Quản lý vật tư mã vạch

y tính Thế Trung cũng không nằm ngoài xu thế đó. Hơn thế nữa, bản thân tên của công ty đã hàm chứa rằng công ty cần phải có một hệ thống quản lý bằng công cụ tin học hiện đại và đáp ứng mọi nhu cầu đòi hỏi. Khi mà các chương trình quản lý tổng thể ERP (Enterprise Resource Planning ) chưa được phát triển rộng rãi ở nước ta thì các phần mềm chuyên biệt cho từng bài toán vẫn đang được tập trung đào sâu và giải quyết. CMS có nhu cầu về các hệ thống phần mềm chính: Hệ thống kế toán, Quản lý nhân sự, Quản lý vật tư. CMS chuyên sản xuất và lắp ráp các thiết bị máy tính vì thế mà bài toán Quản lý vật tư là một bài toán lớn, phức tạp và khá thú vị. Bài toán lớn Quản lý vật tư còn chứa đựng trong nó nhiều vấn đề: Quản lý vật tư, quản lý mã vạch, Quản lý lắp ráp, Quản lý bảo hành, Quản lý danh mục, Quản trị hệ thống, Xây dựng các báo cáo. Trong đồ án tốt nghiệp này em chọn phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý vật tư và mã vạch mà trọng tâm là tập trung vào giải quyết các vấn đề: Quản lý vật tư, Quản lý mã vạch, Quản lý các danh mục liên quan, Quản trị hệ thống và Các báo cáo. Khi có đủ điều kiện về thời gian em sẽ bổ sung phần Quản lý lắp ráp và Quản lý bảo hành để xây dựng một hệ thống Quản lý vật tư hoàn chỉnh. Quản lý vật tư và mã vạch ghi nhận các giao dịch xuất/ nhập vật tư và mã vạch, giao dịch nhập chuyển/ xuất chuyển nội bộ vật tư, xuất trả bảo hành cho nhà cung cấp, nhập hàng bán bị trả lại từ khách hàng, chuyển đổi danh điểm, gán mã vạch cho vật tư, xem thông tin các danh mục, các phiếu, ... và tạo các báo cáo như: báo cáo tồn kho, báo cáo bán hàng, báo cáo mua hàng, báo cáo hàng bán bị trả lại, báo cáo hàng xuất trả lại nhà cung cấp. Trên thực tế, CMS cũng đã xây dựng phần mềm Quản lý vật tư cho mình, xong còn một số hạn chế sau: - Hệ thống chưa quản lý mã vạch tới từng vật tư riêng lẻ. Điều đó dẫn tới những rủi ro: + Hệ thống không xác định được vật tư nào là vật tư mới, vật tư nào là vật tư cũ, dẫn tới chi phí quản lý cao và làm giảm hiệu quả kinh doanh. - Hệ thống có các báo cáo theo tiêu chuẩn dựa vào các kho. Hệ thống mới xây dựng với chức năng Quản lý tem mã vạch giúp hệ thống: - Giảm thiểu rủi ro khi bảo hành. - Theo dõi chặt chẽ vật tư. Phần nội dung I. Giới thiệu chung về CMS 1.1. Lịch sử hình thành: Công ty TNHH Thế Trung nay gọi là Công ty TNHH sản xuất và dịch vụ máy tính Thế Trung hay thường gọi là CMS được thành lập vào tháng 5 năm 1999. CMS_ nhà sản xuất và lắp ráp máy tính Thương hiệu số 1 Việt Nam chuyên phân phối chuyên nghiệp các thiết bị và sản phẩm tin học là thành viên của tập đoàn CMC, một trong những tập đoàn công nghệ thông tin hàng đầu Việt Nam. CMS đã khẳng định được vị thế của mình trên đấu trường quốc tế khi chính thức trở thành nhà sản xuất thiết bị chuẩn của hãng Intel (Intel Local OEM Original Equipment Manufacturer). CMS là máy tính Việt Nam đầu tiên và duy nhất thiết lập hệ thống Trung tâm bảo hành uỷ quyền trên toàn quốc và cung cấp dịch vụ tăng thời hạn bảo hành CMS Service Pack. 1.2. CMS_ nhà phân phối linh kiện, các sản phẩm và các thiết bị tin học Hiện nay, CMS đang phân phối chính thức các sản phẩm của các hãng sản xuất linh kiện và thiết bị tin học hàng đầu thế giới: ASUSTEK, INVENSYS, KINGSTON, SANTAK, BENQ, ... và đồng thời là nhà sản xuất thiết bị chuẩn Local OEM của Intel. Những mặt hàng của CMS luôn được khách hàng tin tưởng và đạt doanh số cao nhờ có tính chuyên nghiệp cao trong kinh doanh và dịch vụ, kết hợp với khả năng bảo hành trực tiếp và hỗ trợ kỹ thuật ở mức tối đa. CMS xây dựng hệ thống dây chuyền sản xuất- lắp ráp máy tính CMS – Hanel (công suất 10.000PCs/tháng). Đó là dây chuyền chuyên dụng lắp ráp Máy tính công nghiệp đầu tiên và lớn nhất tại Việt Nam, được đầu tư đồng bộ khép kín từ khâu kiểm tra chất lượng linh kiện đầu vào đến lắp ráp, kiểm tra tính tương thích hệ thống, kiểm tra sốc điện, nhiệt độ, độ ẩm, ... và quản lý được chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001: 2000 đồng thời có phòng thí nghiệm đạt tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. 1.3. Chặng đường dẫn tới thành công CMS được giới CNTT đánh giá là nhà sản xuất và lắp ráp máy tính hàng đầu Việt Nam với thương hiệu máy tính CMS. Các thời điểm quan trọng và quyết định dẫn tới thành công ngày hôm nay: - Tháng 5/1999: khai trương công ty tại trụ sở 67 Ngô Thì Nhậm, Hai Bà Trưng, Hà Nội. - Tháng 7/2000: đầu tư xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001: 2000. - Tháng 6/2001: là máy tính Việt Nam đầu tiên đạt chứng chỉ ISO2001:2000. - Tháng 5/2002: đổi tên công ty CDS thành CMS và công bố hệ thống các trung tâm bảo hành uỷ quyền (TBU) trên toàn quốc. - Tháng 10/2002: công bố cài đặt hệ điều hành Linux đã Việt hoá. - Tháng 4/2003: thành lập chi nhánh CMS tại Thành phố Hồ Chí Minh. - 5/2003: khánh thành dây chuyền và nhà máy sản xuất lắp ráp máy tính thương hiệu CMS có quy mô lớn nhất Việt Nam với trị giá 25 tỷ VND tại khu công nghiệp Sài Đồng, Gia Lâm, Hà nội. - 6/2003: trúng thầu Dự án máy tính lớn nhất trong lịch sử việt nam, cung cấp hơn 5.000 máy tính CMS Powercom cho hơn 600 trường học của Việt Nam. - 11/2003: chính thức trở thành đối tác LOCAL OEM của Intel tại Việt Nam_ chức danh cao nhất của Intel dành cho các công ty sản xuất và lắp ráp máy tính trên thế giới. 1.4. Các thành tích đạt được CMS đã nhận được nhiều bằng khen, nhiều giải thưởng có giá trị trong đó có giải thưởng và danh hiệu “sao vàng đất việt 2003” (11/2002-2003), danh hiệu “top 5 máy tính đoạt doanh thu cao nhất” do hội tin học Thành phố Hồ Chí Minh trao tặng hai năm liền (2002- 2003). 1.5. Định hướng phát triển - Năm 2010, CMS sẽ chiếm 20% thị phần của thị trường máy tính Việt Nam. - Chuyên nghiệp hoá các lĩnh vực phân phối sản phẩm. - Cung cấp các sản phẩm có chất lượng, thời gian giao hàng nhanh và chế độ bảo hành - Hoàn thiện chất lượng dịch vụ, xây dựng và củng cố hệ thống đại lý toàn quốc. - Đa dạng hoá sản phẩm. - Tăng cường hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước. - Nỗ lực phát triển các phần mềm Việt hoá. II. Tìm hiểu nghiệp vụ và xác định phạm vi bài toán 2.1. Tìm hiểu nghiệp vụ 2.1.1. Tổ chức doanh nghiệp Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp Hoạt động của tổ chức Các ký hiệu sử dụng trong các sơ đồ hoạt động của tổ chức: Tên yêu cầu : Yêu cầu của khách hàng hay của tổ chức. Tên chức năng : Các chức năng ( ví dụ: mua hàng). Tên điều kiện kiểm tra : Các điều kiện cần kiểm tra. Thông tin : Thông tin của khách hàng, tổ chức hay kết quả kiểm tra điều kiện. KTTT: Kế toán thanh toán CBKD: Cán bộ Kinh doanh KTKD: Kế toán Kinh doanh CBXNK: Cán bộ xuất nhập khẩu Giám đốc hay Trưởng Phòng kinh doanh được Giám đốc uỷ quyền gọi chung là Người ký duyệt. Quản lý vật tư Nhập mua Tiến trình Tên công việc Bộ phận chịu trách nhiệm Đủ điều kiện Nhập kho Dự báo thị trường Yêu cầu của khách hàng Kế hoạch sản xuất Mua hàng Ký lệnh nhập kho Lập lệnh nhập kho Kiểm tra hàng mua Trả lại Nhập mua hay không Yêu cầu mua hàng Không Không đủ điều kiện Đồng ý Yêu cầu mua hàng Giám đốc, Phòng Kinh doanh Mua hàng theo như yêu cầu Cán bộ Kinh doanh (CBKD) Lập lệnh nhập kho Cán bộ Kinh doanh, Cán bộ Xuất nhập khẩu (CBXNK) Ký lệnh nhập kho Người ký duyệt Kiểm tra chất lượng sản phẩm mua vào Thủ kho, Phòng sản phẩm Quyết định có mua lô hàng hay không Người ký duyệt Nhập kho hàng mua, nạp số liệu nhập kho và lưu các chứng từ Thủ kho, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán Hình 2.2. Sơ đồ nghiệp vụ_ Nhập mua vật tư Nhập mua tại kho Lạc Trung - Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và kết quả dự báo của Phòng Nghiên cứu thị trường hay do yêu cầu của khách hàng, Giám đốc hoặc trưởng Phòng Kinh doanh được Giám đốc uỷ quyền đưa ra yêu cầu mua hàng. - Căn cứ vào yêu cầu mua hàng , cán bộ Kinh doanh (CBKD) kết hợp cùng Phòng Kinh doanh tiến hành gọi mua hàng. Có thể mua hàng trong nước hay nhập khẩu. - Cán bộ Kinh doanh gọi mua hàng lập 02 liên > theo mẫu thống nhất trong trường hợp mua hàng trong nước. Đối với trường hợp nhập khẩu Cán bộ xuất nhập khẩu (CBXNK) là người làm > và nếu hàng nhập kho về kho ngoài giờ làm việc hành chính, CBXNK làm > căn cứ vào hợp đồng ngoại và các chứng từ nhập khẩu lô hàng để chuyển trước > này cho Thủ kho. - Lệnh nhập kho cần được Giám đốc hoặc trưởng Phòng Kinh doanh được Giám đốc uỷ quyền ký (gọi chung là Người ký duyệt) để bàn giao cho Nhân viên chạy giấy. Nhân viên chạy giấy khi chuyển chứng từ bán hàng xuống kho Lạc Trung, sẽ kết hợp chuyển cả 2 liên > đã ký duyệt xuống cho Thủ kho. - Mọi hàng hoá, khách hàng hoặc người giao hàng sẽ phải chuyển xuống giao nhận tại kho Lạc Trung. Thủ kho căn cứ vào > tiếp nhận hàng hoá và các chứng từ của người bán giao cho, tiến hành nhập kho và kiểm tra sản phẩm mua vào đã đạt được tiêu chuẩn về chất lượng và số lượng chưa. (Trường hợp hàng mua với số lượng lớn thì thông báo cho CBKD đặt hàng hoặc kết hợp với Phòng sản phẩm phối hợp kiểm tra). Đồng thời xác nhận vào >, gửi lại cho Kế toán Kinh doanh (KTKD) 1 liên và lưu tại kho 1 liên. Trường hợp số hàng thực có chênh lệch với số hàng ghi trên >, khi đó Thủ kho phải liên lạc ngay với Người ký duyệt lệnh để xin ý kiến có nhập lô hàng đó hay không và nếu đồng ý nhập thì nhập với số lượng là bao nhiêu. Trong trường hợp này, Thủ kho phải ghi rõ vào cột “chênh lệch” số lượng thừa thiếu của từng loại vật tư so với >. Thủ kho chuyển 1 liên > cùng các chứng từ của người bán cho Nhân viên chạy giấy chuyển chứng từ mang lên cho KTKD để nạp số liệu nhập kho vào chương trình kế toán. Hàng ngày, KTKD in các Phiếu nhập kho của mình ghim cùng > đã có xác nhận nhập kho của Thủ kho chuyển lên trình Người ký duyệt vào đầu giờ làm việc ngày tiếp theo để lưu chứng từ. Nhập mua lẻ - Bộ phận bán lẻ căn cứ vào nhu cầu đột xuất của người mua, chủ động gọi mua những vật tư mà Công ty không có, trực tiếp kiểm tra, nhận hàng, chứng từ của người bán và ký xác nhận hoặc thanh toán tiền cho người bán. - Cuối mỗi ngày Bộ phận bán lẻ lập 3 liên báo cáo tổng hợp và chi tiết mua hàng theo nội dung yêu cầu của mẫu báo cáo mua hàng (BCMH) trình đồng thời cho Người ký duyệt. Sau đó lưu lại 1 liên, còn 2 liên gửi chuyển cho Kế toán: + Chuyển 1 liên BCMH đã được duyệt cùng các chứng từ của người bán (nếu có) cho KTKD để nạp số liệu nhập kho. + Chuyển 1 liên BCMH đã được duyệt cho KTTK để làm chứng từ chi tiền trong trường hợp cần quyết toán các khoản mua hàng đã trả tiền ngay cho người bán. Nhập hàng bán bị trả lại Tiến trình Tên công việc Bộ phận chịu trách nhiệm Trả lại tiền cho khách Khách hàng Không thoả mãn Thỏa mãn Nhập kho Kiểm tra chi tiết Thỏa mãn Không thoả mãn Khách hàng Ký lệnh nhập hàng bán bị trả lại Lập lệnh nhập hàng bán bị trả lại Kiểm tra cảm quan Yêu cầu của khách hàng Nhận yêu cầu của khách hàng Nhận yêu cầu nhập lại hàng của khách hàng Cán bộ Kinh doanh Kiểm tra hàng có đủ điều kiện trả lại hay không Cán bộ Kinh doanh, Phòng sản phẩm Lập lệnh nhập hàng bán bị trả lại Cán bộ Kinh doanh Ký lệnh nhập hàng bán bị trả lại Người ký duyệt Kiểm tra chi tiết các điều kiện bảo hành, tình trạng kỹ thuật Phòng sản phẩm Nhập kho, Trả lại tiền cho khách Thủ kho, Kế toán Hình 2.3. Sơ đồ nghiệp vụ_ Nhập hàng khách trả lại Nhập hàng trả lại tại kho Lạc Trung - Khi có yêu cầu nhập lại hàng của khách hàng, Cán bộ Kinh doanh trực tiếp nhận yêu cầu. CBKD xem xét nguyên nhân, thời hạn hàng đã mua, kiểm tra cảm quan hàng hoá và phiếu bảo hành để trả lời cho khách “từ chối nhập lại” hay “chấp nhận nhập lại”. - Trường hợp chấp nhận nhập lại, CBKD lập > kèm các phiếu xuất đã bán hàng (Bản Copy ) trình Người ký duyệt. - Cán bộ Kinh doanh kết hợp với Phòng sản phẩm kiểm tra các điều kiện bảo hành (về tem niêm phong, số Serial, hạn bảo hành, thời hạn ghi trên tem bảo hành có phù hợp vơí thời điểm xuất hàng, ...), đối chiếu từng chi tiết với phiếu bảo hành và kiểm tra tình trạng kỹ thuật của hàng hoá. Khi hàng hoá đủ điều kiện về bảo hành, phù hợp với phiếu bảo hành, đủ các điều kiện, bao gói và hoạt động bình thường, Nhân viên kiểm tra của Phòng sản phẩm ký xác nhận vào >, đồng thời gói niêm phong số hàng đã kiểm tra cùng phiếu bảo hành để CBKD chuyển hàng hoá cùng > xuống cho Thủ kho ZK02 nhận hàng. Thủ kho tiếp nhận số hàng đã được kiểm tra , niêm phong và tiến hành nhập theo số lượng ghi trên > Thủ kho chịu trách nhiệm nhập lại hàng hoá đó và Bộ phận Kế toán có trách nhiệm ghi lại giao dịch đó đồng thời hoàn trả lại tiền cho khách hàng. Nhập lại hàng bán lẻ - Về nguyên tắc, khi bán hàng ở cửa hàng bán lẻ thì nên thông báo cho khách biết rằng “Hàng đã mua miễn trả lại”. - Trường hợp buộc phải nhận lại, phụ trách Bộ phận bán lẻ quyết định và chuyển số hàng nhập lại đó cho Nhóm Kỹ thuật của Xưởng lắp ráp kiểm tra như đối với “Hàng bán bị trả lại ” tại kho Lạc Trung. Chỉ sau khi Nhóm Kỹ thuật xác nhận hàng đủ điều kiện nhập lại thì cửa hàng bán lẻ mới nhận lại và trả tiền cho khách. - Cuối mỗi ngày Bộ phận bán lẻ lập 3 liên báo cáo “Hàng bán bị trả lại” trình Người ký duyệt. - 1 liên cùng các chứng từ của người mua được chuyển cho KTKD để nạp số liệu nhập kho cửa hàng bán bị trả lại. - Cửa hàng chuyển 1 liên cho KTTT để hoàn tất làm phiếu chi tiền trong trường hợp cửa hàng phải hoàn trả lại tiền cho khách hàng khi nhập lại. Bán hàng Nhận yêu cầu của khách hàng hjjadsfađsfầdfáhahanhách hàng Hàng hoá có sẵn trong kho không Yêu cầu của khách hàng Mua hàng Ký lệnh nhập kho Lập lệnh nhập kho Ký hợp đồng/ xác nhận báo giá/ đơn đặt hàng Xem xét yêu cầu Có Không Tiến trình Tên công việc Bộ phận chịu trách nhiệm Ghi chép, làm rõ yêu cầu của khách hàng Phòng Kinh doanh Xem xét khả năng đáp ứng Phòng Kinh doanh Ký hợp đồng/ xác nhận báo giá/ đơn đặt hàng Người ký duyệt Kiểm tra lại hàng hoá có trong kho không Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Thủ kho Mua hàng Phòng Xuất khẩu, Cán bộ Kinh doanh Lập lệnh nhập kho Cán bộ Kinh doanh, Cán bộ Xuất nhập khẩu Ký lệnh nhập kho Người ký duyệt Tiến trình Tên công việc Bộ phận chịu trách nhiệm Kiểm tra hàng mua Nhập kho Nhập mua hay không Xuất kho, giao hàng Trả lại Không mua Hàng có sẵn trong kho Có mua Đủ điều kiện Không đủ điều kiện Kiểm tra sản phẩm mua vào Thủ kho, Phòng sản phẩm Quyết định có mua lô hàng hay không Người ký duyệt Nhập kho hàng mua, nạp số liệu nhập kho và lưu chứng từ Thủ kho, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán Xuất kho, giao hàng cho khách Phòng kho vận, Thủ kho, Phòng Kế toán Hình 2.4. Sơ đồ nghiệp vụ_ Bán hàng Bán hàng tại kho Lạc Trung - Khi có yêu cầu mua hàng của khách , CBKD tiếp nhận và lập > (có thể không cần làm lệnh nếu cần thiết để rút ngắn thời gian giao hàng), Phòng Kinh doanh có trách nhiệm ghi chép và làm rõ yêu cầu của khách. Sau đó xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu cho khách hàng. - CBKD chuyển > hoặc phiếu tiếp nhận yêu cầu khách hàng cho KTKD để lập hoá đơn bán hàng kiêm Phiếu xuất kho (PX) và viết hoá đơn giá trị gia tăng như hiện nay (Hoá đơn bán hàng và Hoá đơn GTGT gọi chung là chứng từ bán hàng) trình Người ký duyệt. - Chứng từ bán hàng được giao cho Nhân viên chạy giấy chuyển xuống Phòng kho vận để xuất hàng từ kho giao cho khách. Trong khi các chứng từ bán hàng đang được tập hợp tại Kế toán kinh doanh (KTKD) hoặc trên đường chuyển xuống kho, nếu tính chất lô hàng yêu cầu (Lô hàng lớn, lô hàng cần giao gấp), nhân viên được giao nhiệm vụ_ KTKD sẽ thông báo cho Thủ kho để chuẩn bị hàng (dán tem, chích tem bảo hành, ghi phiếu bảo hành, đóng gói, ...). Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Thủ kho tiến hành kiểm tra xem hàng hoá đã có sẵn trong kho chưa. + Nếu hàng hoá có sẵn trong kho, căn cứ vào lượng hàng trên PX, Trưởng Phòng kho vận điều động phương tiện vận chuyển và phân công nhân viên giao hàng. Sau khi người mua nhận hàng, ký nhận vào PX; nhân viên giao hàng giao lại PX cho Trưởng Phòng kho vận tập hợp để đầu giờ ngày làm việc tiếp theo giao lại cho KTKD lưu chứng từ. + Nếu hàng không có sẵn trong kho, Cán bộ Kinh doanh gọi mua hàng trong nước hoặc Phòng xuất nhập khẩu sẽ chịu trách nhiệm nhập hàng. + Trước khi nhập kho, Phòng sản phẩm kiểm tra hàng nhập đã đạt yêu cầu chưa. Nếu hàng đạt thì Thủ kho kết hợp với Phòng Kho vận tiến hành nhập kho. + Sau đó xuất kho, giao hàng cho khách, Kế toán và Cán bộ Kinh doanh ghi lại giao dịch và thu tiền của khách hàng. Cần phải chú ý các trường hợp đặc biệt sau: - Trường hợp PX bán hàng lấy tiền ngay + Về nguyên tắc, chỉ giao hàng cho khách khi đã nhận được tiền. Trong mọi trường hợp thì trách nhiệm cuối cùng thuộc về nhân viên giao hàng. + Nhân viên giao hàng sau khi thu được tiền (Tiền mặt, Séc) của khách hàng giao ngay cho Thủ quỹ của công ty. Nếu khách hàng chuyển tiền bằng hình thức uỷ nhiệm thì phải yêu cầu khách Fax uỷ nhiệm chi đã có xác nhận của Ngân hàng để thông báo cho Phòng Kế toán theo dõi cho đến khi Công ty thực nhận được tiền. - Trường hợp PX phải nhận thêm hàng ở các kho khác + Nếu hàng ở kho Z02 không đủ để giao cho khách hoặc vì lý do cần phải giải toả hàng ở các kho khác, CBKD lập > trình Người ký duyệt và chuyển lệnh này cho KTKD. Đồng thời trong trường hợp này khi bán hàng CBKD phải lập các > mà mỗi > tương ứng với từng lượng hàng có trên từng kho. + KTKD làm phiếu chuyển kho từ kho có hàng về kho ZK02 (Lập 3 liên: Phiếu chuyển kho ghi rõ xuất bán cho ai hoặc PX nào để tiện tra cứu). Sau đó lập chứng từ bán hàng từ kho ZK02 như bình thường. + Phiếu chuyển kho được Nhân viên chạy giấy chuyển cho Thủ kho ZK02 cùng với chứng từ bán hàng. + Thủ kho ZK02 ký nhận hàng trên 2 liên để giao cho Nhân viên giao hàng lên nhận hàng tại kho xuất và yêu cầu Nhân viên giao hàng ký người nhận hàng trên 1 liên để lưu. + Nhân viên giao hàng trình 2 liên phiếu chuyển kho để nhận hàng. Khi xuất hàng Thủ kho xuất hàng phải yêu cầu Nhân viên giao hàng trực tiếp nhận hàng ký vào mục người nhận hàng và lưu lại 1 liên còn bên kia trả cho người nhận hàng. + Nhân viên sau khi giao hàng xong cho khách có trách nhiệm chuyển các PX, phiếu chuyển kho cho Trưởng Phòng kho vận để chuyển trả chứng từ cho KTKD vào đầu giờ làm việc ngày hôm sau. + Trường hợp đặc biệt: Nếu hàng xuất kho từ kho ZK02 là các linh kiện rời hoặc các linh kiện chuyển từ nhiều kho về phải lắp ráp trước khi giao cho khách, Phiếu xuất trong trường hợp này KTKD phải lập thành 4 liên, tức là thêm một liên so với quy trình bán hàng thông thường để khi Nhân viên giao hàng chuyển giao các linh kiện rời cho Xưởng Lắp ráp và khi Trưởng Phòng lắp ráp bàn giao lại sản phẩm đã lắp ráp xong cho Nhân viên giao hàng, hai bên sẽ ký nhận với nhau. Liên phiếu xuất này cuối cùng được lưu lại tại Xưởng lắp ráp. - Trường hợp giao hàng cho khách không được thực hiện: + Trường hợp các chứng từ bán hàng đã lập xong và đem hàng giao cho khách mà bị khách từ chối không nhận, khi đó nhân viên giao hàng phải đem về ngay kho và bàn giao lại các chứng từ cho Trưởng Phòng kho vận. + Thủ kho trả lại cho Trưởng Phòng kho vận liên PX mà Thủ kho đã giữ trước đó để Trưởng Phòng kho vận tập hợp cùng 2 chứng từ mà Nhân viên giao hàng cầm về đóng dấu huỷ và lưu. + Trưởng Phòng kho vận lập biên bản (Theo mẫu) với nhân viên giao hàng theo từng trường hợp và thông báo với Thủ kho , KTKD và CBKD biết PX nào bị huỷ bằng Email. Biên bản được chuyển ngay cho KTKD lưu. + Căn cứ vào biên bản huỷ PX, KTKD tiến hành sửa PX đó thành Phiếu huỷ trên chương trình bằng cách tạo một mã vật tư giả định là: Huỷ phiếu xuất (vẫn chứng từ đó nhưng thay các vật tư đã xuất thành vật tư giả định- Huỷ phiếu xuất) nhằm phục vụ tiện lợi cho công tác thống kê các PX bị huỷ. (Nếu người mua đã nhận sau đó mới từ chối thì áp dụng quy trình hàng bán bị trả lại). - Người mua nhận hàng tại kho + Chứng từ bán hàng vẫn được lập và chuyển xuống Lạc Trung cho Phòng kho vận. + CBKD hướng dẫn khách xuống địa chỉ kho Lạc Trung để nhận hàng. + Khi Phòng kho vận giao hàng cho khách vẫn kiểm tra và tuân thủ các quy định về kiểm tra chữ ký, chứng minh thư, giấy giới thiệu mà Công ty đã quy định. Bán lẻ Tất cả các trường hợp bán lẻ được thực hiện bán qua Bộ phận bán lẻ của Công ty; hàng bán lẻ không được phép bán hàng thu tiền sau; Việc bán hàng tại Bộ phận bán lẻ giống như bán hàng tại quầy Bách hoá, trường hợp khách có nhu cầu mua hàng với số lượng lớn Cửa hàng giới thiệu sang các Phòng kinh doanh để bán hàng. - Phòng Kế toán mở một kho riêng để theo dõi hàng bán lẻ tại Bộ phận bán lẻ. - Hàng ngày, hoặc hàng tuần tuỳ theo yêu cầu đã được quy định Cửa hàng căn cứ vào nhu cầu của khách hàng và lượng hàng còn tồn tại quầy, phụ trách Bộ phận bán lẻ đề nghị công ty xuất bổ sung hàng bằng cách lập > trình Người ký duyệt và chuyển Lệnh này cho KTKD. - KTKD căn cứ > để lập phiếu chuyển kho hàng hoá từ các kho khác về kho của Bộ phận bán lẻ. Các quy trình chuyển kho giống như Xuất bán_ PX phải nhận thêm hàng ở các kho khác. - Trường hợp khách mua lẻ cần viết hoá đơn giá trị gia tăng, Bộ phận bán lẻ sẽ đề nghị với KTKD để viết và phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về việc yêu cầu viết các nội dung trên hoá đơn (Nhân viên bộ phận bán lẻ đề nghị viết hoá đơn ký nhận, sau đó liên đỏ về giao cho khách). - Cửa hàng tuân thủ các quy định về chế độ bảo hành của công ty để giải thích, hướng dẫn và viết giấy bảo hành cho người mua. - Cuối mỗi ngày Bộ phận bán lẻ phải lập 3 liên báo cáo bán hàng (BCBH) trình Người ký duyệt. - Chuyển 1 liên BCBH cho KTKD để nạp số liệu xuất bán hàng từ kho của Cửa hàng và tính doanh số cho Bộ phận bán lẻ. PX được lập thành liên ghim cùng BCBH và phải có đầy đủ chữ ký trước khi đưa vào lưu trữ (chữ ký người mua hàng là của Nhân viên bán hàng). - Chuyển cho KTTT 1 liên BCBH để lập báo cáo thu tiền trong ngày Quản lý lắp ráp Yêu cầu lắp ráp Sửa đổi yêu cầu/ mua hàng Linh kiện sẵn có trong kho Kế hoạch sản xuất Xuất kho cho bộ phận lắp ráp Lắp ráp theo yêu cầu Nhập kho Kiểm tra lắp ráp Dự báo thị trường Yêu cầu của khách hàng Đạt Không đạt Có Không Tiến trình Tên công việc Bộ phận chịu trách nhiệm Yêu cầu lắp ráp Giám đốc Phòng Kinh doanh Kiểm tra hàng tồn kho Thủ kho, Kế toán vật tư Sửa đổi yêu cầu lắp ráp/ Quyết định nhập hàng Người ký duyệt Xuất hàng cho cán bộ lắp ráp Phòng lắp ráp, Phòng Kế toán, Thủ kho Lắp ráp máy tính Phòng lắp ráp Kiểm tra sản phẩm lắp ráp Phòng sản phẩm Nhập kho Kế toán, Thủ kho Hình 2.5. Sơ đồ nghiệp vụ_ Quản lý lắp ráp - Theo như yêu cầu của khách hàng hay để thực hiện kế hoạch sản xuất hoặc dựa vào thông tin dự báo của Phòng dự báo thị trường, Giám đốc hoặc Trưởng Phòng Kinh doanh được Giám đốc uỷ quyền ra yêu cầu lắp ráp. - Thủ kho cùng Kế toán vật tư kiểm tra xem linh kiện đã có sẵn trong kho chưa + Nếu đã có, thì ký lệnh nhập kho rồi xuất kho cho Bộ phận lắp ráp. + Nếu linh kiện không có sẵn trong kho, Giám đốc hay Trưởng Phòng Kinh doanh có thể ra quyết định sửa đổi yêu cầu mua hàng hoặc quyết định mua hàng. - Phòng lắp ráp lắp ráp máy tính theo yêu cầu. - Sau khi quy trình lắp ráp thành công, sản phẩm lắp ráp sẽ được qua giai đoạn kiểm tra do Phòng sản phẩm tiến hành. Nếu sản phẩm đã đạt tiêu chuẩn kiểm tra thì Phòng Lắp ráp giao hàng để Thủ kho làm thủ tục nhập kho. Kế toán lưu các thông tin về lô lắp ráp. Quản lý tem mã vạch Kiểm tra mã vạch Nhận tem đã thuê in Yêu cầu in tem mã vạch Thuê in tem Phân phối tem Không đủ điểu kiện Thay thế mã vạch Dán mã vạch cho thiết bị Kế hoạch sản xuất Tiến trình Tên công việc Bộ phận chịu trách nhiệm Yêu cầu in tem mã vạch Giám đốc hoặc trưởng Phòng Kinh doanh được Giám đốc uỷ quyền Thuê in tem để sử dụng Người ký duyệt Nhận tem đã thuê in Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán Phân phối tem Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán Dán mã vạch cho thiết bị Thủ kho Kiểm tra xem mã vạch có thoả mãn không Phòng sản phẩm Thay thế mã vạch Thủ kho Hình 2.6. Sơ đồ nghiệp vụ_ Quản lý mã vạch - Khi có yêu cầu in mã vạch mới của Giám đốc hoặc trưởng Phòng Kinh doanh được Giám đốc uỷ quyền, mã vạch được đặt in. - Tem mã vạch được quản lý theo lô (từ số, đến số). - Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm nhận mã vạch về kho chính của công ty kho số 65 phố Lạc Trung. Căn cứ vào nhu cầu và theo quyết định của Người ký duyệt tem nhập về được phân phối tới các kho. Phòng Kế toán lưu các thông tin về mã vạch của vật tư và các thông tin của giao dịch nhập/ xuất mã vạch. - Thủ kho chịu trách nhiệm dán mã vạch CMS _ mã vạch của công ty cho từng vật tư. Nguyên tắc dán mã vạch: mỗi vật tư có một mã vạch duy nhất và chú ý là mã vạch gán cho CPU phải ngắn. - Trong quá trình dán mã vạch hay trong một số tình huống nào đó mà mã vạch bị rách, hỏng hoặc cũng có xảy ra trường hợp trùng lặp thì Thủ kho làm nhiệm vụ thay thế mã vạch cho vật tư, sản phẩm đó. Hệ thống liên kết mã vạch mới với mã vạch cũ để giữ được lịch sử thiết bị. Các biểu mẫu Phiếu nhập Phiếu nhập kho Ngày....... tháng ....... năm......... Số hoá đơn: Số phiếu: Mã giao dịch: Nhà cung cấp: Địa chỉ: Đơn vị thanh toán: Diễn giải: Kho nhập: STT Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Bảo hành Tổng cộng tiền: Thuế giá trị gia tăng: Tổng cộng tiền thanh toán: Bằng chữ: Nhà cung cấp: Bộ phận Kinh doanh: Thủ kho: Người nhận: Hình 2.7. Biểu mẫu_ Phiếu nhập kho Phiếu xuất Phiếu xuất kho Ngày....... tháng ....... năm......... Số hoá đơn: Số phiếu: Mã giao dịch: Khách hàng: Địa chỉ: Đơn vị thanh toán: Diễn giải: Kho xuất: STT Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Bảo hành Tổng trước thuế: Thuế giá trị gia tăng: Tổng tiền: Bằng chữ: Khách hàng: Bộ phận Kinh doanh: Thủ kho: Người giao: Hình 2.8. Biểu mẫu_ Phiếu xuất kho Thẻ kho Thẻ kho Thẻ lập ngày .....tháng....năm..... Số: Mã vật tư: Tên vật tư: Kho: STT Chứng từ Đơn vị tính Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Lượng Lượng Lượng Cộng Hình 2.9. Biểu mẫu_ Thẻ kho Báo cáo tồn kho Báo cáo tồn kho Tháng ....... năm........ Tên kho: Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Liên hệ: STT Mã vật tư Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Ngày ....... tháng.......năm ....... Người lập báo cáo Hình 2.10. Biểu mẫu_ Báo cáo tồn kho Xác định phạm vi bài toán Phạm vi bài toán - CMS là nhà sản xuất và lắp ráp thiết bị máy tính hàng đầu Việt Nam, điều đó có nghĩa rằng một bài toán lớn được đặt ra: làm sao để quản lý hiệu quả khoảng ngàn chiếc máy tính ra đời hàng ngày với những thông tin chi tiết tới từng vật tư riêng lẻ: mã vật tư, mã vạch gốc/ mã vạch CMS của vật tư (sản phẩm) và nhiều thông tin khác nữa , lớn hơn là lô lắp ráp: mã lô, thông tin chi tiết lô, cấu hình từng bộ bên trong lô. Tem mã vạch là một vấn đề mới và có ý nghĩa rất quan trọng đối với sản phẩm của công ty trong dịch vụ bảo hành. Tất cả những yêu cầu trên có thể được gói gọn trong bài toán Quản lý vật tư và mã vạch với các chức năng chính: Quản lý vật tư, Quản lý lắp ráp, Quản lý tem mã vạch, Quản lý bảo hành, Quản lý danh mục và Quản trị hệ thống. - Trong đồ án tốt nghiệp này em tập trung vào giải quyết các chức năng: Quản lý vật tư, Quản lý tem mã vạch, Quản lý danh mục và Quản trị hệ thống với sơ đồ nghiệp vụ thiết kế: Quy trình hoạt động khi thiết kế Quản lý vật tư Nhập mua Hình 2.11. Sơ đồ xử lý chức năng nhập vật tư Chuyển đổi danh điểm Hình 2.12. Sơ đồ xử lý chức năng chuyển đổi danh điểm Nhập chuyển nội bộ Hình 2.13. Sơ đồ chức năng nhập chuyển nội bộ Xuất trả bảo hành cho nhà cung cấp Hình 2.14. Sơ đồ xử lý chức năng xuất trả bảo hàng cho nhà cung cấp Nhập hàng trả lại từ khách hàng Hình 2.15. Sơ đồ xử lý chức năng nhập hàng trả lại Xuất bán Hình 2.16. Sơ đồ xử lý chức năng xuất bán Quản lý tem mã vạch Nhập tem mã vạch Hình 2.17. Sơ đồ xử lý chức năng nhập tem mã vạch Xuất tem mã vạch Hình 2.18. Sơ đồ xử lý chức năng xuất mã vạch Quản ý danh mục Danh mục sản phẩm Hình 2.19. Sơ đồ xử lý chức năng quản lý sản phẩm Danh mục kho Hình 2.20. Sơ đồ xử lý chức năng quản lý danh mục kho Danh mục khách hàng Hình 2.21. Sơ đồ xử lý chức năng quản lý khách hàng Danh mục nhà cung cấp Quản trị hệ thống Hình 2.22. Sơ đồ chức năng quản trị hệ thống Các báo cáo Hình 2.23. Sơ đồ xử lý chức năng quản lý báo cáo Phân tích xác định yêu cầu Yêu cầu mức cao Yêu cầu chức năng - Các chức năng chính của chương trình: Quản lý vật tư, Quản lý mã vạch, Quản lý danh mục, Quản trị hệ thống, Các báo cáo. - Quản lý vật tư: lưu các thông tin về vật tư như : mã vật tư, tên vật tư, số lượng, giá, … khi diễn ra các giao dịch xuất bán, xuất trả lại nhà cung cấp, xuất chuyển nội bộ, nhập hàng từ nhà cung cấp, nhập hàng do khách hàng trả lại, nhập chuyển nội bộ, chuyển đổi danh điểm, và khi vật tư , thiết bị được gán mã vạch. - Quản lý mã vạch: để quản lý vật tư, sản phẩm an toàn, chính xác, hiệu quả nhanh gọn và dễ dàng hệ thống sử dụng mã vạch cho từng vật tư, sản phẩm riêng lẻ. Về mặt quản lý mã vạch tương tự như vật tư: giao dịch nhập, xuất tem mã vạch, tìm kiếm, thay thế mã vạch. - Quản lý các danh mục: hệ thống dành riêng một chức năng để quản lý các danh mục giúp cho việc tra cứu diễn ra thuận tiện. - Quản trị hệ thống: chức năng này giúp hệ thống quản lý được quyền người dùng nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu. Mỗi người dùng có những quyền nhất định đối với các chức năng của hệ thống. Với chức năng này, hệ thống kiểm soát được tất cả các thao tác của người dùng tác động lên chương trình. - Các báo cáo: tuỳ theo từng loại báo cáo và tuỳ theo yêu cầu của công ty mà các báo cáo được tiến hành theo định kỳ quy định hay đột xuất. Báo cáo là một loại chứng từ mà căn cứ vào đó lãnh đạo nắm bắt được tình hình cụ thể tiến trình hoạt động của công ty từ đó ra các quyết định, chiến lược nhằm duy trì, phát triển công ty. Các báo cáo chính: Báo cáo tồn kho, báo cáo mua hàng, báo cáo bán hàng, báo cáo hàng bán bị trả lại, báo cáo hàng xuất trả lại nhà cung cấp. Yêu cầu phi chức năng - Nhằm quản lý hệ thống một cách hiệu quả và đảm bảo an toàn dữ liệu hệ thống sử dụng cơ chế phân quyền. Tránh việc làm sai lệch, thiếu chính xác số liệu thì chỉ nh._.