Sử dụng dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực

đối với các doanh nghiệp trong nước nhưng cũng khá phổ biến trên thế giới. Đây cũng là hình thức kinh doanh giúp cho các nhà cung cấp dịch vụ kiếm được lợi nhuận. Để hiểu rõ hơn về hình thức sử dụng dịch vụ thuê ngoài, em xin phép được đưa ra một số quan điểm liên quan đến nó. Bài viết có sử dụng tài liệu nước ngoài nên phần dịch có thể chưa sát và đầy đủ. Trong quá trình làm bài còn nhiều sai sót và khuyết điểm nên rất mong được sự góp ý, bổ sung của thày để bài viết được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn! I. Tại sao các công ty sử dụng dich vụ thuê nhân sự bên ngoài? Dịch vụ nhân sự (theo tiếng Anh là Human Resource Outsourcing - HRO), xuất hiện để hỗ trợ, mở rộng hoặc thay thế các chức năng của phòng nhân sự trong công ty. Hoạt động chính của HRO là tìm ra các giải pháp giúp các hoạt động của phòng nhân sự có hiệu quả hơn. Nhiều doanh nghiệp cố gắng duy trì vị trí dẫn đầu trong các dịch vụ nhân sự, cung cấp lực lượng lao động có tay nghề ngay khi khách hàng cần để giúp khách hàng tập trung vào hoạt động kinh doanh chính của họ. Phòng nhân sự trong một công ty được mong đợi là nơi thu hút, giữ chân và hỗ trợ nhân tài. Tuy nhiên, phòng này đôi khi lại bị xem như một kẻ quấy rối và không được động viên để có ích hơn cho toàn bộ hoạt động của công ty. Mặc dù vậy, phòng nhân sự luôn bị yêu cầu tham gia giải quyết các công việc phức tạp trong công ty. Kinh nghiệm chỉ ra rằng những công ty vừa và nhỏ không nhất thiết phải thành lập phòng nhân sự chỉ để thực hiện một vài chức năng đơn giản như đề ra các chính sách, quy định cũng như những luật lệ trong công ty hoặc tuyển dụng, đào tạo và chi trả lương. Họ nên thuê dịch vụ nhân sự từ bên ngoài. Sự phát triển kinh doanh kéo theo sự phát triển quy mô của công ty mà nếu không nhận ra những điều phức tạp mới nảy sinh trước khi chúng trở nên ngày càng nghiêm trọng thì đó là điều nguy hiểm. Các công ty lớn thường có những nguồn lực dồi dào để hạn chế những mối đe dọa đó. Những công ty nhỏ hơn cũng nhận ra những mối đe dọa và tìm cách hạn chế rủi ro, cấp quần áo bảo hộ lao động, sự chăm sóc, đền bù cho công nhân gặp tai nạn khi làm việc nhưng thường không nhận ra những nguy cơ ngày càng tăng lên khi cơ cấu tổ chức của công ty ngày càng phức tạp. Ngay cả khi nhận ra những nguy cơ đó, họ cũng không biết làm sao để ngăn chặn và giải quyết chúng. Các chuyên gia chỉ ra rằng sử dụng các dịch vụ nhân sự thuê ngoài không đơn thuần chỉ là tuyển dụng. Sử dụng dịch vụ nhân sự thuê ngoài bao gồm việc thương lượng và trả lương cho nhân viên, quản lý lợi nhuận và các kỹ năng mềm về huấn luyện và phát triển. Ngoài ra còn có một số công việc khác như huấn luyện cho nhân viên và cấp quản lý, sửa đổi các chính sách cho phù hợp với tình hình hiện tại của công ty, sửa đổi, bổ sung sổ tay quản lý, hướng dẫn huấn luyện trên mạng… Một khi những nhu cầu về nhân sự của công ty đã được xác định thì có thể tiến hành tìm hiểu và chọn công ty làm dịch vụ này. Điều quan trọng là phải đặt các câu hỏi để tìm hiểu năng lực công ty, chẳng hạn: - Họ phân tích nhu cầu trong công ty bạn như thế nào? - Họ có thể tìm, chỉ ra một vấn đề trong công ty và đề xuất giải pháp khắc phục được không? - Tầm nhìn chiến lược của họ ra sao? Liệu họ có quan tâm đến các kế hoạch ngắn hạn và cam kết hợp tác dài hạn với công ty hay không? - Họ có kế hoạch, biện pháp gì để sự hợp tác diễn ra tốt đẹp, dài lâu? - Họ có đang hợp tác với một công ty khác cùng ngành với công ty mình không? Nếu có, họ có cung cấp cùng một giải pháp cho nhiều công ty không? - Những hành động ấn tượng nào của họ khi bắt đầu sự hợp tác với khách hàng? Công nghệ, khoa học phát triển đã tạo thêm cơ hội cho HRO. Mặc dù được hỗ trợ nhiều bởi các công cụ trực tuyến, nhưng nghề nhân sự vẫn cần con người để đề ra các quy định trong công ty và đảm bảo mọi nhân viên tuân thủ những quy định đó. (Theo Doanh nhân Sài Gòn. Bài viết “Tại sao các công ty thuê dịch vụ nhân sự bên ngoài” ngày 29/12/2007 trích dẫn từ II. Thực trạng sử dụng dịch vụ thuê ngoài hiện nay. Hiện nay, nền kinh tế đang buộc các tổ chức phải tìm sách lược để duy trì tính cạnh tranh. Outsourcing quá trình kinh doanh của một số chức năng ngày càng phổ biến là cách để cải thiện các dịch vụ cơ bản, trong khi cho phép các chuyên gia nhân sự thời gian để vận dụng vai trò chiến lược của họ trong tổ chức. Nhiều tổ chức đang xem xét HRO là một phương pháp: - nâng cao hiệu quả của việc tập trung vào những gì làm tốt nhất - việc tăng tính linh hoạt để đáp ứng các điều kiện kinh doanh thay đổi, nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ, công nghệ - việc thay đổi tổ chức - việc tăng giá trị sản phẩm, dịch vụ, sự hài lòng của khách hàng, giá trị cổ đông “Suy thoái kinh tế đã trở nên rất rõ rệt và ngành dịch vụ “thuê ngoài” (outsourcing) cũng đang co hẹp lại. Các công ty đã từng dựa vào những công ty bên ngoài khác để thực hiện một công đoạn IT nào đó nhằm cắt giảm chi phí nay cũng “kiềm chế” chi tiêu cho các kế hoạch thuê ngoài vì lý do đắt đỏ. Steve Budny – Giám đốc phụ trách dịch vụ thuê ngoài toàn cầu của Oceaneering, nhà cung cấp thiết bị và dịch vụ kỹ thuật ngành gaz và dầu khí ngoài khơi cho biết: “Ngay từ khi Oceaneering còn chưa kịp nhìn ra sự suy giảm nhu cầu lớn, Công ty đã áp dụng những biện pháp ưu tiên để thắt chặt chi tiêu. Cơ sở của Oceaneering tại Houston đã phải từ bỏ một số dự án ITvà cắt bớt chi nhánh tại Ấn Độ. Chúng tôi không bó tay nhưng chúng tôi buộc phải hành động khác đi trong thời gian trước mắt”. “Không riêng gì Oceaneering, các công ty khác hiện có một số dự án IT sử dụng dịch vụ thuê ngoài cũng tìm cách giảm bớt sự ràng buộc vào các dự án chưa thực sự cấp thiết” Đó là nhận định của  Avinash Vashistha - Giám đốc điều hành của Công ty tư vấn thuê ngoài Tholons. “Điều này đang làm suy giảm doanh thu của một loạt công ty cung cấp dịch vụ IT và cản trở sự tăng trưởng của các trung tâm cung cấp dịch vụ thuê ngoài truyền thống, ví dụ như một số trung tâm tại Ấn Độ”- ông cho biết thêm. Ấn Độ vốn là một địa chỉ thuê ngoài đáng tin cậy của thị trường Mỹ. Sự suy thoái đã làm đất nước này ảnh hưởng nặng nề với việc mất khoảng 60% hợp đồng thuê ngoài từ thị trường đó. Nguyên nhân là do cuộc khủng hoảng tín dụng leo thang hồi tháng 9 năm trước và tiếp theo là vụ khủng bố Mumbai hồi tháng 11 đã làm các công ty Mỹ tỏ ra lo lắng về tình hình an ninh lâu dài của Ân Độ. Mặc dù thị trường dịch vụ thuê ngoài Ấn Độ vẫn tăng trưởng, song tốc độ tăng trưởng lại suy giảm rất đáng kể trong những năm gần đây. Nếu như năm 2007 thị trường mở rộng tới 35%, thì năm 2008 giảm xuống còn 15% – Vashistha, Giám đốc điều hành của Tholons nói: “Công ty hy vọng đà suy giảm này sẽ dừng lại và cố gắng đạt mức 6 đến 7% trong năm 2009.”” (Cẩm Thịnh- theo Businessworks. Bài viết “Suy thoái toàn cầu khiến ngành dịch vụ thuê ngoài…” ngày 17/3/2009) trích dẫn từ Có thể nói thị trường outsourcing đang phát triển mạnh mẽ trên toàn cầu. Hơn chục năm trước, Eastman Kodak đã làm cả thế giới kinh doanh sửng sốt khi tuyên bố khoản tiền 250 triệu đôla Mỹ mà công ty này chi trả cho dịch vụ outsourcing về lĩnh vực công nghệ thông tin. Kể từ đó con số các thương vụ outsourcing đã tăng vọt, cùng với đó là giá trị hợp đồng gia công tăng lên chóng mặt.Theo một nghiên cứu mới đây, chi phí hàng năm cho outsourcing trên toàn thế giới là 1 tỷ đôla. Như vậy là hiện nay các doanh nghiệp đã quan tâm nhiều đến loại hình dịch vụ này và không ít những công ty thành công trong kinh doanh nhờ mô hình kinh doanh này- mô hình outsourcing. Nhiều công ty ăn nên làm ra trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ hấp dẫn này: công ty cung cấp dịch vụ vệ sinh, bảo vệ tòa nhà, văn phòng, dịch vụ quản trị hệ thống mạng… Outsourcing đã làm nảy sinh ra nhiều nghề mới mà có thể doanh nghiệp không muốn đưa vào danh sách các công việc toàn thời gian cố định. Ở Việt Nam, hình thức outsourcing đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Đối với các doanh nghiệp lớn, dịch vụ outsourcing phổ biến là dịch vụ dọn dẹp văn phòng, bảo vệ 24/24, vận chuyển văn phòng trọn gói,….Đối với các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập lại có xu hướng sử dụng dịch vụ outsourcing kế toán, báo cáo thuế, lắp đặt hoặc quản trị mạng hoặc bảo trì máy tính, thiết bị văn phòng. *Tại sao lại có sự phát triển mạnh mẽ của thị trường outsourcing như vậy? Ta có thể xem đến những lợi ích mà nó đem lại: - tiết kiệm chi phí. Chi phí cho dịch vụ outsourcing thường thấp hơn so với chi phí xây dựng cơ cấu làm việc trong doanh nghiệp. Bạn phải trả các khoản thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên, đó là chưa kể các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội - tiết kiệm chỗ ngồi làm việc. Việc tạo dựng cơ cấu tổ chức nhân sự làm việc toàn phần trong doanh nghiệp đòi hỏi bạn phải có đầy đủ diện tích văn phòng, các trang thiết bị làm việc. - đảm bảo công việc luôn được vận hành. Nhân viên làm việc toàn thời gian của bạn có quyền lợi được nghỉ phép, nghỉ ốm trong khi bạn cần đảm bảo khối lượng công việc được liên thông. Bên nhận dịch vụ outsourcing của bạn đảm bảo công việc luôn được vận hành. - Tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng. Hình thức sử dụng outsourcing sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và đảm bảo chất lượng công việc. Lợi ích mà outsourcing đem lại là không nhỏ. Tuy nhiên, trước khi sử dụng dịch vụ này các doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn đối tác hợp tác. Một đơn vị chuyên nghiệp, uy tín sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí trong khi vẫn đảm bảo chất lượng công việc trong dài hạn. *“Không thể phủ nhận những lợi ích mà dịch vụ thuê ngoài đem lại nhưng bên cạnh đó nó vẫn còn tồn tại một số điểm bất lợi. Đó là: - làm giảm sức mạnh tập thể bằng cách thay đổi các chức năng hỗ trợ - đòi hỏi phải chăm sóc đáng kể trong việc phối hợp thông tin cùng với công ty - làm giảm khả năng hiểu biết của tổ chức bởi sự suy giảm kĩ năng cơ sở của nó - làm suy yếu khả năng hợp nhất quá trình của tổ chức - làm nguy hại sự kiểm soát của tổ chức vượt với các chức năng được thuê ngoài - làm giảm tinh thần và động cơ thúc đẩy làm việc cho các nhân viên chính thức vì các công việc đột nhiên bị lấy mất - làm tăng tình trạng bấp bênh của nhân viên làm thuê, cho dù là các nhân viên cũ trong tổ chức hay là các nhân viên được doanh nghiệp thuê.” (dịch từ HR Outsourcing- Excutive Overview, trích dẫn từ *Bên cạnh việc có nhiều doanh nghiệp đang áp dụng hình thức dịch vụ thuê ngoài thì vẫn có những e ngại không muốn sử dụng dịch vụ này: - Sự không chắc chắn.: + tồn tại đáng kể những bất trắc + những chi phí hiện tại không được hiểu rõ ràng + các khoản tiết kiệm dự tính trước sẽ không bao giờ thực hiện được + những danh tiếng tuyệt vời của các nhà cung cấp dịch vụ là không xứng đáng + các nhà cung cấp dịch vụ tốt cho các đơn vị trong nội bộ hiện tại không còn tồn tại - Mất kiểm soát: + sẽ mất kiểm soát hơn đối với các nhà cung cấp dịch vụ + sẽ trở nên bị phụ thuộc vào các nhà cung cấp dịch vụ + sẽ mất các kĩ năng chức năng chéo nhau, các mạng lưới, sự hiểu biết mang tính tập thể - Xung đột: + sẽ đánh mất khả năng cốt lõi + sẽ làm mất bí mật + xung đột lợi ích giữa các bên không bao giờ làm được việc + các nhà cung cấp dịch vụ có thể mở rộng trong việc kinh doanh của doanh nghiệp - Sự không hài lòng của nhân viên + không hoàn thành trách nhiệm tập thể để bảo vệ công ăn việc làm + có thể làm giảm sự trung thành của nhân viên + sẽ làm giảm sự cam kết với tập thể của công ty + sẽ làm tổn hại tinh thần của tất cả các nhân viên, không chỉ là những nhân viên thuê ngoài - Tài chính + các nhà cung cấp dịch vụ không thể làm cùng các hoạt động, kiếm lợi nhuận và đưa ra giá thấp hơn các đơn vị trong nội bộ công ty + làm mất cân bằng nền kinh tế. (dịch từ HR Outsourcing- Excutive Overview, trích dẫn từ III. Giải pháp cho HR Outsourcing Nên làm đối với dịch vụ thuê ngoài. - có cái nhìn rõ ràng về những gì mà nguồn lực bên ngoài cần đạt được - hiểu được phạm vi của các dịch vụ để được thuê ngoài - thuê ngoài sự hoạt động của một chức năng, không phải là chịu trách nhiệm về nó. Không nên làm đối với dịch vụ thuê ngoài. - không thuê ngoài chiến lược, khách hàng hay quản lý tài chính - không để cho mục đích tiết kiệm chi phí vượt lên trên mọi thứ khác - không nên nghĩ rằng dịch vụ thuê ngoài là câu trả lời cho mọi vấn đề. 3. Bảy bước để thành công cho HR Outsourcing( Seven steps to successful HR Outsourcing) * Lập kế hoạch bước đầu.( Planning Initiatives) * Khảo sát các liên quan chiến lược( Exploring Strategic Implications) * Phân tích chi phí và hiệu quả hoạt động(Analyzing costs and performance) *Lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ( Selecting Providers) * Đàm phán các điều khoản ( Negotiating Terms) * Sự chuyển biến các nguồn lực ( Transitioning Resources) * Quản lý các mối quan hệ ( Managing Relationships) (dịch từ HR Outsourcing- Excutive Overview, trích dẫn từ PHỤ LỤC Lời nói đầu 1 Tại sao các công ty sử dụng dịch vụ thuê nhân sự bên ngoài 2 Thực trạng sử dụng dịch vụ thuê ngoài hiện nay 4 Giải pháp cho HR Outsourcing 9 Nguồn trích dẫn: ._.