Thực trạng công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Quản lý quỹ đầu tư tài chính dầu khí

…………… 3 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Ban lãnh đạo Công ty………. 3 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn trong Công ty……………………………………………………. 5 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:………………………….. 10 1.4.1. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán…………………………………………………………… 10 1.4.2. Công tác kế hoạch hoá Tài chính doanh nghiệp………... 11 1.5. Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu……………….. 17 1.5.1. Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền………………………….. 17 1.5.2. Đặc điểm kế toán TSCĐ………………………………….. 21 1.5.3. Đặc điểm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương…………………………………………………………….. 21 1.5.4. Đặc điểm kế toán chi phí và tính giá cổ phiếu…………... 23 1.5.5. Kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ và xác định kết quả kinh doanh…………....................................................................... 23 PHẦN II…………………………………………………………………. 24 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ QUỸ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH DẦU KHÍ……………………………. 24 2.1 Đặc điểm và phân loại lao động:…………………………….. 24 2.1.1. Đặc điểm lao động:……………………………………………. 24 2.1.2. Phân loại lao động:………................................................... 25 2.2. Hình thức trả lương và phương pháp tính lương, các khoản trích theo lương:…………………………………………... 26 2.2.1.Các hình thức trả lương:……………………………………… 26 2.2.2. Phương pháp tính lương:…………………………………….. 26 2.2.3. Phương pháp tính các khoản trích theo lương…………… 32 2.3. Hạch toán số lượng, thời gian và kết quả lao động………… 34 2.4. Hạch toán tổng hợp tiền lương………………………………. 35 2.4.1. Tài khoản sử dụng:…………………………………………… 35 2.4.2. Chứng từ sử dụng………………………………………… 36 2.4.3. Trình tự hạch toán……………………………………………. 36 2.5. Hạch toán các khoản trích theo lương………………………. 42 2.5.1. Tài khoản sử dụng……………………………………….. 42 2.5.2. Chứng từ sử dụng………………………………………….. 42 2.5.3. Trình tự hạch toán…………………………………………. 42 PHẦN III………………………………………………………………... 46 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ QUỸ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH DẦU KHÍ……………………… 46 3.1. Nhận xét chung về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty …………………………….. 46 3.1.1. Ưu điểm…………………………………………………… 46 3.1.2. Nhược điểm………………………………………………….. 47 3.2. Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương……………………………. 47 3.3. Một số giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty………………………. 48 3.3.1. Về công tác tính lương và các khoản trích theo lương………….. 48 3.3.2. Về công tác hạch toán lương và các khoản trích theo lương…… 49 KẾT LUẬN............................................................................................... 51 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………… 53 53 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Bảo hiểm xã hội BHXH Bảo hiểm y tế BHYT Bảo hiểm thất nghiệp BHTN Cán bộ công nhân viên CBCNV Công cụ dụng cụ CCDC Công nghệ thông tin CNTT Công ty cổ phần quản lý quỹ đầu tư tài chính dầu khí PVFC Capital Giá trị gia tăng GTGT Hành chính tổng hợp HCTH Kiểm tra kiểm soát nội bộ KTKSNB Phát triển kinh doanh PTKD Quản lý doanh nghiệp QLDN Sản xuất kinh doanh SXKD DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh…………………… 4 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán………………………………………….. 11 Sơ đồ 1.3: Hình thức nhật ký chung………………………………………. 15 Sơ đồ 1.4: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt…………………. 19 Sơ đồ 1.5: Quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt……………………... 20 Sơ đồ 1.6: Luân chuyển chứng từ tiền mặt………………………………... 20 Sơ đồ 1.7: Luân chuyển chứng từ tiền mặt gửi ngân hàng………………... 21 Sơ đồ 1.8: Luân chuyển chứng từ tiền lương và các khoản trích theo lương…... 23 Sơ đồ 2.1: Tổng hợp thanh toán với người lao động…………………….. 41 Sơ đồ 2.2: Hạch toán tổng hợp về các khoản trích theo lương…………… 44 Bảng 2.1: Cơ cấu tuổi cán bộ công nhân viên Công ty…………………… 24 Bảng 2.2: Cơ cấu trình độ cán bộ công nhân viên Công ty………………. 24 Bảng 2.3: Thống kê đội ngũ lao động theo khối hoạt động………………. 25 Bảng 2.4: Bảng chấm công……………………………………………….. 28 Bảng 2.5: Bảng lương CBCNV theo tháng…………………………. 29 LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, kinh tế nước ta đang bước sang nền kinh tế thị trường, với sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế. Điều đó chính là một sự khuyến khích, một động to lớn để toàn thể mọi cá nhân, tổ chức trong xã hội, thuộc mọi ngành nghề, mọi thành phần kinh tế khác nhau có thể mạnh dạn đứng lên làm ăn kinh tế nhằm nâng cao đời sống cho chính mình và qua đó cũng góp phần làm cho xã hội ngày càng phồn vinh và giàu mạnh. Nhưng bên cạnh những mặt mạnh đó, nền kinh tế thị trường cũng bộc lộ ra những khiếm khuyết không nhỏ, đó là sự cạnh tranh khốc liệt, là những yêu cầu đòi hỏi doanh nghiệp luôn phải đổi mới và hoàn thiện chính mình, mà bất cứ tổ chức hay cá nhân nào không đáp ứng được các yêu cầu, đòi hỏi của thị trương đề ra thì sẽ bị vòng quay của nó gạt ra ngay tức khắc. Từ việc nhận thức sâu sắc được những cơ hội cũng như thách thức mà cơ chế thị trường mang lại, nên hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều đã chọn được cho mình một hướng đi riêng biệt nhằm tạo cho mình một sự ổn định và phát triển bền vững, đồng thời cũng đem lại hiệu quả cao nhất cả về mặt kinh tế lẫn xã hội khi thực hiện các tác nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Căn cứ vào kế hoạch đào tạo toàn khoá đối với chuyên ngành kế toán tài chính, sau khi đã hoàn thành chương trình học tập tại trường, em đã có một quá trình thực tập tại Công ty cổ phần quản lý quỹ đầu tư tài chính dầu khí. Tuy thời gian thực tập tại Công ty, em cũng được khảo sát thực tế về đặc điểm chung, về nghiệp vụ chuyên môn kế toán tài chính trong Công ty, về cách thức hạch toán công tác tiền lương, những thành tích cũng như những mặt tồn tại của công ty để củng cố và nâng cao mọi kiến thức mà mình đã được học tập tại trường một cách có hệ thống và toàn diện hơn. Cũng qua quá trình thực tập tại Công ty, em đã tìm hiểu được một cách tổng quan về những thời cơ và thách thức của Công ty cổ phần quản lý quỹ đầu tư tài chính dầu khí. Do đó, em xin trình bày chuyên đề thực tập chuyên ngành kế toán tổng hợp của mình làm ba phần: Phần I: Tổng quan về Công ty cổ phần quản lý quỹ đầu tư tài chính dầu khí. Phần II: Thực trạng công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phân quản lý quỹ đầu tư tài chính dầu khí. Phần III: Một số giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần quản lý quỹ đầu tư tài chính dầu khí. Trong thời gian thực tập còn hạn chế tại Công ty, em không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự cảm thông và góp ý của ban lãnh đạo Công ty, các anh chị phòng Tài chính kế toán cũng như của thầy giáo Th.s Phạm Xuân Kiên. Em xin chân thành cảm ban lãnh đạo Công ty, các anh chị phòng Tài chính kế toán đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em cũng xin cảm ơn thày cô giáo khoa kế toán của trường ĐHKTQD và đặc biệt là thày giáo Th.s Phạm Xuân Kiên đã trực tiếp hướng dẫn và truyền đạt những ý kiến quý báu để em có thể hoàn thành tốt bài chuyên đề thực tập của mình. Hà Nội, tháng 05 năm 2010 PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ QUỸ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH DẦU KHÍ 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Quản lý quỹ Đầu tư Tài chính Dầu khí. Công ty cổ phần quản lý quỹ đầu tư tài chính dầu khí là công ty thành viên của Tổng công ty tài chính cổ phần dầu khí Việt Nam được cấp phép thành lập tại Việt Nam theo Giấy phép thành lập và hoạt động số 23/UBCK- GP ngày 14 tháng 12 năm 2007 do Uỷ ban chứng khoán Nhà nước cấp. Công ty cổ phần quản lý quỹ đầu tư tài chính dầu khí được thành lập là một công ty cổ phần có tư cách pháp nhân độc lập và chịu trách nhiệm hữu hạn, tồn tại và hoạt động theo Pháp luật hiện hành và Điều lệ của Công ty đã được ban hành. Công ty được phép sử dụng con dấu riêng, được phép phân cấp quản lý cán bộ công nhân viên và áp dụng các hình thức trả lương theo chế độ chính sách lương thưởng của Công ty đã được Hội đồng quản trị của công ty phê duyệt. Hiện nay Công ty cổ phần quản lý quỹ đầu tư tài chính dầu khí đang lập và phát triển 02 quỹ đầu tư là quỹ PVFC1 và quỹ PVFC2: - Quỹ Dầu khí năng lượng (PVFC1) là một trong những sản phẩm đầu tiên của Công ty. Chiến lược đầu tư của quỹ là đầu tư tăng trưởng và đa dạng hoá, tập trung vào các cổ phiếu trong ngành Dầu khí năng lượng có tốc độ tăng trưởng đạt lợi nhuận cao và tiềm năng phát triển lâu dài. Quỹ cũng có thể đầu tư ra nước ngoài tuỳ thuộc vào quy định của Nhà nước. - Quỹ đầu tư bất động sản (PVFC2) tập trung vào lĩnh vực bất động sản, chú trọng vào phân đoạn thị trường đang phát triển gồm du lịch khách sạn cao cấp, xây dựng văn phòng, khu thương mại… 1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty Công ty được thành lập với mục tiêu tiến hành các hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm thu lợi nhuận cho các Cổ đông, tạo việc làm và thu nhập cho người lao động trong Công ty. Trong phạm vi mà Pháp luật cho phép, Công ty sẽ có ngành, nghề kinh doanh chính như sau: - Lập và quản lý quỹ (quỹ công chúng, quỹ thành viên và các loại quỹ khác theo quy định của Pháp luật). - Quản lý danh mục đầu tư chứng khoán. - Tư vấn tài chính, tư vấn đầu tư, mua bán, thâu tóm công ty; tư vấn về quản lý kinh doanh và quản trị doanh nghiệp; Tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp, nghiên cứu thị trường, phân tích thị trường. - Thực hiện các hoạt động đầu tư bao gồm cả đầu tư chứng khoán và các công cụ tài chính, đầu tư và quản lý các dự án bất động sản… và các loại tài sản khác, và theo giấy phép hoạt động của từng Quỹ. - Huy động và quản lý các quỹ đầu tư nước ngoài có mục tiêu đầu tư vào Việt Nam, các khoản tín thác hay uỷ thác khác cả các nhà đầu tư là tổ chức và cá nhân ở trong và ngoài nước. - Thực hiện các hoạt đông khác mà pháp luật cho phép. Công ty cổ phần quản lý quỹ đầu tư tài chính dầu khí đang cố gắng phấn đấu và phát triển theo chiến lược kinh doanh đã được đề ra, cụ thể là: - Chiến lược xây dựng hình ảnh thương hiệu: Từng bước thực hiện chiến lược quảng bá thương hiệu bằng cách đặt mục tiêu doanh thu từng thời kỳ song song với việc đưa hình ảnh ra thị trường. Mục tiêu là trong các năm tiếp theo hình ảnh của công ty sẽ dần quen thuộc trên thị trường kinh doanh tài chính, được đối tác trong nước và quốc tế ghi nhận. - Chiến lược khách hàng: Xây đựng các quy trình công tác nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi tối ưu trong công tác phục vụ khách hàng. Tuân thủ chặt chẽ tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp. - Chiến lược xây dựng hạ tầng kỹ thuật: Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ và cập nhật, hệ thống máy móc ứng dụng công nghệ kỹ thuật cao nhằm mang lại tính ưu thế trong hoạt động phân tích, thống kê, dự đoán và dự báo. - Chiến lược sản phẩm: Xây dựng các sản phẩm nền tảng và sản phẩm thương hiệu. Sứ mệnh của Công ty năm 2015: Trở thành một trong ba công ty quản lý quỹ hàng đầu của Việt Nam. Hiện đại hoá công nghệ hệ thống thông tin. Đội ngũ chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, chuyên nghiệp. Hoạt động theo mục đích tối đa hoá lợi ích cho các nhà đầu tư, tạo uy tín vững mạnh. 1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Ban lãnh đạo Công ty Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần quản lý quỹ đầu tư tài chính dầu khí được tổ chức chế độ của công ty cổ phần. Hội đồng quản trị có quyền và trách nhiệm quản lý tất cả các hoạt động chính của Công ty.Tiếp đến là Ban Kiểm soát. Đứng đầu ban điều hành Công ty là Tổng giám đốc. Giúp việc cho Tổng giám đốc là Phó Tổng giám đốc. Tiếp theo là Kế toán trưởng có trách nhiệm lãnh đạo đội ngũ nhân viên phụ trách về các lĩnh vực gồm kế toán và quản lý tài chính. Tiếp sau là các bộ phận phòng ban chức năng: Ban Phát triển kinh doanh, ban Đầu tư, phòng Pháp chế & KTKSNB, phòng Hành chính tổng hợp và phòng Tài chính kế toán. Hội đồng quản trị Ban Kiểm soát Tổng giám đốc Ban Kiểm soát Phó Tổng giám đốc Ban phát triển kinh doanh Ban Đầu tư Phòng pháp chế & KTKSNB Phòng hành chính tổng hợp Phòng Tài chính kế toán Sơ đồ 1.1: Sơ đồ Bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần quản lý quỹ đầu tư tài chính dầu khí Qua việc xem xét sơ đồ bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần quản lý quỹ đầu tư tài chính dầu khí ta nhận thấy chức năng chung của các bộ phận như sau: Hội đồng quản trị: Có quyền và trách nhiệm quản lý tất cả các hoạt động chính của Công ty, và sẽ quyết định tất cả những vấn đề quan trọng liên quan đến Công ty. - Ban Kiểm soát: là cơ quan có thẩm quyền giám sát tất cả các hoạt động và công việc kinh doanh của Công ty. Ban Kiểm soát sẽ hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và các cán bộ quản lý. - Tổng giám đốc: là đại diện theo pháp luật của Công ty đối với các vấn đề có liên quan đến hoạt động và quản lý Công ty. Nghĩa vụ của Tổng giám đốc bao gồm việc thực thi các quyết định của Hội đồng quản trị, tổ chức và điều hành các hoạt động hàng ngày của Công ty phù hợp với các cơ cấu và thông lệ quản lý hiện đại. - Phó Tổng giám đốc: là người giúp việc cho Tổng giám đốc Công ty, được Tổng giám đốc giao nhiệm vụ trực tiếp phụ trách một số phòng ban. - Kế toán trưởng: có trách nhiệm lãnh đạo đội ngũ chuyên viên phụ trách các lĩnh vực gồm kế toán và quản lý tài chính. 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn trong Công ty Các phòng ban chức năng: có nhiệm vụ tổ chức, sắp xếp và triển khai một cách hiệu quản các công việc thuộc lĩnh vực do phòng ban mình đảm nhiệm, từ đó đảm bảo thực hiện tốt mọi hoạt động của Công ty, làm cơ sở để Ban Tổng giám đốc ra các quyết định kinh doanh đúng đắn và mang lại hiệu quả kinh tế cao. 1.3.2.1. Ban Phát triển kinh doanh * Chức năng: Ban Phát triển kinh doanh thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Ban Tổng Giám đốc Công ty trong việc huy động vốn, nghiên cứu phân tích tổng hợp và quản lý danh mục đầu tư. * Nhiệm vụ: - Công tác huy động vốn: Ban PTKD chịu trách nhiệm về hoạt động huy động vốn trong và ngoài nước để thành lập Quỹ đầu tư chứng khoán bao gồm quỹ đại chúng và quỹ thành viên, Công ty đầu tư chứng khoán và hoạt động huy động vốn cho nghiệp vụ quản lý danh mục đầu tư của PVFC Capital. - Nghiên cứu phân tích tổng hợp: Ban PTKD chịu trách nhiệm thực hiện công tác nghiên cứu, phân tích tổng hợp hỗ trợ cho hoạt động huy động vốn và quản lý danh mục đầu tư. Cụ thể xây dựng tài liệu quỹ đầu tư, xây dựng sản phẩm danh mục đầu tư, thực hiện công tác nghiên cứu, phân tích kinh tế vĩ mô, phân tích ngành, phân tích xu hướng thị trường nhằm cung cấp thông tin cho bộ phận quản lý danh mục đầu tư và các nhà đầu tư. - Quản lý danh mục đầu tư: Dựa trên các sản phẩm do bộ phận Nghiên cứu phân tích xây dựng và danh sách khách hàng do bộ phận Huy động vốn cung cấp, xây dựng dự thảo Hợp đồng và các hồ sơ liên quan trình cấp có thẩm quyền phê duyệt để chào khách hàng; thực hiện đầu tư mua bán theo tiêu chí danh mục đầu tư đã được đưa ra; thường xuyên theo dõi cập nhật thông tin thị trường cổ phiếu, trái phiếu để kịp thời cập nhật số liệu đánh giá hiệu quả danh mục đầu tư. 1.3.2.2. Ban Đầu tư * Chức năng: Ban Đầu tư là đơn vị trực thuộc bộ máy điều hành của Công ty Cổ phần Quản lý quỹ đầu tư Tài chính dầu khí có chức năng tham mưu và giúp việc cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc thực hiện triển khai,quản lý sau đầu tư các hoạt động đầu tư Công ty. * Nhiệm vụ: - Tìm kiếm các cơ hội đầu tư. - Thực hiện đầu tư dự án, đầu tư cổ phần, đầu tư trái phiếu và đầu tư các loại chứng từ có giá khác và thực hiện quản lý sau đầu tư đối với các dự án, doanh nghiệp thành lập mới mà PVFC Capital tham gia góp vốn đầu tư. - Thường xuyên theo dõi cập nhật thông tin, kết hợp với bộ phận quản lý danh mục đầu tư trong việc cơ cấu lại danh mục. - Thực hiện báo cáo thống kê định kỳ hoặc đột xuất các thông tin, số liệu liên quan đến công tác đầu tư của Ban. - Thực hiện các thủ tục cử người đại diện phần vốn của PVFC Capital tại các dự án, doanh nghiệp. - Tiến hành cập nhật thông tin, văn bản pháp lý, theo dõi, phân tích các thông tin liên quan đến giá cổ phần, thông tin phát sinh của doanh nghiệp, của dự án... mà PVFC Capital đang tham gia đầu tư, có báo cáo định kỳ Ban Lãnh đạo Công ty và hỗ trợ cung cấp thông tin cho các phòng , ban khác của Công ty. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc giao. * Nhiệm vụ cụ thể: - Bộ phận Đầu tư Dự án là bộ phận thuộc Ban Đầu tư có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc Ban thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực đầu tư vào các dự án. - Bộ phận Đầu tư chứng từ có giá là bộ phận thuộc Ban Đầu tư có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc Ban trong việc triển khai các hoạt động đầu tư trái phiếu, cổ phiếu và các chứng từ có giá khác. 1.3.2.3. Phòng Pháp chế & KTKSNB * Tư vấn pháp lý trong các hoạt động kinh doanh và quản lý: - Tư vấn các vấn đề pháp lý cho Ban Tổng Giám đốc hoặc các đơn vị của công ty trong việc tổ chức, quản lý nội bộ và thực hiện kinh doanh đúng pháp luật và các quy định của Công ty. - Cho ý kiến pháp chế về các dự thảo văn bản quản lý, chỉ đạo kinh doanh, quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ, hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự, thanh lý hợp đồng... do các phòng/ban xin ý kiến theo quy định; - Cập nhật và phổ biến, lưu trữ và quản lý các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động của PVFC Capital. * Thực hiện các hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ: - Giám sát và triển khai thực hiện hoạt động kiểm soát tuân thủ trong công ty quản lý quỹ: - Xây dựng và triển khai các hoạt động tuân thủ theo Bộ đạo đức nghề nghiệp Công ty - Hỗ trợ các CBNV hiểu, cam kết và tuân thủ Bộ Quy tắc đạo đức nghề nghiệp Công ty - Lưu trữ các báo cáo tuân thủ của CBNV theo quy định của pháp luật và lập báo cáo tuân thủ gửi các cấp quản lý khi được yêu cầu * Các hoạt động kiểm soát nội bộ khác: - Xây dựng hệ thống quy chế, quy trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ tuân thủ theo các quy định của nhà nước và của Tổng Công ty, Tập đoàn. - Xây dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm soát nội bộ và thực hiện các kế hoạch đó theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc Công ty, Ban Kiểm soát và HĐQT. 1.3.2.4. Phòng Hành chính tổng hợp * Chức năng: Phòng HCTH là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Ban Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị Công ty trong việc chỉ đạo, quản lý và điều hành hoạt động của Công ty bao gồm: công tác hành chính, quản trị, công tác đầu tư mua sắm trang thiết bị và tài sản, công tác tổ chức và phát triển mạng lưới, công tác nhân sự, đào tạo bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực, tiền lương và chế độ chính sách đối với người lao động, công tác an toàn vệ sinh lao động, bảo hộ lao động, công tác thư ký, trợ lý Ban Tổng Giám đốc và Hội đồng Quản trị, công tác đối ngoại, công tác văn thư lưu trữ, công tác lập kế hoạch, công tác quản trị CNTT. * Nhiệm vụ: - Công tác hành chính: Phối hợp với Công đoàn Công ty chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên, tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty; quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách của Công ty; Thực hiện việc đặt vé máy bay, bố trí ăn ở cho CBCNV đi công tác. - Công tác quản trị: Đầu mối tổ chức và chuẩn bị cơ sở vật chất cho các sự kiện khai trương, động thổ, kỷ niệm, khánh thành, lễ ra mắt, hội nghị, hội thảo của Công ty, Văn phòng Giao dịch, Chi nhánh trực thuộc; Đảm bảo tốt và đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ, bảo trì và bảo dưỡng các trang thiết bị Công ty, đảm bảo Văn phòng Công ty luôn hoạt động tốt, sạch đẹp gọn gàng. - Công tác đầu tư, mua sắm trang thiết bị tài sản: là đầu mối triển khai và quản lý tình hình hiện trạng của các tài sản thiết bị được mua sắm. - Công tác thư ký, trợ lý Ban tổng giám đốc và công tác đối ngoại của Công ty: Đầu mối xây dựng, lên kế hoạch công tác cho Ban Tổng giám đốc; kiểm tra đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ do Ban Tổng giám đốc giao phó; ban hành các văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Ban Tổng giám đốc; thực hiện công tác thư ký, kiểm tra kiểm soát các văn bản trình ký Ban Tổng giám đốc. - Công tác tổ chức: tham mưu cho Ban lãnh đạo về công tác quản lý nhân lực, tổ chức nhân sự, tuyển dụng và đào tạo cán bộ. - Công tác nhân sự, tiền lương, chế độ chính sách: hàng năm lập quỹ lương, tổ chức phân phối sử dụng quỹ lương thưởng, lập bảng lương hàng tháng cho cán bộ nhân viên, thực hiện các chế độ chính sách theo quy chế của Công ty và quy định của pháp luật hiện hành. - Công nghệ thông tin: thực hiện công tác quản trị mạng và trang thiết bị CNTT. 1.3.2.5. Phòng Tài chính kế toán * Chức năng: là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Tổng Giám đốc Công ty trong tổ chức công tác hạch toán kế toán, quản lý tài sản tiền vốn, xây dựng, quản lý và thực hiện kế hoạch tài chính của công ty. * Nhiệm vụ: - Hạch toán: ghi nhận, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh. - Lập các Báo cáo thuế, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo cho khách hàng, nhà đầu tư. - Kế toán thanh toán (nội bộ và bên ngoài). - Tính toán phân bổ doanh thu chi phí - Kiểm soát nội bộ phòng (hạch toán, báo cáo,…) - Quản lý quỹ tiền mặt - Phối hợp với phòng Hành chính quản trị xây dựng kế hoạch tài chính định kỳ cho từng đơn vị, tính toán kết quả kinh doanh tháng quý năm của các đơn vị trực thuộc. - Phân tích hiệu quả kinh tế tài chính, khả năng sinh lời của các hoạt động kinh doanh của công ty. - Tham mưu cho Giám đốc các công việc liên quan đến phân phối lợi nhuận, sử dụng các quỹ, phân phối quỹ tiền lương. - Thẩm định tài liệu, số liệu trình Tổng Giám đốc phê duyệt kế hoạch thu chi tài chính, các dự án sửa chữa thường xuyên, mua sắm tài sản, công cụ lao động, các định mức chi phí và chi tiêu tài chính. - Phối hợp với Phòng Kiểm soát lựa chọn tổ chức kiểm toán độc lập để Tổng Giám đốc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Định kỳ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả của từng mảng nghiệp vụ, hoàn thiện các quy trình và hướng dẫn liên quan. - Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của mình. 1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: 1.4.1. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán: Phòng Tài chính kế toán là phòng nghiệp vụ có chức năng giúp việc và tham mưu cho Tổng giám đốc Công ty trong công tác tổ chức hạch toán kế toán, quản lý tài sản tiền vốn; xây dựng, quản lý và thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty. Phòng Kế toán của công ty gồm 5 người: - Kế toán trưởng: Tham mưu và giúp việc cho Tổng Giám đốc trong tổ chức công tác hạch toán kế toán, quản lý tài sản tiền vốn, xây dựng, quản lý và thực hiện kế hoạch tài chính, kế hoạch dòng tiền của công ty. - Phó phòng Tài chính kế toán: có nhiệm vụ trực tiếp giúp Kế toán trưởng kiểm tra, giám sát, lập kế hoạch các công tác tài chính của công ty. - Kế toán tổng hợp: Theo dõi tổng hợp để có những nhận định, đánh giá tổng quát nhằm tham mưu và giúp việc cho trưởng phòng kế toán. - Kế toán thanh toán: Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán, kế toán tiền mặt, các khoản thu chi của Công ty phát sinh thông qua Ngân hàng, kế toán thuế, kế toán TSCĐ, CCDC. - Kế toán khách hàng: Hạch toán và quản lý các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Quỹ đầu tư, Quản lý danh mục, kế toán khách hàng. - Thủ quỹ: nhiệm vụ thu chi tiền mặt theo quy định, mở sổ theo dõi tiền mặt, giấy tờ có giá trị lưu tại két, định kỳ đối chiếu số liệu với kế toán thanh toán. Kế toán trưởng Phó Phòng kế toán Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Kế toán khách hàng Thủ quỹ Sơ đồ 1.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty 1.4.2. Công tác kế hoạch hoá Tài chính doanh nghiệp: Trong công ty phòng Tài chính-kế toán có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và quyết toán các loại kế hoạch tài chính. Cụ thể là: - Hạch toán: ghi nhận, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh. - Lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo cho khách hàng và nhà đầu tư. - Kế toán thanh toán (nội bộ và bên ngoài). - Tính toán phân bổ doanh thu chi phí. - Quản lý quỹ tiền mặt. - Phối hợp với phòng Hành chính tổng hợp quản trị xây dựng kế hoạch tài chính định kỳ cho từng đơn vị, tính toán kết quả kinh doanh tháng quý năm của các đơn vị trực thuộc. - Phân tích hiệu quả kinh tế tài chính, khả năng sinh lời của các hoạt động kinh doanh của công ty. - Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc các công việc liên quan đến phân phối lợi nhuận, sử dụng các quỹ, phân phối quỹ tiền lương. - Thẩm định tài liệu, số liệu trình Tổng giám đốc phê duyệt kế hoạch thu chi tài chính, các dự án sửa chữa thường xuyên, mua sắm tài sản, công cụ lao động, các định mức chi phí và chi tiêu tài chính. - Phối hợp với phòng Pháp chế & KTKSNB lựa chọn tổ chức kiểm toán độc lập để Tổng giám đốc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Định kỳ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả của từng mảng nghiệp vụ, hoàn thiện các quy trình và hướng dẫn liên quan. - Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc Công ty trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của mình. - Lập kế hoạch tài chính, cân đối nguồn vốn để đảm bảo cho mọi nhu cầu về vốn phục vụ SXKD của toàn công ty. - Thực hiện chế độ ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, liên tục và có hệ thống số liệu kế toán về tình hình luân chuyển, sử dụng vốn, tài sản cũng như kết quả hoạt động SXKD của công ty. - Tổ chức theo dõi công tác hạch toán chi phí kinh doanh tài chính, định kỳ tổng hợp báo cáo chi phí kinh doanh tài chính. - Tham mưu cho giám đốc Công ty các biện pháp nhằm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, tạo lợi nhuận cho Công ty. - Phản ánh chính xác giá trị các loại danh mục đầu tư, cổ phiếu của công ty giúp Ban Tổng giám đốc ra những quyết định SXKD chính xác, kịp thời. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Tổng giám đốc giao. 1.4.2.1. Chế độ và chính sách kế toán được áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam và các văn bản pháp luật: - Luật chứng khoán số 70/2006/Qh 11, ngày 12/07/2006. - Quyết định số 35/2007/NĐ-CP, ngày 19/01/2007. - Quyết định số 62/2005/QĐ-BTC ngày 14/09/2005. Chính sách kế toán được áp dụng tại Công ty: - Nguyên tắc xác định các khoản tương đương tiền: Phản ánh các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 03 tháng, có khả năng chuyển đổi thành một lượng tiền xác định và không có rủi ro trong chuyển đổi thành tiền. - Phương pháp ghi nhận TSCĐ và khấu hao TSCĐ: TSCĐ được xác định trên cơ sở giá gốc và được trích khấu hao đúng chế độ hiện hành theo QĐ 206/2003/BTC do BỘ tài chính ban hành. - Phương pháp kế toán các khoản đầu tư vào chứng khoán: Giá trị cổ phiếu được ghi nhận là giá mua thực tế bao gồm chi phí mua cổ phiếu. - Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận trên báo cáo kết quả kinh doanh khi kết quản giao dịch được xác định một cách đáng tin cậy và có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ ngùng giao dịch cung cấp dịch vụ đó. Doanh thu không được ghi nhận nếu như có những yếu tố không chắc chắn liên quan đến khả năng thu hồi các khoản phải thu. 1.4.2.2. Chế độ chứng từ: Chứng từ là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tài chính và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán. Theo dõi chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định số 15/2006QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. - Phiếu nhập kho (Mẫu 01_VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02_VT) - Hoá đơn giá trị gia tăng Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định của mẫu biểu, mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc ghi chép, phản ánh kịp thời số liệu của các bộ phận, các cá nhân có liên quan. Những người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép chính xác số liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.4.2.3. Hệ thống Sổ kế toán: Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo mẫu quy định, rừng để ghi chép và hệ thống hoá thông tin kế toán trên cơ sở số liệu từ các chứng từ kế toán, phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý kinh tế và lập báo cáo tài chính. Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán, doanh nghiệp sử dụng các số kế to án sau: * Sổ kế toán tổng hợp là sổ của phần kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép các nghiệp vụ tổng hợp liên quan đến các tài khoản gồm sổ cái chung, sổ cái các tài khoản. * Sổ nhật ký chung là sổ ghi theo trình tự thời gian, phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Sổ nhật ký chung dùng đối chiếu kiểm tra số liệu với sổ cái và các sổ chi tiết, phục vụ lập báo cáo tài chính. Để đáp ứng yêu cầu quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán, Công ty áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chung". Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu Sơ đồ 1.3 Sơ đồ hình thức nhật ký chung * Trình tự ghi sổ: - Hàng ngày căn cứ vào những chứng từ hợp lệ, chứng từ đúng quy định để ghi sổ nhật ký chung, sổ (thẻ) kế toán chi tiết. - Từ nhật ký chung, các chứng từ cần hạch toán chi tiết sẽ được vào sổ cái của từng tài khoản có liên quan. - Cuối tháng căn cứ vào chứng từ gốc, sổ cái tài khoản để ghi vào bảng cân đối phát sinh. - Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết với nhau. - Căn cứ vào sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối số phát sinh để lập báo cáo tài chính. 1.4.2.4. Chế độ tài khoản: Tài khoản kế toán dùng để ghi chép, hạch toán nghiệp vụ kế toán. Công ty sử dụng số lượng tài khoản nhất định như sau: * Tài khoản loại l: TK111, TK112, TK113, TK121, T128, TK131, TK132, TK133, T136, TK138, TK139, TK141, TK152, TK153. * Tài khoản loại 2: TK211, TK212, TK213, TK214, TK221, TK228, TK229, TL241, TK241, TK243,._.