Thiết kế phần mềm quản lý lương công nhân tại Công ty May Thăng Long

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CÔNG TY MAY THĂNG LONG 1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp a Giới thiệu về công ty Công ty cổ phần may thăng long (nguyên là công ty may thăng long) là doanh nghiệp may xuất khẩu được thành lập ngày 8 – 5 – 1958. Tên giao dịch quốc tế: Thang Long Garment Joint Stock Company. Tên viết tắt: THALOGA. Trụ sở chính: 250 phố Minh Khai – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội. Các cơ sở khác: Xí nghiệp may Nam Hải – tỉnh Nam Định. Liên doanh may Thăng long G & A – tỉnh Hà Nam. Trung tâm giao dịch và giới thiệu sản phẩm: 250 Minh Khai và 37 – 39 Ngô Quyền – Hà Nội. Tổng số vốn: 23 tỷ Tổng số lao động: hơn 2500 cán bộ công nhân viên THALOGA được quyền xuất nhập khẩu trực tiếp, chuyên sản xuất các sản phẩm may mặc có chất lượng cao theo đơn đặt hàng của khách hàng trong nước và nước ngoài. Hệ thống quản lý chất lượng của THALOGA đạt tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 và đã thực hiện chuyên môn hóa sản xuất các mặt hàng. Sản phẩm chủ yếu của THALOGA gồm sơmi nam nữ, quần âu, bộ comple, jacket các loại, quần áo bò, các sản phẩm qua giặt mài, các loại áo khoác, bộ đồng phục người lớn và trẻ em, quần áo thể thao, quần áo dệt kim… THALOGA có 05 xí nghiệp may tại Hà Nội, Hòa Lạc (Hà Tây), Nam Định và 01 Công ty liên doanh tại Hà Nam với 98 dây chuyền sản xuất sử dụng nhiều loại thiết bị của các nước tiên tiến trên thế giới như: Mỹ, Nhật, CHLB Đức… cùng nhiều thiết bị chuyên dụng hiện đại như máy bổ túi tự động, máy thêu điện tử, dây chuyền may sơmi và dây chuyền may quần jean tự động, hệ thống thiết kế mẫu bằng máy vi tính… Năng lực sản xuất của THALOGA khoảng trên 12.000.000 sản phẩm may mặc các loại/năm. Sản phẩm của THALOGA nhiều năm được bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao, đã được xuất khẩu và có uy tín trên thị trường của hơn 40 nước trên thế giới như Mỹ, EU, Nhật Bản, Đông Âu, Châu Phi, Hàn Quốc, Hồng Kông, Đài Loan… b. Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển Những năm đầu hình thành Thực hiện chủ trương của Bộ chính trị và thành ủy Hà Nội giai đoạn đó là ra sức cải tạo Công nghiệp, củng cố thành phần kinh tế quốc doanh, Trung ương đầu tư xây dựng các nhà máy: Cơ khí Hà Nội, dệt kim Đông Xuân, văn phòng phẩm Hồng Hà, gỗ Cầu Đuống, cao su Sao Vàng, thuốc lá Thăng Long…Nằm trong điều kiện và bối cảnh lịch sử đó, Bộ Ngoại Thương (nay là Bộ Thương Mại) chủ trương thành lập một cơ sở may mặc xuất khẩu tại Hà Nội. Ngày 08/5/1958, sau gần một tháng chuẩn bị, Bộ Ngoại Thương đã chính thức ra Quyết định thành lập Công ty may mặc xuất khẩu – tiền thân của Công ty may thăng long, thuộc Tổng Công ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm. Tổng số cán bộ, công nhân ngày đầu của Công ty chỉ có 28 người. Dưới sự lãnh đạo của các chi bộ Đảng, Công ty đã tổ chức phong trào thi đua, ngày 15/12/1958 Công ty đã hoàn thành xuất sắc kế hoạch năm với tổng sản lượng 392 129 sản phẩm đạt 112.8% chỉ tiêu. Năm 1959, kế hoạch Công ty được giao tăng gấp 3 lần năm 1958. Số lượng công nhân chính thức tăng lên đến 1361 người và 3524 người ở các cơ sở gia công. Quy mô Công ty không ngừng được mở rộng nhưng không được tập trung. Trong giai đoạn thực hiện kế hoạch 5 năm của đất nước ( 1961 – 1965) Tháng 7 – 1961, được phép của Bộ chủ quản, Công ty chính thức chuyển địa điểm làm việc về 250 phố Minh Khai. Địa điểm mới có nhiều thuận lợi, mặt bằng rộng rãi tạo điều kiện tập trung các cơ sở sản xuất còn phân tán trước đó, tạo thành dây chuyền sản xuất khép kín khá hoàn chỉnh từ khâu nguyên liệu, cắt, may, là, đóng gói. Trong thời gian này Công ty cũng được Bộ trang bị thêm 178 máy chạy điện của Cộng hòa dân chủ Đức, đây là loại máy hiện đại hồi bấy giờ, máy cắt vòng, máy tiện, máy khoan, máy mài. Thay đổi thiết bị từ thủ công sang máy chạy điện đã đáp ứng được đòi hỏi về kỹ thuật mặt hàng may xuất khẩu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác nghiên cứu, cải tiến dây chuyền sản xuất một cách khoa học, hợp lý. Cả 5 năm Công ty đều hoàn thành vượt mức kế hoạch. Trong thời kỳ chống Mỹ cứu nước (1965 – 1975) Trong giai đoạn giặc Mỹ đem máy bay ra đánh phá miền Bắc, hầu hết Công ty phải sơ tán về địa bàn nông thôn tỉnh Hà Bắc, Hà Nam…tuy nhiên Công ty vẫn cố gắng hoàn thành kế hoạch sản xuất. Đầu năm 1969, Bộ thương mại có quyết định sát nhập Công ty gia công may mặc với xí nghiệp may xuất khẩu Hà Nội. Qua 3 năm thực hiện công tác cải tiến quản lý xí nghiệp (1969 – 1971) tuy còn nhiều mặt cần khắc phục nhưng cơ bản Công ty đã có những thành tích đáng kể, một trong số đó là lần đầu tiên Công ty nhận gia công mặt hàng của Pháp – một trung tâm “mốt” của Châu Âu. Những ngày tháng khó khăn nhất có lẽ là 12 ngày đêm khói lửa trên bầu trời Hà Nội (18-12 đến 29 – 12 – 1972). Có lúc số giờ thực tế sản xuất chỉ còn 10%, năm 1972 Công ty chỉ đạt 67% chỉ tiêu nhưng đó là con số được viết bằng mồ hôi, nước mắt và cả xương máu của toàn bộ đội ngũ công nhân viên Công ty. Năm 1973, Mỹ bị buộc ngừng bắn phá miền Bắc. Công ty đã gấp rút khắc phục hậu quả chiến tranh, bắt tay ngay vào sản xuất. Thời gian này, Bộ Công nghiệp nhẹ đầu tư thêm cho 3 phân xưởng may và phân xưởng cắt nâng số máy ở phân xưởng may lên 391 chiếc, phân xưởng cắt 16 chiếc…Tình hình sản xuất năm 1973 – 1975 đã có những tiến bộ rõ rệt: tổng sản lượng tăng, hoàn thành vượt mức kế hoạch năm 1973 100,77%, năm 1974 đạt 102,28%, năm 1975 102,27%. Cùng thủ đô và cả nước tiến lên xây dựng CNXH Năm 1979 Công ty mang tên: Xí nghiệp May Thăng Long Năm 1981 Xí nghiệp bắt đầu gia công áo sơ mi cao cấp cho Cộng hòa Dân chủ Đức (liên bang Đức ngày nay) với số lượng 400.000 sản phẩm. Năm 1985 tăng 1.300.000 sản phẩm tiếp đến xí nghiệp nhận hợp đồng gia công cho Pháp và Thụy Điển. Giữ vững nhịp độ tăng trưởng từng năm, năm 1981 xí nghiệp giao 2.669.771 sản phẩm, năm 1985 giao 3.382.270 sản phẩm sang các nước: Liên Xô, Đức, Pháp, Thụy Điển. Năm 1986 sản lượng giao nộp của xí nghiệp đạt 109,12%. Sản phẩm xuất khẩu đạt 102,73%. Năm 1987 tổng sản phẩm giao nộp đạt 108,87%, hàng xuất khẩu đạt 101,77%. Trong thời kỳ đổi mới xây dựng đất nước (1988 – 2003) Trong những năm 1990 – 1992, tình hình Quốc tế tiệp tục diễn biến ngày càng phức tạp. Liên bang Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Xô Viết tan rã và các nước XHCN Đông Âu sụp đổ. Khủng hoảng kinh tế - xã hội gay gắt, lạm phát cao (67%), các thế lực phản động trong và ngoài nước tăng cường chiến dịch “diễn biến hòa bình”. Tất cả những điều trên đặt đất nước vào trong tình thế hiểm nghèo. Tình hình vô cùng khó khăn, đặc biệt đối với một xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu sang các nước phe XHCN, có thể nói xí nghiệp may Thăng Long đã “mất trắng” thị trường của mình. Để tìm câu trả lời cho vấn đề “tồn tại hay không tồn tại”, lãnh đạo xí nghiệp đã mạnh dạn đầu tư nâng cao trình độ công nghệ, đủ khả năng sản xuất những mặt hàng mới chất lượng cao đủ sức xâm nhập các thị trường mới giàu tiềm năng như Tây Âu, Nhật đồng thời cũng chú trọng thị trường trong nước. Trong năm 1990 – 1992, xí nghiệp đã đầu tư hơn 20 tỷ đồng để thay thế toàn bộ dây chuyên công nghệ lạc hậu trước đây bằng thiết bị mới của Cộng hòa liên bang Đức và Nhật Bản. Đi đôi với việc cải tiến công nghệ, bộ máy quản lý và cơ cấu lao động cũng được sắp xếp lại. Bước đầu tinh giảm biên chế từ 3.016 xuống 2412 người, phòng nghiệp vụ từ 14 phòng xuống còn 7 phòng, tỷ lệ lao động gián tiếp từ 18.5% xuống còn 8%. Tháng 6 – 1992 xí nghiệp may Thăng Long đổi tên thành Công ty may Thăng Long. Năm 1995, Công ty đã mở thêm được nhiều thị trường mới và quan hệ hợp tác với nhiều Công ty nước ngoài có tên tuổi như:Công ty Kowa, Marubeny (Nhật Bản), Công ty Rarstab (Pháp), Công ty Valeay, Tech (Đài Loan). Đàm phán ký hợp đồng trả nợ Nga, Libi (tổng giá trị hơn 600.000 USD). Thực hiện phương thức kinh doanh “mua đứt bán đoạn” năm 1995 đạt 21,200 tỷ đồng, chiếm 43,26% doanh thu, trong đó giá trị các hợp đồng FOB xuất khẩu đạt 13,702 tỷ đồng, chiếm 28% doanh thu. Năm 1996, Công ty đầu tư 6 tỷ đồng thành lập xí nghiệp may Nam Hải tại thành phố Nam Định. Tiếp tục mở rộng mối quan hệ với các bạn hàng mới. Sau khi Mỹ tuyên bố bỏ cấm vận với Việt Nam, Công ty là đơn vị đầu tiên của nghành may mặc Việt Nam đã xuất khẩu được 20.000 sản phẩm áo sơmi bò sang thị trường Mỹ. Năm 1998, Công ty đã được tặng cờ của Bộ Công nghiệp công nhận là đơn vị có tỷ lệ hàng FOB cao nhất trong nghành. Giá trị bán hàng (FOB + nội địa) chiếm tỷ trọng 80% trên tổng doanh thu. Năm 2001, Công ty tiếp tục đầu tư xây dựng công trình nhà máy may Hà Nam với tổng số vốn đầu tư trên 30 tỷ. Sản phẩm Công ty đạt giải thưởng Cúp sen vàng tại Hội chợ xuất khẩu và tiêu dùng và là 1 trong 10 doanh nghiệp tiêu biểu. Năm 2002, Công ty xuất khẩu sang thị trường Mỹ 5.500.000 sản phẩm tăng 150% so với năm 2001. Mạng lưới tiêu thụ hàng nội địa của Công ty lên tới 80 đại lý. Sản phẩm quần bò nữ đạt huy chương Vàng, sản phẩm dệt kim đạt huy chương Bạc tại Hội chợ Quốc tế hàng công nghiệp Việt Nam. Doanh thu nội địa đạt trên 20 tỷ đồng. Tỷ trọng FOB chiếm 50% doanh thu. Năm 2003, Công ty phấn đấu đạt kinh nghạch xuất khẩu 67,5 triệu USD, tăng 50% so với năm 2002, ký hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thí trường Mỹ, đảm bảo việc làm cả năm cho gần 4000 cán bộ công nhân viên. Những thành tích mà Công ty đã đạt được cho tới năm 2003: Huân chương Độc lập hạng Nhì (năm 2002) Huân chương Độc lập hạng Ba (năm 1997) Huân chương Lao Động hạng Nhất (năm 1988) Huân chương Lao Động hạng Nhì (năm 1983) Huân chương Lao Động hạng Ba (năm 1978, 1986, 2000, 2002) Huân chương Chiến Công hạng Nhất (năm 2000) Huân chương Chiến Công hạng Nhì (năm 1992) Huân chương Chiến Công hạng Ba(năm 1996) Ngoài những phần thưởng cao quý trên Công ty còn nhận được nhiều bằng khen và giấy khen của Bộ Công nghiệp, UBND thành phố Hà Nội, Tổng công ty Dệt may Việt Nam, UBND quận Hai Bà Trưng. Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty đạt tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000. Bảng kê một số chỉ tiêu chủ yếu của công ty từ năm 1991 đến năm 2002 Năm Số lao động (người) Giá trị SXCN (1) (Triệu đồng) Tổng doanh thu (Triệu đồng) Kinh nghạch xuất khẩu (2) (Tr USD) Số lượng SP sản xuất (3) (1000 chiếc) Số lượng SP xuất khẩu (3) (1000 chiếc) Tổng vốn đầu tư (Tr đồng) Nộp ngân sách (1000 đ) Thu nhập bp/ng/th (1000 đ) 1991 2.183 3.296 12.059 1.213 1.126 701 705.000 179 1992 2.115 5.230 27.459 946 863 5.316 1.891.000 397 1993 2.100 6.480 29.536 1.596 1.554 5.597 1.733.000 420 1994 2.279 8.456 41.239 1.992 1.809 1.262 1.943.000 496 1995 2.071 19.302 48.720 1.967 1.919 3.850 1.267.000 567 1996 2.013 22.779 53.910 14 1.889 1.862 5.964 1.381.000 620 1997 2.000 27.500 64.500 23 1.509 1.420 41.257 1.500.000 735 1998 1.996 35.936 78.881 28 1.590 1.384 14.105 1.645.000 835 1999 2.000 42.439 97.000 31 2.567 2.224 8.520 2.874.000 920 2000 2.165 47.560 112.170 37 3.670 3.204 12.669 3.370.000 1.000 2001 2.300 55.683 130.378 40 4.065 3.474 20.200 3.470.000 1.100 2002 2.856 71.530 160.239 44 5.390 5.027 39.000 3.118.000 1.100 Ghi chú: (1): Giá cố định năm 1994 (2): Tính giá nguyên phụ liệu (3): Qui sơmi Năm 2004 tới nay Năm 2004 là năm đánh dấu sự chuyển đổi lớn lao của Công ty may Thăng Long từ doanh nghiệp Nhà nước chuyển đổi sang công ty cổ phần với 51% số cổ phần do Nhà nước chi phối. Đây cũng là năm mà toàn nghành dệt may nói chung và công ty cổ phần may Thăng Long nói riêng gặp nhiều khó khăn về thị trường và vốn, vì thị trường Mỹ phải áp dụng hạn nghạch ngay từ đầu năm. Thị trường EU sau 2 tháng cấp phép tự động nhưng sau đó một số cat lại bị dừng gây khó khăn cho việc thực hiện các đơn hàng đã ký với khách. Các nước lớn như Trung Quốc, Ấn Độ cạnh tranh gay gắt về giá cả trong khi đó các chi phí đầu vào như xăng dầu, vận chuyển, nguyên phụ liệu… lại tăng. Đối mặt khó khăn Công ty vẫn tiếp tục hoạt động và có những điều chình cho phù hợp với tình hình mới. Ngay khí có quyết định của Bộ Công nghiệp cho phép chuyển đổi sang công ty CP, thực hiện nghị quyết của hội đồng quản trị, công ty nhanh chóng tổ chức sắp xếp lại bộ máy, tuyên truyền các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước tới công nhân viên, các cổ đông hiểu rõ và yên tâm công tác. Xây dựng các chỉ tiêu khoán như khoán quỹ lương trên doanh thu, khoán các chi phí cho các đơn vị sản xuất và kinh doanh,tiết giảm các chi phí trong sản xuất. Xây dựng, hoàn thiện các quy chế phù hợp với thực tế của công ty CP. Tổ chức lại phòng thị trường nhằm nâng cao khả năng tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường. Chủ động giải quyết các vấn đề, các liên doanh làm ăn ko hiệu quả. Tuy nhiên, năng suất lao động của công ty vẫn còn thấp, hiệu quả sử dụng vốn chưa cao. Năng suất tính chung cho cả năm 2004 của từng xí nghiệp như sau: XN1 bình quân 157 USD/người/tháng. XN2 bình quân 144 USD/người/tháng. XN3 bình quân 135 USD/người/tháng. XN Nam Hải bình quân 127 USD/người/tháng. Nếu tính chung cho cả 4 XN thì năng suất bình quân/người/tháng là 141 USD so với chỉ tiêu 180 USD mới đạt 78%. Các mặt hàng bán ra lượng mã hàng có giá trị cao còn ít, điều này cho thấy công ty cần chú ý tới việc nâng cao thương hiệu hàng hóa THALOGA và hiệu quả của khâu tiếp thị kinh doanh hàng may mặc. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong năm 2004 như sau: Tổng doanh thu: 112 tỷ 610 triệu VNĐ (trong đó xuất khẩu: 76 tỷ 807 tr, doanh thu gia công 55 tỷ 471 tr) Giá trị tài sản cố định: Giá trị còn lại: 70 tỷ 198 tr VNĐ Vay ngắn hạn: 54 tỷ Vay dài hạn: 59 tỷ Thành phẩm tồn kho NĐ: 21 tỷ Lợi nhuận: 1 tỷ 978 tr Kết quả đạt được chưa khả quan lắm song về cơ bản công ty đã đảm bảo đủ công ăn việc làm cho người lao động kể cả những ngày tháng trái thời vụ. 1.1.2 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp: a. Cơ cấu tổ chức của các đơn vị trong công ty XN may 3 XN may 2 XN may 1 XN may Hà Nam XN may Nam Hải XN may phụ trợ Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm sát P. Kế toán P.KH X-NK P.Kỹ thuật P.KTCT P.Thị trường Văn Phòng Ban giám đốc P.CBSX P.KDTH Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Nguồn: phòng Kế toán Chức năng của các bộ phận trong Công ty Đại hội đồng cổ đông: tập hợp những người có cổ phần trong công ty may Thăng Long. Hội đồng quản trị: được chọn ra từ đại hội đồng cổ đông, là những người có số cổ phần lớn nhất có quyền đưa ra các đường lối, chính sách hoạt động cho công ty Ban kiểm sát: giám sát hoạt động của toàn bộ công ty từ hội đồng quản trị tới ban giám đốc, đồng thời chịu sự giám sát của hội đồng quản trị. Ban giám đốc: bao gồm 1 tổng giám đốc và 5 phó giám đốc, điều hành các công việc của công ty. Phòng Kế toán (phòng tài vụ): chịu trách nhiệm toàn bộ công tác hạch toán, kế toán của Công ty, có trách nhiệm kiểm tra các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất ở các xí nghiệp và toàn công ty Phòng kỹ thuật: có chức năng nghiên cứu, triển khai đưa tiến bộ khoa học vào sản xuất. Khi có kế hoạch thì triển khai các mẫu, may thử các mẫu và thông qua khách hàng duyệt, trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt, lập định mức, tổ chức kỹ thuật. Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu(P.KHX-NK): Nhiệm vụ đặt ra các chỉ tiêu sản xuất hàng tháng, năm, điều động sản xuất, ra lệnh sản xuất tới từng phân xưởng, nắm kế hoạch của từng xí nghiệp, có trách nhiệm tổng hợp cân đối vật tư Phòng thị trường: nhiệm vụ mua nguyên phụ liệu, xây dựng các phương án sản xuất kinh doanh. Tìm khách hàng để ký hợp đồng gia công may mặc, ký kết các hợp đồng mua bán nguyên liệu với nước ngoài, làm thủ tục xuất nhập khẩu, thanh toán, mở L/C, giao dịch đàm phán với khách hàng. Phòng kiểm tra chất lượng(P.KTCL): có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm mẫu khi sản xuất, được thành lập thành mạng lưới từ công ty tới các xí nghiệp. Văn phòng: có nhiệm vụ quản lý lao động, chịu trách nhiệm tuyển dụng khi cần thiết, xác định mức tiền lương, tính thưởng năng suất. Phòng kinh doanh tổng hợp (P. KDTH): nhiệm vụ chủ yếu là hoạt động tiêu thụ sản phẩm, chịu trách nhiệm về việc đưa hàng hóa tới tay người tiêu dùng. Bên cạnh đó lập các báo cáo doanh thu nội địa, các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng. Phòng chuẩn bị sản xuất (P.CBSX): có chức năng, nhiệm vụ thống kê lượng nguyên phụ liệu cho một lô hàng sản xuất, thông kê các yếu tố cần thiết cho một dây chuyền sản xuất, tư vấn cho bộ phận nguyên vật liệu. b. Cơ cấu tổ chức sản xuất: Công ty may Thăng Long bao gồm 3 xí nghiệp may đặt tại trụ sở chính là 250 Minh Khai, và 2 XN đặt tại các tỉnh khác. Nhìn chung các XN đều được tổ chức giống nhau. Mỗi XN đều bao gồm các bộ phận: Văn phòng xí nghiệp: quản lý các công việc thường ngày, thông báo kế hoạch sản xuất cho xí nghiệp của mình, nhận đơn xin nghỉ, thôi việc của công nhân, tính tiền lương cho xí nghiệp của mình. Tổ cắt: thực hiện khâu cắt trong quy trình làm ra một sản phẩm. Tổ May: thực hiện khâu may các bộ phận của sản phẩm lại với nhau (may cổ, may thân, may tay…) Tổ hoàn thiện: là, đóng gói Tổ bảo quản: lưu kho, đóng hòm Cơ cấu bộ máy tổ chức sản xuất của công ty cổ phần may Thăng Long Văn phòng XN XN may 1 XN may 2 Tổ cắt Tổ may XN may 3 Tổ hoàn thiện XN may Nam Hải Tổ bảo quản LD Hà Nam Cửa hàng thời trang XN phụ trợ PX mài PX thêu Nguồn: Phòng thị trường Quá trình để sản xuất ra một sản phẩm may mặc có thể được mô tả như sau: 5 4 3 2 1 Nguyên phụ liệu Giặt mài Thêu 1: May bộ đối 2: Cắt 3: May 4: Hoàn thiện (giặt, là, kiểm tra) 5: Đóng gói Tương tự với các công đoạn trên là các phân xưởng: Nguyên vật liệu Phân xưởng cắt Phân xưởng thêu Phân xưởng may Phân xưởng là Phân xưởng tẩy mài Vật liệu phụ Đóng gói Nguồn: p. Kế toán tài vụ Sản phẩm được kiểm tra chất lượng ngay cả trong quá trình sản xuất. Khi hoàn thiện nó được kiểm tra lần cuối. Những sản phẩm đạt yêu cầu sẽ được đóng gói và xuất xưởng hoặc đem đi lưu kho. 1.2 BÀI TOÁN QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG 1.2.1 Giới thiệu về phòng tài vụ Phòng tài vụ có chức năng hạch toán, kế toán cân đối các khoản thu chi cho toàn công ty.Theo dõi lỗ lãi trong mỗi kỳ sản xuất, phê duyệt tiền lương cho toàn công ty. Cơ cấu của phòng gồm 10 người baogồm: 01 trưởng phòng 01 phó phòng 07 nhân viên nghiệp vụ 01 nhân viên thủ quỹ Trưởng phòng và phó phòng có nhiệm vụ quản lý đôn đốc các nhân viên của mình và liên hệ với cấp trên. Các nhân viên nghiệp vụ chia nhau theo dõi từng nhóm tài khoản Nhân viên thủ quỹ quản lý tiền lương cho toàn công ty. (Thực ra nhân viên thủ quỹ ko phải tính tiền lương mà chỉ có nhiệm vụ phân phát, thanh toán tiền lương tới từng bộ phận, các bộ phận trong công ty phải tự tính lương cho mình). 1.2.2 Bài toán quản lý tiền lương a. Những quy định chung của công ty về quản lý tiền lương (một số quy định khác so với thực tế hoặc chỉ đang là dự thảo chờ phê duyệt) Theo quy định của công ty, hoạt động quản lý tiền lương phải tuân theo một số quy tắc sau: Trả lương sản phẩm đối với toàn thể cán bộ công nhân viên khối trực tiếp sản xuất, theo kết quả SXKD hàng tháng của mỗi đơn vị. Trả lương khoán theo chức danh công việc đối với khối nghiệp vụ, phục vụ căn cứ tính chất công việc, khối lượng công việc được giao. Cơ sở tính toán trả lương căn cứ vào các điều kiện sau: Doanh thu gia công nhập kho hàng tháng, có xác nhận của phòng kế hoạch và phiếu nhập kho của phòng Kho. Tỷ giá để thanh toán tiền lương hàng tháng: 14 800 VNĐ /USD Định mức thời gian chế tạo sản phẩm chuẩn: 1,2 đồng / giây Định biên lao động, phân loại thưởng A,B,C hàng tháng và tỷ trọng tiền lương của các công đoạn sản xuất theo quy định của công ty. Một số điều cần lưu ý: Công nhân xí nghiệp nào thì hưởng lương phụ thuộc vào doanh thu của xí nghiệp đó. Vì vậy 2 công nhân có trình độ như nhau nhưng ở 2 xí nghiệp khác nhau có thể có lương khác nhau. Để ý phần cơ cấu sản xuất của công ty ta thấy mỗi xí nghiệp đều có một bộ phận có tên là Văn phòng xí nghiệp. Bộ phận này là khối nghiệp vụ hưởng mức lương khoán dựa trên doanh thu của xí nghiệp đó. Các phòng ban trực thuộc công ty hưởng lương khoán theo chức danh công việc nhưng dựa trên tổng doanh thu của cả 3 XN. hình thức trả lương Lương SP = å (Tcnj * Qj) * 1,34 Trong đó: Tcnj: thời gian hao phí cần thiết để hoàn thiện bước công việc (j). Qj: Số lượng sản phẩm đơn vị làm được. 1,34 đồng /giây Lương khoán = Ngày công * mức lương công việc Nhân viên thử việc : 90% lương cấp bậc bản thân * mức lương tối thiểu. Cách tính lương Quỹ khoán XN = doanh thu thực hiện * 14.800 * tỷ lệ tiền lương được hưởng 14.800: tỷ giá quy đổi giữa VNĐ với USD. Lương cá nhân Lương sản phẩm = Tổng sản lượng * đơn giá sản phẩm (công đoạn SX) Mức lương cấp bậc khoán * hệ số lương * số công thực tế Tiền lương = 26 Cán bộ mới đề bạt = 90% mức khoán bậc 1, hệ số khoán do công ty quản lý Nhân viên mới ký hợp đồng chính thức: hưởng 90% mức khoán chức danh công việc đảm nhận trong một năm đầu. Hệ số khoán do đơn vị quản lý. Lương phép, lương thời gian do đơn vị điều động làm công việc khác: * * Tiền lương cá nhân Lương cấp bậc bản thân (NĐ26/CP) Số công thực tế Hệ số lương tối thiểu 26 = Lương bảo hiểm xã hội: hưởng lương chế độ theo điều lệ BHXH quy định * * HBXH cá nhân Lương cơ bản bản thân (NĐ26/CP) Số công thực tế Hệ số lương tối thiểu 26 = * 75% Lương nhân viên thử việc do công ty ký hợp đồng làm việc tại đơn vị: * * Lương thử việc Lương cơ bản bản thân (NĐ26/CP) Số công thực tế Hệ số lương tối thiểu 26 = * 90% Tổng cộng các khoản phải chi cho CBCNV: Ngoài tiền lương, CBCNV trong đơn vị còn được hưởng các khoản thưởng, thu nhập ngoài lương nhân các ngày lễ tết, thàng lương 13. Cụ thể bao gồm các mục sau: Tiền lương sản phẩm, thưởng trong lương hàng tháng căn cứ kết quả lao động thực tế của người lao động trong tháng và theo quy định của đơn vị và công ty. Tiền lương thêm giờ cho CBCNV theo quy định của Bộ luật lao động (nếu có thêm giờ). Tiền thưởng tiết kiệm cho CBCNV (nếu có). Các khoản chi phát sinh trong quá trình sản xuất của đơn vị. Tiền phép cho những ngày nghỉ phép hằng năm của CBCNV. Tiền lương chế độ và thưởng trong 8 ngày lễ/năm (1 – 1, 30 – 4, 1 – 5, 2 – 9 và 4 ngày Tết nguyên đán), tiền nghỉ việc riêng có hưởng lương theo quy định của Bộ luật lao động. Tiền cơm ca công nghiệp cho CBCNV của đơn vị. Thưởng nhân dịp kỷ niệm ngày: 27 – 2, 8 – 3, 27 – 7, 20 – 10, 20 – 11, và 22 – 12 cho CBCNV thuộc thành phần đơn vị quản lý. Thưởng nhân dịp ngày thành lập Cty: 8 – 5. Thưởng nhân dịp Quốc tế thiếu nhi, Tết Trung thu. Tiền mừng tuổi CBCNV nhân dịp đón xuân mới. Tiền phụ cấp độc hại, phụ cấp chức vụ Đảng, đoàn thể, phụ cấp 3 ca… Tiền bồi dưỡng ca đột xuất từ 22h00 hôm trước đến 6h00 sáng hôm sau. Tiền lương cho những CBCNV đang thử việc tại đơn vị, tiền hỗ trợ đào tạo công nhân mới trong 2 tháng đầu hoặc tiền hỗ trợ đào tạo để tuyển dụng lao động mới. Tiền thuê Vệ sinh công nghiệp tại các xí nghiệp May và xưởng Cắt. Tiền trích nộp BHXH và BHYT theo quy định của Nhà Nước (17% mức lương CB bản thân từng CBCNV trong đơn vị), tiền khám chữa bệnh của CBCNV đơn vị. Tiền trích nộp hoạt động Đảng và Công đoàn theo quy định Nhà Nước. Chi phí đảm bảo các chế độ chính sách đối với CBCNV trong đơn vị, vệ sinh, an toàn lao động, môi trường, phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt. Trong số các mục trên thì hiện nay ở Công ty may Thăng Long, tổng lương của CBCNV mới chỉ bao gồm các mục 1,2,3,4,5,6,7 và 15. Cấp bậc công việc bình quân và hệ số phân phối tiền lương của các chức danh công việc. (coming soon) b. Cách xác định quỹ lương cho từng bộ phận trong Công ty Xác định tỷ lệ khoán quỹ tiền lương theo doanh thu của các đơn vị xí nghiệp thành viên trực thuộc công ty: Quỹ tiền lương Cty được hưởng là: 52% doanh thu may gia công Doanh thu may gia công bao gồm 94,5% là doanh thu tại XN và 5,5% là chi phí quản lý Công ty. Doanh thu tại XN 52% * Quỹ lương Cty = Chi phí quản lý CT + Doanh thu may gia công DT may gia công 52% * Quỹ lương Cty = DT may gia công + 5,5% * 94,5 % * DT may gia công Quỹ lương Cty = DT may gia công 2,86% * 49,14 % * + Quỹ tiền lương của xí nghiệp Quỹ khoán cho xí nghiệp là: 49,14% doanh thu may gia công Trong đó: 4% doanh thu may gia công cho vào quỹ dự phòng dùng để chi thưởng nhân các ngày lễ, tết, lương tháng 13. Một phần dùng để chi các khoản phát sinh trong quá trình SXKD của đơn vị. Thưởng cho các cá nhân có thành tích làm lợi cho tập thể đơn vị và bù đắp thêm chi lương, thưởng, cơm ca hàng tháng của CBCNV đơn vị. Thực tế, hiện tại quỹ khoán cho bộ phận trực tiếp sản xuất tại XN chỉ có 43,2% bao gồm 41% là quỹ tiền lương XN, 2,2% còn lại được cho vào quỹ dự phòng chi tiền cơm ca, lễ tết cho CN tại XN. Quỹ tiền lương xí nghiệp được phân chia theo tỷ lệ như sau: Quỹ tiền lương XN = Quỹ khoán XN – Chi phí cơm ca – Chi phí lễ tết Như đã giới thiệu ở phần cơ cấu sản xuất, mỗi XN của Công ty đều có tổ chức như nhau, bao gồm các bộ phận văn phòng XN, cắt, là, hoàn thiện,bảo toàn…Các bộ phận này hưởng quỹ lương theo tỷ lệ: Bộ phận Tỷ lệ May 74% Cắt 6,5% là 3,5% Văn phòng XN 3,0% Thu hóa 3,0% Bảo toàn 1,5% Hoàn thiện 3,0% Kỹ thuật 5,5% Trong mỗi bộ phận quỹ lương lại được phân chia thành các quỹ sau: Lương sản phẩm chiếm 70% của quỹ tiền lương cho bộ phận đó. Tổng quỹ lương sản phẩm các bộ phận là quỹ lương sản phẩm của XN. Thưởng chiếm 30% còn lại. VD: Doanh thu của các xí nghiệp lần lượt là: XN1: 1 000 000 000 VNĐ (đã quy đổi) XN2: 1 000 000 000 VNĐ XN3: 2 000 000 000 VNĐ Quỹ lương khoán của XN1 là: 1 000 000 000 * 43,2% = 432 000 000 VNĐ Quỹ lương của XN1 là: 1 000 000 000 * 41% = 410 000 000 VNĐ Quỹ lương sản phẩm của XN1 là: 410 000 000 * 70% = 287 000 000 VNĐ Quỹ thưởng của XN1 là: 410 000 000 – 287 000 000 = 123 000 000 VNĐ Quỹ lương của bộ phận may là: 410 000 000 * 74% = 303 400 000 VNĐ Tương tự cho các bộ phận khác. Xác định tỷ lệ khoán quỹ tiền lương theo doanh thu cho bộ phận phục vụ Xác định quỹ lương cho bộ phận phục vụ trong các XN thành viên: Quỹ lương cho bộ phận Văn phòng xí nghiệp chiếm 3% quỹ lương xí nghiệp văn phòng đó phục vụ. Tiếp theo VD trên: Quỹ lương văn phòng của XN1 = 410 000 000 * 3% = 12 300 000 Trong đó cũng chia ra 70% lương sản phẩm và 30% thưởng các loại A,B,C. Xác định quỹ lương cho bộ phận phục vụ trực thuộc công ty: Quỹ tiền lương của khối phòng ban và đơn vị phục vụ phụ thuộc vào kết quả SXKD và số lượng sản phẩm hoàn thành đảm bảo chất lượng đã được nhập kho. Quỹ tiền lương phòng ban = 5,5% Doanh thu thực hiện của công ty (Trong đó: chi phí quản lý do các XN chi bổ xung cho ban điều hành là 0,5%) Lưu ý: Quỹ tiền lương phòng thị trường hưởng theo quy chế riêng ngoài quỹ lương khoán của Công ty. VD: Quỹ lương phòng ban của Cty = (1 000 000 000 + 1 000 000 000 + 2 000 000 000)*5% = 200 000 000 VNĐ. Trong đó cũng chia ra 70% lương chính và 30% dành cho thưởng. c. Cách tính lương cá nhân Quy trình tính lương cho một công nhân tại một xí nghiệp Để có thể làm lương cho mỗi công nhân trong xí nghiệp nhân viên lao động tiền lương phải có trong tay bản đơn giá tiểu tác do phòng kỹ thuật cung cấp. Quá trình tạo ra một sản phẩm may mặc là tập hợp của rất nhiều thao tác nhỏ chẳng hạn như may túi, may nhãn, dây treo áo… Mỗi một thao tác đó được gọi là một tiểu tác. Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ tập hợp các thao tác để làm ra một sản phẩm hoàn chỉnh vào một bảng gọi là bản đơn giá tiểu tác. Trong bảng đơn giá tiểu tác có các thông tin về mã hàng, tên các thao tác, thời gian, số người cần thiết thực hiện thao tác đó. Căn cứ vào bảng đơn giá tiểu tác, nhân viên lao động tiền lương sẽ tính ra đơn giá cho từng nhóm thao tác cho từng cá nhân. Tổng thời gian: 2989 Đơn giá; 0,7393 Mã sản phẩm: JK395 Tên Mô tả công việc Thời gian (giây) Tổng thời gian Số lao động (người) Điểm Điểm cá nhân (tiền công) Phần lót 1 MD cắt ghim dây treo áo 25 85 1 62,8 62,8 MD cắt +sd may nhãn vào thân 60 2 Chắp vai con lót 20 315 4 258,8 64,7 MD chắp sườn, bụng tay lót 55 … 65 … 40 … 25 … 25 … 20 … 40 Rẽ gập đôi bo gấu 60 … Tổng 2989 Một bảng đơn giá tiểu tác vắn tắt Cách tính đơn giá tiểu tác i như sau: Đơn giá tiểu tác (i) = k * ti Trong đó: k: hệ số 1 ( thực ra là tiền công cho một giây lao động) ti: thời gian để làm tiêu tác i (được quy định bởi quy trình công nghệ) Quỹ lương của một sản phẩm åti k = Trong đó: Quỹ lương của một sản phẩm =41%*70%*Doanh thu tạo ra từ 1SP đó. åti: Thời gian làm ra một sản phẩm (tồng thời gian thực hiện các thao tác). VD: Giả sử với một sản phẩm mã JK395 như trên ta đã có các thông tin sau: Tổng thời gian làm ra một sản phẩm là: åti = 2989 giây Doanh thu của một sản phẩm JK 395 là: 7699,539 đồng Quỹ lương một SP JK395 là: 7699,539*41%*70% =2209,7677 đồng Hệ số 1 là: Quỹ lương của một sản phẩm åti k = 2209,7677 2989 k = = 0,7393 (đồng) Đơn giá cho nhóm 1 là: k * ti = 0,7393 * (25+60) =62,8 đồng Đơn giá cho nhóm 2 là: k * ti = 0,7393 * (20+55+65+40+25+25+20+40+60) = 0,7393 * 315 =258,8 đồng Nhưng nhóm tiểu tác 2 gồm có 4 người vì vậy lương cho một người là: 258,8 : 4 = 64,7 đồng Cuối tháng, căn cứ vào lượng hàng sản xuất ra và bản khai năng suất của các tổ trưởng, nhân viên lao động tiền lương sẽ tính lương cho từng công nhân trong xí nghiệp mình: Lương công nhân = å Sản lượng mặt hàng (i) * ( åĐơn giá tiểu tác (j) làm mặt hàng (i)) VD: mặt hàng JK 395 sản xuất được 1000 chiếc Nhân viên A tham gia nhóm thao tác 1 và 2 sẽ nhận được lương là: 1000 (62,8 + 64,7) =127 500 đồng Nếu anh ta tham gia sản xuất các mặt hàng khác nữa thỉ lương anh ta sẽ bằng tổng lương các sản phẩm. Quy trình tính lương cho nhân viên làm việc trong khối phục vụ tại xí nghiệp Tính tương tự như lương cho nhân viên làm tại các phòng ban chỉ khác quỹ lương dành cho văn phòng XN chiếm sấp xỉ 3 % quỹ lương XN chứ không dựa trên quỹ lương của toàn công ty. Quy trình tính lương cho nhân viên làm tại các phòng ban trực thuộc công ty: Lương nhân viên (j) = hj * K K (hệ số 1): Tiền lương tương ứng với hệ số lương =1 hj : hệ số lương của nhân viên (j) Quỹ lương phòng ban Cty åHi K = Trong đó: Quỹ lương phòng ban = 5% doanh thu thực hiện của toàn công ty åHi: Tổng hệ số lương của các phòng Hi: Tổng hệ số lương của tất cả nhân viên phòng (i) Hi = åhj (hj: hệ số lương của nhân viên j) VD: Đơn vị Định biên LĐ hưởng khoán Tổng hệ số (Hi) Tiền lương Văn phòng Cty 51 52 140 P.kê hoạch X-NK 26 20 64,20 P.kỹ thuật chất lượng 44 18 61,72 P.Chuẩn bị SX 24 11 30,43 P.Kế toán tài ._.vụ 11 11 37,46 18 318 315 P.cơ điện 30 25 62,13 P.Thị trường 4 4 16,21 Chủ tịch công đoàn 1 1 5,73 Tổng 417,88 Giả sử ta có doanh thu của 3 XN là: 4 086 950 060 VNĐ Quỹ lương cho phòng ban là = 5% doanh thu = 204 347 503 VNĐ K = 204 347 503 417,88 = 489 010 đồng Quỹ lương phòng ban Cty åHi K = Ta có bảng hệ số lương của phòng kế toán như sau: Chức danh Định biên HS khoán HS khoán Phụ cấp Hệ số Trưởng phòng 1 5,73 5,43 Phó phòng 1 4,5 4,5 NV nghiệp vụ 5 2,5 2,5 NV thu - chi 2 2,26 2,26 Thủ quỹ 1 2,06 0,05 2,11 Phó Giám đốc 1 8,1 8,1 Tổng 37,46 Quỹ lương dành cho phòng kế toán sẽ là: K * HP.kế toán = 489 010 * 37,46 = 18 318 315 VNĐ Lương cho một nhân viên có hệ số lương 2,5 trong phòng kế toán là: K * h = 489 010 * 2,5 = 1 222 525 VNĐ d. Các khoản ngoài lương: Thưởng A,B,C,KK: Quỹ thưởng lấy ra từ 30% quỹ lương như đã nói ở trên. Loại A: Thưởng 100% của 30%. Những lao động bảo đảm ngày công thực tế trong tháng (nghỉ có lý do tối đa 2 công / tháng so với công làm việc thực tế của đơn vị trong tháng). Đảm bảo chất lượng sản phẩm, khối lượng công việc được giao, thực hiện tốt tiêu chuẩn SA8000, tiêu chuẩn Wrap không bị nhắc nhở phê bình, lập biên bản trong tháng. Đảm bảo tiền lương sản phẩm đạt 80% năng suất lao động khoán của đơn vị trở lên (144 USD/ tháng). Có ý thức tổ chức kỷ luật tốt. Không bị vi phạm nội quy, quy chế Cty đặc biệt nội quy kỷ luật lao động của công ty và pháp luật nhà nước quy định. Loại B: 60% quỹ thưởng Những lao động đảm bảo ngày công trong tháng. Nghỉ có lý do từ 3-4 công so với công làm việc thực tế của đơn vị trong tháng. Chất lượng sản phẩm bị lập biên bản hoặc bị nhắc nhở về khối lượng công việc không hoàn thành, vi phạm tiêu chuẩn SA8000 1 lần. Đảm bảo tiền lương sản phẩm từ 65% - 79% năng suất lao động khoán của Cty trở lên (117 USD/ tháng). Có ý thức tổ chức kỷ luật, không vi phạm nội quy, quy chế Cty. Loại C: 20% quỹ thưởng Những lao động đảm bảo ngày công trong tháng. Nghỉ có lý do từ 5-6 công. Chất lượng sản phẩm bị lập biên bản hoặc bị nhắc nhở về khổi lượng công việc không hoàn thành tối đa 2 lần. Đảm bảo tiền lương sản phẩm từ 50% - 64% năng suất lao động khoán của Cty trở lên (90USD/tháng). Có ý thức tổ chức kỷ luật, không vi phạm nội quy, quy chế của Cty. Loại khuyến khích (KK): không được thưởng Những lao động không đạt các tiêu chuẩn trên. Có 1 ngày công nghỉ tự do trong tháng. Nếu có 5 ngày nghỉ tự do (cộng dồn) trong tháng hoặc 20 ngày nghỉ tự do trong năm thì đơn vị có trách nhiệm họp hội đồng kỷ luật và gửi danh sách về Công ty để xử lý. Lương và thưởng tháng 13 (Tết): Toàn bộ CBCNV trong Cty hưởng lương tháng 13 theo lương CBCNV đóng bảo hiểm xã hội. Thưởng tháng 13 căn cứ xếp loại A,B,C hàng tháng theo hệ số: Hệ số loại A: 1,0 Hệ số loại B: 0,6 Hệ số loại C, khuyến khích: 0,2 * Hệ số thưởng Hệ số lương tối thiểu 12 Tiền thưởng 1 tháng cá nhân = Lương khoán Lương CB bản thân + 2 * Tiền thưởng tháng 13 của cá nhân = Tổng tiền thưởng của 12 tháng trong năm. Lương làm thêm giờ Tùy theo ngày mà có hệ số lương khác nhau Ngày thường: 1,5 Ngày chủ nhật: 2 Ngày lễ: 3 Tạm ứng CBCNV được lĩnh tạm ứng vào ngày 17, số tiền còn lại lĩnh vào mồng 1 tháng sau. 1.2.3 Thực trạng việc quản lý tiền lương tại công ty may Thăng Long Hiện tại, việc quản lý lương tại công ty may Thăng long chưa được tập trung. Văn phòng công ty tính ra quỹ lương cho toàn công ty. Phòng kế toán tài vụ có trách nhiệm rút tiền, thanh toán lương cho các XN.và các phòng khác. XN và các phòng khác tự hạch toán lương của đơn vị mình và lấy lương tại phòng tài vụ. Bàng đơn giá tt đã khai Công nhân 1.Tính lương tại XN Nhân viên VPXN Nhân viên VPCT Bảng thanh toán lưong đã ký lương lương lương Bảng thanh toán lưong đã ký Bảng thanh toán lưong đã ký Kho DL 2.Tính lương phòng ban 3.duyệt lương Phiếu chi đã ký lương Phiếu chi đã ký lương Kho DL Kho DL Trong công tác quản lý tiền lương công ty cũng chưa sử dụng phần mềm vi tính nào ngoài exel. Việc tính lương cho công nhân xí nghiệp khá rắc rối do đơn giá tiểu tác quá nhiều. Đồng thời các chính sách tiền lương không ổn định, rất hay thay đổi. Lý do lựa chọn đề tại phân tích thiết kế phần mềm quản lý lương công nhân tại công ty may Thăng Long: Rút ngắn thời gian tính lương. Giảm sai sót trong quá trình tính. Giúp công việc quản lý lương trở nên nhẹ nhàng hơn. Giảm chi phí quản lý khi 1 ngưởi có thể quản lý lương của toàn công ty. Tập trung hóa việc quản lý lương do đó làm giảm sai sót. 1.2.4 Mục đích đề tài phân tích thiết kế phần mềm quản lý lương công nhân tại công ty may Thăng Long: Xây dựng một phần mềm quản lý tiền lương cho công nhân tại các xí nghiệp sử dụng ngôn ngữ lập trình visual fox. Chương trình có thể cài đặt trên các phiên bản Win 9x, XP, 2000. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Có nhiều lựa chọn giúp ngưởi sử dụng sử dụng được trong nhiều hoàn cảnh, khi cơ chế tiền lương có sự thay đổi. CHƯƠNG II. CƠ SỞ LÝ THUYẾT XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Từ định nghĩa trên ta thấy, hệ thống thông tin có 4 chức năng chính: Thu thập Lưu trữ Xử lý Phân phối Tất nhiên, những thông tin hệ thống cung cấp không chỉ bao gồm các thông tin hệ thống thu thập được. Các thông tin sau khi đã được hệ thống xử lý phải có giá trị cao hơn những thông tin ban đầu, để phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Những thông tin như vậy được gọi là thông tin quản lý. Thông tin quản lý là những thông tin mà có ít nhất một nhà quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Môi trường của hệ thống thông tin là tập hợp các mối quan hệ ràng buộc giữa các thực thể trong hệ thống. Phạm vi môi trường của một hệ thống thông tin tùy vào hệ thống đó. Một hệ thống thông tin này có thể là một thành phần trong một, hay nhiểu hệ thống thông tin khác. VD: Hệ thống tính lương cho một phân xưởng may của công ty may Thăng Long vừa là một bộ phận trong hệ thống thông tin tính lương của toàn công ty vừa là một bộ phận trong hệ thống thông tin kế toán. 2.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Các thực thể tham gia vào một hệ thống thông tin thì rất nhiều, nhưng tùy theo nó thực hiện chức năng nào của hệ thống thông tin mà có thể phân thành các bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào (nguồn dữ liệu và bộ phận thu thập dữ liệu). Bộ phận xử lý dữ liệu. Kho lưu trữ dữ liệu. Bộ phận đưa dữ liệu ra (đích đến của dữ liệu và bộ phận phân phối dữ liệu). Nguồn Thu thập Phân phối Đích Kho dữ liệu Xử lý và lưu trữ Mô hình hệ thống thông tin Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage). Cần lưu ý rằng hệ thống thông tin không nhất thiết phải gắn với tin học. Các hệ thống thông tin đã tồn tại từ rất lâu trước khi có sự ra đời của máy tính. VD: Hệ thống trả lương truyền thống thu thập dữ liệu về thời gian làm việc, số sản phẩm mỗi công nhân viên làm ra, xử lý chúng với các dữ liệu lâu bền được ghi trong các hồ sơ. Sau đó hệ thống này tạo ra các bảng lương và chuyển tiền cho người được lĩnh. Các thông tin đồng thời được cập nhật vào kho dữ liệu. Hệ thống trả lương có thể được thực hiện thủ công hoặc bằng máy móc, có thể là các phương tiện chưa tự động hóa hoàn toàn như là máy tính bỏ túi hay máy chữ, hoặc có thể là một máy tính điện tử gắn với một số đĩa từ và máy in laser. Nhưng chỉ cần nó có thể thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối dữ liệu thì nó là một hệ thống thông tin. Hệ thống trả lương ở trên phải chịu những ràng buộc của nó. Các ràng buộc có thể là các thỏa thuận giữa chủ và nhân viên, các thỏa thuận về thời điểm nhận lương của từng nhóm nhân viên, các luật về thuế,về bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế…Những hệ thống thông tin (như hệ thống trả lương hay hệ thống quản lý tài khoản khách hàng…) mà hoạt động của nó chịu sự tác động của một tập hợp các quy tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc được thiết lập theo một truyền thống được gọi là hệ thống thông tin chính thức. Bên cạnh hệ thống thông tin chính thức tất nhiên là hệ thống thông tin không chính thức. Đó là các hệ thống đơn giản, các hoạt động của nó không tuân theo các quy tắc hay phương pháp làm việc rõ ràng. Ví dụ như hoạt động ghi chép của ông chủ tịch một công ty về ứng xử của các cộng sự gần gũi, về hiệu quả công tác của họ và mức độ tự chủ trong công việc. Việc sử dụng những ghi chép đó cho việc đề bạt, xét cho tham gia vào các công việc hoặc xét tăng lương… Trong trường hợp này ông chủ tịch vừa là người sử dụng thông tin vừa là người tạo ra thông tin. Phương tiện sử dụng chỉ đơn giản là một quyển sổ ghi chép cá nhân. Mặc dù vậy hệ thống này vẫn hội đủ mọi tiêu chuẩn định nghĩa của một hệ thống thông tin. Lưu ý Mặc dù tầm quan trọng của hệ thống thông tin phi chính thức trong các tổ chức là không hề nhỏ nhưng trong các phần sau của tài liệu này chỉ xin đề cập đến những vấn đề của hệ thống thông tin chính thức mà thôi. 2.1.3 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức a. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) là hệ thống xử lý các giao dịch, xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà cung cấp, hay chính nhân viên của tổ chức. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. VD: hệ thống trả lương, lập đơn hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký theo môn học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả cho những người nộp thuế… Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoách chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn tài liệu ngoài tổ chức. VD: Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chỉ tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu thị trường… Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System). Quá trình ra quyết định thường bao gồm 3 giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thông trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Hệ thống chuyên gia ES (Expert System). Đó là các hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage). Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như là một trợ giúp chiến lược. b. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo các cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định 2.1.4 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theo quan điểm của người mô tả. Bởi một hệ thống thông tin đóng vai trò khác nhau với mỗi người. VD: Hệ thống giao dịch tự động của một ngân hàng. Đối với khách hàng, họ nhìn nhận hệ thống như là một thực thể cấu thành từ một đầu cuối, với những câu hỏi được hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục cần thực hiện (đưa thẻ ngân hàng vào khe đọc, nhập mã cá nhân, trả lời các câu hỏi về loại giao dịch cần thực hiện, nhập số lượng tiền vào từ bàn phím, lấy tiền ở hốc trả tiền). Đối với giám đốc dịch vụ khách hàng ở ngân hàng, ông ta mô tả hệ thống đó như một thực thể cho phép thực hiện việc gửi và rút tiền với giá trị lớn nhất là 500 USD, chuyển tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác sau khi đã kiểm tra từ khách hàng. Còn cán bộ kỹ thuật tin học của ngân hàng thì mô tả hệ thống này như một thực thể cấu thành từ 122 chương trình và các thủ tục khác nhau được viết trong ngôn ngữ lập trình có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và chúng sử dụng một số đĩa từ với dung lượng cụ thể nào đó. Ví dụ trên cho ta thấy 3 mô hình dùng để mô tả một hệ thống thông tin, đó là: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Cái gì? Để làm gì? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Như thế nào? Mô hình ổn định nhất Mô hình hay thay đổi nhất Mô hình logic trả lời cho câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”, nó mô tả hệ thống thu thập dữ liệu nào, xử lý mà hệ thống phải thực hiện, các kho chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho xử lý và những thông tin hệ thống sản sinh ra. Mô hình này không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý.Đây là mô hình ổn định nhất trong 3 mô hình. Mô hình vật lý ngoài trả lời câu hỏi “Cái gì?”, “Ở đâu?”, “Khi nào?”. Mô hình này mô tả các khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình và bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng.Với một mô hình logic sẽ có nhiều mô hình vật lý ngoài tương ứng có khả năng thỏa mãn yêu cầu của mô hình logic đã cho. Mô hình vật lý trong trả lời câu hỏi “Như thế nào”. Mô hình này cũng liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải theo cách nhìn của người sử dụng mà của nhân viên kỹ thuật, những người xây dựng hệ thống. Đó là các thông tin liên quan tới loại trang thiết bị, dung lượng bộ nhớ, ngôn ngữ lập trình dùng để xây dựng hệ thống. Mô hình vật lý trong là mô hình bất ổn định nhất trong 3 mô hình. Lưu trữ dữ liệu Thông tin vào Thông tin ra Logic Vật lý ngoài Vật lý trong Logic Vật lý ngoài Vật lý trong Logic Vật lý ngoài Vật lý trong Logic Vật lý ngoài Vật lý trong Nguồn tin Đích tin Xử lý dữ liệu 2.2 CƠ SỞ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA HTTH 2.2.1 Phần cứng tin học Máy tính điện tử: là tập hợp các bộ phận để thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu vào, xử lý dữ liệu, đưa dữ liệu ra, lưu trữ thông tin và kiểm soát, điều khiển các hoạt động đó. Có các loại máy tính cỡ lớn (Mainframe), máy tính cỡ vừa (Minicomputer), máy vi tính (Microcomputer) và siêu máy tính (Supercomputer). Thiết bị ngoại vi của máy tính điện tử: STT Thiết bị vào thường dùng Thiết bị ra thường dùng 1 Bàn phím (Keyboard) Trống tử (Cartrige Drive) 2 Chuột (Mouse) Băng cassette (Cassette Drive) 3 Màn hình nhạy cảm (Tactile Screen) Micro fim (Computer Output Mircofilm) 4 Máy đọc quang học (CD-ROM Drive) In quả cầu chữ (Daisy-Wheel Printer) 5 Máy quét hình (Scanner) Đĩa từ (Disk Drive) 6 Máy đọc bút vẽ (Badge Drive) Máy in kim (Dot Matrix Printer) 7 Bút điện tử (Light pen) Đĩa quang xóa được (Erasable Optical Drive) 8 Máy đọc mã vạch (Bar Code Reader) In phun mực (Ink Jet Printer) 9 Máy đọc chữ từ tính (Magnetic-Ink Character Recognition) In laser (Laser Printer) 10 Bộ nhận dạng tiếng nói (Voice Recognition Device) In dòng (Line Printer) 11 Cần điều khiển (Joystick) Mã hóa chữ từ tính (Magnetic Character Coder) 12 Máy đọc cassette (Cassette Drive) Máy vẽ (Plotter) 13 Máy đọc chữ (Optical Character Reader) Người máy (Robot) 14 Máy đọc đĩa tử (Disk Drive) Tổng hợp tiếng nói (Speech Synthesizer) 15 Bảng số hóa (Gigitizing Table) Băng từ (Tape Drive) 16 Máy đọc băng từ (Tape Drive) Màn hình (Video Display Terminal) 17 Máy đọc bìa đục lỗ (Punch Card Reader) Đĩa quang (WORM Drive) 18 Máy đọc đĩa quang (WORM Drive) Vấn đề chuẩn phần cứng (Hardware Standard): Một số nguyên tắc khi mua sắm các thiết bị phần cứng tin học: Bảo đảm sự tương thích (Compatibility): Các thiết bị mua mới phải làm việc được với những thiết bị đã có. Nếu không chi phí thêm cho phân cứng hoặc phần mềm chuyển đổi nhiều khi còn lớn hơn cái lợi thu được. Bảo đảm khả năng mở rộng và nâng cấp (Expendable & Sealable): Nhu cầu về năng lực máy tính trong doanh nghiệp tăng không ngừng, dễ dàng vượt qua năng lực của máy tính hiện có. Vì vậy khi mua cần xem xét khả năng nâng cấp của phần cứng máy tính để có thể tăng cường khi cần thiết. Làm như vậy giá cả sẽ rẻ hơn là trang bị mới. Bảo đảm độ tin cậy (Reliability): Phân cứng mẫu mã mới nhất thường rất hấp dẫn người sử dụng. Tuy nhiên các lỗi kỹ thuật thường không bao giờ được nêu ra trong các tờ quảng cáo. Nói chung không nên mua những loại máy đời mới nhất. 2.2.2 Phần mềm tin học a. Phần mềm hệ thống: Là tập hợp các chương trình trợ giúp người sử dụng quản lý, khai thác các nguồn lực của máy tính một cách hiệu lực và hiệu quả. Nguồn lực của máy tính bao gồm: bộ xử lý trung tâm, bộ nhớ trong, thiết bị nhớ và máy in. Những nguồn lực đó khá đắt và việc sử dụng chúng không dễ do đó cần phải quản lý chúng một cách cẩn trọng. Phần mềm hệ thống hoạt động như là một bộ phận kết nối giữa máy tính với các chương trình ứng dụng mà ngưởi sử dụng muốn thực hiện. Phần cứng Phần mềm hệ thống Phần mềm ứng dụng CPU Bộ nhớ chính Bộ nhớ phụ Ngoại vi Quản trị dự án Soạn thỏa Bảng tính Ứng dụng khác Phần mềm hệ thống bao gồm các phần mềm sau: Hệ điều hành: là tập hợp các chương trình quản lý và kiểm soát các nguồn lực của máy tính: CPU, bộ nhớ chính và phụ, ngoại vi. Nhiệm vụ chủ yếu của hệ điều hành là lập lịch các JOB, phân phối bộ nhớ, liên lạc với thao tác viên… Hệ điều hành bao gồm nhóm các chương trình sau: Chương trình quản lý bộ nhớ, bộ nhớ đĩa, thời gian CPU và ngoại vi. Các chương trình quản lý JOB: chọn, khởi động, thực hiện và kết thúc các JOBS đã được lập lịch cần xử lý. Các chương trình quản lý vào/ ra: tương tác với các thiết bị vào/ ra, trao đổi dữ liệu giữa CPU với các thiết bị vào/ ra với bộ nhớ phụ. Các chương trình của hệ điều hành được chia làm 2 phần: Phần thường trú (Resident Programs) Phần trao đổi (Transient Programs) Hệ điều hành thường dùng hiện nay là hệ điều hành đa chương (Multiprogramming hay Multitasking) theo phương thức phân chia thời gian (Time Slicing). Đối với hệ điều hành này các chương trình ứng dụng được lưu chữ trong máy tính như sau: CPU ALU Resident supervisory Transitent operating system Application program 1 Data for program 1 Application program 2 Data for program 2 Application program 3 …………. Phần mềm tiện ích: là các phần mềm thiết kế để xử lý các nhiệm vụ thường gặp như: sắp xếp, tìm dữ liệu, lập danh sách… Phần mềm phát triển: bao gồm các chương trình trợ giúp để tạo ra các phần mềm cho máy tính: Các ngôn ngữ lập trình: mỗi ngôn ngữ lập trình bao gồm các bộ phận: Chương trình dịch ngôn ngữ (Compiler) có chức năng dịch các chương trình viết trong ngôn ngữ lập trình sang ngôn ngữ viết trong ngôn ngữ máy. Thư viện chương trình (Library Programs) là tập hợp các thủ tục hay được dùng trong các chương trình khác. Chương trình liên kết (Linkage Editor) được dùng để kết nối các chương trình đã được dịch với các thủ tục từ thư viện để tạo thành một chương trình thực hiện được EXE (Executable) đối với máy tính. Mã nguồn (Source code) Lập trình viên sử dụng ngôn ngữ lập trình bậc cao Tạo Trình dịch (Complier) Mã đích (Object code) Liên kết (Linkage) Module thực hiện được (EXE) Trình thư viện (Library Programs) Tạo Chuyển đổi Ngôn ngữ lập trình đã trải qua 5 thế hệ: + Ngôn ngữ máy. + Hợp ngữ ASSEMBLY. + Ngôn ngữ thế hệ 3 như: Pascal, Basic, C… + Ngôn ngữ thế hệ 4: ngôn ngữ phi thủ tục (Non-Procedural) như: SQL, FOXPRO, PARADOX… + Ngôn ngữ thế hệ 5: Access… Các công cụ lập trình có sự trợ giúp của máy tính (CASE – Computer Aided Software Engineering): Giúp tự động hóa lập trình. Lập trình hướng đối tượng (OPP – Object Oriented Programming): Tư tưởng cơ bản là các đối tượng (Dữ liệu + các chương trình xử lý dữ liệu ấy). Phần mềm quản trị mạng máy tính và truyền thông: các chương trình có nhiệm vụ quản lý truy nhập, dẫn dắt thiết bị, quản lý giao vận…như Novel Netware, Windows NT… Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu: các phần mềm quản trị các tệp và cơ sở dữ liệu như Oracle, Bbase IV, Cobol, Foxpro, Paradox, Microsoft Access… b. Phần mềm ứng dụng: Phần mềm ứng dụng là các chương trình điều khiển máy tính trong việc thực hiện những nhiệm vụ cụ thể về xử lý thông tin. Có bao nhiêu nhiệm vụ thì sẽ có bấy nhiêu chương trình ứng dụng. Có thể chia ra phần mềm ứng dụng ra làm hai loại chính: Phần mềm ứng dụng đa năng: như phần mềm xử lý văn bản, bảng tính điện tử, phần mềm đồ họa, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu… Phần mềm ứng dụng chuyên biệt:như phần mềm kế toán, phần mềm marketing, phần mềm quản lý sản xuất… c. Những đặc tính chung của phần mềm hiện đại: Dễ sử dụng: tức là phần mềm phải thân thiện với người sử dụng, giao diện đẹp, thực đơn có nhiều lựa chọn cho người sử dụng. Có hướng dẫn sử dụng. Chống sao chép: những phần mềm hiện nay hầu như rất khó sao chép nên cần phải có bộ phần mềm dự phòng khi bộ đĩa gốc bị hỏng. Tương thích với các phần mềm khác: sự tương thích ngang (tương thích với các phần mềm chạy trên cùng một máy) và tương thích dọc(tương thích với nhiều máy tính trong tổ chức) thường được ghi trong hướng dẫn sử dụng. Tương thích với nhiều thiết bị ngoại bi: hiện nay có rất nhiều thiết bị ngoại vi khác nhau thực hiện cùng một chức năng (VD: máy in có rất nhiều loại: máy in phun, máy in laser…). Một phần mềm càng tương thích với nhiều loại thiết bị ngoại vi thì càng tốt điều đó làm cho phần mềm được phổ biến dễ dàng. Tính hiện thời của phần mềm: các phần mềm đều luôn được nâng cấp, sửa chữa vì vậy cần cung cấp cho khách hàng phiên bản mới nhất của phần mềm. Một số hãng có chính sách cập nhất miễn phí hoặc với phụ phí. Giá cả phần mềm: nên chú trọng tới chức năng của phần mềm hơn giá cả vì một phần mềm có thể sử dụng được rất lâu mà không phải bỏ ra chi phí gì thêm. Yêu cầu bộ nhớ: mỗi phần mềm đều yêu cầu một dung lượng bộ nhớ nhất định không nên mua bộ nhớ quá thừa so với yêu cầu phần mềm. Quyền sử dụng trên mạng: có phần mềm chỉ dùng được cho máy đơn hoặc chỉ với số lượng nhất định các máy tính trên mạng. 2.2.4 Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu (Data Base) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với mục đích khác nhau. Để hiểu rõ hơn về cơ sở dữ liệu, ta cần tìm hiểu thêm các khái niệm sau: Thực thể: Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó. Chẳng hạn như nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách hàng… Điều quan trọng là khi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến mọt tập hợp các thực thể cùng loại. Trường dữ liệu: Để lưu trữ các thông tin về từng thực thể ngưởi ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính của nó. Bản ghi: Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi. Bảng (Tables): Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi, mỗi cột là một trường. VD: Bảng theo dõi những lần bán hàng trong một quầy hàng. Mỗi lần bán là một thực thể. Mỗi lần bán có các thuộc tính là Lần bán, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Ngày bán, Người bán. Đó là các trường. Thông tin về một lần bán là một bản ghi, được ghi theo dòng. Lần bán Tên hàng Số lượng Đơn giá Ngày bán Người bán 1 Bút bi 12 3000 15/12/2005 Lan Anh 2 Thước kẻ 5 2000 16/12/2005 Lan 3 Vở 6 1500 17/12/2005 Vân Ly … … … … … … Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu Cập nhật dữ liệu Khi tạo ra một cơ sở dữ liệu mới, việc đầu tiên cần làm bao giờ cũng phải là cập nhật dữ liệu lần đầu cho cơ sở dữ liệu đó. Trong quá trình hoạt động, hệ thống thông tin luôn luôn sản sinh ra các thông tin mới. Các thông tin này cũng cần được phản ánh vào ngay trong cơ sở dữ liệu để bào đảm tính kịp thời của hệ thống. Các dữ liệu cập nhật có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau như các cuộc điện thoại, hóa đơn, các tập tin trên máy tính… Việc cập nhật dữ liệu đầy đủ, liên tục bảo đảm tính chính xác và kịp thời của các thông tin truy vấn sau này. Truy vấn dữ liệu Truy vấn dữ liệu là lấy các dữ liệu một cách chọn lọc từ cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu chứa mọi thông tin về hệ thống nhưng trong một thời điểm ta thường chỉ cần một số thông tin nào đó. Ví dụ như là danh sách các sinh viên phải thi lại. Để có thể giao tiếp với cơ sở dữ liệu người ta dùng các ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structureed Query Language) hay truy vấn bằng ví dụ QBE (Query By Example). Lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu Báo cáo là những dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn. Tuy nhiên, báo cáo cũng có thể được thể hiện trên màn hình. Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu Dữ liệu cần phải tổ chức theo một mô hình nào đó để không dư thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và hiểu được chúng. Vì vậy cơ sở dữ liệu của tổ chức cần được cấu trúc lại. Mô hình được dùng nhiều nhất hiện nay để cấu trúc cơ sở dữ liệu là mô hình quan hệ (Relational Model). Trong mô hình này, các thực thể được xem như các bảng 2 chiều với bàn ghi là các hàng, các trường là các cột. Có một trường được chọn làm khóa để phân biệt các bản ghi với nhau, và xác định một bản ghi là duy nhất. Bản ghi có thể chứa các trường liên kết. Đây không phải là các trường mô tả thực thể mà là móc xích liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của một bảng khác. 2.3. PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin: Những vấn đề về quản lý. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Sự thay đổi của công nghệ. Thay đổi sách lược chính trị. Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một HTTT mới. Những luật mới của chính phủ ban hành (luật về thuế chẳng hạn), việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hóa các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch mới. Các hoạt động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng. Ví dụ một ngân hàng cạnh tranh lắp đặt những quầy giao dịch tự động, thực tế, sữ bắt các ngân hàng khác phải cùng vượt lên phía trước trong việc tự động hóa. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một số tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT. Chẳng hạn, không phải không có những HTTT được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện thực hiện điều đó. Nguyên tắc phát triển hệ thống thông tin Sử dụng các mô hình. Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Thực tế, để hiểu tốt một hệ thống phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Phân tích bắt đầu bằng việc thu thập các thông tin về HTTT đang tồn tại và khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả 3 nguồn này đều chủ yếu mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. Vì vậy khi phân tích thường chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic. Ngược lại, khi thiết kế hệ thống mới, phân tích viên phải xem xét mô hình logic trước khi đưa ra mô hình vật lý cụ thể. VD: Người ta thường xây dựng: “Hệ thống phải kiểm tra tư cách của khách hàng” trước khi xem xét cụ thể nên để “khách hàng đưa thẻ của mình qua cửa đọc thẻ và nhập mã hiệu cá nhân vào máy” hay là “khách hàng để ngón tay cái vào máy đọc vân tay số hóa”. 2.3.2 Các công cụ nghiên cứu, phân tích HTTT 2.3.2.1 Các phương pháp thu thập thông tin Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất. Phỏng vần cho phép thu thập các thông tin khái quát khó nắm bắt như mục tiêu của hệ thống. Nghiên cứu tài liệu cho phép thu thập các thông tin chi tiết về hệ thống. Sử dụng phiếu điều tra để thu thập thông tin trên phạm vi rộng. Quan sát để thu thập các thông tin không được thể hiện trong tài liệu hoặc phỏng vấn. 2.3.2.2 Mã hóa dữ liệu Mã hóa dữ liệu để: Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng. Mô tả nhanh chóng các đối tượng. Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Các phương pháp mã hóa cơ bản Mô tả Ưu điểm Nhược điểm VD Mã hóa p._.