Tăng cường bộ máy kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp Cơ khí và Xây lắp-Công ty cổ phần Đường Quảng Ngăi

oạt động hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của đơn vị. Một môi trường kiểm soát không lành mạnh th́ các thủ tục kiểm soát đặt ra đều không hữu hiệu. Chính v́ hiểu rơ tầm quan trọng của môi trường kiểm soát cùng với quan điểm lành mạnh trong quản lư mà ban giám đốc Xí nghiệp đă ban hành và duy tŕ được một môi trường kiểm soát tương đối tốt mặc dầu Xí nghiệp chưa xây dựng được Uỷ ban kiểm soát. Để đảm bảo sự vận hành thống nhất trong mọi hoạt động của Xí nghiệp, ban quản lư Xí nghiệp đă đưa ra những quy định, nội quy rơ ràng cho tất cả các công nhân và nhân viên trong toàn Xí nghiệp phải thực hiện như: đi làm đúng giờ, mặc quần áo đúng quy định khi đi làm, có việc ra ngoài phải báo cáo và có sự đồng ư của cấp trên,...và chính ban quản lư Xí nghiệp đă thực hiện gương mẫu các nội quy này. Ban lănh đạo của Xí nghiệp thực hiện tốt sự phân chia rành mạch giữa 3 chức năng: Xử lư nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo quản tài sản chẳng hạn như: kế toán vật tư không kiêm nhiệm thủ kho, kế toán thanh toán không kiêm nhiệm thủ quỹ,... Cũng như tất cả các doanh nghiệp khác, lợi nhuận luôn là mục tiêu hàng đầu và quan trọng của Xí nghiệp. Tuy nhiên, Ban giám đốc không v́ mục tiêu này mà bất chấp hậu quả, thúc ép nhân viên làm việc và bắt họ phải làm những điều sai trái, ngược lại Xí nghiệp luôn có một chế độ làm việc điều độ, hợp lư, luôn tạo được sự thoải mái cho nhân viên khi làm việc và giúp họ hăng hái hoàn thành công việc được giao một cách xuất sắc. Với chính sách nhân sự hợp lư, Xí nghiệp đă có một đội ngũ nhân viên có tŕnh độ chuyên môn, giàu kinh nghiệm, có đầy đủ phẩm chất đạo đức mà Xí nghiệp đă đề ra. Hằng năm, Xí nghiệp thường xuyên tổ chức khen thưởng đối với những cá nhân và tập thể có đóng góp tích cực giúp Xí nghiệp ngày một phát triển; Bên cạnh đó cũng xử phạt nghiêm khắc với các trường hợp vi phạm quy định của Xí nghiệp; Đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên thường xuyên. Ban giám đốc luôn có quan điểm rằng việc lập kế hoach, dự toán trước khi bắt tay vào thực hiện sẽ giúp cho việc sản xuất vận hành tốt hơn, v́ vậy Xí nghiệp luôn lập kế hoach với hầu hết các hoạt động diễn ra trong đơn vị. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch của Xí nghiệp c̣n quá chung chung, chưa nêu cụ thể ra rơ ràng số nhân viên thực hiện, chưa ước tính được số chi phí phải bỏ là bao nhiêu và thời gian hoàn thành trong bao lâu. Bên cạnh đó, các tổ chức bên ngoài như: Cơ quan thuế, ngân hàng, các tổ chức tín dụng, thanh tra lao động,...luôn giám sát chặt chẽ hoạt động sản xuất thi công của Xí nghiệp. Nhờ vậy mà các sai phạm c̣n tồn tại trong Xí nghiệp được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời. Ban giám đốc cũng luôn giám sát chặt chẽ nhân viên của ḿnh trong Xí nghiệp, đặc biệt là kiểm tra giám sát pḥng kế toán tuân thủ đúng chính sách, chuẩn mực kế toán do nhà nước ban hành và tuân thủ đúng đắn các quy định của Xí nghiệp. 1.2/ Về công tác tổ chức hệ thống kế toán 1.2.1/ Về bộ máy tổ chức Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức phù hợp với đặc điểm sản xuất thi công của Xí nghiệp, phù hợp với yêu cầu chuyên môn của mỗi nhân viên kế toán. Các nhân viên kế toán đều có kinh nghiệm trong công việc, có tŕnh độ chuyên môn cao, luôn biết tự hoàn thiện phần hành kế toán mà ḿnh đảm nhiệm. Bên cạnh đó, kế toán trưởng thường xuyên kiểm tra hướng dẫn, đề ra các biện pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác kế toán tại Xí nghiệp, hỗ trợ các nhân viên kế toán làm tốt công việc của ḿnh và kiểm tra giám sát quá tŕnh làm việc của các nhân viên kế toán nhằm hạn chế thấp nhất sai phạm xảy ra.. Pḥng kế toán có sự phân công phân nhiệm rơ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu và kiểm soát lẫn nhau. Thực tế, Xí nghiệp chỉ quan tâm đến kế toán tài chính, chưa đi sâu vào kế toán quản trị. Kế toán quản trị sẽ giúp cho ban giám đốc có thể hoạch định, điều hành, kiểm soát và ra các quyết định hợp lư. Tuy nhiên, việc thay đổi quy chế, chuẩn mực thường không được các nhân viên kế toán nắm bắt kịp thời do không được đào tạo nghiệp vụ thường xuyên, điều này gây khó khăn cho các nhân viên trong quá tŕnh giải quyết công việc. Một hạn chế khác là, vào những ngày cuối năm khối lượng công việc trong pḥng kế toán thường rất nhiều, nhân viên phải làm việc hết sức vất vả mới hoàn thành công việc. 1.2.2/ Về hệ thống tài khoản được áp dụng tại Xí nghiệp Hệ thống tài khoản áp dụng tại Xí nghiệp là hệ thống tài khoản được bộ tài chính ban hành, tuân thủ theo chế độ kinh tế tài chính mà nhà nước quy định, phù hợp với yêu cầu quản lư của đơn vị. Tuy nhiên, quá tŕnh áp dụng hệ thống tài khoản của Xí nghiệp chưa thật linh hoạt, c̣n nhiều chổ bất cập, chưa phản ánh được nội dung của tài khoản. Chẳng hạn, thuế GTGT đầu vào của hàng hoá, dịch vụ và TSCĐ kế toán đều theo dơi trên TK 133 mà không chi tiết TK này ra, do đó không xác định được thuế GTGT đầu vào của hàng hoá, dịch vụ là bao nhiêu, của TSCĐ là bao nhiêu. 1.2.3/ Về h́nh thức ghi sổ H́nh thức kế toán đang áp dụng tại Xí nghiệp là "nhật kư chứng từ" kết hợp với thực hiện kế toán trên máy, việc thực hiện h́nh thức kế toán này phù hợp với đặc điểm sản xuất thực tế của Xí nghiệp. Xí nghiệp đă phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như tŕnh tự luân chuyển chứng từ. Hệ thống máy tính được trang bị đầy đủ trong công tác kế toán giúp cho việc ghi chép, tính toán, cập nhập số liệu nhanh chóng, chính xác; việc lưu trữ thông tin được đảm bảo an toàn. Tuy nhiên, hệ thống sổ sách quá nhiều khiến cho việc ghi chép trùng lặp giữa các sổ sách vẫn c̣n xảy ra làm cho việc quản lư gặp khó khăn, mất nhiều thời gian. Hệ thống máy tính giữa các nhân viên kế toán chưa được nối mạng nội bộ khiến cho việc trao đổi thông tin, số liệu c̣n chậm. 1.2.4/ Về tổ chức và luân chuyển chứng từ Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có các chứng từ cụ thể kèm theo nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, tránh gian lận xảy ra. Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế liên quan đến phần hành nào th́ phần hành đó có chứng từ làm căn cứ ghi sổ và lưu trữ, sau đó có sự đối chiếu kiểm tra chéo lẫn nhau giữa các phần hành, tránh được các sai phạm xảy ra. Tŕnh tự luân chuyển chứng từ tại Xí nghiệp được thực hiện hợp lư và đúng quy định. Việc này đảm bảo cho thông tin được phản hồi đến nhà quản lư, giúp cho họ nắm bắt được t́nh h́nh sản xuất thi công tại đơn vị và ở công trường. Tuy nhiên một số chứng từ vẫn chưa được hoàn thiện, việc luân chuyển chứng từ tại các công tŕnh về pḥng kế toán c̣n chậm, quá tŕnh phối hợp luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận chưa được thực hiện một cách nhuần nhuyễn, kịp thời, v́ vậy Xí nghiệp nắm bắt thông tin không kịp thời, phản ánh không kịp đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.2.5/ Về công tác đối chiếu và lập báo cáo Việc kiểm tra đối chiếu sổ sách giữa các phần hành kế toán diễn ra thường xuyên, nếu có sai sót th́ kịp thời điều chỉnh. Tuy nhiên việc này vẫn c̣n diễn ra qua loa, đại khái. Báo cáo tài chính được lập theo đúng quy định của bộ tài chính, việc lập báo cáo theo từng quư giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu công tác kế toán cũng như các hoạt động khác được thuận lợi, kịp thời điều chỉnh được những sai sót xảy ra trong quá tŕnh thực hiện. Nhưng các báo cáo kế toán chưa phát huy hết vai tṛ phân tích chi phí, chưa đưa ra được các thông tin phản ánh về sự biến động giữa chi phí thực tế phát sinh và chi phí đă dự toán, để từ đó t́m ra được nguyên nhân của sự biến động là do đâu và có được hướng giải quyết tốt hơn. 1.3/ Về thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát của đơn vị được thiết kế tương đối hợp lư, đảm bảo cho công tác quản lư tại đơn vị, tuy nhiên việc thực hiện các thủ tục này vẫn chưa thật hiệu quả, vẫn c̣n nhiều hạn chế xảy ra. Xí nghiệp đă thực hiện được sự phân ly trách nhiệm rơ ràng giữa các bộ phận, pḥng ban trong đơn vị, cũng như từng phần hành kế toán riêng biệt như: kế toán thanh toán không kiêm thủ quỹ, kế toán vật tư không kiêm thủ kho,...Bên cạnh đó, Xí nghiệp cũng có sự uỷ quyền phê chuẩn cho một số thành viên trong ban lănh đạo chịu trách nhiệm và quyền hạn phê chuẩn những vấn đề phù hợp với khả năng và trách nhiệm của ḿnh. Về thủ tục kiểm soát, ta sẽ có nhận xét cụ thể hơn khi đi sâu vào nhận xét công tác quá tŕnh kiểm soát chi phí xây lắp cho từng loại chi phí. 2/ Nhận xét về công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp 2.1/ Về công tác tổ chức xây lắp Hiện nay, mục tiêu của sản xuất xây lắp mà Xí nghiệp cần đạt đến là: Chất lượng và tiến độ công tŕnh xây lắp được đảm bảo, nhưng giá thành công tŕnh xây lắp phải thấp nhất. Do đó, đ̣i hỏi Xí nghiệp phải tiến hành đầu tư nghiên cứu, tính toán thật kỹ càng trong khâu thiết kế công tŕnh cũng như lập dự toán chi phí. Xí nghiệp đă nổ lực hết ḿnh, Ban giám đốc năng động cùng đội ngũ nhân viên có tŕnh độ chuyên môn cao, kinh nghiệm đầy đủ đă tổ chức tốt từ khâu lập dự toán chi phí cho đến khâu thi công, tuỳ vào mức độ phức tạp và đ̣i hỏi của công tŕnh mà tiến hành phân chia công việc cho các đội một cách thích hợp. Bên cạnh đó việc tổ chức phân công phân nhiệm tốt giúp Xí nghiệp thuận lợi hơn trong quá tŕnh quản lư, đem lại kết quả quản lư tốt, đạt hiệu quả cao và góp phần đưa Xí nghiệp ngày một phát triển đi lên, vững bước trong nền kinh tế thi trường đang có sự cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Tuy nhiên, khi tiến hành đi vào thi công xây lắp, các pḥng ban chưa có sự phối hợp chặt chẽ để có sự kiểm soát lẫn nhau. Do đó, nhiều công tŕnh vẫn c̣n xảy ra sai phạm, tiến độ thi công không đảm bảo, chi phí không hợp lư phát sinh nhiều, giá thành công tŕnh xây lắp cao hơn dự toán đă lập nhiều mà không có nguyên nhân rơ ràng. 2.2/ Về công tác kiểm soát chi phí xây lắp Mặc dù xí nghiệp chưa xây dựng được hệ thống kiểm soát riêng biệt, nhưng ban quản lư Xí nghiệp đă và đang thực hiện việc kiểm soát chi phí thông qua kiểm soát sổ sách chứng từ, kiểm soát vật chất và kiểm soát trong khâu hạch toán kế toán. Tuy nhiên, mọi việc cũng chỉ dừng lại ở khâu kiểm tra việc ghi chép, hạch toán, phản ánh số liệu vào sổ sách có thực hiện theo đúng quy định không, chứ không đi sâu vào kiểm soát, phân tích việc thực hiện chi phí của nhân viên như thế nào, tiết kiệm hay lăng phí,...đánh giá hiệu quả hoạt động ra sao để nhằm t́m ra biện pháp khắc phục, đưa ra được những thủ tục kiểm soát chi phí hữu hiệu hơn. 2.2.1/ Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Mặc dù xí nghiệp đă có những thủ tục kiểm soát đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhưng quá tŕnh kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vẫn c̣n một số hạn chế sau: - Do đặc thù của sản xuất sản phẩm xây lắp nên để đảm bảo việc sử dụng đủ nguyên vật liệu cho sản xuất và tránh được t́nh trạng ứ đọng vốn do mua nguyên vật liệu để chờ sản xuất xây lắp, v́ vậy khi nào có đơn đặt hàng th́ pḥng kế hoạch-vật tư mới tiến hành mua vật tư. Tuy nhiên, quy tŕnh và thủ tục mua vật tư vẫn c̣n lơng lẻo trong từng khâu, chưa tạo được sự độc lập giữa các bộ phận có liên quan nên dễ xảy ra gian lận và sai sót như: pḥng KH-KT vừa lập kế hoạch vừa tổ chức thu mua nguyên vật liệu vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. - Địa điểm mua hàng của Xí nghiệp trải rộng ra nhiều khu vực như: Quảng Ngăi, Đà Nẵng, Tp Hồ Chí Minh,…Tuy nhiên, việc tổ chức mua hàng thường riêng lẻ, với số lượng ít theo nhu cầu của từng đơn đặt hàng nên chưa khai thác được những những ưu đăi về giá cả của nhà đầu tư. - Có một số vật tư mua về được chuyển thẳng đến công trường cho đội thi công xây lắp chứ không qua khâu kiểm nghiệm, khiến cho có một số trường hợp vật tư không đảm bảo chất lượng gây ảnh hưởng đến chất lượng công tŕnh. - Một số vật tư xuất cho thi công không được sử dụng hết nhưng vẫn tính toàn bộ vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp khiến cho chi phí phát sinh hạch toán cao hơn so với thực tế. - Không kiểm soát chặt chẽ quá tŕnh sử dụng nguyên vật liệu như thế nào, trong quá tŕnh sản xuất thi công tất yếu phải có phế liệu thải ra và trong số đó có thể có những phế liệu có thể tái sử dụng nhưng bộ phận sử dụng cũng như bộ phận quản lư đă không phân loại để sử dụng lại, gây lăng phí. - Xí nghiệp c̣n tồn đọng một số lượng lớn vật tư do Công ty chuyển xuống, số vật tư này đă không c̣n thích hợp cho việc thi công sản xuất nhưng Xí nghiệp chưa có phương pháp xử lư, làm tăng chi phí bảo quản, lưu kho một cách không cần thiết. - Thủ kho thường chỉ do một người đảm nhiệm nên việc bảo quản và theo dơi vật tư gặp khó khăn, dễ dẫn đến thất thoát vật tư. - Chưa đi sâu vào phân tích chi phí thực tế so với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dự toán nhằm t́m ra nguyên nhân chênh lệch, từ đó có hướng giải quyết và có thể t́m ra những thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hữu hiệu hơn. 2.2.2/ Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp phát sinh ở Xí nghiệp chủ yếu là chi phí tiền lương trả cho những công nhân trực tiếp tham gia thi công xây lắp ở các đội tại các công trường. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp ở Xí nghiệp, được ban quản lư thể hiện qua việc kiểm soát quá tŕnh chấm công, ghi chép sổ sách, tính lương và phát lương,...được thực hiện như thế nào. Tuy nhiên, việc kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp ở Xí nghiệp vẫn c̣n tồn tại những vấn đề sau: - Bảng chấm công thực tế không được công khai cho mọi người xem mà do đội trưởng chấm và cất giữ, chỉ đến cuối tháng mới lấy ra cho mọi người xem. Điều này dẫn đến, gian lận trong chấm công nhưng mọi người không thể phát hiện ra được hoặc có phát hiện ra cũng không c̣n bằng chứng để chứng minh đó là sai phạm v́ sự việc đă xảy ra quá lâu. - Qúa tŕnh chấm công chỉ thực hiện qua loa, đại khái, có những công nhân đi trể hoặc nghỉ làm nửa chừng vẫn được chấm công đầy đủ. - Do đặc điểm của ngành xây lắp đ̣i hỏi kỹ thuật cao nhưng Xí nghiệp thường sử dụng lực lượng thuê ngoài để giảm bớt việc quản lư số lao động này thông qua hợp đồng giao khoán nên vẫn c̣n nhiều tồn tại như: Tŕnh độ tay nghề của các nhân viên này không được đánh giá đúng, chưa kiểm tra tay nghề trước khi thuê mướn, việc quản lư chưa chú trọng đúng mức dẫn đến t́nh trạng làm việc kém năng suất, thiếu tinh thần trách nhiệm...Bên cạnh đó, ư thức đạo đức của một số nhân công thuê ngoài không cao dẫn đến việc công nhân ăn cắp vật tư, làm việc qua loa...khiến cho thi công bị ngưng trệ, không hoàn thành đúng kế hoạch, chất lượng công tŕnh giảm sút gây mất uy tín cho Xí nghiệp. - Không đi sâu vào phân tích chi phí thực tế so với chi phí nhân công trực tiếp dự toán nhằm t́m ra nguyên nhân chênh lệch, từ đó có hướng giải quyết và có thể t́m ra những thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp hữu hiệu hơn. 2.2.3/ Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công Xí nghiệp trang bị đầy đủ các loại máy móc thiết bị phục vụ cho thi công xây lắp như: máy trộn bêtông, máy xúc, máy ủi, máy khoan,...khi các đội có nhu cầu th́ sẽ điều động xuất dùng cho các đội. Tuy chi phí sử dụng máy thi công đă được Xí nghiệp đưa ra các thủ tục kiểm soát rất chặt chẽ nhưng vẫn c̣n tồn tại một số mặt hạn chế: - Tuy máy móc thi công được trang bị đầy đủ nhưng có những loại Xí nghiệp chỉ mua sắm một cái, việc này dẫn đến t́nh trạng khi có nhiều công tŕnh cùng cần đến máy th́ không đủ số máy để cung cấp phải chờ, dẫn đến t́nh trạng tŕ trệ sản xuất, kéo dài tiến độ thi công,... - Qúa tŕnh vận hành máy thi công thực tế chưa được giám sát tốt, có những lúc máy móc phải vận hành liên tục vượt quá thời gian vật hành cho phép dẫn đến quá tải, cũng có lúc máy chỉ làm việc qua loa không thể hiện được hết năng suất của ḿnh. - Việc bảo tŕ, bảo dưỡng máy chưa được thực hiện thường xuyên. - Máy thi công khi cấp xuống cho các đội thi công không được quản lư chặt chẽ nên thường xảy ra hư hỏng. - Qúa tŕnh sửa máy cũng không được kiểm tra giám sát chặt chẽ nên thường có sự cấu kết giữa người đem máy đi sửa và người sửa máy dẫn đến gian lận xảy ra, làm tăng chi phí sửa chữa máy thi công lên nhiều hơn so với thực tế phát sinh. - Không đi sâu vào phân tích chi phí thực tế so với chi phí sử sụng máy thi công dự toán nhằm t́m ra nguyên nhân chênh lệch, từ đó có hướng giải quyết và có thể t́m ra những thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công hữu hiệu hơn. 2.2.4/ Kiểm soát chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là một loại chi phí đa dạng về chủng loại phát sinh, rất phức tạp và khó có thể kiểm soát. Tuy xí nghiệp đă rất cố gắng và đưa ra nhiều thủ tục kiểm soát để quản lư loại chi phí này nhưng vẫn không tránh được những tồn tại: - Chi phí điện thoại, điện nước,...do không được xây dựng định mức nên thường có số phát sinh rất lớn nhưng việc sử dụng vào vấn đề ǵ lại rất không được kiểm soát cặt chẽ; chi phí tiếp khách, công tác phí...của ban quản lư đội cũng rất khó kiểm soát, việc quản lư chỉ dừng lại ở việc hợp lư các hoá đơn chứng từ phát sinh, chứ chưa kiểm soát được chi phí thực tế phát sinh. - Chi phí bằng tiền không có đơn giá định mức theo khối lượng thực hiện mà chỉ tập hợp tất cả các khoản chi phí bằng tiền thực tế phát sinh, việc kiểm soát chủ yếu là việc kiểm tra tính hợp lư, hợp lệ của các chứng từ, hoá đơn,...đối chiếu số liệu trên chứng từ gốc với số liệu đă cập nhập vào máy. Chưa đi sâu vào kiểm tra xem chi phí thực sự được sử dụng vào vấn đề ǵ. - Việc lập dự toán chi phí sản xuất chung tại xí nghiệp c̣n mang tính chủ quan. - Vật tư được xuất dùng cho sửa chữa thường xuyên, xử lư sự cố hay dùng phục vụ cho bộ phận quản lư... thường hạch toán không đúng, v́ vật tư không sử dụng hết cũng đem tính hết vào chi phí sản xuất chung làm tăng chi phí so với thực tế. - Không đi sâu vào phân tích chi phí thực tế so với chi phí sản xuất chung dự toán nhằm t́m ra nguyên nhân chênh lệch, từ đó có hướng giải quyết và có thể t́m ra những thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung hữu hiệu hơn. II/ Một số ư kiến góp phần tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp Cơ khí và Xây lắp - Công ty Cổ phần Đường Quảng Ngăi 1/ Một số ư kiến góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Xí nghiệp 1.1/ Về môi trường kiểm soát Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ th́ cần phải xây dựng và phát triển một môi trường kiểm soát vững mạnh. Sau đây là một số ư kiến nhằm hoàn thiện môi trường kiểm soát tại Xí nghiệp Cơ khí và Xây lắp - Công ty Cổ phần Đường Quảng Ngăi: - Đối với việc lập kế hoạch, cần phải xây dựng một cách khoa học, cụ thể và khi triển khai kế hoạch vào thực tế th́ phải luôn đánh giá và điều chỉnh kế hoạch để đạt được hiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó, đối với các định mức cần phải xây dựng sát với thực tế hơn, nên xoá bỏ các định mức quá cũ, quá lạc hậu... - Sổ sách cần phải được đóng chắc chắn để có thể dễ dàng và đảm bảo trong quá tŕnh lưu trữ, cất giữ, thực hiện đúng nguyên tắc ghi chép đă quy định (không tẩy xoá, không ghi chèn ḍng, không bỏ cách ḍng,...). - Định kỳ phải so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán với tài sản hiện có tại Xí nghiệp để hạn chế việc mất cắp tài sản hoặc phản ánh không đúng tài sản hiện có của Xí nghiệp. - Phải xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết và sơ đồ tài khoản. Ngoài ra, cần xây dựng sổ tay kế toán bao gồm những nội dung cần thiết để các kế toán viên tra cứu khi cần thiết. - Ban hành quy định về bảo mật thông tin kế toán trong đơn vị như các kế toán không được tiếp cận với các phần hành mà ḿnh không phụ trách. - Giáo dục ư thức của công nhân viên trong công việc và những sai sót có thể xảy ra xung quanh công việc của họ. - Để khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong Xí nghiệp và lực lượng lao động thuê ngoài, ban lănh đạo Xí nghiệp cần phải có chính sách khen thưởng hợp lư. Khen thưởng cho những cá nhân và tập thể có thành tích làm việc xuất sắc nhằm động viên họ phát huy và cố gắng nhiều hơn nữa trong công việc, khuyến khích tinh thần làm việc của họ tốt hơn. Bên cạnh đó, Xí nghiệp vẫn duy tŕ quan điểm xử phạt khiêm khắc đối với bất kỳ nhân viên nào có sai phạm nhiều lần mà không chịu sửa chữa, c̣n đối với với những sai phạm nhẹ Xí nghiệp sẽ có biện pháp phê b́nh, khiển trách và nhắc nhở thoả đáng. Điều này sẽ giúp cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp có tinh thần trách nhiệm hơn trong công việc và đối với bản thân ḿnh, hạn chế được những sai phạm xảy ra, góp phần quản lư Xí nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn. 1.2/ Về hệ thống kế toán 1.2.1/ Tổ chức bộ máy kế toán ở Xí nghiệp Bộ máy kế toán của Xí nghiệp không đáp ứng kịp thời, nhanh chóng về thông tin, phân chia khối lượng công việc giữa các phần hành kế toán chưa phù hợp. V́ vậy, Xí nghiệp nên xây dựng mô h́nh kế toán tài chính kết hợp với kế toán quản trị, chú trọng nhiều hơn về kế toán quản trị nhằm mục đích giúp cho công tác quản lư kế toán hoạt động được tốt hơn, công việc được giao đúng cho từng người, được thực hiện đều đặn mà không bị ùn tắt vào cuối năm. - Nên mở rộng bộ máy kế toán, tăng cường thêm một vài nhân viên kế toán, phân chia lại trách nhiệm cụ thể của từng nhân viên cho phù hợn. Cụ thể: Xí nghiệp sẽ tăng cường thêm hai nhân viên kế toán cho đơn vị ḿnh, việc phân chia lại trách nhiệm cho mỗi kế toán viên nên được thực hiện như sau: + Kế toán trưởng: kiêm kế toán tổng hợp. + Nhân viên kế toán 1: thực hiện trách nhiệm của kế toán thanh toán. + Nhân viên kế toán 2: thực hiện trách nhiệm của kế toán vật tư và kế toán công nợ. + Nhân viên kế toán 3: thực hiện công việc của kế toán giá thành ; kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. + Nhân viên kế toán 4: Thực hiện trách nhiệm của một thủ quỹ. Việc mở rộng bộ máy kế toán, phân chia lại trách nhiệm cho từng kế toán viên như trên sẽ giúp cho khối lượng công việc của mỗi kế toán viên sẽ giảm đi, đáp ứng nhanh chóng kịp thời thông tin kế toán khi cần thiết. - Xí nghiệp cần xem xét lại việc phân công khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán để đảm bảo công việc được xử lư hiệu quả và nhanh chóng hơn. Mặc khác, việc ghi chép sổ sách, chứng từ, nghiệp vụ phát sinh tại các công tŕnh nên thường xuyên tổng hợp và gửi về pḥng kế toán, đừng để dồn lại cuối năm công việc sẽ nhiều và dễ sai sót, gian lận. - Thường xuyên tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên kế toán để họ có thể nắm bắt kịp thời sự thay đổi của các chuẩn mực, giúp công tác kế toán gặp nhiều thuận lợi hơn. 1.2.2/ Hoàn thiện một số chứng từ liên quan đến việc phát sinh chi phí xây lắp tại Xí nghiệp Nh́n chung các mẫu chứng từ đă được Xí nghiệp thiết kế và tổ chức tốt, tuy nhiên vẫn c̣n một số chứng từ chưa hoàn hảo và chúng cần phải được hoàn thiện hơn để phục vụ tôt công tác kiểm soát. Tất cả các chứng từ phải được đánh số thứ tự liên tục từ trước do một người độc lập thực hiện để giúp cho việc kiểm soát được chặt chẽ hơn. Bởi v́, một khi sự liên tục của chứng từ bị gián đoạn đột ngột th́ ta có thể dễ dàng phát hiện được ra ngay và kịp thời t́m hiểu lư do, t́m nguyên nhân cho những chứng từ bị mất, hạn chế được những sai phạm xảy ra. a/ Hoàn thiện phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Các phiếu nhập, phiếu xuất kho đều phải được lập ngay tại thời điểm phát sinh nhằm phục vụ tốt cho việc kiểm tra đối chiếu số lượng, giá trị chủng loại vật tư giữa các chứng từ, giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất trong quá tŕnh kiểm soát.Cần phải ghi đầy đủ các yếu tố trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho th́ chứng từ mới hợp lệ. + Đối với phiếu nhập kho, nên thêm các yếu tố như: họ tên người nhập, địa chỉ người nhập, lư do nhập, ... + Đối với phiếu xuất kho, nên thêm các yếu tố như: phương án thi công số...ngày..., mă công tŕnh, mă đội,... Sau đây là mẫu chứng từ đă được hoàn thiện của phiếu nhập kho, xuất kho: + Mẫu phiếu nhập kho đă hoàn thiện: Công ty Cổ phần Đường Quảng Ngăi Cộng hoà xă hội chủ nghĩa Việt Nam Xí nghiệp Cơ khí và Xây lắp Độc lập-Tự do-Hạnh phúc PHIẾU NHẬP KHO VẬT TƯ Mẫu số: 01-VT Số: (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐBTC Ngày … tháng … năm … ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) Nợ Có Số tiền Họ tên người giao hàng: …. …. ……. Theo hoá đơn Số .. Ngày … tháng … năm … Của : Họ tên người nhập: Lư do nhập: Nhập tại kho: STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Người giao hàng Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị (kư, họ tên) (kư, họ tên) (kư, họ tên) (kư, họ tên) + Mẫu phiếu xuất kho đă hoàn thiện: Công ty CP Đường Quảng Ngăi Xí nghiệp Cơ khí và Xây lắp PHIẾU XUẤT KHO VẬT TƯ Mẫu số 02-VT Số: (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày .. tháng … năm … ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) Họ và tên người nhận hàng: Nợ Có Số tiền Đơn vị (bộ phận) …. ….. …… Lư do xuất: Mă CT: Mă đội: Xuất tại kho Phương án thi công số..ngày… ĐVT: đồng STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Người nhận Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị (kư, họ tên) (kư, họ tên) (kư, họ tên) (kư, họ tên) b/ Hoàn thiện phiếu lĩnh vật tư Phiếu lĩnh vật tư nên thêm các yếu tố như: họ tên người lĩnh vật tư, lư do lĩnh,… + Mẫu phiếu lĩnh vật tư đă hoàn thiện: Công ty CP Đường Quảng Ngăi Xí nghiệp Cơ khí và Xây lắp PHIẾU LĨNH VẬT TƯ Mẫu số 04 - VT Số:….. QĐ số 200TCKT/PPCĐ Ngày …tháng…năm… Ngày 24-3-1983 Họ tên người lĩnh vật tư: Lư do lĩnh: Bộ phận sử dụng: Nợ Có Đối tượng sử dụng: …. …. Xuất tại kho: STT Tên vật tư ĐVT Mă vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất Bộ phận sử dụng Pḥng kế hoạch Người lĩnh Giám đốc (kư, họ tên) (kư, họ tên) (kư, họ tên) (kư, họ tên) c/ Hoàn thiện Phiếu báo vật tư c̣n lại cuối kỳ Xí nghiệp chưa xây dựng mẫu phiếu theo dơi vật tư c̣n lại cuối kỳ để ban hành cho các bộ phận nên công tác kiểm tra, kiểm soát c̣n nhiều khó khăn. V́ vậy, để theo dơi số lượng vật tư c̣n lại cuối kỳ hạch toán tại bộ phận sử dụng mà vẫn c̣n tiếp tục được sử dụng, th́ bộ phận sử dụng cần lập phiếu báo vật tư c̣n lại cuối kỳ làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và kiểm tra t́nh h́nh thực hiện định mức sử dụng vật tư. Phiếu này được lập thành 2 liên, một liên giao cho pḥng kế hoạch vật tư, một liên giao cho pḥng kế toán. + Mẫu “Phiếu báo vật tư c̣n lại cuối kỳ” được thiết kế như sau: Đơn vị…. Địa chỉ…. PHIẾU BÁO VẬT TƯ C̉N LẠI CUỐI KỲ Ngày….tháng….năm….. Bộ phận sử dụng:………………………………………….. STT Tên vật tư Mă vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú Phụ trách bộ phận sử dụng (kư, họ tên) 1.2.3/ Hoàn thiện hệ thống sổ sách tập hợp chi phí xây lắp tại Xí nghiệp Xí nghiệp cần phải tiến hành quyết toán vật tư theo đơn đặt hàng để biết rơ được lượng vật tư xuất dùng cho đơn đặt hàng đó thừa hay thiếu so với định mức, từ đó xác định nguyên nhân thừa hay thiếu mà có biện pháp xử lư, tránh t́nh trạng nguyên vật liệu bị thất thoát, bị sử dụng lăng phí trong quá tŕnh sản xuất. + Mẫu “Bảng quyết toán vật tư theo hạn mục” được thiết kế như sau: BẢNG QUYẾT TOÁN VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Đơn đặt hàng số:………… Sản phẩm:………………… STT Sản phẩm ĐVT Vật tư sử dụng theo hạn mức Vật tư sử dụng thực tế Chênh lệch Mức Tỷ trọng (%) 1.3/ Về các thủ tục kiểm soát Việc thiết kế thủ tục kiểm soát của Xí nghiệp tương đối tốt, tuy nhiên vẫn c̣n tồn tại một số bất cập và thiếu sót nên khi áp dụng vào thực tế th́ chưa được thực hiện một cách hữu hiệu. Sau đây là một số ư kiến nhằm góp phần tăng cường kiểm soát chi phí tại Xí nghiệp: - Tăng cường công tác kiểm tra đối với các đội thi công trực thuộc đơn vị, kiểm tra thường xuyên các công tŕnh thi công. - Thời gian kiểm tra mỗi hạng mục công tŕnh nên diễn ra dài hơn, để việc kiểm tra có thể được thực hiện một cách chặt chẽ và đầy đủ hơn. Việc thường xuyên kiểm tra chặt chẽ của Xí nghiệp sẽ giúp cho mỗi đội thi công có ư thức hơn trong công việc của ḿnh, làm việc nghiêm túc hơn và thực hiện đúng mọi quy định mà Xí nghiệp đă đề ra. Việc kiểm soát của Xí nghiệp đối với các đội thi công sẽ được hoàn thiện và chặt chẽ hơn. - Nên tổ chức các lớp tập huấn, đào tạo cho các nhân viên tham gia công tác kiểm tra, kiểm soát. Nhằm mục đích trang bị cho các nhân viên nâng cao tŕnh độ và hiểu thêm về công việc mà ḿnh cần phải làm, tránh được t́nh trạng lúng túng của một số nhân viên khi đă bắt tay vào việc mà vẫn chưa nhận rơ ra được ḿnh cần phải làm ǵ. Giúp cho công tác kiểm tra kiểm soát đạt được hiệu quả cao hơn. - Phân công phân nhiệm rơ ràng cụ thể cho các thành viên trong ban kiểm tra để tránh sự làm việc chồng chéo lên nhau, và giúp nhân viên nắm vững được ḿnh phải làm ǵ. Ví dụ cụ thể như, trong đoàn kiểm tra các nhân viên được phân công phân nhiệm như sau: người thực hiện kiểm tra công tác quản lư TSCĐ, MMTB; cá nhân khác thực hiện kiểm tra công tác quản lư vật tư; người khác lại kiểm tra công tác quản lư lao động tiền lương;... - Đối với mỗi công việc cần nêu rơ ràng nội dung cần kiểm tra, kiểm soát để việc thực hiện được dễ dàng và nhanh chóng hơn. - Việc xử lư kết quả kiểm tra cũng cần được ban lănh đạo Xí nghiệp quan tâm nhiều hơn nữa, từ đó phân tích rút ra những nhược điểm để rút kinh nghiệm trong những lần sau. Bên cạnh đó, việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát cho từng loại chi phí cũng rất cần thiết và cần được quan tâm chú trọng. Những giải pháp hoàn thiện sẽ được nêu cụ thể trong phần " Một số ư kiến góp phần tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp". 2/ Một số ư kiến góp phần tăng cường công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp 2.1/ Về công tác tổ chức xây lắp Hạn chế và cũng là điểm yếu của Xí nghiệp là chưa phát huy được sức mạnh tập thể, chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa các pḥng ban trong quá tŕnh tiến hành thi công. Dó đó, để có thể kiểm soát mọi mặt của quá tŕnh thi công xây lắp tại Xí nghiệp, ban quản lư cần biết tổ chức và tạo được sự phối hợp chặt chẽ giữa các pḥng ban với nhau, phải có sự liên kết chặt chẽ từ khâu thiết kế, lập dự toán chi phí đến quá tŕnh tiến hành thu mua vật tư, tiến hành thi công và nghiệm thu, quyết toán công tŕnh. Các pḥng ban liên quan phải biết hổ trợ, giúp đỡ lẫn nhau nhưng phải tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tạo được sự độc lập trong khi làm việc, tạo được thuận lợi cho việc kiểm tra chéo nhưng không được làm việc chồng chéo lên nhau. Điều này sẽ giúp cho công việc được thực hiện thuận lợi, dễ dàng phát hiện những gian lận sai sót nếu có tồn tại, từ đó có được những biện pháp thủ tục thích hợp hơn góp phần làm tăng hiệu quả của công việc kiểm soát tại Xí nghiệp. 2.2/ Về._.