Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất gia công chế biến hàng XNK 2

là vật liệu tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Trong các doanh nghệp công nghiệp chi phí vật liệu thường chiểm tỷ trọng rất lớn đến hiệu quả của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Bởi vậy sau khi đã có một dây chuyền sản xuất hiện đại, một lực lượng sản xuất tốt thì vốn mà doanh nghiệp cần phải quan tâm đến là vật liệu. Các doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng, vừa để chống mọi hiện tượng xâm hại tài sản của đơn vị hoặc cá nhân. Để làm được điều này các doanh nghiệp cần phải sử dụng công cụ quản lý mà kế toán là một công cụ quản lý giữ vai trò quan trọng. Là một đơn vị sản xuất công nghiệp phục vụ cho các công ty giầy da, may mặc, đông lạnh, thuốc là, bia rượu, bánh kẹo…sản phẩm của Xí nghiệp chủ yếu là bao bì carton. Xí nghiệp luôn giữ được uy tín với khách hành về mặt chất lượng sản phẩm cũng như số lượng sản phẩm được giao đúng hạn về mặt chất lượng sản phẩm cũng như số lượng sản phẩm được giao đúng hạn, đúng hợp đồng ký Kết. Xí nghiệp đang trong bước dần dần khẳng định được vị trí của mình trong ngành sản xuất bao bì. Việc tổ chức kế toán ở Xí nghiệp đang dần cải tiến nhưng trước sự đổi mới của hệ thống kế toán đòi hỏi phải tiếp tục cải tiến và hoàn thiện hơn nữa. Xuất phát từ những lý do trên cùng một thời gian dài học hỏi nghiên cứu tại trường ĐHKTQD . Được thực tập tại bộ phận kế toán của Xí nghiệp SX gia công chế biến hàng XNK II - Công ty XNK Hải Phòng nhằm đi sau tìm hiểu thực tế công tác kế toán Vật liệu của một doanh nghiệp sản xuất, tìm ra những ưu điểm và nhược điểm trong công tác quản lý và hạch toán vật liệu của Xí nghiệp. Nội dung cơ bản của chuyên đề gồm: Phần I : Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp Phần II : Thực trạng công tác kế toán nguyên Vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất gia công chế biến hàng XNK II Phần III : Đánh giá thực trạng và phương hướng hoàn thiện kế toán nguyên Vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất gia công chế biến hàng XNK II Phần I: Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp I. Qúa trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp SX gia công chế biến hàng XNK II- HP Xuất phát từ khó khăn của sản xuất, Xí nghiệp SX gia công chế biến hàng XNK II là một đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty XNK Hải Phòng. Trụ sở chính được đặt tại số 313 đường Đà Nẵng- Ngô Quyền- Hải Phòng. Là một thành viên của Công ty XNK Hải Phòng, Xí nghiệp SXGC- CB hàng XNK II có đầy đủ tư cách pháp nhân hạch toán kinh tế độc lập, được mở tài khoản tại Ngân hàng Công thương và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước. Kể từ khi thành lập năm 1964 là Xí nghiệp lông vũ mặt hàng sản xuất chính là lông vịt , xương gia súc xuất nhập khẩu ra nước ngoài. Đứng trước cơ chế kinh tế chuyển đổi và sự đòi hỏi của thị trường. Nhất là Hải Phòng thực hiện thành phố mở tương lai khu chế xuất ra đời cùng với sự phát triển của sản xuất ở nhiều ngành nghề kinh tế mũi nhọn phía Bắc. Đó là cơ sở đón nhận về nhu cầu bao bì nói chung và bao bì carton nói riêng cho các loại sản phẩm khác nhau. Tại Hải Phòng đã có Xí nghiệp bao bì được xây dựng từ thập kỷ 70 với quy mô năng lực nhỏ hàng năm công suất đạt 1.000 Tấn/năm chưa được đầu tư đổi mới trang thiết bị. Sau đó có cơ sở bao bì tư nhân Minh Nghĩa và thêm Công ty dịch vụ công nghiệp là các cơ sở bao bì địa phương đã và đang đầu tư dây chuyền bao bì carton cùng lúc với Chi nhánh bao bì thương mại. Nhưng với các dây chuyền này vẫn chưa nâng cao sản lượng bao nhiêu và chưa đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng cho các ngành và đơn vị như Thuỷ sản, Nông thổ sản, lương thực, thực phẩm, bia rượu. bánh kẹo, thuốc lá, may mặc, da dầy…..ngày càng phát triển ở địa phương Hải phòng và các tỉnh bạn lân cận khác. Xí nghiệp SX gia công chế biến hàng XNK II còn có một cơ sở mặt bằng diện tích kiến trúc hạ tầng phục vụ cho sản xuất chưa sử dụng đến hoặc hiệu suất sử dụng chưa cao, kém hiệu quả phù hợp cho đầu tư sản xuất mặt hàng mới là bao bì carton, còn nhiều yếu tố lớn khác để Xí nghiệp có thể dễ dàng, thuận lợi cho việc chuyển đổi mặt hàng sản xuất. Đó là những lý do mà Xí nghiệp chọn cho mình phương hướng đa dạng hoá mặt hàng sản xuất theo cơ chế thị trưòng. Việc làm này cũng nhằm mục đích để duy trì sự tồn tại và ổn định của doanh nghiệp. Tạo thêm việc làm cho công nhân với mục đích trên Ban lãnh đạo xí nghiệp đã làm văn bản đề nghị UBND Thành phố Hải Phòng cho phép đổi tên Xí nghiệp đồng thời chuyển đổi loại hình sản xuất mới. Xuất nhập khẩu trực tiếp và uỷ thác các mặt hàng như tôn, lưới đánh cá, phụ tùng ôtô. Từ đó cho đến nay, Xí nghiệp đã ổn định và từng bước đi lên. Mặc dù mới được thành lập và đi vào hoạt động số vốn ban đầu còn ít, máy móc còn thiếu, song với sự cố gắng và nỗ lực của Ban giám đốc các phòng ban Xí nghiệp đã phối hợp chặt chẽ đề ra phương án kế hoạch sẩn xuất kinh doanh hợp lý, phù hợp với đặc điểm, nhiệm vụ của Xí nghiệp trang bị máy móc thiết bị tiên tiến đa số như Máy chặt , Máy xén… Trị giá tài sản trên 700.000.000đ với công suất là 2,5 tỉ dòng carton/năm.Sản phẩm của Xí nghiệp đạt chất lượng cao, gía cả hợp lý được các khách hàng tín nhiệm đặt hàng tiêu thụ như Công ty Châu Giang, Công ty Thành Công, Công ty giầy Kainan, Công ty SX- XD xuất khẩu Gia lâm Công ty thuỷ sản Quảng Ninh Mặc dù là đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty XNK Hải Phòng chưa đủ tư cách pháp nhân và gặp nhiều khó khăn về vốn, kỹ thuật song Xí nghiệp đã không ngừng nghiên cứu thị trường mở rộng sản xuất để kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng, hàng năm nộp ngân sách thực hiện nghĩa vụ đầy đủ với Nhà nước. Tạo công ăn việc làm cho 120 cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. Bảng 1.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1 Tổng doanh thu 64.252 142.459 283.086 2 Doanh thu thuần trđ 64.252 142.459 283.086 3 Giá vốn hàng bán trđ 51.401 113.967 283.086 4 Lợi nhuận gộp trđ 12.851 28.492 56.617 5 Chi phí bán hàng trđ 4.189 8.547 16.985 6 Chi phí quản lý doanh nghiệp trđ 6.426 15.606 29.911 7 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh trđ 2.236 4.339 9.721 8 Tổng lợi nhuận trước thuế trđ 2.236 4.339 9.721 * Nhận xét: Qua các kỳ hầu hết các chỉ tiêu về sản lượng, lợi nhuận, thu nhập của công nhân đều tăng dần lên. Các chỉ tiêu này giúp đánh giá được hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây. Các năm sau đều có sự tăng trưởng, phát triển hơn năm trước. Số lượng hàng hóa sản xuất ra đều tiêu thụ hết thị trường, từ khi bắt đầu sản xuất cho đến nay công ty đã dần đi vào ổn định và ngày càng có bước phát triển hơn trên thị trường. Lợi nhuận của công ty ngày càng tăng và tăng tương đương với tỷ lệ tăng sản lượng. Do mới đầu tư đi vào sản xuất lên trong những năm qua công ty đang được hưởng chế độ ưu đãi đầu tư, được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc sử dụng lao động và chế độ đối với ngừơi lao động luôn được công ty chú trọng quan tâm lên thu nhập của công nhân luôn được đảm bảo trả đúng, trả đủ có nghĩa là thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập đúng thời hạn, đảm bảo đầy đủ các chế độ khác cho công nhân theo đúng quy định của công ty và theo pháp luật của nhà nước . 2. Phương hướng mục tiêu của Xí nghiệp SX gia công chế biến hàng XNK II 2.1 Phương hướng chung: - Không ngừng nghiên cứu cải tiến để duy trì, giữ vững và nâng cao chất lượng sản phẩm, đảm bảo giao hàng đúng hạn, đúng chủng loại, thoả mãn ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. - Sản xuất đạt và vượt kế hoạch trong năm, chất lượng sản phẩm ổn định. - Tiêu thụ ít nhất 95% sản phẩm bao bì do Xí nghiệp sản xuất ra. - Tất cả các lao động trong Xí nghiệp đều phải có đủ nhận thức cần thiết về hệ thống quản lý chất lượng Xí nghiệp đang áp dụng. - Tỷ lệ lao động tốt 90%, loại trung bình 10%, không có loại yếu. 2.2 Phương hướng phát triển của Xí nghiệp sản xuất gia công hàng chế biến XNK II trong những năm tới: Do chi phí nguyên vật liệu chiểm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của Công ty, cho nên để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, vấn đề đặt ra là phải tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Tăng mức lãi kinh doanh thì giải pháp cơ bản nhất là cần phải tiết kiệm nguyên Vật liệu trên cơ sỏ tổ chức, sử dụng tốt các lao động, sử dụng đủ và đúng đối tượng để tránh lãng phí nhưng vẫn đảm bảo cho sản xuất. Tiến hành xây dựng lại quy chế trả lương cho phù hợp tình hình thực tế, đáp ứng được yêu cầu và nguyện vọng của người lao động nhưng phải tôn trọng nguyên tắc của pháp luật. Sơ đồ 1.2 Sơ đồ bộ máy quản lý của Xí nghiệp Giám đốc Phó giám đốc phụ trách sản xuất Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phòng tổ chức Phòng kế toán Phòng XNK Phòng kinh doanh Phân xưởng tạo phôi Phân xưởng in Phân xưởng hoàn chỉnh Tổ in 1 Tổ in 2 Máy phụ 2 Máy phụ 1 Máy chính 2 Máy chính 1 Cơ điện II. Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp sản xuất gia công hàng XNK II 1. Đặc điểm chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban. Như vậy bộ máy tổ chức quản lý của Xí nghiệp được tổ chức theo kiểu tập trung trong đó: * Giám đốc Xí nghiệp do Tổng giám đốc bổ nhiệm trên cơ sở đề nghị của Giám đốc Xí nghiệp SXGC- CB hàng XNK II, chịu trách nhiệm trước và pháp luật Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp đồng thời trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực - Công tác tổ chức nhân sự, lao động, tiền lương, hành chính, đời sống cán bộ nhân viên - Công tác kinh tế tài chính, kế hoạch thống kê - Công tác tiếp thị, tiêu thụ hàng hoá. * Phó giám đốc phụ trách SX : là người trực tiếp chỉ đạo các phân xưởng từ khâu kỹ thuật đến điều độ sản xuất, trìn tự sắp xếp các đơn hàng nhằm đảm bảo tiến độ giao hàng cho khách hang, trực tiếp điều hành các phân xưởng sản xuất theo đúng Mẫu mã, phẩm chất hàng hoá sản phẩm. * Phó giám đốc phụ trách KD : là người trực tiếp chỉ đạo khâu Marketing nhằm chiếm lĩnh và mở rộng thị trường, quản lý trực tiếp khâu nguyên liệu đầu vào nhằm đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho dây chuyền sản xuất hoạt động liên tục đúng tiến độ, tránh tình trạng thiếu nguyên đầu vào và người lao động không có việc làm hoặc không làm liên tục gây lãng phí. * Phòng tổng hợp tổ chức hành chính : có chức năng giúp việc và chịu trách nhiệm hoàn toàn trước Giám đốc Xí nghiệp trực tiếp thực hiện về công tác tổ chức lao động tiền lương. - Nắm bắt chặt chẽ toàn bộ nhân lực, sắp xếp bố trí hợp lý trong dây chuyền - Đề xuất các kiến nghị sắp xếp lực lượng gián tiếp tinh giảm gọn nhẹ. - Tổ chức tốt công tác hành chính, bảo vệ phục vụ tốt cho sản xuất. - Thường xuyên báo cáo đúng định kỳ về công tác tổ chức lao động. - Quản lý theo dõi công tác khen thưởng kỷ luật. - Quản lý theo dõi công văn đi đến chặt chẽ. * Phòng tài chính- kế toán có nhiệm vụ: - Căn cứ vào đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp để lựa chọn đề ra hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp, xây dựng trình tự lập duyệt và luân chuyển chứng từ kế toán trong Xí nghiệp một cách khoa học hợp lý theo đúng quy định của Nhà nước. - Tổ chức hệ thống kế toán- tài khoản kế toán áp dụng trong đơn vị phù hợp, tạo điều kiện cho việc điều hành và quản lý kinh tế tài chính của đơn vị chặt chẽ và có hiệu quả. - Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên và định kỳ kịp thời đúng chế độ của Nhà nước và Tổng công ty. - Tổ chức tuần hoàn và chu chuyển vốn, thu hồi vốn, chấp hành chế độ tài chính Nhà nước và quy định của Công ty việc điều hành các định mức chi phí sản xuất, chi phí quản lý doanh nghiệp và dự toán chi phí khác. - Tổ chức thông tin kinh tế tài chính kịp thời có hiệu qủa. - Phổ biến hướng dẫn các chế độ, chính sách của đảng và Nhà nước về tài chính kế toán thông qua các văn bản cụ thể hoá bằng các quy định của đơn vị. - Trưởng phòng tài vụ là người có trách nhiệm tham mưu với Giám đốc kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính của Xí nghiệp. * Phòng kinh doanh dịch vụ XNK - Phụ trấch về kế hoạch, Vật tư, kỹ thuật, tiếp thị,kcs. - Trưởng phòng kinh doanh DV- XNK chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc. - Có trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất theo dõi chất lượng sản phẳm như trong hợp đồng bán hàng. - Thường xuyên kiểm tra các công đoạn trong quá trình sản xuất để phát hiện những sai lệch về thực hiện quá trình công nghệ, về chất lượng sản phẩm và nếu không đảm bảo về các mặt đó thì yêu cầu phân xưởng ngừng sản xuất, lập kế hoạch sử dụng vật tư, nguyên liệu để cho phân xưởng sản xuất. - Thiết kế mẫu hàng theo yêu cầu của khách hàng, khai thác nguồn hàng. - Trưởng phòng kinh doanh XNK phải có trách nhiệm đi khai thác các nguồn hàng sản xuất và nguồn hàng xuất nhập khẩu uỷ thác, tham mưu giúp việc Giám đốc Xí nghiệp trong các khâu xây dựng và chỉ đạo kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý năm. Lập các báo cáo tình hình sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm của Xí nghiệp trong công tác chỉ đạo điều hành sản xuất, công tác điều động các nguồn lực để đảm bảo phục vụ các mục tiêu và nhiệm vụ kế hoạch… * Chức năng của các phân xưởng SX : - Phân xưởng tạo phôi ( máy chính): đây là khâu đầu tiên của một chu trình sản xuất bao bì carton sóng, tại khâu này sau khi nhân nguyên Vật liệu, căn cứ theo đơn đặt hàng và phiếu điều độ sản xuất phân xưởng này vận hành dàn nhiệt, quả lô và các máy có liên quan để chạy bìa carton 3 lớp, 5 lớp hay 7 lớp bước cuối cùng của khâu này là đặt máy chặt phôi (bìa carton). - Phân xưởng hoàn chỉnh ( máy phụ): sau khi nhân được phôi phân xưởng hoàn chỉnh thiết kế hòm ( dài, rộng, cao, nắp) theo đơn đặt hàng của khách hàng và phiếu điều độ sản xuất, sau đó lăn hằn, xén cạnh, chặt góc (các đường gấp và 4 cạnh của hòm) và cuối cùng là dập gim hoặc dán tai hòm tuỳ theo yêu cầu cụ thể của khách hàng đến đây gọi là sản phẩm mộc. - Phân xưởng chế bản - in : sau khi phân xưởng hoàn chỉnh hoàn thành sản phẩm mộc thì chuyển sang tổ in, tại đây bộ phận chế bản căn cứ vào tờ list(đơn đặt hàng của khách hàng) trên tờ list người ta hướng dẫn mẫu mã và Market in chế bản căn cứ vào đó làm phim , chụp lưới, bộ phận in căn cứ vào tờ list và những lưới in pha mực và in lên mặt hòm, đây là khâu cuối cùng của một chu trình làm bao bì carton, sau khi in là bó buộc thành phẩm nhập kho hoặc xuất thẳng cho khách hàng. * Nhận xét chung về cơ cấu tổ chức của xí nghiệp : Xí nghiệp sản xuất GC CB hàng XNK II là một đơn vị có đầy đủ tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh độc lập có con dấu và tài khoản riêng, địa bàn hoạt động tương đối rộng và đa dạng hoá mặt hàng. Bộ máy quản lý và sắp xếp cơ cấu tổ chức như hiện nay là tương đối hợp lý và chặt chẽ, tuy nhiên xí nghiệp nên xem xét và bố trí thêm bộ phận KCS kiểm tra chất lượng sản phẩm, hạn chế tới mức tối đa hàng bị sai, hỏng không đúng quy cách hoặc không đạt chất lượng vì nếu làm tốt khâu này thì giảm một phần rất đáng kể những tiêu hao không đáng có từ đó lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên, với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần và nên kiện toàn hệ thống kiểm tra chất lượng ở hầu hết các khâu có như vậy thì chi phí mới giảm mà chi phí giảm thì lợi nhuận tăng, hàng đạt tiêu chuẩn chất lượng cao thì uy tín được bảo đảm khi đó khách hàng sẽ gắn bó với doanh nghiệp mình hơn. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất của Xí nghiệp SX gia công chế biến XNK II + Đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp Dây chuyền sản xuất bao bì carton phức tạp phải qua nhiều công đoạn hoàn thiện khác nhau, hao phí lao động trên một đơn vị sản phẩm lớn, công nhân làm việc tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm trong môi trường bụi và nhất là nóng bức. Tuy nhiên đội ngũ công nhân Xí nghiệp có trình độ tay nghề cao, am hiểu công nghệ, yêu nghành nghề cùng với chế độ kiểm tra chất lượng sản phẳm nghiêm ngặt nên sản phẩm của Xí nghiệp luôn đảm bảo chất lượng và được các bạn hàng như : Công ty Châu Giang, Công ty giầy Thành Công. Công ty bia Hải PHòng. Công ty giầy Kainan, Công ty SX- DV xuất khẩu Gia Lâm, Công ty thuỷ sản Quảng Ninh… đặt hàng tiêu thụ ngoài ra còn một số bạn hàng thuộc khu công nghiệp NOMURA Hải Phòng như Công ty Hợp Thịnh, Công ty ROSE cũng đặt hàng Xí nghiệp. Hiện nay với dây chuyền máy móc thiết bị tiên tiến chủ yếu nhập ngoại Xí nghiệp phấn đấu nâng cao chất lượng sản phẩm- tiết kiệm chi phí để lãi trên một đơn vị sẩn phẩm theo đơn đặt hàng lớn nhất và giảm giá thành để cạnh tranh. * Quy trình công nghệ sản xuất Xí nghiệp sản xuất bao bì được thành Lập nhằm sản xuất hòm carton, giấy Kráp, bột với quy trình công nghệ chế biến theo kiểu liên tục. Hầu hết các mấy móc thiết bị dây chuyền của Xí nghiệp như máy quấn, máy phun hồ, máy xén cạnh, máy chặt,…đều được nhập vào và sản phẩm của Xí nghiệp qua các công đoạn đều được kiểm tra hết sức khắt khe và chất lượng theo tiêu chuẩn đã quy định. Xí nghiệp hiện có một dây chuyền sản xuất bao bì nằm trong khuôn viên của nhà khung kho Tiệp với diện tích là 720m làm địa điểm chính sản xuất,có kho chứa nguyên liệu,thành phẩm 200m phương tiện trang bị của một dây chuyền sản xuất bao bì gồm các loại máy chủ yếu sau: - Máy cưa giấy - Máy quấy phun hồ - Máy cắt góc - Máy dập ghim - Máy tráng parapin - Dàn xấy bằng điện - Máy in mác bao bì - Máy xén cạnh, lăn hằn - Máy đay chuyền 5 lớp Sơ đồ lắp đặt dây chuyền máy sản xuất bao bì Kho nguyên liệu Máy sóng I Máy cưa Máy lăn hằn ngang Máy sóng II Máy chặt Máy dán Kho thành phẩm Máy lăn hằn dọc Máy ghim Máy cắt góc III. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp SX gia công chế biến hàng XNK II 1.Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp SX gia công chế biến hàng XNK II Phòng tài chính kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc Xí nghiệp, các nhân viên kế toán chịu sự điều hành trực tiếp của kế toán trưởng. Nhiệm vụ của phòng là lập và thực hiện tốt kế hoạch tài chính nhằm đảm bảo một yêu cầu mà Xí nghiệp giao cho, tổ chức việc thu nhận chứng từ ghi chép ban đầu chính xác trung thực hợp lý thống nhất biểu báo cáo tổng hợp chi phí. Bộ máy kế toán của Xí nghiệp là tập hợp những cán bộ công nhân viên kế toán cùng với những trang thiết bị, phương tiện, kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Xí nghiệp. Là một công ty có quy mô nhỏ địa bàn hoạt động tập trung do vậy Xí nghiệp tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập chung. Theo mô hình này, toàn Xí nghiệp tổ chức một phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn Xí nghiệp. Bộ máy kế toán của Xí nghiệp gồm 6 người: Một kế toán trưởng và 5 nhân viên kế toán( Thủ quỹ; Kế toán tiền mặt; Kế toán TSCĐ và kế toán tổng hợp; Kế toán doanh thu tiêu thụ; Kế toán tiền gửi ngân hàng và tiền lương kiêm kế toán nguyên Vật liệu). Sơ đồ 1.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của Xí nghiệp Kế toán trưởng Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành Kế toán Vật liệu TSCĐ Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Thủ quỹ kiêm tính toán tiền lương Trong đó: * Kế toán trưởng phụ trách chung và trực tiếp lập báo cáo tài chính. * Kế toán sản xuất gồm 5 người và được phân công lao động như sau: 1. Một kế toán phụ trách vốn bằng tiền và thanh toán. 2. Một kế toán phụ trách tài sản cố định và Vật liệu, CCDC. 3. Một thủ quỹ 4. Một kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành 5. Kế toán thành phẩm và tiêu thụ * Kế toán trưỏng Xí nghiệp Là người giúp việc Giám đốc Xí nghiệp về lĩnh vực quản lý tài chính và tổ chức hướng dẫn công tác ghi chép hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở Xí nghiệp. Tổ chức điều khiển mọi hoạt động kế toán đối với bộ máy kế toán Xí nghiệp, chấp hành đúng pháp lệnh kế toán thống kế của Nhà nước. - Kiểm tra mọi hoạt động kinh tế ở đơn vị, phát hiện ngăn ngừa những vi phạm trong công tác quản lý kinh tế. - Trực tiếp chịu trách nhiệm hướng dẫn về mặt nghiệp vụ kế toán tài chính trước kế toán trưởng Công ty. - Ngoài ra còn lo vốn và công ty thu hồi vốn làm thủ tục giải quyết nợ cho các đơn vị theo dõi hợp đồng mua bán hàng hoá của các đơn vị. * Kế toán thanh toán tiền mặt: Lập kế hoạch tiền mặt, tổ chức kiểm tra đối chiếu với các bộ phận liên quan, lập chứng từ ghi sổ, lập bảng kê chi phí đúng thời gian, theo dõi các khoản phải thu phải trả. * Kế toán tiền gửi ngân hàng và tiền lương : Theo dõi các khoản tiền gửi , tiền vay tại ngân hàng. Hàng ngày nhận séc, lập bảng kê, đi nộp séc tại ngân hàng. Thường xuyên theo dõi số dư của tài khoản tiền gửi. Đồng thời thực hiện kế toán tiền lương theo đúng chế độ đảm bảo tính đúng đủ lương cho người lao động về đề xuất những biện pháp pháp lý. Cuối tháng lập chứng từ ghi sổ và gửi liên cho bộ phận kế toán tổng hợp. * Kế toán nguyên Vật liệu, CCDC : Định kỳ xuống kho nhận chứng từ, hướng dẫn kiểm tra cách ghi sổ, tổ chức sắp xếp, bảo quản kho. Mở sổ chi tiết từng loại vật tư, lập chứng từ ghi sổ, phân bổ vật tư vào đúng đối tượng sử dụng, đối chiếu kiểm tra với bộ phận khác. * Kế toán doanh thu tiêu thụ: Theo dõi đôn đốc các khoản nợ với khách hàng, lập báo cáo công nợ. Nhập chứng từ gốc hàng ngày, kiểm tra số liệu về tính pháp lý của chứng từ, lập hoá đơn. Mở sổ theo dõi tình hình thanh toán khách hàng, đối chiếu số liệu, lập chứng từ ghi sổ đúng hạn. * Kế toán TSCĐ kiểm kê tổng hợp : Tổ chức mở sổ, thẻ chi tiết phản ánh số lượng và giá trị TSCĐ, kiểm kê hướng dẫn các đơn vị ghi chép, theo dõi các tài sản , đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định. Tổ chức hạch toán chi tiết tài sản cố định và thường xuyên đối chiếu với các bộ phận liên quan lập chứng từ ghi sổ * Thuỷ quỹ - Có nhiệm vụ giữ tiền của Xí nghiệp căn cứ vào chứng từ như phiếu thu, chi đã được Giám đốc Xí nghiệp và kế toán trưởng duyệt làm thủ tục thu chi tiền mặt. Hàng ngày xác định và báo cáo số dư tồn quỹ mỗi ngày kiểm kê niêm phong quỹ. - Đóng chứng từ theo thứ tự ghi sổ nhật ký chung và lưu chứng từ kế toán của Xí nghiệp. Mỗi bộ phận kế toán đều có chức năng nhiệm vụ riêng của mình.Song giữa các bộ phận này có mối quan hệ khăng khít, hỗ trợ cho nhau giúp cho cả bộ máy kế toán tiến hành đều đặn kịp thời đáp ứng công tác quản lý của Công ty. * Mối quan hệ của các bộ phận kế toán. Mỗi nhân viên kế toán ở công ty đảm nhận một phần hành kế toán và kế toán trưởng là người chỉ đạo, hướng dẫn việc ghi chép, hạch toán toàn bộ công tác kế toán ở phòng kế toán. Mỗi nhân viên kế toán đảm bảoviệc ghi chép đầy đủ, chính xác và tiến hành kiểm tra đôi chiếu lẫn nhau để đạt hiệu quả tối ưu. Đối với nhà nước kế toán đảm bảo việc cung cấp số liệu chính xác để lập báo cấo thuế, là công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng kiểm tra việc chấp hành nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, để điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân. Đối với ngân hàng công ty tài khoản tiền gửi và kế toán tiền gửi ngân hàng là người thường xuyên theo dõi số dư trên tài khoản. Đối với các nhà đầu tư, các khách hàng, các nhà cung cấp… kế toán giúp họ lựa chọn mối quan hệ phù hợp nhất để quyết định đầu tư, mua hàng hay bán hàng bằng việc cung cấp thông tin trên báo cáo tài chính là trung thực và khách quan. 2. Hình thức kế toán và đặc điểm các phần hành kế toán của từng bộ phận + Tổ chức vận dụng hình thức kế toán. Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Đối với Xí nghiệp vận dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (CTGS), và theo hình thức kế toán này các sổ sách được dùng tại Xí nghiệp là: - Chứng từ gốc - Sổ chi tiết : Các loại sổ chi tiết được dùng cho phần hành kế toán như - Sổ chi tiết Thu - Chi tiền mặt - Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. - Sổ chi tiết Vật liệu, CCDC - Sổ chi tiết thanh toán với người bán. - Sổ chi tiết thanh tóan với người mua. - Sổ chi tiết thanh toán với người mua. - Sổ chi tiết TSCĐ… - Các loại sổ chi tiết này được mở theo Mẫu quy dịnh của Bộ Tài Chính Khái quát kế toán tại Xí nghiệp sản xuất gia công chế biến hàng XNK II Sổ ( thẻ ) kế tóan chi tiết Báo cáo kế toán Bảng cân đối TK Sổ cái Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Xử lý nghiệp vụ: + Kiểm tra chứng từ + Xác định, định khoản + Phân loại chứng từ Chứng từ gốc Sổ quỹ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu * Nội dung công tác kế toán của Xí nghiệp. -Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán. Chứng từ Xí nghiệp sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. Đồng thời những chứng từ này được lưu giữ cẩn thận, đóng gói thành từng quyển theo từng quý, từng niên độ kế toán. Xí nghiệp không mở sổ để theo dõi ngoại tệ, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ đều quy đổi theo tỷ giá của liên ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, sau đó mới ghi sổ. Xí nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản. Để cung cấp thông tin kế toán theo yều cầu quản lý nội bộ và cho cơ quan chức năng, Xí nghiệp thiết lập hệ thống báo cáo gồm: - Bảng cân đổi kế toán. - Báo cáo Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định. - Phân tích các chỉ tiêu tài chính. - Xí nghiệp lập báo cáo tài chính nội bộ theo từng quý , còn những báo cáo nội bộ khác Xí nghiệp lập theo yêu cầu của quản lý: tháng, quý , năm. Báo cáo tài chính: gồm 05 loại theo quy định của chế độ kế toán. Theo quy định hiện hành( Quyết định số 48/2006/ QĐ- BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ tài chính) hệ thống báo cáo tài chính gồm: + Bảng cân đổi kế toán ( Mẫu số B01- DNN): là một báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn bộ tài sản hiện co và nguồn hình thành tài sản đó của Xí nghiệp tại một thời điểm nhất định( thời điểm báo cáo). + Bảng cân đối tài khoản ( Mẫu số F01- DNN) + Kết quả hoạt động kinh doanh( Mẫu số B02- DNN) + Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước ( F02- DNN) + Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu số B09- DNN). Xí nghiệp lập báo cáo tài chính theo năm và nộp báo cáo cho cơ quan Thuế, Ngân hàng, cơ quan thống kê. Xí nghiệp hạch toán kế tổng hợp hàng hoá, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ và kế tóan chi tiết theo phương pháp thẻ song song và xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Theo phương pháp này những hàng hoá, công cụ dụng cụ nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê thường xuyên : khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá căn cứ vào hoá đơn mua hàng hoặc vận chuyển, phiếu nhập kho,…để ghi nhận trị giắthực tế hàng mua vào Tài khoản 152. Khi xuất sử dụng, hoặc xuất bán chỉ ghi một lần vào cuối kỳ kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê. - Lựa chọn hình thức kế toán và bộ máy kế toán theo loại hình tổ chức công tác kế tóan tập trung ở Xí nghiệp là phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt độn sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. - Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ để thuận tiện cho việc ghi chép, kế toán ở Xí nghiệp, cung cấp thông tin kịp thời và chính xác theo yều cầu quản lý. - Xuất phát từ yêu cầu quản lý và trong công tác hạch toán là đảm bảo việc cung cấp thông tin nhanh nhất, hiệu quả và có độ chính xác cao, Xí nghiệp đã tổ chức trang bị các phương tiện hiện đại để áp dụng trong công tác kế tóan như máy vi tính cá nhân, fax, máy photo, điện thoại 3. Đặc điểm các phần hành kế toán của từng bộ phận 3.1 TSCĐ Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ + Chứng từ tăng giảm TSCĐ Chủ sở hữu Hội đồng giao Kế toán nhận thanh lý TSCĐ T SCĐ Nguồn vốn (1) (2) (3) Bảo quản TSCĐ lưu trữ Quyết định tăng Giao nhận tài sản Lập(huỷ) giảm thanh lý và lâp biên bản thẻ TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao kỳ này Mức khấu hao tăng Bảng tính và phân bổ khấu hao kỳ trước Chế độ tài chính của nhà nước (QĐ số 206/ 2003/ QĐ - BTC) Chứng từ tăng TSCĐ sữa chữa nâng cấp Lựa chọn phương pháp thời gian khấu hao Sổ chi phí Chứng từ giảm, sữa chữa TSCĐ TSCĐ đã khấu hao hết Thẻ sổ chi tiết TSCĐ Mức khấu hao giảm * Quan hệ giữa các khâu công việc kế toán - Phân bổ khấu hao TSCĐ Tình hình khấu hao tăng khi nhận được chứng từ bàn giao TSCĐ do mua sắm, tính nguyên giá TSCĐ, xác định với phương pháp đã đăng ký với cơ quan thuế, quy định của nhà nước căn cứ vào nguyên giá, tỉ lệ khấu hoa, thời gian sử dụng tính được mức khấu hao tăng, vào bảng tính và phân bổ khấu hao. - Căn cứ vào chứng từ thanh lý, nhượng bán..sổ theo dõi TSCĐ để xác định TSCĐ cho , biếu, tặng, hết hạn sử dụng… để xác định mức khấu hao giảm sau đó vào bảng tính và phân bổ khấu hao kỳ này( hoặc quý này). Từ bảng tính phân bổ khấu hao vào sổ chi phí ( giá vốn, quản lý bán hàng..) Chứng từ tăng, giảm TSCĐ Sổ ( thẻ) TSCĐ Sổ cái TSCĐ Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 211, 212, 213, 214 Chứng từ tăng, giảm và khấu hao TSCĐ Thẻ kế toán TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Kế toán thanh toán - Chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết vật tư thanh toán với người bán Chứng từ ban đầu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 151, 152, 153, 155, 331 Bảng đối chiếu số phát sinh Báo cáo kế toán Chi phí - Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết chi phí Chứng từ gốc, bảng tổng hợp, bảng phân bổ Chứng từ ghi sổ Thẻ tính giá thành Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Bảng đối chiếu số phát sinh Sổ cái Tk 154, 621, 622, 623, 627 Báo cáo kế toán Hạch toán xác định kết quả kinh doanh - Chứng từ ghi sổ Chứng từ ban đầu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Hạch toán chi tiết các TK 155, 156, 157, 632, 641, 642, loại 5, 911 - Lập các chứng từ ghi sổ - Sản phẩm, hàng hoá nhập xuất - Giá vốn tập hợp kết chuyển - Doanh thu, giảm doanh thu - Chi phí, kết quả Báo cáo kế toán Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Kế toán vốn bằng tiền - Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 112 Sổ chi tiết tiền gửi Ngân hàng Bảng sao kê Kiểm tra đối chiếu Chứng từ gốc Giấy báo có Giấy báo nợ Phần II : Thực trạng công tác kế toán nguyên Vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất gia công chế biến hàng XNK II I. Khái._.