Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng Thương mại

báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp, đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và gây dựng lòng tin đối với họ. Ngân hàng thương mại - một loại hình doanh nghiệp đặc biệt hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ tín dụng thanh toán, liên quan đến toàn bộ nền kinh tế. Việc thực hiện kiểm soát nội bộ với hệ thống ngân hàng thương mại càng trở nên quan trọng. Thấy được tầm quan trọng của việc phải xây đựng hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh cho hệ thống ngân hàng thương mại, em thực hiện đề án nghiên cứu việc ”Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại”. Đề án nêu lên những lý luận chung nhất về hệ thống kiểm soát nội bộ; sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nói chung cũng như hệ thống ngân hàng nói riêng; biện pháp thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả và việc đánh giá hệ thống này; cuối cùng là thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại và giải pháp hoàn thiện chúng. B. THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI I. Lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1. Các khái niệm về kiểm soát nội bộ 1.1.1. Khái niệm thứ nhất - Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (MACPA) và Viện kế toán Malaysia (MIA) đưa ra như sau : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm: tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn hiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán. Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ đượ xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ”. 1.1.2. Khái niệm thứ 2 - Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau : “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm : Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả; đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị; giữ an toàn tài sản; đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.” 1.1.3. Khái niệm thứ 3 - Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau : “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”. 1.1.4. Khái niệm thứ 4 - Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) thì : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”. 1.1.5. Khái niệm thứ 5 - Theo tập 2 Giáo trình Đại học Kế toán chuyên nghiệp Canada : “Hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa là hệ thống những quy định tài chính và quy định không tài chính. Hệ thống này do các nhà quản lý doanh nghiệp lập ra để điều hành quản lý kinh doanh theo trình tự và có hiệu quả. Đảm bảo tôn trọng mọi quy chế quản lý, giữ an toàn cho tài sản, duy trì chế độ ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính đúng thời hạn. 1.2. Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ - Từ những khái niệm nêu trên về hệ thống kiểm soát nội bộ có thể rút ra: hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm đô tin cậy cảu các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của các hoạt động. - Theo đó hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp sẽ bao gồm hai phần: Phần thứ nhất là các cơ chế kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ; các quy trình; các quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức (sắp xếp, phân công phân nhiệm phân cấp, ủy quyền v.v...) nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, an toàn. Phần thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ chính là các bộ kiểm tra giám sát chuyên trách, trong đó có kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế kiểm soát nội bộ nói trên được thực hiện nghiêm, có hiệu quả. - Đồng thời hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc kiểm soát nội bộ và kiểm soát lẫn nhau (chứ không đơn thuần là chỉ có cấp trên kiểm soát cấp dưới). 2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 2.1. Môi trường kiểm soát - Là những yếu tố bên trong và bên ngoài của công ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. - Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: Đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế toán, kế hoạch, uỷ ban kiểm soát, môi trường bên ngoài. Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. 2.2. Hệ thống kế toán - Hệ thống thông tin chủ yếu của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Hệ thống kế toán đem lại sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp, thoả mãn chức năng thong tin và kiếm tracủa hoạt động kế toán. Hệ thống kế toán hữu hiệu cần đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết bao gồm tính có thực, tính phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, tính đúng kỳ, quá trình chuyển sổ va tổng hợp chính xác. 2.3. Các thủ tục kiểm soát - Các thủ tục kiểm soát do nhà quản lý xây dựng lên dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng và chế độ uỷ quyền. - Các nguyên tắc này đảm bảo về trách nhiệm và công việc cho các bộ phận trong công ty cụ thể và rõ ràng, đảm bảo sự tách biệt thích hợp về trách nhiệm ngăn ngừa sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn, đảm bảo phạm vi quyền hạn giải quyết công việc trong phạm vi nhất định. - Ngoài nhưng nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm việc quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất với tài sản và sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của công ty. Thủ tục kiểm soát tốt sẽ giúp công ty hạn chế được các rủi ro, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và giúp cho quá trình kiểm soát nội bộ dễ dàng hơn. 2.4. Kiểm toán nội bộ - Kiểm toán nội bộ là môt bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị để tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Kiểm toán nội bộ là bộ phận có quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt dộng tương đối độc lập với các bộ phận hoạt động được kiểm tra. Vì vậy kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp đủ cao để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó(ban quản trị công ty,…) và phải do những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp. - Kiểm toán nội bộ là nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ, nó cung cấp sự quan sát và đánh giá thường xuyên và chuyên nghiệp về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp cũng như tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát nội bộ công ty. 3. Các khía cạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ 3.1. Mục tiêu của công ty - Để thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, trước tiên chúng ta phải hiểu được về các mục tiêu của doanh nghiệp, xác định được các rủi ro và nguy cơ của doanh nghiệp. Mục tiêu này bao gồm mục tiêu của doanh nghiệp nói chung và mục tiêu của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nói riêng. - Mục tiêu của doanh nghiệp gồm các mục tiêu tài chính như: mục tiêu lợi nhuận (có lãi), mục tiêu thanh toán (có tiền) và các mục tiêu phi tài chính như: mục tiêu về thương hiệu, thị phần, mục tiêu về văn hoá doanh nghiệp, mục tiêu về nhân sự,…Các mục tiêu này được đặt ra trên cơ sở các nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp (bao gồm: nhân lực, tài lực, vật lực, thời gian và các nguồn lực khác) để đảm bảo cho các mục tiêu này mang tính khả thi. Các mục tiêu này do giám đốc, các nhà lãnh đạo của công ty xác lập ra. Tuy nhiên mục tiêu của doanh nghiệp khác với mục tiêu của chủ doanh nghiệp nên phải phân biệt rõ ràng hai vấn đề này. 3.2. Xác định và đánh giá rủi ro - Dựa trên cơ sở các mục tiêu đã được thiết lập cho toàn doanh nghiệp và cho từng bộ phận, từng chức năng, nghiệp vụ của doanh nghiệp để xác định và đánh giá rủi ro đối với các mục tiêu này. Từ đó đưa ra những chính sách đáp ứng nhanh chóng đối với các thay đổi môi trường kinh doanh, môi trường pháp lý và môi trường hoạt động của chính doanh ngiệp. - Rủi ro của DN là các yếu tố làm cho DN không đạt mục tiêu của mình. Dựa vào nguồn gốc phát sinh, rủi ro của DN được chia làm 3 loại: Rủi ro kinh doanh (từ môi trường bên ngoài) Rủi ro hoạt động (từ hoạt động nội bộ) Rủi ro tuân thủ (từ việc tuân thủ pháp luật) - Doanh nghiệp có thể từ chối rủi ro, chấp nhận rủi ro, chuyển giao rủi ro, giảm thiểu rủi ro bằng cách thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. Vì vậy về bản chất hệ thong kiểm soát nội bộ doanh nghiệp là hệ thống các cơ chế kiểm soát trong doanh nghiệp được cụ thể hoá bằng các quy chế quản lý do ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu những rủi ro làm cho doanh nghiệp không đạt được mục tiêu của mình. 3.3. Cơ chế kiểm soát doanh nghiệp - Việc xác lập cơ chế này phải dựa trên các nguyên tắc cụ thể như: Phê duyệt, sử dụng mục tiêu, bất kiêm nhiệm, bảo vệ tài sản, đối chiếu, báo cáo bất thường, kiểm tra theo dõi và định dạng trước. Cần đảm bảo cơ chế kiểm soát sử dụng thích hợp, có khả năng xem xét đánh giá cơ chế kiểm soát sử dụng. Để cơ chế đạt hiệu quả cao có thể sử dụng 1 cơ chế hay phối hợp 1 số cơ chế để kiểm soát một rủi ro. 3.4. Quy chế quản lý doanh nghiệp - Quy chế quản lý của doanh nghiệp được hiểu là tất cả những tài liệu do cấp có thẩm quyền ban hành và yêu cầu một cá nhân, một nhóm người, một bộ phận, một số bộ phận trong doanh nghiệp hay toàn doanh nghiệp phải tuân theo, nhằm cùng với doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. - Căn cứ vào phạm vi áp dụng, quy chế quản lý của doanh nghiệp được chia làm 3 loại : Quy chế cá nhân (cho từng cá nhân trong doanh nghiệp) ví dụ: bảng mô tả công việc, quyết định bổ nhiệm,… Quy chế bộ phận (cho từng bộ phận: phòng, ban, bộ phận, chi nhánh, đại lý…) ví dụ: quy chế tổ chức và hoạt động phòng kinh doanh,… Quy chế nghiệp vụ (cho toàn doanh nghiệp – mỗi quy chế cho một qui trình nghiệp vụ trong doanh ngiệp) ví dụ: quy chế bán hàng,… - Quy chế thường bao gồm các quy định có thể là giả định, quy định, chế tài (nếu vi phạm thì xử lý thế nào). 3.5. Giám sát việc thực hiện các quy chế quản lý - Kiểm tra giám sát việc thực thi các quy chế quản lý (kiểm soát giám sát sự vận hành các cơ chế kiểm soát, quy chế quản lý hay sự vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp) có đầy đủ, chính xác và kịp thời. - Việc kiểm tra giám sát này có thể được thực hiện bởi: lãnh đạo doanh nghiệp tự làm, cử cán bộ kiêm nhiệm, cử cán bộ chuyên trách hoặc thành lập bộ phận chuyên trách. Người được bổ nhiệm làm công việc giám sát phải có năng lực, chuyên môn, độc lập, được trao đầy đủ thẩm quyền và có đạo đức nghề nghiệp. Việc giám sát phải vừa định kỳ vừa đột xuất, đồng thời có quy trình và phương pháp kiểm tra khoa học. - Thành lập bộ phận chuyên trách thực hiện giám sát Một số dạng bộ phận chuyên trách thường có trong doanh nghiệp để thực hiện việc giám sát sự vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ: Uỷ ban kiểm toán kiểm soát Hội đồng quản trị Uỷ ban kiểm soát Kiểm soát CEO Kiểm toán nội bộ Kiểm soát hoạt động Thanh tra đối với doanh nghiệp nhà nước. 3.6. Môi trường kiểm soát * Môi trường kiểm soát bao gồm: Trao đổi thông tin, hình thức pháp lý của doanh nghiệp, nguồn lực của doanh nghiệp và văn hoá của doanh nghiệp. - Trao đổi thông tin bao gồm: Trao đổi thông tin trong doanh nghiệp mang tính nhiều chiều giữa các cấp quản lý, giữa các bộ phận và giữa các nhân viên. Trao đổi thông tin với bên ngoài doanh nghiệp: Nhà cung cấp, khách hàng, ngân hành, đối thủ cạnh tranh, chính quyền, hiệp hội nghề nghiệp, báo chí, nước ngoài, đối tác tiềm năng,… - Hình thức pháp lý của doanh nghiệp như: Doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp của các tổ chức chính trị xã hội, hợp tác xã, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, ngân hàng thương mại, tổ chức tài chính, công ty liên doanh, chi nhánh thương nhân nứơc ngoài,… - Nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm: Nhân lực, tài lực, vật lực, thời gian và các nguồn lực khác(như giá trị niềm tin, bí quyết công nghệ, thông tin, tài liệu có giá trị,…) - Văn hoá doanh nghiệp: Đây là vấn đề về tổ chức và con người trong doanh nghiệp, văn hoá doanh nghiệp là sản phẩm của những người cùng làm trong một doanh nghiệp. Nó xác lập một hệ thống các giá trị được mọi người làm trong doanh nghiệp chia sẻ, chấp nhận, đề cao và ứng xử theo. Văn hoá doanh nghiệp góp phần tạo nên các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích, tạo nên sự đồng thuận trong doanh nghiệp. 4. Ma trận kiểm soát 4.1. Ma trận kiểm soát – hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều dọc - Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều dọc hay ma trận kiểm soát theo chiều dọc có nghĩa là thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo cơ cấu tổ chức quản lý của công ty và theo sự phân công, phân nhiệm cho từng cá nhân trong công ty. Dưới đây là một số vấn đề trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều dọc trong công ty: 4.1.1. Tam quyền phân lập trong doanh nghiệp - Mô hình tam quyền phân lập cũng được áp dụng vào quản lý doanh nghiệp trong đó Hội đồng quản trị, đại hội cổ đông có vai trò như lập pháp với bản điều lệ công ty gần như là một dạng hiến pháp nội bộ; giám đốc, ban điều hành giữ vai trò hành pháp; ban kiểm soát, các công ty kiểm toán giữ vai trò tư pháp. Việc chia nhỏ hay cắt khúc quy trình quản lý và giao cho những đối tượng khác nhau thực hiện là nhằm loại trừ việc kiểm soát hệ thống bởi một đối tượng duy nhất, tránh gian lận và sai sót. 4.1.2. Xác lập cơ chế kiểm soát - Tái cấu trúc công ty - Nếu cấu trúc hiện tại của công ty (bao gồm cả cơ chế và phân công phân nhiệm cho cá nhân) chưa thể hiện cơ chế kiểm soát hoặc rất khó thiết lập cơ chế kiểm soát thì phải tái cấu trúc công ty (hay sắp xếp lại cấu trúc công ty). Tái cấu trúc công ty để xác định ra các bộ phận và chức năng của từng bộ phận, quyền và nghĩa vụ của từng nhân viên. Sau đó, phải xác lập “Quy chế tổ chức và hoạt động” cho từng bộ phận (thuộc nhóm quy chế bộ phận) và “Bảng mô tả công việc” cho từng cá nhân đó (thuộc nhóm quy chế cá nhân). - Các dạng cơ cấu tổ chức công ty có thể là: Dạng cơ cấu tổ chức tập quyền (Kiểm soát thông qua các quy tắc chuẩn toàn doanh nghiệp), dạng cơ cấu tổ chức phân quyền (Kiểm soát theo yếu tố mục tiêu, chỉ tiêu vì vậy lệ thuộc rất nhiều vào yếu tố con người). 4.1.3. Cơ cấu lại toàn bộ doanh nghiệp - Cấu trúc lại doanh nghiệp theo mô hình thích hợp nhất. Vấn đề cần lưu ý khi cấu trúc lại công ty: Dạng công việc mang tính cơ học : để kiểm soát hữu hiệu, thiết lập quản trị chuẩn; dạng công việc mang tính hữu cơ : kiểm soát thông qua việc giám sát thường xuyên, yếu tố văn hoá ảnh hưởng nhiều - Cơ chế kiểm soát trong cơ cấu tổ chức và trong phân công phân nhiệm. Các cơ chế phải được áp dụng triệt để trong cơ cấu tổ chức và phân công phân nhiệm cho từng cá nhân : Thủ tục bất kiêm nhiệm, thủ tục đối chiếu, thủ tục kiểm tra và theo dõi, thủ tục bảo vệ tài sản, thủ tục khác. 4.1.4. Tái phân công phân nhiệm cho từng nhân viên - Trên cơ sở giải quyết các vấn đề về: Quyền hạn : Chủ thể được làm gì, được quyết định gì? Trách nhiệm : Để được trao quyền hạn trên, thì chủ thể phải chịu trách nhiệm trước ai và về cái gì Quyền lợi : Chủ thể được hưởng cái gì (vật chất và tinh thần) (được hưởng cái mà DN trao cho hay cái mà chủ thể tự cảm nhận) Nghĩa vụ : Để được hưởng những quyền lợi trên, thì cụ thể phải làm gì và cần làm gì (không được làm gì). 4.1.5. Ban hành các quy chế bộ phận - Những quy định cụ thể cho từng bộ phận, quy định về nhiệm vụ, trách nhiệm, cách thức làm việc,…tại mỗi bộ phận. Đây là “Quy chế tổ chức và hoạt động” cho từng bộ phận. 4.1.6. Ban hành các quy chế các nhân - Những quy định chung cho các cá nhân thực hiện như quy định về nhiệm vụ, trách nhiệm, cách thức làm việc,…Hay còn gọi là “Bảng mô tả công việc”cho từng cá nhân. * Ma trận kiểm soát theo chiều dọc – các bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp kiểm soát theo chiều ngang các quy trình nghiệp vụ các cơ chế, thủ tục kiểm soát sẽ liên kết với nhau trong ma trận kiểm soát. 4.2. Ma trận kiểm soát – hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều ngang * Đây là các quy trình kiểm soát với từng loại nghiệp vụ và quy trình thực hiện nghiệp vụ khác nhau bao gồm: - Kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng - Kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng - Kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương - Kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán - Kiểm soát nội bộ trong quy trình chi tiêu - Kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất - Kiểm soát nội bộ trong quy trình tồn kho - Kiểm soát nội bộ trong quy trình khác Mô hình ma trận kiểm soát 5. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ - Muốn hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, nó phải có đủ năm thành phần và từng thành phần phải hoạt động hiệu quả: 5.1. Môi trường kiểm soát * Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ được triển khai. Môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo: - Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm. Doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập. - Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả, có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiềm toán Nhà nước và kiểm toán quốc tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trên hoặc với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức. - Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân, có hệ thống văn bản thống nhát quy định chi tiết việc tuyển dụng. đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả,… 5.2. Đánh giá rủi ro * Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu: - Ban lãnh đạo đã quan tâm, khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. - Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận. 5.3. Hoạt động kiểm soát * Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu đảm bảo: - Doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động phù hợp với mục tiêu đề ra. - Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời. - Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập rõ ràng. - Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hoặc được uỷ quyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó. Doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra - Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc sử dụng sai đúng mục đích. - Doanh nghiệp đã có biện pháp cấm, ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản doanh nghiệp vào các mục đích riêng. 5.4. Hệ thống thông tin và truyền thông * Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau được đảm bảo: - Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền. - Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền. - Doanh nghiệp có các kênh thông tin nóng cho phép nhân viên báo cáo các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp. - Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu. 5.5. Hệ thống giám sát và thẩm định * Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục : - Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. - Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc. - Doanh nghiệp đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế. II. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại 1. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam. Ngân hàng thương mại và những trung gian tài chính, nói chung cũng giống như những doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường: chúng được tổ chức ra để kinh doanh kiếm lợi cho mình và cho chủ nợ. Để hoạt động kinh doanh các ngân hàng thương mại phải có vốn và phải bảo toàn, phát triển vốn của mình. Tuy nhiên khác với các doanh nghiệp bình thường, ngân hàng thương mại hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ tín dụng thanh toán, liên quan đến toàn bộ nền kinh tế. Hoạt động ngân hàng dựa trên cơ sở thu hút tiền của khách hàng (dưới hình thức nhận tiền gửi, huy động bằng trái phiếu, kỳ phiếu, và đi vay,…) với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng số tiền đó để cho vay, đầu tư,…Như vậy, ngân hàng thương mại tiến hành các hoạt động nghiệp vụ của mình thông qua việc sử dụng không chỉ nguồn vốn tự có mà chủ yếu bằng nguồn vốn huy động của khách hàng. Nếu ngân hàng thương mại không thu hồi được số nợ vay thì không những họ bị mất nguồn vốn tự có của bản thân, mà còn có nguy cơ không thể hoàn trả được số tiền đã huy động của khách hàng. Việc đảm bảo an toàn vốn tiền gửi của khách hàng và đảm bảo an toàn vốn đầu tư không những được các nhà kinh doanh tiền tệ quan tâm đặc biệt mà còn là mối quan tâm của toàn xã hội. Nước ta đang trong giai đoạn chuyển sang nền kinh tế thị trường, trong điều kiện nhiều vấn đề chưa được giải quyết đồng bộ, như các yếu tố về luật pháp, luật định, quy chế,…Do đó việc điều hành quản trị hoạt động ngân hàng ít nhiều bị ảnh hưởng. Thực tế xảy ra nhiều ngân hàng có những biểu hiện không đồng bộ không thống nhất, các vụ việc vi phạm quy chế, nghiệp vụ vẫn lặp đi lặp lại, chưa được giải quyết triệt để. Muốn phát hiện và chỉnh sửa sai sót kịp thời nhằm nâng cao chất lượng kinh doanh ngân hàng, ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước, trước hết đòi hỏi ngân hàng thương mại phải có những biện pháp hữu hiệu, mà biện pháp quan trọng nhất là ngân hàng thương mại phải thiết lập được hệ thống kiểm toán nội bộ. Với các ngân hàng có quy mô hoạt động nhỏ chưa có bộ phận kiểm toán riêng, thường kết hợp giữa bộ phận kế toán và bộ phận kiểm toán, điều này trái với nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” và không đúng với tính chất nội dung của kiểm toán nội bộ; và khá nhiều các ngân hàng hiện nay đã có bộ phận kiểm toán nội bộ nhưng hoạt động còn yếu kém lỏng lẻo chỉ mang tính chất hình thức, nên tác dụng giám định và kiểm tra yếu kém. Một phần do bản thân kiểm toán viên chưa được đào tạo đầy đủ về chuyên môn kiểm toán, thiếu kinh nghiệm trong kiểm toán. Mặt khác kiểm toán viên cũng chưa đựơc giao đầy đủ “quyền hạn, trách nhiệm”. Vì vâỵ công tác kiểm toán đôi khi mất tính khách quan. Chỉ kiểm toán và đưa ra những kết luận tốt những mặt ưu điểm còn sai sót thì bỏ qua. Vì thế có một số ngân hàng hoàn thành kế hoạch báo cáo các kết quả đều tốt nhưng khi có đoàn thanh tra đến làm việc thì mọi khuyết điểm, yếu kém thực sự sẽ được đưa ra. Do vậy, điều thiết yếu ở đây là phải thiết lập được hệ thống kiểm toán nội bộ một cách đầy đủ và có hiệu quả. Qua thực trạng công tác kiểm toán nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam, rõ ràng còn nhiều hạn chế tồn tại và khó khăn. Vì thế, việc hình thành và hoàn thiện công tác này là một điều rất cần thiết không những cho riêng bản thân các ngân hàng mà còn cho toàn bộ nền kinh tế. 2. Tiền đề cho sự hình thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại ở Việt Nam * Sự ra đời của các loại hình kiểm toán: Hoà nhập vào nền kinh tế thị trường quốc tế, Việt Nam hiện nay đã hình thành một số công ty kiểm toán độc lập, trong đó có công ty liên doanh cũng như công ty kiểm toán, hoạt động bằng 100% vốn nước ngoài. Ngoài ra hệ thống kiểm toán nhà nước cũng được thành lập sau hệ thống kiểm toán độc lập và đến nay đã đi vào hoạt động với phạm vi rộng rãi, thu nhiều kết qủa tốt. Sự ra đời và phát triển ngày càng mạnh mẽ hai hệ thống kiểm toán trên là tiền đề vững chắc và quan trọng để kiểm toán nội bộ ra đời và phát triển. * Về nhân sự: Mặc dù kiểm toán nói chung và kiểm toán nội bộ nói riêng là hoạt động còn mới mẻ đối với tình hình hoạt động kinh tế Việt Nam, tuy nhiên đội ngũ các bộ làm công tác kiểm toán đã được trang bị hoặc tự mình trang bị kiến thức chuyên môn mọi mặt để từng bước hoàn thiện công tác kiểm toán. Ngoài ra còn một bộ phận không nhỏ các chuyên gia, nhân viên người nước ngoài đang làm công tác kiểm toán nội bộ cho các ngân hàng tại Việt Nam, bộ phận này với kinh nghiệm của họ cũng giúp cho cán bộ kiểm toán Việt Nam học tập, trao đổi nâng cao nghiệp vụ kiểm toán. * Môi trường pháp lý: Tháng 1/1994- Chính phủ ban hành các quy chế về kiểm toán độc lập trong nền kinh tế quốc dân. Trong lĩnh vực hoạt động ngân hàng, hoạt động kiểm toán nội bộ đã được luật hoá bằng luật ngân hàng nhà nước và luật tài chính tín dụng. Nghị định 49/CP của Chính phủ và đã được các ngân hàng triển khai. Các chuẩn mực kiểm toán được chấp nhận tại Mỹ, các chuẩn mực kiểm toán quốc gia, các chuẩn mực kiểm toán quốc tế cũng được phổ biến rộng rãi. Dù hành lang pháp lý của Việt Nam chưa đầy đủ nhưng đây sẽ là tiền cho sự ra đời các chuẩn mực kiểm toán nội bộ của ngân hàng Việt Nam. 3. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại - Từ khi luật các tài chính tín dụng ra đời thì cụm từ “kiểm toán nội bộ” ngân hàng ở Việt Nam mới được sử dụng chính thức khi nói về hoạt động kiểm tra nội bộ của các tổ chức tín dụng. Thực ra, hoạt động kiểm toán nội bộ trong ngân hàng đã được thực hiện từ lâu, nhưng dưới các hình thức như thanh tra nội bộ, kiểm soát, kiểm tra nội bộ, kiểm soát nghiệp vụ,…Ngày nay, kiểm toán nội bộ còn đánh giá tính hiệu quả hoạt động của đơn vị và đưa ra những kiến nghị cần thiểt để hoàn thiện hoạt động và hạn chế rủi ro cho tổ chức tài chính. - Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm hai bộ phận: Hệ thống cơ chế kiểm tra nội bộ là một hình thức kiểm tra được cài đặt ngay trong quy trình nghiệp vụ được thực hiện bởi những nhân viên nghiệp vụ tại các đơn vị giao dịch trực tiếp với khách hàng và tất cả những ai tham gia vào quá trình xử lý nghiệp vụ, được thực hiện bởi các lãnh đạo cao cấp. Và kiểm toán nội bộ là hình thức kiểm tra nằm ngoài quy trình nghiệp vụ, được thực hiện bởi những người độc lập với quy trình nghiệp vụ và không chịu trách nhiệm về quy trình nghiệp vụ đó, đó là những kiểm toán viên nội bộ. - Mục đích của kiểm soát nội bộ nhằm: Sử dụng các nguồn lực và quản lý hoạt động kinh doanh của ngân hàng một cách hiệu quả; đảm bảo chắc chắn các quyết định và c._.