Quy trình đấu thầu mua sắm thiết bị của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam

hiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Với mục đích tăng cường hiệu quả hoạt động, ngày càng hiện đại cơ sở hạ tầng, đầu tư các thiết bị công nghệ tiên tiến theo tiêu chuẩn quốc tế đáp ứng đòi hỏi cao trong khai thác, chế biến dầu khí, TCT rất coi trọng việc mua sắm trang thiết bị. Đây là những thiết bị chuyên dụng không thể thiếu đối với ngành dầu khí mà đa số phải nhập khẩu từ nước ngoài với trình độ công nghệ tiên tiến. Trong công tác đầu tư mua sắm thiết bị, TCT luôn có chủ trương, kế hoạch và phương pháp tiến hành cụ thể để đạt hiệu quả cao. Phương pháp đấu thầu theo nguyên tắc chuẩn mực quốc tế có nhiều ưu điểm và được áp dụng một cách rộng rãi. Đặc biệt là đối với các dự án phức tạp đòi hỏi kỹ thuật cao, các dự án thuộc sự tài trợ của Nhà nước, của định chế tài chính quốc tế, việc mua sắm thiết bị qua đấu thầu quốc tế là phương thức tốt nhất để tránh sai lầm gây tổn hại tới vật chất cũng như uy tín của công ty. Thông qua phương thức đấu thầu, TCT Dầu khí Việt Nam đã tiết kiệm cho ngân sách Nhà nước hàng chục triệu USD so với dự toán ban đầu. Việc áp dụng phương thức đấu thầu đã trở nên gắn bó với ngành Dầu khí. Đấu thầu là một hình thức cạnh tranh lành mạnh và mang lại hiệu quả cao trong đầu tư. Thấy được tầm quan trọng của hoạt động đấu thầu, Nhà nước đã ra quy chế đấu thầu. Quy chế đấu thầu được ban hành nhằm thống nhất quản lý tất cả các hoạt động đấu thầu trong cả nước đảm bảo tính khách quan, đúng đắn và hiệu quả. Để hoàn thiện môi trường pháp lý cho hoạt động đấu thầu, ngày 1/9/1999, Chính phủ đã ra Nghị định 88/CP (ban hành kèm theo quy chế đấu thầu) thay thế cho quy chế đấu thầu trước đó. Nghị định số 14/CP ngày 5/5/2000 ra đời nhằm sửa chữa, bổ sung một số điều của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định 88/CP. Tuy văn bản pháp quy có nhiều thay đổi, bổ sung cho phù hợp song việc áp dụng quy chế đấu thầu ở Tổng công ty DKVN vẫn còn một số nhược điểm cần khắc phục. Vì vậy, đề tài “Quy trình đấu thầu mua sắm thiết bị của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam” được lựa chọn nghiên cứu để ít nhất cũng có thể rút ra một vài ý kiến trả lời cho câu hỏi : Làm thế nào để hoạt động đấu thầu mua sắm thiết bị đạt hiệu quả cao, phù hợp với đặc điểm riêng của ngành dầu khí, đáp ứng đòi hỏi trước mắt và sự phát triển trong tương lai của ngành dầu khí ?. Mục đích nghiên cứu của đề tài là: trên cơ sở phân tích thực trạng quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN, thấy được tồn tại để từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động đấu thầu quốc tế phù hợp với đặc điểm riêng của ngành. Phạm vi nghiên cứu của khoá luận chủ yếu nêu một số lý luận chung về đấu thầu quốc tế, quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN trong 3 năm gần đây (1999-2001), những thuận lợi và tồn tại của quy trình này. Nêu ra phương hướng của Tổng công ty trong những năm tới và các biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình đấu thầu quốc tế của Tổng công ty. Khoá luận được thực hiện trên cơ sở phương pháp diễn giải và phân tích. Kết cấu của Khoá luận: Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, khoá luận gồm ba chương cơ bản sau : Chương I: Lý luận chung về đấu thầu quốc tế. Chương II: Quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị ở Tổng công ty Dầu khí Việt Nam. Chương III: Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình đấu thầu mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN. CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ ĐẤU THẦU QUỐC TẾ I. KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA ĐẤU THẦU QUỐC TẾ 1. Khái niệm Đấu thầu quốc tế là một phương thức giao dịch đặc biệt, trong đó người mua (người gọi thầu) công bố trước các điều kiện mua hàng để người bán (tức người dự thầu) báo giá cả và các điều kiện thanh toán. Sau đó, người mua sẽ chọn mua của người bán nào đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của mình. Theo quy chế đấu thầu do Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam ban hành kèm theo Nghị định 88/CP ngày1/9/1999, mục tiêu của công tác đấu thầu là nhằm thực hiện tính cạnh tranh, công bằng và minh bạch trong quá trình đấu thầu để lựa chọn nhà thầu phù hợp, bảo đảm hiệu quả kinh tế của dự án. Đấu thầu quốc tế là một trong những hình thức giao dịch có hiệu quả trong thương mại quốc tế. Hoạt động đấu thầu quốc tế thường được diễn ra trong một số lĩnh vực như xây dựng, xây lắp, mua sắm vật tư, nhập khẩu thiết bị của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế... Trong kinh doanh quốc tế hiện đại, hoạt động đấu thầu quốc tế ngày càng được áp dụng phổ biến bởi tính hiệu quả cao của nó. Đấu thầu quốc tế được nhìn nhận là một công nghệ hiện đại, một điều kiện thiết yếu đảm bảo thành công cho các nhà đầu tư (chủ dự án), dù là hoạt động đầu tư trong nước hay ở nước ngoài. Tính quốc tế của nó được thể hiện ở sự khác nhau về quốc tịch giữa những người tham gia, có thể là các nhà thầu trong nước và nhà thầu quốc tế, hoặc chủ đầu tư nước ngoài, chủ dự án và các nhà thầu trong nước... Hoạt động đấu thầu quốc tế được xem là một phương thức giao dịch đặc biệt của thương mại quốc tế. Giao dịch này chỉ có một người mua đưa ra yêu cầu của mình cho nhiều người bán cạnh tranh bình đẳng với nhau để làm sao bán được hàng của mình. Để thắng thầu nhà thầu không nhất thiết phải đưa ra giá rẻ nhất (thấp nhất) mà là giá hợp lý nhất. Mức giá hợp lý phải tương ứng với các điều kiện khác về kỹ thuật, chất lượng... thoả mãn tốt nhất yêu cầu của người gọi thầu. Với tính chất là một phương pháp phổ biến và có hiệu quả cao, đấu thầu ngày càng được nhìn nhận là một công nghệ hiện đại, một điều kiện thiết yếu để bảo đảm thành công cho nhà đầu tư. Xét theo quan điểm tổng thể hoạt động đấu thầu phải đảm bảo: + Tối đa về chất lượng, kỹ thuật và tiến độ. + Tối ưu về tài chính. + Hạn chế được các diễn biến căng thẳng giữa các bên hữu quan. 2. Đặc điểm của đấu thầu quốc tế 2.1- Đấu thầu là một phương thức giao dịch đặc biệt, chỉ diễn ra ở một địa điểm, trong một thời gian xác định trước Thời gian và địa điểm của mỗi cuộc đấu thầu được nêu rõ trong các thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, phát thanh, truyền hình... và trong thư mời thầu. 2.2- Đối tượng mua bán không nhất thiết là hàng hoá có sẵn mà mua bán dựa vào tiêu chuẩn kỹ thuật, có thể là hàng hoá hữu hình hay dịch vụ... Nhà thầu có thể biết tiêu chuẩn về kỹ thuật của hàng hoá mà bên mời thầu yêu cầu khi nhận được hồ sơ mời thầu. Các yêu cầu về kỹ thuật của hàng hoá trong thư mời thầu thường rất chi tiết thể hiện rõ mặt hàng trong đấu thầu thường có quy cách phẩm chất phức tạp, giá trị cao. Đấu thầu không chỉ áp dụng trong mua sắm hàng hoá hữu hình mà còn trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ. Trong ngành dầu khí, do đặc điểm riêng của ngành nên lĩnh vực này rất được quan tâm. Công ty dịch vụ kỹ thuật dầu khí thuộc Tổng công ty DKVN chuyên cung cấp các dịch vụ khác nhau từ đơn giản đến phức tạp như dịch vụ tàu thuyền, dịch vụ trực thăng, bảo hiểm, dịch vụ chống dầu tràn, cung cấp lao động kỹ thuật cao, cho thuê văn phòng... 2.3- Trong đấu thầu chỉ có một người mua nhưng có nhiều người bán và giá thành là giá thấp nhất (giá sàn) Đây là đặc điểm nổi bật nhất của hoạt động đấu thầu. Đấu thầu thực sự đem lại lợi ích cho người mua vì nó tạo ra sự cạnh tranh quyết liệt, khách quan và công khai giữa các nhà thầu có năng lực. Các nhà thầu muốn trúng thầu thì phải tính toán đưa ra giá thấp nhất. Tất nhiên giá cả không phải là yếu tố duy nhất quyết định thắng thầu vì còn nhiều yếu tố khác như tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, quan hệ làm ăn giữa hai bên. Thực tế, người thắng thầu không phải là người đưa ra giá thấp nhất mà là người có uy tín trong các lần quan hệ làm ăn trước đây. 2.4- Mọi điều kiện đều được quy định sẵn trừ giá cả Trong bất cứ thư mời thầu nào, bên mời thầu thường đưa ra các điều kiện về mặt hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, thời gian giao hàng và ngay cả Hợp đồng kinh tế cũng được nêu ra trước. Tuy nhiên, giá cả là là điều kiện quan trọng nhất để lựa chọn người thắng thầu nên được quyết định cuối cùng. 2.5- Đấu thầu thường bị chi phối từ cơ quan quản lý nguồn vốn đầu tư về một số các điều kiện cũng như các thủ tục pháp lý Các tổ chức tài chính Quốc tế như WTO, IMF... thường có các quy chế đấu thầu hướng dẫn các nước vay khi sử dụng vốn vay. Riêng nguồn vốn ODA thì các công ty của nước cấp ODA thường thắng thầu trong các cuộc đấu thầu sử dụng vốn này vì hầu hết các nước cung cấp ODA đều quy định các nước vay phải sử dụng ODA để mua hàng hoá và dịch vụ cung cấp bởi nước cấp ODA. 3. Vai trò của đấu thầu quốc tế 3.1- Sự cần thiết của đấu thầu quốc tế Đấu thầu quốc tế ngày càng được áp dụng rộng rãi tại Việt Nam. Thực tế cho thấy, đấu thầu được thực hiện một cách đúng đắn thì tiết kiệm được vốn đầu tư vì khi đó nó có tác dụng làm các chủ đầu tư, các nhà dự thầu phải tính đến hiệu quả của hoạt động trước khi tiến hành ký kết hợp đồng. Công tác đấu thầu là một đòi hỏi thiết yếu để đảm bảo thành công cho các nhà đầu tư dù đó là đầu tư trong nước hay đầu tư nước ngoài. Do tính chất công bằng và cạnh tranh công khai nên đấu thầu quốc tế tạo ra một môi trường bình đẳng cho các nhà kinh doanh từ các quốc gia khác nhau trong việc tổ chức, thực hiện hợp đồng. Đồng thời, đấu thầu quốc tế cũng giúp cho các nhà đầu tư mua được những thiết bị với giá rẻ, đạt yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật và các điều kiện khác. Như vậy, đấu thầu quốc tế đem lại lợi ích cho các bên tham gia. Từ khi Việt Nam mở cửa hoạt động ra thị trường quốc tế, đầu tư vào nước ta tăng lên, xuất hiện đòi hỏi phải xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm thiết bị... Trong khi đó nước ta là một nước đang phát triển, nhu cầu đầu tư nhiều mà nguồn vốn lại có hạn. Như vậy, nếu áp dụng hình thức đấu thầu thì chúng ta có thể tiết kiệm trong sản xuất, đầu tư. Hơn nữa, nước ta đang thực hiện công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước, việc tiết kiệm vốn và đầu tư có hiệu quả là một đòi hỏi thiết yếu. Kể từ khi nước ta chủ trương xây dựng một kinh tế thị trường có khuynh hướng XHCN thì việc áp dụng phương thức đấu thầu ngày càng phổ biến và tỏ ra rất phù hợp với những đòi hỏi thực tế. Không những thế, đấu thầu còn khẳng định tính ưu việt của cơ chế thị trường. Trước kia, trong cơ chế quản lý tập trung chỉ có duy nhất hình thức chỉ định thầu tồn tại. Bản chất của chỉ định thầu là doanh nghiệp phải thực hiện công việc Nhà nước giao. Điều này dẫn tới doanh nghiệp gặp khó khăn khi thực hiện công việc đó hoặc sự độc quyền của doanh nghiệp. Kể từ khi nền kinh tế nước ta vận hành theo cơ chế thị trường, cơ chế quản lý mới đã thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển của mọi thành phần kinh tế, cạnh tranh trở nên gay gắt hơn. Cạnh tranh là một trong những đặc trưng của cơ chế thị trường. Không có cạnh tranh sẽ không có nền kinh tế thị trường. Nền kinh tế thị trường vận hành phải tuân thủ theo những quy luật khách quan riêng, trong đó có quy luật cạnh tranh. Theo quy luật này, các doanh nghiệp phải luôn cải tiến máy móc thiết bị, công nghệ, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm, dịch vụ để giành ưu thế so với đối thủ cạnh tranh. Nếu mục tiêu của kinh doanh là vì lợi nhuận thì mục tiêu thôi thúc các nhà đầu tư quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả là để giành chiến thắng trong cạnh tranh. Như vậy, cạnh tranh là động lực kích thích phát triển thị trường, là điều kiện thuận lợi cho đấu thầu tồn tại. Nhờ cạnh tranh mà chủ đầu tư có thể lựa chọn được các nhà thầu đạt yêu cầu cao nhất : giá bỏ thầu thấp, phương thức và điều kiện tín dụng phù hợp đảm bảo yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng, dịch vụ, bảo hành... Mặt khác, thông qua cạnh tranh, đấu thầu thể hiện sự công bằng, bình đẳng đối với tất cả các nhà cung cấp tiềm năng. Cho nên đấu thầu quốc tế là một hoạt động không thể thiếu trong cơ chế thị trường, nó khẳng định tính ưu việt của cơ chế thị trường. Các doanh nghiệp Nhà nước khi tiến hành mua sắm thiết bị có nhiệm vụ đảm bảo sử dụng vốn của Nhà nước một cách có hiệu quả nhất, tránh lãng phí vốn. Kinh nghiệm của các nước đi trước cho thấy để thực hiện được trách nhiệm đó, doanh nghiệp thực hiện mua sắm thiết bị bằng phương thức đấu thầu. 3.2- Ý nghĩa của đấu thầu Đấu thầu quốc tế ngày càng đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia đặc biệt là với các nước đang phát triển như Việt Nam bởi tính hữu ích đối với chủ đầu tư, với các nhà thầu và Chính phủ. ™ Đối với Nhà nước: Thực hiện đấu thầu quốc tế là biện pháp quản lý tài chính có hiệu quả và tăng cường các lợi ích kinh tế xã hội khác. Đấu thầu quốc tế là cơ sở để đánh giá khả năng của các đơn vị cơ sở, các đối tác nước ngoài, ngăn chặn được các biểu hiện tiêu cực, sự thiên vị, móc ngoặc riêng làm mất đi tính cạnh tranh trong kinh doanh. Đồng thời, thông qua đấu thầu quốc tế mà đất nước thu được những công nghệ mới, hệ thống trang thiết bị, máy móc hiện đại, học hỏi kinh nghiệm quản lý tiên tiến, những kiến thức về kỹ thuật, tư vấn của các chuyên gia, đội ngũ cán bộ, công nhân lành nghề... phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nước. ™ Đối với chủ đầu tư: áp dụng đấu thầu quốc tế là phương thức thích hợp để lựa chọn các nhà thầu có năng lực nhất đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật đặt ra đồng thời cũng có được giá thành và điều kiện tín dụng hợp lý nhất. Đấu thầu chống tình trạng độc quyền của các nhà thầu. Chủ đầu tư giảm được giá vốn đầu tư do có sự cạnh tranh giữa các nhà thầu. Thực tế, giá chào thầu của các nhà thầu chênh nhau từ 30-40% trên cùng một mặt bằng kỹ thuật. Do vậy, các đơn vị trúng thầu có giá trúng thầu giảm từ 20- 30% so với các đơn vị chào thầu cao nhất và giảm từ 10-15% so với giá chào ban đầu của chính đơn vị trúng thầu. Thông qua đấu thầu, chủ đầu tư có thể chọn được thiết bị công nghệ tiên tiến, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật. Công nghệ và kỹ thuật là điều kiện tiên quyết đảm bảo khả năng trúng thầu cho các nhà thầu. Ngoài ra, thông qua việc tham khảo ý kiến của các nhà thầu, các chủ đầu tư còn thu được những thông tin hữu ích cho việc đầu tư, xây dựng các tiêu chuẩn tối ưu trong hồ sơ mời thầu. ™ Đối với nhà thầu: đấu thầu quốc tế là hình thức bảo đảm công bằng và cơ hội tương đối cho tất cả các nhà cung ứng tiềm năng. Đấu thầu quốc tế kích thích các nhà thầu nâng cao trình độ kỹ thuật, công nghệ để đáp ứng các yêu cầu của chủ đầu tư nhằm tăng khả năng cạnh tranh. Thông qua đấu thầu quốc tế, các nhà thầu trong nước có thể tiếp cận được những kỹ thuật công nghệ tiên tiến, học hỏi kinh nghiệm quản lý để nâng cao năng lực cạnh tranh trên trường quốc tế. Các nhà thầu Việt Nam giờ đây đã có nhiều tiến bộ. Sự tiến bộ này thể hiện rõ nét nhất trong đấu thầu công trình có vốn đầu tư nước ngoài, một lĩnh vực trước đây số lượng các đơn vị tự đứng ra thầu độc lập rất ít, tỷ lệ trúng thầu thấp. Ngày nay, các tiêu chí trên có xu hướng ngược lại, số lượng đơn vị tham gia đấu thầu độc lập khá nhiều, tỷ lệ trúng thầu cao. Theo báo cáo tình hình thực hiện công tác đấu thầu năm 1999, Công ty Xây dựng Dầu khí Vũng Tàu tham gia đấu thầu 15 công trình, trúng thầu 10 công trình, chiếm tỷ lệ 66,6%. II. NGUYÊN TẮC VÀ PHƯƠNG THỨC ĐẤU THẦU QUỐC TẾ 1. Nguyên tắc chung của đấu thầu quốc tế Đấu thầu quốc tế không phải là một thủ tục thuần tuý hình thức, thực tế đây là một hệ thống giải pháp cho những vấn đề không thể bỏ qua trong sự phối hợp giữa các chủ thể trực tiếp liên quan đến quá trình đầu tư mà mục đích là đảm bảo cho quá trình này đạt kết quả tối ưu. Phương pháp đấu thầu xoá bỏ những nhược điểm của hai phương pháp tự làm và giao thầu trước đây vì nó phải tuân thủ nghiêm túc các nguyên tắc thường bị bỏ qua hoặc xem nhẹ ở hai hình thức trên. Hiện nay trên thế giới đang tồn tại nhiều quy chế đấu thầu khác nhau như quy chế đấu thầu của FIDIC, WB, ADB... Mỗi bản quy chế đấu thầu đều có những nguyên tắc riêng phù hợp với mục đích của mình. Nhưng nhìn chung các nguyên tắc đấu thầu quốc tế chủ yếu như sau: 1.1- Nguyên tắc cạnh tranh công khai với điều kiện ngang nhau Mỗi cuộc đấu thầu đều phải được thực hiện với sự tham gia của một số nhà thầu có đủ năng lực để hình thành một cuộc cạnh tranh mạnh mẽ. Điều kiện đặt ra với các đơn vị ứng thầu (dự thầu) và thông tin cung cấp cho họ phải ngang nhau, nhất thiết không có sự phân biệt đối xử. 1.2- Nguyên tắc dữ liệu đầy đủ Các nhà thầu phải nhận được đầy đủ tài liệu đấu thầu với các thông tin chi tiết rõ ràng và có hệ thống về quy mô, khối lượng, quy cách, yêu cầu chất lượng, tiến độ và điều kiện thực hiện công trình. Điều này có nghĩa là chủ công trình phải nghiên cứu, tính toán và cân nhắc kỹ lưỡng để tiên liệu chính xác về mọi yếu tố có liên quan đến công trình, tránh tình trạng chuẩn bị sơ sài, tắc trách. 1.3- Nguyên tắc đánh giá công bằng Các hồ sơ dự thầu phải được đánh giá một cách không thiên vị theo cùng một chuẩn mực và được đánh giá bởi một Hội đồng xét thầu có đủ tư cách và năng lực. Lý do để "được chọn" hay "bị loại" đều được giải thích đầy đủ tránh sự ngờ vực. 1.4- Nguyên tắc trách nhiệm phân minh Không chỉ các nghĩa vụ và quyền lợi của các bên liên quan được đề cập và chi tiết hoá trong hợp đồng mà phạm vi trách nhiệm của mỗi bên ở từng phần việc đều được phân minh, rạch ròi để không một sai sót nào không có người chịu trách nhiệm. Mỗi bên có liên quan đều biết rõ mình phải gánh chịu những hậu quả gì nếu có sơ suất và sai phạm và do đó mỗi bên phải nỗ lực tối đa trong việc kiểm soát bất trắc và phòng ngừa rủi ro. 1.5- Nguyên tắc "ba chủ thể" Thực hiện dự án theo thể thức đấu thầu quốc tế luôn có sự hiện diện đồng thời của ba chủ thể: bên mời thầu, nhà thầu và các nhà tư vấn. Trong đó, kỹ sư tư vấn hiện diện như một nhân tố bảo đảm cho hợp đồng luôn thực hiện nghiêm túc đến từng chi tiết, mọi sự bất cập về kỹ thuật hoặc tiến độ đều được phát hiện kịp thời, những biện pháp điều chỉnh đều được đưa ra đúng lúc. Đồng thời, kỹ sư tư vấn cũng chính là nhân tố hạn chế tối đa những mưu toan thông đồng hoặc thoả hiệp gây thiệt hại cho những người chủ đích thực của dự án. Có nhiều điều khoản được thi hành để buộc các kỹ sư tư vấn phải là những chuyên gia có đủ trình độ, năng lực, phẩm chất và phải làm đúng vai trò của những nhà trọng tài công minh được cử đến từ một công ty tư vấn chuyên ngành, công ty này cũng phải được lựa chọn thông qua quá trình đấu thầu theo một quy trình chặt chẽ. 1.6- Nguyên tắc bảo lãnh, bảo hành và bảo hiểm chính đáng Các khoản mục về bảo lãnh, bảo hành, bảo hiểm ... cũng được đề cập trong hồ sơ mời thầu hay hồ sơ dự thầu một cách rõ ràng để các bên liên quan cùng hiểu rõ. Chính sự tuân thủ các nguyên tắc này đã nói lên ý nghĩa, tác dụng tích cực của phương thức đấu thầu. Đấu thầu nhằm kích thích nỗ lực của các bên và thúc đẩy sự hợp tác giữa các bên để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu về chất lượng, tiến độ, tài chính của dự án và do đó bảo đảm lợi ích chính đáng cho cả bên mời thầu và nhà thầu, góp phần tiết kiệm các nguồn lực xã hội. Trước hết đối với chủ đầu tư, căn cứ vào kết quả đấu thầu, chủ thầu chọn lựa nhà thầu có đủ năng lực đáp ứng các yêu cầu của mình về kỹ thuật, trình độ thi công, bảo đảm kế hoạch tiến độ và giá cả hợp lý. Đối với nhà thầu, đấu thầu đảm bảo tính công bằng giữa các nhà thầu ở mọi thành phần kinh tế. Do phải cạnh tranh với nhau cho nên mỗi nhà thầu đều phải cố gắng tìm tòi và đổi mới những kỹ thuật công nghệ tiên tiến, có trách nhiệm cao với dự án, các loại vật tư thiết bị được đem chào với mức giá có tính cạnh tranh cao hơn. * Bảo lãnh dự thầu (đặt cọc dự thầu) Nhà thầu phải nộp tiền bảo lãnh dự thầu cùng với hồ sơ dự thầu. Tiền bảo lãnh dự thầu bằng từ 1-3% tổng trị giá ước tính giá bỏ thầu. Trong một số trường hợp, bên mời thầu có thể quy định mức nộp tiền bảo lãnh thống nhất để bảo đảm bí mật về mức giá dự thầu cho các nhà thầu. Bên mời thầu quy định hình thức, điều kiện và ngân hàng bảo lãnh dự thầu. Tiền bảo lãnh dự thầu được trả lại cho các nhà thầu không đạt kết quả sau khi công bố trúng thầu không quá 30 ngày kể từ ngày công bố. Nhà thầu không được nhận lại tiền bảo lãnh dự thầu trong các trường hợp: +Trúng thầu nhưng từ chối thực hiện hợp đồng. +Rút đơn thầu sau thời gian nộp thầu. +Do vi phạm nghiêm trọng các quy định trong quy chế đấu thầu. Sau khi nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng, đơn vị trúng thầu được hoàn trả tiền bảo lãnh dự thầu. * Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (đặt cọc thực hiện hợp đồng) Bảo lãnh thực hiện hợp đồng là cam kết của nhà thầu thực hiện hợp đồng. Tuỳ loại hình và quy mô của hợp đồng, tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng từ 10-15% tổng giá trị hợp đồng. Trong trường hợp đặc biệt mức bảo lãnh thực hiện hợp đồng có thể trên 15%, nhưng phải được người có thẩm quyền quyết định đầu tư chấp thuận. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến khi thời gian bảo hành của hợp đồng hết hạn. Văn bản bảo lãnh thực hiện hợp đồng bao gồm: +Thời hạn nộp tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng không quá 30 ngày kể từ ngày nhà thầu nhận được thông báo trúng thầu. +Điều kiện bảo lãnh thực hiện hợp đồng. +Thời hạn hiệu lực của bảo lãnh thực hiện hợp đồng. +Loại tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng. 2. Phân loại các hình thức đấu thầu quốc tế 2.1- Căn cứ vào đối tượng đấu thầu : 2.1.1- Đấu thầu mua sắm hàng hoá (Tender for Procurement goods) Theo quy định tại điều 3 Nghị định 88/1999/NĐ-CP thì “hàng hoá” ở đây được hiểu là máy móc, phương tiện vận chuyển, thiết bị (toàn bộ, đồng bộ hoặc thiết bị lẻ), bản quyền sở hữu công nghiệp, bản quyền sở hữu công nghệ, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, hàng tiêu dùng (thành phẩm, bán thành phẩm). Bên mời thầu có thể soạn thảo các điều kiện đấu thầu kèm với thư mời thầu gửi cho các hãng (các công ty) đã được lựa chọn. Dựa vào đơn chào hàng của các hãng này bên mời thầu sẽ lựa chọn nhà thầu thích hợp nhất cho mình. Việc mua sắm thiết bị của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam đang được tiến hành theo hình thức này. 2.1.2- Đấu thầu xây dựng công trình (Tender for Works) Là hình thức đấu thầu thực hiện những công việc thuộc quá trình xây dựng và lắp đặt thiết bị các công trình, hạng mục công trình. Trong loại hình đấu thầu này các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu (giá cả, kỹ thuật, tiến độ, uy tín) được coi trọng hơn cả, người có giá chào thấp nhất chưa chắc đã là người giành được hợp đồng. Cũng trong loại hình đấu thầu nói trên người ta đề cao vai trò của người tư vấn, của vấn đề bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo hành công trình. Do các công trình xây dựng có thể có giá trị rất lớn, vì thế việc quản lý cũng chặt chẽ hơn, tổ chức tốt hoạt động đấu thầu quốc tế sẽ mang lại một khoản tiền tiết kiệm rất đáng kể cho chủ đầu tư. 2.1.3- Đấu thầu tuyển chọn tư vấn (Tender for Consulting Services) Là hình thức đấu thầu nhằm mục đích đáp ứng các yêu cầu về kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn cho Bên mời thầu trong việc xem xét, quyết định, kiểm tra quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án. Trong một số công trình, dự án, các dịch vụ tư vấn được tính chung vào giá công trình, còn đại bộ phận chúng được tách thành các hợp đồng riêng biệt (hợp đồng thiết kế, hợp đồng thuê chuyên gia...). Do tính chất đặc biệt của dịch vụ tư vấn nên người ta thường coi trọng kinh nghiệm và năng lực nhà thầu hơn là giá cả. điều này được thể hiện rõ trong điều 20 mục 8 và 9 của Quy chế đấu thầu 88/1999. 2.1.4- Đấu thầu dự án hoặc đấu thầu lựa chọn đối tác thực hiện dự án (Tender for project) Loại đấu thầu này cũng rất hay gặp ở Việt Nam và các nước trên thế giới. Khi một dự án có từ hai đối tác trở lên thì việc lựa chọn ai là người thực hiện dự án sẽ là điều không dễ dàng. Điển hình của loại hợp đồng nói trên đối với ngành dầu khí Việt Nam đó là các hợp đồng phân chia sản phẩm mà Tổng công ty DKVN ký với rất nhiều hãng dầu khí nước ngoài như Shell (Hà Lan), Mobil, Unocal (Mỹ)... 2.2- Căn cứ vào hình thức lựa chọn nhà thầu Theo điều 4 nghị định 88/CP ra ngày 1/9/1999 ban hành quy chế đấu thầu có quy định về hình thức chọn nhà thầu. 2.2.1- Đấu thầu mở rộng (open bidding hay international competitive) Là hình thức không hạn chế số lượng các nhà thầu tham gia, chủ đầu tư thông báo rộng rãi trên phương tiện thông tin đại chúng và ghi rõ các điều kiện đối với các đơn vị dự thầu tối thiểu 10 ngày trước khi phát hành hồ sơ mời thầu. Đối với những gói thầu lớn, phức tạp về mặt công nghệ và kỹ thuật, bên mời thầu phải tiến hành sơ tuyển nhà thầu đủ năng lực tham gia đấu thầu. Những người tham gia có thể dự thầu bằng cách gửi báo giá của mình đến ban tổ chức. Hình thức này có ưu điểm là khuyến khích tính cạnh tranh giữa các nhà thầu. Các nhà thầu luôn đưa ra các giải pháp tiêu chuẩn đạt chất lượng cao với chi phí tài chính thấp nhất. Tuy nhiên do số lượng nhà thầu không hạn chế nên có thể có nhà thầu chưa đủ năng lực vẫn tham gia dự thầu. Đồng thời, do số lượng nhà thầu lớn nên mất nhiều thời gian và chi phí cho việc tổ chức đấu thầu. 2.2.2- Đấu thầu hạn chế (limited bidding) Là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu chỉ mời một số nhà thầu (tối thiểu là 5) có khả năng đáp ứng các yêu cầu của người gọi thầu. Hình thức này áp dụng với các công trình có quy mô lớn, yêu cầu kỹ thuật phức tạp, danh sách nhà thầu tham dự phải được cấp có thẩm quyền quyết định. Hình thức này chỉ được xem xét áp dụng khi có một trong các điều kiện sau: +Chỉ có một số nhà thầu có khả năng đáp ứng được yêu cầu của gói thầu.  +Các nguồn vốn sử dụng yêu cầu phải tiến hành đấu thầu hạn chế. +Do tình hình cụ thể của gói thầu mà việc đấu thầu hạn chế có lợi thế. Hình thức này có ưu điểm là các nhà thầu tham gia đấu thầu là những người thực sự có đủ năng lực về mọi mặt, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của chủ đầu tư. Công tác tổ chức đấu thầu cũng tốn ít thời gian và chi phí hơn so với tổ chức đấu thầu rộng rãi. Tuy nhiên, do hạn chế số lượng nhà thầu nên cũng hạn chế một phần sự đa dạng trong cạnh tranh giữa các nhà thầu. Đây là hình thức được áp dụng ở nhiều ngành, địa phương do vậy hiệu quả đạt được không cao, đây cũng là kẽ hở dễ tạo ra hiện tượng tiêu cực. Trong 6 tháng đầu năm 2000, Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện tổng số 213 gói thầu trong đó có 54 gói thầu hạn chế, 156 gói thầu chỉ định thầu, 3 gói tự thực hiện. 2.2.3- Chỉ định thầu (single bidding) Chỉ định thầu là hình thức chọn trực tiếp nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói thầu để thương thảo hợp đồng. Bên mời thầu chỉ thương thảo hợp đồng với một số nhà thầu do người có thẩm quyền quyết định đầu tư chỉ định. Hình thức này chỉ được áp dụng trong các trường hợp đặc biệt sau đây: +Trường hợp bất khả kháng do thiên tai dịch hoạ, được phép chỉ định ngay đơn vị có đủ năng lực để thực hiện công việc kịp thời. Sau đó phải báo cáo Thủ tướng Chính phủ về nội dung chỉ định thầu để xem xét phê duyệt. +Gói thầu có tính chất nghiên cứu thử nghiệm, bí mật quốc gia, bí mật an ninh, quốc phòng do Thủ tướng Chính phủ quyết định. +Gói thầu đặc biệt do Thủ tướng Chính phủ quyết định, trên cơ sở báo cáo thẩm định của bộ Kế hoạch và đầu tư, ý kiến bằng văn bản của cơ quan tài trợ vốn và các cơ quan có liên quan. Trong báo cáo đề nghị chỉ định thầu phải xác định rõ ba nội dung sau: +Lý do chỉ định thầu. +Kinh nghiệm và năng lực về mặt kỹ thuật, tài chính của nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu. +Giá trị và khối lượng đã được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ chỉ định thầu. 2.2.4- Chào hàng cạnh tranh Hình thức này được áp dụng cho những gói thầu mua sắm hàng hoá có giá trị dưới 2 tỷ đồng. Mỗi gói thầu phải có ít nhất 3 chào hàng của 3 nhà thầu khác nhau trên cơ sở yêu cầu chào hàng của bên mời thầu. Việc gửi chào hàng có thể được thực hiện bằng cách gửi trực tiếp bằng fax, bằng đường bưu điện hoặc bằng các phương tiện khác. 2.2.5- Mua sắm trực tiếp Trên cơ sở tuân thủ quy định tại khoản 3 điều 4 (chỉ định thầu) của quy chế đấu thầu, hình thức mua sắm trực tiếp được áp dụng trong trường hợp bổ sung hợp đồng cũ đã thực hiện xong (dưới 1 năm) hoặc hợp đồng đang thực hiện với điều kiện chủ đầu tư có nhu cầu tăng thêm số lượng hàng hoá hoặc khối lượng công việc mà trước đó đã tiến hành đấu thầu, nhưng phải đảm bảo không được vượt mức giá hoặc đơn giá trong hợp đồng đã ký trước đó. 2.2.6- Tự thực hiện Hình thức này chỉ được áp dụng với các gói thầu mà chủ đầu tư có đủ năng lực thực hiện trên cơ sở tuân thủ quy định tại khoản 3, điều 4 của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định 88/CP (ngoài phạm vi quy định tại điều 63 của quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng). 2.2.7- Mua sắm đặc biệt Hình thức này được áp dụng đối với các ngành hết sức đặc biệt mà nếu không có những quy định riêng thì không thể đấu thầu được. Cơ quan quản lý ngành phải xây dựng quy trình thực hiện đảm bảo các mục tiêu của Quy chế đấu thầu và có ý kiến thoả thuận của Bộ Kế hoạch và đầu tư để trình Thủ tướng Chính phủ quyết định. 2.3- Căn cứ vào phương thức áp dụng Theo điều 5 quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định 88/CP (1/9/1999) bao gồm 3 phương thức đấu thầu. 2.3.1- Đấu thầu một túi hồ sơ (một phong bì ) Khi dự thầu theo phương thức này, nhà thầu cần nộp các đề xuất về kỹ thuật, tài chính, giá bỏ thầu và những điều kiện khác trong một túi hồ sơ chung. Phương thức này được áp dụng với đấu thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp. 2.3.2- Đấu thầu hai túi hồ sơ (2 phong bì) Khi dự thầu theo phương thức này, nhà thầu cần nộp những đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính trong từng túi hồ sơ riêng vào cùng một thời điểm. Túi hồ sơ đề xuất về kỹ thuật sẽ được xem xét trước để đánh giá, xếp hạng. Các nhà thầu đạt số điểm kỹ thuật từ 70% trở lên sẽ được mở tiếp túi hồ sơ đề xuất về giá để đánh giá. Phương thức này chỉ áp dụng đối với đấu thầu tuyển chọn tư vấn. 2.3.3- Đấu thầu hai giai đoạn Phương thức này áp dụng cho các trường hợp sau: +Các gói thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp có giá trị từ 500 tỷ đồng trở lên. +Các gói thầu mua sắm hàng hoá có tính chất lựa chọn công nghệ thiết bị toàn bộ, phức tạp về công nghệ và kỹ thuật hoặc gói thầu xây lắp đặc biệt phức tạp. +Dự án thực hiện theo hợp đồng chìa khoá trao tay. Quá trình thực hiện phương thức này như sau: ™ Giai đoạn thứ nhất: các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu gồm đề xuất về kỹ thuật và phương án tài chính (chưa có giá) để Bên mời thầu xem xét và thảo luận cụ thể với từng nhà thầu, nhằm thống nhất về yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật để nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu chính thức của mình. ™ Gi._.ai đoạn thứ hai: Bên mời thầu mời các nhà thầu tham gia trong giai đoạn thứ nhất nộp hồ sơ dự thầu chính thức với đề xuất kỹ thuật đã được bổ sung hoàn chỉnh trên cùng một mặt bằng kỹ thuật và đề xuất chi tiết về tài chính với đầy đủ nội dung về tiến độ thực hiện, điều kiện hợp đồng, giá dự thầu. III. QUY TRÌNH THỰC HIỆN ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM THIẾT BỊ 1. Thành lập tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu 1.1- Nguyên tắc Chỉ thành lập tổ chuyên gia hoặc tư vấn giúp việc cho bên mời thầu đối với các dự án không có đấu thầu tuyển chọn tư vấn. Trường hợp có yêu cầu thuê tư vấn (thay cho chỉ định chuyên gia giúp việc), nếu có chi phí từ 500 triệu trở lên, bên mời thầu phải tổ chức đấu thầu. 1.2- Chỉ định tổ chuyên gia hoặc thuê tư vấn Tổ chuyên gia hoặc tư vấn giúp việc cho bên mời thầu được thành lập hoặc thuê có nhiệm vụ sau: +Chuẩn bị các tài liệu pháp lý, soạn thảo hồ sơ mời thầu; +Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu; +Phân tích, đánh giá, so sánh, xếp hạng các hồ sơ dự thầu theo đúng tiêu chuẩn chuyên môn và các yêu cầu đặt ra trong hồ sơ mời thầu; +Tổng hợp, chuẩn bị hồ sơ kết quả đấu thầu, báo cáo chủ đầu tư xem xét. 1.3- Cơ cấu chuyên gia hoặc tư vấn +Thành viên hoặc nhóm thành viên chịu trách nhiệm về các vấn đề công nghệ kỹ thuật. +Thành viên hoặc nhóm thành viên chịu trách nhiệm về các vấn đề kinh tế, tài chính. +Thành viên hoặc nhóm thành viên chịu trách nhiệm về các vấn đề pháp lý (nếu có) và các vấn đề khác. 1.4- Năng lực chuyên gia +Có trình độ chuyên môn liên quan tới gói thầu +Am hiểu nội dung cụ thể của gói thầu +Có kinh nghiệm trong công tác quản lý thực tế và nghiên cứu +Am hiểu quy trình tổ chức đánh giá, xét chọn kết quả đấu thầu. 1.5- Trách nhiệm và quyền hạn của tổ chuyên gia hoặc tư vấn +Tham gia toàn bộ quá trình đấu thầu +Trung thực, khách quan +Bảo mật thông tin +Không được công tác với nhà thầu +Không được tham gia thẩm định kết quả đấu thầu. 2. Lập kế hoạch đấu thầu Kế hoạch đấu thầu của dự án do bên mời thầu lập theo Quy chế đấu thầu và phải được người có thẩm quyền phê duyệt. Trường hợp chưa đủ điều kiện lập kế hoạch đấu thầu của toàn bộ dự án, Bên mời thầu có thể lập kế hoạch đấu thầu cho từng phần của dự án theo giai đoạn thực hiện nhưng phải được người có thẩm quyền cho phép. 2.1- Nội dung của kế hoạch đấu thầu mua sắm thiết bị 2.1.1- Phân chia dự án thành các gói thầu Trừ các hình thức đấu thầu dự án, các hình thức khác đều đòi hỏi phải phân chia dự án thành các gói thầu. Gói thầu là một phần công việc của dự án được phân chia theo tính chất hoặc trình tự thực hiện dự án có quy mô hợp lý và đảm bảo tính đồng bộ của dự án để tổ chức lựa chọn nhà thầu. Việc phân chia gói thầu phải hợp lý, trước hết phải căn cứ vào công nghệ, tính chất hoặc trình tự thực hiện dự án. Gói thầu phải phân chia theo nguyên tắc: +Có quy mô và trình tự hợp lý và đảm bảo tính đồng bộ của dự án. +Phù hợp với công nghệ, tính chất hoặc trình tự thực hiện dự án +Chủ đầu tư không phân chia dự án thành các gói thầu quá nhỏ làm tăng chi phí đấu thầu. 2.1.2- Giá gói thầu và nguồn tài chính Khi xác định giá của từng gói thầu, chủ đầu tư đặt mình vào vị trí của nhà thầu và dễ dàng tìm hiểu, đàm phán với các nhà thầu về các phương án do nhà thầu kiến nghị. Giá dự kiến của bên mời thầu có thể được thông báo trước hoặc giữ kín tuỳ theo thủ tục xét chọn của bên mời thầu. Giá dự kiến của từng gói thầu không được vượt quá giá dự toán (nếu gói thầu là một hạng mục) và tổng giá trị các gói thầu không được vượt tổng mức đầu tư hoặc tổng mức dự toán đã được phê duyệt. 2.1.3- Hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu áp dụng đối với từng gói thầu Hình thức đấu thầu mở rộng đang được khuyến khích áp dụng. Hình thức đấu thầu hạn chế chỉ được áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt. Bên mời thầu phải giải thích lý do và đề xuất danh sách các nhà thầu có khả năng tham gia. Đối với các gói thầu nhỏ, đơn giản nên vận dụng theo các phương thức thích hợp như đấu thầu một túi hồ sơ, chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp... 2.1.4- Thời gian tổ chức đấu thầu cho từng gói thầu Thời hạn nộp thầu cần được quy định hợp lý nhằm tạo điều kiện cho các nhà thầu kịp chuẩn bị hồ sơ dự thầu. 2.1.5- Loại hợp đồng cho từng gói thầu Thông thường có ba phương thức thực hiện hợp đồng trong đấu thầu. Việc lựa chọn để thực hiện một trong ba phương thức này căn cứ vào tính chất, quy mô và thời gian thực hiện của từng gói thầu. +Hợp đồng trọn gói: là hợp đồng thực hiện theo giá khoán gọn. Đối với các gói thầu có điều kiện xác định rõ khối lượng, số lượng, thời gian thì áp dụng theo phương thức này. Trong quá trình thực hiện hợp đồng không được thay đổi giá cả đã thoả thuận, tức giá trúng thầu là giá thanh toán hợp đồng. Đối với dự án Nhà nước phải được người có thẩm quyền quyết định đầu tư phê duyệt bằng văn bản. Trường hợp có những phát sinh ngoài hợp đồng nhưng không do nhà thầu gây ra thì sẽ được người có thẩm quyền xem xét, quyết định. +Hợp đồng chìa khoá trao tay: là hợp đồng bao gồm toàn bộ các công việc thiết kế, cung cấp thiết bị và xây lắp của một gói thầu được thức hiện thông qua một nhà thầu. Chủ đầu tư có trách nhiệm tham gia giám sát quá trình thực hiện, nghiệm thu và nhận bàn giao khi nhà thầu hoàn thành toàn bộ công trình theo hợp đồng đã ký. Phương thức này áp dụng đối với những dự án thực hiện theo hình thức đấu thầu toàn bộ dự án, chủ đầu tư không có khả năng quản lý. +Hợp đồng có điều chỉnh giá: là hợp đồng áp dụng cho những gói thầu mà tại thời điểm ký kết hợp đồng không đủ điều kiện xác định chính xác về số lượng và khối lượng hoặc có biến động lớn về giá cả do chính sách của Nhà nước thay đổi và hợp đồng có thời gian thực hiện trên 12 tháng. Việc thực hiện hợp đồng có điều chỉnh giá phải tuân theo quy định tại điều 7 của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định 88/CP (1/9/1999). 2.1.6- Thời gian thực hiện hợp đồng Thời gian thực hiện gói thầu là thời gian hoàn thành công việc của gói thầu. Thời gian thực hiện hợp đồng được xác định dựa trên cơ sở kế hoạch tiến độ của dự án. Thời gian thực hiện hợp đồng tính từ ngày hợp đồng được hai bên ký kết cho đến khi ký kết hoàn thành bàn giao. 2.2- Một số yêu cầu về quy mô và chia gói hợp đồng +Trong đấu thầu quốc tế, quy mô của hợp đồng phải thu hút cạnh tranh quốc tế. + Chỉ áp dụng với hợp đồng chìa khoá trao tay nếu cần thiết. án. +Các gói thầu phải phù hợp với các yêu cầu về thời gian biểu của dự 3. Mời thầu Việc mời thầu giúp các nhà thầu tham gia quyết định xem có nên tham gia hay không và phải được phân phối với nội dung của các hồ sơ đấu thầu. Mục đích của việc mời thầu là nhằm bảo đảm cạnh tranh tối đa và cơ hội bình đẳng cho tất cả các nhà thầu. Mời thầu bao gồm những nội dung sau: + Xác định chính thức cơ quan đấu thầu. + Nguồn tài trợ. + Mô tả các loại hàng hoá, gói thầu sẽ được đấu thầu. + Địa chỉ cơ quan đấu thầu. + Thông tin về cách nhận hồ sơ dự thầu và chi phí của tập hồ sơ. + Loại về lượng tiền bảo lãnh cần có. + Nơi và hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu. + Yêu cầu chất lượng tối thiểu. + Nơi và thời gian mở thầu với tuyên bố rằng các đại diện đơn vị dự thầu có thể dự mở thầu. 3.1- Hồ sơ mời thầu Hồ sơ mời thầu là tập tài liệu do bên mời thầu chuẩn bị để gửi đến các nhà thầu. Đối với đấu thầu mua sắm thiết bị vật tư, hồ sơ đấu thầu bao gồm: thông báo mời thầu, chỉ dẫn với nhà thầu, các yêu cầu về công nghệ, vật tư thiết bị, tính năng kỹ thuật, biểu giá, điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng, bảo lãnh dự thầu, mẫu thoả thuận hợp đồng, bảo lãnh thực hiện hợp đồng. * Thư mời thầu: là một văn bản trong tập hồ sơ mời thầu.Trong thư mời thầu, bên mời thầu cần làm rõ những nội dung sau: + Giới thiệu về mục đích đấu thầu + Nội dung hồ sơ đấu thầu + Quy định về nộp hồ sơ đấu thầu + Quy định mở thầu + Quy định đánh giá hồ sơ đấu thầu + Quy định thương thảo hợp đồng. * Chỉ dẫn với nhà thầu: với mục đích là cung cấp cho các nhà thầu những thông tin cần thiết về tính chất của vật tư thiết bị đấu thầu cũng như cách chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu. Những thông tin chủ yếu trong quá trình đấu thầu bao gồm: + Yêu cầu về năng lực của nhà thầu + Mẫu đơn dự thầu và thời gian nộp hồ sơ dự thầu + Thủ tục đánh giá hồ sơ dự thầu + Điều kiện trao đổi hợp đồng + Những thông tin khác có liên quan: Phạm vi đấu thầu, chi phí tham gia đấu thầu, yêu cầu chất lượng thiết bị, điều kiện về giá thầu, thời hạn hiệu lực của hồ sơ dự thầu, thủ tục trao hợp đồng... * Biểu giá: là một văn bản trong hồ sơ mời thầu mà bên mời thầu gửi cho các nhà thầu. Trong biểu giá cần làm rõ: cơ cấu giá trị, giá đơn vị, giá đấu thầu toàn bộ, xuất xứ hàng hoá mà các nhà thầu xin cung ứng theo hợp đồng. Cơ cấu giá bao gồm: giá xuất xưởng, giá cung ứng tại nơi tiêu thụ, thuế doanh thu và các loại thuế khác nếu trúng thầu. Giá do người thầu báo là giá cố định trong suốt thời kỳ đấu thầu thực hiện hợp đồng và sẽ không thay đổi. * Các điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng: nếu được áp dụng tuỳ theo tính chất của từng dự án. * Bảo lãnh dự thầu: là một khoản tiền mà người đấu thầu phải nộp cho các bên mời thầu nhằm bảo vệ người mua chống rủi ro về ứng xử của người đấu thầu, đồng thời tăng cường trách nhiệm của người đấu thầu. Theo quy định hiện nay, tiền bảo lãnh dự thầu bằng 1- 3% tổng giá trị ước tính giá thầu. Còn theo thông lệ quốc tế là 2- 5% giá thầu. Trong một số trường hợp, bên mời thầu có thể quy định mức nộp tiền bảo lãnh thống nhất để đảm bảo về mức giá dự thầu cho các nhà thầu. Bảo lãnh dự thầu được xác định bằng đồng tiền trong hồ sơ đấu thầu hoặc theo hình thức khác. Bảo lãnh dự thầu của người không trúng thầu sẽ được trả lại trong thời gian không quá 30 ngày, kể từ ngày công bố kết quả. Tuy nhiên, nó không được trả lại cho các nhà thầu trong các trường hợp sau: + Nhà thầu rút đơn thầu trong thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu + Nhà thầu trúng thầu nhưng không chịu ký kết hợp đồng, không chịu nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng + Vi phạm Quy chế đấu thầu được quy định tại điều 60 của Quy chế ban hành kèm theo Nghị định 88/CP. Nếu nhà thầu không chịu nộp bảo lãnh dự thầu như quy định trong hồ sơ mời thầu thì hồ sơ dự thầu sẽ bị loại. Bảo lãnh dự thầu không áp dụng trong trường hợp chỉ định thầu. * Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (đặt cọc): là cam kết của nhà thầu thực hiện hợp đồng tuỳ theo loại hình và quy mô của hợp đồng, tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng thương từ 10- 15% tổng giá trị hợp đồng. Trong một số trường hợp số tiền này có thể quy định lớn hơn. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến khi thời gian bảo lãnh của hợp đồng hết hạn. Nội dung của văn bản bảo lãnh gồm: + Thời hạn nộp tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng kể từ ngày nhà thầu nhận được thông báo trúng thầu và trước khi ký hợp đồng. + Hình thức bảo lãnh dưới dạng tiền mặt, séc, bảo lãnh của ngân hàng hoặc hình thức tương đương. + Thời hạn hiệu lực của bảo lãnh thực hiện hợp đồng + Loại tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng Nếu người thắng thầu không tuân thủ việc ký kết hợp đồng và nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng, người mua có quyền huỷ bỏ hợp đồng và trao hợp đồng cho người đấu thầu kế cận hoặc mở cuộc đấu thầu mới. 3.2- Thông báo mời thầu Thông báo mời thầu chỉ được áp dụng trong trường hợp đấu thầu rộng rãi. Nội dung thông báo mời thầu được phát hành rộng rãi nhằm cung cấp thông tin ban đầu cho các nhà chuẩn bị tham gia đấu thầu. Bên mời thầu phải tiến hành thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng tối thiểu là ba kỳ liên tục. Trường hợp đấu thầu quốc tế, bên mời thầu phải thông báo ít nhất trên một tờ báo tiếng Anh được phát hành rộng rãi ở Việt Nam. 3.3- Gửi thư mời thầu Đối với đấu thầu hạn chế, bên mời thầu cần gửi thư mời thầu trực tiếp đến từng nhà thầu trong danh sách mời thầu đã được duyệt. 3.4- Sửa đổi nội dung hồ sơ mời thầu Bên mời thầu có thể thay đổi nội dung hồ sơ mời thầu với điều kiện phải thông báo trước 10 ngày tới tất cả các nhà thầu bằng văn bản về nội dung thay đổi trong hồ sơ mời thầu đã phát hành. 4. Sơ tuyển nhà thầu Tuỳ theo từng loại đấu thầu, bên mời thầu phải tìm được một số nhà thầu hợp lý sao cho vừa đảm bảo tính cạnh tranh trong đấu thầu mà vẫn chọn được nhà thầu có năng lực, phẩm chất tốt nhất. Sơ tuyển nhà thầu được áp dụng chủ yếu đối với những công trình hợp đồng chìa khoá trao tay và những hợp đồng phức tạp về mặt kỹ thuật, đối với các gói thầu mua sắm vật tư thiết bị trên 300 tỷ VNĐ. Bên mời thầu phải làm các công việc sau: 4.1- Mời các nhà thầu dự sơ tuyển Việc sơ tuyển nhà thầu được thông báo rộng rãi, hạn chế trên các phương tiện thông tin đại chúng hoặc qua các đại sứ quán... trong thông báo sơ tuyển có nội dung: tên bên mời thầu, khái quát về dự án (quy mô, địa điểm, công trình), ngày phát tài liệu đấu thầu, chỉ dẫn làm đơn tự khai năng lực dự sơ tuyển, ngày nhà thầu nộp bản khai năng lực dự sơ tuyển. 4.2- Phát và nộp các văn kiện sơ tuyển Bên mời thầu phát hành các chỉ dẫn dự sơ tuyển và các câu hỏi đến mỗi nhà thầu. Các câu hỏi sơ tuyển bao gồm: tổ chức và cơ cấu; kinh nghiệm trong loại hình công tác dự kiến; nguồn lực về quản lý- kỹ thuật, lao động, nhà máy; tình trạng tài chính. 4.3- Phân tích các số liệu dự sơ tuyển và lựa chọn thông báo danh sách các nhà thầu được lựa chọn Phân tích về: công ty, kinh nghiệm, nguồn lực, tính ổn định về tài chính, tính phù hợp chung. Hầu hết các dự án có vốn đầu tư từ các nguồn tài trợ ODA, nguồn vốn vay từ các tổ chức tài chính như: WB, ADB, OECF.. đều có bước sơ tuyển nhà thầu do phải thực hiện theo quy chế đấu thầu của chính các tổ chức này và do các tổ chức này theo dõi. Sơ tuyển nhà thầu đảm bảo rằng chỉ có những nhà thầu có đủ năng lực tài chính và kỹ thuật được mời nộp hồ sơ dự thầu và để tiết kiệm chi phí chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Đồng thời, xác định được phạm vi đấu thầu và tránh những sai lệch đối với hồ sơ dự thầu chào giá thấp nhất. 5. Chuẩn bị tài liệu đấu thầu Tài liệu đấu thầu mà bên mời thầu chuẩn bị phải đạt các yêu cầu sau: + Thông báo cho các nhà thầu về dự án sẽ thực hiện và những hàng hoá sẽ được cung cấp, hướng dẫn cho các nhà thầu về thủ tục nộp hồ sơ dự thầu, nêu ra các điều kiện chung của hợp đồng, thông báo cho các nhà thầu về tiêu chuẩn xét thầu. + Tài liệu gồm có: thông báo mời thầu, hướng dẫn cho các nhà thầu và các điều kiện đấu thầu, mẫu đơn dự thầu, các điều kiện của hợp đồng, các đặc tính kỹ thuật, bản tiên lượng, mẫu đơn dự thầu và biểu giá, mẫu bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng. + Hướng dẫn cho các nhà thầu, mô tả tính hợp lệ của các nhà thầu, ngôn ngữ của đơn thầu, thủ tục nộp hồ sơ dự thầu, ngày đóng thầu, ngày mở thầu, thời gian, địa điểm, yêu cầu bảo lãnh dự thầu, hiệu lực của hồ sơ dự thầu, tiêu chuẩn xét thầu, loại tiền bỏ thầu... + Đặc tính kỹ thuật phải nêu rõ ràng và đầy đủ chi tiết, không hạn chế, không phân biệt. Nếu cho phép sử dụng các hồ sơ dự thầu thay thế thì điều này phải được ghi rõ trong bảng tính kỹ thuật. 6. Nộp hồ sơ dự thầu Khi nhận được thông báo mời thầu hay thư mời thầu, các công ty, các tổ chức nếu đủ điều kiện và muốn tham dự thì tham khảo hồ sơ mời thầu, chuẩn bị hoàn tất hồ sơ dự thầu và gửi đến cho bên mời thầu theo thời gian và địa chỉ đã ghi trong thông báo mời thầu hay thư mời thầu. Căn cứ vào quy mô và sự phức tạp của gói thầu, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 15 ngày đối với đấu thầu trong nước và 30 ngày với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu. 6.1- Thủ tục nộp hồ sơ dự thầu Nhà thầu phải niêm phong bản gốc và mỗi bản sao của hồ sơ dự thầu vào các phong bì riêng, đánh dấu đầy đủ vào các phong bì để phân biệt "bản gốc" và "bản sao". Sau đó các phong bì sẽ được niêm phong vào các phong bì chung. Phong bì trong và phong bì ngoài phải: + Gửi cho bên mời thầu theo địa chỉ đã thông báo trong bảng dữ liệu đấu thầu thông qua bưu điện hoặc trực tiếp. + Mang tên của dự án, tiêu đề của thông báo mời thầu nêu trong bảng dự liệu đấu thầu, và dòng chữ "không được mở trước", cùng với ngày giờ đã quy định. Phong bì ngoài phải ghi rõ tên, địa chỉ của nhà thầu để hồ sơ có thể được trả lại trong trường hợp hồ sơ được coi là nộp muộn. 6.2- Thời hạn nộp hồ sơ + Hồ sơ dự thầu phải được bên mời thầu nhận tại địa chỉ đã quy định, không chậm quá ngày giờ đã quy định. Thời hạn nộp thầu sẽ phụ thuộc quy mô và sự phức tạp của từng gói thầu nhưng tối đa không quá 60 ngày đối với đấu thầu mua sắm thiết bị. + Bên mời thầu có thể chủ động mở rộng thời hạn nộp hồ sơ dự thầu bằng cách sửa đổi tài liệu đấu thầu. Việc gia hạn thời gian nộp hồ sơ dự thầu phải được thông báo cho tất cả các bên nhận tài liệu đấu thầu. Trong trường hợp này, mọi quyền lợi và nghĩa vụ của bên mời thầu và nhà thầu trước đây bị phụ thuộc vào thời hạn cũ sẽ theo thời gian đã được gia hạn. 6.3- Hồ sơ dự thầu nộp muộn Những hồ sơ dự thầu nộp sau ngày đã quy định trong hồ sơ dự thầu là không hợp lệ sẽ bị từ chối và được hoàn trả nhà thầu dưới dạng chưa mở trừ trường hợp bất khả kháng. 6.4- Thay đổi và rút hồ sơ dự thầu + Nhà thầu có thể thay đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu sau khi nộp. Nhưng họ phải gửi thông báo bằng văn bản về sự sửa đổi đó, bao gồm việc thay thế hoặc rút hồ sơ với điều kiện có yêu cầu trước thời hạn nộp cuối cùng đã quy định. + Thông báo thay đổi hoặc rút hồ sơ của nhà thầu sẽ được chuẩn bị, niêm phong, đánh dấu và gửi đi đúng quy định. Thông báo rút hồ sơ có thể gửi bằng telex, fax hoặc thư bảo đảm tới bên mời thầu. + Không được thay đổi hồ sơ dự thầu sau thời hạn nộp hồ sơ. + Không được rút hồ sơ trong khoảng thời gian giữa thời hạn nộp hồ sơ và thời hạn kết thúc hiệu lực của hồ sơ mà nhà thầu đã ghi trong mẫu đơn xin dự thầu. Việc rút hồ sơ trong thời gian này nhà thầu có thể bị tước bảo lãnh dự thầu. 6.5- Nội dung hồ sơ dự thầu + Đơn dự thầu: trong đó ghi rõ thời hạn hiệu lực của đơn dự thầu, cam kết sẽ tiến hành thực hiện ngay công việc khi nhận được thông báo trúng thầu và hoàn thành bàn giao toàn bộ công việc đúng thời hạn nêu trong hợp đồng. + Bản sao giấy đăng ký kinh doanh và chứng chỉ hành nghề nhằm cung cấp thông tin chung về pháp lý, chứng tỏ tính hợp pháp của bên mời thầu. + Tài liệu giới thiệu năng lực nhà thầu: gồm có năng lực tài chính của doanh nghiệp, năng lực công tác của cán bộ điều hành, danh sách các hợp đồng đã thực hiện, kinh nghiệm trong công việc... Đây là một trong những khâu quan trọng đối với nhà thầu. Nó góp phần quyết định nhà thầu có thắng thầu hay không nhất là trong trường hợp có nhiều nhà thầu có giá dự thầu gần như ngang nhau để chủ đầu tư lựa chọn. + Biện pháp tiến hành công việc cụ thể, chi tiết trong từng hạng mục. + Tổ chức tiến hành thực hiện hợp đồng. + Bản dự toán giá thầu: phải đưa ra mức giá hợp lý để chi phí bỏ ra là thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng thiết bị và đem lại lợi nhuận cho nhà thầu. + Bảo lãnh dự thầu: là số tiền bên dự thầu gửi cho bên mời thầu có giá trị từ 1-3% tổng giá trị ước tính dự thầu để bảo lãnh cho nhà thầu tham dự đấu thầu. Trong một số trường hợp, mức bảo lãnh dự thầu được bên mời thầu quy định một mức thống nhất trong hồ sơ mời thầu. 7. Mở thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu 7.1- Mở hồ sơ dự thầu * Nguyên tắc chung: việc mở thầu được tiến hành công khai. Trong một số trường hợp đặc biệt chỉ mời một số hạn chế các nhà thầu tham gia vào các ngày giờ và địa điểm quy định. Khuyến khích mở thầu ngay sau khi đóng thầu nhưng không quá 48 giờ kể từ thời điểm hết hạn nộp thầu. Thực tế, dự án nhà máy xi măng Nghệ An gói thầu số 4 mở thầu sau 39 ngày và gói thầu số 12 mở thầu sau 36 ngày kể từ khi đóng thầu. * Chuẩn bị mở thầu: +Mời đại biểu để tham dự chứng kiến gồm: đại diện cơ quan quản lý ngành có liên quan, đại diện cơ quan tài trợ và đại diện của từng nhà thầu. + Chuẩn bị các phương tiện thông báo cần thiết + Chuẩn bị các hồ sơ dự thầu để mở theo thứ tự. * Trình tự mở thầu + Thông báo thành phần tham dự +Thông báo số lượng và tên nhà thầu có hồ sơ dự thầu đã nộp + Kiểm tra niêm phong các hồ sơ dự thầu + Mở lần lượt các hồ sơ, đọc và ghi lại những thông tin chủ yếu: tên các nhà thầu, sự thay đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu, số lượng các bản chính, bản sao, tổng giá dự thầu, tỷ lệ giảm giá và các chi tiết tương tự khác sẽ được bên mời thầu chủ động xem xét đánh giá bất kể trong trường hợp nào. Việc đánh giá này chỉ mang tính thủ tục không mất nhiều thời gian và công sức. + Bên mời thầu phải chuẩn bị biên bản của buổi mở thầu. * Ký xác nhận hồ sơ dự thầu * Ký xác nhận vào biên bản mời thầu: các đại diện có mặt của các nhà thầu phải ký vào biên bản mở thầu để xác nhận sự có mặt của mình. * Quản lý các hồ sơ dự thầu theo quy chế bảo mật của Nhà nước. 7.2- Đánh giá hồ sơ dự thầu Sau khi mở thầu, bên mời thầu dành khoảng thời gian từ 1-3 tháng để xem xét đánh giá đơn thầu. Việc đánh giá đơn thầu được tiến hành thận trọng theo các điều kiện tiêu chuẩn đã được quy định sẵn (kỹ thuật, tài chính, năng lực, kinh nghiệm...). Các thay đổi tuỳ thuộc vào từng cuộc đấu thầu và phải phụ thuộc vào tính chất của đối tượng của cuộc đấu thầu. Nếu trong đấu thầu mua sắm thiết bị với đặc điểm kỹ thuật được tiêu chuẩn hoá và tương đối đơn giản thì việc đánh giá chỉ dựa trên giá cả là biện pháp thích hợp nhất. Khi đấu thầu mua sắm thiết bị có đặc tính phức tạp hơn như độ bền, mức tiêu thụ năng lượng... thì cần thêm các tiêu chuẩn khác. Trong các cuộc đấu thầu, bên mời thầu có thể xây dựng các thang điểm để thuận tiện đánh giá. Những đơn thầu có số điểm cao nhất và đáp ứng được các tiêu chuẩn đề ra được coi là thắng thầu. Một số dự án có thời gian xét thầu vượt quá thời hạn quy định là 60 ngày như gói thầu số 1 dự án cấp nước và vệ sinh 7 thành phố, thị xã sau khi mở thầu 2 tháng thì tổ chuyên gia mới đánh giá, 10 tháng sau Bộ xây dựng mới trình TTg Chính phủ phê duyệt. 7.2.1- Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu + Đánh giá tính phù hợp của hồ sơ dự thầu: trước hết bên mời thầu phải xem xét tính phù hợp về mặt hành chính của từng hồ sơ dự thầu đối với các quy định trong hồ sơ mời thầu nhằm xác định khả năng đáp ứng của từng hồ sơ dự thầu. Xem xét tính hoàn thiện của hồ sơ dự thầu, kể cả các thông tin cần thiết như các phục lục, tài liệu kèm theo, tiêu chuẩn kinh nghiệm, tiến độ thực hiện, yêu cầu nộp hồ sơ dự thầu... + Làm rõ hồ sơ dự thầu: để giúp quá trình kiểm tra, đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu, bên mời thầu có thể yêu cầu các nhà thầu làm rõ hơn hồ sơ dự thầu đã nộp. Việc làm rõ hồ sơ không được làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu trừ trường hợp sai lỗi số học. Những hồ sơ dự thầu không thực hiện đúng các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu được coi là những hồ sơ dự thầu không phù hợp và có thể bị loại nhưng phải báo cáo với người có thẩm quyền quyết định đầu tư xem xét. 7.2.2- Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu + Xem xét giá dự thầu để điều chỉnh: bên mời thầu xem xét hồ sơ dự thầu để sửa lỗi số học và điều chỉnh giá dự thầu. +Chuyển đổi giá sang một loại tiền chung để đánh giá hồ sơ dự thầu. Tỷ giá hối đoái dùng chuyển đổi là tỷ giá của ngày mở thầu theo ngân hàng Nhà nước Việt Nam. + Xem xét tính phù hợp của hồ sơ dự thầu về mặt kỹ thuật bao gồm các yếu tố kỹ thuật chủ yếu như: quy mô công trình, thiết bị hoặc vật liệu đã quy định, tiến độ giao hàng thực hiện... Xác định những khác biệt với tiêu chuẩn kỹ thuật đã quy định để điều chỉnh về mặt tài chính. + Điều chỉnh những sai lệch: nếu hồ sơ dự thầu có những sai lệch không quá 10% tổng giá trị dự thầu và không cơ bản so với các yêu cầu của hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải điều chỉnh giá dự thầu để có thể so sánh các hồ sơ dự thầu trên cùng một mặt bằng. + Đánh giá theo tiêu chuẩn đã được phê duyệt: năng lực kinh nghiệm của nhà thầu, khả năng kỹ thuật, khả năng tài chính và giá cả, thời gian thực hiện hợp đồng, khả năng chuyển giao công nghệ dự án, kế hoạch đào tạo cán bộ công nhân Việt Nam, các chỉ tiêu cần thiết khác. 7.2.3- Đánh giá tổng hợp và xếp hạng nhà thầu Khi các hồ sơ dự thầu được kiểm tra là đáp ứng về tổng thể, bên mời thầu sẽ tiến hành đánh giá chung và xếp hạng các hồ sơ dự thầu theo tiêu chuẩn đánh giá nêu trên. Việc đánh giá tổng hợp trên cơ sở giá quy đổi trên cùng một mặt bằng và theo hệ thống điểm đã phê duyệt. 8. Đàm phán và ký kết hợp đồng Bên mời thầu sẽ ký hợp đồng với nhà thầu được coi là đáp ứng về cơ bản các yêu cầu của bên mời thầu, giá bỏ thầu hợp lý. Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, bên mời thầu phải gửi thông báo trúng thầu bằng văn bản tới người trúng thầu kèm theo dự thảo hợp đồng có lưu ý tới những điểm cần bổ sung. Bên mời thầu gửi cho nhà thầu lịch biểu nêu rõ yêu cầu về thời gian thương thảo, nộp bảo lãnh hợp đồng và ký kết hợp đồng. Khi nhận được thông báo trúng thầu, trong khoảng thời gian đã quy định trong tài liệu đấu thầu mà nhà thầu không gửi chấp nhận tới bên mời thầu thì coi như nhà thầu không chấp nhận ký và thực hiện hợp đồng. Trong trường hợp này, bên mời thầu tịch thu bảo lãnh dự thầu và có thể trao hợp đồng cho nhà thầu có giá bỏ thầu được đánh giá là thấp nhất tiếp theo hoặc thông báo đấu thầu lại. Theo lịch biểu đã thống nhất, hai bên sẽ tiến hành thương thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng chính thức. Đối với các hợp đồng nhỏ, đơn giản, khi nhận được thông báo trúng thầu và dự thảo hợp đồng, nhà thầu và chủ đầu tư có thể ký ngay hợp đồng để có thể triển khai thực hiện. Trong đấu thầu mua sắm thiết bị, bên mời thầu có quyền tại thời điểm trao hợp đồng tăng hoặc giảm, theo tỷ lệ phần trăm đã đưa ra trong bảng dự liệu đấu thầu, khối lượng các thiết bị hàng hoá và dịch vụ đã được quy định trước trong bảng lịch biểu các yêu cầu nhưng không có bất kỳ sự thay đổi nào. Cùng với việc đàm phán ký hợp đồng, nhà dự thầu phải nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng tại một ngân hàng. Trị giá của khoản tiền này dao động từ 10- 15% trị giá của hợp đồng. Công tác đấu thầu là một lĩnh vực phức tạp và rất nhậy cảm, nhằm khắc phục những vướng mắc cũng như những tồn tại trong công tác đấu thầu, Chính phủ đã ban hành Quy chế đấu thầu kèm theo Nghị định 88/1999/ NĐ-CP ngày 1/9/1999 và Nghị định 14/2000/NĐ-CP sửa đổi một số điều của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định 88/CP ngày 5/5/2000 thay thế cho quy chế cũ để phù hợp hơn với tình hình thực tế của hoạt động đấu thầu. Tổng công ty DKVN trên tinh thần quán triệt các văn bản pháp lý của Nhà nước, đã ban hành một số văn bản nhằm cụ thể hoá đường lối chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước trong các hoạt động mua sắm thiết bị cho ngành dầu khí. Tuy nhiên, do năng lực, trình độ còn một số hạn chế nhất định, vai trò quản lý Nhà nước còn chưa được phát huy đúng mức, thể hiện việc ban hành các văn bản pháp quy hướng dẫn cụ thể của ngành còn thiếu tính hệ thống, còn nhiều thiếu sót và thay đổi thường xuyên khiến cho việc thực hiện gặp nhiều khó khăn. CHƯƠNG II QUY TRÌNH ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM THIẾT BỊ Ở TỔNG CÔNG TY DKVN I. TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY DKVN VÀ HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM THIẾT BỊ CỦA CÔNG TY 1. Tổng quan về Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam 1.1- Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Tổng công ty DKVN Thực hiện chủ trương của Nhà nước tiếp tục việc đổi mới tổ chức và cơ chế quản lý, QĐ 91/TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc thí điểm thành lập tập đoàn kinh doanh, ngày 30/5/1995 Thủ tướng chính phủ đã quyết định thành lập Tổng công ty dầu khí Việt Nam theo mô hình Tổng công ty 91, ban hành Nghị định số 38/CP phê chuẩn Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty DKVN. Tổng công ty DKVN có tên giao dịch quốc tế là Vietnam Oil and Gas Corporation, viết tắt là PetroVietnam (PV). Trụ sở chính của Tổng công ty tại 22- Ngô Quyền- Hà Nội. Trải qua 36 năm hình thành và phát triển, Tổng công ty DKVN đã không ngừng lớn mạnh và phát triển. 1.1.1- Chức năng của Tổng công ty DKVN Tổng công ty DKVN là một tổ chức kinh tế của Nhà nước, có tư cách pháp nhân, hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế toàn ngành. Tổng công ty có chức năng về hoạt động kinh doanh dựa trên cơ sở các hoạt động Nhà nước giao. TCT có quyền chủ động sản xuất, kinh doanh, đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh, tổ chức XNK thiết bị, vật tư dầu khí, khí thiên nhiên, các sản phẩm khí và dầu mỏ, dịch vụ dầu khí và là đầu mối dịch vụ cho các công ty, tổ chức liên doanh dầu khí trong và ngoài nước. Tổng công ty thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về hoạt động liên quan đến công việc Nhà nước giao. TCT phải quản lý và chịu mọi trách nhiệm trước Nhà nước về hiệu quả sử dụng tài nguyên dầu khí, vốn và tài sản của tất cả các đơn vị thành viên và cơ quan Tổng công ty. 1.1.2- Nhiệm vụ của Tổng công ty DKVN Tổng công ty có các nhiệm vụ chính như : nghiên cứu, tìm kiếm, thăm dò, khai thác, chế biến, tàng trữ, vận chuyển, làm dịch vụ dầu khí; xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị dầu khí, dầu thô, các sản phẩm dầu khí; lưu thông các sản phẩm dầu khí và tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo pháp luật. Ngoài ra, TCT còn thực hiện các nhiệm vụ khác do Nhà nước giao, liên doanh, liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước. Tổng công ty nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn, phát triển vốn bao gồm cả vốn đầu tư vào các doanh nghiệp khác. TCT nhận và sử dụng có hiệu quả tài nguyên, đất đai, vùng biển và các nguồn lực khác do Nhà nước giao để thực hiện nhiệm vụ SXKD và những nhiệm vụ khác được giao. Tổng công ty tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học- công nghệ (KH-CN), công tác đào tạo đội ngũ cán bộ, chuyên gia, công nhân trong TCT. THỦ TƯỚNG 1.1.3- Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành của Tổng công ty SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TỔNG CÔNG TY DẦU KHÍ VIỆT NAM Ban Thăm dò Khai thác Ban Chế biến Dầu khí Ban Khí - Điện Ban Công nghệ – An toàn và môi trường Ban Kế hoạch Ban Thương mại Ban Tài chính – Kế toán Ban Kiểm toán nội bộ Hội đồng quản trị Tổng GĐ và các P.TGĐ Các đơn vị thành viên Ban Hợp tác quốc tế và quản lý Hợp đồng phân chia sản phẩm Ban Tổ chức nhân sự - Đào tạo Ban Thanh tra bảo vệ Văn phòng 35 Ban Luật Ban Đầu tư Phát triển 1.2- Sơ lược về kết quả kinh doanh của công ty Trong thời gian qua, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty DKVN là XK dầu thô. Sản lượng khai thác dầu khí tăng liên tục. TCT đã khai thác được 100 triệu tấn dầu quy đổi vào tháng 02/2001, đóng góp mộ._.mang tính quyết định cho kết quả đấu thầu. Khi thực hiện tốt bước này mới giúp ta lựa chọn được nhà thầu tốt nhất. 1-Xây dựng chỉ tiêu xét thầu cho phù hợp Việc xây dựng các chỉ tiêu xét thầu là cần thiết, có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác đấu thầu mua sắm thiết bị. Căn cứ để xác định hệ thống chỉ tiêu xét thầu gồm: yêu cầu lựa chọn đúng thiết bị mua sắm và đảm bảo công bằng. Việc mở gói thầu liên quan đến 3 nội dung thẩm định tài chính, kỹ thuật, thời gian. Khi xây dựng tiêu chuẩn chỉ tiêu xét thầu cần lưu ý một số điểm sau: + Các yếu tố cân nhắc phải được lượng hoá chẳng hạn như yếu tố bạn hàng lâu năm, công ty thành viên. Nếu như ban tổ chức quyết định ưu tiên cho bạn hàng quen thì sẽ ưu tiên bằng cách cộng thêm một số điểm nhất định nào đó. Như vậy, kết quả cuối cùng sẽ đảm bảo tính công bằng, đảm bảo tính ưu tiên. Chẳng hạn trong ví dụ ở phần thực trạng, nhà thầu VSP/B&R (liên doanh với công ty thành viên của TCT) nên khi xét thầu được cộng thêm 20 điểm ưu tiên. + Chỉ tiêu xét thầu được xây dựng cho từng dự án là khác nhau. Bởi vậy, hệ thống thang điểm phải được xây dựng cho những nhóm dự án riêng biệt. TCT cần xây dựng hệ thống thang điểm cho những nhóm dự án có những điểm tương đồng như dự án về thiết bị cho công tác khai thác giếng khoan, dự án về thuê tàu, dự án về mua thiết bị cho công tác dịch vụ... Muốn thành lập hệ thống chỉ tiêu xét thầu cần tuân thủ các điều kiện: - Tổng công ty có văn bản hướng dẫn lập một hệ thống chỉ tiêu xét thầu chung cho toàn ngành. - Tập huấn cán bộ làm công tác xét thầu - Các đơn vị lên kế hoạch NK từ đó có thể lựa chọn các chỉ tiêu và cho điểm trước khi mở gói thầu. 2- Vấn đề cho điểm Quy chế đấu thầu chỉ đưa ra phương pháp đánh giá tiêu chuẩn trong hồ sơ dự thầu là cách cho điểm nhưng lại không quy định cụ thể cách chấm điểm như thế nào. Tại Tổng công ty DKVN phương thức chấm điểm dưới hai hình thức: cho điểm bình quân và cho điểm theo thảo luận. Tuy nhiên cả hai hình thức đều có những mặt hạn chế. + Hình thức cho điểm bình quân: khoảng cách cho điểm chênh lệch nhau do cách đánh giá của các thành viên khác nhau dẫn đến kết quả chênh lệch rất lớn về tổng số điểm của các thành viên và việc đánh giá chưa được chính xác. + Hình thức cho điểm theo thảo luận: về thực chất, hình thức này có những ưu điểm nhất định như tính công khai, tạo điều kiện cho các thành viên của Hội đồng xét thầu nêu các ý kiến của mình và những diễn giải hợp lý sẽ được công nhận và nghe theo. Tuy nhiên trên thực tế lại không hoàn toàn đúng như vậy. Trong các cuộc đấu thầu ở các đơn vị thành viên nếu giá trị đấu thầu lớn và có thành phần đại diện cấp trên tham gia thì việc đánh giá các tiêu chuẩn cũng như kết quả đấu thầu sau này phụ thuộc vào các ý kiến của cán bộ cấp trên. Cả hai hình thức này đều có nhược điểm. Việc tìm ra một hình thức cho điểm phù hợp còn phụ thuộc vào tính chất quan trọng của cuộc đấu thầu, sự cần thiết của dự án. 3- Đánh giá kinh nghiệm của các nhà thầu Việc đánh giá kinh nghiệm của nhà thầu rất quan trọng bởi không chỉ dựa vào hồ sơ dự thầu mà Hội đồng xét thầu còn dựa vào thực trạng hoạt động tài chính, năng lực chuyên môn hiện tại của nhà thầu. Những thông tin xác thực, cập nhật về nhà thầu có ảnh hưởng lớn như thiết bị của nhà thầu đang phục vụ tốt cho một công ty nào đó và được công ty đó đánh giá cao. Như trong cuộc đấu thầu cung cấp dung dịch khoan cho công ty MJC Co. Ldt, Dowell là nhà thầu đưa ra giá chào thầu thấp nhất (328.239 USD) nhưng công ty MJC vẫn quyết định trao thầu cho Baker vì họ thấy rằng Baker đã làm việc tốt cho họ trong chiến dịch khoan trước đây đồng thời giá chỉ cao hơn giá chào thầu thấp nhất 600 USD. Nếu chỉ dựa trên uy tín của nhà thầu thì khó có thể đánh giá được thực trạng hiện nay của nhà thầu như thế nào, vì đây là chỉ tiêu đánh giá trừu tượng. Nhiều trường hợp cho thấy danh tiếng của nhà thầu cung cấp nhiều khi không đảm bảo rằng người mua có thể tránh được rủi ro. 2. Công tác đào tạo chuyên gia, cán bộ đấu thầu 2.1- Sự cần thiết phải đào tạo cán bộ Trong thời đại mà khoa học và công nghệ phát triển nhanh, doanh nghiệp muốn thành đạt thì một điều kiện tiên quyết là phải đào tạo nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao. Việc đào tạo, trang bị kiến thức trong bất kỳ trường hợp nào đều không phải là thừa và có thể coi đây là một loại hình đầu tư có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, việc đào tạo vẫn còn những khoảng cách nhất định giữa lý thuyết và thực tế. Cán bộ chuyên môn càng phải được đào tạo có hệ thống đảm bảo hoạt động chuyên sâu có hiệu suất cao. Thực hiện dự án đấu thầu quốc tế có sự hiện diện của nhiều chủ thể kinh tế: nhà thầu, kỹ sư tư vấn, chủ đầu tư. Trong đó kỹ sư tư vấn như một nhân tố đảm bảo cho hợp đồng thực hiện chính xác, mọi sự bất cập về kỹ thuật hoặc tiến độ được phát hiện kịp thời để có những biện pháp điều chỉnh. Kỹ sư tư vấn cũng góp phần hạn chế hiện tượng thông đồng, thoả hiệp gây thiệt hại cho người chủ đích thực của đơn vị. Bởi vậy, những chuyên gia về kỹ thuật- công nghệ phải được đào tạo có hệ thống cập nhật theo định kỳ các kiến thức chuyên ngành cần thiết. 2.2- Công tác đào tạo Chất lượng các nhà quản lý, các kỹ sư có đủ năng lực trong việc thực hiện vai trò của họ là yếu tố then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tổng công ty DKVN luôn nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ của mình bằng cách: + TCT tuyển chọn các nhà quản lý giỏi, có đủ năng lực thoả mãn nhu cầu phát triển của ngành. + Không ngừng bồi dưỡng, nâng cao trình độ quản lý của các cán bộ quản lý DN thông qua các khoá huấn luyện trong trung tâm cung ứng nhân lực dầu khí và đào tạo nâng cao ở nước ngoài. Riêng đối với cán bộ hoạt động trong công tác đấu thầu, TCT cần dành sự quan tâm đặc biệt vì những cán bộ này không những hoạt động trong lĩnh vực đòi hỏi chuyên môn và ngoại ngữ cao mà còn đại diện cho Nhà nước làm việc với nước ngoài. Hiện nay hầu hết số cán bộ này đã được đào tạo qua đại học nhưng chủ yếu là các ngành nghề kỹ thuật. Như ở phần tồn tại vấn đề nhân sự đã có đề cập tới sự yếu kém về chuyên môn, ngoại ngữ, kỹ thuật đấu thầu. Để khắc phục tình trạng này, trong ngắn hạn, TCT cần cử cán bộ chuyên trách về đấu thầu tham gia lớp đào tạo: - Nghiệp vụ đấu thầu quốc tế - Luật đấu thầu trong nước và quốc tế, luật đầu tư. - Quản trị kinh doanh quốc tế, thanh toán quốc tế - Ngoại ngữ về đấu thầu quốc tế, kỹ năng đàm phán thương mại đặc biệt là trong lĩnh vực đấu thầu, ký kết hợp đồng. - Hướng dẫn đấu thầu mua sắm thiết bị theo thể thức hiệp hội quốc tế kỹ sư tư vấn (FIDIC), ngân hàng thế giới (WB)... - Tổ chức lớp đào tạo, hướng dẫn thực hiện đấu thầu quốc tế theo NĐ 88/CP, mở các hội thảo về kinh nghiệm hoạt động đấu thầu cho cán bộ của mình. *Phương thức tổ chức đào tạo của Tổng công ty là: Cử cán bộ chuyên viên của mình, tuyển chọn sinh viên đi nghiên cứu, khảo sát ngắn hạn, dài hạn tại các nước phát triển như Tây Âu, Bắc Mỹ... Tổ chức các lớp nghiệp vụ nhằm bổ sung những kiến thức mới cho cán bộ lãnh đạo, kỹ sư, chuyên viên. Tăng cường các tài liệu tham khảo cũng như trang thiết bị cần thiết cho việc đào tạo. Việc tăng cường đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cũng chính là phát huy nội lực rất quan trọng trong vấn đề phát triển con người của TCT. Bên cạnh phát huy nội lực về tài chính, phát huy nội lực bằng việc đào tạo con người sẽ đưa công ty phát triển một cách vững chắc. 3. Quy định chặt chẽ cho việc thực hiện quy chế đấu thầu Tổng công ty chỉ đạo các công ty thành viên tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước trong việc ký kết, thực hiện hợp đồng kinh tế, chấp hành nghiêm chỉnh Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định 88/CP và 14/CP của Chính phủ, đảm bảo cung cấp kịp thời phần lớn vật tư, thiết bị, dịch vụ theo yêu cầu sản xuất. Trên cơ sở các văn bản hướng dẫn đấu thầu đã ban hành, TCT cần xem xét nhu cầu của ngành, thực trạng quy trình đấu thầu tại công ty để tiến hành ban hành các văn bản nội bộ cho phù hợp, cụ thể cho từng nhóm công ty như công ty liên doanh, công ty hạch toán độc lập, công ty hạch toán phụ thuộc. Mặc dù, TCT đã có những văn bản khá cụ thể cho hoạt động của công ty liên doanh Vietsovpetro (về các dự án cần thông qua ý kiến của TCT) song vẫn cần đổi mới cho phù hợp với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện đấu thầu. NĐ 88/CP áp dụng chung cho đấu thầu trên lãnh thổ Việt Nam nhưng ngành dầu khí có những đặc thù riêng nên TCT cố gắng vận dụng một cách linh hoạt NĐ 88/CP mà vẫn đảm bảo theo tập tục công nghiệp dầu khí quốc tế. TCT phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn của người có thẩm quyền đối với các dự án chuyên ngành đầu khí, thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu và thời hạn phê duyệt kết quả nhằm tăng cường hơn nữa công tác quản lý đấu thầu. Hệ thống quy định cần được không ngừng bổ sung và hoàn thiện. Hướng đi chính trong thời gian tới là cố gắng cụ thể hoá tới mức cao nhất quyền hạn, trách nhiệm của mỗi phòng ban, cá nhân tạo ra bước đột phá thoát khỏi tình trạng trì trệ. Hệ thống quy định được xây dựng trên cơ sở tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm làm nền tảng cho phân công công tác, chắc chắn sẽ giúp cho toàn bộ guồng máy hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả. Đồng thời, cần có những quy định chặt chẽ trong việc xử lý vi phạm, chế độ khen thưởng hợp lý thông qua công tác thanh tra, kiểm tra thực hiện hoạt động đấu thầu. TCT chú trọng tổ chức chặt chẽ các cuộc đấu thầu tại Việt Nam. Các cuộc đấu thầu được diễn ra trong khu biệt lập, cán bộ chấm thầu không được phép ra khỏi khu vực, không được liên lạc với bất cứ người ngoài nào cho đến khi kết thúc toàn bộ công việc liên quan tới chấm thầu. TCT quản lý thông tin theo chế độ bảo mật (có quy định cụ thể). Thông qua việc tổ chức đấu thầu chặt chẽ TCT tránh được các áp lực từ các nhà thầu, tránh được áp lực từ các mối quan hệ xã hội tác động tới kết quả chấm thầu. Các dự án lớn được tổ chức xét thầu nghiêm túc và có hiệu quả cao như: dự án tàu dầu Vietsovpetro 1. 4. Bảo đảm điều kiện thông tin và mở rộng mối quan hệ đối ngoại 4.1. Bảo đảm điều kiện thông tin Thông tin có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong tổ chức đấu thầu nói chung và mua sắm thiết bị chuyên ngành dầu khí nói riêng. Việc nắm bắt được thông tin đầy đủ về các nhà cung ứng tiềm năng có thể hạn chế được rất nhiều thời gian và công sức trong xét chọn thầu và vì thế đấu thầu có hiệu quả cao hơn, tránh tình trạng chịu thiệt thòi về mức giá thầu, đảm bảo thời gian thực hiện hợp đồng như đã đề cập đến ở phần "những tồn tại trong quy trình đấu thầu". Nhưng thông tin lấy ở đâu? Như thế nào? Xử lý như thế nào? Trong công tác đấu thầu mua sắm thiết bị ngành dầu khí, TCT cũng phải tiến hành nghiên cứu thị trường thông qua nghiên cứu bạn hàng về khả năng tài chính, kinh nghiệm, thời hạn chuyển giao... nhằm khắc phục những tồn tại nêu ở phần trên và do đó: +Chọn được đúng thiết bị vì chuyên ngành dầu khí đòi hỏi độ chính xác cao, khả năng xử lý, công nghệ hiện đại và độ an toàn cao. +Vận chuyển thiết bị đúng thời hạn quy định và đúng tiến độ công trình.  +Chọn đúng ứng thầu tiềm năng. +Mua đúng giá và điều kiện tận dụng phù hợp hơn. Tổng công ty DKVN cần xây dựng một bộ phận cung cấp thông tin về hoạt động mua sắm quốc tế, đặc biệt là việc mua sắm thiết bị chuyên ngành dầu khí. Việc có đủ các thông tin về nhà cung cấp tiềm năng tạo ra nhiều thuận lợi cho công tác tổ chức đấu thầu, xét thầu, lựa chọn các nhà ứng thầu đủ năng lực. Các thông tin sau khi được thu thập cần được xử lý theo từng mục tiêu khác nhau: xử lý thông tin để lập kế hoạch NK thiết bị, xử lý theo đơn đặt hàng... Thực tế, TCT thường áp dụng cách thức thu thập thông tin như: trực tiếp mua lại các thông tin đã thu thập và xử lý từ các ứng thầu tiềm năng hoặc tổ chức khai thác thông tin trên báo, tạp chí và các phương tiện thông tin đại chúng, thông qua các cuộc hội chợ triển lãm về các thiết bị chuyên ngành dầu khí do đội ngũ cán bộ, phòng ban chuyên trách. Thông qua việc thu thập thông tin thì tăng cường sức mạnh trong vòng đàm phán, tiết kiệm được chi phí cho việc tổ chức đấu thầu, xét thầu có hiệu quả, đón đầu được các cơ hội phát triển trong tương lai nhờ việc kiểm soát được hệ thống thông tin. 4.2. Mở rộng quan hệ đối ngoại Quan hệ đối ngoại gồm: quan hệ tới người cấp vốn, quan hệ với các cơ quan Nhà nước đặc biệt là quan hệ với các nhà thầu. Danh sách các nhà thầu được mời tham dự sơ tuyển dựa trên 3 nguồn chủ yếu: nguồn tự có hay các công ty vốn sẵn quan tâm đến dự án, danh sách từ công ty tư vấn và hiểu biết từ các thành viên trong Văn phòng Thẩm định thầu, trong Tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu. Trong tương lai, các bên mời thầu sẽ cần quan tâm đến các công ty lớn trong ngành dầu khí trên khắp thế giới. Qua việc theo dõi hoạt động của mỗi công ty mới có thể có một danh sách mời thầu toàn diện, phong phú, an toàn và khách quan. Từ đó sẽ tránh được tình trạng bị động trong thời gian xét thầu. Đồng thời để giải quyết tình trạng kết quả bị bóp méo, chỉ đạo từ trên xuống, các cơ quan làm công tác đấu thầu quốc tế cần có quan hệ tốt với các tổ chức cung cấp nguồn vốn để loại bỏ các trung gian gây lãng phí tiền của. Song song với việc mở rộng quan hệ ngoại giao thì chúng ta đón được các nguồn vốn đầu tư trực tiếp từ nước ngoài ngày càng nhiều. Với các nguồn viện trợ từ nước ngoài thì khi thực hiện đấu thầu các nhà thầu Việt Nam khó có thể tham gia. Do đó, khi hợp tác với nước ngoài ta cần tăng cường sự làm chủ của mình, tăng cường hoạt động đấu thầu với nguồn vốn nước ngoài. Để tăng khả năng thực tế của các nhà thầu Việt Nam trong lĩnh vực dầu khí ngoài những chính sách ưu tiên của Nhà nước, TCT đã thu hút đầu tư, lập các liên doanh với nước ngoài nhằm cung cấp các dịch vụ chất lượng cao, chuyển giao công nghệ. Từ năm 1991 đến nay TCT đã liên doanh trên rất nhiều lĩnh vực như: liên doanh xử lý số liệu địa chấn Petrovietnam- Golden, liên doanh VLG hoá chất, liên doanh nhựa và hoá chất Phú Mỹ, liên doanh dầu khí Mê Kông, liên doanh Barit-Tuyên Quang-DMC, liên doanh sản xuất- sửa chữa cần khoan ống chống Viettubes... 5. Lập kế hoạch mua sắm thiết bị NK . Tổng công ty DKVN có nhiệm vụ trực tiếp XNK các trang thiết bị trong dây chuyền công nghệ, quản lý khai thác dầu khí và các hoạt động khác có liên quan. Để khắc phục tính thiếu thống nhất của các chỉ tiêu trong mua sắm thiết bị, TCT cần lập kế hoạch mua sắm thiết bị trong dài hạn. Mua sắm thiết bị NK là một hoạt động phức tạp cần làm rõ các nội dung sau: + Kế hoạch này được xây dựng trong thời gian nào. + Những căn cứ để lập kế hoạch: nhu cầu của ngành, sự phát triển công nghệ ngành dầu khí thế giới, khả năng vốn của ngành, khả năng hội nhập quốc tế. + Các phương án thay thế và bổ sung nếu những căn cứ trên thay đổi. + Danh mục thiết bị mua sắm, các nguồn cung cấp thiết bị: uy tín, năng lực của các nhà cung cấp. + Dự kiến nhân sự tham gia vào công tác đấu thầu quốc tế ở mỗi dự án.  Tổng công ty cũng phải đề ra kế hoạch cụ thể cho từng bước trong quá trình mua sắm để có thể chủ động giải quyết khi có tình huống bất ngờ xảy ra. Từ yêu cầu chất lượng, số lượng đến việc lựa chọn các nguồn cung cấp, các điều khoản mua và giao hàng, điều khoản mua bán tín dụng, hợp đồng và giám sát thực hiện hợp đồng. Với yêu cầu về chất lượng: công ty cần đặt ra từng tiêu chuẩn kỹ thuật về mặt lợi ích kinh tế và hiệu quả. Theo đó có thể đưa ra một sự đánh giá về các yêu cầu nguyên liệu trên cơ sở giá, khả năng thay thế sẵn có, các đòi hỏi tiêu chuẩn hoá, vận tải quốc tế... Vấn đề lựa chọn nguồn cung cấp: công ty cần tránh sự lệ thuộc vào một người cung cấp độc quyền mà nên mở rộng các nguồn cung ứng cạnh tranh nhằm bảo đảm các điều kiện có lợi hơn của thương vụ cũng như tăng khả năng mặc cả. Yêu cầu đối với các điều khoản mua và giao hàng: giá là một yếu tố quan trọng nhất. Giá đúng không nhất thiết phải là giá thấp nhất mà là giá hợp lý gắn liền với chất lượng. Các điều khoản mua bán tín dụng: khi tài chính khan hiếm, các phương tiện tín dụng có thể là lợi thế. Tuy nhiên việc mua bán dựa trên các điều khoản tín dụng cũng liên quan tới sự tăng chi phí. Do vậy, các lợi thế và bất lợi của các điều kiện tín dụng phải được đánh giá cẩn thận. Trong hoạt động NK, các điều kiện giao hàng có tính chất nhất định. Tính kinh tế của các phương thức vận tải cũng được phân tích. Yêu cầu với hợp đồng mua sắm thiết bị cần đưa vào hợp đồng các điều khoản có đủ hiệu lực pháp lý đối với các nhà cung cấp nước ngoài nhằm bảo vệ người mua trong trường hợp có tranh chấp. Việc giám sát và điều hành hợp đồng: các hợp đồng NK yêu cầu có sự giám sát liên tục. Các điều kiện về chất lượng, lịch giao hàng, các yêu cầu về chứng từ... giám sát hợp đồng sẽ liên quan chặt chẽ với các đại lý giao nhận và thanh toán, các bộ phận đặt hàng, cơ quan giám định tài chính và bất cứ cơ quan nào có liên quan tới mua sắm NK. 6. Một số kiến nghị đối với Nhà nước 6.1- Bổ sung và ban hành thêm một số văn bản phục vụ cho việc đấu thầu Một môi trường pháp lý lành mạnh là vô cùng cần thiết vì có như thế thì hoạt động đấu thầu quốc tế nói riêng và các hoạt động khác nói chung mới đi theo đúng hướng, đảm bảo lợi ích của các bên tham gia. Nhưng nền kinh tế thị trường chịu nhiều tác động và luôn vận động không ngừng, do đó môi trường pháp lý cũng phải thay đổi cho phù hợp với từng thời kỳ khác nhau. Dù môi trường pháp lý thống nhất thì vẫn phải bổ sung, hoàn thiện hơn. Quy chế đấu thầu mới đề cập tới một số lĩnh vực như mua sắm thiết bị, tư vấn, xây lắp, dự án trong khi đó có những đối tượng chưa được đề cập tới. Đấu thầu các đối tượng có tính chất chuyển giao công nghệ, phần mềm tin học ứng dụng, thuê mua tài sản, vật tư tiêu hao có giá trị lớn. Khi thực hiện đấu thầu các chủ đầu tư phải theo quy chế của các tổ chức quốc tế. Hoạt động kinh doanh bảo hiểm ngày càng phát triển. Nhưng trong quy chế đấu thầu chưa đề cập tới lĩnh vực bảo hiểm. Khi mà nền kinh tế đang phát triển, các công ty, các cá nhân muốn mua bảo hiểm ở công ty nào có phí bảo hiểm thấp mà giá trị nhận bảo hiểm cao. Đây là vấn đề thiết thực cho những công ty lớn có nhu cầu bảo hiểm song các công ty trong nước chưa đáp ứng được, phải cần đến các công ty bảo hiểm quốc tế. Như vậy, Nhà nước cần ban hành quy chế đấu thầu trong lĩnh vực bảo hiểm (đặc biệt là hoạt động tái bảo hiểm) để các công ty Việt Nam không bị thiệt thòi khi áp dụng quy chế quốc tế. Vấn đề ưu đãi nhà thầu trong nước để tăng khả năng cạnh tranh của các nhà thầu trong nước vẫn chưa có một quy định cụ thể nào. Khi tham dự đấu thầu quốc tế ở trong nước các công ty Việt Nam, liên doanh với Việt Nam chịu không ít khó khăn. Nhà nước cần có quy định cụ thể cho vấn đề này để khuyến khích các công ty Việt Nam tăng khả năng cạnh tranh của các nhà thầu trong nước và đem lại lợi ích cho đất nước. Trong công tác đấu thầu ở Việt Nam hiện nay, với các công trình cần vốn ứng thầu hay các điều kiện khác mà nhà thầu Việt Nam không đủ điều kiện, các nhà thầu nước ngoài thường thắng thầu rồi khoán thầu cho các nhà thầu Việt Nam để hưởng chênh lệch giá. Vấn đề này đã gây ảnh hưởng tiêu cực tới hiệu quả công trình và bất công đối với các nhà thầu Việt Nam mà vẫn chưa có điều khoản nào điều chỉnh vấn đề này. Có một số công ty mạnh còn gọi là công ty 91 thành lập theo quyết định của Chính phủ), có xu hướng phát triển thành các tập đoàn kinh tế trong đó có TCT dầu khí Việt Nam. Hầu hết các TCT này đều đề nghị Chính phủ và các Bộ có quy định thống nhất việc áp dụng quy chế đấu thầu trong nội bộ để việc kết hợp giữa đấu thầu rộng rãi và chỉ định thầu trong nội bộ các tổng công ty 91. Nếu thiên quá về đấu thầu rộng rãi không có sự phân biệt thì mối liên kết của các đơn vị thành viên bị hạn chế, không phát huy được ưu thế của mô hình cạnh tranh của tập đoàn kinh tế. Vì TCT thường có nhiều thành viên có mối quan hệ trao đổi sản phẩm dịch vụ cho nhau, chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng khối lượng sản phẩm dịch vụ của TCT, có các đơn vị xây lắp và tư vấn chuyên ngành. Ví dụ, Tổng công ty DKVN có các đơn vị thành viên là công ty xây lắp, công ty bảo hiểm dầu khí, công ty tư vấn đầu tư xây dựng dầu khí... TCT thường có cơ chế ưu tiên tiêu dùng sản phẩm, dịch vụ nội ngành. TCT dầu khí Việt Nam chỉ định các công ty sử dụng các loại vật tư, dịch vụ mà các đơn vị trong nước, trong ngành có thể cung cấp như Barit, Bentonit và một số hoá phẩm của DMC, tầu thuyền của PTSC, bảo hiểm thông qua PVIC, mua ống khai thác tại Viettube...Chính vì vậy các TCT này đều đề nghị Chính phủ có quy định thống nhất việc áp dụng quy chế đấu thầu trong nội bộ TCT 91. Một thực trạng thường thấy giá trúng thầu trong một số trường hợp thấp hơn nhiều so với mức ước tính. Điều này là do cạnh tranh bắt buộc nhà thầu nhằm hạ giá thành tối đa, mong có việc làm...Hậu quả là chất lượng công trình không đảm bảo, tiến độ thực hiện chậm, gây tố kém chi phí. Nhằm giải quyết tình trạng bỏ giá quá thấp trong đấu thầu gây hậu quả xấu cho dự án, Nhà nước cần bổ sung các văn bản quy định cụ thể về "chống phá giá" trong đấu thầu và xử lý vi phạm Quy chế đấu thầu. Do việc vi phạm Quy chế đấu thầu dẫn tới khiếu kiện giữa các nhà thầu hoặc có sự bất đồng ý kiến giữa TCT và các công ty thành viên. Điều này dẫn tới tình trạng kéo dài thời gian xem xét phê duyệt, gây lãng phí công sức, kinh phí kiểm tra, làm lỡ cơ hội thực hiện dự án. 6.2- Hoàn thiện khâu tổ chức và quản lý của Nhà nước về đấu thầu Các nguyên nhân chủ quan và khách quan đã gây ra thực trạng là hoạt động đấu thầu bị bóp méo đi trong thời gian qua không chỉ ở Tổng công ty DKVN mà còn là vấn đề chung ở các công ty khác. Trong một số trường hợp, không ít cuộc đấu thầu chỉ mang tính hình thức, thiếu hiệu quả: các bên mời thầu tạo ra những kẽ hở hay thiếu khách quan để nhằm mục đích cho nhà thầu nào đó trúng thầu, trình độ hạn chế của các chuyên gia xét thầu, sự phụ thuộc vào các đối tác nước ngoài trong các dự án có vốn của họ...đã làm tiêu tốn các nguồn lực đầu tư, giảm chất lượng công trình, hiệu quả hoạt động không cao...Để giải quyết vấn đề này, Nhà nước cần ban hành các văn bản pháp lý nêu rõ quyền lợi và trách nhiệm giữa các bên tham gia vào thực hiện hợp đồng. Các quy định nêu rõ ràng, chi tiết đối với các hành vi tiêu cực làm giảm đi hiệu quả vốn có của hoạt động đấu thầu. Để làm được điều này đòi hỏi có sự kết hợp chặt chẽ, thống nhất giữa các Bộ, ngành, các công ty có liên quan. Chính phủ nên đề nghị các Bộ, ngành, các Tổng công ty lớn thành lập ban thanh tra trong đó có thanh tra hoạt động đấu thầu. 6.3- Đơn giản hoá thủ tục hành chính trong tổ chức đấu thầu quốc tế Thước đo hiệu quả việc mua sắm trong các hoạt động kinh tế là lợi nhuận. Do có sự phụ thuộc vào ngân sách, các cơ quan mua sắm ở trung ương phải tuân thủ các thủ tục đặt ra trong khuôn khổ luật pháp và quy chế cho phép. Trách nhiệm đối với Nhà nước là đặc trưng nổi bật của việc mua sắm tại các cơ quan này. Để đảm bảo lợi ích chung, các quy định pháp lý được tuân thủ. Tuy nhiên, việc tuân thủ quá cứng nhắc trong mua sắm công cộng kiểu này có thể không đảm bảo hiệu quả cao. Do vậy, cần có sự chuyển dịch tới một phương thức mềm dẻo hơn được chấp nhận với các tổ chức mà ở đó các cấu trúc thị trường quốc tế và các điều kiện được nâng cao trong quá trình mua sắm hơn là các yêu cầu mang tính thủ tục. Lý do của việc đơn giản hoá thủ tục hành chính trong công tác đấu thầu quốc tế và xét chọn thầu là: + Thủ tục hành chính càng đơn giản càng tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu quốc tế. + Thủ tục hành chính đơn giản sẽ tạo điều kiện cho tất cả các bên tham gia, từ đó sẽ tạo điều kiện cho đấu thầu quốc tế bắt rễ sâu vào nền kinh tế, tạo thành thói quen, tăng kinh nghiệm khi mua sắm quốc tế. Nội dung của việc đơn giản hoá các thủ tục hành chính trong công tác đấu thầu và xét chọn thầu là giảm thủ tục cũng như sự can thiệp của Nhà nước vào công tác đấu thầu của TCT. Công việc của Nhà nước chỉ nên dừng lại ở mức độ định hướng các quy chế, ban hành các văn bản hướng dẫn và hướng dẫn cụ thể việc thực hiện các quy chế đó. Đồng thời với việc đơn giản hoá thủ tục hành chính, để nâng cao tính hiệu quả công tác quản lý Nhà nước, Chính phủ nên lập một ban kiểm tra công tác xét thầu hoạt động độc lập nhằm kiểm tra, thanh tra các hoạt động đấu thầu quốc tế về mua sắm thiết bị có nguồn vốn từ ngân sách Nhà nước. Ban này sẽ nghiên cứu hồ sơ và thực tế đấu thầu ở các đơn vị và báo cáo lại Chính phủ. Song sự hoạt động của ban này phải làm sao không làm chậm quá trình đầu tư của công ty. Đấu thầu không phải là một thủ tục thuần tuý. Trên thực tế đây là một công nghệ hiện đại mà mục đích là đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được thực hiện tối ưu. Bởi vậy cần hoàn thiện môi trường kinh doanh trên mọi khía cạnh như kinh tế, xã hội, hành chính và cả đạo đức. Một số khía cạnh cần chú ý: + Đơn giản hoá thủ tục hành chính trong quản lý, phê duyệt quá trình thực hiện đấu thầu mua sắm thiết bị hàng hoá quốc tế. + Xây dựng hệ thống chỉ tiêu pháp lệnh hợp lý. + Giải quyết các vấn đề cấp bách về chính sách xã hội phù hợp với công tác quản lý đấu thầu quốc tế. Ngoài ra cũng cần chuẩn hoá hệ thống văn bản pháp quy, có hướng dẫn cụ thể rõ ràng, chi tiết cho việc giải quyết các vấn đề nhất định. Thêm vào đó, Nhà nước và các cơ quan chủ quản cần quan tâm đến những nguồn thông tin trong và ngoài nước làm cơ sở đánh giá khoa học, chính xác, giúp cho tổ chức đấu thầu quốc tế đạt hiệu quả cao hơn. 6.4- Xin phép Chính phủ cho xây dựng một quy chế đấu thầu riêng áp dụng cho Tổng công ty DKVN Trong lĩnh vực dầu khí, phần lớn các hoạt động kinh tế của dự án đều từ vài triệu đến hàng chục triệu USD nên hoạt động đấu thầu là rất phổ biến. Vì Tổng công ty DKVN là một TCT mạnh của Việt Nam, có đặc thù riêng nên mặc dù Nhà nước ban hành "Luật dầu khí" nhưng cũng chưa đáp ứng được hết các yêu cầu của TCT trong thực tế thực hiện. Tổng công ty DKVN hoạt động trong các lĩnh vực tìm kiếm, thăm dò, khai thác dầu khí, kinh doanh và dịch vụ kèm theo đều mang những nét khác biệt với các ngành khác. Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo nghị định 88/CP và quy chế bổ sung 14/CP quy định khá rõ một số lĩnh vực mua sắm thiết bị, xây lắp, tư vấn dự án. Việc áp dụng quy chế đấu thầu mang lại nhiều lợi ích cho Tổng công ty DKVN song do đặc thù riêng của ngành dầu khí mà có nhiều lĩnh vực đấu thầu của Tổng công ty DKVN không có trong quy định của Nhà nước. Hoạt động đấu thầu trong lĩnh vực bảo hiểm. Tổng công ty DKVN hoạt động trong môi trường, điều kiện thiên nhiên khó khăn phải chịu rủi ro cao. Chính vì vậy, TCT có nhu cầu mua bảo hiểm cho các hoạt động sản xuất kinh doanh như bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm các công trình, bảo hiểm tàu thuyền vận tải...Như phần trên đã nói, đấu thầu bảo hiểm là một việc chính đáng để TCT tiết kiệm được vốn của mình song chưa có văn bản Nhà nước quy định. Do đó, TCT phải thực hiện theo quy chế đấu thầu của các tổ chức quốc tế, điều này gây không ít khó khăn, bất lợi cho TCT. Chẳng hạn như dịch vụ đề phòng cho đề án 3 triệu m3 khí ở TCT đã phải áp dụng theo quy chế đấu thầu của FIDIC, gây bất lợi cho công ty. Hoạt động đấu thầu về thuê, mua thiết bị hàng hoá, dịch vụ là rất phổ biến ở TCT. Đó là đấu thầu thuê máy móc, tàu bè... hay đấu thầu về đào tạo năng lực chuyên môn của cán bộ. Bên cạnh những thiếu sót về các lĩnh vực đấu thầu không được nêu trong quy chế đấu thầu thì TCT còn gặp khó khăn trong sự phân cấp quản lý giá trị của dự án đầu tư. Ngành công nghiệp dầu khí là một ngành công nghiệp kỹ thuật cao, sản xuất kinh doanh lớn do đó giá trị của hàng hoá dịch vụ thường lớn so với các ngành khác. Song quy chế đấu thầu phân cấp quản lý giá trị của dự án đấu tư đều ngang bằng nhau nên TCT thường phải chịu sự phê duyệt của cấp trên ngay cả với những dự án mà TCT có thể tự quyết định được. Điều này gây tốn kém về thời gian làm chậm các bước đi trong hoạt động sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh nói chung. Tổng công ty DKVN kiến nghị với Chính phủ cho phép xây dựng một quy chế đấu thầu riêng cho ngành, không áp dụng chung cho các ngành khác để giúp cho TCT có thể thực hiện các dự án một cách dễ dàng. Hiện nay, TCT đang tham gia góp ý và xây dựng quy chế đấu thầu đặc thù cho ngành dầu khí trình Chính phủ. Qua đây, ta thấy các văn bản pháp quy từ lý thuyết đến thực tế còn có những khoảng cách nhất định. Hơn nữa, các công ty cũng còn những vướng mắc trong thực hiện. Tổng công ty DKVN cũng không nằm ngoài điều đó và cần phải có những cải tiến, sửa đổi, bổ sung để hoạt động này thực sự đem lại lợi ích cho TCT. KẾT LUẬN Ngày nay, phương thức đấu thầu quốc tế đã được áp dụng rộng rãi và được coi như một công cụ đắc lực cho hoạt động kinh tế. Nó giúp các nhà kinh doanh trưởng thành, tích luỹ kinh nghiệm, tăng cường năng lực cạnh tranh nhằm đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh. Đấu thầu là một hoạt động rất quan trọng trong ngành dầu khí vì hầu như mọi vấn đề liên quan đến các dự án dầu khí đều phải đấu thầu. Hơn nữa, từng bước đi của hoạt động đấu thầu đều phải được công ty nước ngoài (là những công ty ký hợp đồng thăm dò, khai thác dầu khí ngoài khơi Việt Nam với Tổng công ty DKVN) trình lên TCT phê duyệt. Thực tế, hoạt động đấu thầu ở Tổng công ty DKVN đã thu được những kết quả đáng khích lệ song vẫn còn những tồn tại. Những nguyên nhân chủ quan như: cơ chế, tổ chức, thực thi... cũng như những nguyên nhân khách quan như thiếu sót trong quy chế đấu thầu đã làm cho hoạt động đấu thầu thiếu tính hiệu quả. Qua phân tích, chúng ta cũng thấy cũng còn nhiều vấn đề phải sửa đổi trong quá trình đấu thầu do đặc thù của ngành dầu khí, giúp cho các dự án dầu khí triển khai đúng tiến độ, không bị ách tắc lại vì các thủ tục quá rườm rà. Có như thế mới nâng cao hiệu quả đấu thầu quốc tế ở các ngành nói chung và ngành dầu khí nói riêng. Cùng với sự đổi thay của đất nước, của các ngành kỹ thuật khác, ngành dầu khí thực sự trở thành một bộ phận của nền kinh tế quốc dân, ngày càng đóng góp nhiều hơn cho đất nước và có một vị trí xứng đáng trong cộng đồng các nước có dầu mỏ. Tuy nhiên, bài viết có thể còn nhiều thiếu sót do những hạn chế nhất định về trình độ hiểu biết và kinh nghiệm thực tế, vì vậy tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn. ._.