Quản trị bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ

có những thành tựu lớn tạo nên một bước ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nước. Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì phải nắm vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó. Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như vậy, nó đòi hỏi phải có sự tư duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trường. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một người lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng. Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấy công ty này là công ty nhà nước vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, để theo kịp với nhịp độ phát triển của thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phương thức kinh doanh của mình, thay đổi về phương thức bán hàng, phương thức tiêu thụ ... tuy nhiên hoạt động mua hàng vẫn chưa đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà không chỉ của công ty này mà gần như nó tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp quốc doanh. Hoạt động mua hàng rất ít được quan tâm đến như hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc mua hàng chưa được đánh giá tương xứng với vị trí của nó. Trong khi mua hàng lại là khâu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có được tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài “ Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chương lớn: Chương 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thng mại. Chương 2: Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. Chương3 : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. Chương 1: Cơ sở lý luận chung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào ( đối với doanh nghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng ) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp. Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa người với người Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cơ cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất. Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế thị trường thì bán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiền đề tạo ra lượng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt được lợi nhuận. Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhưng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh. Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ: - Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu tố đầu vào. Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu của doanh nghiệp. Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ đó bán ra thị trường. Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu để mua được hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lượng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường. Điều này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển ... ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao. Trên thị trường hiện nay việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thực chất là cạnh tranh về giá. Cùng một loại sản phẩm doanh nghiệp nào có giá thấp hơn dù chỉ rất ít song cũng đã thu hút được khách hàng về phía mình. Mà muốn có giá bán thấp hơn thì doanh nghiệp phải mua được hàng tốt hơn với chi phí thấp hơn. Doanh nghiệp muốn bán được hàng tốt thì phải bắt đầu từ việc mua tốt. Việc mua hàng tốt của doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp chiếm lĩnh được thị trường . - Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu cầu của họ. Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phải hàng kém chất lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó. Mà khách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả. Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Khách hàng là ngươì cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngươì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không. Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có được doanh thu và thu được lợi nhuận. Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh được tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật của thế giới. 1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. a) Căn cứ vào quy mô mua hàng Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thương mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có đuợc quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp . Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì Lượng hàng thích hợp = một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến Phương pháp này có ưu điểm sau : + Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lượng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo. + Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lựơng hàng hoá dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác. Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn + Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai ( hoả hoạn, lũ lụt ...) hay chiến tranh gây ra. Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lưu ý : + Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơ thiếu hàng. + Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hưởng các ưu đãi mà người bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch ”. Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng . Nếu ta gọi : C-Tổng chi phí - Chi phí một lần mua hàng - Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian C - Số lượng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian Q - Số lượng hàng hoá thu mua một lần Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có: Q= C= * (Q/2) + *Q/D) Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp nhất. Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau : + Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những ưu đãi của các nhà cung cấp. + Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng + Có thể chớp được thời cơ nếu có những “ cơn sốt ” thị trường, do đó có thể thu được lợi nhuận “ siêu ngạch ”. Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là : + Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp + Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn . + Rủi ro ( thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao . b) Căn cứ vào hình thức mua Tập trung thu mua : Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phương pháp thu mua này có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán được vì không phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng. Phân tán thu mua : Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phương pháp này là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau. Nhược điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng. Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ : Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ. Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua được giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhưng cũng có nhược điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm . c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng Mua đến đâu thanh toán đến đó ( mua thanh toán ngay ) theo phương thức này thì khi nhận được hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán Mua giao hàng trước : sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp đã nhận đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó . Mua đặt tiền trước nhận hàng sau : sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền ( có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng ) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua . d) Căn cứ theo nguồn hàng: Mua trong nước:Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó được sản xuất trong nước. Mua từ nước ngoài(nhập khẩu):Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nước ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước. Trong đó có hai hình thức nhập khẩu: + Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và máy móc thiết bị từ nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của các doanh nghiệp trong nước. Trong hoạt động dịch vụ này công ty không cần phải sử dụng vốn của mình và được hưởng một khoản gọi là phí uỷ thác. + Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối tức là từ việc tìm hiểu thị trường để mua đến khi bán đợc hàng và thu tiền về bằng vốn của chính mình. Với hình thức này công ty sẽ xem xét nguồn hàng và tính toán mọi chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Đồng thời công ty cũng phải tính toán giá thành thực tế khi hàng hoá được chuyển tới tay người mua để từ đó biết được kết quả của việc nhập hàng Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khác như: phân loại theo phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua trực tiếp hay gián tiếp, phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ ... Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phương thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất. 1.1.2.2) Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả. + Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp : doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số lợng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán đợc rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng : nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh ,do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi ”. Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ được mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút người mua về phía mình. Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn và thường xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận được nhiều ưu đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn ( được hưởng tín dụng mại khi thiếu vốn, được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm ,...) và doanh nghiệp thường trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp. Ngược lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn. + Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp : nếu người bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người mua hàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện mua hàng tốt hơn. Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có những “ ràng buộc chặt ” ( điều kiện không thể nhân nhợng được ) và có những “ ràng buộc lỏng ” ( điều kiện có thể nhân nhợng được ). Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán ...nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với tư cách là người mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những “ràng buộc chặt ” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro. Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của người bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt người bán kí vào đấy. Lúc này ta sẽ buộc người bán hàng thương lượng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi + Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ” trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngợc lại, nếu doanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để đạt được lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận ( không đạt được sự thoả thuận ) và thực hiện hợp đồng ( hợp đồng có nguy cơ không thực hiện được ). Đảm bảo sự “ hợp lý ” về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp được nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ được sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra. 1.2 Vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. +) Khái niệm: Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu đề ra. Theo cách tiếp cận tác nghiệp : Quản trị mua hàng là quá trình bằng các bước công việc như xác định nhu cầu mua hàng, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, kiểm tra việc giao nhận hàng hoá. Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? của ai, với số lợng và gí cả như thế nào. Đây là một quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng. + Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại: Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng, và mua hàng với chi phí thấp nhất . - Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số lượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá. Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro ( do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ... ). Chẳng hạn như đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theo đúng tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng do việc giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu được lợi nhuận “siêu ngạch ” và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút. - Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng mà khách hàng có thể chấp nhận được. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưu chứ không phải có chất lượng tối đa. Chất lượng tối đa là mức chất lượng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu - Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lượng là bao nhiêu ...để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau được vì thông thường để đạt được cái này con người sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác. Chẳng hạn thường xảy ra mâu thuẫn giữa chất lượng và giá cả, chất lượng tốt thì giá cao và ngược lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp. +) Vai trò của quản trị mua hàng Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua đợc hàng thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí. Quản trị mua hàng được phản ánh thông qua việc phân tích các bước của quá trình mua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng. Đây là quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì. Nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí cung ứng như: đánh giá môi trường chung hiện tại và tương lai; thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trường; cu cấu thị trường của sản phẩm; giá cả hiện hành và dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi suất trong nước và ngoài; chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp. 1.2.2) Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng. Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào ? ... Một người tiêu dùng khi mua hàng cũng có quyết định như vậy song quá trình mua hàng của doanh nghiệp bao gồm các khâu được đặt trong sự lựa chọn lớn hơn ở góc độ của các nhà doanh nghiệp với nhau. Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng như đánh giá môi trường chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trường cơ cấu thị trường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thương mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nớc và ngoài ước, chi phí lưu kho ... và hàng loạt các vấn đề khác. Để quá trình mua hàng được tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp Xác định nhu cầu Tìm và lựa chọn nhà cung cấp Thương lượng và đặt hàng Theo dõi và thực hiện giao hàng Đánh giá kết quả mua hàng Thoả mãn không thoả mãn a) Xác định nhu cầu mua hàng: Thực chất của giai đoạn này là trả lời câu hỏi doanh nghiệp mua cái gì, mua với số lượng bao nhiêu và chất lượng như thế. Mua cái gì? Mua cái gì doanh nghiệp cần tức là thị trường cần. Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn. Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được nhu cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả. Mua với số lượng bao nhiêu? Trên thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối M + D dk = B + D ck + Dhh Trong đó : M- Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh B – Lượng hàng bán ra ( theo kế hoạch ) của doanh nghiệp trong kì D dk- Lợng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh D ck – Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì ( kế hoạch ) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo. Dhh: Định mức hao hụt ( nếu có ) Từ công thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kì nh sau: M = B + D ck – D dk Công thức trên được dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào của từng mặt hàng Mua với chất lượng như hế nào? xác định theo nhu càu bán ra của doanh nghiệp. Mua vào phụ thuộc vào nhu cầu bán ra của doanh nghiẹp cả về số lượng,chất lượng ,giá cả và cơ cấu . Yêu cầu về chất lượng: + doanh gnhiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hoá mua vào. + cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứ không phải mục tiêu chất lượng tối đa. + Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu mã, thời gian để đảm bảo được mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn. Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng hàng tối ưu mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp . b ) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Tìm nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu đã xác định ở trên của doanh nghiệp và việc tìm nhà cung cấp có thể được thực hiện thông qua: + Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp. + Thông qua hội chợ triển lãm. + Thông qua đơn thư chào hàng. + Thông qua hội nghị khách hàng. - Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ”. Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị. Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp. Quan điểm truyền thống cho rằng phải thường xuyên chọn nhà cung cấp vì có như thế mớicó thể lựa chọn được nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất. Họ thường thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thường xuyên tính toán lựa chọn người cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng... Có quan điểm hoàn toàn ngược lại: thông qua marketing lựa chọn người cấp hàng thường xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý... Để xác định và lựa chọn nhà cấp hàng phải có số liệu về số lượng người, giá cả, chất lượng, chủng loại, điều kiện thanh toán, hình thức tiền tệ thanh toán, giảm giá... của từng người cung cấp cụ thể đồng thời phải thu thập, phân tích các số liệu về quãng đờng, phương thức thanh toán và phương tiện vận chuyển, hệ thống kho tàng, phương thức kiểm tra, giao nhận hàng hoá ... Ngoài ra cần phải xem xét về kỹ thuật của nguyên vật liệu cung ứng, tuổi thọ của nguyên vật liệu, sự tin cậy đối với ngời cấp hàng, tính rõ ràng minh bạch của người cung cấp ... từ đấy tìm kiếm nhà cung cấp tối ưu. Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: người cung cấp đã sẵn có trên thị trường và người cung cấp mới xuất hiện. Những người cung cấp mới xuất hiện thường tự tìm đến giới thiệu xin được cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu._.. Con đường tìm đến của nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp. Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu ... Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc những người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình. Các nguyên tắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là: + Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống... nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi bị ép giá ... + Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm được độ rủi ro, tránh đợc sự ép giá ... nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá cả và chất lượng không cao ... các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý. Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau: + Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng ( tức là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh ) thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ + Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp. - Phương pháp lựa chọn: Xây dựng hàng loạt các tiêu chuẩn và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để có quyết định lựa chọn. Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các tiêu thức khác nhau gắn với mục tiêu của việc mua hàng. Các tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung cấp. + Vị thế và uy tín của nhà cung cấp ( so với các nhà cung cấp khác) + Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp.( xét về quy mô) + Các diieù kiẹn có liên quan đến mua hàng( điều kiện thanh toán, điều kiện vận chuyển, thời gian, điều kiẹn giao hàng.) + Giá cả của hàng hoá. + Chất lượng hàn hoá, nhãn hiệu, mẫu mã, bao bì. Sự đánh giá được thực hiện bằng các tiêu chuẩn theo thứ tự ưu tiên mà doanh nghiệp quy định, phương pháp này còn được dùng để đánh giá thường xuyên nhà cung cấp hiện tại của doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào từng mặt hàng, vị trí của nó trên thang sản phẩm mà doanh nghiệp quyết định có phải lựa chọn kĩ các nhà cung cấp hay không, ở mức độ nào. Sau khi lựa chọn đợc nhà cung cấp tốt nhất doanh nghiệp nên tiến hành thương lượng và đặt hàng. C ) Thương lượng và đặt hàng. Sau khi đã có trong tay nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp. Thương lượng giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp thực chất là việc giải bài toán mua hàng với các hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc bằng cac ràng buộc chặt và các ràng buộc lỏng, những ràng buộc này liên quan đến mẫu mã, chủng loại, chất lượng, giá cả… Trong đó, thương luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh hưởng tới quyết định mua hàng. các vấn đề liên quan đến quá trình thương lượng bao gồm: - Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lượng, phương tiện và phương pháp kiểm tra. - Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có biến động - Xác định phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… và xác định thời hạn thanh toán. Khi đã tham gia đàm phán thương lượng với các đối tác, doanh nghiệp phải lựa chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt. Có như vậy, doanh nghiệp mới đạt được các mục đích của mình trong đàm phán. Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng để đưa ra trọng tài kinh tế. - Doanh nghiệp có thể tién hành đặt hàng bằng các hình thức như: + Kí kết hợp đồng mua bán : nội dung của hợp đồng bao gồm. Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc người đại diện cho các bên. Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá. Đơn giá và phương định giá. Phương pháp và điều kiện giao nhận. Điều kiện vận chuyển. Phương thức và điều kiện thanh toán( thời hạn thanh toán, hình thức và phương thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có) + Gửi đơn đặt hàng( đứng ten người mua) đây là hợp đồng mang tình pháp lí thấp hơn hợp đồng kí kết mua bán. + Hoá đơn bán hàng( đứng tên người bán) đây là hợp đòng mà tính pháp lí là thấp nhất. d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng: Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình lưu thông. Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không. Cụ thể : + Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận : làm tốt khâu này hay không sẽ ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín của công ty . + Kiểm tra số lượng : căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng. Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng . + Kiểm tra chất lượng : căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu mã, chất lượng. Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không phù hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo ngay cho người cung cấp . Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản lí kho hàng kí vào biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho người cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc . e) Đánh giá kết quả thu mua: Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Có thể xảy ra hai trường hợp : + Trường hợp 1 : Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng được các cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào được ổn định. Như vậy quyết định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả . + Trường hợp 2 : Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó . Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng như những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lường sự đóng góp của các thành viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận. Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị luôn gắn liền với từng bước của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kết thúc. Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hưởng đến kết quả mua hàng, từ đó ảnh hưởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp . 1.3 Sự cần thiết và phương hướng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng. 1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu sức ép cạnh tranh rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách làm sao duy trì được hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời doanh nghiệp phát triển đi lên. Hơn nữa đòi hỏi của khách hàng ngày càng cao luôn có sự thay đổi trong mua bán hàng hoá. Chính vì vậy việc nâng cao công tác quản trị mua hàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh của mình. Hơn nữa việc tạo nguồn hàng là nghiệp vụ đầu tiên mở đầu cho hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Muốn có sản phẩm đem bán trên thị trường thì phải có hàng hoá đầu vào. Tuy nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ hàng để bán. Trong nhiều trường hợp doanh nghiệp có thể không mua được hàng để bán . - Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu quả hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị thị trường. Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho doanh nghiệp có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử dụng vốn. Sở dĩ như vậy vì việc lập kế hoạch mua hàng được căn cứ trên mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm mua hàng sẽ được cung ứng hết không còn tình trạng ứ đọng hàng hoá, đồng vốn lưu động được lưu chuyển nhanh. Mặt khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể mua hàng với giá rẻ hơn, như vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh qua giá thành. Hơn nữa quản trị tốt mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do hàng hoá kém phẩm chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài định mức … khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy tín của doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trường khi có nhu cầu, mà muốn làm được điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt động mua hàng. - Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp đảm bảo tính thường xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh. Ngay từ khâu đầu tiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt hoạt động mua hàng sẽ bị chậm trễ. Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp không thúc giục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bị giao chậm so với dự kiến. Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ lưỡng số lượng và chất lượng hàng hoá trước khi giao nhận, sau khi giao nhận về kho doanh nghiệp mới phát hiện ra thiếu hàng, hàng hóa kém phẩm chất doanh nghiệp mới trả cho bên bán làm lỡ hàng hoá để bán ra cho khách hàng, doanh nghịêp sẽ mất đi lợi nhuận và uy tín của mình. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải mất công tìm kiếm nhà cung ứng mới. Khi quản lí dự trữ, nhân viên kho sẽ ảnh hởng đến khối lượng hàng hoá dự trữ cho chu kì kinh doanh tiếp theo hoặc không làm tốt khâu nghiệp vụ về khâu dự trữ làm hàng hoá bị hỏng hóc, không giữ được chất lượng, gây mất mát hàng hoá làm tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Tất cả các hoạt động mua hàng vì mục tiêu chung của doanh nghiệp. - Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động tài chính của doanh thuận lợi như việc thu hồi vốn nhanh…Do đó khi lập kế hoạch mua hàng doanh nghiệp dựa trên cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm cung ứng sẽ được tiêu thụ hết không còn tình trạng hàng hoá bị ứ đọng nếu có thì không đáng kể. Đồng vốn quay vòng nhanh. Mặt khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng có thể mua được hàng hoá với giá rẻ hơn, được ưu tiên trong trường hợp hàng hóa khan hiếm hay nên cơn sốt như vậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí kinh doanh hay có thể thu đợc lợi nhuận. - Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối với lĩnh vực sản xuất hay nhập khẩu. Nó đảm bảo thị trường cho doanh nghiệp có hàng hoá để cung ứng tạo điều kiện để ổn định nguồn hàng cung ứng với các đơn vị kinh doanh. 1.3.2) Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng . Để hoạt động mua hàng đạt hiệu quả cao thì các nhà quản trị không chỉ hiểu rõ về quá trình quản trị mua hàng mà còn cần phải nắm rõ các nhân tố ảnh hưởng tới quá trình quản trị mua hàng cũng như các quy tắc để đảm bảo mua hàng có hiệu quả. Để hoạt động bán hàng được tốt thì quá trình mua hàng phải theo sát nhu cầu người tiêu dùng dưới góc độ cơ hội được lựa chọn ngươì mua, số lượng của người mua, sự quan tâm của người bán với người mua đối với hàng hoá của doanh nghiệp cơ cấu tiêu dùng của người mua đối với chi phí của doanh nghiệp, nhu cầu tăng giảm hàng hoá tiêu dùng, sự khác lạ của hàng hoá, sự nhạy cảm về giá của người mua, sự liên quan về giá đối với doanh thu của doanh nghiệp, lợi ích của người mua và vai trò quyết định của người mua sắm. Bên cạnh đó còn có một loạt các tác nhân gây ảnh hưởng đối với mua hàng, cường độ cạnh tranh của các doanh nghiệp hiện tại, sức ép do các nhà cạnh tranh mới và ngay trong nội tại của hoạt động mua hàng. Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng tới kết quả hoạt động mua hàng. Sau đây là một số nhân tố chính : a ) Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng . Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá : + Chiến lược kinh doanh: Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh của mình theo chiến lược. Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hướng đi của mình. Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Do đó chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lí. + Chính sách sản phẩm : Câu hỏi đầu tiên khi doanh nghiệp bắt tay vào kinh doanh là doanh nghiệp sẽ bán cái gì? cho đối tượng tiêu dùng nào? Lựa chọn đúng mặt hàng kinh doanh, có chính sách mặt hàng đúng đảm bảo cho tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp. Muốn đạt được kết quả trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có một chính sách sản phẩm hợp lí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất. Khi có chính sách sản phẩm doanh nghiệp sẽ hình thành được phương hướng kinh doanh, đầu tư nghiên cứu đúng hướng. Với mỗi sản phẩm luôn gắn liền với một chu kì sống nhất định nên để có một chính sách sản phẩm đúng đắn thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu chu kì sống của sản phẩm nhằm xác định xem sản phẩm đó đang ở giai đoạn nào của chu kì sống. Mặt khác với mỗi sản phẩm doanh nghiệp phải đi nghiên cứu xem tình hình tiêu thụ của sản phẩm đó trên thị trường và của bản thân doanh nghiệp đó nh nào. + Kế hoạch chi tiết : Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị phải đưa ra được một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặt hàng cung ứng. Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ lượng hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra. Nếu kế hoạch không hợp lí sẽ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn. Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thường kinh doanh nhiều mặt hàng. Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định. Có những mặt hàng giữ vị trí chủ đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu. Những mặt hàng chủ đạo là những mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn mặc dù thậm chí số lượng của chúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh doanh, nếu thiếu những mặt hàng này sẽ ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần phải có chính sách mặt hàng có sự chọn lựa . Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phải trả lời câu hỏi : Mua cái gì ? để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết được nhu cầu của khách hàng cần gì bởi doanh nghiệp là người bán cái khách hàng cần mua chứ không phải cái doanh nghiệp có. Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất và đúng thời điểm nhất. Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanh nghiệp cần. Thông thường doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một số nhà cung cấp phụ. Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trường và giá cả. Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo tình hình thị trường. Nếu mua được hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Mua với số lượng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán được chính xác mức tiêu thụ về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lượng hợp lí không thừa cũng không nên thiếu . Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau. Ví dụ giữa giá cả và chất lượng, cho nên tuỳ vào mục tiêu của doanh nghiệp để có được thứ tự ưu tiên. Chính sách mua hàng với mục tiêu của nó là tiền đề, là hướng dẫn chỉ đạo trong quá trình thực hiện kế hoạch mua hàng. + Kết quả tiêu thụ: Có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trước. Với mỗi một mặt hàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng tiêu thụ như thế nào, và nếu có được kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đó xây dựng được một kế hoạch hợp lí hơn. + Các nguồn lực của doanh nghiệp . Vốn: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là trong mua hàng. Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp. Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua hàng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tránh tình trạng dây dưa trong mua hàng, giảm được chi phí trong khâu mua. Mặt khác việc đảm bảo tiền vốn cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chớp được các cơ hội trong các thương vụ kinh doanh. Cơ sở vật chất kĩ thuật: Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp. Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn … điều đó làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh. Nhưng nếu cơ sở vật chất của doanh nghiệp mà kém sẽ làm mất cơ hội kinh doanh của mình. - Nhân viên mua hàng: Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại hành vi dễ sai lầm nhất là mua hàng. Mua không đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người. Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp không thể giao hàng tuỳ ý cho bất cứ ai và ai mua cũng được mà doanh nghiệp phải có sự lựa chọn. Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau: Kiến thức phong phú: Người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về hàng hoá kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảm nhận, phải nắm được các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trường và biết phân tích ảnh hưởng của thị trường, nắm được chính sách kinh tế của nhà nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua. Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động trên thị trường về nhu cầu và giá cả. Có khả năng giao tiếp :Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi cho đàm phán kinh doanh. Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng. Chọn được một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp. + Năng lực của nhà quản trị mua hàng: Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của quá trình mua hàng. Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họ phải nắm rõ được về nhân viên, phải nắm rõ được khả năng của từng người, biết được người nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, khả năng thành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa đúng đắn Vị thế của doanh nghiệp trên thương trường: Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thương trường thì việc đặt mua hàng sẽ dẽ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ được các nhà cung ứng ưu tiên hơn trong việc chào hàng, các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản ưu đãi cho doanh nghiệp hơn, việc mua hàng nhiều khi tránh được tình trạng thủ tục rườm rà… Do đó với uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thị trường có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua. Ngoài ra còn có các nhân tố khác như tình hình sản xuất kinh doanh, trình độ tiến bộ khoa học kĩ thuật…đều có ảnh hởng đến công tác mua hàng. Nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình quản trị mua hàng . Nhà cung cấp: Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo được số lượng hàng bán ra. Bởi đối với doanh nghiệp thương mại thường kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau. Mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng. Trong trường hợp như vậy sẽ có sự cạnh tranh của các nhà cung ứng . Để lựa chọn người cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc: + Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối ưu và để tránh bị ép giá. + Cần theo dõi thường xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả năng cung ứng của người cung ứng . Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng: Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong mọi hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân vật trung tâm, nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên kế hoạch mua hàng cho nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hưởng đến quá trình mua hàng như: sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua hàng . - Đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua và bán. Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường là sự cạnh tranh về giá nên để thắng được đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đưa ra được mức giá khách hàng chấp nhận được mà có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhưng phải đảm bảo có lãi. Muốn đưa ra được một mức giá thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng. Mua hàng làm sao để đảm bảo bán được với giá thấp mà vẫn đảm bảo có lãi. Cạnh tranh không chỉ thể hiện ở các doanh nghiệp thương mại mà còn thể hiện ở sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Sự cạnh tranh này doanh nghiệp có nhiều lợi hun bởi vì các nhà cung cấp luôn tìm cách đưa ra các điều khoản ưu đãi nhằm thu hút khách hàng là các doanh nghiệp trở thành khách hàng của mình. Cho nên doanh nghiệp để đảm bảo thắng các đối thủ thì luôn tìm kiếm các nhà cung cấp khác nhau để làm sao mua đợc hàng với giá rẻ hơn các nhà cung cấp khác. Có như thế mới đảm bảo thắng được các đối thủ cạnh tranh thông qua giá. Vì thế nếu nhà cung cấp nào đưa ra giá cả hay các điều khoản ưu đãi thì họ sẽ dễ dàng thu hút được các doanh nghiệp quan tâm đến hàng của mình. Các cơ quan nhà nước: Các cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương đều có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có các cơ quan nhà nước và cơ quan địa phương theo dõi, kiểm tra và giám sát theo dõi các hoạt động có liên quan tới hoạt động kinh doanh của mình. Một nhà quản trị giỏi không nên tìm cách né tránh sự kiểm soát của cơ quan nhà nước mà ngược lại cần phải biết tận dụng các mối quan hệ quen biết của họ về các vấn đề có liên quan tới mình đặc biệt là trong mua hàng. Thông qua hệ thống cơ quan nhà nước, nhà quản trị sẽ tìm được nguồn cung ứng tốt đảm bảo được mục tiêu mua hàng của mình. Hơn nữa cơ quan nhà nước còn ảnh hưởng đến việc mua hàng của doanh nghiệp thông qua các cơ chế, chính sách nh thuế … Ví dụ nếu thuế cao chi phí mua hàng sẽ tăng làm cho giá cả cao và ngược lại. Lúc đó doanh phải điều chỉnh giá cả cho hợp lí. Đó là một số các nhân tố ảnh hưởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp, có những nhân tố chủ quan doanh nghiệp có thể điều chỉnh được nhưng cũng có những nhân tố khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể điều chỉnh được. Đối với những nhân tố khách quan doanh nghiệp không nên tìm cách né tránh mà phải biết chấp nhận nó. Một chính sách mua hàng tốt làm nhiệm vụ tiên phong mở đường cho việc hoàn thành nghiệp vụ mua hàng. Bởi một chính sách mua hàng tốt sẽ cân nhắc đúng và chỉ rõ người cung ứng và nhân viên mua hàng. Để có một chính sách mua hàng đúng không chỉ đơn thuần là kết quả khó nhọc của hoạt động marketing trong doanh nghiệp mà quan điểm của marketing là lấy khách hàng và thị trường làm trung tâm. Bởi doanh nghiệp chỉ có thể bán đợc cái mà khách hàng cần chứ không phải là cái mà doanh nghiệp có. 1.3.3 ) Phương hướng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. Mua hàng là khâu quan trọng không kém gì khâu tiêu thụ hàng hoá vì nếu đầu vào không tốt thì khó có thể nói đến có hiệu quả ở đầu ra. Vì vậy doanh nghiệp có thể đưa ra phương hướng nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng. Thực chất nâng cao công tác quản trị mua hàng là việc doanh nghiệp phải đưa ra được các quyết định chính xác hơn nữa và việc thực hiện mang lại kết quả cao hơn trước đây đã làm. Nhà quản trị phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng theo đúng chương trình, mục tiêu đã định một cách chủ động, ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng. Doang nghiệp phải đưa ra quá trình mua hàng bao gồm: quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì? mua của ai? Giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào?…Phương hướng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng là: - Không ngừng củng cố và hoàn thiện từng bước trong quy trình mua hàng bằng cách: + Nhà quản trị phải lập kế hoạch mua hàng một cách chi tiết, chính xác để quá trình mua hàng được thực hiện dễ dàng, không bị nhầm lẫn. Xác định chính xác số lượng, chủng loại, giá cả hàng hoá và nhà cung cấp hàng hoá cần mua. Lên kế hoạch chi tiết cho việc dự trữ như: chuẩn bị kho tàng, chi phí và lượng hàng hoá dự trữ. + Nhà quản trị mua hàng phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng diễn ra theo đúng kế hoạch, mục tiêu đã xác định một cách chủ động, đảm bảo nguồn hàng ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng hoá phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình. Từ đó có thể thoả mãn nhu cầu của khách hàng. + Nhà quản trị phải luôn tìm kiếm, tạo ra nguồn hàng tốt nhất để đảm bảo cung cấp cho quá trình kinh doanh được tiến hành một cách thường xuyên liên tục và không ngừng nâng cao chất lượng nguồn hàng. + Quản lí tốt nguồn hàng tạo nên sự am hiểu và vận dụng một cách có khoa học các hình thức, phương thức mua hàng sao cho phù hợp với từng loại hàng, với nguồn lực của doanh nghiệp. + Tăng cường công tác quản lí kho hàng, bảo quản tốt hàng hoá tránh tình trạng hàng hoá bị thất thoát, giảm tỷ lệ hao hụt hàng hoá. Xây dựng những kho chuyên dùng cho từng loại hàng hoá. Nâng cao năng lực, phẩm chất của đội ngũ các nhà quản trị. Nhà quản trị phải biết nâng cao chất lượng mua hàng bằng cách thông qua đào tạo và đãi ngộ nhân sự. Cần phải đầu tư cơ sở vật chất, kho tàng, bến bãi một cách có khoa học sao cho phù hợp với ngành hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Chương 2: Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. 2.1 Vài nét sơ lược về công ty bách hoá số 5 Nam Bộ 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một công ty kinh doanh tổng hợp, nguyên là cửa hàng Bách Hóa Cửa Nam cũ. Công ty được thành lập tháng 5 năm 1954 trong nền cơ chế kế hoạch hóa tập trung, hoạt động kinh doanh theo phưung thức hạch toán báo số. Nhiều năm liền cửa hàng bách hóa Cửa Nam là lá cờ đầu trong ngành thương nghiệp quốc doanh của thủ đô. Sau khi nền kinh tế nước ta có sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Để phù hợp với sự chuyển đổi đó ngày 30/3/1993, cửa hàng Bách hóa Cửa Nam được phép tách ra thành một doanh nghiệp độc lập theo quyết định số 853/QĐ-UB của UBND thành phố Hà Nội. Với tư cách là một pháp nhân kinh tế, Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có giấy phép kinh doanh số 1050 (UBND), có vốn điều lệ là 530.000.000 VNĐ. Có trụ sở, con dấu riêng và cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty hoạt động và hạch toán độc lập, tự chủ và chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trước pháp luật khi tham gia vào các hoạt động kinh tế xã hội. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty đã tìm hiểu và nắm bắt xu hướng phát triển, hành vi mua bán của khách hàng và công ty nhạy bén mở ra hai gian hàng siêu thị và một quầy thời trang tự chọn. Chỉ qua vài năm hoạt động, siêu thị số 5 Nam Bộ đã rất phát triển và được đánh giá là một trong những siêu thị lớn nhất Hà Nội. Hiện nay, công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ đã có một bề dày truyền thống hoạt động kinh doanh, tổ chức lãnh đạo. Hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng được nâng lên, thể hiện thông qua việc đóng góp ngân sách nhà nước ngày càng tăng. Công ty đã lập được nhiều thành tích suất sắc và được nhà nước tặng thưởng nhiều huân chưung bằng khen, cờ thi đua của thành phố và sở thưung mại 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty: Chức năng của công ty: Chức năng nguyên thủy của công ty khi mới thành lập là thực hiện các hoạt động bán buôn, bán lẻ các loại hàng hóa vật phẩm tiêu dùng, ngày nay công ty bách hóa hoạt động trong nền kinh tế thị trường nên chức năng của công ty có sự thay đổi để phù hợp với cơ chế mới.  Chức năng rất quan trọng của công ty đó là: công ty là nhân tố trung gian kết nối giữa nhà sản xuất với người tiêu dùng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm cần thiết ._.p thì công ty sẽ tìm và lựa chọn nhà cung cấp khác. Trên thực tế công tác mua hàng được thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của bán hàng, ít để gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa để bán. Chi phí mua hàng đối với những hàng hóa trong nước đã phần lớn đảm bảo ở mức thấp nhất nhưng những hàng hóa nhập công ty vẫn phải mua với giá cao. Trong năm qua công ty đã thực hiện mua hàng nội địa nhiều. Hàng năm công ty nên tổ chức bình chọn những nhà cung cấp khác có sự khác biệt nào không. Hàng năm công ty nên tổ chức bình chọn những nhà cung cấp của minh xem liệu có cần thay các nhà cung cấp khác hay không hay vẫn tiếp tục mua của các nhà cung cấp cũ với những nhà cung cấp mới công ty nên mua với số lượng ít để phòng ngừa rủi ro + Đối với nhà cung cấp chưa thực sự đáp ứng nhu cầu mua hàng của công ty : Ví dụ như mặt hàng túi sách của công ty TNHH Ladoda trong năm vừa qua một khách hàng mua túi sách của công ty với giá trị khá lớn nhưng chỉ được ba tháng trên bề mặt xuất hiện những vết nổ li ti hay như công ty bánh keọ Trang An là công ty mà khả năng cung cấp hàng hoá đảm bảo đúng thời gian rất kém rất nhiều lần công ty phải thúc giục nhà cung cấp mang hàng đến. .. Đối với nhà cung cấp này . Nếu công ty vẫn tiếp tục mua hàng người của họ thì mỗi lần đặt hàng nên tổ chức thương lượng lại. Đưa ra những yêu cầu khắt khe hơn và các điều khoản xử lý nếu vi phạm hợp đồng chặt chẽ hơn. . Còn nếu không tiếp tục mua hàng nữa công ty có thể bỏ đi để thay thế nhà cung cấp khác. Việc cung cấp các nhà cung cấp khác hiện nay rất đơn giản vì với mỗi mật hàng bên cạnh nhà cung cấp đã có từ trước thì vẫn xuất hiện nhà cung cấp mới. - Các nhà cung cấp mới gồm có: + Mặt hàng mới + Mặt hàng cũ nhưng nhà cung cấp mơí thì công ty tiến hành tìm thông qua báo chí, qua ban bè và các phương tiên thông tin đại chúng cũng có khi tự các nhà cung cấp tự tìm đến... Sau khi nghiên cứu tìm ra các nhà cung cấp mới bằng cách thức trên công ty nên đưa ra các tiêu thức để lựa chọn, xây dựng hàng loạt các tiêu chuẩn khác để có quyết định lựa chọn. Các tiêu chuẩn mà công ty có thể đưa ra là: . Tình hình tài chính của các nhà cung cấp mới . Mức độ tín nhiệm của nhà cung cấp mới, kết quả giao hàng của họ trong những lần gần đây nhất là đối với công ty và đối với các bạn hàng khác . Giá cả : phai hợp lý theo giá thị trường và phải hai bên cùng có lợi . Chất lượng hàng hoá mẫu mã và bao bì . Vị trí địa lý của nhà cung cấp ẩnh hưởng đến khả năng giao hàng . Sự thích ứng của nhà cung cấp vơí sự biến động của thị trường nói chung và những đòi hỏi của công ty . Những ưu đãi mà nhà cung cấp dánh cho công ty . Các dịch vụ đi kèm sau bán hàng. Công ty nên tăng cường tạo lập mối quan hệ với các nhà cung cấp mới, từ đó tìm ra các nhà cung cấp tối ưu có thể cung cấp hàng hóa cho công ty với chất lượng cao giá cả hợp lý, hợp thời về mặt thời gian. Với sự phát triển của khoa học và công nghệ thì ngày nay rất nhiều loại hàng hoá ra đời, có thể thay thế hàng hoá cũ mà giá cả mẫu mã chất lượng lại tốt hơn, đẹp hơn. Công ty nên cố gắng tìm những sản phẩm mới có khả năng thay thế có thay thế để có lợi nhất cho công ty và người tiêu dùng. Để làm được điều đó thì ngoài việc nghiên cứu nhu cầu của con người công ty nên có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp bởi không chỉ công ty mới quan tâm tới nhà tiêu dùng mà ngay bản thân của các nhà cung cấp cũng rất quan tâm đế n vấn đề này họ rất nhậy cảm với nhu cầu mới xuất hiện dặc biệt là các nhà cung cấp tiềm năng, mỗi mặt hàng mới xuất hiện bên cạnh những nhà cung cấp mới thì xuất hiện những nhà cung cấp mới. Họ thường đến các doanh nghiệp thương mại để chào hàng. Nên nếu quan tâm công ty thường nắm bắt được nhu cầu thị trường và được các nhà cung cấp ưu ái hơn trong mua hàng. - Duy trì và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp. Để làm điều đó thì trước hết công ty phải thanh toán đúng hẹn, có phương thức thanh toán hợp lí, thuận tiện cho bên bán đảm bảo giữ uy tín với bên bán. + Vào các dịp lễ Tết công ty nên có quà tặng các nhà cung cấp đặc biệt là các nhà cung cấp có uy tín và có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty.. .. .. Giải pháp 3: Nâng cao chất lượng va hiệu quả công tác thương lượng và đặt hàng. - Nâng cao tính chủ động trong công tác thương lượng và đặt hàng bằng cách: + Trước khi đặt hàng công ty nên tiến hành thương lượng. Với mỗi mặt hàng khi cần mua nhân viên mua hàng nên tìm đến nhà cung cấp để thương lượng các điều khoản liên quan đến mua hàng. Vì thị trường là luôn luôn biến động, giá cả, mẫu mã, chất lượng, nhu cầu cũng biến đổi từng ngày. Ngày nay khoa học kĩ thuật phát triển con người luôn tìm cách để cải tíên, nâng cao mẫu mã chất lượng hàng hoá, cùng một sản phẩm ngày mai sẽ khác ngày hôm qua cho nên mỗi nhân viên mua hàng trước khi đặt hàng tìm đến nhà cung cấp để xem xét hàng hoá và thương lượng sẽ có thể thu được lợi ích từ công tác này. Nếu nhân viên mua hàng không thương lượng trước khi đặt hàng mà chỉ đặt hàng qua điửn thoại hoặc đơn đặt hàng đối với mặt hàng mình đang kinh doanh mà hết thì công ty có thể nhận phải hàng kém phẩm chất, mẫu mã lạc hậu hay thời gian sử dụng sắp hết hạn. ... Ví dụ như mặt hàng sữa tưiI cô gaí Hà Lan mới nhập về tháng 5 năm 2003 thì đến giữa tháng 6 năm 2003 đã hết hạn sử dụng. Điều đó làm cho nếu mặt hàng đó công ty kinh doanh chậm mà để quá hạn sử dụng thì công ty sẽ phải bỏ đi, điều đó làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. + Trước khi thương lượng công ty cần phải tìm hiểu nhà cung cấp về các mặt liên quan đến mặt hàng mà mình định mua như giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian, địa điúm giao nhận hàng.. .. Ngoài ra công ty cần chủ động chuẩn bị các yêu cầu và điều kiện đặt ra đối với mua hàng ví dụ như điều kiện về thời gian sản xuất, điều kiện về mẫu mã, bao bì, chủng loại... vì nhiều mặt hàng cùng là một chủng loại nhưng có rất nhiều mẫu mã khác nhau. - Nâng cao nhận thức, trình độ của nhà quản trị và nhân viên mua hàng. + Thay đổi nhận thức của bản thân nhà quản trị mua hàng và nhân viên mua hàng. Nhân viên phụ trách khâu mua hàng chỉ quan tâm đến vấn đề có đủ hàng để bán, cứ hết hàng là họ lại gọi điện đến nhà cung cấp để đặt hàng. Họ đặt niềm tin vào các nhà cung cấp cho nên với mặt hàng đang kinh doanh họ không nghĩ đến chuyện thương lượng. Họ nghĩ đơn giản là với mối quan hệ làm ăn sẵn có nếu hàng hoá có thay đổi về giá cả, chất lượng thì các nhà cung cấp sẽ tự động thông báo đến cho công ty. Do đó công tác thương lượng nhà quản trị mua hàng cũng không nhận thức rõ vai trò của công tác này nên họ đã không tận dụng được ưu thế của mình trong vai trò là khách hàng. Công ty nên thay đổi nhận thức trước tiên là của nhà quản trị mua hàng rồi đến các nhân viên phụ trách mua hàng. + Nâng cao trình độ của nhân viên mua hàng: nhiều nhân viên mua hàng của công ty chỉ mới tốt nghiệp phổ thông, công ty nên tổ chức đào tạo và đào tạo lại về kiến thức, kinh nghiêm để dảm bảo chất lượng đội ngũ nhân viên mua hàng bằng cách cử nhân viên đi học lớp bồi dưỡng ngắn hạn, đào tạo huấn luyện nội bộ ngay tại chỗ, sử dụng công nghệ mới... . + Rèn luyện về kỹ năng mua hàng: quá trình mua hàng rất cần kỹ năng nói, thuyết phục... Trong quá trình đàm phán và thương lượng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp nếu nhân viên mua hàng mà có khả năng thuyết phục thì sẽ nhanh chóng đạt được mục đích mua hàng với yêu cầu mà mình đặt ra. Nhiều khi nhờ kỹ năng này mà công ty sẽ nhận được những điều khoản ưu đãi của nhà cung cấp. Rèn luyện kỹ năng mua hàng bằng cách hàng quý, hay cuối năm công ty nên tổ chức họp giữa các nhân viên mua hàng, lựa chọn nhân viên mua hàng nào tốt nhất truyền đạt kinh nghiệm cho các nhân viên cùng công ty. - Sử dụng các hình thức đặt hàng phù hợp: công ty nên lựa chọn các hình thức đặt hàng sao cho phù hợp với từng mặt hàng. Vì các mặt hàng rất đa dạng và phong phú về chất lượng, chủng loại, giá trị. + Đối với hình thức ký kết hợp đồng mua bán: Công ty nên sử dụng hình thức này với mặt hàng có giá trị lớn như ti vi, quạt, đồ gia dụng bằng inox… hay những mặt hàng có số lượng lớn phục vụ cho các ngày quan trọng như lương thực, bánh kẹo phục vụ trong ngày Tết. Vì những mặt hàng này có giá trị lớn hay rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của công ty nên nếu hợp đồng không chặt chẽ, bên cung cấp đơn phương huỷ bỏ hợp đồng thì công ty sẽ tổn thất rất lớn mà không đòi được bồi thường vật chất hay đòi được rất ít. Hợp đồng mua bán mang tính pháp lí rất cao nên nếu công ty sử dụng hình thức đặt hàng bằng hợp đồng mua hàng thì vì lí do nào đó mà lỗi do không đúng hợp đồng làm công ty không có hàng để bán thì sẽ nhận được bồi thường thiệt hại từ phía nhà cung cấp nếu lỗi là do nhà cung cấp, hay đối với mặt hàng với số lượng lớn phục vụ cho ngày quan trọng nếu sát ngày đó nhà cung cấp không kịp giao hàng lúc đó công ty không có khả năng tìm nhà cung cấp khác để thay thế thì nhà cung cấp sẽ phải bồi thường thiệt hại theo đúng điều khoản của hợp đồng. + Đối với đơn đặt hàng bằng văn bản hay bằng điện thoại : với hình thức này công ty nên áp dụng với mặt hàng có giá trị vừa phải nhưng với các nhà cung cấp có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty, có uy tín trong việc giao hàng từ trước đến nay với bản thân công ty và các nhà doanh nghiệp khác. + Đối với hoá đơn bán hàng: đây là đơn hàng mà tính pháp lí là thấp nhất nên công ty cần lựa chọn mặt hàng mua cẩn thận để khi có sơ suất xảy ra thì thiệt hại là nhỏ nhất. Giải pháp 4: Tăng cường công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng hoá. - Đối với việc giao nhận hàng hoá: + Phân công cán bộ có trình độ, kinh nghiệm về mặt hàng cần nhập để giám sát quá trình nhập hàng. Không phải bất kỳ một nhân viên mua hàng nào cũng có kiến thức về tất cả các loại hàng hoá mà mình đảm nhiệm. Các sản phẩm hàng hoá là rất đa dạng và phong phú, chất lượng thì khó mà xác định được nếu không có sự hiểu biết về mặt hàng đó. Một nhân viên kiểm tra có trình độ có sự hiểu biết về mặt hàng mà mình có trách nhiệm kiểm tra thì việc giao nhận hàng hoá sẽ nhanh hơn, giảm bớt được thời gian không cần thiết hay tránh được những sai lầm trong khâu nhập hàng. + Xây dựng các tiêu chuẩn mẫu về các sản phẩm hàng hoá. Việc xây dựng các tiêu chuẩn này phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như sự phát triển của khoa học kỹ thuật, nhu cầu tiêu dùng, thời gian sử dụng... Việc xây dựng tiêu chuẩn giúp cho việc giao nhận hàng hoá nhanh hơn, chính xác hơn. Vì nếu có các tiêu chuẩn nhân viên phụ trách nhập hàng chỉ việc dựa vào các tiêu chuẩn đó để xác định xem hàng hoá có đảm bảo hay không, từ đó xác nhận hàng hoá có đủ tiêu chuẩn để nhập hay không. + Xác định hình thức, các phương pháp kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá : Với mỗi mặt hàng có các phương pháp để kiểm tra số lượng khác nhau như đối với mặt hàng gạo thì đơn vị tính dùng kg, đối với mặt hàng bánh kẹo thì đơn vị tính là hộp, gói... để kiểm tra số lượng thì nhân viên có thể dùng phương pháp cân, đo, đong, đếm cho từng mặt hàng cụ thể. Để kiểm tra chất lượng hàng hoá có thể bằng cảm tính, bằng sự cảm nhận của trình độ nhân viên mua hàng như sờ, ngửi như mặt hàng nước hoa... hay nhiều mặt hàng phải dùng đến phương pháp phân tích để đánh giá chất lượng hàng hoá nhập vào. Ví dụ như loại sữa bột nhập ngoại của Uc nhân viên mua hàng phải mang lên phòng kiểm tra chất lượng để dùng máy phân tích các thành phần có trong sữa xem có đúng với chỉ tiêu ghi trên bao bì hay không. - Giám sát và kiểm tra hoạt động của nhân viên mua hàng. Việc kiểm tra hoạt động của nhân viên mua hàng có thể kiểm tra bằng xác xuất, ví dụ thỉnh thoảng xuống kiểm tra đột xuất, nhất là đối với những mặt hàng chất lượng cao. Việc kiểm tra này để tránh hiện tượng tiêu cực trong mua hàng như mua phải hàng kém chất lượng, số lượng hao hụt như gói kẹo một cân chỉ còn 9, 5 lạng. Ngoài ra việc kiểm tra này còn tránh được tình trạng gian lận, móc ngoặc của nhân viên kiểm tra với nhân viên của nhà cung cấp để đánh tráo hàng giả, hàng chất lượng kém.. .. - Theo dõi các nhà cung cấp về tình hình sản xuất, kinh doanh, khả năng tài chính của nhà cung cấp để xem nhà cung cấp đó có đảm bảo được khả năng giao hàng theo đúng hợp đồng cho mình không. Bởi bất kỳ một sự rủi ro nào từ phía nhà cung cấp cũng đều ảnh hưởng đến việc giao hàng và ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Việc kiểm tra các nhà cung cấp có thể trên các phương tiện thông tin đại chúng, qua bạn bè. .. + Nhân viên mua hàng phải thường xuyên nắm bắt thông tin về phía đối tác làm ăn với mình. Nếu không nắm bắt được thông tin kịp thời, công ty sẽ không biết được tình hình sản xuất kinh doanh của họ, cũng không thể lường trước được hậu quả do không chuẩn bị kịp hàng khi nhà cung cấp không có khả năng cung cấp hàng cho công ty. Mặt khác nhân viên mua hàng nên theo dõi biến động giá hàng hoá trên thị trường để biết bên cung ứng có ép giá mình hay không. + Công ty nên yêu cầu nhà cung cấp khi mang hàng đến để giao hàng bên bán và bên mua đều phải có nhân viên giám sát việc giao nhận hàng hoá có diễn ra theo đúng thoả thuận trong hợp đồng hay không. Hiện nay ở công ty khi mang hàng đến công ty nhiều khi bên cung ứng không có nhân viên đi theo giám sát mà chỉ có người vận chuyển do vậy nhiều khi phát hiện hàng kém phẩm chất công ty phải gọi điện đến nhà cung cấp thì nhân viên của họ mới đến công ty để giải quyết sai sót trên. Điều đó gây ảnh hưởng đến quá trình nhập hàng, làm ảnh hưởng đến tiến độ của công tác này. Giải pháp5: cải tiến công tác đánh giá kết quả mua hàng. - Tổ chức việc đánh giá thường xuyên và định kì. + Đánh giá thường xuyên đối với những lô hàng có giá trị lớn, những lô hàng có khối lượng lớn, việc đánh giá thường xuyên mặt hàng này đảm bảo hạn chế đến mức thấp nhất tổn thất về mua hàng nếu có rủi ro xảy ra. Bởi những mặt hàng có giá trị và khối lượng lớn như vậy nếu lỗi xảy ra từ phía công ty hay nhà cung cấp thì thiệt hại cũng rất lớn. Việc kiểm tra thường xuyên sẽ giúp công ty nhìn ra những sai lầm xảy ra do đâu ( nếu có) và dự đoán được những sai lầm xảy ra trong mua hàng để từ đó kịp thời có những biện pháp nhằm tránh những sai lầm có thể xảy ra. + Kiểm tra định kỳ với những mặt hàng mà mẫu mã ít có sự thay đổi ví dụ như mặt hàng sách vở. .. những mặt hàng này cho dù chất lượng có cảI tiến nhưng mẫu mã ít có sự thay đổi. Việc kiểm tra định kỳ giúp công ty đánh giá được kết quả tiêu thụ trong từng thời điểm, từng thời kỳ. Việc đánh giá thường xuyên hay định kỳ giúp cho công ty nhận rõ những thành công cũng như những mặt hạn chế của công tác mua hàng. Đo lường được sự đóng góp của các thành viên, từng bộ phận có liên quan. Đồng thời còn làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong quá trình sai sót. Đánh giá kết quả mua hàng: Sau khi hàng hoá mua về được nhập kho công ty tiến hành đánh giá kiểm tra hàng hoá được mua. Bằng cách so sánh với mục tiêu mua hàng, kế hoạch mua hàng và kết quản tiêu thụ. Kết quả của việc đánh giá đó có thể thoả mãn hoặc không thoả mãn. + Nếu việc mua hàng không thoả mãn so với mục tiêu đề ra công ty đi xác định nguyên nhân của việc không thoả mãn . nếu như từ phía nhà cung cấp mà công ty vẫn muốn duy trì mỗi quan hệ với nhà cung cấp đó thì công ty sẽ cùng nhà cung cấp tìm ra nguyên nhân và cùng nhau khắc phục. Còn nếu công ty không muốn có quan hệ với nhà cung cấp đó nữa thì bỏ đi tìm nhà cung cấp mới. . Nếu như nguyên nhân đó từ phía công ty thì công ty sẽ tìm cách khắc phục. Việc khắc phục sai lầm trên nhiều khi khó quá công ty có thể yêu cầu nhà cung cấp giúp đỡ. + Nếu việc mua hàng thoả mãn nhu cầu của công ty thì công ty vẫn tiến hàng mua hàng của nhà cung cấp đó. 3.2.2. Các giải pháp về tổ chức và nhân sự. 3.2.2.1 Giải pháp đối với công tác tổ chức hoạt động mua hàng: - Chuyên môn hoá công việc mua hàng: giao cụ thể từng công việc cho nhân viên của từng bộ phận đảm nhiện tuỳ vào trình độ, khả năng của nhân viên. Mỗi nhân viên đảm nhận từng công việc cụ thể. Nhân viên mua hàng chỉ đảm nhiệm công tác mua hàng, khkông nên giao cho các bộ phận khác. Ví dụ đối với các mặt hàng có giá trị nhỏ như sách, vở, bút… việc đặt hàng thường do nhân viên bán hàng đảm nhiện. Các nhân viên bán hàng thì có kinh nghiệm trong bán hàng còn các kiến thức, kĩ năng bán hàng họ không có. Hay nhiều khi nhân viên quản lí kho nếu hết hàng trong kho gọi điện cho nhà cung cấp để đặt hàng, mà nhan viên kho làm sao biết được nhu cầu người tiêu dùnh như thế nào hay nhu cầu về mặt hàng đó tại thời các thời điểm khác nhau như thế nào… Công ty nên giao từng nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng nhân viên để họ đảm nhiệm tốt hơn công việc của mình. Nhân viên bán hàng thì làm các công việc bán hàng, nhân viên kho chỉ làm các công việc liên quan đến kho hàng và nhân viên mua hàng thì làm tốt các công việc liên quan đến mua hàng như xác định đúng nhu cầu mua hàng, tìm và lựa chọn các nhà cung cấp tốt nhất, làm tốt công tác thương lượng và đặt hàng, tổ chức tốt công tác kiểm tra, giao nhận và đánh giá được kết quả mua hàng. - Tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận có liên quan: Các bộ phận có liên quan đến hoạt động mua hàng như bộ phận bán hàng, kho vận, kế toán. Cần phối hợp chặt chẽ các bộ phận có liên quan để nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh. Giữa các bộ phận luôn có mối quan hệ với nhau. + Đối với bộ phận bán hàng khi hàng sắp hết thì báo cho nhân viên kho để nhân viên kho mang hàng lên. Khi nhu cầu tiêu dùng về mặt hàng đó có sự thay đổi tăng hay giảm thì báo cho nhân viên mua hàng để họ đặt mua sao cho phù hợp với thời điểm tới. + Đối với nhân viên kho: Khi nhân viên bán hàng thông báo hàng trên quầy sắp hết thì phải làm thủ tục nhanh chóng để mang hàng lên để tránh tình trạng công tác bán hàng bị gián đoạn. Hay nếu hàng trong kho sắp hết thì báo ngay cho nhân viên mua hàng để nhân viên mua hàng đặt mua hàng. Khi nhập kho hay xuất hàng phải làm thủ tục, giấy tờ, đơn xuất nhập cụ thể, rõ ràng. + Đối với nhân viên kế toán: Khi có lệnh của cấp trên thì nhanh chóng làm thủ tục xuất tiền đảm bảo kịp thời cho nhân viên mua hàng có tiền để chi trả hay đặt hàng. Các bộ phận đảm bảo hoàn thành tốt công việc thuộc trách nhiệm và quyền hạn của mình. 3.2.2.2.Giải pháp về nhân sự: - Đối với việc đào tạo nhân sự. + Tổ chức đào tạo và đạo tạo lại nhân viên mua hàng. + Cử nhân viên mua hàng đi học lớp bồi dưỡng ngắn hạn. - đối với việc tuyển dụng nhân sự. + Bên cạnh việc đào tạo, huấn luyện lại lao động việc tuyển dụng nhân viên mới cũng là việc làm cần thiết cho sự phát triển lâu dài. Việc tuyển nhân sự theo đúng tiến trình có sự giám sát chặt chẽ của ban giám đốc công ty sẽ giúp cho công ty có thêm những lao động mới có đầy đủ năng lực, phẩm chất, đạo đức cũng như sức khoẻ để đảm nhận công việc một cách tốt nhất, tạo luồng sinh khí mới trong hoạt động của công ty. + Ngoài biện pháp đào tạo và tuyển dụng nhân sự, công ty phải chú ý tới việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Làm thế nào để phát huy hết khả năng tiềm tàng của mỗi nhân viên, làm cho nhân viên nhiệt tình và hăng hái lao động tạo nên sức mạnh tổng hợp cho công ty. Làm thế nào dể các nhân viên trung thành với công ty, làm việc tận tâm và luôn cố gắng phấn đấu để đạt được mức năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Để làm được điều đó đòi hỏi công ty phải có một chế độ đãi ngộ nhân hợp lí và phải có một phong trào thi đua trong toàn công ty. - Về đãi ngộ nhân sự thông qua hình thức đãi ngộ vật chất và phi vật chất như: + Tiền lương: đây là nguồn thu nhập chính và cơ bản nhất của người lao động, công ty nên tìm mọi cách để tăng mức lương cho người lao động sao cho ít ra họ cũng đủ trang trải cho cuộc sống của gia đình họ thông qua hình thức thi nâng bậc tay nghề, áp dụng các hình thức trả lương như khoán doanh thu đối với nhân viên mua hàng… + Tiền thưởng: ngoài ý nghĩa kinh tế còn có tác dụng kích thích, động viên những người lao động có thành tích đóng góp trên mức trung bình, vượt quá chỉ tiêu đề ra. Công ty nên áp dụng trả lương một cách linh hoạt như: Thưởng chung cho người lao động nhân các dịp lễ Tết đặc biệt. Thưởng cho những người có đóng góp lớn cho công ty, những ngươì trung thành, tận tuỵ với công ty. Bán sản phẩm hạ giá cho cán bộ, công nhân viên trong công ty. Tiền thưởng hoa hồng cho các nhân viên mua hàng đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lí, hoàn thành đúng thời hạn, hay mua được hàng với giá rẻ 3.2.3.Các giải pháp khác. Giải pháp về vốn: Việc tạo lập vốn của công ty được thực hiện thông qua các giải pháp: + Nguồn từ hoạt động tài trợ kinh doanh. + Nguồn huy động từ cán bộ, công nhân viên. + Tranh thủ tận dụng các khoản tín dụng từ các điều kiện thanh toán – tín dụng của các nhà cung cấp và khách hàng, các khoản phải trả, phải nộp khác. + Vay vốn từ ngân hàng và các đơn vị kinh tế khác. + Đẩy mạnh thu hút vốn đầu tư, liên doanh, liên kết với các đối tác nếu có điều kiện phù hợp với hoạt động của công ty. + Mặt khác nước ta đang tiến hành cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nước, công ty nên cổ phần hoá để thu hút vốn nhàn rỗi ngay trong những nhân viên làm việc cho công ty. Trước mắt nếu chưa cổ phần hoá được thì vào những thời điểm cần vốn lưu động công ty có thể huy động bằng cách phát hành trái phiếu ngắn hạn. Ngoài ra công ty cần sử dụng vốn một cách hợp lí nhằm bảo toàn và phát triển vốn như: + Xác định nhu cầu vốn lưu động cần thiết cho từng thời kì nhằm huy động hợp lí các nguồn bổ sung. Nếu như không xác định đúng nhu cầu vốn lưu động cần thiết công ty sẽ gặp khó khăn trong mua hàng hoặc sử dụng vốn lãng phí làm chậm tốc độ chu chuyển của vốn chậm. + Giao vốn kinh doanh, phân cấp tự chủ vốn kinh doanh, hạch toán cho từng bộ phận thu mua hàng. + Tiết kiệm chi phí trong mua hàng. + Mua hàng đúng với số lượng bằng cách xác định chính xác mức tiêu thụ hàng hoá, mức dự trữ hợp lí để tránh tình trạng hàng hoá tồn kho. Về cơ sở vật chất, kĩ thuật: Công ty có một lợi thế là được thừa hưởng một hệ thống rất lớn có giá trị từ thời kì trước để lại. Tuy nhiên những trang thiết bị này đã trở nên lỗi mốt, lạc hậu. Với những trang thiết bị không còn giá trị sử dụng như vậy công ty nên bán thanh lí để đầu tư vào trang thiết bị mới, hiện đại phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của công ty. Đối với cơ cấu tổ chức, lãnh đạo tại công ty: Công ty nên tổ chức bộ máy mua hàng hợp lí, gọn nhẹ hơn, đặc biệt là bộ phận phòng kinh doanh. Nên giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên mua hàng để giảm bớt gánh nặng cho trưởng phòng kinh doanh. Chẳng hạn đối với nhân viên mua hàng đảm nhiệm mua loại hàng hóa nào thì phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với hàng hoá đó về chất lượng, mẫu mã, giá cả, thời hạn giao hàng để đảm bảo cho hoạt động tiêu thụ. Nhân viên đảm nhiệm về loại hàng hoá nào thì có toàn quyền quyết định trong việc lựa chọn loại hàng hoá đó và chỉ báo cáo kết quả cho trưởng phòng biết. Mặt khác công ty nên tăng cường sự thống nhất trong lãnh đạo, phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty. Điều này sẽ mang lại tính khả thi cho mỗi quyết định được đưa ra. Đối với hoạt động mua hàng thì đặc biệt phải phối hợp nhịp nhàng với bộ phận tiêu thụ để kịp thời nắm bắt được nhu cầu và sự thay đổi nhu cầu để từ đó có quyết định mua hàng hợp lí. Nếu quyết định mua hàng không mang tính thống nhất thì việc thực hiện sẽ gặp khó khăn do đó không thể mang lại hiệu quả cao trong công tác cung ứng hàng hoá. 3.2.4.Kiến nghị đối với cơ quan chủ quản có liên quan. Đây là yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty nhưng có tác dụng mạnh mẽ đối với sự phát triển của công ty. Sự ổn định và đúng đắn về quyết định và chính sách của nhà nước tạo nên một môi trường kinh doanh thuận lợi cho doanh nghiệp trong nước và ngoài nước. Mỗi doanh nghiệp đều tiến hành trong môi trường kinh doanh nhất định do đó không thể tránh khỏi những tác động từ môi trường kinh doanh. Trong bối cảnh như hiện nay nhà nước không ngừng hoàn thiện hệ thống pháp luật nhằm tạo ra một hành lang pháp lí an toàn và hấp dẫn, đảm bảo khả năng cạnh tranh lành mạnh giữa các doanh nghiệp, Tuy nhiên các chính sách về hoạt động sản xuất, kinh doanh đặc biệt là hoạt động ngoại thương còn nhiều bất cập, để hoạt động mua hàng của công ty được hàon thiện tốt em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến đối với cơ quan chức năng của nhà nước để công ty có thể hoàn thầnh một số các mục tiêu đè ra; + Nhà nước có biện pháp quản lí con dấu chặt chẽ, giám sát chặt chẽ nguồn gốc, xuất xứ của mặt hàng. Nhà nước phải có quy định chặt chẽ trong việc thi hành pháp luật, phát hiện và xử lý nghiêm minh những đơn vị cá nhân làm hàng giả, hàng nhái, hàng lậu lấy nhãn hiệu của các doanh nghiệp có uy tín trê thị trường hay việc nhập khẩu hàng lậu, hàng trốn thuế. Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì việc nhái hàng là không khó. Với một loại hàng hoácủa một hãng nổi tiếng nào đó vừa mới ra đời thì chỉ cần một thời gian ngắn sẽ xuất hiện hàng giả tràn ngập trên thị trường. Với người tiêu dùng việc phân biệt hàng thật hay giả là rất khó, thậm chí với nhân viên đi mua hàng nhiều khi còn nhầm. Tình trạng hàng giả ở nước ta rất phổ biến bởi sự quản lí lỏng lẻo của nhà nước đặc biệt là đăng kí bản quyền ở nước ta là chưa rõ ràng. Sự cạnh tranh khog bình đẳng, tình trạng hàng giả tran lan làm cho người tiêu dùng mất niiền tin vào người bán. Người mua thường mua ở các nhà phân phối độc quyền hơn là mua ở các đại lí, điều này ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại nhất là công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. Cho nên nhà nước phải có biện pháp làm sao để hạn chế dần tiến tới loại bỏ hàng giả đảm bảo cho các doanh ghiệp trong nước. + Nhà nước công khai hoá các quy trình, thủ tục giải quyết hành chính, xử lí nghiêm minh khắc phục tình trạng cửa quyền, sách nhiễu của công chức nhà nước. Hạn chế đến mức tối đa chi phí phát sinh do chậm về thủ tục, các chi phí trung gian. Nhà nứơc cần phải giải quyết triệt để và đồng bộ hệ thống quản lí hành chính về các thủ tục theo xu hướng tinh giảm, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, nâng cao chất lượng phục vụ. + Nhà nước nên có chính sách ưu đãi về thuế đối với các mặt hàng mới ra đời và được sản xuất trong nướcđể kích thích bsản xuất trong nước phát triển. Qua đó tạo điều kiện kích thích tiêu thụ. + Nhà nước có chính sách phát triển liên ngành, phối hợp đồng bộ giữa các ngành trong nước. Hiện nay ở nước ta một số công việc chịu sự giám sát của nhiều bộ, nghành khác nhau gây ra tình trạng chồng chéo trong quản lí. Nhà nước nên thay đổi cách quản lí bằng cách giảm bới sự chồng chéo không cần thiết tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thuận lợi. Về hệ thống giao thông vận tải: hiện nay nhà nước đầu tư rât nhiều vào xây dựng cơ sở hạ tầng nhưng cũng chỉ ở các thành phố lớn nên việc lựa chọn nguồn hàng mua của các doanh nghiệp là rất hạn chế. Vì vị trí địa lí của các nhà cung cấp ảnh hưởng rất nhiều đến quyết định mua hàng của doanh nghiệp. Nên nếu vị trí của nhà cung cấp qua xa hơn nữa điều kiện giao thông vận tải không tốt thì cho dù các điều khoản nhà cung ứng đưa ra có hấp dẫn đến đâu thì nhiều khi công ty cũng khôg dám mạo hiểm mua hàng bởi hàng hoá của nàh cung cấp có đảm bảo hàng đến nơi đúng yêu cầu hay không. Cho nên nhà nước nên chú ý đến hệ thống giao thông vận tải, đường xá đối với các vùng khác nhau nhất là các vùng xa trung tâm. + Nhà nước nên đơn giản hoá các thủ tục hành chính rườm rà, làm mất nhiều thời gian của các doanh nghiệp. Hoàn thuế một cách nhanh chóng giúp cho các doanh nghiệp có vốn để đầu tư cho quá trình kinh doanh, tránh tình trạng doanh nghiệp phải ngồi chờ nhà nước hoàn vốn làm gián đoạn quá trình kinh doanh của công ty. Kết luận Trên đây là một số vấn đề lý luận và thực tiễn trong hoạt động quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam bộ trong 3 năm qua (2001 - 2003). Mua hàng và hoạt động quản trị mua hàng là một phần quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Nó góp phần không nhỏ vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy trong quá trình thực tập tại công ty Bách hoá Số 5 Nam bộ em đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản trị mua hàng đối với hoạt động của công ty nên em đã đi sâu vào phân tích, nghiên cứu nhằm hiểu sâu hơn về công tác này với mong muốn học hỏi, tìm tòi để so sánh giữa lý thuyết và thực tế. Em đã đi sâu vào tìm hiểu vào quá trình mua hàng của công ty, những thành công, những mặt còn tồn tại và nguyên nhân của chúng. Từ đó em mạnh dạn đưa ra đề xuất nhằm hoàn thiện hơn trong công tác quản trị mua hàng của công ty nói riêng và của bản thân hoạt động kinh doanh của công ty nói chung. Tuy nhiên với kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Với tinh thần cá nhân mong muốn được học hỏi rất mong nhận được sự đóng góp, phê bình của thầy cô, nhà quản trị trong công ty và những người quan tâm đến vấn đề này đẻ bài luận văn của em được tốt hơn. Cuối cùng xin chân thành cảm ơn trường Đại Học Thương Mại, Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp, các thầy cô trong bộ môn quản trị doanh nghiệp và đặc biệt là thầy giáo Th.s Bùi Minh Lí đã giúp em nhìn nhận vấn đề và xử lí vấn đề một cách logic, khoa học hơn. Đồng thời em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị trong công ty bách hoá số 5 Nam bộ đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Hương K36A Tài liệu tham khảo 1.TS. Nguyễn Duy Bột, Giáo trình kinh tế thương mại, trường ĐHKTQD, Nxb Thống kê 1997. 2. PGS.TS Trần Thế Dũng - TS. Nguyễn Quang Hùng - Ths Lương Thị Trâm, Giáo trình phân tích hoạt động kinh tế doanh nghiệp thương mại - Trường Đại học Thương mại, Nxb DHQG Hà Nội 3. T.S Phạm Vũ Luận, giáo trình quản trị doanh nghiệp , trường DHTM 1997 4. T.S Phạm Công Đoàn, T,S Nguyễn Cảnh Lịch, giáo trình kinh tế doanh nghiệp thương mại . 5. PGS.PTS Phạm Thị Gái, giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh ., trường DHKTQD. 6. Quản trị kinh doanh, Học viện hành chính quốc gia, Nhà xuất bản lao động xã hội. 7. Các tài liệu của công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. 8. Một số luận văn của trường DHTM. Mục lục ._.