Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền tại Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Khu vực Triệu Hải - Quảng Trị

quan, dẫn đến việc không tuân thủ đúng các quy định của Nhà nước, của Ngành và các quy trình của ngân hàng đề ra, làm thiệt hại rất lớn đến tài sản cũng như uy tín của các NHTM. Vì vậy, việc thực hiện quản lý và theo đó là thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ, hiệu quả và bộ phận kiểm toán nội bộ vững mạnh có vai trò, vị trí hết sức quan trọng. Hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ giúp các nhà lãnh đạo điều hành hoạt động của NHTM theo đúng hành lang pháp lý, tôn chỉ, mục đích và chiến lược phát triển, góp phần cho hoạt động của các NHTM an toàn hơn, hiệu quả hơn, từng bước đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế. Với tư cách là một trung gian tài chính, NHTM là một doanh nghiệp kinh doanh đồng vốn. Doanh nghiệp ngân hàng là loại hình kinh doanh đặc thù. Chất liệu kinh doanh chủ yếu của loại hình này là “quyền sử dụng các khoản tiền tệ”. Ngân hàng vừa là người “cung cấp” đồng vốn, đồng thời cũng là người “tiêu thụ” đồng vốn của khách hàng. Xét về chức năng, NHTM không trực tiếp tham gia sản xuất và lưu thông hàng hóa như các doanh nghiệp thông thường mà nó thực hiện các chức năng trung gian tín dụng, trung gian thanh toán và làm dịch vụ tiền tệ, tư vấn tài chính cho các khách hàng… Ngân hàng kinh doanh tiền tệ chủ yếu không phải bằng vốn tự có, mà chủ yếu bằng vốn của những người gửi tiền qua vai trò trung gian tín dụng, làm môi giới cho các nhà đầu tư và những người có tích lũy. Thực hiện các chức năng trung gian của mình, NHTM nắm trong tay một bộ phận lớn nhất của cải xã hội dưới dạng giá trị, nhưng không có quyền sở hữu chúng, mà chỉ có quyền sử dụng với những điều kiện ràng buộc, đòi hỏi NHTM phải chịu trách nhiệm vật chất đối với những người chủ sở hữu thực của các tài sản này và sử dụng tài sản vốn đúng với điều kiện ràng buộc sao cho có hiệu quả nhất. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn hoạt động kinh doanh của ngân hàng, qua thời gian thực tập tại Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn khu vực Triệu Hải, với đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền tại Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn khu vực Triệu Hải - Quảng Trị” em muốn đi sâu tìm hiểu và nhìn nhận những thủ tục kiểm soát cũng như mạnh dạn đưa ra những giải pháp nhằm góp một phần nhỏ đảm bảo cho khoản mục vốn bằng tiền được thực hiện đúng quy trình và sử dụng có hiệu quả, đúng mục đích. Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục viết tắt, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận bao gồm 3 phần: Phần I: Cơ sở lý luận về kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền trong Ngân hàng Thương mại. Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ khoản mục vốn bằng tiền tại Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn khu vực Triệu Hải - Quảng Trị. Phần III: Một số nhận xét và giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền tại Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn khu vực Triệu Hải - Quảng Trị. Trong giới hạn về thời gian và điều kiện nghiên cứu, với kiến thức và nhận thức còn hạn chế, đề tài chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự hướng dẫn của cô giáo – Thạc sĩ Nguyễn Thị Hồng Minh để đề tài được hoàn chỉnh. Em xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, tháng 6 năm 2007. Sinh viên thực hiện. Hoàng Thị Thùy Linh. PHẦN I ********* CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI. 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI. 1.1 Đặc điểm của Ngân hàng Thương mại ảnh hưởng đến công tác kiểm soát. 1.1.1 Khái niệm Ngân hàng Thương mại. Ngân hàng Thương mại là một loại hình doanh nghiệp đặc thù hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ, tín dụng giữ vai trò trọng yếu trong việc điều hòa vốn của nền kinh tế. Ngân hàng Thương mại (NHTM) được thành lập theo theo quy định của Luật Các tổ chức tín dụng và các quy định khác của pháp luật để hoạt động kinh doanh tiền tệ, làm dịch vụ ngân hàng với nội dung nhận tiền gửi và sử dụng tiền gửi để cấp tín dụng và cung ứng các dịch vụ thanh toán khác. Chức năng của Ngân hàng Thương mại. Chức năng trung gian tín dụng . Chức năng trung gian tín dụng là chức năng cơ bản và quan trọng nhất của NHTM. Thực hiện chức năng này NHTM là trung gian tài chính, là cầu nối giữa nơi thừa và nơi thiếu vốn. NHTM sẽ mang lại lợi ích công bằng cho cả 3 chủ thể trong nền kinh tế, đó là: người gửi tiền, ngân hàng và người vay. Nhờ chức năng trung gian tài chính mà NHTM đã thực sự huy động được sức mạnh tổng hợp của nền kinh tế vào quá trình sản xuất và lưu thông hàng hóa. Từ đó thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, tăng thêm việc làm, cải thiện đời sống nhân dân. Chức năng trung gian thanh toán. Khi thực hiện chức năng trung gian thanh toán, NHTM cung cấp các phương tiện thanh toán cho nền kinh tế qua hệ thống ngân hàng một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn và tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của nền kinh tế. Thông qua chức năng trung gian thanh toán, các NHTM có điều kiện huy động một lượng tiền gửi thông qua việc mở tài khoản, cho phép các NHTM mở rộng quy mô tín dụng đối với nền kinh tế. Chức năng tạo tiền. Những hoạt động mà NHTM thực hiện đã làm hình thành nên một cơ chế tạo tiền trong toàn hệ thống ngân hàng. Đây là chức năng riêng có của NHTM, chức năng này được thực hiện thông qua hoạt động cho vay và đầu tư của các NHTM trong mối quan hệ với Ngân hàng Trung ương. Chức năng tạo tiền có ý nghĩa kinh tế to lớn, mở ra những điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của quá trình sản xuất, đáp ứng nhu cầu sử dụng tiền của xã hội bên cạnh lượng tiền do Ngân hàng Trung ương phát hành. Ngoài ra, NHTM còn có một số chức năng khác như: + Làm dịch vụ ủy thác: với dịch vụ này NHTM có trách nhiệm sử dụng vốn để đầu tư và quản lý vốn, kể cả việc phân phối thu nhập theo các điều khoản của Hợp đồng ủy thác. + Bảo quản an toàn vật có giá: với lợi thế là nơi kiên cố để bảo quản tiền bạc và vật có giá của bản thân mình, các NHTM có điều kiện thức hiện chức năng bảo quản vật có giá của khách hàng. 1.1.3 Đặc điểm chung của Ngân hàng Thương mại ảnh hưởng đến công tác kiểm soát. - Ngân hàng Thương mại thường có khối lượng lớn các tài sản tiền và tương đương tiền, các giấy tờ có giá. Các biện pháp an ninh thường phải được áp dụng cho các tài sản này từ việc cất trữ đến vận chuyển. - Các Ngân hàng Thương mại thường có khối lượng giao dịch nhiều, giá trị lớn, vì vậy đòi hỏi phải có hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ phức tạp và chặt chẽ, thông thường dựa trên hệ thống máy tính. - Đối với các Ngân hàng Thương mại lớn có nhiều thành viên, nhiều chi nhánh phân bổ ở nhiều khu vực khác nhau, hệ thống tổ chức, hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát bị phân tán và không đồng nhất. Do đó cần phải có hệ thống văn bản quy định về tổ chức hoạt động kiểm soát nội bộ một cách thống nhất, nhằm đảm bảo cho công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ được diễn ra một cách thường xuyên và liên tục, hạn chế những rủi ro có thể xảy ra. - Các Ngân hàng Thương mại thường có rất nhiều các cam kết với các tổ chức kinh tế khác. Các khoản này thường được gọi là các khoản ngoại bảng. Do đó công tác kiểm soát nội bộ phải theo dõi chặt chẽ các khoản này để đảm bảo sự đúng đắn và hợp lý. - Ngân hàng Thương mại thường chịu sự quản lý chặt chẽ của các cơ quan chức năng thông qua các quy định. Điều đó đòi hỏi công tác kiểm soát phải được tăng cường nội dung và phạm vi hoạt đông nhằm hướng đến sự tuân thủ các quy định của Nhà nước, pháp luật và các quy định của ngành. - Ngân hàng Thương mại thường phát triển các dịch vụ, hàng hóa đi trước sự phát triển của các nguyên tắc kế toán và kiểm soát cho các nghiệp vụ mới đó. Vì vậy cần phải đổi mới và hoàn thiện cơ chế cũng như các quy định đối với hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong ngân hàng nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển ngày càng cao của ngân hàng. - Hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Thương mại và những rủi ro như: rủi ro tín dụng, rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất, rủi ro ngoại hối, rủi ro hoạt động ngoại bảng, rủi ro công nghệ và hoạt động, rủi ro quốc gia và các rủi ro khác. Do đó cần phải nâng cao trách nhiệm và phạm vi hoạt động của công tác kiểm soát nhằm xác định, đo lường và cho phép kiểm soát hợp lý các rủi ro thông qua nhiều cách như chấp nhận, loại bỏ hay chuyển đổi rủi ro. - Hoạt động Ngân hàng Thương mại nhạy cảm với những biến động kinh tế. Việc xây dựng thành công một hệ thống KSNB phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu phát triển của ngân hàng sẽ góp phần làm giảm rủi ro phát sinh của các khoản lỗ ngoài dự kiến, các hành vi gian lận hoặc những ảnh hưởng không tốt đến uy tín của ngân hàng. - Các nguyên tắc kế toán chủ yếu áp dụng trong kế toán Ngân hàng: + Nguyên tắc giá gốc (Historical Cost). + Nguyên tắc phù hợp (Matching). + Nguyên tắc nhất quán (Consistant). + Nguyên tắc thận trọng (Caution). + Nguyên tắc trọng yếu (Materiality). + Nguyên tắc hoạt động liên tục (Concern Going). + Nguyên tắc cơ sở dồn tích (Accrual). Trong đó, nguyên tắc cơ sở dồn tích bao gồm 2 phương pháp với 2 quan điểm: phương pháp hạch toán thực thu – thực trả về lãi (Cash Accounting) và phương pháp hạch toán dự thu – dự trả về lãi (Accrual Accounting). Cash Accounting: Các khoản thu nhập, chi phí về lãi được hạch toán khi NHTM thực sự thu được (chi ra) dòng tiền về lãi, mà không quan tâm đến lãi đó phát sinh trong kỳ kế toán nào. Khi ngân hàng ghi nhận một khoản thu nhập (chi phí) đồng nghĩa với việc phát sinh một dòng tiền (cash flow). BCTC không phản ánh đúng bản chất, kết quả kinh doanh kỳ kế toán. Accrual Accouting: Các khoản thu nhập, chi phí về lãi được hạch toán khi phát sinh, mà không quan tâm đến việc ngân hàng đã thực sự thu được (chi ra) dòng tiền lãi hay chưa. Khi ngân hàng ghi nhận một khoản thu nhập (chi phí) không nhất thiết phát sinh một dòng tiền (cash flow). BCTC phản ánh đúng bản chất, kết quả kinh doanh kỳ kế toán. 1.2 Một số vấn đề về hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.2.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ. Định nghĩa về KSNB được chấp nhận rộng rãi do COSO (Committee of Sponsoring Organization) đưa ra vào năm 1992 là: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện bốn mục tiêu dưới đây: - Bảo vệ tài sản của đơn vị. Báo cáo tài chính đáng tin cậy. Các luật lệ và quy định được tuân thủ. Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” 1.2.2 Mục tiêu của hệ thống KSNB. a) Mục tiêu của hệ thống KSNB. a.1 Mục tiêu kết quả hoạt động: Hiệu quả và hiệu năng hoạt động. - Sử dụng có hiệu quả các tài sản hiện có và các nguồn lực khác. - Hạn chế rủi ro. - Đảm bảo sự phối hợp, cùng làm việc của toàn bộ nhân viên trong Ngân hàng để đạt được mục tiêu của Ngân hàng với hiệu năng và sự nhất quán. - Tránh được các chi phí không đáng có, việc đặt các lợi ích khác (của nhân viên, của khách hàng…) lên trên lợi ích của ngân hàng. a.2 Mục tiêu thông tin: Độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật của các thông tin tài chính và quản lý. - Các báo cáo cần thiết được lập đúng hạn và đáng tin cậy để ra quyết định trong nội bộ ngân hàng. - Thông tin gửi đến Ban TGĐ, HĐQT, các cổ đông và các cơ quan giám sát phải có đủ chất lượng và tính nhất quán. - BCTC và các báo cáo quản lý khác được trình bày một cách hợp lý và dựa trên các nguyên tắc kế toán đã được xác định rõ ràng. a.3 Mục tiêu tuân thủ: Sự tuân thủ luật pháp và quy định. Đảm bảo mọi hoạt động của ngân hàng đều tuân thủ: - Các luật và quy định. - Các yêu cầu về giám sát. - Các chính sách và quy trình nghiệp vụ của ngân hàng. a.4 Mục tiêu bảo vệ tài sản và sổ sách: Sự bảo vệ tài sản và sổ sách phải được hệ thống KSNB thực hiện một cách hữu hiệu và nghiêm túc. - Tài sản được bảo quản an toàn, không bị lạm dụng, không vượt thẩm quyền và sử dụng sai mục đích. - Phân công công tác ghi sổ và bảo vệ tài sản độc lập (người ghi sổ khác người bảo vệ). b) Mục tiêu tổng quát của KSNB về kế toán. Đối với KSNB về kế toán, để có thể cung cấp thông tin và số liệu một cách chính xác, bảo vệ tài sản hữu hiệu và nhằm xây dựng BCTC trung thực, hợp lý, nhà quản lý khi xây dựng hệ thống KSNB về kế toán đều mong muốn đạt được những mục tiêu tổng quát sau đây: - Các nghiệp vụ kế toán xảy ra phải chính xác, đúng trình tự, có sự phê duyệt của quản lý nhằm tránh các trường hợp gian lận, khai khống để trục lợi của nhân viên, thực hiện trái với quy định của đơn vị. - Các nghiệp vụ phải có chứng từ đầy đủ, hợp lý, hợp lệ, xác minh sự phát sinh nghiệp vụ và làm căn cứ ghi sổ tương ứng. - Kiểm tra đầy đủ nhằm tránh bỏ sót hay ghi nhầm các nghiệp vụ vào sổ. Các nghiệp vụ phải được ghi sổ kịp thời vào ngày phát sinh hoặc sớm nhất có thể và phải được đánh giá đúng đắn để ghi sổ chính xác. - Định kỳ, sổ tổng hợp và sổ chi tiết phải đối chiếu số liệu. Từ số liệu của sổ chi tiết và sổ tổng hợp khi lên sổ cái phải thận trọng, tránh sai sót và giảm thiểu gian lận nảy sinh. 1.3 Các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB. 1.3.1 Môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát là bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong ngân hàng và bên ngoài ngân hàng có tính chất môi trường tác động đến việc thành lập, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ của ngân hàng. Các nhân tố bên trong: đây là các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung của ngân hàng chủ yếu liên quan đến: Cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong NHTM. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động xảy ra trong NHTM. Cơ cấu tổ chức của ngân hàng thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo. Năng lực của cán bộ ngân hàng. Năng lực ở đây bao gồm kỹ năng và kinh nghiệm nghề nghiệp, trình độ học vấn, quan điểm thái độ, nhận thức cũng như hành động và đạo đức của nhà quản lý và cán bộ ngân hàng nói chung. + Năng lực của cán bộ quản lý. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động tổ chức phụ thuộc vào các nhà quản lý tại tổ chức đó. Nếu các nhà quản lý ngân hàng cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát quan trọng và không thể thiếu đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Nhưng nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. Phong cách điều hành của các nhà quản trị cũng có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát của một tổ chức. Ban Giám đốc là một tập thể thống nhất trong điều hành hay thực chất chỉ do một cá nhân nắm quyền. Nếu ngân hàng tồn tại tình trạng độc quyền trong quản lý thì hoạt động KSNB rất khó có hiệu quả. Môi trường kiểm soát nội bộ cũng không chặt chẽ nếu Ban Giám đốc giao phó toàn bộ quyền hành, trách nhiệm cho nhân viên dưới quyền. + Năng lực của cán bộ ngân hàng. Ngoài năng lực của cán bộ quản lý, sự thành công hay thất bại trong hoạt động kinh doanh của NHTM chủ yếu phụ thuộc vào năng lực của cán bộ ngân hàng, vào chính sách tuyển dụng đào tạo, khen thưởng, kỷ luật và cả môi trường làm việc của họ. Đó là những nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kiểm soát trong ngân hàng. Năng lực của cán bộ ngân hàng thể hiện ở trình độ, kỹ năng giao tiếp với khách hàng, ở việc thu thập, xử lý thông tin về khách hàng và thông tin nghiệp vụ kế toán… Bên cạnh đó thì phẩm chất đạo đức cán bộ ngân hàng cũng rất quan trọng. Một cán bộ ngân hàng có đạo đức kém (hoặc bị tha hóa) thường thông đồng với khách hàng, hoặc vì lợi ích cá nhân sẽ thực hiện những hành vi gian lận, cố ý làm trái với những quy định đề ra. Sự tiêu cực của cán bộ ngân hàng nguy hiểm ở chỗ bản thân họ chỉ nhận được một phần rất nhỏ nhưng lại có thể làm mất uy tín của ngân hàng. Đối với cán bộ làm công tác kế toán – ngân quỹ, những người thường xuyên tiếp xúc với một lượng tiền lớn trong ngân hàng thì những yếu tố trên là rất cần thiết. Do đó đòi hỏi các kế toán viên phải trung thực, phải ghi chép và hạch toán rõ ràng, cụ thể và kịp thời tránh sai sót gây ảnh hưởng đến hoạt động của ngân hàng. - Chính sách nhân sự. Sự phát triển của mọi ngân hàng luôn luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ, nhân viên; và họ luôn luôn là một nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Nếu lực lượng này của ngân hàng lại yếu kém về năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức, thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống KSNB rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không thể phát huy hết hiệu quả. Ngược lại, một đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt những hạn chế vốn có của KSNB. Hoạt động của ngân hàng luôn chứa đựng những rủi ro và hằng ngày tiếp xúc với một lượng tiền ra vào rất lớn nên yếu tố về năng lực và phẩm chất đạo đức là rất quan trọng. Do vậy cần có cơ chế tuyển dụng chặt chẽ, trung thực và khách quan. - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm. Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của ngân hàng, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, ngân hàng cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau. - Công tác kế hoạch. Nếu việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc, thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Chính vì thế các nhà quản lý của ngân hàng phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch, để phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý kịp thời. Các nhân tố bên ngoài: bao gồm: - Môi trường pháp lý. Hoạt động ngân hàng trong nền kinh tế thị trường chịu sự tác động, ảnh hưởng của pháp luật gọi là môi trường pháp lý về ngân hàng. Môi trường pháp lý về ngân hàng ít nhất bao gồm các yếu tố cơ bản: các quy phạm pháp luật về ngân hàng là khung vật chất cơ bản; các quy phạm pháp luật khác liên quan đến hoạt động ngân hàng (Hiến pháp, luật dân sự, luật đất đai, luật công ty, luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam…). Sự nghiêm chỉnh tuân theo pháp luật của các chủ thể tham gia quan hệ xã hội được pháp luật ngân hàng điều chỉnh. Một môi trường pháp lý về ngân hàng lành mạnh bao hàm cả tính đầy đủ, tính đồng bộ của hệ thống pháp luật cũng như tính khoa học. - Môi trường kinh tế. Là tổng thể các chủ thể kinh tế, gồm các pháp nhân, thể nhân và cá nhân ở bên ngoài ngân hàng. Các chủ thể kinh tế tham gia hoạt động kinh tế từ sản xuất kinh doanh đến tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ. Môi trường kinh tế có tác động rất lớn đến chất lượng hoạt động kinh doanh của các Ngân hàng Thương mại và ảnh hưởng đến nội dung kiểm soát của ngân hàng. Các yếu tố cấu thành chất lượng môi trường kinh tế bao gồm: trình độ phát triển kinh tế, tính ổn định của nền kinh tế và quản lý của Nhà nước. - Các nhân tố khác: ngoài các nhân tố chủ yếu nêu trên, còn nhiều yếu tố khác cũng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Đáng kể là các yếu tố: thiên tai, dịch họa, văn hóa, tập quán, trình độ dân trí, chính trị, dân số… 1.3.2 Hệ thống thông tin kế toán trong Ngân hàng Thương mại. Hệ thống thông tin kế toán trong ngân hàng là nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của hoạt động kinh doanh ngân hàng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các nhà quản lý. Hệ thống thông tin kế toán trong NHTM bao gồm: hệ thống kế toán, mạng lưới máy vi tính, phần mềm kế toán áp dụng. Hệ thống kế toán là toàn bộ các thủ tục cho phép xử lý các nghiệp vụ, hệ thống có vai trò xác định, thu thập, phân tích, tính toán, phân loại, tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngân hàng. Hệ thống kế toán có khả năng tự kiểm soát lấy để loại trừ những sai phạm trong quá trình xử lý của mình. Hệ thống kế toán bao gồm: chứng từ, sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo nội bộ. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo được các mục tiêu tổng quát sau đây: - Những số liệu kế toán ghi chép là những số liệu có thực, kế toán không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách kế toán của đơn vị. - Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải đảm bảo rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lý. - Tính toán chính xác các số liệu trong công tác kế toán. - Không bỏ sót, giấu bớt hoặc để ngoài sổ bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào. - Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ. - Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán đúng theo sơ đồ hạch toán của đơn vị. - Có sự phân chia công việc rạch ròi và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa bộ phận kế toán, bộ phận kho quỹ. Để kiểm soát hữu hiệu với chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính cần lưu ý các vấn đề sau đây: + Chứng từ cần được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết. + Chứng từ và sổ sách cần được ghi chép tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt, ghi chép cần rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu. + Việc lập chứng từ trên máy vi tính phải được áp dụng theo chế độ quy định riêng cho loại chứng từ giao dịch trên máy tính. Chứng từ tham gia mạng máy tính phải đảm bảo tính bảo mật, có ký hiệu mật mã truyền tin và ký hiệu mật chuyển tiền. + Tổ chức luân chuyển chứng từ phải được thực hiện một cách khoa học để một liên chứng từ có thể đi qua và sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm được các khác biệt trong ghi chép. + Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp quy định của nhà nước và có tính năng kiểm soát. Sổ sách cần được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký kiểm soát của người xét duyệt… + Cần có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũng như các loại sổ sách kế toán tại đơn vị, quy định trách nhiệm lập và kiểm tra BCTC. + Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc an toàn, bảo mật và phương tiện truy cập. Ngày nay, với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, hầu hết các ngân hàng thương mại đều xử lý dữ liệu kế toán thông qua môi trường điện tử (EDP). Môi trường EDP cũng có những khác biệt so với hệ thống kế toán thủ công: Nhất quán trong quá trình xử lý: hệ thống EDP thực hiện quá trình xử lý chính xác như đã được lập trình và chính xác hơn hệ thống thủ công, với điều kiện các loại nghiệp vụ và điều kiện có thể xảy ra phải được lường trước và lập trình sẵn. Các biện pháp kiểm soát được đưa vào trong chương trình máy tính: hệ thống EDP cho phép đưa sự kiểm soát vào trong chương trình máy tính với những thông số rõ ràng ở mức độ hạn chế, ví dụ quy định mật khẩu truy cập, mã duyệt… một số biện pháp dược tạo ra để sử dụng kết hợp với biện pháp thủ công. Cập nhật các tập tin có tính cơ sở dữ liệu: một thông tin đầu vào cho hệ thống kế toán có thể tự động cập nhật và các tập tin có liên quan đến nghiệp vụ đó. Do vậy, nếu nhập thông tin sai vào hệ thống kế toán trong máy tính sẽ tạo ra những sai sót hàng loạt các con số tài chính khác. Các yếu điểm và hạn chế của công cụ lưu trữ: các khối lượng lớn dữ liệu được lưu trữ vào trong các công cụ lưu trữ như đĩa từ hay băng từ rất dễ bị sửa đổi, đánh cắp, mất mát, bị phá hoại do vô tình hay cố ý. Các thủ tục kiểm soát. Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý còn phải quy định các thủ tục kiểm soát, và chúng được thiết kế tùy thuộc vào những nét đặc thù của cơ cấu tổ chức, của hoạt động kinh doanh… Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của người quản lý. Nó đảm bảo các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của ngân hàng. Để thiết kế các thủ tục kiểm soát cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc phân công phân nhiệm. Nguyên tắc này thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm, thực hiện một nghiệp vụ cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia, mục đích là không để cho một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát mọi mặt của một nghiệp vụ. Khi đó thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Việc phân chia trách nhiệm rõ ràng cụ thể sẽ tạo cho nhân viên không có cơ hội làm sai quy chế trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, dù chỉ là thực hiện nhiệm vụ thông thường. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Trong việc phân chia trách nhiệm phải thực hiện theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, có nghĩa là không bố trí kiêm nhiệm giữa các nhiệm vụ như phê chuẩn với thực hiện nghiệp vụ hoặc kế toán, với bảo vệ tài sản hoặc kiêm nhiệm giữa chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát. - Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Trong việc phân quyền cho cấp dưới phải xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng người, phải ủy nhiệm cho người có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ một cách thích hợp. - Chứng từ và sổ sách. Chứng từ và sổ sách là những công cụ, hình thức mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp. Cả chứng từ của bút toán gốc và sổ sách phản ánh các nghiệp kinh tế phát sinh đều quan trọng. Chứng từ và sổ sách là một dấu vết kiểm soát quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát. Chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn tổ chức của ngân hàng và giữa các ngân hàng với nhau. Chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả các tài sản được kiểm soát đúng đắn và nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác. - Bảo vệ tài sản._. vật chất và sổ sách. Tài sản có thể được bảo vệ tốt thông qua hạn chế việc tiếp cận tài sản bằng cách xây dựng nhà hầm an toàn cho các loại tài sản như tiền, các chứng từ có giá, sổ sách chứng từ… sử dụng két sắt, bố trí kực lượng bảo vệ đầy đủ, sử dụng các thiết bị bảo vệ, tổ chức kiểm kê định kỳ… - Phân tích rà soát. Thủ tục phân tích là sự so sánh giữa hai số liệu từ những nguồn gốc khác nhau. Tất cả mọi khác biệt đều được làm rõ. Ưu điểm của thủ tục này là giúp mau chóng phát hiện các gian lận, sai sót hoặc các biến động bất thường để kịp thời đối phó. 1.3.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ trong NHTM. Bộ phận KTNB là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống KSNB của ngân hàng, nó cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của ngân hàng. Bộ phận KTNB hữu hiệu sẽ giúp cho Ban giám đốc có được những thông tin kịp thời, xác thực về hoạt động của ngân hàng, chất lượng của hoạt động KSNB nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận KTNB chỉ phát huy tác dụng nếu: - Về tổ chức: bộ phận KTNB phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán, phòng tín dụng và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. - Về nhân sự: bộ phận KTNB phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành. Nguyên tắc thiết kế hệ thống KSNB trong NHTM. - Mọi lĩnh vực hoạt động đều phải được kiểm soát. Cơ cấu tổ chức của ngân hàng bao gồm nhiều bộ phận khác nhau. Các bộ phận này đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Rủi ro xảy ra ở bộ phận này sẽ dẫn đến thiệt hại ở những bộ phận khác. Chính vì vậy cần phải thiết kế hệ thống KSNB cho toàn bộ mọi lĩnh vực hoạt động. - Thực hiện nguyên tắc “ 4 mắt”. Để phòng ngừa rủi ro ngân hàng cần phải thiết kế hệ thống kiểm soát sao cho mọi công việc đều được kiểm tra qua ít nhất 2 người (4 mắt). Việc kiểm tra này có thể là kiểm tra trực tiếp, cũng có thể là kiểm tra gián tiếp thông qua sự phê chuẩn trước đó của cấp trên. 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI. 2.1 Đặc điểm của khoản mục vốn bằng tiền ảnh hưởng đến công tác kiểm soát. - Vốn bằng tiền (vốn khả dụng) của ngân hàng bao gồm: tiền mặt bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ và các phương tiện thanh toán thay tiền, kim loại quý, đá quý. - Tiền mặt là phương tiện giao dịch nhanh nhất và theo quan điểm về rủi ro thì nó là một mặt hàng dễ gặp rủi ro nhất. Tiền còn là một khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như doanh thu, chi phí, công nợ và hấu hết các tài sản khác của ngân hàng. Do đó, những sai sót và gian lận trong các khoản mục khác thường có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ của tiền. - Bên cạnh khả năng số dư bị sai lệch do ảnh hưởng của các sai sót và gian lận, còn có những trường hợp số dư tiền trên BCTC vẫn đúng nhưng sai lệch đã diễn ra trong các nghiệp vụ phát sinh và làm ảnh hưởng đến các khoản mục khác. Do tất cả những lý do trên, rủi ro tiềm tàng của khoản mục này thường được đánh giá là cao. Bởi vậy, tiền mặt cần có sự quan tâm đặc biệt, phải bảo vệ và kiểm soát chặt chẽ hơn. 2.2 Mục tiêu kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền. 2.2.1 Mục tiêu chung. KSNB đối với khoản mục vốn bằng tiền được thiết lập trên các nguyên tắc chung về thiết kế hệ thống KSNB để có thể đảm bảo hợp lý rằng: - Thu đủ: mọi khoản tiền đều được thu đủ, nộp vào quỹ trong khoảng thời gian sớm nhất. - Chi đúng: tất cả các khoản chi đều phải đúng mục đích, phải được xét duyệt và được ghi chép đúng đắn. - Chu trình nghiệp vụ, xét duyệt, luân chuyển chứng từ được thực hiện đầy đủ, kịp thời, có hiệu quả, ngăn ngừa kịp thời những thiếu sót trong hệ thống xử lý. - Các dữ liệu cần thiết được thu thập, chuyển giao và xử lý một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho việc ra quyết định có chất lượng cao. - Tiền mặt được quản lý chặt chẽ nhằm ngăn ngừa thất thoát và có dự phòng rủi ro hợp lý. - Tài liệu, hồ sơ, các tài sản có liên quan đến nghiệp vụ được đảm vảo an toàn. 2.2.2 Mục tiêu cụ thể đối với nghiệp vụ thu tiền. Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống KSNB về nghiệp vụ thu tiền là: - Các khoản thu tiền mặt đã được ghi sổ theo số thực tế đã phát sinh thu bằng tiền mặt (Có căn cứ hợp lý). - Tiền mặt nhận được hàng ngày phải được ghi vào sổ quỹ tiền mặt và sổ nhật ký thu tiền, tránh các trường hợp bỏ sót nghiệp vụ (Tính đầy đủ). - Các khoản thu được ghi vào sổ đúng theo trình tự thời gian và đúng với thời gian thực tế phát sinh. - Phân loại các khoản thu bằng tiền mặt đúng và phân loại từng loại tiền riêng: ngoại tệ và Việt Nam đồng (Sự phân loại). - Phiếu thu tiền được đối chiếu và phê duyệt (Sự phê chuẩn). - Các khoản thu tiền ghi đúng vào các sổ theo đúng quan hệ đối ứng và tổng hợp, chuyển sổ chính xác (Chuyển sổ và tổng hợp). 2.2.3 Mục tiêu cụ thể đối với nghiệp vụ chi tiền. - Các khoản thanh toán bằng tiền mặt được ghi sổ là giá trị thực tế mà ngân hàng thu được (Có căn cứ hợp lý). - Nghiệp vụ chi tiền xảy ra phải được phê duyệt và ghi sổ đầy đủ, đúng đắn (Sự phê chuẩn). - Các nghiệp vụ thanh toán được đánh giá đúng đắn (Sự đánh giá). - Hằng ngày khi các nghiệp vụ chi tiền phát sinh phải được theo dõi đầy đủ trên hệ thống máy tính, ghi sổ đầy đủ (Tính đầy đủ). - Các nghiệp vụ chi tiền cần phải được phân loại đúng đắn (Sự phân loại), được kiểm tra đánh giá chính xác, được ghi và theo dõi trên các sổ chi tiết tương ứng, tổng hợp và chuyển sổ chính xác (Chuyển sổ và tổng hợp). - Các nghiệp vụ thanh toán được vào sổ đúng lúc (Tính đúng hạn). 2.3 Trình tự KSNB khoản mục vốn bằng tiền. 2.3.1 Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền. a) Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt. Người nhận tiền KT tiền mặt Kiểm soát KT trưởng Thủ quỹ Đề nghị nộp tiền Lập Phiếu thu Giám đốc Ký duyệt Ký duyệt Phiếu thu Thu quỹ Phiếu thu được ký Phiếu thu Ghi sổ kế toán Ghi sổ quỹ b) Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt. Người nhận tiền Kiểm soát KT trưởng KT thanh toán Thủ quỹ Đề nghị t/toán Giám đốc không Duyệt chi Duyệt chi Giấy đề nghị t/toán duyệt Lập Phiếu chi duyệt Lệnh chi không Xuất quỹ Duyệt chi Duyệt chi Phiếu chi Ghi sổ kế toán Ghi sổ quỹ 2.3.2 Các thủ tục kiểm soát. a) Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt. Mục tiêu KSNB Thủ tục kiểm soát Có căn cứ hợp lý. - Tuân thủ nguyên tắc phân công phân nhiệm: tách rời chức năng giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt, thu – chi nên tách biệt. - Ký tắt ngay sau các giấy tờ chứng minh đã được lập bảng kê, phiếu thu. - Các phiếu thu, biên lai phải đính kèm các giấy tờ chứng minh. Sự phê chuẩn. - Các phiếu thu, bảng kê phải có chữ ký của người nộp tiền, người lập, người kiểm soát. - Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền. Tính đầy đủ. - Kiểm tra độc lập việc ghi sổ. - Phân cách trách nhiệm giữa người giữ tiền và người ghi sổ. - Các phiếu thu được đánh số liên tục. - Trực tiếp xác nhận séc thu tiền. - Tiền nhận được nên chuyển toàn bộ đến nơi cất giữ tập trung. Sự phân loại. - Sử dụng các sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền. - Xem xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại, chú ý định khoản đặc biệt. Các khoản thu ghi đúng trình tự thời gian. - Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu vào quỹ và vào sổ. - Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ. Chuyển sổ và tổng hợp. - Cuối mỗi ngày tiến hành khóa sổ, tính số tiền thu được trên máy vi tính với số tiền thực tế nộp quỹ. - Cuối mỗi tháng thực hiện đối chiếu số liệu trên tài khoản tiền mặt với biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt. - Lập cân đối thu tiền. - Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ và cộng sổ. b) Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt. Mục tiêu KSNB Thủ tục kiểm soát Có căn cứ hợp lý. - Sự tách biệt trách nhiệm giữa nhân viên ghi sổ với người duyệt chi và các chứng từ thanh toán. - Kiểm tra các chứng từ chứng minh trước khi lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán do một nhân viên có thẩm quyền thực hiện. - Ký tắt ngay sau các giấy tờ chứng minh đã lập phiếu chi, ủy nhiệm chi… - Sự kiểm soát nội bộ Sự phê chuẩn. - Sự phê chuẩn các khoản chi trên chứng từ vào thời điểm lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán. - Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi. - Các phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo và những người có liên quan, đồng thời đóng dấu “Đã chi tiền” lên phiếu chi. Tính đầy đủ. - Phiếu chi và các chứng từ thanh toán được đánh số liên tục và theo dõi. - Hàng tháng lập bảng đối chiếu để kiểm tra số tiền thực chi với tiền mặt tại quỹ, mọi khoản chênh lệch phải được điều chỉnh và xác định rõ nguyên nhân. Sự đánh giá. Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và các số tiền. Sự phân loại. - Có sơ đồ tài khoản rõ ràng, đầy đủ. - Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại. Tính đúng hạn. - Quy định ghi sổ ngay sau khi phiếu chi và các chứng từ thanh toán đã được thực hiện. - Kiểm tra độc lập việc thực hiện. Chuyển sổ và tổng hợp. - Định kỳ phải có sự đối chiếu giữa các sổ theo dõi do một nhân viên ghi sổ hoặc các sổ của nhiều nhân viên có liên quan. - Kiểm tra nội bộ. Ngoài ra, trong quá trình thực hiện kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền cần chú ý kiểm tra việc thực hiện chế độ kho, quỹ theo quyết định số 184/NH-QĐ ngày 10/10/1991 của Thống đốc NHNN và các quy định của NHNo&PTNT Việt Nam để theo dõi việc quản lý kho tiền, kiểm quỹ cuối ngày và cất trữ tiền tránh thất thoát tiền mặt. Đồng thời cũng cần áp dụng một số nguyên tắc: - Phải bảo vệ đầy đủ: trang bị đầy đủ két sắt, các thiết bị chống trộm. Trong quá trình hoạt động, khu vực của người thực hiện thu – chi tiền phải được tách biệt, đủ rộng và ngăn cách khỏi văn phòng, có camera theo dõi. Khi tiền được chuyển giao cần phải bảo vệ phù hợp căn cứ vào phạm vi nghiệp vụ. - Phải phân tách chức năng giữa người phê duyệt, kế toán, người chi tiền , thủ kho, thủ quỹ. - Những người có trách nhiệm quản lý tiền mặt cần phải được chỉ định cụ thể bằng văn bản. - Lượng tiền mặt ở kho, quỹ cần giữ ở mức thấp, vừa đủ đáp ứng nhu cầu chi tiền mặt cho khách hàng. Vì càng giữ nhiều tiền mặt thì càng dễ gặp rủi ro mất mát. Đồng thời, lượng tiền giữ lại lớn hơn mức cần thiết là mất một khoản thu tiềm năng số tiền nhàn rỗi. - Tất cả các khoản thu chi tiền mặt phải được ghi sổ kịp thời. Cuối ngày phải có sự đối chiếu với số liệu tiền mặt giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt… PHẦN II ********** THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN KHU VỰC TRIỆU HẢI - QUẢNG TRỊ. 1. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHI NHÁNH NHNo&PTNT KHU VỰC TRIỆU HẢI – QUẢNG TRỊ. 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải. Chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải được chuyển đổi tên từ NHNo huyện Triệu Hải thuộc tỉnh Bình Trị Thiên cũ, có trụ sở đặt tại thị trấn Quảng Trị. Lúc mới thành lập, ngân hàng hoạt động với chức năng và nhiệm vụ là đảm bảo vốn sản xuất kinh doanh cho khu vực kinh tế quốc doanh, mở rộng cho vay vốn đối với kinh tế tập thể, thu hút vốn tiền gửi, tiền gửi tiết kiệm đối với các tổ chức kinh tế, dân cư trên địa bàn. Năm 1998, NHNo&PTNT Việt Nam ra đời theo hai pháp lệnh ngân hàng do Hội đồng Nhà nước ban hành. Từ đây Ngân hàng Nhà nước huyện Triệu Hải cũng được đổi tên thành NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải, có trụ sở tại 295 Trần Hưng Đạo – thị xã Quảng Trị, là một pháp nhân kinh tế độc lập trực thuộc chi nhánh NHNo&PTNT tỉnh Quảng Trị, hạch toán chi phí theo công văn 946A ngày 01 tháng 01 năm 1994. Ngày 15/1/1995 chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải đã mở thêm hai chi nhánh cấp 3 là Nam Cửa Việt và Ái Tử, đặt phòng giao dịch tại 2 địa phương có tiềm năng của huyện Triệu Phong nhằm mở rộng mạng lưới giao dịch. Đến ngày 30/6/2003 chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải đã thành lập thêm chi nhánh cấp 3 là chi nhánh Thành Cổ có phòng giao dịch tại chợ thị xã Quảng Trị bước đầu đã đi vào hoạt động có hiệu quả. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, sau 19 năm thành lập chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải đã đứng vững và không ngừng phát triển. Điều này cho thấy sự đúng đắn trong đường lối, chính sách và kế hoạch phát triển của chi nhánh. Để đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường, chi nhánh đã thường xuyên quan tâm đến việc đào tạo cán bộ nhân viên về mọi mặt, đặc biệt là nghiệp vụ chuyên môn. Bên cạnh đó chi nhánh đã chú trọng trong công việc hiện đại hóa công nghệ ngân hàng, quan tâm đến hoạt động Marketing ngân hàng như việc thực hiện hoạt động tiết kiệm dự thưởng, áp dụng lãi suất bậc thang… Nên đã thu hút được một khối lượng lớn khách hàng đến với chi nhánh, quảng bá được hình ảnh ngân hàng. Những năm qua, hệ thống chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải đã có những đóng góp to lớn vào quá trình hình thành và phát triển nền kinh tế địa phương cũng như tỉnh nhà. Với phương châm đi vay để cho vay, chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải và các chi nhánh khác cùng với các phòng giao dịch trên địa bàn tỉnh Quảng Trị đã chú trọng đẩy mạnh tốc độ huy động vốn cả VNĐ và ngoại tệ nhàn rỗi trong xã hội, tạo điều kiện để thay đổi nguồn vốn đáp ứng nhu cầu kinh doanh của các doanh nghiệp và sự phát triển của nền kinh tế. Quy mô hoạt động của chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải tương đối rộng với phương châm “hoạt động của Ngân hàng đến với mọi nhà, mọi người dân, mọi doanh nghiệp”. Quan điểm của Ngân hàng là cùng khách hàng kinh doanh, coi sự thành đạt của khách hàng là kết quả và mục đích của hoạt động Ngân hàng. 1.2 Các hoạt động kinh doanh chính của chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải. 1.2.1 Công tác huy động vốn và sử dụng vốn. Đối với chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải ngoài các hình thức huy động trái phiếu, kỳ phiếu, tiết kiệm nội tệ, tiết kiệm ngoại tệ… mà nguồn vốn huy động chủ yếu là từ tiền gửi tiết kiệm và tiền gửi thanh toán của dân cư chiếm tỷ trọng cao. Với phương châm khắc phục mọi khó khăn để tiếp tục thực hiện tốt chủ trương của Đảng và Chính phủ, chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải mở rộng đầu tư phục vụ cho các chương trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa nông nghiệp và phát triển nông thôn ngày càng tăng như: Cho vay thực hiện chương trình xóa đói giảm nghèo, chăn nuôi lợn nạc, phát triển đàn bò cho vùng gò đồi, di dân ra vùng cát theo chương trình dự án của Chính phủ, đầu tư theo QĐ 67/TTgCP, cho vay phát triển trang trại… Chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải đã thực hiện tốt chức năng trung tâm thanh toán không dùng tiền mặt, chuyển tiền điện tử đối với các tổ chức kinh tế, đảm bảo thanh toán nhanh chóng, không sai sót, an toàn vốn cho khách hàng. 1.2.2 Các công tác khác. a- Nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ, chi trả kiều hối. Mặc dù trong tình hình tỷ giá ngoại tệ trên thế giới biến động thất thường, hơn nữa khối lượng thanh toán tiền hàng xuất khẩu tại chi nhánh còn thấp, song phòng kinh doanh vẫn đảm bảo đủ nguồn ngoại tệ để đáp ứng nhu cầu thanh toán của khách hàng, không để trạng thái ngoại hối của chi nhánh bị âm. Kinh doanh ngoại tệ có lãi, chủ động khai thác nguồn mua ngoại tệ của khách hàng; kinh doanh đa dạng các loại ngoại tệ khác nhau, đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu về ngoại tệ mà khách hàng có nhu cầu. b- Công tác kế toán, thanh toán. - Tình hình mở tài khoản của khách hàng tại chi nhánh. Chi nhánh đã thu hút được số lượng khách hàng đến mở tài khoản và giao dịch ngày càng đông. Đến nay đã có khoảng 1.228 khách hàng (trong đó có 125 khách là các tổ chức kinh tế Nhà nước, 358 khách hàng là doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH và 745 khách hàng là cá nhân) đến với ngân hàng. - Tình hình thanh toán. Doanh số thanh toán trong những năm gần đây đều liên tục tăng. Năm 2001, tổng doanh số thanh toán qua chi nhánh là 420.761 triệu đồng, trong đó thanh toán không dùng tiền mặt là 310.321 triệu đồng, chiếm 73,75%. Năm 2002, tổng doanh số thanh toán qua chi nhánh là 1.552.317 triệu đồng, trong đó thanh toán không dùng tiền mặt là 1.199.449 triệu đồng, chiếm 77,27%. Đến năm 2006, khối lượng thanh toán chung đã tăng lên rất nhiều, cụ thể tổng doanh số thanh toán qua chi nhánh đạt 3.899.068 triệu đồng, trong đó thanh toán không dùng tiền mặt là 2.898.755 triệu đồng, chiếm 74,34%. Điều này chứng tỏ công tác thanh toán của chi nhánh nhanh, chính xác và đúng chế độ. - Việc quản lý dư nợ cho vay. Được theo dõi chặt chẽ trên máy, phối hợp với cán bộ tín dụng trong việc thu nợ và thu lãi đến hạn. Hằng tháng sao kê giấy nhận nợ để đảm bảo việc thu nợ đến hạn kịp thời. Việc tính lãi tiền vay, tiền gửi, thu phí đều được thực hiện kịp thời, chính xác, đúng chế độ. - Công tác điện toán. Luôn đảm bảo chính xác, cung cấp số liệu kịp thời cho công tác điều hành kinh doanh của Ban lãnh đạo đạt hiệu quả, thực hiện đầy đủ kịp thời các báo cáo với Hội sở. - Công tác tài chính. Luôn đảm bảo chi tiêu tiết kiệm, đúng chế độ, thực hiện đúng quy chế tài chính và đảm bảo chi tiêu đúng kế hoạch của NHNo&PTNT Việt Nam giao. Đáp ứng đầy đủ nhu cầu về cơ sở vật chất của toàn cơ quan, chấp hành tốt quy chế tài chính của HĐQT NHNo&PTNT Việt Nam ban hành. c- Công tác tiền tệ, kho quỹ. Mặc dù số lượng lao động thiếu song cán bộ làm công tác tiền tệ, kho quỹ luôn đảm bảo thu chi kịp thời, không để tiền đọng, không để khách hàng phải chờ đợi, đảm bảo việc kiểm đếm, vận chuyển, bảo quản tiền và các chứng từ có giá; không để xảy ra mất mát, hư hỏng và đảm bảo an toàn kho quỹ. 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN TẠI NHNo&PTNT KHU VỰC TRIỆU HẢI – QUẢNG TRỊ. 2.1 Môi trường kiểm soát. 2.1.1 Cơ cấu tổ chức của chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải. Giám đốc Phó giám đốc kế toán–ngân quỹ Phó giám đốc kinh doanh Giám định viên Phòng kế toán – ngân quỹ Phòng hành chính nhân sự Phòng kinh doanh Hệ thống chi nhánh ngân hàng cấp 3 Ghi chú: Quan hệ trực tuyến. Quan hệ chức năng. Cơ cấu quản lý của ngân hàng được tổ chức theo cơ chế trực tuyến tham mưu. Thông qua cơ cấu này Giám đốc có thể trực tiếp chỉ đạo các bộ phận và nhận được sự tham mưu của các phòng ban, từ đó đề ra những quyết định một cách đúng đắn và kịp thời. Cơ cấu này đảm bảo được chế độ một thủ trưởng, tăng cường trách nhiệm cá nhân, phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của người dưới quyền mình. Nó góp phần khắc phục tính quan liêu chồng chéo trong việc ra mệnh lệnh và thực hiện mệnh lệnh. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban. - Ban lãnh đạo: gồm có 1 giám đốc và 2 phó giám đốc: + Giám đốc: là người điều hành và chịu trách nhiệm về mọi mặt đối với hoạt động kinh doanh của ngân hàng; tổ chức triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, kế hoạch của ngành và của đơn vị. + Phó Giám đốc kinh doanh: là người tham mưu và giúp Giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh, hoạch định và thực hiện những chiến lược kinh doanh của đơn vị; kiểm tra đôn đốc, giám sát hoạt động của phòng kinh doanh. + Phó Giám đốc kế toán - ngân quỹ: là người giúp Giám đốc điều hành hoạt động của phòng kế toán - ngân quỹ và phòng hành chính nhân sự. - Giám định viên: thực hiện nhiệm vụ giám sát, kiểm tra và kiểm soát toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ trong nội bộ chi nhánh. - Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, hướng dẫn thẩm tra, thẩm định trước khi cho vay; theo dõi tình hình sử dụng vốn của khách hàng, thường xuyên đôn đốc khách hàng trả nợ gốc và lãi đúng hạn; thực hiện các loại báo cáo theo quy định. - Phòng kế toán - ngân quỹ: + Bộ phận kế toán: tổ chức quản lý hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán theo chế độ; trực tiếp giao dịch với khách hàng, làm chức năng thanh toán, dịch vụ cho khách hàng; theo dõi công việc thu nợ gốc và lãi, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh qua ngân hàng và thực hiện các dịch vụ của ngân hàng… + Bộ phận ngân quỹ: thực hiện nghiệp vụ thu, chi và bảo quản tiền mặt, đảm bảo an toàn kho quỹ; thực hiện việc điều chuyển tiền mặt qua Ngân hàng Nhà nước. Phòng kế toán – ngân quỹ là bộ phận kiểm soát bằng tiền các hoạt động kinh tế, sự kiểm soát tại đây liên quan đến các hoạt động của ngân hàng. Đồng thời số liệu cung cấp của phòng kế toán – ngân quỹ còn mang tính pháp lý, do đó đòi hỏi sự kiểm soát chặt chẽ. Hoạt động kiểm soát của phòng kế toán – ngân quỹ được bao quát cho toàn bộ hoạt động tài chính trong ngân hàng và thường xuyên, liên tục theo từng nghiệp vụ của ngân hàng. Thông qua cơ chế chính sách về quản lý tài chính, các hoạt động kinh tế trong ngân hàng đều được kiểm soát. Một nghiệp vụ kinh tế xảy ra không tuân thủ các chính sách về tài chính của ngân hàng và cơ chế quản lý chung được quy định bởi pháp luật thì nghiệp vụ đó được xem là trái nguyên tắc tài chính và người thực hiện phải chịu trách nhiệm về những hậu quả do sai phạm đó gây ra. Phòng kế toán – ngân quỹ được chia làm các phần hành khác nhau và mỗi kế toán đảm nhận một phần hành. Nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi kế toán viên không chỉ dừng lại ở việc ghi và tổng hợp số liệu chính xác mà còn là những kiểm soát viên, kiểm soát các hoạt động liên quan đến phần hành của mình, đồng thời giúp cho kế toán trưởng kiểm soát chung hoạt động tài chính của toàn ngân hàng. Mỗi phần hành có những yêu cầu riêng, cách thức và thủ tục kiểm soát riêng để kiểm soát tốt các nghiệp vụ có liên quan đến phần hành đó. Do đặc tính của khoản mục vốn bằng tiền nên cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ, đầy đủ và chính xác hơn. - Phòng hành chính nhân sự: tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức, sắp xếp bộ máy, đề xuất tuyển dụng lao động và thực hiện các chính sách liên quan đến người lao động theo chế độ quy định. Quản lý và cung cấp các loại mẫu biểu, giấy tờ, ấn chỉ, văn phòng phẩm và các công việc hành chính của đơn vị. - Hệ thống chi nhánh Ngân hàng cấp 3: bao gồm 3 chi nhánh, đó là chi nhánh cấp 3 Nam Cửa Việt, chi nhánh cấp 3 Ái Tử và chi nhánh cấp 3 Thành Cổ. Đây là các chi nhánh Ngân hàng hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có nhiệm vụ khai thác khách hàng, thực hiện huy động vốn và cho vay đối với mọi đối tượng trên địa bàn mình hoạt động nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho những khách hàng (đặc biệt là hộ nông dân) ở những vùng cách xa trung tâm trong quá trình giao dịch với khách hàng. Giữa các phòng ban của chi nhánh tuy có sự phân chia rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn nhưng vẫn có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau trong một tổng thể chung. Các phòng ban luôn có sự trợ giúp và tăng cường cho hoạt động của nhau như việc thực hiện giải ngân trong cho vay hay thu hồi nợ vay cần có sự phối hợp giữa phòng tín dụng, phòng kế toán - ngân quỹ; thông tin tổng hợp cho các cấp quản lý trong việc đưa ra các nhận xét, đánh giá về hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng như các biện pháp khắc phục những hạn chế. Chính sách nhân sự. CHỈ TIÊU 2004 2005 2006 So sánh 2005/2004 2006/2005 SLĐ % SLĐ % SLĐ % +/- % +/- % Tổng số 1-Phân theo giới tính - Nam. - Nữ. 2-Phân theo trình độ. - Trên đại học. - Đại học. - Cao đẳng. - Trung cấp. - Sơ cấp và hệ khác. 3-Hình thức tuyển dụng. - LĐHĐ dài hạn. - LĐHĐ ngắn hạn. 44 26 18 0 20 2 18 4 44 0 100 59,09 40,91 0 45,45 4,55 40,91 9,09 100 0 48 28 20 0 23 3 18 4 44 4 100 58,33 41,67 0 47,92 6,25 37,5 8,33 91,67 8,33 49 29 20 0 27 3 18 1 48 1 100 55,18 40,82 0 55,1 6,12 36,74 2,04 97,96 2,04 4 2 2 0 3 1 0 0 0 4 9,09 7,69 11,11 0 15 50 0 0 0 1 1 0 0 4 0 0 -3 4 -3 2,08 3,57 0 0 17,4 0 0 -75 9,09 -75 Bảng 1- Số lượng và kết cấu lao động tại chi nhánh NHNo Triệu Hải. (Nguồn số liệu: Phòng hành chính nhân sự). Do đặc thù về hoạt động kinh doanh đòi hỏi ứng dụng khoa học hiện đại và quy mô kinh doanh lớn nên hơn bất cứ một doanh nghiệp nào khác, mục tiêu của ngân hàng là phải xây dựng cho được một đội ngũ cán bộ CNV mạnh cả về số lượng và chất lượng. Số liệu ở bảng 1 cho thấy, lực lượng lao động qua các năm không ngừng được tăng lên cả về số lượng và chất lượng chuyên môn theo chiều hướng tích cực. Nguyên nhân là do yêu cầu của hoạt động kinh doanh của ngân hàng và việc tăng cường mạng lưới hoạt động ở địa bàn nông thôn đòi hỏi phải tuyển chọn thêm cán bộ mới. Điều này thể hiện rõ ở tỷ trọng lao động qua các năm: năm 2005 tăng tương ứng 9,09% so với năm 2004 và năm 2006 tăng tương ứng 2,08% so với năm 2005. Với việc thực thi có hiệu quả một chính sách nhân sự hợp lý, đặc biệt trong đó có việc xây dựng – ban hành quy chế phân phối tiền lương một cách công khai dân chủ; sự sắp xếp, bố trí nhân sự khá hợp lý, đúng chuyên môn và chức năng chi nhánh đã tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát huy hết khả năng của mình. Đồng thời, công tác khuyến khích tinh thần lao động sáng tạo của từng cán bộ bằng vật chất và tinh thần cũng được chú trọng, tạo môi trường làm việc độc lập, thoải mái, tăng sự đoàn kết trong nội bộ tổ chức. Nhìn chung, về mặt bằng thì đội ngũ lao động của của chi nhánh chưa cao so với các chi nhánh khác trong tỉnh nhưng các cán bộ ở đây là những có kinh nghiệm công tác lâu năm, vững vàng về nghiệp vụ, gắn bó với ngành… Với mức thu nhập ổn định và tương đối cao đã tăng cường tính liêm chính của nhân viên, tăng cường ý thức tự giác, ý thức gắn bó và ý thức bảo vệ tài sản của ngân hàng; tăng cường công tác phê và tự phê, vai trò giám sát của nhân viên. 2.1.3 Năng lực của cán bộ ngân hàng. - Năng lực của cán bộ quản lý. Thông qua thời gian thực tập và nghiên cứu, có thể thấy rằng Ban GĐ thực sự là những người dày dặn kinh nghiệm trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động trong ngân hàng; luôn quan tâm và gần gũi với các cán bộ CNV, tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên hoàn thành công tác. Ban GĐ được phân chia trách nhiệm rõ ràng, không chồng chéo trong công việc cũng như sự độc quyền trong việc ra quyết định mà hỗ trợ, tham mưu cho nhau: GĐ phụ trách chung, 2 Phó GĐ phụ trách kinh doanh và phụ trách kế toán. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát chặt chẽ mọi hoạt động trong ngân hàng. Ý thức tầm quan ._.̣p tổ chuyên trách giám sát quá trình chỉnh sửa và thực hiện các kiến nghị sau thanh tra. Năm là, chi nhánh nên có kiến nghị đề xuất bổ sung thêm số lượng cán bộ làm công tác kiểm tra, KSNB tại ngân hàng. Với quy mô hoạt động ngày càng được mở rộng thì việc tăng cường thêm cán bộ chuyên trách về KSNB là cần thiết nhằm đảm bảo kiểm tra, giám sát chặt chẽ hơn và công việc không bị quá tải, chồng chéo nhau. Kiểm tra, KTNB là một công cụ rất quan trọng trong công việc đảm bảo an toàn, là công cụ đắc lực trong việc phòng ngừa, dự báo rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy, cần xác định rõ, vị trí, vai trò hoạt động của hoạt động kiểm tra, KTNB trong hoạt động kinh doanh ngân hàng, từ đó, sử dụng và tổ chức thực hiện công tác này một cách có hiệu quả. 2.3 Hoàn thiện một số thủ tục KSNB khoản mục vốn bằng tiền. Về cơ bản, các thủ tục kiểm soát vốn bằng tiền được áp dụng tại chi nhánh NHNo khu vực Triệu Hải được thực hiện chặt chẽ, một phần là do thực hiện theo quy chế của ngành ngân hàng, mặt khác là do ý thức, tinh thần của cán bộ CNV. Tuy nhiên việc thực hiện các thủ tục kiểm soát được xem như một cái luật bất thành văn, thực hiện theo quán tính. Một số chứng từ mặc dù không đủ chữ ký nhưng vẫn được luân chuyển bình thường, điều này tạo nên kẻ hở cho gian lận xảy ra. Vì vậy, yêu cầu đối với công tác hoàn thiện các thủ tục kiểm soát là phải làm sao để xác định những khâu đặc biệt cần kiểm soát, cần đối chiếu để thực hiện cho tốt. Ngân hàng cũng nên đề ra những chính sách kiểm soát bắt buộc nhân viên thực hiện, đồng thời quy kết trách nhiệm cho người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ và có những biện pháp xử lý thích đáng. 2.3.1 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt. Lưu đồ thể hiện KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền. Khách hàng Thanh toán viên Kiểm soát TP Kế toán Thủ quỹ KT Giám đốc tổng hợp Bắt đầu (S) Ký duyệt Ký duyệt Kiểm tra và lập phiếu thu (S) Nộp các chứng từ có liên quan (Đ) (Đ) Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Thu tiền và xác nhận vào phiếu thu Phiếu thu Vào sổ quỹ trên máy tính Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp (1) Sổ cái (2) Bảng CĐTK (1) Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với bảng kê tổng hợp. (2) Đối chiếu sổ quỹ với sổ cái. Hiện nay tại ngân hàng, các thao tác nghiệp vụ đều được thực hiện trên phần mềm máy tính. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái) và các sổ kế toán chi tiết liên quan. Việc đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động trên máy. Do đó phải có kế hoạch tiếp cận hệ thống máy tính, theo dõi chặt chẽ ngay từ khâu lập chứng từ để đảm bảo việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh đúng và chính xác. Công việc đối chiếu giữa sổ sổ cái và sổ quỹ cũng nên được thực hiện trong ngày, đây là khâu kiểm soát quan trọng để đảm bảo cho việc lên bảng cân đối tài khoản (ngày, tháng, năm) chính xác và khớp đúng số liệu. Như vậy các bước kiểm soát trước (thanh toán viên thực hiện) và kiểm soát sau (kiểm soát trước quỹ thực hiện) phải được thực hiện chặt chẽ và đối chiếu ngay từ đầu sẽ đảm bảo các thủ tục kiểm soát được vận hành có hiệu quả. Bên cạnh đó, để khắc phục những nhược điểm của thủ tục kiểm soát đang được áp dụng thì cần có những quy định bắt buộc về việc: - Thực hiện đối chiếu, kiểm tra thường xuyên các nghiệp vụ phát sinh trong ngày giữa các nhân viên. Các kế toán tùy theo khoảng thời gian phù hợp tiến hành đối chiếu sổ sách với nhau có thể trong hoặc ngoài giờ hành chính, có sự chứng kiến của Trưởng phòng kế toán và một nhân viên độc lập khác để đảm bảo tính khách quan. Nếu có sự chênh lệch nào phải tiền hành kiểm tra lại chứng từ gốc để điều chỉnh. Giữa các kế toán viên làm việc độc lập, chịu trách nhiệm về số liệu do mình cung cấp. - Quy định trách nhiệm trong khâu kiểm soát chứng từ, sai phạm từ khâu nào thì khâu đó phải chịu trách nhiệm hoàn toàn. Đồng thời có những biện pháp nghiêm khắc hơn để các kế toán viên có trách nhiệm hơn trong việc kiểm tra chứng từ. - Đối với các khoản thu lãi tiền vay thì số lãi trên phiếu thu phải được tính toán, kiểm tra lại trước khi khách hàng nộp tiền. Nếu không có sai sót trong quá trình tính toán thì tiến hành thu tiền, nếu có sai sót thì phải điều chỉnh ngay và thông báo với khách hàng. Điều này tránh được hiện tượng công việc ngày này dồn qua ngày khác, nếu khắc phục sai sót sẽ rất tốn thời gian, làm ảnh hưởng đến những công việc khác. - Giám định viên hoặc một nhân viên độc lập khác có thể là người theo dõi, kiểm tra việc ghi sổ của kế toán và chứng kiến nhập quỹ tiền mặt để đảm bảo sự khách quan… - Thực hiện việc gửi báo cáo về số dư hàng tháng cho khách hàng. Điều này vừa tạo sự tin cậy đối với khách hàng cũng là phương thức kiểm tra khách quan về tính chính xác, kịp thời của việc thanh toán hay chấm dứt thanh toán, nếu có sai sót sẽ nhận được sự phản hồi từ khách hàng. 2.3.2 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ chi tiền mặt. Lưu đồ thể hiện KSNB đối với nghiệp vụ chi tiền. Khách hàng Thanh toán viên Kiểm soát TP Kế toán Thủ quỹ KT Giám đốc tổng hợp Bắt đầu (S) (S) Ký duyệt Ký duyệt Chuyển phê duyệt cho kiểm soát viên Nộp giấy đề nghị thanh toán hoặc các chứng từ hợp lệ (Đ) Lập phiếu chi (Đ) Xuất quỹ duyệt duyệt Phiếu chi Phiếu chi Sổ kế toán chi tiết Vào sổ quỹ trên máy tính Bảng kê tổng hợp (1) Sổ cái (2) Bảng CĐTK (1) Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với bảng kê tổng hợp. (2) Đối chiếu sổ quỹ với sổ cái. So với các nghiệp vụ thu tiền mặt thì các nghiệp vụ chi tiền mặt phức tạp hơn, vì sự thất thoát hay chi sai mục đích sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh của ngân hàng. Với tính chất dễ dẫn đến gian lận đối với dòng tiền “đi ra” này nên các biện pháp quản lý và thủ tục kiểm soát cần được quan tâm đặc biệt. Sự phân quyền, phân cấp tài chính cần gắn liền với trách nhiệm, mọi nghiệp vụ được phê duyệt cần phải được kiểm tra đầy đủ chính xác về nội dung và tính hợp lệ về nghiệp vụ rồi mới ký duyệt, không thể chỉ ký duyệt một cách chiếu lệ cho có mà không cần quan tâm kỹ tới sự kiểm soát thuộc trách nhiệm của mình của các cấp quản lý. Điều này sẽ tạo ra được sự kiểm tra độc lập của người phê duyệt sau đối với người phê duyệt trước. Việc thực hiện các khoản chi cho các hợp đồng tín dụng bắt buộc phải có đầy đủ hồ sơ, sự đồng ý của Giám đốc, xác nhận của phòng kinh doanh, cán bộ tín dụng và các khâu kiểm soát trước quỹ. Hiện nay tại chi nhánh quá trình giải ngân các HĐTD diễn ra đảm bảo sự chính xác, thực hiện đúng các quy trình quy định. Các khoản chi trả lãi tại chi nhánh cũng nên được kiểm tra, tính toán lại sự khớp đúng của các số liệu để điều chỉnh nếu gặp sai sót. Riêng đối với các khoản chi tiêu nội bộ gồm: chi tạm ứng, chi lương, chi cho hoạt động tuyên truyền, tiếp thị… là những nghiệp vụ rất dễ phát sinh tiêu cực, do đó cần phải hướng đến một sự kiểm soát chặt chẽ nhưng đảm bảo cho công việc hiệu quả hơn. - Các khoản chi cho cán bộ CNV. Hiện nay tại ngân hàng việc tính và lập bảng lương đều do Phòng hành chính thực hiện nhưng việc kiểm tra tính chính xác các bảng lương này không được thực hiện bởi phòng kế toán. Vì vậy, phòng kế toán cần có nhân viên đảm nhận việc kiểm tra lại các bảng lương đã được lập. Do đó, phòng kế toán phải có danh sách các nhân viên với đầy đủ thông tin và được cập nhật kịp thời những thay đổi về điều chỉnh mức lương, bậc lương, ngày kết thúc hợp đồng… và những thay đổi này được thực hiện thông qua bởi ban lãnh đạo ngân hàng, yêu cầu các chi nhánh cơ sở cung cấp đầy đủ bảng chấm công. Ngoài ra, để kiểm soát tốt còn phải hoạch định và theo dõi việc thực hiện các kế hoạch tiền lương. Hàng tháng phòng kế toán sẽ tổng hợp, so sánh chi phí tiền lương thực tế với các cơ sở tính lương: lao động thực tế tại từng bộ phận, thời gian làm việc, hệ số lương… so sánh chi phí tiền lương thực tế với kế hoạch tiền lương. Mọi sự khác biệt đề cần được phát hiện kịp thời và điều chỉnh phù hợp. - Các khoản chi tạm ứng. Sau khi có sự xét duyệt qua của Giám đốc hoặc người có thẩm quyền, kế toán cũng cần xem xét việc nhân viên tạm ứng đã hoàn thành tạm ứng đợt trước chưa, nếu chưa nhưng số tiền nhỏ thì có thể cho tạm ứng tiếp, còn nếu số tiền lớn thì không nên cho nhân viên này tạm ứng để tránh tình trạng nhân viên nợ quá nhiều làm cho quỹ chi tiêu bị thâm hụt. Đối với những khoản chi tiền lớn thì cũng cần phải giám định lại chữ ký vì nhân viên có thể giả mạo chữ ký. Sau đó mới viết phiếu chi, có như vậy mới đảm bảo các khoản chi đúng mục đích. Tại các chi nhánh cơ sở việc thực hiện tương tự, nhưng đối với những khoản chi tạm ứng vượt định mức quỹ tiền mặt thì cần phải có thêm sự phê duyệt của Giám đốc tại trung tâm. Trong trường hợp Giám đốc đi công tác đột xuất, chưa kịp ủy quyền lại cho người khác nhưng nhân viên cần tạm ứng ngay thì bắt buộc phải viết giấy cam đoan chịu hoàn toàn trách nhiệm về số tiền mà mình xin tạm ứng, trong đó phải có sự xác nhận của một nhân viên độc lập khác và Trưởng phòng kế toán. Song song với việc kiểm tra mục đích của các khoản chi nhằm đảm bảo chi đúng thì hàng ngày cũng cần thực hiện kiểm tra việc ghi sổ của các nhân viên có kịp thời hay không, tiến hành đối chiếu giữa sổ quỹ và sổ chi tiết tiền mặt (tốt nhất là do một người thứ ba độc lập thực hiện). Như vậy, ngoài việc thắt chặt sự kiểm tra, kiểm soát đối với các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt thì cần có những biện pháp nhằm đảm bảo an toàn kho quỹ của ngân hàng, tránh những rủi ro có thể xảy ra. Ngoài các cuộc kiểm tra quỹ định kỳ, cần có những cuộc kiểm tra quỹ đột xuất và đối chiếu sổ quỹ, sổ thu – chi tiền mặt với số tiền tồn quỹ thực tế. Sự kiểm tra đột xuất tiền mặt cũng nên được một người không có trách nhiệm về quản lý tiền thực hiện. Tất cả các nhân viên tiếp xúc với tiền phải có cam kết và nắm được những quy định cụ thể khi tiếp xúc với tiền, phải là người trung thực. Bên cạnh đó, thủ quỹ cũng nên được luân chuyển từng kỳ và không được thông báo trước. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 01 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 01 1.1 Đặc điểm của Ngân hàng Thương mại ảnh hưởng đến công tác kiểm soát. 01 1.1.1 Khái niệm Ngân hàng Thương mại 01 1.1.2 Chức năng của Ngân hàng Thương mại 01 1.1.3 Đặc điểm chung của Ngân hàng Thương mại ảnh hưởng đến công tác kiểm soát 02 1.2 Một số vấn đề về hệ thống kiểm soát nội bộ 04 1.2.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ 04 1.2.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 04 a) Mục tiêu của hệ thống KSNB 05 a1. Mục tiêu kết quả hoạt động 05 a2. Mục tiêu thông tin 05 a3. Mục tiêu tuân thủ 05 a4. Mục tiêu bảo vệ tài sản và sổ sách 05 b) Mục tiêu tổng quát của KSNB về kế toán 05 1.3 Các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB 06 1.3.1 Môi trường kiểm soát 06 1.3.2 Hệ thống thông tin kế toán trong Ngân hàng Thương mại 09 1.3.3 Các thủ tục kiểm soát 11 1.3.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ trong NHTM 13 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN 13 2.1 Đặc điểm của khoản mục vốn bằng tiền ảnh hưởng đến công tác kiểm soát 13 2.2 Mục tiêu kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền 14 2.2.1 Mục tiêu chung 14 2.2.2 Mục tiêu cụ thể đối với nghiệp vụ thu tiền 14 2.2.3 Mục tiêu cụ thể đối với nghiệp vụ chi tiền 15 2.3 Trình tự KSNB khoản mục vốn bằng tiền 15 2.3.1 Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền 15 a) Đối vói nghiệp vụ thu tiền mặt 15 b) Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt 16 2.3.1 Các thủ tục kiểm soát 17 a) Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt 17 b) Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt 18 PHẦN II: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN KHU VỰC TRIỆU HẢI – QUẢNG TRỊ 21 1. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHI NHÁNH NHNo&PTNT KHU VỰC TRIỆU HẢI – QUẢNG TRỊ 21 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải 21 1.2 Các hoạt động kinh doanh chính của chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải 22 1.2.1 Công tác huy động vốn và sử dụng vốn 22 1.2.2 Các công tác khác 23 a) Nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ, chi trả kiều hối 23 b) Công tác kế toán, thanh toán 23 c) Công tác tiền tệ, kho quỹ 24 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN TẠI NHNo&PTNT KHU VỰC TRIỆU HẢI – QUẢNG TRỊ 24 2.1 Môi trường kiểm soát 24 2.1.1 Cơ cấu tổ chức của chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải 24 2.1.2 Chính sách nhân sự 27 2.1.3 Năng lực của cán bộ ngân hàng 29 2.1.4 Công tác kiểm tra, giám sát 30 2.1.5 Các nhân tố khác 31 2.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải 32 2.2.1 Ứng dụng kỹ thuật tin học trong hoạt động ngân hàng 32 2.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán và quy trình kế toán 32 a) Về tổ chức bộ máy kế toán 32 b) Về quy trình kế toán 35 2.2.3 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán ngân hàng khoản mục vốn bằng tiền 39 a) Tổ chức chứng từ nghiệp vụ thu tiền 39 b) Tổ chức chứng từ nghiệp vụ chi tiền 39 c) Tổ chức lập chứng từ 39 c1. Đối với chứng từ giấy 40 c2. Đối với chứng từ điện tử 41 d) Tổ chức luân chuyển chứng từ 42 e) Kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng 44 2.2.4 Hệ thống báo cáo kế toán 46 2.3 Thủ tục kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền 47 2.3.1 Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền 47 a) Đối với thu nợ và thu lãi cho vay 49 b) Đối với các khoản thu từ nguồn tiền gửi 50 2.3.2 Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ chi tiền 52 a) Đối với khoản chi (giải ngân) theo các hợp đồng tín dụng 54 b) Đối với các khoản chi trả lãi tiền gửi 56 c) Đối với các khoản chi tiêu nội bộ 57 2.4 Công tác kiểm toán nội bộ tại chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải 59 PHẦN III: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH NHNo&PTNT KHU VỰC TRIỆU HẢI – QUẢNG TRỊ 63 1. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CHI NHÁNH NHNo&PTNT KHU VỰC TRIỆU HẢI – QUẢNG TRỊ 63 1.1 Môi trường kiểm soát 63 1.2 Hệ thống thông tin kế toán 65 1.3 Thủ tục kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền 67 1.4 Công tác kiểm toán nội bộ 70 2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KSNB KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH NHNo&PTNT KHU VỰC TRIỆU HẢI 70 2.1 Hoàn thiện các yếu tố của hệ thống KSNB mà chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải đã có 71 2.2 Coi trọng công tác kiểm tra, KSNB. Giữ nghiêm công tác điều hành: bài bản, kỷ cương – linh hoạt – sáng tạo 73 2.3 Hoàn thiện một số thủ tục KSNB khoản mục vốn bằng tiền 74 2.3.1 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền 75 2.3.2 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ chi tiền 78 KẾT LUẬN PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Phụ lục 1. NHNo Quảng Trị Liên 1 NHNo KV Triệu Hải PHIẾU THU Sbt:… Ngày…tháng…năm… Tập: Người trả: CMT số: Ngày cấp: KHTM: Ghi Có: Địa chỉ: Tên TK Có: Bằng chữ: Trích yếu: Ngày…tháng…năm… Người nộp tiền Kho quỹ Sổ phụ Kiểm soát TP Kế toán Giám đốc (Ghi rõ họ tên) Phụ lục 2a. NHN0&PTNT Việt Nam Số:…Ký hiệu CT: Chi nhánh Quảng Trị GIẤY NỘP TIỀN Ký hiệu NDNV: Mã chi nhánh: Ngày…tháng…năm… Họ và tên người nộp: TK Nợ: TK Có: Địa chỉ: Họ và tên người nhận: CMND số: Ngày cấp: Nơi cấp: Số TK: Tại Ngân hàng: Nội dung nộp Số tiền ………………………………………………………………... ………………………………………………………………... ………………………………………………………………... Số tiền bằng chữ……………………………………………… ………………………………………………………………... ………………………………………………………………… Cộng: Ngày…tháng…năm… Người nộp tiền Thủ quỹ Kế toán viên TP Kế toán (Ghi rõ họ tên) Phụ lục 2b. NHNo Quảng Trị Số: NHNo KV Triệu Hải GIẤY NỘP TIỀN Sbt: Bản TK: Loại… Kỳ hạn… Ngày…tháng…năm… Số sổ: TK Nợ: TK Có: Khách hàng: CMT số: Ngày cấp: Địa chỉ: Tên TK: Bằng chữ:{+} Số dư mới: Thời gian: Ngày…tháng…năm… Người gửi tiền Thủ quỹ Kế toán Kiểm soát (Ký và ghi rõ họ tên) Phụ lục 3. NHNo Quảng Trị Liên: NHNo KV Triệu Hải PHIẾU CHI Sbt: Ngày…tháng…năm… Người nhận: CMT số: Ngày cấp: KHTM: Ghi Nợ: Địa chỉ: Tên TK Nợ: Số tiền: Bằng chữ:{+} Trích yếu: Thời gian: Ngày…tháng…năm… Người nhận tiền Kho quỹ Sổ phụ Kiểm soát TP Kế toán Giám đốc (Ghi rõ họ tên). Phụ lục 4. Tên đơn vị:……….. GIẤY LĨNH TIỀN MẶT Số:… ……………………. Ngày…tháng…năm… PHẦN DO NH GHI TK ghi Nợ: Họ, tên người lĩnh tiền: Địa chỉ: Mã ngân hàng CNMD số: Ngày: Nơi cấp: Tài khoản số: Tại ngân hàng: Yêu cầu cho rút số tiền (bằng chữ): Số tiền bằng số: Nội dung: KT Trưởng Chủ TK Người lĩnh tiền Thủ quỹ Kế toán Kiểm soát Giám đốc Phụ lục 5. NHNo Quảng Trị NHẬT KÝ QUỸ NHNo KV Triệu Hải Ngày…tháng…năm… Tài khoản:…………... Số phiếu Số tiểu khoản Số hiệu thống kê Số tiền Thu Chi Thu Chi ….. …… …………………. Mang sang ………… ………… Cộng Thu, Chi Tồn quỹ đầu Tồn quỹ cuối Cân số Tồn quỹ bằng chữ: {+} Kho quỹ Kiểm soát Giám đốc Phụ lục 12. NHNo Quảng Trị NHẬT KÝ QUỸ TIẾT KIỆM CN NHNo KV Triệu Hải Ngày…tháng…năm… Bản TK: Thời gian… Trang:… Số TT Số sổ Số tiền Ghi chú Giờ Thu Chi Thu Chi …………………………….. ………….. …………... Cộng: ………….. …………... Tất toán Tất toán Cộng: Cộng: Lãi Tổng cộng chi lãi: Kế toán Thủ quỹ TP Kế toán-ngân quỹ Giám đốc Phụ lục 13. NHNo Quảng Trị Trang:… NHNo KV Triệu Hải LIỆT KÊ CHỨNG TỪ Ngày…tháng…năm… Sbt Tập TK ghi Nợ TK ghi Có Số tiền ngoại tệ Số tiền VNĐ TK… TK… … Cộng: … … Kế toán. DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt Nghĩa NHTM NHTMTW NHNN NHNo&PTNT NHNo KSNB KTNB HĐQT TGĐ GĐ BCTC CNTT BHXH BHYT KPCĐ CNV TK CĐTK HĐTD Ngân hàng Thương mại. Ngân hàng Thương mại Trung ương. Ngân hàng Nhà nước. Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn. Ngân hàng nông nghiệp. Kiểm soát nội bộ. Kiểm toán nội bộ. Hội đồng quản trị. Tổng Giám đốc. Giám đốc. Báo cáo tài chính. Công nghệ thông tin. Bảo hiểm xã hội. Bảo hiểm y tế. Kinh phí công đoàn. Công nhân viên. Tài khoản. Cân đối tài khoản. Hợp đồng tín dụng. ♣♣♣♣♣♣♣♣♣ Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn khu vực Triệu Hải đang từng bước đổi mới và phát triển đi lên theo xu hướng chung của nền kinh tế đất nước. Ý thức được chức năng và vai trò của mình, chi nhánh đang nỗ lực hết mình để dành một vị trí xứng đáng trong toàn ngành, góp phần vào công cuộc phát triển kinh tế của địa phương, của đất nước đúng với phương châm “ mang phồn thịnh đến với khách hàng”. Bởi vậy, sự kiểm soát trong các lĩnh vực hoạt động, đặc biệt là đối với khoản mục vốn bằng tiền đã và đang được chú trọng một cách thích đáng nhằm tìm ra biện pháp quản lý tốt hơn, phục vụ kinh doanh có hiệu quả. Với đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền tại Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn khu vực Triệu Hải - Quảng Trị” đã cho em từng bước tiếp cận với sự kiểm soát trong hoạt động thu – chi tại ngân hàng. Qua thực tế kiểm soát cho thấy chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải đã có những biện pháp nhằm kiểm soát chặt chẽ vốn bằng tiền, thực hiện đúng quy định của nhà nước và của ngành, không ngừng bồi dưỡng và đào tạo kiến thức chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán – ngân quỹ và công tác thanh tra, kiểm toán nội bộ. Mặc dù Quy chế tổ chức và hoạt động của hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ chưa được chỉnh sửa, bổ sung kịp thời đã tạo những khó khăn lúng túng trong việc tổ chức, thực hiện hoạt động kiểm soát nội bộ nhưng với sự nỗ lực của mình, chi nhánh đã từng bước khắc phục khó khăn và hạn chế được những sai phạm, rủi ro có thể xảy ra, đem lại sự an tâm cho khách hàng khi đến với ngân hàng. Qúa trình học tập tại nhà trường và thời gian nghiên cứu thực tế tại ngân hàng đã giúp em tiếp thu được những lý luận cơ bản và những kinh nghiệm quý báu trong công tác thực tế, nhận thức được sâu hơn tầm quan trọng cũng như vị trí, vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó nâng cao hiếu biết của mình về các nghiệp vụ cụ thể. Vì vậy trong đề tài em xin mạnh dạn đề cập đến những vấn đề cấp bách, đưa ra một số giải pháp và kiến nghị khi thực hiện những nghiệp vụ có liên quan đến khoản mục vốn bằng tiền trong công tác kế toán – ngân quỹ và công tác thanh tra, kiểm toán nội bộ nhằm đổi mới, nâng cao chất lượng kiểm soát của ngân hàng. Tuy nhiên với sự hạn chế về tài liệu và kiến thức của bản thân mình, đề tài không tránh khỏi những sai sót. Kính mong quý cơ quan và thầy cô thông cảm và cho em thêm ý kiến để đề tài hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo – Thạc sĩ Nguyễn Thị Hồng Minh và sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị phòng Kế toán – ngân quỹ, phòng Giám định viên tại chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải - Quảng Trị trong quá trình thực tập và hoàn thành khóa luận này! Đà Nẵng, tháng 6 năm 2007. Sinh viên thực hiện. Hoàng Thị Thùy Linh. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Kiểm toán nội bộ hiện đại – Đánh giá các hoạt động và hệ thống kiểm soát. Victor Z.Brink and Herbert Witt – Nhà xuất bản Tài chính năm 2000. 2. Kiểm toán. Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh. Nhà xuất bản Thống kê năm 2004. 3. Kiểm toán tài chính. Khoa Kế toán, Trường Đại học kinh tế quốc dân. Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội tháng 7 năm 2001. 4. Ngân hàng Thương mại. Giáo sư – Tiến sĩ Lê Văn Tư, Lê Tùng Vân – Lê Nam Hải (Chuyên viên kinh tế). Nhà xuất bản thống kê. 5. Giáo trình Kiểm toán nội bộ Ngân hàng Thương mại. Thạc sĩ Nguyễn Hoàng Phú, khoa Kế toán – Kiểm toán, Học viện Ngân hàng. 6. Tạp chí Khoa học và đào tạo Ngân hàng. Số 51, tháng 8 năm 2006. 7. Tài liệu Hội nghị tập huấn chuyên đề kiểm tra, kiểm toán nội bộ, tiếp dân và giải quyết đơn thư. Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam, Hà Nội tháng 2/ 2004. 8. Báo cáo Tổng kết năm 2006 và mục tiêu, nhiệm vụ năm 2007 hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam, ngày 21/12/2006. 9. Quyết định về việc ban hành quy định chế độ chứng từ kế toán áp dụng trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam, ngày 27/10/2006. 10. Một số tài liệu có liên quan khác. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP. ►▼◄ NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN. ►▼◄ NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN. ►▼◄ Phụ lục 6. Mẫu số 1/BCNQ-NHNo NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi nhánh:… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc. BÁO CÁO KIỂM KÊ TIỀN MẶT NGOẠI TỆ Báo cáo tháng… năm… STT MÃ SỐ LOẠI NGOẠI TỆ TỶ GIÁ HẠCH TOÁN SỐ LIỆU THEO SỔ SÁCH SỐ LIỆU KIỂM KÊ THỰC TẾ CHÊNH LỆCH THỪA (THIẾU) NGOẠI TỆ QUY VNĐ NGOẠI TỆ QUY VNĐ NGOẠI TỆ QUY VNĐ Cộng …, ngày … tháng … năm … Lập biểu Trưởng phòng KT-NQ Giám đốc Phụ lục 7. Mẫu số 3/BCNQ-NHNo NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi nhánh:… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc. BÁO CÁO KIỂM KÊ TIỀN MẶT VNĐ THUỘC QUỸ NGHIỆP VỤ Đơn vị: VNĐ Loại tiền Tiền mặt đủ tiêu chuẩn lưu thông Polyme Kim loại Tổng cộng Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền 500.000 200.000 100.000 50.000 20.000 10.000 5.000 2.000 1.000 500 200 - - - - Tồn quỹ tiền mặt thực tế: Tồn quỹ tiền mặt theo sổ sách: Chênh lệch thừa (thiếu): …, ngày … tháng … năm … Lập biểu Trưởng phòng KT-NQ Giám đốc Phụ lục 11. Ngân hàng No&PTNT Triệu Hải Chi nhánh:… BÁO CÁO THỰC HIỆN THU – CHI TIỀN MẶT QUA QUỸ NGÂN HÀNG Biểu: NA01/T001. ĐVT: tr.VNĐ Nội dung Số tiền I – Nguồn thu : - Thu bán hàng - Thu nguồn tiền gửi KBNN - Thu tiền bán ngoại tệ - Thu tiền bán vàng - Thu tiền gửi tiết kiệm - Thu tiền bán kỳ phiếu, trái phiếu - Thu nợ - Thu chuyển tiền qua Ngân hàng - Các khoản thu còn lại TỔNG CỘNG THU - Tồn quỹ tiền mặt đầu kỳ (Thu) - Giao dịch nội bộ (Thu) - Tiền mặt rút từ NHNN CÂN SỐ II – Nguồn chi : - Chi lương và có tính chất lương - Chi thu mua gia công bằng tiền mặt - Chi tiền gửi KBNN - Chi mua ngoại tệ - Chi mua vàng - Chi tiền gửi tiết kiệm - Chi trả trái phiếu, kỳ phiếu - Chi cho vay - Chi tiền mặt chuyển qua Ngân hàng - Chi các khoản còn lại TỔNG CỘNG CHI - Tồn quỹ tiền mặt cuối kỳ (Chi) - Giao dịch nội bộ (Chi) - Nộp tiền vào NHNN CÂN SỐ Triệu Hải, ngày … tháng … năm … Lập bảng Kiểm soát Giám đốc Phụ lục 8. Mẫu số 7/BCNQ-NHNo NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi nhánh:… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc. BÁO CÁO TIỀN GIẢ – TIỀN BỊ PHÁ HOẠI Loại tiền TIỀN GIẢ TIỀN BỊ PHÁ HOẠI Số dư đầu kỳ Thu trong kỳ Nộp NHNN Dư cuối kỳ Số dư đầu kỳ Thu trong kỳ Nộp NHNN Dư cuối kỳ Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8=2+4-6 9=3+5-7 10 11 12 13 14 15 16=10+12-13 17=11+13-15 100.000 50.000 … Cộng …, ngày … tháng … năm… Lập biểu Trưởng phòng KT-NQ Giám đốc Phụ lục 9. Mẫu số 8/BCNQ-NHNo NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi nhánh:… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc. BÁO CÁO TRẢ TIỀN THỪA CHO KHÁCH HÀNG Báo cáo quý … năm… STT CHI NHÁNH NGÂN HÀNG Tổng số món trả lại Tổng số tiền trả lại MÓN TIỀN THỪA CAO NHẤT ĐÃ TRẢ LẠI NGƯỜI CÓ SỐ MÓN TRẢ TIỀN THỪA NHIỀU NHẤT Số tiền Họ và tên người trả Họ tên, địa chỉ người nhận Số món Tổng số tiền Họ tên 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cộng …, ngày … tháng … năm… Lập biểu Trưởng phòng KT-NQ Giám đốc Phụ lục 10. NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi nhánh:… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc. BÁO CÁO THỐNG KÊ THU – CHI CÁC LOẠI TIỀN THUỘC QUỸ NGHIỆP VỤ I- Tiền mặt tồn tại quỹ. Loại tiền Tồn quỹ đầu kỳ Thu trong kỳ Chi trong kỳ Tồn quỹ cuối kỳ Tỷ lệ (%) Thu từ NHNo Thu nội bộ Thu từ lưu thông Thu đổi loại Cộng thu Chi từ NHNo Chi nội bộ Chi từ lưu thông Chi đổi loại Cộng chi Thu Chi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Cộng II- Tiền mặt không đủ tiêu chuẩn lưu thông chờ xử lý. Loại tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Cộng …, ngày … tháng … năm… Lập biểu Trưởng phòng KT-NQ Giám đốc ._.