Quản lý vật tư kỹ thuật của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường

ông việc của mình nhằm phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ KỸ THUẬT CỦA DOANH NGHIỆP CƠ CHẾ THỊ TRƯỜNG 1. Vật tư kỹ thuật và quản lý vật tư kỹ thuật của doanh nghiệp Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi phải có sức lao động, vật tư, tiền vốn và các điều kiện đầu vào khác. Để bảo đảm quá trình sản xuất liên tục, đều đặn phải thường xuyên bảo đảm cho sản xuất các loại vật tư đủ về số lượng , tốt về chất lượng, đồng bộ về cơ cấu, đúng thời gian và địa điểm yêu cầu với giá cả đã thỏa thuận. Đó là điều kiện cần thiết, bắt buộc của sản xuất. Ngạn ngữ Việt Nam có câu "có bột mới gột lên hồ". Bột ở đây là các loại vật tư, còn hồ là các loại sản phẩm. Không có vật tư, không thể có sản phẩm. Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất. Đó là nguyên nhiên vật liệu, điện lực, bán thành phẩm, thiết bị, máy móc và dụng cụ phụ tùng. * Theo công dụng của vật tư kỹ thuật chia thành 2 nhóm a) Nhóm vật tư dùng làm đối tượng lao động gồm: - Nguyên liệu: gồm cả nguyên liệu của ngành công nghiệp, nguyên liệu của các ngành nông, lâm, ngư nghiệp. - Vật liệu - Nhiên liệu - Điện lực - Bán thành phẩm, chi tiết, bộ phận máy b. Nhóm vật tư kỹ thuật làm tư liệu lao động gồm: - Thiết bị động lực - Thiết bị chuyền dẫn - Các máy công tác - Thiết bị vận chuyển, tồn chứa nguyên vật liệu - Thiết bị điều khiển - Các loại đồ dùng trong phân xưởng - Các loại dụng cụ, phụ tùng khác… * Căn cứ vào tính chất sử dụng vật tư kỹ thuật (VTKT) Chia thành: - VTKT thông dụng - VTKT chuyên dùng (chuyên dùng cho ngành, cho 1 xí nghiệp) * Căn cứ vào thời gian sử dụng chia thành: - VTKT tiêu dùng 1 lần - VTKT tiêu hao nhiều lần => Sự cần thiết phải quản lý VTKT của doanh nghiệp là do: - Sản xuất cần vật tư và muốn quản lý sản xuất phải quản lý được VTKT, khối lượng sản phẩm làm ra ngày càng nhiều, đòi hỏi lượng vật tư tiêu dùng càng lớn, vì vậy cần phải quản lý VTKT> - Trong cơ cấu giá thành sản phẩm của doanh nghiệp chi phí vật tư chiếm tỷ lệ lớn (có lợi chiếm đến hơn 80% chi phí) bởi vậy phải quản lý VTKT. - Để bảo đảm hiệu quả ở đầu ra (sản phẩm, dịch vụ bán được) phải quản lý đầu vào để giảm chi phí. - Trong thời kỳ cạnh tranh, hội nhập các doanh nghiệp phải nâng cao năng lực cạnh tranh, đòi hỏi phải quản lý VTKT. Năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp bằng NLCT của sản phẩm + NLCT quản lý doanh nghiệp. Năng lực cạnh tranh sản phẩm của doanh nghiệp gồm: + Chất lượng sản phẩm, kiểu dáng, màu sắc, bao bì nhãn hiệu. + Chi phí: chi phí đầu vào, cơ cấu giá thành, chi phí quản lý + Giá bán sản phẩm + Khả năng sinh lời trên 1 sản phẩm + Khả năng đổi mới, thay thế sản phẩm Như vậy, bốn trên năm chỉ tiêu đánh giá năng lực cạnh tranh của sản phẩm liên quan đến VTKT nên phải quản lý 2. Yêu cầu công tác quản lý VTKT của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường a. Yêu cầu quản lý vật tư kỹ thuật phải bảo đảm đầy đủ, kịp thời, đồng bột vật tư cho sản xuất. Muốn cho hoạt động sản xuất xây dựng được tiến hành liên tục, đều đặn thì phải thường xuyên bảo đảm vật tư đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất, là điều kiện có tính tiền đề cho sự liên tục của chính ngay quá trình sản xuất, bảo đảm vật tư đầy đủ kịp thời chính xác và đồng bộ nhịp nhàng theo đúng kế hoạch vạch ra. Tiến độ sản xuất là một đòi hỏi hết sức quan trọng không thể thiếu được đối với việc tổ chức thực hiện kế hoạch vật tư, ngoài ra chất lượng vật tư tốt là tiền đề để nâng cao chất lượng sản phẩm. Nếu bảo đảm vật tư không đầy đủ , không kịp thời, không đồng bộ sẽ dẫn đến ngừng trệ trong sản xuất. Thực tế cho thấy ở các đơn vị vào khoảng 1/3 đến 1/2 thời gian ngừng trệ sản xuất do bảo đảm vật tư không tốt, không đủ về số lượng, không đồng bộ về quy cách chủng loại,không đùng thời gian… Trong bất kỳ lúc nào công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất phải đáp ứng đủ 3 yêu cầu đó, ngoài ra phải tính đến yêu cầu về giá cả, chi phí vận chuyển, bốc xếp, cấp phát vật tư cho sản xuất để phục vụ sản xuất xây dựng một cách tốt nhất, hoàn thành được mục tiêu kế hoạch đề ra. b) Quản lý vật tư kỹ thuật phải bảo đảm tính linh hoạt và hiệu quả Hơn nữa từ các đặc trưng của kinh tế thị trường đã tạo ra một cơ chế tự lựa chọn, sàng lọc và cạnh tranh gay gắt nên các tổ chức, các đơn vị xây dựng muốn tồn tại và phát triển thì cần phải bán cái thị trường cần chứ không phải cái mà mình có thể sản xuất ra, toàn bộ quá trình sản xuất phải hướng vào thị trường và trên cơ sở đó mới xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư. Như vậy toàn bộ công tác bảo đảm vật tư ngay từ ban đầu phải xuất phát từ kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của đơn vị, phải xuất phát từ yêu cầu thị trường, nếu không toàn bộ quá trình sản xuất sẽ mang tính phi thực tiễn mà phá sản là điều không tránh khỏi. Mặt khác trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi các đơn vị phải tiến hành sản xuất trên cơ sở cái thị trường cần và đòi hỏi tiến hành sản xuất sao cho có hiệu quả, sao cho có lợi nhuận thu được lớn nhất. Xét cơ cấu giá thành sản xuất xây dựng cho thấy yếu tố vật tư chiếm một tỷ trọng rất lớn. Do đó để giảm chi phí sản xuất, tức là phải luôn tính đến yếu tố vật tư. Nói một cách khác chính trong nền thị trường thị trường đã yêu cầu công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất phải tính đến hiệu quả kinh tế chứ không phải bảo đảm vật tư cho sản xuất với "Bất cứ giá nào" một cách phi kinh tế. Trong điều kiện chuyển sang nền kinh tế thị trường như ở nước ta hiện nay buộc tất cả các cơ sở sản xuất phải thực hiện hạch toán kinh doanh một cách triệt để. Hạch toán kinh doanh sẽ thúc đẩy tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. Hoạt động sản xuất kinh doanh theo chế độ hạch toán thực chất sẽ buộc các doanh nghiệp sản xuất phải tính đúng, tính đủ các chi phí sản xuất để xác định rõ lỗ lãi, trên cơ sở tự bù đắp chi phí bảo đảm các khoản thu, phần còn lại sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cán bộ công nhân viên. Do đó công tác bảo đảm vật tư cần phải được chú trọng đúng mức. Phải tính toán chính xác nhu cầu vật tư để mua đúng và mua đủ các loại vật tư cần thiết, phải dự trữ vật tư hợp lý để tránh gây ứ đọng vốn, phải bảo đảm vật tư đầy đủ kịp thời để tránh gián đoạn sản xuất, phải lựa chọn phương thức giao nhận, vận chuyển hợp lý để giảm hao hụt mất mát. c) Quản lý VTKT phải chú ý đến lợi ích kinh tế Kinh tế hàng hóa nhiều thành phần kinh tế dưới sự tác động, chi phí tổng hợp thống nhất có tính động lực của các quy luật lợi ích, quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu… của nền kinh tế thị trường mà nó phát triển tự nhiên gắn với quy luật chi phối điều tiết của kinh tế thị trường. Một loạt những nội dung của quản lý như kế hoạch hóa, tổ chức quá trình bảo đảm vật tư cho sản xuất phải được thực hiện đầy đủ từ các đơn vị kinh tế cơ sở. Phải chú ý đến lợi ích kinh tế của các đơn vị, của thành viên tham gia sử dụng VTKT nếu không vật tư sẽ bị sử dụng lãng phí. 2. Vị trí và nội dung quản lý VTKT ở doanh nghiệp Đầu vào Thiết bị máy móc Thông tin Vốn Nguyên vật liệu Công nghệ Lao động Thiết kế SP Quản lý VTKT trong doanh nghiệp Tác nghiệp sản xuất Chế tạo Nhập kho Lắp ráp Vận chuyển Đầu ra Sản phẩm Dịch vụ Sơ đồ 1: Vị trí của quản lý vật tư trong hoạt động sản xuất kinh doanh Nội dung công tác quản lý vật tư kỹ thuật của doanh nghiệp gồm: - Nghiên cứu nhu cầu và lập kế hoạch vật tư - Xác định nguồn hàng và hình thức tạo nguồn - Lập đơn hàng mua sắm vật tư - Ký kết hợp đồng với đơn vị cung ứng - Tiếp nhận, vận chuyển - Bảo quản và dự trữ - Cấp phát vật tư - Thanh quyết toán - Đánh giá và điều chỉnh hoạt động Nội dung công việc quản lý VTKT được mô hình hóa theo sơ đồ Nghiên cứu N Lập kế hoạch Hình thức và phương thức BĐVT Lập kế hoạch mua sắm VTKT Đánh giá kết quả và điều chỉnh - Quản lý dự trữ - Cấp phát - Thanh quyết toán Quản lý VTKT nội bộ doanh nghiệp - Lựa chọn nguồn cứ - Đơn đặt hàng - Tiếp nhận vận chuyển Sơ đồ 2: Nội dung quản lý VTKT ở doanh nghiệp II. NỘI DUNG QUẢN LÝ VTKT Ở DOANH NGHIỆP TRONG CƠ CHẾ THỊ TRƯỜNG Nội dung các công việc quản lý VTKT ở doanh nghiệp còn gọi là quá trình bảo đảm VTKT cho sản xuất. Nội dung quá trình bảo đảm vật tư cho sản xuất ở các doanh nghiệp nói chung bao gồm nhiều khâu, nhiều công đoạn khác nhau. Nhưng tất cả đều xoay quanh vấn đề làm sao tổ chức bảo đảm một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ và chính xác vật tư cho sản xuất, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng. Các công đoạn trong nội dung của quá trình bảo đảm vật tư cho sản xuất có mối liên hệ mật thiết với nhau, khâu trước là cơ sở cho thực hiện tốt khâu sau mới hoàn thiện được. Tất cả các khâu đó nối liền với nhau tạo thành nội dung cơ bản của quá trình bảo đảm vật tư cho sản xuất. 1. Nghiên cứu nhu cầu và lập kế hoạch bảo đảm vật tư 1.1. Xác định nhu cầu vật tư Xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất là một yêu cầu đặt ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc xác định đúng hay sai không có tính chất tuyệt đối để đánh giá hiệu quả của quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Song nếu xác định sai nhu cầu vật tư, tổ chức thực hiện không đúng hướng về nhu cầu vật tư sẽ gây đến lãng phí và tổn thất tài chính, dẫn đến làm ăn thua lỗ. Khi xác định vật tư cần dựa trên các điều kiện sau: - Kế hoạch sản xuất của nhà máy - những định mức kỹ thuật tiên tiến - Chất lượng , nguyên liệu, chủng loại quy chuẩn và mặt hàng Công ty bảo đảm. - Số người đảm nhận và tài chính Công ty - Phương tiện chuyên chở và cước phí lưu thông - Điều kiện kho tàng, bảo quản - Thị trường mua và bán các loại vật tư Khi tính toán phải kết hợp giữa định mức kinh tế và kỹ thuật mới bảo đảm vật tư và có thể hoạt động được. Xác định chính xác nhu cầu vật tư có ý nghĩa quan trọng bởi vì: - Nhờ xác định chính xác nhu cầu vật tư chính xác sẽ tránh được tình trạng thừa thiếu vật tư, tránh mua phải những vật tư không phục vụ cho sản xuất, góp phần làm giảm nguồn vốn lưu động và khắc phục ứ đọng vốn. - Xác định chính xác nhu cầu vật tư sẽ tạo điều kiện thực hiện tốt công tác quyết toán sử dụng vật tư kịp thời, phát hiện những sai sót lãng phí trong quá trình bảo đảm vật tư cho sản xuất. a) Nhu cầu vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp Tùy từng đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng đơn vị mà mỗi doanh nghiệp có những nhu cầu khác nhau với đặc điểm từng loại nhu cầu khác nhau. Nhu cầu vật tư chủ yếu bao gồm: - Nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm - Nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm dở dang - Nhu cầu vật tư cho máy móc thiết bị - Nhu cầu vật tư cho dự trữ - Nhu cầu vật tư cho nghiên cứu khoa học (sản xuất thử sản phẩm mới) Những nhu cầu trên do bộ phận lập kế hoạch kinh doanh lập theo kế hoạch năm, quý, tháng. Tất cả các kế hoạch được lập dưới dạng cân đối giữa nhu cầu và nguồn để thỏa mãn nhu cầu. Nhu cầu của doanh nghiệp được lập theo công thức: N = Nsxsp + Nspdd + Ndt + Nxdcb + Nnckh Trong đó: N : Toàn bộ nhu cầu vật tư Nsxsp : Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm dở dang Ndt : Nhu cầu vật tư để dự trữ bảo đảm quá trình sản xuất được diễn ra liên tục + Nxdcb: Nhu cầu vật tư sử dụng cho xây dựng cơ bản + Nnckh: Nhu cầu vật tư sử dụng cho nghiên cứu chế thử sản phẩm mới, có hiệu quả kinh tế cao. Nhưng khi thực hiện ta thường sử dụng theo công thức sau: Ndh = N + Ndt - M Trong đó: Ndh : Nhu cầu đơn hàng N : Toàn bộ nhu cầu vật tư Ndt : Nhu cầu dự trữ M : Động viên tiềm lực nội bộ (tự gia công chế biến) Trong các nhu cầu trên thì nhu cầu vật tư dùng cho sản xuất là nhu cầu quan trọng nhất. Nó là loại nhu cầu không thể thiếu được trong kế hoạch của tất cả các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Nhu cầu vật tư cho sản xuất chính là lượng vật tư cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Nhu cầu vật tư cho sản xuất được tính theo các phương thức khác nhau, tùy theo đặc điểm của từng loại hình sản xuất kinh doanh của đơn vị mà người ta sử dụng phương pháp nào thuận lợi nhất. Song chủ yếu người ta sử dụng các phương pháp. + Phương pháp tính nhu cầu theo sản phẩm: - Cho một loại sản phẩm: N = Q x M Trong đó: Q : Số lượng sản xuất ra trong kỳ M : Định mức tiêu dùng vật tư để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm. - Cho nhiều loại sản phẩm: Trong đó: Qi : Số lượng sản phẩm khác nhau Mi : Định mức tiêu dùng khác nhau i : Loại sản phẩm thứ i = 1, 2, 3 n : Số lượng sản phẩm + Phương pháp tính nhu cầu theo chi tiết sản phẩm: - Cho một loại sản phẩm: N = Qctsp x Mctsp Trong đó: Qctsp : Số lượng chi tiết sản phẩm Mctsp : Định mức chi tiết sản phẩm khác nhau - Cho nhiều loại sản phẩm khác nhau N = Qeti x Meti Trong đó: Qeti : Số lượng chi tiết sản phẩm Meti : Định mức chi tiết sản phẩm khác nhau n: Số lượng sản phẩm + Phương pháp tính nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm theo phương pháp gián tiếp. Có nhiều phương pháp tính khác nhau, sau đây là hai cách tính điển hình thường dùng: - Phương pháp tính theo chỉ số biến động: Nbđ = Nkhnt x K Trong đó: Nbđ : Nhu cầu biến động Nkhnt : Nhu cầu kế hoạch năm trước K : Chỉ số biến động - Phương pháp tính theo phương pháp tính sản phẩm đại diện: N = Q x Mđd Trong đó: Mđd : Mức đại diện Q : Số lượng Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị mang tính đặc thù nên vật tư tiêu dùng phong phú về chủng loại, đòi hỏi tính đồng bộ cao. Việc xác định chính xác nhu cầu vật tư cho từng chủng loại là cần thiết và phức tạp. b) Nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm dở dang: Nhu cầu này đặt ra cho những doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất cao và khối lượng sản phẩm khá lớn. Nhất là đối với ngành xây dựng cơ bản, sản phẩm dở dang là sản phẩm còn đang nằm trong dây chuyền sản xuất. Để tính nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm dở dang, chúng ta có thể tính theo công thức sau: Nspdd = (Q1 = Q0) x Mspdd Trong đó: Q0 : Khối lượng sản phẩm đầu kỳ Q1 : Khối lượng sản phẩm cuối kỳ Mspdd :Định mức sản phẩm dở dang - Với nhiều loại vật tư: Nspdd = S (Q1i - Q0i) x Mspdd c) Nhu cầu cho xây dựng cơ bản: Có thể xác định dựa vào khối lượng xây dựng và mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị khối lượng xây dựng. Để bảo đảm tính chính xác đòi hỏi phải có thiết kế kỹ thuật và khối lượng công việc phải cụ thể chính xác. d) Nhu cầu vật tư cho dự trữ: Dự trữ vật tư là sự ngưng đọng tất yếu của sản phẩm xã hội trong quá trình vận động từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng nhằm bảo đảm cho quá trình sản xuất lưu thông, tiêu dùng tiền ra liên tục trong mọi điều kiện. Để tính toán dự trữ người ta dùng 3 chỉ tiêu: - Chỉ tiêu hiện vật: Được tính bằng đơn vị đo hiện vật dùng để xây dựng kế hoạch vận chuyển, với kế hoạch bảo quản vật tư. Đây chính là chỉ tiêu tuyệt đối. D = t x Ntdnd Trong đó: D : Dự trữ vật tư t : Số ngày dự trữ Ntdnd : Nhu cầu tiêu dùng vật tư ngày đêm Hay : Dự trữ vật tư = x - Chỉ tiêu chất lượng tương đối: được tính bằng ngày dự trữ. Được dùng để xây dựng kế hoạch mua hàng và tiến độ nhập vật tư. - Chỉ tiêu giá trị: dùng để xây dựng kế hoạch tài chính D = Mnd x T Trong đó: D: Dự trữ Mnd: Mức tiêu dùng bình quân vật tư cho một ngày đêm tính bằng tiền T: Thời gian chu kỳ sản xuất Các bộ phận cấu thành của dự trữ D = Dtx + Deb + Dbh Trong đó: D: Dự trữ Dtx: Dự trữ thường xuyên đáp ứng vật tư giữa hai chu kỳ sản xuất Dcb: Dự trữ đáp ứng nhu cầu trước khi xuất bán cần phải có sự chuẩn bị như ghép đồng bộ, pha chế… Dbh: Dự trữ bảo hiểm đáp ứng nhu cầu xuất bán trong những trường hợp có biến cố đột xuất nảy ra mà chưa dự kiến trước được. d) Nhu cầu vật tư cho nghiên cứu khoa học và cải tiến kỹ thuật: Được tính toán dựa trên các định mức tiêu dùng vật tư cho từng công việc cụ thể. Riêng đối với những công việc chưa tính được mức thì phải dự trữ một cách hợp lý có thuyết minh cụ thể, sáng chế tiết kiệm. 1.2. Lập kế hoạch bảo đảm vật tư Khi doanh nghiệp lập kế hoạch vật tư thường căn cứ vào kế hoạch sản xuất từng quý, năm ở các đơn vị sản xuất và nguồn hàng mà doanh nghiệp mua. - Dự báo nhu cầu vật tư Trong cơ chế thị trường, mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều coi trọng vấn đề dự báo thị trường để từ đó dự báo nhu cầu vật tư của doanh nghiệp mình. Do thị trường trong và ngoài nước luôn thay đổi làm ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh trong quá trình thực hiện. Do vậy cần nắm vững thông tin, diễn biến của thị trường về mặt hàng mà doanh nghiệp mình sẽ sản xuất về mặt giá cả. Chi phí lưu thông, nguồn hàng và sự cạnh tranh của đơn vị khác, để từ đó củng cố thay đổi phương thức kinh doanh doanh nghiệp cần nghiên cứu nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của các doanh nghiệp cần là bao nhiêu? chất lượng, chủng loại, chủng loại gì? Số lượng vật tư đó doanh nghiệp sẽ mua ở tổ chức nào và có thể bán cho các đơn vị tiêu dùng bao nhiêu. Qua dự báo này doanh nghiệp có thể mở rộng thị trường và bán thêm sản phẩm của mình kinh doanh. Khi đã nắm được tình hình tiêu thụ sắp tới, doanh nghiệp cũng biết thêm khả năng cung cấp vật tư trong nước và nước ngoài (nguồn đầu vào) với giá cả hợp lý, khối lượng cung cấp ổn định, thuận tiện vận chuyển, bảo quản đến nơi tập kết của bên mua. Dự báo nhu cầu vật tư cũng cho doanh nghiệp biết được những thay đổi của lượng sản phẩm nào mà doanh nghiệp đã mua hoặc những nguồn hàng doanh nghiệp vừa khai thác. Nắm được những yếu tố này sẽ đáp ứng được yêu cầu đa dạng mà mỗi đơn vị có sự khác nhau. + Những luận chứng để dự báo nhu cầu vật tư. - Diễn biến của thị trường - Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong nước - Khả năng cung cấp vật tư trong nước - Những biến đổi của cơ cấu sản phẩm * Những điểm cần lưu ý khi dự báo nhu cầu vật tư: - Xác định chi phí sản xuất - Khả năng trong nước (cung cấp và khai thác) - Cơ chế kinh tế - Những đòi hỏi về nâng cao chất lượng sản phẩm 2. Xác định nguồn và hình thức tạo nguồn: Sau khi xác định xong nhu cầu vật tư, doanh nghiệp bắt đầu nguồn vật tư, tức là khả năng đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu vật tư của các đơn vị tiêu dùng. Hiện nay, đối với một đơn vị kinh doanh, có thể mua vật tư ở nhiều nguồn khác nhau sao cho nguồn vốn tự khai thác được với chi phí thấp nhất, nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trên thực tế, đây là vấn đề cơ bản mà các đơn vị sản xuất cũng như các đơn vị kinh doanh luôn tạo sự ổn định và lợi nhuận cao. Có các nguồn chủ yếu là: - Nguồn mua ngoài: Do doanh nghiệp liên doanh, liên kết với các đơn vị kinh tế trong nước như các đơn vị khai thác để phục vụ yêu cầu sản xuất. Nguồn vật tư này được xác định trên cơ sở kế hoạch của các đơn vị doanh nghiệp xác định khối lượng cần mua là bao nhiêu? thời gian nào? doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch cân đối cụ thể nhu cầu từng mặt hàng cho từng đơn vị tiêu dùng mà doanh nghiệp đảm bảo vật tư trong thời gian sắp tới về mặt khối lượng, chất lượng. Từ đó sẽ đặt mua các tổ chức, các đơn vị sản xuất vật tư. Trong quá trình khai thác nguồn hàng, doanh nghiệp bao giờ cũng có tính toán kết hợp phương tiện vận tải ở các tuyến nhằm giảm chi phí lưu thông. - Nguồn tự khai thác: Nguồn này chủ yếu là nguồn tồn kho cuối kỳ chuyển sang và nguồn do doanh nghiệp tự khai thác chế biến. - Các nguồn khác + Các vật tư ứ đọng lâu dài + Vậtt ư phế liệu, phế phẩm * Các hình thức khai thác nguồn: - Mua bán bình thường bằng vốn có hoặc vay ngân hàng - Trao đổi hàng hóa mà doanh nghiệp đảm nhận. Quá trình trao đổi này sẽ giữ được khách hàng, giảm chi phí vận chuyển, thanh toán bằng hình thức đối trừ tiền hàng rất thuận tiện. - Mua bán những mặt hàng có tính truyền thống, ổn định giữa bên mua và bên bán cần có thường xuyên quanh năm để đảm bảo vật tư cho các đơn vị được thường xuyên, liên tục. * Các hình thức tạo nguồn: Sử dụng nhân viên để khai thác nguồn vật tư, khai thác thông tin bao gồm giá cả, chất lượng, chủng loại, số lượng, quãng đường từ nơi mua đến nhà máy, vận chuyển bằng phương tiện gì? Để khai thác nguồn này qua quảng cáo, báo, đài, doanh nghiệp phải tạo mọi điều kiện về thời gian và phương tiện để nhân viên hoàn thành công việc được giao. Tiếp tục khai thác các nguồn vật tư mà doanh nghiệp đã khai thác trong thời gian qua. Nguồn vật tư thường ổn định. Doanh nghiệp có biện pháp hữu hiệu nhằm tạo thêm uy tín và thắt chặt mối quan hệ với bạn hàng bằng liên doanh liên kết, góp vốn đầu tư khai thác, sản xuất. Với hình thức này doanh nghiệp luôn được bạn hàng ưu tiên với khả năng họ đang có. 3. Lập đơn hàng mua sắm vật tư: Đây là nội dung có ý nghĩa quan trọng vì có xây dựng tốt kế hoạch vật tư thì kế hoạch sản xuất mới có cơ sở để thực hiện. Chất lượng kế hoạch vật tư ở tầm vĩ mô và sự phân phối đúng đắn vật tư trong nền kinh tế quốc dân phụ thuộc khá nhiều vào kế hoạch mua sắm vật tư ở các đơn vị. Kế hoạch mua sắm vật tư do phòng vật tư ở các đơn vị lập và thực hiện. Trong nội dung của kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp cho thấy toàn bộ nhu cầu vật tư của đơn vị trong kỳ kế hoạch và toàn bộ nguồn vật tư để thỏa mãn các nhu cầu: Kế hoạch mua sắm: Số lượng vật tư đặt mua (D) được xác định bằng công thức D = N - (O + M) Trong đó: O: Vật tư tồn kho M: Sử dụng lại phế liệu, vật tư thay thế, vật tư tự sản xuất chế biến (động viên tiềm lực nội bộ) D: Lượng vật tư đặt mua Để lập kế hoạch mua sắm vật tư thường phải qua các công việc chủ yếu sau: - Nghiên cứu nhu cầu sản xuất trong năm kế hoạch - Xây dựng bảng danh mục tiêu dùng vật tư ở đơn vị - Xây dựng và chỉnh lý các định mức tiêu dùng vật tư - Tính toán nhu cầu vật tư và nguồn vật tư trong từng kế hoạch - Cân đối giữa nhu cầu vật tư và nguồn vật tư Khi tiến hành công việc này sẽ giúp cho kế hoạch của doanh nghiệp chủ động trong việc bảo đảm vật tư cho từng tháng, quý, và cả năm để đáp ứng kế hoạch sản xuất của các đơn vị. Việc cân đối giữa nhu cầu và nguồn được thể hiện trên bảng cân đối nhu cầu vật tư thỏa thuận nhất trí giữa hai bên, và chi phí bốc dỡ hai đầu, vận chuyển, chọn hình thức mua bán nào cũng phải tính đến hiệu quả thu được có lợi nhuận cao, giá thành hạ. 4. Tổ chức ký hợp đồng mua bán vật tư phục vụ sản xuất Sau khi đã xây dựng kế hoạch vật tư, doanh nghiệp căn cứ vào đó và căn cứ vào các nguồn hàng đã khai thác, các nguồn có đủ điều kiện thuận tiện về giá cả, vận chuyển, xếp dỡ, có đủ về số lượng và chất lượng theo yêu cầu, rồi sẽ tiến hành ký kết từng hợp đồng, thông qua hợp đồng mua bán vật tư. Hợp đồng mua bán vật tư là văn bản ký kết giữa đơn vị mua và đơn vị bán, hợp đồng mua bán vật tư có tính chất pháp lý. Người đại diện cho mỗi bên tham gia ký kết phải là người có tư cách pháp nhân. Vì hợp đồng kinh tế là cơ sở, là căn cứ để trọng tài kinh tế xét xử khi có những tranh chấp xảy ra giữa hai bên ký kết hợp đồng. Hợp đồng mua bán là cơ sở cho việc thực hiện thương mại phục vụ nhu cầu sản xuất trong những thời gian nhất định. Hai bên có thể gặp nhau bàn bạc, thỏa thuận và ký hợp đồng theo quy định của pháp luật. Nội dung của hợp đồng mua bán vật tư phải đầy đủ các điều khoản sau: - Tên đơn vị ký hợp đồng (địa chỉ), số tài khoản - Tên, chức vụ của người đứng ra đại diện ký kết - Các điều khoản cam kết giữa hai bên - Thời hạn hiệu lực của hợp đồng - Trách nhiệm vật chất giữa hai bên Trong hợp đồng kinh tế, nội dung quan trọng nhất đó là các điều khoản cam kết giữa các bên bao gồm ba loại: + Những điều khoản chủ yếu như nội dung giao dịch mặt hàng, trọng lượng, khối lượng, số lượng, quy cách phẩm chất, kích cỡ mã hiệu, thời gian địa điểm, phương thức giao nhận, phương thức thanh toán. + Những điều khoản thường lệ; là điều khoản không ghi trong hợp đồng nhưng vẫn được hai bên công nhận. + Những điều khoản thỏa thuận: là những điều khoản chưa có quy định của Nhà nước được vận dụng một cách linh hoạt vào thực tế của hai bên mà không trái với những quy định của Nhà nước như giá cả, tỷ lệ khấu hao. Đối với những hợp đồng kinh tế mua bán với nước ngoài doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường quốc tế và có kiến thức nhất định trong quan hệ mua bán quốc tế. 5. Tổ chức tiếp nhận, vận chuyển, bốc xếp, bảo quản vật tư Trước khi tiếp nhận bắt buộc đơn vị phải tổ chức kiểm tra về số lượng và chất lượng vật tư khi chuyển từ sở hữu bên bán sang sở hữu bên mua, cũng như việc nhập kho, sao cho phù hợp chứng từ, hóa đơn kèm theo hàng. Mục đích là việc tiếp nhận ở kho là để xác định rõ trách nhiệm của những đơn vị và người có liên quan đến lô hàng nhập. + Hình thức nhận hàng tại kho của đơn vị bán: Trường hợp này đơn vị mua phải đến đơn vị bán để làm thủ tục thanh toán và hóa đơn xuất; rồi tổ chức đưa phương tiện đến vận chuyển vật tư về. Ở hình thức này tùy theo hợp đồng mua bán mà đơn vị có thể phải tổ chức bốc dỡ hai đầu (lên và xuống). + Hình thức tiếp nhận tại kho của đơn vị Trong trường hợp này đơn vị kinh doanh bán vật tư, dùng phương tiện của mình để vận chuyển hoặc thuê ngoài để đưa vật tư đến kho ở các nhà máy. Hình thức này đơn vị tiêu dùng vật tư chỉ đến tiếp nhận vật tư theo hợp đồng đã ký (nhận tại kho nhà). Khi hàng hóa đã về đến địa điểm tập kế của doanh nghiệp các cán bộ chuyên môn phải chuẩn bị các điều kiện cần thiết để cân, đong, đo, đếm. Kiểm tra số lượng, chất lượng trước khi nhập kho được nhanh chóng, chính xác. Tiếp nhận vật tư là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua sắm vận chuyển với bộ phận liên quan bảo quản trong nội bộ doanh nghiệp. Đây chính là cơ sở để thanh toán chính xác các chi phí lưu thông và giá cả vật tư. Tổ chức tiếp nhận sẽ tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc tình trạng hao hụt, mất mát, hư hỏng để có biện pháp xử lý đối với giao hàng, đơn vị vận tải và các đơn vị có liên quan khác. Chính vì lẽ đó tiếp nhận phải chính xác về số lượng, chất lượng quy cách vật tự hàng hóa. Mặt khác công tác tiếp nhận còn phải bảo đảm mọi vật tư nhập kho đều phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và phải qua bộ phận kiểm nhận, thủ kho phải ghi đủ số thực nhận và cũng người giao hàng ký rồi chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ. + Bảo quản vật tư hàng hóa: Sau khi vật tư đã nhập kho tiến hành bảo quản vật tư tại kho của doanh nghiệp. Kho là nơi tập trung vật tư, sản phẩm của doanh nghiệp. Bảo quản vật tư là bảo quản sự tồn tại của sản phẩm xã hội về số lượng, chất lượng vật tư hàng hóa, tiết kiệm được lao động xã hội và sử dụng triệt để của cải xã hội, góp phần làm giảm chi phí kho và hạ giá thành. Các loại vật tư của doanh nghiệp thường rất đa dạng, phức tạp nên phải có hệ thống kho gồm nhiều loại khác nhau với diện tích, dung tích phù hợp. Kho phải xây dựng ở vị trí khô ráo thoáng mát với hệ thống thiết bị bảo quản sắp xếp, chuyên chở trong kho. Vật tư trong kho phải được sắp xếp hợp lý với điều kiện cho phép về độ chịu nén của vật tư, của nhà kho quy hoạch, định vị, định lượng theo nguyên tắc nhất định "dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra". Phải thường xuyên kiểm tra, chăm sóc vệ sinh vật tư, hàng hóa, tránh hư hỏng và xuống cấp vật tư. Tận dụng diện tích và bảo đảm an toàn kho. + Nội dung của nghiệp vụ bảo quản: - Bảo quản an toàn về số lượng, chất lượng, chủng loại, đặc điểm của vật tư, ngăn ngừa mất mát, hư hao. - Nắm vững khối lượng, chất lượng, chủng loại ở bất kỳ thời điểm nào để sẵn sàng cấp phát kịp thời theo tiến độ sản xuất; có kế hoạch mua vật tư tiếp theo cho hợp lý. - Đảm bảo thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm kê - Bảo quản phải dựa trên các đặc tính cơ, lý, hóa của vật tư mà có những quy định bảo quản thích hợp và phải tuân theo nghiêm ngặt những quy định đó. - Nghiên cứu sắp xếp vật tư một cách hợp lý, khoa học, vừa tiết kiệm diện tích, vừa thuận lợi việc nhập xuất và kiểm tra, kiểm kê bằng các sơ đồ kỳ mã hiệu và mở sổ theo dõi ký mã hiệu. - Kê lót, chất xếp vật tư hàng hóa, điều hòa nhiệt độ, độ ẩm trong kho và thường xuyên vệ sinh kho. - Chống côn trùng, phòng cháy, chữa cháy, phòng gian bảo mật. 6. Tổ chức cấp phát vật tư: Để thực hiện quá trình sản xuất, tổ chức cấp phát vật tư là bước tiếp theo trong công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất. Để bảo đảm cho sản xuất có vật tư theo đúng tiêu chuẩn yêu cầu của tiến độ cấp phát nhanh chóng, kịp thời, chính xác cho các bộ phận sản xuất; sẽ tạo điều kiện thuận lợi để tận dụng triệt để và có hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của người công nhân trên cơ sở nâng cao năng suất lao động, bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm. Việc tổ chức cấp phát tức là việc đảm bảo cung ứng cho các đơn vị sử dụng tiêu dùng một cách đồng bộ, đầy đủ, đúng về quy cách, phẩm chất và thời gian. Trước khi giao vật tư cho đơn vị tiêu dùng, thông thường doanh nghiệp phải tiến hành những bước sau: - Lập các chứng từ cấp phát vật tư - Lập hạn mức cấp phát cho từng bộ phận sản xuất - Chuẩn bị vật tư để cấp phát - Tổ chức giao nhận vật tư cho đơn vị tiêu dùng - Kiểm tra tình hình sản xuất vật tư 7. Tổ chức quyết toán sử dụng vật tư Việc tổ chức quyết toán vật tư ở các doanh nghiệp đều nhằm mục đích thực hiện tốt kế hoạch sản xuất, sử dụng tiết kiệm vật tư, tiền vốn, nâng cao lợi nhuận, thu nhập của doanh nghiệp. Quá trình quyết toán vật tư phải dựa trên các yếu tố sau: - Những chứng từ ghi chú ban đầu phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn ở đơn vị. - Các sổ sách hạch toán, báo cáo, thống kê, kế toán về tình hình sử dụng vật tư và hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Các bản bàn giao nhiệm vụ, kế hoạch các hợp đồng kinh tế - Các định mức tiêu dùng vật tư. Phòng kế hoạch sau khi xác định và kiểm tra chính xác những căn cứ trên đây tiến hành quyết toán vật tư cho những danh mục sản phẩm chủ yếu, cho những vật tư chủ yếu, trình tự quyết toán được tiến hành qua các bước sau: + Xác định số lượng vật tư đã cấp phát ra trong kỳ. Để xác định con số này cần phải căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư và phiếu cấp phát vật tư theo định mức. + Các định lượng vật tư thực tế đã sử dụng trong kỳ. Để xác định con số này cần căn cứ vào số lượng vật tư đã cấp ra trong kỳ, số vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ cũng như số vật tư trả lại cho phòng cung tiêu. + Xác định tỷ lệ hao phí vật tư với mục tiêu dùng vật tư để có kết luận về sử dụng tiết kiệm hay bội chi vật tư. + Tiến hành phân tích nguyên nhân tiết kiệm hay bội chi vật tư để có biện pháp thích hợp. Đây là những việc làm cần thiết để đơn vị nhìn lại mọi khâu trước của quá trình bảo đảm vật tư cho sản xuất, tìm ra những kinh nghiệm có ích cho tương lai. Để đảm bảo vật tư cho sản xu._.