Tác động làm ô nhiễm bầu không khí tập thể của điều phối hoạt động của Doanh nghiệp yếu kém

Môc lôc Trang Giíi thiÖu chung Ch­a bao giê qu¶n lý cã vai trß quan träng nh­ ngµy nay. Ch­a bao giê nh÷ng ng­êi lµm qu¶n lý ®øng tr­íc nhiÒu c¬ héi vµ th¸ch thøc nh­ ngµy nay. Còng ch­a bao giê c¸ch thøc qu¶n lý ¶nh h­ëng ®Õn sù thµnh b¹i cña c¸c céng ®ång, c¸c tËp thÓ lao ®éng mét c¸ch to lín, trùc tiÕp nh­ vËy. Mét trong nh÷ng yÕu tè quan träng cña qu¶n lý ®ã lµ tr×nh ®é ®iÒu phèi cña c¸n bé qu¶n lý. Nã kh«ng chØ nãi lªn mÆt kÕ ho¹ch vµ tæ chøc qu¶n lý mµ nã cßn thÓ hiÖn tµi n¨ng, chÝ h­íng, nghÖ thuËt chØ huy cña ng­êi l·nh ®¹o. Trong qu¸ tr×nh l·nh ®¹o vµ qu¶n lý, kÕt qu¶ cña hÇu hÕt nh÷ng ng­êi lao ®éng trong c«ng ty phô thuéc vµo ph­¬ng thøc, ph­¬ng ph¸p, c¸ch thøc ®iÒu phèi cña ng­êi l·nh ®¹o. Qu¶n lý mét tËp thÓ ®«ng ng­êi víi c¸c thµnh phÇn ®é tuæi, giíi tÝnh, t©m lý, tr×nh ®é kh¸c nhau kh«ng ph¶i lµ mét c«ng viÖc dÔ dµng. Nã võa ®ßi hái ng­êi c¸n bé qu¶n lý ph¶i cã ®ñ tr×nh ®é, kiÕn thøc vÒ qu¶n lý, l¹i võa ®ßi hái ë ng­êi qu¶n lý cã t­ c¸ch phÈm chÊt ®¹o ®øc tèt cïng víi k¶h n¨ng t­ duy cao ®Ó ®­îc mäi ng­êi trong tËp thÓ kÝnh phôc, tin yªu. Ng­êi qu¶n lý giái ph¶i biÕt c¸ch t¹o dùng mét bÇu kh«ng khÝ tèt trong tËp thÓ lao ®éng cña m×nh, ph¶i biÕt c¸ch gi¶i quyÕt c¸c m©u thuÉn, xung ®ét trong tËp thÓ ngay khi chóng míi n¶y sinh, sao cho trong tËp thÓ lu«n lu«n cã bÇu kh«ng khÝ phÊn chÊn lµm viÖc, quan hÖ gi÷a mäi ng­êi lu«n hoµ ®ång, gióp ®ì, hîp t¸c víi nhau ®Ó cïng nhau ®¹t ®­îc môc tiªu chung cña doanh nghiÖp m×nh. §Ó hiÓu râ ¶nh h­ëng cña tr×nh ®é ®iÒu phèi tíi bÇu kh«ng khÝ tËp thÓ, tõ ®ã thÊy ®­îc t¸c h¹i cña tr×nh ®é ®iÒu phèi yÕu kÐm tíi bÇu kh«ng khÝ tËp thÓ dÉn ®Õn ¶nh h­ëng tíi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nh­ thÕ nµo, em ®· nghiªn cøu vÊn ®Ò "T¸c ®éng lµm « nhiÔm bÇu kh«ng khÝ tËp thÓ cña ®iÒu phèi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp yÕu kÐm". Do kiÕn thøc vµ thêi gian cã h¹n nªn ch¾c ch¾n sù t×m hiÓu cña em cßn h¹n chÕ vµ kh«ng thÓ tr¸nh ®­îc nh÷ng thiÕu sãt. VËy em mong nhËn ®­îc nh÷ng phª b×nh gãp ý quý b¸u tõ thÇy. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy! PhÇn I ®iÒu phèi trong qu¶n lý kinh doanh 1.1. Ho¹t ®éng kinh doanh lµ g×? Cho ®Õn nay, ng­êi ta ®· ®­a ra rÊt nhiÒu kh¸i niÖm vÒ kinh doanh. Cã ng­êi cho r»ng kinh doanh lµ viÖc dïng c«ng søc vµ tiÒn ®Ó tæ chøc c¸c ho¹t ®éng nh»m kiÕm ®­îc lîi nhuËn trªn thÞ tr­êng, cã ng­êi l¹i cho r»ng kinh doanh lµ viÖc bá ra vèn ban ®Çu ®Çu t­ vµ c¸c ho¹t ®éng trªn thÞ tr­êng ®Ó thu ®­îc mét l­îng tiÒn lín h¬n. Trong ®iÒu 3 cña luËt c«ng ty (ngµy 2/1/91) ghi : Kinh doanh lµ viÖc thùc hiÖn mét sè hoÆc tÊt c¶ c¸c c«ng ®o¹n cña qu¸ tr×nh ®Çu t­ tõ s¶n xuÊt ®Õn tiªu thô s¶n phÈm hoÆc thùc hiÖn c¸c dÞch vô trªn thÞ tr­êng nh»m môc ®Ých kiÕm lêi. Tùu chung l¹i, nh÷ng quan niÖm trªn ®Òu cã sù thèng nhÊt ë mét ®iÓm lµ : Kinh doanh lµ c¸c ho¹t ®éng nh»m môc ®Ých sinh lîi cña c¸c chñ thÓ kinh doanh trªn thÞ tr­êng. Nh­ vËy, kinh doanh ph¶i cã hai yÕu tè c¬ b¶n lµ : Mét lµ, ho¹t ®éng kinh doanh ph¶i diÔn ra trªn thÞ tr­êng, tøc lµ kinh doanh ph¶i g¾n víi thÞ tr­êng vµ ph¶i tu©n thñ c¸c th«ng lÖ, quy ®Þnh, quy luËt cña thÞ tr­êng. Hai lµ, ho¹t ®éng kinh doanh ph¶i do mét chñ thÓ kinh doanh thùc hiÖn. Chñ thÓ ®ã cã thÓ lµ mét c¸ nh©n hay mét tËp thÓ. §Æc tr­ng cña chñ thÓ ®ã ph¶i lµ: cã quyÒn së h÷u nµo ®ã vÒ c¸c yÕu tè c¬ b¶n trong qu¸ tr×nh kinh doanh nh­ vèn, tµi s¶n, søc lao ®éng…, vµ ph¶i ®­îc tù do chñ ®éng kinh doanh trong khu«n khæ cña ph¸p luËt, ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ cuèi cïng cña ho¹t ®éng kinh doanh. 1.2. Qu¶n lý kinh doanh Qu¶n lý kinh doanh lµ sù t¸c ®éng liªn tôc, cã tæ chøc , cã h­íng ®Ých cña chñ thÓ qu¶n lý ( ng­êi c¸n bé qu¶n lý) lªn ®èi t­îng qu¶n lý ( tËp thÓ doanh nghiÖp ) nh»m sö dông mét c¸ch tèt nhÊt tiÒm n¨ng vµ c¬ héi ®Ó ®¹t ®­îc môc tiªu ®Ò ra cña doanh nghiÖp theo ®óng luËt ®Þnh vµ th«ng lÖ cña thÞ tr­êng. Hay nãi c¸ch kh¸c qu¶n lý kinh doanh lµ qu¸ tr×nh lµm viÖc víi tËp thÓ doanh nghiÖp vµ th«ng qua tËp thÓ doanh nghiÖp ®Ó thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp trong mét m«i tr­êng lu«n lu«n biÕn ®éng. Sù t¸c ®éng liªn tôc cã tæ chøc, cã h­íng ®Ých cña ng­êi qu¶n lý lµ viÖc thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng cña qu¶n lý nh»m phèi hîp hµi hoµ c¸c môc tiªu vµ ®éng lùc cña mäi ng­êi trong doanh nghiÖp víi môc tiªu chung cña doanh nghiÖp. ViÖc sö dông tèt nhÊt c¸c tiÒm n¨ng, c¸c c¬ héi cña doanh nghiÖp lµ viÖc tËn dông tèi ®a c¸c yÕu tè bªn trong vµ bªn ngoµi cña doanh nghiÖp trong ®iÒu kiÖn chÊp nhËn sù c¹nh tranh vµ chÊp nhËn rñi ro khi kinh doanh trªn thÞ tr­êng. XÐt vÒ mÆt tæ chøc vµ kü thuËt cña qu¸ tr×nh kinh doanh th× qu¶n lý kinh doanh lµ sù kÕt hîp mäi nç lùc chung cña mäi ng­êi trong doanh nghiÖp ®Ó ®¹t ®­îc môc tiªu chung cña doanh nghiÖp vµ môc tiªu riªng cña mçi c¸ nh©n mét c¸ch hµi hoµ vµ hiÖu qu¶ nhÊt. Ng­êi qu¶n lý ph¶i t×m c¸ch vµ biÕt c¸ch rµng buéc khÐo lÐo, th«ng minh gi÷a hai mÆt cña mét vÊn ®Ò ®ã lµ do con ng­êi vµ v× con ng­êi. V× con ng­êi tøc lµ ph¶i tho¶ m·n tèt nhÊt c¸c nhu cÇu cña con ng­êi. Do con ng­êi lµ ph¶i lµm sao cho hä cã thÓ vµ cã mong muèn ®em hÕt n¨ng lùc cña m×nh ®Ó hoµn thµnh c«ng viÖc chung cña tËp thÓ doanh nghiÖp. C¸c c¸ nh©n trong mét tËp thÓ doanh nghiÖp cã nh÷ng ®Æc ®iÓm vÒ thÓ chÊt vµ t©m lý kh¸c nhau nªn nhu cÇu cña hä còng kh¸c nhau. C¸c nhu cÇu nµy thay ®æi cã tÝnh quy luËt ngµy cµng trë nªn ®a d¹ng, phong phó víi chÊt l­îng ngµy cµng t¨ng. Tû träng nhu cÇu tinh thÇn cã xu h­íng ngµy cµng lín do c¸c nhu cÇu vËt chÊt ®­îc ®¸p øng ngµy cµng cao. Muèn qu¶n lý tèt ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp ng­êi qu¶n lý ph¶i hiÓu s©u s¾c vÒ con ng­êi, tõ cÊu t¹o thÓ chÊt, yÕu tè n¨ng lùc, quy luËt tham gia ho¹t ®éng vµ sù tÝch cùc s¸ng t¹o cho ®Õn c¸c nhu cÇu vµ sù ®¸p øng c¸c nhu cÇu cña hä. TiÕp ®Õn ng­êi qu¶n lý ph¶i cã sù ®µo luyÖn vÒ c«ng nghÖ ( ph­¬ng ph¸p, c¸ch thøc) t¸c ®éng ®Õn con ng­êi, ph¶i ®¸nh gi¸ ®­îc kh¶ n¨ng cña con ng­êi th«ng qua c¸c mÆt søc khoÎ ( tÇm vãc, søc dÎo dai …), tr×nh ®é ( hiÓu biÕt, tay nghÒ, kü n¨ng, kinh nghiÖm), tÝnh khÝ, thãi quen, n¨ng khiÕu, së tr­êng… Qu¶n lý kinh doanh lµ ph¶i t×m ra vµ biÕt c¸ch t¸c ®éng ®Õn con ng­êi ®Ó hä ph¸t huy cao ®é søc s¸ng t¹o vµ t¹o ra nhiÒu nhÊt c¸c s¶n phÈm cña sù s¸ng t¹o trong kinh doanh cña ®¬n vÞ m×nh. C¸c ho¹t ®éng cña con ng­êi hÇu hÕt ®­îc thùc hiÖn dùa trªn hai qu¸ tr×nh lµ h­ng phÊn vµ øc chÕ. Khi con ng­êi h­ng phÊn th× c«ng viÖc sÏ ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch tr«i ch¶y, chÝnh x¸c, hiÖu qu¶ c«ng viÖc sÏ cao, cßn ng­îc l¹i khi bÞ øc chÕ, con ng­êi cã c¶m gi¸c bÞ Ðp buéc, cã th¸i ®é khã chÞu … ,lµm gi¶m tÝnh chÝnh x¸c vµ hiÖu qu¶ cña c«ng viÖc. Ng­êi qu¶n lý ph¶i t¹o ra h­ng phÊn cho cÊp d­íi th× hiÖu qu¶ qu¶n lý míi cao vµ bÒn l©u, bëi v× c¸c ho¹t ®éng s¸ng t¹o t¹o cña con ng­êi chØ thùc hiÖn ®­îc mét c¸ch thuËn lîi khi ng­êi lao ®éng ë trong tr¹ng th¸i tinh thÇn h­ng phÊn. Qu¶n lý kinh doanh lµ thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc cã t¸c dông ®Þnh h­íng, ®iÒu phèi c¸c ho¹t ®éng cña cÊp d­íi, cña tËp thÓ doanh nghiÖp. §Þnh h­íng tøc lµ h­íng sù chó ý cña mäi ng­êi vµo mét ho¹t ®éng nµo ®ã. §iÒu phèi lµ ®iÒu tiÕt, ph©n bæ, c¸c nguån lùc cho s¶n xuÊt nh­ vèn, lao ®éng, m¸y mãc thiÕt bÞ, c¸c kÕt qu¶ lao ®éng( thu nhËp, lîi nhuËn) mét c¸ch hîp lý, phèi hîp c¸c yÕu tè s¶n xuÊt, c¸c ho¹t ®éng bé phËn cña tËp thÓ doanh nghiÖp sao cho nhÞp nhµng, ¨n khíp ®Ó ®¹t ®­îc môc tiªu chung cña doanh nghiÖp. C¸c ho¹t ®éng cña mét tËp thÓ doanh nghiÖp bao giê còng liªn quan ®Õn nhiÒu ng­êi vµ sö dông nhiÒu ph­¬ng tiÖn, ®Ò cËp ®Õn nhiÒu vÊn ®Ò,… do ®ã ng­êi qu¶n lý ph¶i thiÕt lËp vµ khai th«ng c¸c mèi quan hÖ cô thÓ theo ®ßi hái cña c¸c quy luËt kh¸ch quan, sao cho c¸c ho¹t ®éng kinh doanh diÔn ra tr«i ch¶y vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao. C¸c mèi quan hÖ nµy cã thÓ lµ gi÷a doanh nghiÖp víi doanh nghiÖp, gi÷a doanh nghiÖp víi m«i tr­êng( m«i tr­êng ph¸p lý, cÊp trªn, nhµ n­íc, x· héi,…), gi÷a chñ doanh nghiÖp víi c¸ nh©n vµ tËp thÓ. KÕt qu¶ cña c¸c quan hÖ ®ã lµ c¸c quyÕt ®Þnh trong qu¶n lý kinh doanh nh­ : mÖnh lÖnh, chØ thÞ, hîp ®ång, tháa thuËn…§Ó t¹o ®­îc ®éng lùc cho ho¹t ®éng kinh doanh ng­êi qu¶n lý ph¶i kÞp thêi kh¾c phôc c¸c khã kh¨n trë ng¹i, ph¶i cã c¬ chÕ ph©n c«ng quyÒn h¹n vµ giao tr¸ch nhiÖm hîp lý, ®¶m b¶o hµi hoµ lîi Ých gi÷a c¸c c¸ nh©n trong tËp thÓ th× míi khuyÕn khÝch ng­êi lao ®éng tÝch cùc vµ s¸ng t¹o trong c«ng viÖc ®­îc giao. Qu¶n lý kinh doanh ®­îc chia ra bèn chøc n¨ng c¬ b¶n sau: -Chøc n¨ng kÕ ho¹ch ho¸ -Chøc n¨ng tæ chøc -Chøc n¨ng ®iÒu phèi ho¹t ®éng -Chøc n¨ng kiÓm tra 1.3. §iÒu phèi trong qu¶n lý vµ kinh doanh ®iÒu phèi = ®iÒu hµnh (l·nh ®¹o)+phèi hîp §Ó tiÕn hµnh ho¹t ®éng qu¶n lÝ ,chñ thÓ qu¶n lÝ ph¶i thùc hiÖn ®ång bé rÊt nhiÒu chøc n¨ng :lËp kÕ ho¹ch ,tæ chøc ,l·nh ®¹o vµ phèi hîp ,kiÓm tra ;trong ®ã l·nh ®¹o vµ phèi hîp cã mét vÞ trÝ kh¸ quan träng . L·nh ®¹o cã kh«ng Ýt c¸ch hiÓu .Cã t¸c gi¶ cho :l·nh ®¹o lµ sù t¸c ®éng ,nh­ mét nghÖ thuËt ,hay mét qu¸ tr×nh t¸c ®éng ®Õn con ng­êi sao cho hä sÏ tù nguyÖn vµ nhiÖt t×nh phÊn ®Êu ®Ó ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu cña tæ chøc ;l·nh ®¹o lµ chØ dÉn ,®iÒu khiÓn ,ra lÖnh vµ ®i tr­íc Còng cã t¸c gi¶ quan niÖm :l·nh ®¹o ®ã lµ sù dÉn d¾t con ng­êi ®i tíi môc tiªu chung cña hÖ thèng Cã ng­êi l¹i cho r»ng :l·nh ®¹o lµ dÉn ®­êng chØ lèi Mét t¸c gi¶ kh¸c l¹i kÕt luËn :l·nh ®¹o lµ lµm cho mäi ng­êi hy sinh c¸i riªng cho môc ®Ých chung Tõ nh÷ng ®iÓm héi tô chung cña c¸c ®Þnh nghÜa , cã thÓ hiÓu: “L·nh ®¹o lµ viÖc ®Þnh ra chñ tr­¬ng ®­êng lèi môc ®Ých tÝnh chÊt nguyªn t¾c ho¹t ®éng cña mét hÖ thèng trong c¸c ®iÒu kiÖn m«i tr­êng nhÊt ®Þnh” Phèi hîp cã thÓ coi lµ mét néi dung trong c«ng t¸c chøc n¨ng ®iÒu hµnh ,bëi v× khi ®iÒu hµnh con ng­êi vµ c«ng viÖc trong mét tæ chøc ,tÊt yÕu sÏ diÔn ra sù phèi hîp gi÷a c¸c ho¹t ®éng ( mµ thùc chÊt lµ gi÷a c¸c c¸ nh©n vµ gi÷a c¸c nhãm ng­êi ) trong mét tæ chøc ,còng nh­ sù phèi hîp gi÷a tæ chøc ®ã víi tæ chøc kh¸c cã liªn quan trong m«i tr­êng cña nã V× sù ph©n chia c¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ chØ mang tÝnh chÊt t­¬ng ®èi ,nªn mét sè lý thuyªt coi phèi hîp lµ mét chøc n¨ng riªng cña qu¶n trÞ ,lµm cho mäi ho¹t ®éng cña tõng ®¬n vÞ vµ cña toµn thÓ tæ chøc diÔn ra mét c¸ch ®iÒu hoµ ®ång bé vµ ¨n khíp ®Ó ®¹t môc ®Ých chung cña sù phèi hîp ¶nh h­ëng tíi mäi ng­êi mäi nhãm mäi ®¬n vÞ cña tæ chøc,vµ toµn bé tæ chøc nãi chung.ThiÕu sù phèi hîp sÏ g©y ra phÝ ph¹m thêi gian cè g¾ng vµ tiÒn b¹c. Sù hiÓu biÕt s©u s¾c sù suy nghÜ vµ tµi n¨ng l·nh ®¹o cña ng­êi chØ huy sÏ gióp cho c«ng t¸c phèi hîp ®em l¹i hiÖu qu¶ cao.Kh«ng cã g× cã thÓ thay thÕ ®­îc mèi quan hÖ ng­êi – ng­êi cña ng­êi chØ huy trong d©y truyÒn ¶nh h­ëng tõ trªn xuèng d­íi vµ tõ d­íi lªn trªn vµ c¶ trong mèi liªn hÖ ngang §iÒu phèi lµ cho vËn hµnh ,phèi hîp tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng bé phËn trong tæ chøc ®· ®­îc thiÕt kÕ nh»m thùc hiÖn nh÷ng g× ®· ho¹ch ®Þnh. 1.4. Néi dung vµ ph­¬ng ph¸p thùc hiÖn tõng c«ng viÖc ®iÒu phèi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp 1.4.1. LËp kÕ ho¹ch ®iÒu ®é Lập kế hoạch là quá trình phác họa, dự kiến một hoạt động (như: điều độ, tác nghiệp trong sản xuất kinh doanh, tác chiến trong quân đội,..) trong tương lai. Hoạt động nào cũng có tên, nội dung, mục đích (mục tiêu), địa điểm, thời gian và các nguồn lực cụ thể.... Sản phẩm của quá trình lập kế hoạch là bản kế hoạch. Bản kế hoạch thường có tên của hoạt động cụ thể và bao gồm các nội dung: + Mục đích và các mục tiêu của hoạt động + Nội dung, quy mô, địa điểm, thời gian hoạt động, người chủ trì các phần việc chính... + Thành phần và toàn bộ kinh phí cho hoạt động Lập kế hoạch trong điều phối hoạt động doanh nghiệp được tiến hành theo qui trình : - Xác định hoạt động cần tiến hành trên cơ sở nhận biết tình hình (cơ hội, nguy cơ, sức ép ...) của doanh nghiệp. - Tập hợp, kiểm định các cơ sở, căn cứ liên quan tới hoạt động - Xác định tiến độ của hoạt động. - Xác định địa điểm diễn ra hoạt động trong từng giai đoạn. Lập kế hoạch điều phối để: - Làm cơ sở, căn cứ cho việc chuẩn bị trước, đầy đủ, đồng bộ các điều kiện, nguồn lực để triển khai thành công hoạt động. - Đưa ra các nhiệm vụ, mốc, chuẩn ,... cụ thể cho việc điều hành (phân công công việc), phối hợp thực hiện các công việc. - Làm cơ sở cụ thể cho việc xây dựng và triển khai các biện pháp kiểm tra. Vậy lập kế hoạch có vai trò như thế nào ? Lập kế hoạch trong điều phối có vai trò quan trọng với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Nếu tiến hành một hoạt động không được dự tính trước, không được lên phương án trước thì khó hoặc không thể tập trung được các nguồn lực, các điều kiện không được chuẩn bị tốt dẫn đến trục trặc nhiều, lãng phí nhiều, người thực hiện hoạt động không nỗ lực tối đa. Và kết quả của hoạt động đạt hiệu quả thấp. Tiến hành hoạt động theo một kế hoạch (đường lối, chiến lược, phương hướng, dự định,...) sai lầm chúng ta không chỉ thu được lợi ích ít, tổn phí nhiều mà còn làm giảm sút lòng tin, con người uể oải, chán chường, bầu không khí trong doanh nghiệp căng thẳng, tổ chức bị rối loạn... 1.4.2. Gi¸o nhiÖm vô cô thÓ cho c¸c bé phËn, c¸ nh©n Giao nhiệm cụ thể cho các bộ phận, cá nhân là nhằm tiến tới mục đích của doanh nghiệp với hiệu quả cao nhất. Đây cũng là một biện pháp nâng cao nỗ lực của các bộ phận, cá nhân. Giao nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận, cá nhân cũng chính là phân công công việc nhằm đảm bảo tiến độ của hoạt động cũng như hiệu quả của hoạt động đó. Khi công việc được phân chia theo trách nhiệm và quyền lợi của bộ phận và cá nhân thì nó sẽ được thực hiện dễ dàng hơn và hiệu quả hơn. Như vậy, nhà quản lý khi phân công công việc chính là đang áp dụng qui tắc thứ nhì của Descartes: “Chia một sự khó khăn ra làm nhiều cái dễ ”. Nhưng nếu người quản lý phân công công việc không hợp lý thì có thể doanh nghiệp vẫn không đạt đến mục đích chung. Ta không thể lấy lẽ rằng càng chia công việc ra thì càng dễ mà đem chẻ một chiếc đũa làm 5 làm 10 rồi mới bẻ từng mảnh một. Làm như vậy là vô ý thức vì công việc đã không dễ hơn mà còn mất nhiều công hơn. Trái lại nếu ta bẻ bốn chiếc đũa một lần thì phải chia bó lớn thành bó nhỏ và hiệu quả công việc sẽ cao hơn. Sự phân công công việc cho các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp cũng tương tự. Vậy làm thế nào để có thể giao nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận, cá nhân một cách hợp lý nhất ? Theo phương pháp truyền thống, công việc được phân chia thành nhiều công đoạn và mỗi bộ phận hay mỗi nhân viên đảm nhận một phần nhiệm vụ khác nhau. Tuy điều này giúp người quản lý có mức độ kiểm soát cao, nhưng đối với các bộ phận và nhân viên cách thức này khá đơn điệu. Hơn nữa phương pháp này tỏ ra kém hiệu quả vì công việc cứ phải “đứng chờ” xếp hàng đến từng bàn để giải quyết. Một ý tưởng thiết thực hơn, căn cứ vào công việc mà tin tưởng giao phó toàn bộ hoặc phần lớn công việc cho một bộ phận hoặc một cá nhân duy nhất đảm trách. Cách này tỏ ra nhanh hơn và có tác dụng thúc đẩy tinh thần làm việc hơn, vì bộ phân hoặc nhân viên đó cảm thấy mình được “quyền tự chủ” trong công việc, cho dù điều này cũng có nghĩa là họ sẽ gánh nhiều trách nhiệm hơn. Nhưng cả bộ phận cũng như cá nhân được giao phó công việc, đều nỗ lực hơn vì cảm nhận được sự tin tưởng của cấp trên, cảm thấy tầm quan trọng của bộ phận hay cá nhân đối với công việc của doanh nghiệp. Vì vậy , mà hiệu quả đạt được của công việc sẽ cao hơn. 1.4.3. §¶m b¶o ®iÒu kiÖn, vËt chÊt kü thuËt cÇn thiÕt cho c¸c bé phËn, c¸ nh©n thùc hiÖn, hoµn thµnh c«ng viÖc Các nhà tâm lý thấy rằng những điều kiện lao động tồi tàn làm cho người lao động căng thẳng về mặt tâm lý và do đó hiệu quả lao động không cao. Ví dụ trong một mặt bằng chật hẹp lại bố trí quá đông người cùng làm việc. Các điều kiện bất ổn của lao động đang là vấn đề cần giải quyết của nhiều xí nghiệp như: điều kiện ăn uống, ánh sáng, sự thông thoáng nơi làm việc, tiếng động và âm nhạc, màu sắc, nhiệt độ. - Ăn uống: Ngay cả khi ta không làm gì hết, cơ thể của ta cũng cần có năng lượng để duy trì thân nhiệt, để cho các bộ phận (tiêu hóa, tuần hoàn, hô hấp…) có thể hoạt động, tức là ta vẫn cần 1 năng lượng nhất định để duy trì sự sống. Nếu ta làm việc thì ta càng cần nhiều năng lượng hơn nữa. Theo thí nghiệm của nước pháp thì mỗi ngày 1 người lớn: Không làm việc gì cần có: 2500 ÷ 3000 calo Làm việc nhẹ cần có: 3000 ÷ 3600 calo - Làm việc nặng cần có ít nhất 5000 calo Vậy người làm việc phải được ăn uống đầy đủ, nếu thiếu ăn sức làm việc, sức sản xuất sẽ yếu đi và mau chết. - Ánh sáng Các số liệu thống kê đã chứng minh nếu ánh sáng vừa đủ và ta đặt đèn hợp lý thì năng lực sản xuất có thể tăng lên 30% và bớt tai nạn đi 40%. Một số tiêu chuẩn về chiếu sáng sao cho đủ sáng: (lux là đơn vị ánh sáng chiếu ra trong 1 s trên 1 m3) 5÷10 lux: Ở ngoài sân, tại những lối đi. 20÷30 lux: Trong những kho chứa đồ 50 lux: Trong những phòng giấy. 100÷200 lux: Trong phòng vẽ, phòng may vá. >1500 lux: Trong phòng mổ ở bệnh viện - Sự thông thoáng nơi làm việc Theo nghiên cứu thì một người thợ ít nhất cần có 7 m3 khí trong 4 giờ. Không khí trong các phân xưởng thường độc vì có khói, có hơi dầu, hơi các chất khí, bụi đất đá, bụi kim loại. Người làm việc khi hít phải những hơi đó dễ bị mắc bệnh phổi, tổn hại đến sức khỏe của họ. Khi không khí không được sạch ta cần dùng những cách sau: Bịt miệng và mũi lại Sử dụng máy hút bụi hay quạt Cần mở cửa và thay đổi không khí vào các giờ nghỉ. - Nhiệt độ của không khí Các nghiên cứu đã chứng minh nếu nhiệt độ tăng từ 18 lên đến 33 độ thì sức sản xuất sẽ giảm đi 50%. Nhiệt độ ảnh hưởng tới sức khỏe, tai nạn của người thợ. Ví dụ: Trong các xưởng làm thép, người thợ hay bị đau phổi do nhiệt độ quá cao Nhiệt độ có ảnh hưởng lớn tới sức sản xuất, một nguyên nhân khiến nước ta có năng lực sản xuất kém các nước châu Âu là do khí hậu của nước ta nóng quá. - Tiếng động và âm nhạc + Tiếng động Theo thí nghiệm của ủy ban vệ sinh thành phố NewYork của Mỹ nếu nơi làm việc không yên tĩnh thì sức sản xuất giảm 5% và sự mệt nhọc tăng 200%. Trong 1 xưởng máy chạy rầm rầm suốt ngày đinh tai nhức óc, thì người thợ làm trong đó hầu hết không hóa điếc thì cũng nghễnh ngãng. + Âm nhạc Âm nhạc có thể giúp làm người thợ bớt mệt và giúp tăng sức sản xuất lên, đó là một thí nghiệm thú vị ở Anh, Mỹ. Nhưng ta cũng cần phải chú ý đến các đặc điểm sau khi sử dụng âm nhạc vào sản xuất. Ta nên sử dụng các bản nhạc không lời cổ điển nhẹ nhàng tức là nên sử dụng tiếng âm nhạc nhật nhẹ, nghe như ở xa văng vẳng lại mà thôi. - Màu sắc Mầu sắc cũng ảnh hưởng đến tâm lý của con người: Mầu xanh làm dịu mắt Màu đỏ kích thích thần kinh mạnh Chữ trắng trên nền đen ( phấn trắng và bảng đen) làm chữ dễ đọc. Những nhận xét đó giúp ta sơn tường và máy móc sao cho hợp lý. Ví dụ: Trong 1 cái máy, bộ phận nào cử động nên sơn màu trắng cho dễ nhìn, còn những bộ phận khác nên sơn màu xanh cho dịu mắt. Tường và trần nên sơn màu xanh lợt để ta có cảm giác như nó cao lên và xa ra. - Sự thứ tự và sự thuận tiện Những sự thứ tự vừa phải, hợp lý sẽ làm cho ta khỏi mất thời gian. Vào phòng mà đồ đạc được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp theo thứ tự ta cảm thấy rộng rãi và khoan khoái. Cho nên khi sắp đặt một xưởng hay 1 văn phòng ta nên suy tính trước sự sắp đặt sao cho hợp lý để khỏi phải mất công khi đi tìm một vật hay tài liệu mình cần. Tuy nhiên cũng cần tránh việc quá tỷ mỉ, quá thứ tự trong việc sắp xếp vì như vậy cũng sẽ làm mất rất nhiều thời gian và sẽ không còn thời gian để làm việc khác. 4.1.4. H­íng dÉn ®«n ®èc c¸c bé phËn, c¸ nh©n thùc hiÖn, hoµn thµnh c¸c c«ng viÖc theo tiªu chuÈn chÊt l­îng vµ tiÕn ®é Việc hướng dẫn, đôn đốc các bộ phận, cá nhân thực hiện, hoàn thành các công việc theo đúng tiêu chuẩn và tiến độ đem lại một lợi ích lớn lao cho tổ chức. Bởi khi công việc được thực hiện theo đúng tiêu chuẩn và tiến độ sẽ tránh lãng phí về thời gian, nguyên vật liệu và tiền của cho đoanh nghiệp. Hướng dẫn, đôn đốc cụ thể là thực hiện các công việc sau: - Kiểm soát thời gian làm việc - Kiểm soát tiền lương. - Kiểm soát nguyên vật liệu. - Kiểm soát về kỳ hạn - Kiểm soát về năng suất - Kiểm soát về tiêu chuẩn, chất lượng. Các nhà quản lý kiểm soát thời gian bằng cách so sánh số giờ làm việc của cá nhân và số giờ dự tính khi lên kế hoạch ta có thể biết thợ làm việc nhanh hay chậm. Nhờ đó, ta biết được tiến độ công việc để có biện pháp đôn đốc kịp thời. Kiểm soát tiền lương nhờ việc so sánh tiền công của các sản phẩm mà thợ làm ra với tiền công đã định khi chuẩn bị công việc ta có thể biết được tiền công phải trả cho công nhân đã tăng lên hay giảm xuống qua đó có sự chuẩn bị thích hợp để trả lương cho thợ. Kiểm soát nguyên vật liệu: trong quá trình sản xuất ta phải giao nguyên vật liệu cho thợ để họ hoàn thành công việc của mình. Các nguyên vật liệu xuất kho này sẽ được ghi lại và đem đối chiếu với nguyên vật liệu dự tính của kế hoạch xem có phù hợp hay không? Đó chính là sự kiểm soát nguyên vật liệu. Kiểm soát kỳ hạn bằng việc xem xét công việc thực hiện có được đúng như kỳ hạn đã lên trong kế hoạch hay không, để có thể có biện pháp đôn đốc kịp thời cho kịp tiến độ công việc. Thông qua việc kiểm soát năng suất lao động của thợ ta có thể dự tính trước công việc nào phải làm vào ngày nào, bao lâu thì sẽ xong, sử dụng máy móc nào, người thợ nào đồng thời giúp ta trong việc kiểm soát xem kết quả có đúng với điều dự tính không, đang được thực hiện nhanh hay chậm. Kiểm soát tiêu chuẩn, chất lượng: Khi mua nguyên vật liệu về thì phải kiểm tra sản phẩm của nguyên vật liệu, trong khi chế tạo thì phải kiểm tra những bộ phận của vật đang chế tạo, khi đã thành sản phẩm thì phải kiểm tra chất lượng của sản phẩm. 5. KiÓm tra ®¸nh gi¸ vµ th­ëng, ph¹t Kiểm tra là quá trình tìm hiểu, đối chiếu nhằm phát hiện những sai lệch so với những gì đã hoạch định, đã thiết kế để kịp thời xử lý, điều chỉnh. Kiểm tra thường được tiến hành theo các bước sau đây: + Chính thức lựa chọn đối tượng, chuẩn mốc, cách thức tiến hành kiểm tra. + Tiến hành kiểm tra, tìm kiếm, phát hiện sai khác so với tiêu chuẩn chất lượng và tiến độ đã được hoạch định, đã thiết kế, đã quyết đinh. + Tiềm kiếm, thẩm định, khẳn địng các nguyên nhân của sai khác. + Xử lý các trường hợp theo thẩm quyền. Kiểm tra tạo ra căn cứ, bằng chứng cụ thể, rõ ràng phục vụ cho việc điều chỉnh phương pháp, các tiêu chuẩn về chất lượng và tiến độ hoàn thành công việc của các bộ phận, cá nhân. Kiểm tra góp phần đôn đốc việc thực hiện các công việc với hiệu quả cao. Khi lựa chọn những phương pháp đánh giá hoạt động của bộ phận, cá nhân hãy luôn đảm bảo là kết quả cuối cùng phải có tác động tích cực lên động lực làm việc của mọi người trong bộ phận cũng như cá nhân. Những mục tiêu đề ra phải thực tế, những phản hồi xác thực, đáng tin cậy và sự lắng nghe là những nhân tố quan trọng trong việc đáng giá. Đánh giá phải công bằng. Sự nhận xét đánh giá nên để lại trong tâm trạng những nhân viên của bạn niềm phấn khích và hạnh phúc về công việc của họ. Do vậy, điều cần thiết và quan trọng mà nhà lãnh đạo nên làm là ghi nhận những thành tựu của bộ phận, cá nhân hay những năng lực độc đáo của cá nhân. Phương pháp đánh giá hoạt động của doanh nghiệp còn dựa trên sự khác biệt về văn hóa . Người Anh có hẳn một hệ thống chuẩn mực nhưng họ thường không chặt chẽ trong áp dụng. Người Pháp và người Đức đặt ra những tiêu chuẩn cao và luôn muốn mọi người tuân thủ các yêu cầu. Ở Châu Âu, việc hoàn thành nhiệm vụ của một đội ngũ tâpj thể được đánh giá cao hơn công việc của mỗi cá nhân, trong khi đó người mỹ thường khuyến khích để hị đạt được những mục tiêu cá nhân. Khi tiến hành thưởng, phạt các bộ phận, cá nhân nhà lãnh đạo cần chú ý tới những điểm sau: - Công tâm và giữ lời hứa - Rộng rãi khi thưởng, thận trọng khi phạt. Nếu thưởng mà còn ngờ vực thì cũng cứ thưởng. Nếu muốn phạt mà còn một chút ngờ vực thì không nên phạt. - Phải bình tĩnh, không được nóng nảy - Khi la mắng ai phải biết lựa lời, lựa lúc. Dừng la mắng nhân viên trước mặt người khác. Phải biết nghĩ tới sự bực tức trong lòng người đó khi bị nghe những lời la mắng. La mắng để người ta bỏ tật xấu chứ không phải để làm cho người ta mất mặt. - Nên nói cho nhân viên biết vì sao ta phạt họ. - Đừng quá nguyên tắc, thưởng phạt theo đúng các điều lệ của công ty vì các điều lệ này thường quá cứng nhắc, không hợp với lòng người. PhÇn 2 BÇu kh«ng khÝ tËp thÓ vµ t¸c ®éng lµm « nhiÔm bÇu kh«ng khÝ tËp thÓ cña ®iÒu phèi yÕu kÐm 2.1. BÇu kh«ng khÝ tËp thÓ 2.1.1. TËp thÓ doanh nghiÖp: TËp thÓ lµ mét nhãm ng­êi cã tæ chøc, cã môc tiªu ho¹t ®éng ®em l¹i lîi Ých cho x· héi. Mét tËp thÓ ph¶i tho¶ m·n ®ång thêi c¸c ®iÒu kiÖn sau: + §«ng ng­êi (cã sè ng­êi >2). + Cã môc tiªu, môc ®Ých chung ®em l¹i lîi Ých cho x· héi. + Cã tæ chøc chÝnh thøc hoÆc kh«ng chÝnh thøc. + Cã quan hÖ vµ kû luËt c«ng t¸c. + Cã quan hÖ t×nh c¶m… Mét tËp thÓ th× kh¸c víi mét ®¸m ®«ng v× mét ®¸m ®«ng th× kh«ng cã tæ chøc. Mét tËp thÓ còng kh¸c víi mét b¨ng ®¶ng v× tËp thÓ cã môc ®Ých ®em l¹i lîi Ých cho x· héi cßn b¨ng ®¶ng, b¨ng nhãm th× kh«ng mang l¹i lîi Ých cho x· héi. Sù thèng nhÊt môc ®Ých ho¹t ®éng lµ dÊu hiÖu ®Çu tiªn cña mét tËp thÓ. Nã g¾n bã c¸c thµnh viªn trong tËp thÓ l¹i víi nhau, t¹o thµnh ý trÝ chung cña tËp thÓ. Môc ®Ých cña tËp thÓ lao ®éng xuÊt ph¸t tõ c¸c nhu cÇu vµ lîi Ých x· héi, môc ®Ých nµy ®­îc x¸c ®Þnh ngay tõ khi thµnh lËp tËp thÓ. Nã dÇn dÇn trë thµnh môc ®Ých vµ sù cè g¾ng theo ®uæi cña tõng bé phËn, tõng thµnh viªn cña tËp thÓ. Môc ®Ých ho¹t ®éng cña tËp thÓ cã thÓ lµ môc ®Ých l©u dµi hoÆt môc ®Ých tr­íc m¾t, tuú thuéc yªu cÇu vµ lîi Ých cña x· héi. Sù thèng nhÊt vÒ t­ t­ëng vµ sù thèng nhÊt vÒ quan ®iÓm ®¹o ®øc chÝnh trÞ cña ®¹i ®a sè thµnh viªn trong tËp thÓ. Nã dÉn ®Õn sù thèng nhÊt trong c¸ch nh×n nhËn vÒ c¸c sù kiÖn, hiÖn t­îng x¶y ra trong tËp thÓ, trong x· héi, vµ ®¶m b¶o ®¸p øng ®­îc nh÷ng ®ßi hái vÒ lîi Ých x· héi. Bªn c¹nh ®ã tËp thÓ cßn cã sù l·nh ®¹o tËp trung thèng nhÊt nh»m phèi hîp ®iÒu hoµ c¸c ho¹t ®éng cña tËp thÓ, h­íng c¸c ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn trong tËp thÓ vµo thùc hiÖn nhiÖm vô chung cña tËp thÓ mét c¸ch cã hiÖu qu¶. Ngoµi ra, kû luËt lao ®éng lµ ®iÒu kiÖn c¬ b¶n ®¶m b¶o cho sù ho¹t ®éng th¾ng lîi cña tËp thÓ. ChØ cã sù cã mÆt cña kû luËt th× tËp thÓ míi ho¹t ®éng nhÞp nhµng, trËt tù vµ x· héi míi æn ®Þnh. Kû luËt khÐp con ng­êi vao guång m¸y ho¹t ®éng vµ quy ®Þnh trËt tù hµnh vi ®ång thêi t¹o ra nh÷ng ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho ho¹t ®éng thÇn kinh cao cÊp vµ søc khoÎ con ng­êi, b¶o vÖ tù do cña ng­êi lao ®éng. TËp thÓ cã thÓ ®­îc ph©n lo¹i theo 3 cÊp ®é: tËp thÓ c¬ së, tËp thÓ bËc hai vµ tËp thÓ chÝnh. TËp thÓ c¬ së lµ tËp thÓ nhá nhÊt vµ kh«ng cßn sù ph©n chia chÝnh thøc nµo kh¸c. VÝ dô: tæ, bé m«n cña mét khoa trong tr­êng ®¹i häc, tæ s¶n xuÊt cña mét ph©n x­ëng trong mét xÝ nghiÖp… TËp thÓ bËc hai cã cÊu t¹o tõ c¸c tËp thÓ c¬ së, vÝ dô: Khoa ë mét tr­êng ®¹i häc, ph©n x­ëng ë mét xÝ nghiÖp. TËp thÓ chÝnh thøc l¹i cã cÊu t¹o tõ c¸c tËp thÓ bËc hai, ®©y lµ c¸c ®¬n vÞ, c¸c doanh nghiÖp, c«ng ty… cã tªn gäi chÝnh thøc cã t­ c¸ch ph¸p nh©n, cã trô së… vµ ®­îc thµnh lËp hîp ph¸p. Trong bÊt kú tËp thÓ nµo còng tån t¹i hai lo¹i cÊu tróc lµ chÝnh thøc vµ kh«ng chÝnh thøc. CÊu tróc chÝnh thøc cña tËp thÓ ®­îc h×nh thµnh do quy chÕ trªn c¬ së nhiÖm vô vµ chøc n¨ng cña tËp thÓ. CÊu tróc chÝnh thøc quy ®Þnh râ vÒ tæ chøc hµnh chÝnh, biªn chÕ vµ x¸c ®Þnh râ c¸c mèi quan hÖ gi÷a c¸c bé phËn vµ c¸c c¸ nh©n trong tËp thÓ. §ång thêi nã còng quy ®Þnh mèi quan hÖ gi÷a tËp thÓ lao ®éng nµy víi tËp thÓ lao ®éng kh¸c. 2.1.2. C¸c ®Æc ®iÓm t©m lý x· héi cña tËp thÓ lao ®éng. T©m lý x· héi cña tËp thÓ lao ®éng lµ tËp hîp nh÷ng hiÖn t­îng t©m lý n¶y sinh trong qu¸ tr×nh tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña b¶n th©n tËp thÓ doanh nghiÖp. Nã lµ sù ph¶n ¸nh c¸c mèi quan hÖ diÔn ra trong tËp thÓ doanh nghiÖp vµ nã lµm mét mÆt ®êi sèng tinh thÇn cña tËp thÓ doanh nghiÖp. T©m lý x· héi cña tËp thÓ ph¶n ¸nh ®iÒu kiÖn sèng chung cña tËp thÓ lao ®éng mét c¸ch kh¸ch quan. §iÒu kiÖn sèng chung ®ã còng lµ thùc tr¹ng chung cña x· héi, v× vËy t©m lý x· héi cña tËp thÓ lao ®éng còng lµ sù ph¶n ¸nh thùc tr¹ng cña x· héi. Trong tËp thÓ doanh nghiÖp ngoµi nh÷ng ®iÒu kiÖn ho¹t ®éng chung cßn cã nh÷ng ®iÒu kiÖn riªng mang tÝnh ®Æc thï vÒ nhiÖm vô, sù ph©n c«ng c«ng t¸c trong tËp thÓ doanh nghiÖp, phong c¸ch qu¶n lý cña ng­êi l·nh ®¹o doanh nghiÖp. TÊt c¶ ®Òu ®­îc ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ vµo ®Æc ®iÓm t©m lý x· héi cña tËp thÓ doanh nghiÖp. Quan hÖ gi÷a ng­êi víi ng­êi trong tËp thÓ lao ®éng bao gåm quan hÖ ®ång nghiÖp, quan hÖ ng­êi l·nh ®¹o vµ ng­êi d­íi quyÒn. C¸c mèi quan hÖ nµy n¶y sinh vµ ®­îc cñng cè trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Chóng biÓu hiÖn rÊt ®a d¹ng vµ phong phó nhiÒu khi rÊt kh¸c nhau thËm chÝ tr¸i._.