Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Cao Su Đà Nẵng

i và phát triển trong nền kinh tế thị trường ngày càng biến động thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn luôn nỗ lực không ngừng để làm sao tiêu thụ nhiều hàng hoá nhất, bởi có tiêu thụ được thì doanh nghiệp mới có lãi để bù đắp những chi phí đã bỏ ra và tiếp tục quá trình kinh doanh, mở rộng sản xuất. Đối với mỗi doanh nghiệp thì quá trình tiêu thụ là nhân tố hàng đầu quyết định tới lợi nhuận. Vì vậy doanh thu đạt được của quá trình kinh doanh có vị trí hết sức quan trọng, đóng vai trò thiết thực trong kinh doanh và cho thấy khả năng đứng vững của doanh nghiệp trên thương trường. Tuy nhiên, cũng có rất nhiều câu hỏi đặt ra như làm sao để quản lý tốt việc ghi nhận doanh thu cũng như quản lý công nợ phải thu. Đây là vấn đề “đau đầu” của rất nhiều doanh nghiệp trong việc đưa ra các thủ tục kiểm tra, kiểm soát . Các thủ tục kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro có thể xảy đối với hoạt động tiêu thụ, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình. Từ khảo sát thực tế tại Công ty CP Cao Su Đà Nẵng, kết hợp với những lý thuyết đã học em đã chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Cao Su Đà Nẵng” Đề tài gồm ba phần: Phần I: Cơ sở lý luận tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cao Su Đà Nẵng Phần III: Một số kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Cao Su Đà Nẵng Do kiến thức còn hạn hẹp nên những vấn đề em trình bày chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em mong được sự góp ý, hướng dẫn của thầy cô giáo và các anh chị ở Công ty CP Cao Su Đà Nẵng để em rút kinh nghiệm và học hỏi thêm. Đà Nẵng, ngày 18 tháng 04 năm 2008 Sinh viên thực hiện Trần Thị Thu Hoà PHẦN MỘT: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ soát nội bộ Khái niệm Hiện nay kiểm soát nội bộ được hiểu với nhiều quan điểm khác nhau, sau đây là một số quan điểm về kiểm soát nội bộ được biết đến một cách phổ biến: 1.1. Kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO KSNB theo định nghĩa của COSO (Commettee of Sponsoring Organization) là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc tổ chức thực hiện các mục tiêu sau: - Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động. - Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC). - Sự tuân thủ các luật lệ và qui định hiện hành. Tuy nhiên theo Chuẩn mực thực hành của Viện Kiểm toán viên nội bộ (IIA), các mục tiêu KSNB được diễn tả theo một cách khác: "Các mục tiêu hàng đầu của KSNB nhằm: + Độ tin cậy và tính trung thực của thông tin. + Tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và qui định. + Bảo vệ tài sản. + Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực. + Việc hoàn tất các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trình. Đây chỉ là sự khác biệt trong việc sắp xếp các mục tiêu của KSNB, còn về bản chất thì các mục tiêu trong khái niệm của Liên Đoàn kế toán quốc tế và trong báo cáo của COSO là một. 1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm của Liên Đoàn kế toán quốc tế Hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB) là một hệ thống bao gồm các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lí trong công ty việc thực hiện các mục tiêu sau: + Đảm bảo độ tin cậy và sự trung thực của thông tin. + Khuyến khích sự tuân thủ về chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và các qui định. + Đảm bảo công tác bảo vệ tài sản. + Đảm bảo hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng quản lí. Theo đó, hệ thống KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức, và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn ngừa nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. 2. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống KSNB 2.1. Sự cần thiết của hệ thống KSNB Mọi doanh nghiệp hoạt động đều có chung một mục tiêu là lợi nhuận và sự phát triển ngày càng lớn mạnh về qui mô. Các Nhà quản trị trong doanh nghiệp mong muốn doanh nghiệp mình luôn đạt được lợi nhuận tối ưu, tất yếu mọi bộ phận hoạt động phải có hiệu quả trong quá trình sử dụng nguồn lực của mình. Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lí luôn đưa ra các chiến lược, kế hoạch, mục tiêu, và biện pháp thực hiện nhằm đạt được kết quả mong muốn. Để đạt được các mục tiêu đề ra doanh nghiệp cần có một hệ thống kiểm soát hữu hiệu, giúp doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch. Và nhờ vào hoạt động kiểm soát giúp nhà quản lí kiểm tra xem xét, đánh giá quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp góp phần quản lí các nguồn lực (con người, tài sản...) có hiệu quả. Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng tiết kiệm hiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô có ra sao. Những đòi hỏi, những hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu. Từ đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp. 2.2. Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ soát nội bộ Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty: • Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty • Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra • Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty  • Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty • Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.  Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân. Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn. 3. Chức năng, nhiệm vụ và các yếu tố cấu thành HTKSNB 3.1. Chức năng và nhiệm vụ của HTKSNB HTKSNB doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụ sau : - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả. - Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của chế độ và quyết định đó. - Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết. - Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của doanh nghiệp. - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. - Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. 3.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Thông thường KSNB được chia làm 3 bộ phận, đó là môi trường kiểm soát (control environment), hệ thống kế toán (accounting system) và các thủ tục kiểm soát (control procedures). Các bộ phận đó được thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đạt được các mục tiêu cơ bản của hệ thống kiểm soát. Yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ đươc thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ hệ thống kiểm soát nội bộ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Hệ thống kế toán Môi trường kiểm soát - Nguyên tắc phân công phân nhiệm - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm -Nguyên tắc uỷ quyền- phê chuẩn Đặc thù quản lý Sổ sách Kế toán Chứng từ kế toán HỆ THỐNG MỤC TIÊU TỔNG QUÁT 1.Tính có thật 6. Sự linh hoạt 2.Sự phê chuẩn 7. Chuyển sổ và tổng 3.Tính đầyđủ hợp chính xác 4. Sự phân loại 5. Tính đúng kỳ Cơ cấu tổ chức Thủ tục kiểm soát Báo cáo kế toán Uỷ ban kiểm soát Kế hoạch và dự toán Chính sách nhân sự Các nhân tố bên ngoài 3.2.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của đơn vị. Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ nhận thức và hành động của ngườiquản lý đơn vị. Dưới đây là một số nhân tố chủ yếu: Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý Nếu nhà quản lý đơn vị có quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính, đồng thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh. Trong trường hợp này, môi trường kiểm soát sẽ mạnh do ý muốn thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực hiện được các mục tiêu đã đề ra của nhà quản lý. Phong cách điều hành của các nhà quản trị cũng có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát của một tổ chức. Ban giám đốc là một tập thể thống nhất trong điều hành hay thực chất chỉ do một cá nhân nắm quyền. Nếu một đơn vị tồn tại tình trạng độc quyền trong quản lý thì hoạt động kiểm soát nội bộ rất khó có hiệu quả. Môi trường kiểm soát nội bộ cũng không chặt chẽ nếu Ban giám đốc giao phó toàn bộ quyền hành, trách nhiệm cho nhân viên dưới quyền. b. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự phân công phân nhiệm, sự uỷ quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sách được kiểm soát nhằm ngăn ngừa mọi dạng vi phạm. Một doanh nghiệp được tổ chức thành nhiều cấp thì mức độ sai lệch thông tin càng cao và vì vậy một điều hiển nhiên là hệ thống kiểm soát nội bộ cũng sẽ được thiết lập ở mức độ lớn tương ứng để có thể thực hiện chức năng kiểm soát được toàn bộ các hoạt động của đơn vị. c. Chính sách nhân sự Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một hệ thống kiểm soát nào cũng là con người. Sự phát triển của các doanh nghiệp đều luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ nhân viên; họ luôn luôn là một nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Nếu lực lượng này của đơn vị yếu kém về mặt năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức, thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả. Ngược lại một đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ. d. Kế hoạch và dự toán Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…Đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai. Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc, thì nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. e. Uỷ ban kiểm soát Tại một số quốc gia, các công ty cổ phần có qui mô lớn thường có thành lập một uỷ ban kiểm soát (Audit Committee) trực thuộc Hội đồng Quản Trị. Uỷ ban này thường gồm từ 3 đến 5 ủy viên, không phải là nhân viên của công ty. Uỷ ban này thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty. Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ. Hoà giải những mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập với Ban giám đốc. Do có các chức năng quan trọng nêu trên, nên sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt động của uỷ ban kiểm soát là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. f. Các nhân tố bên ngoài Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao hàm nhiều nhân tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan nhà nước, các nhân tố tự nhiên xã hội, các nhân tố về phát triển công nghệ...những nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể. 3.2.2. Hệ thống kế toán Kế toán là một khoa học về quan sát và ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho những đối tượng quan tâm. Chức năng của kế toán là thông tin và kiểm tra. Chính vì vậy mà hệ thống kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Cụ thể có thể diễn đạt như sau : Hệ thống kế toán là toàn bộ các thủ tục cho phép xử lý các nghiệp vụ, hệ thống có vai trò xác định, thu thập, phân tích, tính toán, phân loại, tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Bản thân hệ thống kế toán có khả năng tự kiểm soát lấy để loại trừ những sai phạm trong quá trình xử lý của mình. Môi trường kiểm soát như đã trình bày sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc xử lý của hệ thống kế toán. Song, hệ thống kế toán cũng là một công cụ quản lý của bản thân đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu tổng quát sau đây: - Những số liệu kế toán ghi chép là những số liệu có thực, kế toán không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách kế toán của đơn vị (tính có thật) - Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải bảo đảm rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lý (sự phê chuẩn ) - Không bỏ sót, giấu bớt hoặc để ngoài sổ sách bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào ( sự đầy đủ ) - Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp dụng các chính sách và chế độ kế toán ( sự tuân thủ ) - Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ (tính đúng kỳ) - Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại theo đúng theo sơ đồ hạch toán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các sổ sách liên quan (tính phân loại ) - Số liệu từ chứng từ ghi vào các sổ trung gian, sổ tổng hợp phải chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị ( chuyển sổ và tổng hợp chính xác ) - Có sự phân chia công việc rạch ròi và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận. Các yếu tố của hệ thống kế toán: gồm chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán. Chứng từ kế toán là một minh chứng mang tính pháp lý rằng nghiệp vụ kinh tế có thực sự phát sinh hay không, phù hợp với chế độ không? Và có ràng buộc trách nhiệm pháp lý với những người có liên quan hay không? Hệ thống chứng từ kế toán nếu được đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho nhà quản lý đơn vị thì sẽ hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm trong quá trình ra quyết định của các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị. Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp ... để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo. Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ ... Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Các báo cáo này phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải tuân thủ đúng các chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện hành. 3.2.3. Các thủ tục kiểm soát Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý còn phải quy định các thủ tục kiểm soát và chúng được thiết kế tuỳ thuộc vào đặc thù của cơ cấu tổ chức, của hoạt động kinh doanh. Chúng thường được xây dựng trên 3 nguyên tắc cơ bản, đó là : nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuấn. ? Phân chia trách nhiệm thích hợp (nguyên tắc bất kiêm nhiệm) Nguyên tắc này thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực hiện cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia, mục đích là không để một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ. Khi đó thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Việc phân chia trách nhiệm sẽ giúp giảm bớt các rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn và hành vi gian lận. Sự phân chia trách nhiệm thường được đề cấp đến như là sự tách biệt các chức năng sau : - Chức năng kế toán và chức năng quản lý tài sản : các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham ô tài sản và che dấu hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ sách kế toán. - Chức năng kế toán và chức năng hoạt động: nếu từng bộ phận trong doanh nghiệp có trách nhiệm soạn thảo sổ sách và các báo cáo của chính mình thì sẽ có xu hướng ghi chép và báo cáo sai lệch để "cải thiện" kết quả hoạt động của mình. Cấu trúc tổ chức chung của một doanh nghiệp phải thể hiện một sự phân chia trách nhiệm thích hợp, vừa đảm bảo tránh được những rủi ro như trên vừa phải đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả. Sự cách ly về trách nhiệm vì vậy thay đổi tuỳ theo thực tế mỗi đơn vị. ? Các thủ tục được phê chuẩn đúng đắn Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản lý mà họ có thể quy định thẩm quyền, hay thủ tục phê chuẩn khác nhau. Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng người được xuất phát từ nguyên nhân là các nhà quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề. Nhờ đó, một mặt sẽ giúp cho các mặt hoạt động SXKD tiến triển tốt đẹp, mặt khác nhà quản lý vẫn kiểm soát và hạn chế được sự tuỳ tiện khi giải quyết công việc. ? Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ Một chức năng quan trọng của chứng từ là giúp chuyển giao thông tin trong và ngoài đơn vị, nên nó phải đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản cũng như đảm bảo cho mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ chính xác. Về cơ bản để kiểm soát hữu hiệu đối với chứng từ cần chú ý đến các vấn đề sau : - Chứng từ cần được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết. - Chứng từ và sổ sách cần được ghi chép ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt. Việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót hoặc gian lận. - Ghi chép cần rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. - Tổ chức luân chuyển chứng từ phải được thực hiện một cách khoa học để một liên chứng từ có thể đi qua và sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm được các khác biệt trong ghi chép. - Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp quy định của Nhà nước và có tính năng kiểm soát. - Sổ sách cần được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký kiểm soát của người xét duyệt ... - Cần có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũng như các loại sổ sách kế toán tại đơn vị. - Quy định thời hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập và kiểm tra BCTC. - Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc an toàn, bảo mật và thuận tiện truy cập. Nói cách khác, nếu chứng từ được lập nghiêm túc, phản ánh đầy đủ và trung thực về mọi nghiệp vụ phát sinh, thì sẽ giúp cho việc thực hiện chức năng kiểm soát trên nhiều phương diện, nhất là bảo vệ tài sản không để bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả hoặc vượt quá thẩm quyền. Ví dụ như mọi nghiệp vụ thu chi nhập xuất tài sản đều phải được lập chứng từ và phải có sự chuẩn y của người có thẩm quyền, điều này giúp ngăn ngừa tình trạng sử dụng tài sản không đúng mục đích, giúp cho việc theo dõi sự chuyển dịch của tài sản từ nơi này sang nơi khác. ? Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách Biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những thể thức kiểm soát vật chất. Ví dụ như xây dựng các nhà kho, sử dụng các két sắt chịu lửa, trang bị các hệ thống báo động… Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận với tài sản, sổ sách của doanh nghiệp khi chưa có sự cho phép của người quản lý. Ví dụ như ban hành quy chế kiểm soát việc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy tính.. ? Kiểm soát độc lập việc thực hiện Là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục của những kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét về việc thực hiện các loại thủ tục kiểm soát nêu trên. Sự kiểm soát này cần được thiết lập xuất phát từ những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhưng cũng không loại trừ tuyệt đối khả năng có xảy ra sự thông đồng giữa những nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản. 4. Hạn chế tiềm tàng hệ thống KSNB Ở bất kì đơn vị nào dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng một hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thật sự của nó vẫn còn tuỳ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm chứ không thể bảo đảm hoàn toàn đạt được các mục tiêu quản lý, vì nó còn có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau: Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu của công việc. Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của các thành viên trong ban quản lý hoặc của nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị. Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, thường xuyên, lặp đi lặp lại, mà ít chú ý đến các nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua. Yêu cầu thông thường và trên hết của nhà quản lí là chi phí bỏ ra cho hệ thống kiểm soát nội bộ không vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại. Khả năng các cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ đã lạm dụng đặc quyền của mình nhằm phục vụ lợi ích riêng. Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp do cơ chế thay đổi làm cho các thủ tục kiểm soát lạc hậu hoặc bị vi phạm. Tóm lại, chính những hạn chế nói trên của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến cho kiểm soát nội bộ không thể bảo đảm tuyệt đối, mà chỉ bảo đảm hợp lí trong việc đạt được các mục tiêu của mình. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền Mô tả chu trình bán hàng và thu tiền 1.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền Bán hàng - thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình tao đổi hàng - tiền. Với ý nghĩa như vậy, chu trình này bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng hợp đồng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng… và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá, dịch vụ thành một khoản phải thu và cuối cùng là thành tiền. Chu trình bán hàng – thu tiền được xem là chu trình cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó không những đánh giá hiệu quả của các chu trình trước đó như chu trình tiền, mua hàng – thanh toán, tiếp nhận – hoàn trả vốn …mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, nó cũng phản ánh khả năng bù đắp các khoản chi phí và tiếp tục đầu tư mở rộng quy mô sản xuất của doanh nghiệp. Nghiệp vụ bán hàng và thu tiền rất phức tạp vì nó liên quan đến nhiều chỉ tiêu như: số lượng, chất lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các khoản giảm trừ…và cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận, phòng ban. Do tính chất phức tạp như vậy nên khả năng tồn tại các rủi ro là rất lớn. Vì vậy, cần phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng – thu tiền. . Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng thu tiền Với những đặc điểm như trên, ta có thể cụ thể hóa chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp với các chức năng sau: Nhận và xử lí đơn đặt hàng của khách hàng; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hóa; lập và giao hoá đơn bán hàng, ghi sổ doanh thu; xử lí và ghi sổ các khoản thu tiền; xử lí và ghi số các khoản giảm trừ doanh thu; lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi; xoá sổ các khoản phải thu không có khả năng thu hồi. Cụ thể như sau: s Nhận và xủ lí đơn đặt hàng của người mua Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng mua, các bộ phận có liên quan trong đơn vị có thể xem xét các điều kiện về số lượng, chủng loại, chất lượng…để xác định khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị với các yêu cầu đó. s Xét duyệt bán chịu Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài đơn vị, những người có thẩm quyền (bộ phận phụ trách bán chịu) cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã thoả thuận trong quan hệ mua bán cùng với những điều kiện khác như: phương thức thanh toán, giá cả, chiết khấu, phương thức và thời gian giao nhận…Việc xét duyệt bán chịu có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ chiết khấu thanh toán. s Chuyển giao hàng hóa Việc chuyển giao hàng hoá thể hiện tài sản và quyền sở hữu tài sản của đơn vị được chuyển giao cho khách hàng, là cơ sở để ghi nhận doanh thu bán hàng của đơn vị. Khi thực hiện giao hàng, đơn vị phải lập chứng từ vận chuyển. Chứng từ vận chuyển là bằng chứng giao hàng cho người mua, đồng thời là cơ sở để lập hoá đơn bán hàng. s Lập và giao hoá đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ doanh thu Hoá đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hoá, giá cả hàng hoá bao gồm giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Như vậy, hoá đơn là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ để ghi sổ Nhật kí bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. Nhật kí là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật kí ghi rõ các doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các định khoản thích hợp. s Xử lí và ghi sổ các khoản thu bằng tiền Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng và ghi nhận doanh thu, kế toán tiến hành ghi sổ các khoản phải thu. Tiền mặt được ghi vào sổ nhật kí thu tiền, còn các khoản phải thu theo dõi trên sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu theo đúng số tiền đúng kỳ. s Xử lí và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, thuế nhập khẩu. Theo quy định, khi xuất hàng trả lại cho bên bán, bên mua phải lập hoá đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng trả lại cho bên bán do không đúng quy cách, chất lượng. Căn cứ vào hoá đơn này, bên bán và bên mua điều chỉnh lại lượng hàng đã bán, đã mua và thuế giá trị gia tăng đã kê khai. Đối với các khoản chiết khấu thương mại thì sẽ được điều chỉnh trên hoá đơn bán hàng kỳ tiếp theo. Trường hợp phát sinh khoản giảm giá hàng bán do hàng không đảm bảo về quy cách, chất lượng bên bán và bên mua phải lập hoá đơn ghi rõ số lượng, quy cách, lí do giảm, mức giảm theo hoá đơn bán hàng nào, đồng thời hai bên điều chỉnh thuế giá trị gia tăng đầu ra đầu vào tương ứng. s Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh và chuẩn bị cho việc khoá sổ kế toán phục vụ công tác lập báo cáo tài chính, đơn vị phải tiến hành đánh giá các khoản thu không có khả năng thu hồi và tiến hành lập dự phòng cho các khoản thu này, như vậy mới có thể đề phòng tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những biến động về kết quả kinh doanh của kỳ kế toán. s Xoá sổ các khoản thu không có khả năng thu hồi Công việc này được thực hiện trong trường hợp khách hàng không chịu thanh toán hoặc mất khả năng thanh toán. Khi không còn hy vọng thu hồi các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lí có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép được xoá sổ các khoản nợ này. Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách. Việc xoá sổ phải được thực hiện theo đúng nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành. 1.3. Phương thức tiêu thụ và phương thức thanh toán 1.3.1. Phương thức tiêu thụ Tiêu thụ là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của thành phẩm, hàng hoá, tức là để chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ. Thành phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp được xác định là tiêu thụ khi doanh nghiệp chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hoá cho khách hàng. Quá trình tiêu thụ là quá trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, quá trình này nhằm chuyển đổi hình thái vốn của doanh nghiệp và tạo ra lợi nhuận. Đây chính là mục tiêu chính của hầu hết các doanh nghiệp, bất kì một doanh nghiệp kinh doanh nào muốn thu được lợi nhuận đều phải thực hiện khâu tiêu thụ và thúc đẩy quá trình này thực hiện càng nhanh càng tốt, như vậy vốn của doanh nghiệp sẽ được quay vòng nhanh hơn khả năng tạo ra lợi nhuận cao hơn. Các phương thức bán hàng: Nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp sản xuất được thực hiện thông qua hai phương thức chủ yếu là bán buôn và bán lẻ. * Phương thức bán buôn: là việc bán hàng cho các doanh nghiệp sản xuất khác hoặc các doanh nghiệp thương mại. Kết thúc quá trình này, hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông. Đặc điểm của phương thức bán buôn là số lượng bán một lần lớn nên doanh nghiệp thường lập chứng từ cho những lần bán và kế toán tiến hành ghi sổ sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phương thức này thường được tiến hành theo các hình thức sau: - Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp căn cứ vào hợp dồng đã được ký kết, tiến hành chuyển và giao hàng cho người mua tại địa điểm hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng. Hàng hoá được xác._. định tiêu thụ khi doanh nghiệp giao xong hàng cho người mua và người mua ký vào chứng từ giao hàng. Mọi tổn thất trong quá trình vận chuyển đến cho người người mua doanh nghiệp phải chịu. Phương thức này được áp dụng đối với những khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên với doanh nghiệp. - Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua cử cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp. Sau khi giao hàng xong, bên mua ký vào chứng từ bán hàng, hàng hoá được xác định tiêu thụ. Vì vậy, mọi tổn thất hàng hoá trong quá trình vận chuyển hàng người mua phải chịu. * Phương thức bán lẻ: được áp dụng ở các cửa hàng nhằm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trực tiếp của khách hàng. Đặc điểm của hình thức này là khách hàng mua với số lượng hàng nhỏ, giá trị thấp và thường được khách hàng thanh toán ngay. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp sản xuất thì hình thức này xảy ra không thường xuyên. 1.3.2. Phương thức thanh toán Nghiệp vụ thanh toán cũng khá đa dạng. Tuỳ theo từng chính sách bán hàng hoặc tình hình tài chính của khách hàng hay của chính doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể cho khách hàng của mình thanh toán khoản tiền mua hàng theo các hình thức khác nhau. - Mua hàng thanh toán ngay: Đối với những khách hàng mới, không thường xuyên hoặc có lịch sử thanh toán nợ không tốt với doanh nghiệp thì doanh nghiệp buộc khách hàng của mình phải thanh toán ngay khi mua hàng có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. - Ứng tiền trước khi mua hàng: do tình hình tài chính của công ty không được tốt hoặc do tính độc quyền của hàng hoá mà doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng ứng trước một khoản hoặc toàn bộ số tiền mua hàng để phục vụ sản xuất hoặc đảm bảo tính chắc chắn. Khi nhận hàng khách hàng sẽ thanh toán phần tiền mua hàng còn thiếu. - Mua hàng tín dụng: tức là doanh nghiệp cho phép khách hàng nợ khoản tiền mua hàng trong một khoảng thời gian nhất định, trong khoảng thời gian đó khách hàng phải thanh toán cho doanh nghiệp, nếu thanh toán đúng hạn khách hàng sẽ nhận được một khoản chiết khấu. 2. Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền ta cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lí nghiệp vụ như: Nhận những đơn đặt hàng có những điều khoản, điều kiện không chính xác hoặc từ những khách hàng không được phê duyệt. Nhận những đơn đặt hàng về những hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị không có khả năng đáp ứng. Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng. Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức. Việc xuất hàng và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện. Công ty có thể giao hàng không đúng địa điểm, không đúng khách hàng, hoặc có thể giao cho khách hàng hoặc quy cách không đúng như đã thoả thuận. Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hóa đơn hàng hoá đã giao, lập sai hoá đơn, lập một hoá đơn thành nhiều lần hoặc lập hóa đơn khống khi thực tế không giao hàng. Kế toán có thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghi sai khách hàng thanh toán. Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu. Để hạn chế và ngăn chặn những rủi ro trên, nhà quản lí cần thiết kế những thủ tục kiểm soát thích hợp, để hệ thống kiểm soát nội bộ có thể thực hiện được những mục tiêu đề ra. 3. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ 3.1. Tổ chức chứng từ Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Nội dung của các chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ thực tế phát sinh, và mỗi nghiệp vụ xảy ra chỉ được lập chứng từ một lần duy nhất. Đồng thời các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền . Chứng từ được sử dụng chủ yếu trong chu trình bán hàng thu tiền : + Đơn đặt hàng của khách hàng + Các hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa khách hàng và đơn vị + Lệnh bán hàng + Hoá đơn bán hàng (áp dụng trong DN nộp thuế theo phương pháp trực tiếp) hoặc hoá đơn GTGT (áp dụng cho DN nộp thuế theo phương pháp khấu trừ ). + Hoá đơn vận chuyển. + Biên bản thanh lí hợp đồng kinh tế, bản quyết toán cung cấp hàng hoá, dịch vụ. + Phiếu thu giấy báo Có, các bản sao kê, sổ phụ của ngân hàng. + Các chứng từ khác có liên quan. 3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán Từ những chứng từ ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nội dung kinh tế, từ đó phản ánh vào sổ sách kế toán có liên quan. Tuỳ thuộc vào nội dung các nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sẽ mở các tài khoản và các loại sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Đối với loại sổ kế toán tổng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị đang áp dụng. * Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền: + Sổ chi tiết theo dõi doanh thu + Bảng tổng hợp doanh thu + Sổ chi tiết giá vốn + Bảng tổng hợp giá vốn bán hàng + Bảng tổng hợp công nợ phải thu * Các loại sổ kế toán tổng hợp thì tuỳ vào hình thức kế toán sẽ có những loại sổ phù hợp, ví dụ: Nhật kí sổ cái, Nhật kí chung, chứng từ ghi sổ, Bảng kê, Nhật kí chứng từ, Sổ cái các tài khoản…. * Các tài khoản kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng thu tiền + Vốn bằng tiền : TK111, TK112 + Các tài khoản phải thu: TK 131, TK 138 + Hàng tồn kho: TK 155, TK 156 + Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK 511 + Doanh thu bán háng nội bộ: TK 512 + Doanh thu nhận trước: TK 338 + Các khoản giảm trừ doanh thu : TK 521, TK 531,TK 532, TK 3333, TK 3332 + Giá vốn hàng bán : TK 632 + Chi phí bán hàng: TK 641 + Chí phí quản lí doanh nghiệp: TK642 + Thuế GTGT phải nộp: TK 3331 + Dự phòng nợ phải thu khó đòi: TK 139 3.3. Các báo cáo kế toán trong quá trình tiêu thụ Báo cáo kế toán với mục đích tập hợp các dữ liệu đã được xử lý để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích theo nhu cầu. Thông qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, ra các quyết định điều hành hoạt động. Với mục đích này trong hoạt động tiêu thụ, các báo cáo kế toán được phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình, thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành hoạt động. Ở mức độ chi tiết việc xử lý, thì bộ phận kế toán cố thể lập Báo cáo chi tiết như là báo cáo chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng, báo cáo chi tiết sản phẩm theo từng khách hàng....trong từng khoảng thời gian. Mục đích của chúng là kiểm soát xem dữ liệu có được cập nhật xử lý chính xác hay không. Ở mức độ tổng quát, bộ phận kế toán lập báo cáo kiểm tra số tổng như báo cáo tổng doanh số bán hàng, tổng sản lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ... 4. Qui trình kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền Sơ đồ khái quát về kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền Đơn đặt hàng - Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng - Xem xét tình hình thực tế của đơn vị - Nếu không đồng ý bán chịu: Thông báo lại cho khách hàng - Nếu đồng ý bán chịu: Tiến hành xuất bán Duyệt bán hàng Bộ phận bảo vệ, thủ kho và người nhận hàng theo dõi lượng hàng thực xuất Bộ phận được giao tiến hành xuất kho Xuất kho hàng hoá Lập hoá đơn vận chuyển Lập hoá đơn bán hàng ( thu tiền ) đúng qui định, hoá đơn phải được đánh số thứ tự Ghi nhận doanh thu bán hàng Chuyển giao hàng hoá và lập hoá đơn Xử lí vào sổ các khoản thu tiền mặt Nhận tiền người mua: séc, giấy báo nhận tiển .. Cập nhật sổ thu tiền Cập nhật các khoản phải thu: số tiền các khoản phải thu… Theo dõi các khoản phải thu khách hàng Theo dõi thanh toán Chuẩn y hàng bán bị trả lại Dự phòng nợ phải thu khó đòi Sổ sách ghi chép các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phải được thẩm tra hàng tháng 5. Mục tiêu và các thủ tục kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền Do chu trình bán hàng và thu tiền là chu trình khá phức tạp nên phải có các thủ tục kiểm soát phù hợp nhằm ngăn chặn các sai phạm, gian lận có thể xảy ra. 5.1. Đối với nghiệp vụ bán hàng 5.1.1. Mục tiêu kiểm soát Chỉ ghi chép các nghiệp vụ có thật, doanh thu ghi sổ là có thật dựa trên những minh chứng hợp lí. Các nghiệp vụ tiêu thụ được phê chuẩn và xét duyệt đúng đắn. Doanh thu đã được tính toán đúng và ghi sổ chính xác. Doanh nghiệp thu được ghi sổ đúng kì. Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn, ghi đầy đủ vào sổ chi tiết được tổng hợp chính xác. Để đạt được các mục tiêu kiểm soát trên đồng thời ngăn chặn các sai phạm thì phải thiết kế các thủ tục kiểm soát sau: bao gồm kiểm soát kế toán và kiểm soát vật chất. 5.1.2. Kiểm soát kế toán Đơn vị nên thiết kế các thủ tuc kiếm soát thích hợp cho từng công việc: Quá trình vào sổ doanh thu được chứng minh bằng những chứng từ vận chuyển (nếu có) và các ĐĐH đã phê chuẩn. Các hợp đồng bán hàng được đánh số và được theo dõi chặt chẽ. Sự phê chuẩn nghiệp vụ tiêu thụ nhằm vào các trọng điểm : + Phê chuẩn phương thức bán chịu trước khi giao hàng. + Gửi hàng. + Giá bán, phương thức thanh toán, chi phí vận chuyển, tỷ lệ chiết khấu. Các chứng từ vận chuyển, hợp đồng (kèm PXK) đều được đánh số và ghi chép. Phân định trách nhiệm về ghi sổ nhật kí bán hàng với sổ chi tiết các khoản phải thu. 5.1.3. Kiểm soát vật chất Nhà quản lý cần qui định các thủ tục quản lý việc tính tiền và vào sổ doanh thu hàng ngày, đặc biệt là trước và sau kì kế toán. Đánh số thứ tự các chứng từ để tránh mất mát do cố ý hay vô ý. Hạn chế tiếp cận với chương trình máy tính: mỗi người có mã số riêng trong việc sử dụng máy tính, kiểm soát việc tham khảo tài liệu. Đảm bảo các tài liệu, thông tin kế toán được bảo mật. Trong điều kiện lý tưởng công ty nên có một hệ thống kiểm tra tín dụng khách hàng nhằm điều tra, thu thập về kết quả hoạt động tài chính, tình hình SXKD của khách hàng cũ và mới. Đối với vộ phận kho hàng cần xây dựng nhà kho, hệ thống báo động, ban hành các qui chế ra vào kho hàng, qui chế bảo trì sửa chữa tài sản. Đảm bảo việc bảo quản chất lượng hàng hóa. Nhằm đảm bảo an toàn vật chất, thì tốt hơn Nhà quản lí nên qui trách nhiệm cho một cá nhân cụ thể để nâng cao ý thức trách nhiệm bảo quản tài sản. Các qui định trên nên ban hành dưới dạng văn bản hướng dẫn để khuyến khích nhân viên làm công việc của họ chính xác và trung thực. 5.2. Đối với chu trình thu tiền Sau khi tiến hành các bước trong nghiệp vụ bán hàng thì đơn vị tiến hành thu tiền trong trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thu qua ngân hàng hoặc tiếp tục theo dõi các khoản phải thu và việc thực hiện thanh toán trong trường hợp bán chịu. Đối với nghiệp vụ này việc xảy ra các gian lận và sai sót là rất lớn và đa dạng. Vì vậy yêu cầu đối với doanh nghiệp trong việc theo dõi việc thu tiền và ghi sổ là hết sức chặt chẽ, nhằm đảm bảo cho tài sản của đơn vị không bị chiếm dụng, đảm bảo thu nợ đầy đủ từ khách hàng. 5.2.1. Mục tiêu kiểm soát Đảm bảo cho các khoản tiền đã ghi sổ là thực sự nhận được. Số tiền đã thu đều đã được ghi sổ một cách đầy đủ, tính toán và đánh giá đúng. Phiếu thu được đối chiếu và ký duyệt các khoản chiết khấu được xét duyệt đúng đắn. Các khoản tiền thu được đều ghi sổ đúng kì. Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác các khoản thu tiền mặt, tiền gửi đã được ghi chép và cộng dồn đúng. 5.2.2. Kiểm soát kế toán Để hạn chế và ngăn chặn những rủi ro, nhà quản lý cần thiết kế những thủ tục kiểm soát thích hợp, để hệ thống kiểm soát nội bộ có thể thực hiện được những mục tiêu đề ra. Cách li trách nhiệm giữa quản lý tiền mặt và ghi sổ kế toán tiền, kế toán phải thu. Đối chiếu độc lập tài khoản ở ngân hàng. Xét duyệt các khoản chiết khấu bằng tiền mặt. Đối chiếu các khoản phải thu theo thương vụ và đối chiếu với các chứng từ bán hàng và thu tiền. Cách li trách nhiệm giữa ghi sổ nhật kí thu tiền với ghi sổ các khoản phải thu. Gửi đều đặn báo cáo nợ cho khách hàng. 5.2.3. Kiểm soát vật chất Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn, chính sách chiết khấu giảm giá và thủ tục bán chịu. Qui định các thủ tục xoá sổ nợ phải thu khó đòi. Qui định rõ việc cập nhật các khoản thu vào sổ quỹ theo thời gian. Có qui định rõ về số tiền mặt tối đa hiện có tại quỹ của đơn vị. Sử dụng két sắt cất giữ tiền, hệ thống báo động, hạn chế tiếp cận sổ sách. Sử dụng hệ thống máy tính, máy đếm tiền để thu tiền. Khuyến khích thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng. PHẦN HAI: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU ĐÀ NẴNG VÀ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1. Quá trình hình thành, phát triển của công ty 1.1. Quá trình hình thành Công ty cao su Đà Nẵng thành lập vào ngày 4/12/1975 theo quyết định số 340/PTT của Hội Đồng Chính Phủ, với tên gọi ban đầu là Nhà Máy Cao Su Đà Nẵng thuộc Tổng Công ty Hóa Chất Việt Nam, tiền thân là một xưởng đắp vỏ xe ô tô của quân đội. Với cơ sở vật chất ban đầu còn nghèo nàn, lạc hậu và nguồn nhân lực ban đầu chỉ có 10 cán bộ, kỹ sư được cử từ Nhà máy Cao Su Sao Vàng Hà Nội về quản lý và sản xuất. Ban đầu nhà máy chỉ đắp được các lốp ôtô đã qua sử dụng với hai công đoạn đắp và hấp còn các giai đoạn sản xuất bán thành phẩm nhà máy đều mua lại từ các đơn vị khác. Đầu năm 1976 chiếc lốp đắp đầu tiên ra đời. Lúc đầu nhà máy chỉ đắp được 3 quy cách, đến năm 1977 đắp được 15 quy cách. Ngoài sản phẩm đắp lốp ôtô, sau đó công ty đã phát triển thêm nhiều loại sản phẩm như ống hút nước, ống dẫn nước, dây curoa. Đến năm 1995-1996 Công ty đã hoàn thành quy trình công nghệ sản xuất lốp ôtô mới với nhiều quy cách khác nhau. Đến năm 1993, Nhà Máy Cao Su Đà Nẵng đổi tên thành Công Ty Cao Su Đà Nẵng theo quyết định số 320/QĐ-NSĐT ngày 20/05/1993. Là một trong 3 trung tâm công nghiệp cao su lớn nhất nước ta và là cơ sở công nghiệp cao su lớn nhất miền Trung Việt Nam. Hình thức sở hữu: Nhà nước. Đến ngày 01/01/2006 thì công ty đã thực hiện xong phương án cổ phần hoá và đổi tên thành công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng. Công ty đã cổ phần với số lượng cổ phần như sau: 51% cổ phần là của Tổng công ty Hoá Chất Việt Nam, 49% cổ phần được bán ra ngoài cho các nhà đầu tư. Mệnh giá của mỗi cổ phiếu là 10.000 và số lượng cổ phiếu mà công ty đã phát hành là 9.200.000. Tính đến thời điểm đầu năm 2008 thì tổng số vốn hoạt động của công ty là 584 tỷ đồng. 2. Quá trình phát triển: Quá trình phát triển của Công ty có thể phân ra thành ba giai đoạn như sau: Giai đoạn I :Từ khi thành lập đến năm 1989: Đây là giai đoạn phát triển theo cơ chế quản lý kinh tế bao cấp, trong giai đoạn này về quy mô sản xuất được mở rộng, vốn đầu tư tăng nhưng hiệu quả sản xuất kinh doanh đạt được thấp so với khả năng sẵn có của Công ty, công suất máy móc thiết bị sử dụng không hết, năng suất lao động thấp, sản phẩm sản xuất theo kế hoạch định sẵn để giao nộp cho Nhà nước, vật tư tiền vốn được Nhà nước cấp theo chỉ tiêu. Do vậy trong giai đoạn này Công ty chỉ đơn thuần thực hiện hoàn thành kế hoạch trên cơ sở Nhà nước cấp phát vật tư và các yếu tố khác cho sản xuất tương ứng. Giai đoạn II:Từ năm 1989 đến 2005: Đây là giai đoạn quản lý kinh tế theo thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Để phù hợp với cơ chế mới, Công ty phải thực sự quan tâm đến việc hạch toán kinh tế nội bộ, thường xuyên cải tiến mẫu mã, cải tiến kỹ thuật, cải tiến tổ chức quản lý để sản phẩm làm ra với các mẫu mã đẹp, chất lượng tốt mà giá thành hạ phù hợp thị hiếu của người tiêu dùng. Bước đầu hoạt động theo cơ chế thị trường, Công ty còn nhiều bỡ ngỡ nhưng với sự nhiệt tình sáng tạo của đội ngũ cán bộ, kỹ sư của Công ty đã lãnh đạo công ty đứng vững trên thị trường, tốc độ phát triển năm sau cao hơn năm trước, sản phẩm được thị trường chấp nhận, đời sống cán bộ công nhân viên luôn ổn định và là doanh nghiệp được Bộ Công nghiệp đánh giá cao trong ngành cao su. Giai đoạn III: Bắt đầu từ ngày 2005 đến nay Ngày 10/10/2005, Công ty Cao su Đà Nẵng được chuyển thành Công ty cổ phần Cao su Đà Nẵng theo Quyết định số 3241/QĐ-TBCN của Bộ trưởng Bộ công nghiệp. Ngày 01/01/2006 Công ty cổ phần Cao su Đà Nẵng chính thức đi vào hoạt động với vốn điều lệ là 49.000.000.000 đồng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3203000850 ngày 31/12/2005 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Đà Nẵng cấp. Cơ cấu cổ đông của DRC tại thời điểm 04/10/2006 bao gồm 50,5% thuộc sở hữu của Nhà nước, do Tổng Công ty hoá chất Việt Nam nắm giữ; 25,07% sở hữu thuộc CBCNV công ty và 24,43% thuộc sở hữu của các cổ đông ngoài công ty. Hiện Công ty cũng đang nắm giữ 30% vốn điều lệ của Công ty liên doanh Sovitcom (tương đương 716.296.330 đồng). Sau hai năm thực hiện cổ phần hoá, tuy vẫn có những thuận lợi và khó khăn song hành mặc dù vậy công ty luôn chủ động trong việc tổ chức, mở rộng thị trường và kết quả đạt được trong những năm gần đây cũng rất khả quan: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần nhất : Chỉ tiêu Năm2005 Năm 2006 Năm 2007 Tổng Giá trị tài sản (tr/đồng) 566.300 508.313  584.407 Doanh thu (tr/đồng) 728.515 926.161 1.169.780 Lợi nhuận (tr/đồng) 1.084 55.378 70.867 Vốn chủ sỡ hữu đầu năm 2007: 208.596 triệu đồng tăng hơn so với 2006 là 141.659 triệu đồng. Thành tích đạt được Từ khi thành lập đến nay, DRC được Nhà nước tặng thưởng huân chương Lao động hạng nhất, hạng nhì, hạng ba. Cờ dẫn đầu thi đua của Chính phủ liên tục trong nhiều năm. Sản phẩm của Công ty được Người tiêu dùng bình chọn “Hàng Việt nam chất lượng cao” liên tục các năm từ năm 1998 đến năm 2006. Top 100 thương hiệu mạnh nhất Việt Nam 2004 – 2005. Cúp vàng Top – ten thương hiệu Việt năm 2005 và năm 2006. Giải thưởng “Sao vàng Đất Việt” năm 2004, 2006. 10 năm liền được bầu là “ Hàng Việt Nam được yêu thích nhất”. Năm 2006, Công ty được Ủy ban Quốc gia về hợp tác kinh tế quốc tế tặng bằng khen đã có thành tích xuất sắc trong phát triển sản phẩm và thương hiệu tham gia hội nhập kinh tế quốc tế. Bằng khen của Bộ thương mại Lào về sản phẩm Việt nam được yêu thích. Sản phẩm của Công ty được UBND Thành phố Đà nẵng chọn là 01 trong 05 sản phẩm chủ lực của Thành phố trong thời kỳ hội nhập. 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty 2.1. Chức năng Ngành nghề kinh doanh của công ty hiện nay là sản xuất, kinh doanh nghiệp, xuất nhập khẩu các sản phẩm cao su, chế tạo, lắp đặt các thiết bị ngành công nghiệp cao su, kinh doanh thương mại, dịch vụ tổng hợp. Sản phẩm chính của Công ty bao gồm: - Săm lốp xe đạp, xe máy các loại, lốp ôtô đắp - Săm, lốp, yếm ôtô mới dùng cho xe tải nặng, tải nhẹ và xe khách  - Lốp nông nghiệp - Lốp đặc chủng OTR có cỡ vành từ 24” đến vành 51” ) - Sản phẩm cao su kỹ thuật Bên cạnh hoạt động sản xuất sản phẩm săm lốp các loại xe là chủ yếu thì công ty còn mở rộng ra các hoạt động xuất nhập khẩu và nhượng bán vật tư tư khác. 2.2. Nhiệm vụ - Tiến hành SXKD theo đúng ngành nghề đăng kí và mục đích thành lập công ty, đồng thời chịu trách nhiệm về sản phẩm của mình. - Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn vốn kinh doanh nghiệp. - Thực hiện các nghiêm chỉnh các nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Thực hiện đúng chính sách, chế độ quản lí kinh tế, quản lí xuất khẩu. - Thực hiện tốt các chế độ kế toán, chế độ quản lý tài sản, chế độ tiền lương, an toàn lao động động theo đúng chính sách Nhà nước. - Tận dụng năng lực sản xuất và không ngừng ứng dụng máy móc thiết bị, khoa học kỹ thuật vào trong sản xuất của công ty. 3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 3.1. Đặc điểm môi trường kinh doanh Sản phẩm của Công ty cao su Đà Nẵng sản xuất được tiêu thụ rộng rãi trên thị trường trong nước và nước ngoài. Trong nhiều năm qua Công ty cổ phần cao su Đà nẵng đã xây dựng được mạng lưới tiêu thụ sản phẩm mạnh và rộng lớn, hiện Công ty đang có trên 150 nhà phân phối được phân bổ đều khắp trên 64 Tỉnh, Thành trong cả nước. Sản phẩm săm lốp ôtô, mặt hàng chủ lực của Công ty, hiện đang có thị phần lớn nhất tại Việt Nam. Riêng đối với sản phẩm lốp đặc chủng OTR cho đến nay ở Việt Nam chỉ có duy nhất DRC sản xuất thành công mặt hàng này. Một số quy cách lốp siêu tải nặng cỡ vành từ 35” – 51” ở Đông Nam Á chỉ có DRC sản xuất. Có thể nói đây là “sản phẩm không đụng hàng” và đang tạo ra lợi thế cạnh tranh rất lớn cho DRC. Việt Nam gia nhập WTO sẽ là cơ hội để Công ty tiếp tục đẩy mạnh công tác xuất khẩu tại các thị trường hiện có và phát triển thêm nhiều thị trường mới. Bên cạnh thị trường trong nước, đến nay sản phẩm DRC đã có mặt ở hầu hết các nước trong khu vực Đông Nam Á, Nam Á, Tây Á và một số quốc gia tại khu vực Trung Đông, kim ngạch xuất khẩu năm 2007 đạt 6,0 triệu USD tăng hơn so với năm 2006. Hiện nay Công ty cổ phần cao su Đà Nẵng đang tiếp tục đầu tư xây dựng Thương hiệu, Văn hóa doanh nghiệp và hệ thống các nhà phân phối trong và ngoài nước theo hướng chuyên nghiệp cả về chiều sâu lẫn chiều rộng, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của thị trường để không ngừng mở rộng thị phần thương hiệu DRC. 3.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất xuất kinh doanh SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY CÔNG TY XN săm lốp xe đạp, xe máy XN cơ điên năng XN săm lốp ô tô XN sản phẩm mới XN cán luyện kho XN đắp lốp ô tô Các chi nhánh và cửa hàng Bộ phận sản xuất săm xe đạp Bộ phận sản xuất săm lốp xe m áy Bphận sản xuất săm lốp ô tô n ối Bphận sản xuất săm yếm ôtô Bphận sản xuất bán thành phẩm Bphận sản xuất sản phẩm khác Các tổ sản xuất Bộ phận sản xuất lốp xe đạp Về tổ chức sản xuất: Công ty cao su Đà Nẵng tổ chức sản xuất theo mô hình trực tuyến chức năng. Công ty có 6 xí nghiệp trực thuộc. a. Xí nghiệp săm lốp xe đạp - xe máy: Có nhiệm vụ nhập bán thành phẩm liên quan đến sản xuất săm lốp xe máy, săm lốp xe đạp và các vật tư nguyên liệu khác từ kho công ty về phục vụ cho sản xuất. b. Xí nghiệp cơ điện - Năng lượng Có nhiệm vụ phục vụ sửa chữa và chế tạo mới khuôn mẫu và phụ tùng thay thế cho một xí nghiệp khác, cung cấp hơi, nhiệt cho các xí nghiệp trên sản xuất ra sản phẩm. Xí nghiệp có ba bộ phận chính: - Bộ phận cung cấp hơi nhiệt : Có nhiệm vụ nhận dầu đốt lò về cung cấp hơi nhiệt cho các Xí nghiệp sản xuất, cuối tháng thống kê có nhiệm vụ thống kê số lượng dầu tiêu thụ thực tế trong tháng. - Bộ phận sửa chữa: Bộ phận này được hạch toán riêng, khoán công việc, mỗi một phần việc đều có hợp đồng do Phòng kỹ thuật, Phòng tổ chức lao động tiền lương theo dõi. - Bộ phận chế tạo mới: Cũng như bộ phận sửa chữa được phép hạch toán riêng. Nhiệm vụ chủ yếu là chế tạo khuôn mẫu các phụ tùng thay thế. c. Xí nghiệp săm lốp ôtô Có nhiệm vụ nhận bán thành phẩm từ xí nghiệp cán luyện và vật tư nguyên liệu khác từ kho công ty về sản xuất thành sản phẩm săm lốp ôtô mới các loại. Xí nghiệp chia thành 2 bộ phận SX: Bộ phận sản xuất lốp ôtô các loại. Bộ phận sản xuất săm, yếm ôtô các loại. d. Xí nghiệp sản xuất phẩm mới Có nhiệm vụ thử nghiệm sản xuất các sản phẩm mới của công ty ( Là các sản phẩm lần đầu tiên công ty cho tiến hành sản xuất). Nếu các sản phẩm này được thị trường chấp nhận và mang lại hiệu quả cao thì công ty sẽ cho tiến hành sản xuất hàng loạt. f. Xí nghiệp cán luyện: Có nhiệm vụ sản xuất ra các loại bán thành phẩm theo các đơn pha chế để cung cấp cho các xí nghiệp sản xuất ra sản phẩm. g. Xí nghiệp đắp lốp ôtô: Có nhiệm vụ nhận bán thành phẩm từ xí nghiệp cán luyện và vật tư nguyên liệu khác từ kho Công ty để sản xuất sản phẩm (Riêng phần đắp và hấp). Tổ chức sản xuất của Công ty gồm có 6 Xí nghiệp sản xuất, mục đích là từng bước giao quyền tự chủ cho từng Xí nghiệp, nhưng hiện nay mới chỉ giao tiền lương cho từng Xí nghiệp, còn các nhiệm vụ khác thì chưa giao. Do vậy chưa phát huy được hiệu quả và tính chủ động, tình trạng lãng phí vật tư còn phổ biến. Để khắc phục tình trạng này lãnh đạo Công ty đề ra việc hạch toán nội bộ cho các Xí nghiệp, trong đó hạch toán chi phí nguyên vật liệu, bán thành phẩm là chủ yếu, có chế độ thưởng phạt rõ ràng cho từng Xí nghiệp. III. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí của công ty Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí Chú thích: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Tổng giám đốc công ty PGĐ sản xuất PGĐ kỹ thuật PGĐ Bán hàng Kế toán trưởng Ban an toàn Tổ mộc nề Phòng KCS P.Kỹ thuật cao su P.kỹ thuật cơ năng P.bán hàng P. hành chính P.Tổ chức LĐ TL P. xuất nhập khẩu XN Săm, lốp xe đạp, xe máy XN Săm lốp ôtô P. Tài Chính kế toán Đội bảo vệ Ban đầu tư XN đắp lốp XN Cán luyện P. Kế hoạch vật tư XN Cơ khí năng lượng Chi nhánh miền Bắc Cửa hàng trung tâm Chi nhánh miền Nam P.Dịch vụ sau bán hàng 2. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận Như đã trình bày ở trên, Công ty Cao su Đà Nẵng tổ chức sản xuất và quản lý sản xuất kinh doanh theo mô hình trực tuyến chức năng. Trực thuộc công ty là các xí nghiệp sản xuất không có tư cách pháp nhân, không quan hệ trực tiếp với ngân sách và chịu sự quản lý mọi mặt của công ty. Với mô hình này tại công ty bộ máy quản lý bao gồm: - Tổng Giám đốc: Là người điều hành cao nhất, toàn quyền quyết định mọi vấn đề trong công ty và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về mọi mặt hoạt động của công ty. Để làm tốt phần việc của mình, Giám đốc ủy quyền cho các Phó Tổng Giám đốc trực tiếp chỉ đạo các phòng ban, xí nghiệp có liên quan và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về những nhiệm vụ được phân công. - Ban kiểm soát: có chức năng kiểm tra, giám sát, đánh giá hoạt động của các phòng ban trong công ty. Định kỳ 6 tháng một lần, ban kiểm soát kết hợp với các phòng ban khác tiến hành kiểm tra đồng loạt. Ban kiểm soát gồm có 3 người: trưởng ban kiểm soát là một cổ đông lớn của công ty, và 2 nhân viên khác một là trưởng phòng tổ chức và một là chủ tịch công đoàn. - Các Phó Tổng Giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc theo từng lĩnh vực chuyên môn, được Giám đốc ủy quyền chỉ đạo trực tiếp các phòng ban, các xí nghiệp sản xuất theo từng lĩnh vực được phân công. Hàng tuần, có trách nhiệm báo cáo trước Tổng Giám đốc tình hình sản xuất, tình hình quản lý và kinh doanh tại các bộ phận mà các Phó Giám đốc chịu trách nhiệm chính. - Kế toán trưởng : Có chức năng điều hành phòng tài chính kế toán. - Các phòng ban, các Xí nghiệp, chi nhánh: Có trách nhiệm tổ chức bộ máy của mình về quản lý kinh tế, quản lý kỹ thuật chuyên môn, để hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty thuộc mình đảm nhiệm. Về tổ chức các phòng ban, xí nghiệp, chi nhánh tương đương nhau, song nếu thuộc lĩnh vực được công ty phân công, được ủy quyền và xác định nghĩa vụ thì đơn vị đó chịu trách nhiệm chính quyết định về lĩnh vực chuyên môn (nhất là chuyên môn kỹ thuật, chuyên môn kinh tế) thuộc phạm vi được phân công, ủy quyền đơn vị phụ trách thì đơn vị đó có quan hệ cấp trên về chuyên môn hay lĩnh vực đó. Việc thiết lập cơ cấu tổ chức quản lý trong công ty bảo đảm tính chặt chẽ có hệ thống, các cấp điều hành hiểu rõ trách nhiệm quyền hạn, nghĩa vụ và quyền lợi của mình, tạo mọi điều kiện chủ động và sáng tạo trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty Tổ chức bộ máy kế toán, chức năng, nhiệm vụ từng phần hành kế toán 1.1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Tất cả các công việc như kiểm tra phân loại chứng từ gốc, định khoản kế toán, ghi sổ chi tiết và tổng hợp, hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất, lập báo cáo kế toán đều tập trung ở phòng tài chính kế toán. Tại các xí nghiệp sản xuất trực thuộc công ty không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ biên chế nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thống kê, thu thập chứng từ sau đó gửi về phòng kế toán Công ty xử lý và ghi sổ. Sơ đồ bộ máy kế toán Phó phòng kiêm kế toán TSCĐ Thủ quỹ Thống kê tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tính giá thành Kế toán tiền và công nợ Kế toán tiêu thụ Kế toán vật tư và tiền lương Các thống kê xí nghiệp Kế toán các chi nhánh KẾ TOÁN TRƯỞNG Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 1.2. Chức năng, nhiệm vụ từng phần hành - Kế toán trưởng : Là người chịu trách nhiệm phụ trách chung phòng kế toán tài vụ. Chịu trách nhiệm trước Công ty về công tác hạch toán, điều hành hoạt động chung của phòng đồng thời tham mưu kịp thời cho Giám đốc về tình hình tài chính của Công ty. Cuối kỳ tập hợp sổ sách báo cáo trước hội đồng quản trị về tình hình kinh tế tài chính của Công ty. Ngoài ra còn phải phân tích hoạt động kinh tế góp phần cung cấp nguồn vốn cho các công trình sản xuất kinh doanh và các dự án đầu tư, tổ chức tập huấn, hội thảo, tổ chức các đợt thanh tra tài chính theo định kỳ và đột xuất. Tham gia trong công tác tổ chức sắp xếp cán bộ và bộ máy kế toán của cơ quan Công ty và các đơn vị trực thuộc. - Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp và TSCĐ: là người chịu trách nhiệm về công tác kế toán trước kế toán trưởng, lập kế hoạch tài chính, theo dõi tình hình tăng giảm, biến động toàn bộ TSCĐ của Công ty, hằng năm đăng ký với chi cục thuế về việc tăng giảm nguồn khấu hao. Đồng thời cuối kỳ thực hiện các bút toán kết chuyển, và lập các báo cáo. - Nhân viên của phòng kế toán: được chia phụ trách từng phần hành công việc theo hướng chuyên môn hóa gồm các khâu: + Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt tại công ty và chịu trách nhiệm về sự mất mát do mình gây ra, có trách nhiệm thu và chi tiền, lên cân đối và rút ra số dư tiền mặt trong ngày. + Thống kê: Lập báo cáo thống kê hằng ngày ra Tổng công ty, tổng hợp sản lượng hằng tháng lên báo cáo sản lượng theo qui định của tổng cục thống kê . + Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu chi, thanh toán công nợ của công ty đối với các hoạt động kinh tế. + Kế toán giá thành: Tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm . + Kế toán tiền và công nợ: Theo dõi tình hình công nợ của Công ty với bên ngoài và ngược lại, hạch toán tổng hợp các tài khoản 131, 138, 331, 338 lên nhật kí chứng từ và bảng kê liên quan. + Kế toán tiêu thụ: theo dõi tình hình xuất sản phẩm c._.ã có riêng bộ phận thực hiện các nghiệp vụ bán hàng liên quan đến xuất nhập khẩu. Điều đó, cho thấy công ty đã tổ chức cho một nghiệp vụ xuất khẩu rất cẩn thận để đảm bảo tín dụng cho công ty, vì khách hàng là nước ngoài nên phải chú trọng việc thanh toán và thực hiện hợp đồng với khách hàng tránh các rủi ro tín dụng, hay hàng hoá không đảm bảo chất lượng gây mất uy tín, sẽ ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu của công ty. Cụ thể để hoàn thiện qui trình kiểm soát được thể hiện qua lưu đồ: (1), (2) Tuy nhiên, các HĐKT, chứng từ liên quan lại không có sự xét duyệt của giám đốc. Vì vậy cần có sự ký duyệt của giám đốc để thể hiện trách nhiệm, giảm bớt áp lực công việc đối với phòng kinh doanh. Tránh việc thông đồng ảnh hưởng đến tài sản, tín dụng của công ty. (3), (4) Mặt khác, ngoài Invoice cần lập phiếu xuất kho để thủ kho lên thẻ kho theo dõi số lượng xuất tồn của hàng hóa. Đồng thời, cuối tháng sẽ có sự đối chiếu giữa kế toán và thủ kho, nhằm phát hiện các sai sót chênh lệch trong ghi chép kế toán kịp thời có biện pháp chỉnh sửa. Hơn nữa lập PXK ngăn chặn gian lận khách hàng khai số lượng trên PXK ít hơn thực tế làm thất thoát tài sản của công ty. N Thanh toán Nhận hàng Ký duyệt ĐĐH Người có nhu cầu (4) (2) (1) (3) Sai Lập Invoice Invoice Invoice Tờ khai hàng hoá xuất khẩu Lập Detailed Packinglist xuất hàng Nhận hàng HĐKT Ký duyệt Kế toán tiền Thủ kho Người vận chuyển Khách hàng P. kinh doanh Ghi sổ N N Giám đốc Đúng Kiểm tra ĐĐH Ký duyệt duyệt Xét duyệt Lập HĐ kinh tế PXK lập PXK PXK Thẻ kho 2. Đối với nghiệp vụ thu tiền 2.1. Nghiệp vụ thu tiền mặt Mặc dù, khối lượng các nghiệp vụ thu trực tiếp bằng tiền mặt trong ngày không lớn nhưng nếu không lập phiếu thu ngay hoặc để vài ngày sẽ dẫn đến tình trạng nhân viên sử dụng tiền của công ty vì mục đích cá nhân, chiếm đoạt tiền của công ty, và nếu để lâu ngày mới lập phiếu thu một lần không những sai nguyên tắc kế toán mà còn dễ gây ra sai sót trong quá trình ghi chép, thất thoát tài sản, các hành vi gian lận rất dễ xảy ra như: thủ quĩ sẽ không nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quĩ của công ty mà sẽ giữ lại sử dụng cho mục đích riêng của mình và có thể sẽ chiếm đoạt số tiền đó. Nếu như không có các biện pháp kiểm soát hữu hiệu trong nghiệp vụ này. Vì vậy, công ty cần đưa ra những nguyên tắc nhất định yêu cầu phải ghi phiếu thu ngay khi nghiệp vụ kinh tế xảy ra và lập báo cáo bán hàng trong ngày. Đồng thời, có những chính sách thưởng phạt nghiêm khắc để nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Từ đó, sẽ ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền nói chung và nghiệp vụ thu tiền mặt nói riêng. Để tăng cường kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền mặt công ty có thể xây dựng lại các thủ tục, thể hiện qua lưu đồ kiểm soát: (1): Kế toán tiền mặt kiểm tra chứng từ mà người nộp tiền đem đến nếu chứng từ không hợp lệ thì trả lại cho người nộp tiền, còn nếu hợp lệ thì kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu. Việc kiểm tra chứng từ đảm bảo tránh sai sót về ghi chép chứng từ. (2): Kế toán trưởng kiểm tra chứng từ, nếu thấy đúng sẽ ký duyệt phiếu thu. Giám đốc ký duyệt. (3): Thủ quỹ tiến hành thu tiền và ghi sổ quỹ, sự tách biệt giữa kế toán với thủ quỹ tránh gian lận chiếm đoạt tiền của công ty, thủ quỹ sử dụng tiền sai mục đích. (4), (4’): Kế toán tiền ghi vào sổ tiền mặt và sổ sách liên quan. Kế toán công nợ sẽ căn cứ vào phiếu thu để ghi giảm nợ cho khách hàng ở sổ chi tiết phỉa thu khách hàng. Hàng tháng, thủ quỹ và kế toán tiền mặt tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ và sổ tiền mặt. Đồng thời, kế toán tiền mặt và kế toán công nợ phải đối chiếu giữa sổ tiền mặt với sổ chi tiết phải thu khách hàng. Việc đối chiếu như vậy sẽ phát hiện ra sai sót về ghi sổ kế toán để có biện pháp chỉnh sửa kịp thời . Kế toán công nợ đúng sai Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ N Sổ cái Nhật ký CT Tờ kê chi tiết Ghi vào sổ tiền mặt phiếu thu Thu tiền và xác nhận vào phiếu thu phiếu thu phiếu thu Ký duyệt Ký duyệt phiếu thu lập phiếu thu Đề nghị nộp tiền kiểm tra chứng từ chứng từ liên quan: HĐGTGT nộp tiền Kế toán tiền Khách hàng (1) (2) (3) (4’) (4) Ghi vào sổ quỹ sổ chi tiết phải thu KH Tờ kê chi tiết TK131 N Nhật ký CT Sổ cái N 2.2. Thu tiền qua ngân hàng Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng thì gian lận ít xảy ra hơn, tuy nhiên vẫn có thể xảy ra sai sót về ghi chép sổ sách. Vì vậy cần có sự kiểm tra đối chiếu các chứng từ để tránh các sai sót cố ý hay vô ý, có biện pháp kịp thời chỉnh sửa. (1), (1’) kế toán tiến hành kiểm tra giấy báo Có và đối chiếu với các chứng từ liên quan (hoá đơn GTGT). Nếu thấy đúng thì sẽ vào sổ chi tiết tiền gửi, nếu sai sẽ chuyển trả giấy báo Có lại cho ngân hàng. Đồng thời, kế toán công nợ cũng tiến hành đối chiếu các chứng từ với kế toán, sau đó ghi vào sổ chi tiết phải thu khách hàng. Máy tính sẽ tự động ghi vào sổ sách còn lại. (2), (2’) Do lượng tiền thu vào hàng ngày nhiều nên mỗi ngày kế toán phải đối chiếu với sổ phụ ngân hàng để đề phòng sai sót có thể xảy ra, tránh các tổn thất về tài chính. Như vậy, với việc xây dựng và áp dụng các thủ tục KSNB thích hợp đối với chu trình bán hàng và thu tiền công ty có thể ngăn ngừa được những sai sót, gian lận có thể xảy ra. Lưu đồ kiểm soát: Nhận được lệnh chuyển tiền do NH khác chuyển trả (2’) (2) (1) Đúng Sai NH của công ty Kế toán công nợ Kế toán tiền Lập giấy báo Có giấy báo Có, chứng từ liên quan Sổ phụ ngân hàng Giấy báo Có, chứng từ NH chuyển đến kiểm tra GB Có (1’) kiểm tra đối chiếu CT kiểm tra đối chiếu CT Sổ tiền gửi Sổ chi tiết phải thu KH Sổ Cái Nhật kí CT Tờ kê chi tiết TK131 Sổ Cái Nhật kí CT Tờ kê chi tiết TK 112 N N 2.3. Quản lí các khoản nợ phải thu Chúng ta đều biết những rủi ro là không thể tránh khỏi khi áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng.Tuy nhiên, để tiêu thụ được sản phẩm và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng thì không thể không áp dụng chính sách tín dụng. Vấn đề là phải quyết định áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng nào để rủi ro là nhỏ nhất. Đây không phải là vấn đề đơn giản. Vì thế nên có sự đánh giá tình hình tài chính của khách hàng trước khi quyết định có áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng nào đó hay không. Đối với những khách hàng lâu năm thì có thể dựa vào kinh nghiệm để có thể đánh giá, có thể thông qua lịch sử thanh toán các khoản nợ của khách hàng trước đây. Nếu khách hàng nào có lịch sử giao dịch tốt thì công ty có thể áp dụng các chính sách tín dụng thông thoáng hơn, còn nếu khách hàng này trước đây đã từng nợ thời gian lâu, hoặc không giao dịch trong một thời gian và nay trở lại tiếp tục giao dịch thì cần qui định chặt chẽ hơn các chính sách tín dụng, hoặc nên có các yêu cầu ràng buộc như ký cược… Đối với những khách hàng mới, bộ phận xét duyệt tín dụng nên tìm hiểu kỹ thông tin về khách hàng. Có thể ban đầu lúc ký hợp đồng phân phối sẽ yêu cầu khách hàng ký cược một khoản để đảm bảo khả năng thanh toán trong tương lai. Mặt khác, thì người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm phê duyệt tín dụng và hạn mức tín dụng nên được tách biệt khỏi bộ phận chịu trách nhiệm bán hàng. Công ty nên có một bộ phận chuyên kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, công việc phải được tiến hành một cách thường xuyên và thật sự nghiêm túc. Nhìn chung công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ hơn đối với những khách hàng nhỏ, ít giao dịch so với các khách hàng lớn và thường xuyên. Đối với các khách hàng nước ngoài thì phương pháp tín dụng tốt nhất là sử dụng phương pháp thanh toán bằng L/C vì do khoảng cách về địa lý cho nên công ty khó có thể tìm hiểu về chất lượng tín dụng của khách hàng. Tổ chức công tác truy thu công nợ là việc làm cần thiết. Cuối tháng, kế toán công nợ cần xác định số dư nợ của các khách hàng sau đó lọc ra những khách hàng có số dư nợ vượt quá mức tín dụng cho phép: BẢNG TỔNG HỢP DƯ NỢ CUỐI KỲ CỦA KHÁCH HÀNG Tháng 12 năm 2007. TT TÊN KHÁCH HÀNG DƯ NỢ CUỐI KỲ DƯ NỢ CHO PHÉP CHÊNH LỆCH Miền Bắc 1 Cty Lộc Xuân 1.156.662.599 471.332.520 685.330.079 2 Cty TNHH Bình Lợi 185.746.995 256.125.122 (70.378.127) ... ... ... ... ... Cộng miền Bắc 15.326.252.779 13.636.324.556 1.689.928.220 Miền Trung ... ... ... ... .... Cộng miền Trung Miền Nam ... ... ... ... ... Tổng cộng 31.445.854.546 24.154.221.950 7.291.632.590 Sau đó lập danh sách những khách hàng có số nợ vượt quá mức tín dụng cho phép để gửi Giấy Đề nghị Thanh toán. Mặt khác, trong các quy định về chính sách tín dụng của công ty gửi cho khách hàng và các nhà phân phối, ngoài quy định về những chế độ chiết khấu được hưởng khi thanh toán công ty cũng cần qui định thêm : Nếu khách hàng để số dư nợ vượt quá mức cho phép thì mức chênh lệch dư nợ cho phép đó sẽ được tính lãi theo lãi suất ngân hàng và được trừ vào chế độ thanh toán của khách hàng. Bên cạnh việc khuyến khích việc thanh toán của khách hàng như chính sách chiết khấu mà công ty đang sử dụng thì việc qui định tính lãi suất trên số dư nợ vượt quá qui định sẽ khiến cho khách hàng thanh toán đầy đủ hơn nhằm tận dụng chính sách chiết khấu. Khi đó công ty sẽ giảm bớt một khoản chi phí đáng kể khi giảm bớt chi phí lãi vay do vay ngắn hạn để hoạt động đồng thời giảm rủi ro đối với các khách hàng không có khả năng thanh toán. Ví dụ: Tỷ lệ số dư nợ cho phép vào cuối kỳ đối với khách hàng Lộc Xuân là 20% phần nhận hàng trong tháng. Trong tháng, Lộc Xuân nhận hàng có tổng giá trị là: 2.356.662.599đ Và đã thanh toán với tổng số tiền là: 1.200.000.000đ. Số dư đầu kỳ : 0đ Như vậy, theo qui định thì khách hàng này có thể để dư nợ cuối kỳ là: 471.332.520đ . Tuy nhiên số dư nợ thực tế là:1.156.662.599 đ Số dư nợ vượt quá mức cho phép là: 685.330.079 đ Nếu áp dụng mức lãi ngân hàng hiện nay cho số dư nợ vượt quá cho phép này là:1,25%/tháng. Số lãi này là: 8.566.626đ Nếu công tác thu hồi nợ được tổ chức tốt thì công ty không phải vay ngắn hạn khoản tiền tương đương số dư nợ vượt quá mức cho phép đó tương ứng với chi phí lãi là: 8.566.626đ. Đây mới chỉ thực hiên tính trên một khách hàng, trong khi đó số khách hàng vượt dư nợ cho phép cuối mỗi kỳ là khá cao. 3. Quản lí đối với việc sử dụng phần mềm máy tính Hiện nay, ở công ty kế toán chỉ nhập số liệu chứng từ gốc ban đầu và ghi vào một số loại sổ chi tiết, còn việc ghi chép vào các sổ sách chủ yếu là do phần mềm máy tính thực hiện. Do đó, công ty cũng cần chú ý đến việc thiết kế các thủ tục kiểm soát đối với việc nhập liệu và xử lí dữ liệu trên máy tính như: - Mỗi người sử dụng máy tính cần có một tài khoản người sử dụng và mật khẩu duy nhất để chống tình trạng dữ liệu kế toán có thể bị sửa đổi, sao chép. - Các tệp tin, văn bản cần được thường xuyên lập bản sao dự phòng, tốt nhất là hàng ngày nhưng không được ít hơn mức hàng tuần để đề phòng các tập tin, dữ liệu và phần mềm của công ty có thể bị hư hỏng hoặc do hành động phá hoại, ăn cắp…quá trình lập dự phòng phải được kiểm tra định kì. - Công ty nên cài đặt phần mềm diệt vi rút trên tất cả các máy tính và thực hiện định kì chạy, cập nhật phần mềm này. Hiện nay, hệ thống máy tính của công ty đã được kết nối mạng internet thì công ty buộc phải có bức tường lửa giữa mạng của công ty với Internet để ngăn chặn Virut và các Hacker thâm nhập vào hệ thống máy tính lấy cắp tài liệu hay phá hỏng các chương trình phần mềm kế toán của công ty. - Quản lý sao chép dữ liệu: Hiện nay kế toán tiêu thụ định kì tiến hành sao chép dữ liệu từ phòng bán hàng qua chương trình của phòng kế toán. Tuy nhiên công việc này gặp không ít những sai sót trong quá trình truyền tải dữ liệu. Do vậy có thể lập trình lại phần mềm sao cho khi phòng bán hàng nhập dữ liệu thì dữ liệu tự động chuyển sang cho phòng kế toán, điều này là có thể thực hiện được vì các máy tính sử dụng trong các phòng đều đã được kết nối mạng nội bộ. Tuy nhiên, để thực hiện điều này cần có thời gian để hoàn chỉnh bộ mã sản phẩm mà hai phòng đang sử dụng, đây là trường khoá để có thể kết chuyển dữ liệu khi cập nhật. Hoặc nếu việc xây dựng lại bộ mã sản phẩm gặp nhiều khó khăn do số lượng sản phẩm quá nhiều thì có thể sử dụng đồng nhất tên gọi sản phẩm. Việc này vừa tạo điều kiện thuận lợi cho công việc cập nhật dữ liệu vừa làm cho công việc kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ được thuận lợi và nhanh chóng hơn. c a ô b d Bằng sự hiểu biết và nguồn kiến thức đã được trang bị ở nhà trường em đã hoàn thành đợt thực tập này. Trong thời gian thực tập tại công ty CP Cao Su Đà Năng, qua tìm hiểu nghiên cứu tình hình thực tế về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đã giúp em học hỏi được nhiều kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo công ty, các anh chị phòng kế toán, cô Trần Thượng Bích La đã giúp em hoàn thành tốt khoá luận này. Đà Nẵng, ngày 3 tháng 04 năm 2008 Sinh viên thực hiện Trần Thị Thu Hoà c aôb d Lí thuyết kiểm toán - khoa kế toán - Trường Đại học kinh tế quốc dân - Nhà xuất bản tài chính Hà Nội. Kiểm toán - Bộ môn kiểm toán - khoa kế toán kiểm toán - Trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh - nhà xuất bản thống kê, 2004. Kiểm toán nội bộ khái niệm và quy trình – Vũ Tự Đức – nhà xuất bản thống kê. Thực hành kiểm toán báo cáo tài chính – PGS.PTS Vương Đình Hụê – Nhà xuất bản tài chính Hà Nội. Giáo trình kiểm toán tài chính – GS.TS nguyễn quang quỳnh, TS Ngô Trí Tuệ - Nhà xuất bản kinh tế quốc dân 2006. Auditing – Anintergrated, 1997 – alvin A.ren & James K.loebbecke. Giáo trình kiểm toán nội bộ – Th.s Nguyễn Thị Khánh Vân - Đại học Duy Tân. Giáo trình kiểm toán tài chính III – CH. Phan Thanh Hải - Đại học Duy Tân. Các trang web: www.kiemtoan.com.vn www.google.com.vn 10. Khoá luận tốt nghiệp khác. MỤC LỤC  Ý KIẾN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Ý KIẾN CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN Ý KIẾN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Phụ lục II.1 BẢNG CÂU HỎI VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Hiện nay tôi đang thực tập tại Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng để hiểu rõ hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và môi trường kiểm soát nói riêng, tại công ty mong anh (chị) trả lời cho tôi một số câu hỏi dưới đây bằng cách chọn Có hoặc Không. Tôi xin chân thành cảm ơn! Môi trường kiểm soát Tên và chức vụ cán bộ nhân viên được phỏng vấn Ông (bà): Câu hỏi Trả lời Có Không Không áp dụng Ghi chú Tính chính trực và giá trị đạo đức 1. Nhà quản lý có đặt quyền lợi chung lên hàng đầu bằng cách thực thi tính chính trực và đạo đức trong cả lời nói và việc làm không? 2. Có thiết lập và phổ biến các chính sách thích hợp về các thông lệ kinh doanh được cho phép, xử lý các mâu thuẫn quyền lợi cũng như các qui chế đạo đức? 3. Có biện pháp để hạn chế hay loại bỏ những sức ép hay cám dỗ nhân viên có những hành vi trái đạo đức? Hội đồng quản trị và ban kiểm soát 1. Hội đồng quản trị có họp thường xuyên và các biên bản có được lập kịp thời không? 2. Các thành viên hội đồng quản trị có đủ kiến thức, kinh nghiệm và thời gian để phục vụ hữu hiệu không? 3. Trong ban kiểm soát có thành viên bên ngoài không? Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý 1. Có nghiên cứu cẩn thận các rủi ro kinh doanh và giám sát một cách thoả đáng hay không? 2. Nhà quản lý khi lựa chọn nguyên tắc kế toán và đưa ra những ước tính kế toán có nhằm để lập được báo cáo tài chính trung thực và hợp lý không? 3. Nhà quản lý có vui lòng điều chỉnh báo cáo tài chính khi có sai sót trọng yếu hay không? Chính sách nhân sự 1. Có các chính sách nhân sự và thủ tục liên quan để có thể tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân viên có năng lực và trung thực để phục vụ hữu hiệu cho đơn vị không? 2. Nhân viên có hiểu trách nhiệm và các thủ tục áp dụng cho công việc của họ không? 3. Việc bố trí cán bộ ở các phòng ban có hợp lí hay không? 4. Chế độ khen thưởng, kỉ luật có được ban hành bằng văn bản và phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên không? 5. Cán bộ nhân viên có được Ban lãnh đạo quan tâm đến đời sống và chế độ làm việc hay không? PHIẾU KHẢO SÁT Hiện nay tôi đang thực tập tại công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng với đề tài” Tăng cường kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền”. Vì vậy, để đề tài có tính khách quan, mong anh (chị) trả lời cho tôi một số câu hỏi dưới đây bằng cách chọn Có hoặc Không. Tôi xin chân thành cảm ơn! Tên và chức vụ cán bộ nhân viên được phỏng vấn Ông (bà): Đối với nghiệp vụ bán hàng: STT Câu hỏi Chọn đáp án Ghi chú Có Không 1 Công ty có kế hoạch tiêu thụ sản phẩm không? 2 Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm được lập dựa trên các khách hàng truyền thống không? 3 Khách hàng có thể đặt hàng bằng cách: + Thông qua nhân viên công ty + Gửi fax, gửi mail + Đến trực tiếp tại công ty + Các cách khác… 4 Công ty có bộ phận tiếp nhận hợp đồng không? 5 Công có công khai giá của sản phẩm không? 6 Hợp đồng kinh tế có được công khai trước khi kí duyệt không? 7 Công ty có chính sách bán hàng không? (chính sách khuyến mãi, chiết khấu) 8 Khi xuất kho hàng hoá có lập lệnh xuất kho? 9 Tất cả các lệnh xuất kho đều được phê duyệt? 10 Số lượng hàng xuất giao đúng với số lượng trên hợp đồng? 11 Tất cả các phiếu xuất kho đều được lưu lại? 12 Tất cả các hoá đơn bán hàng đều được đánh số thứ tự không? 13 Thủ kho có được viết phiếu xuất kho? 14 Số liệu ghi trên hoá đơn và phiếu xuất kho đều khớp nhau không? 15 Số liệu giữa các hoá đơn bán hàng và nhật kí bán hàng có khớp nhau không? 16 Các khoản bán chịu hàng có được xét duyệt trước khi gửi hàng không? 17 Cuối mỗi ngày thủ kho có lập báo cáo về số hàng đã xuất không? Đối với nghiệp vụ thu tiền: STT Câu hỏi Chọn đáp án Ghi chú Có Không 1 Công ty có áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm đối với thủ quĩ và kế toán tiền mặt không? 2 Thủ quỹ công ty có kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ nào không? 3 Công ty có chính sách chiết khấu thanh toán không? 4 Thủ quỹ có được giữ sổ kế toán tiền mặt không? 5 Các phiếu thu có được đánh số thứ tự không? 6 Hàng ngày có thực hiện kiểm kê quỹ không? 7 Số liệu trên sổ quỹ có khớp với các phiếu thu không? 8 Công ty có đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tiền gửi với số liệu trên tài khoản ngân hàng không? 9 Có lập bảng chi tiết theo dõi phải thu khách hàng không? 10 Có đối chiếu số liệu của công ty với khách hàng về khoản thu không? 11 Công ty có thực hiện lập dự phòng đối với các khoản thu quá hạn không? 12 Công ty có xoá sổ các khoản nợ không có khả năng thu hồi? 13 Cuối ngày thủ quỹ có nộp tiền vào ngân hàng không? 14 Toàn bộ tiền hàng thu được có giữ lại quỹ không? Phụ lục II.3: Cụ thể sau đây sẽ là qui định về chế độ bán hàng năm 2007 đối với nhà phân phối: Cửa hàng Hà Đức Vinh tại Gia Lai: CÔNG TY CP CAO SU ĐÀ NẴNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số 1817/BH-DRC Độc lập- Tự do - Hạnh phúc Đà Nẵng, ngày 01tháng 01 năm 2007 QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ BÁN HÀNG NĂM 2007 I/ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG: Chế độ bán hàng này áp dụng cho: Cửa Hàng HÀ ĐỨC VINH Địa chỉ: Gia Lai Là nhà phân phối ký hợp đồng kinh tế với Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng năm 2007 mua bán các sản phẩm Săm Lốp Ôtô,Xe Đạp - Xe máy nhãn hiệu DRC II/ CHẾ ĐỘ BÁN HÀNG: 1/ CHIẾT KHẤU THEO DOANH THU Căn cứ vào Doanh thu thực tế đạt được trong tháng, Nhà phân phối sẽ được hưởng chiết khấu cụ thể như sau: STT Doanh thu thực tế ( Triệu đồng/ tháng ) Tỷ lệ chiết khấu ( %/ doanh thu thực tế ) 1 D.thu thực tế <200 1,85 2 200<=D.thu thực tế <300 2,20 3 300<=D.thu thực tế <400 2,40 4 400<=D.thu thực tế <500 2,60 5 500<=D.thu thực tế <600 2,80 6 D.thu thực tế >=600 3,00 2/ CHIẾT KHẤU ĐẠT DOANH THU THEO KẾ HOẠCH QUÝ Căn cứ vào doanh thu thực tế đạt được theo Quý so với doanh thu kế hoạch Quý, nhà phân phối sẽ được hưởng chiết khấu khi doanh thu thực tế (Quý /2007) >= Doanh thu kế hoạch (Quý /2007). - Mức chiết khấu được hưởng là :0,6% D.thu thực tế (Quý/2007) 3/ CHIẾT KHẤU THEO DOANH THU KHU VỰC 3.1/ Khoản chiết khấu doanh thu theo khu vực chỉ áp dụng cho các nhà phân phối ở những khu vực thị trường được công ty qui định( Danh sách các nhà phân phối do Giám đốc công ty duyệt) 3.2/ Căn cứ vào mức doanh thu thực tế đạt được trong tháng, nhà phân phối sẽ được hưởng các mức chiết khấu cụ thể như sau: 3.2.1/ Chiết khấu theo D.thu thực tế đạt được trong tháng: STT Doanh thu thực tế ( Triệu đồng/ tháng ) Tỷ lệ chiết khấu ( %/ doanh thu thực tế ) 1 D.thu thực tế <200 1,50 2 200<=D.thu thực tế <300 1,60 3 300<=D.thu thực tế <400 1,70 4 400<=D.thu thực tế <500 1,80 5 500<=D.thu thực tế <600 2,00 6 D.thu thực tế >=600 2,10 3.2.2/ Chiết khấu theo mức D.thu thực tế đạt được tại các khoảng thời gian qui định trong tháng: STT Doanh thu tiêu thụ Theo thời gian qui định trong tháng Tỷ lệ chiết khấu ( %/ doanh thu thực tế ) 1 Doanh thu thực tế đạt được thừ ngày 01 đến ngày 10 0,6 2 Doanh thu thực tế đạt được thừ ngày 11 đến ngày 20 0,4 3 Doanh thu thực tế đạt được thừ ngày 21 đến cuối thàng 0,0 III. CÁC QUI ĐỊNH LIÊN QUAN ĐẾN CHẾ ĐỘ BÁN HÀNG NĂM 2007: 1/ Doanh thu thực tế: Là toàn bộ số tiền mà Nhà phân phối đã thanh toán cho công ty trong tháng đối với sản phẩm Săm lốp các loại( nếu thanh toán qua Ngân hàng thì phải thể hiện trên tài khoản của công ty trong tháng đó) 2/ Doanh thu kế hoạch Quý: Là mức doanh thu mà công ty giao cho nhà phân phối theo từng quý trong năm 2007 dựa trên cơ sở doanh thu thực tế đạt được trong năm 2006 có tính đến yếu tố tăng trưởng của năm 2007. Doanh thu kế hoạch Quý được thể hiện trong Bảng giao kế hoạch Doanh thu năm 2007 được ký kết hai bên. Doanh thu kế hoạch có thể được điều chỉnh theo từng quý để phù hợp với tình hình tiêu thụ thực tế. 3/ Chỉ tiêu dư nợ cho phép: - Là số dư nợ vào cuối tháng của từng Nhà phân phối được công ty quy định trên cơ sở tỷ lệ (%) so với tổng giá trị hàng nhận của nhà phân phối trong tháng đó. - Giá trị nhận hàng trong tháng là tổng cộng tiền thanh toán của tất cả các hoá đơn nhận hàng từ ngày đầu tháng đến hết ngày cuối tháng đó mà công ty xuất cho Nhà phân phối đó. - Chỉ tiêu dư nợ cho phép được thể hiện trong bảng giao kế hoạch Doanh thu năm 2007 đã ký kết giữa hai bên. 4/ Hình thức thanh toán các chế độ bán hàng: + Giá trị chiết khấu theo doanh thu và chiết khấu theo Doanh thu khu vực sẽ được công ty tổng hợp và thanh toán theo từng tháng. + Giá trị chiết khấu đạt Doanh thu kế hoạch Quý sẽ được công ty tổng hợp và thanh toán theo từng Quý. + Công ty sẽ thanh toán các chế độ chiết khấu trên cho các Nhà phân phối bằng cách giảm trừ vào đơn giá bán sản phẩm hoặc qui đổi ra sản phẩm.(Giá qui đổi là giá chuẩn tại công ty) 5/ Cách tính các chỉ tiêu chiết khấu bán hàng: Doanh thu thực tế trong tháng của NPP dùng để tính các chỉ tiêu chiết khấu bán hàng là số tiền mà NPP thanh toán cho các khoản sau: + Số dư theo qui định ( nếu có ) của tháng trước chuyển sang. + Giá trị của hàng nhận trong tháng sau khi trừ đi mức dư nợ qui định. Do đó, nếu doanh thu thực tế trong tháng của NPP bao gồm cả phần thanh toán cho số dư nợ vượt quá qui định cả tháng trước chuyển sang thì việc giải quyết các chỉ tiêu chiết khấu cho phần Dư nợ vượt nầy được qui định như sau: (1) Đối với chỉ tiêu chiết khấu theo Doanh thu và Doanh thu theo khu vực: ● Giá trị thanh toán cho phần dư nợ vượt của tháng trước chuyển sang sẽ được tách riêng ra khỏi Doanh thu thực tế của tháng này và được hưởng hệ số chiết khấu tương ứng với phần doanh thu này. ● Doanh thu thực tế dùng để thanh toán chế độ chiết khấu theo Doanh thu khu vực được xác định là toàn bộ số tiền Nhà phân phối thanh toán cho giá trị hàng nhận trong tháng sau khi trừ phần giá trị công nợ vượt giữa số Dư nợ thực tế vào cuối tháng sau khi trừ phần giá trị công nợ giữa số dư nợ thực tế vào cuối tháng với số dư nợ cho phép. (2) Đối với chỉ tiêu chiết khấu theo mức Doanh thu tại các khoảng thời gian quy định: Giá trị thanh toán cho phần dư nợ vượt của tháng trước chuyển sang không được hưởg chế độ này. Ngoài các chế độ bán hàng đã được qui định ở trên, tuỳ tình hình tiêu thụ ở trên, tuỳ tình hình tiêu thụ thực tế của từng thời kỳ, từng loại sản phẩm hoặc từng Khu vực thị trường, Công ty sẽ có các chính sách hỗ trợ, khen thưởng hoặc khuyến mãi thích hợp theo quyết định của Tổng Giám đốc. Qui định này được áp dụng kể từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/12/2007. CÔNG TY CP CAO SU ĐÀ NẴNG TỔNG GIÁM ĐỐC ĐINH NGỌC ĐẠM Phụ lục II.5: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -----o0o----- BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ Hôm nay ngày 12 tháng 02 năm 2007 tại Công ty CP cao su Đà Nẵng Đại diện bên bán hàng (bên A): Công ty cổ phần Cao Su Đà Nẵng Ông(bà): Phạm Thị Thoa Chức vụ: Kế Toán trưởng Ông (bà): Hoàng Thái Hà Chức vụ: Kế toán công nợ Đại diện bên mua hàng (bên B): Cửa hàng Hà Đức Vinh .Địa chỉ : Gia Lai Ông (bà) : Nguyễn Mạnh Tường Chức vụ: Cán bộ mua hàng Ông (bà): .................................Chức vụ:..................................... Cùng nhau đối chiếu công nợ đến 30/12/2007 giữa hai bên như sau: + Dư Có đầu kỳ: (01/01/2007) : (17 đồng) + Phát sinh trong kỳ: PHẦN NHẬN HÀNG PHẦN THANH TOÁN TT Số CT Ngày Số tiền Ngày Số tiền 1 010088 04/01 43.395.880 19/12 840.000.000 2 010091 04/01 371.884.150 ... ... ... .. ... ... ... Tổng 1.880.136.638 840.000.000 Như vậy cho đến ngày 30/12/2007 Đơn vị: Cửa hàng Hà Đức Vinh Còn nợ Công ty cổ phần Cao Su Đà Nẵng số tiền: 1.040.136.621đồng Bằng chữ: Một tỷ không trăm bốn mươi triệu, một trăm ba sáu nghìn sáu trăm hai mươi mốt đồng y ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN Phụ lục II.4: GIẤY THANH TOÁN CHẾ ĐỘ BÁN HÀNG Tháng 12/2007 Đvt:đồng TÊN NHÀ PHÂN PHỐI : Doanh nghiệp tư nhân Hà Đức Vinh ĐỊA CHỈ : GIA LAI PHÂN PHỐI MẶT HÀNG : SL ÔTÔ 1/ SỐ DƯ ĐẦU KỲ (01/02/2007): 185.687.244 2/ HÀNG NHẬN TRONG KỲ: 485.633.627 3/THANH TOÁN TRONG KỲ: 545.909.488 4/DƯ NỢ CUỐI KỲ (31/01/2007): 125.411.383 5/DƯ NỢ CHO PHÉP (20%): 97.126.725 6/CHÊNH LỆCH =(4)-(5): 28.284.658 CHÊNH LỆCH DƯ NỢ THÁNG 11 CHUYỂN SANG 47.549.795 TT CHỈ TIÊU DOANH THU HỆ SỐ THÀNH TIỀN 1 CHIẾT KHẤU THEO DOANH THU Chiết khấu theo DT do chênh lệch tháng 01 chuyển sang 47.549.795 1,85% 879.671 Chiết khấu DT đạt được trong tháng 498.359.693 2,60% 12.957.352 2 CHIẾT KHẤU THEO DOANH THU a/ Chiết khấu theo mức DT đạt được trong tháng Chiết khấu theo DT do chênh lệch tháng 01 chuyển sang 47.549.795 1,50% 713.247 Chiết khấu DT đạt được trong tháng 498.359.693 1,50% 7.051.126 b/ Chiết khấu theo mức doanh thu đạt được theo thời gian Doanh thu từ ngày 01 đến ngày 10 Doanh thu từ ngày 11 đến ngày 20 21.601.396 Tp Đà Nẵng, ngày 22 tháng 12 năm 2007 Tổng Giám đốc/ P. Tổng Giám đốc Kế Toán Trưởng P. Bán hàng Phụ lục II.2: HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01GTKT- 3LL Liên 3: Nội bộ Phát hành theo CV số DRC Ngày 10 tháng 12 năm 2007 1644CT/ AV ngày 7/4/2006 của Cục Thuế TP. Đà Nẵng Ký hiệu:AA/2006T ISO 9001 Số: 013053 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU ĐÀ NẴNG Địa chỉ: 01 Lê Văn Hiến - Thành phố Đà Nẵng Điện thoại: 0511 836202 MST: 0400101531 Lệnh xuất kho số:... 13261....................Ngày:....08/12/2007....................................... Họ, tên người mua hàng:............................................................................................. Đơn vị: .....Cửa hàng Hà Đức Vinh.............................................................................. Địa chỉ: ......Số 10 Trần Phú - TP. Pleiku- Gialai........................................................ Hình thức thanh toán: Chuyển khoản....MST: ...5900287097..................................... STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Lốp xe đạp650/205 đen chiếc 1000 17.629 17.629.000 2 Lốp xe đạp600/203 đen chiếc 3000 17.284 51.852.000 3 Lốp xe đạp660/202 đen chiếc 500 18.493 9.246.500 4 Lốp leo núi26x195/216 nội chiếc 100 21.515 2.151.500 5 Săm xe đạp 600 đen van chiếc 5000 7.611 38.055.000 Cộng tiền hàng:....................................118.934.000.... Thuế suất GTGT: 10.0% Tiền thuế GTGT :.................................11.893.400.... Tổng cộng tiền thanh toán:..............................130.827.400.... Số tiền bằng chữ:(Một trăm ba mươi triệu tám trăm hai mươi bảy nghìn bốn trăm đồng y)....................................................................................................................................... Người mua hàng Người viết hoá đơn Phòng bán hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)  Phụ lục III.7: BẢNG THEO DÕI HOÁ ĐƠN HÀNG ĐỔI BÙ Tháng 04 năm 2007 TT Khách hàng Hàng trả về Hàng đổi bù Chênh lệch Ctừ Ngày Số tiền Thuế Tổng thanh toán Ctừ Ngày Số tiền Thuế Tổng thanh toán 1 Lộc Xuân 9223 01/04 8.468.112 846.811 9.314.923 014154 02/04 8.468.112 846.811 9.314.923 0 2 Lộc Xuân 014069 03/04 3.514.229 351.423 3.865.652 3 Lộc Xuân 014070 03/04 1.784.762 178.476 1.923.238 4 Chân Chính 1233 04/04 1.154.619 115.462 1.270.081 014125 05/04 1.154.619 115.462 1.270.081 0 5 Tấn Phát 2155 04/04 2.408.000 240.800 2.648.800 014235 07/04 2.546.566 254.657 2.801.223 152.423 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng ... ... ... ... ... ... Phụ lục III.6: YÊU CẦU MUA HÀNG Tên khách hàng :.DNTN Thuần Lý Địa chỉ: 64 Hùng Vương, TP Pleiku, Gia Lai Thời gian yêu cầu: ngày 02 tháng 04 năm 2007 Thời gian dự kiến nhận hàng: ngày 06 tháng 04 năm 2007 Yêu cầu Công ty CP Cao su Đà Nẵng cung cấp cho chúng tôi những sản phẩm sau: TT Tên sản phẩm Số lượng Khả năng đáp ứng Ghi chú 1 Lốp ôtô 1400-24/53L(24pr) 2 2 2 Lốp ôtô 1000-20/53D 100 100 3 Săm ôtô 1000-20 Butyl 100 100 4 Yếm ôtô 900/1000-20 100 100 5 Lốp ôtô 1100-20/53D-CT 50 50 6 Săm ôtô 1100-20 Butyl 50 50 7 Yếm ôtô 1100-20 50 50 8 Lốp ôtô 750/825-20 60 40 Tổng 512 492 Đã cung cấp cho khách hàng theo Hoá đơn: HĐ014652 Người nhận yêu cầu Khách hàng yêu cầu (Ký tên) (Ký tên, đóng dấu) ._.