Quy trình kiểm toán tiền lương & các khoản trích theo lương trong kiểm toán tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán & Tư vấn – CN Hà Nội

trường quốc tế đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải nỗ lực hết mình trong việc tạo ra uy tín, thị trường, nâng cao năng lực tài chính cũng như tổ chức quản lý. Muốn vậy doanh nghiệp phải tập hợp được nhiều yếu tố để tạo nên sự thành công của mình, trong đó có một báo cáo tài chính lành mạnh là một điều kiện vô cùng cần thiết. Các báo cáo tài chính được kiểm toán nhằm khẳng định tính trung thực, hợp lý và phù hợp với quy định của Nhà nước, chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Như vậy, trong điều kiện hiện nay kiểm toán tài chính trở thành một nhu cầu không thể thiếu của tất cả các doanh nghiệp. Trong hoạt động quản lý của một doanh nghiệp vấn đề quản trị nhân sự luôn chiếm được nhiều sự quan tâm từ phía các nhà lãnh đạo. Con người là yếu tố then chốt, quyết định sự thành bại của doanh nghiệp, gắn liền với đó là chế độ đãi ngộ, chính sách tiền lương và nhân viên. Một doanh nghiệp có chính sách nhân sự phù hợp, vừa thoả mãn được nhân viên lại tiết kiệm chi phí tối đa sẽ thu hút được các cá nhân có trình độ và năng lực tới làm việc. Khi tiến hành một cuộc kiểm toán tài chính, kiểm toán khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương là một phần công việc vô cùng quan trọng góp phần không nhỏ vào sự thành công của cuộc kiểm toán. Bởi vì chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nhận thực được tầm quan trọng của vấn đề nhân sự trong các doanh nghiệp cùng với thực tế được tham gia vào các cuộc kiểm toán trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn – Chi nhánh Hà Nội, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn – Chi nhánh Hà Nội thực hiện” Kết cấu chuyên đề gồm 3 phần. Phần 1: Khái quát chung về Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn - Chi nhánh Hà Nội. Phần 2: Khái quát quy trình kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán tài chính tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn - Chi nhánh Hà Nội. Phần 3. Một số ý kiến hoàn thiện quy trình kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn - Chi nhánh Hà Nội thực hiện Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Trần Mạnh Dũng và các anh chị trong Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn - Chi nhánh Hà Nội đã giúp em hoàn thiện chuyên đề này. PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) CHI NHÁNH HÀ NỘI 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty và Chi nhánh Công ty 1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn (A&C) được biết đến bởi việc cung cấp các dịch vụ kiểm toán và tư vấn hoàn hảo, chất lượng cao; đội ngũ nhân viên có đủ năng lực; kỹ năng hành nghề và kinh nghiệm sâu rộng và hơn nữa công ty còn được sự hỗ trợ của Tổ chức kế toán, kiểm toán và tư vấn kinh doanh quốc tế HLBi… Hiện nay Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn có trên 300 nhân viên với gần 100 Kiểm toán viên có chứng chỉ Kiểm toán viên do Bộ Tài chính cấp. Với uy tín và chất lượng đáng tin cậy, Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn là 1 trong 11 Công ty được phép kiểm toán các tổ chức niêm yết theo Quyết định số 722/QĐ – UBCK ngày 30/11/2006 của Chủ tịch Uỷ ban chứng khoán Nhà nước. Năm 1992, Công ty Kiểm toán và Tư vấn được thành lập với tư cách là chi nhánh của Công ty Kiểm toán Việt Nam (VACO) tại Thành phố Hồ Chí Minh. Cùng với sự phát triển không ngừng của thị trường, Bộ Tài chính quyết định tách A&C từ Công ty Kiểm toán Việt Nam thành công ty riêng theo Quyết định số 107/TC/QĐ/TCCB ngày 13 tháng 2 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 102218 do Uỷ ban Kế hoạch Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 13 tháng 3 năm 1995. Để hoà kịp với xu thế phát triển của thị trường và ngành nghề kiểm toán đồng thời làm tăng tính tự chủ của đơn vị. Bộ Tài chính đã quyết định chuyển hình thức sở hữu của Công ty Kiểm toán và Tư vấn từ doanh nghiệp Nhà nước sang Công ty Cổ phần theo Quyết định số 1962/QĐ-BTC ngày 30 tháng 6 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tên Công ty: Công ty Cổ phần Kiểm toán và Tư vấn Tên giao dịch: Auditing and Consulting Joint Stock Company Tên viết tắt: A&C Co Vốn điều lệ: 5.045.000.000đ, trong đó vốn Nhà nước chiếm 51% và vốn của các cổ đông chiếm 49% Tổng số cổ phiếu phát hành là 50.450 cổ phiếu, trong đó Nhà nước nắm giữ 25.730 cổ phiếu và số cổ phiếu bán ra là 24.720 cổ phiếu Mệnh giá cổ phiếu: 100.000đ Theo quy định tại Nghị định số 105/2004/NĐ-CP ngày 30/3/2004 và Nghị định số 133/2005/NĐ-CP ngày 31/10/2005 của Chính phủ về kiểm toán độc lập, Công ty Cổ phần Kiểm toán và Tư vấn đã chính thức chuyển thành Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn từ ngày 06/02/2007 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4102047448 do sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp Trụ sở chính của Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn đặt tại số 229 Đồng Khởi, phường Bến Tre, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra Công ty còn có ba chi nhánh đặt tại ba tỉnh là Hà Nội, Nha Trang và Cần Thơ. Mục tiêu chính của A&C là thực hiện chức năng cung cấp các dịch vụ kiểm toán và tư vấn cho các khách hàng thuộc mọi thành phần kinh tế. 1.2 Giới thiệu về Chi nhánh công ty tại Hà Nội Là một trong những chi nhánh của Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn, Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn - Chi nhánh Hà Nội tiền thân là một văn phòng đại diện của công ty hoạt động tại 41B Lý Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Ngày 01 tháng 03 năm 2001 được sự cho phép của Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà Nội theo quyết định số 1144/QĐUB “ Về việc chuyển văn phòng đại diện thành chi nhánh tại Thành phố Hà Nội”. Chi nhánh được hoạt động chính thức theo giấy đăng ký kinh doanh số 312448 ngày 16 tháng 03 năm 2003 do Sở Kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Công ty Kiểm toán và Tư vấn - Chi nhánh Hà Nội có tư cách pháp nhân, có tài khoản giao dịch tại Ngân hàng, có quyền ký các hợp đồng kiểm toán và phát hành báo cáo kiểm toán. Để mở rộng quy mô hoạt động, tăng tính tự chủ và giảm bớt sự can thiệp của Nhà nước năm 2003 sau khi công ty tiến hành chuyển đổi hình thức sở hữu, Hội đồng quản trị công ty đã ra quyết định số 02/QĐ-KTTV-HĐQT ngày 29 tháng 12 năm 2003 thành lập chi nhánh Công ty Cổ phần Kiểm toán và Tư vấn tại Hà Nội. Chi nhánh hoạt động theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0113003559 do Sở Kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 15 tháng 01 năm 2004. Từ tháng 02/2007 Công ty Cổ phần Kiểm toán và Tư vấn – Chi nhánh Hà Nội đã chuyển thành Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn – Chi nhánh Hà Nội theo sự chuyển đổi hình thức sở hữu chung của toàn Công ty. 2. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty và Chi nhánh Công ty Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Phó GĐ1 Phó GĐ2 Phó GĐ3 Phó GĐ4 Phòng HC-QT Phòng kế toán Đào tạo nhân sự Phòng nghiệp vụ Chi nhánh Hà Nội Chi nhánh Nha Trang Phó GĐ5 Chi nhánh Cần Thơ Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận - Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhân danh công ty để phê duyệt mọi vấn đề liên quan tới mục đích quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại Hội đồng Cổ đông. Hội đồng quản trị có quyền quyết định chiến lược phát triển của Công ty, kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được bán, quyết định hình thức huy động vốn, quyết định các phương án đầu tư, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc và các cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện…. Thành viên Hội đồng quản trị của Công ty bao gồm: Ông Võ Hùng Tiến: Chủ tịch Hội đồng quản trị Ông Nguyễn Minh Trí: Phó chủ tịch Bà Phùng Thị Quang Thái: Uỷ viên Bà Nguyễn Thị Hồng Thanh: Uỷ viên Bà Hà Thị Ngọc Hà: Uỷ viên - Ban Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân về đối nội và đối ngoại của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan quản lý Nhà nước về mọi hoạt động của Công ty. Giám đốc Công ty: Ông Võ Hùng Tiến là người trực tiếp điều hành hoạt động của Công ty như kinh tế, kế hoạch, tài chính, tổ chức hành chính, công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, xây dựng các quy chế và quy định quản lý nội bộ tại Công ty. Các Phó Giám đốc có nhiệm vụ giúp Giám đốc điều hành các hoạt động để thực hiện mục tiêu, chiến lược của Công ty. Các Phó Giám đốc phụ trách hoạt động, lĩnh vực mà Giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các lĩch vực đó. Ban Giám đốc của Công ty bao gồm: Ông Võ Hùng Tiến: Giám đốc Ông Nguyễn Minh Trí: Phó Giám đốc Bà Phùng Thị Quang Thái: Phó Giám đốc Ông Nguyễn Chí Dũng: Phó Giám đốc Bà Nguyễn Thị Hồng Thanh: Phó Giám đốc Ông Lê Minh Tài: Phó giám đốc - Phòng Tổ chức hành chính là phòng chức năng giúp việc cho Giám đốc tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chính quản trị của Công ty, thực hiện phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức kinh doanh, quản lý, đào tạo và bồi dưỡng, tuyển dụng, tổ chức tiếp nhận, thuyên chuyển điều động cán bộ, công nhân viên, thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách của Nhà nước, là đầu mối giải quyết công việc hành chính giúp cho Giám đốc điều hành và chỉ đạo nhanh chóng, thống nhất, tập trung trong hoạt động kinh doanh, tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban, chi nhánh, các tổ chức đoàn thể và cán bộ công nhân viên thực hiện tốt công việc được giao. - Phòng kế toán: là phòng có chức năng giúp Giám đốc tổ chức bộ máy kế toán tài chính từ Công ty đến các chi nhánh, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kính tế tài chính của Công ty, tổ chức chỉ đạo kiểm soát cho toàn bộ công tác tài chính hạch toán kế toán theo đúng điều lệ tổ chức kế toán của Nhà nước. - Phòng nghiệp vụ: là phòng trực tiếp tiến hành các hoạt động cung cấp dịch vụ kiểm toán, thẩm định, tư vấn…Hoạt động của phòng này thể hiện mục đích hoạt động của Công ty và quyết định phần lớn việc thực hiện các mục tiêu và chiến lược phát triển của Công ty. Các phòng nghiệp vụ độc lập về lĩnh vực hoạt động, đồng thời có sự phối kết hợp, trao đổi thông tin chặt chẽ để hoàn thành nhiệm vụ được Ban giám đốc và Công ty giao phó. - Các chi nhánh: Công ty có 3 chi nhánh tại Hà Nội, Nha Trang và Cần Thơ đều do các Phó Giám đốc Công ty trực tiếp phụ trách. Các chi nhánh đều có tư cách pháp nhân, được sử dụng con dấu riêng, hoạt động kinh doanh theo giấy phép đăng ký kinh doanh của chi nhánh, thực hiện hạch toán phụ thuộc, định kỳ lập báo cáo thu chi làm cơ sở tính kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Các chi nhánh phải chấp hành điều lệ Công ty, kỷ luật của Công ty, tuân thủ quy trình kiểm toán chung, các tiêu chuẩn nghiệp vụ kỹ thuật, ghi chép giấy tờ, bảo quản lưu trữ hồ sơ kiểm toán theo đúng quy định. Hoạt động kinh doanh của chi nhánh chủ yếu dựa vào khả năng ký kết hợp đồng của chi nhánh và dựa vào uy tín của Công ty, năng lực điều hành của Ban Giám đốc chi nhánh. Tuy nhiên, chi nhánh cũng tiến hành làm giúp Công ty một số hợp đồng do Công ty ký kết với khách hàng. Sau khi hoàn thành công việc được giao sẽ gửi toàn bộ file tài liệu kiểm toán do chi nhánh thực hiện cho Công ty. Công ty sẽ tổng hợp công việc và cho ý kiến về báo cáo tài chính và quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản. Chi nhánh chỉ lập báo cáo kiểm toán của chi nhánh mà không tiến hành thu phí hoạt động kiểm toán đã thực hiện này. SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CHI NHÁNH HÀ NỘI Phòng kế toán Phòng nghiệp vụ 3 Phòng nghiệp vụ 2 Phòng nghiệp vụ 1 Phó Giám đốc chi nhánh Phó Giám đốc chi nhánh Giám đốc chi nhánh Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Chi nhánh Công ty: - Giám đốc chi nhánh: Bà Nguyễn Thị Hồng Thanh là người điều hành chỉ đạo mọi hoạt động của chi nhánh và chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và Công ty về mọi hoạt động của chi nhánh. - Phó Giám đốc chi nhánh: Ông Nguyễn Hoàng Đức phụ trách lĩnh vực kiểm toán báo cáo tài chính. Bà Nguyễn Thị Tư phụ trách lĩnh vực kế toán, hành chính và kiểm toán đầu tư và xây dựng cơ bản. Hiện nay, Công ty Kiểm toán và Tư vấn - Chi nhánh Hà Nội có 54 nhân viên trong đó 14 nhân viên có chứng chỉ kiểm toán viên do Bộ Tài chính cấp chiếm 26% cán bộ nhân viên tại chi nhánh công ty, được tổ chức thành ba phòng ban và một bộ phận tổ chức hành chính. - Các phòng nghiệp vụ cung cấp cho khách hàng các dịch vụ liên quan đến kiểm toán, tài chính, thuế…Chi nhánh có 3 phòng nghiệp vụ, trong đó + Phòng nghiệp vụ 1 và 2 cung cấp dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính + Phòng nghiệp vụ 3 cung cấp dịch vụ kiểm toán lĩnh vực đầu tư và xây dựng cơ bản. - Phòng kế toán: thực hiện công tác hành chính, kế toán tại công ty 3. Kết quả kinh doanh tại Chi nhánh Công ty Từ những ngày đầu tham gia hoạt động kinh doanh công ty đã không ngừng nỗ lực trong việc mở rộng quy mô hoạt động cũng như chất lượng của các dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Với số lượng nhân viên chuyên nghiệp, trình độ cao, năng lực chuyên môn vững chắc, cùng với uy tín và sự hài lòng của khách hàng. Hiện nay công ty đã chiếm được thị phần lớn các hợp đồng dịch vụ cung cấp trên thị trường. Bởi vậy, những kết quả cao mà công ty đã đạt được qua các năm là một điều dễ hiểu, cụ thể là Bảng 1.1 Một số chỉ tiêu kết quả kinh doanh của Chi nhánh công ty Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Doanh thu 20.400 21.000 23.040 Lợi nhuận sau thuế 6.120 6.276 6.912 Nộp ngân sách Nhà nước 4.137,6 4.250,4 4.560 Thu nhập bình quân 2,5 2,6 2,7 Doanh thu, lợi nhuận sau thuế và thu nhập bình quân của Chi nhánh Công ty tăng đều qua mỗi năm. Điều này là do số lượng hợp đồng mà công ty ký được ngày càng cao. Uy tín của công ty ngày càng được khẳng định qua các hợp đồng được ký. Doanh thu của công ty năm 2005 tăng 3% so với năm 2004, doanh thu năm 2006 tăng 10% so với năm 2005. Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2005 tăng 2.5% so với năm 2004, năm 2006 tăng 10% so với năm 2005.Như vậy, doanh thu, lợi nhuận sau thuế ngày càng tăng qua các năm là do công ty đã ký được thêm nhiều hợp đồng với các khách hàng mới, bên cạnh đó số lượng các khách hàng cũ đã được kiểm toán bởi công ty đều tiếp tục tham gia ký các hợp đồng kiểm toán cho những năm tiếp theo. Tình hình tài chính của công ty qua các năm đều ổn định đi lên. Điều này chứng tỏ công ty đã và đang giành được số lượng khách hàng lớn trên thị trường, uy tín của công ty và chất lượng của các dịch vụ cung cấp ngày càng được khẳng định. 4. Các loại dịch vụ và khách hàng của Công ty Để đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn của thị trường, Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn đã nhanh chóng đa dạng hoá ngành nghề và loại hình dịch vụ của mình. Hiện nay, A&C Co đang tập trung thực hiện các dịch vụ sau: - Kiểm toán: Báo cáo tài chính, báo cáo dự toán và quyết toán công trình đầu tư xây dựng cơ bản, báo cáo kinh phí dự án. - Giám định tài chính, xác định giá trị doanh nghiệp phục vụ công tác cổ phần hoá. - Tư vấn về đầu tư, tài chính, kế toán, thuế, cổ phần hoá và các lĩnh vực có liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp tại Việt Nam. - Dịch vụ kế toán và các dịch vụ khác có liên quan tới hoạt động kinh doanh - Huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm toán, kế toán, tài chính, thuế và các chương trình có liên quan trong lĩnh vực kinh tế thị trường. Các hoạt động của công ty phát triển tương đối mạnh trong những năm gần đây, trong đó đặc biệt là hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính. Đây là hoạt động đem lại doanh thu nhiều nhất cho công ty. Theo báo cáo tổng kết trong năm qua cơ cấu doanh thu của doanh nghiệp được thể hiện qua biểu đồ sau: Biểu 1.2 Biểu đồ doanh thu tron’g các lĩnh vực hoạt động tại Chi nhánh HN 1: Doanh thu từ hoạt động khác( 12 %) 2: Doanh thu từ hoạt động thẩm định đầu tư xây dựng cơ bản ( 20% ) 3: Doanh thu hoạt động kiểm toán và tư vấn ( 68% ) 4.1 Một số khách hàng đã được kiểm toán bởi Công ty Cho đến nay Công ty đã tiến hành kiểm toán cho hơn 1000 khách hàng, trong đó khách hàng kiểm toán báo cáo tài chính là 836, và khách hàng kiểm toán xây dựng cơ bản là 398. Thành quả này đạt được xuất phát từ những nỗ lực không ngừng của cả tập thể công ty nhằm đem lại uy tín và sự hài lòng cho khách hàng qua các dịch vụ đã cung cấp. Khách hàng của A&C Co bao gồm: - Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, hợp đồng hợp tác kinh doanh theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. - Các doanh nghiệp Vịêt Nam thuộc mọi thành phần kinh tế hoạt động trên các lĩnh vực sản xuất, xây dựng, thương mại, dịch vụ, khách sạn, ngân hàng, giao thông vận tải, dầu khí. - Các dự án có nguồn tài trợ từ Ngân hàng thế giới, Ngân hàng Phát triển Châu Á, Cộng đồng Châu Âu. Hiện nay, công ty đang tiến hành kiểm toán cho một số Tổng Công ty lớn như: Tổng Công ty Vinaconex, Tổng Công ty Bảo hiểm Việt Nam, Tổng Công ty Sông Đà, Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 8, Tổng Công ty xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam, Tổng Công ty vận tải Hà Nội, Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam, Ngân hàng Công thương, Ngân hàng Phát triển Việt Nam…. 5. Qui trình kiểm toán chung tại công ty Phương pháp tiếp cận kiểm toán BCTC của công ty là kiểm toán theo khoản mục. Khi đó kiểm toán viên sẽ phân chia từng khoản mục hoặc nhóm các khoản mục trong BCTC thành một phần hành kiểm toán. 5.1 Lập kế hoạch kiểm toán - Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán - Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng - Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và bộ máy kế toán - Phân tích, đánh giá sơ bộ báo cáo tài chính của khách hàng - Lập kế hoạch kiểm toán tổng hợp 5.2 Thực hiện kế hoạch kiểm toán - Kiểm toán số dư đầu năm tài chính - Thực hiện thử nghiệm kiểm soát - Thực hiện thủ tục phân tích - Thực hiện kiểm tra chi tiết 5.3 Kết thúc kiểm toán - Xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ kế toán - Đánh giá, soát xét lại kết quả kiểm toán - Lập báo cáo kiểm toán và thư quản lý PHẦN II THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN - CHI NHÁNH HÀ NỘI THỰC HIỆN 1 Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán 1.1 Chuẩn bị cho lập kế hoạch kiểm toán Để chuẩn bị cho lập kế hoạch kiểm toán, Kiểm toán viên sẽ đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán, nhận diện lý do kiểm toán và lựa chọn Kiểm toán viên tham gia cho cuộc kiểm toán, cuối cùng là ký hợp đồng kiểm toán. 1.2 Khái quát về đặc điểm Công ty khách hàng Công ty xăng dầu ABC là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định số 354- TM/TCCB ngày 31/3/1993 do Bộ trưởng Bộ Thương mại cấp. Công ty hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 113364 ngày 29/6/2001 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh H cấp Vốn kinh doanh của Công ty là 13.445.000.000 đồng Ngành nghề kinh doanh: Kinh doanh xăng dầu, sản phẩm hoá dầu và khí hoá lỏng, vận tải xăng dầu, vật tư trang thiết bị phục vụ ngành xăng dầu và các ngành khác. Lĩnh vực kinh doanh: Thương mại dịch vụ Hình thức sở hữu vốn: Doanh nghiệp Nhà nước 1.3 Tìm hiểu hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ khách hàng 1.3.1 Tìm hiểu hệ thống kế toán Niên độ kế toán: 01/01/N tới 31/12/N Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ -Các chính sách kế toán áp dụng: + Cơ sở lập báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được lập theo nguyên tắc giá gốc + Hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo nguyên tắc giá gốc, giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở trạng thái hiện tại. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Nhập trước- xuất trước + Tài sản cố định hữu hình: Tài sản cố định được thể hiện theo nguyên giá trừ hao mòn luỹ kế. Nguyên giá tài sản cố định gồm toàn bộ chi phí mà Công ty phải bỏ ra để có được tài sản cố định đó tính tới thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Các chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu chỉ được ghi tăng nguyên giá tài sản cố định nếu các chi phí này chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai do sử dụng tài sản đó. Các chi phí không thoả mãn điều kiện trên được ghi nhận là chi phí phát sinh trong kỳ. Khi tài sản cố định được bán hay thanh lý, nguyên giá và khấu hao luỹ kế được xoá sổ và bất kỳ khoản lãi, lỗ nào phát sinh do việc thanh lý đều được tính vào thu nhập hay chi phí trong kỳ. Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính phù hợp với hướng dẫn tại quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/03 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. 1.3.2 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty xăng dầu ABC là khách hàng thường xuyên của Công ty từ nhiều năm bởi vậy thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty xăng dầu ABC đã được Kiểm toán viên xem xét từ các hồ sơ kiểm toán trước. Qua đó Kiểm toán viên nhận thấy rằng, hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty ABC là có hiệu quả, rủi ro kiểm soát thấp. Bên cạnh đó, Kiểm toán viên cũng tiến hành thẩm vấn nhân viên của Công ty xăng dầu ABC để biết rằng hàng tháng Công ty có tiến hành trả lương theo đúng thời gian quy định không, việc chấm công có được thực hiện công khai, minh bạch hay không, hàng quý có tiến hành quyết toán BHXH hay không…. Qua việc xem xét các tài liệu do Công ty cung cấp như tài liệu về quy chế tiền lương, Quyết định phê duyệt của Ban Giám đốc, Bảng đối chiếu trích BHXH…Kiểm toán viên có thể hiểu rõ được các thủ tục và chế độ liên quan tới kiểm soát nội bộ đang được áp dụng tại Công ty. Kiểm toán viên sử dụng bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau Bảng 2.1 Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ Bước công việc Có Không Không áp dụng Ghi chú 1. Khách hàng có theo dõi riêng biệt các khoản tiền lương và trích theo lương không 2. Việc xây dựng quỹ lương có theo đúng quy định không 3. Các khoản chi lương có chữ ký của người nhận tiền hay không 4. Hàng tháng Công ty có tiến hành quyết toán BHXH hay không 5. Việc hạch toán tiền lương và trích theo lương có dưah trên căn cứ chứng từ hay không 6. Việc hạch toán các khoản chi phí phát sinh có đúng kỳ không 1.4 Xây dựng chương trình kiểm toán 1.4.1 Về việc phân công công việc Căn cứ vào kết quả tìm hiểu về Công ty xăng dầu ABC, nhóm thực hiện kiểm toán được phân công gồm 5 người, trong đó: 1 người là chủ nhiệm kiểm toán chịu trách nhiệm tiếp xúc, trao đổi với khách hàng, soát xét công việc kiểm toán của nhóm kiểm toán. Nhóm kiểm toán thực hiện bao gồm 1trưởng nhóm, 2 kiểm toán viên và 1 trợ lý kiểm toán. Tất cả thành viên trong nhóm kiểm toán đều là những người có kinh nghiệm, có năng lực chuyên môn tốt và có những người đã từng tham gia kiểm toán tại Công ty xăng dầu ABC trong những cuộc kiểm toán trước. 1.4.2 Chương trình kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương Bảng 2.2 Chương trình kiểm toán tiền lương A&C Co CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (ClientsName):Công ty ABC (W.P.Ref.No.):………… Chương trình kiểm toán tiền lương (File No.):………………. (Year End): 31/12/2006 REVIEWED BY PREPARED BY Initials date Initials date I. Tài liệu yêu cầu khách hàng chuẩn bị - Sổ cái tài khoản tiền lương phải trả, BHXH, BHYT - Bảng lương, chính sách tăng lương hàng năm, bảng tính BHXH, BHYT - Biên bản quyết toán BHXH, BHYT - Bảng kê nộp BHXH, BHYT, thuế thu nhập cá nhân - Các chứng từ khác có liên quan II. Mục tiêu kiểm toán - Đầy đủ: Các khoản tiền lương, BHXH, BHYT còn phải trả cuối mỗi kỳ được hạch toán đầy đủ. Chi phí tiền lương, BHXH, BHYT đã được tính đúng và đủ theo quy định và có đảm bảo phù hợp với các cam kết của doanh nghiệp - Trình bày và công bố: đảm bảo chỉ tiêu tiền lương, BHXH, BHYT được trình bày và công bố phù hợp III. Thủ tục kiểm toán Trình tự kiểm toán Tham chiếu Ngoại lệ Chưa ký ngày tháng A. Thủ tục phân tích Có /không Đã làm rõ 1. Tìm hiểu hệ thống trả lương của đơn vị: cách tính lương, trả lương, ghi nhận về hệ thống kiểm soát (các bộ phận tham gia, chứng từ, việc phê duyệt, kiểm tra, thanh toán…) 2. So sánh biến động của chi phí tiền lương trên tổng chi phí giữa các tháng trong năm, năm trước với năm nay, hoặc số năm nay với số kế hoạch. Xem xét các biến động đó có phù hợp với việc tăng, giảm số lượng lao động, chính sách lương tại đơn vị, tăng, giảm khối lượng sản xuất, doanh thu. 3. Kiểm tra tính hợp lý để đảm bảo rằng, quỹ tiền lương được xác định đúng theo quy định 4. So sánh sự biến động của BHXH, BHYT có cùng tốc độ với biến động tiền lương hay không Ước tính BHXH, BHYT theo quy định và so sánh với thực tế ghi nhận B. Thủ tục kiểm tra chi tiết Tuỳ theo kết quả của thủ tục phân tích thì mức độ kiểm tra chi tiết sẽ được thực hiện cho phù hợp ( mức độ cao hay thấp) 1. Kiểm tra cách trình bày khoản mục tiền lương phải trả trong bảng cân đối kế toán, đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp 2. Đối chiếu số liệu kế toán với bảng lương, sổ lương. Chọn các tháng có biến động lớn để kiểm tra một số tính toán ( lương cơ bản, làm thêm giờ, BHXH, BHYT, thuế thu nhập cá nhân…) 3. Kiểm tra cụ thể cho một vài mẫu ( từng cá nhân) để thấy mọi chính sách theo thoả thuận của cá nhân đó và người lao động trong hợp đồng, thoả ước lao động tập thể đã được thực hiện( lương, thưởng…) 4. Đảm bảo việc trả lương trực tiếp cho người được hưởng bằng cách kiểm tra bảng lương, phiếu lĩnh lương. 5. Kiểm tra việc trích nộp BHXH, BHYT theo đúng quy định 6. Kiểm tra việc khấu trừ BHXH, BHYT thuế thu nhập cá nhân có tuân thủ theo những quy định chung hay không. 7. Đảm bảo lương đã được dự phòng đầy đủ và phù hợp với niên độ C. Các thủ tục bổ sung khác nếu có 2. Thực hiện kế hoạch kiểm toán - Công ty xăng dầu ABC sử dụng tài khoản 334 để hạch toán các khoản phải trả công nhân viên,tài khoản này gồm 5 tiểu khoản Tài khoản 3341: Tiền lương Tài khoản 3342: Tiền ăn ca Tài khoản 3343: Tiền thưởng Tài khoản 3344: Quỹ lương của Giám đốc Tài khoản 3348: Các khoản khác - Tài khoản 338 được sử dụng để hạch toán các khoản phải trả khác liên quan tới công nhân viên, tài khoản này gồm 05 tiểu khoản Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội ( BHXH) Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế ( BHYT) Tài khoản 3388: Các khoản phải nộp khác 2.1 Kiểm toán số dư đầu năm tài chính Dựa vào báo cáo kiểm toán năm trước kiểm toán viên kiểm tra và xác nhận số dư đầu năm tài chính của Công ty xăng dầu ABC, và đã đảm bảo số dư đầu năm 2006 và số dư cuối năm 2005 là khớp nhau. 2.2 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát về tiền lương và các khoản trích theo lương 2.2.1 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát về tiền lương 2.2.1.1 Tìm hiểu về chế độ chính sách tiền lương tại Công ty khách hàng Để thu thập bằng chứng về sự thiết kế phù hợp và sự vận hành hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền lương, Kiểm toán viên đã tiến hành các biện pháp phỏng vấn, điều tra và thu thập các văn bản về chế độ chính sách tiền lương tại Công ty xăng dầu ABC. Trong giai đoạn này Kiểm toán viên tiến hành thu thập các tài liệu sau: - Quy chế tuyển dụng và ký kết hợp đồng lao động - Quy chế chấm công và ghi nhận kết quả sản xuất kinh doanh - Quy chế tính lương, thưởng, các khoản khấu trừ lương của Giám đốc công ty - Quyết định của Ban Giám đốc về việc giao đơn giá tiền lương năm 2006 - Các văn bản, chính sách có liên quan Đồng thời, Kiểm toán viên cũng tiến hành phỏng vấn - Phỏng vấn nhân viên kế toán về phương pháp tổ chức hạch toán kế toán, cách tính lương và trả lương - Phỏng vấn nhân viên phòng nhân sự về tình hình lao động trong công ty - Phỏng vấn Ban Giám đốc về chính sách phê duyệt tiền lương, tiền thưởng, và các khoản khấu trừ lương - Phỏng vấn nhân viên về việc thanh toán lương trong công ty, thời gian thanh toán, hình thức đãi ngộ nhân viên. Bảng 2.3 Tìm hiểu về quy chế tiền lương A&C Co CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (Clients Name): Công ty ABC (W.P.Ref.No):……… Tìm hiểu về quy chế tiền lương ( File No):…………. (Year End): 31/12/06 REVIEWED BY PREPARED BY Initials date Initials date Tìm hiểu về quy chế tiền lương tại Công ty xăng dầu ABC Tiền lương của đơn vị được thực hiện theo kế hoạch và sự phê duyệt của Tổng Giám đốc công ty. Tổng quỹ tiền lương được phê duyệt năm 2006: 10.012.014.427 đồng. Trong đó: + Tính vào chi phí là 9.372.014.427 đồng + Tổng công ty cấp : 640.000.000 đồng Tiền ăn ca là 13.000 đồng/người/ngày Cách tính lương tại đơn vị Theo quyết định 422/QĐ-XD của Giám đốc Công ty xăng dầu ABC về ban hành định mức khoán tiền lương và chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh 22/7/2006 và quyết định số 228/QĐ-XD của Giám đốc Công ty về quy chế tiền lương và phân phối tiền thưởng 29/08/2005. - Quỹ tiền lương kế hoạch của Công ty được xác lập theo chỉ tiêu sản xuất kinh doanh kế hoạch và đơn giá tiền lương Tổng công ty giao theo từng loại hình sản xuất kinh doanh. Quỹ tiền lương toàn Công ty được xác định như sau: V = Si x Đfi Trong đó: V: Quỹ tiền lương toàn Công ty Si: Sản lượng ( Doanh thu) loại hình sản xuất kinh doanh thứ i Đfi: Đơn giá tiền lương loại hình sản xuất thứ i + Văn phòng Công ty: quỹ lương được hình thành trên cở sở tổng quỹ lương thực tế toàn Công ty và đơn giá tiền lương văn phòng + Quỹ tiền lương từng đơn vị được xác định trên cơ sở sản lượng và đơn giá tiền lương mà Công ty đã giao cho từng đơn vị đối với từng loại hình kinh doanh + Tiền lương khối văn phòng = Tổng quỹ lương toàn Công ty nhân với 34% trừ đi tiền lương khoán của Trung tâm A= V x 34%-Z Trong đó : A: Tiền lương khối văn phòng Z: Tiền lương khoán của trung tâm + Đơn giá tiền lương đối với một số mặt hàng kinh doanh như · Xăng dầu: Cửa hàng bán lẻ: Đơn giá khoán = 35đồng x ( Hệ số năng suất + Hệ số ưu tiên) Xuất bán buôn: 7đồng/lít xuất kho Kiểm nhận, giao hàng đại lý 6đồng/lít xuất kho · Dầu mỡ nhờn Bán lẻ: Đơn giá = 3,4% doanh thu bán ra Bán buôn: Dầu phy: 20.000đồng/phy Dầu lon: 10.000đồng/kiện · Gas hoá lỏng: Các cửa hàng kinh doanh có bán gas:3,4% doanh thu bán ra Các cửa hàng kinh doanh chuyên bán gas: 4,5% doanh thu · Các cửa hàng khác: Bán hàng do Công ty giao: 1% doanh thu Hàng tự khai thác: 75% do._.