Quy trình tổ chức, thực hiện hợp đồng Xuất khẩu tại các doanh nghiệp kinh doanh Xuất khẩu

h. công ty đang chứng tỏ là mọt trong những công ty xuất khẩu đồ gỗ hoạt động có hiệu quả của ngành xuất nhập khẩu. nước nhà. Với mục đích đi sâu nghiên cứu hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế, em lựa chọn chuyên đề tốt nghiệp của mình là: "Quy trình tổ chức, thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu". Trên cơ sở phân tích, đánh giá quá trình tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu của công ty Hoàng Minh Anh trong những năm gần đây để tìm ra những mặt hạn chế, yếu kém cũng như những ưu điểm nổi bật. Em xin đề xuất các giải pháp và đưa ra một số định hướng nhằm đẩy mạnh việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty, qua đó có thể tìm ra con đường phát triển bền vững cho mặt hàng thủ công mỹ nghệ của công ty trên thị trường. PHẦN I: NỘI DUNG BÁO CÁO CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VÀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT KHẨU I/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU 1. Khái niệm và đặc điểm. 1.1. Khái niệm Hợp đồng thương mại xuất khẩu hàng hóa là sự thỏa thuận giữa những đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó môt bên được gọi là bên xuất khẩu (bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là bên nhập khẩu (bên mua) một tài sản nhất định gọi là hàng hóa. Bên mua có nghĩa vụ nhập hàng và trả tiền hàng . 1.2. Đặc điểm Hợp đồng thương mại xuất khẩu hàng hóa là loại hợp đồng mua bán đặc biệt trong đó người bán có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua vượt qua biên giới quốc gia, còn người mua có nghĩa vụ trả cho người bán một khoản tiền ngang giá trị hàng hóa bằng các phương thức thanh toán quốc tế. 2. Phân loại hợp đồng thương mại xuất khẩu 2.1. Hợp đồng mua bán hàng hoá xuất khẩu Loại hợp đồng này có thể là hợp đồng một chiều hoạc hai chiều hợp đồng một chiều là loại hợp đồng mà doanh nghiệp ngoại thương chỉ có thể mua và trả tiền hoạc chỉ có bán và thu tiền. Hợp đồng hai chiều là hợp đồng mà doanh nghiệp ngoại thương vừa mua vừa kèm theo bán hay còn gọi là hợp đồng mua bán đối ứng. 2.2. Hợp đồng gia công xuất khẩu Theo hợp đồng này doanh nghiệp ngoại thương giao nguyên vật liệu cho hoạc bán thành phẩm cho các đơn vị sản xuất và thoả thuận với họ về sản xuất gia công, chế biến thành phẩm theo những yêu cầu kỹ thuật, mẫu mã, kích cỡ, chất lượng được quy định trước. 2.3. Hợp đồng liên doanh liên kết xuất khẩu Các doanh nghiệp ngoại thương với các doanh nghiệp cùng góp vốn và các nguồn lực khác, cùng chịu chung phí tổn và rủi ro để cùng sản xuất kinh doanh hàng xuất khẩu loại hợp đồng này có thể ký trong một thời gian dài, có thể là nhất thời hoạc có thể trong phạm vi lô hàng, chuyến hàng xuất khẩu nào đó 3. Nội dung của hợp đồng thương mại. Hợp đồng thương mại xuất khẩu trước hết là hợp đồng mua bán nói chung, là sự thỏa thuận về việc di chuyển quyền sở hữu đối với hàng hóa từ người mua sang người bán nhằm phân biệt với các hợp đồng khác như hợp đồng vận tải, hợp đồng bảo hiểm … là những hợp đồng không có sự di chuyển quyền sở hữu về hàng hóa mà đối tương của hợp đồng hoặc là quyền sử dụng về hàng hóa hoặc là quyền sử dung dịch vụ. II/ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT KHẨU 1. Ý nghĩa của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu Nhằm thúc dẩy sự trao đổi hàng hóa dịch vụ giữa các quốc gia với nhau, cho phép khai thác lợi thế của từng quốc gia trong phân công lao động quốc tế , việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu là thực hiện các mối quan hệ buôn bán trong thương mại có tổ chức từ bên trong ra bên ngoài nhằm thúc dẩy sự phát triển hàng hóa, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, ổn định từng bước nâng cao đời sống nhân dân. 2. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu với tư cách là một bên tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Doanh nghiệp cần phải tuân thủ đầy đủ các luật pháp quốc gia, luật pháp quốc tế, tập quán thương mại, đồng thời đảm bảo quyền lợi của quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của doanh nghiệp. để làm được điều đó, doanh nghiệp cần phải cố gắng tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận và hiệu quả của toàn bộ giao dịch. Sơ đồ 1: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của doanh nghiệp Xin giấy phép xuất khẩu Giục người mua L/C(áp dụng đối với các hợp đồng thanh toán bằng L/C) Chuẩn bị hàng hóa Kiểm tra hàng hóa Thuê tàu lưu cước (nếu có) Làm thủ tục hải quan Giao hàng lên tàu Làm thủ tục thanh toán Khiếu nạn và giải quyết khiếu nại (nếu có) 2.1. Xin giấy phép xuất khẩu. Giấy phép xuất khẩu là một tiêu đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong mỗi chuyến hàng xuất khẩu. Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu ở mỗi quốc gia là khác nhau. Ở Việt Nam, hàng năm hoạc 6 tháng một lần, Bộ thương mại công bố danh mục hàng cấm xuất khẩu, hàng xuất khẩu theo hạng ngạch. Hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu bao gồm: Ÿ Đơn xin giấy phép. Ÿ Phiếu hạn ngạch. Ÿ Bản sao hợp đồng đã ký với nước ngoài hoạc bản sao L/C. Mỗi giấy phép được cấp cho một chủ hàng kinh doanh để xuất khẩu một hoạc một số mặt hàng với mức đã định, chuyên chở bằng phương tiện vận tải và giao hàng tại một điểm nhất định. 2.2. Giục người mua mở L/C. Trong trường hợp hợp đồng thanh toán theo L/C thì doanh nghiệp xuất khẩu cần nhanh chóng giục bên nhập khẩu mở L/C. Khi được ngân hàng thông báo cần kiểm tra xem xét cẩn thận tránh mắc "bẫy" L/C. 2.3. Chuẩn bị hàng hoá. Đây là công việc bắt buộc đối với nhà xuất khẩu, nó bao gồm 3 bước Ÿ Thu gom tập trung thành một lô hàng xuất khẩu xuất khẩu thông qua loại hợp đồng đã ký: là việc mua hàng hóa ngoại thương thường được tiến hành trên cơ sở khối lượng lớn. Do tính chất sản xuất của việt Nam còn nhỏ lẻ nói chung và tính chất các mặt hàng thủ công nói riêng, để có đủ lượng hàng xuất khẩu thì chúng ta phải tập chung gom hàng hóa trước khi xuất bàng việc ký hợp đồng với các đơn vị chân hàng. Ÿ Đóng gói bao bì hàng hóa xuất khẩu nhằm đảm bảo phẩm chất, chât lượng và số lượng tạo điều kiện thuận lợi cho việc bốc xếp, di chuyển, giao nhận hàng. Tùy từng loại hàng hóa, yêu cầu cách thức đóng gói trong hợp đồng đã ký, doanh nghiệp phải thực hiện đúng theo quy định. Tránh xa tình trạng đóng gói sai quy cách dẫn đến bên nhập khẩu từ chối nhận hàng, yêu cầu giảm giá hàng xuất khẩu,..., từ chối thanh toáng bằng tiền hàng. Ÿ Về ký mã hiệu hàng xuất khẩu: là những ký mã hiệu bằng số, bằng chữ hoạc bằng hình vẽ ghi trên bao bì, bên ngoài nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốcdỡ, bảo quản hàng hóa. 2.4. Kiểm tra hàng hóa Người xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng hóa: kiểm tra hàng hóa đủ về chất lượng, đúng về số lượng, quy cách đóng gói,... trước khi giao hàng. Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu mạng lại một ý nghĩa rất quan trọng, nó đảm bảo uy tín của người xuất khẩu, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp trong kinh doanh, ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu xảy ra dẫn tới tranh chấp khiếu nại. Đặc biệt kiểm tra hàng hóa xuất khẩu thực hiện tốt giúp cho đơn vị xuất khẩu giảm sửa chữa, khắc phục hậu quả, nâng cao hiệu quả của hoạt động xuất khẩu. 2.5. Thuê tàu lưu cước (nếu có) Tùy từng điều kiện giao hàng đã ký kết trong hợp đồng, việc thêu tàu chở hàng được tiến hành trên ba căn cứ: Ÿ Điều khoản của hợp đồng, điều kiện cơ sở giao hàng, số lượng hàng giao nhiều hay ít,... Ÿ Đặc điểm hàng hóa: Hàng nặng, hàng nhẹ, điều kiện bảo quản đơn giản hay phức tạp, hàng vận chuyển dài ngày hay nhắn ngày. Căn cứ vào điều kiện vận tải: Cước phí của từng loại hàng mà lựa chon thuê vân chuyển theo đường bộ, đường biển, hay đường hàng không. 2.6. Mua bảo hiểm (nếu có) Bảo hiểm chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu là sự cam kết bồi thường về mặt kinh tế của công ty bảo hiểm cho người mua bảo hiểm khi có rủi ro tổn thất, tai nạn xảy ra đối với hàng hóa xuất khẩu trong quá trình chuyên chở. Ngược lại, người được bảo hiểm có trách nhiệm đóng cho công ty bảo hiểm một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm theo những điều kiện đã được quy định trong hợp đồng bảo hiểm. 2.7. Làm thủ tục hải quan Để tạo ra môi trường kinh doanh lành mạnh, ngăn chặn hoạt động buôn bán lậu, bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng. Mọi hàng hóa khi qua cửa Việt Nam đều phải làm thủ tục hải quan xuất nhập cảnh. Đây là một trong những công cụ để nhà nước quản lý, theo dõi thống kê về tình hình xuất khẩu, nhập khẩu. 2.8. Giao hàng lên tàu Khi xuất khẩu, tùy theo phương thức thuê tàu chuyến hay thuê tàu chợ và điều kiện chuyên chở hàng, rời hay trong cả container mà người xuất khẩu phải thực hiện một số công việc chủ yếu sau: - Hàng chuyên chở không dùng container theo phương thức tàu chuyến. - Hàng chuyên chở bằng container theo phương thức theo tàu chợ. 2.9. Làm thủ tục thanh toán Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng trong hoạt động xuất khẩu. Có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau: - Phương thức trả tiền mặt. - Phương thức ghi sổ. - Phương thức chuyển tiền. - Phương thức nhờ thu. - Phương thức tín dụng chứng từ. 2.10. Khiếu nại và giải quyết Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải pháp mang tính pháp lý thỏa mãn hay không thỏa mẵn các yêu cầu của bên khiếu nại. III/ CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI VIỆC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 1. Các yếu tố bên ngoài + Xã hội: Mỗi quốc gia khác nhau của một nền văn hóa khác nhau, vì vậy trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu các chứng từ liên quan có ghi điều kiện của hợp đồng phải rõ ràng, phải đúng quy định quốc tế tập quán riêng của một nước nhất định để tránh hiểu lầm về ngôn ngữ, gây ra tranh chấp không đáng có. + Pháp luật: Thuế xuất khẩu được chính phủ ban hành nhằm quản lý các hoạt động xuất khẩu, mở rộng quan hệ kinh tế đối ngoại, nâng cao hiệu quả xuất khảu góp phần bảo vệ và phát triển sản xuất trong nước. Vì vậy, chính phủ thực hiện chính sách thuế quan trọng trong việc xác định xuất khẩu đối với từng nhóm hàng để đảm bảo sự hài hòa các môi trường do thuế quan tác động. Chính phủ ban hành hạn ngạch xuất khẩu quy định số lượng giá trị của một hoạc một số mặt hàng được phép xuất khẩu trong một thời gian nhất định Trợ cấp xuất khẩu nhằm phát triển mức độ xuất khẩu của hàng hóa nước mình tạo điều kiện cho sản phẩm có sức cạnh tranh về giá trên thị trường thế giới. Trợ cấp xuất khẩu làm tăng giá trị nội địa của hàng xuât khẩu tăng sản lượng hàng xuất khẩu . + Công nghệ và hạ tầng sở: Khoảng cách địa lý giữa Việt Nam với nước ngoài sẽ ảnh hưởng đến chi phí vận tải, thời gian thực hiện hợp đồng. Hệ thống giao thông đặc biệt là hệ thống cảng biển, mức độ trang thiết bị độ sâu của cảng biển, chất lượng của đường đá.... ảnh hưởng đến lượng chuyên chở của từng chuyến hàng. Tác động của phương tiện vận chuyển sẽ ảnh hưởng tới tốc độ thực hiện hợp đồng. Hệ thống cảng biển được đảm bảo an toàn cho hàng hoá. Hệ thống bảo hiểm, kiểm tra chất lượng cho phép các hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế được thực hiện an toàn hơn đồng thời giảm được mức độ thiệt hại có thể xảy ra đối với các nhà kinh doanh trong trường hợp xảy ra rủi ro. Hệ thống ngân hàng cho phép các nhà kinh doanh thuận lợi trong việc thanh toán đảm bao lợi ích kinh doanh bằng các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng. 2. Môi trường bên trong Đội ngũ cán bộ của doanh nghiệp Có thể nói đội ngủ cán bộ, lực lượng nhân viên là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp quyết định đến hiệu quả kinh doanh nói chung và trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng. Chất lượng của đội ngũ cán bộ được xét trên góc độ chuyên môn nghiệp vụ xuất khẩu, mối quan hệ, sự tín nghiệm tích luỹ được. Kinh nghiệp trong hoạt động xuất khẩu sẽ giúp doanh nghiệp có uy tín với khách hàng, trở nên năng động hơn trong quá trình thực hiện các công tác của hoạt động xuất khẩu vì hạn chế được rất lớn khả năng phát sinh rủi ro, phức tạp sau này. Chính sách của doanh nghiệp Là các chính sách về quản trị nguồn nhân lực, tài chính, marketing và các chính sách khác. Nếu doanh nghiệp có chính sách quản trị con người và công tác tổ chức hợp lý sẽ kích thích được trách nhiệm, nâng cao được năng lực của nhân viên, tạo cơ sở hiệu quả công tác cao nhất. Yếu tố văn hoá của doanh nghiệp Văn hoá của doanh nghiệp được xây dựng trên cơ sở của lòng tin, mong đợi và giá trị được bồi đắp và chia sẻ bởi các thành viên của doanh nghiệp và được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác. Văn hoá đó tạo nên thái độ, cách ứng sử của doanh nghiệp trong kinh doanh. Những phản ứng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu xuất phát từ truyền thống văn hoá của doanh nghiệp cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả và chất lượng thực hiện hợp đồng. Nếu phản ứng là đúng, hợp đồng với quy luật nền kinh tế thị trường thì sẽ đem lại nhiều thuận lợi. Nhưng nếu không nó sẽ làm cho việc thực hiện hợp đồng vốn dĩ đã phức tạp càng trở nên khó khăn và rắc rối. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG MINH ANH SANG THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN I/ TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HOÀNG MINH ANH 1. Lịch sử hình thành của công ty Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Minh Anh là công ty sản xuất và xuất khẩu đồ gỗ mỹ nghệ Hà Nội được hình thành ngày 14-9-1993 và trụ sở chính của công ty đặt tại 12 Hòa Mã-Hà Nội. Công ty Hoàng Minh Anh là một trong số những công ty đầu tiên ở Việt Nam sản xuất và xuất khẩu đồ gỗ mỹ nghệ Tháng 12 – 2000 UBND thành phố Hà Nội ra quyết định số 6908/QĐ-UB ngày 12-2-2000 nhập công ty xản xuất đồ gỗ Thái Nga và vẫn lấy tên công ty là Hoàng Minh Anh. Trước xu thế phát triển chung của thị trường trong và ngoài nước cũng như nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng, đặc biệt là xuất hiện sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ cạnh trạnh khác đến từ trong nước cũng như ngoài nước nên đến ngày 8 – 9 – 2004 căn cứ quyết định sô 129/2004/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ đã phê duyệt thành lập công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Minh Anh hoạt động theo mô hình công ty và các chi nhánh lớn nhỏ trong cả nước. Từ khi thành lập đến nay công ty chủ yếu hoạt động trên lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng thủ công mỹ nghệ sang thị trường Nhất Bản là chủ yếu và một số thị trường khác như: singapo, Inonesia, Ấn Độ và một số nước Châu Âu.... Tên giao dịch quốc tế của công ty: Mosaique Decoration. Email: mosaiquepersonnel@mosaiquedecoration.com. 2. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của công ty 2.1. Chức năng của công ty Ÿ Trực tiếp kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ. Ÿ Chuyên sản xuất kinh doanh các sản phẩm mây tre đan và các sản phẩm thuộc đồ gỗ mỹ nghệ có chất lượng cao, mẫu mã thiết kế mới lạ độc đáo, xuất khẩu theo đơn đặt hàng của khách hàng. Ÿ Thu mua một số mặt hàng thủ công mỹ nghệ ở trong nước phục vụ cho hoạt động xuất khẩu của công ty ra nước ngoài. 2.2. Nhiệp vụ của công ty Xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược phát triển, kế hoạch xuất khẩu hàng năm. Công ty tham gia với các cơ quan chức năng quy hoạch và kế hoạch phát triển ngành thương mại theo định hướng phát triển kinh tế xã hội của thành phố cũng như của Chính Phủ. Công ty lập và quản lý tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch, dự án đầu tư xây dựng phát triển cơ sở hạ tầng thương mại bằng nguồn vốn tự có, vốn vay, vốn huy động của bản thân Tổng công ty. Công ty còn hợp tác đầu tư liên doanh liên kết với các đối tác nước ngoài và các thành phần kinh tế trong nước xây dựng và tổ chức mạng lưới kinh doanh như : hệ thống cửa hàng lớn. Tổ chức và quản lý kinh doanh một số chợ đầu mối, chợ buôn bán trọng điểm trong địa bàn thành phố. Một nhiệm vụ khác của công ty là tổ chức đào tạo bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho các đối tượng trong và ngoài ngành phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cho nhu cầu xã hội và xuất khẩu lao động. 2.3. Tổ chức bộ máy của công ty Hiện tại, theo mô hình quản lý của công ty TNHH, cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty bao gồm : Giám đốc, phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Mô hình của công ty được thể hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2:Bộ máy tổ chức của công ty TNHH Hoàng Minh Anh Giám đốc Phó giám đốc Phòng kế hoạch hành chính nhân sự Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng nghiệp vụ xuất khẩu Phòng makerting Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm Bộ phận giao dịch và ký kết hợp đồng Giám đốc công ty là người đứng đầu trực tiếp lãnh đạo công ty và mọi hoạt động của công ty. Đồng thời có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động và tình hình chung của công ty trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cùng với giám đốc có phó giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc lãnh đạo và điều hành công ty. Phó giám đốc được phân phụ trách một số lĩnh vực kinh doanh, giải quyết các công việc của công ty khi giám đốc đi vắng. Ngoài ra phó giám đốc còn được ủy quyền duyệt phương hướng kinh doanh của công ty. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: a. Phòng kế hoạch hành chính nhân sự Có nhiệm vụ căn cứ vào tình hoạt động của công ty qua các năm các thời kỳ để phân tích, đánh giá và nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, lên kế hoạch của hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tiếp theo. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ: - Quản lý hành lý chung cho công ty như quản lý nhân sự, quản lý tài sản cố định của công ty,... - Quản lý giao nhận hàng, quan lý kho. - Quản lý chung các hoạt động: chuẩn bị ký kết hợp đồng của phòng nghiệp vụ, theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng. - Tổng hợp các báo cáo của các phòng ban cho giám đốc và các báo cáo lên cấp quản lý. - Thực hiện các công tác quảng cáo và quản lý thông tin dẫn đến việc ký kết hợp đồng. Nâng cao hiệu quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty. b. Phòng tài chính kế toán Phòng tài chính kế toán vừa là phòng chức năng vừa là phòng đảm bảo kinh doanh xuất khẩu theo đúng luật pháp và có hiệu quả. Phòng có nhiệm vụ: - Thực hiện các công việc về quản lý tài chính chung cho toàn công ty như tình hình về tài sản, chi phí, lương,... - Lập kế hoạch sử dụng các nguồn vốn, kế hoạch chi phí đảm bảo an toàn và sử dụng vốn có hiệu quả. - Tổng hợp, theo dõi, quản lý trị giá của các hợp đồng, thực hiện các điều khoản liên quan đến hợp đồng, quản lý các chi phí cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng. - Định kỳ lập bảng phân tích báo cáo tài chính của doanh nghiệp cho giám đốc công ty. - Thực hiện đầy đủ pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nước. c. Phòng kinh doanh Phòng này có nhiệm vụ kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng của công ty. Chủ yếu là trưng bầy giới thiệu sản phẩm, mục đích chính là nơi giao dịch để đi đến ký kết hợp đồng xuất khẩu. d. Phòng nghiệp vụ Phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ thu mua, chuẩn bị hàng hóa thực hiện các hợp đồng đã ký. Đồng thời thực hiện các chức năng chuyên môn về công các xuất khẩu của công ty. e. Phòng marketing Nhiệm vụ của phòng này là tập trung nghiên cứu, phát triển mặt hàng phục vụ hoạt động xuất khẩu. Nghiên cứu thị trường xuất khẩu và bạn hàng giao dịch và các nhiêm vụ khác có liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm của công ty. 3. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua 3.1. Kết qủa kinh doanh chung Bảng 1: Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Hoàng Minh Anh (2004-2006) Đơn vị tính: triệu đồng Nguồn: phòng kế toán TT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1 Tông doanh thu(1)=(2)+(3) DT từ hoạt động xuất khẩu XK (2) DT khác (3) 120.332 83.332 37.000 165.798 110.591 55.207 254.598 147.513 107.085 2 giá vốn bán hàng 111.672 151.110 200.358 3 Chi phí : Chi phí bán hàng Chi phí quản lý DN 12432 7.548 4.884 25.195 15.484 9.711 28.302 17.495 10.807 4 Tổng kim ngạch xuất khẩu 65.554,24 92.394,62 147.926,88 5 Lợi nhuận của hoạt động kinh doanh 14.931 21.493 29.938 6 Nộp ngân sách 1.332 1.845 2.186 Bảng 2: Bảng lương bình quân của công nhân viên (2004-2006) Đơn vị tính: 1000 đồng Nguồn phòng kế toán chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Lao động có kỹ thuật 1600 1700 2550 Lao động giản đơn 850 1250 1400 Qua bảng 1 ta thấy tình hình và kết quả hoạt động của công ty trong 3 năm vừa qua là tương đối cụ thể: Tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty tăng đều, từ năm 2004-2006. Cùng chính sách khuyến khích xuất khẩu của nhà nước, áp dụng mức thuế xuất khẩu thấp đối với các mặt hàng thủ công mỹ nghệ và cho phép nhiều doanh nghiệp có thể xuất khẩu trực tiếp. Vì vậy, năm 2005 đã tăng đáng kể nhưng đến năm 2006 tăng lên một cách đột biến cụ thể tổng kim ngạch 2005 tăng lên 26.840,38 triệu đồng đạt 40,94% so với năm 2004 sang năm 2006 tăng lên 55.532,26 triệu đồng đạt 60,10% so với năm 2005. Cùng với sự tăng lên của kim ngạch xuất khẩu, doanh thu và lợi nhuận của công ty và con số đóng góp vào ngân sách nhà nước cũng tăng theo. Qua bảng 2 ta thấy mức lương của anh em công nhân viên trong công ty cũng tăng theo tường năm trông thấy với mức lương này có thể đảm bảo được mức sống của công nhân viên. 3.2. Tình hình kinh doanh xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ tại công ty a. Đặc điểm kinh doanh hàng thủ công mỹ nghệ Hàng thủ công mỹ nghệ là mặt hàng truyền thống của nước ta và nó đã có từ rất lâu đời, cùng với thời gian nó đã phát triển ra nhiều vùng trên khắp đất nước với đông đảo đội ngũ có tay nghề cao được truyền từ đời này sang đời khác. Trước đây mặt hàng này chỉ được sản xuất bằng tay, ngày nay đã có nhiều hình thức sản xuất bằng máy móc hiện đại, tuy nhiên những sản phẩm sản xuất bằng lao động thủ công vẫn chiếm ưu thế. Mặt hàng thủ công mỹ nghệ là mặt hàng rất đặc biệt, nó rất khác so với hàng hóa khác, mặt hàng này có tính nghệ thuật rất cao, không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể sản xuất được loại mặt hàng này. Với truyền thống cần cù, thông minh sáng tạo, các làng nghề thủ công mỹ nghệ sản xuất ra ngày càng nhiều sản phẩm với kiểu dánh mẫu mã phong phú, hấp dẫn và luôn mang một dánh vẻ về nền văn hóa con người Việt Nam. Thông qua xuất khẩu hàng hóa thủ công mỹ nghệ, nhiều nước trên thế giới đã có thêm sự hiểu biết về nền văn hóa và con người Việt Nam. Với bàn tay khéo léo của mình người thợ thủ công đã khắc họa hình ảnh đất nước, những nét đẹp về, văn hóa tình cảm của con người Việt Nam trên những sản phẩm của mình để giới thiệu với bạn bè quốc tế. Đồng thời đưa đất nước nhanh chóng hòa nhập với nền kinh tế thế giới. b. Kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng thủ công mỹ nghệ Các sản phẩm chủ yếu của công ty TNHH Hoàng Minh Anh bao gồm: mây tre đan, đồ dùng văn phòng và các đồ nội thất gia đình... Bảng 3: Kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng (2004-2006) Đơn vị tính: 1.000USD Nguồn: phòng kế toán tài chính Nhóm hàng Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 GT TT(%) GT TT(%) GT TT(%) 1. Gốm sứ 520,16 12,69 834,54 14,44 1. 278,26 13,83 2. Sản phẩm sừng 366,54 8,95 514,25 8,91 1.052,41 11,38 3. Mây tre đan 997,10 24,34 1.185,85 20,55 1.945,50 21,04 4. Túi sách 113,30 2,76 364,66 6.31 787,86 8,52 5. Đồ gỗ mỹ nghệ 2.100,04 51,26 2.875,36 49,79 4.181,40 45,23 6. Tổng 4.097,14 100 5.774,66 100 9.245.43 100 Qua bảng trên ta thấy Kim ngạch xuất khẩu các mặt hàng của Công ty qua các năm đều tăng lên, trong đó tỷ trọng hàng đồ gỗ mỹ nghệ luôn chiếm tỷ lệ rất cao từ 40-50% nhưng tỷ trọng của mặt hàng này có xu hướng giảm do nó đã đặt được mức lượng xuất khẩu khá cao nên việc giảm tỷ trọng của mặt hàng này để nhường chỗ cho các mặt hàng khác trong công ty cũng là điều dễ hiểu. Tiếp theo sau là mặt hàng mây tre đan, nhu cầu mặt hàng này qua các năm có thay đổi nhưng không đáng kể và xét từ năm 2004 tỷ trọng đạt 24,34% đến năm 2006 tỷ trọng chỉ còn có 21,04%. Có thể coi mặt hàng đồ gỗ mỹ nghệ và mặt hàng mây tre đan là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty. Các mặt hàng như gốm sứ, túi xách và túi sách có nhu cầu tăng tương đối ổn định. Hàng gốm sứ năm 2004 chiếm tỷ trọng là 12,69% nhưng đến năm 2006 đặt13,83%. túi sách tỷ trọng năm 2004 chỉ đạt được2,76% nhưng đến năm 2006 tỷ trọng đã tăng đột biến lên đến 8,52%. Sản phẩm sừng tỷ trọng năm 2004 chỉ đặt được 8,95% nhưng đến năm 2006 cũng đã tăng lên con số là 11,38%. Qua các số liệu trên ta thấy công ty đang đi đúng hướng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Việc tăng tỷ trọng xuất khẩu các mặt hàng khác ngoài đồ gỗ mỹ nghệ và mây tre đan đã góp phần tăng sản phẩm xuất khẩu chủ lực và tạo thêm doanh thu cho công ty. c. Thị trường xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ của công ty Thị trường tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh hàng hóa, với chính sách khuyến khích xuất khẩu của nhà nước đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty mở rộng giao lưu với thị trường các nước trên thế giới. Sau nhiều năm hoạt động công ty đã có quan hệ với nhiều nước như Nhật, Malaisia, Indonesia, một số nước khác thuộc Châu Á, Âu, Mỹ, Úc. Trong đó thị trường Nhật, Malaisia, Indonesia có thể coi là bạn hàng thường xuyên của công ty, tiêu thụ với số lượng lớn và được công ty xem như là những thị trường chính cần đẩy mạnh thâm nhập hơn nữa. Bên cạnh đó cũng có nhiều thị trường mà công ty có quan hệ làm ăn buôn bán tạm thời qua từng hợp đồng nhưng cũng giữ được tình hữu nghị và hợp tác có lợi. Theo số liệu tế bảng 4 ta thấy từ trước đến nay thị trường Châu á vẫn là thị trường tiềm năng nhất của Tổng Công ty, chiếm tỉ lệ luôn lớn hơn 60%. Các nước như Malaisia, Nhật Bản, Indonesia....Tỷ trọng xuất khẩu sang Nhật Bản vẫn là cao nhất và tăng đều qua các năm , năm 2004 đạt 18,96 đến năm 2005 tăng lên là 19,35% và đến năm 2006 là 20,39 . Khu vùc Châu á là khu vùc thuận lợi cho hàng thủ công mỹ nghệ của Việt Nam nói chung và Công ty nói riêng vì vận chuyển hàng hóa dễ dàng, yêu cầu của những thị trường này không quá cao nên hàng thủ công mỹ nghệ của ta cể thể đáp ứng và thỏa mãn được. Nhưng Châu Á cũng là nơi có nhiều biến động khó có thể lường trước được những diễn biến có thể xảy ra trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Vì vậy Tổng Công ty phải thường xuyên dự báo và nghiên cứu xu thế của thị trường này. Các thị trường khác như Châu Âu, Châu Phi, Châu Mü Tổng Công ty vẫn luôn duy trì và phát triển. Hai thị trường mới là Châu Úc và Châu Mỹ tỉ trọng còn thấp, mới chiếm ở mức 2,18% và 1,05%. Trong mấy năm gần đây, Tổng Công ty tập trung vào phát triển thị trường Châu Âu, một thị trường khó tính nhưng khả năng thanh khoản cao và lợi nhuận lớn. Cụ thể: năm 2005 kim ngạch xuất khẩu sang thị trường Châu Âu chiếm 14,96% nhưng đến năm 2006 đã tăng lên 19,31%. Bảng 4: Một số thị trường xuất khẩu chính của công ty Đơn vị tính: USD Nguồn: báo cáo tổng kết - Phòng khu vực thị trường TT Thị trường Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Giá trị TT(%) Giá trị TT(%) Giá trị TT(%) 1 Châu á 2.765.569 67,50 4.140.571 71,70 6.803.613 73,59 Nhật Ban 776.648 18,96 1.117.954 19,35 1.885.044 20,39 Mailaixia 461.021 11,25 633.508 10,97 1.047.306 11,33 Singapo 378.947 9,25 558.977 9,68 907.714 9,82 Inđụnêxia 470.707 11,49 665.116 11,51 1.008.084 10,91 Philipin 251.970 6,15 414.057 7,17 837.797 9,06 Ấn Độ 288.954 7,05 434.760 7,53 767.985 8,31 Nước khác 137.322 3,35 316.199 5,48 349.683 3,78 2 Châu Âu 463.898 11,32 863.988 14,96 1.785.834 19,31 3 Châu Phi 695.848 16,98 465.221 8,06 357.017 3,86 4 Châu Úc 153.251 3,74 252.400 4,37 201.952 2,18 5 Châu Mỹ 18.574 0,45 52.440 0,91 97.014 1,05 Tổng 4.097.140 100 5.774.660 100 9.245.430 100 Tóm lại một công ty tham gia vào lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu như công ty Hoàng Minh Anh,cần phải phát huy được tối đa nội lực, tăng khả năng tích lũy công ty nên khai thác triệt để nhu cầu của một thị trường cụ thể cùng với số liệu trên bảng 4 xét thấy để hoạt động kinh doanh có hiệu quả công ty nên tập trung đi sâu khai thác thị trường Nhật Bản. Với nhiều điểm tương đồng giữa hai quốc gia Việt-Nhật sản phẩm thủ công mỹ nghệ Việt Nam ngày càng gần gũi với người dân Nhật Bản và thị trường này hứa hẹn là một thị trường tiêu thụ đầy tài năng. II/ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG THỦ CÔNG MỸ NGHỆ TẠI CÔNG TY HOÀNG MINH ANH 1. Nghiên cứu thị trường Khi tiến hành nghiên cứu thị trường công ty cần phải tiến hành nghiên cứu cả thị trường nước ngoài và thị trường trong nước vì cả hai thị trường này đều liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty tiến hành nghiên cứu thị trường nước ngoài để nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, đồng thời nghiên cứu thị trường trong nước để lựa chọn nguồn cung ứng thích hợp phục vụ cho hoạt động xuất khẩu. Tổng quan về thị trường Nhật Bản. Nhật Bản là thị trường lớn xuất khẩu lớn nhất của Việt Nam trong khu vực Châu Á luôn được nhấn mạnh là đối tác quan trọng hàng đầu cả về ngoại thương lẫn đầu tư và là bạn hàng trụ cột đầy tiềm năng của Việt Nam. Nhật Bản với các đặc điểm: là nước có nền kinh tế phát triển, người lao động có thu nhập và mức sống cao, là một quốc gia có đặc điểm dân số già do xu hướng đẻ con ít trong xã hội Nhật Bản. Vì thế nguồn lao động ở nước này dự tính đến năm 2010 là thiếu nghiêm trọng. Nhu cầu tiêu dùng của người dân Nhật Bản có xu hướng thiên về các sản phẩm nhập khẩu 100% nguyên liệu thiên nhiên được làm hoàn toàn bằng thủ công. Trong khi đó, hiện tại giá công nhân trên thị trường Nhật là rất đắt, chính vì vậy các sản phẩm thủ công mỹ nghệ rất được ưa chuộm trên thị trường này. Cùng với nhiều điểm tương đồng về văn hóa, con người giữa hai quốc gia Viêt - Nhật, các sản phẩm hàng hóa Việt Nam nói chung và hàng thủ công mỹ nghệ nói riêng đã và đang được người dân Nhật tiêu dùng rất nhiều. Nhật Bản và Việt Nam - quốc gia có đặc điểm kinh tế - xã hội khác nhau: mức thu nhập của người dân Nhật cao, dân số già còn mức thu nhập của người dân Việt Nam thì thấp, cơ cấu dân số lại rất trẻ. Hoạt động ngoại thương giữa hai quốc gia này được thực hiện dường như sự khác biệt về kinh tế - văn hoá lại sự bù đắp cho nhau và thúc đẩy nền kinh tế của hai nước này càng phát triển. Điều này càng khẳng định trong định hướng phát triển kinh tế ngoại thương từ nay đến năm 2010 của bộ ngoại thương Việt Nam có n._.