Quy trình thực hành hạch toán kế toán tài chính Doanh nghiệp sản xuất trên máy vi tính

o đẳng kinh tế kỹ thuật công nghiệp I tổ chức biên soạn Quy trình thực hành hạch toán kế toán tài chính doanh nghiệp sản xuất trên máy vi tính.Quy trình thực hành hạch toán kế toán tài chính doanh nghiệp sản xuất trên máy vi tính trình được biên soạn theo đúng chương trình đào tạo và các quy định về xây dựng quy trình thực hành của nhà trường. Quy trình thực hành chia làm 3 bài Bài 1: Xây dựng các danh mục từ điển và cập nhật số liệu ban đầu Bài 2: Thực hiện các phân hệ nghiệp vụ kế toán Bài 3: Thực hiện các thao tác cuối kỳ kế toán Trong mỗi bài được chia chi tiết thành từng ngày và công việc cụ thể của từng ngày thực hành cũng như kết quả thực hành của sinh viên. Quy trình Thực hành Hạch toán kế toán tài chính doanh nghiệp sản xuất trên máy vi tính 1. Tên học phần: thực hành hạch toán kế toán tài chính doanh nghiệp sản xuất trên máy tính 2. Mục đích: - Sử dụng thành thạo chương trình phần mềm trợ giúp của máy tính đối với công tác quản lý và kế toán đang thịnh hành ở các doanh nghiệp - Nâng cao trình độ sinh viên theo xu hướng thực hành là chính, làm quen với mô hình ủan lý kế toiasn doanh nghiệp, xử lý các tình huống phát sinh trong quản lý tài chính kế toán một cách nhanh chóng và có hiệu quả trên cơ sở sử dụng máy vi tính. - Giúp cho sinh viên nâng cao rèn luyện về kỹ năng thực hành kế toán trên máy, và các kỹ xảo trong việc phát hiện lỗi, sửa chữa lỗi và thao tác nhanh trong thao tác trên phần mềm kế toán máy. - Về ý thức nghề nghiệp, giảm bớt thói quen sử dụng kế toán thủ công, thay vào đó là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong doanh nghiệp. 3. Yêu cầu: Sinh viên thực hành thành thạo, chính xác, đúng tiến độ các nội dung sau: - Xây dựng được hệ thống danh mục từ điển và cập nhật số liệu ban đầu cho một doanh nghiệp cụ thể. - Thực hiện được các phân hệ nghiệp vụ kế toán cho một doanh nghiệp cụ thể. + Kế toán mua hàng và công nợ phải trả + Kế toán bán hàng và công nợ phải thu + Kế toán hàng tồn kho + Kế toán vốn bằng tiên + Kế toán tài sản cố định + Kế toán chi phí và giá thành + Kế toán tổng hợp 4. Kiến thức nền: Sinh viên đã học xong các học phần về: - Tin đại cương, Tin kinh doanh - Lý thuyết hạch toán kế toán - Kế toán tài chính - Kế toán máy - Thực tập cơ bản I, II 5. Số đơn vị học trình: 02 Được thực hiện trong 80 giờ 6. Hình thức tổ chức thực hành: - Chia nhóm: mỗi nhóm từ 25 đến 30 sinh viên - Các tài liệu chuẩn bị: + Bộ số liệu kế toán của một doanh nghiệp cụ thể. + Giáo trình, bài giảng môn học kế toán máy - Các điều kiện vật chất khác: + Máy tính, máy in, ... 7. Hướng dẫn tự kiểm tra - Được đưa vào trong các nội dung bài giảng cụ thể Nội dung các bài thực tập Bài 1. Xây dựng các danh mục từ điển và cập nhật số liệu ban đầu Bài 2.Thực hiện các phân hệ nghiệp vụ kế toán Bài 3. Thực hiện các thao tác cuối kỳ kế toán bài 1 Xây dựng hệ thống danh mục từ điển và cập nhật số liệu ban đầu Nội dung các ngày thực tập Ngày 1. Khai báo hệ thống Ngày 2. Xây dựng danh mục từ điẻn và các thao tác ban đầu Ngày 3. Cập nhật và báo cáo số liệu đầu kỳ Ngày 1. Khai báo biến hệ thống 1.1. Mục đích: - Giúp cho sinh viên biết các sử dụng các phím chức năng và sử dụng chuột trong phầm mềm kế toán Fast Accounting - Giúp cho sinh viên hiểu rõ hệ thống thực đơn trong phần mềm kế toán Fast Accounting. - Cung cấp các cách khai báo hệ thống: các tham số(mã số thuế, thư mục lưu số liệu ...) sao lưu số liệu, tạo năm làm việc mới, đổi tháng hạch toán ... 1.2. Yêu cầu: - Thao tác thành thạo các phím chức năng và sử dụng hợp lý. - Biết các sử dụng lệnh thông quan thực đơn bằng chuột và bàn phím. - Khai báo đúng và chính xác các thông tin về hệ thống như mã số thuế, thư mục lưu số liệu, mật khẩu 1.3. Tóm tắt lý thuyết về công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp 1.3.1 Tóm tắt lý thuyết kế toán. Đầu kỳ kế toán tiến hành chọn sổ kế toán để ghi chép. Mỗi một doanh nghiệp thường được áp dụng một loại sổ sách nhất định theo 4 hình thức do bộ tài chính ban hành. Các hình thức sổ đó là: Hình thức nhật ký chung, Hình thức nhật ký sổ cái, Hình thức chứng từ ghi sổ, Hình thức nhật ký chứng từ. 1.3.2 Tóm tắt lý thuyết kế toán máy. Hình thức ghi chép là ghi theo hình thức Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ. Các phím chứng năng. F1 - Trợ giúp ^F1 - Chuyển đổi giữa 02 màn hình xem số liệu hoặc thay đổi kiểu sắp xếp khi xem số liệu (ví dụ xem theo vần ABC của tên hoặc theo vần ABC của mã). F2 - Chọn loại tiền tệ giao dịch F3 - Sửa một bn ghi F4 - Thêm một bn ghi mới F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm F6 - Đổi mã một danh điểm trong các tệp số liệu F7 - In F8 - Xoá một bản ghi F9 - Máy tính F10 - Bắt đầu thực hiện một quá trình tính toán, ví dụ như tính tổng của một số chỉ tiêu, phân bổ chi phí, kết chuyển tự động, phân bổ tự động,... ^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu ^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số liệu 1.4. Thực hành trên phần mềm kế toán máy. 1.4.1 Chuẩn bị. Công ty ABC có hệ thống tổ chức công tác kế toán trong tháng 1 năm hiện hành trên phần mềm kế toán như sau. 1.4.1.1 Xây dựng bảng số liệu để khai báo hệ thống Tên biến Giá trị Mã ngoại tệ ngầm định USD Mã số thuế 0111000000-1 Thư mục lưu số liệu ..\LUU Tài khoản thuế GTGT đầu ra 33311 Tài khoản thuế GTGT đầu vào 1331 Tài khoản chênh lệch giá hàng tồn kho 412 Danh sách tài khoản khử trùng trong mua, bán vật tư, hàng hoá 111,112 Cho phép cập nhật t rường doanh thu, giá vốn( C/K) C Tính giá trung bình, 1- Giá chung, 2- Giá cho từng kho 1 1.4.1.2. Thiết lập mật khẩu đăng nhập hệ thống: + Ví dụ: ktm10a (kế toán máy 10 A) 1.4.1.3. Đặt tháng hạch toán cho hệ thống: tháng 01 1.4.2 Thực hiện. 1.4.2.1. Các bước tiến hành. Bước 1: Khai báo biến hệ thống ĩ Vào Menu “Hệ thống” chọn “Tham số hệ thống” ĩ gõ mật khẩu đăng nhập ĩ Xuất hiện màn hình khai báo hệ thống: hình 1.1 Hình 1.1. Màn hình khai báo tham số hệ thống Sau khi khai báo biến hệ thống, để kết thúc chúng ta sử dụng phím “ESC” hoặc tổ hợp phím “Ctrl + W” để kết thúc. Bước 2. Lập mật khẩu người dùng: ĩ Vào Menu “ Hệ thống” chọn "đổi mật khẩu" xuất hiện màn hình "Đổi mật khẩu" Hình 1.2 Hình 1.2 Hộp thoại thay đổi mật khẩu hệ thống Mật khẩu cũ: Vào mật khẩu đăng nhập ban đầu Mật khẩu mới: nhập mật khẩu cần thay đổi, được thiết lập trong mục 1.4.1.2 Gõ lại mật khẩu mới: nhập lại mật khẩu mới ĩ Kết thúc chọn “Nhận”. Bước 3: Đổi tháng hạch toán ĩVào Menu “Hệ thống” chọn “Đổi tháng bắt đầu hạch toán” xuất hiện hộp thoại Hình 1.3. Hộp thoại đổi tháng bắt đầu hạch toán ĩ Nhập tháng hạch toán “ Tháng1” ĩ Kết thúc chọn “Nhận” 1.4.2.2 Nội dung mở rộng: Xem lại các thuật ngữ do phần mềm kế toán quy định. + Các phím chức năng: + Tổ chức thư mục chương trình của phần mềm. + Các phiên bản phần mềm. + Vấn đề trùng và khử trùng. Thao tác: Vào Menu “Trợ giúp” chọn “Thuật ngữ kế toán” 1.4.2.3 Giảng viên làm mẫu. Thao tác mẫu lập các hình 1.1, 1.2, 1.3 1.4.3 Sản phẩm của sinh viên. Sinh viên phải hoàn thành các bảng dữ liệu: hình 1.1 1.4.4. Kiểm tra và xử lý sai sót - Mật khẩu đăng nhập đúng yêu cầu: theo mục 1.4.1.2 - Khởi động vào chương trình đúng năm: ví dụ: 2003 - Các tham số hệ thống đầy đủ như trong mục 1.4.1.1 1.5. So sánh kế toán thủ công với kế toán máy. Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Kế toán thủ công Kế toán máy Nhập dữ liệu đầu vào - Tài liệu gốc Xử lý số liệu Lưu trữ Dữ liệu Thông tin Thủ công trên các sổ Tự động ở các dạng tệp tin Tệp nhật ký Tệp sổ cái Tệp tra cứu Kế xuất thông tin Báo cáo quản trị Báo cáo tài chính Ghi chép thủ công vào các bảng mẫu do bộ tài chính ban hành Tự động theo chưng trình cài đặt trong máy Ngày 2. xây dựng Hệ thống danh mục từ điển 2.1. Mục đích Biết cách xây dựng hệ thống danh mục phù hợp với yêu cầu của công tác kế toán trong doanh nghiệp 2.2. Yêu cầu - Xây dựng danh mục tài khoản: thêm tài khoản, sửa tài khoản, xoá tài khoản - Xây dựng hệ thống danh mục khách hàng: thêm khách hàng, sửa các thông tin về khách hàng, đổi mã khách hàng, xoá một khách hàng - Xây dựng danh mục kho - Xây dựng danh mục vật tư hàng hoá - Xây dựng các danh mục ngoại tệ, tỷ giá - Thay đổi các thông tin trong danh mục chứng từ: thay đổi các tài khoản ngầm định, thay đổi tên chứng, số liên in,... 2.3. Tóm tắt lý thuyết 2.3.1 Tóm tắt lý thuyết kế toán. Các bước chuẩn bị Xây dựng quyết định hạch toán kế toán nội bộ Xác định rõ các yêu cầu quản lý đặt ra, tập hợp đầu đủ các báo cáo cần thiết phục vụ quản lý. Nắm rõ tổ chức thông tin, quy trình xử lý số liệu và các khả năng khai thác thông tin của phần mềm kế toán. Xây dựng sơ đồ hạch toán Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ Xây dựng quy trình chế độ nộp báo cáo Tổ chức phân công công công việc cho từng nhân viên kế toán trong điều kiện áp dụng kế toán trên máy và phù hợp với phần mềm kế toán ngầm định. Xây dựng quy trình cập nhật và xử lý thông tin cho từng nghiệp vụ và cho từng ngày cụ thể. Lên danh sách các nhóm người sử dụng, người sử dụng. 2.3.2 Tóm tắt lý thuyết kế toán máy. Một số khái niệm: + Danh mục từ điển là một tập hợp dữ liệu dùng để quản lý một các có tổ chức và không nhầm lẫn giữa các đối tượng thông quan việc hoá mã các đối tượng đó. Mỗi danh mục gồm nhiều danh điểm. + Danh điểm là một đối tượng cụ thể cần quản lý. Hệ thống danh mục cần xây dựng: Loại 1: Danh mục tài khoản. Bộ tài chính đã ban hành hệ thống tài khoản kế toán thống nhật áp dụng cho các doanh nghiệp theo quyết định ..... Bởi vậy các doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống danh mục tài khoản phù hợp. Loại 2: Danh mục khách hàng. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Doanh nghiệp có mối quan hệ thanh toán tiền hàng và theo dõi công nợ với các nhà cung cập và các khách hàng. Để theo dõi được nội dung này một cách chặt chẽ, đảm bảo trả nợ và thu nợ kịp thời, Doanh nghiệp cần xây dựng một dạnh mục khác hàng của mịnh với các thông số liên quan như: Tên, Địa chỉ, Điện thoại, Số tài khoản, Mã số thuế, mã khách hàng, số tiền còn nợ và số tiền đã thanh toán. Loại 3: Danh mục kho Để quản lý vật tư hàng hoá trong kho công ty tốt cần phải lập danh mục kho để tiện theo dõi. Mỗi một kho có một tên gọi riêng, và được theo dõi trên sổ kho theo tên gọi, mã số đã được xây dựng theo danh mục. Loại 4: Danh mục vật tư, hàng hoá. Để quản lý tốt vật tư, hàng hoá, Doanh nghiệp cần xấy dựng một danh một danh mục vật tư hàng hoá với các thông số: Tên, Mã số, Đơn vị tính, Nhãn hiệu .... Trên cơ sở danh mục vật tư đã được thiết lập, mỗi lại vật tư hàng hoá được quản lý theo mã số. ở kho mỗi loại vật tư hàng hoá được theo dõi riêng trên mỗi thẻ kho. ở phòng kế toán mỗi loại vật tư hàng hoá được theo dõi riêng trên một trang. Việc thiết lập danh mục vật tư hàng hoá là không bắt buộc song cần thiết đối với các doanh nghiệp nhiều chủng loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Loại 5: Danh mục ngoại tệ, tỷ giá: ở các doanh nghiệp thuyền xuyên có nghiệp vụ thu, chi ngoại tệ thường áp dụng tỷ giá hạch toán để theo dõi tình hình biến động ngoại tệ trong kỳ. Đên cuối kỳ tiến hành điều chỉnh theo theo tỷ giá thực tế. ở các doanh nghiệp này cần phải xây dựng danh mục ngoại tệ để theo dõi và quản lý và theo dõi tình hình biến động của từng ngoại tệ đồng thời theo dõi tỷ giá hạch toán cũng như tình hình biến động tỷ giá trong kỳ. Loại 6: Danh mục chứng từ: Bộ tài chính quy định hệ thống danh mục chứng từ thống nhất áp dụng trong các doanh nghiệp bao gồm 5 loại chứng từ. Theo đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một số chứng từ nhất định do bộ tài chính ban hành đồng thời tự xây dựng thêm các chứng từ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mình. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống danh mục chứng từ cần sử dụng cho công tác kế toán và công tác quản lý trong doanh nghiệp. 2.4. Thực hiện trên phần mềm kế toán máy 2.4.1. Chuẩn bị 2.4.1.1. Xây dựng danh mục tài khoản của doanh nghiệp Số hiệu Tên tài khoản Mã NT Loại TK TK mẹ Bậc TK TK CN TK SC 111 Tiền mặt VND T 1 K C 1111 Tiền mặt việt nam VND C 111 2 K K 1112 Tiền ngoại tệ USD C 111 2 K K 1113 Vàng, bạc, kim khí đã quý VND C 111 2 K K 112 Tiền gửi ngân hàng VND T 1 K C 1121 Tiền VNĐ gửi ngân hàng VND T 112 2 K K 11211 Tiền VNĐ gửi tại ngân hàng công thương VND C 1121 3 K K 1122 Tiền NT gửi ngân hàng USD T 112 2 K K 11221 Tiền NT gửi ngân hàng VCB USD C 1122 3 1123 Tiền gửi ngân hàng bằng vàng bạc kim khí đá quý VND C 112 2 K K 113 Tiền đang chuyển VND T 1 K C 1131 Tiền đang chuyển:VND VND C 113 2 K K 1132 Tiền đang chuyển:Tiền ngoại tệ USD C 113 2 K K 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn VND T 1 K C 1211 Cổ phiếu VND C 121 3 K K 1212 Trái phiếu VND C 121 2 K K 128 Đầu tư ngắn hạn khác VND T 1 K C 129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn khác VND T 1 K C 131 Phải thu của khách VND C 1 C C 1311 Phải thu của khách VND C 131 2 K K 133 Thuế GTGT được khấu trừ VND T 1 K C 1331 Thuế GTGT được khấu trừ hàng hóa và dịch vụ VND T 133 2 K K 13311 Thuế GTGT được khấu trừ hàng hóa và dịch vụ VND C 1331 3 K K 13312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu VND C 1331 3 K K 13313 Thuế GTGT được hoàn lại, trả lại nhà cung cấp VND C 1331 3 K K 1332 Thuế GTGT được khấu trừ TSCĐ VND C 133 2 K K 1333 Thuế GTGT được được hoàn lại VND C 133 2 K K 136 Phải thu nội bộ VND T 1 K C 1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc VND C 136 2 K K 1362 Tạm ứng giá trị khối lượng xây lắp VND C 136 2 K K 1368 Phải thu nội bộ khác VND C 136 2 K K 138 Phải thu khác VND T 1 K C 1381 Tài sản thiếu chờ xử lýt VND C 138 2 K K 1388 Phải thu khác VND C 138 2 K K 139 Dự phòng phải thu khó đòi VND T 1 K C 141 Tạm ứng VND C 1 C C 142 Chi phí trả trước VND T 1 K C 1421 Chi phí trả trước VND C 142 2 K K 1422 Chi phí chờ kết chuyền VND T 142 2 K K 14221 Chi phí bán hàng chờ kết chuyền VND C 1422 3 K K 14222 Chi phí quản lý chờ kết chuyền VND C 1422 3 K K 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn VND T 1 K C 152 Nguyên vật liệu VND T 1 K C 1521 Vật liệu chính VND C 152 2 K K 1522 Vật liệu phụ VND C 152 2 K K 1523 Nhiên liêu VND C 152 2 K K 1524 Phụ tùng VND C 152 2 K K 1528 Phế liệu VND C 152 2 K K 153 Công cụ, dụng cụ VND C 1 K C 154 chi phí sản suất kinh doanh D.D VND T 1 K C 1541 Chi phí sản phẩm dở dang VND C 154 2 K K 1542 Chi phí sản phẩm dở dang VND C 154 2 K K 155 Thành phẩm VND C 1 K C 156 Hàng hoá VND C 1 K C 157 Hàng gửi đi bán VND C 1 K C 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho VND T 1 K C 161 Chi phí sự nghiệp VND T 1 K C 1611 Chi phí sự nghiệp Năm trước VND C 161 2 K K 1612 Chi phí sự nghiệp Năm nay VND C 161 2 K K 211 TSCĐ hữu hình VND T 1 K C 2111 Đất VND T 211 2 K K 2112 Nhà cửa, vật kiến trúc VND C 211 2 K K 2113 Máy móc, thiết bị VND C 211 2 K K 2114 Phương tiện vận tải, truyền dẫn VND C 211 2 K K 2115 Thiết bị dụng cụ quản lý VND C 211 2 K K 2116 Cây lâu năm, súc vật làm việc cho sản phẩm VND C 211 2 K K 2118 TSCĐ khác VND C 211 2 K K 212 TSCĐ thuê tài chính VND C 1 K C 213 TSCĐ vô hình VND C 1 K C 2131 Quyền sử dụng đất VND C 213 2 K K 2132 Chi phí thành lập doanh nghiệp VND C 213 2 K K 2133 Bằng phát minh sáng chế VND C 213 2 K K 2134 Chi phí nghiên cứu phát triển VND C 213 2 K K 2135 Chi phí về lợi thế thưng mại VND C 213 2 K K 2138 TSCĐ vô hình khác VND C 213 2 K K 214 Hao mòn TSCĐ VND T 1 K C 2141 Hao mòn TSCĐ VND C 214 2 K K 2142 Hao mòn TSCĐ thuê tài chính VND C 214 2 K C 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình VND C 214 2 K C 221 Đầu tư chứng khoán dài hạn VND T 1 K C 2211 Cổ phiếu VND C 221 2 K K 2212 Trái phiếu VND C 221 2 K K 222 Góp vốn liên doanh VND C 1 K C 228 Đầu tư dài hạn khác VND C 1 K C 229 Dự phòng giám giá đầu tư dài hạn VND C 1 K C 241 XDCB dở dang VND T 1 K C 2411 Mua sắm TSCĐ VND C 241 2 K K 2412 XDCB dở dang VND C 241 2 K K 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ VND C 241 2 K K 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn VND C 1 K C 311 vay ngắn hạn NH VND T 1 K C 3111 vay ngắn hạn NH ACB VND C 311 2 K K 315 Nợ dài hạn đến hạn trả VND C 1 K C 331 Phải trả người bán VND C 1 C C 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước VND T 1 K K 3331 Thuế GTGT phải nộp VND C 333 2 K C 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp VND C 3331 3 K K 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp VND C 3331 3 K K 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt VND C 333 2 K C 3333 Thuế xuất nhập khẩu VND T 333 2 K K 33331 Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp VND C 3333 3 K K 33332 Thuế GTGT hàng Xuất khẩu phải nộp VND C 3333 3 K K 3334 Thuế thu nhập VND C 333 2 K C 3335 Thuế thu trên vốn VND C 333 2 K C 3336 Thuế tài nguyên VND C 333 2 K C 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất VND T 333 2 K C 33371 Thuế nhà đất VND C 3337 3 K K 33372 Tiền thuê đất VND C 3337 3 K K 3338 Các loại thuế khác VND C 333 2 K C 3339 Phí, lệ phí và các khon phi nộp khác VND T 333 2 K K 33391 Phí, lệ phí VND C 3339 3 K K 33392 Các khoản phụ thu VND C 3339 3 K K 33398 Các khoản phải nộp khác VND C 3339 3 K K 334 Phải trả công nhân viên VND C 1 K C 3341 Phải trả công nhân viên VND C 334 2 K K 335 Chi phí phải trả VND T 1 K C 3351 Chi phí phải trả VND C 335 2 K K 336 Phải trả nội bộ VND C 1 K C 338 Phải trả, phải nộp khác VND C 1 K K 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết VND C 338 2 K C 3382 Kinh phí công đoàn VND C 338 2 K C 3383 BHXH VND C 338 2 K C 3384 Bảo hiểm y tế VND C 338 2 K C 3388 Phải trả phải nộp khác VND C 338 2 K C 341 Vay dài hạn VND C 1 K C 342 Nợ dài hạn VND C 1 K C 344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn VND C 1 K C 411 nguồn vốn kinh doanh VND T 1 K C 4111 nguồn vốn kinh doanh VND C 411 2 K K 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản VND C 1 K C 413 Chênh lệch tỷ giá VND C 1 K C 414 Quỹ đầu tư phát triển VND C 1 K C 4142 Quỹ nghiên cứu khoa học và đào tạo VND C 414 2 K K 415 Quỹ dự trữ VND C 1 K C 416 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm VND C 1 K C 421 Lãi chưa phân phối VND T 1 K C 4211 Lãi chưa phân phối năm trước VND C 421 2 K K 4212 Lãi chưa phân phối năm nay VND C 421 2 K K 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi VND T 1 K C 4311 Quỹ khen thưởng VND C 431 2 K K 4312 Quỹ phúc lợi VND C 431 2 K K 4313 Quỹ phúc lợi hình thành TSCĐ VND C 431 2 K K 441 Nguồn vốn ĐT XDCB VND C 1 K C 451 Quỹ quản lý của cấp trên VND C 1 K C 461 Nguồn kinh phí sự nghiệp VND T 1 K K 4611 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước VND C 461 2 K C 4612 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay VND C 461 2 K C 466 Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ VND C 1 K C 511 Doanh thu bán hàng VND T 1 K C 5111 Doanh thu bán hàng hoá VND C 511 2 K K 5112 Doanh thu bán sản phẩm VND C 511 2 K K 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ VND C 511 2 K K 5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá VND C 511 2 K K 512 Doanh thu bán hàng nội bộ VND T 1 K C 5121 Doanh thu bán hàng nội bộ VND C 512 2 K K 5122 Doanh thu bán thành phẩm nội bộ VND C 512 2 K K 5123 Doanh thu bán dịch vụ nội bộ VND C 512 2 K K 521 Chiết khấu bán hàng VND C 1 K C 5211 Chiết khấu bán hàng VND C 521 2 K K 5212 Chiết khấu bán thành phẩm VND C 521 2 K K 5213 Chiết khấu bán dịch vụ VND C 521 2 K K 531 Hàng bán bị trả lại VND C 1 K C 532 Giảm giá hàng bán VND C 1 K C 611 Mua NVL, hàng VND C 1 K K 6111 Mua nguyên liệu, vật liệu VND C 611 2 K K 6112 Mua hàng hoá VND C 611 2 K K 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp VND T 1 K C 621A Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp sản pẩmA VND C 621 2 K K 621B Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp SP B VND C 621 2 K K 622 Chi phí nhân công trực tiếp VND T 1 K C 622A Chi phí nhân công trực tiếp SP A VND C 622 2 K K 622B Chi phí nhân công trực tiếp SP B VND C 622 2 K K 627 Chi phí sản xuất chung VND T 1 K C 6271 Chi phí nhân viên VND C 627 2 K K 6272 Chi phí vật liệu VND C 627 2 K K 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất VND C 627 2 K K 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ VND C 627 2 K K 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài VND C 627 2 K K 6278 Chi phí bằng tiền khác VND C 627 2 K K 631 Giá thành sản phẩm VND C 1 K K 632 Giá vốn hàng bán VND C 1 K K 641 Chi phí bán hàng VND C 1 K C 6411 Chi phí nhân viên VND C 641 2 K K 6412 Chi phí vật liệu, bao bì VND C 641 2 K K 6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng VND C 641 2 K K 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ VND C 641 2 K K 6415 Chi phí bảo hành VND C 641 2 K K 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài VND C 641 2 K K 6418 Chi phí bằng tiền khác VND C 641 2 K K 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp VND C 1 K C 6421 Chi phí nhân viên quản lý VND C 642 2 K K 6422 Chi phí vật liệu quản lý VND C 642 2 K K 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng VND C 642 2 K K 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ VND C 642 2 K K 6425 Thuế, phí và lệ phí VND C 642 2 K K 6426 Chi phí dự phòng VND C 642 2 K K 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài VND C 642 2 K K 6428 Chi phí bằng tiền khác VND C 642 2 K K 711 Thu nhập hoạt động tài chính VND C 1 K C 721 Các khon thu nhập bất thường VND C 1 K C 811 Chi phí hoạt động tài chính VND C 1 K C 821 Chi phí bất thường VND C 1 K C 911 Xác định kết qủa kinh doanh VND C 1 K C N001 Tài sản thuê ngoài VND C 1 K K N002 Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công VND C 1 K K N003 Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi VND C 1 K K N004 Nợ khó đòi đã xử lý VND C 1 K K N007 Ngoại tệ các loại VND C 1 K K N008 Hạn mức kinh phí VND C 1 K K N009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản VND C 1 K K 2.4.1.2. Xây dựng danh mục khách hàng liên quan Mã khách Tên khách Cá nhân/ ĐV K00 Cty FAST D K01 TT Thưng Mại HD D K02 Cty Thưng Mại Bắc Ninh D K03 Cửa hàng điện tử 27 - HBT D K04 Cty HB5 D K05 Cty Hoà Bình D K06 Cty Thương mại AD D K07 Bưu điện thành phố Hà Nội D K08 Chi nhánh điện HBT D K09 Cty kinh doanh nước sạch Hà Nội D K14 Ông Bảy D LG Công ty điện tử LG D SS Công ty điện tử SS D SV Savicô D Z99 Khách lẻ D 2.4.1.3. Xây dựng danh mục Kho Mã kho Tên kho Kho/ ĐL ZK01 Kho công ty K ZD01 Kho đại lý D 2.4.1.4. Xây dựng danh mục vật tư hàng hoá Mã vt Tên vật tư Đơn vt TK kho TK GV TK DT TK TL Tồn CK Giá tồn TS 101 Tivi Goldstar 14" CHIEC 156 632 5111 531 C TB 10% 102 Tivi Goldstar 17" CHIEC 156 632 5111 531 C TB 10% 201 Tivi Sam sung 14" CHIEC 156 632 5111 531 C TB 10% 202 Tivi Sam sung 17" CHIEC 156 632 5111 531 C TB 10% 203 Tivi Sam sung Golden Eye17" CHIEC 156 632 5111 531 C TB 10% 301 Tủ lạnh Sam sung CHIEC 156 632 5111 531 C TB 10% 302 Máy giặt Sam sung CHIEC 156 632 5111 531 C TB 10% VAT Thuế VAT đầu vào VND 13311 1111 1111 1111 K TT 2.4.1.5. Xây dựng danh mục Ngoại tệ Mã NT Tên ngoại tệ VND Đồng tiền hạch toán USD Đô la Mỹ 2.4.1.6. Các thông tin trong danh mục chứng từ Mã CT Tên chứng từ Tiêu đề chứng từ CT CN TK nợ TK có PT1 Phiếu thu tiền mặt VNĐ Phiếu thu K 1111 PTA Phiếu thu tiền mặt NT Phiếu thu K 1112 PC1 Phiếu chi tiền mặt VNĐ Phiếu chi K 1111 PCA Phiếu chi tiền mặt NT Phiếu chi K 1112 BC1 Giấy báo có (thu) tiền VNĐ Giấy báo có K 11211 BCA Giấy báo có (thu) tiền NT Giấy báo có K 11221 BN1 Giấy báo nợ (chi) tiền VNĐ Uỷ nhiệm chi K 11211 BNA Giấy báo nợ (chi) tiền NT Uỷ nhiệm chi K 11221 KP1 Ctừ phải trả tiền VND Chứng từ phải trả C KPA Ctừ phải trả tiền NT Chứng từ phải trả C KR1 Ctừ phải thu tiền VND Chứng từ phải thu C KRA Ctừ phải thu tiền NT Chứng từ phải thu C KK1 Phiếu kế toán khác VNĐ Phiếu kế toán K KKA Phiếu kế toán khác NT Phiếu kế toán K VN1 Phiếu nhập kho tiền VND Phiếu nhập kho K VNA Phiếu nhập kho tiền NT Phiếu nhập kho K VN2 PN tiền VND, giá TB cho vật tư tính giá TB Phiếu nhập K VNB PN tiền NT, giá TB cho vật tư tính giá TB Phiếu nhập kho K VB1 Hoá đơn bán hàng-v.tư tiền VND Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho K VBA Hoá đơn bán hàng-v.tư, tiền NT Hoá đơn bán hàng K VB2 HĐ, VND, giá vốn đích danh cho v.tư tính giá TB Hoá đơn bán hàng, gia TT K VBB HĐ, NT, giá vốn đích danh cho v.tư tính giá TB Hoá đơn bán hàng, gia TT K VX1 Phiếu xuất hàng-v.tư, tiền VND Phiếu xuất kho K VXA Phiếu xuất hàng-v.tư, tiền NT Phiếu xuất kho K VX5 PX, tiền VND, giá đích danh cho v.tư tính giá TB Phiếu xuất kho K VXE PX, tiền NT, giá đích danh cho v.tư tính giá TB Phiếu xuất kho K VX2 Phiếu xuất ĐC hàng-v.tư, tiền VND Phiếu xuất điều chuyển K VXB Phiếu xuất ĐC hàng-v.tư, tiền NT Phiếu xuất điều chuyển K VX3 PĐC, tiền VND, giá đích danh cho vtư tính giá TB Phiếu xuất điều chuyển K VXC PĐC, tiền NT, giá đích danh cho vtư tính giá TB Phiếu xuất điều chuyển K VX4 Phiếu xuất chênh lệch giá hàng-v.tư Phiếu xuất K 2.4.2 Thực hiện: 2.4.2.1.Các bước tiến hành: Bước 1. Xây dựng danh mục tài khoản Vào Menu “ Danh mục” chọn “Danh mục tài khoản” thì xuất hiện bảng danh mục tài khoản có sẵn trong máy. Tại đây sinh viên cần đối chiếu hệ thống tài khoản trong máy và trong bảng mục 2.4.1.1. Nếu thấy: - Thiếu tài khoản: thêm tài khoản đó vào danh mục. sử dụng phím F4 - Thông tin về tài khoản chưa chính xác: sửa các thông tin đó: sử dụng phím F3 Khi đó trên màn hình xuất hiện các thông tin về một tài khoản: Hình 2.1. Các thông tin về tài khoản 111 Khai báo xong ĩ “Nhận” ĩ ESC thoát ra khỏi danh mục Bước 2. Xây dựng danh mục khách hàng Vào Menu “ Danh mục” chọn “Danh mục khách hàng” xuất hiện màn hình vào danh mục khách hàng. Tại đây tiến hành thêm các khách hàng mới thông qua bảng danh mục khách hàng 2.4.1.2: sử dụng phím F4 Hình 2.2. Các thông tin về khách hàng Lưu ý: Trong quá trình thao tác nếu gặp sai sót sinh viên sử dụng các phím chức năng: F3 Sửa một khách hàng F5 Tìm kếm trong danh mục F6 Đổi mã khách hàng F8 Xoá một khách hàng Bước 3: Xây dựng danh mục Kho Vào menu "Danh mục" chọn "Danh mục kho" xuất hiện màn hình tạo danh mục kho, tại đây ấn phím F4 tiến hành thêm các kho mới thông qua bảng danh mục kho 2.4.1.3 Hình 2.3. Các thông tin về danh mục kho Bước 4: Xây dựng danh mục Vật tư Vào menu "Danh mục" chọn "Danh mục vật tư" xuất hiện màn hình danh mục vật tư, tại đây ấn phím F4 tiến hành thêm các vật tư mới thông qua bảng danh mục vật tư 2.4.1.4 Hình 2.4. Các thông tin về danh mục vật tư hàng hoá Bước 5: Xây dựng danh mục Ngoại tệ Vào menu "Danh mục" chọn "Danh mục Ngoại tệ" xuất hiện màn hình danh mục vật tư, tại đây ấn phím F4 tiến hành thêm các vật tư mới thông qua bảng danh mục vật tư 2.4.1.5 Hình 2.5. Các thông tin về danh mục ngoại tệ Bước 6: Xây dựng danh mục chứng từ Vào menu "Danh mục" chọn "Danh mục chứng từ" xuất hiện màn hình danh mục chứng từ, tại đây ấn phím F3 xem các thông tin trong các chứng từ đồng thời so sánh với bảng 2.4.1.6 để thay đổi các thông tin cần thiết. Hình 2.6. Các thông tin về danh mục chứng từ - BC1 2.4.3 Sản phẩm của sinh viên: 2.4.3.1. Bảng danh mục tài khoản Hình 2.7. Màn hình kết quả danh mục tài khoản 2.4.3.2. Bảng danh mục khách hàng Hình 2.8. Màn hình kết quả danh mục khách hàng 2.4.3.3. Bảng danh mục kho Hình 2.9. Màn hình kết quả danh mục kho 2.4.3.4. Bảng danh mục vật tư Hình 2.10. Màn hình kết quả danh mục vật tư hàng hoá 2.4.3.6. Bảng danh mục ngoại tệ Hình 2.11. Màn hình kết quả danh mục ngoại tệ 2.4.3.6. Danh mục chứng từ Hình 2.12. Màn hình kết quả danh mục chứng từ 2.4.4. Kiểm tra và xử lý sai sót 2.4.4.1. Kiểm tra danh mục tài khoản Trong danh mục tài khoản sinh viên hay mắc lôĩ với nhánh tài khoản 112 không đầy đủ hoặc khai báo không chính xác về tài khoản chi tiết và tài khoản tồng hợp Danh mục tài khoản mắc lỗi Danh mục tài khoản đã sửa lỗi Hình 2.13. Kiểm tra danh mục tài khoản 2.4.4.2. Kiểm tra danh mục khách hàng Trong danh mục khách hàng sinh viên hay mắc lỗi khi tạo mã tài khoàn thường sử dụng chữ cái (ví dụ: KO1 - chữ O) do đó sẽ xảy ra hiện tượng: thứ tự sắp xếp các khách hàng không đúng. Vì vậy sinh viên cần phải sửa thành chữ số (ví dụ: K01 - số 0) 2.4.4.3. Kiểm tra danh mục kho Trong danh mục kho sinh viên hay mắc lỗi không xác định rõ kho công ty và kho đại lý (thiếu thông tin tại cột loại kho) việc bày sẽ ảnh hướng khi sinh viên cập nhật các chứng từ liên quan đến vật tư hàng hoá sau này (ví dụ: mua, bán hàng,..) Danh mục kho mắc lỗi Danh mục kho đã sửa lỗi Hình 2.14. Kiểm tra danh mục kho 2.5 So sánh kế toán máy với kế toan thủ công. Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Kế toán thủ công Kế toán máy Nhập dữ liệu đầu vào - Tài liệu gốc là những số liệu đầu ký cuối kỳ trước chuyển sang Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím hoặc dùng máy quét Xử lý số liệu - Biến đổi dữ liệu từ các chứng từ gốc sang sổ cái tổng hợp Thu công theo tưng bước, từ chứng từ gốc ĩ Sổ chi tiết ĩ Sổ cái Tự động theo chương trình Lưu trữ Dữ liệu Thông tin Thủ công trên các sổ Sổ chi tiết Sổ cái Tự động ở các dạng tệp tin Tệp nhật ký Tệp sổ cái Tệp tra c._.ứu Kế xuất thông tin Báo cáo quản trị Báo cáo tài chính Ghi chép thủ công vào các bảng mẫu do bộ tài chính ban hành Tự động theo chưng trình cài đặt trong máy Ngày 3. Cập nhật và báo cáo số liệu đầu kỳ 3.1. Mục đích: Sinh viên vào số dư đầu kỳ cho các danh mục cần theo dõi, quản lý đồng thời lên báo cáo tình hình đầu kỳ kế toán của doanh nghiệp chi tiết theo từng danh mục. 3.2. Yêu cầu: - Vào số dư đầu kỳ và lên báo cáo đầu kỳ cho tài khoản. - Vào số dư công nợ đầu kỳ và lên báo cáo đầu kỳ về công nợ. - Vào số liệu tồn kho đầu kỳ. - Vào số dư đầu kỳ cho từng vật tư hàng hoá và lên báo cáo vật tư hàng hoá vật tư hàng hoá tồn đầu kỳ. - Vào số dư ngoại tệ và lên báo cáo ngoại tệ tồn đầu kỳ. 3.3. Tóm tắt lý thuyết về công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp Đầu kỳ kế toán cần "Mở sổ" tức là váo số dư đầu kỳ cho các tài khoản, các đối tượng chi tiết trên các sổ tổng hợp và sổ chi tiết. - Trên sổ tổng hợp Kế toán vào số dư đầu kỳ các tài khoản trên sổ cái. - Trên sổ chi tiết. Kế toán vào số dư đầu kỳ trên các sổ chi tiết sau: + Sổ chi tiết thanh toán:( Vào số dư công nợ đầu kỳ) + Sổ kho: vào sổ tồn kho đầu kỳ + Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Vào số dư đầu kỳ của từng vật tư hàng hoá, sản phẩm. + Sổ chi tiết theo dõi ngoại tệ. Sau khi thực hiện thao tác "Mở sổ" trên máy tính, cần phải lên báo cáo theo từng nội dung để kiểm tra, đối chiếu với các sổ sách liên quan. 3.4. Thực hành trên phần mềm kế toán máy. 3.4.1 Chuẩn bị. 3.4.1.1. Số dư đầu kỳ các tài khoản Tài khoản Tên tài khoản Dư Nợ Dư có 111 Tiền mặt 1111 Tiền mặt việt nam 3670688900 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tiền gửi ngân hàng;VND 11211 Tiền Việt Nam gửi tại ngân hàng công thương 876300255 131 Phải thu của khách 102120000 36000000 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1333 Thuế GTGT được được hoàn lại 17205000 156 Hàng hoá 275040000 211 TSCĐ hữu hình 2115 Thiết bị dụng cụ quản lý 1065230552 214 Hao mòn TSCĐ 2141 Hao mòn TSCĐ 350200310 311 vay ngắn hạn NH 3111 vay ngắn hạn NH ACB 2200000000 331 Phải trả người bán 481490000 411 nguồn vốn kinh doanh 4111 nguồn vốn kinh doanh 2880205000 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 4312 Quỹ phúc lợi 52689397 Trong đó cần theo dõi chi tiết cho các tài khoản công nợ đối với các khách hàng có số dư công nợ Tài khoản 131: Mã khách Tên khách Dư nợ Dư có K01 TT thương mại HD 36.000.000 K05 Công ty thương mại Hoà bình 102.120.000 Tài khoản 331: Mã khách Tên khách Dư nợ Dư có LG Công ty điện tử LG 350.900.000 SS Công ty điện tử Sam sung 130.590.000 3.4.1.2. Số vật tư hàng hoá Tồn kho đầu kỳ Mã VT Vật tư Đơn vt Tồn đầu Dư đầu 102 Tivi Goldstar 17” Chiếc 10 25.000.000 301 Tủ lạnh Sam sung Chiếc 35 116.200.000 302 Máy giặt Sam sung Chiếc 28 133.840.000 3.4.1.3. Tỷ giá hạch toán cho Dolla mỹ (USD): 1USD = 14.000 VNĐ 3.4.2. Thực hiện 3.4.2.1 Các bước tiến hành Bước 1: Vào số dư đầu kỳ cho các tài khoản không theo dõi công nợ: ĩ Menu "Danh mục" ĩ "danh mục tài khoản” ĩ F3 Hình 3.1. Màn hình vào số dư đầu kỳ tài khoản - 111 sau đó cập nhật số dư đầu kỳ cho tài tài khoản (phải là tài khoản chi tiết) tại các ô "Dư nợ đầu kỳ" hoặc "Dư có đầu kỳ" ĩ “Nhận” Bước 2: Vào số dư đầu kỳ cho các tài khoản theo dõi công nợ: ĩVào Menu "Danh mục” ĩ "Vào số dư công nợ” Hình 3.2. Hộp thoại lựa chọn tài khoản cần vào số dư công nợ Nhập tài khoản có số dư công nợ vào ĩ “Nhận” sau đó màn hình sau xuất hiện ĩ ấn phím F4 ĩ xuất hiện màn hình "Thêm số dư" Hình 3.3. Màn hình vào số dư công nợ đầu kỳ ĩ “Nhận” để lưu công nợ cho một khách hàng ĩ ESC để kết thúc việc khái báo số dư công nợ Bước 3. Vào tồn kho đầu kỳ ĩ Menu "Danh mục”ĩ “Vào tồn kho đầu kỳ” Xuất hiện màn hình sau Hình 3.4. Hộp thoại lựa chọn kho cần vào tồn kho Nhập mã kho có tồn kho ĩ “Nhận” ĩ Xuất hiện màn hình khai báo. để khai báo tồn đầu kỳ của một loại vật tư - hàng hoá ĩ F4 Hình 3.5.Màn hình nhập vật tư tồn kho đầu kỳ tiến hành nhập dữ liệu vào tồn kho đầu kỳ cho các vật tư hàng hoá ĩ “Nhận” ĩ ESC kết thúc vào số dư đầu kỳ Bước 4. Vào tỷ giá hạch toán ĩ Menu "Danh mục”ĩ “Vào tỷ giá” ĩ Xuất hiện màn hình khai báo. để vào tỷ giá mới ĩ F4 Hình 3.6. Hộp thoại vào tỷ giá ĩ “Nhận” ĩ ESC kết thúc vào tỷ giá Bước 5. Báo cáo danh mục từ điển và các số liệu ban đầu ĩ Menu "Báo cáo”ĩ “Báo cáo danh mục từ điển” ĩ Xuất hiện màn hình khai báo. Hình 3.7. Màn hình lựa chọn nội dung cần lên báo cáo Tại khung trái: lựa chọn các mẫu báo cáo : danh mục tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục chứng từ,... Tại thông tin "Đầu ra": - Xem/In: xem kết quả,và in ấn ĩ F7 - Tệp EXCEL/DBF: kết xuất thông tin báo ra các tệp .xls/.dbf có thể mở được bởi các chương trình EXCEL hayFOXPRO/VISUAL FOXPRO - Preview: xem kết quả và hình thức báo cáo trước khi in ĩ “Nhận” lên màn hình báo cáo, hiện thị kết quả ĩ ESC: kết thúc xem báo cáo 3.4.2.2. Nội dung mở rộng: Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông thường kế toán viên chỉ cần khai báo các danh mục cũng như các số liệu đầu kỳ như các bước tiến hành ở trên. Tuy nhiên để theo doĩ cụ thể và chi tiết hơn về các nghiệp hay các chứng từ kế toán có cùng nghiệp vụ (ví dụ: trong cùng một hợp đồng kinh tế") . ở đâychi với mục đích thuân lợi cho việc theodoĩ và quản lý, khi đó FAST sẽ cung cấp một chức năng:"Vào số dư vụ việc" Để vào số sư vụ việc: ĩ Menu "Danh mục" ĩ "Vào số dư vụ việc" ĩ Xuất hiện màn hình khai báo. để vào số dư ĩ F4 Hình 3.8. Màn hình vào số dư vụ việc Trong đó: - Mã vụ việc: được tạo trong danh mục vật tư - Dư nợ/Dư có: vào số dư vụ việc đầu kỳ ĩ “Nhận” kết thúc cập nhật một số dư vụ việc ĩ ESC kết thúc vào số dư vụ việc 3.4.3. Sản phẩm của sinh viên 3.4.3.1. Báo cáo số dư đầu kỳ các tài khoản ĩ Menu "Báo cáo" ĩ "Báo cáo danh mục từ điển" ĩ "Báo cáo số dư đầu năm và đầu kỳ các tài khoản" ĩ "Nhận" Hình 3.9. Màn hình kết quả số dư đầu kỳ, đầu năm cá tài khoản 3.4.3.2. Báo cáo tồn kho đầu kỳ ĩ Menu "Báo cáo" ĩ "Báo cáo danh mục từ điển" ĩ "Tồn kho đầu kỳ" ĩ "Nhận" Xuất hiện màn hình thiết lập các yêu cầu báo cáo Hình 3.10. Hộp thoại chuẩn bị báo cáo tồn kho đầu kỳ ĩ "Nhận" lên kết quả báo cáo Hình 3.11. Màn hình kết quả báo cáo tồn kho đầu kỳ (chế độ Preview) 3.4.3.3. Báo cáo tỷ giá hạch toán ĩ Menu "Báo cáo" ĩ "Báo cáo danh mục từ điển" ĩ "Tỷ giá hạch toán" ĩ "Nhận" Hình 3.12. Màn hình kết quả báo cáo tỷ giá hạch toán 3.4.4. Phương pháp kiểm tra và xử lý sai sót 3.4.4.1. Khi lên báo cáo số dư đầu năm và đầu kỳ các tài khoản a. Bị sai số dư: thường hay thừa một số 0 ở cuối - ví dụ: tại tài khoản 1111: dư nợ 3.670.688.900 sẽ nhầm thành 36.706.888.900 Hình 3.13. Màn hình lỗi số dư tài khoản - nguyên nhân: khi nhập số dư, sinh viên thương không ấn Enter mà chọn nhận luôn - cách khắc phục: sau khi nhập số dư của mỗi tài khoản xong, phải ấn Enter b. Khi lên báo cáo thiếu số dư đầu năm - ví dụ: Hình 3.13. Màn hình thiếu số dư tài khoản đầu năm - nguyên nhân: tháng hạch toán bị sai - cách khắc phục: Vào menu "Hệ thống" ĩ "Đổi tháng bắt đầu hạch toán" ĩ nhập lại tháng hạch toán. ví dụ: tháng 1 Hình 3.13. hộp thoại đổi tháng bắt đầu hạch toán 3.4.4.2. Các lỗi khác: (dễ phát hiện) Số dư lên báo cáo không đúng, số tồn kho sai, tỷ giá sai. Giáo viên yêu cầu sinh viên khi nhập phải xem kỹ yêu cầu và nhập vào đùng tài khoản cũng như khach hàng, kho, vật tu cho chính xác. 3.5. So sánh kế toán máy với kế toán thủ công. Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Kế toán thủ công Kế toán máy Nhập dữ liệu đầu vào - Tài liệu gốc là những số liệu số dư cuối kỳ trước chuyển sang Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím hoặc dùng máy quét Xử lý số liệu - Biến đổi dữ liệu từ các chứng từ gốc sang sổ cái tổng hợp Thu công theo tưng bước, từ chứng từ gốc ĩ Sổ chi tiết ĩ Sổ cái Tự động theo chương trình Lưu trữ Dữ liệu Thông tin Thủ công trên các sổ Sổ chi tiết Sổ cái Tự động ở các dạng tệp tin Tệp nhật ký Tệp sổ cái Tệp tra cứu Kế xuất thông tin Báo cáo quản trị Báo cáo tài chính Ghi chép thủ công vào các bảng mẫu do bộ tài chính ban hành Tự động theo chưng trình cài đặt trong máy Yêu cầu đối với sinh viên sau khi học xong bài 1 Sinh viên phải nắm được các thao tác cơ bản về xây dựng các danh mục, vào được số dư đầu kỳ của các tài khoản, vào được số tồn về vật tư hàng hoá, vào được từ điển để xem các danh mục, cũng như báo cáo được số dư đầu kỳ, báo cáo số tồn đầu kỳ của vật tư hàng hoá, có thể chuyển đổi từ môi trường làm việc của FAST sang các môi trường khác như Excer, Foxpro. Kiểm tra đánh giá và cho điểm - Xây dựng được các hệ thống danh mục đúng, chủ yếu 4 danh mục: (4 điểm) + Danh mục tài khoản + Danh mục khách hàng + Danh mục Kho + Danh mục vật tư hàng hoá - Vào số liệu đầu kỳ chính xác, lên được báo cáo: (6 điểm) + Số dư đầu kỳ các tài khoản (4 điểm) + Vào tồn kho đầu kỳ (1 điểm) + Báo cáo ( 1 điểm) bài 2 Thực hiện các phân hệ nghiệp vụ kế toán Nội dung các ngày thực tập Ngày 4+5: Mua hàng và công nợ phải trả. Ngày 6+7: Bán hàng và công nợ phải thu. Ngày 8+9: Nhập xuất vật tư. Ngày 10+11: Cập nhật chứng từ thu chi tiền mặt. Ngày 12+13: Cập nhật chứng từ thu chi tiền gửi. Ngày 4 +5 Mua hàng và công nợ phải trả 1 Mục đích Sử dụng phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả để theo dõi đối tượng mua hàng tăng lên trong kỳ và đối tượng tăng lên do chưa thanh toán tiền hàng. 2. Yêu cầu Sinh viên thực hành theo các nội dung sau: - Biết cách theo dõi nhập mua hàng hoá, vật tư theo mặt hàng, theo người bán, theo hợp đồng, theo kho nhập hàng. - Theo dõi chi phí mua hàng. - Theo dõi hàng hoá, vật tư theo hình thực mua như mua trả chậm, trả ngay. - Theo dõi thanh toán của từng phiếu nhập mua. - Theo dõi công nợ với người bán 3 Tóm tắt lý thuyết: 3.1. Lý thuyết kế toán Nghiệp vụ kinh tế phát sinh khi mua vật tư hàng hoá về nhập kho được phản ánh vào các đối tượng kế toán như sau: - Thứ nhất: Vật tư hàng hoá. Kế toán ghi tăng giá trị vật tư hàng hoá theo giá thực tế Giá thực tế vật tư = Gia mua trên + Chi phi thu mua hàng háo mua về hoá đơn - Thứ hai: Tiền( trong trường hợp thanh toán ngay) hoặc nợ phải trả( trong trường hợp thanh toán chậm) kế toán ghi giảm cho tiền hoặc ghi tăng cho nợ phải trả cho người bán. Chứng từ ban đầu của nghiệp vụ này là: Hoá đơn của người bán, phiếu nhập mua,(Nhập mua hoặc nhập thẳng vào phân xưởng sản xuât), phiếu trả tiền hàng( Phiếu chi hoặc chứng từ ngân hàng ghi giảm tiền gửi ngân hàng) 3.2. Lý thuyết kế toán máy: Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả liên kết với phân hệ kế toán hàng tồn kho quản lý ba chức năng chính: Nhập - Xuất - Tồn kho. Phân hệ kế toán mua hàng sẽ nhặt các thông tin về thanh toán với người bán có trong chứng từ được cập nhật bởi các phân hệ kế toán vốn bằng tiền để lên báo cáo công nợ với người bán. Sơ đồ luồng vào ra: Chứng từ phải trả Phiếu nhập mua Hoá đơn của người bán Phiếu trả tiền mua hàng Mua hàng và công nợ phải trả Bảng kê phiếu nhập mua Sổ chi tiết/ Tổng hợp công nợ In các phiếu nhập mua 4.4. Thực hành trên phần mềm kế toán máy. 4.4.1 Chuẩn bị. 4.4.1.1. Công ty ABC trong tháng 1 có các nghiệp vụ mua hàng sau Bảng kê chứng từ hàng nhập mua Số CT Ngày Mã khách Diễn Giải TK ĐƯ Kho Mã VT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tên vật tư 01 02/01 SS Mua hàng của Sam Sung 331 ZK01 301 20 3380000 67600000 Tủ lạnh Sam sung 302 30 4850000 145500000 Máy giặt Sam sung VAT 21310000 Thuế VAT đầu vào 02 02/01 LG Nhập hàng của công ty điện tử LG 1111 ZK01 101 102 2050000 209100000 Tivi Goldstart 14" 102 250 2350000 587500000 Tivi Goldstart 17" VAT 79660000 Thuế VAT đầu vào 3 03/01 SS Nhập mua hàng của Sam Sung 1111 ZK01 201 150 2000000 300000000 Tivi Sam sung 14" 201 150 2000000 300000000 Tivi Sam sung 14" 203 100 2500000 250000000 Tivi Sam sung Golden Eye17" 301 50 3500000 175000000 Tủ lạnh Sam sung VAT 102500000 Thuế VAT đầu vào 4 04/01 SS Nhập mua hàng của công ty điện tử Sam sung 331 ZK01 201 150 2000000 300000000 Tivi Sam sung 14" 202 150 2000000 300000000 Tivi Sam sung 17" 203 100 2500000 250000000 Tivi Sam sung Golden Eye17" 301 100 3500000 350000000 Tủ lạnh Sam sung VAT 120000000 Thuế VAT đầu vào 5 05/01 LG Nhập mua hàng của công ty điện Tử LG 331 ZK01 101 200 2050000 410000000 Tivi Goldstart 14" 102 50 2350000 117500000 Tivi Goldstart 17" VAT 52750000 Thuế VAT đầu vào 6 05/01 SS Nhập hàng của công ty điện tử Sam sung 331 ZK01 201 100 2000000 200000000 Tivi Sam sung 14" 202 50 2000000 100000000 Tivi Sam sung 17" 301 50 3500000 175000000 Tủ lạnh Sam sung 302 70 5000000 350000000 Máy giặt Sam sung VAT 82500000 Thuế VAT đầu vào 7 07/01 SV Nhập mua hàng của Savicô 1111 ZK01 101 100 2050000 205000000 Tivi Goldstart 14" 102 50 2350000 117500000 Tivi Goldstart 17" VAT 32250000 Thuế VAT đầu vào 8 08/01 SV Nhập hàng của Savicô 331 ZK01 201 200 2000000 400000000 Tivi Sam sung 14" 203 50 2500000 125000000 Tivi Sam sung Golden Eye17" 302 100 5000000 500000000 Máy giặt Sam sung VAT 102500000 Thuế VAT đầu vào 9 15/01 SS Nhập hàng của công ty điện tử Sam Sung 331 ZK01 201 200 2000000 400000000 Tivi Sam sung 14" 202 50 2000000 100000000 Tivi Sam sung 17" 301 120 3500000 420000000 Tủ lạnh Sam sung VAT 92000000 Thuế VAT đầu vào 10 15/01 LG Nhập hàng của công ty điện tử LG 331 ZK01 101 120 2050000 246000000 Tivi Goldstart 14" 102 100 2350000 235000000 Tivi Goldstart 17" VAT 48100000 Thuế VAT đầu vào 4.4.2. Thực hiện 4.4.2.1 Các bước tiến hành Bước 1: Nhập các chứng từ mua hàng: ĩ Menu ĩ “Giao dịch” ĩ “Phiếu nhập/ Xuất” ĩ "Mới" ĩ tiến hành điền các thông tin vào phiếu nhập nhập mua hàng (VN1) trên Hình 4.1. Màn hình cập nhật chứng từ phiếu nhập mua hàng tiền VNĐ ĩ Sau mỗi lân cập nhật chọn Lưu để lưu chứng từ ĩ “Tiếp” để vào tiếp các định khoản trên chứng từ ĩ “Mới” để vào một chứng từ mới Trong quá trình cập nhật có thể sử dụng tới các chức năng: Các phím: PgUp, PgDown: lật qua, lại các chứng từ ĩ “Sửa” để sửa một phiếu đã có ĩ “Xoá” xoá một phiếu đã có ĩ “Xem” lại các phiếu đã có Muốn lọc chứng từ đã có để kiểm tra ĩ “Lọc” Khi lọc thì cần xem lọc lại chứng từ nào, từ ngày nào đến ngày nào, nếu lọc toàn bộ thì chỉ việc ấn "Nhận" Hình 4.2. Hộp thoại nhập các điều kiện lọc cho các chứng từ nhập mua hàng ĩ ESC kết thúc quá trình lọc ĩ “Quay ra” hoặc ĩESC kết thúc quá trình cập nhật phiếu nhập kho 4.4.3 Sản phẩm của sinh viên: 4.4.3.1 Báo cáo bảng kê chứng từ ĩ Menu "Báo cáo" ĩ “Báo cáo vật tư” ĩ “Bảng kê chứng từ hàng hoá mua vào” Hình 4.3. Màn hình kết quả báo cáo bảng kê chứng từ mua hàng Lưu ý: Tháng báo cáo: Tháng 1(từ 01/01/200x -31/01/200x); Kiểu báo cáo: 1- theo ngày 4.4.3.2 Báo cáo tổng hợp hàng nhập mua ĩ Menu "Báo cáo" ĩ “Báo cáo vật tư” ĩ “Báo cáo tổng hợp hàng nhập mua” Hình 4.4. Màn hình nhập các tham số cần thiết lên báo cáo ĩ “Nhận” Sản phẩm của sinh viên Hình 4.5. Màn hình kết quả báo cáo "Bảng tổng hợp hàng nhập mua" ĩESC kết thúc báo cáo 4.4.4. Kiểm tra và xử lý sai sót: 4.4.4.1. Kiểm tra các thao tác cập nhật chứng từ: - Nguyên nhân: Khi cập nhật các chứng từ sinh viên thường quen chọn nút "Tiếp" nên thường xảy ra hiện tượng chứng từ nọ nói tiếp chứng từ từ kia trên cùng một màn hình chứng từ. - Cách khắc phục: + Kết thúc cập nhật mỗi chứng từ (sau định khoản thuế VAT) sinh viên phải chọn nút "Mới" (thường sinh viên chọn tiếp) + Trong trường hợp đã mắc lỗi: sinh viên phải tiến hành xoá các chứng từ đã cập nhật 4.4.4.2. Không cập nhật được chứng từ vì không vào được tài khoản kho - Nguyên nhân: + Khi tạo danh mục kho sinh viên không chú ý đến khai báo "loại kho" (nguyên nhân đã được nhắc đến trong mục 2.4.4.3) + Khi vào tiếp các định khoản, chứng từ, sinh viên thường bỏ qua thông tin "Tài khoản Kho" (không ấn Enter) - Cách khắc phục: + Phải thoát ra khỏi màn hình cập nhật chứng từ, vào danh mục kho, sửa lại "loại kho" + Mỗi lần cập nhật phải ấn "Enter" tại mỗi thông tin đi qua 4.5. So sánh kế toán máy với kế toán thủ công. Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Kế toán thủ công Kế toán máy Nhập dữ liệu đầu vào - Tài liệu gốc là những hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, giấy nhận nợ Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím hoặc dùng máy quét Xử lý số liệu - Biến đổi dữ liệu từ các chứng từ gốc sang sổ cái tổng hợp Thu công từng bước từ phiếu nhập kho, giấy nhận nợ, hoán đơn GTGT của người bán ĩ ghi vào các sổ chi tiết ĩ Ghi vào sổ cái Tự động theo chương trình Lưu trữ Dữ liệu Thông tin Thủ công trên các sổ Sổ chi tiết vật tư hàng háo, sổ theo dõi công nợ với người bán Sổ cái Tự động ở các dạng tệp tin Tệp sổ chi tiết vật tư hàng hoá, tệp công nợ Tệp sổ cái Tệp tra cứu Kế xuất thông tin - Sổ chi tiết - Sổ cái Ghi chép thủ công vào các sổ sách Tự động theo chưng trình cài đặt trong máy Ngày 6+7 Bán hàng và công nợ phải thu 1. Mục đích Sử dụng phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu để theo dõi đối tượng doanh thu bán hàng tăng lên trong kỳ và đối tượng công nợ phải thu tăng lên trong kỳ do khách hàng chưa thanh toán tiền hàng. 2. Yêu cầu Sinh viên thực hành thành thạo các nội dung sau. - Theo dõi bán hàng theo mặt hàng, khách hàng, hợp đồng. - Theo dõi hàng bán bị trả lại. - Theo dõi doanh thu bán hàng theo bộ phận, theo cửa hàng( cá nhân) - Theo dõi bán hàng theo hình thực trả chậm, hay trả ngay. - Theo dõi dịch vụ bán hàng và kèm theo vận chuyển. - Theo dõi hàng gửi bán tại các cửa hàng, dại lý. - Theo dõi công nợ phải thu của người mua. 3.Tóm tắt lý thuyết: 3.1. Lý thuyết kế toán: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh khi bán hàng hoá sản phẩm được phản ánh vào các đối tượng kế toán sau: - Thứ nhất: Doanh thu bán hàng Kế toán ghi tăng doanh thu bán hàng theo giá bán. - Thứ hai: Giá vốn hàng bán Kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán để tập hợp chi phí về giá vốn ( chi phí sản xuất sản phẩm đã bán) - Thứ ba: Tiền và công nợ phải thu Kế toán ghi tăng cho tiền ( trong trường hợp thanh toán ngay) hoặc ghi tăng cho nợ phải thu khách hàng( trong trường hợp khách hàng thanh toán chậm). Trong trường hợp có hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán, kế toán ghi giảm doanh thu bán hàng và đồng thời ghi giảm giá vốn hàng bán, tiên hoặc nợ phải thu khách. Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại còn phải phản ánh ghi tăng đối tượng vật tư hàng hoá. Chứng từ ban đầu của nghiệp vụ này là Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất bán (xuất tại kho hay tại phân xưởng), Phiếu thu tiền mua hàng( Phiếu thu hoặc chứng từ ngân hàng ghi tăng tiền gửi ngân hàng) 5.3.2 Lý thuyết kế toán máy Sơ đồ luồng vào ra Chứng từ phải thu Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Phiếu thu tiền hàng Bán hàng và công nợ phải thu Bảng kê hoá đơn bán hàng Báo cáo bán hàng Sổ chi tiết/ sổ tổng hợp công nợ phải thu Sổ theo dõi hàng gửi bán ở các dại lý Tổ chức phân hệ bán hàng và công nợ phải thu. Các hoá đơn bán hàng được cập nhật bằng hoá đơn bán hàng. - Gia trung bình - không cập nhật giá vốn - Khi chạy “Tổng hợp số liệu tháng” của phân hệ vật tư ĩ Giá trung bình được chương trình kế toán tính. Chương trình kế toán sẽ áp dụng giá trung bình tính được cho mục giá vốn trong hoá đơn bán hàng. Giá trung bình mốn tự gõ vào mục giá vốn lúc đó cần dùng “ Hoá đơn bán hàng” giá đích danh cho vật tư tính giá trung bình. - Các phiếu nhập Hàng bán bị trả lại được cập nhật bằng phiếu “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại, VND” mã VN4 Hàng bán và trả lại khác tháng nhau: ( bán tháng 5, trả lại tháng 6) Nhập lại giá vốn của tháng trước ĩ phải dùng phiếu hàng bán bị trả lại, giá đích danh cho vật tư tính giá trung bình có mã (VN4). Để có giá vốn của tháng bán ra, ta phải lọc các chứng từ đã bán ra ở tháng trước, để xem lại giá sau đó gõ giá này vào phiếu (VN4) Hàng bán ra và hàng bị trả lại cùng tháng. Dùng phiếu nhập hàng bán bị trả lại ĩ không cần nhập giá vốn, chương trình kế toán sẽ tự áp dụng giá trung bình sau khi đã tính được. Phân hệ này được liên kết chặt chẽ với phân hệ kế toán. + Phân hệ kế toán vốn bằng tiền để theo dõi công nợ. + Phân hệ hàng tồn kho để theo dõ và quản lý nhập xuất tồn vật tư. Lưu ý: Chứng từ thu tiền hàng có thể được cập nhật bởi. + Phân hệ kế toán vốn bằng tiền + Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Đối với mỗi hoá đơn bán hàng chỉ có thể theo dõi một lần thanh toán cho nên chương trình kế toán số tiền thu vào ngày phải thu toàn bộ số tiền ghi trên hoá đơn . 5.4. Thực hành trên phần mềm kế toán máy. 5.4.1 Chuẩn bị. 5.4.1.1. Công ty ABC trong tháng 1 có các nghiệp vụ bán hàng sau: hoá đơn bán hàng Số Ngày Khách Diễn giải TK ĐƯ Mã kho Mã VT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tên vật tư 1001 06/01 Z99 Bán lẻ 1111 ZK01 101 1 2,100,000 2,100,000 Tivi Goldstart 14" VAT 210,000 2,310,000 1002 06/01 Z99 Bán lẻ 1111 ZK01 102 1 3,100,000 3,100,000 Tivi Goldstart 17" 201 1 2,500,000 2,500,000 Tivi Sam sung 14" VAT 560,000 6,160,000 1003 10/01 Z99 Bán lẻ 1111 ZK01 302 1 5,100,000 5,100,000 Máy giặt Sam sung VAT 510,000 5,610,000 1004 10/01 K01 Bán cho công ty TMHD 131 ZK01 101 150 2,100,000 315,000,000 Tivi Goldstart 14" 102 50 3,100,000 155,000,000 Tivi Goldstart 17" 202 70 2,120,000 148,400,000 Tivi Sam sung 17" 203 120 3,700,000 444,000,000 Tivi Sam sung Golden Eye17" VAT 106,240,000 1,168,640,000 1005 10/01 Z99 Bán lẻ 1111 ZK01 201 1 2,500,000 2,500,000 Tivi Sam sung 14" 203 1 3,700,000 3,700,000 Tivi Sam sung Golden Eye17" VAT 620,000 6,820,000 1006 14/01 K02 Bán cho CTy TM Bắc Ninh 131 ZK01 101 130 2,100,000 273,000,000 Tivi Goldstart 14" 102 30 3,100,000 93,000,000 Tivi Goldstart 17" 201 150 2,500,000 375,000,000 Tivi Sam sung 14" 202 40 2,120,000 84,800,000 Tivi Sam sung 17" 301 40 4,700,000 188,000,000 Tủ lạnh Sam sung 302 40 5,100,000 204,000,000 Máy giặt Sam sung VAT 121,780,000 1,339,580,000 1007 18/01 Z99 Cửa hàng bán lẻ 1111 ZD01 101 2 2,100,000 4,200,000 Tivi Goldstart 14" 201 1 2,500,000 2,500,000 Tivi Sam sung 14" VAT 670,000 7,370,000 1008 22/01 K03 Cửa hàng ĐT 27 - HBT 131 ZK01 301 20 4,700,000 94,000,000 Tủ lạnh Sam sung 302 15 5,100,000 76,500,000 Máy giặt Sam sung VAT 17,050,000 187,550,000 1009 25/01 Z99 Cửa hàng bán lẻ 1111 ZD01 102 2 3,100,000 6,200,000 Tivi Goldstart 17" 203 1 3,700,000 3,700,000 Tivi Sam sung Golden Eye17" VAT 990,000 10,890,000 1010 25/01 Z99 Cửa hàng bán lẻ 1111 ZK01 101 2 2,100,000 4,200,000 Tivi Goldstart 14" 302 1 5,100,000 5,100,000 Máy giặt Sam sung VAT 930,000 10,230,000 1011 26/01 K04 Bán hàng cho công ty BH5 131 ZK01 101 230 2,100,000 483,000,000 Tivi Goldstart 14" 102 25 3,100,000 77,500,000 Tivi Goldstart 17" 201 30 2,500,000 75,000,000 Tivi Sam sung 14" 202 10 2,120,000 21,200,000 Tivi Sam sung 17" 301 5 4,700,000 23,500,000 Tủ lạnh Sam sung 302 5 5,100,000 25,500,000 Máy giặt Sam sung VAT 70,570,000 776,270,000 1012 26/01 Z99 Bán lẻ 1111 ZK01 201 1 2,500,000 2,500,000 Tivi Sam sung 14" 202 1 2,120,000 2,120,000 Tivi Sam sung 17" VAT 462,000 5,082,000 1013 28/01 K05 Công ty Hoà Bình 131 ZK01 102 20 3,100,000 62,000,000 Tivi Goldstart 17" 202 30 2,120,000 63,600,000 Tivi Sam sung 17" 203 25 3,700,000 92,500,000 Tivi Sam sung Golden Eye17" 301 10 4,700,000 47,000,000 Tủ lạnh Sam sung 302 15 5,100,000 76,500,000 Máy giặt Sam sung VAT 34,160,000 375,760,000 1014 28/01 Z99 Bán lẻ 1111 ZK01 102 1 3,100,000 3,100,000 Tivi Goldstart 17" 302 1 5,100,000 5,100,000 Máy giặt Sam sung VAT 820,000 9,020,000 1015 29/01 K01 Công ty TM HD 131 ZK01 102 20 3,100,000 62,000,000 Tivi Goldstart 17" 202 30 2,120,000 63,600,000 Tivi Sam sung 17" 301 25 4,700,000 117,500,000 Tủ lạnh Sam sung 302 23 5,100,000 117,300,000 Máy giặt Sam sung VAT 36,040,000 396 440 000 5.4.2. Thực hiện 5.4.2.1 Các bước tiến hành Bước 1: Nhập các hoá đơn bán hàng: ĩ Menu ĩ “Giao dịch” ĩ “Hoá đơn bán hàng” ĩ "Mới" ĩ tiến hành điền các thông tin vào hoá đơn bán hàng (VB1) trên Hình 5.1. Màn hình cập nhật hoá đơn bán hàng ĩ Sau mỗi lân cập nhật chọn Lưu để lưu chứng từ ĩ “Tiếp” để vào tiếp các định khoản trên chứng từ ĩ “Mới” để vào một chứng từ mới Trong quá trình cập nhật có thể sử dụng tới các chức năng: Các phím: PgUp, PgDown: lật qua, lại các chứng từ ĩ “Sửa” để sửa một phiếu đã có ĩ “Xoá” xoá một phiếu đã có ĩ “Xem” lại các phiếu đã có Muốn lọc chứng từ đã có để kiểm tra ĩ “Lọc” Khi lọc thì cần xem lọc lại chứng từ nào, từ ngày nào đến ngày nào, nếu lọc toàn bộ thì chỉ việc ấn "Nhận". Xem hình 4.2 ĩ ESC kết thúc quá trình lọc ĩ “Quay ra” hoặc ĩESC kết thúc quá trình cập nhật hoá đơn bán hàng 5.4.3 Sản phẩm của sinh viên: 5.4.3.1 Báo cáo bảng kê chứng từ ĩ Menu "Báo cáo" ĩ “Báo cáo vật tư” ĩ “Bảng kê hoá đơn bán hàng” Hình 5.2. Màn hình nhập các tham số cần thiết lên báo cáo ĩ Chọn "Nhận" xuất hiện màn hình báo cáo Hình 5.3. Màn hình kết quả báo cáo "bảng kê hoá đơn bán hàng" 5.4.3.2 Báo cáo bán hàng ĩ Menu "Báo cáo" ĩ “Báo cáo vật tư” ĩ “Báo cáo bán hàng - Mẫu 2” Hình 5.4. Màn hình nhập các tham số cần lên báo cáo bán hàng ĩ “Nhận” xuất hiện màn hình báo cáo ĩ Nếu chọn "Kiểu báo cáo" : 1 - Tổng số Hình 5.5. Màn hình kết quả báo cáo bán hàng sắp xếp theo tổng số ĩ Nếu chọn "Kiểu báo cáo" : 2 - Khách hàng Hình 5.6. Màn hình kết quả báo cáo bán hàng sắp xếp theo khách hàng ĩESC kết thúc báo cáo 5.4.4. Kểm tra và xử lý sai sót: 5.4.4.1. Cập nhật hoá đơn - yêu cầu giá vốn - Nguyên nhân: Trong bài thực tập, cách tính giá tồn kho của toàn bộ vật tư hàng hoá được tính theo giá trung bình - "TB", do đó "giá vốn" trong hoá đơn bán hàng sẽ do chương trình tự động cập nhật khi thực hiện "Tính giá trung bình tháng". Trong trường hợp khi vào hoá đơn bán hàng, con trỏ yêu cầu cho phép vào ô thông tin "giá vốn" như vậy sinh viên đã khai báo sai về cách tính giá tồn kho. - Cách khắc phục: Quay về danh mục vật tư hàng hoá, sửa lại cách tính giá tồn kho thành giá trung bình "TB" 5.4.4.2. Khi lên báo bán hàng - Thừa tiền thuế "VAT" - Nguyên nhân: Trong hoá đơn bán hàng, thuế suất GTGT được tính trực tiếp trên từng hoá đơn, nhưng do quá trình cập nhật, sinh viên vần cho thêm định khoản thuế riêng, vì vậy khi lên báo cáo sẽ thừa ra một lần tiền thuế. - Cách khắc phục: Vào Giao dịch ĩ Hoá đơn bán hàng ĩ "Lọc" lấy toàn bộ các chứng từ đã cập nhật ĩ Xoá các định khoản thuế VAT thừa. 5.4.4.3. Khi lên báo cáo bán hàng: Báo cáo kiểu 1 (sắp xếp theo tổng số)- đúng, Báo cáo kiểu 2 (sắp xếp theo khách hàng) - sai - Nguyên nhân: sinh viên vào các hoá đơn bán hàng sai về khách hàng - Cách khắc phục: Báo cáo bảng kê hoá đơn bán hàng: kiểm tra chứng từ sai ĩ Vào Hoá đơn bán hàng ĩ sửa. 5.5. So sánh kế toán máy với kế toán thủ công. Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Kế toán thủ công Kế toán máy Nhập dữ liệu đầu vào - Tài liệu gốc là những hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, sổ chi tiết bán hàng, sổ theo dõi công nợ với người mua Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím hoặc dùng máy quét Xử lý số liệu - Biến đổi dữ liệu từ các chứng từ gốc sang sổ cái tổng hợp Thu công theo tưng bước, từ hoá đơn GTGT, sổ chi tiết bán hàng, sổ theo dõi công nợ ĩ sổ cái Tự động theo chương trình Lưu trữ Dữ liệu Thông tin Thủ công trên các sổ Sổ chi tiết Sổ cái Tự động ở các dạng tệp tin Tệp nhật ký Tệp sổ cái Tệp tra cứu Kế xuất thông tin Báo cáo quản trị Báo cáo tài chính Ghi chép thủ công vào các bảng mẫu do bộ tài chính ban hành Tự động theo chương trình cài đặt trong máy Ngày 8+9 Kế toán nhập xuất vật tư 1. Mục đích Sử dụng phân hệ kế toán hàng tồn kho để theo dõi tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ, và tình hình nhập xuất vật tư, hàng hoá trong kỳ theo giá thực tế. 2. Yêu cầu Sinh viên thực hành thành thạo các nội dung sau. Theo dõi hàng tồn kho cuối kỳ Tính giá hàng tồn kho theo một trong ba các - Giá trung bình - Giá thực tế - Giá nhập trước xuất trước Theo dõi nhập xuất và điều chuyển vật tư trong kỳ Theo dõi mức tồn kho tối thiểu và tối đa Theo dõi vật tư hàng hoá bằng tiền VND, bằng ngoại tệ. 3. Tóm tắt lý thuyết. 3.1. Lý thuyết kế toán: Kế toán căn cứ vào các phiếu nhập xuất vật tư để ghi vào sổ chi tiết theo dõi tình hình nhập xuất tồn của từng vật tư hàng hoá, giá nhập vật tư là giá mua ghi trên hoá đơn + chi phí thu mua. Giá xuất vật tư là giá được tính theo một trong các phương pháp sau: + Phương pháp 1: Giá đơn vị bình quân: Giá xuất kho là giá trung bình. + Phương pháp 2: Phương pháp nhập trước xuất trước: Giá xuất kho được xác định theo nguyên tắc vật tư, hàng hoá nào nhập trước thì xuất trước. + Phương pháp 3: Phương pháp nhập sau xuất trước: Giá xuất kho được xác định theo nguyên tắc vật tư hàng hoá nào nhập sau thì xuất trước. + Phương pháp 4: Phương pháp giá đích danh: Giá xuất kho được xác định theo nguyên tắc nhập vào giá nào thì xuất giá đó. 3.2. Lý thuyết kế toán máy:  Sơ đồ luồng vào ra Chứng từ vật tư Phiếu nhập Phiếu xuất Phiếu xuất điều chuyển Phiếu nhập mua Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập HBBTL Kế toán hàng tồn kho In P nhập – xuất Sổ chi tiết vật tư Thẻ kho Nhập – xuất – tồn Cách tổ chức phân hệ Có mối liên hệ chặt chẽ phân hệ bán hàng và mua hàng ĩ Đọc số liệu từ các hoá đơn bán hàng và từ các phiếu nhập mua để cập nhật và quản lý hàng tồn kho. Trong trương hợp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp trung bình cần lưu ý. Khai báo giá trung bình nhưng có thể gõ giá đích danh vào mục giá vốn cho một số chứng từ như. Hoá đơn bán hàng, Phiếu nhập hàng bán bị trả lại nếu chọn đúng chứng từ mà Fast Accounting quy định. 6.4. Thực hành trên phần mềm kế toán máy. 6.4.1 Chuẩn bị. 6.4.1.1. Công ty ABC trong tháng 1 có các nghiệp vụ xuất điều chuyển vật tư từ kho công ty sang kho đại lý: Số Ngày Khách Diễn giải TKDƯ Kho xuất Kh._.