Quy trình Xuất nhập khẩu của Doanh nghiệp kinh doanh Xuất nhập khẩu trong nền Kinh tế thị trường

ng nghiệp Việt Nam đồng thời nó có giá trị đối với nền Văn hoá-Xã hội và môi trường sinh thái của đất nước. Nước ta có lợi thế về điều kiện khí hậu, thổ nhưỡng phù hợp với nhiều loại rau quả đặc biệt nhân dân ta có tập quán kinh nghiệm trồng rau quả từ lâu đời. Phát triển ngành rau quả sẽ đem lại hiệu quả kinh tế cao, tạo cơ sở để chuyển dịch cơ cấu nông nghiệp và kinh tế nông thôn, tạo nguồn hàng hoá đặc trưng cho từng vùng và tạo được nhiều mặt hàng chủ yếu cho XK. Bên cạnh đó để khắc phục nhược điểm của nhóm sản phẩm rau quả tươi sống là nhanh chóng bị giảm sút chất lượng sau khi thu hoạch thì ngành sản xuất chế biến được ra đời. Công tác chế biến cũng đã góp phần to lớn cho hoạt động XK tạo được những chủng loại hàng hoá đặc trưng mà trái mùa vụ không có và nhiều nơi không có.Thấy được lợi thế của ngành rau quả trong những năm vừa qua, Đảng và nhà nước ta đã có sự quan tâm đặc biệt đến sự phát triển của ngành rau quả và được sự giúp đỡ và chỉ đạo của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn đã chỉ đạo cho Tổng công ty phát huy toàn bộ khả năng sản xuất của mình cũng như hoạt động kinh doanh để không ngừng mở rộng thị trường hoạt động XK các sản phẩm của mình sang nhiều nước trên thế giới và hoàn thành nhiệm vụ của Đảng và nhà nước giao cho. Trong 15 năm vừa qua Tổng công ty đã thu được không ít những thành quả lớn trong hoạt động kinh doanh XK, đẩy mạnh đầu tư, mở rộng thị trường, tạo được uy tín trên thị trường trong và ngoài nước. Với những kết quả đã đạt được như hiện nay, không chỉ bởi sự nỗ lực cố gắng của ban lãnh đạo trong công ty mà còn bởi sự cố gắng của toàn thể nhân viên trong công ty.Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đã được thì Tổng công ty còn gặp nhiều khó khăn như: trong khâu nghiên cứu thị trường tìm đối tác, chuẩn bị hàng hoá, kiểm tra chất lượng, sự giảm giá liên tục hay trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng về mặt hàng rau quả và mặt hàng nông sản trên thị trường thế giới đã ảnh hưởng lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt là xuất khẩu trong quá trình hoạt động XK. Chính vì vậy em mà lấy tên cho chuyên đề của mình là “Hoàn thiện quy trình XK mặt hàng rau quả tại Tổng công ty rau quả Việt Nam”. Mục đích của chuyên đề này nhằm hoàn thiện tốt hơn các bước trong quá trình XK mặt hàng rau quả tại Tổng công ty rau quả Việt Nam. Nội dung của chuyên đề được trình bày làm 3 chương. Chương I: Cơ sở lý luận chung về qui trình XK của các Doanh nghiệp kinh doanh XNK trong nền kinh tế thị trường. Chương II: Thực trạng qui trình Xk hàng rau quả tại Tổng công ty rau quả Việt Nam. ChươngIII: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện qui trình Xk mặt hàng rau quả của Tổng công ty rau quả Việt Nam. Do trình độ có hạn chế nên trong bài làm của em còn nhiều sai sót không thể tránh khỏi. Em rất mong nhận được sự nhận xét, đóng góp và hướng dẫn thêm của cô giáo để từng bước hoàn thiện chuyên đề này tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn côTS. Đào Thị Bích Hoà! Chương I Cơ sở lý luận chung về quy trình xuất khẩu của các doanh nghiệp kinh doanh XNK trong nền kinh tế thị trường I. khái niệm và vai trò của hoạt động xuất khẩu đối với nền KTTT. 1.Khái niệm. Hoạt động XK là việc bán hàng hoá, dịch vụ cho một quốc gia khác trên cơ sở dùng tiền tệ để thanh toán. Tiền tệ ở đây có thể là ngoại tệ đối với một quốc gia hay đối với hai quốc gia. Mục đích của hoạt động xuất nhập khẩu là khai thác được lợi thế của từng quốc gia trong phân công lao động quốc tế. Và khi trao đổi hàng hoá giữa các quốc gia là có lợi thì các quốc gia đều tích cực tham gia vào hoạt động này. Hoạt động xuất khẩu là một hình thức cơ bản của thương mại quốc tế, nó được hình thành từ rất lâu đời và ngày càng phát triển cho đến giai đoạn hiện nay. Hoạt động xuất khẩu sơ khai chỉ là hàng đổi hàng và sau đó phát hiện ra nhiều hình thức khác nhau như xuất khẩu trực tiếp , buôn bán đối lưu, xuất khẩu uỷ thác. Hoạt động xuất khẩu diễn ra trên phạm vi rất rộng cả về không gian và thời gian: nó có thể diễn ra trong thời gian rất ngắn song nó cũng có thể kéo dài hàng năm; nó có thể được tiến hành trên phạm vi một quốc gia hay nhiều quốc gia. Nó diễn ra trên mọi lĩnh vực, trong mọi điều kiện kinh tế, từ xuất khẩu hàng tiêu dùng cho đến tư liệu sản xuất, máy móc thiết bị và công nghệ kỹ thuật cao. Tất cả các hoạt động trao đổi đó đều nhằm mục đích đem lại lợi ích cho các nước tham gia. 2. Vai trò của hoạt động xuất khẩu 2.1 Đối với nền kinh tế thế giới Là một nội dung chính của hoạt động ngoại thương và là hoạt động đầu tiên của TMQT, xuất khẩu có một vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế của từng quốc gia cũng như của toàn thế giới. Do những điều kiện khác nhau nên một quốc gia có thể mạnh về lĩnh vực này nhưng lại yếu về lĩnh vực khác, vì vậy để có thể khai thác được lợi thế, tạo ra sự cân bằng trong quá trình sản xuất và tiêu dùng các quốc gia phải tiến hành trao đổi với nhau dựa trên lý thuyết lợi thế so sánh của David Ricacđo, ông nói rằng: “Nếu một quốc gia có hiệu quả thấp hơn so với các quốc gia khác trong sản xuất hầu hết các loại sản phẩm thì quốc gia đó vẫn có thể tham gia vào TMQT để tạo ra lợi ích của chính mình”, và khi tham gia vào TMQT thì “quốc gia có hiệu quả thấp trong sản xuất các loại hàng hoá sẽ tiến hành chuyên môn hoá sản xuất và xuất khẩu những loại mặt hàng mà việc sản xuất ra chúng là ít bất lợi nhất và nhập khẩu những loại mặt hàng mà việc sản xuất ra chúng có bất lợi lớn hơn”. Nói cách khác, một quốc gia trong tình huống bất lợi vẫn có thể tìm ra điểm có lợi để khai thác. Bằng việc khai thác các lợi thế này, các quốc gia tập trung vào sản xuất và xuất khẩu các mặt hàng có lợi thế tương đối. Sự chuyên môn hoá đó làm cho mỗi quốc gia khai thác được lợi thế của mình một cách tốt nhất giúp tiết kiệm được nguồn nhân lực như vốn, kỹ thuật, nhân lực trong quá trình sản xuất hàng hoá. Do đó, tổng sản phẩm trên quy mô toàn thế giới cũng sẽ được gia tăng. 2.2 Đối với nền kinh tế mỗi quốc gia Đối với nền kinh tế mỗi quốc gia, xuất khẩu tạo nguồn vốn chính cho nhập khẩu, phục vụ cho công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Sự tăng trưởng kinh tế của mỗi quốc gia đòi hỏi phải có 4 điều kiện: nhân lực, tài nguyên, vốn và kỹ thuật. Song không phải quốc gia nào cũng có đủ 4 điều kiện đó và để giải quyết tình trạng này buộc họ phải nhập từ bên ngoài những yếu tố mà trong nước chưa có đủ khả năng đáp ứng. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để có đủ ngoại tệ cho việc nhập khẩu này. Thực tiễn cho thấy, để có đủ nguồn vốn nhập khẩu, một nước và đặc biệt là các nước đang phát triển có thể sử dụng các nguồn vốn chính như: đầu tư nước ngoài, vay nợ, viện trợ và thu từ hoạt động xuất khẩu. Tầm quan trọng của nguồn vốn đầu tư nước ngoài, vay nợ và viện trợ thì không ai có thể phủ nhận được. Nhưng khi sử dụng những nguồn vốn này thì những nước đi vay phải chấp nhận những thiệt thòi nhất định và dù bằng cách này hay cách khác cũng phải hoàn lại vốn cho nước ngoài. Bởi vậy nguồn vốn quan trọng nhất mà mỗi quốc gia có thể trông chờ là vốn thu được từ hoạt động xuất khẩu. Vì vậy, xuất khẩu là hoạt động chính tạo tiền đề cho nhập khẩu, quyết định đến quy mô và tăng trưởng của nhập khẩu. ở các nước kém phát triển, vật cản trở sự tăng trưởng kinh tế là thiếu tiềm lực và vốn. Ngoài vốn huy động từ nước ngoài được coi là cơ sở chính nhưng mọi cơ hội đầu tư hoặc vay nợ từ nước ngoài và các tổ chức quốc tế chỉ tăng lên khi chủ đầu tư và người cho vay thấy khả năng xuất khẩu của các nước đó, vì đây là nguồn chính đảm bảo nước đó có thể trả nợ được. Xuất khẩu góp phần vào quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế, thúc đẩy sản xuất phát triển. Đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu sẽ giúp các nước kém phát triển chuyển dịch cơ cấu kinh tế từ nông nghiệp sang công nghiệp, phù hợp với xu thế phát triển cuả nền kinh tế thế giới. 2.3 Đối với một doanh nghiệp Thông qua xuất khẩu, các doanh nghiệp trong nước có cơ hội tham gia vào cuộc cạnh tranh trên thị trường thế giới về giá cả, chất lượng sản phẩm – những yếu tố đòi hỏi doanh nghiệp phải hình thành một cơ cấu sản xuất phù hợp với thị trường. Xuất khẩu buộc các doanh nghiệp phải luôn đổi mới và hoàn thiện công tác quản trị kinh doanh, đồng thời có ngoại tệ để đầu tư lại quá trình sản xuất không những về chiều rộng mà cả về chiều sâu. Ngoài ra, sản xuất hàng xuất khẩu giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều lao động, tạo thu nhập ổn định cho người lao động tạo ra ngoại tệ để chấp nhận máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho sản xuất hàng xuất khẩu và đem lại lợi nhuận cao. 3. Nhiệm vụ của hoạt động xuất khẩu Hoạt động xuất khẩu phải tạo ra được nguồn vốn nước ngoài cần thiết để nhập khẩu vật tư kỹ thuật, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật của CNXH, thực hiện công nghiệp hoá - hiện đại hoá. Thông qua hoạt động xuất khẩu hàng hoá, phải phát huy và sử dụng tốt hơn lao động và tài nguyên của đất nước, tăng giá trị ngày công lao động, tăng thu nhập quốc dân. Xuất khẩu phải phục vụ đắc lực cho công cuộc đổi mới kinh tế nâng cao vật chất và tinh thần cho người lao động. Hoạt động xuất khẩu phải nhằm mở rộng quan hệ kinh tế đối ngoại nâng cao uy tín của nước ta trên thị trường quốc tế, góp phần thực hiện đường lối đối ngoại của Nhà nước. Tất cả các nhiệm vụ trên đối với hoạt động xuất khẩu nói riêng và hoạt động thương mại quốc tế trong giai đoạn hiện nay là góp phần tích cực nhất vào việc thắng lợi đường lối đổi mới và xây dựng kinh tế của nước ta. II. các hình thức xuất khẩu chính thức trong Tmqt 1. Xuất khẩu trực tiếp Đây là hình thức xuất khẩu các hàng hoá - dịch vụ do chính doanh nghiệp sản xuất ra hoặc đặt mua từ các đơn vị sản xuất trong nước, sau đó xuất khẩu các sản phẩm này ra thị trường nước ngoài. Người bán và người mua trực tiếp quan hệ với nhau bằng cách gặp mặt, qua thư từ, điện tín ... để bàn bạc, thoả thuận một cách tự nguyện. Nội dung thoả thuận không có sự ràng buộc với lần giao dịch trước việc mua không nhất thiết phải gắn liền với việc bán. Hoạt động xuất khẩu theo phương thức này chỉ khác với hoạt động nôi thương ở chỗ: bên mua và bên bán có quốc tịch khác nhau, đồng tiền thanh toán là ngoại tệ đối với một hoặc cả hai bên, hàng hoá được di chuyển qua biên giới ... Trong giao dịch, người ta làm một loạt các công việc như: nghiên cứu tiếp cận thị trường, người mua hỏi giá và đặt hàng, người bán chào giá ... Sau đó 2 bên hoàn giá và chấp nhận giá, cuối cùng là ký kết hợp đồng. Trong thương mại quốc tế naỳ nay thì hình thức này có xu hướng tăng lên vì nó đảm bảo được các điều kiện an toàn chung hơn cho bên mua và bên bán. 2. Xuất khẩu uỷ thác. Trong hình thức xuất khẩu uỷ thác, đơn vị ngoại thương đóng vai trò trung gian xuất khẩu, làm thay cho đơn vị sản xuất những thủ tục cần thiết để xuất hàng và hưởng phần trăm theo giá trị hàng xuất đã được thoả thuận. IIi. Quy trình xuất khẩu hàng hoá của các doanh nghiệp kinh doanh XNK. Để đảm bảo cho hoạt động xuất khẩu được thực hiện một cách an toànvà thuận lợi đòi hỏi mỗi doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải tổ chức tiến hành theo các khâu sau của quy trình xuất khẩu chung. Trong quy trình gồm nhiều bước có quan hệ chặt chẽ với nhau bước trước là cơ sở, tiền đề để thực hiện tốt bước sau. Tranh chấp thường xảy ra trong tổ chức thực hiện hợp đồng là do lỗi yếu kém ở một khâu nào đó. Để quy trình xuất khẩu được tiến hành thuận lợi thì làm tốt công việc ở các bước là rất cần thiết. Thông thường một quy trình xuất khẩu hàng hóa gồm một số bước sau. 1.Nghiên cứu thị trường tìm kiếm đối tác. Thị trường là một phạm trù khách quan gắn liền với sản xuất và lưu thông hàng hoá ở đâu có sản xuất và lưu thông và ở đó có thị trường. Thị trường nước ngoài gồm nhiều yếu tố phức tạp, khác biệt so với thị trường trong nước bởi vậy nắm vững các yếu tố thị trường hiểu biết các quy luật vận động của thị trường nước ngoài là rất cần thiết phải tiến hành hoạt động nghiên cứu thị trường. Nghiên cứu thị trường có ý nghĩa quan trọng trong việc phát triển và nâng cao hiệu quả kinh tế. Nghiên cứu thị trường phải trả lời một số câu hỏi sau: xuất khẩu cái gì, ở thị trường nào, thương nhân giao dịch là ai, giao dịch theo phương thức nào, chiến lược kinh doanh cho từng giai đoạn để đạt được mục tiêu đề ra. 1.1Nắm vững thị trường nước ngoài. Đối với các đơn vị kinh doanh xuất khẩu, nghiên cứu thị trường có ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Trong nghiên cứu cần nắm vững một số nội dung:những điều kiện chính trị, thương mại chung, luật pháp và chính sách buôn bán, những điều kiện về tiền tệ và tín dụng, điều kiện vận tải và tình hình giá cước. Bên cạnh đó, đơn vị kinh doanh cũng cần phải nắm vững một số nội dung liên quan đến mặt hàng kinh doanh trên thị trường đó như dung lượng thị trường, tập quán và thị hiếu tiêu dùng của người dân, giá thành và dự biến động giá cả, mức độ cạnh tranh của mặt hàng đó. 1.2Nhận biết mặt hàng kinh doanh trước và lựa chọn mặt hàng kinh doanh. Nhận biết mặt hàng kinh doanh trước tiên phải dựa vào nhu cầu của sản xuất và tiêu dùng về quy cách chủng loại, kích cỡ, giá cả, thời vụ và thị hiếu cũng như tập quán tiêu dùng của từng vùng, từng lĩnh vực sản xuất. Từ đó xem xét các khía cạnh của hàng hoá trên thị trường thế giới. Về khía cạnh thương phẩm phải hiểu rõ giá trị công dụng, các đặc tính, quy cách phẩm chất, mẫu mã… Vấn đề khá quan trọng trong giai đoạn này là xác định sản lượng hàng hoá xuất khẩu và thời điểm xuất khẩu để bán được giá cao nhằm đạt được lợi nhuận tối đa. Hiện nay do chủ trương phát triển nền kinh tế với nhiều thành phần tham giai kinh tế trên nhiều ngành nghề và nhiều lĩnh vực khác nhau từ sản phẩm thô sản xuất bằng phương pháp thủ công đến sản phẩm sản xuất bằng máy móc tinh vi hiện đại. Tuyến sản phẩm được mở rộng với mặt hàng phong phú, đa dạng tạo điều kiện cho các đơn vị khinh doanh xuất khẩu có được nguồn hàng ổn định với nhiều nhóm hàng kinh doanh khác nhau. 1.3Tìm kiếm thương nhân giao dịch. Để có thể xuất khẩu được hàng hoá trong quá trình nghiên cứu thị trường nước ngoài các đơn vị kinh doanh phải tìm đựơc bạn hàng. Lựa chọn thương nhân giao dịch cần dựa trên một số đặc điểm sau: uy tín của bạn hàng trên thị trường, thời gian hoạt động kinh doanh, khả năng tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật, mạng lưới phân phối tiêu thụ sản phẩm…được như vậy, đơn vị kinh doanh xuất khẩu mới xuất khẩu được hàng và tránh được rủi ro trong kinh doanh quốc tế. 2.Lập phương án kinh doanh. Dựa vào những kết quả thu được trong quá trình nghiên cứu tiếp cận thị trường nứơc ngoài đơn vị kinh doanh xuất khẩu lập phương án kinh doanh. Phương án này là bản kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt được những mục tiêu xác định trong kinh doanh. Xây dựng phương án kinh doanh gồm các bước sau: Bước 1: đánh giá tình hình thị trường và thương nhân, đơn vị kinh doanh phải đưa ra được đánh giá tổng quan về thị trường nước ngoài và đánh giá chi tiết đối với từng phân đoạn thị trường. đồng thời cũng phải đưa ra những nhận định cụ thể về thương nhân nước ngoài mà đơn vị sẽ hợp tác kinh doanh. Bứơc 2: lựa chọn mặt hàng thời cơ, phương thức kinh doanh. Từ tuyến sản phẩm công ty phải chọn ra mặt hàng xuất khẩu mà công ty có khả năng sản xuất, có nguồn hàng ổn định đáp ứng được thời cơ xuất khẩu thích hợp : khi nào thì xuất khẩu, khi nào thì dự trữ hàng chờ xuất khẩu … và tuỳ thuộc vào khả năng của công ty mà công ty lựa chọn phương thức kinh doanh phù hợp. Bước 3: đề ra mục tiêu Trên cơ sở đánh giá về thị trường nước ngoài khả năng tiêu thụ sản phẩm xuất khẩu thị trường đó mà đơn vị kinh doanh xuất khẩu đề ra mục tiêu cho từng giai đoạn cụ thể khác nhau. Giai đoạn1: bán sản phẩm với giá thấp nhằm cạnh tranh với sản phẩm cùng loại, tạo điều kiện cho người tiêu dùng có cơ hội dùng thử, chiếm lĩnh thị phần. Giai đoạn 2: nâng dần mức giá bán lên để thu lợi nhuận. Mục tiêu này ngoài nguyên tố thực tế cần phù hợp với khả năng của công ty là mục đích để công ty phấn đấu hình thành và có thể vượt mức. Bước 4: đề ra biện pháp thực hiện. Giải pháp thực hiện là công cụ giúp công ty kinh doanh thực hiện các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất, nhanh nhất, có lợi nhất cho công ty kinh doanh. Bước 5: đánh giá hiệu quả của việc kinh doanh. Giúp cho công ty đánh giá hiệu quả kinh doanh sau thương vụ kinh doanh. đồng thời đánh giá được hiệu quả những khâu công ty kinh doanh đã và làm tốt, nhữngkhâu còn yếu kém nhằm giúp công ty hoàn thiện quy trình xuất khẩu. 3.Đàm phám và kí kết hợp đồng. 3.1Đàm phám. Chúng ta đã biết rằng đàm phám thực chất là việc trao đổi, học thuật vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật để sử dụng các kĩ năng, kĩ sảo trong giao dịch để nhằm thuyết phục đi đến việc chấp nhận những nội dung mà đôi bên đưa ra. Muốn đàm phán thành công thì khâu chuẩn bị đàm phán đóng góp một vai trò quan trọng như: chuẩn bị nội dung và xác định mục tiêu, chuẩn bị dữ liệu thông tin, chuẩn bị nhân sự đàm phán chuẩn bị chương trình đàm phán. Chúng ta đã biết rằng chuẩn bị chi tiết đầy đủ các nội dung cần đàm phán là việc rất quan trọng để cho cuộc đàm phán đạt hiệu quả cao hơn và giảm được rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng sau này. Ngoài ra, việc chuẩn bị số liệu thông tin chẳng hạn như: thông tin về hàng hoá để biết được tính thương phẩm học của hàng hoá, do các yêu cầu của thị trường về tính thẩm mĩ, chất lượng, các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Để đàm phán tốt cần phải chuẩn bị những thông tin về thị trường, kinh tế, văn hoá, chính trị, pháp luật của các nước, hay như thông tin về đối tác như sự phát triển ,danh tiếng, cũng như khả năng tài chính của đối phương. Đòi hỏi các cán bộ nghiệp vụ cần phải là những người nắm bắt thông tin về hàng hoá, thị trường, khách hàng, chính trị, xã hội…chính xác và nhanh nhất sẽ giúp cho cuộc đàm phán kí kết hợp đồng đạt hiệu quả tốt. Hiện nay trong đàm phán thương mại thường sử dụng ba hình thức đàm phán cơ bản là: đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại, đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Nhưng ở Việt Nam hiện nay hai hình thức là dàm phán qua thư tín và đàm phán qua điện thoại là được sử dụng phổ biến nhất. 3.2Kí kết hợp đồng. Việc kí kết hợp đồng là hết sức quan trọng. Hợp đồng có được tiến hành hay không là phụ thuộc vào các điều khoản mà hai bên đã cam kết trong hợp đồng. Khi kí kết một hợp đồng kinh tế phải căn cứ vào các diều kiện sau đây: -Các định hướng kế hoạch và chính sách phát triển kinh tế của nhà nước. -Nhu cầu thị trường, đơn đặt hàng, chào hàng của bạn hàng. *Hợp đồng hàng hoá bao gồm những nội dung sau: -Số hợp đồng -Ngày, tháng, năm và nơi kí kết hợp đồng. -Tên và địa chỉ các bên kí kết. -Các điều khoản bắt buộc của hợp đồng. Điều 1: tên hàng, phẩm chất, qui cách, số lượng, bao bì, kí mã hiệu. Điều 2: giá cả. Điều 3: thời hạn, địa điểm, phương thức giao hàng, vận tải. Điều 4: điều kiện kiểm nghiệm hàng hoá. Điều 5: điều kiện thanh toán trả tiền. Điều 6: điều kiện khiếu nại Điều 7: điều kiện bất khả kháng. Điều8: điều khoản trọng tài: 4. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu Sau khi đã kí kết hợp đồng xuất khẩu, công việc hết quan trọng mà doanh nghiệp cần phải làm là tổ chức thực hiện hợp đồng mà mình đã kí kết. Căn cứ vào điều khoản đã ghi trong hợp đồng doanh nghiệp phải tiến hành sắp xếp các công việc mà mình phải làm ghi thành bảng biểu theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, kịp thời nắm bắt diễn biến tình hình các văn bản đã gửi đi và nhận những thông tin phản hồi từ phía đối tác. Qui trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gồm: 4.1 xin giấy phép xuất khẩu hàng hoá. Xin giấy phép xuất khẩu trước đây là một công việc bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam khi muốn xuất khẩu hàng hoá sang nước ngoài. Nhưng theo quyết định số 57/1998/NĐ/CP tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đều được quyền xuất khẩu hàng hoá phù hợp với nôị dung đăng kí kinh doanh trong nước của mình không cần phải xin giấy phép kinh doanh xuất khẩu tại bộ thương mại. Qui định này không áp dụng với một số mặt hàng đang còn quản lý theo cơ chế riêng (cụ thể là những mặt hàng gạo, chất nổ, sách báo, ngọc trai, đá quí, tác phẩm nghệ thuật, đồ sưu tầm và đồ cổ). Nếu hàng xuất khẩu qua nhiều cửa khẩu, thì cơ quan sẽ cấp cho doanh nghiệp ngoại thương một phiếu theo dõi. Mỗi khi hàng thực tế được gia nhận ở cửa khẩu, cơ quan hải quan đó sẽ trừ lùi vào phiếu theo dõi. 4.2 Chuẩn bị hàng xuất khẩu. Để thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã kí. 4.2.1 Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu. Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn. Vì thế chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành thu gom tập trung từ nhiều chân hàng. Cơ sở pháp lí để làm việc đó là kí kết hợp đồng kinh tế giữa chủ hàng xuất khẩu với các chân hàng. Hợp đồng kinh tế về việc huy động hàng xuất khẩu có thể là hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng,…Nhằm thực hiện theo đúng thời hạn hợp đồng xuất khẩu hàng hoá đã kí kết. 4.2.2Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu và kẻ kĩ mã hiệu hàng hoá. Việc tổ chức đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng trong quá trình chuẩn bị hàng hoá, vì hàng hoá đóng gói trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Muốn làm tốt công việc đóng gói bao bì thì cần phải nắm vững được yêu cầu loại bao bì đóng gói cho phù hợp và theo đúng qui định trong hợp đồng, đồng thời có hiệu quả kinh tế cao. -Loại bao bì: thường dùng làm hòm, bao, kiện hay bì, thùng… -Kẻ kí mã hiệu: kí mã hiệu bằng số hoặc chữ hay hình vẽ được ghi ở mặt ngoài bao bì để thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng. Đồng thời kẻ mã hiệu cần phải sáng sủa, rõ ràng, dễ nhận biết. 4.3 Kiểm tra chất lượng hàng hoá. Trước khi giao hàng, nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất, trọng lượng, bao bì…vì đây là công việc cần thiết quan trọng nhờ có công tác này mà quyền lợi khách hàng được đảm bảo, ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các khâu trong sản xuất cũng như tạo nguồn hàng đảm bảo uy tín cho nhà xuất khẩu và nhà sản xuất trong quan hệ buôn bán. Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu được tiến hành ngay sau khi hàng chuẩn bị đóng gói xuất khẩu tại cơ sở hàng kiểm tra tại cửa khẩu do khách hàng trực tiếp kiểm tra hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên. 4.4 Mua bảo hiểm hàng hoá. Chuyên chở hàng hoá xuất khẩu thường xuất hiện những rủi ro, tổn thất vì vậy việc mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất khẩu là một cách tốt nhất để đảm bảo an toàn cho hàng hoá xuất khẩu trong quá trình vận chuyển. Doanh nghiệp có thể mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất khẩu của mình tại các công ty bảo hiểm. Có thể mua bảo hiểm bao : + Ký hợp đồng bảo hiểm bao. Doanh nghiệp căn cứ vào kế hoạch của mình để ký hợp đồng bảo hiểm ngay từ đầu năm sẽ bảo hiểm cho toàn bộ kế hoạch năm đó. Khi có hàng xuất khẩu doanh nghiệp gửi thông báo đến công ty bảo hiểm, công ty bảo hiểm sẽ cấp hoá đơn bảo hiểm. + Ký hợp đồng bảo hiểm chuyến: Chủ hàng xuất khẩu gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở này chủ hàng xuất khẩu và công ty bảo hiểm ký kết hợp đồng bảo hiểm, để ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm sau: -Bảo hiểm điều kiện A: bảo hiểm ruỉ ro. -Bảo hiểm điều kiện B: bảo hiểm tổn thất riêng. -Bảo hiểm điều kiện C: bảo hiểm miễn tổn thất riêng. Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm dựa vào các căn cứ sau: Điều khoản ghi trong hợp đồng, tính chất hàng hoá, tính chất bao bì và phương thức xếp hàng, loại tàu chuyên chở. 4.4 Thuê phương tiện vận tải. Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, việc thuê phương tiện vận tải dựa vào căn cứ sau đây: -Dựa vào những điều khoản của hợp đồng xuất khẩu hàng hoá: điều kiện cơ sở giao hàng số lượng nhiều hay ít. -Dựa vào đặc điểm hàng hoá xuất khẩu: là loại hàng gì, hàng nhẹ cân hay hàng nặng cân, hàng dài ngày hay hàng ngắn ngày, điều kiện bảo quản đơn giản hay phức tạp… * Điều kiện vận tải: Đó là hàng rời hay hàng đóng trong container, là hàng hoá thông dụng hay hàng hoá đặc biệt. Vận chuyển trên tuyến đường bình thường hay tuyến hàng đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tục…để có thuê phương tiện đường bộ, đường biển, hay đường hàng không, đường sắt. 4.5 Làm thủ tục hải quan. Đây là qui bắt buộc đối với bất kì loại hàng hoá nào, công tác này được tiến hành qua 3 bước: -Khai báo hải quan: chủ hàng có trách nhiệm kê khai chi tiết đầy đủ về hàng hoá một cách trung thực và chính xác lên một tờ khai để cơ quan kiểm tra. Nội dung bao gồm: loại hàng, tên hàng, số lượng, giá trị hàng hoá, phương tiện hàng hoá, nước nhập khẩu.Tờ khai hải quan được xuất trình cùng một số giấy tờ khác như: hợp đồng xuất khẩu, giấy phép hoá đơn đóng gói. -Xuất trình hàng hoá: hàng hoá xuất khẩu phải được sắp xếp một cách trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát. -Thực hiện các quyết định của hải quan: đây là công việc cuối cùng trong quá trình hoàn thành thủ tục hải quan. 4.6 Giao hàng lên tàu. Thực hiện điều kiện giao nhận hàng trong hợp đồng xuất khẩu, đến thời gian giao hàng, doanh nghiệp phải làm thủ tục giao nhận hàng, hiện nay phần lớn hàng hoá xuất khẩu của chúng ta vận chuyển bằng đường biển và đường sắt. + Nếu hàng xuất khẩu được giao bằng đường biển chủ hàng làm công việc sau: -Căn cứ các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho nhà vận tải để đổi lấy sơ xếp hàng. -Trao đổi với cơ quan điều độ của cảng để biết ngày tàu đến và bốc hàng lên tàu. -Sau khi đã bốc hàng lên tàu, nhận biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển có chức năng chứng nhận gửi hàng, hợp đồng vận chuyển. -Chứng từ sở hữu hàng hoá, vận đơn là vận đơn sạch có khả năng chuyển nhượng được. -Ngoài ra còn có thể gồm vận đơn sạch con: chứng nhận hàng đầy đủ, hiện trạng bao bì, chất lượng, số lượng hàng hoá hoàn hảo, giúp cho hàng hoá có thể có thể chuyển nhượng. + Nếu hàng hoá được giáo bằng Container, khi chiếm đủ một Container (FCI) chủ hàng hoá ký thuê Container, đóng hàng vào Container, lập bảng kê hàng trong Container khi hàng không chiếm hết một Container (LCL) chủ cửa hàng phải lập một bản “Đăng ký chuyên chở”. Sau khi đăng ký được chấp nhận chủ hàng giao hàng đến ga Container cho người vận tải. +Nếu hàng hoá chuyên chở bằng đường sắt, chủ hàng phải đăng ký với cơ quan đường sắt để xin cấp toa xe phù hợp với tính chất hàng hoá và khối lượng hàng hoá…Sau khi bốc xếp hàng, chủ hàng niêm phong kẹp chì và làm các chứng từ vận tải, nhận vận đơn đường sắt. 4.7 Làm thủ tục thanh toán. Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu. Hiện nay có hai phương thức sau được sử dụng rộng rãi. + Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) Hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng doanh nghiệp xuất khẩu phải đôn đốc người mua phía nước ngoài mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn đã thoả thuận, sau khi nhận L/C phải kiểm tra L/C có khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó. -Nếu L/C không đáp ứng được những yêu cầu này, cần phải buộc người mua sửa đổi lại, rồi ta mới giao hàng. -Sau khi giao hàng phải nhanh chóng thu thập bộ chứng từ, chính xác phù hợp với L/C về nội dung và hình thức. +Thanh toán bằng phương thức nhờ thu. Hợp đồng xuất khẩu yêu cầu thanh toán bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng đơn vị doanh nghiệp phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền của đối tác. Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác phù hợp với hợp đồng mà hai bên đã lập, nhanh chóng chuyển cho ngân hàng, nhằm chóng thu hồi vốn. 4.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại(nếu có). Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu phía khác hàng có sự vi phạm thì doanh nghiệp có thể khiếu nại với trọng tài về sự vi phạm đó, trong trường hợp cần thiết có thể kiện ra toà án, việc tiến hành khiếu kiện phải tiến hành thận trọng, tỉ mỉ, kịp thời…dựa trên căn cứ chứng từ kèm theo . Trong trường hợp doanh nghiệp bị khiếu nại đòi bồi thường cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng xem xét yêu cầu của khách hàng để giải quyết khẩn trương kịp thời và có tình có lý. Khiếu nại của đối tác là có cơ sở, doanh nghiệp có thể giải quyết bằng một trong các cách sau: -Giao hàng thiếu thì có thể giao bù ở lô sau. -Đền tiền, đổi hàng khi hàng hoá bị hỏng, hoặc sửa chữa hàng hoá với chi phí doanh nghiệp phải chịu. -Giảm giá hàng mà số tiền giảm giá được trang trải bằng hàng hoá được giao vào thời gian sau đó. chương II Thực trạng qui trình xuất khẩu hàng rau quả tại tổng công ty rau quả Việt Nam I. khái quát chung về tổng công ty rau quả Việt Nam. Tổng công ty Rau Quả Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là VEGETEXCO, có trụ sở chính tại số 2 Phạm Ngọc Thạch - Đống Đa - Hà Nội. Tổng công ty Rau Quả Việt Nam Được thành lập ngày 11/02/1988 theo quyết định số 63NN-TCCB/QD của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn trên cơ sở hợp nhất các đơn vị thuộc lĩnh vực sản xuất, chế biến và xuất nhập khẩu rau quả của các Bộ ngoại thương, Bộ nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm. Tổng công ty là một tổ chức kinh doanh chuyên ngành kinh tế kỹ thuật trong lĩnh vực rau quả bao gồm các hoạt động từ sản xuất nông nghiệp sang chế biến công nghiệp xuất nhập khẩu rau quả và nghiên cứu khoa học kỹ thuật. Ra đời trong những năm đất nước khó khăn và chỉ mới bắt đầu đi vào hoạt động được gần 15 năm nhưng Tổng công ty đã không ngừng lớn mạnh, phát triển và hiện nay Tổng công ty đã có quan hệ làm ăn với các tổ chức kinh tế của hơn 100 nước khác nhau trên thế giới. Trong giai đoạn này, nền kinh tế thế giới có rất nhiều biến động nhất là khu vực Đông Nam á và Việt Nam cũng không trách khỏi tầm ảnh hưởng này. Tuy có những khó khăn như trên nhưng những năm qua, Tổng công ty vẫn liên tục hoạt động có hiệu quả cụ thể là qua các nămTổng công ty đều nộp đủ ngân sách Nhà nước và có lãi trong hoạt động kinh doanh. Nhìn lại hoạt động của Tổng công ty trong những năm qua ta thấy có những bước thăng trầm phản ánh đúng với thời cuộc diễn ra. Tuy gặp rất nhiều khó khăn do cả yếu._. tố khách quan của môi trường kinh doanh và cả yếu tố chủ quan con người nhưng nói chung sự ra đời và phát triển của Tổng công ty đã đáp ứng được nhu cầu, đòi hỏi thiết yếu của nền kinh tế trong lĩnh vực thực phẩm - rau quả. 1. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty rau quả Việt Nam. 1.1. Chức năng, quyền hạn của Tổng công ty. Tổng công ty Rau Quả Việt Nam có những chức năng và quyền hạn như sau: -Có quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai và các nguồn lực khác của Nhà nước giao cho theo quy định của pháp luật để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội. -Có quyền uỷ quyền cho các doanh nghiệp tiến hành việc hạch toán độc lập nhân danh Tổng công ty. - Có quyền cho thuê, thế chấp, nhượng bán tài sản thuộc quyền quản lý của Tổng công ty để tái đầu tư, đổi mới công nghệ( trừ những tài sản đi thuê, đi mượn, giữ hộ nhận thế chấp) 1.2 Nhiệm vụ của Tổng công ty. Ngay từ khi bắt đầu thành lập, Tổng công ty có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh các sản phẩm rau quả, liên doanh với các tổ chức nước ngoài. - Có trách nhiệm không ngừng nâng cao phát triển vốn, hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. - Phải thực hiện đúng pháp lệnh kế toán thống kê. 1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức của Tổng công ty Rau Quả Việt Nam. Cơ cấu bộ máy tổ chức là một yếu tố rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, nó có tác động quyết định đến kết quả hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Ta có thể khái quát tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty Rau Quả Việt Nam như sau: Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Các phòng quản lý -Phòng tổ chức cán bộ -Văn phòng -Phòng quản lý sản xuất -Phòng kế toán tài chính -Phòng xúc tiến thương mại -Phòng tư vấn và đầu tư -Phòng KCS Các phòng kinh doanh -Phòng xuất nhập khẩu I -Phòng xuất nhập khẩu II -Phòng xuất nhập khẩu III -Phòng kinh doanh tổng hợp IV -Phòng kinh doanh tổng hợp V -Phòng kinh doanh VI Các đơn vị thành viên và các công ty liên doanh Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp Chức năng kiểm tra 2. Kết quả hoạt động kinh doanh xnk của Tổng công ty rau quả Việt Nam trong những năm gần đây. 2.1. Các chỉ tiêu về kết quả hoạt động kinh doanh Để đánh giá tổng quan về kết quả hoạt động kinh doanh của TCT ta nghiên cứu qua một loạt các chỉ tiêu như tổng kim ngạch XNK, giá trị sản lượng nông công nghiệp, doanh thu, lợi nhuận và thu nhập công nhân viên. Những năm gần đây, tuy gặp rất nhiều khó khăn do tình hình kinh tế thế giới có nhiều biến động và sự ảnh hưởng của thời tiết đến hoạt động của TCT là rất lớn, tuy nhiên các chỉ tiêu kinh tế này vẫn đảm bảo một sự tăng trưởng cao (trừ chỉ tiêu XNK năm 1999) và ổn định, những số liệu ở bảng 1 sẽ cho ta thấy được điều này. Năm Chỉ tiêu 1999 2000 2001 2002 So sánh 00/99 01/00 02/01 1. Tổng kim ngạch XNK 39.128.555 4.304.1410 60.478.714 70.000.000 110 140,5 115,74 - XK (USD) 20.098.191 22.431.704 25.176.378 25.800.000 111,61 112,23 102,48 - nhập khẩu (USD) 19.030.364 20.609.706 35.302.396 44.200.000 108,29 171,29 125,20 2. Giá trị sản lượng nông – công nghiệp 233.104 275.938 365.455 465.000 118,37 132,44 127,24 - Nông nghiệp(tỷ) 33.557 35.000 38.000 41.000 105 109 107,89 - Công nghiệp(tỷ) 199.547 240.938 327.455 424.000 120,7 133,6 129,48 3. Tổng doanh thu(tỷ) 682.000 719.000 1.023.538 1.149.000 124 130 112,25 4. Nộp ngân sách(tỷ) 37.100 22.000 22.880 33.000 59,29 104 144,23 5. Lợi nhuận(tỷ) 12.200 19.339 23.014 25.500 116,30 119 110,8 6. Thu nhập công nhân(ngđ) 444.000 509.000 624.000 703.000 114,64 122 112,66 (Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác sản xuất kinh doanh từ năm 1999 – 2002 của tổng công ty rau quả Việt Nam ). Trong bảng 1 ta thấy các chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của TCT đều tăng, trừ xuất nhập khẩu. Việc giảm xuống của giá trị hàng hoá XNK (bao gồm cả XK,NK) là do năm 1999 thì do giá cả và sức mua của Thị trường thế giới giảm, biến động tài chính các nước trong khu vực ảnh hưởng đến các hợp đồng XNK và ảnh hưởng về chính trị của Nga. Các chỉ tiêu còn lại đều có những bước tăng nhất định dù gặp rất nhiều khó khăn như: tổng giá trị nông – công nghiệp tăng qua các năm 1999,2000,2001,2002 lần lượt là: 11,51%, 18,3%, 32,44%và27,24%; tổng doanh thu tăng: 12,61%, 24%, 30%,11,25% và lợi nhuận tăng:6,4%,16,3%và 19%,10,8%. Điều này nói lên một nỗ lực phi thường của toàn bộ công nhân viên trong TCT. Nhìn chung, qua 4 nhóm chỉ tiêu chính ta có thể thấy được một nét khái quát nhất, cơ bản nhất tình hình hoạt động kinh doanh của TCT qua 4 năm 1999 – 2002 với những kết quả hết sức khả quan. Điều đặt ra cho các cán bộ công nhân viên của TCT là làm sao đưa hoạt động của mình lên tầm cao mới đáp ứng được đòi hỏi của đất nước trong nền kinh tế Thị trường hiện nay, trở thành 1 động lực mới cho sự phát triển kinh tế đất nước. 2.2 Về cơ cấu mặt hàng kinh doanh TCT có 4 nhóm hàng rau quả xuất khẩu chủ yếu đó là: -Rau quả hộp: dứa khoanh, dứa rẻ quạt, dứa miếng nhỏ, nước dứa được đống trong nước đường đậm, nhạt hoặc trong nước dứa tự nhiên, vải nước đường, chôm chôm, xoài, thanh long, nấm hộp, dưa chuột và các loại hoa quả nhiệt đới khác đóng hộp. -Rau quả đông lạnh: Dứa, xoài, chôm chôm, đậu, nước dứa -Rau quả sấy khô: Chuối, xoài, thanh long, nhãn, vải khô -Rau quả muối: Dưa chuột, gừng, nấm, mơ, ớt Ngoài ra, TCT còn kinh doanh một số mặt hàng rau quả tươi (khoai tây, bắp cải, su hào, cà rốt ...); Hạt giống rau (hành tây, cà chua, dưa chuột, đậu) quả tươi (cam, quýt, chanh, bưởi, nhãn, xoài ...); gia vị (ớt quả khô, ớt bột, gừng bột, quế thanh, tiêu đen, hoa hồi ...) Bảng Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu chính của Tổng công ty Các chỉ tiêu 2000 2001 2002 So sánh% 01/00 02/01 Tổng KN XK 22431704 25145247 25826358 112 2,8 RQ tươi 893270 732572 827325 82 113 RQđông lạnh 39475 35264 32486 89,3 92,1 RQ hộp 6575312 6927112 7308924 105,3 105,5 GIA vị nông sản 12421494 13726187 13952611 110 101,6 RQ sấy muối 2520153 3724112 3705012 147,8 99,5 Qua bảng số liệu trên đây ta thấy tình hình kinh doanh của Tổng công ty qua 3 năm gần đây có sự thay đổi mạnh, các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là các loại rau quả chế biến, gia vị nông sản khác. Cụ thể là mặt hàng rau quả tươi có xu hướng giảm đến năm 2002 chỉ đạt 92,1% so với năm 2001, mặt hàng rau quả hộp có xu hướng tăng so với năm 2001 đạt 105,5%đã có sự thay đổi nhưng chưa cao. Đối với mặt hàng hiện nay tăng cao nhất là mặt hàng gia vị nông sản khác tăng: năm 2001 tăng 110% so với năm 2000 đến năm 2002 vẫn tăng nhưng không cao bằng năm 2001. Mặt hàng rau quả sấy muối tăng năm 2001 tăng đột biến 147% so với năm 2000 nhưng đến năm 2002 thì giảm hơn so với năm 2001 chỉ đạt là 99,5%. Nhìn chung kết quả hoạt động xnk của Tổng công ty tuy chưa được như mong muốn nhưng các đơn vị trực thuộc đã có sự cố gắng trong hoạt động kinh doanh của mình. Hiện nay Nhà nước đang rất quan tâm mở rộng, khuyến kích nhiều doanh nghiệp đầu tư vào lĩnh vực kinh doanh xnk nông sản, Tổng công ty sẽ phải đối mặt với rất nhiều sự canh tranh từ cả trong nước và ngoài nước, đứng trước rất nhiều cơ hội cũng như thử thách, Tổng công ty cần phải nỗ lực vươn lên và cũng rất cần sự đầu tư khuyến kích của Nhà nước để phát huy vai trò một Tổng công ty hàng đầu của ngành nông sản Việt Nam. 2.3.Các thị trường xuất khẩu chính Trong kinh doanh XNK, việc mở rộng thị trường là vấn đề thiết yếu của mỗi đơn vị kinh doanh và là chiến lược quan trọng cần phải quan tâm. Đối với TCT rau quảViệt Nam cũng vậy, việc tìm kiếm thị trường là một vấn đề quan trọng.Tổng công ty đã chủ trương tiếp tục mở rộng và ổn định thị trường, giữ vững thị trường đang có kim ngạch lớn, tranh thủ mở rộng các thị trường tiềm năngvà các thị trường khác khi có cơ hội. Năm 2002 chúng ta đã đánh mất 8 thị trường nhưng chúng ta cũng khôi phục được 8 thị trường khác và mở rộng được 5 thị trường mới, đưa mối quan hệ của chúng ta lên 55 nước, tăng 5 nước so với năm 2001. So với năm 1995 chúng ta đã tăng được 23 thị trường; có 15 thị trường có kim ngạch từ 1 triệu USD trở lên(tăng 7) trong đó có 5 thị trường có kim ngạch trên 5 triệu USD(tăng 3) và đặc biệt đã có 2 thị trường kim ngạch gần đạt và vượt quá 10 triệu USD đó là thị trường Nga đạt 9,96 triệu USD, thị trường Nhật đạt 12,4 triệu USD. Có 8 thị trường có kim ngạch lớn và tương đối ổn định từ 4 đến 8 năm liền là : Nga, Nhật, Trung Quốc, Hàn quốc, Singapo, Mỹ, Đài loan, Đức. 2.4.Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của TCT rau quả Việt Nam. Trong quá trình hoạt động của mình, TCT rau quả Việt Nam đã tăng nhanh được kim ngạch sang các thị trường nước ngoài với nhiều mặt hàng mới như dứa khoanh hỗn hợp chôm chôm và dứa, dứa nghiền đóng hộp, nước dứa đông lạnh, măng hộp, nấm muối, dưa chuột dầm giấm đóng lọ thuỷ tinh ... Chất lượng cũng đã đáp ứng phần lớn các yêu cầu về chất lượng nêu trong hợp đồng. Trong quan hệ ngoại thương, những năm vừa qua Việt Nam đã mở rộng quan hệ với nhiều nước trên thế giới, trong đó có một số thị trường kim ngạch ngày càng tăng với các mặt hàng phong phú đa dạng. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho TCT trong việc mở rộng thị trường và không ngừng nâng cao chất lượng mặt hàng cho phù hợp thị hiếu và sở thích của người tiêu dùng. Bên cạnh những kết quả tích cực đạt được, TCT vẫn còn các hạn chế và khó khăn trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cảu mình. Vì vậy, TCT càng cần phải sớm đề ra các biện pháp các khó khăn và hạn chế này. II. Thực trạng qui trình xuất khẩu mặt hàng rau quả tại Tổng công ty rau quả Việt Nam. Qui trình xuất khẩu là một chuỗi các công việc kế tiếp nhau được đan kết chặt chẽ với nhau. Thực thiện tốt việc này sẽ làm cơ sở cho các hoạt động khác. 1.Nghiên cứu thị trường và khách hàng. Nghiên cứu lựa chọn thị trường xuất khẩu là khâu đầu tiên của quá trình xuất khẩu hàng hoá, là khâu quan trọng trong việc đưa ra quyết định: xuất khẩu mặt hàng rau quả nào để đem lại lợi nhuận lớn nhất. Việc tìm kiếm thông tin, thăm dò thị trường là rất khó vì hiện nay Tổng công ty vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm trong tìm kiếm và xử lý thông tin. Trước kia, Tổng công ty xuất khẩu sang các nước Đông Âu và Liên Xô là chủ yếu. Từ năm 1991 tình hình quốc tế có nhiều thay đổi, thị trường Đông Âu nhày càng co hẹp, thị trường Tây Âu, Châu Phi, Châu á mở rộng, cơ chế hoạt động cũng rất khác so với thị trường Đông Âu cũ. Để giải quyết những khó khăn này, Tổng công ty phải đưa ra kế hoạch chi tiết và phù hợp để giải quyết những khó khăn. Tổng công ty cần phải nghiên cứu thị trường quốc tế một cách nghiêm túc, có thể tìm kiếm thông tin từ các trung tâm thông tin thương mại, các văn phòng đại diện thương mại, phòng tư vấn thương mại, tạp chí thương mại trong và ngoài nước. Một thực tế khả quan là từ năm 1991 đến nay, Tổng công ty đã mở rộng quan hệ với những thị trường lớn; giầu tiềm năng, lại có vị trí địa lý rất gần với Việt Nam đó là Nhật Bản, Hàn Quốc, Ân Độ, Singapore, Thái Lan, Trung Quốc và thị trường Châu Âu như : Canada, Pháp, Ba Lan, Đức... Hàng năm, mặt hàng rau quả xuất khẩu sang các thị trường này chiếm từ 65-80% tỷ trọng xuất khẩu mặt hàng rau quả. Trong tương lai, Tổng công ty vẫn muốn tiếp tục duy trì quan hệ làm ăn ở các thị trường này và khối lượng hàng xuất khẩu sang khu vực này trong tương lai sẽ còn tăng mạnh. VD: Do nghiên cứu thị trường Mỹ là một thị trường đầy tiềm năng,do nhu cầu của người dân Mỹ về mặt hàng rau quả với khối lượng lớn. Nên Tổng công ty đã thúc đẩy quan hệ làm ăn với Mỹ, nhưng ban đầu do đánh thuế nhập khẩu của Mỹ cao(35%) đối với mặt hàng rau quả nên Tổng công ty chỉ xk sang Mỹ với khối lượng nhỏ. Cho đến tận cuối năm 1999 thuế đã giảm xuống còn 20%(do hiệp định Thương Mại Việt-Mỹ được kí vào ngày13/7/2000). Bên cạnh việc nghiên cứu thị trường quốc tế Tổng công ty cũng cần phải nỗ lực nghiên cứu thị trường trong nước để tạo nguồn hàng xuất khẩu bảo đảm cả về số lượng, chất lượng, thời gian... Để nghiên cứu thị trường Tổng công ty có thể lựa chọn giữa 2 phương pháp nghiên cứu tại bàn và nghiên cưú tại địa bàn, khảo sát tình hình thực tế . Nhưng phương thức chủ yếu mà Tổng công ty đang sử dụng là phương thức nghiên cứu tại bàn. Với phương thức này giúp cho Tổng công ty giảm được chi phí, nhưng đối khi phương pháp này không đem lại hiệu quả cao. Bên cạnh việc phương pháp nghiên cứu tại bàn Tổng công ty còn kết hợp với các phương pháp khác như gửi các mặt hàng của mình trên các báo thông tin quảng cáo, báo Business Directory hay gửi đơn chào hàng kèm theo các catalogue được chuẩn bị kỹ càng, in ấn đẹp cho phía bạn thông qua mạng internet. Năm 99 Tổng công ty đã có mặt trong cuốn sách giới thiệu về thương mại Việt Nam , đây là một thông tin quan trọng đối với việc tìm thị trường mới mà giảm được chi phí. 1.1.Lựa chọn khách hàng: Để tiến hành lựa chọn khách hàng Tổng công ty rau quả sẽ tiến hành điều tra toàn diện về tư cách pháp nhân, khả năng tài chính, uy tín của khách hàng những thông tin chính xác về khách hàng sẽ giúp cho Tổng công ty lựa chọn được khách hàng phù hợp. Tuy nhiên do còn hạn chế về nguồn thông tin nên công tác kiểm tra khách hàng của Tổng công ty được thực hiện chưa tốt có khá nhiều rủi ro và tranh chấp đã phát sinh do thiếu nguồn thông tin nên gây ra thiệt hại không nhỏ cho Tổng công ty. 1.2.Lập phương án kinh doanh: Trước khi tiến hành kí kết hợp đồng Tổng công ty tiến hành lập phương án kinh doanh để sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của thương vụ và các điều kiện của thương vụ. Đây là một khâu rất quan trọng giúp cho Tổng công ty có cái nhìn tổng quát về thương vụ đó hay không? Phương án kinh doanh của Tổng công ty bao gồm những nội dung cơ bản sau: -Tên , địa chỉ của đối tác trong các hợp đồng . -Điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng. -Phương thức thanh tóan. -Tổng số vốn sử dụng của Tổng công ty =trị giá mua hàng +thuế VAT. -Hiệu quả thương vị: thường được tính trên cơ sở trị giá mua hàng và vốn sử dụng của Tổng công ty. Hiệu quả= lãi ròng*100%/trị giá mua hàng. Lãi ròng =giá*(giá XK-các khoản chi phí) Các khoản chi phí bao gồm: +trị giá mua hàng. +phí vốn=trị giá mua hàng*tỉ lệ lãi suất ngân hàng. +chi phí lưu thông hàng sản xuất trong nước. +chi phí lưu thông XK nước ngoài. 2.Giao dịch và đàm phán kí kết hợp đồngXK. 2.1Giao dịch đàm phán. Công tác giao dịch đàm phán của Tổng công ty được tiến hành thông qua 2 hình thức trực tiếp và gián tiếp. Đối với khách hàng mới, những hợp đồng có giá trị lớn và định hướng thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài, mục tiêu là tạo thị trường trọng điểm thì thì việc sử dụng hình thức đàm phán trực tiếp giúp cho Tổng công ty có thể hiểu rõ hơn về đối tác để từ đó có thể đưa ra các chiến lược đàm phán hiệu quả. Như vậy việc đàm phán cũng có nhiều khả năng tiến tới kí kết hợp đồng hơn và hợp đồng được kí kết cũng sẽ chặt chẽ hơn. Tuy nhiên Tổng công ty rất ít khi sử dụng phương pháp này do hạn chế về khả năng tài chính và các lô hàng xuất khẩu thường có giá trị nhỏ. Phương thức đàm phán thứ 2 mà Tổng công ty sử dụng phổ biến là đàm phán gián tiếp qua thư từ, điện tín, fax, telex. Hình thức này được sử dụng cho những trường hợp có giá trị tương đối nhỏ, và những mặt hàng có giá biến động nhanh như cà phê, chè, hạt tiêu. Ngoài ra phương pháp này còn được áp dụng trong trường hợp đối tác là khách hàng quen lâu năm có uy tín cao. Hình thức này có ưu điểm là chi phí giao dịch thấp, có thời gian ngắn và có thể giúp cho Tổng công ty có được cơ hội kinh doanh cần sự nhanh nhạy tuy nhiên phương thức này cũng đem lại khá nhiều rủi ro vì nó hạn chế khả năng tìm hiểu đối tác của Tổng công ty. Tuy nhiên, khi tiến hành đàm phán Tổng công ty thường chỉ tập trung vào các điều khoản chính như tên hàng, phẩm chất, số lượng, bao bì, đóng gói, điều kiện giao hàng , giá thanh toán, bảo hiểm, còn các điều khoản khác cũng như khiếu nại , phạt , bồi thường thiệt hại, trọng tài, trường hợp bất khả kháng… không được chú trọng nhiều. Đấy cũng là nguyên nhân gây ra những rủi ro và tranh chấp trong quá trình xuất khẩu. 2.2 Kí kết hợp đồng xuất khẩu: Việc thực hiện kí kết hợp đồng của Tổng công ty diễn ra như sau: Bên bán, bên mua cùng ghi rõ tên của công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, tên ngân hàng của công ty, số tài khoản mở, tên đại diện cho công ty và chức vụ của họ. Sau khi ghi rõ tất cả những điều kiện trên 2 bên cùng thoả thuận đồng kí kết hợp đồng theo những điều khoản ghi trong hợp đồng như: -Điều khoản tên hàng: đơn giá, số lượng, và giá cả trong hợp đồng xk -Điều khoản về chất lượngvà qui cách mặt hàng rau quả. -Điều khoản giao hàng -Điều khoản thanh toán -Điều khoản khiếu nại. VD: CONTRACT No.P.T.IMPORT/FO-12 MS Bên bán: VIETNAM NATION VEGETABLE AND FRUIT CORPORATION Địa chỉ: No.2, Phạm Ngọc Thạch Street- Đống đa- Hà nội. Tel : 848524502; Fax :848523926. Bên mua: “PARADLUS” Địa chỉ: Proezd serebryankova 2/1 129343 Moscow, Russia Tel : 007/095/748-10-75 Cả hai cùng đồng ý kí hợp đồng này theo điều khoản và các điều kiện như cho phép. 1.Mặt hàng, số lượng, chất lượng, giá cả. -Mặt hàng: Dứa đóng hộp:01 cont 20’ 565g *24 can -Số lượng: 1300 carton -Chất lượng : + Acid: 0.2-0.5% + Brix: 14-16% +Dr. wt: 50-52% min -Giá cả: FOB 7,92 USD -Điều kiện giao hàng: Việt Nam PORT + Thời gian giao hàng:hàng sẽ được chuyển lên tàu nội trong 10 ngày sau khi nhận 10% giá trị hợp đồng đặt cọc. +Nội trong 05 ngày sau khi chuyển hàng. Người bán nên gửi bằng fax những thông tin về việc vận chuyển hàng cho người mua. -Điều kiện thanh toán: Thanh toán bằng TTR cho tài khoản của người bán:001.1.37.0076699 ở ngân hàng Vietcombank Việt nam. + Trả10% sau khi kí hợp đồng. +90% sau khi vận chuyển hoá đơn trong vòng 30 ngày từ ngày chuyển hàng. +Hoá đơn yêu cầu: *giấy chứng nhận xuất xứ do phòng TM cấp :1bản chính, 2 bản photo. *Hoá đơn thương mại: 3bản chính *Một bộ 3 vận đơn sạch. *Giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng đưa ra bởi người bán: 3bản chính -Điều kiện khác. Hợp đồng có giá trị kể từ ngày kí kết :31/12/2002 3.Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. 3.1. Chuẩn bị hàng xuất khẩu. Chuẩn bị hàng được coi là một bước khởi đầu rất quan trọng, nó quyết định và ảnh hưởng rất lớn đến tiến trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng rau quả, nó quyết định tới hiệu quả kinh doanh của Tổng công ty. Mặt khác mặt hàng rau quả là mặt hàng rất khó bảo quản rất dễ hỏng do điều kiện môi trường xung quanh. Vì vậy việc giữ chất lượng hàng hoá không bị thay đổi cho đến khi giao hàng được cho khách hàng là công việc tương đối khó khăn nhưng để tránh tình trạng trên Tổng công ty thường để công việc bảo quản hàng hoá cho đến khi hàng được xuất đi với cách này khi gặp rủi ro trong vấn đề chất lượng hàng hoá thì Tổng công ty không phải chịu nhiều thiệt hại mà việc bồi thường thiệt hại là do các cơ sở cung ứng hàng phải chịu. Trong nhiều năm qua Tổng công ty đã thu được không ít kinh nghiệm và có một số chân hàng truyền thống chuyên cung cấp các sản phẩm xuất khẩu và nguyên liệu cho những mặt hàng chế biến xuất khẩu, các đơn vị đã qua nhiều lần hợp tác Tổng công ty cảm thấy đây là những chân hàng làm ăn có uy tín về việc giữ chất lượng hàng và giao hàng đúng thời gian thì Tổng công ty sẽ tiến hành kí kết làm ăn lâu dài. Mặt khác để chủ động trong nguồn hàng xuất khẩu Tổng công ty tiến hành đầu tư và chỉ đạo cho một số nông trường để có nguồn hàng ổn định như nông trường Tam Điệp …Một số chân hàng truyền thống của Tổng công ty là quế, hồi, ở Ninh Hiệp, Từ Sơn( Bắc Ninh), dưa chuột muối(Hải Dương), lạc nhân (Nghệ An, Thanh Hoá)... VD1: Mặt hàng dưa chuột có chiều dài 6-9 cm là loại dưa chuột rất hiếm được khách hàng nước ngoài đặt hợp đồng nhập khẩu vì vậy năm 1999, 2000 có 2 hợp đồng số 40/KG/VE/99 với khách hàng là KWEEGEEPTE LMT xuất khẩu mặt hàng nấm rơm và hợp đồng số 45/PBP/VE/00 bán dứa hộp cho công ty AUP không được thực hiện chọn vẹn với người cung cấp không giao hàng khi thấy giá nâng cao nên hợp đồng XK dứa không thực hiện được do sai hẹn từ người cung ứng. VD2: Khi đi thu gom hàng hoá đôi khi cũng xảy ra tình trạng như trong trường hợp Cty TPXKĐồng Giao thuộc Trung Sơn- Tam điệp-Ninh Bình. Ngày 11/3/2002 theo HĐ số 02RQ/2002 CtyTPXK Đồng Giao kí kết với Tổng công ty số lượng 05 container. Trong đó 01cont dứa miếng nhỏ 20 0z, 02 conts dứa khoanh 30 0z và 02conts dứa khoanh 20 0z đơn giá:0.29USD/hộp. Nhưng thiếu 01 conts dứa khoanh 20 0z. Nguyên nhân ở đây là do khan hiếm về nguyên liệu và giá cả nguyên liệu tăng cao.Sau đó do bên 2 thương lượng với nhau, và Tổng công ty đã đồng ý chấp nhận với giá mới là: 0.305 USD/hộp. Khi xuất khẩu để mặt hàng rau quả không bị hỏng tránh dập nát Tổng công ty thường thực hiện bao gói hàng hoá bằng bao nhựa PE, thùng cattông, thùng gỗ, tuỳ từng mặt hàng để xác định bao gói sao cho phù hợp nhất tiết kiệm chi phí nhưng đôi khi việc đóng gói phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng trong hợp đồng nhưng xu hướng chung vẫn là gọn nhẹ và tiết kiệm được chi phí. Phương châm kẻ ký mã hiệu của Tổng công ty nhằm đảm bảo cho phương pháp giao nhận , kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá, tuy nhiên có những khách hàng yêu cầu bên xuất khẩu để trống bao bì để họ tự đánh dấu nhằm không muốn cho người mua cuối cùng hoặc tiếp theo biết được nguồn gốc, xuất xứ mua hàng và vấn đề này được phản ánh trong hợp đồng xuất khẩu giữa hai bên thậm chí bên mua cũng có thể sắp xếp, đóng gói bao bì theo mục đích riêng của họ và thoả thuận bên xuất khẩu không cần phải đóng gói và kẻ mã hiệu. Như trường hợp công ty MENCHEUNG (HồngKông) mua dứa của Việt Nam thông qua Tổng công ty nhưng phải thoả thuận trước rằng Tổng công ty không phải kể ký mã hiệu để họ bán tiếp cho các hãng sản xuất chế biến dứa ở một số nước khác, Tổng công ty sẽ đồng ý để có mối làm ăn lâu dài với họ và yêu cầu này đã được ghi rõ trong hợp đồng số 19/ME/VE/1999. 3.2. Kiểm tra chất lượng hàng hoá xuất khẩu. Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu đối với mặt hàng rau quả từ trước tới nay của Tổng công ty rau quả được coi là khâu quan trong trong quá trình thực hiện hợp đồng nhằm giữ uy tín và hiệu quả kinh doanh lâu dài. Theo quy định của nhà nước việc kiểm tra hàng xuất khẩu của Tổng công ty được thực hiện ở hai cấp độ: cấp cơ sở và cấp cửa khẩu. Trong đó kiểm tra ở cấp cơ sở vẫn là quyết định cho phép hàng được xuất đi hay không. Còn kiểm tra ở cấp cửa khẩu thì trở nên thông thoáng hơn do chính sách khuyến khích của Nhà Nước. Nội dung kiểm tra của mặt hàng rau quả là rau có đảm bảo độ an toàn hay không, có phải là rau quả sạch không và vệ sinh chất lượng. Cơ quan mà Tổng công ty tín nhiệm mời kiểm tra chất lượng đó là Vinacontrol đối với một số mặt hàng cần sự kiểm tra về sâu bệnh Tổng công ty cần sự kiểm tra của cục Kiểm nghiệm thực vật. Tại cơ quan hải quan khi đã nhận đủ chứng từ cần thiết nhân viên Hải quan sẽ xuống kiểm tra hàng hoá nếu thấy không có vấn đề gì thì tiến hành cho hàng hoá vào container để kẹp chì hoặc chuyển xuống tàu. Đó là những hàng hoá mà Tổng công ty mang đến cảng khi đã khai báo nhân viên kiểm tra tại chỗ. Còn Tổng công ty thực hiện đóng hàng tại nơi thu mua thì trước đó Tổng công ty phải đến Hải quan khai báo, sau đó nhân viên Hải quan đến nơi thu mua hàng hoá cũng là nơi đóng gói để cùng cơ quan kiểm tra trọng lượng, chất lượng, xuất xứ , kiểm dịch thực vật. Năm 1999 trong hợp đồng xuất khẩu nhãn của Tổng công ty cho MCKEN SALES số 30/MC/VE/1999 sau khi mua hàng trong nước xong, khi mang kiểm định thì thấy nhãn không đúng theo yêu cầu của khách hàng về một số điểm nên buộc Tổng công ty phải trả cho nhà cung ứng để đi mua lô hàng khác dể xuất khẩu. Mặc dù chậm mất 10 ngày nhưng hợp đồng vẫn được thực hiện được vì có sự thông cảm và đồng ý của khách hàng. VD: hợp đồng HA/18/DA/VE/00 là một số trường hợp khác, hợp đồng này bị huỷ bỏ không thực hiện được vì khi xuất hàng Tổng công ty mới phát hiện là không qua kiểm tra hải quan, dứa đóng hộp không đảm bảo chất lượng do thời gian lưu kho quá lâu, công ty bên phía đối tác đã từ chối huỷ bỏ hợp đồng vì họ không muốn bị chậm tiến độ mua bán nếu để Tổng công ty bù lại số lượng hàng hoá đã bị hỏng. Trong những lần kiểm tra cơ sở, mỗi lô hàng phải có giấy chứng nhận kèm theo khi xuất khẩu lô hàng và phải có chữ ký kèm theo chữ ký cuả giám đốc của Tổng công ty. 3.3. Thuê phương tiện vận chuyển. Tình trạng chung ở Việt Nam hiện nay là phương tiện vận chuyển đặc biệt là tàu biển không được lớn mạnh như ở các nước khác, chúng ta có nhiều đội tàu nhưng đa phần là những tàu già hầu hết đã quá tuổi đi biển. Do tình trạng là như vậy nên ảnh hưởng đến phương thức xuất khẩu của Tổng công ty Hiện nay phương thức mà Tổng công ty thường sử dụng khi xuất khẩu mặt hàng rau quả đó là FOB, CIF và CFR trong đó chủ yếu là CFR(là điều kiện giao dịch áp dụng cho đường biển và đường sông nội địa trong đó người bán có nghĩa vụ thuê tàu và gía thanh toán gồm tiền hàng và cước phí, đồng thời người bán không có nghĩa vụ phải mua bảo hiểm cho hàng hoá. Còn khi thuê tàu, tàu phải có các điều kiện cơ bản đó là . + Tàu phải có khả năng đi biển tức nó phải kín nước và đủ khỏe. + Tàu phải có dự trữ lương thực, thực phẩm. Sở dĩ Tổng công ty thường sử dụng điều kiện CFR trong xuất khẩu là để tránh tình trạng bị động trong thuê tàu như vậy thì đặc biệt phù hợp đối với mặt hàng rau quả có đặc điểm không để lâu ngày. Một điều nữa đó là trong CFR việc khoảng thời gian làm thủ tục mua bảo hiểm . Nói chung trong thực hiện xuất khẩu hàng hoá hai bên tiến hành thoả thuận điều kiện giao hàng sao cho phù hợp nên chưa tạo được lòng tin cho một số đối tác làm ăn của Tổng công ty. Trong việc thuê tàu, Tổng công ty thường thuê tàu chợ do lượng hàng chuyên chở không quá lớn, thường 50 đến 100 tấn cho mỗi lần xuất. Tổng công ty thường thuê tàu chuyến cho mỗi đợt xuất nhiều hàng với khối lượng lớn như trong năm 1999, Tổng công ty đã kí hợp đồng thuê tàu chuyến với hãng tàu của công ty vận tải đường biển Hải phòng Vitranchart để xuất dứa cho POCELIN Hồng kông. Trong quá trình vận chuyển bằng đường bộ, Tổng công ty thường thuê Container để vừa chủ động đi lại, vừa gọn và dễ bảo quản hàng. Quan hệ chủ xe và Tổng công ty đều được điều chỉnh bằng hợp đồng văn bản. Trong quá trình giao hàng lên tàu Tổng công ty thường uỷ thác cho bên vận tải . VD: Bên vận tải :VIET HA Co.LTD. Bên uỷ thác vận tải: VEGETEXCO Việt Nam Về lô hàng sau đây: +Lên tàu STEAMRS FORTUNE 215S +Số lượng: 03*20’ CNTRS +Tên hàng: dứa khoanh đóng hộp +Chủ hàng: VEGETEXCO Việt Nam +Người nhận: MIVITRANS +Cảng xếp hàng: CY hải phòng, Việt Nam +Ngày xếp hàng: 28/8/2002 +Nơi giao hàng: GDYNIA, POLAND +Giá cước phí vận tải: USD 1.400/20 FT CONTAINER +Phí vận đơn: 100.000VNĐ 3.4. Mua bảo hiểm hàng hoá. Ngành bảo hiểm của Việt Nam còn non trẻ chưa có nhiều tiếng tăm cũng như uy tín trên thị trường quốc tế nên gây ra một số trở ngại cho hoạt động xuất khẩu nói chung. Khi bên đối tác kí hợp đồng theo điều khoản nào thì Tổng công ty phải thực hiện theo điều khoản đó. Theo tổng kết trong 3 năm 1999 –2001 Tổng công ty rau quả Việt Nam đã thực hiện được 28 hợp đồng xuất khẩu mặt hàng rau quả trong đó có 15 hợp đồng xuất CFR, 8 hợp đồng xuất CIF. Trong 5 hợp đồng xuất CIF, Tổng công ty chỉ được mua bảo hiểm cho 2 hợp đồng, một hợp đồng xuất khẩu dứa hộp cho GWEEGEF LTD, một hợp đồng xuất khẩu dưa chuột muối cho công ty DAICHIMYUKI CO, trong 2 hợp đồng công ty được mua bảo hiểm thì cả hai hợp đồng đều là hợp đồng mua bảo hiểm chuyến. Thông thường khi mua bảo hiểm, Tổng công ty thường mua bảo hiểm của Bảo Việt giải quyết thủ tục nhanh và rất có uy tín được nhiều công ty tín nhiệm. Khi mua Tổng công ty thường mua theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu C. Để tiến hành mua bán được diễn ra nhanh chóng , chặt chẽ, đáp ứng hiệu quả khi có rủi ro xảy ra. Tổng công ty đã tiến hành đàm phán kí kết với công ty Bảo Việt hợp đồng bảo quản thanh toán phí bảo hiểm để nhận đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. 3.5. Thủ tục Hải quan. Theo nghị định số 57- 1998/NĐ-CP trong đó các mặt hàng rau quả mà Tổng công ty thực hiện xuất khẩu từ trước đều là những mặt hàng được phép nằm trong danh mục hàng hoá được xuất khẩu. Khi đến làm các thủ tục hải quan Tổng công ty phải xuất trình bộ chứng từ bao gồm: - Giấy phép kinh doanh của đơn vị xuất khẩu. Bản sao đăng kí thành lập doanh nghiệp Nhà nước. Bản sao chứng nhận đăng kí mã số doanh nghiệp XNK. Bản sao hợp đồng XK. Bảng kê chi tiết hàng hoá. Giấy uỷ quyền kí hợp đồng. Cũng theo nghị định 57-1998/LĐ-CP, Tổng công ty đã tổ chức và tham gia đánh mã số của mình ở Tổng cục Hải quan Hà Nội với mã số là 011001756 và sử dụng mã số này trên các tờ khai Hải quan và các giấy tờ, sổ sách, chứng từ khi nộp cho cơ quan Hải quan trong mỗi lần thực hiện hoạt động mua bán quốc tế. Với tư cách là một Tổng công ty chuyên về kinh doanh mặt hàng rau quả, mục tiêu hoạt động của Tổng công ty là thu lợi nhuận, đảm bảo uy tín, trách nhiệm pháp luật. Chính vì vậy hầu hết trong quá trình thực hiện nhiệm vụ với Hải quan, cơ quan Hải quan kiểm tra hàng hoá khi xuất khẩu phần lớn được tiến hành thuận lợi, ít sảy ra những rắc rối về chất lượng hàng hoá, về khối lượng hàng…sai quy định của Nhà nước hoặc trong hợp đồng mua bán. 3.6 Giao hàng cho phương tiện vận tải. Giao hàng xuất khẩu với phương tiện vận tải nói chung được Tổng công ty ý thức và xem xét là bước quan trọng và khá phức tạp trong quá trình thực hiện hợp đồng. Nó bao gồm nhiều giấy tờ, thủ tục có liên quan trực tiếp đến chất lượng, số lượng hàng, các cán bộ trực tiếp tham gia đều thận trọng thực hiện theo đúng trình tự mà các thông lệ buôn bán qui định, giám sát chặt chẽ để nắm bắt số lượng hàng giao và giải quyết kịp thời vướng mắc phát sinh. Trong trường hợp giao hàng với tàu, thì việc đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển được coi là quan trọng nhất và vận đơn đòi hỏi phải là vận đơn hoàn hảo. Nếu giao hàng bằng Container thì sẽ nhận Container rỗng về giao tại nơi thu mua, nếu không đủ hàng thì Tổng công ty sẽ vận chuyển hàng ra bãi Container. Việc kiểm tra hàng để niêm phong kẹp chì là công việc được quản lý sát sao từ phíaTổng công ty, đơn vị vận._.