Quy trình kiểm toán trong kiểm toán nội bộ ở Việt Nam

trong quá trình tổ chức khi đạt đến một quy mô hoạt động nhất định, phải thiết lập và duy trì các bộ phận để kiểm tra, xác nhận và tư vấn cho quá trình quản lý và điều hành các hoạt động kế toán- tài chính trong doanh nghiệp. Mà để các hoạt động kiểm tra và tư vấn có hiệu quả thì sự ra đời của kiểm toán nội bộ là hết sức quan trọng và tất yếu. Kiểm toán nội bộ là biện pháp khắc phục hữu hiệu sự buông lỏng và vô hiệu hoá của chế độ kiểm tra kế toán nội bộ ngành, đơn vị trước đây, tổ chức lại và đưa vào kỷ cương nề nếp hoạt động mới cho doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ cũng là bộ phận hỗ trợ đắc lực cho kiểm toán nhà nước trong việc thực hiện kiẻm toán đối với các đơn vị hưởng thụ ngân sách nhà nước vì kiểm toán nhà nước có phát triển đến đâu cũng không thể thực hiện kiểm toán thường xuyên mọi đối tượng. Kiểm toán nội bộ còn là công cụ kiểm tra, phân tích, đánh giá chất lượng hệ thống kế toán, đánh giá hoạt động của doanh nghiệp ở từng bộ phận, ở tất cả các giai đoạn trước, trong và sau khi kinh doanh. Như vậy, mục đích của kiểm toán nội bộ là tạo ra công cụ để phân tích toàn bộ hoạt động chiến lược, để rút kinh nghiệm trong quản lý và điều hành, đồng thời đề ra chiến lược phát triển của riêng doanh nghiệp. Trong điều kiện Việt Nam hiện nay, hành lang pháp lý cho cuộc kiểm toán chưa đầy đủ, nội dung, quy trình cũng như phương pháp được vận dụng cho các cuộc kiểm toán ở Việt Nam mới ở giai đoạn đầu, nguồn tài liệu thiếu cả về số lượng, tính đồng bộ và hạn chế về mặt chất lượng. Do vậy, một quy trình kiểm toán hợp lý là điều kiện tiên quyết đảm bảo chất lượng và hiệu quả của cuộc kiểm toán.Và đó cũng là một trong nhân tố hàng đầu đưa đến sự thành công của các doanh nghiệp. Nhận thức rõ được tầm quan trọng của quy trình kiểm toán đối với kiểm toán nội bộ ở Việt Nam, em đã quyết định chọn đề tài “Quy trình kiểm toán trong kiểm toán nội bộ ở Việt Nam” cho đề án môn học của mình. Nội dung đề án được trình bày theo 3 phần: Phần I: Giới thiệu về kiểm toán nội bộ . Phần II: Cơ sở lý luận chung về quy trình kiểm toán trong kiểm toán nội bộ ở Việt Nam. Phần III: Khái quát về quy trình kiểm toán ở Công ty Điện lực I. Do thời gian ngắn, khả năng nghiên cứu lại hạn chế, những vấn đề em tìm hiểu được và trình bày trong đề án môn học này có thể còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, hướng dẫn và góp ý của các thầy cô giáo để bài viết của em được đầy đủ và hoàn chỉnh hơn. Giải quyết vấn đề I.Giới thiệu về kiểm toán nội bộ 1.Khái niệm chung về kiểm toán nội bộ. Trước hết trong phần viết này em xin đề cập một số lý luận tổng quan về kiểm toán nội bộ. Là hoạt động kiểm toán, kiểm toán nội bộ mang những đặc thù chung về chức năng, nhiệm vụ. Nhưng để phân biệt giữa loại hình kiểm toán nội bộ với kiểm toán nhà nước, kiểm toán độc lập ta có thể dựa trên những định nghĩa riêng biệt và chức năng nhiệm vụ. Theo chuẩn mực hành nghề kiểm toán nội bộ ban hành tháng 5 năm 1987 đã có định nghĩa sau đây: “ Kiểm toán nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động cúa tổ chức đó, với tư cách là một sự trợ giúp đối với tổ chức đó.” Thuật ngữ “nội bộ” nói lên rằng đó là công việc kiểm toán do tổ chức và nhân viên của tổ chức tiến hành. Thuật ngữ “ độc lập” nói lên rằng công việc kiểm toán không bị những ràng buộc có thể hạn chế đáng kể phạm vi và hiệu quả của việc thẩm tra, hoặc làm chậm trễ việc báo cáo những phát hiện và kết luận. Thuật ngữ “ thẩm định” khẳng định chủ đề đánh giá của kiểm toán viên nội bộ khi triển khai những kết luận. Thuật ngữ “được thiết lập” xác nhận là tổ chức đã định rõ vai trò của kiểm toán nội bộ . Các thuật ngữ “ xem xét và đánh giá” nói rõ vai trò hành động của kiểm toán viên nội bộ, một là điều tra phát hiện sự việc, hai là nhận định đánh giá. Cụm từ “ hoạt động của tổ chức” khẳng định phạm vi quyền hạn rộng của cộng việc kiểm toán nội bộ khi tác dộng đến tất cả các hoạt động của tổ chức. Thuật ngữ “giúp đỡ” khẳng định sự giúp đỡ và hỗ trợ là kết quả cuối cùng của kiểm toán nội bộ. Cụm từ “đối với tổ chức đó” khẳng định toàn bộ phạm vi giúp đỡ cho cả tổ chức, bao gồm toàn thể nhân viên, hội đồng giám đốc ( trong đó có Uỷ ban kiểm toán của HĐGĐ) và các cổ đông của công ty. Kiểm toán nội bộ hình thành và phát triển xuất phát từ những lý do khách quan của nhu cầu quản lý của bản thân các đơn vị và tổ chức kinh tế. Kiểm toán nội bộ là chức năng đánh giá một cách độc lập và khách quan cơ cấu kiểm soát nội bộ của đơn vị. Phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ bao gồm tất cả các hoạt động của đơn vị ở tất cả các cấp quản lý khác nhau. Kiểm toán nội bộ xem xét, đánh giá và báo cáo về thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ và những thông tin, tài liệu và báo cáo kế toán, đưa ra những phân tích, kiến nghị, tư vấn mang tính chuyên nghiệp để các nhà quản lý có cơ sở tin cậy trong việc quản lý các hoạt động của đơn vị, hướng tới hiệu quả, chất lượng và phù hợp với các quy tắc và chế định của pháp luật. 2. Chức năng của kiểm toán nội bộ Trước hết, chúng ta cần phải khẳng định rằng kiểm toán nội bộ hình thành do nhu cầu quản lý, cho nên chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu và vai trò của nó cũng trải qua quá trình phát triển từ thấp đến cao cùng với khoa học quản lý, trình độ và kinh nghiệm quản lý của các nhà lãnh đạo. - Rà soát lại hệ thống kế toán và hệ thống kiểm toán nội bộ, giám sát sự hoạt động của các hệ thống này, tham gia vào việc hoàn thiện chúng theo các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán và quản lý tài chính. - Giúp doanh nghiệp kiểm tra lại các thông tin bao gồm cả các thông tin tài chính và các thông tin tác nghiệp. - Kiểm tra, đánh giá tính hiệu lực, tính kinh tế và tính hiệu quả trong các hoạt động của đơn vị bằng những phương pháp so sánh, phân tích kinh tế. - Kiến nghị về lãnh đạo và cán bộ quản lý những biện pháp cụ thể nhằm chấn chỉnh công tác quản lý, tăng cường kỷ luật, nâng cao hiệu quả hoạt động. 3. Nội dung hoạt động của kiểm toán nội bộ Dựa vào những chức năng vừa được xem xét ở trên chúng ta có thể có các đặc trưng của kiểm toán nội bộ như sau: - Kiểm toán nội bộ có tính chất bắt buộc và cưỡng chế theo yêu cầu của HĐGĐ đối với các doanh nghiệp, đơn vị hoạt động dưới quyền. Kiểm toán viên nội bộ có thẩm quyền kiểm tra đối với các đơn vị trực thuộc, các đơn vị chính cũng như đơn vị phụ thuộc. Thẩm quyền không chỉ đối với lĩnh vực kế toán tài chính mà bao gồm mọi lĩnh vực trong hoạt động của đơn vị. - Theo yêu cầu quản lý của thủ trưởng đơn vị, kiểm toán nội bộ là hoạt động không thu phí đối với các đơn vị, bộ phận trực thuộc được kiểm toán. - Kiểm toán nội bộ có mục đích là thông qua kiểm toán để cải tiến và hoàn thiện các hoạt động của đơn vị, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, hiệu quả sử dụng vốn và hiệu quả cuối cùng của hoạt động, của sản xuất kinh doanh, khắc phục những khâu yếu, giúp thủ trưởng đơn vị phát hiện, ngăn chặn và xử lý các gian lận và sai sót trong hoạt động quản lý của đơn vị. - Các báo cáo của kiểm toán nội bộ được chủ doanh nghiệp tin tưởng song không có giá trị pháp lý ở bên ngoài do kiểm toán nội bộ là một bộ phận của đơn vị, không thể độc lập hoàn toàn với đơn vị đó được. 4. Mô hình tổ chức kiểm toán nội bộ -Kiểm toán nội bộ là một bộ máy thực hiện chức năng kiểm toán trong phạm vi đơn vị phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ đơn vị. Do mục tiêu hạn chế ở phạm vi nội bộ đơn vị nên bộ máy này chỉ bao gồm những kiểm toán không chuyên nghiệp. Mô hình tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ có thể được tổ chức như sau: a. Đối với các loại hình doanh nghiệp Trong các doanh nghiệp nhà nước- là tổng các công ty- bộ phận kiểm toán nội bộ có thể tổ chức thành một phòng trực thuộc tổng công ty. Người đứng đầu bộ phận này có thể được gọi là Kiểm toán trưởng nội bộ hoặc Trưởng phòng kiểm toán nội bộ, có trách nhiệm, quyền hạn theo chức năng, nhiệm vụ nhưng có quyền tự do liên hệ và báo cáo kết quả kiểm toán với lãnh đạo và ban kiểm soát của HĐQT. Các kiểm toán viên nội bộ được cử đến làm việc thường xuyên, ổn định tại các doanh nghiệp thành viên theo đúng chức năng của kiểm toán viên nội bộ, nhưng chịu sự điều hành chung của trưởng phòng kiểm toán nội bộ. Hoặc các kiểm toán viên nội bộ thực hiện công việc theo chương trình, mục tiêu cụ thể của từng cuộc kiểm toán đối với các doanh nghiệp thành viên. - Đối với các doanh nghiệp độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ đặt trực thuộc Tổng giám đốc và hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của mình trong phạm vi doanh nghiệp đảm bảm tính độc lập trong quá trình kiểm toán, trưởng bộ phận kiểm toán có quyền báo cáo kết quả kiểm toán cho giám đốc hoặc khi thấy cần thiết có thể báo cáo với các cơ quan tài chính nhà nước hoặc cấp trên. b. Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp - Các bộ và cơ quan cấp Trung ương, có thể thành lập Vụ, Phòng, Ban kiểm toán nội bộ giúp thủ trưởng đơn vị kiểm soát các hoạt động tài chính, thẩm định các thông tin do cấp dưới báo cáo và có trách nhiệm là người phối hợp với các cơ quan ngoại kiểm. - Các đơn vị dự toán, cần có phòng hoặc một kiểm toán viên nội bộ. Mô hình tổ chức hệ thống nhân viên chuẩn chi của Pháp rất đáng lưu ý để vận dụng cho khối hành chính và sự nghiệp nhà nước. II Cơ sở lý luận chung về quy trình kiểm toán trong kiểm toán nội bộ ở Việt Nam Kiểm toán là một hệ thống có chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng tài chính. Các yếu tố của xác minh và bày tỏ ý kiến kết hợp theo một trình tự khoa học phù hợp với một đối tượng cụ thể ở một khách thể xác định. Và có thể dễ dàng đi đến thống nhất rằng một cuộc kiểm toán chỉ có thể thực hiện thành công nếu đối tượng kiểm toán được xác định thống nhất giữa chủ thể và khách thể kiểm toán, trong đó chủ thể kiểm toán phải xác định rõ mục tiêu và phạm vi kiểm toán và kết hợp khéo léo các phương pháp kỹ thuật theo trình tự kiểm toán trong khuôn khổ những cơ sở pháp lý nhất định để thực hiện cuộc kiểm toán, thoả mãn nhu cầu khách thể kiểm toán và các bên quan tâm. Từ đó có thể diễn giải một cách chi tiết các nguyên tắc và công việc cụ thể cần thực hiện trong quy trình kiểm toán với ba bước cơ bản: chuẩn bị kiểm toán, thực hành kiểm toán và kết thúc kiểm toán. 1. Chuẩn bị kiểm toán: Chuẩn bị là bước công việc đầu tiên của tổ chức công việc kiểm toán nhằm tạo ra tất cả các tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi thực hành kiểm toán. Đây là công việc có ý nghĩa quyết định chất lượng kiểm toán. Đặc biệt là trong điều kiện Việt Nam, công tác kiểm toán còn mới mẻ, có khi vừa làm vừa học, vừa tạo nếp nghĩ và thói quen trong kiểm toán. Trong khi đó các văn bản pháp lý chưa đầy đủ và phân tán, nguồn tài liệu thiếu về số lượng,về tính đồng bộ và cả chất lượng... Do vậy, chuẩn bị kiểm toán càng được coi trọng đặc biệt. Mỗi nhiệm vụ phải được kế hoạch hoá cẩn thận trước khi bắt đầu bởi một kế hoạch hoá đầy đủ và có chuẩn bị sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức. Hoạt động này sẽ giúp kiểm toán viên xác định phạm vi và các phương pháp sử dụng trong kiểm toán tạo ra sự nhất quán trong việc thực hiện. Bước 1: Xác định các mục tiêu và trọng tâm kiểm toán. Khi triển khai việc kiểm toán có ý nghĩa, trước hết chúng ta phải tự hỏi chúng ta muốn kiểm toán cái gì. Đây là câu hỏi cần được đặt ra cho toàn bộ công ty và cho mỗi cấp độ hoạt động nghiệp vụ. Và phần quan trọng của việc kế hoạch kiểm toán nội bộ cho một nhiệm vụ cá biệt là xác định các mục tiêu kiểm toán cụ thể. Những mục tiêu đó phải được nêu rõ ràng và nhân viên kiểm toán phải hiểu kỹ các mục tiêu đó. Một khi mục đích đã được xác định, phạm vi kiểm toán cũng được xác định. Một chiến lược kiểm toán phải được triển khai và các phương pháp phải được dự kiến để tiến hành cuộc kiểm toán. Như vậy, việc lập kế hoạch liên quan đến việc xác định các mục tiêu hoàn chỉnh cho công ty, cả trên góc độ tổng thể và từng bộ phận cấu thành tổ chức. Những mục tiêu tổng thể và bộ phận cung cấp những luận điểm hỗ trợ cho các hoạt động kiểm soát. Việc lập kế hoạch đầy đủ và toàn diện làm cơ sở cho chức năng kiểm toán. Điều đó cũng nhấn mạnh rằng bất kỳ ai quan tâm đến việc phát triển hoặc cải tiến hiệu quả kiểm soát cần phải chú ý tới cả tính đầy đủ của lập kế hoạch và hiệu quả mà lập kế hoạch thực sự mang lại. Do đó, mối quan tâm đầu tiên của chúng ta là xác định mục tiêu cho việc lập kế hoạch kiểm toán. Bước 2: ước lượng và sắp xếp thời gian hợp lý Các bảng ước tính thời gian sơ bộ được lập và các khung thời gian được định ra cho việc thực hiện mỗi cuộc kiểm toán. Ngoài ra, phải có những thay đổi trong cuộc kiểm toán đang tiến triển do có những phát hiện mới, có những thay đổi về nhân viên và những ưu tiên khác. Việc ước lượng có thể cho một tháng, một quý hay một thời kỳ dài hơn. Bảng này được sử dụng để dự kiến những nhiệm vụ giao cho kiểm toán viên vào một thời kỳ nhất định. Nó cũng ghi rõ việc nghỉ phép hàng năm đã dự tính, thời gian giám sát, thời gian quản trị và huấn luyện chính thức. Là một phương thức kiểm soát, bảng này phục vụ việc điều hoà số ngày công với những yêu cầu kiểm toán đã được dự định. Bước 3: Lựa chọn đơn vị kiểm toán, nhân viên thực hiện kiểm toán. Số lượng và trình độ của nhân viên cần thiết tuỳ thuộc vào việc đánh giá tính chất và sự phức tạp của công việc cũng như những ràng buộc của thời gian. Công việc phải chia nhỏ thành những nhiệm vụ của cá nhân khi ước tính về nhân viên. Việc này không những làm cho các bảng kê chung đáng tin cậy hơn, mà còn phục vụ như một tiêu chuẩn để so sánh thành tích cụ thể với công việc theo dự tính. Kỹ năng và những nhu cầu phát triển của nhân viên phải được nghiên cứu khi chọn những kiểm toán viên cụ thể cho công việc. Trong thời gian của các giai đoạn chuẩn bị, các yêu cầu khác phải được cân nhắc cẩn thận trong việc xét những đề nghị của nhân viên. Những nhu cầu về huấn luyện của nhân viên cũng được xem xét, vì mỗi công việc được coi như một cơ sở cho việc đáp ứng các nhu cầu phát triển. Như vậy, kiểm toán viên phải có đủ sự hiểu biết về cuộc kiểm toán để thảo luận kế hoạch kiểm toán một cách thông minh. Kiểm toán viên phải được chuẩn bị để trình bày với giám sát viên của mình,với người quản lý kiểm toán về các mục tiêu của cuộc kiểm toán, công việc phải làm và những bước tiến hành. Bước 4: Thu thập thông tin, nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Trước khi bắt đầu công việc chuyên môn thực tế, điều chủ yếu là cần thẩm tra về tình hình chung và tài liệu thích hợp khác, và đó chính là cung cấp thông tin về chức năng, nhiệm vụ của công ty gắn với một mục tiêu cụ thể. -Tổ chức của đơn vị: kiểm toán viên phải có được một sơ đồ tổ chức của đơn vị được kiểm toán và thẩm tra về các cơ cấu và trách nhiệm. Nhiệm vụ hay chức năng của đơn vị cũng phải rõ để xác định mục đích của đơn vị. -Thẩm tra hồ sơ, báo cáo kiểm toán lần trước: các hồ sơ thường xuyên phải được nghiên cứu về mặt trình bày tình hình chung của tổ chức hoặc chức năng đã được thẩm định, việc kiểm soát nội bộ và số liệu thống kê. Phạm vi trước tiên của kiểm toán, các chương trình và hồ sơ kiểm toán phải được thẩm tra để quen với những kết quả và những cách tiếp cận được sử dụng. Thời gian kiểm toán thực hiện trong lần kiểm toán trước cũng phải được thẩm tra cẩn thận để xác định xem có thể tiết kiệm hay không. Còn tất cả những báo cáo kiểm toán đã phát hành cho đơn vị được kiểm toán phải được thẩm tra lại. Vấn đề trong những chỗ phát hiện và tầm quan trọng của chúng phải được phân tích cũng như phạm vi của hành động sửa chữa. Từ đó xác dịnh các đánh giá ban đầu về các loại rủi ro có liên quan đến nghiệp vụ cần kiểm toán . Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua các khía cạnh sau: + Xem xét môi trường kiểm toán chung . + Đánh giá hệ thống kế toán. + Các quy chế và thủ tục kiểm toán nội bộ được vận hành đầy đủ. Trên cơ sở đó kiểm toán viên đưa ra những phương thức áp dụng kỹ thuật kiểm toán : Nội dung kiểm toán: Đó chính là câu trả lời cho việc đề ra mục tiêu kiểm toán để triển khai một cuộc kiểm toán có ý nghĩa, là thước đo kết quả kiểm toán cho từng nghiệp vụ cụ thể trong công ty. Phạm vi kiểm toán: là sự giới hạn về không gian và thời gian của đối tượng kiểm toán. Đó là việc xác định những phương pháp kiểm toán và cùng với việc xác định mục tiêu hướng tới những nghiệp vụ cụ thể. Xác định trọng tâm của việc kiểm toán: Căn cứ vào những vấn đề còn tồn đọng trong kết quả kiểm toán năm trước (nếu có) và tình thực tế của công ty năm nay để xác định trọng tâm của cuộc kiểm toán. Đồng thời chú trọng đến những vấn đề còn gặp nhiều sai phạm trong nghiệp vụ kiểm toán. Kỹ thuật kiểm toán áp dụng: Tuỳ vào từng công việc cụ thể và tình hình, điều kiện của công ty để áp dụng kỹ thuật kiểm toán thích hợp nhất. Yêu cầu về nhân lực: Bố trí kiểm toán viên có trình độ chuyên môn thích hợp với từng công việc cụ thể. Cuối cùng là chuẩn bị cơ sở vật chất và phương tiện đi lại để chuẩn bị thực hiện. 2. Thực hiện cuộc kiểm toán. Thực hiện cuộc kiểm toán là quá trình thực hiện đồng bộ các công việc đã ấn định trong kế hoạch, chương trình kiểm toán. Trong bước công việc này, tính nghệ thuật trong tổ chức bao trùm suốt quá trình. Và ở giai đoạn này đã có sự tiếp cận và kiểm toán viên đã thu thập đủ thông tin về tổ chức và chương trình cần được thẩm tra. Lúc này nhiệm vụ của kiểm toán viên là phải chỉ đạo và kiểm soát cuộc kiểm toán nhằm đạt được kết quả như mong muốn. Tuy nhiên việc thực hành kiểm toán phải tôn trọng những nguyên tắc cơ bản: Thứ nhất: Kiểm toán phải tuyệt đối tuân thủ chương trình kiểm toán đã được xây dựng. Trong mọi trường hợp, kiểm toán viên không được thay đổi chương trình. Thứ hai: Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên phải thường xuyên ghi chép những phát giác, những nhận định về các nghiệp vụ, các con số, các sự kiện...nhằm tích luỹ bằng chứng, nhận định cho những kết luận kiểm toánvà loại trừ những ấn tượng, nhận xét ban đầu không chính xác về nghiệp vụ, các sự kiện thuộc đối tượng kiểm toán. Thứ ba: Định kỳ tổng hợp kết quả kiểm toán để nhận rõ mức độ thực hiện so với khối lượng công việc chung. Thông thường cách tổng hợp rõ nhất là dùng các bảng kê chênh lệch hoặc bảng kê xác minh. Thứ tư: Mọi điều chỉnh về nội dung, phạm vi kiểm toán, trình tự kiểm toán...đều phải có ý kiến thống nhất cử người phụ trách chung công việc kiểm toán (chủ thể) và người ký thư mời và hợp đồng kiểm toán (khách hàng)- nếu có. Mức độ pháp lý của những điều chỉnh này phải tương ứng với tính pháp lý trong lệnh kiểm toán hoặc hợp đồng kiểm toán. - Phát hiện sớm các vấn đề: Điều quan trọng là các vấn đề phải được phát hiện và giải quyết sớm. Ví dụ, khó khăn trong việc hợp tác giữa các nhân viên của một bộ phận có thể làm chậm công việc trong lĩnh vực đó. Thảo luận vấn đề với giám đốc ngay khi vấn đề phát sinh sẽ giúp cuộc kiểm toán có thể hoàn thành đúng thời hạn. - Trợ giúp kỹ thuật: Những vấn đề phức tạp cần có những quyết định về kỹ thuật có thể phát sinh trong cuộc kiểm toán. Những vấn đề đó thường đòi hỏi việc nghiên cứu, bàn luận sâu rộng với nhân viên nghiệp vụ và sự phối hợp của các giám sát viên cấp trên, và kiểm toán trưởng nếu cần. Những vấn đề này sẽ được kiểm toán viên chú ý và trợ giúp khi cần thiết. - Gặp gỡ chỉ đạo: Các cuộc gặp mang tính giám sát tại địa điểm kiểm toán phải được tiến hành thường xuyên, nhằm kiểm tra tiến độ thực hiện và chỉ đạo về mặt kỹ thuật cho cuộc kiểm toán. Những ý kiến sau khi kiểm tra phải viết thành văn bản, bao gồm những công việc cần bổ sung, những giải thích cần có, những vấn đề đặt ra, và những việc cần thay đổi. Và dựa vào đó để có hướng chỉ đạo tiến hành những công việc tiếp theo. - Chỉ dẫn kiểm toán: bất cứ khi nào kiểm toán viên nội bộ có chỉ dẫn kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ nên soạn ra bản tóm tắt những thiếu sót có thể xảy ra, còn gọi là “bản chỉ dẫn”. Điều quan trọng là bản chỉ dẫn này được lập ngay khi kiểm toán viên chỉ ra vấn đề quan trọng còn tồn tại. Điều này làm cho tất cả các cấp giám sát chú ý tới các vấn đề như vậy ngay khi bắt đầu cuộc kiểm toán. Điều này cũng được coi là một kiểm tra để dảm bảo rằng tất cả các chỉ dẫn đều được tuân thủ. Giám sát viên cũng phải đảm bảo rằng có tài liệu chứng minh cho sự sắp đặt cuối cùng của ban chỉ dẫn trước khi hoàn thành cuộc kiểm toán. - Kỹ thuật kiểm toán chuyên môn hoá: Nhân viên kiểm toán được khuyến khích sử dụng các biện pháp kỹ thuật như chọn mẫu thống kê, các phần mềm kiểm toán khi có thể. Khi những kỹ thuật này có thể áp dụng cho việc trắc nghiệm, thì việc chọn mẫu và các kế hoạch khác phải được xem xét một cách cẩn thận để đảm bảo kết quả tốt nhất với hao phí các nguồn lực ít nhất. - Báo cáo định kỳ: trong những cuộc kiểm toán lớn hơn, hoặc những cuộc kiểm toán tiến hành cùng một lúc ở nhiều địa điểm khác nhau thì yêu cầu báo cáo về tiến độ hàng tuần, hoặc mỗi tuần hai lần là rất hữu ích. Những báo cáo này cung cấp những thông tin có ích cho giám sát viên cũng như việc kiểm soát cho kiểm toán viên đang phụ trách. Những báo cáo này bao gồm những thông tin về thời gian dự kiến và thời gian thực tế, thời gian ước tính để hoàn thành, số lượng, nội dung của các chỉ dẫn và phát hiện. Đây là một báo cáo được lập hàng tháng của mỗi văn phòng cơ sở dể cung cấp cho kiểm toán trưởng thông tin về hiện trạng các cuộc kiểm toán đang tiến triển hoặc chương trình hoạt động trong quý sau. Báo cáo được sử dụng để kiểm soát đối với những cuộc kiểm toán đã lập kế hoạch và đang thực hiện để đảm bảo rằng các cuộc kiểm toán đã bắt đầu và hoàn thành đúng thời hạn. -Điều chỉnh: Trong quá trình thực hiện kiểm toán, thường cần có những thay đổi trong kế hoạch kiểm toán. Do đó cần có sự linh hoạt trong các kế hoạch để đáp ứng những yêu cầu bất thường. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ ở địa bàn công ty, kiểm toán viên có thể gặp phải những tình huống, sự kiện bất ngờ, yêu cầu sửa đổi hoặc bỏ đi một phân đoạn kiểm toán, phát hiện một lĩnh vực mới phải thẩm tra, và những thay đổi trong nhân sự kiểm toán. Trong một số trường hợp có thể không giữ đúng thời hạn, phải dùng thêm giờ công để hoàn thành một phân đoạn công việc. Trong những tình huống này, sửa đổi kế hoạch là cần thiết và phải được chấp nhận phù hợp. Việc chỉ đạo này chỉ ra những kỹ thuật chưa được lập kế hoạch hoặc diễn giải. Trong một số trường hợp, vấn đề này có thể làm ngân sách không chính xác., trong các trường hợp khác có thể có các vấn đề đang được thực hiện. Việc kiểm tra chặt chẽ của kiểm toán sẽ ngăn ngừa được sự sai lệch thời hạn do thiếu nhân viên, chậm giải quyết các vấn đề, giám sát không đầy đủ và quá chú ý đến chi tiết. - Những phát hiện có ý nghĩa: Bản chất của những phát hiện phải được thẩm tra trong thời gian kiểm toán để xác định chúng có ích gì không? Có nhiều phát hiện chỉ có tính chất thủ tục thứ yếu không? Những phát hiện có liên quan đến hiệu quả nghiệp vụ không? Các viên chức điều hành có cho rằng những phát hiện này là có ích không? Trả lời những câu hỏi này sẽ cho biết những phát hiện đã triển khai có ý nghĩa hay không. - Đánh giá sau kiểm toán: Khi lúc kết thúc mỗi công việc, kiểm toán viên phụ trách đánh giá nhiệm vụ được giao về các yêú tố như: phương pháp tiếp cận, thời gian hao phí, các lĩnh vực trọng điểm, bố trí nhân viên và những đề xuất cho những lần kiểm toán sau. Những đánh giá được coi là bài học tốt cho nhân viên, đồng thời là cơ sở lập kế hoạch cho lần kiểm toán sau. Những đánh giá này được dùng để trình bày các biện pháp kỹ thuật đã được chứng tỏ một cách thành công, cũng như những cố gắng không mang lại hiệu quả. Những đánh giá sau kiểm toán, cũng như những đánh giá tổng kết khác cũng là thông tin có ích trong việc tự kiểm toán công việc đã thực hiện. 3.Kết thúc kiểm toán Để kết thúc kiểm toán, cần đưa ra kết luận kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán hoặc biên bản kiểm toán. Và trong giai đoạn kết thúc kiểm toán kiểm toán viên phải tiến hành hàng loạt công việc cụ thể: xem xét các khoản nợ ngoài dự kiến, xem xét các sự kện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ, xem xét giả thuyết về tính liên tục trong hoạt động của đơn vị, thu thập thư giải trình của Ban giám đốc đơn vị, tổng hợp kết quả kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán. Nội dung và hình thức của kết luận hay báo cáo kiểm toán có thể khái quát chung như sau: Kết luận kiểm toán là sự khái quát kết quả thực hiện các chức năng kiểm toán trong từng cuộc kiểm toán cụ thể. Vì vậy, kết luận kiểm toán phải đảm bảo yêu cầu cả về nội dung cũng như tính pháp lý. -Về nội dung: Kết luận kiểm toán phải phù hợp, đầy đủ. Sự phù hợp của kết luận kiểm toán là sự nhất quán giữa kết luận nêu ra với mục tiêu kiểm toán. Sự đầy đủ của kết luận là sự bao hàm toàn bộ yêu cầu, phạm vi kiểm toán đã xác định và đã điều chỉnh (nếu có); mọi khía cạnh khác nhau về nội dung đã xác định trong yêu cầu và mọi bộ phận thuộc phạm vi kiểm toán đã nêu trong kế hoạch kiểm toán hoặc được điều chỉnh đều phải bao hàm trong kết luận kiểm toán. - Tính pháp lý của kết luận trước hết đỏi hỏi những bằng chứng tương xứng theo yêu cầu của các quy chế, chuẩn mực, pháp luật. Đồng thời tính pháp lý cũng đỏi hỏi các kết luận phải chuẩn xác trong từ ngữ và văn phạm. Để đảm bảo các yêu cầu pháp lý, kết luận kiểm toán được quy định thành chuẩn mực với 4 loại phù hợp các tình huống cụ thể: 1.ý kiến chấp nhận toàn bộ được sử dụng trong tình huống các bảng khai tài chính trung thực, rõ ràng và lập đúng chuẩn mực kế toán. 2. ý kiến loại trừ được sử dụng khi có những điểm chưa xác minh được rõ ràng hoặc còn có những sự kiện, hiện tượng chưa thể giải quyết xong trước khi kết thúc kiểm toán. 3. ý kiến bác bỏ được sử dụng khi không chấp nhận bảng khai tài chính. 4. ý kiến từ chối được đưa ra khi không thực hiện được kế hoạch hay hợp đồng kiểm toán do điều kiện khách quan đưa lại, thiếu điều kiện thực hiện, thiếu chứng từ, tài liệu kế toán... Báo cáo kiểm toán là thể hiện chức năng kiểm toán và kết luận kiểm toán. Và một trong những giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình kiểm toán nội bộ là lập và gửi các báo cáo. Báo cáo là phương tiện chủ yếu giúp nhiều người (trong và ngoài công ty) biết được công việc của kiểm toán viên nội bộ và đánh giá sự đóng góp của anh ta. Báo cáo cũng là bằng chứng trải dài nhất về đặc tính nghề nghiệp trong hoạt động kiểm toán nội bộ của anh ta. Một công việc kiểm toán có thể tốt nhưng sẽ bị vô hiệu hoá bởi một báo cáo tồi. Báo cáo kiểm toán phản ánh: các mục tiêu nền tảng, các chiến lược ủng hộ và chính sách chủ yếu, các trình tự bao trùm công việc kiểm toán, phẩm chất và thành tích của nhân viên kiểm toán. Như vậy, báo cáo kiểm toán phối hợp toàn bộ nỗ lực kiểm toán nội bộ và tạo ra một căn cứ cho việc đánh giá chung, do vậy có nhiều chức năng quan trọng đối với cả kiểm toán viên và ban quản lý. - Kết luận dựa vào kiểm toán: Báo cáo dùng để tổng kết bằng chứng đã thu thập trong thời gian kiểm toán, có trình bày những phát hiện và kết luận. Nó thể hiện kết quả làm xong của kiểm toán viên. - Nêu rõ tình trạng: Báo cáo cung cấp cho tổ chức một bảng tóm tắt các lĩnh vực cần phải cải tiến. Nó có thể coi là một công cụ thông tin cho quản lý về các nghiệp vụ của tổ chức. Nó cũng phần nào được coi như một việc đánh giá thành tích, nêu ra những lĩnh vực tốt xấu, và phạm vi có thể cải tiến. - Khuôn khổ của hành động quản lý: Những kiến nghị trong báo cáo đại diện cho những kết luận của kiểm toán viên về những hành động phải có của quản lý. Dựa vào tình hình đã nêu ra và những nguyên nhân đã nhận thức, các kiến nghị đã được sử dụng như một khuôn khổ cho hành động sửa chữa những thiếu sót và cải tiến các nghiệp vụ. - Làm sáng tỏ cách nhìn được kiểm toán: Người muốn kiểm toán thường muốn nói rõ những tình tiết giảm nhẹ hoặc muốn làm sáng tỏ các vấn đề bất đồng. Việc trình bày rõ ràng quan điểm của người được kiểm toán, có ý kiến nhận xét của kiểm toán viên, sẽ giúp xác định các vấn đề cho quản lý và cung cấp cơ sở đi đến những quyết định về những hành động cần thiết. Hình thức và nội dung báo cáo cũng rất khác nhau. Chúng ta có thể nêu ra cách tiếp cận chung và đánh giá ngắn gọn về giá trị của chúng: - Nội dung toàn diện: Một số báo cáo kiểm toán nội bộ cố gắng trình bày một lượng lớn thông tin đã được thẩm tra. Mục tiêu có thể là cung cấp một tài liệu tham khảo cho người sử dụng báo cáo kiểm toán. Thông tin này có thể thuộc về tình hình đã qua hoặc tình hình hiện tại. Có thể bao gồm công việc và kết quả của các nghiệp vụ hoặc thông tin tài chính. - Mô tả công việc kiểm toán: Các bước kiểm toán, cũng như phạm vi đối chiếu và trắc nghiệp cụ thể đều được miêu tả. Trong một chừng mực nào đó cách làm này có phần chồng chéo với quy định về trình tự nói chung trong cẩm nang kiểm toán. Vấn đề ở đây là người đọc báo cáo quan tâm như thế nào đến chi tiết của trình tự, và mục đích phục vụ của báo cáo là gì. - Giải thích chi tiết những phát hiện kiểm toán: Một cách tiếp cận có liên quan chặt chẽ của một số kiểm toán viên nội bộ là đi vào khối lượng chi tiết rất lớn xung quanh kết quả của nhiều loại công việc kiểm toán. Người đọc báo cáo có thể bỏ qua những chi tiết rất quan trọng, do đó nếu có thể thì chúng ta nên ra sức tổng kết những phát hiện của kiểm toán. - Tập trung vào những vấn đề quan trọng: Cách tiếp cận thường dùng trong các báo cáo viết là tập trung vào những vấn đề quan trọng- tức là loại vấn đề mang nặng tính chất chủ trương, các phương pháp nghiệp vụ, việc sử dụng các nguồn lực, thành tích của lực lượng lao động và những kết quả đạt được. Cũng có khi những vấn đề có ý nghĩa đó liên quan đến hành động đã hoàn thành, nhưng trong trường hợp này, vấn đề có ý nghĩa là tương xứng với việc lập báo cáo cụ thể. Ưu điểm đặc biệt của việc tập trung vào những vấn đề là các nhà quản lý nhận được những thông tin mà họ cần., không phải vất vả đọc quá nhiều chi tiết. Đó là cách tiếp cận mà những người lãnh đạo kiểm toán nội bộ rất muốn theo. III. Khái quát quy trình kiểm toán hàng tồn kho tại công ty Điện lực I. Do kết quả kiểm toán chủ yếu phục vụ cho quá trình quản trị nội bộ và không có giá trị pháp lý cao như các cuộc kiểm toán do kiểm toán độc lập hay kiểm toán nhà nước tiến hành, vì vậy quy mô và quá trình thực hiện cuộc kiểm toán nội bộ cũng đơn giản hơn nhiều so với các ._.