Thúc đẩy hoạt động nhập khẩu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội GELEXIMCO

không chỉ bó hẹp hoạt động kinh tế-thương mại trong phạm vi quốc gia mà phải tham gia vào các hoạt động kinh tế-thương mại trong khu vực hoặc toàn cầu nhằm tận dụng lợi thế so sánh của nhau. Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp trong nước phải có những chuẩn bị một nền tảng vững chắc cho mình khi đi vào con đường hội nhập. Doanh nghiệp vấp phải sự cạnh tranh nghiệt ngã của thị trường về chất lượng, giá cả và mẫu mã sản phẩm. Do vậy, vấn đề đặt ra là một doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh hàng xuất nhập khẩu muốn hoạt động có hiệu quả phải có tiềm lực về đội ngũ cán bộ nhân viên đủ khả năng và trình độ, có thế mạnh về tài chính và tạo lập được uy tín trên thương trường, lập chiến lược kinh doanh hợp lý và tối ưu nhất… Nhập khẩu từ lâu đã được thừa nhận là một mặt hoạt động cơ bản của kinh tế đối ngoại, là một phương tiện quan trọng để phát triển kinh tế. Nó cho phép khai thác các tiềm năng thế mạnh của đất nước trên thế giới, bổ sung cho các sản phẩm trong nước chưa sản xuất hoặc sản xuất chưa đáp ứng đủ nhu cầu. Bên cạnh đó, nhập khẩu còn có tác dụng thúc đẩy quá trình sản xuất trong nước ngày càng phát triển. Việc nghiên cứu và tìm hiểu hoạt động nhập khẩu cụ thể của từng doanh nghiệp là điều hết sức cần thiết. Với lý do trên tôi đã chọn đề tài:” Thúc đẩy hoạt động nhập khẩu của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội GELEXIMCO”. Nội dung của đề tài gồm 3 chương: Chương I: Lý luận về hoạt động nhập khẩu trong cơ chế thị trường. Chương II: Phân tích hoạt động nhập khẩu của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội GELEXIMCO. Chương III: Một số giải pháp thúc đẩy hoạt động nhập khẩu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội GELEXIMCO. Tôi xin chân thành cảm ơn Thầy giáo PGS.TS Hoàng Minh Đường trực tiếp hướng dẫn, các anh chị cán bộ trong công ty GELEXIMCO đã tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài thực tập. CHƯƠNG I: LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KINH NHẬP KHẨU TRONG CƠ CHẾ THỊ TRƯỜNG I. Sự cần thiết và vai trò của hoạt động nhập khẩu trong nền kinh tế quốc dân. 1. Sự cần thiết của hoạt động nhập khẩu. Thực tiễn hoạt động buôn bán giữa các nước trên thế giới hiện nay đã cho thấy rõ xu hướng tự do hóa thương mại và vai trò của thương mại quốc tế đối với tăng trưởng kinh tế của các nước. Thương mại quốc tế đã trở thành một lĩnh vực quan trọng tạo điều kiện cho các nước tham gia vào phân công lao động quốc tế, phát triển kinh tế và làm giàu cho đất nước. Thương mại quốc tế ngày nay đã không chỉ mang ý nghĩa đơn thuần là buôn bán mà thể hiện sự phụ thuộc tất yếu của các quốc gia vào phân công lao động quốc tế. Vì vậy, thương mại quốc tế được coi như là một tiền đề, một nhân tố để phát triển kinh tế trong nước trên cơ sở lựa chọn một cách tố ưu sự phân công lao động và chuyên môn hóa quốc tế. Thương mại quốc tế là quá trình trao đổi hàng hóa, dịch vụ giữa các nước thông qua buôn bán nhằm mục đích kinh tế và lợi nhuận. Trao đổi hàng hóa, dịch vụ là một hình thức của các mối quan hệ kinh tế xã hội và phản ánh sự phụ thuộc lẫn nhau giữa những người sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ riêng biệt của các quốc gia. Thương mại quốc tế vừa được coi là một quá trình phát triển kinh tế là vừa được coi là một ngành kinh tế. Với tư cách là một quá trình phát triển kinh tế, thương mại quốc tế được hiểu là một quá trình bắt đầu từ khâu điều tra nghiên cứu thị trường đến khâu sản xuất-kinh doanh, phân phối lưu thông-tiêu dùng và cuối cùng lại tiếp tục tái diễn với quy mô và tốc độ lớn hơn. Còn với tư cách là một ngành kinh tế thì thương mại quốc tế là một lĩnh vực chuyên môn hóa, có tổ chức, có phân công và hợp tác, có cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động, vốn, vật tư, hàng hóa … là một hoạt động chuyên mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ với nước ngoài nhằm mục đích kinh tế. Không thể phủ nhận vai trò cần thiết của thương mại quốc tế đối với sự phát triển kinh tế của các nước hiện nay. Có thể nói rằng thương mại quốc tế có ý nghĩa sống còn đối với các nước tham gia vì nó cho phép các quốc gia tiêu dùng các mặt hàng với số lượng nhiều hơn và chủng loại phong phú hơn mức có thể tiêu dùng với ranh giới của đường giới hạn khả năng sản xuất trong điều kiện đóng của nền kinh tế của nước đó. Hay nói cách khác là thương mại quốc tế giúp mở rộng khả năng tiêu dùng của một nước. Bên cạnh đó, nó cũng cho phép các quốc gia thay đổi cơ cấu các ngành nghề kinh tế, cơ cấu vật chất của sản phẩm theo hướng phù hợp với đặc điểm sản xuất của mình hơn. Vì vậy, không ngừng đẩy mạnh trao đổi hàng hoá, tăng cường các hoạt động thương mại quốc tế mà nhập khẩu là một bộ phận, một nhu cầu không thể thiếu được của đời sống kinh tế và là một tất yếu khách quan của thời đại dù đó là nước lớn hay nhỏ, nước công nghiệp phát triển hay kém phát triển, nước tư bản chủ nghĩa hay nước xã hội chủ nghĩa. Từ sau đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam toàn quốc lần thứ VI, chính sách mở cửa nền kinh tế đã đưa Việt Nam đi vào con đường cải cách triệt để, thoát khỏi cơ chế kế hoạch hoá tập trung cứng nhắc. Với nhận thức về một đất nước có tiềm năng to lớn về lao động và tài nguyên chỉ thông qua con đường phát triển thương mại quốc tế, Việt Nam mới có thể phát huy được lợi thế so sánh của mình, góp phần nhanh chóng thực hiện được quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá. 2. Khái niệm và vai trò kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp: Xuất nhập khẩu nói chung, nhập khẩu nói riêng là hoạt động kinh doanh buôn bán ở phạm vi quốc tế. Nó không phải là những hành vi buôn bán riêng lẻ mà là cả một hệ thống các quan hệ mua bán trong một nền thương mại có tổ chức cả bên trong và bên ngoài nhằm mục đích đẩy mạnh sản xuất hàng hoá phát triển, chuyển đổi cơ cấu kinh tế trong nước, ổn định và từng bước nâng cao mức sống của nhân dân. Do đó xuất nhập khẩu nói chung, nhập khẩu nói riêng là hoạt động kinh tế đối ngoại quan trọng của ngoại thương, nó tác động một cách trực tiếp đến sản xuất trong nước. Trong xu thế khu vực hóa và toàn cầu hóa, các doanh nghiệp mở rộng địa bàn ra nước ngoài là một xu thế khách quan không thể đảo ngược. Khi nghiên cứu sự phát triển “tư bản” Các Mác đã định nghĩa thương mại quốc tế(ngoại thương) là sự mở rộng thương mại ra khỏi phạm vị một nước. Thương mại quốc tế đóng vai trò to lớn với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân, vì nó mở rộng khả năng tiêu dùng và sản xuất của mỗi nước, gắn quá trình kinh tế trong nước với kinh tế khu vực và thế giới, làm thay đổi cơ cấu kinh tế giúp cho việc sự dụng hiệu quả hơn nguồn lực của mỗi quốc gia, là động lực tăng trưởng và phát triển kinh tế. Đối với doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế chủ yếu thông qua xuất khẩu và nhập khẩu các hàng hóa, dịch vụ. Kinh doanh thương mại quốc tế là hình thức mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa các cá nhân, tập thể, doanh nghiệp của các quốc gia khác nhau nhằm thu được lợi nhuận. Nhập khẩu có thể bổ sung các hàng hoá trong nước không thể sản xuất được hoặc sản xuất không đáp ứng nhu cầu hoặc là nhập khẩu để thay thế hàng hoá sản xuất trong nước có chi phí sản xuất cao hơn. Hai mặt nhập khẩu bổ sung và thay thế nếu được thực hiện tốt sẽ tác động tích cực đến sự phát triển cân đối nền kinh tế quốc dân trong đó cân đối trực tiếp ba yếu tố của sản xuất : Công cụ lao động, đối tượng lao động và lao động. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay vai trò quan trọng của nhập khẩu được thể hiện trên các khía cạnh sau: - Trước hết, nhập khẩu là cơ hội để bổ sung hàng hoá trong nước không sản xuất được hoặc sản xuất không đáp ứng đủ nhu cầu. Nhập khẩu còn là để thay thế những hàng hoá mà sản xuất không có lợi bằng nhập khẩu. Nhờ nhập khẩu đời sống nhân dân được cải thiện và nâng cao, có điều kiện tiêu dùng nhiều loại hàng hoá phong phú và đa dạng, phù hợp với thị hiếu. - Nhập khẩu có tác động chuyển dịch cơ cấu kinh tế : + Nhập khẩu đòi hỏi sự đồng bộ về kỹ thuật sẽ tạo ra dây chuyền hiện đại, kéo theo sự đổi mới trong đội ngũ cán bộ kỹ thuật quản lý, tạo ra kỷ luật lao động chặt chẽ trong đội ngũ công nhân, gây dựng ý thức lao động hiệu quả góp phần đào tạo nguồn nhân lực cho đất nước. + Nhập khẩu góp phần phát triển các ngành có mối quan hệ bổ sung với ngành hàng được công nghệ hoá nhờ nhập khẩu. - Nhập khẩu tạo điều kiện mở rộng khả năng cung cấp đầu vào cho sản xuất quyết tình trạng thiếu nguyên liệu và nâng cao năng lực sản xuất trong nước. Đồng thời thông qua nhập khẩu,các doanh nghiệp trong nước phải không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế. - Nhập khẩu có vai trò tích cực đến thúc đẩy xuất khẩu : việc nhập khẩu các máy móc thiết bị với công nghệ tiên tiến và hiện đại sẽ nâng cao chất lượng hàng hoá bảo đảm các tiêu chuẩn quốc tế để xuất khẩu, đồng thời giảm bớt các hao phí tiết kiệm nguyên liệu đầu vào giảm giá thành phẩm và nâng cao sức cạnh tranh trên thương trường Ngoài ra nhập khẩu còn thể hiện ưu thế trên những mặt sau : + Kinh doanh hàng nhập khẩu đặc biệt là các loại vật tư nguyên liệu thúc đẩy cạnh tranh giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng như các doanh nghiệp sản xuất trong nước, tạo ra sự kiểm soát theo dõi chặt chẽ lẫn nhau. Nhờ sự cạnh tranh này mà chất lượng hàng hoá trong nước được nâng cao, môi trường cạnh tranh được cải thiện hơn. + Nhập khẩu trong điều kiện nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần còn dẫn đến việc thành lập các liên doanh liên kết giữa các chủ thể kinh doanh trong và ngoài nước một cách tự giác xuất phát từ lợi ích của cả hai bên, tạo ra sức mạnh cho các chủ thể trong nước một cách thiết thực. + Hoạt động nhập khẩu với những khó khăn tồn tại và thành tựu đạt được đã góp phần hoàn thiện cơ chế quản lý xuất nhập khẩu của Nhà nước cũng như các địa phương thông qua những đòi hỏi hợp lý của các chủ thể tham gia hoạt động nhập khẩu. Đối với Việt Nam, từ một xuất phát điểm thấp trong công cuộc phát triển nền kinh tế, hoạt động nhập khẩu có máy móc thiết bị công nghệ hiện đại... cùng với kinh nghiệm và kỹ năng quản lý có một vai trò rất quan trọng trong việc thúc đẩy nhanh quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá của Đất nước. II. Nội dung của hoạt động nhập khẩu hàng hoá. Hoạt động nhập khẩu được tổ chức thực hiện với nhiều nghiệp vụ, nhiều khâu từ điều tra nghiên cứu thị trường nhập khẩu đến nghiên cứu thị trường bán hàng nhập khẩu, lựa chọn hàng hoá nhập khẩu, đối tác, tiến hành giao dịch,đàm phán, kí kết hợp đồng, tổ chức thực hiện hợp đồng cho đến khi hàng hoá đến cảng. Sau đó chuyển giao quyền sở hữu cho người mua và hoàn thành các thủ tục thanh toán. Mỗi khâu nghiệp vụ phải được chọn lọc kỹ lưỡng và có quan hệ lẫn nhau, tranh thủ nắm bắt được lợi thế, bảo đảm cho hoạt động kinh doanh nhập khẩu đạt hiệu quả cao nhất. Để thực hiện nhập khẩu hàng hóa, các doanh nghiệp thường tiến hành các hoạt động theo trình tự sau: 1. Xác định nhu cầu cụ thể về hàng hóa cần nhập khẩu: Các doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa là để bán lại cho người tiêu dùng, vì thế trước tiên phải xác định nhu cầu cụ thể về mặt hàng, quy cách chủng loại, số lượng, thời hạn tiêu dùng, giá cả mà người tiêu dùng chập nhận. Sau đó, doanh nghiệp sẽ tổng hợp các nhu cầu của khách hàng, cân đối với lượng hàng hóa tồn kho, để quyết định lượng hàng hóa cần nhập khẩu theo công thức: Yêu cầu hàng = Nhu cầu hàng hóa + Nhu cầu dự trữ hàng hóa nhập khẩu của khách hàng - hóa của DNTM Yêu cầu các mặt hàng cần nhập khẩu sẽ là căn cứ để lý hợp đồng nhập khẩu với nước ngoài. 2. Nghiên cứu thị trường nước ngoài, chọn đối tác kinh doanh: Một loại hàng hóa nào đó sẽ có nhiều thị trường(các nước) khác nhau cùng sản xuất, mỗi nước lại có nhiều hãng, ở mỗi hạng có thể sản xuất, kinh doanh nhiều loại sản phẩm, mà kết quả kinh doanh lại phụ thuộc vào từng đối tác cụ thể. Bởi vậy, doanh nghiệp phải nắm được không chỉ khái quát về từng thị trường mà còn thông hiểu địa vị pháp lý, sức mạnh tài chính, quan điểm, triết lý kinh doanh và các sản phẩm hàng đầu của hãng để đặt hàng. 3. Tiến hành giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa: Muốn tiết kiệm chi phí đi lại, thăm dò khảo sát thị trường nước ngoài, doanh nghiệp phải lập kế hoạch giao dịch, tìm hình thức và biện pháp đàm phán phù hợp để ký hợp đồng nhập khẩu hàng hóa. Trình tự giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ trên thị trường quốc tế . Người mua: Hỏi giá đặt hàng Hoàn giá Chấp Xác Người bán: Chào hàng (mặc cả) nhận nhận Bước xác nhận cần thiết cho những thương vụ đàm phán kéo dài và để phân biệt thỏa thuận cuối cùng với những thỏa thuận trước đó, làm tăng tính chắc chắn. Hợp đồng có thể được ký thông qua các hình thức đàm phán: Qua thư từ Qua điện thoại, điện báo Gặp gỡ trực tiếp Do khác nhau về ngôn ngữ, phong tục tập quán và luật pháp giữa các quốc gia nên hoạt động nhập khẩu thường được xác định cụ thể bằng hợp đồng mua bán. Hợp đồng là cơ sở xác định của các bên, làm căn cứ phân xử khi xảy ra tranh chấp, vi phạm hợp đồng. Bởi vậy phải xác định những nội dung cơ bản . Ngoài những thông tin về hai bên đối tác, các hợp đồng mua bán thường gồm những nội dung cơ bản sau: Tên hàng Điều kiện phẩm chất Điều kiện về số lượng Điều kiện về bao bì Điều kiện về giá cả Thời gian, địa điểm giao hàng, điều kiện giao hàng Điều kiện thanh toán Điều kiện khiếu nại và xử phạt hợp đồng Và những điều kiện khác mà hai bên thỏa thuận với nhau Hợp đồng này được ký kết là căn cứ quan trọng để tiến hành bước tiếp theo. 4. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm: Xin giấy phép nhập khẩu Mở L/C theo yêu cầu của bên bán Thuê phương tiện vận chuyển Mua bảo hiểm hàng hóa Làm thủ tục hải quan Giao nhận hàng hóa với tàu Kiểm tra số lượng. chất lượng hàng nhập khẩu Giao hàng cho đơn vị nhận hàng trong nước Làm thủ tục thanh toán Khiếu nại với người bán, người vận chuyển, người bảo hiểm(nếu có) 5. Đánh giá kết quả hoạt động nhập khẩu và tiếp tục hoạt động buông bán Các chỉ tiêu thường được dùng để so sánh, đánh giá hoạt động là: Số lượng thực hiện nhập khẩu so với đơn hàng Chủng loại mặt hàng thực hiện so với kế hoạch Tiến độ nhập hàng so với hợp đồng đã ký Doanh số mua và bán hàng hóa Chi phí kinh doanh Lợi nhuận đạt được so với kế hoạch và cùng kỳ năm trước III. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu. 1. Các chế độ chính sách, luật pháp trong nước và quốc tế. Đây là những yếu tố mà các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu buộc phải nắm rõ, tuân thủ một cách vô điều kiện.Hoạt động nhập khẩu được tiến hành giữa các chủ thể ở các quốc gia khác nhau bởi vậy nó chịu tác động của các chính sách, chế độ, luật pháp ở mỗi quốc gia. Bên cạnh đó, nó cũng phải tuân theo những quy định luật pháp quốc tế chung. Luật pháp quốc tế buộc các nước vì lợi ích chung phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong hoạt động nhập khẩu. Do đó tạo được sự tin tưởng trong quan hệ thương mại quốc tế. 2. Tỷ giá hối đoái. Nhân tố này quyết định trong việc xác định mặt hàng, bạn hàng, phương án kinh doanh, quan hệ kinh doanh của không chỉ một doanh nghiệp xuất nhập khẩu mà tới tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung. Sự biến đổi của nhân tố này sẽ gây ra những biến đổi lớn trong tỷ trọng giữa xuất khẩu và nhập khẩu. 3. Nền sản xuất ,kinh doanh thương mại của các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Sự phát triển sản xuất của những doanh nghiệp sản xuất trong nước tạo ra sự cạnh tranh mạnh mẽ với sản phẩm nhập khẩu. Nếu như sản xuất kém phát triển, không sản xuất được những mặt hàng đòi hỏi kỹ thuật cao thì nhu cầu về hàng nhập khẩu tăng lên do đó ảnh hưởng tới hoạt động nhập khẩu. Ngược lại sự phát triển của nền sản xuất ở nước ngoài làm tăng khả năng của sản phẩm nhập khẩu tạo ra sản phẩm mới thuận tiện, hiện đại, hấp dẫn nhu cầu nhập khẩu sẽ thúc đẩy hoạt động nhập khẩu. Tuy nhiên không phải là lúc nào sản xuất trong nước phát triển thì hoạt động nhập khẩu bị thu hẹp mà nhiều khi để tránh sự độc quyền, tạo ra cạnh tranh, hoạt động nhập khẩu lại được khuyến khích phát triển, tương tự như vậy,để bảo vệ quyền sản xuất trong nước khi nền sản xuất nước ngoài phát triển thì hoạt động nhập khẩu càng bị thu hẹp và kiểm soát gắt gao. Sự phát triển của hoạt động thương mại trong và ngoài nước, của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại quyết định đến sự chu chuyển, lưu thông hàng hoá trong nền kinh tế hay giữa các nền kinh tế bởi vậy tạo thuận lợi cho công tác nhập khẩu. Mặt khác, do chủ thể của hoạt động nhập khẩu chính là các doanh nghiệp thương mại xuất nhập khẩu, sự phát triển của những doanh nghiệp này đồng nghĩa với việc thực hiện một cách có hiệu quả các hoạt động nhập khẩu. Trong một nước mà các doanh nghiệp thương mại không được tự chủ phát triển, bị sự can thiệp quá sâu của Nhà nước thì hoạt động nhập khẩu cũng không thể phát huy được, không thể vươn mạnh ra nước ngoài, tạo ra sự bí bách cho nền kinh tế. 4. Sự biến động thị trường trong nước và ngoài nước Hoạt động nhập khẩu là cầu nối thông thương giữa hai nước và tạo ra sự gắn bó tác động qua lại giữa hai thị trường, phản ánh sự biến động của mỗi thị trường. Cụ thể là sự tồn đọng hàng hoá, giá cả giảm, nhu cầu về mặt hàng ở thị trường trong nước sẽ làm giảm lượng hàng nhập khẩu. Cũng như vậy, thị trường ngoài nước quyết đính sự thoả mãn các nhu cầu trên thị trường trong nước, sự biến động của nó về khả năng cung cấp, về sản phẩm mới. Sự đa dạng của hàng hoá và dịch vụ được phản ánh qua nhập khẩu để tác động vào thị trường nội địa. 5. Hệ thống tài chính ngân hàng. Hiện nay hệ thông tài chính ngân hàng đã phát triển hết sức lớn mạnh, can thiệp tới tất cả các doanh nghiệp trong nền kinh tế dù lớn hay nhỏ, dù ở thành phần kinh tế nào bởi vai trò rất to lớn của nó trong quản lý, cung cấp vốn, đảm trách việc thanh toán một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác cho các doanh nghiệp. Hoạt động nhập khẩu sẽ không được thực hiện nếu không có sự phát triển của hệ thống ngân hàng, dựa trên các quan hệ, uy tín nghiệp vụ thanh toán. Nên ngân hàng tạo điều kiện thuận tiện cho các doanh nghiệp tham gia hoạt động nhập khẩu, đảm bảo cho họ về mặt lợi ích. Và cũng nhiều trường hợp do có lòng tin với ngân hàng mà các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu có thể được ngân hàng đứng ra bảo lãnh hay cho vay với số lượng vốn lớn, kịp thời tạo kiều kiện cho doanh nghiệp nắm bắt được những cơ hội 6. Các nhân tố thuộc môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường đều có một môi trường kinh doanh nhất định, nó tạo ra những tiền đề thuận lợi cho việc kinh doanh đồng thời nó cũng có những tác động xấu đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu là một hoạt động phức tạp với sự chi phối của nhiều yếu tố cũng như với nhiều hình thức, nghiệp vụ đa dạng, vì vậy cần có một đội ngũ cán bộ có năng lực thực sự để tiến hành hoạt động này. Những người làm công tác nhập khẩu phải là những người có chuyên môn được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm và sự hiểu biết sâu rộng về các lĩnh vực có liên quan. Bên cạnh đó là tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đây là một trong những nhân tố có ảnh hưởng lớn nhất đến hoạt động nhập khẩu. Một doanh nghiệp có vốn lớn thì sẽ có thể nhập khẩu những lô hàng lớn, những máy móc thiết bị công nghệ hiện đại, điều mà chắc chắn các doanh nghiệp có vốn nhỏ không thực hiện được. Hiện nay Nhà nước ta đã đa dạng hoá thành phần kinh tế, tự do buôn bán kinh doanh xuất nhập khẩu trong khuôn khổ pháp luật. Một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải cạnh tranh với các đơn vị kinh tế thuộc mọi thành phần kinh tế khác. Chính vì thế luôn có sự cạnh tranh thực sự giữa các doanh nghiệp. Yếu tố này buộc các doanh nghiệp ngoại thương phải linh hoạt nhạy bén để nắm bắt thời cơ. 7. Hệ thống giao thông vận tải liên lạc. Hoạt động nhập khẩu là hoạt động buôn bán giữa các nước với nhau nên đặc điểm nổi bật của nó là có sự khác xa về mặt không gian, vì thế hoạt động này luôn gắn liền với hệ thống giao thông vận tải và liên lạc. Khi yêu cầu về cung ứng hàng hoá được đáp ứng kịp thời, chính xác sẽ là cơ sở tạo niềm tin, uy tín cho doanh nghiệp. Vì thế là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu không thể không quan tâm áp dụng những công nghệ thông tin hiện đại và hệ thống giao thông vận tải phù hợp vào hoạt động nhập khẩu của mình Sự phát triển của fax, telex, telephone... đã phần nào đơn giản hoá công việc của hoạt động nhập khẩu rất nhiều, giảm được chi phí, nâng cao tính kịp thời, nhanh gọn, san bằng khoảng cách về không gian giữa người nhập khẩu và xuất khẩu CHƯƠNG II:PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP HÀ NỘI GELEXIMCO I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội GELEXIMCO 1. Quá trình hình thành và phát triển 1.1 Thông tin chung: - Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP HÀ NỘI. - Tên tiếng anh: HANOI GENERAL EXPORT IMPORT., JSC. - Tên viết tắt: GELEXIMCO. - Địa chỉ trụ sở chính: Số 64 Nguyễn Lương Bằng, quận Đống Đa, TP Hà Nội. - Quyết định thành lập số: 84/QĐ-UB ngày 09/01/1993 của UBND TP Hà Nội. - Giấy phép kinh doanh số: 0103016728 do sở kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 13/4/2007(chuyển đổi từ công ty TNHH XNK tổng hợp GCN ĐKKD số 040684 do sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 14/1/1993). - Vốn điều lệ: 1.230.000.000.000 đồng. - Loại hình doanh nghiệp công ty cổ phần. 1.2 Ngành nghề kinh doanh chính: 1.2.1 Xuất nhập khẩu trực tiếp: - Xuất khẩu: Hàng công nghiệp, nông sản, lâm sản, thủy sản, khoáng sản, hàng tiểu thủ công nghiệp và công nghệ phẩm. -Nhập khẩu: Vật tư máy móc thiết bị, phương tiện vận chuyển và hàng tiêu dung. 1.2.2 Sản xuất, đầu tư: - Sản xuất chế biến thu mua khoáng sản, nông lâm sản, sản xuất dược liệu. - Sản xuất lắp ráp máy móc thiết bị, phương tiện vận chuyển và hàng điện tử. 1.2.3 Đại lý, dịch vụ: - Ủy thác xuất nhập khẩu. - Đại lý mua bán ký gửi hàng hóa, vật liệu xây dựng, xăng dầu, trang trí nội thất. - Tư vấn trong ngành công nghiệp, tài chính thương mại. - Dịch vụ thương mại và du lịch. 1.3. Giới thiệu chung về doanh nghiệp : Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội được thành lập theo quyết định số 84 QĐ-UB ngày 09/01/1993 của UBND TP Hà Nội với số vốn điều lệ 2.5 tỷ đồng . Qua nhiều lần bổ sung ngành nghề kinh doanh , vốn điều lệ của công ty đến nay đã tăng lên 1.230 tỷ đồng . Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội là doanh nghiệp được phép kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp , đầu tư , sản xuất và các đại lý , dịch vụ . Trong 10 năm qua , tổng doanh thu của doanh nghiệp liên tục tăng nộp ngân sách hàng trăm tỷ đồng , đảm bảo vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh do công ty đề ra . Đến nay công ty đã có trên 5000 lao động với các chi nhánh và các công ty con trực thuộc tại Hưng Yên , Quảng Ninh , Lạng Sơn , Tuyên Quang , Thái Bình , Đà Nẵng , TP Hồ Chí Minh và Cần Thơ ... HIỆN TẠI GELEXIMCO đang tập trung đầu tư vào 4 lĩnh vực chính như : A. Ngân hàng – Tài chính : - Ngân hàng thương mại cổ phần An Bình – ABBANK Geleximco là cổ đông chiến lược của ABB . Với số vốn điều lệ năm 2007 là 3000 tỷ đồng , ABB với mạng lưới hàng triệu khách hàng của EVN , phấn đấu trở thành 1 trong 10 ngân hàng bán lẻ tốt nhất Việt Nam . - Công ty chứng khoán An Bình – ABS Geleximco là cổ đông sáng lập , vốn điều lệ 660 tỷ đồng , dự kiến đạt 1.200 tỷ đồng vào cuối năm 2007 và nỗ lực là một trong 5 công ty chứng khoán hàng đầu Việt Nam áp dụng công nghệ hiện đại nhất trong giao dịch . B. Bất động sản : - Công ty cổ phần địa ốc An Bình ABLand : Được hình thành bởi các cổ đông chiến lược : Tập đoàn điện lực Việt Nam ( EVN ) , Ngân hàng thương mại cổ phần An Bình – ABBank và công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội – Geleximco . - Khu đô thị Cái dăm – Quảng Ninh : Vị trí tại vịnh Hạ Long , khu đô thị Cái dăm với tổng số vốn đầu tư 1.300 tỷ đồng , trong đó geleximco là chủ đầu tư . Với diện tích 37 ha bao gồm biệt thự , resort , căn hộ cao cấp và chung cư cao tầng . - Trung tâm thương mại Tân Hoàng Cầu – Hà Nội ; Tọa lạc ở vị trí trung tâm Thủ đô có thiết kế bãi đỗ xe tầng hầm thuận tiện cho văn phòng cao cấp , Tổng diện tích 26.000 m2 mặt bằng . Tổng vốn đầu tư là 220 Tỷ đồng . Đây sẽ là khu văn phòng cho tập đoàn Geleximco vào năm 2008 . - Khu đô thị thành phố giao lưu Hà Nội : Được xây dựng theo quy hoạch của thành phố , thuận tiện giao thông đường bộ và hàng không . Khu đô thị có diện tích 100ha , tổng vốn đầu tư 1600 tỷ đồng Geleximco là cổ đông sáng lập . Đây sẽ là thành phố mới tại Tây Bắc thủ đô Hà Nội . - Khu đô thị Lê Trọng Tấn – Hà Tây : Khu đô thị Lê Trọng Tấn – Tây Bắc của Hà Nội cách trung tâm 12km , diện tích 165ha bao gồm : nhà đa chức năng , siêu thị , sân tập golf , trường học , phòng khám đa khoa , khu tổ hợp thể dục thể thao , nhà ở , biệt thự , chung cư , Vốn đầu tư : 3000 tỷ đồng . - Tổ hợp đô thị sân golf Phú Mãn – Hà Tây : Khu đô thị sinh thái , dịch vụ du lịch và sân golf 18 Phú Mãn – Huyện Quốc Oai – Tỉnh Hà Tây . Diện tích 230 ha , nơi đây sẽ là khu du lịch , resert cao cấp với tiêu chuẩn quốc tế 5 sao . - Khu đô thị mới Hòa Bình – Hòa bình : Khu đô thị Hòa Bình nằm ở cửa ngõ Tây Bắc của thủ đô , rộng 1200 ha với sân golf 36 lỗ , khu công nghệ sạch , Geleximco là chủ đầu tư với số vốn đầu tư lên tới 6000 tỷ đồng . - Khu nghỉ dưỡng cao cấp Vạn Cảnh : Bao gồm một khu du lịch sinh thái , nghỉ dưỡng cao cấp , casino và một sân bay quốc tế với diện tích 1800ha trên đảo Vạn Cảnh , nằm giữa Vịnh Bái Tử Long , huyện Vân Đồn tỉnh Quảng Ninh . Với vốn đầu tư giai đoạn I dự kiến : 250 triệu USD , giai đoạn II lên đến hàng tỷ USD , hiện nay đã hoàn thành việc giải phóng mặt bằng đang trong giai đoạn hoàn thiện các thủ tục xin cấp phép đầu tư . C . Sản xuất công nghiệp , thương mại – dịch vụ : - Công ty cổ phần xi măng Thăng Long : Nhà máy có công suất 2,2 triệu tấn/năm với tổng số vốn đầu tư lên tới hơn 350 triệu $ . Hiện đang trong giai đoạn xây dựng và lắp thiết bị hoàn thành cuối năm 2007 . Geleximco là cổ đông sáng lập . - Công ty cổ phần xi măng Thăng Long II : Nhà máy có công suất 6.000tấn/ngày Công suất 2,3triệu tấn/năm . Tổng vốn đầu tư lên tới hơn 300 triệu USD . Geleximco là chủ đầu tư , hiện đang hoàn tất các thủ tục đầu tư và bắt đầu xây dựng . - Công ty cổ phần Giấy An Hòa : Nhà máy xây dựng tại An Hòa – Tuyên Quang với vốn đầu tư 200 triệu $ . Có công suất 120.000 tấn/năm . Geleximco là chủ đầu tư , đang hoàn thiện thủ tục đầu tư . - Công ty cổ phần chế biến thực phẩm Sapa : Chức năng chính là sản xuất bao bì cotton cho đóng gói thực phẩm cho nhà máy Acecook Việt Nam . Nhà máy có tổng vốn đầu tư là 25 tỷ đồng , Geleximco là chủ đầu tư . - Công ty liên doanh Khách sạn Hạ Long Dream : Gồm 16 tầng , tọa lạc ngay bờ biển Hạ Long khách sạn 4 sao tiêu chuẩn quốc tế . Tổng vốn đầu tư 15 triệu $ , Geleximco là chủ đầu tư và bắt đầu hoạt động vào quý I năm 2008. - Khách sạn Thái Bình Dream : Hình thành lên tổ hợp siêu thị - khách sạn lớn nhất tại Thái Bình . Geleximco là chủ đầu tư , vốn đầu tư lên tới 130tỷ đồng đang hoàn thiện . - Kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp và dịch vụ thương mại . Nhập khẩu vật tư máy móc thiết bị phương tiện vận chuyển , xuất khẩu nông thủy hải sản , hàng thủ công mỹ nghệ , đại lý cung cấp máy ATM và IP camera for ATM . D . Đào tạo công nghệ thông tin . - Viện quản lý toàn cầu Việt Nam – GMLVN : Hình thành trên cơ sở liên doanh giữa viện quản lý toàn cầu Nhật Bản và Geleximco. - Công ty cổ phần tập đoàn công nghệ CMC : Máy tính phần mềm hệ thống mạng phấn đấu trở thành tập đoàn công nghệ hàng đầu tại Việt Nam CMC với vốn điều lệ 300 tỷ VND , trong đó geleximco là cổ đông chiến lược . Do đạt được nhiều thành tích trong sản xuất kinh doanh , ổn định đời sống người lao động và đóng góp đầy đủ các nghĩa vụ về kinh tế xã hội với đất nước công ty đã vinh dự được nhận nhiều giải thưởng , bằng khen trong sản xuất kinh doanh của chủ tịch nước , thủ tướng chính phủ , UBND TP Hà Nội , Hội liên hiệp thanh niên Việt Nam … Với thành tích đã đạt được trong hoạt động sản xuất kinh doanh , Công ty đã vinh dự được tặng nhiều bằng , giấy khen của các cấp hội đoàn thể như : - 02 Huân chương lao động hạng III của Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2003 cho công ty và cá nhân Tổng giám đốc . - Bằng khen của thủ tướng chính phủ năm 1999 – về thành tích xuất sắc trong hoạt động sản xuất kinh doanh – năng động sáng tạo . - Bằng khen của UBND TP năm 2000 – Về xây dựng và phát triển doanh nghiệp góp phần thực hiện mục tiêu kinh tế xã hội Thanhg phố năm 2000. - Bằng khen của UBND TP năm 2001 – Về thành tích hoạt động hội doanh nghiệp trẻ góp phần thực hiện mục tiêu kinh tế xã hội . - Giải thưởng Sao Vàng đất Việt của hội đồng các doanh nghiệp trẻ Việt Nam và bộ Thương mại năm 2003 – 2007 . - Huy chương “ vì thế hệ trẻ “ – Về thành tích đóng góp vào sự nghiệp giáo dục thế hệ trẻ và xây dựng tổ chức Đoàn . - Giải thưởng Doanh nhân Thăng Long năm 2003. Cùng nhiều giấy khen của các cấp các ngành khác. 2. Hệ thống tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận trực thuộc. MÔ HÌNH TỔ CHỨC Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban giám đốc Ban chiến lược , thị trường , đầu tư , dự án Ban tài chính kế toán Ban HC – TC – NS , CNTT , pháp chế , PR Ban kiểm soát nội bộ 2.1 Ban chiến lược thị trường, đầu tư, dự án : 2.1.1 Chức năng : Ban chiến lược thị trường , đầu tư , dự án . - Thực hiện những công việc về chuyên môn , nghiệp vụ về xây dựng chiến lược , nghiên cứu thị trường và các dự án đầu tư phát triển doanh nghiệp . - Tham mưu cho Ban tổng giám đốc , Tổng giám đốc công ty về xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển , nghiên cứu và triển khai các giải pháp thị trường ( mở rộng thị trường và hệ thống kênh phân phối , tăng thị phần …) quyết định các dự án và chuẩn bị đầu tư đạt hiểu quả cao . - Chủ trì và phối kết hợp với các bộ phận khác xây dựng các quy chế , quy trình và quy định có liên quan đến xây dựng và thực hiện chiến lược công ty , nghiên cứu và phát triển thị trường và thực hiện các dự án đầu tư theo quyết định của tổng giám đốc và ban lãnh đạo công ty . - Thực hiện một số chức năng khác khi được tổng giám đốc giao . 2.1.2 Nhiệm vụ : - Lập và trình lãnh đạo công ty phê duy._.ệt kế hoạch triển khai xây dựng định hướng và chiến lược công ty ( chiến lược công ty , chiến lược sản phẩm …) . - Lập và trình lãnh đạo công ty phê duyệt kế hoạch nghiên cứu phát triển thị trường trên cơ sở chiến lược phát triển của công ty , kế hoạch xây dựng dự án và phối hợp với các , ban bộ phận có liên quan triển khai thực hiện các dự án đầu tư theo quyết định của tổng giám đốc , lãnh đạo công ty . - Xây dựng cơ sở dữ liệu , lưu trữ và quản lý thông tin , thường xuyên cập nhật thông tin có liên quan và đảm bảo cung cấp đầy đủ , kịp thời , chính xác thông tin phục vụ công tác quản lý , hoạch định chiến lược và ra quyết định của lãnh đạo công ty . - Cung cấp thông tin cần thiết cho các phòng ban , bộ phận khác có liên quan trong phạm vị được phép . - Chuẩn bị hồ sơ tài liệu liên quan đến quản lý thực hiện các dự án đầu tư . - Tham gia vào các hội đồng thẩm định , đánh giá , phê duyệt xét duyệt đầu tư , đấu thầu của công ty , các công ty con và chi nhánh có liên quan … - Theo dõi quá trình xây dựng và thực hiện chiến lược đã đề ra , quá trình nghiên cứu thị trường và triển khai thực hiện các dự án . - Lập các báo cáo phân tích đánh giá tình hình và kết quả thực hiện các mục tiêu chiến lược , các chỉ tiêu kinh doanh chủ yếu , kết quả nghiên cứu và phát triển thị trường , kết quả thực hiện các dự án đầu tư … - Đề xuất các giải pháp để lãnh đạo công ty lựa chọn và ra quyết định trong các lĩnh vực chiến lược kinh doanh , phát triển thị trường , lựa chọn và thực hiện các dự án đầu tư . - Hướng dẫn các đơn vị khác ( các công ty con , công ty liên doanh , liên kết , chi nhánh …) trong xây dựng chiến lược , nghiên cứu phát triển thị trường và thực hiện các dự án đầu tư … - Thực hiện một số nhiệm vụ công tác khác khi được tổng giám đốc giao . 2.2 Ban hành chính–tổ chức–nhân sự CNTT, pháp chế và đối ngoại 2.2.1 Chức năng : - Tham mưu cho ban tổng giám đốc Công ty trong xây dựng bộ máy và tổ chức điều hành trong công ty , xây dựng các nội quy về quản lý cán bộ - nhân viên và điều hành toàn bộ hoạt động hành chính và các hoạt động đối ngoại (PR) pháp chế của toàn công ty . - Tổ chức thực hiện trong lĩnh vực hậu cần và văn thư , lưu trữ và đảm bảo hoạt động có hiệu quả cao của hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp và các hoạt động khác ( Công tác bảo vệ , quản lý đội xe , điều phối lịch xe … ). - Phối hợp với các ban , đơn vị và các bộ phận có liên quan để triển khai thực hiện các mặt trong công tác hành chính , tổ chức , nhân sự , công nghệ thông tin và đối ngoại pháp chế trong các hoạt động của công ty . 2.2.2 Nhiệm vụ : + Những nhiệm vụ hành chính - Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn , dài hạn về cơ sở vật chất để đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty ( Trang thiết bị phương tiện làm việc …) đồng thời theo dõi , đôn đốc và tổng hợp tình hình thuẹc hiện kế hoạch . - Cập nhật các số liệu thống kê , lập các báo cáo tổng hợp về công ty và các công ty con để cung cấp kịp thời theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty . - Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác bảo vệ , kiểm soát giữ gìn trật tự an ninh , đảm bảo an toàn tài sản của công ty , cán bộ nhân viên trong công ty . - Quản lý vận hành bảo dưỡng các thiết bị được trang bị làm việc và điều kiện làm việc và phục vụ (nước uống , vệ sinh …) trong công ty theo đúng nội quy , quy định . - Tổ chức các giao dịch hành chính , trao đổi thông tin giữa ban giám đốc với các phòng ban khác và giữa ban giám đốc với các công ty con . Điều phối các công việc chung liên quan đến tất cả các phòng ban trong việc nhận , triển khai các nhiệm vụ , thông báo mới đến các phòng ban khác và các công ty con . - Đảm bảo phương tiện ( xe ôtô) phục vụ cho công tác của lãnh đạo và hoạt động của công ty ( dự trù phương tiện , sửa chữa tổ chức điều động …) đảm bảo phục vụ theo yêu cầu , đúng quy định . + Nhiệm vụ về tổ chức nhân sự : - Lập và trình lãnh đạo công ty phê duyệt kế hoạch chung về các mặt công tác liên quan đến hoàn thiện bộ máy tổ chức và cơ cấu quản lý về nhân sự trong công ty . - Xây dựng và triển khai thực hiện các chính sách ( quy định , quy chế …) về các mặt công tác có liên quan trong phạm vi của ban nhân sự như tuyển chọn , đào tạo , sắp xếp bố trí lao động , công tác tiền lương tiền thưởng và phúc lợi xã hội … - Xây dựng quy trình công tác liên quan đến tổ chức nhân sự , quản lý hồ sơ , các văn bản tài liệu liên quan , thường xuyên cập nhật bổ sung và lưu trữ thông tin … trong lĩnh vực về tổ chức và nhân sự của công ty . - Lập các báo cáo thường xuyên và đột xuất (khi có yêu cầu ) về tổ chức bộ máy quản lý và nhân sự trong công ty . Cập nhật các số liệu thống kê trong công ty và các công ty con đề cung cấp kịp thời theo yêu cầu của BGĐ. - Tư vấn về công tác tổ chức và nhân sự cho các ban , bộ phận , đơn vị khác khi có nhu cầu . - Thực hiện các nhiệm vụ công tác khác về tổ chức nhân sự theo sự phân công của lãnh đạo công ty . + Nhiệm vụ công nghệ thông tin : - Lập kế hoạch và trình lãnh đạo công ty phê duyệt về xây dựng , lắp đặt , vận hành hệ thống công nghệ thông tin trong công ty ( phần cứng phần mềm , hệ thống , thiết bị ngoại vi …) - Chủ trì xây dựng quy chế khai thác sử dụng bảo vệ bảo đảm bí mật thông tin trong sử dụng . - Hướng dẫn các cán bộ , công nhân viên trong công ty hiểu và quản lý khai thác tốt hệ thống thông tin phục vụ hoạt động kinh doanh và quản lý trong công ty . - Quản lý vận hành và bảo trì , sửa chữa khắc phục những sai , lổi trong quá trình sử dụng để đảm bảo hệ thống tin luôn hoạt động tốt . - Các nhiệm vụ khác được phân công . + Công tác đối ngoại và phát triển quan hệ công chúng ; - Lập kế hoạch và trình cấp trên về kế hoạch đảm bảo xât dựng và phát triển quan hệ hợp tác với các tổ chức cơ quan và đối tác bên ngoài để nâng cao uy tín , bảo vệ thương hiệu … - Triển khai thực hiện các hoạt động đối ngoại theo như kế hoạch đã được phê duyệt , đề xuất các phương án xử lý khi có vấn đề phát sinh trong công tác đối ngoại . - Báo cáo về phân tích đánh giá và đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác đối ngoại và phát triển quan hệ công chúng . - Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan được lãnh đạo giao . + Nhiệm vụ pháp chế ; - Xây dựng và trình lãnh đạo cấp trên phê duyệt kế hoạch về thực hiện công tác pháp chế của công ty . - Xem xét đánh giá hay tổ chức việc xem xét đánh giá các văn bản giấy tờ có liên quan , đảm bảo đáp ứng đúng yêu cầu về luật pháp , pháp lý theo yêu cầu của nhà nước . - Thường xuyên cập nhật thông tin về pháp luật hay những quy định mới trong lĩnh vực pháp lý để lãnh đạo công ty nghiên cứu thực hiện theo đúng pháp luật . - Tư vấn hướng dẫn các đơn vị , bộ phận khác thực hiện đúng các quy định về pháp luật , pháp chế của nhà nước . - Thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác. + Nhiệm vụ văn thư lưu trữ : - Xây dựng và thực hiện đầy đủ các quy trình và thủ tục hành chính , tổ chức quản lý do các đơn vị đề xuất và dự thảo văn bản thuộc phạm vi phân công . - Tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư của công ty , đảm bảo kịp thời và không để thất lạc (công văn đến ,công văn đi , phân phối , theo dõi việc thực hiện , lưu trữ công văn đầy đủ và theo thứ tự để việc khai thác tài liệu lưu trữ được nhanh theo yêu cầu ) . Đảm bảo lưu chuyển thông tin , các văn bản đến đi của công ty được thông suốt .. - Dự thảo công văn chỉ thị .. của công ty theo yêu cầu của BGĐ . Tổ chức sao chép , đánh máy tài liệu phục vụ cho công tác và hội nghị . Tổ chức hướng dẫn và kiểm tra quy cách các văn bản ở các phòng ban và các công ty con theo đúng tiêu chuẩn . - Quản lý con dấu của công ty . Quản lý các phương tiện nghe nhìn , các phòng họp để phục vụ các hội nghị và các buổi tiếp khách . - Xét và cấp các loại giấy tờ trong phạm vi đã được quy định ( giấy chứng nhận cán bộ nhân viên , giấy nghỉ phép , giấy giới thiệu , xác nhận lý lịch , quá trình công tác …). 2.3. Ban tài chính kế toán : 2.3.1 Chức năng : - Thực hiện công việc về nhiệm vụ chuyên môn tài chính – kế toán theo đúng quy định của nhà nước về quản lý tài chính trong doanh nghiệp và chuẩn mực kế toán , nguyên tắc kế toán … - Tham mưu cho ban tổng giám đốc , tổng giám đốc công ty về công tác tài chính ( quản lý sử dụng vốn , tài sản , nguyên vật liệu , nguồn vốn , chi phí sản xuất kinh doanh , đánh giá tài chính của các dự án … ) và kế toán (chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh ) . - Chủ trì và phối kết hợp với các bộ phận khác xây dựng các quy định nội bộ về quản lý tài chính và quản lý các mặt khác có liên quan trong công ty như chế độ tiền lương , tiền thưởng . công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật . Hệ thống thông tin quản lý (trong đó có thông tin về tài chính kế toán . Hệ thống quản lý chất lượng , hệ thống quản lý môi trường và các hệ thống quản lý khác . - Thực hiện một số chức năng khác khi được tổng giám đốc giao . 2.3.2 Nhiệm vụ : Công tác tài chính ; - Lập kế hoạch tài chính theo tháng , quý , năm đồng thời định kỳ báo cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của tổng giám đốc về tài chính của công ty . - Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính đã được phê duyệt . Báo cáo tổng giám đốc tình hình sử dụng vốn và đề xuất biện pháp điều chỉnh hợp lý. - Thường xuyên thu thập cập nhật , phân loại , xử lý các thông tin về tài chính trong sản xuất kinh doanh , báo cáo kịp thời cho lãnh đạo công ty tình hình tài chính của công ty . - Phân tích , đánh giá hoạt động tài chính của công ty , bao gồm cả mặt tài chính các dự án mà công ty thực hiện , đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của công ty . - Cung cấp đủ , kịp thời thông tin về nguồn vốn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cho lãnh đạo công ty và các bộ phận có liên quan khác trong thẩm quyền và đúng quy định . - Thực hiện các giao dịch nghiệp vụ trong quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng … trong các hoạt động vay vốn trung hạn , dài hạn , ngắn hạn và lưu chuyển tiền tệ . - Lập và đánh giá báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật và điều lệ của công ty , bao gồm cả báo cáo nguồn vốn huy động cho các hoạt động đầu tư ngắn hạn cũng như dài hạn … - Hướng dẫn các bộ phận , đơn vị khác về chuyên môn nghiệp vụ và quản lý tài chính khi cần thiết . - Thực hiện một số nhiệm vụ công tác khác khi được tổng giám đốc giao . 2.2 Công tác kế toán: - Ghi chép và hạch toán đúng , đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty , phù hợp với quy định của nhà nước và quy chế quản lý tài chính của công ty . - Kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của tất cả các loại chứng từ , hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình tổng giám đốc phê duyệt . - Phổ biến , hướng dẫn các phòng chuyên môn thực hiện thủ tục tạm ứng , hoàn ứng và các thủ tục tài chính khác theo quy chế quản lý tài chính , quy chế chi tiêu nội bộ của công ty . - Định kỳ đánh giá tình hình sử dụng tài sản của công ty theo quy chế của công ty . - Phối hợp với các phòng các phòng ban chức năng khác để lập giá mua , giá bán vật tư hàng hóa trước khi trình tổng giám đốc phê duyệt . - Thực hiện quy trình thủ tục mua sắm thiết bị , sửa chữa tài sản theo đúng quy định của nhà nước và công ty . - Thực hiện việc kiểm kê định kỳ , xác định tài sản thừa , thiếu khi kết thúc thi công công trình đồng thời đề xuất với tổng giám đốc biện pháp xử lý các vấn đề phát sinh . - Phân tích các thông tin kế toán theo yêu cầu của lãnh đạo công ty . - Quản lý tài sản cố định , công cụ dụng cụ , về mặt kế toán và hạch toán kế toán theo chế độ hiện hành . - Theo dõi nguồn vốn của công ty , quyết toán các công trình để xác lập nguồn vốn . - Tiến hành các thủ tục , thanh quyết toán các loại thuế với cơ quan thuế . - Phối hợp với các phòng ban liên quan tổ chức nghiệm thu từng phần và nghiệm thu toàn bộ công trình để quyết toán với bộ phận/chủ đầu tư . - Theo dõi lập kế hoạch và thu hồi công nợ của khách hàng đầy đủ , nhanh chóng bảo đảm hiệu quả sử dụng nguồn vốn của công ty . - Lập và nộp các báo cáo tài chính , kế toán đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo đúng chế độ quy định của nhà nước . - Chấp hành quyết định của ban kiểm soát về việc kiểm tra hoạt động kế toán tài chính . - Áp dụng khoa học quản lý tiên tiến vào công tác kế toán , bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ kế toán , tổ chức khoa học công tác kế toán phù hợp với điều kiện tổ chức sản xuất kinh doanh và bộ máy tổ chức của công ty . - Thực hiện các nhiệm vụ công tác khác khi được tổng giám đốc giao . 2.4 Ban kiểm soát nội bộ : 2.4.1 Chức năng : - Tham mưu cho ban lãnh đạo công ty và các bộ phận có liên quan về kiểm soát các hoạt động của công ty trên cơ sở những quy định và chính sách quy định của công ty . - Thực hiện và tổ chức phối hợp với các bộ phận , cá nhân có liên quan thực hiện chức năng kiểm soát nội bộ của công ty . - Thực hiện chức năng khác do lãnh đạo công ty giao cho . 2.4.2 Nhiệm vụ : - Xây dựng và trình lãnh đạo công ty phê duyệt quy chế và sửa đổi những quy chế về kiểm soát nội bộ trong công ty quy chế . - Xây dựng và trình lãnh đạo công ty phê duyệt về chương trình và kế hoạch kiểm soát nội bộ trong công ty trên cơ sở quy chế kiểm soát nội bộ và tình hình cụ thể trong hoạt động kinh doanh của công ty và các bộ phận có liên quan . - Thực hiện kiểm soát nội bộ công ty về việc chấp hành các quy định của nhà nước và quy chế , quy định của công ty về các lĩnh vực tài chính , kế toán , tài sản sử dụng , nhân sự , tổ chức , quản lý , hành chính … - Lập các báo cáo phân tích đánh giá về kết quả kiểm soát nội bộ lên lãnh đạo công ty và các phòng ban , bộ phận có liên quan . - Theo dõi và giám sát các cá nhân và bộ phận , đơn vị có liên quan trong công ty trong quá trình thực hiện các quyết định , giải pháp của lãnh đạo công ty . - Phối hợp với ban kiểm soát cấp trên thực hiện các nhiệm vụ , công tác kiểm soát có liên quan . - Thực hiện các nhiệm vụ công tác khác theo sự phân công của lãnh đạo công ty . 2.5. Chức năng nhiệm vụ các chức danh lãnh đạo và quản lý của công ty mẹ. 2.5.1 Chức danh tổng giám đốc : - Tổng giám đốc là người điều hành các công việc kinh doanh hàng ngày của công ty , chịu sự giám sát của HĐQT và chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao . - Tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT. - Quyết định các vấn đề có liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty (không cần có quyết định của HĐQT) . - Quyết định về định hướng chiến lược , các vấn đề chiến lược (sứ mệnh , tầm nhìn , mục tiêu …) , vấn đề tài chính và đầu tư , nhân sự (tiền lương , tuyển dụng , các chế độ phúc lợi khác …) , cơ cấu tổ chức và quy chế nội bộ của công ty mẹ và các công ty đầu tư 100% vốn , các công ty cổ phần , dự án liên doanh (thông qua người đại diện phần vốn góp). - Quyết định về bổ nhiệm , miễn nhiệm và cách chức các chức danh quản lý theo thẩm quyền . - Quyết định xây dựng những quan hệ chiến lược chủ yếu của công ty / tập đoàn với các cơ quan , tổ chức và đối tác kinh doanh bên ngoài - Thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật , điều lệ của công ty và quyết định của HĐQT. 2.5.2 Chức danh phó tổng giám đốc : Phó tổng giám đốc là người được tổng giám đốc ủy quyền , có vai trò giúp và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về quản lý , theo dõi và điều hành một hay một số lĩnh vực kinh doanh do tổng giám đốc phân công , trên các mặt chính như sau : - Đề xuất chiến lược phát triển của từng lĩnh vực . - Theo dõi và quản lý phần vốn đầu tư của công ty mẹ và các công ty con , chi nhánh trong từng lĩnh vực , đề xuất các phương án xử lý , giải quyết lên tổng giám đốc . - Đôn đốc theo dõi việc thực hiện các quyết định của tổng giám đốc trong phạm vi công việc và lĩnh vực được phân công phụ trách . - Đề xuất lên tổng giám đốc các vấn đề về tổ chức nhân sự , nhất là vấn đề nhân sự cao cấp (chủ tịch , giám đốc …) của các công ty con là các công ty TNHH một thành viên , chi nhánh (đầu tư 100% vốn) công ty cổ phần hay công ty liên doanh (công ty mẹ nắm giữ tỷ lệ cổ phần chi phối) theo dõi hoạt động và hiệu quả đầu tư của các công ty khác . - Đại diện cho tổng giám đốc thực hiện những nhiệm vụ công tác khi được tổng giám đốc ủy quyền . - Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được tổng giám đốc giao . 2.5.3 Trưởng ban bộ phận : Trưởng ban chuyên môn-chức năng của công ty mẹ do tổng giám đốc bổ nhiệm , chịu trách nhiệm trực tiếp trước tổng giám đốc về quản lý hoạt động của ban/bộ phận chuyên môn trong phạm vi trách nhiệm được giao , cụ thể như sau : - Lập và đề xuất chiến lược , chương trình và kế hoạch hoạt động của ban mình và trình tổng giám đốc phê duyệt . - Xây dựng và đề xuất lên tổng giám đốc phê duyệt các quy chế , quy trình , chính sách , quy định và nội quy làm việc liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ và chế độ làm việc theo quy định của pháp luật và quy định chung của công ty . - Đề xuất về cơ cấu tổ chức trong ban và phân công trách nhiệm về chức năng chuyên môn cho các cá nhân bộ phận trong ban . - Triển khai thực hiện trong ban chức năng nhiệm vụ, mục tiêu và hoạt động do tổng giám đốc giao . - Theo dõi quá trình hoạt động và đánh giá kết quả làm việc của các cá nhân, bộ phận trong ban về công tác chuyên môn . - Ra quyết những vấn đề thuộc phạm vi quản lý trong ban . - Tổ chức hoặc phối hợp hay hỗ trợ tổ chức phối hợp công tác trong nội bộ ban và giữa các ban , các bộ phận có liên quan trong công ty và với các cơ quan doanh nghiệp khác có liên quan . - Thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác theo sự phân công của tổng giám đốc hay các thành viên trong ban giám đốc (khi được ủy quyền). II. Tình hình hoạt động nhập khẩu của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội GELEXIMCO trong những năm gần đây: 1. Qúa trình nhập khẩu và một số thị trường nhập khẩu của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội GELEXIMCO: 1.1. Quá trình nhập khẩu của công ty cổ phần XNK tổng hợp Hà Nội: Kinh doanh trong nền kinh tế thị trường nói chung và kinh doanh thương mại, kinh doanh XNK nói riêng là một việc vô cùng khó khăn và phức tạp. Do vậy, các đơn vị kinh doanh XNK, cụ thể là công ty GELEXIMCO cần phải cân nhắc và lựa chọn thật kỹ mã hàng kinh doanh cụ thể nhập khẩu mặt hàng gì? Thị trường nào? Với ai? Đâu và ai sẽ là nguồn tiêu thụ hàng hóa, vật tư nguyên vật liệu phục vụ sản xuất và tiêu dung của công ty?... sao cho việc kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. Trong những năm qua, nhờ sự nỗ lực cố gắng trên cơ sở những giúp đỡ của nhà nước và của đối tác bạn hàng. Công ty ngày càng lớn mạnh và nâng tổng kim ngạch XNK tăng dần qua các năm, lợi nhuận cũng tăng theo tạo tiền đề nâng cao thu nhập cho người lao động và mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh cho công ty. Nhưng cũng luôn tồn tại những mặt yếu điểm như: mặt hàng kinh doanh chưa đa dạng phong phú, thị trường kém ổn định, dung lượng thị trường nhỏ… một mặt do nguyên nhân khách quan, mặt khác do chính điều kiện nhân lực chưa đủ thích ứng với việc tự chủ trong sản xuất kinh doanh về mặt nghiệp vụ, kiến thức và cả ý thức công việc được giao.Tình hình này đòi hỏi công ty GELEXIMCO phải năng động hơn trong việc tìm kiếm bạn hàng, thị trường mới song song với củng cố và phát huy những mối quan hệ và thị trường truyền thống. Trên cơ sở các thông tin thu được, cán bộ kinh doanh của công ty tổ chức tìm nguồn hàng, khả năng cung cấp, giá cả, người tiêu thụ và các yếu tố liên quan để xây dựng phương án kinh doanh với yêu cầu hết sức chặt chẽ mang tinh khả thi cao và sự phân định trách nhiệm rõ ràng làm cơ sở ban đầu cho bất kỳ thương vụ nào. Ngoại trừ những lý do bất khả kháng, rất đột ngột(Bộ Tài Chính tăng thuế suất nhập khẩu, tăng giá tính thuế tại thời điểm hết sức ngẫu hứng không theo niên đợt) thì mức độ tương hợp giữa phương án kinh doanh và báo cáo kết quả kinh doanh khi thực hiện của cá nhân, bộ phận nào đó sau này sẽ là điểm mấu chốt để đánh giá về năng lực cũng như phẩm chất của cá nhân, bộ phận ấy. Kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là một mặt hoạt động chính của công ty. Hoạt động này phải được tổ chức, thực hiện qua rất nhiều nghiệp vụ khác nhau từ khâu điều tra nghiên cứu thị trường trong nước để xác định như cầu mà lựa chọn hàng hóa nhập khẩu.Tiếp đến, phải lựa chọn thị trường cung ứng nước ngoài, tìm kiếm đối tác giao dịch, các bước tiến hành giao dịch, đàm phán, ký kết, tổ chức thực hiện hợp đồng cho đến khi hàng hóa được chuyển giao quyền sở hữu cho mình tại các cảng tích quy định, hoàn thành các nghĩa vụ thanh toán. Hơn nữa còn phải tiếp nhận hàng hóa về kho sau khi đã tiến hành các thủ tục hải quan, tổ chức các nghiệp vụ bán hàng và thanh quyết toán trong lưu thong nội địa… Mỗi khâu, mỗi nghiệp vụ phải được nghiên cứu đầy đủ, kỹ lưỡng và thận trọng, đặt chúng trong mối quan hệ hữu cơ, gắn bó chặt chẽ với nhau vì chỉ cần một khâu này gặp sai sót, toàn bộ dây chuyền hoạt động kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng theo. Điều này minh chứng qua thực tế, đó là sự thua lỗ lớn, thậm chí phá sản cho một doanh nghiệp có khi chỉ ở một khâu. Để thực hiện tốt các nghiệp vụ, các thành viên tham gia hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty phải nắm được đầy đủ và chính xác các thong tin về nhu cầu hàng hóa, thị hiếu, tập quán tiêu dung, giá cả, xu hướng biến động của nó, chu kỳ sống của sản phẩm hàng hóa. Mặt khác, phải luôn học tập và nghiên cứu và nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, các văn bản, chính sách của nhà nước và các bộ ngành có liên quan trong việc điều hành hàng hóa nhập khẩu…những điều đó phải trở thành nếp làm việc thường xuyên của cán bộ, chuyên viên kinh doanh làm công tác kinh doanh nhập khẩu để nắm bắt được cơ hội kinh doanh, một trong các yếu tố và cùng quan trọng quyết định thành công của doanh nghiệp trên thị trường. Hoạt động nhập khẩu ở công ty GELEXIMCO bao gồm các bước sau: Bước 1: Nghiên cứu thị trường, thu thập và xử lý thong tin thị trường hàng hóa. Nhận biết mặt hàng nhập khẩu: Trước tiên phải dựa vào nhu cầu sản xuất, tiêu dùng trong nước về mọi thông số của sản phẩm hàng hóa: chủng loại, quy cách, kích cỡ, giá cả nhãn hiệu thương mại…và thị hiếu cũng như tập quán tiêu dùng của từng vùng, từng lĩnh vực sản xuất trong nước. Từ đây tiến hành xem xét các khía cạnh hàng hóa đó trên thị trường thế giới. Về mặt thương phẩm phải hiểu rõ giá trị, công dụng, quy cách, mẫu mã và phẩm chất. Nắm bắt đầy đủ các mức giá cho các điều kiện mua bán, sơ bộ phải tính toán được giá thành của sản phẩm hàng hóa nhập khẩu(làm cơ sở cho bước sau là phương án kinh doanh). Nghiên cứu dung lượng thị trường và các yếu tố ảnh hưởng: Đây là một điều kiện rất quan trọng cho việc quyết định nhập khẩu hàng hóa vì nếu xác định được nó, ta sẽ nắm bắt được nhu cầu thực sự của khách hàng, kể cả lượng dự trữ, xu hướng biến động của nhu cầu trong từng thời điểm và từng lĩnh vực sản xuất, tiêu dùng. Các yếu tố ảnh hưởng lâu dài đến sự biến động của thị trường: những tiến bộ khoa học công nghệ, kỹ thuật, và các chính sách điều hành của nhà nước. Các yếu tố ảnh hưởng tạm thời tới dung lượng thị trường: hiện tượng đầu cơ tích trữ nên gây đột biến về cung cầu-nguyên nhân này có thể do sự độc quyền, cũng có thể do không nghiên cứu ký thị trường gây nên. Song song với việc nghiên cứu dung lượng thị trường, người làm công tác kinh doanh nhập khẩu hàng hóa cũng cần phải nắm bắt được tình hình kinh doanh các mặt hàng đó trên thị trường , các đối thủ cạnh tranh và đặc biệt là các chính sách, văn bản điều hành của nhà nước về lĩnh vực này khi mà trên thực tế, việc theo dõi, cập nhật các văn bản này cũng vất vả không kém việc nghiên cứu thị trường, hàng hóa với khối lượng ban hành rất lớn và không ít chồng chéo lên nhau. Lựa chọn đối tượng giao dịch: Giao lưu quốc tế ngày càng mở rộng, các thông tin đến từ nhiều nguồn khoa học kỹ thuật và công nghệ phát triển, một khối lượng lớn các đối tượng mua và bán cùng tham gia giao dịch trên thương trường…vì vậy việc lựa chọn lại ngày càng phải tiến hành thận trọng và kỹ lưỡng hơn trên cơ sở các thông số sau: . Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, lĩnh vực kinh doanh, khả năng kinh doanh cũng như các nguồn cung cấp, tiến độ cung cấp hàng hóa. . Khả năng về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ của công ty(mức độ và khả năng cạnh tranh của sản phẩm) . Thái độ và quan điểm kinh doanh của công ty. . Uy tín của công ty trong kinh doanh. Bước 2: Nghiên cứu giá cả hàng hóa nhập khẩu. Giá cả thị trường rất khó xác định, phức tạp trong kinh doanh nhập khẩu vì việc mua bán diễn ra giữa các khu vực khác nhau trong một thời gian dài, hàng hóa vận chuyển qua nhiều nước. Mặt khác, cũng do thông tin đến từ các nguồn khác nhau việc lựa chọn nó cũng trở nên khó khăn phức tạp hơn buộc các nhà kinh doanh nhập khẩu phải nắm được giá cả và xu hướng vận động của nó trên trường quốc tế. Để có thể nắm được tương đối chính xác giá cả quốc tế của hàng hóa cũng cần phải nắm được các yếu tố ảnh hưởng đến sự vận động của giá cả. Đó là một số các nhân tố: Nhân tố chu kỳ: sự vận động mang tính quy luật của nền kinh tế thị trường. Nhân tố lũng đoạn: đây là nguyên nhân tạo nên nhiều mức giá khác nhau trên thị trường cho cùng một loại hàng hóa, tại các nước đang phát triển và các nước phát triển. Nhân tố cạnh tranh Nhân tố cung cầu Nhân tố lạm phát Nhân tố thời vụ. Bước 3: Xác định mức giá nhập khẩu: Xác định mức giá nhập khẩu rất quan trọng, nó quyết định tới hiệu quả kinh doanh. Việc xác định này được dựa trên các bước cơ bản sau: Thứ nhất: đồng tiền tính giá. Công ty GELEXIMCO là đồng đô la Mỹ hay của nước xuất khẩu như Yên Nhật, Nhân dân tệ…theo sự thỏa thuận của hai bên khi ghi hợp đồng. Thứ hai là cơ sở tính giá. Tùy theo điều kiện giao hàng trong hợp đồng mua bán mà giá cả có thể được tính theo các mức khác nhau cho từng thị trường và nội dung hoạt động: Nếu nhập khẩu bằng đường biển: thường giá cả trong hợp đồng là giá CIF cảng Hải Phòng, Nội Bài… Nếu là hàng nhập khẩu bằng đường bộ: thường giá ghi trong hợp đồng là giá giao dọc biên giới. Đôi khi là giá giao tại cảng đích. Tóm lại, một số cơ sở tính giá hiện nay công ty GELEXIMCO thường áp dụng chỉ bao gồm: + CIF,C&F Hải Phòng, Sài Gòn… + DAF , Hà Khẩu, Móng Cái… + CPT Yên Viên, Đồng Đăng + ICD Gia Thụy... Thứ ba là phương pháp quy định giá. Mặc dù có nhiều cách quy định giá như giá cố định, giá quy định sau, giá có thể điều chỉnh, giá di động hay giá trượt… Trên thực tế hoạt động kinh doanh nhập khẩu của đơn vị hiện nay, chỉ dùng giá cố định vì thường công ty chỉ ký hợp đồng theo từng chuyến. Cũng có thể sau một vài chuyến hàng có sự đàm phán lại về giá nhưng giá ghi trong hợp đồng là cố định cho mỗi chuyến nhập hàng. Bước 4: Lập phương án kinh doanh nhập khẩu hàng hóa. Cán bộ kinh doanh phải căn cứ vào kết quả của quá trình nghiên cứu thị trường mà lập phương án kinh doanh, trong đó : •Đánh giá thị trường và khách hàng : có những kết luận rõ ràng về thị trường, khách hàng cả trong và ngoài nước. •Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh : trên cơ sở phân tích tình hình về nguồn hàng (số lượng, chất lượng, chủng loại...), thời cơ, thời điểm mua hàng và bán hàng và lựa chọn phương thức kinh doanh phù hợp (trực tiếp, uỷ thác nhập khẩu hay liên kết kinh doanh). • Mục tiêu phương án và sơ bộ đánh giá kết quả kinh doanh : bán được bao nhiêu hàng? Giá bao nhiêu? Đối tượng mua hàng? Các hình thức bán (bán buôn, lẻ, đại lý)? Trong thời gian bao lâu? Lợi nhuận ước tính của phương án? Chỉ tiêu tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu?...đều phải được thể hiện rõ. • Biện pháp thực hiện, bao gồm các khâu: đầu tư vốn, ký kết hợp đồng mua hàng nhập khẩu và bán hàng trong nội địa, chuẩn bị và củng cố hệ thống bán hàng trong doanh nghiệp, như: các cửa hàng, phòng trưng bày, giới thiệu, các đại lý.... Bước 5 : Giao dịch đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. - Giao dịch và đàm phán: Thường tiến hành qua thư tín là chính, đôi khi qua điện thoại hay trực tiếp. Công ty rất hạn chế việc đàm phán trực tiếp vì nó rất tốn kém chỉ trừ trường hợp đối tác yêu cầu và có lời mời sang tận cơ sở kinh doanh của họ và ngược lại, đối tác yêu cầu Công ty mời họ sang thăm. Các bước giao dịch đàm phán thường có: + Hỏi giá: Thông qua thư đặt hàng, Công ty yêu cầu đối tác cho biết các điều kiện bán hàng: giá cả, thời hạn, phẩm chất, số lượng, phương thức giao hàng, thanh toán... + Hoàn giá: Mặc cả mức giá mới trên cơ sở tính toán sơ bộ các chi phí và hiệu quả kinh doanh để đưa ra mức giá có thể chấp nhận. + Chấp nhận và xác nhận: Nếu hoàn giá thành công, hai thao tác trên sẽ gộp làm một và từ đó có thể ký kết hợp đồng, thường việc này tiến hành qua Fax. - Ký kết hợp đồng nhập khẩu: bao gồm các nội dung qui định trong pháp lệnh hợp đồng kinh tế và các qui định cho hợp đồng ngoại thương. + Số hợp đồng, ký hiệu. + Ngày tháng năm và nơi ký kết. + Tên, địa chỉ, số tel, fax, tài khoản các bên tham gia ký kết. Người đại diện. + Những căn cứ để ký kết. + Những điều khoản ký kết: • Điều khoản hàng hoá: Tên, qui cách, số lượng... • Điều khoản giao hàng: Thời gian, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng. • Điều khoản thanh toán. • Điều khoản tranh chấp. • Điều khoản trọng tài… Là các điều khoản cơ bản trong một hợp đồng nhập khẩu hàng hoá mà Công ty phải tuân thủ. + Chữ ký và dấu xác nhận của hai bên. - Thực hiện hợp đồng: Tuỳ thuộc phương thức thanh toán trong hợp đồng nhập khẩu qui định mà các bộ phận nghiệp vụ như phòng xuất nhập khẩu và phòng kế toán - tài chính phải tiến hành các nghiệp vụ cần thiết tiếp theo, thông thường, việc thực hiện hoạt động nhập khẩu có các bước: + Trình 01 hợp đồng nhập khẩu kèm theo phương án kinh doanh, đơn xin mở L/C, hợp đồng mua bán ngoại tệ... (do ngân hàng thương mại qui định) ra ngân hàng để mở L/C hay chuẩn bị cho T.TR (Telegraphic Transfer: Điện chuyển tiền). + Nội dung L/C phải được hai bên thoả thuận từ trước trong hợp đồng nhập khẩu, nó phải phù hợp với thông lệ quốc tế và các qui định của ngân hàng. Ngân hàng mở L/C hay thanh toán T.TR sẽ có trách nhiệm báo với NH người bán để người bán nắm được tiến độ mở L/C. + Người bán gửi hàng, hoàn tất bộ chứng từ nhập hàng gửi cho người nh._.