác với các quá trình trao đổi tin tức thông thường là phân tán trong một không gian lớn nhưng lại phải có tính đồng bộ và thống nhất cao. Tại thời điểm này, địa điểm này, khách hàng có thể sử dụng hay không sử dụng dịch vụ viễn thông thì dây chuyền và con người trong dây chuyền đó vẫn phải hoạt động bình thường đảm bảo cho thông tin thông suốt. Sản phẩm chính của Công ty thông tin di động là cung cấp dịch vụ truyền thông, sản phẩm của Công ty giúp cho con người có thể giao tiếp, trao đổi thông tin với nhau thông qua kỹ thuật số. Vì vậy, bất kỳ nơi nào đã được phủ sóng, khách hàng của Công ty VMS đều có thể sử dụng dịch vụ do Công ty cung cấp. Do vậy, một đặc điểm lớn của sản phẩm của Công ty là tính cơ động cao, nó giúp cho khách hàng có được sự tiện lợi khi sử dụng và đáp ứng được nhu cầu của những khách hàng cần sự khẩn cấp, nhanh chóng, kịp thời trong trao đổi thông tin. Một đặc điểm nữa là để khai thác dịch vụ thông tin di động của Công ty, cũng như để sử dụng được dịch vụ thông tin di động khách hàng phải thông qua một trung gian, đó là thiết bị MS. Chỉ khi có thiết bị MS, quá trình cung cấp dịch vụ và sử dụng dịch vụ thông tin di động mới hoàn thiện và thực hiện được. Chính vì vậy, sản phẩm của Công ty được chia làm 2 loại: Sản phẩm hàng hoá MS (Mobile System): Là thiết bị trung gian để sử dụng dịch vụ của Công ty VMS. Tuỳ theo công suất, thiết bị MS được chia làm nhiều loại: Loại 20W (gắn phương tiện giao thông lớn), loại 8W (gắn trên phương tiện giao thông nhỏ), loại 2W, 5W (để cầm tay và bỏ túi), loại 0,8W (cầm tay). Hiện nay loại 2W được sử dụng thông dụng nhất trong các sản phẩm của Công ty. Thiết bị MS là thiết bị hiện đại và thông minh. Công ty chưa sản xuất được mà phải nhập của các hãng điện tử nổi tiếng trên thế giới: Ericson- Motorola - Nokia - Siemen - Panasonic - Alcatel... Thiết bị MS chia làm hai loại: ME & Simcard. - Máy điện thoại di động ME (Mobile Equiment): Là toàn bộ thiết bị và các phụ kiện để sử dụng dịch vụ thông tin di động. Điện thoại di động có 2 đặc điểm khác biệt so với điện thoại cố định: Tín hiệu được truyền giữa thuê bao và hệ thống của nhà khai thác. Khả năng dao động của thuê bao: ở mạng điện thoại cố định, thuê bao được nối với tổng đài cố định bằng dây dẫn. Người ta luôn xác định được vị trí của thuê bao và họ không thể dịch chuyển từ vị trí này sang vị trí khác nếu không thông báo để khai thác lập trình lại trong tổng đài. Đối với điện thoại di động người thuê bao có thể tự do di chuyển trong vùng phủ sóng của hệ thống miễn là thuê bao đó được liên lạc với một trong những trạm BTS. - Simcard (Subcriber Indentity Modul Card): chứa những thông tin xác định nhà thuê bao, quyền truy cập mạng và việc sử dụng các dịch vụ. Simcard được chế tạo bằng một vi mạch chuyên dụng gắn trên thẻ và gắn trực tiếp vào máy điện thoại di động. Khách hàng muốn sử dụng dịch vụ của Công ty thì bên cạnh việc mua máy điện thoại phải mua Simcard do Công ty bán. Nếu khách muốn sử dụng dịch vụ thông tin di động của một Công ty khác thì phải mua Simcard của nhà cung cấp dịch vụ khác. Sản phẩm dịch vụ: Gồm dịch vụ chính và dịch vụ phụ khác. Dịch vụ chính: là dịch vụ đàm thoại mà Công ty cung cấp cho khách hàng. Các dịch vụ phụ hiện nay gồm có: Dịch vụ chuyển tiếp cuộc gọi: Giúp cho người được gọi có thể chuyển tới một số máy khác để trả lời. Dịch vụ chờ cuộc gọi: Giúp cho khách hàng khi đang sử dụng điện thoại có thể được biết có người khác đang gọi tới. Dịch vụ giữ cuộc gọi: Khách hàng đang đàm thoại với một số khác có thể tạm dừng để nói chuyện với một số khác. Dịch vụ hiển thị số gọi đến: Giúp cho khách hàng biết được thuê bao nào đang gọi tới mình. Dịch vụ cấm hiển thị số gọi đến: Giúp cho khách hàng dấu số máy hiển thị trên máy khác. Dịch vụ hộp thư thoại: Giúp khách hàng có thể ghi vào hộp thư thoại của số máy bị tắt trong vùng phủ sóng. Dịch vụ chuyển fax... 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của trung tâm. Trung tâm KV1 là một đơn vị hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thông tin di động, căn cứ vào quyết định số 2111/QĐ-TC ngày 20/12/96 của giám đốc Công ty thông tin di động, trung tâm có các nhiệm vụ sau: Quản lý toàn bộ lao động, tài sản, vật tư trang thiết bị thuộc đơn vị mình phụ trách. Tổ chức quản lý, vận hành khai thác mạng lưới, kinh doanh và phục vụ dịch vụ thông tin di động theo quy hoạch, kế hoạch và phát triển của Công ty. Lắp đặt các thiết bị thông tin di động và các thiết bị liên quan khác. Bảo trì và sửa chữa các thiết bị thuộc mạng lưới thông tin di động, viễn thông, điện tử tin học và các trang thiết bị liên quan khác. Bán các thiết bị thông tin di động như Simcard, Mobicard, máy điện thoại di động v.v... Cung cấp các dịch vụ thông tin di động như dịch vụ thuê bao, dịch vụ hiển thị số gọi đến, dịch vụ nhắn tin, hộp thư ... Kinh doanh các nghành nghề khác trong phạm vi được Công ty cho phép. 1.1.4. Quy mô, cơ cấu nguồn vốn và tài sản của trung tâm: Do là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên trung tâm không có nguồn vốn chủ sở hữu, nguồn vốn này do Công ty trực tiếp quản lý. Nguồn vốn của trung tâm chủ yếu là dưới hình thức nợ phải trả bao gồm nợ lương và các khoản phụ cấp theo lương của công nhân viên, nợ phải trả người bán, các khoản thuế phải nộp ngân sách và tình hình thanh toán nội bộ với Công ty thông tin di động, với các cửa hàng, đại lý trực thuộc trung tâm. Do hoạt động kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực thông tin di động nên tài sản cố định của trung tâm cũng mang những đặc điểm của loại hình kinh doanh, đó là những máy móc thiết bị công nghệ cao, hiện đại và có tốc độ đổi mới nhanh và những thiết bị này đều được nhập từ những nước có kỹ thuật và trình độ cao trong lĩnh vực thông tin di động. 1.1.5. Thị trường kinh doanh của trung tâm: Công ty thông tin di động có thị trường kinh doanh trên cả 3 miền Bắc, Trung và Nam, hiện tại Công ty đã thực hiện phủ sóng 61/61 tỉnh thành trên toàn quốc. Trên cả nước việc tính cước được chia thành 3 vùng như sau: - Vùng 1: Bao gồm các tỉnh từ phía Bắc đến Quảng Bình. - Vùng 3: Bao gồm các tỉnh thành Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định, Phú Yên, Khánh Hòa, Gia Lai, Kon-Tum và Đắc Lắc. - Vùng 2: Bao gồm các tỉnh còn lại. Trung tâm thông tin di động khu vực 1 có thị trường kinh doanh bao gồm toàn bộ vùng 1, trung tâm sẽ thực hiện phủ sóng cho khu vực này và thu cước của các máy điện thoại di động đăng ký thuê bao trong vùng đó, đồng thời trung tâm cũng thực hiện việc cung cấp các dịch vụ di động trong khu vực này. Tuy nhiên trung tâm KV1 luôn có mối quan hệ với các trung tâm 2 và 3, trung tâm 1 có thể thu hộ cước cho các trung tâm đó và ngược lại hoặc trung tâm 1 có thể nhận lắp đặt các trạm thu phát sóng hoặc các tổng đài trong khu vực mà không thuộc phạm vi quản lý của mình. 1.1.6. Kết quả hoạt động kinh doanh của trung tâm trong những năm gần đây: Trong những năm vừa qua trung tâm luôn hoàn thành vượt mức kế hoạch do Công ty giao, góp phần không nhỏ tạo nên những kết quả đáng khích lệ của Công ty. Theo số liệu các báo cáo trên Công ty thì vào năm 99 lợi nhuận của Công ty đạt được 179 tỷ, năm 2000 là 237 tỷ và năm 2001 là vào khoảng 345 tỷ. Với những kết quả tích cực như vậy đời sống của cán bộ công nhân viên luôn được cải thiện, thu nhập bình quân hiện nay của cán bộ công nhân viên trong trung tâm vào khoảng 2 triệu đồng một tháng. 1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý, sản xuất tại trung tâm 1.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của trung tâm. Trung tâm Thông tin di động KVI có mô hình cơ cấu tổ chức theo hình thức trực tuyến với sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc Trung tâm xuống các Phòng ban, có các phó giám đốc giúp quản lý các bộ phận. Hiện nay Trung tâm Thông tin di động KVI có 10 Phòng ban được thành lập theo từng chức năng, công việc chính của Trung tâm, đứng đầu là các trưởng phòng. Có thể khái quát mô hình bộ máy tổ chức của trung tâm như sau: Sơ đồ số 5: Tổ chức bộ máy của trung tâm thông tin di động KV1 (Theo quyết định số 52/TC-HC ngày 08/04/02) Giám đốc trung tâm Phòng TC-HC Phòng KT-TK-TC Phòng KH-BH&MR Phòng CSKH Phòng TTCP Phòng TH-TC Phòng KT-KT Phòng QLĐTXD Đài GSM Phòng KTDVTT Các tổ sản xuất Các tổ thu cước Các tổ kỹ thuật Các cửa hàng ,đội BH Các tổ kỹ thuật Phó giám đốc Các đội, tổ 145 Phó giám đốc 1.2.2. Chức năng nghiệp vụ các phòng ban. *) Phòng tổ chức hành chính (TC-HC) Phòng TC-HC là đơn vị trực thuộc trung tâm, giúp giám đốc trung tâm chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác về tổ chức cán bộ, đào tạo cán bộ; lao động tiền lương; thi đua, khen thưởng, kỷ luật, đoàn thể; hành chính quản trị-vận chuyển; an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, bảo vệ, an ninh, quốc phòng. *)Phòng kế toán-thống kê-tài chính (KT-TK-TC) Phòng KT-TK-TC giúp giám đốc trung tâm chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác kế toán, thống kê, tài chính và quản lý vật tư, tài sản phục vụ sản xuất kinh doanh. *)Phòng kế hoạch-bán hàng và Marketing(KH-BH&MR) Phòng KH-BH&MR giúp giám đốc trung tâm chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác kế hoạch; bán hàng và phối hợp công tác sau bán hàng và chiến lược Marketing. *)Phòng chăm sóc khách hàng (CSKH) Phòng CSKH tham mưu và giúp giám đốc trong việc quản lý, chỉ đạo các mặt công tác về giải đáp thông tin và giải quyết khiếu nại cho khách hàng, hỗ trợ khách hàng sử dụng các dich vụ sau bán hàng, quản lý dữ liệu khách hàng (trên máy tính và hồ sơ), quản lý số liệu SimCard – kho số thuê bao và chủ trì hướng dẫn nghiệp vụ chăm sóc khách hàng cho các đơn vị trong toàn trung tâm. *) Phòng tin học tính cước (THTC) Phòng THTC là một đơn vị trực thuộc trung tâm, tham mưu và giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện các mặt quản lý, vận hành, khai thác, bảo dưỡng các thiết bị mạng tin học của trung tâm; xây dựng kế hoạch, triển khai, quản lý và bảo dưỡng các chương trình ứng dụng tin học đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của trung tâm; quản lý, vận hành hệ thống tính cước MobiFone của trung tâm. *) Phòng Kỹ thuật, khai thác (KT-KT) Phòng KT-KT tham mưu giúp giám đốc thực hiện các công việc quản lý điều hành, khai thác mạng lưới thông tin di động tại trung tâm; xây dựng quy hoạch, cấu hình mạng lưới thông tin di động ngắn hạn và dài hạn cho trung tâm; nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới và dịch vụ mới về thông tin di động; công tác khoa học, kỹ thuật sáng kiến hợp lý hoá sản xuất; công tác phòng chống bão lụt toàn trung tâm. *) Đài GSM Hà Nội Đài GSM giúp giám đốc trong những mặt công tác vận hành, khai thác, bảo dưỡng mạng lưới thông tin di động GSM của trung tâm; tổ chức triển khai thông tin phục vụ phòng chống bão lụt, thiên tai và yêu cầu đột xuất khác của cấp trên. *) Phòng thanh toán cước phí Phòng thanh toán cước phí là đơn vị thuộc trung tâm và tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện công tác thanh toán cước phí. *)Phòng quản lý đầu tư xây dựng (QL-ĐT-XD) Phòng QL-ĐT-XD tham mưu, giúp giám đốc trong các mặt công tác công tác đầu tư xây dựng sử dụng nguồn vốn tái đầu tư tại trung tâm; công tác sửa chữa cải tạo sử dụng nguồn vốn chi phí tại trung tâm. *) Phòng khai thác các dịch vụ tập trung (KTDVTT) Đây là phòng mới được thành lập theo quyết định 300/QĐ-TC ngày 30/5/01 của giám đốc Công ty Thông tin di động, phòng tham mưu và giúp giám đốc trung tâm trong các mặt công tác về khai thác các dịch vụ tập trung 1.3. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại trung tâm 1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại trung tâm. Mô hình kế toán tại Công ty thông tin di động là mô hình phân tán, tại Công ty cũng như tại trung tâm và xí nghiệp thiết kế đều có sổ sách kế toán và bộ máy kế toán (phòng kế toán ) tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ kế toán theo phân cấp. Các cửa hàng cũng như đại lý trực thuộc các trung tâm cũng có bộ máy kế toán riêng và theo định kỳ cũng phải lập các báo cáo nội bộ chuyển lên cho phòng kế toán của trung tâm. Tại phòng kế toán của trung tâm hiện nay có 16 nhân viên làm việc bao gồm một trưởng phòng kiêm kế toán trưởng, một phó phòng kiêm kế toán tổng hợp và các nhân viên phụ trách các phần hành kế toán. Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng các kế toán viên sẽ tiến hành công tác hạch toán kế toán đối với phần hành mà mình phụ trách, công việc này được thực hiện dưới sự trợ giúp đắc lực của chương trình kế toán máy, sau đó các kế toán viên sẽ tập hợp số liệu của mình cho kế toán tổng hợp để kế toán này lên các báo cáo tổng hợp. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại trung tâm KV1 như sau: Sơ đồ số 6: Tổ chức bộ máy kế toán tại trung tâm Kế toán Công ty Kế toán trưởng Công ty Bộ phận tài chính Kế toán hoạt động ở Công ty Bộ phận tổng hợp các trung tâm Bộ phận kiểm tra kế toán Trung tâm KV1 Kế toán trưởng Kế toán phần hành TSCĐ Kế toán phần hành lao động, tiền lương Kế toán phần hành doanh thu Kế toán các phần hành khác Kế toán phần hành vật tư, hàng hoá Kế toán tổng hợp 1.3.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại trung tâm. Hiện nay đơn vị đang lập và sử dụng các loại chứng từ kế toán tuân thủ theo mẫu chứng từ mà Bộ Tài Chính đã ban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995. Các chứng từ này được in ra từ máy tính thông qua chương trình kế toán máy SUN, căn cứ vào giấy đề nghị thu tiền, chi tiền, hợp đồng mua tài sản cố định, giấy đề nghị xuất vật tư… kế toán phụ trách phần hành sẽ tiến hành kiểm tra các chứng từ gốc đó và nếu hợp lệ, đã có đầy đủ các chữ ký của những người có liên quan thì kế toán phần hành sẽ vào SUN in ra các chứng từ kế toán, chẳng hạn như căn cứ vào giấy đề nghị thu tiền thì sẽ có chứng từ tương ứng là phiếu thu, căn cứ vào kết quả đối soát sản lượng và doanh thu cước thì kế toán doanh thu cước sẽ in ra chứng từ hoá đơn cước điện thoại. 1.3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại trung tâm Cho đến ngày 31/12/02 trung tâm sử dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 1/11/95 của Bộ trưởng bộ tài chính. Tài khoản cấp cao nhất tại đơn vị là tài khoản cấp 4, và các tài khoản cấp 4 chi tiết, ví dụ như: TK 112121B _ TGNH-TVN-NHNT Việt Nam-BCC TK 131111B _ Phải thu cước MobiFone – BCC Ngoài ra do đặc điểm ngành nghề kinh doanh mà trung tâm còn sử dụng thêm một số tài khoản chi tiết khác cho các tài khoản tổng hợp ví dụ như các tài khoản 1363; 1542.. để phục vụ tốt hơn cho công tác kế toán tại đơn vị. Các tài khoản thêm này đã được sự cho phép của Bộ Tài Chính. 1.3.4. Hình thức sổ kế toán tại đơn vị: Hiện nay trung tâm KV1 đang áp dụng hình thức sổ kế toán ‘Chứng từ ghi sổ’, do áp dụng hệ thống kế toán máy nên cả sổ chi tiết cũng như sổ tổng hợp đều là những trang sổ tờ rời, tuy nhiên những trang sổ này vẫn tuân thủ theo đúng quy định về sổ sách kế toán do Bộ Tài Chính ban hành. 1.3.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tại đơn vị: Do là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên trung tâm chỉ lập các báo cáo nội bộ để gửi lên trên Công ty, Công ty sẽ căn cứ vào các báo cáo do trung tâm chuyển lên để lập các báo cáo tài chính. Theo quy định thì trung tâm phải lập các báo cáo sau: Các báo cáo tài chính gồm có: Bảng cân đối tài khoản (lập theo quý) Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước (lập theo quý) Thuế GTGT được khấu trừ, được hoàn lại, được miễn giảm (lập theo quý). Thanh toán với Công ty (lập theo quý) Các báo cáo dùng cho mục đích quản trị gồm có: Doanh thu BCC (lập theo tháng + quý) Doanh thu bán hàng hoá (lập theo tháng + quý) Doanh thu VMS (lập theo tháng + quý) Chi phí SXKD (BCC vàVMS) (lập theo tháng + quý) Chi phí sản xuất chung ( BCC và VMS) (lập theo tháng + quý) Chi phí bán hàng ( BCC và VMS) (lập theo tháng + quý) Chi hộ CIV (lập theo quý) Chi hộ Công ty (lập theo quý) Chi mua TSCĐ và XDCB (lập theo quý) Lao động và thu nhập (lập theo quý) Nhập xuất máy, Simcard, phụ kiện (lập theo quý) Tình hình tăng giảm TSCĐ (lập theo quý) Báo cáo kế toán tháng được gửi chậm nhất là sau 5 ngày kể từ ngày kết thúc tháng . Báo cáo kế toán quý được gửi chậm nhất là sau 10 ngày kể từ ngày kết thúc quý. Báo cáo kế toán năm được gửi chậm nhất là sau 25 ngày kể từ ngày kết thúc năm. 2. Khái quát chung về TSCĐ hữu hình tại đơn vị 2.1. Đặc điểm, phân loại và tình trạng quản lý, sử dụng TSCĐ hữu hình tại đơn vị. 2.1.1. Đặc điểm TSCĐ hữu hình tại đơn vị Trung tâm thông tin di động KV I là đơn vị chuyên kinh doanh dịch vụ viễn thông, thông tin di động trên phạm vi rộng khắp miền Bắc nên TSCĐ nói chung hay các máy móc, phương tiện, thiết bị kỹ thuật tại đơn vị nói riêng đóng vai trò tiên quyết đối với sự thành công của đơn vị. Hơn thế nữa hiện nay trên thị trường Việt Nam có hai nhà cung cấp dịch vụ thông tin di động là Mobifone và Vinafone nên không những máy móc, thiết bị truyền thông phải đủ hiện đại để đảm bảo cung cấp thông tin di động cho khách hàng được kịp thời, liên tục và đảm bảo chất lượng mà còn phải liên tục được hiện đại hoá để có thể cạnh tranh được với Vinafone nhờ việc cung cấp nhiều dịch vụ hơn, chất lượng tốt hơn và giá thành rẻ hơn. Hiện nay việc thu hút khách hàng tại VMS được thực hiện chủ yếu bằng các đợt khuyến mại, Marketing sản phẩm, cung cách phục vụ khách hàng, tuy nhiên nếu muốn có sự đột phá thì đó chính là ở việc phải đa dạng hoá các sản phẩm thông tin di động, cải tiến chất lượng và hạ giá thành các dịch vụ và TSCĐ tất nhiên giữ một vai trò thiết yếu giúp trung tâm nói riêng và Công ty nói chung thực hiện được điều này. Với hợp đồng hợp tác kinh doanh BCC, phía đối tác đã cung cấp cho Công ty thông tin di động toàn bộ các máy móc, thiết bị viễn thông vào loại hiện đại nhất hiện nay, đó là các đài thu phát sóng, các trạm BTS, các thiết bị truyền dẫn… nhằm có thể phục vụ khách hàng những dịch vụ phong phú, chất lượng và rẻ nhất. Ngược lại phía VMS trang bị toàn bộ cơ sở hạ tầng bao gồm nhà cửa, thiết bị văn phòng để hỗ trợ những điều kiện tốt nhất cho kinh doanh. 2.1.2. Phân loại TSCĐ tại đơn vị. Với tư cách là một đơn vị hạch toán phụ thuộc thì TSCĐ tại đơn vị có sự tách biệt giữa quyền sở hữu và quyền sử dụng, trung tâm chỉ có quyền quản lý và sử dụng các TSCĐ này còn quyền sở hữu các tài sản này thuộc về Công ty và tổng Công ty. Do đó TSCĐ ‘của trung tâm’ có thể được phân loại theo các cách sau: a) Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành Theo cách phân loại này thì TSCĐ tại đơn vị tăng lên có thể từ các nguồn sau: TSCĐ tăng do được cấp: Bao gồm các TSCĐ được Công ty VMS, tổng Công ty hoặc phía đối tác (tập đoàn Comvik) cấp cho trung tâm sử dụng và các tài sản này có thể là máy móc thiết bị viễn thông hoặc có thể là các thiết bị văn phòng, thiết bị quản lý… loại tài sản này chiếm tới 90% tổng giá trị TSCĐ tại đơn vị. TSCĐ tăng do đơn vị mua sắm: Bao gồm các TSCĐ trung tâm ‘thay mặt’ Công ty thực hiện việc mua sắm để phục vụ cho mục đích sử dụng ở trung tâm tuy nhiên sau đó trung tâm phải tập hợp chi phí mua sắm lên Công ty để chờ được duyệt, các tài sản này thường có giá trị nhỏ và chủ yếu phục vụ cho văn phòng như máy điều hòa, máy vi tính, bàn ghế… và loại tài sản này chiếm khoảng 6,3% tổng giá trị tài sản ‘của trung tâm’. TSCĐ tăng do công tác XDCB đã hoàn thành, nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng: Bao gồm các hạng mục công trình trung tâm tự xây dựng hoặc thuê ngoài thuộc quyền sử dụng của trung tâm, tuy nhiên cũng như tài sản cố định mua sắm thì quyền sở hữu lại thuộc Công ty VMS hoặc tổng Công ty bưu chính viễn thông, loại tài sản này chiếm 2,5% tổng giá trị tài sản tài sản cố định ‘của trung tâm’. TSCĐ tăng do điều chuyển từ đơn vị khác: Bao gồm các TSCĐ có được do điều chuyển từ trung tâm KV II hoặc KV III, các tài sản được điều chuyển này thuộc quyền quản lý và sử dụng của đơn vị, tổng số tài sản được hình thành theo kiểu này chiếm khoảng 1,2% tổng giá trị tài sản cố định ‘của trung tâm’. b) Phân loại TSCĐ theo đặc trưng kỹ thuật TSCĐ dưới hình thức máy móc, trang thiết bị viễn thông như các tổng đài, các trạm thu phát BTS, các thiết bị truyền dẫn… chiếm 69,8% tổng giá trị tài sản cố định ‘của trung tâm’. TSCĐ dưới hình thức phương tiện vận tải như thang máy, ô tô… chiếm 7,2% TSCĐ dưới hình thức nhà cửa, vật kiến trúc như các phòng làm việc, nhà để xe, hội trường… chiếm 14,6% tổng giá trị tài sản cố định ‘của trung tâm’. TSCĐ dưới hình thức các thiết bị văn phòng, thiết bị quản lý như máy vi tính, bàn ghế làm việc, tủ hồ sơ, máy điều hòa… chiếm 8,4% tổng giá trị TSCĐ. c) Phân loại TSCĐ theo tình hình sử dụng TSCĐ đang dùng trong sản xuất kinh doanh chiếm 92,2% tổng giá trị TSCĐ. Đất đai và TSCĐ không khấu hao chiếm 7,8% tổng giá trị TSCĐ. 2.1.3. Tình trạng quản lý và sử dụng TSCĐ tại đơn vị. Là một doanh nghiệp có quy mô TSCĐ rất lớn cả về số lượng và chủng loại nên việc tổ chức quản lý và sử dụng TSCĐ một cách có khoa học là yêu cầu cấp bách để trung tâm sử dụng TSCĐ sao cho có hiệu quả nhất. Đối với mỗi TSCĐ trước khi được điều chuyển đến các bộ phận để sử dụng đều được phân định trách nhiệm rõ ràng. Người được phân công quản lý hoặc người đứng đầu bộ phận được phân công quản lý TSCĐ phải chịu trách nhiệm trực tiếp về toàn bộ tài sản, việc gắn kết quản lý đi đôi với sử dụng giúp người quản lý sử dụng một cách có trách nhiệm hơn với tài sản mà mình được giao đồng thời có chế độ bảo quản tài sản trong quá trình ._. toán là 315.627.000đ và số dự toán được duyệt là 320.570.000đ. Thời gian sử dụng dự kiến của nhà để xe này là 20 năm. Đầu tháng 8 trung tâm bắt đầu tiến hành trích khấu hao cho TSCĐ này. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ Số 20 Ngày 01 tháng 08 năm 2002 ngày số CT diễn giải t. khoản tiền nợ tiền có 01/08/02 Trích khấu hao nhà để xe 154 1.315.112 2141V 1.315.112 Kết chuyển thanh toán với Công ty 33634V 1.315.112 154 1.315.112 Cộng 2.630.224 2.630.224 Người lập biểu kế toán trưởng Đoàn Thu Thuỷ Nguyễn thị Minh Hà Cuối kỳ căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành vào sổ cái tài khoản 214. Dưới đây là trích dẫn sổ cái TK 214 trong quý 3 năm 2002 Sổ cái Quý 3/2002 Tài khoản 214 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 12.652.973.465 28/09/02 14 04/07/02 Thanh lý máy tính Digital 211 24.264.726 30/09/02 20 01/08/02 Trích khấu hao nhà để xe 154 2.630.224 30/09/02 21 01/08/02 Mất máy vi ba 211 36.327.000 30/09/02 28 01/09/02 Trích khấu hao máy điều hòa 642 697.246 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh lũy kế Số dư cuối quý Người lập biểu Kế toán trưởng giám đốc Cuối cùng căn cứ vào sổ cái TK 214 kế toán tổng hợp tiến hành lập bảng cân đối số phát sinh cho quý 3/02. 3.5. Hạch toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ hữu hình tại đơn vị Công tác sửa chữa thường xuyên TSCĐ tại trung tâm mang tính chất bảo dưỡng, đại tu, chi phí sửa chữa thường không lớn vì thế được hạch toán thẳng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Ví dụ vào ngày 04/07 năm 2002 phát sinh nghiệp vụ bảo dưỡng các trạm thu phát BTS, chi phí bảo dưỡng phát sinh là 5.650.000đ, căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số 13 Ngày 04 tháng 07 năm 2002 ngày số CT diễn giải t. khoản tiền nợ tiền có 04/07/02 PC 226 Bảo dỡng các trạm BTS của trung tâm 154 5.650.000 111 5.650.000 Kết chuyển thanh toán với Công ty 33634V 5.650.000 154 5.650.000 Cộng 11.300.000 11.300.000 Người lập biểu kế toán trưởng Đoàn Thu Thuỷ Nguyễn thị Minh Hà Cuối kỳ căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập kế toán tiến hành vào sổ cái tài khoản có liên quan và từ đó lên bảng tổng hợp cân đối số phát sinh. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ hữu hình tại đơn vị. 1. Nhận xét chung về công tác kế toán TSCĐ hữu hình tại đơn vị 1.1. Ưu điểm Về cơ bản đơn vị đảm bảo thực hiện đúng các quy định chung về phương pháp kế toán TSCĐ theo quy định của hệ thống kế toán doanh nghiệp, và các quy định về quản lý, sử dụng TSCĐ đã được ban hành. Các quy định về sắp xếp, phân loại tài sản, lựa chọn tài khoản sử dụng, trình tự kế toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến TSCĐ như tăng, giảm, khấu hao, sửa chữa, nhượng bán, thanh lý TSCĐ… các thông tin kế toán thể hiện trên sổ kế toán và các báo cáo kế toán (kể cả các báo cáo tài chính và quản trị) đều rõ ràng, phản ánh được tương đối chính xác thực trạng TSCĐ tại đơn vị. 1.1.1. Trên phương diện kế toán chi tiết. Do TSCĐ trong đơn vị rất nhiều và đa dạng về chủng loại nên để quản lý tốt tài sản trong đơn vị thì trước hết các thủ tục về tăng, giảm, sửa chữa TSCĐ trong đơn vị được thực hiện một cách chặt chẽ từ khâu phát sinh nhu cầu về tài sản đến lúc bàn giao tài sản đưa vào sử dụng, xác định nguyên giá thực tế của tài sản đó, thanh lý hoặc sửa chữa tài sản đó (xem các sơ đồ số 7 trang 45; số 8 trang 51; số 9 trang 53; và số 10 trang 54) Hơn thế nữa để phục vụ cho nhu cầu quản lý và kiểm soát hiệu quả tình hình sử dụng tài sản tại đơn vị trung tâm đã thực hiện việc đánh số các tài sản cố định theo kiểu mã hóa. Theo cách đánh số của trung tâm thì mỗi tài sản cố định được gán một mã duy nhất, mã này gồm có 3 nhóm: - Nhóm thứ nhất phản ánh các nhóm tài sản khác nhau và được căn cứ theo quy định các nhóm tài sản theo danh mục TSCĐ của Nhà nước đã ban hành, ví dụ như nhóm A là máy móc thiết bị động lực; nhóm B là nhóm máy móc thiết bị công tác; nhóm D là phương tiện vận tải… - Nhóm thứ hai là tên tài sản được viết tắt, ví dụ như NT tương đương với ‘nhà trạm’, TD là hệ thống tiếp đất… - Nhóm thứ 3 là số thứ tự được đánh để phận biệt các tài sản có cùng hai nhóm trên. Ví dụ TSCĐ ‘nhà trạm HNMR’ được đánh số: A1NT0068. ‘điều hòa National 18000’ được đánh số: B1DH0045. Đối với một đơn vị có nhiều loại tài sản khác nhau và các tài sản ở mỗi loại thường có số lượng lớn thì việc đánh số tài sản theo kiểu như vậy là rất khoa học và tiện lợi cho việc quản lý. Để nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng TSCĐ, theo định kỳ trung tâm tiến hành kiểm kê và đánh giá lại một số TSCĐ tại các bộ phận trực thuộc trung tâm, điều này góp phần nâng cao ý thức quản lý và sử dụng TSCĐ tại các bộ phận . Ngoài ra cuối mỗi quý kế toán đều lập báo cáo về tình hình tăng giảm TSCĐ trong đơn vị và báo cáo về chi mua TSCĐ, xây dựng cơ bản TSCĐ để gửi lên Công ty giúp lãnh đạo nắm được tình hình TSCĐ tại đơn vị, hơn thế nữa là ra những quyết định kịp thời có tác động tích cực đến tình hình sản xuất kinh doanh tại đơn vị. 1.1.2. Trên phương diện kế toán tổng hợp. Trung tâm đã tuân thủ theo đúng các nguyên tắc hạch toán kế toán và phương pháp ghi sổ. Chương trình kế toán máy Sun đã hỗ trợ đáng kể cho trung tâm trong việc vào các sổ tổng hợp và lên các bảng biểu hay báo cáo vào cuối kỳ. Công việc của kế toán TSCĐ chỉ còn phải định khoản và từ đó vào các chứng từ ghi sổ cho đúng, phần còn lại đã có chương trình kế toán máy trợ giúp. Do các nghiệp vụ về tài sản cố định của trung tâm không đa dạng và phát sinh không thường xuyên nên kế toán TSCĐ đã không tiến hành lập bảng tổng hợp chứng từ gốc và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, điều này tuy có khác với chế độ nhưng nhìn chung là hợp lý và không ảnh hưởng đến việc tổng hợp số liệu vào cuối kỳ và lên các sổ cái, ngoài ra nó còn có tác dụng làm cho bộ sổ sách kế toán bớt cồng kềnh và do đó việc quản lý sổ sách, chứng từ cũng bớt vất vả hơn. Do tính chất và đặc điểm của ngành nghề kinh doanh và được sự cho phép của Bộ Tài Chính trung tâm đã sử dụng một số tài khoản có tác dụng làm giảm nhẹ công tác hạch toán và tổng hợp số liệu vào cuối kỳ. Là một đơn vị kinh doanh dịch vụ thông tin di động, các chi phí sản xuất kinh doanh không phát sinh nhiều và không có nhu cầu tính giá trị thành phẩm dở dang nên trung tâm thay việc tập hợp các chi phí sản xuất kinh doanh trên 3 tài khoản là 621, 622, 627 bằng việc định khoản trực tiếp ngay vào tài khoản 154, do đó nếu TSCĐ là do đơn vị trực tiếp xây dựng hoặc sửa chữa thì việc tập hợp chi phí sẽ đơn giản hơn. Cũng như vậy với việc sử dụng TK 711 ‘thu nhập khác’ và TK 811 ‘chi phí khác’ chung cho cả các hoạt động tài chính và bất thường sẽ làm cho việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế nói chung và nghiệp vụ về TSCĐ nói riêng trở nên đơn giản hơn. 1.2. Hạn chế Bên cạnh những điểm tích cực, công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại đơn vị hiện tại vẫn còn tồn tại những hạn chế sau: 1.2.1. Trên phương diện kế toán chi tiết Kế toán TSCĐ trong đơn vị mới chỉ dừng ở góc độ mở thẻ TSCĐ và sổ theo dõi TSCĐ nhưng nội dung phản ánh trên thẻ, sổ chưa đầy đủ và chưa thực sự phát huy được tác dụng của công tác quản lý TSCĐ. Các bộ phận sử dụng không mở sổ theo dõi chi tiết TSCĐ hiện có mà chỉ lập bảng danh mục TSCĐ với các chỉ tiêu rất sơ sài (xem bảng số 1, trang 55) không theo dõi nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của tài sản bộ phận mình quản lý và sử dụng. Tại trung tâm cũng không lập sổ theo dõi chi tiết tài sản cố định mà việc theo dõi chi tiết TSCĐ dựa vào bảng chi tiết khấu hao TSCĐ, trên bảng đó mới chỉ thể hiện được về mặt tính toán các chỉ tiêu giá trị của TSCĐ như nguyên giá, giá trị còn lại, số khấu hao luỹ kế còn nguồn gốc phát sinh TSCĐ đó còn các chỉ tiêu về tính chất, đặc điểm TSCĐ đó hoàn toàn không được thể hiện. Mặc dù cuối kỳ kế toán có lập báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ trong kỳ nhưng báo cáo đó cũng chỉ phục vụ được cho mục đích quản trị trên Công ty về những chỉ tiêu chính của TSCĐ phát sinh trong kỳ tại trung tâm chứ không phục vụ được cho mục đích quản trị tại trung tâm. Do đó cách tốt nhất để kiểm tra chính xác một TSCĐ tại trung tâm là dựa vào số hiệu của tài sản đó, mặc dù việc đánh số hiệu TSCĐ tại trung tâm là khoa học nhưng công việc đó lại được thực hiện chưa triệt để, kế toán mới chỉ dừng lại ở việc đánh số hiệu TSCĐ trên thẻ TSCĐ có nghĩa là trên sổ sách mà không thực hiện đánh số hiệu trên chính hiện vật TSCĐ đó. Việc kiểm kê TSCĐ theo định kỳ của trung tâm trên thực tế chỉ thực hiện được ở một số bộ phận và mang tính chất chọn mẫu theo kiểu hú họa chứ không phải là tất cả các TSCĐ của toàn trung tâm do số lượng TSCĐ rất nhiều và chi phí để thực hiện công việc này rất tốn kém. Để giúp cho lãnh đạo có thể phân tích được chính xác về tình hình sản xuất kinh doanh tại đơn vị thì việc tính toán các chỉ tiêu đối với TSCĐ như số giờ máy chạy, tỷ lệ hỏng hóc, hiệu suất hoạt động trong kỳ… là rất cần thiết, tuy nhiên một phần do tính chất ngành nghề kinh doanh, một phần do số lượng TSCĐ tại đơn vị là rất lớn nên việc tính toán các chỉ tiêu đó tại đơn vị bị coi nhẹ ví dụ như việc tập hợp tất cả các chi phí sản xuất kinh doanh vào 1 tài khoản duy nhất (TK 154) đã làm mất ý nghĩa riêng biệt của từng khoản mục chi phí và do đó lãnh đạo không thể có được sự phân tích chi tiết đối với các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp hay chi phí sản xuất chung. Như vậy trung tâm mới chỉ thực hiện được việc quản lý TSCĐ chứ chưa thực hiện được việc giám sát tình hình sử dụng TSCĐ. 1.2.2. Trên phương diện kế toán tổng hợp. Hạn chế thứ nhất mà chúng ta có thể thấy trong công tác hạch toán TSCĐ là việc xác định nguyên giá đối với những TSCĐ mua sắm hoặc do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao. Công việc mua sắm hay xây dựng TSCĐ phải trải qua nhiều giai đoạn (thủ tục) khác nhau trong đó để tiện cho việc hạch toán TSCĐ khi đưa tài sản vào sử dụng thì kế toán tiến hành ghi nguyên giá TSCĐ theo giá tạm tính là giá quyết toán với nhà cung cấp hoặc nhà thầu và sau đó thanh lý luôn hợp đồng kinh tế, nhưng sau đó một thời gian Công ty thực hiện việc phê duyệt lại giá trị quyết toán TSCĐ và theo quy định của Công ty kế toán sẽ phải điều chỉnh nguyên giá TSCĐ theo giá trị được duyệt. Việc phê duyệt lại giá trị quyết toán sẽ dẫn tới khả năng là có sự chênh lệch giữa giá trị được phê duyệt và giá trị quyết toán hay có nghĩa là có sự chênh lệch giữa số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp hoặc nhà thầu và nguyên giá TSCĐ được ghi sổ. Mặt khác theo chế độ kế toán thì nguyên giá TSCĐ do mua sắm hoặc do xây dựng bàn giao chính bằng số tiền đã thanh toán với nhà cung cấp hoặc nhà thầu (các giá trị nói ở đây đều không bao gồm thuế GTGT) do đó việc hạch toán như ở đơn vị nguyên giá không phản ánh được giá trị thực tế của TSCĐ là những chi phí thực tế bỏ ra để có được TSCĐ. Tiếp đó đối với giá trị chênh lệch giữa giá quyết toán và giá được duyệt, kế toán sẽ tùy thuộc vào quyết định xử lý như Công ty chịu, cá nhân phải bồi thường... để hạch toán, như vậy thêm một lần nữa đơn vị lại làm sai chế độ kế toán vì việc hạch toán này là do hệ quả của việc điều chỉnh nguyên giá TSCĐ trước đó mà việc điều chỉnh đó vốn dĩ đã sai chế độ, hơn thế nữa việc quy trách nhiệm phải chịu khoản chênh lệch cho bất kỳ đối tượng nào cũng đều không hợp lý vì trên thực tế không có căn cứ để gắn kết trách nhiệm cho việc làm này vì trước khi mua sắm hay xây dựng Công ty đã phê duyệt báo cáo đầu tư và người thực hiện đã được lệnh của lãnh đạo để tiến hành mua sắm hay xây dựng và họ đã báo cáo đúng số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp còn về phía Công ty do không tham gia vào quá trình mua sắm, xây dựng nên cũng không có lý do phải chịu khoản chi phí đó. Do vậy nếu kế toán tiến hành ghi sổ phần chênh lệch sẽ làm sai lệch tính hợp lý và đúng đắn của nghiệp vụ. Thứ hai là hiện tại trung tâm sử dụng một phương pháp khấu hao duy nhất là khấu hao bình quân cho tất cả các TSCĐ. Việc chỉ sử dụng một phương pháp khấu hao cho tất cả các tài sản cố định là không hợp lý vì các TSCĐ có công dụng khác nhau, cách thức sử dụng TSCĐ để thu được lợi ích kinh tế trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng khác nhau. Mặt khác các yếu tố tác động đến tài sản trong quá trình sử dụng làm suy giảm giá trị và giá trị sử dụng của tài sản cũng khác nhau do vậy nếu chỉ áp dụng chung một phương pháp khấu hao thì trên thực tế sẽ không phản ánh được giá trị hao mòn của các TSCĐ một cách chính xác vì vậy việc áp dụng duy nhất một phương pháp tính khấu hao cho tất cả các TSCĐ sẽ khiến việc hạch toán khấu hao để xác định giá trị hao mòn của TSCĐ sẽ không sát với thực tế. Mặt khác về nguyên tắc khấu hao là sự phân bổ có hệ thống các chi phí TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong quá trình sử dụng tài sản, phù hợp với cách thức sử dụng tài sản nhằm đem lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp, vì vậy việc chỉ áp dụng phương pháp khấu hao bình quân sẽ không đem lại hết lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp từ việc sử dụng TSCĐ. Một vấn đề nữa khiến việc trích khấu hao TSCĐ tại đơn vị không được hợp lý và sử dụng TSCĐ không đạt hiệu quả là đối với những TSCĐ của CIV thì doanh nghiệp chỉ quản lý và sử dụng chứ không thực hiện việc trích khấu hao cho các tài sản đó cũng như các TSCĐ ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc trung tâm thì các đơn vị đó chỉ sử dụng và bảo quản các tài sản đó chứ không theo dõi về nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản đó. Xuất phát từ vấn đề này mà người sở hữu và người sử dụng TSCĐ không có được những thông tin chính xác nhất về TSCĐ trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ đó, do đó thời gian sử dụng theo dự kiến của người sở hữu thường chênh lệch rất nhiều so với thời gian sử dụng thực tế của tài sản đó (do họ không trực tiếp sử dụng và bảo quản tài sản đó), và do vậy việc trích khấu hao trên thực tế dựa vào nguyên giá TSCĐ và số năm sử dụng của TSCĐ không phản ánh chính xác giá trị thu hồi TSCĐ thông qua việc thực hiện khấu hao vì có thể tài sản đó bị hỏng trước thời gian sử dụng dự kiến rất lâu và giá trị thanh lý tài sản đó không đủ bù đắp cho giá trị còn lại của TSCĐ (trường hợp đa phần xảy ra) và rõ ràng đơn vị sẽ phải chịu một khoản thiệt hại nằm ngoài dự kiến. Ngược lại nếu số năm sử dụng thực tế của TSCĐ đó lâu hơn dự kiến do người sử dụng có ý thức trong việc quản lý và sử dụng tài sản đó thì ngoài việc thu hồi đủ giá trị của TSCĐ ban đầu đơn vị còn sử dụng được tài sản đó thêm một khoảng thời gian nữa và như vậy đơn vị sẽ thu được lợi nhuận từ việc sử dụng thêm một khoảng thời gian nữa đối với TSCĐ đã hết thời gian khấu hao và có khi cả giá trị thanh lý tài sản đó.Tuy nhiên cả hai trường hợp này đều nằm ngoài kế hoạch của đơn vị và nếu nó xảy ra thì cũng ít nhiều ảnh hưởng đến các chỉ tiêu kế hoạch mà Công ty giao cho đơn vị và như thế nhìn chung là không có lợi cho đơn vị. Thứ ba là công tác sửa chữa (kể cả sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn) và nâng cấp TSCĐ chưa nhận được sự quan tâm đúng mức tại đơn vị. Trên thực tế ở Công ty mới có văn bản hướng dẫn thủ tục và phương pháp hạch toán công việc sửa chữa thường xuyên tại đơn vị mà chưa có hướng dẫn cụ thể về sửa chữa lớn và nâng cấp TSCĐ tại đơn vị, điều này một phần là do trung tâm mới thành lập, các tài sản còn mới chưa bị hỏng hóc do đó chưa có nhu cầu sửa chữa lớn hay nâng cấp, một phần là do đặc điểm ngành nghề kinh doanh thuộc lĩnh vực dịch vụ thông tin di động dẫn đến việc các TSCĐ tại đơn vị một là các tài sản có hàm lượng công nghệ cao trung tâm phải nhập từ nước ngoài như các đài, trạm BTS, thiết bị MS… do đó không có sẵn linh kiện để thay thế hoặc nâng cấp hoặc là các máy móc, thiết bị phục vụ cho quản lý hoặc văn phòng có giá trị nhỏ và thời gian khấu hao nhanh nên trung tâm không tiến hành sửa chữa hay nâng cấp các TSCĐ này. Điều này đã dẫn đến việc đơn vị không chủ động có được kế hoạch sửa chữa lớn đối với TSCĐ của trung tâm và do đó đã không thực hiện tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Việc sửa chữa lớn TSCĐ thực ra dưới góc độ kế toán có thể hiểu là công việc sửa chữa TSCĐ mà chi phí bỏ ra là lớn, do đó có thể chỉ đơn thuần là bảo dưỡng lại các thiết bị máy móc nhưng với số lượng lớn cũng được coi là sửa chữa lớn TSCĐ. Thực tế số lượng các thiết bị đài, trạm, cột anten… phục vụ trực tiếp cho dịch vụ thông tin di động của trung tâm rất nhiều và hiện đại, do đó mỗi lần tiến hành chỉ đơn giản là bảo dưỡng định kỳ chúng cũng tiêu tốn một khoản chi phí rất lớn, do đó công việc này có thể coi là việc sửa chữa lớn TSCĐ, đơn vị có thể lập được kế hoạch cho việc sửa chữa này và đồng thời có thể tiến hành trích trước chi phí cho việc sửa chữa đó. Việc nâng cấp các thiết bị viễn thông trên thực tế là hoàn toàn có thể vì trong nay mai chúng ta sẽ tiếp cận được với trình độ kỹ thuật trong lĩnh vực viễn thông và rõ ràng việc nâng cấp là cần thiết vì không những làm tăng tính năng của các thiết bị viễn thông như mở rộng được phạm vi phủ sóng của các trạm, mở rộng đường truyền số liệu, tính được chính xác cước các cuộc gọi, tăng cường các dịch vụ phục vụ khách hàng… mà còn giúp đơn vị có thể tiết kiệm được nhiều chi phí do chỉ mất chi phí mua và lắp ráp một số bộ phận so với việc bỏ tiền ra mua các thiết bị mới đã được nâng cấp của nước ngoài. Do vậy việc coi nhẹ kế toán nâng cấp các máy móc thiết bị viễn thông nói riêng và công tác nâng cấp TSCĐ nói chung là một hạn chế trong công tác kế toán của đơn vị. 2. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ hữu hình tại đơn vị. 2.1. Trên phương diện kế toán chi tiết Việc quản lý và sử dụng TSCĐ một cách hợp lý, đúng đắn cũng đồng nghĩa với việc đã nâng cao hiệu quả kế toán quản trị TSCĐ tại đơn vị. Để làm được điều này trước hết đơn vị cần phải có phương pháp tiến hành đánh số trực tiếp lên các TSCĐ, công việc này có thể được thực hiện theo những cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Nếu làm theo cách gián tiếp đơn vị có thể tiến hành theo dõi song song số Seri của TSCĐ và số hiệu của TSCĐ đó do đơn vị quy định. Với việc quản lý bằng máy vi tính thì công việc này không phức tạp lắm và chỉ cần một cơ sở dữ liệu quản lý đơn giản gồm có ba trường là số thứ tự, số hiệu (mã) TSCĐ và số Seri của TSCĐ đó. Mỗi khi có các nghiệp vụ tăng TSCĐ thì kế toán căn cứ vào số hiệu và số Seri để nhập số liệu vào máy tính, còn khi phát sinh nghiệp vụ thanh lý, nhượng bán TSCĐ thì kế toán căn cứ vào số hiệu của TSCĐ đó tiến hành đối chiếu với số Seri thực tế của TSCĐ được thanh lý, nhượng bán để xóa TSCĐ đó khỏi danh mục. Làm theo kiểu này sẽ giúp kế toán theo dõi được TSCĐ một cách chính xác nhất vì mỗi TSCĐ chỉ có một số Seri duy nhất do đó sẽ không thể thay thế được TSCĐ của trung tâm bằng một TSCĐ khác, tuy nhiên cách này cũng có bất lợi là một số TSCĐ không có số Seri như nhà cửa, bàn ghế… do đó nếu tiến hành theo cách này thì kế toán phải tìm được một đặc điểm riêng biệt duy nhất của TSCĐ đó nhằm thay thế cho số Seri và điều này nói chung là không đơn giản và không có tính khả thi cao. Ví dụ đơn vị có thể quản lý các TSCĐ của mình dựa vào bảng sau: Bảng số 4: Minh họa về cách đánh số TSCĐ. STT Tên TSCĐ Số hiệu TSCĐ Số seri TSCĐ 1 PC IBM Netvista 800Mz C1PC0034 90-599XW 2 PC IBM Thinkpad T21.2647 C1PC0035 99LDLH7 3 PC IBM Thinkpad T21.2647 C1PC0036 99LDLP8 4 PC IBM Thinkpad T21.2647 C1PC0037 99LDLN3 5 PC IBM Thinkpad T21.2647 C1PC0038 99LDLK2 6 Dell Serve Power Edge C1PC0039 DHHF513 7 Ups Online PW 5119 C1UP0005 TT162A0120 8 Ups Online Powerare 3KV C1UP0006 TT054A1150 … … … … Nếu tiến hành theo cách trực tiếp, kê toán cần tiến hành đính số hiệu của mỗi TSCĐ trực tiếp lên các TSCĐ đó, có thể bằng cách in lên hoặc dán các loại tem trên đó có ghi số hiệu TSCĐ lên các tài sản đó, cách này cũng có ưu điểm là theo dõi được chặt chẽ TSCĐ và áp dụng được với cả các TSCĐ có và không có số Seri, tuy nhiên nó cũng có nhược điểm là các ký hiệu đó có thể dễ dàng bị thay đổi do bàn tay con người vì chúng không có kỹ thuật cao hoặc bị mờ theo thời gian và gây khó khăn trong việc đối chiếu, xác định TSCĐ. Tiếp đó đơn vị phải tiến hành hoàn thiện thẻ và sổ theo dõi TSCĐ cả ở phòng kế toán và ở các bộ phận sử dụng TSCĐ. Theo phương hướng hoàn thiện kế toán TSCĐ với quan điểm cho phép các đơn vị được lựa chọn phương pháp khấu hao phù hợp với cách thức sử dụng TSCĐ nhằm đem lại lợi ích kinh tế, để phản ánh chính xác giá trị cũng như tình hình sử dụng và trách nhiệm trong việc bảo quản, sử dụng TSCĐ thì trên thẻ TSCĐ tại đơn vị cần bổ sung thêm một số chỉ tiêu như thời gian sử dụng dự kiến, phương pháp khấu hao, người chịu trách nhiệm vật chất. Điều này là rất cần thiết vì thực tế trước đây việc quy kết trách nhiệm TSCĐ được ‘ngầm định’ cho bộ phận sử dụng tài sản đó và việc xử lý chủ yếu dưới hình thức khiển trách đối với bộ phận mà xét thấy thiếu trách nhiệm hoặc biểu dương đối với bộ phận xét thấy hoàn thành tốt nhiệm vụ (tận dụng tối đa công suất máy, máy móc trông sạch sẽ…) chứ chưa có văn bản cụ thể nào quy định trách nhiệm sử dụng đối với một đối tượng hoặc một bộ phận cụ thể, do đó việc quy định trách nhiệm cụ thể đối với người quản lý, sử dụng TSCĐ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Tất nhiên để làm được điều này thì Công ty cần được sự cho phép của Bộ Tài Chính, do đó trung tâm cần xúc tiến nhanh việc đề nghị với Công ty để có thể thực hiện được trong thời gian sớm nhất. Theo kiến nghị này thì thẻ TSCĐ tại đơn vị có thể được sửa đổi lại như sau: Trung tâm thông tin di động KVI 811A-đường Giải Phóng, Hà Nội Thẻ tài sản cố định Số:… Ngày …tháng…năm… Kế toán trưởng:… Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số…ngày…tháng…năm… Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ…Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất…Năm sản xuất… Bộ phận quản lý, sử dụng…tháng, năm đưa vào sử dụng… Người chịu trách nhiệm trực tiếp… Công suất thiết kế… Đình chỉ sử dụng ngày…tháng…năm… Lý do đình chỉ… Phương pháp tính khấu hao… Cách tính khấu hao… Thời gian sử dụng dự kiến… Số hiệu chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Giá trị còn lại TSCĐ Ngày, tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn Năm Giá trị còn lại Ghi giảm TSCĐ chứng từ số…ngày…tháng…năm… Lý do giảm… Tuy nhiên có một việc không cần đến sự cho phép của Bộ Tài Chính mà trung tâm có thể tự quyết định được đó là việc sửa đổi sổ theo dõi TSCĐ tại các bộ phận sử dụng TSCĐ. Về nguyên tắc sổ theo dõi TSCĐ cho từng bộ phận nhằm bảo đảm quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng TSCĐ, đồng thời để cung cấp các thông tin theo yêu cầu kế toán quản trị, thông tin trên sổ theo dõi TSCĐ cần cung cấp được số liệu về các TSCĐ được sử dụng ở các bộ phận, giá trị tài sản đó và số khấu hao của TSCĐ sử dụng đã được trích vào chi phí hoạt động kinh doanh trong kỳ. Có như vậy sổ theo dõi mới cung cấp được các thông tin để đánh giá chính xác hiệu quả sử dụng tài sản trong quá trình kinh doanh, từ đó có biện pháp khai thác, phát huy năng lực của TSCĐ hoặc có kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ khi cần thiết. Do đó tại các bộ phận thay vì việc sử dụng bảng danh mục tài sản được thiết kế theo kiểu tĩnh (thông tin thể hiện đối với các tài sản cố định là bất động) phải tiến hành mở sổ theo dõi TSCĐ mà trên đó ngoài các chỉ tiêu về tên, nguồn gốc tài sản, số hiệu… còn có các chỉ tiêu kế toán như nguyên giá, giá trị đã khấu hao, giá trị còn lại và các chỉ tiêu khác như số giờ làm việc của từng tài sản trong một ngày, tình trạng sử dụng tài sản đó…, còn tại phòng kế toán của trung tâm cũng phải mở sổ theo dõi cho các TSCĐ của trung tâm và sổ theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng TSCĐ tại các bộ phận trực thuộc. Bảng số 5: Minh họa sổ theo dõi TSCĐ tại các bộ phận sử dụng. Tháng N STT Tên TSCĐ Số hiệu TSCĐ Số seri Nguồn hình thành Bộ phận sử dụng Nguyên giá Khấu hao lũy kế Số giờ vận hành 2.2. Trên phương diện kế toán tổng hợp. Thứ nhất là về vấn đề xác định nguyên giá đối với những TSCĐ do mua sắm hoặc do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao. Việc thay đổi nguyên giá TSCĐ sau khi có quyết định của cấp trên phê duyệt giá trị quyết toán TSCĐ là không hợp lý (như đã trình bày ở phần hạn chế trong việc hạch toán kế toán TSCĐ) tuy nhiên đơn vị vẫn có thể giải quyết vấn đề một cách ổn thỏa theo cách sau: Đối với những tài sản hình thành do mua sắm hoặc do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao thì vẫn xác định nguyên giá TSCĐ là giá trị quyết toán đã thanh toán với nhà cung cấp hoặc nhà thầu, tuy nhiên sau khi có quyết định phê duyệt giá trị quyết toán thì trung tâm coi đó như là một nghiệp vụ đánh giá lại TSCĐ (việc này là hoàn toàn có căn cứ vì các tài sản đó đã được đưa vào sử dụng trong một khoảng thời gian) và phần chênh lệch giữa giá trị quyết toán và giá trị được phê duyệt sẽ coi như là phần chênh lệch do đánh giá lại TSCĐ và đưa vào tài khoản 412 tại Công ty và tài khoản 33634V đối với trung tâm thay vì xử lý bằng việc quy kết trách nhiệm cho người mua sắm hoặc cho Công ty như trước đây. Cần phải nói thêm là việc giải quyết như này có hiệu quả hay không còn phụ thuộc vào ý thức chủ quan của người mua sắm và công tác giám sát tại Công ty vì rất có thể sau khi báo cáo đầu tư được duyệt, công việc mua sắm, xây dựng TSCĐ được sự cho phép trong quá trình tmua sắm hoặc tiến hành xây dựng công trình có sự thông đồng giữa nhà cung cấp hoặc nhà thầu với người chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng nhằm trục lợi từ các nghiệp vụ đó, do đó trong các nghiệp vụ này Công ty cần cử người giám sát chặt chẽ quá trình ký kết hợp đồng và thanh toán giữa hai phía. Ví dụ như đối với nghiệp vụ mua sắm máy điều hòa (ở trang 51) kế toán có thể tiến hành định khoản như sau: Khi đưa máy điều hòa vào sử dụng: Nợ TK 211 : 41.716.071đ Nợ TK 133 : 2.085.804đ Có TK 112: 43.801.875đ Đồng thời thực hiện kết chuyển nguồn: Nợ TK 33631V : 41.716.071đ Có TK 33634V : 41.716.071đ Khi có quyết định phê duyệt giá trị quyết toán, kế toán điều chỉnh: Nợ TK 33634V : 1.967.091đ Có TK 211 : 1.967.091đ Thứ hai là việc tính khấu hao TSCĐ tại đơn vị. Hiện tại trung tâm sử dụng phương pháp khấu hao bình quân và phương pháp này đã bộc lộ nhiều hạn chế như đã nêu ở trên. Trung tâm có thể căn cứ vào đặc điểm của từng loại TSCĐ để lựa chọn phương pháp khấu hao thích hợp như: - Những TSCĐ như nhà cửa, vật kiến trúc, tài sản vô hình... thì áp dụng phương pháp khấu hao bình quân. Mức khấu hao Phải trích Bình quân năm Nguyên giá Tài sản cố định Bình quân Giá trị thanh lý Tài sản cố định ước tính Tỷ lệ Khấu hao Bình quân năm x Cách tính khấu hao theo phương pháp này như sau: Và Mức khấu hao Mức khấu hao bình quân năm phải trích = -------------------------------------- bình quân tháng 12 - Những TSCĐ tham gia trực tiếp vào quá trình kinh doanh như thiết bị dụng cụ quản lý, phương tiện vận tải có thể sử dụng phương pháp khấu hao nhanh. Đặc biệt với những TSCĐ chịu tác động lớn của khoa học kỹ thuật thì chỉ nên sử dụng phương pháp khấu hao nhanh mới có thể khắc phục được yếu tố hao mòn vô hình. Cách tính khấu hao của phương pháp khấu hao nhanh: Theo phương pháp khấu hao này, số khấu hao hàng năm được tính theo công thức tính như sau: Mức khấu hao trích ở năm thứ i = Nguyên giá ´ Tỷ lệ khấu hao năm thứ i Trong đó: n là số năm sử dụng TSCĐ. i là năm sử dụng thứ i. Ví dụ: Một máy photocopy có nguyên giá 18.000.000 đ, thời gian sử dụng là 7 năm. Theo phương pháp khấu hao này, tỷ lệ khấu hao mỗi năm và mức trích khấu hao từng năm sẽ như sau: Năm thứ i Số năm SD còn lại Tỷ lệ khấu hao mỗi năm Nguyên giá TSCĐ Mức khấu hao mỗi năm Số khấu hao luỹ kế Giá trị còn lại 1 7 7/28 18.000.000 4.499.950 4.499.950 13.500.050 2 6 6/28 18.000.000 3.857.100 8.357.050 9.642.950 3 5 5/28 18.000.000 3.214.250 11.571.300 6.428.700 4 4 4/28 18.000.000 2.571.400 14.142.700 3.857.300 5 3 3/28 18.000.000 1.928.550 16.071.250 1.928.750 6 2 2/28 18.000.000 1.285.700 17.356.950 642.150 7 1 1/28 18.000.000 642.850 18.000.000 0 Trong khi đó theo phương pháp khấu hao bình quân thì mức khấu hao mỗi năm của máy điều hòa này là: 18.000.000/7 = 2.571.428đ. Theo phương pháp này thì mỗi năm chỉ thu hồi được khoảng 14% giá trị TSCĐ. Rõ ràng là áp dụng phương pháp khấu hao nhanh thì thời gian thu hồi giá trị của TSCĐ nhanh hơn rất nhiều, như ví dụ trên thì chỉ trong vòng 4 năm đã thu hồi được 80% giá trị TSCĐ trong khi đó thời gian sử dụng mới hết 57% thời gian sử dụng dự kiến. Như vậy nếu áp dụng phương pháp khấu hao nhanh thì đơn vị đỡ bị ảnh hưởng hơn bởi sự hao mòn vô hình của TSCĐ. Thứ ba là trung tâm nên có kế hoạch tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn cho các TSCĐ hữu hình. Như đã nói ở trên, hiện tại ở trung tâm chỉ mới phát sinh các nghiệp vụ mang tính chất bảo dưỡng máy móc, thiết bị. Tuy nhiên công việc này được tiến hành theo định kỳ và số lượng các máy móc thiết bị được bảo dưỡng trong mỗi lần là rất lớn, do đó chi phí bảo dưỡng cho mỗi lần là cũng rất nhiều và với chi phí nhiều như vậy thì tại trung tâm có thể coi đây là nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ và cần phải tiến hành trích trước chi phí để có thể chủ động trong việc sửa chữa. Trong thời điểm hiện tại thì máy móc, thiết bị viễn thông của đơn vị còn mới và hiện đang sử dụng tốt, tuy nhiên sau một thời gian nữa thì chúng có thể bị hư hỏng, xuống cấp và có thể cần phải được sửa chữa hay nâng cấp, do đó nếu ngay từ bây giờ trung tâm không tính đến việc xử lý tình huống đó thì khi phát sinh các nghiệp vụ trên kế toán sẽ lúng túng trong việc xử lý. Công việc cần làm trước mắt là Công ty phải có hướng dẫn cụ thể đối với các nghiệp vụ sửa chữa lớn và nâng cấp TSCĐ hữu hình tại đơn vị, các hướng dẫn này phải phù hợp với chuẩn mực kế toán TSCĐ hữu hình đã ban hành và sau đó sẽ căn cứ vào các tình huống cụ thể để có thể điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị. Trên đây là một số những kiến nghị của tôi nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ hữu hình tại trung tâm thông tin di động khu vực I và tôi mong nó sẽ giúp ích được phần nào hoàn thiện công tác quản lý, sử dụng và kế toán TSCĐ tại đơn vị. ._.