Thu thập thông tin cho kiểm tra & điều chỉnh các hoạt động Sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH hệ thống công nghiệp LG - VINA

để phát huy tối đa lợi thế của họ phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp. Các chức năng cơ bản của quản trị bao gồm: Lập kế hoạch, Tổ chức, Lãnh đạo, Điều hành và kiểm tra. Trong đó chức năng kiểm tra có vai trò hết sức quan trọng. Theo H. Rayol: " Trong kinh doanh, kiểm tra là việc kiểm chứng xen mọi việc có được thực hiện theo như kế hoạch đã được vạch ra, theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không? Nó có nhiệm vụ tìm ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đối phó với mọi sự gồm có sự vật, con người và hoạ động ". Đối với các nhà quản trị, kiểm tra còn có ý nghĩa giúp họ đưa ra các quyết định điều chỉnh một cách phù hợp, nhanh chóng, chính xác, đảm bảo mọi hoạt động của tổ chức đi theo một mục tiêu chung đã định. Không có một doanh nghiệp nào trong suốt quá trình hoạt động của mình mà không phải thực hiện các quyết định điều chỉnh. Điều chỉnh là tất yếu bởi điều chỉnh sẽ giúp cho doanh nghiệp thích ứng với sự biến động của môi trường kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như tạo điều kiện cho doanh nghiệp đứng vững phát triển lâu dài. Với những kiến thức đã được học cùng với kinh nghiệm thực tế qua quá trình thực tập tại công ty TNHH hệ thống công nghiệp LGIS-VINA, trong chuyên đề này em xin trình bày một số vấn đề về công tác thu thập thông tin cho quá trình kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động sản xuất kinh doanh trong việc nâng cao hiệu quả doanh nghiệp.  Nội dung chuyên đề bao gồm hai phần chính: Phần 1: Phần lý thuyết chung. Thế nào là điều chỉnh? Lập sơ đồ phân hệ thông tin điều chỉnh các quyết định sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. ứng dụng các khái niệm và sơ đồ trên vào thực tế hoạt động của công ty. Phần 2: Phần thực hành. Xác định nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra việc thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh trong công ty LGIS-VINA. Để giải quyết được những vấn đề trên em đã cố gắng vận dụng kiến thức mình đã học vào thực tế hoạt động của công ty LGIS-VINA. Tuy nhiên do còn hạn chế về nhận thức cũng như kinh nghiệm thực tế, chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý, đánh giá của thầy để hòan thiện hơn nữa chuyên đề của mình. Trong quá trình thực hiện chuyên đề, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Kim Truy cũng như sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty LGIS-VINA. Em xin chân thành cảm ơn. Phần 1 Lý luận chung về công tác kiểm tra và điều chỉnh các quyết định sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. I. Tổng quan về hoạt động kiểm tra trong doanh nghiệp. 1.1.Khái niệm kiểm tra. Kiểm tra là quá trình xem xét, đo lường, đánh giá và điều chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu, hế haọch của doanh nghiệp được hoàn thành một cách có hiệu quả nhất. Kiểm tra được thực hiện không chỉ nhằm phát hiện các sai sót, ách tắc trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để có giả pháp xử lý kịp thời mà còn nhằm tìm kiếm các cơ hội, tiềm năng có thể khai thác để tận dụng, thúc đẩy doanh nghiệp nhanh chóng đạt tới mục tiêu đã định. 1.2. Vai trò của kiểm tra. Kiểm tra giúp thẩm định tính đúng sai của đường lối chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án, tính tối ưu của cơ cấu tổ chức. Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao. Kiểm tra giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp thực thi được quyền lực quản lý của mình. Kiểm tra giúp doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự biến động của môi trường. Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới doanh nghiệp. 1.3. Bản chất của kiểm tra. Kiểm tra là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động. Theo hệ thống này, các nhà quản trị tiến hành đo lường kết quả thực tế, so sánh các kết quả này với các tiêu chuẩn, xác định và phân tích các sai lệch. Sau đó để thực hiện những điều chỉnh cần thiết, họ phải đưa ra một chương trình điều chỉnh và thực hiện chương trình nhằm đi tới kết quả mong muốn. Kết quả thực tế So sánh với các tiêu chuẩn Đo lường kết quả thực tế Kết quả mong muốn Xác định các sai lệch Phân tích nguyên nhân sai lệch Xây dựng chương trình điều chỉnh Thực hiện điều chỉnh Tuy nhiên cơ chế xác định các sai lệch như trên có nhiều khuyết điểm: - Gây tốn kém cho doanh nghiệp do phải khắc phục những hậu quả của sự sai lệch. - Hầu như không có tác dụng đối với việc nâng cao chất lượng của quá trình tạo ra sản phẩm. - Hình thức kiểm tra này không có tác dụng dự báo cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Đó chính là nguyên nhân ra đời của hệ thống kiểm tra dự báo. Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo. Hệ thống kiểm tra dự báo sẽ giám sát đầu vào của hệ thống và quá trình thực hiện để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình thực hiện đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không. Hình thức kiểm tra này đảm cho các hoạt dộng điều chỉnh có thể thực hiện trước khi đầu ra của hệ thống bị ảnh hưởng. Sơ đồ: Hệ thống kiểm tra dự báo. Đầu vào Quá trình thực hiện Đầu ra Hệ thống kiểm tra Với hệ thống kiểm tra này doanh nghiệp phải đảm bảo quá trình thu thập thông tin đầu vào và thông tin hoạt động đáy ứng một số yêu cầu sau: Phân tích kỹ càng hệ thống lập kế hoạch và kiểm tra cũng như các đầu vào và những quá trình quan trọng. Xây dựng mô hình hệ thống thể hiện mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra thông qua những hoạt động nhất định. Đảm bảo mối liên hệ thường xuyên giữa đầu vào, đầu ra của hệ thống. Đánh giá thường xuyên những sai lệch của đầu vào, đầu ra so với kế hoạch và ảnh hưởng của chúng tới kết quả cuối cùng. Tiến hành các tác động kịp thời lên các yếu tố của hệ thống dể điều chỉnh những sai lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu. 1.4. Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra. Tất cả các nhà quản trị doanh nghiệp đều vươn tới mục tiêu xây dựng một hệ thống kiểm tra thích hợp và hữu hiệu giúp họ thực hiện thành công các kế hoạch đặt ra. Hệ thống đó cần đáp ưúng các yêu cầu: 1.4.1. Hệ thống kiểm tra cần được thiết kế theo kế hoạch. Hệ thống kiểm tra phải phản ánh các kế hoạch mà chúng theo dõi. Thông qua hệ thống kiểm tra, các nhà quản trị phải nắm được diễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch. 1.4.2. Hệ thống kiểm tra phải đồng bộ. Theo nghĩa phải quan tâm đến chất lượng của cả quá trình chứ không phải chỉ quan tâm đén chất lượng cuối cùng của hoạt động. 1.4.3. Kiểm tra phải công khai, chĩnh xác, khách quan. Việc kiểm tra phải dựa vào những thông tin phản hồi chính xác, đầy đủ, kịp thời. Tránh thái độ định kiến, không công bằng, ưu thành tích. 1.4.4. Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức và con người trong doanh nghiệp. - Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. - Hệ thống kiểm tra phải phản ánh cơ cấu tổ chức và con người trong doanh nghiệp. - Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với vị trí công tác của cán bộ quản trị. - Kiểm tra phải đơn giản, tạo điều kiện cho cá nhân sử dụng kinh nghiệm, sự kháo léo của mình để hoàn thành công việc được giao. 1.4.5. Hệ thống kiểm tra phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý. Hệ thống kiểm tra phải cho phép tién hành đo lường đánh giá, điều chỉnh các hoạt động một cách có hiệu quả cũng như áp dụng nhiều phương pháp kiểm tra khác nhau đối với cùng một đối tượng. 1.4.6. Kiểm tra cần phải hiệu quả. Theo nghĩa, kiểm tra có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng thực tế so với kế hoạch với mức chi phí thấp nhất. 1.5. Hệ thống kiểm tra. Một hệ thống kiểm tra phải bao gồm những con người, phương pháp công cụ để thực hiện những nhiệm vụ cơ bản của quá trình kiểm tra: giám sát hoạt động, đo lường, đánh giá hoạt động và tiến hành điều chỉnh. 1.5.1. Quá trình kiểm tra. Một quá trình kiểm tra phải bao gồm các công việc: xác định hệ thống tiêu chuẩn kiểm tra, thu thập thông tin đấnh giá các hoạt động và có các biện pháp điều chỉnh nhằm sử dụng một cách hiệu quả nhất các nguồn lực hiện có, đảm bảo cho doanh nghiệp đi đúng mục tiêu đã định. Sơ đồ: Quá trình kiểm tra. Không cần điều chỉnh Sự thực hiện hoạt động, phù hợp với tiêu chuẩn Tiến hành điều chỉnh nếu cần thiết Xác định hệ thống tiêu chuẩn kiểm tra Đo lường và đánh giá hoạt động 1.5.2. Xác định các tiêu chuẩn kiểm tra. Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra cơ bản Các mục tiêu của doanh nghiệp, lĩnh vực, bộ phận và con người. Mục tiêu là tiêu chuẩn kiểm tra tốt nhất vì đó là thước đo sự thành công của các kế hoạch; là căn cứ đánh giá két quả hoạt động của doanh nghiệp và mức độ hoàn thành nghĩa vụ được giao của các tập thể, các phân hệ và cá nhân. Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình Các xhỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm, dịch vụ . Các định mức kinh tế kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm. Các tiêu chuẩn về vốn : là cơ sở đánh giá sự đầu tư và hiệu quả sử dụng vón kinh doanh của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu thu nhập. Khi xây dựng các tiêu chuẩn doanh nghiệp cần chú ý lượng hoá các tiêu chuẩn kiểm tra về dạng định lượng; tối thiểu hoá các tiêu chuẩn cũng như đảm bảo sự linh hoạt, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. 1.5.3. Đo lường và đánh giá sự thực hiện. Đo lường sự thực hiện. Việc đo lường sự thực hiện các hoạt động được tiến hành tại các điểm kiểm tra thiết yếu và khu vực hoạt động thiết yếu. Không chỉ đo lường các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, doanh nghiệp cần tiến hành đo lường trong từng giai đoạn hoạt động, những dáu hiệu và thay đổi có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động để có tác động điều chỉnh kịp thời. Đánh giá sự thực hiện các hoạt động. Dựa trên những tiêu chuẩn đã được vạch ra doanh nghiệp cần tiến hành xem xét sự phù hợp giữa thực hiện với kế hoạch. Nếu có bất kỳ một sai lệch nào trong quá trình thực hiện thì các nhà quản trị phải tiến hành phân tích các nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động cảu doanh nghiệp để đi tới kết luận có cần điều chỉnh hay không và tién hành xây dựng chương trình điều chỉnh nếu cần. 1.5.4. Điều chỉnh các hoạt động. Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa sự thực hiện hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động. 1.6. Các kỹ thuật kiểm tra. Ngày nay với sự tin bộ của khoa học quản lý và sự xuất hiện những công cụ hiện đại, hàng loạt các công cụ phương tiện đã ra đời đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả của kiểm tra trong quản trị kinh doanh. 2.3.1. Các công cụ kiểm tra truyền thống. Các dữ liệu thống kê. Dữ liệu thống kê phản ánh rõ ràng nhất kết quả thực hiện kế hoạch trong từng lĩnh vực hay toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp như: - Tình hình lãi - lỗ trong sản xuất kinh doanh. - Doanh số bán hàng - Giá cả - Chi phí - Khả năng thu hồi vốn đầu tư - Năng suất - Tình hình sản xuất sản phẩm.... Qua phân tích các dữ liệu thống kê sẽ cho ta thấy xu thế vận động của các sự vật hiện tượng. Chính vì vậy nó là công cụ hữu hiệu của kiểm tra. Các bản báo cáo kế toán tài chính. Báo cáo kế toán tài chính là những bản phân tích tổng hợp nhất về tình hình tài chính như tài sản, vốn, công nợ cũng như kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Các báo cáo tài chính được sử dụng để theo dõi giá trị tiền tệ của các sản phẩm và dịch vụ vào, ra khỏi doanh nghiệp. Chúng là công cụ cơ bản để giám sát ba điều kiện tài chính chủ yếu của doanh nghiệp: - Khả năng thanh toán - Điều kiện tài chính chung - Khả năng sinh lợi của doanh nghiệp Hình thức của các báo cáo tài chính: - Bảng cân đối kế toán: Phản ánh tổng quát tình trạng tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Thông qua bảng cân đối kế toán có thể đánh giá một cách tổng quát tình hình và kết quả kinh doanh, trình độ sử dụng vốn và những triển vọng kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh tóm lược các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi tiền mặt trong kỳ của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. Báo cáo lưu chuyển tiển tệ là công cụ kiểm tra rất quan trọng vì chúng thể hiện khả năng thanh toán của doanh nghiệp. - Ngân quỹ Ngân quỹ của doanh nghiệp thể hiện sự biến dộng lưu lượng tiền mặt của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Tuy nhiên để kiểm tra bằng ngân quỹ có hiệu quả, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác lập được những tiêu chuẩn hợp lý để dựa vào đó, các chương trình và công việc có thể chuyển thành nhu cầu về lao động, chi phí hoạt động, chi phí về vốn, về các nguồn lực khác...Đồng thời doanh nghiệp cũng phải có một hệ thống thông tin phản hồi có hiệu quả để biết được các ngân quỹ đang và sẽ được thực hiện như thế nào. - Các báo cáo và phân tích chuyên môn. Tài liệu này thường được sử dụng trong phạm vi các vấn đề riêng lẻ có tầm quan trọng đặc biệt đối với doanh nghiệp. Nhờ các báo cáo và phân tích chuyên môn các nhà quản trị có thể phát hiện được những nguyên nhân sâu xa của những sai lệch mà không một báo cáo thống kê nào có thể phản ánh đầy đủ và dự báo được những vấn đề càn giải quyết, những cơ hội cần tận dụng. 2.3.2. Các công cụ kiểm tra hiện đại. Phương pháp đánh giá và kiểm tra tiến độ thực hiện các công việc theo sơ đồ mạng. Lập ngân quỹ cho chương trình mục tiêu 1.7. Các công cụ và phương tiện kiểm tra. Ngoài các công cụ kiểm ra thông thương như các hệ thống biểu mẫu, văn bản báo cáo, ngày nay trong doanh nghiệp còn sử dụng những phương tiện hiện đại như điện thoại, máy fax, máy vi tính, hệ thống vô tuyến, các thiết bị, dụng cụ theo dõi đo lường chính xác, các thiết bị kiểm tra tâm lý... II. Điều chỉnh và phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh nghiệp. 2.1. Khái niệm điều chỉnh. Điều nhỉnh là việc phát hiện các sai lệch tìm nguyên nhân của sự sai lệch giữa thực hiện với mục tiêu ; từ đó đưa ra các giải pháp để xoá bỏ sai lệch. Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ những bước sau: Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết. Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tuỳ tiện, tránh gây tác dụng xấu. KHi tiến hành điều chỉnh các nhà quản trị phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh. Nguyên tắc cơ bản của điều chỉnh là tránh để lỡ thời cơ , tránh bảo thủ. Phải căn cứ vào tình hình thực tế mà kết hợp các phương pháp điều chỉnh cho hợp lý. Để hoạt động điều chỉnh đạt kết quả cao cần xây dựng một chươnh trình điều chỉnh trong đó chỉ rõ: - Mục tiêu của của điều chỉnh. - Nội dung điều chỉnh. - Người tiến hành điều chỉnh. - Biện pháp công cụ để điều chỉnh - Thời gian điều chỉnh.... Các quyết định điều chỉnh cũng chỉ là một quyết định thường xuyên xảy ra trong quản trị nhưng đôi khi chỉ một quyết định điều chỉnh nhỏ nhưng kịp thời cũng có thể đem đến cho doanh nghiệp hiệu quả cao. Thông thường điều chỉnh có thể dẫn đến sự thay đổi trong một số hoạt động của đối tượng quản trị và cũng có thể làm thay đổi cả mục tiêu kế hoạch của doanh nghiệp nếu hoạt động kiểm tra chỉ ra sự cần thiết phải thay đổi để phù hợp với tình hình mới. 2.2. Phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh nghiệp. 2.2.1. Khái niệm thông tin. Hiểu một cách tổng quát, thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong sự tương tác và vận động của chúng Thông tin trong quản trị kinh doanh: Thông tin là những tin tức mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản trị kinh doanh. Có thể nói thời đại ngày nay là thời đại của thông tin với vô vàn kênh truyền tin khác nhau. Các nhà quản trị muốn tổ chức điều hành thành công doanh nghiệp của mình thì nhất thiết phải thiết lập được một hệ thống truyền tin trong doanh nghiệp, đảm bảo sự phối hợp hoạt động cũng như để ra các quyết định sản xuất kinh doanh có hiệu quả . 2.2.2. Quyết định quản lý. Quyết định quản trị kinh doanh là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tiêu chuẩn hoạt động của doanh nghiệp , để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống và môi trường. 2.2.3. Phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh nghiệp. Trong một hệ sản xuất kinh doanh cần thiết phải xây dựng được một mạng lưới thông tin liên lạc giữa các bộ phận cũng như đảm bảo cho chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để có thể đưa ra những quyết định quản lý phù hợp. Thông thường các phân hệ thông tin gồm có: - Phân hệ thông tin điều khiển hệ thống - Phân hệ thông tin điều chỉnh. Ngoài ra còn có phân hệ thông tin khoa học công nghệ phục vụ cho lãnh đạo cũng như những cán bộ quản lý trong doanh nghiệp. Kinh doanh trong thời đại ngày nay đòi hỏi cán bộ quản trị kinh doanh phải hết sức nhạy bén linh hoạt trong việc ra các quyết định. Chính vì vậy việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin điều chỉnh không chỉ là một yêu cầu mà còn là đòi hỏi của bất cứ một nhà lãnh đạo nào. Mục tiêu Lãnh đạo Tham mưu Sơ đồ hệ thống thông tin điều chỉnh Quyết định HQ X V Sản xuất L X L Hệ sản xuất kinh doanh V HQ Hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh Giải thích sơ đồ: Hạch toán kế toán Hạch toán thống kê Quyết định điều chỉnh Qua sơ đồ trên ta có thể thấy: muốn có được các quyết định điều chỉnh thì doanh nghiệp nhất thiết phải sử dụng thành thạo hai công cụ: hạch toán kề toán và hạch toán thống kê. Những thông tin về các nguồn lực được sử dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh ngay từ đầu phải được kiểm soát một cách chặt chẽ đảm bảo chất lượng cũng như sự phù hợp với mục tiêu mà doanh nghiệp đưa ra. Không chỉ kiểm soát đầu vào, tất cả những thông tin trong quá trình diễn ra các hoạt động của doanh nghiệp cũng được mã hoá, thống kê, đối chiếu với kế hoạch đặt ra. Nguồn thông tin này lưu chuyển từ cấp quản lý thấp nhất cho đến các cấp quản lý cao hơn. Thông tin qua xử lý tại bộ phận tham mưu cho lãnh đạo sẽ được chuyển lên cấp lãnh đạo cao nhất. Nếu có bất cứ sai sót nào xảy ra trong suốt quá trình hoạt động từ cung ứng đầu vào cho đến kết quả cuối cùng thì cán bộ quản trị phải đưa ra các quyết định điều chỉnh, tác động vào hệ sản xuất kinh doanh, đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu doanh nghiệp đã đặt ra. Các công cụ sử dụng trong phân hệ thông tin điều chỉnh: hạch toán kế toán, hạch toán thống kê, hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh muốn phát huy tối đa lợi ích của chúng buộc doanh nghiệp phải xây dựng được một hệ thống kế toán tài khoản thống nhất, linh hoạt và gọn nhẹ. Bởi lẽ, các công cụ này không chỉ thống kê về số lượng, chủng loại các yếu tố đầu vào mà chúng còn cho phép kiểm soát được tình trạng hiện tại cũng như khả năng đáp ứng đối với các yêu câu sản xuất đặt ra. Không những thế, với khả năng kiểm soát thường xuyên việc sử dụng các yếu tố đầu vào trong quá trình sản xuất còn giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được hiện trạng và hiệu quả sử dụng chúng. Tất cả những thông tin liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh sẽ được thu nhận và chuyển cho bộ phận liên quan. Sau khi đã được xem xét sơ bộ, những thông tin này sẽ được chuyển cho cấp quản lý cao hơn để đối chiếu với mục tiêu, kế hoạch đặt ra trong từng thời kỳ của doanh nghiệp. Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp sau khi tiếp nhận thông tin và tiến hành đối chiếu, kiểm tra, xem xét tính chính xác cũng như mức độ sai lệch của hiện tượng so với mục tiêu, thảo luận với ban tham mưu và tiến hành ra các quyết định điều chỉnh. Nói chung việc ra các quyết định điều chỉnh cũng như các quyết định khác, để đảm bảo tính hiệu quả của quyết định thì doanh nghiệp nhất thiết phải xác lập một hệ thống thông tin chính xác, toàn diện, bao quát mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Hoạt động điều chỉnh đôi khi chỉ là một điều chỉnh nhỏ không ảnh hưởng gì lớn đến hoạt động của doanh nghiệp tuy nhiên có những quyết định điều chỉnh có khi làm thay đổi hẳn mục tiêu hoạt động của tổ chức. Chính vì vậy các nhà quản trị phải hết sức thận trọng khi đưa ra một quyết định diều chỉnh, đặc biệt là quyết định điều chỉnh hẳn mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Phần 2 ứng dụng sơ đồ điều chỉnh và xác định nhu cầu thông tin cho công tác kiểm tra việc thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh tại công ty LGIS - VINA. I. Giới thiệu tổng quan về công ty LGIS - VINA. 1.1.Sự ra đời và phát triển 1.1.1.Sự ra đời Tên đơn vị: Công ty TNHH hệ thống công nghiệp LG-VINA Tên giao dịch quốc tế: LGIS-VINA Công ty được thành lập ngày 03 tháng 4 năm 1997 theo giấy phép số: 1875/GP của Bộ Kế hoạch và đầu tư với thời gian hoạt động là 25 năm. Kể từ ngày cấp giấy phép đầu tiên đến nay, Công ty đã nhiều lần được Bộ Kế hoạch và Đầu tư (MPI) và Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội (HPC) phê duyệt sửa đổi cấp giấy phép. Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh- Huyện Đông Anh – Thành phố Hà Nội ĐT: (84-04) 8820222 Fax: (84-04) 8820220 LGIS-VINA là một công ty liên doanh giữa: Công ty chế tạo Máy điện Việt Nam-Hungary (VIHEM), thuộc Tổng công ty Thiết Bị Kỹ thuật Điện – Bộ Công nghiệp Với: Công ty LG Hệ thống Công nghiêp (LGI) thuộc tập doàn LG- Hàn Quốc Tổng vốn đầu tư: 8000000USD Vốn Pháp định: 2500000USD Tỷ lệ góp vốn: Công ty VIHEM góp 35% bằng 875000 USD. Trong đó: Bằng giá trị quyền sử dụng đất: 731600 USD Bằng tiền mặt: 143390 USD Công ty LGIS góp 55%, bằng 1375000 USD (bằng tiền mặt) Công ty LGI góp 10%, bằng 250000 USD (bằng tiền mặt) Tổng số CBCNV: 103 người. Trong đó: Người Việt Nam là 99 người, người nước ngoài 04 người. Hoạt động chính: Hoạt động chính của công ty là sản xuất lắp ráp Tủ điện trung hạ thế, Tủ điều khiển và bảo vệ. Sản xuất lắp ráp, cung ứng vật tư, các sản phẩm thiết bị điện, khí cụ điện và lắp đặt trạm điện. 1.1.2.Quá trình xây dựng và hoạt động của công ty Thành lập ngày 03 tháng 4 năm 1997, ngay sau khi có giấy phép Công ty đã tập trung xây dung nhà xưởng, nhà làm việc, lắp đặt thiết bị. Ngày 31 tháng 8 năm 1998 Công ty hoàn thành công việc xây dung và đI vào họat động sản xuất kinh doanh. Từ nhận thức đầy đủ vai trò của thị trường, Công ty đã xác định rõ phương châm: Làm hài lòng khách hàng thông qua sản phẩm hoàn hảo. Chất lượng sản phẩm và dịch vụ là chìa khóa của mọi thành công. Công ty không ngừng phấn đấu để xứng đáng là một trong những nhà sản xuất tủ điện hàng đầu tại Việt Nam, nhằm đóng góp một phần nhỏ bé vào sự nghiệp Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa của đất nước. Ngay sau khi đI vào hoạt động Công ty đã tập trung xây dung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000, Tháng 01 năm 1999 Công ty đã nhận được chứng chỉ quốc tế ISO 9001, phiên bản 1994 do tổ chức TUV-CERT của Cộng hòa liên bang Đức cấp. Tháng 2 năm 2002 Công ty được đánh giá và cấp lại chứng chỉ ISO 9001, phiên bản 2000. Năm 2002 sau một năm đI vào sản xuất Công ty đã có chỗ đứng trong thị trường sản xuât- kinh doanh Tủ bảng điện, Công ty bắt đầu có lãI hoạt động sản xuất kinh doanh. Đến hết tháng 5 năn 2001 Công ty đã bù lỗ hết của những năm trước.Tính lũy kế( từ ngày hoạt động) đến 03/4/2003 sau sáu năm thành lập và bốn năm rưỡi hoạt động, Công ty đã có lãI lũy kế hoạt động là: 8,967,000,000VNĐ. Đặc biệt cho đến cuối năm 2004, Công ty dẫ cung cấp cho thị trường Việt Nam hàng trăm đự án cho ngành Điện lực Việt Nam, ngành tàu thủy Việt Nam, các khu công nghiệp … với những sản phẩm chính sau: Tủ điện hợp bộ trung thế:762 Tủ điện hợp bộ hạ thế: 2025 Tủ điều khiển và bảo vệ: 701 Xuât khẩu( Xuất khẩu nội địa- thay thế hàng nhập khẩu): Ba năm sản xuất kinh doanh Công ty đã thực hiện xuất khẩu nội địa: 7,500,000 USD.Với những thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh và chăm lo đời sống cho người lao động, Công ty đã được Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội tặng thưởng 3 bằng khen về hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất khẩu. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh: Doanh nghiệp chuyên về sản xuất các sản phẩm tủ điện trung hạ và cao thế cùng các dịch vụ lắp đặt các trạm biến áp. Các sản phẩm của công ty được sản xuất trực tiếp tại phân xưởng theo thiết kế của phòng kỹ thuật. Đối với những sản phẩm đòi hỏi các thiết bị đặc biệt mà phòng kỹ thuật cũng như khả năng cung ứng của doanh nghiệp không thể đáp ứng thì công ty sẽ nhập từ công ty mẹ. Đăc điểm về tiêu thụ sản phẩm: Các sản phẩm của công ty sản xuất thường có giá trị lớn và được sản xuất theo các đơn đặt hàng thông qua hoạt động đấu thầu dự thầu các dự án , công trình.Chính vì vậy thị trường tiêu thụ sản phẩm là khá rộng lớn. Không chỉ cung ứng trong nước mà doanh nghiệp còn mở rộng thị trường xuất khẩu sang các nước bạn: Trung Quốc, Lào, Campuchia, Hàn Quốc…Mục tiêu của doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở đây mà tiến xa hơn doanh nghiệp còn phấn đấu trở thành nhà sản xuất tủ điện hàng đầu tại Đông Dương và không ngừng mở rộng thị trường xuất khẩu sang các nước Châu Phi và Đông Âu. Đặc điểm về trang thiết bị máy móc (MMTB). Theo báo cáo ngày 31/12/2003 thì Công ty LGIS-VINA có khoảng 30 chủng loại máy móc thiết bị các loại với tổng giá trị theo nguyên giá là khoảng 19.4 tỉ đồng. Tổng TSCĐ hữu hình của công ty là 33.7 tỉ đồng, như vậy có thể thấy doanh nghiệp đã tích cực đầu tư vào máy móc thiết bị nâng cao trình độ tự động hóa cũng như nâng cao năng suất của lao động. Đây là yếu tố cơ bản giúp doanh nghiệp sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng tốt nhất thỏa mãn mọi yêu cầu của khách hàng. Tất cả máy móc thiết bị sử dụng tại công ty đều mới được đầu tư khi nhà máy đI vào hoạt động thời hạn sử dụng thường là 8 đến 15 năm. Trong những năm qua cùng với việc đầu tư cảI tiến máy móc thiết bị công ty cũng hết sức quan tâm đến công tác bảo dưỡng sửa chữa kịp thời để kéo dài tuổi thọ và nâng cao hiệu suất hoạt động của máy; giảm tối đa thời gian ngừng nghỉ giữa các ca máy; phối hợp sử dụng tốt nguồn nhân lực trong công ty. Phòng quản lý chất lượng có nhiệm vụ chịu trách nhiệm trực tiếp về hiện trạng sử dụng máy móc thiết bị. Công việc kiểm tra hàng ngày và phối hợp thông tin họat động từ phân xưởng sản xuất đến bộ phận quản lý được thực hiện một cách nhanh chóng nhịp nhàng tạo điều kiện khắc phục những sai hỏng và có biện pháp sửa chữa kịp thời. 1.3.Tổ chức bộ máy quản lý CƠ cấu thành viên Hội đồng quản trị và ban giám đốc đã điều hành công ty trong suôt những năm qua như sau: Hội đồng quản trị: Ông Hà Đình Minh Chủ tịch Ông Young Ho Youn Phó chủ tịch (miễn nhiẹm ngày 1/1/2003) Ông Sung Teub Park Phó chủ tịch (bổ nhiệm ngày 1/1/2003) Ông Jae Hoon Han Thành viên Ông Dong Won Park Thành viên Ông Byung Tae Kim Thành viên Ông Vũ Văn Vân Thành viên Cơ cấu bộ máy quản lý: Tổng giám đốc Phó TGĐ GĐ kỹ thuật GĐ kinh doanh Trưởng phòng quản lý chất lượng Trưởng phòng quản lý sản xuất Trưởng phòng thiết kế Trưởng phòng kinh doanh Hà Nội GĐ tài chính và hành chính Trưởng phòng hành chính Kế toán trưởng Trưởng phòng tổng hợp Trưởng phòng kinh doanh TPHCM Tổng giám đốc: Ông Sung Teub Park Giám đốc tài chính: Ông Tae Yu Roh Phó Tổng giám đốc: Ông Lê Vĩnh Hoàn Giám đốc kỹ thuật: Ông Seong Ryong Jo Giám đốc kinh doanh: Ông Seok-Bae Park Công ty được tổ chức theo cơ cấu chức năng với tám phòng ban và các trợ lý giám đốc. Với kiểu tổ chức này các cá nhân trong công ty được phân công nhiệm vụ rất rõ ràng phù hợp với lĩnh vực mà họ được đào tạo. Không những thế trong quá trình thực hiện công việc, các cá nhân có thể dễ dàng được đào tạo chuyên sâu dựa trên kinh nghiệm và kiến thức của người khác. Ưu điểm nổi bật của cơ cấu tổ chức trong công ty chính là sự gọn nhẹ linh hoạt và hiệu quả thể hiện ở chỗ: Số lượng nhân viên trong một phòng rât ít nhưng có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ và đảm bảo chất lượng công việc. Bất cứ một cá nhân nào trong mỗi phòng đều chịu sự quản lý trực tiếp từ trưởng phòng và phảI báo cáo công việc với phó tổng giám đốc phụ trách bộ phận. Sự phân chia trách nhiệm như vậy không những đã nâng cao ý thức tự giác của mỗi người mà còn giúp cho cấp quản lý có thể theo sát mọi hoạt động diễn ra hàng ngày và có sự điều chỉnh phù hợp với tình hình mới. Không có một thành viên nào có cổ phần trong số vốn pháp định của công ty. Công ty cũng không có bất cứ thỏa thuận nào nhằm mục đích giúp các thành viên được góp vốn vào công ty hay vào bất cứ một bên nào khác. Ngoài lương và các khoản phụ cấp theo lương, không một thành viên nào có bất kỳ một khoản thu nhập nào khác từ một hợp đồng ký với Công ty hay một bên nào khác. 1.4. Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty LGIS-VINA những năm gần đây. Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 I%(02-01) I%(03-02) Doanh thu 91,924,633 95,803,645 125,312,350 4.22 30.80 Chi phí 67,052,183 73,608,509 101,295,458 9.78 37.61 Lợi nhuận 8,716,245 1,809,808 6,157,846 -79.24 240.25 Doanh lợi doanh thu 0.09 0.02 0.05 -80.077 160.126 Tổng vốn 82,940,389 100,306,998 124,107,269 20.94 23.73 Số vòng quay tổng vốn 1.11 0.96 1.01 -13.82 5.72 Doanh lợi tổng vốn 0.11 0.02 0.05 -82.83 175.00 Qua bảng phân tích kết quả sản xuất kinh doanh nghiệp của doanh nghiệp trong những năm vừa qua có thể thấy doanh nghiệp đã đạt được những thành quả nhất định. Điều này thể hiện ở chỗ: Doanh thu của doanh nghiệp trong bốn năm không ngừng tăng lên, tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ và mở rộng thị trường trên khắp cả nước. Đặc biệt, sau khi ổn định việc tổ chức, đến năm 2001, hai năm sau khi đI vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đã dạt được tốc độ tăng trưởng rất cao: 34%. Đến năm 2003, tốc độ tăng doanh thu của doanh nghiệp cũng đạt 31%. Chi phí sản xuất kinh doanh trong bốn năm qua đều tăng lên nhưng tốc độ tăng thì ngày càng giảm, thể hiện khả năng mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lợi nhuận: Tốc độ tăng trưởng của lợi nhuận không đều. Từ năm 2000 đén năm 2001, lợi nhuận tăng khá cao 68%. Riêng năm 2002 lợi nhuận của doanh nghiệp giảm đáng kể, đó là do ảnh hưởng của các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm: chi phí vận chuy._.