Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu của đội may Công ty Tháng 8

, tài sản...của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh làm cơ sở để đưa ra các quyết định thích hợp nâng cao hiệu quả kinh tế trong hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời đây cũng là một bộ phận quan trọng và cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp hệ thống này thực hiện tốt chức năng kiểm tra kiểm soát, bảo vệ và sử dụng hiệu quả tài sản của doanh nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng của việc kết hợp lý luận và thực tiễn, khoa Kế toán đã tổ chức đợt kiến tập kế toán cho sinh viên chuyên ngành kiểm toán – K48. Trong thời gian kiến tập, em đã được tìm hiểu và nghiên cứu kĩ bộ máy và công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Tháng 8. Báo cáo của em gồm 3 chương: Chương 1: Đặc điểm chung của Công ty Tháng 8 Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu của đội may Công ty Tháng 8 Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Tháng 8 Trong quá trình kiến tập , em đã nhận được sự giúp đỡ tận tâm, nhiệt tình của các cô chú, anh chị ở trong công ty và sự hướng dẫn của cô giáo Thạc sĩ Nguyễn Thị Mai Anh. Cùng với sự cố gắng của bản thân nhưng do trình độ có hạn nên chắc chắn trong bài viết còn không ít hạn chế và thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự giúp đỡ, đóng góp chỉ bảo của thầy cô giáo, các anh chị và các bạn để em có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình. Em xin gửi lời cảm ơn các bác, các cô chú, anh chị trong Công ty, đặc biệt là các cô chú, anh chị làm việc tại phòng kế toán đã giúp đỡ, chỉ bảo tận tình, em xin chân thành cảm ơn sự tận tâm nhiệt tình của cô giáo Thạc sĩ Nguyễn Thị Mai Anh đã giúp em hoàn thành báo cáo này! Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY THÁNG 8 I. Quá trính hình thành và phát triển của công ty Tháng 8 1. Giới thiệu chung về công ty: - Tên gọi: Công ty Tháng 8 – Công an Thành phố Hà Nội - Địa chỉ văn phòng: 109 phố Huế - Hai Bà Trưng – Hà Nội - Xưởng sản xuất: Số 4 ngõ Ngô Văn Sở - Hà Nội - Điện thoại: 043 8211052 Fax: 043 9433955 Hiện nay công ty có khoảng hơn 100 công nhân viên làm việc trong các lĩnh vực. 2. Ngành nghề kinh doanh: - May quân trang, quân phục - Xây dựng, sửa chữa - In ấn biểu mẫu nghiệp vụ cho ngành 3. Quá trình hình thành và phát triển: Công ty Tháng 8 là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định số 1715/QĐ-UB ngày 11/4/1990 về thành lập Xí nghiệp Tháng 8 với một xưởng may quân trang quân phục. Ngày 20/11/1992: Chuyển giao phân xưởng in và đội sửa chữa xe máy từ phòng Hậu cần sang xí nghiệp Tháng 8. Ngày 24/11/1992: Thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản của phân xưởng in và đội sửa chữa xe máy. Ngày 20/7/1995: Giám đốc Công an Hà Nội ra quyết định số 555/QĐ – CAHN giải thể Đội sửa chữa xe máy thuộc Xí nghiệp Tháng 8. Ngày 04/7/2002: Bộ công an ra quyết đinh sô 640/2002 – BCA chuyển đổi Xí nghiệp Tháng 8 thuộc Công an thành phố Hà Nội thành doanh nghiệp Nhà nước. Ngày 15/8/2003: Chuyển giao Đội xây dựng về Xí nghiệp Tháng 8 Ngày 10/12/2003: Đổi tên Xí nghiệp Tháng 8 thành Công ty Tháng 8 Xuất phát điểm từ một phòng của Công an Thành phố Hà Nội, Công ty Tháng 8 được thành lập với chức năng nhiệm vụ phục vụ yêu cầu của Công an Thành phố về các ngành nghề đã nêu. Trong suốt quá trình hoạt động Công ty Tháng 8 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của Công an Thành phố. Với những nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ, công nhân viên, công ty đã tồn tại và phát triển trong nhiều năm qua và cũng thu được những kết quả đáng khích lệ, góp phần vào sự phát triển vững mạnh của toàn ngành. Công ty Tháng 8 cũng đang cố gắng đi đúng định hướng bắt nhịp được với xu thế phát triển của ngành nói riêng và của toàn xã hội nói chung. Mục tiêu của Công ty đặt ra là phấn đấu không ngừng để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của Công an Thành phố Hà Nội giao cho. Với những kết quả đó Công ty Tháng 8 đã được công nhận là đơn vị giỏi của Công an Thành phố Hà Nội. 4. Kết quả sản xuất đạt được của Công ty trong 5 năm: (đ/v : triệu đồng) Năm Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 Doanh thu 7.560 7.934 9.345 8.680 Lợi nhuận trước thuế 680 672 848 726 Nộp ngân sách Nhà nước 170 168 212 181.5 Nộp CATP 270 264 376 284 Thu nhập bình quân 2,3 2,3 2,5 2,5 Theo biểu trên ta thấy tình hình doanh thu của Công ty tương đối ổn định và có xu hướng tăng trong 2 năm gần đây. Điều đó cho thấy Công ty đã không ngừng sản xuất sản phẩm, đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm nhằm gia tăng lợi nhuận, nâng cao đời sống của người lao động. Có thể nói, dù gặp tình hình khủng hoảng kinh tế như hiện nay nhưng Công ty vẫn sẽ có nguồn doanh thu tương đối ổn định từ đơn đặt hàng của Công an Thành phố. II. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất của Công ty 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý: Công ty Tháng 8 là đơn vị sản xuất nhỏ, hạch toán kinh doanh độc lập, tuy nhiên bộ máy quản lý của Công ty vẫn được sự chỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới và cùng sự chỉ đạo giám sát của Giám đốc Công an Thành phố Hà Nội. Ban Giám đốc có 2 người: Giám đốc: Là người đại diện cho Nhà nước và cán bộ công nhân viên quản lý Công ty. Giám đốc có quyết định cao nhất với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng quy định của Luật doanh nghiệp Nhà nước. Phó giám đốc: Do đề nghị của Giám đốc và Đảng ủy Công ty, Phó giám đốc có nhiệm vụ giúp giám đốc thực hiện chức năng tham mưu, đề xuất các kế hoạch, quản lý từng phòng ban, bộ phận mà mình điều hành. 2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban: Để phù hợp với tổ chức quản lý, Công ty còn có các phòng ban với các chức năng: Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức về mặt quân số, mặt tổ chức thực hiện công việc hành chính, văn bản giấy tờ hội họp chi bộ, hội nghị. Phòng kế hoạch: Quản lý về mặt sản xuất như quản lý nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất, lên báo giá sản phẩm cho các đơn vị, phân tích tổng hợp đánh giá kết quả sản xuất. Phòng tài chính kế toán: Quản lý toàn bộ tài chính của Công ty, tổ chức công tác kế toán theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước từ công việc sổ sách giấy tờ lên báo cáo tài chính hàng quý, ngoài ra còn có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc. Bộ phận trực tiếp sản xuất: + Đội in: Thực hiện hoạt động in ấn, sản phẩm là sách báo, tài liệu, biểu ngữ…. + Đội may: Thực hiện hoạt động may, sản phẩm là quần áo, mũ…. + Đội xây dựng và sửa chữa: Thực hiện xây dựng, sản phẩm là trụ sở làm việc, công trình xây dựng… Thực hiện sửa chữa thiết bị trong các đội sản xuất và thiết bị quản lý Sơ đồ 1: TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẤT Giám đốc Phó giám đốc P. hành chính P. tài chính kế toán P. kế hoạch Bộ phận trực tiếp sản xuất Đội xây dựng và sửa chữa Đội in Đội may III. Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty 1. Cơ cấu tổ chức sản xuất: Công ty Tháng 8 là đơn vị hạch toán độc lập dưới sự quản lý của sở Công an Thành phố Hà Nội. Là một công ty với chức năng nhiệm vụ riêng. Bao gồm các bộ phận: Bộ phận may quân trang quân phục Bộ phận in ấn biểu mẫu nghiệp vụ Bộ phận xây dựng sửa chữa 2. Quy trình công nghệ sản phẩm: 2.1. Bộ phận may quân trang quân phục phục vụ trong ngành và phục vụ xã hội: Từ những năm 1960 – 1965 Hậu cần Công an Thành phố đã tổ chức thành lập xưởng may đặt tại 115 Hàng Bông – Hà Nội. Xưởng may đã may quân trang cho cán bộ chiễn sỹ của Công an Thành phố Hà Nội và các trang phục cho phạm nhân thuộc các trại giam của Thành phố Hà Nội. Khi có chủ trương của Bộ Công an về thành lập các cơ sở sản xuất trong ngành Công an Hậu cần, Công an Thành phố đã chuyển cơ sở này cho Công ty Tháng 8 quản lý từ năm 1990 và đã tồn tại cho đến ngày nay. Hiện nay, Công ty đã trang bị máy móc đổi mới, công nhân được đào tạo lành nghề. Để đảm bảo cho đời sống ổn định cho công nhân viên Công ty phải cố gắng đảm bảo công việc làm ổn định thu nhập cho họ. Được cấp trên cho phép thực hiện nhiệm vụ này, Công ty đã nhận nhiệm vụ may quân trang quân phục cho riêng lực lượng các địa phương Thành phố Hà Nội. Về khối lượng thực hiện hàng năm khá lớn khoảng 35.000 đến 38.000 bộ quần áo các loại một năm, phục vụ cho các đối tượng trong ngành và ngoài xã hội. Với số lượng như vậy, khả năng thực hiện là có thể đảm bảo được vì Công ty có khoảng 60 lao động luôn sẵn sàng làm việc với tinh thần kỷ luật cao. Việc sản xuất cũng gặp nhiều thuận lợi, không mất công đi lại. Sản phẩm của Công ty đã và đang được các đơn vị tín nhiệm và được chấp nhận. Ngoài ra Công ty còn sản xuất theo các hợp đồng đặt hàng của các đơn vị như may quần áo y tế, quần áo cho các lực lượng bảo vệ các cơ quan, quần áo bảo hộ lao động, các mặt hàng khác như áo thun, áo sơ mi cho khách hàng có nhu cầu. Đội may gồm: 1. Tổ cắt: Sau khi có quyết định của Công an Thành phố, đội trưởng xưởng may đi đo từng đơn vị cụ thể sau đó chuyển cho người chịu trách nhiệm cắt. Vải (nguyên vật liệu chính) được nhận về từ kho nguyên vật liệu theo từng chủng loại như đã yêu cầu và đưa vào tổ cắt, tại đây vải được may trên mặt bàn và cắt thành bán thành phẩm theo đúng yêu cầu rồi chuyển sang tổ may. 2. Tổ may: Tại tổ may, được chia thành nhiệu công đoạn, may cổ, may tay, ghép thân, tổ chức thành dây chuyền. Bước cuối cùng của dây chuyền là may hoàn thành sản phẩm. Trong tất cả các quy trình may phải sử dụng những nguyên liệu phụ như chỉ, cúc, mếch, vải lót… 3. Tổ hoàn thiện: Tổ này thực hiện công việc hoàn tất để ra sản phẩm cuối cùng. Sau đó đóng gói nhập kho. 4. Tổ KCS: Có trách nhiệm kiểm tra sản phẩm từ số lượng đến chất lượng của sản phẩm đảm bảo kỹ mỹ thuật (đường chỉ, cúc…) 5. Tổ bảo quản: Có trách nhiệm bảo quản sản phẩm, không được để ướt, nhàu nát sản phẩm cho đến khi giao hàng cho các đơn vị. Sơ đồ 2: QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ MAY Nguyên liệu May thân Tổ may Tổ hoàn thiện Tổ bảo quản Tổ KCS Ghép toàn bộ Vắt sổ Kiểm tra cuối cùng Xếp vải Là, gấp, đóng gói May các bộ phận Cắt Tổ cắt Kiểm tra qua Thêm các phần phụ 2.2. Bộ phận in ấn tài liệu nghiệp vụ trong ngành: Từ lâu Công an Thành phố Hà Nội đã có xưởng in nhằm in ấn phục vụ cho công tác nghiệp vụ. Từ một cơ sở thuộc phòng hành chính quản trị đã được chuyển giao cho Công ty. Nay xưởng in có hai máy in ốp xếp phục vụ cho các nhu cầu của Công an Thành phố Hà Nội. Kinh phí thực hiện hàng năm có khoảng 1,5 tỷ đồng. Số kinh phí cho việc in ấn được cấp bởi Công an Thành phố Hà Nội đều phân bổ cho các phòng nghiệp vụ để thực hiện in ấn ở Công ty. Tuy vậy, với khả năng hiện có Công ty mới chỉ đáp ứng được nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất nhằm phục vụ công tác nghiệp vụ cho nội bộ trong ngành. Trong các phòng đội là các tổ nhân viên với chức danh cụ thể theo nhiệm vụ. Sơ đồ 3: QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ IN Phơi bản KCS Bình bản Cắt, xén Đóng gói In Lên khuôn In can (film) Chế bản 2.3. Bộ phận xây dựng, sửa chữa: Nhiệm vụ này cũng đang nằm trong bộ máy của Công ty nhưng cũng còn đòi hỏi nhiều cố gắng vì thực chất xây dựng và sửa chữa các phương tiện nghiệp vụ đều mới được chuyển giao cho Công ty từ các đội độc lập. Từ các công trình xây dựng, sửa chữa các quận huyện, trụ sở trại giam, khi có quyết định của Giám đốc Công an Thành phố Hà Nội chuyển xuống Công ty. Lúc đó, các chủ công trình bắt đầu triển khai thực hiện. Trong khi thực hiện, nguồn vốn ngân sách tạm ứng cho Công ty là 65% giá trị công trình được phê duyệt. Đội xây dựng được chia thành các tổ: Tổ xây: thực hiện xây, đổ bê tông….. Tổ máy: sử dụng các loại máy thi công Tổ hoàn thiện: hoàn thiện công trình như trát, sơn, lát gạch…. Khi công trình hoàn thành, các chủ công trình hoản thiện hồ sơ để thanh quyết toán với Công ty và Công an Thành phố Hà Nội. Vì vậy, Công ty cũng đã đang cố gắng nhằm phục vụ kịp thời yêu cầu nhiệm vụ mà lãnh đạo Công an Thành phố Hà Nội giao phó. Sơ đồ 4: MÔ HÌNH TỔ CHỨC SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY Bộ phận sản xuất Bộ phận xây dựng, sửa chữa Bộ phận in Bộ phận may Tổ cắt Tổ xây Tổ máy Tổ may Tổ hoàn thiện Tổ hoàn thiện Tổ KCS IV. Tổ chức công tác kế toán ở Công ty Tháng 8 1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán: Dưới sự chỉ đạo của ban Giám đốc Công ty, phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiên công tác thu thập xử lý các thông tin kế toán ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý theo quy định. Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin về tình hình tài chính của Công ty phục vụ yêu cầu lãnh đạo của Ban Giám đốc và yêu cầu quản lý của các cơ quan chức năng Nhà nước, phân tích đánh giá tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Với đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, công việc kế toán được thực hiện bằng tay nên toàn bộ bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Mặt khác, do đặc điểm sản xuất của Công ty chủ yếu là ngành may nên quá trính quản lý và kế toán toán phải chính xác vì đặc điểm riêng của ngành may là số lượng, chủng loại vật tư hàng hóa rất nhiều và đa dạng. Do vậy, yêu cầu quản lý hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo theo dõi thường xuyên và liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật tư, hàng hóa. Tại phân xưởng, đội: Nhân viên kế toán tuân thủ theo chế độ ghi chép ban đầu. Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho, lập báo cáo cuối tháng, chuyển hóa đơn chứng từ lên phòng kế toán của Công ty. Nhân viên hạch toán ban đầu tại phân xưởng có nhiệm vụ theo dõi khâu đưa vật liệu vào sản xuất đến lúc giao thành phẩm cho Công ty theo từng nội dung như: + Từng chủng loại nguyên vật liệu đưa vào sản xuất theo từng mặt hàng. + Số lượng bán thành phẩm, tình hình nhập kho thành phẩm. + Số lượng bán thành phẩm cấp cho từng tổ đầu ngày và số lượng bán thành phẩm nhập vào cuối ngày. + Tính tiền lương công nhân theo tháng, căn cứ vào số lượng thành phẩm hoàn thành và quỹ lương cho từng loại. Cuối tháng, lập báo cáo kế toán gửi lên phòng kế toán của Công ty để đối chiếu số liệu giữa phòng kế toán và các nhân viên phân xưởng sản xuất khi kết thúc hợp đồng sản xuất. 2. Tổ chức bộ máy kế toán: Để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, bộ máy kế toán được tổ chức như sau: Đứng đầu là kế toán trưởng: Có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các công việc do kế toán viên thực hiện đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc, cấp trên về các thông tin kế toán cung cấp. Kế toán tổng hợp: Là người tập hợp số liệu để ghi vào sổ tổng hợp sau đó lập báo cáo tài chính, đồng thời là người giúp việc cho kế toán trưởng. Kế toán thanh toán: Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc, kế toán thanh toán viết phiếu thu, phiếu chi đối với tiền mặt, viết séc, ủy nhiệm chi đối với tiền gửi ngân hàng. Hàng tháng lập bảng kê tổng hợp séc và sổ chi tiêu rồi đối chiếu sổ sách với thủ quỹ, sổ phụ ngân hàng, lên kế hoạch chi tiêu tiền mặt, có nhiệm vụ thanh quyết toán các công trình xây dựng cho các chủ công trình. Kế toán tiền lương và BHXH: Căn cứ vào bảng chấm công, bảng tổng hợp lương do các đội trưởng dưới xưởng chuyển lên để hạch toán và có nhiệm vụ chi trả lương và các khoản trính theo lương cho cán bộ, công nhân viên của Công ty. Kế toán vật tư: Làm nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu, sau đó cuối tháng tổng hợp số liệu, lập báo cáo liên quan. Khi có yêu cầu của bộ phận kế toán nguyên vật liệu và các bộ phận chức năng khác thì tiến hành kiểm kê lại kho vật tư, đối chiếu sổ sách kế toán. Nếu nguyên liệu thiếu hay thừa phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý ghi trong biên bản kiểm kê. Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công ty. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để xuất tiền hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu chi. Cuối ngày đối chiếu sổ quỹ của kế toán thanh toán. Tại các xưởng: Thủ kho phải tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào chứng từ cần thiết để ghi thẻ kho… Và cuối tháng lập báo cáo cần thiết để chuyển lên phòng kế toán Công ty theo nội quy hạch toán kế toán nội bộ. Nhân viên thống kê dưới xưởng có nhiệm vụ theo dõi khi nguyên vật liệu đưa vào sản xuất đến lúc giao thành phẩm cho Công ty. Về mặt quản lý nhân viên thống kê chịu sự quản lý của đội trưởng, về mặt nghiệp vụ kế toán do kế toán trưởng hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra. Đây là tổ chức hợp lý gắn quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên thống kê thực hiện nhiệm vụ được giao đồng thời tạo nhiệm vụ thuận lợi để nhân viên thống kê thực hiện nhiệm vụ đảm bảo tính chính xác của số liệu. Sơ đồ 5: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY THÁNG 8 Phòng kế toán Kế toán trưởng Kế toán lương Kế toán vật tư Thủ quỹ Thủ kho Nhân viên thống kê Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp 3. Đặc điểm về quy trình hạch toán kế toán: 3.1. Chế độ, hình thức và niên độ kế toán: Từ khi thành lập đến năm 2006, Công ty hạch toán theo chế độ doanh nghiệp vừa và nhỏ. Từ năm 2006 đến nay, công ty hạch toán theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC Doanh nghiệp lớn. Dù tài sản của công ty chưa đủ điều kiện là doanh nghiệp lớn nhưng Công ty có đặc điểm riêng khác là quy trình sản xuất và sản phẩm phức tạp, vì vậy để hạch toán kế toán chính xác, hiệu quả, Công ty đã thực hiện theo QĐ 15/2006 - BTC. Hình thức kế toán Nhật kí chứng từ trong giai đoạn bắt đầu thành lập đến nay. Niên độ kế toán là 1 năm bắt đầu từ 1/1 đến ngày 31/12 hàng năm 3.2. Đặc điểm về quy trình hạch toán kế toán: Chứng từ ban đầu: Chứng từ ban đầu là những chứng từ theo chế độ kế toán quy định được thiết kế phù hợp với công ty và những chứng từ nội bộ phù hợp yêu cầu quản lý. Các loại chứng từ thường sử dụng: Phiếu thu, phiếu chi, giấy tạm ứng, hoàn ứng… Séc, báo nợ, báo có, sổ phụ ngân hàng.. Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê hàng tồn kho, biên bản bàn giao hàng hóa, phiếu xác nhận công việc hoàn thành, Bảng phân bổ công cụ dụng cụ… Bảng tổng hợp lương, bảng chấm công, bảng phân bổ lương và trích theo lương… Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Quyết toán đơn đặt hàng.. Quy trình luân chuyển chứng từ: 1. Người, bộ phận có nhu cầu hoạt động cần lập chứng từ lập giấy đề nghị tùy nội dung được xét duyệt. 2. Bộ phận, kế toán bộ phận lập chứng từ. 3. Ký duyệt chứng từ: kế toán trưởng, bộ phận. 4. Thực hiện hoạt động, có xác nhận của người thực hiện: thủ quỹ, thủ kho. 5. Kế toán phần hành ghi sổ kế toán. 6. Kế toán phần hành lưu trữ chứng từ. Hệ thống tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản sử dụng hiện tại theo quyết định 15 BTC - Doanh nghiệp lớn. Sổ sách Hệ thống sổ sách bao gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Sổ có hình thức tờ rời, áp dụng đúng yêu cầu của sổ tờ rời. Sổ kế toán tổng hợp: các sổ nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản. Sổ tổng hợp được thiết kế theo mẫu quyết định 48 – DNN Sổ chi tiết: Sổ chi tiết các tài khoản, thẻ kho, thẻ TSCĐ. Sổ chi tiết được chi tiết theo đặc điểm sản xuất và yêu cầu quản lý của đơn vị. Để chi tiết cho mỗi tài khoản, kế toán phải nhập danh sách đối tượng được chi tiết. Hệ thống báo cáo Hệ thống báo cáo bao gồm báo cáo tài chính năm được lập tại 31/12 và báo cáo tài chính quý được lập vào thời điểm kết thúc mỗi quý – quý I, quý II, quý III. Báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính. Việc lập báo cáo tài chính tuân thủ các yêu cầu quy định sau: Trung thực hợp lý tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của công ty. Phản ánh đúng bản chất kinh tế của các giao dịch và sự kiện. Trình bày khách quan không thiên vị Tuân thủ nguyên tắc thận trọng. Trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu. Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. Báo cáo tài chính lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Báo cáo tài chính được người lập, kế toán trưởng và Giám đốc ký, đóng dấu của đơn vị. Sơ đồ 6: HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê Sổ kế toán chi tiết NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 4. Các chính sách kế toán Nguyên tắc ghi nhận tiền là theo tiền Việt Nam, tất cả các loại ngoại tệ được theo dõi nguyên tệ nhưng được hạch toán theo VNĐ theo tỷ giá hạch toán. Được điều chỉnh vào cuối năm trên các tài khoản quy định của chế độ. Hàng tồn kho của công ty bao gồm nguyên vật liệu cho may, in và xây dựng, thành phẩm là quần áo, sách báo tài liệu. Đặc điểm của hàng tồn kho là biến động với số lượng lớn, thời gian nhanh. Vì vậy, công ty áp dụng phương pháp theo dõi hàng tồn kho là kê khai thường xuyên và phương pháp kế toán chi tiết là thẻ song song đảm bảo theo dõi thường xuyên và liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật tư, hàng hoá. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho là theo giá gốc. Công nợ của công ty có đặc điểm là: Công nợ phải thu chủ yếu là mang tính chất cấp trên cấp dưới vì khách hàng của công ty chủ yếu là Sở công an Thành phố. Công nợ phải trả chủ yếu là từ bên ngoài, các công ty cá nhân độc lập. Từ đó, công nợ được theo dõi theo phương pháp chi tiết theo khách hàng, nhà cung cấp và đối tượng khác. Tài sản cố định của công ty là trụ sở công ty, nhà xưởng, máy may, máy in, các loại máy xây dựng và thiết bị văn phòng. Nguyên vật liệu công ty mua ngoài là vải, giấy, vật liệu xây dựng ngoài nguyên giá còn chi phí vận chuyển, thu mua. Việc tính nguyên giá TSCĐ và nguyên vật liệu được áp dụng theo đúng quy định hạch toán là: Nguyên giá = giá mua trên hóa đơn + khoản thuế không được hoàn lại + chi phí thu mua. Khấu hao TSCĐ được xác định theo phương pháp đường thẳng. Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hàng tháng. Thuế thu nhập doanh nghiệp được xác định và cuối quý, cuối năm. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu là theo điều kiện tại chuẩn mực số 14. Các khoản nhận trước không ghi nhận là doanh thu. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA ĐỘI MAY CÔNG TY THÁNG 8 I. Đặc điểm vật liệu và phân loại vật liệu ở đội may Công ty 1. Đặc điểm vật liệu: Công ty Tháng 8 là doanh nghiệp tham gia nhiều lĩnh vực sản xuất, sản phẩm khác nhau và mẫu mã khác nhau tuỳ theo đơn đặt hàng của khách hàng. Sản phẩm có nhiều loại khác nhau, nhiều mẫu mã khác nhau tùy theo đơn đặt hàng của khách hàng. Nguyên vật liệu được cung cấp theo mỗi đơn đặt hàng có đặc điểm khác nhau. Vì vậy, quy trình hạch toán kế toán phải đảm bảo phản ánh chính xác sự lưu thông, biến động của nguyên vật liệu. Đặc điểm của nguyên vật liệu tuỳ theo đặc điểm của ngành sản xuất. Tuy nhiên, Công ty vẫn phải đảm bảo các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên liệu đúng chế độ tài chính kế toán. Nguyên vật liệu ngành may Đơn đặt hàng của Công an Thành phố là hình thức chủ yếu chiếm 70 % giá trị sản xuất trong ngành may. Do sản xuất gia công theo đơn đặt hàng nên vật liệu chính sản xuất sản phẩm đa số là được cung cấp từ Công an Thành phố. Nguyên liệu và phụ liệu đơn đặt hàng cung cấp, kế toán nguyên vật liệu không đánh giá giá trị nguyên vật liệu, không hạch toán mà chỉ theo dõi về mặt số lượng, quá trình xuất dùng. Phần nguyên vật liệu này không hạch toán vào giá thành sản phẩm. Ngoài việc nhận đơn đặt hàng gia công, công ty cũng nhận đơn đặt hàng may sản phẩm. Với những đơn đặt hàng này, việc lên kế hoạch mua vật liệu, phụ liệu do đội trưởng xưởng may và phòng kế hoạch phối hợp thực hiện và được giám đốc ký duyệt. Nguyên vật liệu loại này được theo dõi cả về số lượng và giá trị, kiểm soát chất lượng trong quá trình sử dụng. Với những vật liệu, phụ liệu thu lại sau mỗi đơn đặt hàng do tiết kiệm trong sản xuất được nhập kho luôn được đánh giá giá trị cẩn thận để tránh làm chệnh lệch giá thành đơn đặt hàng hiện tại và những đơn đặt hàng tiếp sử dụng vật liệu, phụ liệu này. Trong ngành may, trong sản xuất luôn thu được phế liệu, phế liệu được nhập kho và dồn tích đến khi thanh lý. Phế liệu được theo dõi với đơn vị tính chủ yếu là kg và giá trị thường là nhỏ. Nguyên vật liệu ngành in Sau khi công ty nhận đơn đặt hàng kèm bản mẫu in của Công an thành phố, phòng kế hoạch cùng đội trưởng đội in lên kế hoạch vật tư cần dùng chủ yếu là giấy, mực in, bản kẽm. Nếu vật liệu tồn không đủ thì được duyệt mua thêm. Hạch toán nguyên vật liệu ngành in luôn chú trọng tới giá trị thực của vật liệu bởi đặc điểm của nó là thường bị mốc, ngả màu theo thời gian. Việc đánh giá giá trị thực đảm bảo sổ sách phù hợp thực tế. Nguyên vật liệu xây dựng Mỗi công trình xây dựng được phòng kế hoạch và đội xưởng đội xây dựng lập kế hoạch chi tiết về nguyên vật liệu thường gồm gạch, đá, xi măng, sắt thép….. Đặc điểm nguyên vật liệu xây dựng thường là không nhập kho, mua theo nhu cầu sử dụng ngắn hạn, ký hợp đồng với nhà cung cấp giao hàng theo đợt. Nguyên vật liệu xây dựng luôn được nhân viên thống kê theo dõi và báo cáo. Dựa trên báo cáo này, kế toán vật tư xác định số lượng giá trị nguyên vật liệu dùng cho mỗi công trình. Vật liệu trong công ty được phân loại theo công dụng, tính năng, phẩm cấp để quản quản lý và sử dụng. Vật liệu bao gồm: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, bao bì, phế liệu thu hồi. 2. Phân loại vật liệu: Vật liệu sử dụng trong Công ty gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng, phẩm cấp, chất lượng. Bên cạnh đó, vật liệu thường xuyên biến động, do đó để quản lý và hạch toán được vật liệu vần phải tiến hành phân loại vật liệu có tính năng, vai trò khác nhau với những biện pháp quản lý và hạch toán khác nhau. Căn cứ vào nguồn thu nhập, vật liệu được chia thành: Vật liệu do bên gia công chuyển sang Vật liệu do mua ngoài Vật liệu do tiết kiệm sản xuất nhập kho Phế liệu thu hồi. Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu của Công ty được phân loại như sau: Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành cơ bản nên thực thể sản phẩm như các loại vải chính, vải lót, mếch… Vật liệu phụ: Có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất như tăng chất lượng sản phẩm hoàn chỉnh sản phẩm như các loại cúc khóa, nhãn mác, đệm vai… Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như điện thắp sáng, điện để là, dầu mỡ máy khâu… Phụ tùng thay thế: Bao gồm các chi tiết phục vụ thay thế sửa chữa máy vá các thiết bị từng loại như kim khâu, bàn đạp, dây curoa, dao cắt và các vật liệu khác. Bao bì: Là loại vật liệu dung để đóng gói, làm đẹp bảo quản sản phẩm hoàn thành như bìa cứng, túi nilon… Phế liệu thu hồi: Vải thừa, vải vụn, bông vụn… 3. Đánh giá vật liệu: Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu thống nhất. Đối với số lượng vật liệu gia công kế toán của Công ty theo dõi về mặt số lượng, không đánh giá về mặt giá trị. Đối với vật liệu mua ngoài của Công ty, các nghiệp vụ xuất nhập không nhiều, số lượng và giá trị không lớn, do đó Công ty sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu. 3.1. Giá thực tế vật liệu nhập kho: Giá thực tế vật liệu gia công nhập kho: Như ở trên đã trình bày, Công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng Giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho: Vật liệu được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau vào các thời điểm khác nhau nên giá thu mua, chi phí thu mua sẽ khác nhau dẫn đến giá trị vật liệu cũng khác nhau. Có hai loại để hạch toán vật liệu song trong thực tế Công ty chỉ sử dụng một loại giá thực tế để hạch toán vật liệu: Giá thực tế Giá mua Thuế Chi phí vật liệu mua = ghi trên + nhập khẩu + thu mua ngoài nhập kho hóa đơn (nếu có) (theo chứng từ) Nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ do bên bán chịu thì giá thực tế vật liệu nhập kho chính là giá ghi trên hóa đơn GTGT. Nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ do Công ty chịu thì được cộng vào giá thực tế nhập kho. 3.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho: Giá thực tế vật liệu gia công xuất kho: Khi xuất kho hàng gia công, kế toán vật liệu chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng, khi nào hoàn thành sản phẩm gia công, kế toán kết chuyển những chi phí vận chuyển vào chi phí gia công và không phân bổ chi phí vận chuyển ngay sau mỗi lần xuất kho vât liệu. Giá thực tế vật liệu mua ngoài xuất kho: Doanh nghiệp tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước. VD: Tài liệu của Công ty Ngày N – X Tên vật tư Mã hàng Số lượng Đơn giá Ngày 01/3/09 nhập Vải thun 1.000 8.000 Ngày 08/3/09 nhập Vải thun 200 8.100 Ngày 15/3/09 xuất kho Vải thun 900 8.000 Ngày 23/3/09 xuất kho Vải thun 100 200 8.000 8.100 II. Tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Thủ tục nhập kho nguyên liệu nhận gia công: Sau khi hợp đồng gia công sản xuất được ký kết giữa Công ty và Công an Thành phố Hà Nội, toàn bộ vật liệu do Công an Thành phố chuyển sang cho Công ty. Các nhân viên hoàn tất thủ tục giao nhận và vận chuyển vật tư về kho của Công ty. Tại đây, khi tiến hành thủ tục nhập kho, phiếu nhập kho lập thành 3 liên: - Một liên giao cho người vận chuyển đến - Một liên giữ tại kho - Một liên gửi lên phòng kế toán theo sổ Biểu số 1: Đơn vị: Công ty Tháng 8 – CATP HN Mẫu số 01 – VT Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 8 tháng 3 năm 2009 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Quốc Chính Theo ….. số …… ngày ….. tháng ….. năm 2009 Nhập tại kho: Số 4 Ngô Văn Sở Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải Gabadin K1,4 m 3.300 2 Vải Bay K1,4 m 3.600 3 Vải lót K0,8 m 1.200 Cộng 8.100 Thủ tục nhập vật liệu mua ngoài về: Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, phòng kế hoạch kinh doanh tổ chức cho cán bộ đi mua. Tất cả nguyên vật liệu sau khi mua về đều phải tiến hành thủ tục nhập kho đầu tiên. Thủ kho ghi đơn giá vật tư và ghi phiếu nhập kho theo số thực nhập, phiếu nhập được thủ kho lập thành 3 liên. Một liên kèm biên bản kiểm kê thừa, thiếu (nếu có) về phòng kế hoạch Một liên kèm theo chứng từ gốc (hóa đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán Biểu số 2: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01GTKT - 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng 01 - B Ngày 01 tháng 3 năm 2009 BC: 033629 Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Nam Phú Địa chỉ: 113 – Đại La – Hà Nội Số điện thoại: 043 8691873 Mã số thuế: 0._.