Thiết kế cơ cấu tổ chức

Lêi Giíi ThiÖu Sù ph©n chia mét tæ chøc qu¶n lý thµnh c¸c cÊp vµ c¸c kh©u thÓ hiÖn sù ph©n c«ng chuyªn m«n ho¸ theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang,c¸c bé phËn ®ã bao gåm sù chÆt chÏ,hµi hoµ trong tæ chøc.ViÖc x¸c lËp vµ xö lý ®óng ®¾n c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ chøc lµ yÕu tè träng yÕu ®Ó vËn hµnh bé m¸y ¨n khíp nhÞp nhµng,t¹o ra hiÖu lùc cña tæ chøc.Khi ®Ò cËp kh¸i niÖm tæ chøc ë tr¹ng th¸i ®éng,ta còng ®· nhÊn m¹nh vai trß cùc kú quan träng cña c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ chøc,nÕu xö lý ®óng sÏ t¹o ®­îc ®éng lùc vµ kû c­¬ng cho tæ chøc,ng­îc l¹i sÏ g©y v­íng m¾c ,xung ®ét trong néi bé tæ chøc,cã thÓ lµm rèi lo¹n,v« hiÖu ho¸ tæ chøc 1/Kh¸i niÖm tæ chøc qu¶n lý Tæ chøc hiÖn diÖn trong c¸c sù vËt tù nhiªn vµ x· héi,tõ ®¬n gi¶n ®Õn phøc t¹p,tõ vi m« ®Õn vÜ m«.Nãi chung nã mang mét ý nghÜa rÊt réng nh­ng ë ®©y chóng ta chó ý ®Õn mét ®Þnh nghÜa s¸t h¬n víi kh¸i niÖm Tæ Chøc Qu¶n Lý:Tæ chøc lµ mét c¬ cÊu(bé m¸y hoÆc hÖ thèng bé m¸y)®­îc x©y dùng cã chñ ®Þnh vÒ vai trß vµ chøc n¨ng(®­îc hîp thøc ho¸),trong ®ã c¸c thµnh viªn cña nã thùc hiÖn tõng phÇn viÖc ®ù¬c ph©n c«ng víi sù liªn kÕt h÷u c¬ nh»m ®¹t tíi môc tiªu chung Tæ chøc qu¶n lý gåm 3 yÕu tè t¹o thµnh: -Chøc n¨ng lµ lý do h×nh thµnh vµ tån t¹i cña mét tæ chøc ®­îc kh¸i qu¸t tõ c¸c nhiÖm vô chÝnh ph¶i lµm th­êng xuyªn ®Ó thùc hiÖn môc tiªu cña tæ chøc -C¬ cÊu lµ ph­¬ng tiÖn ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng,bao gåm c¸c bé phËn hîp thµnh tæ chøc -C¬ chÕ vËn hµnh lµ ph­¬ng thøc vËn hµnh ®Ó c¬ cÊu ho¹t ®éng ®óng chøc n¨ng. HiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña tæ chøc hoÆc hiÖu lùc ®iÒu hµnh cña tæ chøc qu¶n lý phô thuéc c¶ 3 yÕu tè nãi trªn.Chøc n¨ng kh«ng râ sÏ kh«ng phôc vô ®óng môc tiªu,c¬ cÊu kh«ng hîp lý sÏ kh«ng thùc hiÖn tèt chøc n¨ng,c¬ chÕ kh«ng phï hîp sÏ g©y rèi lo¹n sù vËn hµnh cña c¬ cÊu 2/C¬ CÊu Tæ Chøc Mçi hÖ thèng tæ chøc dï ®­îc x©y dùng theo lo¹i h×nh nµo còng bao gåm c¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc,bëi lÏ chØ riªng c¬ cÊu chÝnh thøc kh«ng thÓ thùc hiÖn ®­îc ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng vµ c¸c mèi quan hÖ ®a d¹ng trong qu¶n lý.Trong ®ã c¬ cÊu chÝnh thøc lµ bé khung cña tæ chøc lµm nÒn mãng cho ho¹t ®éng qu¶n lý a/C¬ cÊu chÝnh thøc: -C¬ cÊu chÝnh thøc cña tæ chøc lµ c¬ cÊu ®­îc ghi nhËn chÝnh thøc trong c¸c v¨n b¶n ph¸p lý,®iÒu lÖ tæ chøc cña doanh nghiÖp;còng cã tr­êng hîp kh«ng ®­îc ghi thµnh v¨n b¶n song ®­îc hîp thøc ho¸ theo truyÒn thèng,®­îc mäi ng­êi ghi nhËn nh­ lµ mét thÓ chÕ -C¬ cÊu chÝnh thøc x¸c ®Þnh râ vai trß,vÞ trÝ cña mçi bé phËn vµ mçi ng­êi trong tæ chøc;víi c¸c mèi quan hÖ quyÒn lùc trong néi bé tæ chøc(bao gåm quyÒn h¹n,tr¸ch nhiÖm,chÕ ®é lµm viÖc)®Ó thùc hiÖn sù ph©n c«ng,ph©n cÊp vµ liªn kÕt trong tæ chøc,b¶o ®¶m kû c­¬ng vµ hiÖu lùc tæ chøc,phôc vô môc tiªu cña doanh nghiÖp -Trong c¬ cÊu chÝnh thøc,thùc hiÖn chÕ ®é thñ tr­ëng vµ chÕ ®é bæ nhiÖm c¸n bé b»ng quyÒn lùc hµnh chÝnh.Gi÷a ng­êi phô tr¸ch vµ ng­ßi thõa hµnh cã quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng theo chøc vô,b»ng ph­¬ng ph¸p c­ìng chÕ chÊp hµnh.Mèi quan hÖ phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn cïng cÊp ®­îc quy ®Þnh râ rµng,kh«ng tuú tiÖn theo c¶m tÝnh vµ còng ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm khi thiÕu phèi hîp dÉn ®Õn hËu qu¶ xÊu b/C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc: -C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc lµ nh÷ng h×nh thøc tæ chøc"phi h×nh thÓ"nh»m thùc hiÖn nh÷ng mèi liªn hÖ"mÒm"trong néi bé tæ chøc gi÷a c¸c c¸ nh©n vµ gi÷a c¸c nhãm ng­êi cã ®Æc ®iÓm,lîi Ých riªng cÇn ®­îc ®iÒu hoµ ®Ó phôc vô môc tiªu chung.Nã bæ sung cho c¬ cÊu chÝnh thøc ®Ó thùc hiÖn ®Çy ®ñ vµ cã hiÖu qu¶ cao chøc n¨ng cña tæ chøc mµ kh«ng sö dông quyÒn lùc hµnh chÝnh -C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc còng cã ng­êi chñ tr× ho¹t ®éng do c¸c thµnh viªn cö ra trªn c¬ së uy tÝn,kh«ng cã quyÒn h¹n hµnh chÝnh mµ chØ dùa vµo tr×nh ®é hiÓu biÕt vµ kh¶ n¨ng ®iÒu chØnh c¸c mèi quan hÖ kh«ng chÝnh thøc,t¹o ®­îc sù ®ång thuËn vÒ ý chÝ,t×nh c¶m.Ho¹t ®éng cña c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc gióp Ých nhiÒu cho viÖc gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò phøc t¹p,tÕ nhÞ trong qu¶n lý -C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc kh«ng ®­îc thÓ hiÖn trªn s¬ ®å tæ chøc;còng cã tr­êng hîp ®­îc ghi nhËn nh­ mét ph©n hÖ bæ sung.Th­êng ®ã lµ c¸c Héi ®ång t­ vÊn vÒ tõng lÜnh vùc,c¸c tiÓu ban,c¸c nhãm chuyªn gia......C¸c tæ chøc ®ã kh«ng cÇn biªn chÕ chuyªn tr¸ch,mµ sö dông nh÷ng ng­êi trong bé m¸y lµm kiªm nhiÖm;ho¹t ®éng th­êng xuyªn theo ®Þnh kú hoÆc tån t¹i cã thêi gian.KÕt qu¶ ho¹t ®éng cña c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc ®­îc ng­êi ®iÒu hµnh tæ chøc qu¶n lý tham kh¶o,tiÕp nhËn ®Ó bæ sung,hoµn thiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý Sù ®an chÐo vµo nhau c¸c quan hÖ chÝnh thøc vµ c¸c quan hÖ kh«ng chÝnh thøc t¹o thµnh mét c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý gåm 2 hÖ,gióp cho c¸c nhiÖm vô qu¶n lý ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch toµn diÖn vµ cã kÕt qu¶ cao.Trong qu¶n lý,®iÒu cùc kú quan träng lµ ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc møc ®é tèi ­u ®Ó kÕt hîp ho¹t ®éng cña c¬ cÊu tæ chøc kh«ng chÝnh thøc vµ cña c¬ cÊu tæ chøc chÝnh thøc.§ã còng chÝnh lµ viÖc kÕt hîp sù hµi hoµ gi÷a viÖc thÓ chÕ ho¸ vµ viÖc x· héi ho¸ ho¹t ®éng qu¶n lý. 3/Căn cứ thiết kế cơ cấu tổ chức Khi thiết kế cơ cấu tổ chức thường dựa vào những căn cứ sau: -Tr×nh ®é chuyªn m«n ho¸: Khi thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc cÇn ph¶i dùa vµo tr×nh ®é chuyªn m«n ho¸ trong qu¶n trÞ ®Ó tiÕn hµnh ph©n c«ng nhiÖm vô cho tõng qu¶n trÞ viªn vµ tõng nhãm c«ng t¸c, ®ång thêi ph©n chia c¸c phßng ban th«ng qua viÖc phèi hîp vµ hîp t¸c gi÷a c¸c qu¶n trÞ viªn vµ nhãm c«ng t¸c trong tõng bé phËn, phßng ban vµ cÊp qu¶n trÞ. -Tiªu chuÈn ho¸ c¸c ho¹t ®éng trong tæ chøc: Khi thiÕt c¬ cÊu tæ chøc doanh nghiÖp th­êng ®­a ra nh÷ng tiªu ho¸ nh»m ®¶m b¶o c¸c ho¹t ®éng ®­îc tiÕn hµnh nh­ ®· ®Þnh. NhiÒu lo¹i tiªu chuÈn ®­îc thiÕt lËp nh¨m hîp thøc ho¸ c¸c ho¹t ®éng vµ nh÷ng mèi quan hÖ trong néi bé doanh nghiÖp.Tiªu chuÈn ho¸ t¹o ra sù thèng nhÊt vµ sù nhÊt qu¸n trong toµn doanh nghiÖp. C¸c doanh nghiÖp th­êng quy ®iÞnh râ nh÷ng c«ng viÖc, nhiÖm vô vµ c¬ chÕ ®iÒu hµnh quyÒn h¹n cña c¸c c¸n bé vµ bé phËn trong hÖ thèng néi quy, quy ®Þnh nh»m tiªu chuÈn ho¸ c«ng viÖc cña ®¬n vÞ m×nh. B»ng c¸ch ®ã doanh nghiÖp cã thÓ hîp thøc ho¸ c¸c ch­¬ng tr×nh tuyÓn chän vµ ®µo t¹o nh©n sù ®Ó tiªu chuÈn ho¸ c¸c kÜ n¨ng c¶u lùc l­îng nh©n sù trong toµn bé doanh nghiÖp vµ nhiÒu ho¹t ®éng trong tæ chøc. -Phèi hîp c¸c ho¹t ®éng trong tæ chøc: Khi ph©n c«ng c«ng viÖc cµng s©u th× ®ßi hái sù hîp t¸c cµng réng, ®ßi hái sù phèi hîp c¸c ho¹t ®éng cña nhiÒu phßng ban chøc n¨ng vµ c¸c bé phËn trong néi bé doanh nghiÖp. C¸c c¬ chÕ tiªu chuÈn ho¸ gióp cho viÖc phèi hîp c¸c ho¹t ®éng trong tæ chøc trong tæ chøc ®­îc dÔ dµng h¬n, ®Æc biÖt trong c¸c tæ chøc ®¬n gi¶n. Tuy nhiªn, khi c«ng viÖc cµng trë nªn phøc t¹p víi yªu cÇu chuyªn m«n ho¸ cao th×g tiªu chuÈn ho¸ kh«ng th«i khã cã thÓ gióp cho viÖc phèi hîp ho¹t ®éng ®¹t hiÖu qu¶ mong muèn. C¬ chÕ phèi kÐt hîp ho¹t ®éng biÓu thiÖn ph­¬ng c¸ch mµ mét doanh nghiÖp nç lùc phèi hîp con ng­êi trong tæ chøc víi c¸c bé phËn chøc n¨ng ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô cña doanh nghiÖp. Mét c¬ cÊu tæ chøc ®¶m b¶o v®ùoc phèi hîp chÆt chÏ cã ý nghÜa rÊt lín trong viÖc tæ chøc thùc hiÖn chiÕn l­îc. Bëi v× nã gióp cho c«ng t¸c qu¶n trÞ ®¸nh gi¸ thµnh tÝch, kiÓm so¸t vµ ®iÒu chØnh c¸c sai lÖch trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn chiÕn l­îc. -Møc ®é ph©n cÊp vµ ph©n quyÒn trong tæ chøc: Trong c¬ cÊu tæ chøc tËp quyÒn th× chØ cã qu¶n trÞ viªn cao cÊp míi cã quyÒn tham gia vµo qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh, them chÝ cã khi quyÒn hµnh tËp trung vµo mét c¸ nh©n l·nh ®¹o. Trong khi ®ã trong c¬ cÊu tæ chøc ph©n quyÒn th× nhiÖm vô ra quyÕt ®Þnh ®­îc giao cho c¸c qu¶n tri viªn trung gian vµ qu¶n trÞ viªn c¬ së tuú theo nh÷ng nhiÖm vô mµ hä ®¶m nhËn vµ theo ®ã nh÷ng quyÒn h¹n chÝnh thøc còng ®­îc giao cÊp d­íi trong c¬ cÊu tæ. Do o®ã møc ®é ph©n quyÒn vµ tËp quyÒn còng chi phèi ®Õn viÖc thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc cña doanh nghiÖp. -TÇm quan trÞ: TÇm quan trÞ cßn ®­îc gäi lµ sè l­îng cÊp d­íi mµ mét nhµ qu¶n trÞ cÊp trªn cã thÓ trùc tiÕp qu¶n lý. Ph¹m vi vµ tÇm qu¶n trÞ cã ý nghÜa trong viÖc x¸c ®Þnh ssè cÊp vµ quy m« cña c¸c bé phËn qu¶n trÞ trong khi thiÐt kÕ c¬ cÊu tæ chøc cho doanh nghiÖp. -Ngoµi ra,. Khi thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc cßn ph¶i c¨n cø vµo quy m« ho¹t ®«ng., ®Æc ®iÓm kinh tÕ- kÜ thuËt vµ môc tiªu chiÕn l­îc ®Æt ra 4/Nh÷ng néi dung c¬ b¶n trong thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc: Khi thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc th­êng b¾t ®»u tõ viÖc ph©n cÊp vµ ph©n quyÒn ®Ó h×nh thµnh c¸c bé phÆn c¬ b¶n cña kÕt cÊu tæ chøc -Ph©n quyÒn lµ c¸ch mµ c«ng ty sö dông ®Ó bè trÝ nh©n sù vµ c¸c nguån lùc vµo tõng nhiÖm vô cña c¸c chøc n¨ng hoÆc c¸c ®¬n vÞ c¬ së trong doanh nghiÖp.Mét tæ chøc cÇn ph¶i x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc sao cho c¸c chøc n¨ng vµ c¸c ®¬n vÞ c¬ së kh¸c nhau cã thÓ phèi hîp víi nh÷ng ho¹t ®éng cña m×nh nh»m theo ®uæi chiÕn l­îc cña c«ng ty mét c¸ch cã hiÖu qu¶ Ph©n quyÒn ®Ò cËp ®Õn c¸ch mµ c«ng ty ph©n chia quyÒn lùc cho c¸c chøc n¨ng vµ c¸c ®¬n vÞ c¬ së vµ tËp trung ho¸ ®Ò cËp ®Õn c¸ch kÕt hîp c¸c bé phËn l¹i víi nhau.Hai qu¸ tr×nh nµy quy ®Þnh ®Õn c¬ cÊu tæ chøc sÏ vËn hµnh nh­ thÕ nµo víi nhau.Hai qu¸ trinh nµy quy ®Þnh ®Õn viÖc c¬ cÊu tæ chøc sÏ vËn hµnh nh­ thÕ nµo trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn chiÕn l­îc ®· lùa chän cña hä. ViÖc thiÕt kÕ tæ chøc cñng t¸c ®éng ®Õn thu nhËp cña c«ng ty.NÕu c¸c nhµ qu¶n trÞ chiÕn l­îc chän ®óng c¬ cÊu tæ chøc cho viÖc phèi hîp c¸c ho¹t ®éng t¹o ra gi¸ trÞ,nã sÏ n©ng cao kh¶ n¨ng t¹o gi¸ trÞ cña c«ng ty;cã thÓ b¸n ®­îc gi¸ cao vµ v× thÕ thu nhËp cña c«ng ty sÐ t¨ng.ChÝnh v× vËy,viÖc thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc lµ vÊn ®Ò sèng cßn cña c«ng ty.Trong m«i tr­êng c¹nh tranh ngµy nay cµng nhiÒu doanh nghiÖp ®ang c¶i tæ vµ s¾p xÕp l¹i tæ chøac cña hä ®Ó n©ng cao kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh b»ng c¸ch thiÕt kÕ mét c¬ cÊu tæ chøc hîp lý. -Ph©n cÊp:môc ®Ých cña phaan cÊp lµ ®Æc tr­ng ho¸ mèi quan hÖ b¸o c¸o mµ nã cho phÐp liªn kÕt mäi thµnh viªn,nhiÖm vju vµ c¸c chøc n¨ng ë t¸t c¶ c¸c cÊp cña doanh nghiÖp.VÊn ®Ò c¬ b¶n lµ doanh nghiÖp ph¶i lùa chän sè l­îng c¸c cÊp qu¶n trÞ hîp lý vµ x¸c ®Þnh tÇm qu¶n lý chÝnh x¸c ®Ó thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc hîp lý nhÊt.C¸c c¸ch tæ chøc tõ trªn xuèng h×nh thµnh c¬ cÊu tr¸ch nhiÖm tõ trªn xuèng. -X¸c ®Þnh sè cÊp cña c¬ cÊu tæ chøc hîp lý :pkhi doanh nghiÖp t¨ng tr­ëng vµ ®a d¹ng ho¸,th× sè cÊp qu¶n trÞ trong c¬ cÊu tæ chøc còng t¨ng cho phÕp c«ng ty cã thÓ ®iÒu khiÓn vµ phèi hîp c¸c ho¹t ®éng cña nh©n viªn mét c¸ch hiªu qu¶ nhÊt.MÆc dï sè cÊp qu¶n trÞ phô thuéc vaß quy m«,nh­ng khi thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc c¸c doanh nghiÖp th­ßng cè g¾ng gi÷ c¬ cÊu tæ chøc víi sè cÊp Ýt nhÊt theo nguyªn t¾c tèi thiÓu ho¸ c¸c m¾t xÝch ra quy dÞnh cÇn thiÕt ®Ó ®¹t ®­îc chiÕn l­îc cña m×nh. -Mét vÊn ®Ò n÷a th­êng ®Ò cËp khi thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc lµ tËp trung ho¸ hay phi tËp trung ho¸ QuyÒn lùc ®­îc tËp trung ho¸ khi c¸c nhµ qu¶n lý ë cÊp cao h¬n trong c¬ cÊu tæ chøc gi÷ quyÒn ra c¸c quy ®inh quan träng nhÊt.Khi quyÒn lùc ®­îc phi t¹p trung ho¸ lµ nã ®­îc ph©n cÊp cho c¸c ®¬n vÞ c¬ së,c¸c phßng chøc n¨ng vµ qu¶n trÞ viªn ë cÊp thÊp h¬n cña c¬ cÊp tæ chøc. KÕt luËn ThiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc ®ãng vai trß kh¸ quan träng nh»m ®­a ra mét c¬ chÕ mµ qua ®ã c¸c quu¶n trÞ viªn cã thÓ phèi hîp c¸c ho¹t ®éng cña nhiÒu chøc n¨ng trong toµn doanh nghiÖp nh»m thùc hiÖn môc tiªu chung cña doanh nghiÖp. k hiÕtqua Tµi liÖu tham kh¶o Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ chiÕn l­îc Gi¸o tr×nh tæ chøc kinh doanh Gi¸o tr×nh qu¶n lý kinh doanh Môc lôc Lêi giíi thiÖu 1. Kh¸i niÖm 2. C¬ cÊu tæ chøc a. C¬ cÊu chÝnh thøc b. C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc 3. C¨n cø thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc 4.Nh÷ng néi dung c¬ b¶n trong thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc KÕt luËn Tµi liÖu tham kh¶o 1 1 2 2 3 3 5 6 7 ._.