Thanh toán điện tử tại chi nhánh Ngân hàng Công thương HBT

i hệ thống tài chính tiền tệ khu vực và quốc tế, phương thức thanh toán điện tử đã ra đời nối mạng toàn quốc trong hệ thống Ngân hàng công thương Việt Nam. Dưới sự lãnh đạo của Đảng, Chính phủ và của NHNN, đến nay có thể nói chủ trương trên được thực hiện là phù hợp với tình hình thực tế. Tuy phương thức thanh toán điện tử mới được đưa vào áp dụng trong vài năm trở lại đây, nhưng qua kết quả đã minh chứng rằng việc mở rộng thanh toán điện tử là cần thiết, hoàn toàn có khả năng thực hiện tốt thanh toán điện tử sẽ góp phần tạo thêm nguồn vốn cho sự nghiệp CNH-HĐH đất nước, giảm lượng tiền mặt lưu thông trên thị trường, thúc đẩy tiến trình đổi mới công nghệ thanh toán qua ngân hàng. Bên cạnh những ưu điểm, phương thức thanh toán điện tử cũng còn bộc lộ một số hạn chế cần được nghiên cứu để hoàn thiện hơn nữa. Xuất phát từ mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thanh toán của NHTM nói chung và của chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà nói riêng. Vì vậy em đã chọn đề tài "Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán điện tử tại NHCT Hai Bà Trưng". II. Phạm vi nghiên cứu của đề tài 1. Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản, tình hình thực tế tại chi nhánh NHCT Hai Bà Trưng về công tác thanh toán điện tử. 2. Thời gian nghiên cứu được tập trung chủ yếu ở năm 2003 và năm 2004. Do điều kiện về khả năng nghiên cứu, hiểu biết của cá nhân còn hạn chế, thời gian thực tế chưa nhiều nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong được sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! tượng mất ổn định tiền tệ có thể dẫn đến lạm phát, song việc đảm bảo an toàn tài chính rất khó khăn vì có thể xảy ra mất cắp… Để khắc phục được những mặt tồn tại trên, phương thức thanh toán không dùng tiền mặt ra đời. Nó không những giúp giải quyết các khoản nợ trong nền kinh tế quốc dân một cách dễ dàng mà còn đem lại hiệu quả to lớn cho nền kinh tế - xã hội. 2.2. ý nghĩa của thanh toán không dùng tiền mặt Trong thực tế, nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì việc thanh toán, chi trả bằng tiền mặt ngày càng ít đi và thay thế là quá trình thanh toán không dùng tiền mặt, ở các nước có nền kinh tế phát triển thì tỷ lệ thanh toán không dùng tiền mặt là rất lớn, hầu hết mọi giao dịch đều được tập trung thông qua ngân hàng để thanh toán, chính vì vậy thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa rất lớn. Thanh toán không dùng tiền mặt giúp ngân hàng và các tổ chức tài chính có thể phát huy được khả năng huy động vốn tạm thời nhàn rỗi trong nền kinh tế để cho vay phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế, tăng cường nguồn vốn cho ngân hàng. Việc mở rộng thanh toán không dùng tiền mặt góp phần thực hiện tốt chính sách tiền tệ của nhà nước. Tạo điều kiện giảm chi phí lưu thông tiền mặt, tiết kiệm lao động xã hội, tăng cường độ an toàn và phòng ngừa rủi ro. II. Vai trò, ý nghĩa, nguyên tắc thanh toán và các phương thức thanh toán giữa các ngân hàng 1. Vai trò Thanh toán qua lại giữa ngân hàng thể hiện chức năng tập trung thanh toán của ngân hàng đối với nền kinh tế và điều hoà vốn trong nội bộ ngân hàng. Thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng chính là thực hiện được yêu cầu của công tác thanh toán không dùng tiền mặt đó là: nhanh chóng, kịp thời, chính xác, an toàn tài sản, tăng nhanh vòng quay vốn góp phần tiết giảm chi phí lưu thông do không phải in ấn vận chuyển tiền mặt từ nơi này sang nơi khác. Để thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng thì đòi hỏi ngân hàng phải cải tiến thể lệ, chế độ thanh toán không dùng tiền mặt cho phù hợp với yêu cầu của việc trao đổi thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ của toàn xã hội, tăng cường trang thiết bị kỹ thuật phục vụ thanh toán nhanh chóng chính xác, cải tiến việc điều hành và quản lý vốn trong ngân hàng. 2. ý nghĩa Thanh toán vốn giữa các ngân hàng là hoạt động nghiệp vụ nhằm thực hiện đầy đủ chức năng trung gian thanh toán của ngân hàng và góp phần thực hiện các chức năng cơ bản khác nhau của ngân hàng. Là nghiệp vụ tạo nên mối liên hệ nối liền các cơ sở Ngân hàng thành một hệ thống chặt chẽ, tạo điều kiện thu hút vốn nhàn rỗi vào Ngân hàng. Có tác động qua lại và ảnh hưởng đến bản chất của các công cụ hiện có trên thị trường tiền tệ, tác động đến mức dự trữ của các ngân hàng, từ đó có tác động đến cơ chế truyền động của chính sách tiền tệ. 3. Các nguyên tắc Tổ chức tốt công tác thanh toán giữa các ngân hàng trong nền kinh tế được nhanh chóng, chính xác từ đó góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn. Tăng cường quá trình kiểm soát các nghiệp vụ thanh toán, hạn chế di chuyển tiền mặt giữa các địa phương từ đó hạ chế các hiện tượng tham ô, lợi dụng và tiết kiệm đáng kể chi phí lưu thông. Phát huy vai trò của ngân hàng trong việc tập trung công tác thanh toán của nền kinh tế, tăng cường nguồn vốn cho hoạt động ngân hàng. Coi quá trình thanh toán giữa các ngân hàng là một khâu của quá trình thanh toán không dùng tiền mặt. Để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường, đất nước càng phát triển, đời sống của người dân không ngừng tăng lên, sản xuất lưu thông hàng hoá ngày càng phát triển, việc thanh toán giữa các tổ chức, đơn vị kinh tế được thực hiện dưới hình thức không dùng tiền mặt, còn với hình thức đa dạng không chỉ ở cùng một ngân hàng mà họ còn mở tài khoản ở các ngân hàng khác nhau, chính vì vậy việc tổ chức thanh toán qua lại giữa các ngân hàng là một yêu cầu cần thiết và khách quan. Trong thanh toán không dùng tiền mặt: Người trả tiền và người thụ hưởng đều có tài khoản ở một ngân hàng thì thanh toán chỉ đơn giản là trích chuyển tiền trên các tài khoản ở cùng một ngân hàng. Nhưng nếu người trả tiền và người thụ hưởng ở các ngân hàng khác nhau thì đòi hỏi phải có ít nhất 2 ngân hàng tham gia thực hiện thanh toán, thông qua nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng. Thanh toán giữa các ngân hàng còn do nhu cầu của việc tập trung và điều hoà vốn thuộc ngân sách nhà nước, của các ngành, các tổ chức kinh tế. Ngoài ra, xuất phát từ các nghiệp vụ ngân hàng từ yêu cầu của công cuộc điều hoà vốn trong từng hệ thống ngân hàng cũng đòi hỏi phải tổ chức nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng. 4. Các phương thức thanh toán giữa các ngân hàng Do cơ cấu tổ chức của hệ thông ngân hàng Việt Nam hiện nay, mỗi hệ thống độc lập về vốn, mỗi NHTM được tổ chức thành lập từ trung ương đến cơ sở. Vì vậy thanh toán giữa các đơn vị ngân hàng được thực hiện theo các phương thức sau: - Phương thức thanh toán liên hàng - Phương thức thanh toán bù trừ - Phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN hoặc qua tài khoản tiền gửi tại tổ chức tín dụng khác. - Phương thức thanh toán uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ. III. Phương thức thanh toán điện tử (TTĐT) ở ngân hàng công thương 1. Các quy định chung Quy trình thanh toán điện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng qua máy vi tính hiện hành là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong hệ thống Ngân hàng Công thương Việt Nam. - Mọi khách hàng giao dịch với Ngân hàng Công thương Việt Nam đều được tham gia hệ thống thanh toán điện tử theo cơ chế thanh toán qua ngân hàng ban hành theo quyết định số 22/QĐ-NH1 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước và các văn bản hướng dẫn của Tổng giám đốc Ngân hàng Công thương Việt Nam. 3. Quy trình hạch toán 3.1. Tại ngân hàng phát lệnh (NHPL) 3.1.1. Tạo lập lệnh thanh toán 3.1.1.1. Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ giấy - Khách hàng có nhu cầu thanh toán, chuyển tiền lập và nộp vào NHPL các chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán của ngân hàng nhà nước và hướng dẫn của ngân hàng công thương đối với từng thể thức thanh toán. - Kế toán viên giao dịch (KTV) nhận được chứng từ của khách hàng nộp vào, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng (lệnh thanh toán trích từ TK tiền gửi của khách hàng). Nếu đủ điều kiện, KTV nhập chứng từ vào chương trình kế toán giao dịch. Sau đó ghi số lệnh thanh toán và ký tên lên chứng từ gốc, chuyển cho trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền (KSV) để tính ký hiệu mật (KHM). - KSV căn cứ vào chứng từ gốc do KTV chuyển đến, kiểm soát lại tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc theo quy định. Nếu đủ điều kiện thanh toán, KSV vào phần kiểm soát để kiểm tra lệnh thanh toán trên máy tính. KSV nhập lại các yếu tố bắt buộc là: số tiền, ngân hàng nhận lệnh. Tuỳ theo yêu cầu quản lý để đảm bảo sự khớp đúng cao giữa chứng từ gốc với chứng từ trên máy tính, trưởng phòng kế toán có thể thiết lập để nhập lại các yếu tố cần thiết khác như: Mã NHB, tài khoản người phát lệnh, tài khoản người nhận lệnh. Nếu khớp đúng, ký chữ ký kiểm soát trên chứng từ gốc trước khi quyết định chấp nhận ghi KHM trên máy tính để chuyển đi. Sau đó giao lại chứng từ gốc cho bộ phận kế toán CTĐT chuyên trách. - Sau khi tính KHM, chứng từ được tự động hạch toán và chuyển đi, bút toán hạch toán được tự động gửi về trung tâm/ chi nhánh để đối chiếu. 3.1.1.2. Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ điện tử: NHPL nhận được chứng từ điện tử từ các hệ thống thanh toán nội bộ, thanh toán song biên, thanh toán điện tử liên ngân hàng (TTLNH), bù trừ điện tử, ngân hàng bán lẻ (thanh toán trực tiếp từ khách hàng)… chuyển đến. Sau khi đã được giải mã, chứng từ hợp lệ sẽ được chương trình tự động chuyển hoá thành lệnh thanh toán trong hệ thống NHCTVN. Kiểm soát viên căn cứ bảng kê chứng từ điện tử nhận đến từ các hệ thống thanh toán trên, lựa chọn lệnh thanh toán từng hệ thống để tính KHM theo lô chuyển đi ngân hàng nhận lệnh (NHNL). Trường hợp cần thiết có thể lựa chọn tính KHM từng lệnh thanh toán như đối với chứng từ tạo lập từ chứng từ giấy để kiểm soát. - Sau khi tính KHM, lệnh thanh toán được tự động hạch toán và chuyển đi, bút toán hạch toán được tự động gửi về trung tâm/chi nhánh để đối chiếu. 3.2. Hạch toán: 3.2.1. Tại ngân hàng phát lệnh 3.2.1.1. Lệnh thanh toán của khách hàng: - Đối với lệnh thanh toán có: Nợ: TK tiền gửi khách hàng hoặc TK thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch - Đối với lệnh thanh toán nợ có uỷ quyền: (chỉ thực hiện đối với các trường hợp đã ký hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản thoả thuận được NHCTVN chấp thuận): Khi lập lệnh thanh toán nợ chuyển đi hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được điện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17 - CTĐT), KSV kiểm tra KHM, nếu hợp lệ chương trình tự động hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK khách hàng Trường hợp NHNL từ chối thanh toán đối với lệnh thanh toán nợ, NHNL lập lệnh thanh toán nợ nội bộ trả lại NHPL, trong nội dung phải ghi rõ lý do từ chối. NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Các trường hợp thanh toán séc bảo chi, séc chuyển tiền thực hiện theo điểm 2.1.2. dưới đây. 3.2.1.2. Lệnh thanh toán nội bộ - Đối với lệnh thanh toán có Nợ: TK thích hợp Có: TK trong kế hoạch - Đối với lệnh thanh toán nợ (sử dụng để thanh toán séc bảo chi, séc chuyển tiền và các chuyển tiền nội bộ khác theo hướng dẫn cụ thể của NHCTVN): Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK thích hợp - Trường hợp chi nhánh chuyển vốn điều hoà về NHCT TW: Hàng ngày khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo thanh toán tại chi nhánh vượt tỷ lệ quy định, chi nhánh chuyển vốn về NHCTVN. Trên cơ sở số vốn phải nộp, kế toán viên lập chứng từ trích TK tiền gửi của chi nhánh tại NHNN trên địa bàn theo quy chế thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để chuyển sang NHNN. Đồng thời KTV lập lệnh thanh toán chuyển về NHCTVN (số hiệu 999) và hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK tiền gửi tại ngân hàng nhà nước. - Trường hợp chuyển các loại vốn khác về NHCTVN (điều chuyển giữa các loại vốn giữa TW với chi nhánh) Căn cứ nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các chứng từ liên quan và các văn bản hướng dẫn hiện hành của NHCTVN, chi nhánh thực hiện lập chứng từ điện tử Việc lập và kiểm soát chứng từ được thực hiện như điểm 1.1 nêu trên. 3.2.2. Tại ngân hàng nhận lệnh (NHNL) 3.2.2.1. Quy trình xử lý lệnh thanh toán đến Bộ phận kế toán phải bố trí kế toán chuyên trách CTĐT trực tiếp để theo dõi lệnh thanh toán đến. Khi nhận được lệnh thanh toán đến, kế toán CTĐT thông báo kịp thời cho KSV để kiểm tra KHM. KSV khi nhận được thông báo phải thực hiện việc kiểm tra KHM kịp thời. Sau khi KSV kiểm tra KHM, lệnh thanh toán được tự động hạch toán, bút toán hạch toán được tự động gửi về TTTT/chi nhanh để đối chiếu. a) Tại các chi nhánh NHCT * Đối với lệnh thanh toán của NHNL (chứng từ nội bộ hoặc chứng từ chuyển cho người nhận lệnh tại NHNL) - KSV kiểm tra KHM theo từng lệnh thanh toán, kiểm tra thông tin người nhận lệnh, nếu đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản ngượ nhận lệnh, nếu không đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản chờ thanh toán để xử lý theo quy trình xử lý sai sót. - Sau khi được kết quả đối chiếu khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 2 liên: 1 liên dùng báo nợ hoặc báo có khách hàng, 1 liên lưu nhật ký chứng từ. Các lệnh thanh toán in ra phải ký đầy đủ chữ ký theo quy định. - Đối với lệnh thanh toán nợ có uỷ quyền, sau khi kiểm tra kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào tài khoản người trả tiền đồng thời lập điện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17-CTĐT) gửi đến NHPL. Nếu không đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK ĐCV chừo thanh toán sau đó lập lệnh thanh toán chuyển trả NHPL, trong nội dung lệnh thanh toán ghi rõ lý do từ chối. * Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp cho các điểm giao dịch trực tiếp thuộc CN. - Các lệnh thanh toán này được chương trình tự động hạch toán và tự động chuyển tiếp đến điểm giao dịch. - Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đến (mẫu 03-CTĐT) theo nhóm riêng để theo dõi đối chiếu với điểm giao dịch. * Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp ra ngoài hệ thống. - KSV lựa chọn nhóm lệnh thanh toán theo từng hệ thống (bù trừ, TTLNH…) để kiểm tra KHM theo lô. Chương trình tự động định khoản và hạch toán vào tài khoản thích hợp đối với từng hệ thống thanh toán. - Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theo từng nhóm thanh toán để thực hiện chuyển tiếp. - Đối với lệnh thanh toán đến để đi thanh toán bù trừ giấy, kế toán CTĐT in phục hồi lệnh thanh toán ra giấy để lập bảng kê đi thanh toán bù trừ theo quy định của NHNNVN. - Các chứng từ nhận đến từ điểm giao dịch để đi thanh toán song biên được chương trình tự động hạch toán và chuyển tiếp về trung tâm thanh toán. * Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp đi chi nhánh NHCT khác (chứng từ nhận đến từ các điểm giao dịch trực thuộc CN để chuyển tiếp đi CN NHCT khác) - Các lệnh thanh toán này được hệ thống tự động hoạch toán và tự động chuyển tiếp đến ngân hàng nhận lệnh. - Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ nhận đến từ điểm giao dịch (mẫu 03-CTĐT) để kiểm tra và lưu trữ. * Đối với lệnh thanh toán giữa các điểm giao dịch trong cùng CN. - Lệnh thanh toán được hạch toán tự động và tự động chuyển tiếp đến điểm giao dịch nhận lệnh. - Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu cuối ngày (mẫu 05-CTĐT) để kiểm tra, đối chiếu với điểm giao dịch. b) Tại điểm giao dịch. Chỉ thực hiện xử lý đối với lệnh thanh toán có người hưởng tại điểm giao dịch như điểm 1.1.1 nêu trên. 3.2.3. Tại trung tâm thanh toán (TTTT) - Tại TTTT mở tài khoản điều chuyển vốn trong kế hoạch cho từng chi nhánh để hạch toán đối chiếu. Tài khoản của chi nhánh NHCT nào sẽ mang số hiệu ngân hàng của chi nhánh NHCT đó. Đối với chi nhánh trực thuộc (CN cấp 1), TTTT mở một số các tài khoản ĐCV khác để phản ánh và quản lý các loại vốn giữa TW với CN. * Lưu ý: Đối với chi nhánh phụ thuộc (CN cấp 2) chỉ được mở duy nhất TK ĐCV trong kế hoạch - Khi nhận chuyển tiền từ các chi nhánh, tại TTTT chương trình tự động kiểm tra, đối chiếu và phân loại các chuyển tiền theo các nội dung để hạch toán: + Tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ - thanh toán Có + Phạm vi thanh toán trong hệ thống - ngoài hệ thống 3.2.3.1. Xử lý các chuyển tiền trong hệ thống: - Các chuyển tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPL được hạch toán tự động, tự động chuyển đi NHNL và chuyển sang vùng chờ đối chiếu với NHNL. - Trường hợp nhận được lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khoá sổ của TTTT, các lệnh thanh toán này sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp của hệ thống. - Sau giờ khoá sổ của TTTT, các lệnh thanh toán chưa được đối chiếu được chuyển sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp. TTTT in các báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng để kiểm tra, theo dõi xử lý và lưu trữ. 3.2.3.2. Xử lý các chuyển tiền ra ngoài hệ thống * Trường hợp nhận được các chuyển tiền ra ngoài hệ thống trước giờ khoá sổ của các hệ thống thanh toán song biên, liên NH… - KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán vào tài khoản thích hợp được đăng ký trong chương trình và tự động tạo chứng từ đi cho thanh toán song biên, liên NH… - KTV tại TTTT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theo từng nhóm thanh toán riêng để làm cơ sở kiểm soát chuyển tiếp ra ngoài hệ thống. * Trường hợp nhận được lệnh thanh toán ra ngoài hệ thống sau giờ khoa sổ của các hệ thống thanh toán song biên, liên NH… - KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán vào tài khoản ĐCV chờ thanh toán. - KTV in thống kê chứng từ tồn đọng theo từng nhóm riêng để theo dõi đối chiếu - Vào ngày giao dịch kế tiếp, TTTT lựa chọn các lệnh thanh toán còn tồn đọng kích hoạt để chương trình tự động vớt đi cho thanh toán song biên, liên NH… và kết sinh bút toán tất toán tài khoản ĐCV chờ thanh toán cho các chứng từ tồn đọng được lựa chọn. 3.2.3.3. Xử lý các khoản chuyển tiền nội bộ giữa TTTT với chi nhánh. - Các chuyển tiền tạo lập từ chứng từ giấy để chuyển đi các chi nhánh NHCT được thực hiện như đối với chứng từ đi từ chi nhánh (mục I điểm 1.1) - Các chuyển tiền nội bộ nhận đến từ các chi nhánh được xử lý như đối với các lệnh thanh toán nội bộ tại các chi nhánh (mục II điểm 1.1.1) 3.2.3.4. Hạch toán * Đối với chuyển tiền giữa các chi nhánh trong hệ thống: - Đối với lệnh thanh toán Có: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL. Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL. - Đối với lệnh thanh toán Nợ: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHNL. Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL. * Đối với các chuyển tiền ra ngoài hệ thống NHCT qua thanh toán song biên, thanh toán điện tử LNH… được tự động toán: a. Trường hợp nhận được lệnh thanh toán của chi nhánh trước giờ ngừng thanh toán song biên, liên NH…: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có: TK thu chi hộ (TT song biên hoặc TTLNH) b. Trường hợp nhận được lệnh thanh toán của chi nhánh sau giờ ngừng thanh toán song biên, liên NH…: Nợ TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có TK ĐCV chờ thanh toán * Hạch toán các khoản vốn từ chi nhánh NHCT về TTTT: a. Trường hợp chi nhánh chuyển vốn điều hoà về NHCTVN - Khi nhận chuyển chuyển tiền gửi vốn của chi nhánh chuyển về, TTTT hạch toán Nợ: TK ĐCV thanh toán hệ thống Có: TK ĐCV trong kế hoạch của CN gửi vốn - Nhận được giấy báo có của NHNN chuyển đến TTTT hạch toán: Nợ: TK tiền gửi của NHCTVN tại NHNNTW Có: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống b. Trường hợp nhận các loại vốn khác của chi nhánh chuyển về NHCT Việt Nam - Đối với lệnh thanh toán có: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có: TK ĐCV thích hợp - Đối với lệnh thanh toán nợ: Nợ: TK ĐCV thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL * Hạch toán các khoản chuyển vốn về chi nhánh Khi chi nhánh cần tiếp vốn, TTTT căn cứ giấy đề nghị tiếp vốn của chi nhánh đã được NHCTVN phê duyệt, lập chứng từ thanh toán qua NHNN để trích tài khoản tiền gửi của NHCTVN tại NH Nhà nước Trung ương chuyển tiếp vốn cho NH xin tiếp vốn. Đồng thời lập lệnh thanh toán và hạch toán: Nợ: TK ĐC vốn trong KH (CN nhận vốn). Có: TK tiền gửi TT tại sở giao dịch NHNNVN Cuối ngày, kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu ch uyển tiền đi, đến trong ngày để kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trước khi khoá sổ cuối ngày. Các báo cáo này thực hiện lưu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày. Ngoài ra, các đơn vị thanh toán thực hiện in các loại báo cáo sau: + Đối với chi nhánh và TTTT in báo cáo 02,03,04,14,15,16 CTĐT. 3.2.4. Sai sót và điều chỉnh 3.2.4.1. Sai sót và điều chỉnh tại ngân hàng phát lệnh (NHPL). * Sai sót phát hiện khi chưa tính KHM. Mọi sai sót phát hiện khi chưa tính KHM, KTV được phép sửa lại cho đúng. * Sai sót phát hiện sau khi KSV đã tính KHM Các sai sót phát hiện sau khi lệnh thanh toán đã được tính KHM đều phải được điều chỉnh bằng bút toán. Cụ thể, từng trường hợp được xử lý như sau: - Chuyển tiền thiếu: Khi phát hiện chuyển tiền thiếu, KTV căn cứ vào chứng từ gốc và lệnh toán chuyển đến thiếu để lập bổ sung. Nội dung lệnh thanh toán lập bổ sung phải ghi rõ chuyển bổ sung cho lệnh thanh toán số… ngày… và hạch toán như các lệnh thanh toán đi bình thường. - Chuyển tiền thừa: Khi phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi, ngân hàng phát lệnh phải lập ngay điện thông báo (mẫu 13-CTĐT) và lập biên bản chuyển tiền thừa gửi ngân hàng nhận lệnh để có biện pháp xử lý kịp thời. Tuỳ từng trường hợp cụ thể, NHPL xử lý như sau: + Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi nhưng NHNL chưa kiểm tra KHM: KTV căn cứ vào chứng từ gốc và lệnh thanh toán chuyển thừa để lập phiếu điều chỉnh và hạch toán: Đối với lệnh thanh toán có: Số tiền chuyển thừa Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Nợ đỏ: TK đã trích thừa Đồng thời lập điện tra soát (mẫu 12-CTĐT) gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý. Khi nhận được lệnh thanh toán có chuyển trả số tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán: Số tiền thu hồi được Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán Đồng thời ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý Đối với lệnh thanh toán nợ: Lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Số tiền chuyển thừa Có đỏ: TK thích hợp Có: TK ĐCV chờ thanh toán Đồng thời lập lệnh thanh toán có chuyển đến NH nhận lệnh để huỷ số tiền chuyển thừa trên lệnh thanh toán nợ hạch toán: Số tiền chuyển thừa Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch + Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi gửi lệnh thanh toán đi, NHNL đã kiểm tra KHM: NHPL phải lập ngay điện thông báo gửi NHNL để có biện pháp xử lý kịp thời. Đồng thời lập biên bản chuyển tiền thừa (mẫu 18-CTĐT) gửi NHNL, xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm của những người liên quan và xử lý hạch toán: Đối với lệnh thanh toán có: Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa và chứng từ gốc để lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Số tiền chuyển thừa Nợ: TK các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây sai sót) Nợ đỏ: TK thích hợp (TK đã trích thừa) Đồng thời lập điện tra soát gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý. Nếu NHNL đã chi trả số tiền thừa cho người hưởng, NHPL gửi biên bản chuyển tiền thừa đến NHNL để NHNL tìm biện pháp thu hồi. Số tiền thu hồi được Khi nhận được lệnh thanh toán có chuyển trả số tiền thừa hoặc một phần số tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây sai sót) Đồng thời ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý Trường hợp NHNL trả lời không thu hồi được thì NHPL căn cứ vào biên bản cùng hồ sơ liên quan của NHNL gửi đến. NHPL nhận được, kiểm tra, đối chiếu với biên bản chuyển tiền thừa trước đây để xác định số đã thu hồi được, số còn phải thu hồi, xác định người chịu trách nhiệm. Đồng thời lập hội đồng để xử lý theo chế độ hiện hành. Đối với lệnh thanh toán nợ: Lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Số tiền chuyển thừa Có đỏ: TK thích hợp Có: TK ĐCV chờ thanh toán Đồng thời lập lệnh thanh toán có chuyển đến NH nhận lệnh để huỷ số tiền chuyển thừa trên lệnh thanh toán nợ Số tiền chuyển thừa Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch * Chuyển tiền ngược vế Khi phát lệnh thanh toán bị sai ngược vế, NHPL phải lập điện thông báo cho NHNL, điện tra soát gửi NHNL để xử lý. Đồng thời NHPL thực hiện điều chỉnh huỷ bỏ xố tiền bị ngược vế sang TK ĐCV chờ thanh toán, sau đó tất toán TK này chuyển đi NHNL để huỷ toàn bộ lệnh thanh toán bị ngược vế và lập lệnh thanh toán đúng chuyển đi. Ví dụ: - Đối với lệnh thanh toán có: Lẽ ra phải chuyển và hạch toán: Nợ: TK TG khách hàng (TK thích hợp) Có: TK ĐCV trong KH Nhưng NHPL đã chuyển và hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong KH Có: TK TG khách hàng (TK thích hợp) Xử lý: lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Toàn bộ số tiền đã chuyển ngược vế Có đỏ: TK TG khách hàng (TK thích hợp) Có: TK ĐCV chờ thanh toán Sau đó lập lệnh thanh toán có đi để tất toán chuyển tiền ngược vế: Toàn bộ số tiền đã chuyển ngược vế Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong KH Và lập lệnh thanh toán đúng chuyển đi ghi: Nợ: TK TG khách hàng (TK thích hợp) Có: TK ĐCV trong kế hoạch. - Đối với lệnh thanh toán nợ: + Đối với lệnh thanh toán nợ nội bộ được xử lý tương tự như trường hợp lệnh thanh toán có chuyển ngược vế. + Đối với lệnh thanh toán nợ của khách hàng bị chuyển ngược vế thành lệnh thanh toán có phải xử lý như trường hợp điểm a ý 1.2.2.2 mục V để thu hồi toàn bộ số tiền chuyển ngược vế sau đó lập lệnh thanh toán nợ đúng gửi đi. * Các sai sót khác: - Khi NHPL phát hiện sai sót các yếu tố khác như: Tên người gửi, tên người nhận, tài khoản, số CMND… mà chế độ cho phép thì NHPL gửi điện tra soát đến NHNL để điều chỉnh lại lệnh thanh toán cho đúng. - Đối với các lệnh thanh toán bị từ chối do lỗi kỹ thuật, sai thông tin đối chiếu hoặc phát hiện bị giả mạo. Hệ thống tự động gửi lại lệnh thanh toán hoặc đối chiếu theo một số lần nhất định. Sau một số lần gửi lại không thành công lệnh thanh toán sẽ bị phong toả và được xử lý như sau: + Tại NHPL, lệnh này sẽ không còn giá trị để gửi đi. Căn cứ biên bản xác định tình trạng kỹ thuật của lệnh thanh toán bị phong toả, NHPL huỷ lệnh thanh toán theo biên bản với sự cho phép của TTTT. NHPL lập phiếu điều chỉnh hạch toán huỷ đỏ toàn bộ số tiền trên lệnh thanh toán bị huỷ. Đồng thời lập lệnh thanh toán khác thay thế. 3.2.4.2. Sai sót và điều chỉnh ngân hàng nhận lệnh. * Đối với lệnh thanh toán bị sai thiếu: Khi nhận được lệnh thanh toán bổ sung chuyển tiền thiếu, NHNL kiểm tra lệnh thanh toán chuyển thiếu trước đó, đối chiếu với lệnh thanh toán chuyển bổ sung. Nếu đúng thì hạch toán như đối với các lệnh thanh toán đúng bình thường khác. * Đối với lệnh thanh toán bị sai thừa: - Lệnh thanh toán bị sai thừa phát hiện trước khi kiểm tra KHM và hạch toán: Nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL trước khi kiểm tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi lệnh thanh toán bị sai sót. Khi nhận được lệnh thanh toán đến, NH kiểm soát, đối chiếu giữa lệnh thanh toán với nội dung thông báo nhận được, nếu đúng thì xử lý: + Đối với lệnh thanh toán có, hạch toán: Toàn bộ số tiền Toàn bộ số tiền Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán Sau khi nhận được điện tra soát yêu cầu chuyển trả tiền thừa của NHPL, căn cứ điện tra soát, NHNL lập lệnh thanh toán có đi hoàn trả NHPL, hạch toán: Số tiền thừa Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Đồng thời lập phiếu để hạch toán số tiền đúng Số tiền đúng Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK thích hợp + Đối với lệnh thanh toán nợ, hạch toán: Toàn bộ số tiền Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Khi nhận được lệnh thanh toán có đến với nội dung thu hồi tiền chuyển thừa, NHNL hạch toán: Số tiền thừa Nợ: TK ĐCV trong KH Có: TK ĐCV chờ thanh toán Đồng thời lập phiếu để hạch toán số tiền đúng Số tiền đúng Nợ: TK thích hợp Có: TK ĐCV chờ thanh toán * Lệnh thanh toán bị sai thừa phát hiện sau khi kiểm tra KHM và hạch toán: Nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL sau khi đã kiểm tra KHM và hạch toán. NHPL phải kịp thời ghi sổ theo dõi lệnh thanh toán bị sai sót, nếu chưa thanh toán cho khách hàng thì phải giữ lại số tiền thừa để xử lý. - Nhận được được thông báo chuyển tiền thừa của NHPL sau khi đã kiểm tra KHM và hạch toán nhưng trên tài khoản của khách đủ tiền để xử lý, NHNL xử lý như sau: + Đối với lệnh thanh toán có: Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa của NHPL, NHNL lập phiếu điều chỉnh, hạch toán: Số tiền thừa Có đỏ: TK thích hợp (TK đã ghi thừa trước đây) Có: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được điện tra soát yêu cầu trả lại số tiền thừa của NHPL, NHNL, NHNL lập lệnh thanh toán có để trả lại số tiền thừa và hạch toán: Số tiền thừa Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch + Đối với lệnh thanh toán nợ: Căn cứ điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL, NHNL lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Số tiền thừa Nợ đỏ: TK thích hợp (TK đã ghi thừa trước đây) Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được lệnh thanh toán có củaNHPL chuyển đến để thu hồi số tiền thừa trên, NHNL hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong KH Có: TK ĐCV chờ thanh toán - Nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL saukhi đã kiểm tra KHM và hạch toán nhưng trên tài khoản của khách hàng không còn đủ tiền để thu hồi, NHNL xử lý như sau: + Đối với lệnh thanh toán có: Trường hợp trên TK chỉ còn một phần: Xử lý và hạch toán như trường hợp điểm a phần 2.2.2.1 mục V nêu trên. Trường hợp trên TK không còn tiền: NHNL ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến chưa thu hồi để theo dõi. NHNL căn cứ biên bản chuyển tiền thừa của NHPL gửi đến, NHNL yêu cầu khách hàng trả lại số tiền thừa hoặc nộp tiền vào tài khoản để thực hiện hoàn trả. Sau khi nhận được tiền hoàn trả của khách hàng, kế toán ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến, lập lệnh thanh toán có hoàn trả số tiền chuyển thừa theo hướng dẫn xử lý và hạch toán như trường hợp điểm a phần 2.2.2.1 mục V nêu trên. Trường hợp khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định được nơi cư trú, NHNL phải phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan bảo vệ pháp luật để tìm mọi biện pháp thu hồi. Sau khi áp dụng mọi biện pháp mà không thu hồi được hoặc không thu hồi đủ thì NHNL lập biên bản nói rõ quá trình xử lý thu hồi tại NHNL, có._. xác nhận của chính quyền địa phương hoặc các cơ quan quản lý pháp luật, gửi cho NHPL để xử lý đồng thời ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến. + Đối với lệnh thanh toán nợ: Xử lý và hạch toán như trường hợp điểm b phần 2.2.2.1 mục V nêu trên. * Sai tài khoản, tên đơn vị nhận, số chứng minh nhân dân,… - Khi nhận được chuyển tiền do NHPL chuyển đến sai tài khoản hoặc tên khách hàng, … NHNL hạch toán: + Đối với lệnh thanh toán có: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán + Đối với lệnh thanh toán Nợ: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Đồng thời lập điện tra soát NHPL - Khi nhận được trả lời tra soát vào lệnh thanh toán. Căn cứ vào nội dung trả lời tra soát lập phiếu hạch toán cho khách hàng: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK khách hàng (TK thích hợp) + Trường hợp NHPL trả lời đã lập theo đúng chứng từ gốc hoặc đề nghị trả lại: NHNL căn cứ vào nội dung trả lời tra soát, lập phiếu tất toán TK ĐCV chờ thanh toán chuyển trả lại NHPL * Chuyển tiền sai NHNL: Khi nhận được lệnh thanh toán chuyển đến sai NHNL, NHNL hạch toán chuyển trả lại NHPL. - Khi nhận hạch toán Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán - Khi chuyển trả NHPL, hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Hoặc hạch toán và xử lý ngược lại đối với lệnh thanh toán Nợ * Chuyển tiền ngược vế: - Trường hợp NHNL chưa kiểm tra KHM và hạch toán: Nhận được điện thông báo chuyển tiền ngược vế của NHPL trước khi kiểm tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi lệnh thanh toán bị ngược vế để xử lý. Khi nhận lệnh thanh toán đến, NHNL kiểm soát, đối chiếu với điện thông báo nhận được, nếu đúng thì xử lý: + Đối với lệnh thanh toán có Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được điện tra soát NHNL lập lệnh thanh toán chuyển trả lại NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch + Đối với lệnh thanh toán nợ: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Khi nhận được lệnh thanh toán có của NHPL tất toán lệnh chuyển ngược vế, NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán - Trường hợp NHNL đã kiểm tra KHM và hạch toán: Nhận được điện thông báo chuyển tiền ngược vế của NHPL nhưng NHNL đã kiểm tra KHM và hạch toán. NHNL xử lý sau: - Đối với lệnh thanh toán có Xử lý như điểm a phần 2.2.2.1 mục V. - Đối với lệnh thanh toán Nợ Lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Nợ đỏ: TK thích hợp Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được điện tra soát và chuyển tiền xử lý của NHPL, NHNL hạch toán tất toán TK ĐCV chờ thanh toán Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch * Lưu ý: Xử lý sai sót tại các phòng giao dịch, quỹ tiết kiệm tương tự như trên (mục V) thông qua tài khoản thanh toán khác (5199.01xxx) và tài khoản chờ thanh toán khác (4699.01xxx) 3.2.5. Đối chiếu và quyết toán: 3.2.5.1. Đối chiếu: * Đối chiếu hàng ngày: - Việc tổ chức đối chiếu được thực hiện theo hình thức kiểm soát tập trung và đối chiếu tập trung tại TW. Việc đối chiếu được thực hiện tức thời theo từng lệnh thanh toán. - Tại NHPL, ngay sau khi lệnh thanh toán được truyền đi, chương trình tự động tạo đối chiếu chuyển về TTTT, kết quả đối chiếu được phản hồi về NHPL ngay sau khi được tự động hạch toán tại TTTT. - Tại NHNL, đối với lệnh thanh toán đến, ngay khi NHNL kiểm tra KHM và hạch toán, bút toán hạch toán được chuyển về TTTT để đối chiếu, kết quả đối chiếu được phản hồi tức thời về NHNL. - Tại TTTT sẽ giám sát toàn bộ đối chiếu, chuyển tiền giữa các Chi nhánh NHCT. - Tại các Chi nhánh NHCT giám sát đối chiếu, chuyển tiền giữa Chi nhánh với TTTT và giữa các ĐGD trực thuộc. - Việc đối chiếu giữa Chi nhánh với TTTT được thực hiện trên cơ sở dữ liệu hạch toán thông qua TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01xxx). Với từng Lệnh thanh toán, phát sinh Nợ tại TTTT phải bằng phát sinh Có tại Chi nhánh và ngược lại. - Cuối ngày, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu sẽ được chuyển sang làm việc riêng để tiếp tục đối chiếu vào ngày kế tiếp cho đến khi hoàn tất đối chiếu khớp đúng. - Trước khi khoá sổ ngày giao dịch, các đơn vị thanh toán phải in các báo cáo đối chiếu theo quy định, kiểm tra giám sát tình trạng đối chiếu của đơn vị mình để kiểm soát được các chuyển tiền còn tồn đọng, các Lệnh thanh toán chưa được kiểm tra khớp và hạch toán. * Đối chiếu hàng tháng - Đối chiếu giữa Chi nhánh và TTTT: + Hàng tháng, Chi nhánh thực hiện đối chiếu với TTTT các tài khoản điều chuyển vốn VND và các tài khoản thu, chi lãi vốn điều hoà. Các tài khoản này phải có doanh số và số dư khớp đúng với TTTT, tức là doanh số nợ, số dư nợ đến ngày cuối tháng tại Chi nhánh phải bằng doanh số có, số dư có tại TTTT và ngược lại. + Vào ngày giao dịch cuối tháng, sau khi đã nhận và hạch toán hết các chứng từ đến, Chi nhánh tạo báo cáo chuyển tiền điện tử tháng (mẫu 13-CTĐT). Báo cáo được tự động truyền về Trung tâm thanh toán để đối chiếu với dữ liệu hạch toán trong tháng của Trung tâm thanh toán. + Tại Trung tâm thanh toán sau khi truyền nhận hết chứng từ cho các chi nhánh chương trình máy tính tự động đối chiếu số liệu hạch toán tại Trung tâm thanh toán với số liệu báo cáo của các Chi nhánh và phản hồi kết quả về Chi nhánh. Các chênh lệch đối chiếu được in ra (mẫu 11-CTĐT) để kiểm tra lại số liệu đã hạch toán trong tháng. Các sai sót phải được tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh tại nơi phát sinh sai sót ngay trong tháng. - Đối chiếu giữa ĐGD và Chi nhánh: Thực hiện tương tự như đối chiếu giữa Chi nhánh với TTTT trên tài khoản thanh toán khác giữa Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc. 3.2.5.2. Quyết toán * Quyết toán ngày - Chi nhánh được chủ động giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giao dịch nhưng không được phép chuyển đổi trước 16h30 hàng ngày. - Tại TTTT, hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày làm việc. - Các Lệnh thanh toán TTTT nhận được sau giờ khoá sổ của TTTT sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp. - Giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giữa Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc do Giám đốc chi nhánh quy định. - Hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày giao dịch. * Quyết toán tháng, năm - Quyết toán tháng: - Quyết toán giữa TTTT và Chi nhánh + Hàng tháng, các chi nhánh ngừng truyền Lệnh thanh toán vào lúc 16h00 ngày cuối tháng, trường hợp đặc biệt cần thay đổi ngày giờ này, TTTT sẽ có thông báo và cập nhật cho các Chi nhánh trước 01 ngày. + Đến giờ quy định, mọi hoạt động về việc lập, kiểm soát, hạch toán cũng như truyền Lệnh thanh toán đi sẽ không thực hiện được. Chi nhánh phải nhận, kiểm tra KHM và hạch toán hết chứng từ đến trong ngày để thực hiện đối chiếu với TTTT. + Chỉ khi nào đối chiếu khớp đúng, Chi nhánh mới được TTTT cấp phép để tiếp tục hoạt động chuyển tiền đi. - Quyết toán giữa Chi nhánh với các điểm giao dịch trực thuộc: + Ngày giờ thực hiện quyết toán hàng tháng giữa Chi nhánh và các đặc điểm giao dịch trực thuộc do Giám đốc chi nhánh qui định. + Cuối tháng các Chi nhánh phải thực hiện quyết toán các chuyển tiền đi, đến, đối chiếu khớp đúng tài khoản thanh toán giữa các Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc. - Quyết toán năm: Việc quyết toán thanh toán hàng năm thực hiện theo chế độ hiện hành và hướng dẫn của NHCT Việt Nam. Trước ngày 31/12 của năm, trung tâm và các đơn vị chuyển tiền điện tử chấm dứt và xử lý xong tất cả các lịch chuyển tiền trong năm đó và đối chiếu doanh số chuyển tiền ngày 31/12. Tại trung tâm và các đơn vị chuyển tiền hạch toán tất cả chuyển tiền năm trước còn các lệnh phát sinh vào đầu tháng của năm mới thì hạch toán vào tài khoản chuyển tiền năm nay. Khi số liệu thanh toán giữa trung tâm và các đơn vị chuyển tiền hoàn thành khớp đúng, tất cả các lệnh chuyển tiền đã được đối chiếu khớp đúng, mọi sai sót đã được xử lý xong, đảm bảo điều kiện. Chương II Thực trạng về quá trình thực hiện phương thức thanh toán điện tử tại ngân hàng công thương khu vực hai bà I. Khái quát về tình hình kinh tế xã hội quận hai bà Ngân hàng Công thương chi nhánh Hai Bà nằm trên địa bàn quận Hai Bà Trưng. Là một trong 9 quận nội thành của Thành phố Hà Nội. Trên địa bàn tập trung nhiều nhà máy lớn có quan hệ truyền thống với Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà. Các doanh nghiệp tư nhân vừa và nhỏ cùng doanh nghiệp tư nhân phát triển mạnh, năng động và đầy triển vọng. Sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Địa bàn quận có đầu mối giao thông thuận lợi phát triển và mở rộng xuống khu vực phía Nam thành phố. Mật độ dân cư của quận đứng hàng đầu so với các quận khác trong toàn thành phố. Đại bộ phận dân cư là người lao động, công nhân viên chức và buôn bán nhỏ. Đời sống kinh tế phát triển ở mức độ trung bình. Để thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế, các ngành kinh tế trong khu vực quận Hai Bà đã và đang từng bước cố gắng thực hiện đổi mới về máy móc trang thiết bị, cơ cấu tổ chức, trình độ kỹ thuật nhằm tạo ra những sản phẩm có chất lượng phù hợp với thị trường, đáp ứng nhu cầu công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước thì việc tạo ra nguồn vốn đầu tư sẽ có ý nghĩa quan trọng và có tính quyết định đến việc thực hiện các mục tiêu mà Đảng và Nhà nước đã vạch ra. Ngoài các nguồn vốn từ các "kênh" khác đưa vào khu vực kinh tế quận Hai Bà Trưng như nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp, vốn đầu tư cho những dự án hay nguồn vốn liên doanh đầu tư của nước ngoài vào. Có thể nói nguồn vốn huy động của Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà Trưng bao gồm tiền gửi các tổ chức kinh tế và tiền gửi của dân cư vẫn là cơ bản, đảm bảo phát triển vững chắc và có vai trò chủ đạo, quan trọng hàng đầu trong việc quyết định qui mô và tốc độ sử dụng vốn của Ngân hàng và sự nghiệp phát triển kinh tế của quận Hai Bà Trưng. II. Khái quát về tình hình hoạt động của ngân hàng công thương khu vực hai bà 1. Mô hình tổ chức Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà thành lập 1/7/1988. Là một doanh nghiệp nhà nước thực hiện chức năng kinh doanh tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng đối với các doanh nghiệp, cá nhân thuộc mọi thành phần kinh tế trong nước, đáp ứng nhu cầu vay vốn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn (cả ngoại tệ) của mọi thành phần kinh tế. Ngoài chức năng đi vay để cho vay, Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà trực thuộc Ngân hàng Công thương Việt Nam. Trụ sở chính ở 285 Trần Khát Chân với chức năng trực tiếp kinh doanh và quản lý điều hành: gồm 12 phòng ban chức năng, 2 phòng giao dịch, 14 quỹ tiết kiệm. Dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà. Các phòng ban phối kết hợp chặt chẽ để hoạt động, làm tốt chức năng kinh doanh của Ngân hàng là đi vay để cho vay, làm dịch vụ thanh toán đảm bảo an toàn vốn vay, thu hồi cả gốc và lãi, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng và thu lợi nhuận cho ngân hàng. Bằng cách cán bộ làm việc với tinh thần thái độ phục vụ tốt, nâng cao uy tín của ngân hàng đối với khách hàng, đưa khoa học công nghệ tin học mới vào khâu thanh toán. Thực hiện thanh toán nhanh, kịp thời, an toàn cho khách hàng và ngân hàng, góp phần không nhỏ trong công cuộc phát triển kinh tế nhiều thành phần, thúc đẩy sản xuất, dịch vụ của nước ta ngày càng phát triển. 2. Hoạt động nguồn vốn Thực hiện nghiêm túc sự chỉ đạo của Ngân hàng công thương Việt Nam, Ban giám đốc chi nhánh Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà Trưng luôn luôn coi trọng công tác huy động vốn đảm bảo quy mô nguồn vốn tiếp tục tăng trưởng theo kế hoạch xác định. Mặc dù năm qua lãi suất huy động vốn thấp so với các ngân hàng khác trên địa bàn quận, nhưng bằng uy tín cao và bằng mạng lưới các quỹ tiết kiệm, với thái độ phục vụ văn minh lịch sự chi nhánh đã thực hiện tốt công tác huy động vốn, thực hiện được kế hoạch nguồn vốn Trung ương giao vừa đảm bảo được nguồn vốn dồi dào đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh tín dụng của chi nhánh, vừa đảm bảo nguồn vốn điều chuyển vốn về Ngân hàng công thương Việt Nam theo kế hoạch. Năm 2004, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh, song chi nhánh Ngân hàng Công thương khu vực Hai Bà đã đạt được những thành tích đáng kể: nguồn vốn tăng trưởng ổn định, dư nợ tín dụng lành mạnh ngày càng tăng, các dịch vụ ngân hàng phát triển, thu hút thêm nhiều khách hàng mới đến giao dịch… Tính đến 31/12/2004: Tổng nguồn vốn huy đọng: Đạt 2.013 tỷ đồng. Tăng so với cuối năm 2003 là 175 tỷ đồng, tốc độ tăng 9,5%. Trong đó: - Tiền gửi dân cư tăng là 10,4% - Tiền gửi các tổ chức kinh tế tăng 8,2%. Năm 2004, công tác huy động vốn gặp rất nhiều khó khăn như: Trên thị trường nhiều ngân hàng không chỉ nâng lãi suất huy động mà còn áp dụng nhiều hình thức khuyến mại hấp dẫn, nhiều quỹ tiết kiệm của các NHTM khác cùng hoạt động trên địa bàn quận Hai Bà Trưng… nên đã ảnh hưởng đến mức độ tăng trưởng nguồn vốn. Tuy nhiên chi nhánh đã chủ động triển khai nhiều biện pháp, tận thu khai thác từ nhiều luồng, mở rộng màng lưới quỹ tiết kiệm… để phát triển nguồn vốn. Từ những biện pháp tích cực và thế mạnh như: uy tín, mạng lưới rộng và thái độ phục vụ nhiệt tình, nhanh gọn, chính xác, thủ tục thuận lợi, hình thức huy động phong phú… nên nguồn vốn huy động tại chi nhánh tăng trưởng, ổn định, đáp ứng đầy đủ vốn và tạo thế chủ động cho phát triển kinh doanh, ngoài ra còn thường xuyên nộp vốn thừa theo kế hoạch bình quân 400 tỷ đồng về NHCT Việt Nam, để điều hoà chung cho toàn hệ thống. Đây là kết quả rất lớn trong công tác huy động vốn của chi nhánh trong tình hình khan vốn hiện nay. 3. Hoạt động cho vay và đầu tư kinh doanh khác Tổng dư nợ cho vay nền kinh tế và các khoản đầu tư đến 31/12/2004 là: 1.231,3 tỷ đồng, so với cuối năm 2003 tăng106,5 tỷ đồng, tốc độ tăng là 9,5%. Trong đó: - Dư nợ cho vày nền kinh tế: 904 tỷ đồng, tăng 9,7% - Các khoản đầu tư: 327,3 tỷ đồng tăng 8,9% Công tác đầu tư cho vay trong bối cảnh môi trường đầu tư có nhiều khó khăn, nhiều dự án không có hiệu quả, có dự án hiệu quả lại chưa đủ điều kiện vay vốn đặt cho ban lãnh đạo nhiều bài toán khó giải, song thực hiện phương châm "phát triển, an toàn, hiệu quả" chi nhánh quyết tâm đưa dư nợ tăng trưởng một cách lành mạnh vững chắc. Đã thực hiện triển khai nhiều biện pháp một cách đồng bộ, chủ động bám sát doanh nghiệp có phân tích những khó khăn, thuận lợi của hoàn cảnh cụ thể, cũng như dự đoán những vấn đề mới có thể nảy sinh, tìm nhiều giải pháp giúp các doanh nghiệp đầu tư đúng hướng, hạn chế rủi ro, tạo điều kiện hỗ trợ cho các doanh nghiệp được vay vốn ngân hàng. Bên cạnh đó thực hiện tốt công tác tiếp thị thu hút khách hàng nên đã tiếp nhận được nhiều dự án vay vốn, đồng thời tiến hành tốt khâu thẩm định dự án, do vậy đã đưa dư nợ cho vay tăng trưởng nhanh đi đối với nâng cao chất lượng tín dụng, không có nợ quá hạn mới phát sinh. Song song với việc tăng trưởng dư nợ lành mạnh, chi nhánh quan tâm đến công tác xử lý nợ tồn đọng đã triển khai rất tích cực, tất cả các khoản nợ tồn đọng đều được rà soát và phânt ích những khó khăn thuận lợi để tìm ra biện pháp xử lý phù hợp nhất. Kết quả thu nợ quá hạn trong năm 2004 được 5.456 triệu đồng, trong đó xử lý nợ tồn đọng 4.923 triệu đồng, đạt kế hoạch NHCT Việt Nam giao. Tỷ lệ nợ quá hạn của chi nhánh chỉ còn chiếm 1,09% trong tổng dư nợ. Cho vay cán bộ công nhân viên Được thực hiện đảm bảo vay đúng chế độ, CBCNV vay vốn đều trả nợ như cam kết. Đã có 470 cán bộ vay vốn với dư nợ là 3,6 tỷ đồng, tăng so với cuối năm 2001 là 27%. Nghiệp vụ kinh doanh đối ngoại: ngày càng được phát triển có chất lượng, thu hút thêm nhiều khách hàng tham gia thanh toán quốc tế và mua bán ngoại tệ. Bảng 1: Doanh số mua bán một số ngoại tệ chủ yếu: Loại ngoại tệ Doanh số mua Doanh số bán USD 20.812.484 21.812.484 JPY 343.887.065 343.887.065 EUR 893.405 931.427 AUD 137.663 137.663 Nguồn: NHCT Hai Bà Trưng Qua quá trình phát triển và đổi mới, hoạt động kinh doanh đối ngoại đã tạo được lòng tin và uy tín đối với khách hàng, tạo lợi thế để mở rộng hoạt động tín dụng đối nội, tăng nguồn vốn ngoại tệ. Trên cơ sở nguồn vốn ngoại tệ tăng trưởng ổn định Chi nhánh không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng vay vốn mà còn thường xuyên điều một lượng vốn ngoại tệ bình quân 250 tỷ (quy VNĐ) về NHCT Việt Nam để cân đối chung trong toàn hệ thống. Hoạt động kinh doanh đối ngoại đã góp phần đáng kể vào kết quả kinh doanh chung của chi nhánh. 4. Kết quả kinh doanh Lợi nhuận đạt 109,7% so với kế hoạch NHCT Việt Nam giao. Mục tiêu hoàn thành kế hoạch lợi nhuận NHCTVN giao năm 2005 là khó khăn lớn đối với chi nhánh, do khoảng cách chênh lệch giữa lãi suất huy động và lãi suất cho vay còn rất nhỏ, việc nâng lãi suất cho vay phải tính toán hợp lý, có thể chấp nhận được vì nó phụ thuộc vào mặt bằng lãi suất cho vay và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chi nhánh đã từng bước thoả thuận với khách hàng điều chỉnh nâng lãi suất tiền vay một cách hợp lý được 92% doanh nghiệp vay vốn cả ngắn hạn và trung dài hạn, đây là một thành tích đáng kể của chi nhánh nhằm góp phần thực hiện đạt kế hoạch lợi nhuận và hạn chế rủi ro trong hoạt động ngân hàng. III. Thực trạng thanh toán điện tử tại NHCT khu vực Hai Bà Trưng 1. Một số nét về tình hình thực hiện các nghiệp vụ thanh toán nói chung Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác thanh toán là góp phần nâng cao tốc độ chu chuyển vốn của nền kinh tế, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Việc thanh toán qua ngân hàng không những có tác động tới sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, cá nhân trong nền kinh tế mà còn tạo ra cơ sở để ngân hàng có thêm nguồn vốn mở rộng cho vay bằng việc mở tài khoản, nhận tiền gửi và thanh toán hộ khách hàng, Ngân hàng công thương Hai Bà đã áp dụng các chương trình thanh toán thích hợp. Biểu 2: Tình hình thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt tại Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà trong 2 năm 2003 và 2004 Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Số tiền Tỷ lệ % Số tiền Tỷ lệ % 1. Thanh toán bằng tiền mặt 5.612.435 23,22 8.859.920 28,55 2. Thanh toán không dùng tiền mặt 18.551.545 76,78 22.169.720 71,45 Thanh toán chung 24.163.980 100 31.029.640 100 Nguồn: NHCT Hai Bà Trưng Thông qua số liệu ở biểu 2 ta thấy: Năm 2003 thanh toán bằng tiền mặt là 5.612 tỷ chiếm 23,22% doanh số thanh toán chung, thanh toán không dùng tiền mặt là 18.551 tỷ chiếm 76,78% doanh số thanh toán chung. Năm 2004 thanh toán bằng tiền mặt là 8.859 tỷ chiếm 28,55 doanh số thanh toán chung, thanh toán không dùng tiền mặt là 22.169 tỷ chiếm 71,45% doanh số thanh toán chung. Ta có thể thấy rõ hình thức thanh toán không dùng tiền mặt chiếm tỷ trọng lớn hơn rất nhiều so với thanh toán bằng tiền mặt. Hiện nay tại NHCT Hai Bà Trưng trung bình hàng ngày ngân hàng phải xử lý thanh toán trên 70 món với tổng số tiền trên 12 tỷ đồng, trung bình 170 triệu đồng/món. Thực hiện thanh toán cho nhiều tổ chức kinh tế và cá nhân trên địa bàn, trong đó có rất nhiều doanh nghiệp lớn… Tổng số tài khoản được mở tại ngân hàng, đến cuối năm 2004 là 6320 tài khoản trong đó: 1. Tài khoản cá nhân: 1080 TK - Tài khoản cán bộ nhân viên ngân hàng: 315 TK - Tài khoản khách hàng: 765 TK 2. Tài khoản tiền gửi: 360 TK 3. Tài khoản tiền vay: 2590 TK 4. Tài khoản khác: 2290 TK Khách hàng đến giao dịch tại ngân hàng có thể áp dụng các công cụ như (séc chuyển khoản và séc bảo chi) các uỷ nhiệm chi chuyển tiền, uỷ nhiệm thu… tùy thuộc vào tính chất loại giao dịch mà khách hàng có thể lựa chọn. Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng đã thực sự phát huy tốt vai trò trung tâm thanh toán của nền kinh tế, việc thanh toán bằng tiền mặt đang dần được thay thế bằng các công cụ thanh toán không dùng tiền mặt. 2. Thực trạng nghiệp vụ thanh toán điện tử Trong những năm qua, công tác thanh toán của Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà đã có những bước tiến đáng kể nhờ những biện pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ, trong đó nổi bật là khâu kế toán thanh toán điện tử với quy trình công nghệ xử lý tức thời, rút ngắn thời gian thanh toán cho khách hàng, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn của chi nhánh nói riêng và của nền kinh tế nói chung. Đến nay đã có 10102 đơn vị mở tài khoản và thanh toán qua ngân hàng trong đó tài khoản tiền gửi là 428, tài khoản tiền vay là 7174 và các tài khoản khác là 1511. Doanh số thanh toán không dùng tiền mặt, thanh toán bù trừ và thanh toán điện tử đều tăng. Bảng 3: Các nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Doanh số năm 2003 Doanh số năm 2004 Chênh lệch 1. Thanh toán không dùng tiền mặt 13.584.424 14.396.544 812.120 2. Thanh toán điện tử 10.188.318 11085.339 897.021 3. Thanh toán bù trừ 3.396.106 3.311.205 -84.901 Nguồn: NHCT Hai Bà Trưng Công nghệ ngân hàng đã được đổi mới một cách căn bản, kỹ thuật tin học đã được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực hoạt động của NHCT, trong đó điển hình là: Hiện đại hoá khâu thanh toán cả trong và ngoài nước. Hiện đại hoá công tác quản trị và điều hành kinh doanh, quản lý và kiểm soát tín dụng, hạch toán kế toán, thông tin kinh tế và phòng ngừa rủi ro… toàn bộ các số liệu và thông tin về hoạt động kinh doanh đều được cập nhật kịp thời qua hệ thống máy vi tính nối mạng thông suốt trong toàn hệ thống NHCT. Những thành tựu này là nhân tố góp phần tạo ưu thế của chi nhánh trong việc cạnh tranh cùng các "bạn hàng" đặc biệt đã gây sự tin tưởng, an tâm đối với khách hàng, thuận tiện, nhanh chóng trong việc chuyển tiền trên toàn quốc, với mạng lưới thanh toán điện tử rộng khắp cả nước, phục vụ nhu cầu của khách hàng với khối lượng giao dịch lớn, hết sức thuận tiện và an toàn cho cả khách hàng và ngân hàng, giúp cho nghiệp vụ thanh toán điện tử thực hiện nhanh chóng và hiệu quả tối đa. Số liệu sau đây sẽ làm rõ hơn hoạt động thanh toán của Ngân hàng công thương Hai Bà qua thanh toán điện tử. Biểu 4: Các nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng Đơn vị: Triệu đồng Các hình thức thanh toán điện tử Doanh số phát sinh T3/2003 Doanh số phát sinh T3/2004 Chênh lệch Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1. Điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) 89.631 95.604 145.485 195.777 55.854 100.173 2. Điều chuyển vốn ký quỹ 9.720 16.260 18.510 28.781 879 270.521 3. Điều chuyển vốn trong thanh toán khác hệ thống (5191.09) 50.949 52.500 53.193 143.604 2.244 91.104 Tổng cộng 150.300 164.364 217.188 368.162 6.788 203.798 Nguồn: NHCT Hai Bà Trưng Ngoài các chương trình của NHCT Việt Nam trang cấp, chi nhánh đã chủ động lập một số chương trình ứng dụng như: Quản lý nhân sự, quản lý khế ước, hệ thống điện báo tổng hợp. Nhờ đó các chương trình ứng dụng đã làm tăng năng suất, chất lượng các hoạt động nghiệp vụ. Hiệu quả thể hiện rõ nhất là trong thanh toán quản lý và thông tin, công việc thống kê, báo cáo đã thực hiện hoàn toàn trên máy tính không còn phải làm thủ công như trước đây. Thông tin về tình hìh kinh doanh của toàn chi nhánh được cập nhật hàng ngày với độ chính xác cao, thông tin về số dư tài khoản của khách hàng được cập nhật hàng giờ đã giúp cho việc quản lý kinh doanh chặt chẽ, nhanh nhạy và hiệu quả hơn. Trong những năm qua mặc dù tình hình kinh tế biến động phức tạp, nhưng Ngân hàng công thương Hai Bà đã bám sát vào sự chỉ đạo của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Công thương Việt Nam thực hiện nghiệp vụ thanh toán điện tử vừa giúp cho chi nhánh giảm bớt số cán bộ trong khâu thanh toán vừa đảm bảo nhanh chóng, chính xác mà lại tránh được những sai sót, nhầm lẫn… 2.1. Quy trình đầu ngày vào giờ làm việc Hàng ngày, thanh toán viên bật máy khởi động vào chương trình thanh toán điện tử, công việc này phải đúng thời gian quy định nhằm đảm bảo việc nhận chứng từ điện tử. Nếu trong một số trường hợp việc khởi động không thể thực hiện được theo quy định gây ra trở ngại trong công việc thanh toán thì phải báo ngay cho trung tâm thanh toán để có biện pháp khắc phục kịp thời. 2.2. Với tư cách là ngân hàng khởi tạo + Thanh toán viên giao dịch giữ tài khoản của khách hàng Các khách hàng có quan hệ tiền gửi, tiền vay với chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng có yêu cầu chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng. Khách hàng phải lập và nộp chứng từ (uỷ nhiệm chi, séc chuyển tiền, giấy nộp tiền), chi nhánh sẽ giải quyết theo cơ chế thanh toán qua ngân hàng như thường lệ. Trong trường hợp khách hàng có tài khoản tiền gửi tại chi nhánh nộp chứng từ (uỷ nhiệm chi, giấy nộp tiền…) để chi trả chuyển tiền hay giao dịch tới một ngân hàng khác cùng hệ thống, kế toán giao dịch sẽ kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và số dư tài khoản của khách hàng. Công việc này được ngân hàng xử lý nhanh và đúng theo chế độ nhằm đáp ứng cao nhất yêu cầu của khách hàng. Nếu trên tài khoản của khách hàng còn đủ số dư, chứng từ hợp pháp, hợp lệ thì kế toán giao dịch sẽ xử lý theo chế độ hiện hành. Trường hợp số dư trên tài khoản của khách hàng không còn đủ cho việc chuyển tiền, kế toán giao dịch sẽ từ chối và trả lại chứng từ cho khách hàng. Trong trường hợp khách hàng nộp chứng từ sử dụng đến tài khoản tiền vay khách hàng phải làm thủ tục vay nộp cho cán bộ tín dụng sau đó cán bộ tín dụng mới chuyển cho kế toán theo đường dây nội bộ. Kế toán giao dịch sẽ kiểm tra nội dung của các giấy tờ, kiểm tra các chữ ký theo mẫu đã đăng ký, đồng thời kiểm tra hạn mức còn lại của khách hàng, trong trường hợp này cũng xảy ra hai khả năng: Nếu còn hạn mức tín dụng kế toán sẽ thực hiện giao dịch bình thường. Nếu vượt quá hoặc hết hạn mức tín dụng thì kế toán giao dịch sẽ từ chối và trả lại chứng từ cho khách hàng. Trong trường hợp khách hàng không có tài khoản tại ngân hàng mà muốn chuyển tiền qua ngân hàng đến một ngân hàng khác bằng tiền mặt kế toán giao dịch sẽ kiểm tra xem khách hàng đã ghi đầy đủ các yếu tố: Số chứng minh nhân dân, ngày và nơi cấp… Nếu đầy đủ sẽ yêu cầu khách hàng ra quỹ nộp tiền để chuyển. Hàng ngày tại NHCT Hai Bà thanh toán viên giao dịch tiếp nhận trung bình khoảng 50 chứng từ một ngày với tổng số tiền trên 5 tỷ đồng mỗi ngày. Các chứng từ để làm căn cứ chuyển tiền đi bao gồm các uỷ nhiệm chi doanh nghiệp, séc bảo chi, giấy nộp tiền, séc chuyển tiền… Trong đó, uỷ nhiệm chi doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn nhất quý IV (2004) 1925 món trong tổng số 2853 món chuyển tiền. Séc chuyển tiền đã được thay thế bằng các chuyển tiền ghi Có qua thanh toán điện tử. + Thanh toán viên Khi nhận được chứng từ thanh toán điện tử. Thanh toán viên sẽ kiểm tra lại các yếu tố của chứng từ, chữ ký của kế toán giao dịch, tiến hành chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử cùng thể thức thanh toán. Mỗi chứng từ thanh toán được chuyển hoá thành một lệnh chuyển tiền điện tử. Tất cả quá trình nhập dữ liệu của thanh toán viên vào từng thể thức thanh toán đều có mẫu sẵn, thanh toán viên chỉ cần nhập nội dung vào. Sau khi chuyển hoá xong, thanh toán viên kiểm tra lại yếu tố của chứng từ điện tử trên màn hình dựa vào chứng từ gốc thông qua các nội dung sau: - Ngân hàng nhận - Số hiệu tài khoản - Số chứng minh nhân dân, ngày và nơi cấp (đối với người không mở tài khoản tại ngân hàng) - Số tiền - Nội dung thanh toán Khi các yếu tố đã đầy đủ, khớp đúng với nội dung chứng từ gốc, thanh toán viên sẽ tiến hành ghi và in ra 01 liên chứng từ điện tử thanh toán, ký tên trên chứng từ điện tử in ra. Ví dụ: Ngày 25/09/200 Công ty Dệt may Hà Nội nộp vào ngân hàng uỷ nhiệm chi số tiền 150 triệu, trích tài khoản tiền gửi để thanh toán tiền hàng cho Công ty vật liệu may Đại Mỗ có tài khoản tại ngân hàng công thương Ngô Quyền, thanh toán viên sẽ xử lý như sau: NHCT Việt Nam 128 NHCT Hai Bà Trưng - Hà Nội Uỷ nhiệm chi (Doanh nghiệp) NH khởi tạo 128 ngân hàng công thương Hai Bà Trưng - Hà Nội NH nhận 168 Ngân hàng công thương Ngô Quyền Mã tỉnh NHB Mã NHB Số giao dịch: 128100844 Ngày lập chứng từ 25-09-2003 14;09;55 Số chứng từ gốc: Ký hiệu mật Loại nghiệp vụ Thông thường ………………………………………………………………………………… Đơn vị trả tiền Công ty xăng dầu Hà Nội TK trung gian Số tài khoản 710A.00010 TK Nợ Tại NH Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng Hà Nội ……….. Đơn vị nhận tiền Công ty xăng dầu khu vực I Số tài khoản 710D.00061 TK Có Tại NH NHCT Ngô Quyền 5191.01.999 …………… Số tiền bằng số 150.000.000 Nội dung thanh toán Trả tiền hàng Số tiền bằng chữ (+) Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn. NH khởi tạo ghi sổ ngày 25-09-2003 NH nhận ghi sổ ngày Thanh toán viên Kiểm soát Sau khi đầy đủ chữ ký của thanh toán viên và của kế toán giao dịch, chứng từ gốc và chứng từ điện tử được trao cho trưởng phòng kế toán. Chuyển chứng từ điện tử thanh toán sang cho trưởng phòng kế toán duyệt. Nếu như trước kia, thời gian giao 1 khoản thanh toán phải mất một tuần thì nay rút lại trong vài giờ. Việc thanh toán nhanh chóng đã đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn mang lại hiệu quả kinh tế rất lớn cho khách hàng, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường. + Trưởng phòng kế toán Khi nhận được chứng từ gốc và chứng từ điện tử thanh toán viên, trưởng phòng kế toán sẽ vào chương trình bằng cách nhập mã thẩm quyền cá nhân (tên của trưởng phòng kế toán) và ký hiệu mật để vào phần duyệt điện. Trưởng phòng kế toán phải nhập số tiền bằng số của từng chứng từ, nếu khớp đúng thì toàn bộ nội dung của chứng từ sẽ được hiện lên màn hình và trưởng phòng kế toán tiến hành kiểm soát, đối chiếu các yếu tố giữa chứng từ gốc và chứng từ điện tử. Sau khi kiểm tra nếu chứng từ hợp pháp, hợp lệ và khớp đúng kế toán trưởng sẽ tiến hành tính ký hiệu mật cho chứng từ đang kiểm hiển thị trên màn hình, ghi ký hiệu mật vào chứng từ lưu trước khi quyết định chuyển đi. Chứng từ gốc và chứng từ điện tử được giao lại cho thanh toán viên để hạch toán và lưu trữ. Các chứng từ trên máy sau khi đã tính ký hiệu mật sẽ tự động truyền đi đến trung tâm thanh toán. Việc truyền đi các chuyển tiền Đi tại ngân hàng còn được thực hiện 2 lần trong một ngày đối với các chuyển tiền thông thường còn đối với các chuyển tiền Khẩn được thực hiện ngay lập tức. Truyền các chuyển tiền Đi được thực hiện một lần vào buổi sáng (Tuỳ vào lượng chứng từ) vào một lần vào buổi chiều nhưng không quá 15 giờ theo quy định của NHCT Việt Nam. Việc chuyển tiền điện tử được thực hiện theo từng món cho từng ngân hàng tương ứng với thể loại chứng từ khách hàng nộp vào. Về việc lệ phí cho chuyển tiền điện tử thì đối với mỗi khoản tiền thông thường khách hàng sẽ phải chịu mức phí là 0.04._.