Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty xây dựng Đông Hưng - Nghiệp vụ

cấu tổ chức bộ máy kế toán. 14 3. Hình thức kế toán. 15 3.1- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng. 15 3.2- Các sổ kế toán mà Công ty sử dụng 15 3.3- Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 15 3.4- Phương pháp tính thuế GTGT. 16 3.5- Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán. 17 Chương II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty xây dựng Đông Hưng. 18 I. Công tác quản lý, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 18 1. Công tác quản lý nguyên vật liệu. 18 2. Phân loại nguyên vật liệu. 18 3. Đánh giá nguyên vật liệu. 19 3.1- Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho. 19 3.2- Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho. 19 II. Công tác kế toán nguyên vật liệu. 20 1. Trình tự luân chuyển chứng từ. 20 1.1- Các chứng từ sử dụng. 20 1.2- Trình tự luân chuyển chứng từ được luân chuyển 20 1.3- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 20 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 36 2.1- Tài khoản sử dụng. 36 2.2- Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. 36 2.2.1- Hạch toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu. 36 2.2.2- Hạch toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu. 48 3. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng Đông Hưng. 56 Chương III: Nhận xét và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty xây dựng Đông Hưng. 58 I. Nhận xét chung về công tác kế toán của công ty xây dựng Đông Hưng. 58 II. Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty xây dựng Đông Hưng. 60 1. Ưu điểm. 61 2. Nhược điểm. 62 III. Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty xây dựng Đông Hưng. 62 1. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. 62 1.1- Xây dựng sổ danh điểm vật tư. 62 1.2- Lập phiếu giao nhận chứng từ nhập – xuất. 64 1.3- Lập bảng kê chứng từ nhập, bảng kê chứng từ xuất nguyên vật liệu. 65 1.4- áp dụng kỹ thuật tiên tiến vào công tác quản lý nguyên vật liêu. 67 2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. 67 2.1- Kiến nghị về bảng kê số 3. 67 2.2- Công tác hạch toán “hàng đang đi đường”. 68 2.3- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 68 2.4- Phân tích tình hình cung ứng, sử dụng nguyên vật liệu. 69 Kết luận 72 Danh mục tài liệu tham khảo 73 Lời mở đầu Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường tự do trao đổi mua bán hàng hóa cùng với chính sách mở cửa và phấn đấu tiến tới hội nhập của Đảng và Nhà nước ta, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh là một trong những thành phần kinh tế chủ chốt góp phần quan trọng trong việc thiết lập nền kinh tế thị trường và đẩy mạnh nền kinh tế hàng hóa trên đà ổn định và phát triển. Trong điều kiện thực tế khách quan đó đã đặt ra một yêu cầu cấp bách đối với các doanh nghiệp đó là phải có được một đội ngũ cán bộ quản lý nhạy bén, có trình độ cùng với công cụ quản lý hữu hiệu mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp, trong đó biện pháp hàng đầu không thể thiếu được là thực hiện quản lý kinh tế trong mọi hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Trong việc sử dụng tổng hòa các biện pháp của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì hạch toán là một trong những công cụ có hiệu quả nhất để phản ánh khách quan và giám đốc có hiệu lực quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Khi các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tiến hành hoạt động nhất là các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những yếu tố đầu vào cơ bản nhất và quan trọng nhất vì chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng cao nhất trong giá trị mỗi sản phẩm. Vì vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là công tác quản lý có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Thông qua công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ giúp các doanh nghiệp tìm ra được con đường ngắn nhất để đạt được mục tiêu cuối cùng của mình đó là lợi nhuận vì trong cơ chế thị trường để cạnh tranh và đứng vững được trên thương trường các doanh nghiệp thường chọn cho mình con đường an toàn mà lại hiệu quả là hạ giá thành sản phẩm. Mà muốn hạ được giá thành nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm thì buộc các doanh nghiệp phải tiết kiệm chi phí một cách tối đa trong giới hạn cho phép và thông thường các doanh nghiệp hay tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tiêu hao trên một đơn vị sản phẩm. Bởi vậy, muốn tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ các doanh nghiệp phải làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để tránh thất thoát và sử dụng lãng phí là một trong những nguyên tố quyết định giúp doanh nghiệp hạ thấp giá thành và tăng thu nhập. Đó là một yêu cầu thực tế đặt ra đang được quan tâm nhiều trong quá trình sản xuất của các doanh nghiệp hiện nay. Trong thời gian thực tập và tìm hiểu tình hình thực tế tại Công ty xây dựng Đông Hưng, em thực sự thấy tầm quan trọng của kế toán đối với việc quản lý của công ty. Nếu hạch toán nói chung là công cụ quản lý kinh tế thì hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực phục vụ cho quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có đầy đủ chính xác, kịp thời hay không có tác dụng rất lớn đến chất lượng quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của doanh nghiệp Toàn bộ đề tài được trình bày với kết cấu gồm 3 phần chính: - Chương I: Đặc điểm tình hình chung của Công ty xây dựng Đông Hưng. - Chương II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty xây dựng Đông Hưng. - Chương III: Nhận xét và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty xây dựng Đông Hưng. Chương I: đặc điểm tình hình chung tại công ty xây dựng đông hưng I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xây dựng Đông Hưng. Công ty xây dựng Đông Hưng là một tổ chức xây lắp, sản xuất và kinh doanh các loại vật tư, vật liệu xây dựng. Trong đó nhiệm vụ chính là nhận thầu xây lắp các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp vừa và nhỏ; thiết kế nội, ngoại thất; kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanh phát triển nhà,… Công ty xây dựng Đông Hưng được thành lập tháng 3 năm 2000. Giấy phép kinh doanh do sở Kế hoạch Đầu tư Thái Bình cấp số: 082000007. Trụ sở công ty đặt tại: Cụm công nghiệp xã Đông La – Đông Hưng – Thái Bình. Điện thoại: 036.851.580 Di động: 0913.095.335 Đơn vị có đội ngũ cán bộ và công nhân có tay nghề cao, mở rộng quy mô sản xuất đi các tỉnh lân cận và tỉnh nhà. Trực tiếp nhận bao thầu và thi công nhiều công trình có kỹ thuật và mỹ thuật, chất lượng tốt. Được cơ quan chủ quản và người sử dụng đánh giá cao. Trong những năm qua cùng với sự đổi mới của đất nước, Công ty dần dần chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế cho phù hợp với điều kiện hiện tại từng bước đưa Công ty đứng vững trên thị trường, ngành nghề kinh doanh được mở rộng, nguồn vốn kinh doanh không ngừng được bổ sung, đời sống cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty được nâng cao. Với sự cố gắng trên Công ty đã đạt được những chỉ tiêu chủ yếu qua các năm gần đây: Tóm tắt tài sản có và tài sản nợ trên cơ sở báo cáo tài chính đã kiểm tra trong 3 năm (2004 – 2006): TT Danh mục 2004 2005 2006 1 Tổng giá trị tài sản có 3.470.535.979 4.468.221.759 4.988.624.049 2 Tổng tài sản lưu động 1.824.035.192 2.921.721.759 3.542.124.194 3 Tổng tài sản nợ 1.470.535.049 1.570.535.049 32588.624.049 4 Tài sản nợ phải trả 1.470.535.049 1.570.535.049 32588.624.049 5 Lợi nhuận trước thuế 42.972.757 52.544.995 61.992.961 6 Lợi nhuận sau thuế 30940385,04 37.832.396,4 44.634.931,92 II. Đặc điểm tổ chức sản xuất và đặc điểm quy trình công nghệ của Công ty. Với đặc thù là một doanh nghiệp xây lắp nên Công ty xây dựng Đông Hưng có những quy trình sản xuất đặc biệt hơn so với những ngành khác. Công nghệ kỹ máy móc kỹ thuật hiện đại được Công ty áp dụng vào quá trình sản xuất tại các công trường. Được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức tại công trường. Công ty xây dựngđông hưng giám đốc (Sơ đồ số : 01) Bộ phận kỹ thuật Phó Giám Đốc Các phòng chức năng tại Công ty Đội xây dựng số 1 Đội xây dựng số 2 Đội hoàn thiện công trình Cùng với trang thiết bị tiên tiến Công ty có cả một đội ngũ công nhân lành nghề trực tiếp thi công các công trình đảm bảo chất lượng kỹ thuật và tính mỹ thuật cao. Mọi hoạt động của công trường đều do sự chỉ đạo của Công ty. Phải thường xuyên phản ánh về Công ty những việc làm của mình, báo cáo tiến độ và kết quả thi công, có kế hoạch cụ thể để Công ty cung ứng vật tư, thiết bị lao động. Bộ phận kỹ thuật và Phó Giám đốc thông qua nhau và trực tiếp quản lý các tổ đội thi công. Trên cơ sở định mức lao động hoặc khoán công cho người lao động công trường theo dõi kết quả và báo về Công ty để Công ty cho ứng và thanh toán khối lượng đã hoàn thành. III. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty xây dưng Đông Hưng. 1. Bộ máy tổ chức của Công ty. Công ty xây dựng Đông Hưng có bộ máy quản lý gọn nhẹ với đội ngũ cán bộ, công nhân viên trẻ, khỏe, có tri thức, có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực sản xuất xây lắp. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dựng Đông Hưng có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty. (Sơ đồ số : 02) Giám đốc Phó Giám đốc Kế toán trưởng Bộ phận tài vụ Bộ phận văn thư, hành chính Đội XD số 1 Đội XD số 2 Đội XD hoàn thiện công trình Bộ phận kỹ thuật 2. Thuyết minh. - Giám đốc: Là người đứng đầu, có cổ phần lớn nhất trong Công ty, là đại diện cho cán bộ công nhân viên của toàn Công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả hoạt động của sản xuất, kinh doanh, giao nộp nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn cũng như đời sống của cán bộ, công nhân viên trong toàn Công ty. - Phó Giám đốc: Phối hợp với Kế toán trưởng giúp việc trực tiếp cho Giám đốc trong công tác quản lý, đồng thời phụ trách khâu kỹ thuật ở các công trường. - Kế toán trưởng: Giúp việc Giám đốc thực hiện pháp luật kế toán thống kê, điều lệ sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế tài chính tại đơn vị. - Bộ phận kế toán - tài vụ: Thu thập tài liệu và các thông tin ở đơn vị theo điều lệ kế toán, giúp Giám đốc và Kế toán trưởng xử lý các thông tin để điều hành sản xuất, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, chế độ tiền lương,... - Bộ phận văn thư - hành chính: Giúp Giám đốc lưu trữ tài liệu, phân phát tài liệu và giải quyết các công việc tạp vụ khác. - Bộ phận kỹ thuật: Theo dõi và điều hành mọi công tác xây lắp của Công ty theo sự chỉ đạo của Giám đốc. Bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm theo dõi điều hành kế hoạch sản xuất ở các đội sản xuất, các tổ sản xuất trên các công trường mà đơn vị đang thi công. + Đội xây dựng số 1: Chịu trách nhiệm thi công phần thô như nền, móng,... + Đội xây dựng số 2: Chịu trách nhiệm thi công chi tiết xây tường, đổ trần mái... + Đội hoàn thiện công trình: Là đội chịu trách nhiệm chính về mặt thẩm mỹ của từng công trình như quét vôi, sơn tường... IV. Công tác tổ chức công tác kế toán tại Công ty xây dựng Đông Hưng. 1. Hình thức tổ chức công tác kế toán. Hệ thống kế toán được xây dựng thích ứng phù hợp với đặc điểm kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của Công ty. Công ty xây dựng Đông Hưng áp dụng hình thức kế toán hiện hành phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý kinh tế. Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chứng từ (Sơ đồ số: 03) Chi tiết thanh toán với người bán Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu Nhật ký chứng từ số 5 Sổ cái TK 331 Bảng kê số 3 Sổ cái TK 152 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4,5 Nhật ký chứng từ số 7 Bảng tổng hợp N-X-T Nhật ký chứng từ liên quan 1,2,4,10 Chứng từ nhâp, xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. - Công tác tổ chức kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả công tác kế toán, phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng nguyên tắc tài chính kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty xây dựng Đông Hưng được thể hiện qua sơ đồ sau: (Sơ đồ số: 04) Kế toán trưởng Kế toán vật tư Kế toán T. toán Kế toán tổng hợp và tính giá thành Nhân viên kế toán ở công trường - Kế toán trưởng: Giúp việc Giám đốc thực hiện pháp lệnh kế toán- thống kê, điều lệ sản xuất kinh doanh của Công ty… Đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế tài chính của Nhà nước tại đơn vị. Là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Công ty về công tác hạch toán tại Công ty. - Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình vật tư nhập – xuất – tồn kho ở các công trường, có trách nhiệm thông tin kịp thời cho kế toán Công ty để cung Giám đốc có biện pháp giải quyết tránh tình trạng ứ đọng vật tư, vật tư kém phẩm chất hoặc khan hiếm vật tư làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công ở công trường. - Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản công nợ giữa Công ty với chủ đầu tư, giữa Công ty với người cung cấp, giữa các công trường, các đội với Công ty và tình hình thực hiện kế hoạc tiền lương với từng cán bộ công nhân viên, tình hình thanh toán nội bộ. - Nhân viên kế toán ở các công trường: Theo dõi và tập hợp tài liệu ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công trường, chuyển về bộ phận kế toán Công ty hạch toán kịp thời. - Kế toán tổng hợp và tính giá thành: Thu thập thông tin tài liệu ở các công trường, giúp Kế toán trưởng và Giám đốc Công ty xử lý các thông tin về vật tư, nhân công, giá thành xây lắp,… để điều hành sản xuất. 3. Hình thức kế toán. 3.1- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết đinh số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006) 3.2- Các sổ kế toán mà Công ty sử dụng. - Sổ kế toán tổng hợp gồm: + Các nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản, các bảng kê, bảng phân bổ. - Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết các tài khoản 131, 133, 141, 331, 311, 333, 335, 336, 138, 338, 642, 621, 622, 627… + Sổ giá thành sản phẩm xây lắp (TK 155) 3.3- Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kế toán sử dụng TK 159 “ dự phòng giảm giá hàng tồn kho” và TK 632 “giá vốn hàng bán” để theo dõi tình hình trích lập, hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. TK 159 có kế cấu như sau: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá. Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá. Dư Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. Việc trích lập được tiến hành vào cuối kỳ kế toán, và khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc thì phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Trường hợp 1: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn đó được định khoản như sau: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp 2: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn đó được định khoản như sau: Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có thể khái quát nội dung hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho qua sơ đồ sau: (Sơ đồ số: 05) TK 159 TK 632 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước) Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nếu số phải lập cuối kỳ năm nay kế toán năm nay nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước) 3.4- Phương pháp tính thuế GTGT. Công ty sử dụng kế toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào Trong đó: - Thuế GTGT đầu vào = tất cả số tiền thuế GTGT trên hóa đơn GTGT của vật tư, hàng hóa, dịch vụ mua vào. - Thuế GTGT đầu ra = trị giá chưa thuế của hàng hóa dịch vụ bán ra x thuế suất GTGT của hàng hóa dịch vụ bán ra. 3.5- Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán. (Sơ đồ số:06) Chứng từ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Các bảng kê và các bảng phân bổ Các nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo kế toán Báo cáo quỹ hàng ngày Sổ chi tiết kế toán Bảng chi tiết số phát sinh Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Chương II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty xây dựng Đông Hưng. I. Công tác quản lý, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 1. Công tác quản lý nguyên vật liệu. Khác với các doanh nghiệp sản xuất khác, sản phẩm của Công ty xây dựng Đông Hưng có những nét rất riêng biệt, là doanh nghiệp mà ngành hàng chủ yếu là phục vụ xây dựng cơ bản nên sản phẩm chủ yếu của Công ty là các công trình xây dựng cơ bản vừa và nhỏ… Các loại nguyên vật liệu của Công ty có rất nhiều, đa dạng về chủng loại. Điều này đòi hỏi Công ty phải tính toán một cách chi tiết, chính xác nhu cầu về nguyên vật liệu để tổ chức thu mua kịp thời đảm bảo cung ứng đầy đủ cho sản xuất. Trong giá thành sản phẩm của Công ty, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng khá lớn (khoảng 70- 75%), vì thế nên chỉ một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy phải tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu, xây dựng định mức tiêu hao cho từng chi tiết sản phẩm để sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả. Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu được mua từ các nguồn hàng trong nước với các bạn hàng ổn định, thường xuyên, có uy tín như công ty Thép Thái Nguyên, công ty Xi măng Hải Phòng…Đây là một thuận lợi cho Công ty trong việc thu mua, cung ứng nguyên vật liệu. 2. Phân loại nguyên vật liệu. ở công ty xây dựng Đông Hưng nguyên vật liệu phân loại căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này nguyên vật liệu của Công ty được chia thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng chủ yếu của Công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Bao gồm các nguyên vật liệu sau: Sắt, thép, xi măng, cát, sỏi…Trong mỗi loại chia thành nhiều thứ khác nhau như: Thép tròn phi 6, phi 8. - Nguyên vật liệu phụ: Bao gồm nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định rất cần thiết cho quá trình sản xuất như: ốc vít, que hàn, phông bạt,… - Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu, phục vụ cho máy thi công - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy móc như galê, vòng bi, dây côroa,… Việc phân loại trên giúp cho Công ty quản lý vật liệu dễ dàng, và từ đó đưa ra hình thức hạch toán phù hợp. 3. Đánh giá nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu mua ngoài được doanh nghiệp đánh giá theo giá thực tế. 3.1- Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho. Trị giá vật liệu nhập kho =Giá mua chưa thuế+ Chi phí thu mua . Trong đó: Giá mua chưa thuế không bao gồm thuế suất thuế GTGT. Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho, bãi. Ví dụ: Ngày 20/1/2007 Công ty nhâp kho gạch Tuylen trị giá chưa thuế GTGT 21.600.000, chi phí vận chuyển bốc dỡ 5%. 21.600.000+ 1.080.000 = 22.680.000 3.2- Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho. Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Trị giá vật liệu xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân = Gia quyền Số lượng VL tồn đầu kỳ + Số lượng VL nhập trong kỳ Ví dụ: Ngày 25/1/2007 xuất kho gạch Tuylen 50.000viên, Giá thực tế vật liệu tồn đầu tháng : 355đ/1viên Giá thực tế vật liệu nhập trong tháng: 360đ/1viên Số lượng tồn đầu tháng là 30.000viên Số lượng vật liệu nhập trong tháng là 80.000viên. 10.650.000 + 28.800.000 358,634 30.000 + 80.000 II. Công tác kế toán nguyên vật liệu. 1. Trình tự luân chuyển chứng từ. 1.1- Các chứng từ sử dụng. - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT). - Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT). - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số 04-VT). - Phiếu nhập kho thuê ngoài gia công chế biến. - Phiếu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến. - Biên bản kiểm nghiệm vật tư. - Hóa đơn giá trị gia tăng. 1.2- Trình tự luân chuyển chứng từ được luân chuyển như sau: *.Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu: Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho. Nguyên liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua nguyên vật liệu về để sản xuất ra sản phẩm thì trước khi nhập kho cần phải được kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lượng, chất lượng và qui cách thực tế của vật liệu. Công tác kiểm nghiệm được tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kỹ thuật và thủ kho vật tư. Cơ sở để kiểm nghiệm là hóa đơn của người cung cấp và hợp đồng mua hàng (trường hợp chưa có hóa đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng để kiểm nhận). Trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai qui cách, kém phẩm chất ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân. Nếu đã xác định rõ nguyên nhân do người cung cấp thì công ty có thể yêu cầu người cung cấp giảm giá hoặc có thể từ chối không nhận số nguyên vật liệu đó. Sau khi kiểm nhận các thành viên của ban kiểm nhận phải lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Trên cơ sở biên bản kiểm nghiệm vật tư, hóa đơn bán hàng của người cung cấp, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu nhập kho vật tư. Phiếu nhập kho vật tư lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư. Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và chuyển lên cho phòng kế toán. Liên 3: Dùng để thanh toán (giao cho người cung cấp). Trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, các loại vật liệu mua về nhập kho theo đúng kho đã quy định. Ví dụ 1: Ngày 4/1/2006 Công ty mua vật liệu của Công ty XD Thành Đạt và nhận được các chứng từ sau: Biểu1 Hóa đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng CD/08-B Ngày 4 tháng 1 năm 2007 N0: 096196 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thành Đạt Địa chỉ: Khu 3- TT Đông Hưng Số tài khoản: Ngân hàng: No Đông Hưng- Thái Bình Điện thoại: 036.851.240 MST: 1000129314 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Công Minh Đơn vị: Công ty xây dựng Đông Hưng Địa chỉ: Cụm công nghiệp xã Đông La- Đông Hưng Số TK : 421.101.000.096 Sở giao dịch No- ĐH Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản Số TT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Thép cuộn USU – 0.4 Kg 584,4 27.619 16.140.543 2 Thép cuộn USU – 0.6 Kg 240,2 24.286 5.833.497 Cộng tiền hàng 21.974.040 Thuế suất thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 1.098.702 Tổng cộng tiền thanh toán 23.072.742 Số tiền mặt bằng chữ: (Hai mươi ba triệu không trăm bảy hai ngàn bảy trăm bốn hai đồng). Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng Mẫu số 05- VT Theo QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/5/1995 của Bộ Tài Chính Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 4 tháng 1 năm 2006 Số:06 Căn cứ vào Hóa đơn số 096196 ngày 4/1/2006 của công ty TNHH XD Thành Đạt. Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Đỗ Hữu Quân - Phòng kỹ thuật - Trưởng ban Bà: Hoàng thị Liên - Phòng kỹ thuật - ủy viên Ông: Nguyễn văn Hùng - Thủ kho - ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐV tính SL theo hóa đơn Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng QCPC SL không đúng QCPC 1 Thép cuộn USU- 0.4 Cân, đo kg 584,4 584,4 Không 2 Thép cuộn USU- 0.6 nt kg 240,2 240,2 Không ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt chất lượng độ bóng BA, đúng qui cách phẩm chất. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 3: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng Mẫu số 01- VT Phiếu nhập kho Ngày 4 tháng 1 năm 2006 Số: 20 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Thành Đạt Nợ: Theo biên bản kiểm nghiệm số 20 ngày 4 tháng 1 năm 2006. Nhập tại kho: Vật tư kim khí. S tt Tên,nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Mã số Đv tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo hóa đơn Thực nhập 1 Thép cuộn USU- 0.4 Kg 584,4 584,4 27.619 16.140.543 2 Thép cuộn USU- 0.6 Kg 240,2 240,2 24.286 5.833.497 Cộng 21.974.040 Số tiền bằng chữ:(Hai mươi mốt triệu chín trăm bảy mươi tư ngàn không trăm bốn mươi đồng). Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) *.Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu. Xuất kho cho sản xuất sản phẩm. Với đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất theo hợp đồng nên sau khi đã ký kết với khách hàng, phòng Kế hoạch vật tư tính toán lập kế hoạch sản xuất để đảm bảo tiến độ giao hàng. Sau đó giao kế hoạch sản xuất cho quản đốc phân xưởng cùng với cán bộ kỹ thuật sẽ dựa vào kế hoạch sản xuất, bản vẽ và định mức vật tư để ghi các danh mục vật tư cần sử dụng, cụ thể như: số lượng, chủng loại, phẩm cấp. Sau đó đưa danh mục lên phòng kế hoạch vật tư và làm giấy đề nghị xuất kho vật liệu. Căn cứ vào định mức vật tư và tình hình sản xuất thực tế phòng kế hoạch vật tư duyệt số lượng vật liệu cần thiết đồng thời lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư. Liên 2 và liên 3: Đơn vị lĩnh vật liệu mang xuống kho yêu cầu thủ kho xuất vật liệu, khi xuất kho thủ kho sẽ ghi số lượng thực vật liệu thực xuất vào phiếu xuất kho sau đó giữ lại một liên để chuyển lên phòng kế toán còn một liên giao cho đơn vị lĩnh vật tư giữ. Ví dụ: Ngày 16/1/2007 tổ sản xuất số 2 thuộc phân xưởng sản xuất chính có nhu cầu sử dụng Thép cuộn USU 0,4 để cắt và uốn 20 bộ cho đổ sà dầm. Quản đốc phân xưởng đề nghị làm giấy xuất kho. Biểu 4: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Giấy đề nghị xuất kho Kính gửi: Phòng kế hoạch vật tư Công ty xây dựng Đông Hưng. Tên tôi là: Nguyễn Mạnh Tường - Đội trưởng đội sản xuất số 2. Đội của chúng tôi có nhiệm vụ phải hoàn thành 20 sà dầm. Số tt Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Thép cuộn USU 0,4 Kg 502 Vậy tôi làm giấy này đề nghị phòng kế hoạch duyệt để đảm bảo tiến độ sản xuất. Thái Bình, ngày 16 tháng 1 năm 2007 Duyệt Người viết giấy (Ký tên) Sau khi giấy đề nghị trên được duyệt, phòng kế hoạch vật tư viết phiếu xuất kho. Biểu 5: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng Mẫu số 02- VT Phiếu xuất kho Ngày 16/1/2007 Số: 21 Họ tên người nhận: Nguyễn Mạnh Tường - Đội trưởng đội sản xuất số 2. Lý do xuất: Cắt uốn 20 sà dầm. Xuất tại kho: Vật tư kim khí. Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép cuộn USU 0,4 Kg 502 502 Cộng 502 502 Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ trưởng (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên 1.3- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Công ty sử dụng kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Phiếu nhập kho (Sơ đồ số: 07) Sổ kế toán tổng hợp NVL Sổ chi tiết NVL Bảng tổng hợp N-X-T NVL Thẻ kho Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng. *Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập xuất NVL theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại vật liệu được ghi trên một tờ thẻ kho, thẻ kho được đóng thành quyển dùng cho cả năm. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ. Sau khi tiến hành nhập xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành ghi số lượng thực nhập và thực xuất trên thẻ kho, các loại phiếu nhập và phiếu xuất được thủ kho phân loại để định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán xuống kho lấy về phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho phải tính số lượng tồn kho trên thẻ kho để đối chiếu số lượng với kế toán. Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2007 thủ kho nhận được các phiếu nhập và phiếu xuất như sau: Biểu 6: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng Mẫu số 06- VT Kho: VTKK Ban hành theo QĐ số 1141 ngày 1/11/1995 thẻ kho Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư: Thép cuộn USU 0,4. Đơn vị tính: Kg Mã số: S tt Chứng từ Diễn giải Đ VT Số lượng Xác nhận của KT Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Kiểm kê ngày 31/12/2005 1650 01 ........................... 20 4/1 Thép cuộn USU 0,4 Thép cuộn USU 0,6 kg 584,4 240,2 .......................... 21 16/1 Thép cuộn USU 0,4 kg 502 ........................... Cộng cuối tháng 3796,4 3167,4 Tồn kho cuối tháng 1 2279 Người lập (Ký, ghi họ tên) *Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết tương ứng với thẻ kho. Định kỳ cứ 5 ngày một lần Kế toán xuông kho lấy các chứng từ nhập, xuất đã được thủ kho phân loại theo từng tập. Khi nhận được các chứng từ này Kế toán phải kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chúng, kiểm tra lại cách phân loại chứng từ của thủ kho đã hợp lý chưa. Nếu như các chứng từ đã hợp lý, hợp pháp thì Kế toán ký xác nhận vào thẻ kho và mang chứng từ về phòng kế toán. Kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ khác, ghi đơn giá và tính thành tiền cho từng chứng từ tại thời điểm cuối tháng. Căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi sổ chi tiết. Giá bình quân được tính như sau: Ví dụ tính giá bình quân của Thép cuộn USU 0,4 (số liệu kế toán được lấy trong sổ kế toán chi tiết). Đơn giá 40.857.300 + (16.140.543đ + 51.978.845đ + 35.821.843đ) bình quân = trong tháng 1.650kg + (584,4kg + 1915kg + 1297kg) 144.798.531đ = = 26.586,0992đ/kg 5.446,4kg Trị giá hàng xuất kho của Thép cuộn USU 0,4 3167,4 kg x 26.586,0992 = 84.208.811đ Trị giá hàng tồn kho của Thép cuộn USU 0,4 1650 + 584,4 – 502 = 1.732,4 Căn cứ vào số liệu tính toán trên kế toán ghi đơn giá và tính thành tiề._.